Professional Documents
Culture Documents
para la Gestión,
Planificación y Ejecución
de Eventos.
1
Sobre la historia de organizaciones de estudiantes de Psicología:
Urra, M. (1999). Fundamentos para la Formación de una Federación de Estudiantes de Psicología en Chile.
Urra, Kupfer, Galindo, Quezada y Varela. (1999). Conclusiones del II Congreso Latinoamericano de
Estudiantes de Psicología. Colectivo Psicología y Desarrollo Nacional:
http://cyberpsych.org/colectivopsicologia
2
Hoy contamos con colaboradores en las ciudades de La Serena, Santiago,
Talca, Concepción, Temuco y otras, además de la valiosa interacción con otros
grupos y colectivos nacionales. También, estamos en contacto permanente con
otras iniciativas estudiantiles a nivel latinoamericano, tales como el Comité
Psicología y SOLEPSI, cuyo congreso COLAEPSI LIMA 2007 contó con la
presencia de miembros de OCEP. Nuestra convocatoria siempre será abierta a la
inclusión de estudiantes que quieran trabajar con espíritu inclusivo y democrático,
asumiendo las diferencias de un universo propio de más de 20 mil estudiantes y el
normal recambio generacional que fortalezca la continuidad del proyecto.
En OCEP consideramos que el generar espacios estudiantiles comunes,
constituyen oportunidades que ayudan a posicionar al estudiante de Psicología en
el contexto de su disciplina, así como frente a otras temáticas de relevancia social.
Es por esto que realizamos el lanzamiento de esta Guía durante el CONAEP 2008
en la Universidad de Talca, siendo un documento abierto al libre uso y difusión, así
como a críticas que ayuden a mejorar eventuales próximas versiones. Esperamos
que sea una real contribución para quienes se sumen a estas u otras iniciativas.
3
Sugerencias sobre la gestión de un evento:
4
7. Tenemos suficiente capacidad y disposición para integrar gente nueva al
equipo de trabajo.
8. Hemos asignado las distintas responsabilidades y jerarquías que nos permitan
ser efectivos y poder tomar decisiones a tiempo.
9. Hemos tenido espacios para conocernos, respetarnos y solucionar rencillas
entre los miembros del equipo de trabajo.
Ej.: Ir a comer juntos después de una apasionada discusión de trabajo.
10. Sabemos realizar las tareas de los otros miembros del equipo.
11. Tenemos planes de contingencia para los problemas previstos.
12. Tenemos planes de contingencia para problemas i mprevistos (posibles).
Ej.: Tener un monto de dinero para imprevistos.
5
Sobre el recurso tiempo:
Es vital planificar con anticipación y contar con tiempos delimitados para
cumplir distintas tareas, cuidando siempre de dejar al menos una ventana para
llevar a cabo planes de contingencia cuando los planes iniciales fallan.
Sobre la tesorería:
El actuar ético es uno de los pilares fundamentales de OCEP y una disposición
de respeto en una organización democrática supone la transparencia y probidad
de quienes asumen responsabilidades, en función de la confianza otorgada por
nuestros pares. Por lo tanto, es fundamental mantener la tesorería ordenada y
eficaz en la distribución de los recursos, teniendo claro quién, de qué manera y
bajo qué responsabilidades dirige su funcionamiento. Debemos ser cuidadosos
con aquellos terceros que nos apoyen, a fin de no perder eventuales aportes en el
futuro. Por lo tanto, es importante acordar desde un principio el destino de
eventuales excedentes (o recursos disponibles) al cierre del evento.
18. Definir y publicar los responsables directos del manejo de los recursos.
19. Definir y publicar en detalle la forma en que se manejaran los recursos.
20. Rendir cuentas públicas (al menos) al final de la ejecución del proyecto.
Nota: Archivar comprobantes, recibos y boletas ayuda a rendir cuentas.
“Cuentas claras conservan la amistad”
21. Acordamos el destino de eventuales excedentes al cierre del evento.
6
definidos de recursos, a cambio de incentivos que alienten su participación. Es
importante tener claro que el conseguir apoyo para un evento constituye un tipo de
negociación específica. Esto implica tomar en cuenta el valor (difusión, prestigio,
marketing, etc.) que tiene para universidades, laboratorios y otros, figurar
oficialmente como co-organizadores, patrocinadores y/o auspiciadores del evento.
7
Sugerencias sobre la planificación de un evento:
8
el apoyo previo del resto, de manera de evitar conflictos que mermen el respeto y
buena convivencia, debilitando la eficiencia y capacidad de respuesta del equipo.
9
es necesario definir cuales son las condiciones ofrecidas, antes de realizar la
invitación a los expositores. Hechas las invitaciones, la principal demora reside en
la recopilación, revisión, y selección del programa (que debe considerar aspectos
prácticos como pausas y limpieza). Por esto, recomendamos sólo confirmar las
invitaciones cuando haya finalizado la selección y se haya avanzado en la
programación, cuidando de no faltar al respeto de quienes envíen sus trabajos. Es
necesario considerar posibles deserciones de expositores y reemplazantes, sin
dejar fuera a alguien que se le ha ofrecido un espacio. La anticipación en la
confección del programa, permite incentivar eventuales asistentes, además de
informar mejor a quienes ya hayan decidido asistir al evento.
10
Sugerencias sobre la ejecución de un evento:
49. Sabemos que todo lo planificado tiene que adaptarse al panorama real durante
el desarrollo del evento. .
11
equipo, lo que puede lograrse con boletines radiales, panel de noticias o reuniones
programadas, todo acordado anteriormente.
55. Contamos con recepción anticipada antes del inicio mismo del evento.
56. Aumentamos el personal en recepción al inicio del evento.
57. La recepción podrá realizarse en cualquier momento durante el evento.
58. Contamos con un sistema para la recepción ágil de grupos organizados.
59. Contamos con identificaciones y en lo posible personal de seguridad.
12
Sobre la administración de las salas.
Sugerimos contar con “ayudantes de sala” encargados de orientar a
expositores y asistentes, facilitar el uso de equipos electrónicos, velar por la
puntualidad en el inicio y fin de cada modulo de presentación, etc. Además, se
sugiere contar con personal que ronde las salas, en caso que un ayudante
requiera asistencia o reemplazo.
13
Sobre el trabajo a realizar posterior a la realización del evento.
Es i mportante volver a señalar –ver punto respecto a la tesorería- que el
evento no termina hasta que se realiza la rendición final de cuentas y el manejo de
excedentes y recursos sobrantes de acuerdo a lo acordado en un inicio, los
agradecimientos, las críticas y la solución de cualquier problema pendiente y
además, analizar con calma el desempeño logrado, de manera de mejorar en caso
que haya una próxima oportunidad.
Agradecimientos:
En especial a aquellos con los que, de una forma u otra y junto a muchos
más, trabajamos más cerca en la organización exitosa de los pasados congresos y
otros proyectos estudiantiles, así como a quienes me han apoyado con la
redacción de esta guía y han enriqueciendo en muchos sentidos mi vida
universitaria: Yori Aguirre, Christian Beyle, Marion Kobrock (OCEP), Nicole
Halpern, Cristóbal Molina y Andrés Silva (CAPSICO UNAB), Matías Méndez
(SOLEPSI Chile).
Atentamente,
Michael Mix Vidal
14
Lista de chequeo para la gestión, planificación y ejecución de eventos:
15
Sobre la tesorería:
18. Definir y publicar los responsables directos del manejo de los recursos.
19. Definir y publicar en detalle la forma en que se manejaran los recursos.
20. Rendir cuentas públicas (al menos) al final de la ejecución del proyecto.
Nota: Archivar comprobantes, recibos y boletas ayuda a rendir cuentas.
“Cuentas claras conservan la amistad”
21. Acordamos el destino de eventuales excedentes al cierre del evento.
16
Sobre el liderazgo y la distribución de autoridad dentro del equipo de trabajo.
34. Hemos acordado y definido la autoridad de cada miembro del equipo.
35. Contamos con una o más personas que observen el panorama general y
coordinen a los miembros del equipo.
36. Hemos distribuido equitativamente las distintas tareas a realizar durante el
evento, evitando que todo recaiga en un solo “líder”.
Nota: el “líder” también podría ausentarse el día del evento.
17
Sugerencias sobre la ejecución de un evento:
18
70. Festejamos junto a todo el equipo, el cierre informal del evento.
Apuntes:
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
19
Índice temático
Introducción: P á g. 2
Agradecimientos: Pág. 14
20