PAKET 1

MENGEMUKAKAN FORMASI DAN PNGADAAN PEGAWAI

Istilah Administrasi Kepegawaian atau personnel administration di
Amerika serikat dipergunakan dalam bidang pemerintahan, sedangkan personnel
management dipergunakan dalam bidang bisnis. Di Indonesia ada kecenderungan
menggunakan istilah manajemen kepegawaian (personnel management), baik
dalam bidang pemerintahan maupun dalam bidang bisnis.

A. Pendekatan Administrasi Kepegawaian
Rumusan mengenai administrasi kepegawaian sangat banyak, namun
pendekatan dalam administrasi kepegawaian dapat dibedakan menjadi:
1. Pendekatan kepartaian:
Pendekatan ini terutama didasarkan atas perjuangan kaum politikus.
Pengangkatan seseorang untuk memangku jabatan didasarkan atas perjuangan
partai.
2. Pendekatan daya guna:
Pendekatan ini terutama didasarkan atas daya guna, maksudnya
pengangkatan seseorang untuk memangku jabatannya didasarkan atas kecakapan
atau keahliannya.
3. Pendekatan hubungan antar manusia:
Pendekatan ini timbul sebagai akibat yang tidak memuaskan dari
pendekatan daya guna yang kurang memperhatikan faktor hubungan antar
manusia dalam administrasi. Sebagai bagian dari gerakan manajemen ilmiah,
administrasi kepegawaian tidak luput dari kritik-kritik antara lain dalam mencapai
daya guna terlalu menitikberatkan pada barang-barang mati, penekanan pada
prosedur-prosedur, bahan-bahan, bentuk-bentuk dan mengabaikan barang-barang
hidupnya, yakni manusia-manusianya. Dengan pendekatan hubungan antar
manusia ini tidak berarti bahwa faktor kecakapan ditinggalkan. Hanya pada
pendekatan ini perhatian lebih banyak dicurahkan kepada faktor hubungan antar
manusia.

B. Perumusan dan Fungsi-Fungsi Administrasi Kepegawaian
Administrasi Kepegawaian adalah seni memilih pegawai-pegawai baru
dan mempekerjakan pegawai-pegawai lama sedemikian rupa sehingga dari tenaga
kerja itu diperoleh mutu dan jumlah hasil serta pelayanan yang maksimum (Felix
A. Nigro,1963:36).
Sehubungan dengan perumusan tersebut, maka fungsi-fungsi atau
kegiatan-kegiatan dari administrasi kepegawaian menurut Felix A. Nigro meliputi
:
1. Pengembangan struktur organisasi untuk melaksanakan program
kepegawaian termasuk didalamnya tugas dan tanggung jawab dari setiap
pegawai yang ditentukan dengan jelas dan tegas.
2. Penggolongan jabatan yang sistematis dan perencanaan gaji yang adil
dengan mempertimbangkan adanya saingan yang berat dari sektor swasta.
3. Penarikan tenaga kerja yang baik
4. Seleksi pegawai yang menjamin adanya pengangkatan calon pegawai yang
cakap dan penempatannya dalam jabatan-jabatan yang sesuai.
5. Perencanaan latihan jabatan dengan maksud untuk menambah
keterampilan pegawai, memotivasi semangat kerja dan mempersiapkan
mereka untuk kenaikan pangkat.
6. Penilaian kecakapan pegawai secara berkala dan teratur dengan tujuan
meningkatkan hasil kerjanya dan menentukan pegawai-pegawai yang
cakap.
7. Perencanaan kenaikan pangkat yang didasarkan atas kecakapan pegawai
dengan adanya sistem jabatan, di mana pegawai-pegawai yang baik
ditempatkan pada jabatan-jabatan yang sesuai dengan kecakapannya,
sehingga mereka dapat mencapai tingkat jabatan yang paling tinggi.
8. Kegiatan-kegiatan untuk memperbaiki hubungan antar manusia
9. Kegiatan-kegiatan untuk memelihara dan mempertahankan moril serta
disiplin pegawai.
Sementara itu Glenn O Stahl, merumuskan administrasi kepegawaian
sebagai keseluruhan yang berhubungan dengan sumber-sumber manusia dari
organisasi (1962:15). Fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan dalam administrasi
kepegawaian menurut Stahl meliputi :
1. Penentuan yurisdiksi
2. Pengusahaan tenaga kerja
3. Pengujian pelamar-pelamar dan pengembangan daftar dari calon-calon
yang lulus dalam ujian
4. Pengurusan sistem sertifikasi dan penggunaan dari daftar calon-calon yang
lulus ujian, pengurusan masa percobaan dan prosedur-prosedur
penempatan kembali dalam jabatan-jabatan lama
5. Pembuatan standar-standar untuk penggolongan tugas-tugas jabatan
6. Pengurusan daftar-daftar pembayaran
7. Penentuan kebijaksanaan yang luas dan prosedur yang distandarisasi
tentang hal-hal seperti masa percobaan, pemindahan dan kenaikan
pangkat, kehadiran dan cuti, tingkah laku dan disiplin, pemberhentian dan
keluhan-keluhan
8. Pengembangan petunjuk dan informasi serta mendorong praktik yang
terbaik dalam pengawasan, program-program, kesehatan dan keamanan,
penilaian prestasi kerja, lingkungan kerja, rekreasi, dan latihan jabatan.
9. Penyelenggaraan riset kepegawaian
10. Penyelenggaraan latihan jabatan
11. Pelaksanaan sistem pemensiunan pegawai
12. Pemeliharaan rencana yang membangun mengenai hubungan masyarakat
13. Pemberian saran-saran mengenai manajemen kepegawaian dan perbaikan
kebijaksanaan secara berkala kepada pimpinan atasan
Menurut Prof. Dr. R Arifin Abdulrachman, Administrasi kepegawaian
negara adalah salah satu cabang dari administrasi negara yang berkaitan dengan
segala persoalan mengenai pegawai-pegawai negara (1960:5). Selanjutnya
kegiatan-kegiatan administrasi kepegawaian negara meliputi :
1. Analisa jabatan, klasifikasi jabatan dan evaluasi jabatan(1)
2. Recruitment, ujian-ujian dan penempatan(2)
3. Training
4. Promosi dan transfer
5. Penggajian
6. Employee counselling
7. Personnel relations
8. Disiplin dan moral
9. Catatan kepegawaian
Paul Pigors dan Charles A. Myers serta Thomas G Spates berpendapat
bahwa administrasi kepegawaian adalah suatu tata cara atau prosedur tentang
cara-cara mengorganisasi dan memperlakukan orang yang bekerja sedemikian
rupa sehingga mereka masing-masing mendapatkan hasil yang sebesar-besarnya
dari kemampuannya, jadi memperoleh efisiensi yang maksimum untuk dirinya
sendiri dan golongannya. Disamping itu untuk perusahaan, di mana mereka
merupakan bagian yang menentukan keuntungan yang bersifat kompetitif dan
hasil yang optimum (1961:12)
Kalau kita perhatikan rumusan di atas, nampak bahwa perumusan tersebut
ditekankan pada dua hal, yakni:
1. Administrasi kepegawaian didasarkan atas suatu tata cara, dari mana
diperoleh sudut pandangan dan teknik-teknik mengawasi orang-orang
yang sedang bekerja.
2. Administrasi kepegawaian yang baik membantu individu untuk bekerja
dengan sebaik-baiknya dan tidak hanya untuk mendapatkan kepuasan
individu yang maksimum dari pekerjaannya, tetapi juga kepuasan sebagai
bagian dari suatu kelompok pekerjaan.
Dalam perumusan ini anggapan bahwa jika orang-orang diperlakukan
sebagai individu yang mempunyai tanggung jawab dan juga sebagai anggota
kelompok yang bekerja sama, maka mereka akan memberikan kontra prestasi
dengan jalan melaksanakan pekerjaan sebaik-baiknya untuk organisasi, di mana
mereka merupakan bagian yang penting. Hal ini menunjukkan bahwa demokrasi
adalah lebih kuat dan lebih efektif dari pada paham otoriter dan bahwa baik dalam
organisasi perusahaan maupun pemerintahan pegawai-pegawai akan lebih
berbahagia dan akan bekerja lebih efektif dari pada jika mereka selalu disodori
dengan aturan-aturan (ditekankan pada pekerjaan, tidak bebas bekerja).
Menurut Lawrence A. Appley, manajemen dan administrasi kepegawaian
adalah satu dan tidak dapat dibedakan satu sama lain. Administrasi kepegawaian
mula-mula menjadi bagian dari manajemen ilmiah, terutama dalam hubungannya
dengan employment, ujian, penempatan, penentuan upah dan penilaian hasil kerja.
Manajemen yang baik berarti memperoleh hasil yang efektif melalui orang-orang.
Manajer yang berhasil mendapatkan orang-orang untuk diajak bekerja sama,
bukan karena ia mempunyai kekuasaan terhadap mereka dan dapat
memerintahkan untuk melaksanakan pekerjaan yang dikehendakinya, akan tetapi
karena ia merupakan seorang pemimpin yang dicintai oleh orang-orang
bawahannya, sehingga orang-orang ini suka bekerja dengan giat dan sebaik-
baiknya. Mendapatkan kerja sama yang ikhlas dari bawahan merupakan persoalan
manajemen.
Manajemen memberikan instruksi-instruksi yang jelas dan latihan-latihan
yang efektif, sehingga orang-orang tersebut mengetahui dan cakap serta terampil
mengerjakan apa yang diharapkan. Manajemen mengawasi hasil-hasil pekerjaan
dari orang-orang bawahan secara terus menerus dan memberitahukan bagaimana
sebaiknya mereka harus bekerja. Manajemen harus terus menerus berusha
mencapai hasil pekerjaan yang lebih baik, dengan jalan mendorong, mengajak,
memberi semangat dan motivasi. Dari uraian ini jelaslah bahwa manajemen
kepegawaian sesungguhnya sama dengan administrasi kepegawaian (1961:6)

Dalam kamus administrasi , administrasi kepegawaian dirumuskan
sebagai segenap aktivitas yang bersangkut paut dengan masalah penggunaan
tenaga kerja manusia dalam suatu usaha kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu
(1968:195). Aktivitas administrasi kepegawaian terutama berkisar pada
penerimaan, pengembangan, pemberian balas jasa dan pemberhentian.
Fungsi-fungsi administrasi kepegawaian secara terperinci dikemukakan oleh
William E Mosher dan J Donald Kingsley. Menurut keduanya fungsi administrasi
kepegawaian yang luas dan up-to-date adalah
1. Klasifikasi- yurisdiksi
2. Klasifikasi kewajiban
3. Penarikan tenaga kerja
4. Seleksi dan sertifikasi(3)
5. Percobaan
6. Penilaian kecakapan pegawai
7. Pemindahan
8. Kenaikan pangkat
9. Penempatan kembali dalam jabatan lama
10. Latihan dan pendidikan
11. Kehadiran , absensi
12. Pengeluaran pegawai
13. Disipilin
14. Pengajuan keberatan
15. Kompensasi, imbalan jasa(4)
16. Pemeriksaan daftar pembayaran/gaji
17. Pensiun
18. Keluhan dan saran
19. Kesehatan, rekreasi dan kesejahteraan
20. Lingkungan kerja
21. Kerjasama pegawai
22. Kerjasama pegawai- atasan
23. Peraturan dan ketentuan
24. Penyelidikan atas pelaksanaan undang-undang
25. Riset
26. Hubungan masyarakat.

C. Formasi
1. Penetapan dan Tujuan Formasi
Formasi PNS diatur dalam PP No. 97 Tahun 2000 sebagaimana telah
diubah dengan PP No. 54 Tahun 2003. Berdasarkan Peraturan Pemerintah
tersebut, Formasi adalah penentuan jumlah dan susunan pangkat PNS yang
diperlukan untuk mampu melaksanakan tugas pokok yang ditetapkan oleh pejabat
yang berwenang. Penetapan formasi bertujuan agar satuan-satuan organisasi
Pemerintah/Negara mempunyai jumlah dan mutu PNS yang memadai sesuai
beban kerja dan tanggung jawab pada masing-masing satuan organisasi.
Formasi PNS Pusat adalah formasi bagi PNS yang bekerja pada suatu
satuan organisasi Pemerintah Pusat. Formasi PNS Pusat untuk masing-masing
satuan organisasi Pemerintah Pusat setiap tahun anggaran ditetapkan oleh
MENPAN, setelah mendapat pertimbangan Kepala BKN berdasarkan usul dari
Pejabat Pembina Kepegawaian Pusat. Dalam penetapan formasi ini harus
mendapat pertimbangan Menteri Keuangan.
2. Pokok-pokok dalam Penyusunan Formasi
a. Dasar Penyusunan Formasi, Dalam penyusunan formasi, yang menjadi
dasar pertimbangan adalah:
jenis pekerjaan;
sifat pekerjaan
perkiraan beban kerja
perkiraan kapasitas pegawai
kebijakan pelaksanaan pekerjaan
jenjang dan jumlah jabatan serta pangkat
peralatan yang tersedia.
b. Sistem Penyusunan Formasi,
Penyusunan formasi dilaksanakan melalui dua sistem, yaitu:
sistem sama, yaitu suatu sistem yang menentukan jumlah dan
kualitas yang sama bagi semua unit organisasi yang sama dengan
tidak memperhatikan besar kecilnya beban kerja.
Sistem ruang lingkup, yaitu suatu sistem yang menentukan jumlah
dan kualitas PNS berdasarkan jenis, sifat dan beban kerja yang
dipikulkan pada unit organisasi itu.
c. Kebutuhan Pegawai,
Untuk mengetahui kebutuhan pegawai, analisis jabatan dilakukan
sebagai dasar penyusunan formasi. Melalui analisis ini dapat
digambarkan secara konkrit jumlah dan kualitas PNS yang diperlukan
oleh suatu unit organisasi untuk melaksanakan tugasnya secara
berdaya guna dan berhasil guna.
d. Anggaran Belanja Negara,
Penetapan formasi PNS bagi suatu organisasi pada akhirnya sangat
ditentukan oleh tersedianya anggaran. Oleh karena itu walaupun suatu
formasi telah disusun secara rasional berdasarkan hasil analisis jabatan
yang ditetapkan menjadi kebutuhan pegawai, akan tetapi menjadi
pertimbangan yang paling mendasar adalah kemampuan anggaran
yang tersedia.

























PAKET 2
MENGIDENTIFIKASIKAN FORMASI DAN PENGADAAN PEGAWAI

A. Analisis Pekerjaan
Suatu organisasi perlu menetapkan identifikasi atau uraian suatu
pekerjaandan pengetahuan dan keterampilan yang dibutuhkan untuk melakukan
pekerjaantersebut. Hal ini dilakukan sebelum seorang karyawan ditetapkan
untukmelaksanakan suatu pekerjaan tertentu. Penetapan uraian dan pengetahuan
sertaketerampilan suatu pekerjaan akan memberikan kejelasan dalam hal
prosespelaksanaan pekerjaan dan juga bermanfaat dalam penentuan jumlah
karyawan.
Analisis pekerjaan adalah prosedur yang dilalui untuk
menentukantanggung jawab posisi-posisi dan karakteristik orang yang bekerja
untuk posisitersebut (Dessler, 2004). Beberapa terminologi tentang analisis
pekerjaan salahsatunya yaitu analisis pekerjaan merupakan kegiatan atau proses
menghimpun danmenyusun berbagai informasi yang berkenaan dengan setiap
pekerjaan, tugastugas,jenis pekerjaan, dan tanggung jawabnya secara operasional
untukmewujudkan tujuan organisasi atau bisnis sebuah perusahaan (Rivai, 2006).
Berdasarkan pengertian tentang analisis pekerjaan dapat diketahui
bahwaanalisis pekerjaan tidak terlepas dari dua hal penting yaitu uraian pekerjaan
danspesifikasi pekerjaan. Data yang dikumpulkan dari analisis pekerjaan
dapatdigunakan untuk bermacam-macam tujuan salah satunya adalah untuk
menulisdeskripsi dan spesifikasi pekerjaan.

B. Istilah-istilah dalam Analisis Pekerjaan
Menurut Moekijat (2008), analisis pekerjaan atau job analysis terdiriatas
dua kata yaitu job dan analysis. Job diterjemahkan sebagai pekerjaan ataujabatan
dan analysis berasal dari kata kerja bahasa Inggris yaitu to analyzeyang berarti
memisahkan atau menguraikan pekerjaan ke dalam bagian-bagianatau unsur-unsur
pekerjaan yang disebut tasks (tugas-tugas).Istilah-istilah yang berhubungan
dengan pekerjaan atau job diantaranyaadalah element (unsur), dan task (tugas).
Istilah-istilah dalam analisis pekerjaanperlu untuk dibedakan agar analisis
pekerjaan dapat dibicarakan secara jelas(Moekijat, 2008).
1. Element (unsur)
Kesatuan paling kecil yang digunakan dalam kebanyakan
analisispekerjaan atau suatu aspek khusus dari suatu tugas tertentu disebut
unsur atauelemen. Contohnya adalah mengeluarkan kertas dari laci meja
adalah unsurdari tugas mempersiapkan suatu kuliah.
2. Task (tugas)
Tugas dapat didefinisikan sebagai komponen dari suatu pekerjaan.Tugas
dapat pula diartikan sebagai gabungan dari dua unsur (element) ataulebih
sehingga menjadi suatu kegiatan yang lengkap. Misalnya tugas-tugasuntuk
pekerjaan mengajarkan mata kuliah terdiri dari membuat ikhtisar
matakuliah, mempersiapkan kuliah, dan menilai ujian.
Apa yang dibutuhkan para karyawan sehubungan dengan karir mereka?
Sebuah studi tentang sekelompok karyawan mengungkapkan lima faktor , yaitu
sebagai berikut.
1. Keadilan dalam Karir
Para karyawan menghendaki keadilan dalam sistem promosi dengan
kesempatan sama untuk peningkatan karir.
2. Perhatian dengan Penyeliaan
Para karyawan menginginkan para penyelia mereka memainkan perannya
secara aktif dalam pengembangan karir dan menyediakan umpan balik
dengan teratur tentang kinerja.
3. Kesadaran tentang Kesempatan
Para karyawan menghendaki pcngetahuan tentang kesempatan untuk
peningkatan karir.
4. Minat Pekerja
Para karyawan membutuhkan sejumlah informasi berbeda dan pada
kenyataan; memiliki derajat minat yang berbeda dalam peningkatan karir
yang tergantung pada beragam faktor.
5. Kepuasan Karir
Para karyawan, tergantung pada usia dan kedudukan mereka, memiliki
kepuasan berbeda. Program karir yang efektif harus mempertimbangkan
perbedaan persepsi keinginan para karyawan. Apa yang pekerja harapkan
dari program karir dikembangkan; olch departemen SDM sesuai dengan
ragam faktor usia, jenis kelamin, kedudukan pendidikan, dan faktor-faktor
lainnya.

C. Pengumpulan Informasi Analisis Pekerjaan
Analisis pekerjaan merupakan kegiatan pengumpulan data
tentangpekerjaan yang dilakukan oleh organisasi dan kemudian dianalisis
untukberbagai keperluan. Penggunaan data dan informasi misalnya dapat
dipakaiuntuk memperkirakan kebutuhan karyawan di berbagai lini (Rivai dan
Sagala,2009).
Teknik-teknik yang dipilih untuk mengumpulkan informasi dalamanalisis
jabatan sebaiknya mempertimbangkan faktor-faktor seperti waktu,biaya dan
keakuratan informasi yang diperoleh. Berbagai teknik yang dapatdigunakan
adalah wawancara, pandangan pejabat senior, kuesioner, catatanharian pegawai,
observasi dan penggabungan berbagai teknik (Siagian, 2008).
1. Wawancara
Teknik wawancara merupakan teknik pengumpulan informasi yangpaling
sering digunakan karena informasi yang didapatkan melalui teknik
inidipandang cukup akurat. Ketepatan informasi dengan tingkat
tinggidimungkinkan oleh tiga faktor. Pertama, karena pengumpul
informasi memilikideskripsi pekerjaan yang telah ditetapkan organisasi.
Kedua, dalam tanyajawab antara pengumpul informasi dengan para
pekerja selalu terbukakesempatan untuk menghilangkan perbedaan
pemahaman tentang deskripsipekerjaan yang dijadikan objek penelitian.
Ketiga, para penyelia yang turutdiwawancari memberikan konfirmasi
tentang kebenaran hasil wawancara atasanalisis dengan para pekerja yang
bersangkutan. Kelemahan teknik ini adalahmemerlukan waktu dan biaya
yang tidak sedikit dalam hal prosesnya.

2. Pandangan pejabat senior
Salah satu teknik pengumpulan informasi yang sering digunakan
dalamorganisasi mapan adalah dengan memperoleh pandangan dari dua
kelompokorganisasi yaitu mereka yang dianggap senior dalam bidang
pekerjaan yangdianalisis dan para atasan langsung dari para pekerja yang
bersangkutan.Manfaat yang dapat diperoleh dengan menggunakan teknik
ini yaitu informasiyang dikumpulkan menjadi semakin lengkap dan
memperkaya pandanganmengenai pekerjaan yang dianalisis. Kelemahan
teknik ini adalah adanyaanggapan remeh dari para pejabat senior terhadap
beberapa tugas.
3. Kuesioner
Keuntungan penggunaan teknik kuesioner yaitu biaya murah,
jumlahresponden yang diperoleh besar, dan proses pengumpulan informasi
dapatberlangsung cepat. Sebaliknya, kelemahan teknik ini adalah jawaban
yangkurang lengkap, tidak akurat, dan jumlah responden yang
mengembalikankuesioner yang tidak memungkinkan analisis yang sahih.
4. Catatan harian pegawai
Teknik meneliti catatan harian pegawai dapat akurat apabila parapegawai
diharuskan membuat catatn harian tentang apa yang mereka kerjakandan
catan harian tersebut mencakup waktu yang relatif panjang.
Kelemahanteknik ini adalah adanya keengganan para pegawai mnegisi
buku catatan hariankarena dipandang sebagai tugas yang tidak
berhubungan dengan pekerjaannya.
5. Observasi
Observasi juga merupakan teknik yang sering digunakan yaitu
denganmengamati langsung terhadap pekerjaan yang dilakukan oleh
karyawan yangsedang dianalisis pekerjaannya. Manfaat terbesar dari
penggunaan teknik iniyaitu dapat dijadikan sebagai alat verifikasi
ketepatan informasi yangterkumpul melalui penggunaan teknik lainnya.
6. Penggabungan berbagai teknik
Mengingat pentingnya informasi tentang berbagai jenis pekerjaan
yangdiselenggarakan dalam suatu organisasi, para analis biasanya
mengunakangabungan dari berbagai teknik pengumpulan informasi.
Penggabungan inidimaksudkan untuk meningkatkan mutu informasi yang
terkumpul, sekaligusmengurangi beban pembiayaan.

D. Deskripsi Pekerjaan
Deskripsi atau uraian pekerjaan menggambarkan tugas-tugas,
tanggungjawab, syarat-syarat kerja, dan kegiatan pekerjaan utama. Uraian
pekerjaanberagam dalam hal tingkat kerincian isi (Mangkuprawira,
2003).Deskripsi pekerjaan merupakan salah satu hasil utama yang disajikanoleh
suatu analisis pekerjaan yang sistematis. Deskripsi pekerjaan adalah suatuuraian
tertulis dari apa yang diperlukan oleh suatu pekerjaan. Deskripsipekerjaan dapat
diasumsikan sebagai keseluruhan kajian ringkas informasipekerjaan dan syarat-
syarat pelaksanaannya sebagai hasil dari analisis, yangbiasanya berisi tugas pokok
dari uraian tersebut. Deskripsi pekerjaan tidakmembahas masalah orang atau
pekerja, tetapi masalah ruang lingkup kegiatan,fungsi dasar atau tugas pokok,
nama pekerjaan, wewenang dan kewajiban,tanggung jawab, kriteria penilaian dan
hasilnya.
Menurut Rivai (2006), uraian atau deskripsi umumnya
mengemukakantentang pentingnya beberapa informasi. Informasi tersebut yaitu
sebagaiberikut :
1. Nama pekerjaan
Nama pekerjaan dan informasi identifikasi lain seperti upah danklasifikasi
keuntungan;
2. Ringkasan
Ringkasan satu atau dua pernyataan kalimat yang
menggambarkanpenggunaan pekerjaan dan output yang diharapkan dari
karyawan yangmelaksanakan;
3. Peralatan
Pernyataan singkat mengenai perlengkapan, peralatan, dan informasiyang
diperlukan untuk melakukan pekerjaan itu secara efektif;
4. Lingkungan
Deskripsi kondisi lingkungan kerja, lokasi kerja, dan
karakteristiklingkungan lain yang seperti tingkat bahaya dan kebisingan.
5. Aktivitas
Termasuk uraian tugas pekerjaan, tanggung jawab, dan tampilan
perilakudalam pekerjaan. Juga menguraikan interaksi sosial yang
berhubungandengan pekerjaan (sebagai contoh, ukuran kelompok kerja,
tingkatkebebasan dalam melaksanakan pekerjaan).

E. Spesifikasi Pekerjaan
Spesifikasi pekerjaan menggambarkan kualifikasi karyawan,
sepertipengalaman, pengetahuan, keahlian, atau kemampuan yang disyaratkan
untukmelaksanakan pekerjaan. Kualifikasi yang diperlukan karyawan
untukmelaksanakan tugas-tugas dan tanggung jawab yang digambarkan dalam
uraianpekerjaan dimuat spesifikasi pekerjaan.

F. Beban Kerja
Beban kerja seseorang sudah ditentukan dalam bentuk standar
kerjaperusahaan menurut jenis pekerjaannya. Apabila sebagian besar karyawan
bekerjasesuai dengan standar perusahaan, maka tidak menjadi masalah.
Sebaliknya, jikakaryawan bekerja di bawah standar maka beban kerja yang
diemban berlebih.Sementara jika karyawan bekerja di atas standar, dapat berarti
estimasi standaryang ditetapkan lebih rendah dibanding kapasitas karyawan itu
sendiri.
KebutuhanSDM dapat dihitung dengan mengidentifikasikan seberapa
banyak outputperusahaan pada divisi tertentu yang ingin dicapai. Kemudian hal
ituditerjemahkan dalam bentuk lamanya (jam dan hari) karyawan yang
diperlukanuntuk mencapai output tersebut, sehingga dapat diketahui pada jenis
pekerjaan apasaja yang terjadi deviasi negatif atau sesuai standar. Analisis beban
kerja sangaterat kaitannya dengan fluktuasi permintaan pasar akan barang dan jasa
perusahaansekaligus dengan pemenuhan SDM yang diperlukan untuk memenuhi
permintaanpasar komoditi. Semakin tinggi permintaan pasar terhadap komoditi
tertentu,perusahaan akan segera memenuhinya dengan meningkatkan
produksinya. Sejalandengan itu jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan semakin
banyak(Mangkuprawira, 2003).
Moekijat (2008) menyatakan bahwa prosedur yang sering digunakan
untukmenentukan berapa jumlah tenaga kerja yang diperlukan adalah
denganmenganalisis pengalaman. Catatan-catatan tentang hasil pekerjaan
dapatmenunjukkan volume hasil rata-rata yang dicapai oleh setiap tenaga kerja.
Rataratatersebut selanjutnya dapat digunakan untuk menaksir kebutuhan tenaga
kerja.
Work Sampling
Beban kerja dapat dihitung melalui metode work sampling. Barnesdalam
Indriana (2009), menyatakan bahwa work sampling digunakan untukmengukur
aktifitas pegawai dengan menghitung waktu yang digunakan untukbekerja dan
waktu yang tidak digunakan untuk bekerja dalam jam kerjamereka, kemudian
disajikan dalm bentuk persentase. Metode work samplingmengamati apa yang
dilakukan oleh responden dan informasi yang dibutuhkandalam penelitian melalui
metode ini adalah waktu kegiatan dan kegiatannyabukan siapa yang melakukan
kegiatan.Barnes dalam Indriana (2009) menyatakan ada tiga kegunaan utamadari
work sampling diantaranya adalah :
1. Activity and Delay Sampling, yaitu untuk mengukur aktifitas
danpenundaan aktifitas dari seorang pekerja. Contohnya adalah
denganmengukur persentase seseorang bekerja dan persentase seseorang
tidakbekerja.
2. Performance Sampling, yaitu untuk mengukur waktu yang
digunakanuntuk bekerja, dan waktu yang tidak digunakan untuk bekerja.
3. Work Measurement, untuk menetapkan waktu standar dari suatu
kegiatanTahapan-tahapan yang harus dilaksanakan dalam melakukan
surveipekerjaan dengan work sampling diantaranya adalah :
a. Menentukan jenis personil yang akan diteliti
b. Apabila jumlah personel banyak, maka perlu dilakukan pemilihan
sampelsebagai subjek personal yang akan diamati
c. Membuat formulir daftar kegiatan
d. Melatih pelaksana peneliti mengenai tata cara pengamatan kerja
denganmenggunakan work sampling. Petugas pelaksana sebaiknya
mempunyailatar belakang pendidikan yang sejenis dengan subjek yang
akan diamatiuntuk mempermudah dalam proses pengamatan. Setiap
pelaksanapeneliti mengamati 5-8 personel yang sedang bekerja.
e. Pengamatan dilakukan dengan interval 2-15 menit
tergantungkarakteristik pekerjaan. Makin tinggi tingkat mobilitas
pekerjaan yangdiamati maka semakin pendek waktu pengamatan.
Semakin pendek jarakpengamatan maka semakin banyak sampel
pengamatan yang dapatdiamati oleh peneliti, sehingga akurasi
penelitian menjadi semakinakurat. Pengamatan dilakukan selama jam
kerja. Apabila jenis tenagayang diteliti berfungsi selama 24 jam maka
pengamatan dilaksanakansepanjang hari.

G. Perhitungan Kebutuhan Tenaga Kerja
Menurut Moekijat (2008) jumlah tenaga kerja yang diperlukan
untukmenyelesaikan suatu jabatan dapat ditentukan yaitu pertama-tama
denganmenentukan jumlah waktu yang sunguh-sungguh diperlukan untuk
menyelesaikanjabatan. Waktu tersebut diperoleh berdasarkan studi waktu dan
gerak. Kemudianlangkah berikutnya dengan menentukan persentase dari waktu
yang dipergunakanuntuk kegiatan-kegiatan yang tidak langsung berhubungan
tetapi bermanfaat bagiorganisasi, waktu untuk menghilangkan kelelahan, dan
waktu untuk keperluanpribadi. Masing-masing waktu tersebut kemudian
dijumlahkan sehingga diperolehjumlah waktu yang diperlukan untuk
menyelesaikan jabatan. Selanjutnya, jumlahwaktu yang diperlukan untuk
menyelesaikan jabatan dibagi jumlah waktu yangdisediakan untuk menyelesaikan
jabatan tersebut. Hasil pembagian dikalikandengan satu orang sehingga diperoleh
jumlah tenaga kerja yang diperlukan.
Penentuan jumlah tenaga kerja yang lebih tepat dapat dilakukan
denganmenambahkan jumlah tenaga kerja yang telah dihitung dengan persentase
tertentuatau persentase kelonggaran. Persentase ini menunjukkan besarnya
kelonggaranyang dapat diterima akibat ketidakhadiran pegawai karena alasan
sakit,meninggal, dan alasan-alasan lainnya.
Metode lain yang dapat digunakan untuk menghitung kebutuhan
tenagakerja yaitu melalui perhitungan kebutuhan pegawai berdasarkan beban
kerjaseperti yang terdapat dalam Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur
NegaraNomor : KEP/75/M.PAN/7/2004 tentang Pedoman Perhitungan
KebutuhanPegawai berdasarkan Beban Kerja dalam rangka Penyusunan Formasi
PegawaiNegeri Sipil. Perhitungan dapat dilakukan melalui metoda umum
yaituperhitungan untuk jabatan fungsional umum dan jabatan fungsional tertentu
yangbelum ditetapkan standar kebutuhannya oleh instansi Pembina.
Perhitungankebutuhan pegawai dalam jabatan tersebut menggunakan acuan dasar
datapegawai yang ada serta peta dan uraian jabatan. Oleh karena itu, alat pokok
yangdipergunakan dalam menghitung kebutuhan pegawai adalah uraian jabatan
yangtersusun rapi. Jumlah kebutuhan pegawai dihitung dengan mengidentifikasi
bebankerja melalui beberapa pendekatan yaitu hasil kerja, objek kerja, peralatan
kerja,tugas per tugas jabatan.
1. Pendekatan Hasil Kerja
Hasil kerja adalah produk atau output jabatan. Metoda dengan
pendekatanhasil kerja adalah menghitung formasi dengan mengidentifikasi
beban kerja darihasil kerja jabatan. Metoda ini dipergunakan untuk jabatan
yang hasil kerjanyafisik atau bersifat kebendaan, atau hasil kerja non fisik
tetapi dapat dikuantifisir.
Perlu diperhatikan, bahwa metoda ini efektif dan mudah digunakan untuk
jabatanyang hasil kerjanya hanya satu jenis. Informasi yang diperlukan
dalammenggunakan metode ini adalah wujud hasil kerja dan satuannya,
jumlah bebankerja yang tercermin dari target hasil kerja yang harus
dicapai, dan standarkemampuan rata-rata untuk memperoleh hasil kerja.
2. Pendekatan Objek Kerja
Objek kerja yang dimaksud disini adalah objek yang dilayani
dalampelaksanaan pekerjaan. Metoda ini dipergunakan untuk jabatan yang
bebankerjanya bergantung dari jumlah objek yang harus dilayani. Sebagai
contoh,Dokter melayani pasien, maka objek kerja jabatan Dokter adalah
pasien.
Banyaknya volume pekerjaan Dokter tersebut dipengaruhi oleh banyaknya
pasien.Pendekatan melalui metode ini memerlukan informasi tentang
wujud objek kerjadan satuan, jumlah beban kerja yang tercemin dari
banyaknya objek yang harusdilayani, standar kemampuan rata-rata untuk
melayani objek kerja.
3. Pendekatan Peralatan Kerja
Peralatan kerja adalah peralatan yang digunakan dalam bekerja. Metode
inidigunakan untuk jabatan yang beban kerjanya bergantung pada
peralatankerjanya. Sebagai contoh, pengemudi beban kerjanya bergantung
pada kebutuhanoperasional kendaraan yang harus dikemudikan. Adapun
informasi yangdiperlukan dalam metode ini adalah satuan alat kerja,
jabatan yang diperlukanuntuk pengoperasian alat kerja, jumlah alat kerja
yang dioperasikan, dan rasiojumlah pegawai per jabatan per alat kerja
(RPK).
4. Pendekatan Tugas per Tugas Jabatan
Metoda ini adalah metoda untuk menghitung kebutuhan pegawai
padajabatan yang hasil kerjanya abstrak atau beragam. Hasil beragam
artinya hasilkerja dalam jabatan banyak jenisnya seperti yang terdapat
pada pekerjaanpengadministrasian umum. Informasi yang diperlukan
untuk dapat menghitungdengan metoda ini adalah uraian tugas beserta
jumlah beban untuk setiap tugas,waktu penyelesaian tugas, dan jumlah
waktu kerja efektif per hari rata-rata.

H. Kebutuhan Pegawai Negeri Sipil
Dalam perencanaan kepegawaian, di lingkungan pemerintah pun, perlu
dilaksanakan analisis jabatan. Melalui analisis jabatan akan diperoleh diperoleh
data/informasi tentang jabatan sebagai dasar penyusunan formasi, penerimaan,
seleksi, penempatan, pengembangan dan penilaian. Dua hal penting yang harus
diperhatikan dalam penyusunan kebutuhan PNS adalah formasi dan Analisis
jabatan.
PAKET 3
MENGIDENTIFIKASIKAN FORMASI DAN PENGADAAN PEGAWAI

A. Pengertian Pengadaan
Pengadaan (procurement) adalah fungsi operasional pertama MSDM.
Pengadaan adalah proses penarikan, seleksi, penenpatan, orientasi dan induksi
untuk mendapatkan karyawan yang efektif dan efisien membantu tercapainya
perusahaan.
Karyawan adalah aset utama perusahaan yang menjadi perencana dan
pelaku aktif dari setiap aktivitas organisasi. Mereka mempunyai pikiran, perasaan,
keinginan, status, dan latar pendidikan, usia, dan jenis kelamin yang heterogen
yang dibawa kedalam organisasi perusahaan. Karyawan yang cakap mampu dan
terampil, belum menjamin produktivitas yang kerja yang baik, kalau moral kerja
dan kedisiplinannya rendah. Mereka baru bermanfaat dan mendukung
terwujudnya tujuan perusahaan jika mereka berkeinginan tinggi untuk berprestasi.
Karyawan yang kurang mampu, kurang cakap, dan tidak terampil mengakibatkan
pekerjaan tidak selesai tepat pada waktunya.
Kualitas dan kuantitas karyawan harus sesuai dengan kebutuhan
perusahaan, supaya efektif dan efisien menunjang tercapainya tujuan. Penempatan
tenaga kerja juga harus tetap sesuai dengan keinginan dan keterampilannya.
Dengan demikian, gairah kerja dan kedisiplinannya akan lebih baik serta efektif
menunjang terwujudnya tujuan perusahaan.
Berdasarkan uraian diatas, kita mendapatkan gambaran bagaimana
pentingnya pengadaan karyawan. Pengadaan karyawan merupakan langkah
pertama dan yang mencerminkan berhasil tidaknya suatu perusahaan mencapai
tujuannya. Jika karyawan yang diterima kompeten, maka usaha untuk
mewujudkan tujuan relatif mudah. Sebaliknya, apabila karyawan yang diperoleh
kurang memenuhi syarat, sulit bagi perusahaan mencapai tujuannya.




B. Proses atau LangkahLangkah Pengadaan atau Perekrutan Karyawan
1. Peramalan Kebutuhan Tenaga Kerja
Peramalan kebutuhan tenaga kerja dimaksudkan agar jumlah kebutuhan
tenaga kerja masa kini dan masa depan sesuai dengan beban pekerjaan,
kekosongan-kekosongan dapat dihindarkan dan semua pekerjaan dapat
dikerjakan. Peramalan kebutuhan tenaga kerja ini harus didasarkan kepada
informasi faktor internal dan faktor eksternal perusahaan.
Faktor internal dan eksternal perusahaan adalah sebagai berikut :
a. Jumlah Produksi
Bahwa jumlah produksi yang akan dihasilkan menentukan banyaknya
karyawan yang dibutuhkan oleh setiap perusahaan. Semakin banyak
produksi yang di hasilkan semakin banyak pula karyawan
dibutuhkan/ditarik.
b. Ramalan-Ramalan Usaha
Hal ini meliputi perkiraan mengenai situasi perekonomian, siklus usaha
yang menyangkut ketidakpastian yang akan datang baik jangka pendek
maupun jangka panjang.
c. Perluasan Perusahaan
Perencanaan tenaga kerja dipengaruhi jaga oleh rencana perluasan
perusahaan pada masa yang akan datang. Jika perusahaan akan diperbesar
maka penarikan tenaga kerja akan semakin banyak pula.
d. Perkembangan Teknologi
Perkembangan teknologi juga akan mempengaruhi jumlah tenaga kerja
yang dibutuhkan suatu perusahaan. Perusahaan yang menggunakan alat-
alat canggih, maka jumlah tenaga kerja sedikit, hal inilah yang harus
diperhitungkan agar dikemudian hari jangan terjadi PHK.
e. Pasaran Tenaga Kerja
Pasaran tenaga kerja hendaknya diperhatikan, karena jika penawaran lebih
besar dari permintaan maka tingkat upah akan cenderung rendah.
f. Perencanaan Karier Karyawan
Kemungkinan promosi dikemudian hari ikut mempengaruhi kebutuhan
tenaga kerja. Jika promosi akan dilakukan dikemudian hari, calon
karyawan yang dibutuhkan harus dengan spesifikasi yang lebih banyak.
g. Penarikan Tenaga Kerja
Penarikan adalah usaha mencari dan mempengaruhi tenaga kerja, agar
mau melamar lowongan pekerjaan yang ada dalam suatu perusahaan.
Penarikan (recruitment) adalah masalah penting dalam pengadaan tenaga
kerja. Jika penarikan berhasil artinya banyak pelamar yang memasukkan
lamarannya, peluang untuk mendapatkan karyawan yang baik terbuka
lebar, karena perusahaan dapat memilih terbaik dari yang baik. Menurut
pasal 1 Undang-Undang No 14 Tahun 1969, tenaga kerja adalah tiap orang
yang mampu melakukan pekerjaan baik didalam maupun diluar hubungan
kerja, guna menghasilkan barang atau jasa untuk memenuhi kebutuhan
masyarakat.
Proses Penarikan Karyawan
Proses penarikan karyawan yang baik adalah sebagai berikut:
Penentuan Dasar Penarikan
Dasar penarikan calon karyawan harus ditetapkan lebih dahulu supaya
para pelamar yang memasukkan lamarannya sesuai dengan pekerjaan
atau jabatan yang diminatinya.
Dasar penarikan harus berpedoman kepada spesifikasi pekerjaan yang
telah ditentukan untuk menduduki jabatan tersebut. Job spesification
harus diuraikan secara terperinci dan jelas agar para pelamar
mengetahui kualifikasi yang dituntut oleh lowongan kerja tersebut.
Misalnya, batas usia, pendidikan, jenis kelamin, dan kesehatan. Jika
spesifikasi pekerjaan dijadikan dasar dan pedoman penarikan,
karyawan yang diterima akan sesuai dengan uraian pekerjaan dari
jabatan atau pekerjaan tersebut.
Penentuan Sumber-Sumber Penarikan
Setelah diketahui spesifikasi pekerjaan karyawan yang dibutuhkan,
maka harus ditentukan sumber-sumber penarikan calon karyawan.
Sumber penarikan calon karyawan bisa berasal dari internal dan
eksternal perusahaan.
a) Sumber Internal
Sumber internal adalah karyawan yang akan mengisi lowongan
kerja yang lowong diambil dari dalam perusahaan tersebut, yakni
dengan cara memutasikan atau memindahkan karyawan yang
memenuhi spesifikasi pekerjaan jabatan itu.
b) Sumber Eksternal
Sumber eksternal adalah karyawan yang akan mengisi jabatan yang
lowong dilakukan penarikan dari sumber-sumber tenaga kerja
diluar perusahaan, antara lain berasal dari:
1. Kantor penempatan tenaga kerja.
2. Lembaga-lembaga pendidikan.
3. Referensi karyawan.
4. Serikat-serikat buruh.
5. Pecangkokan dari perusahaan lain.
6. Pasar tenaga kerja dengan memasang iklan pada media massa.
3) Metode-Metode Penarikan
Metode penarikan akan berpengaruh besar terhadap banyaknya
lamaran yang masuk kedalam perusahaan.
Metode penarikan calon karyawan baru adalah metode tertutup dan
metode terbuka.
a) Metode tertutup adalah ketika penarikan hanya diinformasikan
kepada para karyawan atau orang-orang tertentu saja.
b) Metode terbuka adalah ketika penarikan diinformasikan secara luas
dengan memasang iklan pada media massa cetak maupun
elektronik, agar tersebar luas ke masyarakat. Dengan metode
terbuka diharapkan lamaran banyak masuk sehingga kesempatan
untuk mendapatkan karyawan yang bagus lebih besar.
Kendala-Kendala Penarikan
Agar proses penarikan berhasil, perusahaan perlu menyadari berbagai
kendala yang bersumber dari organisasi, pelaksana penarikan, dan
lingkungan eksternal. Kendala-kendala yang dihadapi setiap
perusahaan tidak sama, tetapi umumnya kendala itu meliputi:
kebijaksanaan organisasi, persyaratan jabatan, metode pelaksanaan
penarikan, kondisi tenaga kerja, solidaritas perusahaan, dan lingkungan
eksternal.
h. Seleksi Penerimaan Karyawan
a) Pentingnya Seleksi
Seleksi adalah usaha pertama yang dilakukan perusahaan untuk
memperoleh karyawan yang qualified dan kompeten yang akan
menjabat serta mengerjakan semua pekerjaan pada perusahaan. Cara
Pelaksanaan seleksi harus dilakukan secara jujur, cermat dan objektif
supaya karyawan yang diterima benar-benar qualified untuk menjabat
dan melaksanakan pekerjaan.
b) Dasar dan Tujuan Seleksi
Dasar Seleksi
Dasar Seleksi berarti penerimaan karyawan baru hendaknya
berpedoman kepada dasar tertentu yang telah digariskan internal
maupun eksternal perusahaan supaya pelaksanaan dan hasil seleksi
dapat dipertanggungjawabkan baik secara hukum maupun ekonomis.
Dasar-dasar itu antara lain :
Kebijaksanaan perburuhan pemerintah.
Job specification atau jabatan
Ekonomis rasional
Etika rasional
Tujuan Seleksi Penerimaan Karyawan
Seleksi penerimaan karyawan baru bertujuan untuk mendapatkan hal-
hal berikut :
Karyawan yang qualified dan potensial
Karyawan yang jujur dan berdisiplin.
Karyawan yang cakap dengan penempatannya yang tepat.
Karyawan yang terampil dan bersemangat dalam bekerja.
Karyawan yang memenuhi persyaratan undang-undang
perburuhan.
Karyawan yang dapat bekerjasama baik secara vertical maupun
horizontal.
Karyawan yang dinamis dan kreatif.
Karyawan yang inovatif dan bertanggung jawab sepenuhnya.
Karyawan yang loyal dan berdedikasi tinggi.
Mengurangi tingkat absensi dan turnover karyawan.
Karyawan yang mudah dikembangkan pada masa depan
Karyawan yang dapat bekerja secara mandiri.
Karyawan yang mempunyai perilaku dan budaya malu.
i. Penetapan Jumlah Karyawan
Penetapan jumlah karyawan harus betul-betul diperhitungkan secara
cermat supaya karyawa yang akan diterima tepat sesuai dengan volume
pekerjaan. Metode Penetapan Karyawan ada dua yaitu:
Metode Nonilmiah
Menurut metode nonilmiah, jumlah karyawan yang dibutuhkan hanya
didasarkan atas perkiraan-perkiraan saja, bukan atas perhitungan yang
cermat dari volume pekerjaan dan standar prestasi pekerja. Metode
nonilmiah akan mengakibatkan jumlah karyawan yang diterima tidak
sesuai dengan kebutuhan volume pekerjaan,sehingga menimbulkan
kerugian.
Metode Ilmiah
Menurut metode ilmiah, jumlah karyawan yang akan diterima betul-betul
atas perhitungan dan analisis beban kerja serta standar prestasi pekerja
j. Cara Seleksi
Cara seleksi yang dilaksanakan organisasi perusahaan maupun organisasi
social dalam penerimaan karyawan baru sampai dewasa ini dikenal dengan
dua cara yaitu nonilmiah dan ilmiah.
Nonilmiah
Yaitu seleksi yang dilaksanakan tidak didasarkan kepada criteria,
standar, atau spesifikasi kebutuhan nyata pekerjaan atau jabatan tetapi
hanya didasarkan kepada perkiraan dan pengalaman saja.
Seleksi nonilmiah kurang dapat dipertanggungjawabkan karena sering
memperoleh karyawan baru yang tidak cakap menyelesaikan
pekerjaanya bahkan menimbulkan kesulitan bagi perusahaan.
Metode Ilmiah
Yaitu seleksi yang didasarkan kepada job specification dan kebutuhan
nyata jabatan yang akan diisi serta berpedoman kepada criteria dan
standar tertentu.
k. Kualifikasi Seleksi
Penyeleksi harus mengetahui secara jelas kualifikasi yang akan diseleksi
dari pelamar. Hal ini sangat penting supaya sasaran dicapai dengan baik.
Tanpa mengetahui secara jelas kualifikasi seleksi akan mengakibatkan
sasaran yang dicapai menyimpang.
Kualifikasi seleksi meliputi umur, keahlian, kesehatan fisik, pendidikan,
jenis kelamin, tampang, bakat, tempramen, karakter, pengalaman kerja,
kerjasama, kejujuran, kedisiplinan, inisiatif dan kreativitas.
l. Sistem dan Prosedur Seleksi
Sistem dan prosedur seleksi harus berasaskan efisiensi (uang, waktu,
tenaga) dan bertujuan untuk memperoleh karyawan yang terbaik dengan
penempatannya yang tepat.
Prosedur seleksi atau langkah-langkah pelaksanaan pelaksanaan seleksi
perlu dilaksanakan dengan cermat dan berdasarkan asas efisiensi untuk
memperoleh karyawan yang qualified dengan penempatan yang tepat.
m. Langkah-Langkah Seleksi
Langkah-langkah seleksi meliputi hal-hal sebagai berikut :
1) Seleksi surat-surat lamaran.
2) Pengisian blanko lamaran.
3) Pemeriksaan referensi.
4) Wawancara pendahuluan.
5) Tes penerimaan
6) Tes Psikologi
7) Tes Kesehatan.
8) Wawancara akhir atasan langsung.
9) Memutuskan diterima atau ditolak.
8. Tingkat-Tingkat Seleksi
Untuk mendapatkan karyawan yang qualified dan penempatan yang tepat
perlu dilakukan seleksi yang bertingkat-tingkat. Tingkat-tingkat seleksi
yang dilakukan oleh perusahaan ada tiga tingkat, yaitu sebagai berikut:
Seleksi Tingkat Pertama
Dalam seleksi tingkat pertama ini, hanya dilakukan secara teoritis saja
sehingga kemampuan atau mental pelamar dalam mengerjakan
pekerjaan yang akan ditugaskan kepadanya belum diketahui secara
pasti. Untuk mengetahu hal tersebut dilakukan seleksi tingkat kedua.
Seleksi Tingkat Kedua
Dalam seleksi tingkat kedua dilakukan seleksi atas calon karyawan
yang berstatus masa percobaan. Caranya dengan mengamati, menilai
mental, perilaku, dan kemampuan nyata calon karyawan dalam
menyelesaikan pekerjaan, serta kedisiplinan. Seleksi tingkat kedua
lamanya ada yang 3 bulan, 6 bulan, atau 1 tahun.
Seleksi Tingkat Ketiga
Seleksi tingkat ketiga adalah seleksi yang dilakukan dengan mengikuti
prajabatan atau latihan yang diakhiri dengan ujian-ujian. Jika mereka
lulus, maka mereka akan dipromosikan dan diangkat menjadi
karyawan tetap serta haknya akan diterima sepenuhnya.
n. Kendala-Kendala Seleksi
Kendala-kendala itu, antara lain:
Tolok ukur
Kendala tolok ukur adalah kesulitan untuk menentukan standar tolok
ukur yang akan digunakan mengukur kualifikasi-kualifikasi seleksi
secara objectif.
Penyeleksi
Kendala penyeleksi adalah kesulitan mendapatkan penyeleksi yang
benar-benar qualified, jujur dan objectif penilannya.
Pelamar
Kendala pelamar adalah kesulitan untuk mendapatkan jawaban yang
jujur dari pelamar.
Penempatan, Orientasi, dan Induksi Karyawan
1. Penempatan Karyawan
Penempatan (placement) karyawan adalah menempatkan calon
karyawan yang diterima pada jabatan/pekerjaan yang
membutuhkannya dan sekaligus mendelegasikan authority kepada
orang tersebut.
2. Orientasi Karyawan
Orientasi atau perkenalan bagi setiap karyawan baru harus
dilaksanakan untuk menyatakan bahwa mereka betul-betul diterima
dengan tangan terbuka menjadi karyawan yang akan bekerja sama
dengan karyawan lain pada perusahaan itu.
3. Induksi Karyawan
Induksi karyawan adalah kegiatan untuk mengubah prilaku karyawan
baru supaya menyesuaikan diri dengan tata tertib perusahaan.


















PAKET 4
MENGEMUKAKAN CARA PENANGANAN PEMELIHARAAN
DOKUMEN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

A. Data Fisik
Penyimpanan dokumen berupa fisik maksudnya adalah penyimpanan
dokumen atau file berupa kertas, surat, gambar, patung dan lain-lain.
Penyimpanan dokumen fisik ini biasanya disebut arsip, yaitu menyimpan secara
langsung dokumen ditempat yang telah ditentukan dan diberi label tertentu.

B. Data Digital
Penyimpanan dokumen berupa data digital merupakan penyimpanan
dokumen atau file berupa data computer atau hasil scanning dari file data fisik.
Menurut Sri Widodo selaku Kepala Seksi Pelayanan Direktorat pada Direktorat
Pengelolaan Data Arsip Kepegawaian (PDAK) I, dalam buletin Badan
kepegawaian Negara Edisi XIV November 2010, menjelaskan bahwa dengan
Elektronik Record Management (ERM), Badan Kepegawaian Negara (BKN)
melakukan konversi dan migrasi takah (tata naskah) arsip kepegawaian dari file
berbasis kertas menuju file berbasis elektronik. Konversi dan migrasi ini
dilakukan dengan pemindaian (scaning), identifikasi (indexsing) serta pengelolaan
(managing) terhadap file image dari hasil scaning terhadap file kepegawaian.
Sri Widodo juga menambahkan ERM terhadap takah kepegawaian akan
memberikan manfaat terutama bagi pelayanan masyarakat. ERM yang uptodate
akan berguna dan efektif dalam memberikan informasi yang akuntable, autentik,
transparansi informasi dan pertukaran informasi baik internal maupun eksternal
bahkan lintas organisasi pemerintah (Widodo,2010). Dari berbagai permasalahan
dalam proses penyimpanan dan pencarian kembali data konvensional, maka perlu
dicarikan penyelesaian permasalahan tersebut.
Berikut ini beberapa kelebihan dari sistem data digital yang menjadi
pertimbangan untuk memilih data digital sebagai pilihan dalam penyelesaian
permasalahan tersebut karena:
1. Sistem data digital memberikan kemudahan dalam proses penyimpanan,
pencarian kembali dan penyajian informasi yang dibutuhkan. Kemudahan
dari sistem data digital disebabkan karena sebagian proses pengolahan
data dapat dilakukan oleh system komputer yang akan dibangun.
2. Ruang tempat penyimpanan data digital tidak membutuhkan banyak
tempat, karena data digital dapat disimpan pada hardisk, Removeable, dan
dalam bentuk Compact Disk. Berbeda dengan data konvensional semakin
ditambah datanya maka akan memerlukan banyak tempat penyimpanan.
3. Data digital mudah dilakukan back-up file, karena back-up file dapat
dilakukan setiap saat sesuai kebutuhan. Bila terjadi kerusakan data maka
data pada back-up yang masih tersimpan dapat dipergunakan kembali. Jika
pada data konvensional jika dilakukan back-up data akan berakibat
penambahan ruang tempat penyimpanan data.
4. Data digital juga mudah untuk dilakukan manajemen dan pengelolaan.
Pada penelitin ini pengelolaan data digital mempergunakan manajemen
folder. Pada proses manejemen data digital sebagian proses dilakukan oleh
sistem yang akan dibangun.
5. Memberikan kemudahan akses terhadap data digital, penggunaan yang
fleksible dan kemudahan distribusi data digital jika diperlukan. Dengan
adanya berbagai kemudahan dari pengelolaan data digital tersebut perlu
diperhatikan masalah hak cipta dan hak kepemilikan materi digital. Setiap
materi digital yang menjadi bagian dari distribusi elektronik bersifat rentan
terhadap pengkopian dan pendistribusian oleh orang-orang yang tidak
bertanggung jawab terhadap penggunaan data digital. Perlindungan hak
cipta dan sebagai autentikasi data digital dengan mempergunakan teknik
hidden message (steganografi). Steganografi adalah suatu teknik yang
mengijinkan para pengguna untuk menyembunyikan suatu pesan didalam
pesan yang lain secara kasat mata tidak merubah bentuk data digitalnya.
Dengan steganografi dimungkinkan untuk menyembunyikan informasi hak
cipta seperti identitas seorang pengarang, tanggal ciptaan, dan lainlain.
Steganografi adalah suatu cara menyisipkan/menyembunyikan informasi
kedalam berbagai macam variasi jenis dokumen seperti: gambar, audio ,
video, text atau file biner.






























PAKET 5
MEMPERAKTIKKAN CARA PENANGANAN PEMELIHARAAN
DOKUMEN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

A. Tugas Pokok Urusan Adminstrasi Kepegawaian
Melaksanakan Administrasi Kepegawaian, bertanggung jawab kepada
Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut :
1. Mengisi Buku Induk Pegawai
2. Membuat DUK, R7/R6 (F-3) dan DSO (F-1,2) guru atau pegawai
3. Membuat Daftar Prediksi Kenaikan Tingkat atau Golongan gaji Berkala
Guru/Pegawai
4. Membuat dan mengajukan berkas usul permohonan kenaikan Gaji
Berkala Guru atau Pegawai
5. Membuat Daftar hadir Guru dan Pegawai
6. Menyimpan Berkas data atau arsip Kepegawaian
7. Membuat SK Pembagian Tugas dan Surat Tugas
8. Membuat Daftar Gaji
9. Membuat Daftar Pembayaran Honorarium dan Kesejahteraan

B. Tugas Pokok Urusan Adminstrasi Kesiswaan
Melaksanakan Administrasi Kesiswaan, bertanggung jawab kepada
Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut :
1. Membuat Daftar Nomor Induk Siswa
2. Mengisi Buku Klaper Siswa
3. Mengisi Buku Induk Siswa
4. Mengisi Buku Mutasi Siswa
5. Membuat Daftar Keadaan Siswa
6. Membukukan Daftar Keadaan Siswa
7. Membukukan Daftar Siswa perkelas
8. Mencatat Pendaftaran Siswa Baru
9. Membuat usulan peserta ujian
10. Menyimpan daftar Lulusan
11. Menyimpan Daftar Penerimaan atau penyerahan STTB
12. Menyimpan Daftar kumpulan nilai (leger)
13. Menyediakan Blanko Pemanggilan Orang Tua Siswa
14. Membuat Surat Keterangan dan surat mutasi siswa
15. Menyediakan Blanko izin keluar masuk kelas
16. Mengisi papan data keadaan siswa

C. Tugas Pokok Urusan Adminstrasi persuratan
Melaksanakan Administrasi Persuratan, bertanggung jawab kepada
Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut :
1. Membuat Nomor Agenda Surat Masuk dan keluar
2. Mengisi Buku Agenda Surat Masuk dan Keluar
3. Mengangandakan/tikrey surat atau dokumen sekolah
4. Mengisi Buku Ekspedisi
5. Menyimpan Arsip dan menyampaikan surat
6. Memelihara dan menata kearsipan dan dokumen surat keputusan,
laporan dan lainnya.
7. Membantu kelancaran administrasi sekolah
8. Membuata Administrasi Bendahara
9. Membuat Administrasi Kepegawaian
10. Menyimpan dan menjaga kerahasiaan data-data sekolah











PAKET 6
MENGIDENTIFIKASI PANGKAT DAN JABATAN PEGAWAI

Pangkat adalah kedudukan yang menunjukkan tingkatan seseorang
Pegawai Negeri Sipil berdasarkan jabatannya dalam rangkaian susunan
kepegawaian dan digunakan sebagai dasar penggajian. Kenaikan pangkat adalah
penghargaan yang diberikan atas prestasi kerja dan pengabdian Pegawai Negeri
Sipil terhadap Negara, serta sebagai dorongan kepada Pegawai Negeri Sipil untuk
lebih meningkatkan prestasi kerja dan pengabdiannya. Agar kenaikan pangkat
dapat dirasakan sebagai penghargaan, maka kenaikan pangkat harus diberikan
tepat pada waktunya dan tepat kepada orangnya. Susunan Pangkat dan Golongan
Ruang Pegawai Negeri Sipil Susunan pangkat serta golongan ruang Pegawai
Negeri Sipil sebagai berikut:
Pegawai Negeri Sipil / PNS memiliki golongan dan pangkat masing-
masing yang secara berkala dan berjenjang akan meningkat setiap 4 (empat) tahun
sekali. Khusus bagi pegawai fungsional seperti guru, dokter, dokter gigi, apoteker,
dan lain sebagainya yang golongannya dapat naik setiap 2 (dua) tahun sekali.

A. Struktur Golongan dan Pangkat PNS di Indonesia :
1. Golongan I :
2. Golongan Ia = Pangkat Juru Muda
3. Golongan Ib = Pangkat Juru Muda Tingkat 1
4. Golongan Ic = Pangkat Juru
5. Golongan Id = Pangkat Juru Tingkat 1
6. Golongan II :
7. Golongan IIa = Pangkat Pengatur Muda
8. Golongan IIb = Pangkat Pengatur Muda Tingat 1
9. Golongan IIc = Pangkat Pengatur
10. Golongan IId = Pangkat Pengatur Tingkat 1
11. Golongan III :
12. Golongan IIIa = Pangkat Penata Muda
13. Golongan IIIb = Pangkat Penata Muda Tingkat 1
14. Golongan IIIc = Pangkat Penata
15. Golongan IIId = Pangkat Penata Tingkat 1
16. Golongan IV :
17. Golongan IVa = Pangkat Pembina
18. Golongan IVb = Pangkat Pembina Tingkat 1
19. Golongan IVc = Pangkat Pembina Utama Muda
20. Golongan IVd = Pangkat Pembina Utama Madya
21. Golongan IVe = Pangkat Pembina Utama
Setiap pegawai baru yang dilantik atau diputuskan sebagai Pegawai
Negri Sipil / PNS baik di pemerintah pusat maupun daerah akan diberikan Nomor
Induk Pegawai atau NIP yang berjumlah 18 dijit angka (lama 9 digit), golongan
dan pangkat sesuai dengan tingkat pendidikan yang diakui sebagai mana berikut
di bawah ini :
1. Pegawai baru lulusan SD atau sederajat = I/a
2. Pegawai baru lulusan SMP atau sederajat = I/b
3. Pegawai baru lulusan SMA atau sederajat = II/a
4. Pegawai baru lulusan D1/D2 atau sederajat = II/b
5. Pegawai baru lulusan D3 atau sederajat = II/c
6. Pegawai baru lulusan S1 atau sederajat = III/a
7. Pegawai baru lulusan S2 sederajad/S1 Kedokteran/S1 Apoteker = III/b
8. Pegawai baru lulusan S3 atau sederajat = III/c
Periode kenaikan pangkat Pegawai Negeri Sipil ditetapkan tanggal 1
April dan 1 Oktober setiap tahun, kecuali kenaikan pangkat anumerta dan
kenaikan pangkat pengabdian. Masa kerja untuk kenaikan pangkat pertama
Pegawai Negeri Sipil dihitung sejak pengangkatan sebagai Calon Pegawai Negeri
Sipil. Kenaikan pangkat dilaksanakan berdasarkan sistem kenaikan pangkat
reguler dan sistem kenaikan pangkat pilihan. Kenaikan Pangkat Reguler Kenaikan
pangkat reguler diberikan kepada Pegawai Negeri Sipil yang tidak menduduki
jabatan struktural atau jabatan fungsional tertentu dan diberikan sepanjang tidak
melampaui pangkat atasan langsungnya. Kenaikan pangkat reguler ini diberikan
sekurang-kurangnya telah 4 tahun dalam pangkat terakhir dan pangkat
tertingginya ditentukan oleh pendidikan tertinggi yang dimilikinya.
B. Kenaikan pangkat regular :
Kenaikan pangkat reguler juga diberikan kepada Pegawai Negeri Sipil
yang:
1. Melaksanakan tugas belajar dan sebelumnya tidak menduduki jabatan
struktural atau jabatan fungsional tertentu, dan
2. Dipekerjakan atau diperbantukan secara penuh di luar instansi induk dan
tidak menduduki jabatan pimpinan yang telah ditetapkan persamaan
eselonnya atau jabatan fungsional tertentu.

C. Kenaikan pangkat regular tertinggi :
Kenaikan pangkat reguler tertinggi diberikan kepada Pegawai Negeri
Sipil sampai dengan pangkat:
1. Pengatur Muda golongan ruang II/a, bagi yang memiliki Surat Tanda
Tamat Belajar Sekolah Dasar.
2. Pengatur golongan ruang II/c, bagi yang memiliki Surat Tanda Tamat
Belajar Sekolah Lanjutan Tingkat Pertama.
3. Pengatur Tingkat I golongan ruang II/d, bagi yang memiliki Surat Tanda
Tamat Belajar Sekolah Lanjutan Kejuruan Tingkat Pertama.
4. Penata Muda Tingkat I golongan ruang III/b, bagi yang memiliki Surat
Tanda Tamat Belajar Sekolah Lanjutan Tingkat Atas, Sekolah Lanjutan
Kejuruan Tingkat Atas 3 Tahun, Sekolah Lanjutan Kejuruan Tingkat Atas
4 Tahun, Ijazah Diploma I, atau Ijazah Diploma II.
5. Penata golongan ruang III/c, bagi yang memiliki Ijazah Sekolah Guru
Pendidikan Luar Biasa, Ijazah Diploma III, Ijazah Sarjana Muda, Ijazah
Akademi atau Ijazah Bakaloreat.
6. Penata Tingkat I golongan ruang III/d, bagi yang memiliki Ijazah Sarjana
(SI), atau Ijazah Diploma IV.
7. Pembina golongan ruang IV/a, bagi yang memiliki Ijazah Dokter, Ijazah
Apoteker, Ijazah Magister (S2), atau ijazah lain yang setara
8. Diangkat menjadi Pejabat Negara;
9. Memperoleh surat tanda tamat belajar atau ijazah;
10. Melaksanakan tugas belajar dan sebelumnya menduduki jabatan struktural
atau jabatan fungsional tertentu;
11. Telah selesai mengikuti dan lulus tugas belajar; dan
12. Dipekerjakan atau diperbantukan secara penuh di luar instansi induknya
yang diangkat dalam jabatan pimpinan yang telah ditetapkan persamaan
eselonnya atau jabatan fungsional tertentu.
13. Kenaikan pangkat pilihan bagi Pegawai Negeri Sipil yang menduduki
jabatan struktural, jabatan fungsional tertentu, atau jabatan tertentu yang
pengangkatannya ditetapkan dengan Keputusan Presiden, diberikan dalam
batas jenjang pangkat yang ditentukan untuk jabatan yang bersangkutan.

D. Kenaikan pangkat PNS yang menduduki jabatan structural :
Kenaikan pangkat bagi Pegawai Negeri Sipil yang menduduki jabatan
struktural Pegawai Negeri Sipil yang menduduki jabatan struktural dapat
diberikan kenaikan pangkat pilihan apabila:
1. Telah 4 tahun dalam pangkat terakhir.
2. Daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan setiap unsurnya sekurang-
kurangnya bernilai baik dalam 2 tahun terakhir,
3. Lulus ujian dinas bagi kenaikan pangkat yang akan pindah golongan,
kecuali telah dibebaskan karena pendidikan/pendidikan dan pelatihan yang
telah diikuti,
4. Tidak akan melampaui pangkat atasannya,
5. Belum mencapai pangkat tertinggi yang ditetapkan bagi jabatannya.

E. Kenaikan pangkat yang memperoleh STTB/ijazah/diploma :
Kenaikan pangkat Pegawai Negeri Sipil yang memperoleh
STTB/ljazah/Diploma Pegawai Negeri Sipil yang memperoleh :
1. Surat Tanda Tamat Belajar/Ijazah Sekolah Lanjutan Tingkat Pertama atau
yang setingkat dan masih berpangkat Juru Muda Tingkat I golongan ruang
I/b ke bawah, dapat dinaikkan pangkatnya menjadi Juru golongan ruang
I/c,
2. Surat Tanda Tamat Belajar/Ijazah Sekolah Lanjutan Tingkat Atas,
Diploma I atau setingkat dan masih berpangkat Juru Tingkat I golongan
ruang I/d ke bawah, dapat dinaikkan pangkatnya menjadi Pengatur Muda,
golongan ruang II/a,
3. Surat Tanda Tamat Belajar/Ijazah Sekolah Guru Pendidikan Luar Biasa
atau Diploma II dan masih berpangkat Pengatur Muda, golongan ruang
II/a kebawah, dapat dinaikan pangkatnya menjadi Pengatur Muda Tingkat
I, golongan ruang II/b,
4. Ijazah Sarjana Muda, Ijazah Akademi, atau Ijazah Diploma III, dan masih
berpangkat Pengatur Muda Tingkat I, golongan ruang II/b ke bawah, dapat
dinaikkan pangkatnya menjadi Pengatur, golongan ruang II/c,
5. Ijazah Sarjana (SI), Atau Ijazah Diploma IV dan masih berpangkat
Pengatur Tingkat I, golongan ruang II/d ke bawah, dapat dinaikkan
pangkatnya menjadi Penata Muda, golongan ruang III/a,
6. Ijazah Dokter, Ijazah Apoteker, Ijazah Magister (S2) atau ijazah lain yang
setara, dan masih berpangkat Penata Muda, golongan ruang, III/a ke
bawah, dapat dinaikkan pangkatnya menjadi Penata Muda Tingkat I,
golongan ruang III/b,
7. Ijazah Doktor (S3), dan masih berpangkat Penata Muda Tingkat I
golongan ruang III/b kebawah, dapat dinaikkan pangkatnya menjadi
Penata, golongan ruang III/c.
Syarat kenaikan pangkat PNS yang mendapatkan STTB/ijazah/diploma :
Kenaikkan pangkat bagi Pegawai Negeri Sipil yang memperoleh Surat Tanda
Tamat Belajar/Ijazah/ Diploma dapat dipertimbangkan setelah memenuhi syarat
sebagai berikut:
1. Akan diangkat dalam jabatan/diberi tugas yang memerlukan
pengetahuan/keahlian yang sesuai dengan ijazah yang diperoleh;
2. Sekurang-kurangnya telah 1 tahun dalam pangkat terakhir;
3. Setiap unsur penilaian prestasi kerja sekurang-kurangnya bernilai baik
dalam 1 tahun terakhir;
4. Memenuhi jumlah angka kredit yang ditentukan bagi yang menduduki
jabatan fungsional tertentu; dan
5. Lulus ujian kenaikan pangkat penyesuaian ijazah.































PAKET 7
MENGIDENTIFIKASI PANGKAT DAN JABATAN PEGAWAI

A. Pekerjaan
Pekerjaan ialah sekumpulan kedudukan (posisi) yang memiliki
persamaan kewajiban atau tugas-tugas pokoknya. Dalam kegiatan analisis jabatan,
satu pekeIjaan dapat diduduki oleh satu orang, atau beberapa orang yang tersebar
di berbagai tempat.

B. Profesi
Profesi adalah pekerjaan atau bidang pekerjaan yang menuntut
pendidikan keahlian intelektual tingkat tinggi dan tanggung jawab etis yang
mandiri dalam prakteknya. Pengertian Profesi Goods Dictionary of Education
mendefinisikan profesi sebagai suatu pekerjaan yang meminta persiapan
spesialisasi yang relatif lama di Perguruan Tinggi dan dikuasai oleh suatu kode
etik yang khusus, Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, profesi diartikan
sebagai bidang pekerjaan yang dilandasi pendidikan keahlian (seperti
ketrampilan, kejuruan dan sebagainya) tertentu. Dalam pengertian ini, dapat
dipertegas bahwa profesi merupakan pekerjaan yang harus dikerjakan dengan
bermodal keahlian, ketrampilan dan spesialisasi tertentu. Jika selama ini profesi
hanya dimaknai sekedar pekerjaan, sementara substansi dibalik makna itu tidak
terpaut dengan persyaratan, maka profesi tidak bisa dipakai di dalam semua
pekerjaan.
Dalam pandangan Vollmer -seorang ahli sosiologi- melihat makna
profesi dari tinjauan sosiologis. Ia mengemukakan bahwa profesi menunjuk
kepada suatu kelompok pekerjaan dari jenis yang ideal, yang sebenarnya tidak ada
dalam kenyataan, tetapi menyeiakan suatu model status pekerjaan yang bisa
diperoleh bila pekerjaan itu telah mencapai profesionalisasi dengan penuh.
Secara termenologis, definisi profesi banyak diungkap secara berbeda-beda, tetapi
untuk melengkapi definisi tersebut, berikut ini tulisan Muchtar Luthfi, yang
dikutip dan disempurnakan Ahmad Tafsir, bahwa seseorang disebut profesi bila ia
memenuhi 10 kreteria. Adapun kreteria itu antara lain:
1. Profesi harus memiliki keahlian khusus. Keahlian itu tidak dimiliki oleh
profesi lain. Artinya, profesi itu mesti ditandai oleh adanya suatu keahlian
yang khusus untuk profesi itu. Keahlian itu diperoleh dengan
mempelajarinya secara khusus; dan profesi itu bukan diwarisi.
2. Profesi dipilih karena panggilan hidup dan dijalani sepenuh waktu. Profesi
dipilih karena dirasakan sebagai kewajiban; sepenuh waktu maksudnya
bukan part-time. Sebagai panggilan hidup, maksudnya profesi itu dipilih
karena dirasakan itulah panggilan hidupnya, artinya itulah lapangan
pengabdiannya.
3. Profesi memiliki teori-teori yang baku secara universal. Artinya, profesi
ini dijalani menurut aturan yang jelas, dikenal umum, teorinya terbuka.
Secara universal pegangannya diakui.
4. Profesi adalah untuk masyarakat, bukan untuk dirinya sendiri. Profesi
merupakan alat dalam mengabdikan diri kepada masyarakat bukan untuk
kepentingan diri sendiri, seperti untuk mengumpulkan uang atau mengejar
kedudukan. Jadi profesi merupakan panggilan hidup.
5. Profesi harus dilengkapi kecakapan diagnostik dan kompetensi aplikatif.
Kecakapan dan kompetensi ini diperlukan untuk meyakinkan peran profesi
itu terhadap kliennya.
6. Pemegang profesi memiliki otonomi dalam menjalankan tugas profesinya.
Otonomi ini hanya dapat dan boleh diuji oleh rekan-rekan seprofesinya.
Tidak boleh semua orang bicara dalam semua bidang.
7. Profesi hendaknya mempunyai kode etik, ini disebut kode etik profesi.
Gunanya ialah untuk dijadikan sebagai pedoman dalam melaksanakan
tugas profesi. Kode etik ini tidak akan bermanfaat bila tidak diakui oleh
pemegang profesi dan juga masyarakat.
8. Profesi harus mempunyai klien yang jelas yaitu orang yang dilayani.
9. Profesi memerlukan organisasi untuk keperluan meningkatkan kualitas
profesi itu.
10. Mengenali hubungan profesinya dengan bidang-bidang lain. Sebenarnya
tidak ada aspek kehidupan yang hanya ditangani oleh satu profesi. Hal ini
mendorong seseorang memiliki spesialisasi.
C. Jabatan
Jabatan Ialah sekumpulan pekerjaan yang berisi tugas-tugas yang sama
atau berhubungan satu dengan yang lain, dan yang pelaksanaannya meminta
kecakapan, pengetahuan, keterampilan dan kemampuan yang juga sama meskipun
tersebar di berbagai tempat.
Dalam birokrasi pemerintah dikenal jabatan karier, yakni jabatan dalam
lingkungan birokrasi yang hanya dapat diduduki oleh PNS. Jabatan karier dapat
dibedakan menjadi 2, yaitu:
1. Jabatan Struktural, yaitu jabatan yang secara tegas ada dalam struktur
organisasi. Kedudukan jabatan struktural bertingkat-tingkat dari tingkat
yang terendah (eselon IV/b) hingga yang tertinggi (eselon I/a). Contoh
jabatan struktural di PNS Pusat adalah: Sekretaris Jenderal, Direktur
Jenderal, Kepala Biro, dan Staf Ahli. Sedangkan contoh jabatan struktural
di PNS Daerah adalah: sekretaris daerah, kepala dinas/badan/kantor,
kepala bagian, kepala bidang, kepala seksi, camat, sekretaris camat, lurah,
dan sekretaris lurah.
2. Jabatan Fungsional, yaitu jabatan teknis yang tidak tercantum dalam
struktur organisasi, tetapi dari sudut pandang fungsinya sangat diperlukan
dalam pelaksansaan tugas-tugas pokok organisasi, misalnya: auditor
(Jabatan Fungsional Auditor atau JFA), guru, dosen, dokter, perawat,
bidan, apoteker, peneliti, perencana, pranata komputer, statistisi, pranata
laboratorium pendidikan, dan penguji kendaraan bermotor.

D. Karir
Menurut Gibson dkk. (1995: 305) karir adalah rangkaian sikap dan
perilaku yang berkaitan dengan pengalaman dan aktivitas kerja selama rentang
waktu kehidupan seseorang dan rangkaian aktivitas kerja yang terus
berkelanjutan. Dengan demikian karir seorang individu melibatkan rangkaian
pilihan dari berbagai macam kesempatan. Jika ditinjau dari sudut pandang
organisasi, karir melibatkan proses dimana organisasi memperbaharui dirinya
sendiri untuk menuju efektivitas karir yang merupakan batas dimana rangkaian
dari sikap karir dan perilaku dapat memuaskan seorang individu. Menurut
Greenhaus (1987: 5) yang dikutip oleh Irianto (2001:93) terdapat dua pendekatan
untuk memahami makna karir, yaitu: pendekatan pertama memandang karir
sebagai pemilikan (aproperty) dan/atau dari occupation atau organisasi.
Pendekatan ini memandang bahwa karir sebagai jalur mobilitas di
dalamorganisasi yang tunggal seperti jalur karir di dalam fungsi marketing, yaitu
menjadi sales representative, manajer produk, manajer marketing distrik, manajer
marketing regional, dan wakil presiden divisional marketing dengan berbagai
macam tugas dan fungsi pada setiap jabatan. Pendekatan kedua memandang karir
sebagai suatu property atau kualitas individual dan bukan occupation atau
organisasi. Pendekatan ini memandang bahwa karir merupakan
perubahanperubahan nilai, sikap, dan motivasi yang terjadi pada setiap
individu/pegawai.
Berdasarkan kedua pendekatan tersebut definisi karir adalah sebagai pola
pengalaman berdasarkan pekerjaan (work-related experiences) yang merentang
sepanjang perjalanan pekerjaan yang dialami oleh setiap individu/pegawai dan
secara luas dapat dirinci ke dalam obyective events. Salah satu contoh untuk
menjelaskannya melalui serangkaian posisi jabatan/pekerjaan, tugas atau kegiatan
pekerjaan, dan keputusan yang berkaitan dengan pekerjaan (workrelated
decisions).

E. Analisis Jabatan
Analisis Jabaatan (job analysis) adalah proses, metode, dan teknik untuk
mendapatkan data jabatan, mengolahnya menjadi informasi jabatan, dan
menyajikannya untuk program-program kelembagaan, kepegawaian serta
ketatalaksanaan, dan memberikan layanan pemanfaatannya bagi pihak-pihak yang
menggunakannya atau memberikan gambaran spesifikasi jabatan tertentu.
Jadi analisis jabatan terdiri atas tiga kegiatan pokok, yaitu: pengumpulan
data jabatan, pengolahan data jabatan, dan penyajian informasi jabatan untuk
berbagai program.



F. Spesifikasi Jabatan
Sepesifikasi Jabatan adalah persyaratan minimal yang harus dipenuhi
oleh orang yang menduduki suatu jabatan, agar ia dapat melaksanakan tugas-tugas
yang dibebankan kepadanya dengan baik. Spesifikasi jabatan ini dapat disusun
secara bersama-sama dengan uraian jabatan, tetapi dapat juga di susun secara
terpisah. Beberapa hal yang pada umumnya dimasukkan dalam spesifikasi jabatan
adalah:
1. Persyaratan pendidikan, latihan dan pengalaman kerja
2. Persyaratan pengetahuan dan keterampilan
3. Persyaratan fisik dan mental
4. Persyaratan umur dan jenis kelamin
Contoh: Spesifikasi untuk personil terlatih dan tidak terlatih, sebagai
contoh andaikan anda ingin mengisi satu posisi untuk pemegang buku
(bookkeeper atau konselor atau programmer terlatih). Dalam kasus ini spesifikasi
jabatan anda mungkin memfokuskan terutama pada ciri-ciri sepertinya lamanya
pelayanan (jasa) sebelumnya, mutu atau pelatihan yang relevan, dan kinerja
jabatan sebelumnya, dengan demikian, biasanya tidak terlalu sulit menetapkan
tuntunan manusiawi untuk menempatkan orang yang sudah terlatih pada suatu
jabatan.
Namun masalahnya lebih rumit lagi bila anda berusaha mengisi jabatan
dengan orang yang tidak terlatih (barangkali dengan maksud melatih mereka saat
berkerja). Disini anda perlu menspesifikasi mutu seperti ciri-ciri, kepribadian,
minat, dan keterampilan sensoris yang menyatakan secara tidak langsung
beberapa potensial untuk menjalankan jabatan atau memiliki kemampuan untuk
dilataih pada jatabatan itu.
Sebagai contoh: andaikan jabatan itu menuntut manipulasi terinci pada
lini perakitan papan sirkuit. Disini anda mungkin ingin memastikan skor
ketangkasan jari yang tinggi dari orang itu. Dengan kata lain, tujuan anda adalah
mengindentifikasi ciri-ciri personil tersebut, tuntunan manusiawi yang secara sah
meramalkan calon mana yang akan menjalankan jabatan itu dengan baik dan
mana yang tidak.

PAKET 8
MENGEMUKAKAN PENILAIAN PELAKSANAAN PEKERJAAN

A. Pengertian Penilaian Kinerja Karyawan
Penilaian kinerja adalah kegiatan menajer untuk mengevaluasi perilaku
prestasi kerja karyawan serta menetapkan kebijakan selanjutnya.
Penilaian perilaku meliputi penilaian kesetiaan, kejujuran,
kepemimpinan, kerja sama, loyalitas, dedikasi, dan partisipasi karyawan. Menilai
perilaku ini sulit karena tidak ada standar fisiknya, sedangkan untuk penilaian
hasil kerja relatif lebih mudah karena ada stndar fisik yang dapat dipakai sebagai
tolak ukurnya, seperti meter, liter, dan kilogram.
Penilaian kinerja adalah menilai rasio hasil kerja nyata dengan standar
kualitas maupun kuantitas yang dihasilkan setiap karyawan. Menetapkan
kebijakasanaan berarti apakah karyawan akan dipromosikan, dan atau balas
jasanya dinaikkan.
Menurut Andrew F. Sikula Penilaian kinerja adalah evaluasi yang
sistematis terhadap pekerjaan yang telah dilakukan oleh karyawan dan ditujukan
untuk pengembangan.
Menurut Dale Yoderk Penilaian prestasi kerja adalah prosedur yang
formal dilakukan di dalam organisasi untuk mengevaluasi pegawai dan
sumbangan sera kepentingan bagi pegawai.
Dengan penilaian prestasi berarti para bawahan mendapat perhatian dari
atasannya sehingga mendorong mereka bergairah bekerja, asalkan proses
penilainnya jujur dan objektif serta ada tindak lanjutnya. Tindak lanjut penilaian
ini memungkinkan karyawan dipromosikan, didemosikan, dikembangkan, dan ata
balas jasanya di naikkan. Istilah yang sama artinya dengan penilaian adalah
konduite, employee rating, performance appraisal, employee evaluation, personnel
review, sering rating, dan behavioral assessment.




B. Tujuan dan Keguanaan Penilaian kinerja Karyawaan
1. sebagai dasar dalam pengambilan keputusan yang digunakan uuntuk
promosi, demosi, perberhentian, dan penetapan besarnya balas jasa
2. untuk mengukur prestasi kerja yaitu sejauh mana karyawan bisa sukses
dalam pekerjaannya.
3. Sebagai dasar untuk mengevaluasi efektiitas seluruh kegiatn di dalam
perusahaan
4. Sebagai dasar untuk mengevaluasi program latihan dan keefektifan jadwal
kerja.
5. Sebagai indikator untuk menentukan kebutuhan akan latihan bagi
karyawaan
6. Sebagaiakat ybtyj mendorong atau membiasakan para atasan untuk
mengobervasikan perilaku bawahan supaya diketahui minat dan kebutuhan
bawahannya
7. Sebagai kriteria di dalam menentukan seleksi dan penempatan karyawan
8. Sebagai alat untuk memperbaiki atau mengembangkan kecakapan
karyawaan.
Jadi dengan penilaian prestasi kerja dapatlah diketaui prestasi kerja
seorang karyawan di mana terdapat kelebihan-kelebihan maupun kekurangan-
kekurangan yang dimilikinya. Bagi mereka yang memilii prestasi keja yang
tinggi, memungkinkan dirinya untuk diberikan promosi. Sebaliknya, karyawan
yang prestasinnya rendah prestasi kerjanya dapat diperbaiki dengan memindahkan
ke jabatan yang sesuai dengan kecakapannya ataupun melalui pendidikan dan
latihan dalam rangka pengembangan karyawan.
Secara umum penilaian kinerja karyawan berdampak positif bagi banyak
pihak, berikut ini pihak-pihak yang akan merasakan dampak positif dari sebuah
proses penilaian kinerja karyawan:
1. Pihak karyawan
Adanya proses penilaian kinerja karyawan akan memberikan dampak
positif bagi para karyawan diantaranya adalah munculnya motivasi kerja
yang lebih baik, adanya kejelasan dari standar kerja yang sudah dilakukan,
umpan balik terhadap kinerja yang sudah lalu, pengembangan diri,
peluang untuk mendiskusikan berbagai permasalahan selama menjalankan
kerja, peluang berkomunikasi dengan pihak atasan dan sebagainya. Hal-
hal positif tersebut akan dirasakan oleh pihak karyawan melalui adanya
proses penilaian kinerja karyawan.
2. Pihak penilai
Ada banyak hal positif yang akan didapatkan oleh pihak penilai melalui
adanya upaya penilaian kinerja karyawan. Beberapa diantaranya adalah
pihak perusahaan dapat mengetahui dan menilai kecenderungan kinerja
masing-masing karyawan, upaya peningkatan kepuasan kinerja yang
diinginkan oleh pihak perusahaan, upaya untuk memahami karyawan
secara lebih dekat, meningkatkan efektifitas sumber daya manusia sebuah
perusahaan, kesempatan bagi pihak atasan untuk menjelaskan kepada para
karyawan apa sebenarnya yang menjadi keinginan pihak perusahaan.
Ada banyak dampak positif lainnya yang akan diperoleh oleh pihak
karyawan maupun pihak perusahaan terhadap adanya proses penilaian
kinerja karyawan. Upaya penilaian kinerja karyawan sebaiknya jangan
ditakuti sebagai momen pemecatan terhadap karyawan, demikian juga
pihak perusahaan hendaknya tidak terburu-buru membuat kebijakan yang
menyakitkan bagi karyawan.

C. Syarat-syarat penilaian dan Persiapan Melakukan Penilaian Kinerja
Syarat penilaian sebagai berikut :
1. Penilaian harus jujur, adil, objektif, dan mempunyai pengetahuan
mendalam tentang unsur yang akan dinilai supaya penilaiannya sesuai
dengan realitas/fakta yang ada
2. Penilaian hendaknya mendasarkan penilaiannya atas benar atau salah,
baik atau buruk, terhadap unsure-unsur yang dinilai sehingga hasil
penilainnya jujur, adil, dan objektif. Penilaian tidak boelh mendasarkan
penilaiannya atas fisis rasa supaya penilaian bukan didasarkan atas suka
atau tidak suka
3. Penilaian harus mengetahui secara jelas uraian pekerjaan dari setiap
karyawan yang akan dinilainya supaya hasil penilaiannya dapat
dipertanggung jawabkan dengan baik
4. Penilaian harus mempunyai kewenangan formal, supaya mereka dapat
melaksanakan tugasnya dengan baik.
5. Penilaian harus mempunyai keimanan supay penilaiannya jujur dan adil.
Dalam persoalan siapa yang akan melakukan penilaian karyawan secara
umum di kenal penilain informal dan penilaian formal
Penilaian informal
Penilaian informal adalah penilai melakukan penilaian mengenai
kualitas kerja dan pelayanan yang diberikan oleh masing-masing
karyawan baik atau buruk. Penilaian ini adalah masyarakat, konsumen,
dan rekan.
Penilaian formal
Penilaian formal adalah seseoran atau komite yang mempunyai
wewenang formal menilai bawahannya di dalam maupun di luar
pekerjaan dan berhak menetapkan kebijaksanaan selanjutnya terhadap
setiap individu karyawan.

D. Persiapan Melakukan Penilaian Kinerja Berbasis Kompetensi
Ketika sebuah organisasi mulai bekerja dengan sistem manajemen
kinerja baru atau menggunakan formulir penilaian kinerja yang baru atau
mengevaluasi dan memperbarui kompetensi mereka, maka seorang manajer yang
cerdas akan meluangkan waktu bersama karyawannya untuk mencari tahu
bagaimana membuat sistem yang baru itu berhasil. Ada beberapa prinsip yang
harus diikuti agar penilaian kinerja berhasil dilaksanakan diantaranya :
1. Jangan serang orangnya tapi serang masalahnya
2. Rencanakan sebelumnya pertemuan anda dengan karyawan
3. Buat catatan mengenai kinerja karyawan sepanjang periode penilaian
4. Mintalah umpan balik dari karyawan dan dengarkan mereka
Dengan penilaian kinerja berbasis kompetensi juga penting bagi manajer
untuk memberikan perhatian khusus pada hal-hal berikut :
Buat kompetensi menjadi relevan bagi tim anda
Dorong karyawan anda untuk bersedia menerima pujian atas prestasi
mereka
Bantu Karyawan anda memahami bagaimana kompetensi yang mereka
miliki dapat membantu mereka mencapai tujuan
Pelajari sumber daya yang tersedia dalam organisasi anda untuk
membantu karyawan meningkatkan kinerja mereka

E. Dasar penilaian dan unsure-unsur yang dinilai
1. Dasar penilaian
Dasar penilaian adalah uraian pekerjaan dari setiap individu karyawan
karena dalam uraian pekerjaa inilah ditetapkan tugas dan tanggung jawab yang
akan dilakukan oleh setiap karyawan. Secara umum standar berarti apa yang akan
dicapai sebagai ukuran untuk penilain. Secara garis besar standar dibedakan atas
dua :
Tangible standard
Yaitu sasaran yang dapat ditetapkan alat ukurnya atau standarny
Intangible standard
Yaitu sasaran yang tidak dapat ditetapkan alat ukur atau standarnya
2. Unsur yang dinilai
Kesetiaan
Penilaian mengukur kesetian karyawan terhadap pekerjaannya,
jabatannya, dan organisasi.
Prestasi kerja
Penilai menilai hasil kerja baik kualitas maupun kuntitas yang dapat
dihasilkan karyawan tersebut dari uraian pekerjaannya
Kejujuran
Penilai menilai kejujuran dalam melaksanakan tugas-tugasnya
memenuhi perjanjian baik bagi dirinya sendiri maupun terhadap orang
lain
Kedisiplinan
Penilai menilai disiplin karyawan dalam memaruhi peraturan yang ada
dan melakukan pekerjaannya sesuai dengan instruksi yang diberikan
kepadanya.
Kreativitas
Penilai menilai kemampuan karyawan dalam mengembangkan
kretivitasnya untuk menyelesaikan pekerjaanya, sehingga bekerja lebih
berdaya guna dan berhasil guna
Kerja sama
Penilai menilai kesediaan karyawan berpartisipasi dan bekerja sama
dengan karyawan lainnya secara vertical atau horizontal di dalam
maupun diluar pekerjaan sehingga hasil pekerjaan akan semakin baik.
Kepemimpinan
Penilai menilai kemampuan untuk memimpin, berpengaruh,
mempunyai pribadi yang kuat dihormati, berwibawa, dan dapat
memotivasi orang lain
Kepribadian
Penilai menilai karyawan dari sikap perilaku, kesopanan, periang,
disukai memberi kesan menyenangkan
Prakarsaa
Penilai menilai kemampuan berfikir yang orisinal dan berdasarkan
inisiatif sendiri untuk menganalisis, menilai, menciptakan,
memberikan alasan
Kecakapan
Penilai menilai kecakapan karyawan dalam menyatukan dan
menyelaraskan bermacam-macam elemen yang semuanya terlibat di
dalam penyusunan kebijaksanaan dan did lam situasi manajemen
Tanggung jawab
Penilai menilai kesediaan karyawan dalam mempertanggungjawabkan
kebijaksanaannya, pekerjaan, dan hasil kejanya.




F. Metode dalam penilaian kerja
Terdapat dua metode :
1. Metode point factor menuntut beberapa persyaratan, yaitu :
Menganalisis semua pekerjaan yang ada dia dalam organisasi
Seleksi faktor ini pekerjaan yang ada diseluruh jabatan.
Pertimbangkan faktor nilai pekerjaan sehingga nilai paling maksimal
bagi suatu pekerjaan adalah 100
Kembangkantingkat kualitas masing-masing faktor nilai pekerjaan
tersebut, dan berikan point untuk masing-masing tingkat kualitas
2. Metode job point factor metode ini diakui sangat stabil dan dapat
dipercaya asalkan sudah dipertimbangkan secara baik bagi demensi
pekerjaannya, dan sudah ditetapkan point factor masing-masing, maka
pemberia nilai selanjutnya dianggap lebih valid.



















PAKET 9
MEMPERAKTIKKAN PENILAIAN PELAKSANAAN PEKERJAAN

A. Sifat DP-3

Sifat DP-3 adalah rahasia: Harus disimpan dan dipelihara dengan baik
- Hanya dapat diketahui oleh PNS yang dinilai, pejabat penilai atasan, pejabat
penilai, atasan dari atasan pejabat penilai (sampai yang tertinggi) dan atau pejabat
lain yang karena tugas atau jabatannya mengharuskan ia mengetahui DP-3.

B. Penggunaan DP-3
1. Dp-3 digunakan sebagai bahan dalam melaksanakan pembinaan atau
pengembangan karis PNS antara lain: dalam mempertimbangkan kenaikan
pangkat, penempatan dalam jabatan, pemindahan dan lain-lain.
2. Nilai dalam DP-3 digunakan sebagai bahan pertimbanan untuk
menetapkan suatu mutasi kepegawaian dalam tahun berikutnya kecuali ada
perbuatan tercela yang dilakukan oleh PNS yang bersangkutan yang dapat
mengurangi atau meniadakan nilai tersebut.

C. Pejabat penilai
Pejabat penilai adalah atasan langsung dari PNS yng dinilai, dengan
ketentuan:
1. Serendah-rendahnya Kepala Urusan atau pejabat lain yangsetingkat denga
itu, kecuali ditentukan lain oleh Menteri, Jaksa Agung, Pimpinan
Kesekretariatan, Lembaga Tertinggi/Tinggi Negara, Pimpinan Lembaga
Pemerintah Non Departemen, dan Gubernus dalam lingkungan masing-
masing.
2. Pejabat penilai dapat memberikan penilaian apabila ia telah membawahi
PNS yang bersangkutan sekurang-kurangnya 6 bulan, kecuali untuk suatu
mutasi kepegawaian maka pejabat penilai dapat melakuakn penilaian
pelaksanaan pekerjaan dengan menggunakan bahan-bahan yang
ditinggalkan oleh pejabat yang lama.
3. Pejabat peniaia berkewajiban melakuakn penilaian terhadap PNS yang
secara langsung berada di bawahnya.
4. Penilai dilakukan pada bulan Desember tiap-tiap tahun, jangka waktu
penilaian mulai bulan Januari sampai dengan Desember dalam tahun yang
bersangkutan.

D. Ketentuan Bagi CPNS
1. DP-3 hanya dibuat dalam tahun yang bersangkutan apabila sampai dengan
Desember telah 6 bulam CPNS.
2. Apabila belum 6 bulan menjadi CPNS, P-3 dilakukan dalam tahun
berikutnya.
3. CPNS yang akan diangkat menjadi PNS, P-3 dilakukan sekurang-
kurangnya 1 tahun menjadi CPNS terhitung mulai secara nyata
melaksanakan tugasnya sesuai dengan ketentuan Peraturan Pemerintah
Nomor 6 Tahun 1976 Pasal 12 jo Peraturan pemerintah Nomor 98 Tahun
2000 Pasal 14, sehingga tidak usah lagi dibuat DP-3 nya pada Desember
tahun yang bersangkutan.

E. Kewajiban Pejabat Penilai
1. Melakukan P-3 terhadap PNS yang berada di bawahnya
2. Mengisi dan memelihara buku catatan penilaian yang memuat catatan
tingkah laku/perbuatan/tindakan PNS yang menonjol baik yang positif
atau negatif selama 5 tahun. Buku catatan -3 PNS yang diangkat menjadi
Pejabat Negara, sedang menjalankan tugas belajar
diperbantukan/dipekerjakan pada perusahaan milik negara, organisasi
profesi, badan swasta yang ditentukan, negara sahabat atau badan
internasional tetap dipelihara oleh Pejabat Penilai dari instansi induk
dengan menggunakan bahan-bahan dari pimpinan yang besangkutan di
mana PNS tersebut bekerja atau tugas belajar



F. Tata Cara Penilaian

Nilai dinyatakan dengan sebutan dan angka sebagai berikut:
Amat baik : 91 100
Baik : 76 90
Sedang : 51 60
Kurang : 51 ke bawah
Pedoman Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan:
Lampiran Peraturan Pemerintah Nomor 10 Tahun 1979
Setiap unsur penilaian harus ditentukan dulu nilainya dalam angka kmudian
ditentukan dalam sebutan Hasil penilaian dituangkan dalam DP-3.

G. Penyampaian DP-3
DP-3 yang dibuat dan telah ditandatangani oleh pejabat penilai diberikan
secara langsung kepada PNS yang dinilai oleh pejabat penilai. Apabila tempat
bekerja antara pejabat penilai dengan PNS yang dinilai berjauhan, maka DP-3
dikirimkan kepada PNS yang dinilai. PNS yang dinilai wajib mencantumkan
tanggal penerimaan DP-3 yang dikirimkan kepadanya pada ruangan
yangdisediakan. Apabila PNS yang dinilai menyetujui penilaian terhadap dirinya,
ia menendatangani DP-3 tersebut pada tempat yang disediakan, kemudian
mengembalikan DP-3 tersebut kepada pejabat penilai selambat-lambatnya 14
(empat belas) hari terhitung mulai ia menerima DP-3 itu. DP-3 yang telah
ditandatangani oleh PNS yang dinilai diteruskan oleh pejabat penilai kepada
atasan pejabat penilai dalam waktu sesingkat mungkin untuk mendapatkan
pengesahan.