ADMINISTRASI KONTRAK

Setelah proses pembentukan kontrak selesai menjadi dokumen kontrak maka langkah berikutnya adalah mengelola eksekusi kontrak yang terdiri dari aspek teknik dan administratif. Mengelola Administrasi Kontrak terdiri dari kegiatan : 1. 2. 3. 4. 5. Mengkaji kelengkapan dokumen yang disyaratkan Prosedur komunikasi, surat-menyurat, dan sistem arsip Pengelolaan pembayaran Change order dan back charge Klaim

Diantara dokumen yang penting adalah : 1. Surat - surat tanda jaminan (bond) lelang, kinerja, peralatan, pembayaran, dan subkontrak, 2. Sertifikat Asuransi Builder All Risk, Transit dan Comprehensive General Liability. TANDA JAMINAN Karena pentingnya faktor waktu dan biaya, maka pemilik ingin adanya jaminan yang melindungi dari akibat akibat yang terjadi karena kontraktor tidak melanjutkan pekerjaan/tidak melaksanakan pembayaran kepada subkontraktor/rekanan. MACAM JAMINAN : Jaminan LELANG (bid band) Jaminan KINERJA (performance bond) Jaminan PEMBAYARAN (payment bond) Jaminan SUBKONTRAKTOR (subcontractor)

SERTIFIKAT ASURANSI Dalam penyelenggaraan proyek adanya resiko yang dapat menimbulkan kerusakan, kecelakaan, dan kerugian terhadap harta benda, keselamatan dll, merupakan sumber kerugian. Oleh sebab itu baik pemilik maupun kontraktor harus melindungi diri dengan berbagai macam asuransi Asuransi tersebut terdiri dari : Asuransi yang melindungi harta benda dan liability proyek atau pemilik, Asuransi yang melindungi kontraktor dari kehilangan, kerusakan dan klaim serta liability selama operasi proyek.

MASA PERENCANAAN & PEMBENTUKAN KONTRAK Catatan dan arsip golongan ini terdiri dari butir - butir : Perencanaan strategi & jadwal kontrak Prakualifikasi peserta lelang Kerangka acuan & garis besar lingkup proyek Rancangan kontrak RFT atau dokumen lelang Dokumen proposal peserta lelang Hasil evaluasi proposal Catatan - catatan negosiasi & penentuan pemenang Dokumen kontrak sell termasuk adendum bila ada Letter of intent MASA EKSEKUSI KONTRAK Catatan dan arsip yang penting pada kategori ini adalah: Dokumen evaluasi status kemajuan pekerjaan Invoice atau faktur dan catatan - catatan lain untuk pembayaran berkala Pembayaran butir - butir reimbursable - Pengajuan change order Dokumentasi evaluasi & persetujuan change order Pembayaran change order Dokumentasi pembayaran change order Dokumentasi pengajuan serta evaluasi klaim Pembayaran 8 sertifikasi asuransi Proses & hasil atau pertemuan audit KORESPONDENSI, OTORISASI, & LAPORAN BERKALA Mengatur berbagai hal mengenai surat menyurat, serta format, alamat laporan berkala kemajuan proyek (mingguan, bulanan dll) dan sistem penyimpanan arsip. DOKUMENTASI KEUANGAN KHUSUSNYA DANA PINJAMAN Dana untuk membiayai proyek sering kali diperoleh dari pihak luar, seperti bank atau lembaga keuangan lain. Cukup banyak pekerjaan administrasi yang menyangkut masalah tersebut, seperti prosedur realisasi s/d pembayaran kembali & laporan penutupan Untuk merumuskan suatu cara pembayaran yang dianggap wajar, perlu dimengerti keinginan masing - masing pihak yang berbeda yaitu :

Pihak KONTRAKTOR tidak ingin melakukan pre-financing pekerjaan yang telah diserahkan kepadanya sesuai kontrak (tanpa ada pengaturan khusus mengenai masalah tersebut, seperti bunga dll) PEMILIK bermaksud membayar hanya untuk pekerjaan yang telah selesai pada waktu ditagih, artinya membayar sesuai kinerja.

DASAR PERHITUNGAN PEMBAYARAN Dikenal beberapa cara pembayaran yang didasarkan atas : 1. Biaya yang sesungguhnya telah dikeluarkan 2. Kurun waktu tertentu secara periodik 3. Kemajuan pekerjaan dan kinerja yg telah dicapai : 4. Metode milestone 5. Metode milestone dan prosentase penyelesaian 6. Pembayaran berdasarkan perkiraan pengeluaran bulan yang akan datang BIAYA SESUNGGUHNYA TELAH DIKELUARKAN Pembayaran kepada kontraktor diperhitungkan berdasarkan jumlah dana yang telah dikeluarkan sampai pada waktu tertentu (biasanya akhir bulan). KURUN WAKTU TERTENTU : SECARA PERIODIK Pembayaran dibagi rata secara periodik (mingguan, bulanan dll) KEMAJUAN KINERJA PEKERJAAN Pada kontrak lump-sum kontraktor menagih pembayaran kepada pemilik secara periodik umumnya bulanan yang didasarkan kepada pekerjaan yang telah terlaksana atau kinerja (performance), Untuk proyek E-MK (Engineering Manufacturing Kontruksi) sering digunakan milestone clan milestone plus persentasi penyelesaian. RETENSI Prosedur yang umum pada akhir pelaksanaan kontrak lump-sum, dimana pemilik menahan untuk beberapa waktu sejumlah uang pembayaran kepada kontraktor berdasarkan kemajuan atau prestasi pekerjaan kontraktor. PEMBAYARAN BERDASARKAN PERKIRAAN PENGELUARAN BULAN YANG AKAN DATANG Menurut cara ini, kontraktor membuat perkiraan pengeluaran biaya untuk lingkup kerja bulan yang akan datang dan diajukan kepada pemilik. Bila ternyata terjadi selisih karena pengeluaran ternyata dibawah perkiraan, maka akan diperhitungkan untuk pengajuan bulan berikutnya.