SAS NIT 900.571.

608-1

Acta de Cierre de Proyectos

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FO-GPI -01 Rev. Original, 30 de Noviembre de 2013
Versin 01
1. Identificacin del Proyecto y contrato

Nombre del Proyecto

Certificacin y servicios de consultora en
T.A.R Clase 1
N Acta de Cierre
0001
Fecha Inicio
5 -07- 2014
Fecha Terminacin
10-05-2014
Cliente/Empresa ID
Antares IAC SAS NIT 805005619-1
Cdigo del proyecto:
CTAR-03
N contrato
001-CTAR-03
Promotor del Proyecto
ID:
Deyanira Pacheco
C.C. 51657184
Tipo de Contrato
Prestacin de servicios
empresariales
Lder del Proyecto
/Identificacin:
Edwin Antonio Cristancho Rodrguez C.C.74375728

1.1 Datos del proyecto

Propuesta presentada
CTAR-03
Duracin total (Das)
309 Das
Objeto del Proyecto:
Prestar los servicios de manera independiente asesoras
Y brindar apoyo a los procesos de certificacin (Autorizacin) T.A.R. clase I ante La UAEAC
segn la propuesta CTAR-03

Valor del proyecto:
25000.000 COP sin
I.V.A
N Integrantes 3
Valor total liquidado del
proyecto
16500.000 COP sin
IVA
N Entregas Programadas 5
N Entregas Realizadas 4
N Actividades
Programadas
70 N Actividades
Realizadas
53

1.3 Detalles de Entrega liquidado

N Descripcin
Acta de
Entrega
Factura
Consecutivo
Fecha
Entrega
Valor
COP
1 Anticipo fase 1 0001 0014 25-6-2013 7450.000
2 Fase II 0004 0014 13-8-2013 5800.000
3 Fase III 0005 0020 6-12-2013 5000.000
4
Fase IV (cierre de la documentacin) y
Presentacin ante la UAEAC) 0007 9-04-2014 (Debe)





Valor Total Pagado con iva
$ 18250.000





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2. Entrega (declaracin).


La terminacin del contrato, orden de contrato sin formalidades plenas y/o convenio se da
por extincin de la vigencia contractual y el cumplimiento efectivo de las obligaciones
contradas por las partes, declarndose las partes a paz y salvo entre ellas, libres de todo
apremio o desavenencia, por lo cual no se consignan observaciones u objeciones.

Las partes presentes manifiestan estar de acuerdo por lo que con pleno conocimiento y
conformidad el cliente queda satisfecho y recibe la obra, para que as conste firman esta
acta.


3. DESARROLLO

Siendo las 14:00 horas del da 17 de mayo del 2014 en las instalaciones de Antares IAC
en presencia de los integrantes y promotores del proyecto se hace cierre al contrato n
001-CTAR-03, el cual quedara evidenciado en la ltima pgina del presente documento.


3.1 Resumen Ejecutivo.

El proyecto consistir en dar apoyo a los proceso de certificacin TAR ante la UAEAC.
Con el propsito de emitir un permiso de operacin y pueda realizar los diferentes
servicios ANTARES IAC. Este proyecto tendr un tiempo de duracin de 295 das con 70
actividades planeadas como: diagnostico, elaboracin de documentos, implementacin y
evaluacin de los trabajos a realizar. Esta presupuestado con un costo de ($25.000.000
COP).

Toda la documentacin pertinente ser alineada para brindar apoyo a los procesos de la
AS 9100:2010 (Norma UNE EN 9100:2010 SGC requisitos para las organizaciones de
Aviacin, espaciales y de defensa).

El proyecto tiene como alcance, procesos que inicia en un acta de constitucin y contrato,
y finaliza en un acta de entrega.

El proyecto se desarrollara de forma controlada, bajo las directrices en las normas
tcnicas colombiana para consultora y P.M.I (, otorgando flexibilidad y cambios con los
requisitos legales y cliente.

Este proyecto tendr seguimiento de un ao, una vez que finalicen los procesos de
certificacin. Demostrando las garantas y el compromiso por parte de DECMA-
AEROSPACE SAS.





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3.2 Alcances.

Las estimaciones de los trabajos totalmente ejecutados por Decma-Aerospace SAS de acuerdo a
lo establecido en el contrato, aprobadas y pagadas por Antares IAC SAS son las que se
relacionan a continuacin:


LOGROS ALCANZADOS DETALLES
N EDT
Actividad
Comienzo Terminacin
Resultados

1

2.1


Fase 1



6-6-2013



26-6-2013
Se cerr la fase con satisfaccin, sustentada en
el Acta de Entrega 0001, manteniendo una
eficacia del 92% de lo programado. Teniendo
en cuenta el siguiente indicador (Tiempo
programado)/(Tiempo real)

2

2.1.1
Determinacin y evaluacin de
las instalaciones de Antares
IAC, necesarias para prestar
servicios de TAR Clase 1,
posteriormente se diagnostico la
documentacin existente para el
SGC para el Sector Aeronutico
AS 9100:2010


Se planifico una distribucin de planta
utilizando criterios de Layout, para optimizar
las instalaciones de acuerdo con el ingreso de
cualquier material hasta el servicio terminado

3

2.1.2
Planteamiento de propuesta,
con el objeto de demostrar
capacidad del taller y mercado
insatisfecho en el sector
Aeronutico Civil. Tramitacin
de documentacin de:
Propuesta, Certificado de
Matricula mercantil y estados
financieros.

Se realizaron diagnostico para plantear una
propuesta e inicio del proyecto TAR ante la
Aeronutica Civil y as solicitar el IDSI RAC
8310-3. Junto a ello se realizo una reunin con
el Inspector Asignado con el objeto de explicar
los requisitos necesarios mnimos que necesita
un Taller Aeronutico de Reparacin


4


2.5

Fase II.I



26-6-2013

13-8-2013



5


2.5.1
Direccionar metodologa y
escogencia de los procesos
necesarios para llevar a cabo el
proyecto CTAR-03, se realizan
las contrataciones y
participantes en el proyecto.

Se contratan los talentos involucrados en el
proyecto y se realiza una reunin de apertura,
trazando procesos como: adquisicin de
personal, Materiales (Activos) como: Manuales
necesarios, Normatividades y regulaciones
vigentes.


6


2.5.2
Se determino un cronograma
para la Aeronutica Civil,
teniendo en cuenta las
circulares informativas y
proyectos anteriores radicados
en la misma entidad.

Teniendo en cuenta circulares como: CI.5103-
082-07 y otras circulares necesarias, se trazo
una metodologa para llevar a cabo la
documentacin.


7


2.5.3
Realizar un estudio de las
cargas laborales de los
empleados con los que cuenta
Antares IAC necesarios para
llevara a cabo una estructura
organizacional del T.A.R,
Definir roles que permitan
evidenciar sus licencias y
registros.

En el proyecto se realiz una nueva
dependencia organizativa para el TAR dentro
de las instalaciones de Antares IAC. No
obstante se evaluaron personas externas con
licencias AIT que podran participar en el
proyecto. Como resultado una de las hojas de
vida ms idneas fue la de Gustavo Amador
(pensionado de Avianca) con licencia AIT y
TEMC.

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8


2.5.4
Trazar una metodologa
documental que satisfaga el
numeral 4.2.3 (Control de
Documentos UNE EN
9100:2010) y 4.2.4 Control de
los registros, cumpla los RAC
par 4.1.2 Registros de
Mantenimiento

Se estructuro un procedimiento de registro, el
cual defina los criterios para definir un
documento utilizable en Antares IAC. Se
realizo una reunin para implicar una
alineacin con SGC de Antares IAC y RAC.
Esto queda evidenciado en el captulo 3 del
MPI.


2.6

Fase II.II


13-8-2013

6-12-2013


9
2.6.1
Documentar procedimientos
necesarios y exigidos por la
Aeronutica Civil (Sistema de
control de Calidad y alinearlos
con los criterios de la norma
9100 en los numerales 7.6, 7.1,
7.5 y 7.4

Se desarrollaron 14 procedimientos y 23
formatos con sus respectivos instructivos,
convergentes con la estructura organizacional
planteada, con los objetivos de un TAR segn
RAC 4.1.7 sub parte B y sub parte D,
Evidenciados en el MPI
10 2.6.2
Documentar carta de
cumplimiento de acuerdo con el
MPI desarrollado y la estructura
organizacional.


Se documenta la carta de cumplimiento
llevando a cabo los reglamentos aeronuticos
colombiano.
2.6.3
Desarrollar Asesora para
seleccin del AIT idneo para
el TAR

Se realizo una reunin oficial cuyo objetivo era
determinar las capacidades del AIT
seleccionado por Decma-Aerospace SAS. No se
pudo concretar un resultado.
2.6.4
Realizar acompaamiento de
cierres Fase 2 ante la
Aeronutica Civil.

Se realizo una reunin de cierre de fase 2 con el
inspector asignado en donde se acordaron y se
esclarecieron trminos e importancias entre
ambas partes.
2.6.5
Radicacin de Documentos
MPI y Carta de cumplimiento.
Configuracin de Manuales con
un AIT.

Se evidencia la carta de radicacin
referenciadas ante la Aeronutica Civil.
11 3.1
Fase III
6-12-2013 1-4-2014



12
3.2

Desarrollar un programa de
Entrenamiento

Uno de los participantes del proyecto era el
Ingeniero Daniel Basto Ramrez cuyo objetivo
principal fue desarrollar un programa de
entrenamiento idneo para el Personal de
Antares IAC.
13 3.3
Se planteo una cotizacin
interna al proyecto, para
planificar el SMS necesario en
la empresa Aeronuticas o
talleres aeronuticos de
reparacin.


Se analizaron los RAC parte vigsimo cuarta de
los RAC, y se trazaron lineamientos para poder
implementar la documentacin en el Taller
Aeronutico de Reparacin.
3.4
Se radica documentacin
necesaria que contiene, MPI
carta de cumplimiento y
Programa de Entrenamiento.


Se evidencia la carta de radicacin para su
posterior evaluacin ante la aeronutica Civil.
3.5
Asesorar la contratacin del
AIT.

Se realizo una reunin para contratar el AIT, lo
cual Antares IAC determino inconcluso este
proceso. El proyecto quedara suspendido por
parte de Antares IAC.

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Versin 01
4.1
Fase IV


4.2
Realizar una Pre-Auditoria de
los trabajos realizados para
configurar los documentos.



Inconcluso
4.3
Llevar acabo acompaamiento
el proceso de evaluacin ante la
Aeronutica Civil.


Inconcluso
4.4
Configurar Manual segn
informe de la Aeronutica Civil.


Inconcluso

Fase V

No tenia costo ya que era entrega oficial para
cerrar el proyecto con xito, junto con el CDF
otorgado por la Aeronutica Civil.

Se realizaron cuatro entregas parciales evidenciadas en documentos (actas de entregas parciales).
De Acuerdo con el cronograma especificado en la propuesta CTAR-03 se haban planeado 297
das programados y se llevaron a cabo 309 das, estos e llevo por encima ya que hubo dificultades
en la contratacin del AIT, necesario para continuar el proceso de certificacin.

En la clausula cuarta y quinta no se ampliaron los plazos de entrega, ni se ampliaron nuevos
servicios prestados por Decma-Aerospace SAS. Esto llevo como resultado el inconcluso de la
planificacin del SMS necesario para la autorizacin CDF ante la UAEAC y la contratacin del AIT
TEMC. Estos dos tems no los inclua en la propuesta CTAR-03.

Decma- Aerospace SAS, siempre mantuvo personal calificado para realizar actividades dentro de
las estipulaciones del objeto del contrato. Se conservara copias del material documentado, activos
como: Manuales, Normas que fueron adquiridos durante en el proyecto, sern almacenados y
preservados por Decma-Aerospace SAS; no obstante estar por siempre disponibles en cualquier
momento Antares IAC requiera su recuperacin. No se llevaron a cabo interventora por parte del
Cliente Antares IAC.


3.3 Evaluacin del proyecto.

En la clausula segunda del contrato se realizo un cuadro de pagos:



Por cada acta de entrega que se realizaba tambin se radicaban las cuentas de cobro:

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Cuadro de ingreso de pagos:

Cuenta de
cobro
No.
De fecha Periodo que comprende
Fecha de
Ingreso
Referencia
Monto
estimado
COP
Monto
acumulado
COP
0001 25-6-2013 del 5-6-2013 al 25-6-2013 27-06-2013
Abo prov doc
5258
6500000 0
0002 13-8-2013 del 25-6-2013 al 13-8-2013 19-9-2013
Abo prov doc
7296
5000000 11500000
0005 6-12-2013 del 13-8-2013 al 6-12-2013 17-01-2014
Deposito
cheque
5000000 16500000
0007 9-04-2014 del 6-12-2013 al 9-04-2014 -
No se
registra
ingreso
5000000 16500000
IVA y gastos administrativos adicionales
Consecutivo ao
gravable 19 Valor
retenido al monto
11500000
575000
17075000

TOTAL Ingresados
17075000



Antares IAC avanzo el pago de impuestos IVA y realizo las operaciones de retenciones de
la cuenta de cobro 0001 y 0002. La de la cuenta de cobro 0005 no se ha realizado
operaciones de retenciones, y no se evidencia el pago del IVA. No se registra ingresos de
la cuenta de cobro 0007.

3.3 Observacin y Estado.

El cliente es quien determina la suspensin o el cierre definitivo del proyecto CTAR-03. Si
el proyecto es suspendido, se mantendr el contrato abierto hasta que el cliente (Antares
IAC) decida continuar con el proceso objeto del contrato o el cierre definitivo.

CIERRE SUSPENSIN
Satisfecho
Insatisfecho

Incumplimiento reiterado de citas por parte del Talento
Observaciones sobre el
cierre:

Desercin de Talento

Solicitud expresa y voluntaria del Talento




Cambio del proyecto



Incumplimiento reiterado por parte del gestor

Otra, Cual?


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Antares IAC SAS y Decma-Aerospace SAS manifiestan que no existen otros adeudos y
por lo tanto convienen en que se dan por terminados los derechos y obligaciones que
genera el contrato, sin derecho a ulterior reclamacin.


4 Anexos

Con lo anterior, se da por terminada esta diligencia siendo las 16:00 horas del da 17 de
Mayo del 2014, en la ciudad de Bogot D.C, levantndose la presente acta, firmando al
calce los que en ella intervinieron en el contrato CTAR-03.


Talento Lder Gestor de Proyectos
Nombre: Edwin Antonio Cristancho Rodrguez
C.C

Firma:________________________________

Nombre: Mario Andrs Ayala Meza
C.C

Firma:____________________________________


Representante Legal Contratante Representante Legal Contratista
Nombre: Deyanira Pacheco
C.C

Firma:________________________________

Nombre: Mario Andrs Ayala Meza
C.C

Firma:____________________________________







TALENTOS PARTICIPANTES
NOMBRE IDENTIFICACION FIRMA
Daniel Alexander Basto Ramrez.
Guillermo Ramos
Daniel Caceres