LAPORAN HASIL ANALISA DAN PERANCANGAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN SMPN 7 PALOPO

DI SUSUN OLEH : KELOMPOK 1: KHAIRIL FEBRI M SUPRIANTO MUHAMMAD HIDAYAT RESTIANI YASRI ELIA TODING

PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS COKROAMINOTO PALOPO

I.

ALASAN MELAKUKAN ANALISIS SISTEM Sebagai perkembangan teknologi saat ini membuat kita lebih mudah untuk

melakukan segala sesuatu termasuk dalam rangka meningkatkan ilmu pengetahuan dan teknologi. Perkembangan teknologi itu sendiri sangat berpengaruh baik dalam status kelompok, individu, lembaga dan perusahaan yang berarti. Dengan teknologi ini, semua serba cepat, tepat dan efisien. semua bisa disertai oleh sumber daya manusia yang relevan yang cukup. Aplikasi ini adalah perangkat lunak teknologi komputer yang membantu mengembangkan menawarkan program otomatisasi pekerjaan biasanya dilakukan secara manual oleh manusia. Dengan aplikasi ini sebuah keuntungan karena sebagai media untuk memfasilitasi pengguna untuk memperoleh informasi, melakukan transaksi, dan dengan demikian mempercepat layanan pekerjaan Salah satu SMP 7 palopo, yaitu SMP 7 palopo tentunya membutuhkan suatu aplikasi atau program untuk sebuah perpustakaan yang akan berguna untuk pustakawan aplikasi untuk memfasilitasi proses transaksi seperti pinjam meminjam buku, mempermudah pencarian buku dan peminjam , dan tidak lagi dilakukan secara manual. Daftar buku kode, peminjam dan kode lain semuanya tercantum dalam database yang ada, jadi kami hanya melakukan pencarian. Proses pembuatan laporan menjadi lebih cepat dengan adanya aplikasi dari laporan sebelumnya yang dibuat di Perangkat Lunak manual.ini yang digunakan untuk memuat aplikasi ini adalah microsoft visual basic 6. Keyword: Aplikasi, Perpustakaan

I.

PENDAHULUAN

Seiring berkembangnya teknologi saat ini membuat semakin mudahnya kita untuk melakukan segala sesuatunya termasuk dalam rangka menambah ilmu pengetahuan dan teknologi. Kebutuhan akan informasi juga sangat meningkat seiring perkembangan teknologi dan informasi yang semakin pesat dan menghasilkan inovasi inovasi baru yang senantiasa terus berkembang ke arah yang lebih baik. Tentunya untuk memperoleh sebuah informasi yang saat ini dibutuhkan oleh masyarakat, dibutuhkan sebuah pengolahan data sebagai media informasi untuk pemenuhan kebutuhan. Hingga saat ini pengolahan data dan pemenuhan kebutuhan informasi tersebut masih dilakukan secara manual. Dengan adanya hal itu proses keputusan yang seharusnya berjalan cepat dan tepat, menjadi lambat dan menghambat proses pemenuhan kebutuhan informasi, dikarenakan pengolahan data informasi yang lambat. Perpustakaan merupakan tempat untuk membantu belajar dan untuk memberikan informasi kepada guru dan murid serta karyawan dalam membantu bekerja. Selain itu perpustakaan adalah tempat menyimpan data anggota, data buku, data peminjaman, data pengembalian dan lainnya. Dengan perpustakaan maka memudahkan karyawan guru dan murid membantu dalam belajar maupun membantu dalam bekerja . Teknologi komputer hadir dengan berbagai kemampuan sebagai jawaban atas permasalahan yang sedang dihadapi. Dengan aplikasi komputer pengolahan data dapat diselesaikan tepat waktu dan lebih baik. Perpustakaaan Sekolah merupakan sarana pendidikan informal yang membantu siswa untuk memperdalam ilmu pengetahuan yang biasa dilakukan sewaktu jam istirahat maupun usai jam sekolah. Keberhasilan kegiatan belajar mengajar disekolah tentunya juga diimbangi dengan adanya kegiatan aktif siswa di perpustakaan. Perpustakaan sekolah sebagai media informasi dari suatu pelayanan sirkulasi, merupakan wujud dari fasilitas yang diberikan oleh sekolah bagi siswanya. Dengan pengolahan dan manajemen yang baik maka banyaknya anggota maupun non anggota perpustakaan akan mendapatkan pelayanan yang cepat, membantu terhadap penelusuran buku tanpa harus antri melihat katalog. Perpustakaan SMPN 7 palopo yang masih sering terjadi kesalahan- kesalahan yang dilakukan oleh petugas dalam pencatatan peminjaman buku dan pengembalian buku. Sebagai contoh salah memasukkan judul buku, kode buku, nomer Induk siswa, dan salah dalam memberikan denda. Pelayanan yang selama ini dilakukan secara manual dapat di atasi dengan adanya program aplikasi yang dapat membantu memperlancar proses pengolahan dan pelayanan transaksi. Dengan alasan tersebut, penulis terdorong untuk mengadakan penelitian tentang sistem informasi perpustakaan yang diharapkan dapat mendukung pelayanan petugas perpustakaan terhadap siswa.

II.

PERMASALAHAN Permasalahan yang terjadi ini telah diuraikan di tahap perencanaan system, yaitu sebagai berikut : 1. Kurangnya keefektifitasan dalam penanganan pengunjung perpustakaan 2. Kurangnya keefektifitasan dalam penanganan peminjaman buku dan pengembalian buku 3. Proses peminjaman buku dan pengembalian buku tidak ditangani langsung 4. System tidak bekerja dengan baik

III.

IDENTIFIKASI PENYEBAB MASALAH Identifikasi masalah merupakan langkah awal yang dilakukan dalam tahap analisis sistem. Dari hasil penelitian yang dilakukan mengenai sistem inpormasi perpustakaan pada SMP 7 palopopenulis menemukan beberapa masalah antara lain : 1. Kurangnya keefektifitasan dalam penanganan pendataan siswa yang akan melakukan peminjaman buku dilakukan dengan mengisi data secara manual pada pembukuaann. Sehingga penanganan pendataan siswa tidak efektif. 2. Proses pembayaran tidak ditangani langsung melalui sistem. Maksudnya tidak secara komputerisasi dengan baik. 3. Sistem tidak dapat menghasilkan tanda bukti peminjaman yang dibutuhkan beberapa siswa sebagai bukti . Padahal dalam melakukan peminjaman buku yang paling utama bagi siswa adalah harus mendapatkan bukti peminjaman setelah melakukan peminjaman 4. Sistem tidak dapat menghasilkan informasi dan laporan peminjaman .hal ini sebenarnya dapat merugikan pihak sekolah sehingga buku-buku yang ada pada perpustakaan habis sedikit demi sedikit. Dengan demikian penyebab terjadinya masalah - masalah yang mampu kami identifikasi adalah : 1. Proses peminjaman yang masih manual berpotensi menimbulkan kesalahan, pemrosesan data juga memakan waktu yang lama. 2. Informasi sudah tersimpan pada sistem namun masih terjadi penumpukan data sehingga user sulit untuk mengetahui berapa jumlah peminjam yang diterima pada hari itu.

3. Sistem tidak menyediakan informasi berupa kwitansi peminjaman yang ditujukan untuk siswa sebagai tanda bukti peminjaman buku IV. IDENTIFIKASI TITIK KEPUTUSAN Berdasarkan system yang ada pada SMPN 7 palopo kami mencoba untuk mengidentifikasi titik keputusan apa saja yang dapat mengakibatkan penyebab masalah ini. Titik keputusan menunjukkan suatu kondisi yang menyebabakan sesuatu terjadi. Dengan mengidentifikasi titik ini kami berusaha untuk melacak dari mana penyebab masalah itu terjadi. 1. Penyebab masalah adalah Proses peminjaman yang masih manual berpotensi menimbulkan kesalahan, pemrosesan data juga memakan waktu yang lama. Titik keputusan yang mengakibatkan terjadinya masalah adalah: Penanganan proses peminjaman buku yang masih manual Titik keputusan ini dapat mengakibatkan pelayanan kepada siswa kurang baik, pada saat menginput data secara manual dan berpotensi menimbulkan kesalahan penginputan data peminjaman buku kepada siswa. Penanganan pemrosesan data yang kurang akurat Titik keputusan ini dapat mengakibatkan suatu masalah yang dimana dalam pemrosesan data input dan out put siswa sangat membutuhakn waktu yang lama sehingga membuat siswa menungguh. 2. Penyebab masalah adalah Informasi sudah tersimpan pada sistem namun masih terjadi penumpukan data sehingga user sulit untuk mengetahui berapa jumlah peminjam buku dan data-data buku apa sj yang di pinjam Data siswa yang telah melakukan peminjaman buku, semestinya sudah terdata dengan baik namun dengan sistem yang manual yang dilakukan pada perpustakaan sehingga data tersebut kurang akurat Pendapatan yang diterima pada hari itu sebenarnya sudah tercantum dan tersimpan, tapi karena sistem yang dingunakan secara manual sehingga data tersebut hilang atau tercecer dan memakan waktu lama. 3. Penyebab masalah Sistem tidak menyediakan informasi berupa kwitansi peminjaman yang ditujukan untuk siswa sebagai tanda bukti meminjam buku.

Titik keputusan untuk masalah ini adalah sesuai dengan point kedua yaitu data siswa harus di kerjakan dua kali dan itu membutuhkan waktu yang lama untu melakukan hal tersebut. Tidak efektifnya staf administarasi dalam melakukan tugasnya sehingga bukti peminjaman yang semestinya sudah ada pada siswa menjadi tidak ada, titik keputusan ini dapat berefek pada perpustakaan. Dengan demikian titik kuputusan penyebab masalah yang dapat penulis identifikasi adalah sebagi berikut : 1. Penanganan proses peminjaman yang masih manual. 2. Penanganan proses penginputan data yang masih manual. 3. Data siswa yang sudah teregistrasi belum tersusun dan tersimpan dengan baik. 4. Fasilitas system administrasi yang belum lengkap. 5. Tidak efektifnya stap perpustakaan dalam melakukan penginputan data siswa yang melakukan peminjaman buku. 6. Dari segi pelayanan terhadap anggota baik yang menyangkut peminjaman, pengembalian, serta pembuatan laporan masih membutuhkan waktu yang lama dan kurang maksimal

V. KESIMPULAN 1. Permasalahan operasional dalam Perpustakaan SMPN 12 Yogyakarta ini terletak pada pengolahan data yang masih manual. Dalam pencatatan, peminjaman,maupun pengembalian buku yang masih dilakukan secara manual sehingga menyebabkan lambatnya pelayanan anggota perpustakaan ditambah pencarian data yang kurang cepat sehingga menyebabkan lambatnya pelayanan anggota. Lambatnya kinerja ini termasuk dalam penyusunan laporan dan pengeditan sehingga waktunya menjadi tidak efisien. 2. Berdasarkan hasil identifikasi terhadap kebutuhan user dan sistem, perpustakaan SMPN 12 yogyakarta membutuhkan suatu tool handal yang mampu mendukung dan menangani kegiatan operasional sebuah perpustakaan, yang meliputi kegiatan sirkulasi peminjaman, pengembalian buku serta pelaporan. 3. Penelitian dan studi kasus yang mendalam terhadap proses peminjaman, pengembalian, pencarian, serta proses pelaporan yang ada dalam perpustakaan ini, menghasilkan berbagai macam hasil analisis, seperti analisis kelemahan sistem, analisis kebutuhan sistem, dan analisis kelayakan sistem. Hasil analisis ini digunakan sebagai dasar untuk merancang sistem baru, sehingga sesuai dengan kebutuhan dan keadaan perpustakaan.