BSMH 2013 PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

UUMKL

PENDAHULUAN Kejayaan sesebuah organisasi bergantung pada sejauh mana keberkesanan perancangan sumber manusia yang dilaksanakan. Perancangan sumber manusia yang baik memerlukan pengurus sumber manusia membuat perancangan

secara menyeluruh dengan menyeimbangkan antara permintaan sumber tenaga sama ada dari dalam atau pun luar organisasi dengan penawaran sumber tenaga yang ada. Sekiranya perancangan sumber manusia yang dilaksanakan mampu melahirkan tenaga kerja yang memenuhi kehendak dan keperluan organisasi untuk menghadapi serta mengatasi pelbagai bentuk cabaran dalaman dan luarannya, maka organisasi berkenaan akan mampu mengambil faedah daripada perubahan-perubahan

persekitaran yang berlaku. Perancangan sumber manusia dapat didefinisikan sebagai aktiviti yang sistematik dan komprehensif yang melibatkan sumber tenaga kerja secara menyeluruh dalam organisasi untuk jangka masa yang panjang. Perancangan ini turut melibatkan pelan pembangunan yang memerlukan simpanan tenaga tersebut untuk kegunaan pada masa hadapan. Perancangan sumber manusia bagi organisasi boleh dilihat sebagai proses proses pengurusan yang menyeluruh, suatu proses analisis yang berterusan terhadap keperluan sumber manusia bagi organisasi menghadapi cabarancabaran yang terhasil daripada perubahan keadaan dan persekitaran perniagaan semasa. Menurut Bohlander, Snell dan Sherman (2001), perancangan sumber manusia merupakan proses membekalkan suatu keperluan akan datang untuk pergerakan sumber manusia ke dalam, antara organisasi dan ke luar organisasi.

Tujuan utamanya melibatkan proses mengagihkan sumber manusia secara efektif merangkumi di mana dan bila mereka diperlukan untuk mencapai matlamat
1

BSMH 2013 PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

UUMKL

organisasi. Perancangan sumber manusia juga penting untuk mengawal kekurangan dan juga lebihan buruh di pasaran, memberi peluang kepada golongan lemah, minoriti dan orang tua dan menyediakan suatu keperluan latihan untuk memahirkan pekerja dan membangunkan kerjaya mereka. Manakala Ivancevich (2001) mendefinisikan

perancangan sumber manusia sebagai suatu proses atau pun set tindakan yang merujuk kepada persoalan bagaimana organisasi menilai permintaan dan penawaran sumber tenaga kerja pada masa hadapan. Ramalan keperluan sumber masa depan dan kecekapan menggunakan sumber adalah penting disebabkan ketidakstabilan ekonomi semasa, persaingan antarabangsa, peluang-peluang yang wujud dan sebagainya. Perancangan sumber manusia organisasi melibatkan apa yang mahu dicapai oleh pekerja, majikan dan organisasi hasil daripada pelaksanaan tugas. Bagi mencapainya, pengurus sumber manusia berperanan penting dalam menetapkan objektif, menyediakan garis panduan dan menentukan strategi untuk mencapainya. Selain itu, pengurus juga bertanggungjawab untuk memperuntukan sumber organisasi bagi memastikan segala sumbangan pekerja di dalam organisasi dihargai.

BSMH 2013 PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

UUMKL

Objektif Perancangan Sumber Manusia Perancangan sumber manusia merupakan proses menentukan bilangan dan jenis sumber manusia yang diperlukan oleh organisasi pada masa hadapan agar tindakan wajar dapat diambil bagi memastikan ianya memenuhi keperluan. Justeru itu,

beberapa objektif telah dikenalpasti dalam memastikan kejayaan perancangan sumber manusia ini. Antaranya adalah: a.Meramalkan bilangan dan jenis pekerjaan yang diperlukan pada masa depan (peramalan permintaan pekerjaan). b.Meramalkan bilangan dan jenis pekerja yang sedia ada (peramalan penawaran pekerja). c.Membandingkan permintaan dan penawaran sumber tenaga manusia dalam organisasi. d.Membentuk dan melaksanakan perancangan sumber manusia. e.Menilai perancangan yang telah dilaksanakan untuk menentukan keberkesanannya.

BSMH 2013 PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

UUMKL

ELEMEN-ELEMEN DALAM PERANCANGAN SUMBER MANUSIA Proses perancangan sumber manusia melibatkan beberapa elemen tertentu. Elemenelemen ini mempengaruhi proses perancangan sumber manusia dalam sesebuah organisasi. Antara elemen-elemen yang terlibat adalah seperti imbasan persekitaran, meramal permintaan tenaga kerja, meramal penawaran tenaga kerja dan keputusan tindakan dalam pengurusan sumber manusia. Imbasan Persekitaran Imbasan persekitaran merupakan proses imbasan sistematik ke atas faktor-faktor persekitaran luaran utama yang mempengaruhi organisasi. Faktor luaran ini merupakan factor di luar organisasi yang member kesan kepada sesebuah organisasi. Faktor ini melibatkan aspek ekonomi dan aliran persaingan di mana ia melibatkan keadaan persekitaran atau global, inovasi produk dan perkhidmatan. Perubahan teknologi pula melibatkan penggunaan robotik dan juga automasi pejabat. Manakala isu-isu politik dan perundangan melibatkan hal-hal seperti undang-undang, peraturan pentadbiran, akta dan lain-lain. Aspek sosial pula melibatkan hal pendidikan dan penjagaan kanakkanak. Manakala trend demografi pula melibatkan faktor seperti umur, jantina, bangsa, komposisi dan tahap literasi pekerja seperti keupayaan dari segi membaca, menulis dan lain-lain.

BSMH 2013 PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

UUMKL

Meramal Permintaan Tenaga Kerja Terdapat dua pendekatan yang digunakan dalam meramal permintaan tenaga kerja dalam organisasi. Dua pendekatan yang digunakan ialah pendekatan kuantitatif dan juga pendekatan kualitatif. Pendekatan kuantitatif merupakan pendekatan secara kuantitatif untuk meramal keperluan tenaga kerja atau tenaga buruh berdasarkan suatu indeks organisasi seperti hasil jualan. Pendekatan kualitatif pula terdiri daripada dua iaitu ramalan pengurusan dan teknik Delphi. Ramalan pengurusan merupakan pendapat atau pertimbangan penyelia, pengurus jabatan, pakar atau mereka yang mempunyai pengetahuan mengenai keperluan tenaga kerja organisasi pada masa akan datang. Teknik Delphi pula merupakan satu proses meramalkan dengan cara mendapat dan meringkaskan cadangan serta pertimbangan dari pakar-pakar yang terpilih mengenai keperluan tenaga kerja dalam organisasi.

Meramal Penawaran Tenaga Kerja Melibatkan dua analisis iaitu analisis penawaran sumber manusia dalaman dan analisis sumber tenaga kerja luaran. Analisis penawaran sumber dalaman terbahagi kepada lima iaitu jadual penstafan, analisis Markov, iventori kemahiran, carta gantian dan rancangan penggantian. Jadual penstafan merujuk kepada persembahan secara grafik semua pekerjaan dalamorganisasi. Ia juga melibatkan jumlah semasa pekerja yang terlibat dengan pekerjaan serta keperluan kepada pekerja pada masa akan datang. Analisis Markov pula melibatkan kaedah mengesan corak pekerjaan pekerja melalui berbagai-bagai jenis pekerjaan. Iventori kemahiran merujuk kepada fail peribadi
5

BSMH 2013 PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

UUMKL

pekerja yang mengandungi maklumat mengenai pendidikan, pengalaman, minat, kemahiran dan lain-lain faktor yang membolehkan pengurus menyesuaikan jawatanjawatan yang sesuai dengan latar belakang serta kebolehan pekerja. Carta gantian pula merujuk kepada senarai pemegang jawatan semasa dan mereka yang mungkin boleh menjadi pengganti jika sesuatu jawatan tersebut dikosongkan. Manakala rancangan penggantian merujuk kepada proses mengenal pasti, membangunkan dan mengesan individu penting untuk jawatan eksekutif. Sumber tenaga luaran pula merujuk kepada keadaan di mana organisasi kekurangan sumber untuk tujuan kenaikan pangkat atau untuk jawatan baru dalam organisasi. Pihak pengurusan perlu melihat kepada penawaran sumber tenaga luaran tersebut.

Keputusan Tindakan Dalam Perancangan Sumber Manusia Keputusan ini bergantung kepada permintaan dan penawaaran tenaga kerja. Jika permintaan melebihi penawaran, pengrekrutan pekerja akan dilakukan. Proses pengrekrutan ini melibatkan proses mengrekrut pekerja sama ada secara sepenuh masa atau sambilan, mengambil kembali pekerja yang telah berhenti atau

membenarkan pekerja melakukan kerja lebih masa. Sebaliknya, jika penawaran melebihi permintaan, organisasi akan menghadkan pengambilan pekerja baru, berkongsi tugas, memberhentikan pekerja atau ditamatkan perkhidmatannya, serta mengurangkan jumlah pekerja tanpa penggantian apabila berlaku perletakan jawatan, pencen dan lain-lain. Ali Embi (2001) mengemukakan dua kaedah pengrekrutan iaitu pengrekrutan dalaman dan pengrekrutan luaran. Pengrekrutan dalaman, calon-calon

BSMH 2013 PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

UUMKL

adalah terdiri daripada pekerja yang sedang berkhidmat dalam organisasi. Kaedah yang digunakan adalah seperti pengiklanan secara dalaman dan permohonan pekerjaan oleh pekerja yang merasakan dirinya layak. Pengrekrutan luaran pula memberi tumpuan kepada calon-calon bukan daripada kalangan pekerja. Antara kaedah-kaedah yang boleh digunakan ialah pengiklanan, agensi mencari pekerjaan, pengrekrutan kampus, acara-acara khas dan temuduga terbuka.

PENGARUH FAKTOR-FAKTOR PERSEKITARAN TERHADAP PERANCANGAN SUMBER MANUSIA Sesebuah organisasi yang berkembang dengan baik adalah dipengaruhi oleh beberapa faktor persekitaran yang banyak mempengaruhi objektif, strategi dan corak serta gaya pengurusan sesebuah organisasi. Perubahan Demografi Keupayaan organisasi memenuhi keperluan para pekerjanya banyak bergantung kepada kebolehdapatan daya saing tenaga kerja yang ada di dalam sesebuah masyarakat. Perancangan sumber manusia yang berkebolehan pula bergantung pada faktor kependudukan, pengembangan atau pengurangan tenaga buruh, tahap

pengetahuan dan kepakaran tenaga buruh serta perlu diambil kira faktor kaum wanita dalam tenaga buruh.

BSMH 2013 PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

UUMKL

Perubahan Ekonomi Perancangan sumber manusia juga dipengaruhi oleh keadaan ekonomi semasa yang berlaku. Perubahan ekonomi secara langsung dapat mempengaruhi proses penawaran dan permintaan sumber manusia. Sebagai contoh, kesan daripada inflasi menyebabkan berlakunya kucar-kacir terhadap corak perbelanjaan.

Produktiviti Imbangan penting dalam kawalan kos bagi organisasi ialah peningkatan produktiviti. Tanpa peningkatan produktiviti yang kukuh serta pengembangan ekonominya, organisasi itu akan menghadapi kesukaran untuk mengawal inflasi dan seterusnya akan menghadapi masalah untuk bersaing secara berkesan di pasaran dunia di mana persaingan perniagaan adalah sengit dan bersandarkan falsafah the survival of the fittest. Kegagalan persaingan pada peringkat antarabangsa akan melemahkan organisasi berkenaan di mana kesan seterusnya ialah penghakidan taraf hidup pekerja akibat daripada langkah pengurangan gaji pekerja oleh pengurusan dan pengecilan nilai sebenar kekayaan organisasi. Beberapa factor yang mempengaruhi produktiviti termasuklah perubahan dalam bidang teknologi, perubahan dalam kadar serta jenis pelaburan modal, kesan daripada pusingan perniagaan jangka pendek dan permintaan pasaran dan juga perubahan dalam komposisi aktiviti perindustrian, pengambilan tenaga kerja dan juga penghasilan kerja.

BSMH 2013 PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

UUMKL

Perubahan Teknologi Pembangunan dan penggunaan teknologi baru telah menjadi kuasa yang signifikan dalam membentuk organisasi dan praktik pengurusan. Penciptaan dan penemuan teknologi canggih dan terkini dalam bidang sistem pengeluaran dan pengangkutan, sistem komunikasi, komputer,sumber tenaga, perubahan dan sains hayat dan penggunaan bahan-bahan dan sumber-sumber asli telah membawa perubahan besar dalam cara dan corak berfungsi sesebuah organisasi. Sudah pasti perubahan teknologi pada masa hadapan akan memberi cabaran baru kepada organisasiterutama yang melibatkan perancangan sumber manusia. Sejauh mana organisasi perniagaan mampu merancang sumber manusia yang berkebolehan secara cekap dan berkesan untuk disesuaikan dengan perubahan teknologi pada masa hadapan. Undang-Undang dan Peraturan-Peraturan Kerajaan Amalan-amalan yang melibatkan perancangan sumber manusia banyak dipengaruhi oleh faktor undang-undang dan peraturan-peraturan kerajaan. Undang-undang dan peraturan-peraturan kerajaan ini secara langsung mengubah corak permintaan sumber manusia dan seterusnya memberi kesan kepada perancangan sumber manusia. Di antara undang-undang yang melibatkan perancangan sumber manusia ialah undangundang percukaian, undang-undang buruh, undang-undang kesihatan dan keselamatan pekerja dan termasuk juga arahan-arahan pengurusan atasan serta peraturan organisasi itu sendiri. Hal ini bermakna bahawa selain bertujuan memenuhi kehendak dan keperluan organisasi ke arah menjamin pencapaian misi dan matlamat organisasi, perancangan sumber manusia organisasi juga perlu disesuaikan dengan

BSMH 2013 PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

UUMKL

undang-undang dan peraturan-peraturan kerajaan serta peraturan-peraturan yang diwujudkan oleh organisasi sendiri. Perancangan sumber manusia yang bercanggah dengan undang-undang dan peraturan-peraturan kerajaan akan menimbulkan masalah perundangan yang tidak mungkin disukai oleh pengurusan atasan organisasi berkenaan. Perubahan Sikap Terhadap Pekerja Perubahan-perubahan di dalam komposisi demografi di kalangan tenaga kerja serta perubahan-perubahan di dalam bidang-bidang teknologi, ekonomi dan juga

perundangan serta keadaan persekitaran diikuti pula oleh perubahan sikap tenaga kerja terhadap kerja. Sebagai contoh, pertambahan kadar kaum wanita dewasa di dalam masyarakat yang memilih untuk bekerja dan tidak semata-mata berfungsi sebagai suri rumah, ibu dan golongan yang bergantung hidup kepada lelaki. Keadaan ini telah menimbulkan keluarga dua kerjaya yang terpaksa pula berdepan dengan masalah masalah pertentangan matlamat serta pertentangan peranan masing-masing.

STRATEGI PERANCANGAN SUMBER MANUSIA Strategi perancangan sumber manusia ditakrifkan sebagai susunan pelan

tindakan yang perlu diambil dan dilaksanakan secara cekap dan berkesan untuk mencapai matlamat dan matlamat serta objektif keperluan dan kehendak organisasi terhadap sumber manusia, disamping menepati matlamat operasi organisasi secara berterusan. Aspek yang perlu diberi penekanan dalam strategi perancangan sumber manusia ialah bilangan dan kelayakan tenaga kerja yang diperlukan, keperluan tenaga
10

BSMH 2013 PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

UUMKL

kerja organisasi masa kini serta keperluan tenaga kerja untuk perkembangan perniagaan organisasi pada masa hadapan. Selain itu, kekuatan kewangan organisasi untuk menangani pertambahan kos pengurusan akibat bertambahnya tenaga kerja serta unjuran peningkatan produktiviti dan kualiti hasil daripada penambahan tenaga kerja juga perlu diambil perhatian. Strategi pertama yang perlu diambil kira ialah menghubungkan secara jelas perancangan sumber manusia dengan perancangan strategi. Hal ini disebabkan oleh perancangan sumber manusia memainkan peranan yang penting dalam mencapai misi serta matlamat organisasi secara keseluruhannya. Maklumat yang cukup mengenai perancangan sumber manusia ini adalah penting bagi memastikan pelan perancangan yang dirancang mencukupi keperluan dan kehendak organisasi. Perancangan sumber manusia yang mantap dan berkesan perlu diwujudkan hubungan secara langsung diantara perancangan strategi perniagaan kerana perancangan strategi perniagaan merupakan perancangan perniagaan jangka panjang yang bermatlamat pencapaian perkembangan organisasi terhadap matlamat dan objektif yang telah ditetapkan dengan memberi tumpuan kepada pernigaan dan pulangan yang bakal diperoleh daripada pelaburan dibuat terhadap sumber-sumber organisasi. Strategi kedua ialah, membuat analisis terhadap isu-isu yang berkaitan dengan perancangan sumber manusia. Antara isu yang perlu dianalisis ialah mengenai keperluan perniagaan terhadap sumber manusia sama ada untuk keperluan semasa atau untuk perkembangan pada masa hadapan. Analisis ini perlu dilakukan adalah untuk memastikan perancangan sumber manusia yang dibuat adalah menepati matlamat organisasi . Demi memastikan matlamat organisasi ini tercapai, beberapa
11

BSMH 2013 PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

UUMKL

kriteria didalam pemilihan kerja telah digariskan. Antaranya ialah, pekerja yang dipilih haruslah mempunyai kriteria seperti kreatif, inovatif, dan mempunyai kemampuan serta kepakaran dalam melaksanakan tugas yang diberikan. Isu kedua yang perlu dianalisis ialah faktor-faktor luaran yang mempengaruhi penawaran sumber manusia. Sekiranya terdapat ketidakseimbangan dalam penawaran dan permintaan sumber manusia langkah-langkah dan tindakan yang wajar perlu dirancang untuk mengurangkan ketidakseimbangan yang berlaku. Selain itu, analisis persekitaran dalaman organisasi juga perlu dilakukan agar perancangan sumber manusia bersesuaian dengan kekuatan sumber-sumber organisasi. Strategi yang ketiga ialah melaksanakan keperluan peramalan kepada sumber manusia. Strategi ini bersifat kualitatif dan melibatkan aspek reka bentuk kerja dan organisasi, unjuran sumber-sumber yang ada dan seterusnya keperluan sebenar terhadap sumber manusia. Terdapat enam aspek yang perlu diambil kira dalam membuat peramalan tenaga kerja organisasi iaitu yang pertama ialah membangunkan kesedaran berkaitan dengan persekitaran yang akan mempengaruhi keperluan tenaga kerja pada masa hadapan. Manakala aspek kedua ialah mengambil kira inventori kepakaran, kebolehan, bakat pekerja yang sedia ada dalam organisasi. Aspek ketiga ialah membuat unjuran keboleh pendapatan atau penawaran kemahiran, kebolehan dan bakat dalam organisasi. Aspek keempat yang perlu diambil kira ialah membuat peramalan terhadap keperluan masa hadapan. Aspek kelima ialah membuat unjuran keperluan sebenar tenaga kerja pada masa hadapan dan aspek terakhir ialah menganalisis kedudukan sumber manusia semasa. Strategi kempat ialah perancangan pelan tindakan yang perlu meliputi aspekaspek penentu bidang kuasa pekerja, pengrekrutan, kenaikan pangkat dan pertukaran,
12

BSMH 2013 PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

UUMKL

perubahan perubahan organisasi, latihan dan pembangunan pekerja, imbuhan dan faedah pekerja serta hubungan buruh. Pelan perancangan tindakan yang dibuat ini hendaklah menekankan pencapaian matlamat yang jelas, mampu dicapai, munasabah serta mempunyai jangka masa untuk mencapainya. Manakala strategi kelima ialah perancangan pelan tindakan bagi menghadapi kemungkinan penentangan daripada tenaga kerja terhadap perubahan-perubahan yang dibuat di dalam organisasi ekoran daripada perancangan sumber manusia. Hal ini kerana perancangan sumber manusia mewujudkan perubahan-perubahan di dalam organisasi yang memerlukan pengurusan yang teliti dan berkesan bagi mengelakkan penentangan daripada tenaga kerja organisasi. Strategi yang terakhir iaitu yang keenam ialah melaksanakan proses penilaian berterusan setiap aktiviti perancangan sumber manusia bagi memastikan usaha-usaha yang dijalankan menepati matlamat perancangan sebenar serta pencapaian prestasinya mampu dinilai secara tepat dan berkesan. Proses penilaian aktiviti adalah amat penting dimana sebarang kelemahan dalam perancangan sumber manusia mampu dikenalpasti dan seterusnya pembetulan atau pembaharuan dalam perancangan sumber manusia boleh dilaksanakan dari semasa ke semasa. Penilaian kesan atau impak perancangan sumber manusia yang telah dilaksanakan hanyalah merupakan separuh daripada tugas sebenar bahagian sumber manusia. Penilaian perancangan sumber manusia perlu melihat kehadapan yang mana perubahan-perubahan persekitaran akan memberi kesan secara langsung kepada pengurusan organisasi keseluruhannya.

13

BSMH 2013 PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

UUMKL

KESIMPULAN Kesimpulanya, perancangan sumber manusia merupakan fungsi organisasi yang penting. Perancangan yang dijalankan dengan baik membolehkan organisasi bertindakbalas terhadap kehendak pasaran dengan berkesan. Perancangan sumber manusia merupakan proses mengkaji keperluan sumber manusia dan menentukan langkah-langkah untuk memenuhi tujuan ini. Selain itu juga perancangan sumber manusia adalah penting bagi organisasi untuk menjamin keseinambungan operasi, penggekalan kejayaan serta pengembangan berterusan organisasi untuk menangani dan mengatasi pelbagai bentuk cabaran akibat daripada perubahan-perubahan persekitaran. Perancangan sumber manusia juga hendaklah dilakukan oleh golongan yang bertanggungjawab dalam pengurusan sumber manusia untuk memastikan

organisasi itu mempunyai tenaga kerja yang diperlukan tepat pada masa ia diperlukan. Cadangan Penambahbaikan dari segi pengurusan sumber manusia di dalam organisasi kami seperti di CIMB Bank Berhad, Alliance Bank Berhad dan Rangkaian Hotel Seri Malaysia Sendirian Berhad perlu dilaksanakan dalam aspek kenaikan pangkat berdasarkan kelayakan pendidikan yang terkini kerana organisasi kami hanya memberikan keutamaan dan dorongan kepada individu yang mempunyai pencapaian prestasi tinggi dalam bidang pemasaran dan jualan. Dengan pelaksanaan melalui cadangan ini, setiap jabatan di organisasi dapat dipenuhi bukan sahaja dengan individu yang berprestasi tinggi malah juga dengan individu yang berkelulusan tinggi dalam akedemik.

14

BSMH 2013 PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

UUMKL

Rujukan Ab. Aziz Yusof dan Intan Osman (2002). Pengurusan Sumber Manusia: Konsep, Isu dan Pelaksanaan. Edisi Pertama, Petaling Jaya : Prentice Hall. Akta Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan 1994 (Akta 514). Bohlander, G., & Snell, S. A. (2010). Managing human resources (15th ed.). Ohio: South-Western. Ivancevich, J.M. (2001). Human Resources Management. Boston : Irwin. Jabatan Keselamatan dan Kesihatan Pekerja (2000). Malaysia: Kementerian Sumber Manusia Mohd Yazam Sharif (2001). Asas Pengurusan Sumber Manusia. Edisi Pertama. Utusan Publications : Kuala Lumpur Mondy, R.W., dan Noe, R.M. (1993). Human Resources Management. Edisi Ke-5, Boston: Allyn and Bacon Wright, P. M., McCormick, B., Sherman, W. S., & McMahan, G. C. (1999). The role of human resource practices in petro-chemical refinery performance. International Journal of Human Resource Management, 10(4), 551-571.

15