APOSTILA DE ARQUIVOLOGIA Professora: Ana Claudia Dias

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Sumrio
I. Contextualizao inicial............................................................................. 1.1. Origem dos arquivos................................................................................. II. O arquivo................................................................................................. 2.1. Conceito de arquivo.................................................................................. 2.2. Classificao dos arquivos................................................................... 2.3 Tipos de administrao de arquivos....................................................... 2.4. Tipos de arquivamento....................................................................... 2.5. Tipos de acesso................................................................................. 2.6. Estgios de evoluo do arquivo.......................................................... 2.7. Transferncia e recolhimento..................................................................... 2.8. Tabela de temporalidade de documentos (TTD)..................................... 2.9. Arranjo dos arquivos permanentes....................................................... 2.10. Instrumentos de pesquisa de arquivo................................................. 2.11. Conceitos importantes...................................................................... III. O documento................................................................................... 3.1. Conceito de documento............................................................................. 3.2. Classificao dos documentos..................................................................... 3.3. Tipos de documentos................................................................................ 3.4. Valorao dos documentos......................................................................... 3.5. Caractersticas dos documentos de acordo com prazo de guarda.................... 3.6. Mtodos de arquivamento.......................................................................... 3.7. Preservao de Documentos............................................................... I.V. Gesto de documentos........................................................................... 4.1. Arquivologia e a prtica da gesto de documentos................................. 4.2. O que Gesto de Documentos?......................................................... 4.3. GED Gerenciamento Eletrnico de Documentos................................... 4.4. Workflow.......................................................................................... V. Referncias Bibliogrficas................................................................. 3 3 4 4 5 6 6 7 7 9 10 10 11 12 14 14 14 18 18 19 20 38 43 43 44 48 48 49

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I. Contextualizao inicial
1.1. Origem dos arquivos
A palavra arquivo de origem grega, derivada de ARCHEION (depsito de documentos), na antiga Grcia. H os que dizem provir do Latim ARCHIVUM, que significava lugar onde eram guardados antigos ttulos, papis etc. De incio o homem somente se comunicava por gestos (linguagem mmica). Posteriormente surgiram os sons, depois os vocbulos e consequentemente a linguagem oral. J havia se conseguido muito em termos de comunicao. No entanto, as informaes ao serem transferidas a longas distncias perdiam muito do seu significado real. Visando a perpetuao da informao surge a linguagem escrita. A origem do arquivo d-se no exato momento em que o homem passou a preocupar-se em registrar as informaes. Como suportes da informao eram utilizados: o mrmore, o cobre, o marfim, as tbuas, os tabletes de argila e outros materiais. S mais tarde que apareceram os papiros, pergaminhos e, finalmente o papel.

Ex: papiro

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II. O arquivo
2.1. Conceito de arquivo
Arquivo um conjunto de documentos produzidos ou recebidos por uma pessoa fsica ou jurdica, pblica ou privada caracterizada pela natureza orgnica de sua acumulao e conservado, por essas pessoas ou seus sucessores, para fins de prova ou informao. Portanto, a funo do arquivo de guarda e conservao dos documentos, objetivando a sua utilizao. Eles so de extrema importncia para: reconstituio e preservao da memria; apoio administrativo; fonte de informao; guardio de matria prima para trabalho de pesquisa histrica.

Podemos afirmar que o arquivo fundamental para o desenvolvimento dos trabalhos realizados nas empresas e instituies culturais, pois os mesmos possuem uma forma de organizao da informao, seja ela escrita, sonora, audiovisual, impressa, desenhada etc. Portanto, de suma importncia dizer, que todas as decises geralmente so tomadas, a partir das informaes encontradas nos arquivos (memria da instituio ou empresa).

Saiba mais !
Arquivo a acumulao ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituio ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecuo de seus objetivos, visando utilidade que podero oferecer no futuro. Biblioteca o conjunto de material, em ordenadamente para estudo, pesquisa e consulta. sua maioria impresso, disposto

Museus so instituies de interesse pblico, criadas com a finalidade de conservar, estudar e colocar disposio do pblico conjuntos de peas e objetos de valor cultural. Apesar dos trs terem a mesma funo de guardar e preservar, os seus objetivos so distintos, segundo PAES (1991) a finalidade das bibliotecas e museus essencialmente cultural, enquanto dos arquivos primordialmente funcional, muito embora o valor cultural exista, uma vez que constituem a base fundamental para o conhecimento da histria.

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2.2. Classificao dos arquivos

Os arquivos podem ser classificados por entidade mantenedora, extenso, natureza de documento e administrao.

Entidade mantenedora
arquivos pblicos: conjunto de documentos produzidos ou recebidos por instituies governamentais de mbito federal, estadual ou municipal, em decorrncia de suas funes especficas, administrativas, judicirias ou legislativas. arquivos privados: conjunto de documentos produzidos ou recebidos por instituies no governamentais, famlias ou pessoas fsicas, em decorrncia de suas atividades especficas e que possuam uma relao orgnica perceptvel do processo de acumulao.

Extenso
arquivos setoriais: so aqueles que funcionam junto aos criadores do documento, cumprindo funes de arquivo corrente. arquivos gerais ou centrais: so aqueles que se destinam a receber os documentos dos arquivos setoriais provenientes dos diversos rgos.

Natureza de documento
arquivos especiais: aquele que tem sob sua guarda documentos de formas fsicas diversas: fotografias, slides, discos, fitas magnticas, fita cassetes, disquetes, CD-ROM, microformas, etc., e que por essa razo, merece tratamento especial em seu armazenamento, registro, acondicionamento, controle, conservao e etc.

arquivos especializados: aquele que tem sob sua custdia os documentos resultante da experincia humana num campo especfico, independente da forma fsica que apresentem, como por exemplos: arquivos mdicos ou hospitalares, arquivo de engenharia e assim por diante.

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2.3 Tipos de administrao de arquivos

Centralizado

Descentralizado

Centralizado - Unio da documentao e das atividades de controle do arquivo (recebimento, registro, distribuio, movimentao e expedio) em um s local. Descentralizado - Separao atividades de controle da documentao e das atividades de controle do e descentralizao dos arquivos; e,

arquivo. A descentralizao obedece basicamente a dois critrios: centralizao das (protocolo) descentralizao das atividades de controle e dos arquivos. A descentralizao se aplica somente na idade corrente de arquivo. Nas idades intermediria e permanente os arquivos devem ser mantidos centralizados. A escolha da centralizao ou descentralizao do arquivo est diretamente ligada a atividades e volume de documentos da instituio.

2.4. Tipos de arquivamento

Podemos entender como tipo de arquivamento a posio que so dispostas as fichas e documentos e no a forma dos mveis onde se faz a guarda dos mesmos. So dois, horizontais e verticais. horizontais: os documentos so acondicionados um sobre os outros e armazenados, sobre estantes, escaninhos e caixas. Sendo amplamente utilizado para: plantas, mapas e desenhos.

Ex.:

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verticais: os documentos so acondicionados uns atrs dos outros, permitindo assim sua consulta.

Ex.:

Importante !
Mvel: destinado a guarda de documentos. Prdio: ou uma de suas partes, onde so guardados os conjuntos arquivsticos. Unidade administrativa: possui como funo reunir, ordenar, guardar e dispor para o uso, conjuntos de documentos, segundo os princpios e tcnicas arquivsticas.

2.5. Tipos de acesso

franqueado ou ostensivo: documento de consulta livre. restrito: documento de consulta limitada.

2.6. Estgios de evoluo do arquivo

Valette (1973) definiu trs fases de evoluo dos arquivos, que denominou de Teoria das trs idades. So eles: arquivo corrente, arquivo intermedirio e arquivo permanente.

Arquivo corrente: primeira idade

Todos os documentos produzidos, recebidos ou consultados freqentemente e conservados nos prprios setores onde se originam.

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A sua funo guardar, conservar e classificar os documentos, segundo um planejamento pr-estabelecido. Suas atividades so: produzir, receber, classificar, arquivar, controlar, selecionar e transferir os documentos. Geralmente localizam-se nos escritrios, setores ou prximo deles. costume tambm registrar os documentos nos protocolos para assegurar seu controle de tramitao e permitir que sejam localizados a qualquer momento.

Arquivo intermedirio: segunda idade

Arquivamento transitrio dos documentos de reduzida utilizao, assegurando o processamento, armazenagem e acesso racional com vista a custdia, a pesquisa e a eliminao. Antigamente somente existiam duas idades dos Arquivos. O documento passava da idade administrativa para a idade histrica. A transio entre uma e outra no era considerada. Os documentos administrativos quando se tornavam inteis, eram transferidos para os Arquivos Permanentes, sem um critrio definido. s vezes permaneciam nos Arquivos Corrente por longos anos, sofrendo o risco de perda. Tendo como base os problemas que eram causados nos Arquivos, surgiu a noo de pr-arquivamento, com a teoria da idade intermediria, entre a administrativa e a permanente. a) Funes Custodiar temporariamente a documentao pblica ou privada de reduzida utilizao. Custodiar a documentao de rgos recentemente extintos. Custodiar a documentao relativa as atividades especiais ou extintas. Custodiar a documentao regular ou especial; de: valor histrico ou relativo, ainda no avaliada para custdia definitiva. b) Objetivos Reduzir os custos da documentao.

APOSTILA DE ARQUIVOLOGIA Professora: Ana Claudia Dias Favorecer a eficincia das operaes governamentais. Contribuir para a racionalizao da guarda e preservao dos documentos de arquivo.

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Arquivo permanente: terceira idade

Onde os documentos que perderam todo seu valor administrativo so conservados, porque possuem contedo histrico e probatrio. Esses documentos permitem conhecer todo um passado histrico. Todo o material proveniente dos Arquivos Correntes e Intermedirios. O material deve vir em grupos, ordenados e classificados segundo um critrio pr-estabelecido. A responsabilidade dos funcionrios muito grande, pois, tero que conservar e preservar toda a documentao ali recolhida, alm de arranjar o material da melhor forma, possibilitando o acesso a pesquisa histrica e recuperando a informao no mais curto espao de tempo. Os documentos no arquivo permanente no devem ser eliminados.

2.7. Transferncia e recolhimento

Transferncia
Passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermedirio.

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO INTERMEDIRIO

TRANSFERNCIA

A transferncia da documentao deve ser feita, mediante um critrio pr-estabelecido dos setores interessados. A remessa efetuada em duas ou trs vias, enfocando as seguintes informaes: setor de onde provm os documentos; forma de ordenao; quantidade, datas limites etc.

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APOSTILA DE ARQUIVOLOGIA Professora: Ana Claudia Dias Todos os arquivos Correntes e Intermedirios devem enviar documentos para os arquivos permanentes, havendo, porm, um regimento onde se defina todos os procedimentos a serem adotados quanto ao recolhimento.

Recolhimento
Passagem de documentos do arquivo intermedirio para o arquivo permanente cujas informaes tm um carter histrico ou informativo, que j sofreram a avaliao e sua destinao final.

ARQUIVO INTERMEDIRIO

ARQUIVO PERMANENTE

RECOLHIMENTO

2.8. Tabela de temporalidade de documentos (TTD)

o instrumento que determina os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e intermedirios ou recolhidos aos arquivos permanentes, estabelecendo critrios para microfilmagem, guarda ou eliminao de cada documento. A Tabela de Temporalidade um instrumento aprovado por autoridade competente da Empresa.

2.9. Arranjo dos arquivos permanentes

Fundo arquivstico
A principal unidade de arranjo estrutural / funcional nos arquivos permanentes, constituda dos documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivos (Princpio da Provenincia).

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Srie
Designao dada s divises de um fundo arquivstico, que refletem a natureza de sua composio, seja ela estrutural, funcional ou por espcie documental. As sries podem ser divididas em subsries.

Unidade de Arquivamento
O menor conjunto de documentos, reunido de acordo com um critrio de arranjo preestabelecido. Tais conjuntos so denominados dossi, pastas, maos ou pacotilhas.

Item Documental
A menor unidade arquivstica materialmente indivisvel.

2.10. Instrumentos de Pesquisa de Arquivo

Meio de disseminao e recuperao da informao contida nos documentos dos arquivos. Os instrumentos de pesquisa so: guia: Meio de pesquisa destinado a orientar os usurios para a utilizao das sries que integram um arquivo permanente. ndice: Lista sistemtica, pormenorizada, dos elementos do contedo de um documento ou grupo de documentos, disposta em determinada ordem para indicar e facilitar sua localizao no texto. inventrio sumrio: Instrumento no qual as unidades de arquivamento de um fundo arquivstico ou de uma de suas divises so identificadas e brevemente descritas. inventrio analtico: Instrumento no qual as unidades de arquivamento de um fundo arquivstico ou de suas divises so descritas pormenorizadamente. repertrio: Instrumento no qual so descritos, pormenorizadamente,

documentos previamente selecionados, pertencentes a um ou mais fundos arquivsticos, podendo ser elaborado segundo critrio temtico, cronolgico, onomstico ou geogrfico.

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tabela de equivalncia: Instrumento que d equivalncia de antigas notaes para as novas que tenham sido adotadas, em decorrncia de alteraes no sistema de arranjo de um arquivo.

catlogo: Instrumento de pesquisa elaborado segundo um critrio temtico, cronolgico, onomstico ou geogrfico, incluindo todos os documentos pertencentes a um ou mais fundos arquivsticos, descritos de forma sumria ou pormenorizados.

2.11. Conceitos Importantes

Protocolo
Denominao geralmente atribuda a setores encarregados do recebimento, registro, distribuio e movimentao de documentos em curso. Denominao atribuda ao prprio nmero de registro do documento. Livro de registro de documentos recebidos ou expedidos.

Classificao de documentos = arranjo de documentos

Processo que, na organizao de arquivos permanentes, consiste na ordenao estrutural ou funcional - dos documentos em fundos arquivsticos, na ordenao de sries dentro dos fundos e, se necessrio, de subsries e itens documentais dentro das sries.

Avaliao: Processo de anlise de arquivo visando estabelecer a destinao final

do documento (guarda permanente ou eliminao) de acordo com valores probatrios ou informativos.

Eliminao/Descarte: Destruio de documentos julgados destitudos de valor

para guarda permanente.

Metro Linear: A unidade de controle de extenso dos arquivos, tomando-se como

base o espao ocupado pelos documentos nas estantes

Paleografia: Estudo dos escritos antigos.

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Diplomtica: Corpo de conceitos e mtodos, originalmente desenvolvidos nos

sculos XVII e XVIII, com o objetivo de provar a autenticidade e a fidelidade dos documentos.

Pasta: So folhas de cartolina ou papelo forte dobradas para guardar documentos.

Podem ser simples, sanfonadas, suspensas entre outras.

Projeo: a salincia na parte superior da guia. Pode ser recortada no prprio

papelo.

Notao: a inscrio feita na projeo. Pode ser alfabtica, numrica, alfanumrica, aberta ou fechada. Simples abertas (indicam o limite inicial) Ex.: A, B, C, Ab, Ac ...
A Ab

Simples composta ou fechada (indicam o limite inicial e final) Ex.: Aa Al / Am Az ...

Aa - Al

Dossi: Unidade de Arquivamento formada por documentos diversos pertinentes a

um determinado assunto ou pessoa.

Processo: Termo geralmente usado na administrao pblica para designar o

conjunto de documentos reunidos com capa especial e que vo sendo organicamente acumulados no decurso de uma ao administrativa ou jurdica.

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III. O documento
3.1. Conceito de documento
Registro de uma informao independentemente da natureza do suporte que a contm. Aquele que, produzido ou recebido por uma Instituio pblica ou privada, no exerccio de suas atividades, constitua elemento de prova ou de informao. Registro de uma informao, produzido ou recebido por uma instituio pessoa fsica ou jurdica, que constitua elemento de prova ou de informao, independentemente da natureza do suporte que a contm (papel, audiovisual, iconogrfico, meio magneto tico, fotogrfico, filme entre outros).

3.2. Classificao dos documentos

Segundo sua forma, contedo e caracterstica fsica, os documentos podem ser classificados segundo: gnero, natureza do assunto, espcie e tipo de documento.

Gnero
Os documentos podem ser definidos segundo o aspecto de sua representao nos diferentes suportes: Cartogrficos: documentos em formatos e dimenses variveis, contendo representaes geogrficas, arquitetnicas ou de engenharia. Exemplos: mapas, plantas, perfis. Icnogrficos: documentos em suporte sintticos, em papel emulsionado ou no, contendo imagem esttica. Exemplo: fotografias (diapositivos, ampliaes e negativos fotogrficos, desenhos e gravuras.

Informticos: documentos produzidos, tratados e armazenados em computador. Exemplo: disco flexvel (disquete), disco rgido e disco ptico.

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APOSTILA DE ARQUIVOLOGIA Professora: Ana Claudia Dias Filmogrficos: documentos em pelculas cinematogrficas e fitas magnticas de imagens (tapes), conjugadas ou no em trilhas sonoras, com bitolas e dimenses variveis, contendo imagens em movimento. Exemplos: filmes e fitas videomagnticas. Microgrficos: documentos em suporte flmico resultante da microproduo de imagens, mediante a utilizao de tcnicas especficas. Exemplo: microficha, microfilme em rolo, carto e jaqueta. Textuais: documentos manuscritos, datilografados/digitados ou impressos. Apresentam inmeros tipos fsicos ou espcies documentais criados para produzir determinada ao especfica, tais como: contratos, folha de pagamento, livros de contas, requisies diversas, atas, relatrios, regimentos regulamentos, editais, certides, tabela questionrios, correspondncia e outros. Ex.: datilografados, impressos ou manuscritos. Sonoros: documentos com dimenses e rotaes variveis, contendo registros fonogrficos. Exemplo: discos e fitas audiomagnticas.

Natureza do assunto
Ostensivo ou Ordinrio: as informaes contidas no documento, no prejudicam a administrao, quando divulgadas. Sigiloso: as informaes contidas no documento, por sua natureza devam ser de conhecimento restrito e, portanto, necessitam de medidas especiais de segurana, quanto a sua custdia e divulgao.

Segundo a natureza do grau de sigilo e a extenso de circulao do assunto, e de acordo com a lei 12.527 de 18 de Novembro de 2011 a informao em poder dos rgos e entidades pblicas, observado o seu teor e em razo de sua imprescindibilidade segurana da sociedade ou do Estado, poder ser classificada como ultrassecreta, secreta ou reservada.So consideradas imprescindveis segurana da sociedade ou do Estado e, portanto, passveis de classificao as informaes cuja divulgao ou acesso irrestrito possam: I - pr em risco a defesa e a soberania nacionais ou a integridade do territrio nacional;

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APOSTILA DE ARQUIVOLOGIA Professora: Ana Claudia Dias II - prejudicar ou pr em risco a conduo de negociaes ou as relaes internacionais do Pas, ou as que tenham sido fornecidas em carter sigiloso por outros Estados e organismos internacionais; III - pr em risco a vida, a segurana ou a sade da populao; IV - oferecer elevado risco estabilidade financeira, econmica ou monetria do Pas; V - prejudicar ou causar risco a planos ou operaes estratgicos das Foras Armadas; VI - prejudicar ou causar risco a projetos de pesquisa e desenvolvimento cientfico ou tecnolgico, assim como a sistemas, bens, instalaes ou reas de interesse estratgico nacional; VII - pr em risco a segurana de instituies ou de altas autoridades nacionais ou estrangeiras e seus familiares; ou VIII - comprometer atividades de inteligncia, bem como de investigao ou fiscalizao em andamento, relacionadas com a preveno ou represso de infraes.

Os prazos mximos de classificao so os seguintes: I - grau ultrassecreto: vinte e cinco anos; II - grau secreto: quinze anos; e III - grau reservado: cinco anos. Poder ser estabelecida como termo final de restrio de acesso a ocorrncia de determinado evento, observados os prazos mximos de classificao. As informaes que puderem colocar em risco a segurana do Presidente da Repblica, Vice-Presidente e seus cnjuges e filhos sero classificadas no grau reservado e ficaro sob sigilo at o trmino do mandato em exerccio ou do ltimo mandato, em caso de reeleio.

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Espcie
Designao dos documentos segundo seu aspecto formal, ou seja as espcies documentais so definidas tanto em razo da natureza dos atos que lhes deram origem, quanto pela forma dos registros dos fatos. Tomando por base os atos administrativos mais comuns temos as seguintes espcies documentais: Atos normativos: so as regras e normas expedidas por autoridades administrativas. Exemplos: medida provisria, decreto, estatuto, regimento, regulamento, resoluo, portaria, instruo normativa, ordem de servio, deciso, acrdos, despacho provisrio. Atos enunciativos: so os opinativos que esclarecem os assuntos, visando a fundamentar uma soluo. Exemplos: parecer, relatrio, voto, despacho interlocutrio. Atos de assentamento: so os configurados por registros, consubstanciando assentamento sobre fatos ou ocorrncias. Exemplos: apostila, ata, termo, auto de infrao. Atos comprobatrios: so os que comprovam assentamentos, decises etc. Exemplos: traslado, certido, atestado, cpia autenticada ou idntica. Atos de ajuste: so representados por acordos em que a administrao pblica parte. Exemplos: tratado, convnio, contrato, termos (transao, ajuste, etc.). Atos de correspondncia: objetivam a execuo dos atos normativos, em sentido amplo. Exemplos: aviso, ofcio, carta, memorando, mensagem, edital, intimao, exposio de motivos, notificao, telegrama, telex, telefax, alvar, circular.

3.3. Tipos de documentos

Documento comercial: todo aquele relacionado ao ato comercial. Documento histrico: toda fonte informativa, onde o historiador pode recolher
dados de interesse para o conhecimento do passado humano.

Documento legal: aquele que para fora de lei se obrigado a emitir ou guardar.

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Documento oficial: todo e qualquer documento arquivado ou em trnsito nos

rgos dos Poderes Executivo, Legislativo, e Judicirio, inclusive nos de administrao indireta, da Unio, Estado, Distrito Federal, Territrios e Municpios.

Documento original: aquele que d inicio a um processo, seja ele primeira,

segunda via, ou qualquer modalidade de cpia.

Documento particular: todo e qualquer documento arquivado ou em trnsito em

estabelecimento particular, independentemente de suas origens. Todo aquele que no foi criado ou determinado por lei, portanto no se obrigado a emitir ou guardar.

Documento pblico: So aqueles produzidos e recebidos pelos rgos do poder

pblico, constituindo-se em patrimnio da Nao, tendo em vista o direito dos seus cidados ao acesso a informao neles contidas.

3.4. Valorao dos documentos

Para aplicao dos critrios de avaliao dos documentos de arquivo, preciso identificar os seus valores primrio e secundrio.

Valor primrio
Refere-se ao valor que o documento apresenta para a consecuo dos fins explcitos a que se prope tendo em vista seu uso para fins administrativos, legas e fiscais. Valor administrativo: valor que possuem dos documentos que testemunham a poltica e os procedimentos adotados pelo organismo, no desempenho de suas funes. Valor legal ou jurdico: valor que possuem os documentos que envolvem direitos a curto ou longo prazo tanto do Governo quanto de terceiros e que possuem carter probatrio. Valor fiscal: valor que possuem os documentos relativos a operaes financeiras e a comprovao de despesas e receita.

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Valor secundrio
Refere-se possibilidade de uso dos documentos para fins diferentes daqueles para os quais foram originalmente criados: o documento passa a ser fonte de pesquisa e informao para o prprio servio e de terceiros.

3.5. Caractersticas dos documentos de acordo com prazo de guarda

Guarda eventual
So documentos de interesse passageiro que no possuem valor administrativo e jurdico para o rgo.

Guarda temporria
So aqueles em que prevalece o interesse administrativo como determinante do seu valor e, consequentemente, do seu prazo de reteno.

Guarda permanente
So documentos de valor probatrio, isto , relativos a direitos, tanto de pessoas fsicas ou jurdicas quanto da coletividade, e de valor informativo sobre as pessoas, fatos ou fenmenos, considerados cientificamente relevantes.

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3.6. Mtodos de arquivamento

So vrias rotinas que envolvem o arquivamento de um documento na fase corrente e, do cuidado dispensando a cada uma delas, depende o bom atendimento ao usurio. Na escolha do mtodo de arquivamento deve considerar as caractersticas dos documentos ao serem classificados, identificando o aspecto pelo qual o documento mais freqentemente consultado. Os mtodos comumente utilizados so:

Mtodo alfabtico
o mtodo mais simples, fcil e prtico. Sua consulta direta e o elemento principal a ser considerado o nome ou a razo social. Conhecido tambm como mtodo nominal ou onomstico. Existe divergncia na maneira de arquivar os nomes. Acham prefervel faz-lo pelo prenome, apesar do critrio tecnicamente mais adequado, ser pelo ltimo, o sobrenome, depois a vrgula e em seguida todo o nome em sua ordem normal. Vantagem: rapidez, fcil implantao, acesso direto e manuseio. Desvantagem: erro no ato de arquivar. No arquivamento dos nomes devemos observar pequenas regras, conhecida como Regras de Alfabetao. 1) Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo sobrenome e depois o prenome. Ex.: Joo Barbosa / Pedro Almeida Coimbra / Paulo Santos Arquivam-se: BARBOSA, Joo COIMBRA, Pedro Almeida SANTOS, Paulo OBS: Sobrenomes iguais quando houver, prevalece a ordem alfabtica do prenome. EX.: Wilson Ferreira / Ademar Ferreira / Edson Ferreira Arquivam-se: FERREIRA, Ademar FERREIRA, Edson FERREIRA, Wilson

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APOSTILA DE ARQUIVOLOGIA Professora: Ana Claudia Dias 2) Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hfen , no se separam. Ex.: Camilo Castelo Branco / Fbio Monte Verde / Heitor Villa-Lobos Arquivam-se: CASTELO BRANCO, Camilo MONTE VERDE, Fbio VILLA-LOBOS, Heitor 3) Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou So seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo. Ex.: Waldemar Santa Rita / Irwin So Paulo / Luciano Santo Cristo Arquivam-se: SANTA RITA, Waldemar SANTO CRISTO, Luciano SO PAULO, Irwin 4) As iniciais abreviaturas de prenomes tem precedncia na classificao de sobrenomes iguais. Ex.: J. Silvestre / Jonas Silvestre / Jos Silvestre Arquivam-se: SILVESTRE, J. SILVESTRE, Jonas SILVESTRE, Jos 5) Os artigos e preposies, tais como: a, o, de(s), da(s), d, do(s), um, uma, no so considerados. Ex.: Pedro de Andrade / Ricardo dAndrade / Lcia da Cmara / Arnaldo do Couto / Maria da Ambulncia Arquivam-se: AMBULNCIA, Maria da ANDRADE, Pedro de ANDRADE, Ricardo d CMARA, Lcia da COUTO, Arnaldo do

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APOSTILA DE ARQUIVOLOGIA Professora: Ana Claudia Dias 6) Os sobrenomes que exprimem grau de parentescos como: Filho, Jnior, Neto, Sobrinho so considerados parte integrante dos ltimos sobrenomes, mas no so considerados na ordenao alfabtica. Ex.: Antnio Almeida Filho / Snia Maria Estefnia Neta / Tarcsio Meira Filho / Moiss Cabral Neto / Almir Peixoto Sobrinho Arquivam-se: ALMEIDA FILHO, Antnio CABRAL NETO, Moiss ESTEFNIA NETA, Snia Maria MEIRA FILHO, Tarcsio PEIXOTO SOBRINHO, Almir OBS: os graus de parentesco s sero considerados quando servirem de elemento de distino, passando a obedecer a ordem alfabtica. Ex.: Jorge de Abreu Filho / Jorge de Abreu Sobrinho / Jorge de Abreu Neto Arquivam-se: ABREU FILHO, Jorge de ABREU NETO, Jorge de ABREU SOBRINHO, Jorge de 7) Os ttulos no so considerados na alfabetao. So colocados aps o nome completos, entre parntese. Ex.: Dra. Denise Fanco Lima / Dr. Arnaldo Quintanilha / Bispo Edir Macedo / Missionrio R. R. Soares / Ministro Antnio Arruda / Governadora Denise Rangel Furriel / Pastor Antnio Gusmo Arquivam-se: ARRUDA, Antnio (Ministro) FURRIEL, Denise Rangel (Governadora) GUSMO, Antnio (Pastor) LIMA, Denise Franco (Dra.) MACEDO, Edir (Bispo) QUINTANILHA, Arnaldo (Dr.) SOARES, R. R.(Missionrio) 8) Os nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhis e orientais.

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APOSTILA DE ARQUIVOLOGIA Professora: Ana Claudia Dias Ex.: George Aubert / Wiltson Churchill / Paul Mller / Jorge Schmidt Arquivam-se: AUBERT, George CHURCHILL, Wiltson MLLER, Paul SCHMIDT, Jorge 9) As partculas dos nomes estrangeiros podem ou no ser considerado. Mais comum consider-los como parte integrante do nome, quando escritos com letra maiscula. Ex.: Giulio di Capri / Esteban De Penedo / Charles Du Ponte / John Mac Adam / Gordon OBrien Arquivam-se: CAPRI, Guilio di DE PENEDO, Esteban DU PONTE, Charles MAC ADAM, John OBRIEN, Gordon 10) Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome da famlia do pai. Ex.: Jos de Oviedo y Baos / Francisco de Pina de Mello / Angel del Arco y Molinero / Antnio de los Rios Arquivam-se: ARCO y MOLINERO, Angel del OVIEDO y BAOS, Jos de PINA DE MELLO, Francisco de RIOS, Antnio de los 11) Os nomes orientais: japoneses, chineses e rabes so registrados como se apresentam. Ex.: Mituo Yoshida / Al Ben Hur / Li Yutang Arquivam-se AL BEM HUR - rabe LI YUTANG - chins MITUO YOSHIDA - japons

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APOSTILA DE ARQUIVOLOGIA Professora: Ana Claudia Dias 12) Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos governamentais devem ser transcritos como se apresentam, no se considerado, porm para fins de ordenao, os artigos e preposies que os constituem. Admite-se para facilitar a ordenao que os artigos iniciais sejam colocados, entre parnteses, aps o nome. Ex.: Embratel / Petrobras / Banco do Brasil / Fundao Getlio Vargas / A Colegial Arquivam-se: BANCO DO BRASIL COLEGIAL (A) EMBRATEL FUNDAO GETLIO VARGAS PETROBRAS OBS: Os nomes de instituies ou rgos governamentais de pases estrangeiros devem ser precedidos pelo nome do pas. Ex.: The Library of Congress Estados Unidos Arquivam-se: ESTADOS UNIDOS - LIBRARY OF THE CONGRESS (THE) 13) Nos ttulos de congresso, conferncia, reunies, assemblias e assemelhados; os nmeros arbicos, romanos ou escritos por extenso devero aparecer no fim, entre parnteses. Ex.: III Jornada Arquivstica da Uni-Rio / Quinto Congresso de Arquivologia / 3 Congresso de Geologia Arquivam-se: CONGRESSO DE ARQUIVOLOGIA (QUINTO) CONGRESSO DE GEOLOGIA (3) JORNADA ARQUIVSTICA DA UNI-RIO (III) OBS: Os nomes de jornais, instituies e revistas precedidos de artigos, no se considera o artigo para fins de ordenao. Escreve-se no final entre parnteses. Entretanto, de acordo com as necessidades das instituies, estas regras podem ser alteradas porm, o arquivista deve sempre usar o mesmo critrio. Ex.: O Globo / The Time Arquivam-se: GLOBO (O) TIME (THE)

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Importante !
Para melhor atender pesquisa no caso de pessoas ou instituies que possuam nomes figurados ou sejam conhecidas por parcelas de seus nomes deve-se ordenar pelo nome mais conhecido, fazendo as remissivas necessrias. Ex.: Jos Flix Alves Pacheco / Edson Arantes do Nascimento / Artur Antunes Coimbra Arquivam-se: FLIX PACHECO PEL ZICO Pode ser adotado o critrio de letra por letra ou palavra por palavra. Observando que a escolha de um critrio implica na excluso sistemtica do outro. LETRA POR LETRA

EX.: Monteiro / Monte Sinai / Monte Alegre Arquivam-se: MONTE ALEGRE MONTEIRO MONTE SINAI PALAVRA POR PALAVRA

EX.: Monteiro / Monte Sinai / Monte Alegre Arquivam-se: MONTE ALEGRE MONTE SINAI MONTEIRO

Mtodo geogrfico
o sistema direto. A busca feita diretamente ao documento. Este mtodo aconselhvel quando se ordena a documentao de acordo com a diviso geogrfica, isto , de acordo com os pases, Estados, cidades, municpios, etc. ou quando o principal elemento a ser considerado a procedncia ou local.

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APOSTILA DE ARQUIVOLOGIA Professora: Ana Claudia Dias a) Nome do Estado, cidade e correspondente (elemento principal: Estado) Quando se organiza um arquivo por Estado, as capitais devem ser alfabetadas e vir em primeiro lugar, em ordem subseqente, independentemente da ordem alfabtica. As demais cidades so colocadas a seguir subseqente em rigorosa ordem alfabtica. Ex.: 1 ORDENAO
ESTADO AMAZONAS AMAZONAS RIO DE JANEIRO RIO DE JANEIRO SO PAULO SO PAULO CIDADE Manaus (capital) Itacoatira Rio de Janeiro (capital) Duque de Caxias So Paulo (capital) Guarulhos CORRESPONDENTE alfabetao SOBREIRA, Luisa SANTOS, Antnio RODRIGUEZ, Luiz LI CH MONTE VERDES, Marcelo DI CAPRI, Paolo

b) Nome da cidade, Estado e correspondente (elemento principal: cidade) Ao organizar um arquivo nesta modalidade, devemos observar para a rigorosa ordem alfabtica das cidades, incluindo as capitais, colocando sempre em segundo lugar os nomes dos estados, pois existem cidades com o mesmo nome em diferentes pases. Ex.: NICA ORDENAO
CIDADE ALECRIM BANDEIRANTES BARBACENA BARROSSO FEIRA DE SANTANA ILHUS SALVADOR ESTADO Paran Paran Minas Gerais Minas Gerais Bahia Bahia Bahia CORRESPONDENTE alfabetao VASCONCELOS, Neusa BASTOS, Lcio GONZAGA, Denilson MACEDO, Jair SANTA MARTA, Jos SOBRINHO, Jorge Fernando YOKIKO NATAKA

c) Nome do pas, capital e correspondente (elemento principal: Pas) Ao organizar o arquivo nesta modalidade devemos observar a ordem alfabtica do pas, seguido da capital. As demais cidades sero alfabetadas aps as respectivas capitais dos pases a que se referem.
PAS BLGICA CAPITAL Bruxelas CORRESPONDENTE alfabetao CRANKO, John

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BLGICA ESPANHA ESPANHA FRANA FRANA PORTUGUAL PORTUGUAL La Louvire Madri Madri Paris Lyon Lisboa Coimbra SAVIRE, Dora de la DOMINGUES, Paloma DOMINGUEZ, Juan SANCHEZ, Madalena UNESCO VADIM, Roger PEREIRA, Jos

Mtodo numrico
O Mtodo Numrico de arquivamento adotado para os casos em que o principal elemento a ser considerado em um documento o nmero. Este um mtodo indireto, pois vai necessitar sempre de um ndice alfabtico (em fichas, livros) para localizar o documento ou pasta desejada no arquivo. Ao adotarmos o mtodo numrico precisamos fazer a opo entre o mtodo: numrico simples, cronolgico ou dgito-terminal. a) Numrico simples Atribui-se um nmero a cada novo cliente ou assunto que surgir a cada instituio que enviar documentos. Alm do ndice alfabtico, indispensvel um registro em: ficha ou livro. Caractersticas: atribuir um nmero a cada novo elemento. Cada elemento pode ser um cliente (pessoa fsica ou jurdica), um fornecedor, um empregado, etc. Os nmeros obedecem a um critrio previamente determinado e pode ser, por exemplo, o nmero de registro do documento, a matrcula do funcionrio, sem qualquer preocupao com a ordem alfabtica; elaborar o registro em livro ou fichas, para controle da numerao; elaborar ndice onomstico em fichas; arquivar a pasta em ordem numrica; consulta indireta. Recorre-se primeiro ao ndice onosmtico.

Vantagens - Em um arquivo organizado pelo mtodo numrico simples, no h necessidade de guias divisrias, pois a numerao dada s pastas ou fichas facilita a localizao do documento.

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APOSTILA DE ARQUIVOLOGIA Professora: Ana Claudia Dias Desvantagens - O mtodo numrico simples exige um ndice alfabtico remissivo, onde cada nmero corresponde a um nome, para ajudar na pesquisa no arquivo. No ndice, os nomes esto relacionados em ordem alfabtica, obedecendo s regras de ordenao e de alfabetao. Ex.: Um funcionrio de uma empresa de seguros precisou pesquisar no arquivo da empresa, a respeito dos dados de cadastro do cliente: Carlos Barreto. Recorrendo ao ndice alfabtico remissivo, isto com uma referncia, ele encontrou o nome do cliente.
ALENCAR, Jair de ALVES FILHO, Csar BARBOSA, Maria Santa BARRETO, Carlos GONZALEZ, Margarida 00 825 01 800 02 900 01 450 02 033

b) Numrico cronolgico Alm da ordem numrica, observa-se a data. Este mtodo adotado em quase todas as reparties pblicas. Numera-se o documento e no a pasta. Alm do ndice alfabtico-onomstico, existem ndices de procedncia e de assunto. Nesse mtodo, quando se anula um registro, s se aproveita o nmero se for na mesma data. o nico mtodo de arquivamento que dispensa o uso de pastas miscelneas, uma vez que cada documento recebe seu prprio nmero de registro, constituindo em um processo nico, ordenado em rigorosa ordem numrica. Vantagens: maior grau de sigilo, menor possibilidade de erros por ser mais fcil lidar com nmeros do que com letras. Desvantagens: mtodo indireto, obrigando duplicidade de pesquisa. c) Numrico dgito-terminal Este mtodo surgiu em decorrncia da necessidade de serem reduzidos erros no arquivamento de grande volume de documento, cujo elemento principal de identificao o nmero. Entre as instituies de grande porte que precisam arquivar parte

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APOSTILA DE ARQUIVOLOGIA Professora: Ana Claudia Dias considervel de seus documentos por nmero podemos mencionar entre outros: o INSS, as companhias de seguros, os hospitais e os bancos. Os documentos so numerados seqencialmente, mas sua leitura apresenta uma peculiaridade que caracteriza o mtodo: os nmeros, dispostos em trs grupos de dois dgitos cada um, so lidos da direita para esquerda, formando pares. Decompondo-se, por exemplo, o nmero 829.319, tem-se os seguintes grupos: 82-93-19. Como a leitura feita sempre da direita para a esquerda, chama-se o grupo 19 de primrio, o grupo 93 de secundrio e o grupo 82 de tercirio. Quando o nmero for composto de menos de seis dgitos, sero colocados (0) zero a sua esquerda, para sua completao. Ex.: 42.054 ser representado pelos grupos 04-20-54 O arquivamento dos documentos, pastas ou fichas feito considerando-se em primeiro lugar, o grupo primrio, seguindo-se do secundrio e finalmente o tercirio. Assim para localizar uma pasta de nmero 162.054 (16-20-54), deve verificar, em primeiro lugar, onde se encontram as pastas terminadas em 54; em seguida localizar as pasta do grupo secundrio 20 e finalizando a pasta desejada de nmero 16. Comparando-se a numerao dos mtodos numricos simples e dgitos-terminal, temse a seguinte representao:
ARQUIVAM-SE EM ORDEM NUMRICA 13-60-97 42-60-97 12-61-97 65-75-98 05-76-98 27-76-98 27-97-99

NUMRICO SIMPLES 57 698 126 197 136 097 277 698 279 799 426 097 657 598

DGITO-TERMINAL 05-76-98 12-61-97 13-60-97 27-76-98 27-97-99 42-60-97 65-75-98

Vantagens - reduo de erros de arquivamento; rapidez na localizao e arquivamento, uma vez que se trabalha com grupos de seis dgitos; expanso equilibrada do arquivo distribudo em trs grandes grupos; possibilidades de diviso eqitativa do trabalho entre os Arquivistas. Desvantagens - leitura no convencional dos nmeros.

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Mtodo por assunto (ideogrfico)

No existem regras fixas para a escolha dos assuntos, estas dependero das atividades das instituies ou empresas. Este mtodo no muito fcil, tudo vai depender da interpretao do documento, devendo escolher o melhor termo da expresso que defina o assunto. Este mtodo aconselhado para instituies que lidam com grande nmero de assuntos. muito comum encontrar pessoas que confundem o assunto com tipo fsico do documento (espcie) e sendo assim adotam erroneamente como sendo classificao de assunto: atas, correspondncia recebida e expedida, contratos, acordos, pareceres, telegramas etc. evidente que as espcies documentais tem importncia, mas devem ser adotadas como subdivises auxiliares. Por exemplo: Assistncia jurdica Correspondncia Pareceres Recursos Humanos Departamento Pessoal Pode-se adotar dois mtodos no arquivamento por assunto:

1) Alfabtico
a) Dicionrio: Os assuntos isolados so dispostos em rigorosa ordem alfabtica, sem preocupao de subordinao ao assunto. Ex.: ALMOXARIFADO APERFEIOAMENTO DE PESSOAL HORRIO DE EXPEDIENTE IMPRESSOS (FORMULRIOS) MOVIMENTAO DE MATERIAL PERMANENTE NOTA FISCAL

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APOSTILA DE ARQUIVOLOGIA Professora: Ana Claudia Dias PEDIDO DE COMPRA DE MATERIAL RACIONALIZAO DE MTODOS E SISTEMAS REQUISIO DE PESSOAL b) Enciclopdico: Os assuntos correlatos so grupados sob ttulos gerais e dispostos rigorosa ordem alfabtica. Com a ordenao enciclopdica surgem os primeiros esboos de esquemas de classificao. Ex.: Material permanente Almoxarifado Movimentao de material Nota Fiscal Pedido de Compra Organizao e mtodos Padronizao de formulrios Racionalizao de Mtodos e Sistemas Pessoal Aperfeioamento (cursos e estgios) Horrio de Expediente Requisio

2) Numrico
Os mtodos numricos ideogrficos ou assuntos mais conhecidos so: o decimal, duplex e unitermo, tambm conhecido como indexao coordenada. Por ser este mtodo do sistema indireto torna-se necessrio um esquema de classificao e um ndice alfabtico. Os mtodos numricos aplicado classificao por assunto facilitam as operaes, pois basta marcar, com um nmero, cada papel, para indicar o local exato onde ele deve ser arquivado. Alem disso, muito fcil fixar um nmero do que qualquer outro smbolo formado por letras. Decimal baseado na tcnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey. Sistema que foi elaborado pelo Instituto Bibliogrfico de Bruxelas, que o ampliou. A classificao decimal foi publicada em 1876.

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APOSTILA DE ARQUIVOLOGIA Professora: Ana Claudia Dias importante ressaltar que se deve ter muita ateno e responsabilidade, por parte de quem elabora o plano de classificao decimal, para que durante a sua elaborao no ocorra distores. No existem esquemas padronizados de classificao por assunto, como ocorre na Biblioteconomia Classificao Decimal de Dewey (CDD). Assim cada Instituio e/ou empresa dever de acordo com as suas peculiaridades, elaborar seu prprio plano de classificao, onde os assuntos devem ser grupados sob ttulos principais e estes subdivididos em ttulos especficos, partindo-se sempre dos conceitos gerais para os particulares, ou seja, do maior para o menor. Essa elaborao deve ser feita obedecendo ao critrio de finalidade e funcionamento de uma organizao, complementando-o com o levantamento minucioso da documentao arquivada. Podemos, no entanto, aplicar a Tcnica de Dewey e no a classificao. O mtodo decimal divide o conhecimento humano em 9 (nove) classes e uma dcima para generalidades. Os assuntos se agrupam em 10 classes numerados de 0 (zero) a 9 (nove). As classes de 1 a 9, agrupam os assuntos de carter especifico, reservando-se a classe 0 para generalidades e que no pertenam a nenhum assunto determinado. Cada classe dividida em subclasses e uma dcima para generalidades, separando-se o nmero em classes de trs algarismos por um ponto. A parte inteira do nmero composta por trs algarismos. A parte decimal pode no existir, como pode ter um, dois, trs, ou mais algarismos. As 10 (dez) primeiras divises so classes, as seguintes subclasses, e a seguir, temos: diviso, grupo e subgrupo. Classes
Ex.: 000 - Administrao Geral 100 - Pessoal 200 - Organizao 300 - Oramento 400 - Material 500 - Obras 600 - Transporte 700 - Informaes 800 - Publicaes 900 - Divulgao Ex.: 100 - Pessoal 110 - Seleo 120 Aperfeioamento 130 Preenchimento de Cargos 140 Vacncia de Cargos 150 Direitos e Vantagens 160 Deveres e Responsabilidades

Subclasses
Ex.:

Diviso de 130
130 Preenchimento de Cargos 131 Nomeao 131.1 Interina 131.2 Efetiva 131.3 Comisso 132 Vacncia de Cargos 132.1 Demisso 132.2 Desligamento 132.3 Dispensa 133 Transferncia 133.1 Ex-officio

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133.2 A Pedido 133.21 Permuta

Quando o nmero de classificao estiver constitudo de trs algarismos juntos, colocarse- um ponto e a diviso continuar. Vantagens - expanso ilimitada para as subdivises dos assuntos, os nmeros Classificadores formam nomenclaturas fceis de reter na memria. Desvantagens - exige muita ateno do arquivista e limitao de dez nmeros para classificao. Duplex A documentao dividida em classe, conforme os assuntos. Partindo sempre do gnero para a espcie e desta para mincia. No decimal necessrio fazer a previso antecipada de todas as atividades. No Duplex o plano inicial no precisa ir alm das necessidades imediatas. Na medida das necessidades podem ser abertas novas classes. Deve-se fazer um ndice em fichas para as classes ocupadas. A relao entre as partes indicada por um trao de unio (hfen). Ex.: Uma empresa comea com as seguintes classes principais: 1-Contabilidade 2-Empregados 3-Mveis 4-Imveis 5-Seguros 6-Transportes 7-Metais 8-Ferragens 9-Tintas 10-leos Lubrificantes 11- Materiais para Construo Mais tarde resolve negociar com equipamentos eltricos e combustveis, ter de abrir novas classes, pois nenhuma destas enquadra-se nas classes j existentes. 12-Equipamentos 13-Combustveis Estrutura do Mtodo Duplex 1 Contabilidade

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APOSTILA DE ARQUIVOLOGIA Professora: Ana Claudia Dias 1-1 Contas a Receber 1-1-1 Contas do Governo 1-1-2 Contas da Prefeitura 1-2 Contas a Pagar 1-2-1 Bancos 1-2-1-1 1-2-1-2 Ultramarino Francs-Italiano

Vantagens Abertura ilimitada de Classe. Desvantagens Se as classes no forem bem definidas, encontraremos documentos que tratam do mesmo assunto em mais de um lugar. Unitermo ou indexao coordenada O mtodo unitermo ou indexao coordenada foi desenvolvido por Mortimer Taube, nos Estados Unidos, em princpios de 1950, sendo utilizado pela organizao das Foras Armadas. Embora no se recomende sua aplicao nos arquivos convencionais, a indexao coordenada vem sendo utilizada, com grande xito, principalmente nos arquivos especializados e arquivos especiais. O mtodo consiste em se atribuir a cada documento ou grupo de documentos, um nmero em ordem crescente, de acordo com sua entrada no arquivo, esse nmero chamado nmero de registro, controlado por ordem de chegada, deve ser assinalado no documento, em lugar visvel e previamente determinado. Os documentos devem ser analisados, sendo destacados os unitermos, isto , os assuntos principais, que devero ser bem determinados ou os nomes que servirem para sua identificao. 1 passo: Elaborar uma ficha ndice.
CONVERSORES DE CORRENTE CONTINUA DE ITAIPU Resumo: Equipamentos da Hidroeltrica de Itaipu, pea Palavras-chaves/Descritores de reposio, de alimentao eltrica, conversores de Conversores corrente continua Corrente continua Itaipu N. 0013

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2 passo: Para cada palavra chave ser aberta uma ficha que trar na parte superior a palavra indicativa unitermo e ser dividida em 10 colunas de 0 9 .O nmero de registro transcrito na ficha ou fichas correspondentes s palavras-chaves escolhidas para sua identificao, na coluna cujo algarismo coincidir com o final do nmero atribudo ao documento Ex.: Conversores 0 1 2 3 001 3 4 5 6 7 8 9
20 coluna 0 13 coluna 3 25 coluna 5

0013

Corrente contnua 0 1 2 3 001 3 4 5 6 7 8 9

Conversores 0 1 2 3 001 3 4 5 6 7 8 9

Os documentos so arquivados em ordem numrica nmero de registro em pastas, envelopes ou caixas e as fichas em rigorosa ordem alfabtica. Ao serem arquivados os documentos, o seu nmero vai para ficha referente aos termos escolhidos, quando da sua identificao, e na coluna cujo algarismo coincidir com o final do nmero. Quando o documento tratar de vrios assuntos ou nomes, a pesquisa dever ser feita somente nas fichas referentes aos termos ou nome solicitados

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Mtodos Padronizados
Com a evoluo das empresas, a intensificao do comrcio, o af da industrializao e outros fatores, mtodos novos foram surgindo para que os arquivos melhor atendessem s necessidades das organizaes. Juntamente com os nmeros e as letras, foi empregado tambm o artifcio das cores, em combinao com as anteriores. Entre os mtodos padronizados pode-se citar: o variedex, o automtico, o soundex, o rono e o mnemnico. Abordaremos somente o variedex, por ser o mais conhecido e de uso mais comum. O automtico e o soundex no tm aplicao prtica nos arquivos brasileiros; o rono e o mnemnico so obsoletos.

Mtodo Variedex
Este mtodo uma variante do alfabtico. Com o objeto de minimizar as dificuldades apresentadas pelo mtodo nominal, a Remington Rand concebeu o mtodo variedex, introduzindo as cores como elementos auxiliares para facilitar no s o arquivamento, como a localizao de documentos. A idia do mtodo consiste basicamente em dividir os arquivos em sees menores, restringindo, assim, o campo de pesquisa e a manipulao de pastas ou fichas. Neste mtodo, concebido pela Remington, trabalha-se com uma chave constituda de cinco cores: LETRAS A,B,C,D e abreviaes E,F,G,H e abreviaes I,J,K,L,M,N e abreviaes O,P,Q e abreviaes CORES Ouro Rosa Verde Azul

R,S,T,U,V,W,X,Y,Z e abreviaes Palha Como seria impossvel determinar uma cor para cada letra do alfabeto, uma vez que seriam necessrias 26 cores distintas para representar o alfabeto, as cores da chave devem ser atribudas s projees das pastas em funo da segunda letra do nome de entrada e no da inicial, a qual indicar a seo alfabtica correspondente para sua ordenao. Assim pode-se concluir que em cada letra do alfabeto existiro pastas nas cinco cores da chave.

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APOSTILA DE ARQUIVOLOGIA Professora: Ana Claudia Dias Ex.: NOMES C. Catram, S.A ENTRADAS C. (abreviao) CORES Ouro Verde Palha Azul Palha

Figueiredo, Joo Batista Figueiredo Nunes, Pedro Pontes, Armando Trostes, Adriana Nunes Pontes Trostes

Estes dossis estariam arquivados, respectivamente, nas C, D, F, P E T, e as notaes estariam inscritas em projeo (etiquetas) nas cores ouro, rosa, verde, azul e palha. Quando adotado ao mtodo variedex deve-se utilizar pastas com projees; nos fichrios, as fichas devem ser coloridas. Quanto posio das projees, o mtodo muito semelhante ao alfabtico comum: na primeira posio coloca-se a guia alfabtica; na Segunda posio, a pasta de diversos; na terceira e Quarta posies, as pastas com nomes especiais e as guias-fora. A grande vantagem do variedex que, adotando vrias cores dentro de cada letra do alfabeto, o trabalho se reduz em 80%, evitando-se, desta, forma, arquivamentos errneos e agilizando-se a pesquisa. As cores da chave so cambiveis em funo de nossas convenincias. Sendo o trabalho de arquivo criativo por excelncia, sugere-se uma chaves na qual as abreviaes recebem cor especial o branco para represent-las. No se devem usar as cores para enfeitar os arquivos, quanto a sua aparncia, mas sim como elemento coadjuvante da pesquisa.

Mtodo Alfanumrico
O mtodo alfanumrico no considerado bsico, pois foi concebido do alfabtico nominal, e nem padronizado, uma vez que sua aplicao independe de equipamentos e acessrios especiais, tais como pastas, guia, projees. Este mtodo trabalha com uma tabela, constituda de divises do alfabeto, previamente planejadas a critrio do profissional responsvel pela sua elaborao, e numeradas em ordem crescente. Usamse notaes fechadas para se evitar que, uma vez numeradas, as divises sejam alteradas. Quaisquer aplicaes ou redues na tabela implicaro remunerao de todos os documentos. Ex.:

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APOSTILA DE ARQUIVOLOGIA Professora: Ana Claudia Dias Aa-Af = 1 Ag-Al =2 Assim, as pastas individuais teriam como notao os nomes colocados aps o nmero correspondente sua diviso alfabtica. Ex.: 1 ACRSIO, Paulo (Aa-Af = 1) 1 AFONSECA, Joo (Aa-Af = 1) 2 ALMEIDA, Mrio (Ag-Al = 2) 2 ALONSO, Ernesto (Ag-Al = 2) Neste mtodo, as pastas miscelnea tero por notao apenas o nmero

correspondente sua diviso. Ex.: 13 Di-Dl Para se arquivar uma pasta, procura-se inicialmente o nmero da diviso alfabtica e, s ento, dentro da diviso, que nos atemos seqncia alfabtica, restringindo, assim, as possibilidades de erro. Sua desvantagem consiste na prvia determinao do nmero de divises alfabticas que devero compor a tabela, devendo-se, portanto, para isso, proceder a cuidadoso estudo sobre o grau de incidncia de nomes, letra por letra.

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APOSTILA DE ARQUIVOLOGIA Professora: Ana Claudia Dias 3.7 PRESERVAO DE DOCUMENTOS

Na atividade de conservao deve-se cuidar no s do documento como tambm do lugar da sua guarda. Fatores que merecem destaque na conservao: luz (a luz do dia deve ser abolida das reas de armazenagem de documentos), ar seco (enfraquece o papel), temperatura (manter constante entre 20 e 22, umidade (45 a 58%), poeiras e gases e pragas. So operaes da conservao de documentos:

Desinfestao O mtodo mais eficiente de combater os insetos a fumigao. A substncia qumica a ser empregada nesse processo deve passar por testes de garantia da integridade do papel e da tinta sob sua ao. Com a fumigao os insetos, em qualquer fase de desenvolvimento, so completamente destrudos. Contudo, de acordo com uma publicao oficial do Arquivo Nacional cujo texto original de Indgrid Beck, a fumigao de documentos no mais recomendada em virtude dos gases txicos e compostos oxidantes danosos. Limpeza a fase posterior fumigao. Na falta de instalaes especiais para essa operao, utiliza-se um pano macio, uma escova ou um aspirador de p. Alisamento Consiste em colocar os documentos em bandejas de ao inoxidvel, expondo-os ao do ar com forte percentagem de umidade, 90 a 95%, durante uma hora, em uma cmara de umidificao. Em seguida, so passados a ferro, folha por folha, em mquinas eltricas. Caso existam documentos em estado de fragilidade, recomenda-se o emprego de prensa manual sob presso moderada. Na falta de equipamento adequado, aconselha-se usar ferro de engomar caseiro. Restaurao Os documentos devem ser tratados em relao acidez, antes de se tentar a restaurao por qualquer mtodo. A restaurao exige um conhecimento profundo dos papis e tintas empregados. Vrios so os mtodos existentes. O mtodo ideal aquele que aumenta a resistncia do papel ao envelhecimento natural e s agresses externas do meio ambiente, sem que advenha prejuzo quanto legibilidade e flexibilidade, e sem que aumente o volume e o peso.

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Banho de gelatina Consiste em mergulhar o documento em banho de gelatina ou cola, o que aumenta a sua resistncia, no prejudica a visibilidade e a flexibilidade e proporciona a passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos. Os documentos, porm, tratados por este processo, que natural, tornam-se suscetveis ao ataque dos insetos e dos fungos, alm de exigir habilidade do executor. Tecido Processo de reparao em que so usadas folhas de tecido muito fino, aplicadas com pasta de amido. A durabilidade do papel aumentada consideravelmente, mas o emprego do amido propicia o ataque de insetos e fungos, impede o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos, alm de reduzir a legibilidade e a flexibilidade. Silking Este mtodo utiliza tecido crepeline ou musseline de seda de grande durabilidade, mas, devido ao uso de adesivo base de amido, afeta suas qualidades permanentes. Tanto a legibilidade quanto a flexibilidade, a reproduo e o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos so pouco prejudicados. , no entanto, um processo de difcil execuo, cuja matria prima de alto custo. Laminao Processo em que se envolve o documento, nas duas faces, com uma folha de papel de seda e outra de acetato de celulose, colocando-o numa prensa hidrulica. O acetato de celulose, por ser termoplstico, adere ao documento, juntamente com o papel de seda, e dispensa adesivo. A durabilidade e as qualidades permanentes do papel so asseguradas sem perda da legibilidade e da flexibilidade, tornando-o imune ao de fungos e pragas. Qualquer mancha resultante do uso pode ser removida com gua e sabo. O volume do documento reduzido, mas o peso duplica. A aplicao, por ser mecanizada, rpida e a matria-prima, de fcil obteno. O material empregado na restaurao no impede a passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos. Assim, as caractersticas da laminao so as que mais se aproximam do mtodo ideal. Laminao manual Este processo, desenvolvido na ndia, utiliza a matria-prima bsica da laminao mecanizada, embora no empregue calor nem presso, que so substitudos pela acetona. A laminao manual, tambm chamada laminao com solvente, oferece

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APOSTILA DE ARQUIVOLOGIA Professora: Ana Claudia Dias grande vantagem queles que no dispem de recursos para instalar equipamentos mecanizados. Encapsulao Utiliza basicamente pelculas de polister e fita adesiva de duplo revestimento. O documento colocado entre duas lminas de polister fixadas nas margens externas por fita adesiva nas duas faces; entre o documento e a fita deve haver um espao de 3mm, deixando o documento solto dentro das duas lminas. A encapsulao considerada um dos mais modernos processos de restaurao de documentos.

Importante !
Conservao de Documentos Os agentes que prejudicam os documentos podem ser classificados em: qumicos, fsicos e biolgicos. a) Qumico: tintas de escrever; acidez etc. b) Fsicos: luz (solar e artificial); umidade (para guarda de documento desejvel ambiente seco), temperatura (o calor acelera a deteorizao do papel) e outros vrios fatores que danificam: orelha, dobraduras, perfuraes etc. c) Biolgicos: traas (tysanura); baratas; cupins; broca ou anbio; microorganismos (fungos-mofo) e o homem (grifando, fazendo sinais, pegando com as mos gordurosas, furtando etc. bom lembrar que melhor conservar do que restaurar! Conservao: implica em resguardar a integridade fsica do documento, manuteno e higienizao dos acervos e arquivos. Restaurao: implica em interagir no corpo fsico do documento, com tcnicas especiais de restaurao.

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I.V. Gesto de documentos

4.1. Arquivologia e a prtica da gesto de documentos
Desde o desenvolvimento da Arquivologia como disciplina, a partir da segunda metade do sculo XIX, talvez nada tenha sido to revolucionrio quanto o desenvolvimento da concepo terica e dos desdobramentos prticos da gesto. A gesto de documentos uma operao arquivstica, "o processo de reduzir seletivamente a propores manipulveis a massa de documentos, que caracterstica da civilizao moderna, de forma a conservar permanentemente os que tm um valor cultural futuro, sem menosprezar a integridade substantiva da massa documental para efeitos de pesquisa. Embora sua concepo terica e prtica tenha se desenvolvido aps a Segunda Guerra Mundial, a partir dos EUA e do Canad, a gesto de documentos teve suas razes no final do sculo XIX, em funo dos problemas detectados nas administraes pblicas destes dois pases, referentes ao uso e guarda da documentao. Na primeira metade do sculo XX criaram-se comisses que visavam tornar mais eficiente o uso dos documentos por parte da administrao pblica. Vale ressaltar que durante esse perodo, as instituies arquivsticas (pblicas) caracterizavam-se pela funo de rgos estritamente de apoio pesquisa, comprometidas com a conservao e o acesso aos documentos considerados de valor histrico. Paralelamente iniciava-se a era da chamada administrao "cientfica", que procurava mostrar aos administradores como racionalizar o processo administrativo, desenvolvendo suas atividades de forma menos dispendiosa, melhor e mais rpida. A palavra-chave das administraes dos pases desenvolvidos sobretudo gesto de documentos os E. U. A. - passou a ser eficincia. A aplicao dos princpios da administrao cientfica para a soluo dos problemas documentais gerou o conjunto de princpios da gesto de documentos, os quais resultam, sobretudo, na necessidade de se racionalizar e modernizar as administraes. No se tratava de uma demanda setorizada, produzida a partir das

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APOSTILA DE ARQUIVOLOGIA Professora: Ana Claudia Dias prprias instituies arquivsticas. A gesto de documentos veio a contribuir para as funes arquivsticas sob diversos aspectos ao: garantir que as polticas e atividades dos governos fossem documentadas adequadamente; garantir a melhor organizao desses documentos, caso tivessem valor permanente; inibir a eliminao de documentos de valor permanente; definir criteriosamente a parcela dos documentos que constituiriam o patrimnio arquivstico do pas, ou seja, 5% da massa documental produzida (segundo a UNESCO).

4.2. O que Gesto de Documentos?

Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes s atividades de produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. A gesto de documentos operacionalizada atravs do planejamento, da organizao, do controle, da coordenao, dos recursos humanos, do espao fsico e dos equipamentos, com o objetivo de aperfeioar e simplificar o ciclo documental.

Objetivos
Assegurar de forma eficiente a produo, administrao, manuteno e destinao dos documentos. Garantir que a informao esteja disponvel quando e onde seja necessria. Assegurar a eliminao dos documentos que no tem valor histrico ou administrativo. Contribuir para o acesso e preservao dos documentos que meream guarda permanente.

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Fases da Gesto de Documentos

1) Produo de documentos: Refere-se ao ato de elaborar documentos em razo das atividades especficas de um rgo ou setor. Deve-se otimizar a criao de documentos, evitando a produo daqueles que no so essenciais, diminuindo o volume de documentos a ser manuseado, controlado, armazenado e eliminado, garantindo assim o uso adequados de reprografia e de automao. 2) Utilizao de documentos: Refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, necessrio ao cumprimento de sua funo administrativa, assim como a guarda aps cessar o seu trmite. Esta fase envolve mtodos de controle relacionados s atividades de protocolo e s tcnicas especficas para classificao, organizao e elaborao de instrumentos de pesquisa. 3) Destinao dos Documentos: Envolve as atividades de anlise, seleo e fixao de prazos de guarda dos documentos, ou seja, implica decidir quais os documentos a serem eliminados e quais sero preservados permanentemente.

Nveis de Aplicao da Gesto de Documentos

Nvel mnimo: Estabelece que os rgos devem contar, ao menos, com o programa de reteno e eliminao de documentos. Nvel mnimo ampliado: Complementa o primeiro nvel com a existncia de um ou mais centros de arquivamento intermedirio. Nvel intermedirio: Compreende os dois primeiros nveis, inclui a implantao de sistemas de gerenciamento arquivos. Nvel mximo: Inclui todas as fases descritas, complementadas por uso de recursos de automao de documentos.

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Gesto de Documentos Correntes

O documento corrente aquele necessrio ao desenvolvimento das atividades de rotina de uma instituio e, por conseqncia, os procedimentos realizados para a sua classificao, registro, autuao e controle de tramitao, expedio e arquivamento tem por objetivo facilitar o acesso s informaes neles contidas. Esse conjunto de operaes tcnicas caracteriza os servios de gesto de documentos correntes. Nas administraes pblicas e privadas, as unidades responsveis por tais servios so intituladas protocolo e arquivo, arquivo e comunicaes administrativas, servio de comunicaes etc. Atividades de protocolo Atividades de Arquivamento de Documentos Correntes Mtodos de Arquivamento

Gesto de Documentos Intermedirios

Encerrado o perodo de arquivamento na fase corrente, alguns documentos podem ser eliminados imediatamente, mas uma parte importante destes, eventualmente, deve ser conservada por um perodo mais longo em funo de razes legais ou administrativas. Os depsitos de armazenagem temporria constituem uma alternativa cujo objetivo principal minimizar o custo pblico com a guarda de documentos, racionalizando espao fsico, equipamentos e a recuperao da informao contida nos documentos. Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo SIGA Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo SIGA, 4.915 de dezembro de 2003, tm por finalidade: Disseminar normas relativas gesto de documentos de arquivo. Racionalizar a produo da documentao arquivstica pblica. Racionalizar e reduzir custos operacionais e de armazenagem da criado pelo Decreto N.

documentao arquivstica pblica. Preservar o patrimnio documental arquivstico da administrao pblica federal.

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Microfilmagem
Sistema de gerenciamento e preservao de informaes, mediante a captao das imagens de documentos por processo fotogrfico. Este processo reduz o volume dos arquivos, proporcionando acesso eficiente, e rpido aos documentos a um baixo custo. Realizar backup de segurana Confiabilidade / Durabilidade Norma ISO Reproduzvel

Saiba mais !
Lei 5433 de 1968 Dispe sobre a microfilmagem de documentos e da outras providncias. Decreto 64.398 de 1969 Regulamenta a Lei 5.433 de 1968 que dispe sobre a microfilmagem de documentos e d outras providncias. Decreto 1799 de 1996 Regulamenta a Lei 5433 de 1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais, e d outras providncias. Forma de representao: jaqueta rolo microficha

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4.3. GED Gerenciamento Eletrnico de Documentos

O GED automatiza o armazenamento, a recuperao e a consulta dos documentos da empresa, permitindo ao gestor atribuir graus de acesso diferenciados segundo o perfil e o escopo de trabalho de cada usurio. Esta soluo composta de mdulos de Definio de Pastas, Digitalizao, Indexao e Manutenes/Consultas que cobrem todas as etapas envolvidas no gerenciamento dos documentos. Para garantir ainda mais segurana, todas as senhas dos usurios so salvas atravs de criptografia. Caso o cliente deseje, possvel incorporar o recurso de Certificados Digitais para dar legalidade ao documento digital.

4.4. Workflow
Workflow uma seqncia de aes ou etapas utilizadas em processos comerciais e de integrao de sistemas. Ele gerencia documentos e outras fases do trabalho, desde o momento em que entram no sistema at a transao ou o processo de negcio ser finalizado. Geralmente, envolve mais de uma pessoa e aplicativos.

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Referncias Bibliogrficas
FRANCO, Celina do Amaral Peixoto Moreira. Os arquivos nacionais e a legislao. HORN, Guilherme. O futuro da documentao digital em debate. Artigo de jornal. O Globo, caderno Informtica etc. 24/04/2000. p. 17. JARDIM, Jos Maria. Do pr-arquivo gesto de documentos. NEWTON, Virginia. Administracin de documentos. Instrumentos de trabajo. 10 p.

PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prtica. Rio de Janeiro. Editora FGV. 3 edio. 1991. SCHELLENBERG, T. R. Manual de arquivos: Evoluo dos sistemas americanos de arquivamento. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 1959. SCHELLENBERG, T. R. Arquivos modernos; princpios e tcnicas - Controle de produo de documentos. Rio de Janeiro: Fundao Getlio Vargas, 1974.

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Anotaes

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