EL PROCESO

ADMINISTRATIVO
Funciones “secuenciales”.

La administración como un proceso busca responder a la

pregunta cómo se administra, los enfoques varían de acuerdo
a los autores. Un enfoque de los más difundido y aceptado
considera a la organización como un proceso en el cual se
manifiesta la interacción de cuatro funciones en secuencia:
planificación, organización, dirección y control.

Planificar, organizar, dirigir y controlar constituyen las cuatro

funciones básicas y en secuencia de la administración y
conforman el clásico proceso administrativo, que resumimos a
continuación:

Planificar significa proyectar de antemano metas y acciones,

constituyendo el punto de partida del proceso. Organizar
implica coordinar recursos materiales, financieros y humanos,
ordenándolos para buscar eficiencia. Dirigir, llamada también
ejecución, es la función de administración orientada a
influenciar los subordinados para que ejecuten las tareas,
creando una atmósfera adecuada y ayudándolos a dar su
mayor esfuerzo. Controlar significa asegurarse de que la
organización sigue la administración correcta, detectar por
qué no lo logra y determinar las acciones correctivas para
arreglar las cosas.

PLANIFICACIÓN
La planificación es la función primaria y el fundamento de la
administración. Comprende la definición previa de los
objetivos a lograr, el tiempo, medios y métodos para su
ejecución y los niveles responsables de su cumplimiento.

Planificar implica tomar decisiones, seleccionar los cursos de

acción que seguirá una organización. Es decidir con
anticipación: ¿qué va a realizarse?. ¿por qué debe realizarse?,
¿cómo se va a realizar?, ¿dónde?, ¿cuándo? y ¿quiénes deben
realizarlo?. Decidir ahora lo que tiene que efectuarse en el
futuro.

La planificación hace posible que ocurran cosas que de otra

manera no sucederían. Consiste en concretar un futuro
deseado y los medios reales para alcanzarlo. Con la
planificación se responde al interrogante que debe formularse
todo administrador: ¿Qué hacer en un presente conocido, para
alcanzar un futuro deseado?.

La importancia de la planificación dentro del proceso

administrativo se concreta en los siguientes aspectos:
 • Concentra la atención en los objetivos
• Considera el futuro y reconoce la necesidad periódica de
revisar y ajustar planes para el logro de los objetivos
• Reduce la incertidumbre y el riesgo
• Hace que sea posible la operación económica, en la
medida que contribuye a minimizar costos a través de
estudios previos de factibilidad
• Posibilita el control, a través de la fijación de metas y
objetivos como principales normas o patrones que
facilitan la medición y la detección de desviaciones.
• Maximiza el aprovechamiento del tiempo y los recursos,
en todos los niveles de la organización

La planificación presenta la primacía dentro de las funciones

generales de la administración. Precede al resto de las
funciones, aunque, en la práctica, todas se entrelazan. Esta
primacía se evidencia porque la planificación decide:
o ¿con qué estructura se va a trabajar (organización)?,
lo que ayuda a saber:
o ¿con qué clase de personas trabajamos?, lo que
decide el estilo de mando;
o ¿cómo vamos a dirigir de forma más efectiva a las
personas?, con el objeto de asegurar el éxito de los
planes,
o proporcionando normas de control.
ORGANIZACIÓN
La función de organización consiste en el ordenamiento de las
relaciones de trabajo con todos los que participan en una
actividad, la asignación de los medios e instrumentos de
trabajo, así como la interrelación de la dirigencia entre sus
diferentes niveles.

Cuando las personas se integran en una entidad para alcanzar

un objetivo necesitan algún tipo de estructura. La estructura
define las relaciones formales de las personas en el interior de
las organizaciones, relacionándose básicamente con el poder
y los deberes.

La función de organización es aquella parte del proceso

administrativo que establece una estructura intencional de
papeles que las personas de una organización deben
desempeñar, logrando el ajuste entre los objetivos de los
puestos de trabajo y el esfuerzo grupal.

Por tanto, organizar es el proceso de identificación y

agrupación de actividades a la cual se le asigna una autoridad
que propicie la coordinación efectiva de las mismas. Dicho
accionar presupone:
• Identificación y clasificación de las actividades
necesarias para alcanzar lo planificado.
 • Agrupación de actividades atendiendo a los recursos
disponibles, considerando su uso eficiente.
• Coordinar las áreas de forma horizontal y vertical con sus
respectivas relaciones de autoridad y flujo informativo.
• Establecer la autoridad para la administración de los
grupos, lo cual la vincula con la función de dirección o
ejecución que es la que se encarga de concretar cómo se
ejerce esa autoridad.

DIRECCIÓN
La dirección o ejecución se puede definir como el proceso de
influir sobre las personas para que intenten en forma
voluntaria y entusiasta lograr las metas de la organización.
Para ello se requiere una comprensión de lo que motiva a las
personas y de lo que ocasiona satisfacción al contribuir a las
metas y, además, presupone una percepción consciente de
intereses, objetivos y motivos de cada subordinado. La
dirección puede presentarse en tres niveles diferentes: Nivel
global o estratégico. Nivel departamental o táctico. Nivel
operacional u operativo.

Esta función es una actividad interpersonal, por lo que un

liderazgo efectivo es vital para alcanzar una armonía de
intereses individuales y organizacionales. También es vital la
creación de un medio ambiente en el que las personas,
trabajando en equipo, sean conducidas al logro de los
objetivos.

El liderazgo puede resumirse en una palabra: influencia; pues

es el arte o proceso de influir sobre las personas para que
luchen por el logro de metas grupales, logrando que las
personas trabajen no sólo con disposición, sino también con
entusiasmo.

La comunicación resulta un elemento vital en este proceso,

pues es el principal medio a través del cual se logra el
liderazgo. La comunicación cumple dos propósitos esenciales:
a) proporciona la información y la explicación necesaria para
que el personal pueda desempeñar sus tareas, y b)
proporcionar las actitudes necesarias que promuevan la
motivación, la cooperación y la satisfacción laboral.

CONTROL
El control es un sistema que detecta las desviaciones entre lo
real y lo deseado o previsto. Verifica si todo ocurre de
conformidad con el plan adoptado, las instrucciones
impartidas y los principios establecidos. Tiene como objetivo
señalar las debilidades y los errores para rectificarlos.

El proceso de control tiene cuatro etapas básicas:

1. Determinación de estándares y criterios de desempeño
2. Medición del desempeño real
3. Comparación del desempeño con los estándares
establecidos
4. Corrección de las variaciones entre el desempeño real y el
desempeño planificado.

El hecho de posibilitar acciones correctivas es lo que más

acerca al control a la planificación y lo refuerza como una
función de administración. Hoy día, la retroalimentación es
cada vez más importante debido a la debilitación de la
planificación tradicional como resultado de las características
del entorno contemporáneo. En tal sentido, el control asume
un grupo de funciones que hasta ahora venía desempeñando
la planificación.

Para efectos de una mejor comprensión del proceso

administrativo, se exponen a continuación algunos criterios de
diversos autores acerca de las etapas del proceso
administrativo:

Henry Fayol.
Etapas: Previsión, organización, comando, coordinación y
control.

Koontz & O'Donnell.

Etapas: Planeación, organización, integración, dirección y
control.

G. R. Terry.
Etapas: Planeación, organización, ejecución y control.

Burt K. Scanlan.
Etapas: Planeación, organización, dirección y control.

Alex Makenzie.
Etapas: Planear, organizar, integrar, dirigir y controlar.

De acuerdo a las anteriores propuestas acerca del proceso

administrativo, puede concluirse que, seis son las etapas
básicas para su estudio y conformación de sus dos principales
fases.

• Fase estática, compuesta por la previsión, planificación

y la organización, en donde se da respuesta a los
cuestionamientos de ¿Qué se va a hacer? y ¿Cómo se
va a realizar? respectivamente.

• La otra fase, la dinámica cuya implantación dentro de

la organización, permite ver con mayor claridad lo que
al momento se esta haciendo y así mismo poder
 evaluar tales acciones, y aquí se encuentran las fases
de integración, dirección y control.

Otra razón por la cual se les ha dado en llamar fase estática y

dinámica, es debido a la relación que se tiene con las
personas. Generalmente en la fase estática se tiene poca o
nula relación con personas, en tanto que en la fase dinámica,
existe gran actividad e interacción con otros seres humanos.

Características del proceso administrativo:

• Ciclo de acción: los elementos o funciones se suceden de

manera que forman un ciclo de acción, donde la última
conduce a la primera.
• Desarrollo simultáneo: en todo organismo social el
proceso administrativo se desarrolla simultáneamente en
todos y cada uno de los niveles jerárquicos que hacen a
su estructura organizacional.
• No siempre es una secuencia regular y ordenada.
• Las funciones empleadas dentro el proceso
administrativo abarcan diferentes campos de la
administración y diferentes tipos de funciones,
operaciones y tareas concretas.
• El proceso administrativo es constante y universal.

GUIA Compendio08
Omar Torcatt M.
torcat@gmail.com