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SECRETARIA MODELO

Unio Norte Brasileira


Igreja Adventista do Stimo Dia
ASSOCIAO SUL DE RONDNIA

1. Cadastro do Clube
2. Ficha de Inscrio
3. Registro Individual
4. Controle de Patrimnio
5. Ficha Financeira Individual
6. Planilha de Atividades Mensais
7. Planilha de Prioridades para planejamento Anual
8. Planilha para Programa Anual
9. Clube do Livro/Ano Bblico
10. Controle de Biblioteca
11. Autorizao de Sada
12. Relatrio Pr-Acampamento
13. Avaliao do Conselheiro
14. Relatrio do Secretrio da Unidade
15. Desbravador Padro
16. Relatrio Mensal
17. Solicitao de Transferncia/Carta de Transferncia
18. Ficha de Pedido de Material
19. Anotaes da Secretaria
20. Aplicabilidade Disciplinar do Clube

Este material foi preparado visando a padronizao burocrtica das secretarias dos
clubes de desbravadores da Unio Norte Brasileira. Passa a ser vlido a partir de 2004.

Criao e Concatenao
Pr. Ivay Arajo

CADASTRO DE CLUBES DE DESBRAVADORES

Nome do clube: ____________________________________________________________


Igreja: ___________________________________
Distrito: ___________________

Endereo para correspondncia:


Rua: _____________________________________________________________________
N.:___________ Bairro: ___________________________________ Cep: _____________
Cidade: ___________________________ Estado: ________________
Fone: ____________________________ Celular: __________________________
E-mail: _________________________________________
Sede prpria: ( ) Sim
( ) No
Barracas:
( ) Sim
( ) No
Fanfarra:
( ) Sim
( ) No
Nmero de Unidades:
Masculinas ( )
Femininas ( )
Nmero de Conselheiros: ( )
Dia de reunies: __________
Horrio: __________ Local: ____________________

Diretoria
Diretor(a):
Associados:

_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________

Fundao
Data de fundao com voto da Comisso da Igreja: ____/____/____
Com quantos desbravadores o clube comeou? ________________
Primeiro Diretor(a): _______________________________________________________
Associados:
_______________________________________________________
_______________________________________________________
Pastor Distrital Fundador: ____________________________________________________
Descreva alguns pontos relevantes sobre a fundao do Clube:
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________________________________________________

FICHA DE INSCRIO

Nome: ________________________________________________________________
Data de Nascimento: ___/___/___

Naturalidade: __________________________

Endereo: _____________________________________________________________
Bairro: ___________________________

Cep: ___________________________

Cidade: ___________________________

Estado: _________________________

Igreja: ____________________________

Distrito: _________________________

Data do Batismo: __________________________

Telefone: __________________

Nome do Pai: ___________________________________________________________


Nome da Me: __________________________________________________________

Meu Compromisso
Farei o possvel para pr em prtica os princpios de cortesia, companheirismo e
obedincia. Me esforarei sempre para observar o voto e a lei dos Desbravadores,
cooperando com os meus lderes.

__________________________________________
Assinatura

Informaes adicionais
1. Meu grupo sangneo :
( )A
( )B
( ) AB
( )O
Fator RH
( )
( )
2. Sou alrgico a: _______________________________________________________
3. Sofro de: ___________________________________________________________
4. Tomo o seguinte remdio: ______________________________________________

______________________________________
Assinatura do Pai ou responsvel

REGISTRO INDIVIDUAL

Nome: ____________________________________________

Ano: __________

Classes concludas:
(
(
(
(
(
(
(
(

) Amigo
) Companheiro
) Pesquisador
) Pioneiro
) Excursionista
) Guia
) Lder
) Mster Avanado

(
(
(
(
(
(
(

) Amigo da Natureza
) Companheiro de Excurso
) Pesquisador de Campos e Bosques
) Pioneiro de Novas Fronteiras
) Excursionista na Mata
) Guia de Explorao
) Master

Medalhas
(

) Dedicao

) Prata

) Ouro

Cursos Feitos
(

) Cursos de Capites

Data: ___/___/___

) Cursos de Conselheiros

Data: ___/___/___

) Cursos de Liderana-10 horas

Data: ___/___/___

) Cursos de Capacitao

Data: ___/___/___

) Mega Curso Anual

Data: ___/___/___

) Curso para Lder Master

Data: ___/___/___

) _____________________

Data: ___/___/___

) _____________________

Data: ___/___/___

) _____________________

Data: ___/___/___

) _____________________

Data: ___/___/___

CONTROLE DE PATRIMNIO

Clube: _______________________________________

Regio: _____________

Igreja: _______________________________________

Distrito: _____________

PATRIMNIO

DESCRIO

DATA DE AQUISIO

Obs: Somente o que estiver devidamente cadastrado neste formulrio ser reconhecido
como patrimnio. Tudo que pertencer ao Clube deve ser aqui cadastrado!

___________________________________
Assinatura do Diretor

FICHA FINANCEIRA INDIVIDUAL

Clube: _______________________________________ Unidade: __________________


Nome: ___________________________________________________________________

MS
Janeiro
R$ ___________

OK

MS
Fevereiro
R$ ___________

OK

MS
Maro
R$ ___________

Abril
R$ ___________

Maio
R$ ___________

Junho
R$ ___________

Julho
R$ ___________

Agosto
R$ ___________

Setembro
R$ ___________

Outubro
R$ ___________

Novembro
R$ ___________

Dezembro
R$ ___________

OK

OUTRAS TAXAS
tem

Valor

Assinatura do Tesoureiro

1. Acampamento
2. Uniforme
3. Materiais
4. Cursos
5.
6.
7.
8.

PLANILHA DE ATIVIDADES MENSAIS

Clube: _________________________________________

Ms: ________________

1 Semana Data: ____/____/____


Hora

Atividade

Instrutor

Local

Instrutor

Local

Instrutor

Local

Instrutor

Local

2 Semana Data: ____/____/____


Hora

Atividade

3 Semana Data: ____/____/____


Hora

Atividade

4 Semana Data: ____/____/____


Hora

Atividade

PLANILHA DE PRIORIDADES PARA PLANEJAMENTO ANUAL

JANEIRO

FEVEREIRO

MARO

ABRIL

MAIO

JUNHO

JULHO

AGOSTO

SETEMBRO

OUTUBRO

NOVEMBRO

DEZEMBRO

PLANILHA DO PROGRAMA ANUAL

Nome do Clube: __________________________________________________________

I Lema para o ano: ______________________________________________________


II Alvos para o ano:
1. __________________________________
2. __________________________________
3. __________________________________
4. __________________________________
5. __________________________________
III Datas Especiais:
____/____/____
____/____/____
____/____/____

(
(
(

)
)
)

IV Acampamentos:
1. ____/____/____
2. ____/____/____

Local: _________________________________
Local: _________________________________

V Investiduras:
1. _______________________________________
2. _______________________________________
VI Campori:
Data: ____/____/____

Local: ____________________________________

10

CLUBE DO LIVRO

Nome: ___________________________________________________________________
Cargo: __________________________________________
Ano: ________________

Livro

Data

1. ______________________________________

____/____/____

2. ______________________________________

____/____/____

3. ______________________________________

____/____/____

4. ______________________________________

____/____/____

5. ______________________________________

____/____/____

6. ______________________________________

____/____/____

7. ______________________________________

____/____/____

Ano Bblico
Trimestre

Assinatura do Capelo

Data

___________________________________

____/____/____

___________________________________

____/____/____

___________________________________

____/____/____

___________________________________

____/____/____

11

CONTROLE DE BIBLIOTECA

Clube: ________________________________________________

Nome do Desbravador

Livro

Ano: _________

Data

Devoluo

_________________________________________________
Assinatura do(a) Bibliotecrio(a)

12

AUTORIZAO DE SADA

Eu, __________________________________________________ autorizo a participao


de meu filho(a) _____________________________________________________ na
seguinte atividade: ____________________________________________ que realizar-se-
nos dias ___________ de ____________ de 200____, na cidade de __________________,
sendo a sada no dia ____/____/____ s ________hs, de (local) _____________________,
e o retorno previsto para o dia ____/____/___ s ________hs, no mesmo local.
Declaro que:
1. Meu filho(a) est sob tratamento para _______________________________ e est
levando a medicao ___________________________ para tomar _______hs e
por ______ dias.
2. Meu filho(a) alrgico _________________________ devendo em caso de
alergia tomar ______________________________.
3. Meu filho(a):
( ) Fez
( ) No fez
( ) Reviso dentria recente

Em caso de acidente, autorizo a diretoria a tomar toda e qualquer providncia necessria


ao estabelecimento da sade de meu filho(a), junto equipe mdica, ou profissionais da
sade.

____________________________________
Pai ou responsvel
1. Nome completo do desbravador: ________________________________________
2. Convnio ou plano de sade: ___________________________________________
3. N do documento do plano: _____________________________________________
4. Tipo sangneo: ________________________

Fator RH: _________________

5. Telefones: _____________________________

Celular: ___________________

Local e data, ___________________ de _______ de ___________________ de ______

13

RELATRIO PR-ACAMPAMENTO
Este relatrio dever ser preenchido pelo menos 15 dias antes da realizao do
Acampamento, e enviado Secretria do Ministrio Jovem da Associao ou Misso.

I Informaes Gerais:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

Nome do Clube: __________________________________________________


Nome da Igreja: ___________________________________________________
Nome do Diretor (a) do Clube: _______________________________________
Nome do Responsvel pelo Acampamento: _____________________________
Data do Acampamento: _____________________________________________
Dia e hora da sada: ________________________________________________
Dia e hora da volta: ________________________________________________
Quantos Desbravadores iro participar? ________________________________
A Comisso da Igreja autorizou a realizao do Acampamento?
( ) sim ( ) no
10. O Clube ir acampar com barracas:
( ) prprias ( ) emprestadas
( ) alugadas
( ) ficar em
alojamentos
11. O Clube tem autorizao por escrito dos pais? ( ) sim
( ) no
12. Qual o meio de transporte que ser utilizado para chegar ao local: ___________
___________________________________________________________________
13. Qual o objetivo principal do acampamento? ___________________________
___________________________________________________________________
14. O Coordenador Regional est ciente da realizao deste acampamento?
( ) sim
( ) no
15. Um dos ancios estar acompanhando o Clube?
( ) sim
( ) no
16. O Clube j fez seguro? ( ) sim
( ) no
17. O Clube est levando material de 1 socorros e pessoa habilitada?
( ) sim
( ) no

II Referncias do Local:
1. Onde fica o local do Acampamento? __________________________________
___________________________________________________________________
2. A propriedade :
( ) particular ( ) pblica ( ) camping
( ) stio
( ) pago
3. Tem massa lquida? _______ ( ) represa ( ) piscina ( ) rio ( ) praia
4. Quantos kms dista da sede do clube? ______
Quantos kms de estrada de terra? __________
5. Qual a rodovia? ___________________________________________________
6. Tem luz eltrica?
( ) sim
( ) no
7. O proprietrio reside no local? ( ) sim
( ) no
8. O local gramado?
( ) sim
( ) no
9. Tem gua potvel?
( ) sim
( ) no

14

10. O local possui: ( ) Sanitrios. Quantos? ______


(
) Chuveiros.
Quantos? ______
11. Tem acesso fcil de veculos ao local? ( ) sim
( ) no
12. Qual o ponto de atrao do local? _____________________________________
___________________________________________________________________
13. Estaro outros clubes acampados juntos? ___________ Quais so? __________
14. Se houver alterao na data ou mesmo cancelamento do Acampamento telefonar
dois dias antes para a Misso (236-2519).
Observao:
Enviar Associao ou Misso uma via e a outra ao Coordenador Regional, ambas
anexadas ao programa do acampamento.
Caso no seja enviado este relatrio no prazo previsto, o clube estar sujeito a disciplina.
Deve tambm, todo o programa ser comunicado Igreja e ter sido autorizado pela comisso
da mesma com antecedncia.
Data do preenchimento: ____/____/____

___________________
Diretor(a)

___________________
Pastor Distrital

____________________
Ancio

Recebido em ___/___/___

______________________________________
Secretria do Ministrio Jovem

15

AVALIAO DO CONSELHEIRO

Conselheiro(a): _________________________________________

Pontos
possveis

Pontos para avaliao


Pontualidade
Freqncia
Devoo pessoal
Uniforme impecvel
Higiene pessoal
Ano bblico
Cota
Disciplina
Visitao aos membros da unidade
Atividade com a unidade
Participao na comisso diretiva
Total geral

Ano: __________

Total

30
20
20
30
20
20

40
20
30

Comentrios:
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________

Obs:
Este o termmetro do desempenho do
conselheiro.
Ficha preenchida pelo diretor associado ou diretor
geral do clube, ao final de cada semestre.
Pontualidade: Toda diretoria deve estar no clube
pelo menos 15min., antes do incio da
programao.

CLASSIFICAO

Classe A = 250
Classe B = 200
Classe C = 150
Classe D = 100

16

RELATRIO DO SECRETRIO DE UNIDADE

Unidade: _____________________ Conselheiro: ________________ Ms: ________

Nome dos membros da unidade

Cdigos
P = presente

T = tarde

Idade

Ano
Escolar

A = ausente

17

DESBRAVADOR PADRO

0-10

0-15

Total

de
Esprito
equipe

0-10

Ano Bblico

0-10

0-10

Caderno
caneta

Cota Mensal

0-10

Disciplina

0-10

Bblia

0-10

Higiene
pessoal

Uniforme

NOMES

Pontualidade

Clube: ___________________________________________________________________
Unidade: ____________________________
Ms: ___________
Ano: _______

ASSINATURA
DO DIRETOR

0-10

Observaes:
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________

_________________________________________
Assinatura do Conselheiro

18

RELATRIO MENSAL
(Enviado ASuR, no final de cada Ms)

Nome do Clube: ___________________________ Ms: ____________ Ano: ________


Igreja: _____________________________ Distrito: _____________ Regio: _______

I Organizao
1. Nome do Diretor: ______________________________________ Fone: _________
2. Diretores Associados:
a. __________________________________
b. __________________________________
c. __________________________________
3. Secretrio(a): __________________________________________ Fone: ________
4. Instrutor Geral: _________________________________________ Fone: ________
5. Quantas unidades? __________________
Quantos instrutores? _____________
6. Quantos membros matriculados? _____________ Mdia de freqncia? ________
7. Quantos homens? _________________
Quantas mulheres? _______________
8. A cota mensal de: R$_____________
Diretoria: R$ ____________________
9. Quantos tem uniforme de atividades? ___________ Oficial? __________________
10. O clube tem livro de atas funcionando? ( ) sim
( ) no
11. E de atos? ( ) sim ( ) no
12. Tem biblioteca? ( ) sim
( ) no
Quantos livros? _____________
13. O clube tem a apostila Secretaria Padro? ( ) sim
( ) no

II Desempenho no ms
O relatrio est sendo enviado at o dia 05 do ms seguinte? ______________
Quantas reunies regulares foram feitas? ______________________________
O pastor visitou o Clube? ( ) sim
( ) no
E o Regional? ( ) sim ( ) no
O clube envolveu-se nos projetos missionrios da Igreja? ( ) Sim
( ) No
Est funcionando a Classe bblica no clube? ( ) Sim ( ) No
Quantos membros no batizados tem o clube? _______________________________
Esteve presente um representante do clube na reunio com Diretores promovida pela
Misso? ( ) Sim ( ) No
E da Regio? ( ) Sim
( ) No
Houve reunio da diretoria no ms? ( ) Sim ( ) No
Quantas? ______
Houve reunio com os pais?
( ) Sim
( ) No
Quantos presentes? ____
Faltou algum material de base para instrues de classe, especialidade ou outros?
_______________
Qual? _____________________________________

III Informaes
O clube possui o Clube do Livro deste ano? ( ) Sim ( ) No
A Diretoria participou de algum treinamento? Qual? ____________________________
19

Foi realizada investiduras ao longo do ms? _______________________________


Quantos foram investidos em:
Amigo: _______
Pesquisador: _______
Excursionista: _______
Companheiro: _______
Pioneiro: _______
Guia: _______
Lder: _______
Mster: _______
Mster Avanado: _______
Classe Agrupada: _______ Medalha de Prata: _______ Medalha de Ouro: _______
Especialidades condecoradas:
1. ______________
2. ______________
3. ______________
4. ______________
5. ______________
6. ______________
Quantos lderes investidos tm o clube? _________________________________________
Houve alguma atividade especial durante o ms como: acampamentos, parada cvica,
programa evangelstico, projeto comunitrio, etc? Comente em poucas palavras:
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Preenchido em, ___________________/ ______ de _______________ de ___________.

___________________________
Secretria

_____________________________
Diretor

Ateno!
Este relatrio preenchido em 2 vias, sendo enviado at o 3 dia til do ms seguinte.

1 Via Regio

2 Via Clube (arquivo)

20

SOLICITAO DE TRANSFERNCIA

Nome do Clube: ______________________________


Cidade: _____________________________

Regio: _____________
Distrito: _____________

O Clube de Desbravadores: __________________________________________________,


solicita a carta de transferncia de: _____________________________________________
________________ que tem freqentado nossa igreja e nossas reunies no Clube desde
___________ de 200 ____, e demonstrou interesse em pertencer a este clube. Favor anexar
uma cpia da ficha de inscrio e do registro individual do candidato.
Gratos!
________________________
Secretrio(a)

________________________
Diretor(a) Geral

CARTA DE TRANSFERNCIA

O clube de desbravadores: ___________________________________________________,


recomenda o(a) candidato(a): _________________________________________________,
a ser recebido como novo membro deste clube solicitante, informando que o(a) candidato
foi membro deste clube no perodo de ________________ (ms) _________(ano)
__________________ (ms) __________________ (ano).
1. A sua situao disciplinar neste perodo foi:
( ) excelente
( ) boa
( ) mais ou menos
( ) regular
( ) falha
2. Ocupou as seguintes funes quando esteve conosco:
( ) capito
( ) conselheiro ( ) instrutor ( ) diretor
( ) outra
3. Segue anexo:
( ) xerox da ficha de inscrio
( ) xerox registro individual

______________________, _______ de _________________ de __________

________________________
Secretrio(a)

________________________
Diretor(a)

21

FICHA DE PEDIDO DE MATERIAL


(a ser enviado ao responsvel da loja)

O clube: ______________________________________________________ vem, atravs desta


solicitar antecipadamente, os seguintes materiais:
Material

Quantidade

Valor Unitrio

Total

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
MATERIAL PARA INVESTIDURA

Material
1. Distintivos de:

2. Insgnias de:

3. Fitas de:

4. Especialidades:

Especfico

Quantidade

Valor total

_________________________
_________________________
_________________________

_____________
_____________
_____________

_____________
_____________
_____________

_________________________
_________________________
_________________________

_____________
_____________
_____________

_____________
_____________
_____________

_________________________
_________________________
_________________________

_____________
_____________
_____________

_____________
_____________
_____________

_________________________
_________________________
_________________________

_____________
_____________
_____________

_____________
_____________
_____________

Obs: Compras destes materiais s com assinatura do Diretor.

__________________________________
Assinatura do Diretor

22

ANOTAES DE SECRETARIA

Data: _____/____/_____
Atividade: _________________________________________
Local: __________________________________ N de participantes: _________________
Objetivo do programa: ______________________________________________________
Resultado final:
( ) Excelente
( ) Bom
( ) ____________________
Obs: _____________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Obs: Rascunho para ser passado a limpo para o livro de atos.
Reunio: ______________________________
Data: ____/____/____
Membros presentes: ________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Pauta:

1. ________________________________________________
2. ________________________________________________
3. ________________________________________________
4. ________________________________________________
5. ________________________________________________
6. ________________________________________________
7. ________________________________________________
8. ________________________________________________
9. ________________________________________________
10. ________________________________________________
Orao inicial: ______________________
Orao final: _____________________
Obs: Rascunho para ser passado a limpo para o livro de atas.

23

APLICABILIDADE DISCIPLINAR DO CLUBE

CARTO DE ADVERTNCIA DISCIPLINAR

Querido(a) Desbravador(a): __________________________________________________, voc j


recebeu uma advertncia verbal concernente quebra das regras do Clube. Essa uma advertncia
por escrito para relembr-lo(a) que deve adotar um bom comportamento. No desperdice esta
chance. S queremos ajud-lo(a).
_______________/____/____

_____________________________
Capelo ou Diretor

CONTRATO DE COMPORTAMENTO

Eu, ______________________________________________, da unidade: ___________________,


escolho agir de agora em diante, em funo da advertncia a mim feita, da seguinte maneira: _____
________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________,
de forma que eu possa continuar participando sem restries nas atividades do Clube.
Data: ____/____/____
Desbravador: ___________________________________________
Pai/Me/Responsvel: _____________________________________________________________
Conselheiro: _____________________________________________________________________

AVISO DISCIPLINAR
Estimado(a) ____________________________:
Sentimos muito por teres escolhido um comportamento imprprio na(s) atividade(s) do clube. Ao
ingressar no clube assinaste um voto de cortesia, companheirismo e obedincia. Para continuar
pertencendo ao mesmo, estes itens deveriam ser observados, decididamente o mais breve possvel, e
pronto(a) a obedecer nossos princpios. (Para retornar, preencha contrato de comportamento anexo a
esta carta).
Volte logo, o clube sentir a sua falta!

___________________________________
Seu amigo lder

24

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