Professional Documents
Culture Documents
Baza legislativ
1. Legea Societilor 31/1990, aa cum a fost modificat, completat i republicat ulterior; 2. Codul Muncii - art. 40, alin.(1) lit.a din Legea nr.53/2003 Codul Muncii;
Pag. 1
Capitolul 5 Serviciul Activiti post -vnzare .................................................................. 15 Art. 17 Atribuii principale ......................................................................................... 15 Capitolul 6 Serviciul ntreinere (mentenan) ................................................................ 16 Art. 18 Atribuii principale ......................................................................................... 16 Titlul 8 Departamentul Resurse Umane.............................................................................. 17 Art. 19 Atribuii principale ......................................................................................... 17 Titlul 9 Departamentul Financiar-Contabil ........................................................................ 20 Capitolul 1 Serviciul financiar ....................................................................................... 20 Art. 20 - Descriere ........................................................................................................ 20 Art. 21 Atribuii principale ......................................................................................... 20 Capitolul 2 Serviciul fiscal ............................................................................................. 20 Art. 22 Atribuii principale ......................................................................................... 20 Capitolul 3 Serviciul de bugetare ................................................................................... 21 Art. 23 Atribuii principale ......................................................................................... 21 Capitolul 4 - Serviciul contabilitate ................................................................................... 21 Art. 24 Atribuii principale ......................................................................................... 21 Capitolul 5 Serviciul control financiar de gestiune ......................................................... 22 Art. 25 Atribuii principale ......................................................................................... 22 Capitolul 6 Serviciul de eviden asociai (acionari) ..................................................... 23 Art. 26 Atribuii principale ......................................................................................... 23 Titlul 10 Departamentul IT ................................................................................................ 23 Art. 27 Atribuii principale ......................................................................................... 23 Titlul 11 Dispoziii finale ................................................................................................... 24 Art. 28 Aprobarea, comunicarea i intrarea n vigoare a Regulamentului .................... 24 Anexe: .................................................................................................................................. 25 1. Organigrama ................................................................................................................ 25 2. Stat de Funcii .............................................................................................................. 26 3. Fia de lucru pentru ROF ............................................................................................. 27 4. Fia Compartimentului ................................................................................................. 28 5. Fia Atribuiilor pe Compartimente .............................................................................. 28 6. Fia Sarcinilor Individuale ........................................................................................... 29 7. Nomenclatorul Arhivistic (model) ................................................................................ 30 8. Tabel activiti ntreinere (mentenan) (exemplificativ) .............................................. 31
Abrevieri
LSC = Legea Societilor Comerciale; CM = Codul Muncii; CF = Codul Fiscal; IT&C = Information Technology & Communications;
Pag. 2
Organele de conducere ale societii sunt urmtoarele: 1) Adunarea General a Asociailor (AGA) este organul de deliberare i decizie al societii3 i are urmtoarele obligaii principale 4: a) s aprobe situaia financiar anual i s stabileasc repartizarea profitului net ; b) s desemneze administratorii i cenzorii, s i revoce/demit i s le dea descrcare de activitate precum i s decid contractarea auditului financiar, atunci cnd acesta nu are caracter obligatoriu, potrivit legii; c) s decid urmrirea administratorilor i cenzorilor pentru daunele pricinuite societii, desemnnd i persoana nsrcinat s o exercite; d) s modifice actul constitutiv. N CAZUL UNUI SRL CU ASOCIAT UNIC, n locul alineatului 1 introducei urmtoarele dou alineate (renumerotndu-le pe cele care urmeaz): 1) Asociatul Unic, exercitnd atribuiile Adunrii Generale a Asociailor (AGA) 5, delibereaz i decide n numele societii, avnd urmtoarele obligaii principale 6: a) s aprobe situaia financiar anual i s stabileasc repartizarea profitului net;
Art. 40, alin.(1) lit.a din Codul Muncii stipuleaz c angajatorul are dreptul de a stabili organizarea i funcionarea unitii; 2 A se vedea art. 197 (1) LS, care stipuleaz c Societatea este administrat de unul sau mai mul i administratori, asociati sau neasociai, numii prin actul constitutiv sau de adunarea general.; 3 AGA exprim voina social i decide n toate problemele eseniale ale activitii societii. AGA hotrte n condiii de cvorum i majoritate diferite asupra problemelor obinuite pentru viaa societii, precum i cu privire la unele probleme deosebite, cum ar fi modificarea actului constitutiv. n privina societii comerciale cu rspundere limitat legea nu face distincie ntre adunarea general ordinar i extraordinar, ca n cazul societii pe aciuni (a se vedea St.D.Crpenaru, S. David, C. Predoiu, Gh.Piperea Legea Societilor Comerciale, comentariu pe articole, ediia a patra, Ed.C.H.Beck, 2009, pag. 759 -760); atribuiile AGA sunt stabilite mai nti prin actul constitutiv cu respectarea legii societilor comerciale, astfel nct Regulamentul de Organizare i Funcionare trebuie s fie n concordan cu acest act al societii; 4 A se vedea art. 194 din Legea Societilor (LS); 5 Conform art. 1961 (1) LS, n cazul societii cu rspundere limitat cu asociat unic, acesta va exercita atribuiile adunrii generale a asociailor; 6 A se vedea art. 194 LS;
Pag. 3
b) s desemneze administratorii i cenzorii, s i revoce/demit i s le dea descrcare de activitate precum i s decid contractarea auditului financiar, atunci cnd acesta nu are caracter obligatoriu, potrivit legii; c) s decid urmrirea administratorilor i cenzorilor pentru daunele pricinuite societii, desemnnd i persoana nsrcinat s o exercite; d) s modifice actul constitutiv. 2) Asociatul unic va consemna de ndat, n scris, orice decizie adoptat n conformitate cu alin. (1).7 2) Administratorul / Administratorii / Consiliul de Administraie este nsrcinat cu ndeplinirea tuturor actelor necesare i utile pentru realizarea obiectului de activitate al societii, cu excepia celor rezervate de lege pentru Adunarea General a Asociailor 8. Atribuiile principale sunt (exemplificativ, nu limitativ): a) ntocmesc / ntocmete proiectul programului de activitate si proiectul de buget al societii pe anul urmtor i le supune aprobrii Adunrii Generale a Asociailor; b) angajeaz i concediaz personalul pe baza contractelor individuale de munc, stabilete drepturile i obligaiile acestuia ; c) aprob operaiunile de ncasri i pli ale societii; d) aprob ncheierea contractelor n limita obiectului de activitate al societii ; e) ntocmete raportul cu privire la activitatea societii, bilanul contabil i contul de profit i pierderi pe anul precedent; f) calculeaz i certific realitatea dividendelor; g) exercit controlul operativ al societii, rspunde pentru buna administrare i pentru integritatea patrimoniului societii; h) rezolv orice alte sarcini stabilite de Adunarea general, potrivit legii i conform Actului Constitutiv. 3) Societatea poate fi reprezentat de oricare dintre administratori. 9 [pentru SRL cu mai muli asociai] 4) Deciziile administratorilor se iau n unanimitate; n caz de divergen ntre administratori, vor decide asociaii care reprezint majoritatea absolut a capitalului social. 10 [pentru SRL cu mai muli asociai] 5) Pentru actele urgente, a caror nendeplinire ar cauza o pagub mare societii, poate decide un singur administrator n lipsa celorlali, care se gsesc n imposibilitate, chiar momentan, de a lua parte la administra ie.11
7 8
A se vedea art. 1961 (2) LS; A se vedea art. 142 LS; acest articol este relevant pentru societile pe aciuni ns textul poate fi folosit i pentru SRL; a se vedea i art. 70 LS; Consiliul de Administraie poate fi nfiinat dac este util organizaiei dvs. nefiind impus prin lege; 9 A se vedea art. 197 (3) LS, care face trimitere la art. 75 LS; acesta din urm stipuleaz c Dreptul de a reprezenta societatea aparine fiecrui administrator, afar de stipulaie contrar n actul constitutiv.; 10 A se vedea art. 197 (3) LS, care face trimitere la art. 76 LS; acesta din urm, la alineatul 1, stipuleaz c Dac actul constitutiv dispune ca administratorii s lucreze mpreun, decizia trebuie luat n unanimitate; n caz de divergen ntre administratori, vor decide asociaii care reprezint majoritatea absolut a capitalului social.; avei grij s avei aceleai reglementri i n actul constitutiv; 11 A se vedea art. 197 (3) LS, care face trimitere la art. 76 LS; avei grij s avei aceleai reglementri i n actul constitutiv;
Pag. 4
e) ntreinerea funcionrii organizaiei la parametrii de calitate planifica i; f) efectuarea de modificri n structura organizatoric, la nivel de posturi, funcii, compartimente etc. i consemnarea acestora n documente organizatorice specifice (regulamente, organigram, fie de post etc.); g) elaborarea concepiei de ansamblu a sistemului informaional i asigurarea uni grad ridicat de informatizare a proceselor de munc; h) implementarea i utilizarea de instrumente manageriale evoluate, potrivite organizaiei; i) conlucrarea cu firme de consultan n management n ceea ce privete conceperea i derularea unor aciuni complexe de remodelare managerial, general sau parial; j) furnizarea de elemente metodologice necesare pentru desfurarea celorlalte activiti din punct de vedere managerial;
15
n cazul n care societatea nu este organizat pe departamente, putei trece Domeniul sau Activitatea n loc de Departamentul;
Pag. 6
d) modernizarea ambalajelor printr-un design atractiv i o structur simpl, adecvat fiecrui produs inclusiv pentru a proteja produsul pn la punerea n funciune / utilizarea lui; (3) Controlul tehnic de calitate se va efectua cu o exigen sporit ncepnd cu contractarea i aprovizionarea materiilor prime, materialelor i consumabilelor i pn la faza final a procesului de producie.
18
Acest departament l putei ntlni n unele organizaii fuzionat cu departamentul de producie i servicii, n alte organizaii cu departamentul comercial sau de marketing, iar alteori l putei ntlni ca o structur de sine stttoare. n funcie de specificul i complexitatea activitii societii dvs. putei opta pentru una dintre aceste variante. 19 Aprovizionarea este una din laturile vitale ale activitii comerciale, i reprezint asigurarea cu materii prime, mrfuri i servicii necesare desfurrii n condiii optime a procesului de producie, provenite de la firmele care le comercializeaz (furnizori). Furnizorii sunt persoane fizice sau juridice care livreaz unui client o marf, un produs sau presteaz un anumit serviciu. Unii vd o diferen ntre activitatea de aprovizionare (care se ocup cu meninerea unui nivel optim de stocuri) i cea de achiziii (care se ocup n principal cu mijloacele fixe mobile sau imobile, instalaiile, echipamentele i SDV-urile necesare desfurrii activitii); totui n limbajul comun cei doi termeni sunt considerai sinonimi;
Pag. 10
21
Mentenana reprezint totalitatea activitilor depuse de compartimente specializate din cadrul unei organizaii pentru asigurarea fun cionrii sistemului la un grad ct mai ridicat. Prin activiti se pot nelege att operaiile de ntreinere a utilajelor sau SDV-urilor existente, ct i crearea de obiective, SDV-uri noi menite s asigure funcionarea normal sau dezvoltarea sistemului. Cea mai important sarcin a mentenanei este de a asigura disponibilitatea echipamentelor pe termen lung. Mentenana preventiv este mentenana ce are ca obiect de activitate reducerea probabilitilor de defectare sau degradare a mijloacelor fixe". Tipurile de mentenan preventiv sunt urmtoarele: a) Mentenana sistematic, respectiv mentenana realizat prin activiti de ntreinere, reparaii curente, revizii i reparaii capitale, constituite n planul de exploatare i reparaii". (Sisteme de ntreinere i reparaii preventive sub forma reparaiilor planificate de tipul revizii tehnice (RT), reparaii curente de gradul 1 (RC1), gradul 2 (RC2), reparaii capitale (RK), preventive sub forma verificrilor periodice (Vp), reviziilor pariale (Rp) i a reviziilor generale (Rg), Sistemul de ntreinere i reparaii preventive pe grupe de utilaje prin stabilirea frecvenei interveniilor). b) Mentenana predictiv, cu semnificaia mentenanei realizate prin intermediul urmririi parametrilor de uzur ai elementelor sau subansamblurilor cheie ale mijloacelor fixe, folosind instrumente specifice (analizatoare de uzur, de vibraii, de ulei, etc.)", urmnd ca interveniile de mentenan s fie realizate nainte de apariia defectului. Mentenana corectiv (curativ, paliativ) reprezint ansamblul de activiti realizate dup defectarea mijlocului fix sau dup degradarea funciei sale n mod neprevzut. Aceste activiti constau n localizarea i diagnosticarea defectelor n intervenii pentru restabilirea bunei funcionri.
Pag. 16
Pag. 20
27
Serviciul de eviden asociai (acionari) ndeplinete urmtoarele atribuii principale: a) asigurarea evidenei la zi a asociailor i prilor sociale / acionarilor i aciunilor; b) operarea de modificri n numrul i structura asociailor / acionarilor, n funcie de opiunile acestora i hotrrile Adunrii Generale a Asociailor / Acionarilor (AGA); c) operarea de modificri n situaiile informaionale privind numrul, structura i valoarea prilor sociale / aciunilor n raport de hotrrile AGA i cotaiile bursiere; d) calcularea drepturilor bneti ce se cuvin asociailor / acionarilor sub form de dividende; e) evidenierea plilor dividendelor ctre asociai / acionari;
Titlul 10 Departamentul IT
Art. 27 Atribuii principale
Departamentul IT ndeplinete urmtoarele atribuii principale: 1. Planificarea resurselor gestionate: a) Identific activitile care asigura buna funcionare a soluiilor IT&C (Information Technology and Communications); b) Aloc resursele necesare pentru meninerea n funciune i dezvoltarea soluiei curente IT&C; c) Planific operaiile necesare meninerii n funciune a soluiilor curente IT&C ; d) Stabilete prioritile n domeniu; 2. Coordonarea activitii departamentului de informatic: a) Identific procesele din organizaie care determin cerine IT&C ; b) Coordoneaz activitatea de proiectare a noilor soluii IT&C; c) Alege, instaleaz, utilizeaz i ntreine echipamentelor IT&C din organizaie; d) Achiziioneaz programe de calculator; e) Evalueaz gradul n care noile tehnologii satisfac cerinele identificate ; f) Utilizeaz eficient si raional resursele IT; 3. Supervizarea proiectrii / reproiectrii de soluii complexe IT&C: a) Identific cerinele de date i prelucrri ale problemelor complexe ; b) Proiecteaz noi soluii IT&C; c) Elaboreaz recomandri de utilizare n cazul unor situaii speciale ; d) Evalueaz modul n care soluiile IT&C propuse satisfac cerinele organizaiei / utilizatorului; e) Aprob proceduri de optimizare a activitilor din sistem (de adaptare, up -gradare, reconfigurare, optimizare etc.);
27
Pstrai doar ceea ce este specific organizaiei dvs. (asociai i pri sociale, sau acionari i aciuni);
Pag. 23
4. Monitorizarea implementrii i funcionrii soluiilor IT&C : a) Monitorizeaz performanele sistemelor / subsistemelor n funciune i ac cesul utilizatorilor la resursele informatice; b) ntocmete rapoarte i analize privind implementarea i funcionarea soluiilor / serviciilor informatice i nainteaz rezultatele persoanelor i structurilor decidente ; c) Analizeaz i evalueaz riscurile legate de securitatea datelor, a programelor i a echipamentelor i nainteaz rezultatele persoanelor i structurilor decidente ; 5. Asigurarea instruirii personalului pentru utilizarea tehnologiilor IT&C: a) Stabilete cerinele de instruire ale personalului pentru utilizarea tehnologiilor IT&C; b) Organizeaz activitile legate de instruirea / autoinstruirea personalului pentru utilizarea tehnologiilor IT&C; c) Verific modul de desfurare al instruirii personalului pentru utilizarea tehnologiilor IT&C;
28
Putei stabili i Administratorul / Administratorii / Consiliu de Administraie; prin aceasta flexibilizai modificarea Regulamentului, altfel, dac exist un numr mai mare de asociai, doar o dat pe an putei modifica Regulamentul ceea ce este periculos ntr -un mediu concurenial n care adaptabilitatea organizaiei este la o necesitate absolut; 29 Data poate fi cea a afirii sau o dat prestabilit; putei pune i data aprobrii ns riscai s producei haos n cadrul organizaiei deoarece nu toate structurile vor lua la cunotin concomitent modificrile aprute, i n plus exist i o organizare fizic a compartimentelor i a modului de funcionare;
Pag. 24