MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO DE ESTUDIOS Y PROYECTOS PARA EL DESARROLLO INSTITUCIONAL

UNIDAD DE MODERNIZACIN PARA LA CALIDAD DEL SERVICIO

JUNIO 2011

 Derechos reservados Primera Edicin Junio 2011 Gobierno del Estado de Mxico Secretara de Educacin Servicios Educativos Integrados al Estado de Mxico Profr. Agripn Garca E. No. 1306 Santa Cruz Atzcapotzaltongo C. P. 50030 Impreso y hecho en Toluca, Mxico. Printed and made in Toluca, Mxico. La reproduccin parcial o total de este documento podr efectuarse mediante la autorizacin exprofeso de la fuente y dndole el crdito correspondiente.

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Edicin: Primera Fecha: Junio 2011 Cdigo: 205C12001 Pgina: NDICE

Presentacin Objetivo General Identificacin e Interaccin de Procesos Relacin de Procesos y Procedimientos Descripcin de los Procedimientos Elaboracin y/o actualizacin de manuales administrativos Actualizacin del Manual General de Organizacin de SEIEM Simbologa Registro de Ediciones Distribucin Validacin Crditos

I II III IV

V
205C12001 / 01 205C12001 / 02 VI VI VIII IX X

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Primera Junio 2011 205C12001 I

I.- PRESENTACIN

La sociedad mexiquense exige de su gobierno cercana y responsabilidad para lograr, con hechos, obras y acciones, mejores condiciones de vida y constante prosperidad. Por ello, el C, Gobernador Constitucional del Estado de Mxico, impulsa la construccin de un gobierno eficiente y de resultados, cuya premisa fundamental es la generacin de acuerdos y consensos para la solucin de demandas sociales. El buen gobierno se sustenta en una administracin pblica ms eficiente en el uso de sus recursos y ms eficaz en el logro de sus propsitos. El ciudadano es el factor principal de su atencin y la solucin de los problemas pblicos su prioridad. En este contexto, la Administracin Pblica Estatal transita a un nuevo modelo de gestin, orientado a la generacin de resultados de valor para la ciudadana. Este modelo propugna por garantizar la estabilidad de las instituciones que han demostrado su eficacia, pero tambin por el cambio de aquellas que es necesario modernizar. La solidez y el buen desempeo de las instituciones gubernamentales tienen como base las mejores prcticas administrativas emanadas de la permanente revisin y actualizacin de las estructuras organizacionales y sistemas de trabajo, del diseo e instrumentacin de proyectos de innovacin y del establecimiento de sistemas de gestin de la calidad. El presente manual administrativo documenta la accin organizada para dar cumplimiento a la misin de los Servicios Educativos Integrados al Estado de Mxico. La estructura organizativa, la divisin del trabajo, los mecanismos de coordinacin y comunicacin, las funciones y actividades y los resultados que se obtienen, son algunos de los aspectos que delinean la gestin administrativa de este organismo pblico descentralizado del Ejecutivo Estatal. Este documento contribuye en la planificacin, conocimiento, aprendizaje y evaluacin de la accin administrativa. El reto impostergable es la transformacin de la cultura de las dependencias y organismos auxiliares hacia nuevos esquemas de responsabilidad, transparencia, organizacin, liderazgo y productividad.

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II.- OBJETIVO GENERAL

Incrementar la calidad, eficiencia y eficacia de las actividades y/o proyectos que realiza el Departamento de Estudios y Proyectos para el Desarrollo Institucional, mediante la formalizacin y estandarizacin de los mtodos y procedimientos de trabajo en las diferentes reas administrativas de SEIEM:

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III.- IDENTIFICACIN E INTERACCIN DE PROCESOS

COMUNICACIN CON EL USUARIO

SOLICITUD DE ELABORACIN Y/O ACTUALIZACIN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS

SEIEM
ELABORACIN Y/O ACTUALIZACIN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS ACTUALIZACIN DEL MANUAL GENERAL DE SEIEM

PROCESO SUSTANTIVO

ELABORACIN Y/O ACTUALIZACIN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS

PROCESOS ADJETIVOS

ADMINISTRACIN DE RECURSOS HUMANOS

ADMINISTRACIN DE RECURSOS MATERIALES

EQUIPAMIENTO TECNOLOGICO

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IV.- RELACIN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Elaboracin y/o Actualizacin de Manuales Administrativos. Procedimientos: 1.- Elaboracin y/o actualizacin de manuales administrativos. 2.- Actualizacin del Manual General de Organizacin de SEIEM.

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V.- DESCRIPCIN DE LOS PROCEDIMIENTOS

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Nombre del Procedimiento Elaboracin y/o actualizacin de manuales administrativos. Objetivo Optimizar el desarrollo de las actividades para la elaboracin de los manuales administrativos que requieren las reas educativas y administrativas de SEIEM, mediante la aplicacin de la normatividad vigente en la materia. Alcance Aplica a todo el personal del Departamento de Estudios y Proyectos para el Desarrollo Institucional, que tenga a su cargo funciones y/o responsabilidades relativas a la elaboracin y/o actualizacin de manuales administrativos. Referencias Normas Administrativas para la Asignacin y Uso de Bienes y Servicios de las Dependencias y Organismos Auxiliares del Poder Ejecutivo Estatal. Manuales administrativos IEO-011, Gaceta del Gobierno, del Estado de Mxico; 24 de febrero del 2005. Manual General de Organizacin de Servicios Educativos Integrados al Estado de Mxico. Gaceta del Gobierno, del Estado de Mxico; noviembre 2003 Programa de Desarrollo Institucional (PRODI) de Servicios Educativos Integrados al Estado de Mxico. 12 octubre 2007. Gua tcnica para la elaboracin de manuales de Organizacin. Junio 2005. Gua tcnica para la elaboracin de manuales de Procedimientos. Noviembre 2005.

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Responsabilidades Los jefes de las unidades administrativas de SEIEM, debern: Elaborar en original y copia, oficio de solicitud de asesora tcnica, para elaborar o actualizar su manual administrativo, dirigido al titular de la Unidad de Modernizacin para la Calidad del Servicio. Recibir al analista designado por el jefe del Departamento de Estudios y Proyectos para el Desarrollo Institucional quien dar la asesora tcnica necesaria para elaborar o actualizar su manual administrativo a travs de la metodologa establecida al respecto. Designar al servidor pblico que fungir como enlace con el Departamento de Estudios y Proyectos para el Desarrollo Institucional y quien ser el responsable de coordinar las actividades necesarias para la integracin y validacin del manual administrativo. Iniciar, con el apoyo del analista profesional del Departamento de Estudios y Proyectos para el Desarrollo Institucional, la elaboracin o actualizacin de sus manuales administrativos. Recopilar la informacin para la elaboracin o actualizacin de sus manuales administrativos. Integrar el manual administrativo y remitirlo al Jefe del Departamento de Estudios y Proyectos para el Desarrollo Institucional, para su revisin. Realizar ajustes y correcciones necesarias al manual administrativo y remitirlos a la Unidad de Modernizacin para la Calidad del Servicio, solicitando oficializarlo como un documento normativo. Recibir manual administrativo, firmar la hoja de validacin y remitir al Jefe de la Unidad de Modernizacin para la Calidad del Servicio, para trmite de registro. Recibir manual administrativo debidamente validado y registrado, y proceder a su implantacin y difusin. El jefe de la Unidad de Modernizacin para la Calidad del Servicio, deber: Recibir oficio de solicitud, registrar en el Sistema de Registro de Correspondencia de SEIEM, anexar oficio de solicitud y entregar al Departamento de Estudios y Proyectos para el Desarrollo Institucional. Recibir manual administrativo validado por el titular de la unidad administrativa, firmar la hoja de validacin y la hoja de registro. Remitir a la unidad administrativa, manual administrativo debidamente validado y registrado para su implantacin.

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El jefe de Departamento de Estudios y Proyectos para el Desarrollo Institucional, deber: Obtener copia del oficio de solicitud, de elaboracin o actualizacin del manual administrativo y designar al analista del departamento, para que proporcione la asesora tcnica correspondiente. Recibir manual administrativo y turnarlo al analista profesional del departamento, para su revisin, observaciones, comentarios y realizar las correcciones tcnicas necesarias. Obtener manual administrativo revisar y verificar que est formulado de conformidad con los lineamientos y metodologa establecida para tal efecto. Registrar y elaborar hoja de registro correspondiente cuando el documento se encuentra validado las autoridades correspondientes en la hoja de validacin del documento. Elaborar oficio en original y copia toda vez que el documento cumpla con la integracin de la informacin de acuerdo a la normatividad establecida en la materia, dirigida al titular de la unidad administrativa, solicitando su firma en la hoja de validacin del manual administrativo. Enviar copia original del manual administrativo con su respectiva hoja de validacin y de registro en impreso y medio magntico. Resguardar el original del manual administrativo en impreso y medio magntico. Proporcionar la asesora tcnica necesaria para la elaboracin de manuales administrativos. Definiciones Analista.- Denominacin con que se conoce al profesionista que realiza labores de investigacin y anlisis administrativo. Asesora.- es una actividad mediante la cual se les brindar informacin, apoyo tcnico necesario o conocimientos especializados en calidad de proposiciones a las personas que as lo requiriesen para que puedan desarrollar cierta actividad. Bitcora de Trabajo.- Formato oficial en el cual se anotan los acuerdos, razones, instrucciones o pliegos petitorios, acordados por la unidad administrativa que solicita la actualizacin y/o elaboracin de un manual administrativo y el Departamento de Estudios y Proyectos para el Desarrollo Institucional, con relacin a la evolucin, en la elaboracin del manual administrativo, el cual debe ser firmado por los servidores pblicos que en el intervienen. Cdula de Registro.- Formato oficial de la Unidad de Modernizacin para la Calidad del Servicio, en el cual se registra la clave de validacin correspondiente al manual administrativo una vez que se haya

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firmado por los servidores pblicos que deben validarlo y el cual oficializa su implementacin como documento administrativo-normativo, para la organizacin o desarrollo de las actividades de las unidades administrativas del organismo. Diagrama.- Representacin grfica de un hecho, un sistema, una situacin, un movimiento, una relacin o un fenmeno cualquiera por medio de smbolos convencionales, generalmente enlazados por lneas de interconexin. Diagrama de Flujo.- Representacin en forma grfica de la secuencia de las operaciones de un determinado procedimiento y/o el recorrido de las formas o los materiales. Difusin.- Es la accin y efecto de difundir, (propagar, divulgar o esparcir), el trmino que proviene del latn difusin, hace referencia a la comunicacin extendida de un mensaje. Gua tcnica.- Es un instrumento administrativo que integra informacin real, adems de las tcnicas necesarias para la realizacin de una o varias funciones en forma total o parcial. Gua de trmites y servicios.- Es un instrumento administrativo que integra informacin real y concisa acerca de los servicios que una organizacin pblica o privada proporciona al pblico y la forma en que se desahogan. Implantar.- Establecer mejoras administrativas continuas y tcnicas que permitan optimizar el desarrollo integral y funcional de un rgano administrativo. Manuales Administrativos.- Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicacin y coordinacin que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemtica, informacin y/o instrucciones sobre historia, organizacin, poltica, y/o procedimientos de una organizacin para el mejor desempeo de sus funciones y responsabilidades, ( manual de organizacin, manual de procedimientos, guas tcnicas, guas de servicios, etc.) Manual de Procedimientos.- Los manuales de procedimientos contienen informacin sobre el conjunto de operaciones o de etapas que en forma metdica y cronolgica se establecen para llevar a cabo un determinado tipo de trabajo. Describe adems los diferentes puestos e instancias administrativas que intervienen, precisando su participacin y responsabilidad. Objetivo.- Expresin cualitativa de los propsitos que se pretende alcanzar en un tiempo y espacio determinados. Manifestacin de intenciones que se quieren cumplir y que especifican con claridad en que y para que se proyecta y se debe realizar determinada accin. Procedimiento.- Es el modo de ejecutar determinadas acciones que suelen realizarse de la misma forma, con una serie comn de pasos claramente definidos, que permiten realizar un actividad o trabajo. Proceso.- Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados

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Poltica.- Criterio de acciones institucionales establecidas como gua para poder realizar cierta actividad. Unidad Administrativa.- Constituye una seccin definida de la estructura organizativa de una organizacin pblica o privada, derivado de la divisin del trabajo administrativo en unidades orgnicas, la cual tiene delegadas y definidas sus funciones y atribuciones con el propsito de cumplir con los objetivos generales de la organizacin. Validacin.- Es la accin y efecto de convertir algo en valido, hace referencia a aquello que vale legalmente a travs de la firma autgrafa de las autoridades correspondientes del organismo. Insumos Oficio de solicitud de elaboracin y/o actualizacin de manuales administrativos. Resultados Manuales administrativos validados e implementados. Interaccin con otros procedimientos Ninguna Polticas La elaboracin de los manuales administrativos, se realizar con la autorizacin de la Unidad de Modernizacin para la Calidad del Servicio, bajo las indicaciones que sta seale. No se registrar ningn manual administrativo, si no se ha rubricado por cada una de las autoridades que se enlisten en la hoja de validacin del documento. No se proceder a la elaboracin y/o actualizacin de los manuales administrativos, si la unidad educativa o administrativa no ha designado formalmente a la persona bajo su adscripcin, como enlace con el Departamento de Estudios y Proyectos para el Desarrollo Institucional. En cada visita que realice, el analista designado por el Departamento de Estudios y Proyectos para el Desarrollo Institucional se llenar, firmar y se sellar, el formato denominado Bitcora de Reunin de Trabajo. No se registrar ningn manual administrativo que no cumpla con los requerimientos tcnicos en la materia. No se proporcionar copia de los manuales administrativos bajo resguardo de la Unidad de Modernizacin para a Calidad del Servicio, sino se realiza la peticin, mediante oficio.

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NO.

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

Unidad administrativa de SEIEM

Elabora en original y copia oficio de solicitud para la elaboracin y/o actualizacin de manuales administrativos y enva al titular de la Unidad de Modernizacin para la Calidad del Servicio. Recibe oficio de solicitud de elaboracin y/o actualizacin de manuales administrativos, lo registra en el sistema de registro de correspondencia de SEIEM y entrega al Jefe de la Unidad de Modernizacin para la Calidad del Servicio. Recibe oficio de solicitud de elaboracin y/o actualizacin de manuales administrativos, se entera e instruye al Jefe del Departamento de Estudios y Proyectos para el Desarrollo Institucional, dar atencin al asunto y devuelve a la secretaria. Recibe oficio de solicitud elaboracin y/o actualizacin de manuales administrativos, con las instrucciones indicadas por el jefe de la Unidad de Modernizacin para la Calidad del Servicio, para el jefe del Departamento de Estudios y Proyectos para el Desarrollo Institucional, saca fotocopia del mismo y entrega para su atencin. El original del oficio de solicitud para la elaboracin y/o actualizacin de manuales administrativos, lo archiva para su control. Recibe copia del oficio de solicitud para la elaboracin y/o actualizacin de manuales administrativos, se entera y procede a elaborar oficio de presentacin del analista que se encargara de dar la asesora tcnica y del desarrollo del manual administrativo hasta su validacin, as mismo, solicita que se designe a un servidor pblico de la unidad solicitante, quien fungir como enlace y responsable de la integracin de la informacin propia del manual. Entrega el oficio de presentacin al analista asignado en original para que se presente a la unidad educativa y/o administrativa solicitante. Recibe oficio de presentacin y se presenta en la unidad administrativa solicitante.

Unidad de Modernizacin para la Calidad del Servicio. Secretaria

Unidad de Modernizacin para la Calidad del Servicio. Jefe de la Unidad

Unidad de Modernizacin para la Calidad del Servicio. Secretaria

Departamento de Estudios y Proyectos para el Desarrollo Institucional Jefe de Departamento

Departamento de Estudios y Proyectos para el Desarrollo Institucional Jefe de Departamento Departamento de Estudios y Proyectos para el Desarrollo Institucional Analista Profesional

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NO.

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

Unidad administrativa de SEIEM

Recibe oficio de presentacin del analista profesional designado para la elaboracin y/o actualizacin del manual administrativo, se entera y designa; mediante oficio al servidor pblico que fungir como enlace para el desarrollo de las actividades en mencin. Recibe el oficio de designacin y al analista profesional para recibir la asesora para la elaboracin y/o actualizacin del manual administrativo, as como los documentos normativos vigentes para su elaboracin. De acuerdo a la asesora tcnica recibida y a los documentos normativos vigentes en la materia, recopila, analiza e integra la informacin del proyecto de manual administrativo y enva al jefe de la unidad educativa y/o administrativa para su revisin. (Nota; en cada visita posterior que realice el analista del Departamento de Estudios y Proyectos para el Desarrollo Institucional, se deber llenar el formato 20512001/F/001 Bitcora de reunin de trabajo)

Unidad administrativa de SEIEM Enlace

10

Unidad administrativa de SEIEM Enlace

11

Unidad administrativa de SEIEM Jefe de la Unidad

Recibe el proyecto de manual administrativo y determina, Es correcta la informacin?

12

No.- Regresa al enlace para que realice las correcciones observadas, ( regresa a la actividad no.- 10) Si.- elabora oficio enviando el proyecto de manual administrativo a la Unidad de Modernizacin para la Calidad del Servicio, para su revisin tcnica. Unidad de Modernizacin para la Calidad del Servicio. Secretaria Unidad de Modernizacin para la Calidad del Servicio. Jefe de la Unidad Unidad de Modernizacin para la Calidad del Servicio. Secretaria Recibe oficio y proyecto del manual administrativo, solicitando su revisin tcnica, registra oficio y turna al Jefe de la Unidad de Modernizacin para la Calidad del Servicio. Recibe oficio y proyecto del manual administrativo, instruye al Jefe del Departamento de Estudios y Proyectos para el Desarrollo Institucional atiende y devuelve a la secretaria. Recibe oficio y proyecto del manual administrativo, con las instrucciones para el Jefe del Departamento de Estudios y Proyectos para el Desarrollo Institucional. Saca copia al oficio y enva al departamento en mencin. El original del oficio lo archiva para su control.

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NO.

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

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Departamento de Estudios y Proyectos para el Desarrollo Institucional Jefe de Departamento Departamento de Estudios y Proyectos para el Desarrollo Institucional Analista Profesional

Recibe copia del oficio del manual administrativo y turna al analista encargado del asunto.

18

Recibe proyecto del manual y determina, La informacin es correcta? No.- Se pone en contacto con el enlace de la unidad administrativa para solicitar la informacin correcta. (Regresa a la actividad no.10) Si.- Procede a la elaboracin de los diagramas de flujo correspondiente y a dar formato al documento de acuerdo con las normas o lineamientos vigentes en la materia. Una vez concluido, el documento lo entrega al Jefe del Departamento de Estudios y Proyectos para el Desarrollo Institucional, para su revisin.

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21

22

Departamento de Estudios y Proyectos para el Desarrollo Institucional Jefe de Departamento

Recibe el proyecto del manual administrativo revisa y determina. Esta correcto el documento? No.- Realiza observaciones y devuelve al analista para su correccin. (Regresa a la actividad no.18) Si.- Elabora oficio para firma del Jefe de la Unidad de Modernizacin para la Calidad del Servicio; mediante el cual se enviara el manual administrativo a la unidad administrativa, solicitando sus observaciones o en su caso la validacin correspondiente.

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24

25

Unidad de Modernizacin para la Calidad del Servicio. Jefe de la Unidad Departamento de Estudios y Proyectos para el Desarrollo Institucional Jefe de Departamento Unidad administrativa de SEIEM Jefe

Recibe oficio, firma y remite al Jefe del Departamento de Estudios y Proyectos para el Desarrollo Institucional.

26

Recibe oficio firmado por el jefe de la Unidad de Modernizacin para la Calidad del Servicio, anexa manual y enva a la unidad educativa y/o administrativa.

27

Recibe oficio y manual, revisa y determina. Esta correcto el documento?

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NO.

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

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Unidad a administrativa de SEIEM Jefe

No.- Realiza observaciones para su correccin y enva el manual administrativo; mediante oficio a la Unidad de Modernizacin para la Calidad del Servicio. (Regresa a la actividad no.14). Si.- Procede a recabar las firmas de los servidores pblicos que intervienen en el apartado, Validacin), dejando en ltima instancia la firma del Director General que es la que regular y dar la validez oficial al documento; una vez realizada esta operacin remite; mediante oficio el manual administrativo a la Unidad de Modernizacin Para la Calidad del Servicio.

29

30

Unidad de Modernizacin para la Calidad del Servicio. Secretaria

Recibe oficio y manual debidamente firmado y remite al jefe de la Unidad de Modernizacin para la Calidad del Servicio y enva mediante oficio el documento a la direccin general para la firma de validacin correspondiente. Recibe oficio y documento (manual), para la firma de validacin correspondiente del titular de SEIEM. Recibe documento (manual) firma en el apartado correspondiente y entrega a la secretaria para continuar con el trmite. Recibe documento debidamente firmado y enva por medio de oficio el documento (manual) a la Unidad de Modernizacin para la Calidad del Servicio. Recibe oficio y manual administrativo debidamente firmado, revisa e instruye al Jefe del Departamento de Estudios y Proyectos para el Desarrollo Institucional, proceda al registro correspondiente, regresa el documento a la secretaria. Recibe oficio y manual administrativo con las instrucciones, saca copia del oficio y enva al Jefe del Departamento de Estudios y Proyectos para el Desarrollo Institucional Recibe oficio y manual administrativo, remite a la secretaria del departamento para que elabore la Cdula de Registro, correspondiente y el oficio del documento debidamente validado y registrado para su implantacin.

31

Direccin General de SEIEM Secretaria Direccin General de SEIEM Director General

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33

Direccin General de SEIEM Secretaria

34

Unidad de Modernizacin para la Calidad del Servicio. Jefe de la Unidad

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Unidad de Modernizacin para la Calidad del Servicio. Secretaria Departamento de Estudios y Proyectos para el Desarrollo Institucional Jefe de Departamento

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NO.

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

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Departamento de Estudios y Proyectos para el Desarrollo Institucional Secretaria

Recibe el manual administrativo, registra en el libro el correspondiente, llena la Cdula de Registro, elabora oficio para su implementacin y entrega documento al Jefe del Departamento de Estudios y Proyectos para el Desarrollo Institucional. Recibe manual administrativo, Cdula de Registro y oficio para su implementacin y recaba firma del jefe de la Unidad de Modernizacin para la Calidad del Servicio.

38

Departamento de Estudios y Proyectos para el Desarrollo Institucional Jefe de Departamento Unidad de Modernizacin para la Calidad del Servicio Jefe de la Unidad Departamento de Estudios y Proyectos para el Desarrollo Institucional Jefe de Departamento

39

Recibe manual administrativo, Cdula de Registro y oficio para su implementacin y firma en los apartados correspondientes. Recibe documentos debidamente firmados, procede a escanear la hoja de Validacin del documento, una vez realizada esta actividad, integra al archivo electrnico del manual administrativo, imprime copia con las firmas escaneadas. Graba en medio magntico (disco compacto) el archivo original del documento en formato PDF. Enva a la unidad administrativa manual impreso y en medio magntico con su Cedula de Registro, y oficio para su implementacin. Archiva original impreso y medio magntico del manual administrativo con su respectiva hoja de Validacin.

40

41

Unidad administrativa de SEIEM Jefe de la Unidad

Recibe en impreso y medio magntico el manual administrativo para su resguardo e implementacin. Sella de recibido en acuse del oficio y entrega a la Unidad de Modernizacin para la Calidad del Servicio.

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Unidad de Modernizacin para la Calidad del Servicio. Secretaria

Recibe copia del oficio con firmas y sellos de acuse y archiva para su control. Termina

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Primera Junio 2011 205C12001/01 11 de 16 Diagramacin

ELABORACIN Y/O ACTUALIZACIN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS

UNIDAD ADMINISTRATIVA DE SEIEM UNIDAD DE MODERNIZACIN PARA LA CALIDAD DEL SERVICIO DEPARTAMENTO DE ESTUDIOS Y PROYECTOS PARA EL DESARROLLO INSTITUCIONAL DIRECCIN GENERAL SEIEM

INICIO

1
JEFE ELABORA OFICIO DE ELABORACIN Y/O ACTUALIZACIN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS Y ENVA

2
SECRETARIA

RECIBE OFICIO, REGISTRA Y ENTREGA AL JEFE UMCS

3
JEFE

RECIBE OFICIO. E INSTRUYE AL JEFE DEL DEPTO DE EYPPI DAR ATENCIN Y DEVUELVE

4
SECRETARIA RECIBE OFICIO, Y ENTREGA AL JEFE DEL DEPTO DE EYPPDI

5
JEFE RECIBE Y ELABORA OFICIO DE PRESENTACIN Y ENTREGA AL ANALISTA ENCARGADO DE ATENDER EL ASUNTO

6
ENTREGA EL OFICIO DE PRESENTACIN AL ANALISTA ENCARGADO DE DAR LA ASESORA TCNICA Y DESARROLLAR EL DOCUMENTO SOLICITADO

ANALISTA PROFESIONAL

8
JEFE

RECIBE OFICIO DE PRESENTACIN , Y SE PRESENTA EN LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

RECIBE OFICIO, SE ENTERA Y DESIGNA SERVIDOR PBLICO

9
ENLACE RECIBE OFICIO DE DESIGNACIN Y DOCUMENTOS NORMATIVOS VIGENTES

10

RECOPILA, ANALIZA E INTEGRA LA INFORMACIN DEL MANUAL

11
JEFE RECIBE MANUAL ADMINISTRATIVO Y DETERMINA

NO

ES CORRECTA LA INFORMACIN?

12

REGRESA AL ENLACE PARA QUE REALICE LAS CORRECCIONES

(REGRESA A LA ACTIVIDAD No. 10)

13

ELABORA OFICIO Y ENVA PROYECTO DEL MANUAL A LA UMCS, PARA SU REVISIN TCNICA

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ELABORACIN Y/O ACTUALIZACIN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS

UNIDAD ADMINISTRATIVA DE SEIEM UNIDAD DE MODERNIZACIN PARA LA CALIDAD DEL SERVICIO DEPARTAMENTO DE ESTUDIOS Y PROYECTOS PARA EL DESARROLLO INSTITUCIONAL DIRECCIN GENERAL SEIEM

A
14
SECRETARIA

RECIBE OFICIO Y TURNA AL JEFE DE LA UMCS

15
JEFE

RECIBE OFICIO DEL PROYECTO Y DEVUELVE

16
SECRETARIA RECIBE OFICIO Y ENVA, EL ORIGINAL DEL OFICIO, ARCHIVA PARA SU CONTROL.

17
JEFE

RECIBE Y TURNA AL ANALISTA PROFESIONAL ENCARGADO

18

ANALISTA PROFESIONAL

RECIBE PROYECTO DEL MANUAL Y DETERMINA,

SI

LA INFORMACIN ES CORRECTA?

NO

19

CONTACTA AL ENLACE PARA SOLICITAR LA INFORMACIN

(REGRESA A LA ACTIVIDAD No. 10)

20

ELABORA DIAGRAMAS DE FLUJO Y DA FORMATO AL DOCUMENTO

21

CONCLUIDO EL MANUAL ADMINISTRATIVO LO ENTREGA AL JEFE DEL DEPARTAMENTO EPPDI PARA SU REVISIN

22
JEFE RECIBE EL PROYECTO DEL MANUAL ADMINISTRATIVO REVISA Y DETERMINA

ESTA CORRECTO?

NO

23
HACE OBSERVACIONES Y DEVUELVE AL ANALISTA PARA SU CORRECCIN
(REGRESA A LA ACTIVIDAD No. 18)

24

25
JEFE

ELABORA OFICIO Y RECABA FIRMA DEL JEFE DE LA UMCS

RECIBE OFICIO, FIRMA Y REMITE AL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE EPPDI

26

RECIBE OFICIO ANEXA MANUAL ADNIMISTRATIVO Y ENVA A LA UNIDAD EDUCATIVA Y/O ADMINISTRATIVA

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ELABORACIN Y/O ACTUALIZACIN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS

UNIDAD ADMINISTRATIVA DE SEIEM UNIDAD DE MODERNIZACIN PARA LA CALIDAD DEL SERVICIO DEPARTAMENTO DE ESTUDIOS Y PROYECTOS PARA EL DESARROLLO INSTITUCIONAL DIRECCIN GENERAL SEIEM

B
27
JEFE

RECIBE OFICIO Y MANUAL ADMINISTRATIVO, REVISA Y DETERMINA

SI

ESTA CORRECTO?

NO

28

REALIZA OBSERVACIONES Y ENVA A LA UMCS

(REGRESA A LA ACTIVIDAD No. 14)

29

RECABA FIRMAS Y REMITE MEDIANTE OFICIO A LA UMCS

30
JEFE ELABORA OFICIO SOLICITANDO LA FIRMA DEL DIRECTOR GENERAL DE SEIEM Y ENVA

31
SECRETARIA RECIBE OFICIO Y MANUAL, PARA FIRMA DE VALIDACIN DEL DIRECTOR GENERAL

32
DIRECTOR GENERAL RECIBE MANUAL, FIRMA DE VALIDACIN Y DEVUELVE

33
SECRETARIA RECIBE MANUAL, BEBIDAMENTE FIRMADO Y ENVA A LA UMCS

34
JEFE RECIBE MANUAL, BEBIDAMENTE FIRMADO, INSTRUYE AL JEFE DEL DEPTO DE EPPDY Y ENTREGA A LA SECRETARIA

35
SECRETARIA RECIBE MANUAL, CON INSTRUCCIONES Y ENTREGA AL JEFE DEL DEPTO DE EPPDY

36
JEFE RECIBE MANUAL Y ENTREGA A LA SECRETARIA PARA QUE ELABORE CDULA DE REGISTRO Y OFICIO PARA SU IMPLANTACIN

37
SECRETARIA RECIBE MANUAL, REGISTRA, ELABORA CDULA DE REGISTRO Y OFICIO PARA SU IMPLANTACIN Y ENTREGA

38
JEFE RECIBE MANUAL, CDULA DE REGISTRO Y OFICIO PARA SU IMPLANTACIN, RECABA FIRMA DEL JEFE DE LA UMCS

39
JEFE RECIBE MANUAL, CDULA DE REGISTRO Y OFICIO PARA SU IMPLANTACIN, FIRMA Y DEVUELVE

40
JEFE RECIBE MANUAL, CDULA DE REGISTRO Y OFICIO DIGITALIZA FIRMAS DE VALIDACIN E INTEGRA AL MANUAL GRABA EN MEDIO CD Y ENVA

41
JEFE RECIBE EN IMPRESO Y MEDIO MAGNTICO EL MANUAL ADMINISTRATIVO PARA SU IMPLANTACIN, SELLA DE RECIBIDO EN ACUSE DE OFICIO Y DEVUELVE

42
SECRETARIA RECIBE COPIA DE OFICIO CON FIRMA Y SELLO DE RECIBIDO Y ARCHIVA PARA SU CONTROL

TERMINA

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Medicin Indicador para medir la elaboracin y/o actualizacin de manuales.

Nmero de manuales administrativos elaborados y/o actualizados Nmero de manuales validados

X 100 =

Porcentaje de manuales elaborados y/o actualizados debidamente validados y registrados.

Registros de evidencias: Los manuales elaborados y/o actualizados quedan en poder de la Unidad de Modernizacin para la Calidad del Servicio.

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Formatos e instructivos

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Primera Junio 2011 205C12001/01 16 de 16 Instructivo

Formato BITACORA DE REUNIN DE TRABAJO (205C12001/F/001)

No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

DESCRIPCIN Anotar con nmero el da en que se realiza la reunin. Anotar con nmero el mes correspondiente en que se realiza la reunin. Anotar con nmero el ao correspondiente en que se realiza la reunin. Escribir el nombre de la unidad administrativa con la que se tiene reunin. Escribir la hora de inicio de la reunin de trabajo. Escribir el nombre del manual administrativo con el cual se est trabajando. Escribir la hora de conclusin de la reunin de trabajo. Escribir brevemente el objetivo de la reunin de trabajo. Anotar cada uno de los acuerdos tomados con el enlace de la unidad administrativa duea del manual administrativo. Anotar el nombre y la firma del analista del Departamento de Estudios y Proyectos encargado de la elaboracin y/o actualizacin del manual administrativo. Anotar el nombre, la firma, del analista de la unidad administrativa duea del manual administrativo, con quin se celebro la reunin y poner el sello correspondiente.

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Nombre del Procedimiento Actualizacin del Manual General de Organizacin de SEIEM. Objetivo Optimizar el desarrollo de las actividades para la actualizacin del Manual General de Organizacin de SEIEM, mediante la aplicacin de la normatividad vigente en la materia. Alcance Aplica a todo el personal del Departamento de Estudios y Proyectos para el Desarrollo Institucional, que tenga a su cargo funciones y/o responsabilidades relativas a la elaboracin y/o actualizacin de manuales administrativos. Referencias Normas Administrativas para la Asignacin y Uso de Bienes y Servicios de las Dependencias y Organismos Auxiliares del Poder Ejecutivo Estatal. Manuales administrativos IEO-011, Gaceta del Gobierno, del Estado de Mxico; 24 de febrero del 2005. Manual General de Organizacin de Servicios Educativos Integrados al Estado de Mxico. Gaceta del Gobierno, del Estado de Mxico; noviembre del 2003 Programa de Desarrollo Institucional (PRODI) de Servicios Educativos Integrados al Estado de Mxico. 12 octubre 2007. Gua tcnica para la elaboracin de manuales de Organizacin. Junio 2005. Gua tcnica para la elaboracin de manuales de Procedimientos. Noviembre 2005. Responsabilidades El Jefe de la Unidad de Modernizacin para la Calidad del Servicio, deber: Solicitar a los titulares las observaciones y/o correcciones del objetivo y funciones de las unidades administrativas que se encuentran bajo su responsabilidad. Recibir las observaciones y/o correcciones de las unidades administrativas y enviar para su anlisis y adecuacin al Departamento de Estudios y Proyectos para el Desarrollo Institucional.

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Recibir Manual General de Organizacin de SEIEM, con adecuaciones solicitadas y envar para su revisin a las unidades administrativas. Recibir validacin de las adecuaciones realizadas al Manual General de Organizacin de SEIEM y recabar firmas de autorizacin de la Direccin General de SEIEM. Enviar Manual General de Organizacin de SEIEM, debidamente validado a la Direccin General de Innovacin. Recibir Manual General de Organizacin de SEIEM, validado y publicado en la Gaceta del Gobierno del Estado Libre y Soberano de Mxico, para difundirlo en el organismo. Los responsables de las unidades administrativas, debern: Proceder al anlisis del objetivo y funciones de su rea y realizar las observaciones y/o correcciones necesarias, posteriormente remitir el documento a la Unidad de Modernizacin para la Calidad del Servicio. El Jefe del Departamento de Estudios y Proyectos para el Desarrollo Institucional, deber: Recibir las observaciones y/o correcciones de las unidades administrativa, analizar y determinar si proceden las adecuaciones. Informar a las unidades administrativas la procedencia o improcedencia a las observaciones y/o correcciones solicitadas. Preparar la documentacin solicitando las correcciones necesarias al manual general de organizacin para ser enviado a la Direccin General de Innovacin. Trabajar en coordinacin con as reas administrativas de SEIEM, para la actualizacin del Manual General de Organizacin a SEIEM. Resguardar el original del Manual de Organizacin de SEIEM.

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Definiciones Analista.- Denominacin con que se conoce al profesionista que realiza labores de investigacin y anlisis administrativo. Asesora.- es una actividad mediante la cual se les brindar informacin, apoyo tcnico necesario o conocimientos especializados en calidad de proposiciones a las personas que as lo requiriesen para que puedan desarrollar cierta actividad. Bitcora de Trabajo.- Formato oficial en el cual se anotan los acuerdos, razones, instrucciones o pliegos petitorios, acordados por la unidad administrativa que solicita la actualizacin y/o elaboracin de un manual administrativo y el Departamento de Estudios y Proyectos para el Desarrollo Institucional, con relacin a la evolucin, en la elaboracin del manual administrativo, el cual debe ser firmado por los servidores pblicos que en el intervienen Cedula de Registro.- Formato oficial de la Unidad de Modernizacin para la Calidad del Servicio, en el cual se registra la clave de validacin correspondiente al manual administrativo una vez que se haya firmado por los servidores pblicos que deben validarlo y el cual oficializa su implementacin como documento administrativo-normativo, para la organizacin o desarrollo de las actividades de las unidades administrativas del organismo. Diagrama.- Representacin grfica de un hecho, un sistema, una situacin, un movimiento, una relacin o un fenmeno cualquiera por medio de smbolos convencionales, generalmente enlazados por lneas de interconexin. Diagrama de Flujo.- Representacin en forma grfica de la secuencia de las operaciones de un determinado procedimiento y/o el recorrido de las formas o los materiales. Difusin.- Es la accin y efecto de difundir, (propagar, divulgar o esparcir), el trmino que proviene del latn difusin, hace referencia a la comunicacin extendida de un mensaje. Gua tcnica.- Es u instrumento administrativo que integra informacin real, adems de las tcnicas necesarias para la realizacin de una o varias funciones en forma total o parcial Gua de trmites y servicios.- Es un instrumento administrativo que integra informacin real y concisa acerca de los servicios que una organizacin publica o privada proporciona al pblico y la forma en que se desahoga. Implantar.- Establecer mejoras administrativas continuas y tcnicas que permitan optimizar el desarrollo integral y funcional de un rgano administrativo. Manuales Administrativos.- Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicacin y coordinacin que permiten registrar y transmitir e forma ordenada y sistemtica,

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informacin y/o instrucciones sobre historia, organizacin, poltica, y/o procedimientos de una organizacin para el mejor desempeo de sus funciones y responsabilidades, (manual de organizacin, manual de procedimientos, guas tcnicas, guas de servicios, etc.) Manual de Organizacin.- documento administrativo que contiene informacin detallada referente al directorio, los antecedentes, la legislacin, las atribuciones, las estructuras, funciones de las unidades administrativas que integran una organizacin pblica o privada y la descripcin de los puestos; cuando el manual se refiere a una unidad administrativa en particular, los niveles jerrquicos, los grados de autoridad y responsabilidad, los canales de comunicacin y coordinacin, as como los organogramas que describen en forma grfica la estructura de organizacin. Objetivo.- Expresin cualitativa de los propsitos que se pretende alcanzar en un tiempo y espacio determinados. Manifestacin de intenciones que se quieren cumplir y que especifican con claridad en que y para que se proyecta y se debe realizar determinada accin. Procedimiento.- Es el modo de ejecutar determinadas acciones que suelen realizarse de la misma forma, con una serie comn de pasos claramente definidos, que permiten realizar un actividad o trabajo. Proceso.- Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Poltica.- Criterio de acciones institucionales establecidas como gua para poder realizar cierta actividad. Unidad Administrativa.- Constituye una seccin definida de la estructura organizativa de una organizacin pblica o privada, derivado de la divisin del trabajo administrativo en unidades orgnicas, el cual tiene delegadas y definidas sus funciones y atribuciones con el propsito de cumplir con los objetivos generales de organizacin. Validacin.- Es la accin y efecto de convertir algo en valido, hace referencia a aquello que vale legalmente a travs de la firma autgrafa de las autoridades correspondientes del organismo. Insumos Oficios de solicitud de revisin de objetivos y funciones. Resultados Manual General de Organizacin de SEIEM (actualizado) Interaccin con otros procedimientos Ninguno.

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Polticas La actualizacin del Manual General de Organizacin de SEIEM, se realizar en coordinacin con la Unidad de Modernizacin para la Calidad del Servicio, bajo la metodologa y los lineamientos administrativos y tcnicos que seale la Direccin General de Innovacin. La Unidad de Modernizacin para la Calidad del Servicio, proporcionar apoyo tcnico y asesora a las unidades administrativas, para la actualizacin del Manual General de Organizacin de SEIEM. La Unidad de Modernizacin para la Calidad del Servicio, integrar el Manual General de Organizacin de SEIEM, y gestionar ante la Direccin General de Innovacin su publicacin en la Gaceta del Gobierno, del Estado de Mxico. El Manual General de Organizacin de SEIEM, estar bajo la custodia y el resguardo, en el acervo documental de la de la Unidad de Modernizacin para la Calidad del Servicio. La difusin del Manual General de Organizacin de SEIEM, a las unidades administrativas que integran el Organismo, estar a cargo de la Unidad de Modernizacin para la Calidad del Servicio.

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Desarrollo
No. RESPONSABLE Unidad de Modernizacin para la Calidad del Servicio. Jefe de la Unidad Unidad Administrativa de SEIEM ACTIVIDAD Solicita por medio de oficio a las unidades administrativas las observaciones y/o correcciones pertinentes del objetivo y funcin de su rea. Recibe oficio de enterado, procede y realiza las observaciones y/o correcciones al objetivo y funcin de su rea y remite por medio de oficio a la Unidad de Modernizacin para la Calidad del Servicio para su revisin. Recibe oficio de las observaciones y/o correcciones al objetivo y funciones de las unidades administrativas registra y entrega al jefe de la unidad. Recibe oficio de las observaciones y/o correcciones al objetivo y funciones de las unidades administrativas, da instrucciones a la secretaria para el Jefe del Departamento de Estudios y Proyectos para el Desarrollo Institucional para el anlisis correspondiente y regresa a la secretaria. Recibe oficio con las observaciones y/o correcciones al objetivo y funciones de las unidades administrativas y las instrucciones para el Jefe del Departamento de Estudios y Proyectos para el Desarrollo Institucional, Entrega copia con las instrucciones y archiva original.

Unidad de Modernizacin para la Calidad del Servicio. Secretaria Unidad de Modernizacin para la Calidad del Servicio. Jefe de la Unidad

Unidad de Modernizacin para la Calidad del Servicio. Secretaria

Departamento de Estudios y Proyectos para el Desarrollo Institucional Jefe de Departamento

Recibe oficio de las observaciones y/o correcciones al objetivo y funciones de las unidades administrativa, se entera y procede a elaborar el anlisis de cada una de stas y determina. Proceden los cambios?

No.- Informa por medio de oficio a las unidades administrativas la improcedencia de las observaciones y/o correcciones al objetivo y funciones de su rea. Si.- Prepara la documentacin de las unidades administrativas que tendrn cambios ya sea en la denominacin, objetivo y/o funciones en el Manual de General de Organizacin de SEIEM y enva a la Unidad de Modernizacin para la Calidad del Servicio.

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No.

RESPONSABLE Unidad de Modernizacin para la Calidad del Servicio. Jefe de la Unidad

ACTIVIDAD Recibe la documentacin de las unidades administrativas que tendrn cambios ya sea en la denominacin, objetivo y/o funciones en el Manual General de Organizacin de SEIEM y enva por oficio a la Direccin General de Innovacin para su revisin. Recibe la documentacin con los cambios al Manual General de Organizacin de SEIEM, ya sea de denominacin, objetivo y/o funciones de las unidades administrativas del organismo, analiza y determina. Proceden los cambios

10

Direccin General de Innovacin Director General

11

No.- Informa mediante oficio a la Unidad de Modernizacin para la Calidad del Servicio, de la improcedencia de los cambios solicitados. Si.- Realiza los cambios solicitados al Manual General de Organizacin de SEIEM, imprime documento y enva a la Unidad de Modernizacin para la a Calidad del Servicio. Unidad de Modernizacin para la Calidad del Servicio Secretaria Unidad de Modernizacin para la Calidad del Servicio Jefe de la unidad Recibe mediante oficio el Manual de General de Organizacin de SEIEM con los cambios solicitados, registra oficio y entrega al jefe de la unidad. Recibe oficio y Manual General de Organizacin de SEIEM con los cambios solicitados, se entera, da instrucciones al Jefe del Departamento de Estudios y Proyectos para el Desarrollo Institucional y regresa a la secretaria Recibe oficio y Manual General de Organizacin de SEIEM, con las instrucciones para el Jefe del Departamento de Estudios y Proyectos para el Desarrollo Institucional y entrega copia del oficio y el Manual General de Organizacin. Archiva original de oficio. Recibe oficio y el Manual General de Organizacin de SEIEM, procede a revisar si se realizaron los cambios solicitados y determina. Se realizaron los cambios?

12

13

14

15

Unidad de Modernizacin para la Calidad del Servicio Secretaria

16

Departamento de Estudios y Proyectos para el Desarrollo Institucional Jefe de departamento

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No.

RESPONSABLE

ACTIVIDAD No.- informa a la Unidad de Modernizacin para la Calidad del Servicio. (pasa a la actividad no. 9) Si.- informa de validacin a la Unidad de Modernizacin para la Calidad del Servicio, que los cambios fueron realizados.

17

18

19

Unidad de Modernizacin para la Calidad del Servicio Jefe de la unidad

Se entera de la validacin de los cambios realizados en el Manual General de Organizacin de SEIEM, y enva mediante oficio a las unidades administrativas correspondientes para su revisin. Reciben las copias con los cambios solicitados y determina. Estn correctos?

20

Unidad Administrativa de SEIEM

21

Unidad Administrativa de SEIEM

No.- informa a la Unidad de Modernizacin para la Calidad del Servicio. (Pasa a la actividad no. 9) Si.- informa a la Unidad de Modernizacin para la Calidad del Servicio. validando los cambios realizados en el Manual General de Organizacin de SEIEM.

22

23

Unidad de Modernizacin para la Calidad del Servicio. Jefe de la Unidad

Recibe oficio de validacin de los cambios realizados al Manual General de Organizacin de SEIEM y enva mediante oficio el documento a la Direccin General de SEIEM, para la firma de validacin correspondiente. Recibe Manual General de Organizacin de SEIEM, firma en el apartado correspondiente y remite a la Unidad de Modernizacin para la Calidad del Servicio. Recibe Manual General de Organizacin de SEIEM, debidamente firmado y enva mediante oficio a la Direccin General de Innovacin, solicitando la firma de validacin correspondiente. Recibe Manual General de Organizacin de SEIEM debidamente firmado y firma en el apartado correspondiente y remite a la Unidad de Modernizacin para la Calidad del Servicio

24

Direccin General de SEIEM Director General

25

Unidad de Modernizacin para la Calidad del Servicio Jefe de la Unidad

26

Direccin general de Innovacin Director General

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No.

RESPONSABLE Unidad de modernizacin para la calidad del servicio Jefe de la Unidad

ACTIVIDAD Recibe Manual General de Organizacin de SEIEM, debidamente firmado y enva mediante oficio a la Secretara Particular de la Direccin General de SEIEM, solicitando recabar la firma del C. Secretario de Educacin.

27

28

Direccin General de SEIEM Secretaria Particular

Recibe Manual General de Organizacin de SEIEM, debidamente firmado y enva mediante oficio a la Secretara de Educacin para firma. Recibe Manual General de Organizacin de SEIEM, firma de validacin en el apartado correspondiente y remite a la Secretara Particular de la Direccin General de SEIEM. Recibe Manual General de Organizacin, debidamente firmado y enva mediante oficio a la Unidad de Modernizacin para la Calidad del Servicio. Recibe Manual General de Organizacin, debidamente firmado y validado, enva mediante oficio a la Direccin General de Innovacin, solicitando su publicacin en la Gaceta del Gobierno, Peridico Oficial del Gobierno del Estado de Mxico. Recibe Manual General de Organizacin de SEIEM, debidamente firmado y validado, y publica en la Gaceta del Gobierno, Peridico Oficial del Gobierno del Estado de Mxico. Enva documento autorizado y publicado a la Unidad de Modernizacin para la Calidad del Servicio.

29

Secretara de Educacin C. Secretario de Educacin

30

Direccin General de SEIEM Secretaria particular

31

Unidad de modernizacin para la calidad del servicio Jefe de la unidad

32

Direccin General de Innovacin Director General

33

Unidad de modernizacin para la calidad del servicio Jefe de la Unidad

Recibe manual General de Organizacin de SEIEM, debidamente autorizado y publicado, difunde el documento a las unidades administrativas de SEIEM y archiva. Termina

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ACTUALIZACIN DEL MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIN DE SEIEM

UNIDAD DE MODERNIZACIN PARA LA CALIDAD DEL SERVICIO

UNIDAD ADMINISTRATIVA DE LOS SEIEM

DEPARTAMENTO DE ESTUDIOS Y PROYECTOS PARA EL DESARROLLO INSTITUCIONAL

DIRECCIN GENERAL DE INNOVACIN

DIRECCIN GENERAL DE SEIEM

SECRETARA DE EDUCACIN

INICIO

1
JEFE SOLICITA MEDIANTE OFICIO CORRECCIONES AL OBJETIVO Y FUNCIN

2
JEFE RECIBE, REALIZA CORRECCIONES Y ENVA MEDIANTE OFICIO

3
SECRETARIA RECIBE OFICIO CON CORRECCIONES REGISTRA Y ENTREGA

4
JEFE RECIBE OFICIO CON CORRECCIONES, DA INSTRUCCIONES AL JEFE DEL DEPTO. DE EPPDI Y REGRESA

5
SECRETARIA RECIBE OFICIO CON CORRECCIONES, W INATRUCCIONEES PARA EL JEFE DEL DEPTO. DE EPPDI Y ENTREGA

6
JEFE RECIBE OBSERVACIONES Y/O CORRECCIONES, ELABORA ANALISIS Y DETERMINA

SI

PROCEDEN ADECUACIONES?

NO

7
RECIBE OBSERVACIONES Y/O CORRECCIONES, ELABORA ANALISIS Y DETERMINA

8
PREPARA LA DOCUMENTACIN CON LOS CAMBIOS AL MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIN Y ENVA

9
JEFE RECIBE LA DOCUMENTACIN CON LOS CAMBIOS AL MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIN Y ENVA

10

RECIBE LA DOCUMENTACIN CON LOS CAMBIOS AL MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIN Y DETERMINA

SI

PROCEDEN ADECUACIONES?

NO

11
INFORMA DE LA IMPROCEDENCIA DE LOS CAMBIOS AL MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIN

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ACTUALIZACIN DEL MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIN DE SEIEM

UNIDAD DE MODERNIZACIN PARA LA CALIDAD DEL SERVICIO

UNIDAD ADMINISTRATIVA DE LOS SEIEM

DEPARTAMENTO DE ESTUDIOS Y PROYECTOS PARA EL DESARROLLO INSTITUCIONAL

DIRECCIN GENERAL DE INNOVACIN

DIRECCIN GENERAL DE SEIEM

SECRETARA DE EDUCACIN

A
12

13
SECRETARIA RECIBE MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIN Y ENTREGA AL JEFE DE LA UMCS

REALIZA LOS CAMBIOS SOLICITADOS AL MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIN Y ENVA A LA UMCS

14
JEFE RECIBE MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIN DA INSTRUCCIONES AL JEFE DEL DEPTO. DE EPPDI Y DEVUELVE

15
SECRETARIA RECIBE MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIN CON INSTRUCCIONES PARA EL JEFE DEL DEPTO. DE EPPDI Y ENTREGA

16
JEFE RECIBE MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIN CON INSTRUCCIONES REVISA Y DETERMINA

SE REALIZARON LOS CAMBIOS?

NO

17
INFORMA POR OFICIO A LA UNIDAD DE MODERNIZACIN DE LOS CAMBIOS NO REALIZADOS (Pasa a la actividad No. 9)

18

19
JEFE RECIBE MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIN Y ENVA MEDIANTE OFICIO, PARA SU REVISIN

ENVA MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIN VALIDANDO LOS CAMBIOS REALIZADOS

20
JEFE

RECIBE COPIA CON LOS CAMBIOS SOLICITADOS Y DETERMINA

ESTN CORRECTOS?

NO

21

INFORMA A LA UMCS (PASA A LA ACTIVIDAD No. 9)

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ACTUALIZACIN DEL MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIN DE SEIEM

UNIDAD DE MODERNIZACIN PARA LA CALIDAD DEL SERVICIO

UNIDAD ADMINISTRATIVA DE LOS SEIEM

DEPARTAMENTO DE ESTUDIOS Y PROYECTOS PARA EL DESARROLLO INSTITUCIONAL

DIRECCIN GENERAL DE INNOVACIN

DIRECCIN GENERAL DE SEIEM

SECRETARA DE EDUCACIN

B
22

23
JEFE RECIBE VALIDACIONES Y ENVA MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIN PARA FIRMA DEL C. DIRECTOR GENERAL

INFORMA A LA UMCS DE QUE LOS CAMBIOS SON CORRECTOS

24
DIRECTOR GRAL. RECIBE MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIN FIRMA EN EL APARTADO CORRESPONDIENTE Y DEVUELVE

25
RECIBE MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIN FIRMADO Y ENVA A LA DIRECCIN GENERAL DE INNOVACIN

26
DIRECTOR GRAL. RECIBE MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIN FIRMA EN EL APARTADO CORRESPONDIENTE Y DEVUELVE

27
RECIBE MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIN FIRMADO Y ENVA A LA SECRETARA PARTICULAR

28
SECRETARA PARTICULAR RECIBE MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIN Y ENVA A LA SECRETARA DE EDUCACIN

29
C. SECRETARIO RECIBE MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIN, FIRMA DE VALIDACIN Y DEVUELVE

30

31
RECIBE MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIN Y ENVA A LA DIRECCIN GENERAL DE INNOVACIN

RECIBE MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIN FIRMADO Y ENVA A LA UMCS

32

33
RECIBE MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIN PUBLICADO EN GACETA, DIFUNDE Y ARCHIVA

RECIBE MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIN PUBLICA EN GACETA Y ENVA

TERMINA

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Medicin Indicador para medir la actualizacin del Manual de Organizacin de las reas administrativas de SEIEM. Nmero solicitudes de cambios en denominacin, objetivo y/o funciones solicitados Nmero de cambios en denominacin, objetivo y/o funciones autorizados Registros de evidencias El original del Manual de General de Organizacin SEIEM, se encuentra en poder de la Unidad de Modernizacin para la Calidad del Servicio. % de actualizaciones al Manual General de Organizacin de SEIEM

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Primera Junio 2011 205C12001 VI VI.- SIMBOLOGA

Smbolo

Representa Inicio o final de procedimiento. Seala el principio o fin de un procedimiento. Cuando se utilice para indicar el principio del procedimiento se anotar la palabra INICIO y cuando se termine se escribir la palabra FIN. Conector de procedimientos. Es utilizado para sealar que un procedimiento proviene o es la continuacin de otros. Es importante anotar, dentro del smbolo, el nombre del proceso del cual se deriva o hacia donde va. Decisin. Se emplea cuando en la actividad se requiere preguntar si algo procede o no, identificando dos o ms alternativas de solucin. Para fines de mayor claridad y entendimiento, se describir brevemente en el centro del smbolo lo que va a suceder, cerrndose la descripcin con el signo de interrogacin. Formato impreso. Representa formas impresas, documentos, reportes, listados, etc., y se anota despus de cada operacin, indicando dentro del smbolo el nombre del formato; cuando se requiera indicar el nmero de copias de formatos utilizados o que existen en una operacin, se escribir la cantidad en la esquina inferior izquierda; en el caso de graficarse un original se utilizar la letra O. Cuando el nmero de copias es elevado, se interrumpe la secuencia, despus de la primera se deja una sin numerar y la ltima contiene el nmero final de copias; ahora bien, si se desconoce el nmero de copias en el primer smbolo se anotar una X y en el ltimo una N. Finalmente para indicar que el formato se elabora en ese momento, se marcar en al ngulo inferior derecho un tringulo negro. Lnea contina. Marca el flujo de la informacin y los documentos o materiales que se estn realizando en el rea. Su direccin se maneja a travs de terminar la lnea con una pequea lnea vertical y puede ser utilizada en la direccin que se requiera y para unir cualquier actividad. Operacin. Muestra las principales fases del procedimiento y se emplea cuando la accin cambia. Asimismo, se anotar dentro del smbolo un nmero en secuencia y se escribir una breve descripcin de los que sucede en este paso al margen del mismo.

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Primera Junio 2011 205C12001 VII

VII.-REGISTRO DE EDICIONES Primera Edicin: Junio 2011.

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Primera Junio 2011 205C12001 VIII

VIII.- DISTRIBUCIN El original del Manual de Procedimientos del Departamento de Estudios y Proyectos para el Desarrollo Institucional se encuentra en poder de la Unidad de Modernizacin para la Calidad del Servicio. Las copias estn distribuidas de la siguiente manera: 1. Unidad de Modernizacin para la Calidad del Servicio. 2. Departamento de Estudios y Proyectos para el Desarrollo Institucional.

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Primera Junio 2011 205C12001 IX IX.- VALIDACIN

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Primera Junio 2011 205C12001 X

X.- CRDITOS El Manual de Procedimientos del Departamento de Estudios y Proyectos para el Desarrollo Institucional, fue elaborado en coordinacin con los servidores pblicos adscritos a este departamento.

MP/ Manual de Procedimientos del Departamento de Estudios y Proyectos para el Desarrollo Institucional. SECRETARIA DE EDUCACIN SERVICIOS EDUCATIVOS INTEGRADOS AL ESTADO DE MEXICO

Responsable de su elaboracin y revisin Arq. Enrique Cuenca Ruz.- Analista del Departamento de Estudios y Proyectos para el Desarrollo Institucional. Francisco Raymundo Nava Gonzlez.- jefe del Departamento de Estudios y Proyectos para el Desarrollo Institucional.