DFD HR PAYROLL PROCESSING

Employees H%ma" reso%rces

Employee cha"#e !orm dis$%rseme"&s -./ 0pda&e employee' payroll !ile Ne Time cards

Depar&me"&
employee !orm

Employee checks
payroll check

4./ Pay employe es

,a"k

Payroll cash

Employee ' payroll !ile

3./ Payroll &a)

(o%cher

1./ Prepare repo&rs 2./ Pay &a)es Payroll repor&

dis$%rseme"&s (o%cher

0pda&e #e"eral led#er

Ge"eral
Ta) repor& a"d payme"&

led#er

+a"a#eme"&

Go(erme"&al A#e"cies

FLO*CHART HR PAYROLL PROCESSING

H%ma" reso%rces

Depar&me"&

Employee cha"#es Ne employee da&a

Time cards

0pda&e employee ' payroll !ile5 s&ore !orms i" !ile

Ta ) &a$ les

Prepare paycheck s6payroll re#is&er5 %pda&e !ile

Time cards 4 A' D Payroll re#is&er 4 Employee checks Prepare payroll repor& each pay period 4 Ta) repor& Payroll repor& A

Prepare mo"&hly &a) repor&

NARASI DFD

Pada saat perekrutan karyawan, karyawan melengkapi data dirinya pada sebuah form karyawan baru. Pada saat terjadi perubahan status gaji karyawan, seperti adanya peningkatan gaji atau perubahan dalam jumlah potongan gaji , personalia melengkapi terjadinya perubahan tersebut pada sebuah form perubahan data karyawan. Copy form tersebut diteruskan kepada bagian penggajian. Form tersebut digunakan untuk membuat atau memperbaiki catatan karyawan/ catatan penggajian dan kemudian disimpan dalam sebuah arsip. Catatan karyawan tersebut disimpan berurut sesuai abjad. Untuk karyawan yang sistem penggajiannya bulanan akan dibayarkan setiap bulan, namun untuk karyawan yang penggajiannya dihitung berdasarkan jam kerja sehingga terdapat kartu waktu untuk memcatat waktu yang digunakan karyawan dalam bekerja atau menyelesaikan pekerjaan tertentu. Pada akhir periode, manager setiap departemen menberikan kartu waktu tersebut ke bagian penggajian. Staff penggajian akan menghitung gaji yang akan dibayarkan kepada setiap karyawan berdasarkan kartu waktu tersebut, data form karyawan seperti tingkat pembayaran dan gaji tahunan, dan ketepatan hasil perhitungan pajak untuk mempersiapkan dua bagian cek untuk setiap karyawan. Staff tersebut juga mempersiapkan dua bagian daftar penggajian untuk menunjukkan pembayaran kotor, pengurangan pengurangan, dan pembayaran bersih untuk setiap karyawan. Staff tersebut memperbaiki arsip karyawan untuk menggambarkan pendapatan setiap karyawan pada periode yang bersangkutan. Copy an asli dari cek pembayaran karyawan diteruskan kepada manager personalia. !aftar penggajian diteruskan kepada staff yang menagani utang. "artu waktu dan copy dupilkat daftar penggajian dan cek pembayaran disimpan berdasarkan tanggal pada arsip panggajian. Setiap pembayaran pada suatu periode, staff penggajian menggunakan data keryawan pada arsip penggajian untuk mempersiapkan laporan rekapitulasi penggajian kepada manager personalia sehingga manager dapat mengontrol dan memonitor beban gaji karyawan. #aporan ini deberikan kepada manager personalia bersamaan dengan copy asli dari cek pembayaran karyawan. Setiap bulan, staff penggajian menggunakan data karyawan/ arsip penggajian untuk mempersiapkan dua bagian laporan pajak. !okumen asli diteruskan kepada staff yang menangani utang, dan yang duplikat ditambahkan pada catatan pajak dalam arsip penggajian. Staff yang menangani utang menggunakan laporan pajak untuk emeprsiapkan dua bagian cek untuk pajak dan dua bagian $oucher pengeluaran kas. #aporan pajak dan setiap dokumen asli diteruskan kepada manager personalia. !okumen duplikat disimpan berdasarkan tanggal pada arsip utang. Staff yang menangani utang menggunakan daftar penggajian untuk mempersiapkan dua bagian cek jumlah total gaji karyawan dan dua bagian $oucher pengeluaran.Setiap dokumen asli diteruskan kepada manager personalia, dan daftar penggajian serta duplikatnya disimpan berdasarkan tanggal pada arsip utang. %anager personalia meninjau setiap paket informasi yang diterimanya dan disetujuinya dan tandatangan pada cek. %anager personalia meneruskan $oucher pengeluaran kas kepada staff aplikasi komputer, laporan pajak dan pembayaran untuk melihat ketepatan pada aturan

pemerintahan., cek penggajian kepada bank, dan cek karyawan kepada karyawan. %anager personalia mengarsipkan laporan penggajian berdasarkan kronologinya. Staff aplikasi computer menggunakan $oucher pengeluaran kas untuk pajak penggajian dan cek gaji untuk memperbaiki pada buku besar. "emudian membatalkan jurnal $oucher dengan tanda &posted' (sudah di poskan) dan mengarsipkannya secara numerik.