Rama Judicial del Poder Pblico Consejo Superior de la Judicatura Sala Administrativa

SIGC

ACTA DE REUNION COMIT DE CALIDAD.

ACTA No. 9 de 2011 FECHA: 18 de Mayo de 2011 HORA INICIO: 7:00a.m. TERMINACIN a.m. LUGAR: Pala !o de "#$%! !a P!$o 9& . Sal'( N& 1. 9:00

OBJETIVO DE LA REUNIN : 1 . Presentacin informe de resultados ICONTEC.

2. Presentacin Plan de Trabajo para la Auditor a de recertificacin de octubre de 2!11.

RESPONSABLES DE LA REUNION: "octora #lad$s %ir&inia #ue'ara $ "octor (antia&o Alba )errera.

CON)OCA*OS + ASISTENTES
NOM,RES - APELLI*OS CARGO . *EPEN*ENCIA ASISTIO SI NO

(antia&o Alba )errera #lad$s %ir&inia #ue'ara Paola 4ulua&a *onta5a .a6l Eduardo *art ne7 2u&o 1or&e *ario .i'adeneira Carlos Eduardo "e'ia )arold I&uar:n 3allesteros Adriana #u7m:n. (onia Te;uia Nell$ .ui7. Antonio 3arrera <l'aro Aroca Colla7os. "or$s *ejia 9lre7 *ar a N$dia Prieto 3 1uan 1os= Parada "ie&o 2ondo5o A$r:n

*a&istrado Au+iliar , despac-o "r. Castillo .u&eles "irectora 0 Escuela 1udicial .odri&o 2ara 3onilla "irector , Centro de "ocumentacin 1udicial 0 Cendoj "irector , 8nidad de .ecursos 9 sicos "irector , 8nidad de Carrera 1udicial "irector Administracin de la (e&uridad "irector 0 8nidad de Asistencia 2e&al. "irectora 0 8nidad Administrati'a "irectora 8nidad de Presupuesto "irectora , 8nidad de #estin )umana "irector , 8nidad de Inform:tica 0 "eaj "irector 0 8nidad de "esarrollo $ An:lisis Estad stico "irectora 0 8nidad de Auditoria "irectora. 8nidad de Planeacin "irector 0 8nidad de .e&istro Nacional de Abo&ados $ Au+iliares de la 1usticia 1efe "i'isin Or&ani7acin $ *=todos 0 Coordinador de Calidad Coordinador de (eccionales

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1os= Eduardo #me7

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AGEN*A

1. Verificacin del !r!m. ". Presen#acin informe de res!l#ados IC$%&EC. '. Presen#acin Plan de &ra(a)o *ara la a!di#or+a de recer#ificacin de oc#!(re de "011. ,. Pro*osiciones - .arios.

*ESARROLLO *E LA AGEN*A

1. )e/!0! a !'( del 1#'/#2. /e .erific el !r!m - se cons#a# desarrollo de la agenda. !e 0a(+a s!ficien#e asis#encia *ara la re!nin -

2. Le %#/a y a3/o4a !'( del A %a 5 12 del 6 Mayo de 2011. /e dio lec#!ra al 1c#a corres*ondien#e a la re!nin cele(rada el *asado , de 2a-o de "0113 sin !e se *resen#ara o()ecin alg!na. Por lo an#erior3 se a*r!e(a la mencionada 1c#a - s! *!(licacin en el sof#4are de con#rol ges#in de calidad.

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7.

P/e$e(%a !'( de !(0o/2e de /e$#l%ado$ ICONTEC.

El Coordinador de Calidad *resen#a el informe res*ec#i.o so(re los res!l#ados de la .isi#a reali5ada *or *ar#e del en#e cer#ificador en la a!di#or+a del *asado 9310 - 11 de ma-o del "011 /o(re el *ar#ic!lar se6ala el e7celen#e res!l#ado arro)ado *or la organi5acin3 *ro*io del esf!er5o reali5ado *or la 1l#a 8ireccin3 9+deres de Proceso - ser.idores )!diciales en general. /e o(ser.a cmo los mecanismos ado*#ados *or el sis#ema f!ncionaros adec!adamen#e3 no o(s#an#e las dific!l#ades *resen#adas en la f!ncionalidad del sof#4are de ges#in de calidad3 lo !e o(lig a generar *lanes de con#ingencia !e e.i#aran en#or*ecer la *resen#acin normal de la a!di#or+a. En lo !e res*ec#a a la no conformidad menor3 se *resen# el *lan de #ra(a)o *ara !e sea en.iada a ms #ardar el *r7imo "0 de ma-o de "011 al correo elec#rnico del Coordinador de Calidad - firmada en doc!men#o im*reso *ara la remisin al 9+der de 1!di#ores del IC$%&EC. /o(re es#e as*ec#o3 manifies#a el Coordinador de Calidad3 es m!- im*or#an#e el c!m*limien#o con la fec0a de en#rega de la %$ C$%F$:2I818 2E%$: al IC$%&EC3 en aras de aca#ar el reglamen#o es#a(lecido *or el En#e Cer#ificador. 6. P/e$e(%a !'( Pla( de T/a4a8o 3a/a la a#d!%o/9a de /e e/%!0! a !'( de o %#4/e de 2011. En es#e sen#ido3 el Coordinador de Calidad e7*one la *ro*!es#a de *lan de #ra(a)o3 la c!al en general con#iene los +#em sig!ien#es: 1. Visi#as del Consorcio C:ECE- 1I1P - el Coordinador de Calidad con el acom*a6amien#o del 8r. Cas#illo - el 8r. /an#iago 1l(a *ara anali5ar el es#ado real en las seccionales. 9as seccionales *o#encialmen#e *ro*!es#as *ara la am*liacin son : ;ogo#3 Cali3 &!n)a3 %ei.a3 Villa.icencio3 ;!caramanga3 ;arran !illa3 2ani5ales3 1rmenia3 I(ag!<. :e !isi#os *ara la *r7ima a!di#or+a. : 1. ". '. ,. 5. =. 7. :eali5ar 1!di#or+as in#ernas de Calidad. 1r#ic!lacin con las /eccionales. 2e)oramien#o de las Carac#eri5aciones. 2e)oramien#o del Ciclo de medicin3 anlisis - me)ora. Cierre de las %$ C$%F$:2I818E/. Informe de la 1l#a direccin. Im*lemen#acin del ciclo P>V1 en las seccionales 3 siendo el a*o-o el ni.el cen#ral *ara !e sea en#endido. 8. Ca*aci#acin en el /$F&?1:E de @es#in de Calidad #an#o al ni.el cen#ral como en las
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/eccionales. Informe - *rogramacin de las 1!di#or+as In#ernas de Calidad. 1. Con.ocar a los 1!di#ores in#ernos de Calidad *ara anali5ar la e7*eriencia - re !isi#os. ". El *rograma de las 1!di#orias In#ernas de Calidad es# *ro-ec#ado *ara A!lio en el %i.el Cen#ral - se de(e *rogramar *ara las seccionales. '. Programar 15 d+as *ara el informe a la al#a direccin en el %i.el Cen#ral - 7 d+as en las seccionales. El cor#e a /e*#iem(re 1= *ara 0acer la en#rega a la /ala el "= #eniendo en c!en#a !e se es# m!- cerca de la 1!di#or+a en la *rimera semana de $c#!(re "011. ,. :e.isar los 0alla5gos s!rgidos de #odos los rganos de con#rol 5. Ca*aci#acin en la %$:21. =. /e de(e regis#rar la I/$BBB..3 -a !e se #iene la @P:1000. :. P/o3o$! !o(e$ y ;a/!o$ : 1. $(ser.aciones *or *ar#e del *a&istrado Au+iliar 0 2 der #rupo de Apo$o a la Alta "ireccin 3 doc#or /an#iago 1l(a : - :econocimien#o es*ecial *or *ar#e del 8r. Cas#illo a los l+deres de *roceso *or el esf!er5o - los res!l#ados o(#enidos en la 1!di#or+a de 2a-o "011. - 9a 1!di#or+a de la *rimera semana de oc#!(re 8E "011 es &:1/CE%8E%&19 *ara la ins#i#!cin. - El informe a la 1l#a direccin de(e *re*ararse con la de(ida an#ici*acin. - /e de(en en#regar los lineamien#os3 con la orien#acin - el res*ec#i.o Plan de 1ccin de la *r7ima 1!di#oria de :ecer#ificacin *ara firma del 8r. Cas#illo.

TAREAS - COMPROMISOS No. 1. TAREA + ACTI)I*A* Capacitacin en el (oft>are de &estin de Calidad RESPONSA,LE CO."INA"O. "E CA2I"A" ENTREGA "' C05C11 - '0C05C11.

SEGUIMIENTO A TAREAS PEN*IENTES

No TAREA PEN*IENTE
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MOTI)O *EL INCUMPLIMIENTO

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ENTREGA
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Fec0a de a*ro(acin del ac#a: . ANE/O( (I ?/ @ NO ? @

E2A3O.O : "oris E. (armiento (antander. .E%I(O : "ie&o 2ondo5o A$r:n.

En constancia firman: NOMBRE ROL NOMBRE - ROL

(ANTIA#O A23A )E..E.A *a&istrado Au+iliar 0 2 der #rupo de Apo$o a la Alta "ireccin

#2A"A( %I.#INIA #8E%A.A P8ENTE( 2 der Comit= del (I#C

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