Anlisis y descripcin de Puestos de trabajos.

Prof. Luis Mndez

Gabriel Padilla 25 de noviembre del 2013

Diseo y planificacin de un proyecto. Para que se pueda obtener un diseo y una planificacin de un proyecto con respecto a los puestos de trabajo, lo primero es focalizar correctamente los objetivos conjuntos de la organizacin. El objetivo es poder utilizar de la mejor manera las tcnicas de bsqueda, seleccin y evaluacin de personal, para lograr alcanzar los fines de la organizacin, satisfaciendo las necesidades de los recursos humanos que la integran. Cuando se habla de necesidades, no solamente se referimos a las econmicas, sino tambin a las que hacen al bienestar general de una persona, tratando de que sta pueda crecer profesionalmente en un clima social agradable y que sea compensada equitativamente. Se cree que la utilizacin de los recursos en forma efectiva y eficiente dentro de una organizacin, es la clave del xito de la misma. Al hablar de recursos no solo se refiere a los financieros, tecnolgicos o tcnicos, sino tambin a los humanos. En la organizacin moderna, estos ltimos son tan importantes como los dems, y para poder obtener su mximo rendimiento, se les dedica gran parte de los recursos econmicos, se les especializa para que puedan utilizar la tecnologa existente tratando de mantener el mejor plantel a travs de equitativas compensaciones siguiendo su evolucin dentro de la empresa. Los objetivos pueden responder a intereses organizacionales, sindicales, administrativos o pueden concretarse en el estudio y diseo de solo una parte de la organizacin, en este caso es muy recomendable su uso cuando se proyecta la constitucin de nuevos servicios o unidades o para el diseo o rediseo de puestos ya existentes. Al mismo tiempo los objetivos, pueden surgir al consultar los problemas con los que se encuentran normalmente las personas en sus puestos, as de un estudio de las quejas, reclamaciones, etc. de los ciudadanos puede arrojarse luz en este sentido, tambin de las cuestiones retributivas, de las competencias, de los planes de formacin o dificultades en la seleccin de los candidatos ms adecuados. Planificacin y puesta en marcha. El correcto desarrollo de esta fase resultar de extraordinaria importancia para la obtencin del xito final. Diseo del Plan. Realizar el proyecto de anlisis de puestos de trabajo supone un conjunto explcitamente identificado y coordinado de tareas que es preciso desarrollar. Para la obtencin de informacin es preciso el apoyo, cooperacin y confianza de los trabajadores cuyos puestos van a documentarse. Generalmente al analista se le mira con recelo, ya que la gente piensa que se les va modificar su posicin en la organizacin o se les va a reducir el salario que tienen. En lneas generales los trabajadores colaboran de forma favorable a describir sus puestos de trabajo de una forma objetiva, aunque hay que tener en cuenta la tendencia a exagerar o engordar, sus tareas, no obstante la revisin por su supervisor directo mitiga este hecho.

Es necesaria una buena comunicacin, explicando a la gente el objetivo del anlisis, las razones por las que se hace y lo que se espera conseguir con el proyecto. Una vez que se han definido los objetivos que se persiguen en el proyecto de A.D.P.T, es necesario determinar si se van a analizar todos los puestos de la organizacin o solo aquellos que se consideran clave, en cualquiera de ambos casos ser necesario inventariar cuntos son los puestos y cules son los que se van a analizar. Puede ocurrir que nos encontremos con puestos de trabajo que en principio puedan ser idnticos (ej. auxiliares administrativos/as, policas locales, operario/a de jardinera, profesor/a, etc.), se tendr entonces que determinar cules sern los puestos que se seleccionarn como representacin de los dems y habr que preguntar cmo se averigua cules son realmente idnticos? Suelen argumentarse dos normas para estos casos, la primera es analizar dos o tres puestos, uno por cada servicio, lnea o centro de trabajo, etc. la segunda consiste en analizar al menos el 20% de los puestos considerados idnticos o muy semejantes. En el departamento de Recursos Humanos, se ha optado por una tercera posibilidad que se concreta en dotar a los puestos de una cierta polivalencia al definirlos con dos tipos de funciones, unas de ndoles genricas y otras especficas. Es decir, los auxiliares administrativos, por ejemplo, presentaran unas funciones de tipo general vlidas para todas las personas que ocupan estos puestos y en cada puesto o en cada servicio, unidad, seccin, etc. cada uno de estos puestos puede adoptar adems de las funciones genricas algunas de tipo especfico, del mismo modo que en cada Ayuntamiento se pueden producir tareas propias del mismo, diferentes de las que se pueden realizar en otras entidades locales. Planificacin temporal y cronograma de ejecucin del proyecto. Todo plan debe indicar las fechas en las que sus objetivos deben estar conseguidos y temporalizar sus distintas secuencias, pero adems es necesario tomar en cuenta los flujos de trabajo porque stos no deben ser alterados, normalmente, si el ritmo de trabajo se regula; el ADP se puede realizar en cualquier momento del ao, exceptuando acontecimientos como Navidad o Fiestas Locales. La experiencia ha demostrado que por el gran volumen de trabajo en algunas organizaciones origina que no se cumplan los plazos de objetivos con total rigurosidad. Se elabora un calendario de trabajo que refleja el trabajo realizado a lo largo del proyecto donde constan las entrevistas con los jefes de las distintas reas del personal para mantener claro los objetivos y las metas que restan, adems de las que ya se han cumplido. Mtodos de recogida de informacin Segn el libro de Administracin de personal de Gary Dessleres. Datos que se recopilan en un anlisis de puesto. Se necesita una cantidad considerable de informacin para realizar adecuadamente un anlisis de puestos. El analista de puestos identifica los deberes y las responsabilidades reales del puesto y recopila los dems tipos de datos que se listan a continuacin: 1. Actividades laborales: Actividades y procesos del trabajo, registros de las actividades (en video, por ejemplo), procedimientos usados, responsabilidad personal.

2. Actividades orientadas hacia el trabajador: Comportamiento humano como acciones fsicas y la comunicacin en el trabajo. Movimientos elementales para el anlisis de mtodos 3. Mquinas, herramientas, equipos y materiales usados. 4. Elementos tangibles e intangibles relacionados con el puesto: Conocimientos que se emplearn o aplicarn (como en la contabilidad), materiales procesados, productos fabricados o servicios prestados. 5. Desempeo del puesto: Anlisis de errores, normas de trabajo y medicin del trabajo, como el tiempo empleado para realizar una tarea 6. Contexto del puesto: Programa de trabajo, incentivos financieros y no financieros, condiciones fsicas de trabajo, contextos organizacionales y sociales 7.Requisitos personales para el puesto: Atributos individuales como personalidad e intereses, educacin y capacitacin requerida, experiencia laboral. Clasificacin de las tcnicas de anlisis de puestos Realizar un correcto anlisis de puestos es vital para que una empresa plante los pilares bsicos de su estructura. No solo nos ayudar a aumentar la eficiencia de las selecciones de personal sino que tambin nos permitir realizar un adecuado reparto de funciones, marcar mejor los objetivos individuales, programar tramos salariales, confeccionar formularios de solicitud de empleo y aumentar la motivacin de los trabajadores, entre otros beneficios. Definir un puesto se basa en realizar un anlisis del mismo para obtener una descripcin pormenorizada de las tareas realizadas as como determinar la relacin con otros. Para hacerlo correctamente tendremos que estipular las habilidades necesarias para que un trabajador pueda desempearlo con xito. Existen cinco mtodos bsicos muy utilizados para conseguir esta descripcin. Algunos son relativamente rpidos y otros necesitan de ms tiempo (y por tanto de ms recursos) pero que a cambio nos puede dar una descripcin ms completa. Si queremos contratar al mejor empleado para un puesto primeros debemos tener muy claro cmo es el puesto a cubrir. Observacin directa

Es a priori el mtodo ms sencillo de aplicar pero en caso de que lo realice el jefe o responsable puede encontrarse ante empleados que modifican sus rutinas habituales por su presencia (tambin puede pasar con cualquier otra persona). Por ello es bueno que sea realizado por un analista objetivo e informando a los empleados de los objetivos del estudio: simplemente definir las tareas realizadas pero nunca juzgarlas. En cualquier caso la observacin directa debera extenderse durante varios das para cada puesto (dependiendo de su complejidad) de manera que se pueda realizar una descripcin detallada que no est basada en las acciones puntuales que puedan suceder.

En empresas medianamente grandes los resultados pueden demorarse, sobre todo si realizamos un mtodo mixto utilizando alguno de las otras tcnicas que vamos a describir. El diario

Esto supone que ciertos trabajadores claves, concienciados sobre la importancia del anlisis, registren sus actividades diarias en un documento para obtener un listado de tareas. Los problemas pueden surgir cuando estos empleados exageran sus responsabilidades, se anotan tareas de ms u omiten algunas que pueden ser consideradas como poco idneas. Centrar todo el registro en un nico profesional puede darnos datos insuficientes as que el diario podra ser confeccionando por varios a la vez para aumentar su fiabilidad. El tiempo de anlisis puede ser similar al de la observacin pero no necesita la presencia de una persona en el papel de analista y por tanto los costes se reducen. Entrevistas

Una de las maneras ms habituales para reducir los tiempos necesarios para hacer un buen anlisis de puestos es realizar entrevistas individuales o grupales en las que descubrir las destrezas necesarias y las tareas desarrolladas en cada puesto. El anlisis combinado de las entrevistas individuales (o una grupal que es menos recomendable) podr conformar una descripcin definitiva aunque en este caso pueden quedar fuera algunas tareas que puedan ser consideradas poco relevantes o que no quieran admitirse ante la direccin. Su fiabilidad es por tanto relativa aunque de todas maneras sus resultados pueden ser de gran ayuda. Cuestionario

Realizar un cuestionario estructurado puede ayudar a los empleados a informar de las caractersticas del puesto sin la presin de una entrevista ni cortas limitaciones temporales. Adems puede plantearse un sistema de anonimato til en ciertas organizaciones. Ahora bien nuestro cuestionario es perfecto? Se adecua a cada actividad? Normalmente el cuestionario contiene un listado de tareas a marcar por el trabajador as que podemos dejar fuera algunas no contempladas y es que aunque pongamos un apartado de otras, el trabajador puede ignorarlo por el agotamiento mental. Lo que diga el experto

Acudir a expertos supone obtener una descripcin genrica del puesto. Es un mtodo rpido, seguramente menos costoso (si medimos los tiempos, etc.) pero tambin menos fiable. No obtendremos una respuesta adaptada a la realidad de nuestra empresa ni ser de tanta ayuda a la hora de realizar una seleccin de personal.

Descripcin de puestos de trabajo. Una vez que el puesto de trabajo ha sido analizado debemos pasar a la siguiente fase que consiste en describirlo de la forma ms rigurosa y objetiva posible. La descripcin de los puestos de trabajo se caracteriza porque los resultados se presentan bajo la forma de una narracin de las caractersticas del contenido del puesto de trabajo, de las condiciones fsico-ambientales en las que se desenvuelve, las relaciones sociales y las exigencias para su desempeo. El contenido de las descripciones de los puestos de trabajo. La diversidad de formatos es inmensa, prcticamente puede decirse que cada proyecto de D.P.T. presenta su propia forma de organizar los contenidos descriptivos, sin embargo la mayor parte de formatos coinciden en gran medida con los que a continuacin describimos. Una parte del cuestionario donde se especifica la clasificacin del puesto de trabajo, puesto que, la administracin presenta una clasificacin especfica que debe ser considerada, otra en la que aparecen los datos personales de los ocupantes de los puestos de trabajo, un tercera en la que se detallan las condiciones de trabajo ms importantes y las caractersticas de las tareas que realizan, en cuanto a complejidad, dificultad, tipos de normas que se reciben, etc. y finalmente aparece la descripcin del puesto que puede tomar otros formatos en funcin de los objetivos que se persigan. Como podr observarse en el formato que se va a presentar se enfoca un gran nmero de informacin aunque despus tenga usos distintos a los del anlisis y descripcin del puesto. 1. Ficha tcnica de identificacin y clasificacin del puesto. Los datos de identificacin del empleado: se registran en la ficha, que mostramos al final del trabajo como anexo. 2. Los datos de clasificacin y catalogacin del puesto de trabajo: Para determinar los datos de clasificacin de los puestos, necesariamente, nos tenemos que remitir a la ficha basados en las caractersticas de los mismos. Contenido de las Descripciones: Qu hace el trabajador. Por qu lo hace. Cmo y con qu lo hace. Dnde y cundo lo hace. Qu implica lo que hace.

Anexo.

Bibliografa. Jos Carrasco Carrasco - Revista electrnica CEMCI http://www.cemci.org/revista/numero-2/documentos/doc2.pdf