112

CAPITULO III
EL PROCESO DE ANALISIS Y DESCRIPCIN DE PUESTOS

3.1 DEFINICIN

Debido a la divisin del trabajo y a la consiguiente especializacin de funciones, las
necesidades bsicas de recursos humanos para la organizacin, sea en cantidad o
calidad, se establecen mediante un esquema de descripcin y especificacin de cargos.
La descripcin del cargo se refiere a las tareas, los deberes y las responsabilidades del
mismo; en tanto que, las especificaciones del perfil del cargo se ocupan de los
requisitos, que el ocupante necesita cumplir adecuadamente sus funciones. Por tanto;
los cargos se proveen de acuerdo con esas descripciones y esas especificaciones. El
ocupante del cargo, debe tener caractersticas compatibles con las especificaciones del
mismo; por tanto, el rol que deber desempear es el contenido del cargo registrado en
la descripcin. En general la descripcin del cargo, presenta el contenido de ste de
manera impersonal y, las especificaciones suministran el requerimiento que tiene la
organizacin respecto de las caractersticas humanas que solicitan para ejecutar el
trabajo, expresadas en trminos de educacin, experiencia, iniciativa, etc.

Puesto en que, la mayor parte de las organizaciones los cargos se proyectan y se disean
sin contar con la dependencia de ARH, falta saber como los proyectan y los disean a
las otras dependencias. En otras palabras es necesario que se analicen y se describan los
cargos para conocer su contenido y sus especificaciones con el fin de administrar los
recursos humanos empleados en ellos, cuando el diseo de cargos ya esta hecho, desde
hace mucho tiempo, la dificultad radica en conocerlo en su totalidad. La descripcin y
el anlisis de cargos es el mejor camino para lograrlo
2



3.1.1 ANALISIS DE PUESTOS EN LA ORGANIZACIN

Para abordar el concepto de anlisis de puestos, debemos iniciar con el conocimiento y
entendimiento de los siguientes conceptos:


2
CHIAVENATO, Idalberto Administracin de Recursos Humanos, 5ta. edicin, pp.
330-331.






113
Concepto de Anlisis de Puestos.- Es el procedimiento de obtencin de la
informacin a cerca de los puestos; su contenido, aspectos y condiciones que lo
rodean.
3


Puesto.- Es la menor unidad resultante de la divisin del trabajo de una organizacin,
tiene roles a ser desempeados por un solo colaborador y perfiles de competencias a ser
cumplidos por el mismo.

Posicin.- Conjunto de tareas y responsabilidades que desempea una persona dentro
de una jerarqua determinada.

En el Ecuador, la Ley Orgnica de Servicio Civil y Carrera Administrativa y de
Unificacin y Homologacin de las Remuneraciones del sector Pblico, dispone las
siguientes normas relativas a la descripcin, valoracin y clasificacin de puestos:


CAPITULO IV

Del Sistema Integrado de Desarrollo de Recursos Humanos del Servicio Civil

Art. 116.- Sistema integrado de desarrollo de recursos humanos del servicio civil.-
La administracin de recursos humanos del sector pblico, responde a un sistema
integrado que se sustenta en polticas, normas y procedimientos sobre planificacin de
recursos humanos, descripcin, valoracin y clasificacin de puestos, reclutamiento y
seleccin, capacitacin y desarrollo profesional, evaluacin del desempeo programada
y por resultados y proteccin laboral.

Seccin II
Del Subsistema de Clasificacin de Puestos

Art. 137.- Subsistema de clasificacin de puestos.- El subsistema de clasificacin de
puestos es el conjunto de polticas, normas, mtodos y procedimientos para describir,
valorar, definir la estructura de puestos y ubicarlos dentro de la misma.

3
PIERRE, Louart Gestin de los Recursos Humanos, Barcelona, p. 19






114
Art. 138.- Principios y fundamentos del subsistema de clasificacin de puestos.- La
resolucin que expida la SENRES con el fin de establecer la clasificacin de puestos,
su nomenclatura y valoracin, prevista en el artculo 67 de la LOSCCA, reconocer
principalmente el tipo de trabajo, su dificultad, ubicacin geogrfica, complejidad y
responsabilidad.

La valoracin y clasificacin de puestos se realizar sobre la base de la informacin
proporcionada en la descripcin de puestos elaborada por cada una de las UARHs
(Unidades de Administracin de los Recursos Humanos) de las instituciones, entidades,
empresas y organismos del sector pblico.

Art. 139.- Descripcin de puestos.- Es el proceso que identifica, recolecta, analiza y
registra la informacin relativa al contenido, situacin e incidencia real de un puesto en
las instituciones del Estado, a travs de la determinacin del rol, atribuciones,
responsabilidades e interrelacin en funcin de la misin y objetivos institucionales.

La descripcin de un puesto determinar en forma tcnica, su contenido, la naturaleza
de sus responsabilidades, su ubicacin y el impacto o grado de contribucin a la
solucin de problemas y al logro de objetivos de la organizacin.

El proceso de descripcin se referir nicamente a identificar las acciones y tareas que
se ejecutan en los puestos y no a considerar las caractersticas de las personas que en
calidad de servidores ocupan los mismos; deber ser realizada en base a factores
comunes que permitan determinar con claridad y transparencia la posicin comparativa
de cada puesto dentro de la institucin.

Art. 141.- Clasificacin de puestos.- Es el proceso mediante el cual se ubican los
puestos dentro de los grupos ocupacionales de acuerdo a su valoracin. Los grupos
ocupacionales en ningn caso podrn exceder de 14 y correspondern a los grados
establecidos en la escala nacional de Remuneraciones Mensuales Unificadas.











115
Art. 145.- Estructura de puestos.- Es la conformacin lgica y sistemtica que a
travs de la valoracin de puestos, permite establecer grupos de puestos de puntuacin
semejante, que constituyen los grupos ocupacionales cuya finalidad es garantizar un
tratamiento de equidad interna y competitividad externa en la aplicacin de la poltica
remunerativa, en las instituciones, entidades, organismos y empresas del sector pblico.

Las UARHs elaborarn la estructura ocupacional de puestos y su ubicacin, analizando
la descripcin y valoracin de puestos de conformidad con las polticas, normas
previstas en este reglamento, y establecern una estructura de grupos ocupacionales no
mayor a 14 grados. Para este efecto, la SENRES velar por la aplicacin de la
metodologa en la descripcin y valoracin de puestos, as como la estructura de
puestos en los organismos, entidades, empresas e instituciones del sector pblico.

Art. 146.- Metodologa de la estructura de puestos.- La estructura de puestos en las
instituciones del sector pblico, se sujetar a la metodologa sealada en este
reglamento, tomando como base los criterios y objetivos de la estructura
organizacional; as como la valoracin de puestos. Los puestos sern clasificados en
grupos ocupacionales:

a) Grupo Ocupacional Directivo: comprende los diferentes niveles y puestos de
naturaleza gerencial del sector pblico;

b) Grupo Ocupacional Profesional: comprende los grupos ocupacionales de
Profesionales, cada uno de ellos integran a puestos similares de acuerdo a su
valoracin; y,
c) Grupo Ocupacional No Profesional: comprende los grupos ocupacionales de pre-
profesional, tcnicos, asistente administrativo y auxiliar de servicios, cada uno de
ellos agrupa a puestos similares de acuerdo a su valoracin.

Art. 147.- Estructura de puestos del nivel jerrquico superior.- Para efectos de la
aplicacin de la LOSCCA y de este reglamento, constituye el nivel jerrquico superior
del sector pblico, los puestos de Presidente de la Repblica, Vicepresidente de la
Repblica, ministros y subsecretarios de Estado y las primeras y segundas autoridades






116
de las instituciones, entidades, empresas y organismos del sector pblico sealados en
los artculos 3 y 102 de la LOSCCA, que sern ubicados en la escala de
remuneraciones mensuales unificadas del nivel jerrquico superior, expedida por
decreto ejecutivo previo estudio tcnico, informe y resolucin de la SENRES y el
dictamen presupuestario favorable del Ministerio de Economa y Finanzas sobre el
financiamiento.
4



3.1.2 DESCRIPCIN DEL PUESTO

Adicionalmente a la normativa jurdica para el sector pblico, antes mencionada, es
importante conocer tambin el marco conceptual y tcnico de la misma herramienta,
que es aplicable para todo tipo de empresas y organizaciones y obligatoria para el sector
pblico del Ecuador.

La descripcin de puestos es la informacin registrada de las tareas y atribuciones, de
las obligaciones que tiene dicho puesto. Esto es vlido para los colaboradores como
datos mediante los cuales se informan de sus roles y se compenetran de los resultados
que pretender lograr las instituciones.

Favorece tambin a los empleados; porque, tendran referencias adecuadas respecto a
los requerimientos del puesto, orientados a su desempeo.


3.2 OBJETIVOS DEL PROCESO DE ANALISIS Y DESCRIPCIN DE
PUESTOS

Los objetivos del anlisis y descripcin de puestos, son mltiples; sin embargo,
mencionaremos los siguientes:

Del Anlisis de Puestos:
- Cumplir con las obligaciones del puesto, de acuerdo con las leyes pertinentes
(LOSCA).

4
Registro Oficial de rgano del Gobierno del Ecuador Nro. 505 De fecha: 17/I/05
Reglamento de la Ley Orgnica de Servicio Civil y Carrera Administrativa y de
Unificacin y Homologacin de las Remuneraciones del Sector Pblico






117
- Ayudar al reclutamiento efectivo y a la seleccin del personal, para comparar el
desempeo al momento de proceder a evaluaciones del personal.
- Aportar material para programas de capacitacin y entrenamiento.
- Fijar remuneraciones.
- Servir de gua a los administradores organizacionales.

De la Descripcin de Puestos:
- Documentar los distintos puestos de trabajo, de la organizacin mediante una
descripcin exhaustiva de los mismos, de los flujos de trabajo y sistemas.
- Facilitar el control y la mejora de sistemas de gestin y produccin de servicios,
estableciendo las bases para una adecuada definicin de objetivos.
- Definir reas de resultados, haciendo factible la evaluacin del rendimiento de
las personas que desempean los puestos de trabajo, mediante sistemas ms
vlidos y fiables.
- Posibilitar la elaboracin de planes de formacin y el desarrollo de procesos de
seleccin ms eficaces al aportar un conocimiento ms preciso del contenido de
los distintos puestos y del perfil de exigencias de cada uno de ellos.

Esta fase de anlisis y descripcin, es la entrada para un proceso de valoracin de
puestos porque recoge la descripcin de los mismos analizando y comparando su
contenido, con el fin de situarlos en un orden jerrquico que sirva de base para un
sistema de remuneracin, determinando el valor objetivo.


3.3 VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL ANALISIS Y DESCRIPCIN DE
PUESTOS

Siempre al implementar un nuevo proceso dentro de una organizacin pblica o
privada, se encuentran aspectos positivos y negativos derivados del mismo.


Ventajas:

- Permitir al empleado comprender mejor los deberes y responsabilidad del puesto
y lo que se espera de l.
- Proporcionar datos que puedan usarse para lograr un equilibrio en la carga de
trabajo.






118
- La informacin puede servir como base objetiva para determinar el salario en
cada puesto.
- Facilitar la evaluacin del desempeo del colaborador.
- Definir de manera clara y sencilla las tareas que se realizarn en un determinado
puesto.

Desventajas:

- Las responsabilidades podran quedar limitadas y el empleado o el equipo no
hacer ms all de lo que les compete.
- Al no contar con una estructura organizacional ya implementada, mal podra
convertirse en una herramienta de apoyo para la gestin de recursos humanos
tanto porque no habra el nivel de flexibilidad esperado para dicho proceso y no
se partira de un orden lgico que soporte su implementacin.

Por lo indicado es importante que los colaboradores sientan que son parte de la
organizacin al ser partcipes con sugerencias de cambio o modificaciones en el
contenido de las descripciones de los puestos, fomentando as el compromiso y la
comunicacin efectiva.

El establecimiento escrito de los deberes y responsabilidades del puesto, evitar
malos entendidos entre el colaborador y su jefe inmediato.

La descripcin de los deberes del puesto, deber tambin incluir detalladamente
todos los recursos necesarios para su buen desenvolvimiento.


3.4 TECNICAS PARA REALIZAR EL ANALISIS Y DESCRIPCIN DE
PUESTOS

Las tcnicas que ms se utilizan son:

Observacin directa
Cuestionario
Entrevista directa






119
Tcnicas mixtas

Se explican a continuacin cada una de las tcnicas de descripcin y anlisis de
puestos:

Tcnica de Observacin Directa.- Es una de las ms utilizadas por su eficiencia. El
anlisis del puesto se lo realiza observando al ocupante del puesto de manera directa y
dinmica en ejercicio de sus funciones; mientras que, el analista de puestos anota los
datos clave de su observacin en la hoja respectiva para dicho anlisis. Es recomendable
en operaciones sencillas, manuales y repetitivas.

Cuestionario.- Generalmente se lo utiliza para puestos de alto nivel, donde el tiempo
de los ejecutivos no se ve afectado. Es econmico y abarca gran cantidad de personas
como sea posible. Durante su elaboracin es recomendable que est presente un
superior y un colaborador ocupante del puesto a analizar; para que, las preguntas
formuladas en el mismo sean claras, adecuadas y recojan informacin relevante.

Entrevista Directa.- Una de sus caractersticas principales es la interaccin con el
ocupante del puesto, obteniendo informacin directamente de ellos en la cual no habra
dudas ni errores. El rol de los integrantes es ciento por ciento participativo (analista-
empleado) y la informacin obtenida es confiable; porque se mantiene un acercamiento
directo y verbal con el ocupante del puesto. No tiene restriccin alguna y solo podra
ser ineficaz si es mal elaborada y mal conducida.

Tcnicas Mixtas.- Es necesario saber que toda tcnica de manera independiente posee
ventajas y desventajas al ser utilizadas; es por ello que, se ha planteado la tentativa de
combinar cada una de las tcnicas existentes para obtener lo mejor de ellas, dando
como resultado estructuras combinadas de investigacin como las que sealamos en el
siguiente cuadro:










120
COMBINACION PARTICIPANTES ROL
CUESTIONARIO-ENTREVISTA Ocupante puesto Activo
CUESTIONARIO- ENTREVISTA Superior Activo
OBSERVACIN DIRECTA-ENTREVISTA
Ocupante puesto
Superior
Activo
CUESTIONARIO - OBSERVACION Ocupante Puesto Activo
CUESTIONARIO-
OBSERVACION DIRECTA
Superior
Ocupante Puesto



3.5 PROCESO DE DESCRIPCIN DE PUESTOS DE LA ILUSTRE
MUNICIPALIDAD DEL CANTON GUALACEO

Una vez puesta en prctica las tcnicas para el anlisis de puestos, se proceder a la
elaboracin de las correspondientes descripciones de puestos del Ilustre Municipio del
Cantn Gualaceo.

La herramienta con la cual se cont para la realizacin de este proceso, considerando las
leyes, reglamentos y tcnicas vigentes para el sector pblico en el Ecuador, est dada en
el documento de uso pblico denominado Instructivo para la aplicacin del
formulario de anlisis del Puesto.

Objetivo: Recopilar informacin sobre el nivel de de aportes de los puestos a la
consecucin del portafolio de productos y servicios de los procesos organizacionales, la
que servir de base para la elaboracin y formulacin de las descripciones y perfil de
exigencias de los puestos, que integrarn el Manual de Clasificacin de Puestos
Institucional.

Importante:

La unidad de Administracin de Recursos Humanos UARHs, es responsable del
manejo, socializacin y actualizacin de este instrumento para la recopilacin de
la informacin solicitada al servidor.






121
El formulario de anlisis de puesto, que permite la descripcin y determinacin
del perfil de exigencias del puesto, deber ser llenado con letra clara y legible de
conformidad con las indicaciones que se detallan en este instructivo.
El nivel de aportacin en el levantamiento de esta informacin, radicar en
identificar nicamente las actividades que se ejecutan en los puestos y no a
considerar las caractersticas de las personas que, en calidad de servidores
ocupan tales puestos.

3.5.1 INSTRUCTIVO PARA LA APLICACIN DEL FORMULARIO DE
DESCRIPCIN DE PUESTOS

A. IDENTIFICACIN GENRAL
En la identificacin general, se solicita sealar el nombre de la organizacin,
unidad o proceso, puesto, grupo ocupacional; as como, su ubicacin geogrfica
y, el nmero de ocupantes que existen en la organizacin del mismo puesto.

B. MISIN DEL PUESTO
Se requiere detallar un resumen de lo que hace el puesto en trminos de su
naturaleza.

C. ACTIVIDADES PRINCIPALES DEL PUESTO
Teniendo como insumo el detalle de los productos identificados en el literal
anterior, se debe proceder describir las actividades principales del puesto, las
mismas que no debern exceder de seis.

Se refiere a: Qu hace? y Cmo lo hace? el ocupante del puesto. Nos e trata de
describir las tareas en detalle; si no, aquellas ms relevantes. Al redactar las
actividades se recomienda usar verbos en infinitivo que las reflejen con
exactitud.

D. MISIN
Responde a la pregunta por qu existe el puesto en el proceso; es la razn de ser
del puesto, su aporte, su participacin a la organizacin, al producto. Su
redaccin implica una descripcin breve (4-6 renglones).






122
E. ROL DEL PUESTO
El rol ser definido por los niveles de responsabilidad asignados a los puestos
dentro de cada unidad o proceso organizacional en funcin de la ejecucin de
actividades y del aporte de stas, al cumplimiento del portafolio de productos y
servicios. Se requiere marcar con una X el rol establecido por el puesto que es
objeto de anlisis. A continuacin se detallan las descripciones de los distintos
roles asignados a los puestos dentro de las organizaciones:

GRADO DESCRIPCIN
SERVICIO
Constituyen los puestos que ejecutan actividades variadas de
servicios; de acuerdo a, los procedimientos establecidos y
requerimientos de los clientes-usuarios.
ADMINISTRATIO
Constituyen los puestos que facilitan la operatividad de los
procesos mediante la ejecucin de labores de apoyo
administrativo.
TCNICO
Estos puestos proporcionan soporte tcnico de un oficio
especfico de acuerdo a los requerimientos de los procesos
organizacionales.
EJ ECUCIN Y APOYO
TECNOLGICO
Responsable de la ejecucin, anlisis e investigacin de
productos y servicios tcnicos y tecnolgicos.
EJ ECUCIN DE
PROCESOS
Responsable de la ejecucin de actividades agregando valor
a los productos o servicios que genera el subproceso o
proceso organizacional.
EJ ECUCIN Y
SUPERVISIN DE
PROCESOS
El rol de estos puestos es de ejecucin y liderazgo de un
equipo de trabajo o subproceso organizacional.
EJ ECUCIN Y
COORDINACIN DE
PROCESOS
El rol de estos puestos es de ejecucin y coordinacin de un
proceso organizacional que integran varios equipos de
trabajo o subprocesos.
DIRECCIN DE UNIDAD
ORGANIZACIONAL
Le corresponde a estos puestos direccionar, coordinar,
liderar y controlar una unidad que integra varios procesos o
subprocesos organizacionales.







123
F. AYUDAS PARA EL DESEMPEO DEL PUESTO
Describe los documentos de consulta o sustento necesarios para el ejercicio del
puesto: Base legal, manuales, resoluciones, procedimientos, polticas,
directrices, normas, leyes, etc.

G. INTERFAZ DEL PUESTO

Relaciones Internas.- Relaciones funcionales que se mantienen con otros
puestos de trabajo, unidades o procesos dentro de la organizacin.

Relaciones Externas.- Describe las relaciones con las personal,
organizaciones, clientes y proveedores externos con el propsito de cumplir su
misin.

H. FORMACION ACADEMICA
Son los conocimientos generales y/o especializados, obtenidos mediante la
instruccin bsica, acadmica, profesional y especializada, necesarios para el
cumplimiento del trabajo de las actividades inherente al puesto.

I. EXPERIENCIA
En este literal se debe definir el tipo de educacin formal o especializacin que
se requiere para el desempeo del puesto.

J. CAPACITACIN
Se debe detallar los cursos, seminarios, talleres y otros eventos acadmicos que
proporcionan los conocimientos necesarios para el desempeo del puesto.

Especfica.- Se refiere a la capacitacin que tiene relacin directa con el
desarrollo del puesto.

Relacionada.- Es aquella capacitacin que tiene relacin indirecta con el
desarrollo del puesto.








124
K. SOFTWARE
Debe determinarse el nombre del paquete informtico y el nivel de dominio
desarrollado por el servidor para el cumplimiento de las actividades asignadas al
puesto.

L. IDIOMA
Lenguaje adicional disponible para el ejercicio del puesto, de igual manera se
deber definir el nivel de dominio que posee.

M. UBICACIN DEL PUESTO EN EL ORGANIGRAMA
Es necesario identificar el puesto en el organigrama, tomando en consideracin
los siguientes aspectos:

A. Nivel Jerrquico.- Puesto Inmediato superior.
B. Subordinacin.- Inmediato superior a quien rinde informes el ocupante
del puesto.
C. Relaciones Formales Colaterales.- Comunicaciones que mantiene el
ocupante del puesto con otros puestos.
D. Supervisin.- A quien supervisa el ocupante del puesto.

N. INFORME DEL COMIT DE DESARROLLO INSTITUCIONAL:
El Comit de Desarrollo Institucional ser el encargado de realizar el
levantamiento, el anlisis y la validacin de la informacin con los datos que
reposan en la unidad de recursos humanos, luego proceder a certificar la
misma.
5


En la siguiente pgina, detallamos el formulario de anlisis de puestos que utilizaremos
para el levantamiento de informacin de la Ilustre Municipalidad del Cantn Gualaceo.


5
www.senres.gov.ec Consultada: 01-09-2007.






125
1.-
2.-
3.-
4.-
5.-
6.-
7.-
8.-
9.-
NO PROFESIONALES
Servicios
Administrativo
Tcnico
PROFESIONALES
Ejecucin de procesos de apoyo y tecnolgico
Ejecucin de procesos
Ejecucin y supervisin de procesos
Ejecucin y coordinacin de procesos
Educacin Bsica
Bachiller
Tcnico
Profesional
Diplomado Superior
Especialista
Maestra o PHD
SI NO

A = nivel jerrquico, jefe del superior inmediato;
B = subordinacin: superior inmediato, a quien rinde informes el ocupante del puesto;
C = relaciones formales colaterales: comunicaciones que mantiene el ocupante del puesto con otros puestos.
D = supervisin: a quien supervisa el ocupante del puesto;
C
D
B
L. UBICACIN DEL PUESTO EN EL ORGANIGRAMA:
A
K. IDIOMA: (NIVEL DE DOMINIO)
El puesto requiere de la aplicacin de un idioma?
ESPECIFIQUE CUALES LEIDO % ESCRITO % HABLADO %
J. SOFTWARE: (Tipo de Software y nivel de dominio)
Seale el nombre del paquete informtico aplicado para el cumplimiento de las responsabilidades del puesto:
PAQUETE AVANZADO INTERMEDIO BSICO
I. CAPACITACIN:
Detallar los cursos, seminarios u otros eventos de formacin que proporcionan los conocimientos necesarios para . el
desempeo del puesto:
ESPECFICA RELACIONADA
H. EXPERIENCIA:
G. INSTRUCCIN FORMAL:
TTULO
DIRECTIVO
Direccin de unidad organizacional
F. AYUDAS PARA EL DESEMPEO DEL PUESTO:
Documentos, normas, polticas, instrumentos, etc. de apoyo necesarios para el desarrollo del puesto:
E. ROL DEL PUESTO:
D. INTERFAZ:
INTERNO EXTERNO
C. ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES ASIGNADAS AL PUESTO:
No. DE OCUPANTES
DEL MISMO PUESTO :
B. MISIN DEL PUESTO:
PUESTO :
UBICACIN GEOGRAFICA :
A. IDENTIFICACION GENERAL:
ORGANIZACIN :
UNIDAD O PROCESO :