AUD 004 CONTABILIDAD INFORMTICA

Unidad 5: Cuentas por Pagar en SAP FI - AP

Prof: Martha Sierra Gonzlez JUNIO 2012

Objetivos
-Realizar una introduccin en las funcionalidades del mdulo FI-AP (Acoount Payables)
-Proveer las herramientas transaccionales de administracin de datos maestros de proveedores/acreedores, generacin de facturas, notas crdito y contabilizaciones de mayor especial y generacin de reportes de auxiliares y saldos de cuenta. -Como asimismo propiciar las buenas practicas contables, en los alumnos, de acuerdo a la formalidad y estructura de un sistema contable real. El propsito prioritario es consolidar la teora contable con las reales exigencias del mundo empresarial haciendo uso uno de los software contable ms utilizados en el mundo.

Introduccin
El mdulo logstico de MM se integra directamente con el submdulo FI-AP.
No es requisito implementar AP. tener MM (Material Management) para poder

Se debe ver de forma integral y transversal los procesos empresariales para as determinar el impacto de ellos en la contabilidad y por ende en los EEFF.

Control de documentos
En SAP se determina que para los distintos mdulos y procesos se deberan utilizar clases de documentos distintos, para ello hace una propuesta que es ajustable de acuerdo a las necesidades de la empresa. Para contabilizar propone los documentos que empiezan por:
Para Proveedores K

Sin embargo en un proyecto de implementacin La empresa puede adecuar la denominacin de Los documentos contables a sus necesidades.

Rangos de documentos
Se establece que cada clase de documentos debe tener un rango de documentos para su generacin automtica en el sistema.
Tambin se debe definir las clases de cuentas que permita contabilizar.

Se determina qu clase de documento se usar al anular un registro.

Datos Maestros
Los datos maestros del submdulo de AP son las proveedores o acreedores.
Se pueden asignar con un mximo de 10 dgitos cada cuenta. Estos rangos pueden ser de asignacin interna (SAP asigna el cdigo) o externo (el usuario asigna el cdigo). Los grupos de proveedores tienen:
Rango al que pertenece Status campo: Campos permitidos y obligatorios al contabilizar dicha cuenta

Para la ULAC creamos dos grupos de proveedores:

ZNAL: Proveedores Nacionales. ZEXT: Proveedores Extranjeros.

Iva de compras: Iva soportado (C0: Exento; C1: 19% afecto)

Crear Proveedor
La transaccin a usar es la FK01 si solo se activarn las vistas general y sociedad.
Si se activa la vista de compras se usa la transaccin XK01. Para los proveedores nacionales se establece el NIF como RUT y campo obligatorio.

Son tres vistas: -General - Sociedad - Compras

Crear Proveedor
En este campo se asigna el RUT

En este campo se ingresa la cuenta contable

Ejercicio
En forma individual crear, modificar y visualizar el proveedor. Usted mismo. En el grupo ZNAL.

Tratar datos de Proveedores

En SAP existen otras transacciones para la administracin de los datos maestros de los proveedores, a saber:
-FK02: -FK03: -FK04: -FK05: -FK06: Modificar proveedor Visualizar proveedor Visualizar Modificaciones proveedor Bloquear/Desbloquerar proveedor Fijar peticin borrado a proveedor

Es importante saber que si un proveedor ha tenido contabilizaciones (as hayan sido anulados los documentos) no puede ser borrado del sistema. Si no se requiere usar ms se bloquea para contabilizaciones.

Contabilizacin de Facturas
En SAP bsicas para ingresar facturas son FB60 y F-43

Contabilizacin de facturas
1. Por medio de la transaccin FB60 no es necesario conocer la clave de contabilizacin, y solo permite registro a proveedores. 2. Por medio de la transaccin F-43 es necesario conocer la clave de contabilizacin. Al usar cuentas de gasto en las facturas de compra se usa el iva soportado. Importante siempre marcar el flag de calcular impuesto para que vayan las facturas al libro de compras. C0: Exento C1: 19%

Contabilizacin de Notas Crdito

1. Por medio de la transaccin FB65 no es necesario conocer la clave de contabilizacin, y solo permite registro a proveedores. 2. Por medio de la transaccin F-41 es necesario conocer la clave de contabilizacin.

Contabilizacin de CME
1. Por medio de la transaccin F-48 se ingresan las contabilizaciones de mayor especial, por ejemplo: A Anticipos

Compensaciones
Las partidas abiertas de Proveedores se pueden compensar por medio de:
F-44 (Nivel individual) F.13 ( masivo)

Ejercicio
En forma individual crear, modificar y visualizar distintos asientos contables indicados por la profesora. Listar las partidas de los proveedores. Generar compensaciones.

Procesos de Cierre
El nico proceso de cierre que aplica directamente en el mdulo de AP se realiza con la transaccin F-07 que traspasa los saldos de las partidas abiertas de proveedores de un ao a otro.
Los cierres se efectan en GL cerrando las cuentas por clase de cuenta.

Reportes de Proveedores
En SAP existen diferentes formas de generar los reportes o estados de cuenta de los proveedores, de forma individual o saldos. Otro tipo de reportes estn en sistemas de informacin