You are on page 1of 15

TATACARA PENGANJURAN MAJLIS RASMI

KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA


PUNCA KUASA/RUJUKAN :
1) Surat Pekeliling Ketua Setiausaha Kementerian Kesihatan Malaysia Bil. 3 Tahun
2010
- Pelaksanaan Langkah-Langkah Perbelanjaan Seara Berhemat Kementerian
Kesihatan Malaysia
2) Surat Pekeliling Perben!aharaan Bil. " Tahun 2013
- Tataara Per#lehan Bagi Penganjuran Majlis$%ara &asmi Kerajaan 'an
(amuan Keraian
3) Pekeliling Perben!aharaan Bil. 2 Tahun 201"
- )aris Pan!uan Perbelanjaan Seara Berhemat Bagi Mengurangkan
Perbelanjaan %*am
Bil PROSES KERJA SENARAI SEMAK
1. Merancan Ma!li"
Ra"#i
+a) Menye!iakan Kalen!ar %ara Tahunan
+Bagi semua Majlis yang melibatkan ,B Menteri$
,B Timbalan Menteri$KS-$KPK yang akan
!ilaksanakan .a!a tahun semasa)/ !an
+b) Memastikan .eruntukan ke*angan menuku.i untuk
melaksanakan .r#gram$majlis.
$. Men%e&ia'an
Ker(a" K)n"e*/
Ca&anan
Pela'"anaan
+a) Bahagian$(K0 .erlu menye!iakan kertas
a!angan$k#nse. bagi men!a.at ke.utusan
,B Menteri !engan s#k#ngan #leh KS-$KPK bagi
.elaksanaan majlis termasuk k#nse. !an a!angan
jem.utan tetamu kenamaan untuk merasmikan majlis.
+ Men%elara"
Per"e&iaan/
Pela'"anaan
Ma!li"
+a) Bahagian$(K0 .erlu memastikan semua majlis yang
!i.ersetujui menjem.ut keha!iran kenamaan negara
!iselaraskan #leh (a*atankuasa Penyelarasan Majlis.
Pemakluman ke.a!a Bahagian Khi!mat Pengurusan
a*al sekurang-kurangnya !ua bulan sebelum majlis
!ia!akan bagi tujuan .enyelarasan. Senarai
kenamaan negara a!alah se.erti berikut1
1
Bil PROSES KERJA SENARAI SEMAK
+i) SPB ,ang !i-Pertuan %gung !an Permaisuri/
+ii) Sultan$&aja$Sultanah$&aja Perem.uan$,ang !i-
Pertua 0egeri/
+iii) ,%B Per!ana Menteri !an 2steri/
+i3) ,%B Timbalan Per!ana Menteri !an 2steri/ !an
+3) Ketua Setiausaha 0egara.
+b) (a*atankuasa Penyelarasan Majlis KKM-
(a*atankuasa ini !i.engerusikan #leh Timbalan Ketua
Setiausaha +Pengurusan) !engan keahlian teta.
se.erti berikut/
+i) Bahagian Ke*angan/
+ii) Bahagian Pen!i!ikan Kesihatan/
+iii) -nit K#munikasi K#r.#rat/
+i3) Bahagian$Pr#gram Berkaitan4/ !an
+3) Bahagian Khi!mat Pengurusan +-rus setia).
4Keahlian Bahagian$Pr#gram lain a!alah tertakluk
ke.a!a #bjekti5 !an jenis majlis.
+) -rus Setia (a*atankuasa Penyelarasan Majlis KKM
memastikan Ja,a(an'-a"a In&-' mela.#rkan status
terkini .erse!iaan !alam mesyuarat Ja,a(an'-a"a
Pen%elara"an Ma!li" KKM/
+!) Ur-" Se(ia Ja,a(an'-a"a Pen%elara"an Ma!li" KKM
akan menye!iakan taklimat ringkas +briefing) ke.a!a
.engurusan tertinggi untuk .ersetujuan$nasihat/
+e) Bagi #a!li" (an*a 'e.a&iran (e(a#- 'ena#aan
neara/ ia akan !iselaraskan #leh (a*atankuasa
2n!uk. Bagi majlis yang melibatkan tetamu kenamaan6
.erlu memaklumkan Bahagian Khi!mat Pengurusan
sekurang-kurangnya !ua bulan sebelum majlis/
+5) Ja,a(an'-a"a In&-' akan !i.engerusikan #leh
Setiausaha$Pengarah Bahagian$Pengarah (K0$
Pengarah 2nstitusi yang berkaitan !an keahlian a!alah
mengikut senarai (a*atankuasa Kerja yang
bersesuaian/
+g) (a*atankuasa 2n!uk .erlu memastikan semua
2
Bil PROSES KERJA SENARAI SEMAK
(a*atankuasa Kerja menye!iakan senarai semak
tugasan6 bajet yang !i.erlukan untuk (a*atankuasa
masing-masing !an mela.#rkan status terkini
.erse!iaan majlis/
+h) Ur-" Se(ia Ja,a(an'-a"a In&-' bertanggungja*ab
menye!iakan atur ara .enta!biran majlis6 mengenal
.asti .engaara majlis !an .embaa !#a yang
bersesuaian serta menyemak teks .engaara majlis
!an teks baaan !#a. Teks baaan !#a .erlulah
ringkas iaitu ti!ak melebihi 3 minit. Bagi Majlis (amuan
Makan Malam6 *aktu tamat majlis ti!ak melebihi 10.30
malam/
+i) Pener-"i Ja,a(an'-a"a In&-' mela.#rkan status
terkini .erse!iaan majlis ke.a!a (a*atankuasa
Penyelarasan Majlis KKM/ !an
+j) Pener-"i Ja,a(an'-a"a In&-' memberi taklimat
ringkas +briefing) majlis ke.a!a .engurusan tertinggi
KKM untuk nasihat !an kelulusan +bagi majlis yang
ti!ak melibatkan kenamaan negara).
0. Pen-1-.an
Ja,a(an'-a"a
Ker!a
Bi&an T-a" Se(ia* Ja,a(an'-a"a Ker!a
2a3 Ja,a(an'-a"a Ker!a Je#*-(an
+i) Menye!iakan senarai jem.utan/
+ii) Menye!iakan !an menghantar ka! jem.utan !an
menerima ka! ja*a.an keha!iran/
+iii) Memantau !an mengesahkan keha!iran
jem.utan/ !an
+i3) Menye!iakan !an memaklumkan keha!iran
terkini tetamu jem.utan ke.a!a (a*atankuasa
Kerja Sambutan !an Pr#t#k#l.
213 Ja,a(an'-a"a Ker!a Sa#1-(an &an Pr)()')l
+i) Men!a.atkan senarai .engesahan keha!iran
jem.utan terkini !ari.a!a (a*atankuasa Kerja
(em.utan/
+ii) Menye!iakan .ega*ai .engiring !an .enyambut
tetamu/
3
Bil PROSES KERJA SENARAI SEMAK
+iii) Menye!iakan senarai tugas !an memberi
taklimat ke.a!a .ega*ai .engiring !an
.enyambut tetamu/
+i3) Menye!iakan makan minum !an tem.at
.engina.an .ega*ai .engiring !an .enyambut
tetamu +jika .erlu)/
+3) Menentukan !an menyusun atur ke!u!ukan
tetamu +tagging) ber!asarkan susunan .r#t#k#l/
+3i) Mengiringi tetamu 72P !an tetamu jem.utan ke
tem.at !u!uk/ !an
+3ii) Men!a.atkan khi!mat nasihat Bahagian 2stia!at
!an -rus Setia Persi!angan %ntarabangsa
+B2-P%) atau 8isma Putra6 jika .erlu.
2c3 Ja,a(an'-a"a Ker!a L)i"(i' &an Per"ia*an Te#*a(

+i) Menyelaras l#kasi !an layout yang sesuai
ber!asarkan ke.a!a jumlah .eserta6 keselesaan6
jenis akti3iti6 !e*an .ersi!angan6 bilik seminar$
bengkel6 bilik menunggu6 bilik si!ang me!ia6
tem.at bergambar !an sebagainya/
+ii) Menguruskan ke.erluan !an melantik in!i3i!u
yang bertanggungja*ab +.asukan bantuan
teknikal) ke atas .enga*alan teknikal semasa
majlis berlangsung/
+iii) Menye!iakan kelengka.an yang !i.erlukan
se.erti kelengka.an k#m.uter6 kabel6 internet6
.r#jekt#r6 skrin6 t36 mikr#5#n6 sistem au!i#6 remote
control untuk slide .ersembahan, pointer !an
sebagainya/
+i3) Memastikan .emasangan .eralatan au!i# 3isual
mengikut s.esi5ikasi !an ber5ungsi !engan baik
se.anjang majlis/
+3) Menjalankan uji uba !an memastikan semua
.eralatan ber5ungsi !engan baik/
4
Bil PROSES KERJA SENARAI SEMAK
+3i) Menye!iakan !an memasang backdrop/
+3ii) Memastikan .enye!iaan signage bagi tem.at
.ersi!angan/
+3iii) Pemasangan bunting/banner !an menurunkan
bunting/banner sele.as .ersi!angan$majlis tamat/
+i9) Memastikan sistem .engha*a !ingin !ihi!u.kan
a*al !an ber5ungsi !engan baik/
+9) Perse!iaan s.esi5ikasi sistem au!i# 3isual !an
.enahayaan +jika .erlu)/ !an
+9i) Memastikan .enahayaan yang sesuai !engan
majlis.

2&3 Ja,a(an'-a"a Ker!a Cen&era#a(a
+i) Men!a.atkan .ersetujuan !an kelulusan
(a*atankuasa 2n!uk mengenai jenis
en!eramata/
+ii) Menguruskan .enye!iaan en!eramata1
: (umlah menuku.i/
: ;iasan$.embungkusan$reben/ !an
: Peralatan untuk .emberian en!eramata
se.erti !ulang6 tr#li !an lain-lain.
+iii) Men!a.atkan .eruntukan .embelian
en!eramata1
: Menyim.an rek#! kira-kira .embelian
en!eramata/ !an
: Sim.an resit-resit$bukti .embelian.
+i3) Menguruskan urusan .enyerahan en!eramata
!i .entas1
: Mengenal.asti .etugas/
: Menye!iakan ja!ual .etugas/ !an
: Memberi taklimat tugasan$tanggungja*ab
bagi setia. .etugas.
5
Bil PROSES KERJA SENARAI SEMAK
2e3 Ja,a(an'-a"a Ker!a Ja#-an
+i) Menguruskan .emilihan menu +kelulusan
(a*atankuasa 2n!uk) !an membuat tem.ahan
katering/
+ii) Menguruskan ara hi!angan6 #nt#hnya buffet6
hi!ang !an lain-lain/
+iii) Menentukan tatarias meja !an kerusi6 !ari segi
k#nse. *arna serta hiasan meja !an kerusi6
bersesuaian !engan majlis/
+i3) Menga!akan food tasting +jika .erlu)/
+3) Memantau .enye!iaan hi!angan se.anjang
majlis +.astikan te.at .a!a masa !an tem.at)/
+3i) Memeriksa menu sebelum majlis berlangsung/
+3ii) Melantik !an menentukan .etugas yang
bertanggungja*ab atas .enye!iaan1
: ;i!angan ringan !i VIP Holding Room;
Welcoming drinks ke.a!a .eserta +jika .erlu)/
!an
: Ke.erluan air minuman +mineral) !an goblet !i
meja 72P !i atas .entas !an r#strum.
+3iii) Mengatur .emeriksaan .remis .enye!iaan
makanan/ !an
+i9) Menye!iakan tagging kal#ri makanan.
243 Ja,a(an'-a"a Ker!a Te'" Uca*an &an Ka(a5'a(a
Al-an
+i) Menye!iakan !ra5 teks ua.an aluan !an
.erasmian sekurang-kurangnya !ua +2) minggu
6
Bil PROSES KERJA SENARAI SEMAK
sebelum majlis/
+ii) Menye!iakan !ra5 kata-kata aluan serta
men!a.atkan kelulusan !an tan!atangan
,BMK$,BTMK$KS-$KPK bagi kata-kata aluan
tersebut untuk buku .r#gram +sekiranya .erlu)/
+iii) Memastikan semua !ra5 teks !ihantar atau
!iserahkan ke.a!a .ihak-.ihak berkaitan !alam
masa yang !iteta.kan/ !an
+i3) Men!a.atkan salinan teks ua.an !ari .ejabat
.erasmi untuk back-up jika .erasmi ti!ak
memba*a teks sen!iri.
23 Ja,a(an'-a"a Ker!a P-1li"i(i 6an Me&ia
P-1li"i(i
+i) Menye!iakan buku .r#gram ber!asarkan in.ut
!ari.a!a -rus Setia 2n!uk/
+ii) Menye!iakan !ra5 rekaan flyers6 .#ster6 bunting
!an banner untuk kelulusan (a*atankuasa 2n!uk
sebelum !ietak/
+iii) Menguruskan .eretakan flyers6 .#ster6 buku
.r#gram6 bunting !an banner yang telah
!iluluskan #leh (a*atankuasa 2n!uk/
+i3) Melaksanakan akti3iti .r#m#si yang bersesuaian
melalui laman *eb6 me!ia massa !an
sebagainya/
+3) Menyelaras sesi bergambar sebelum atau
sele.as majlis !engan kerjasama (a*atankuasa
Kerja Sambutan !an Pr#t#k#l/ !an
+3i) Membuat li.utan 3i!e# !an 5#t#gra5i semasa
.elaksanaan majlis.
Me&ia
+i) Menguruskan .en!a5taran me!ia/
+ii) Memastikan tem.at !u!uk serta makan minum
.etugas me!ia/ !an
7
Bil PROSES KERJA SENARAI SEMAK
+iii) Men!a.atkan .engesahan tetamu keh#rmat
untuk menga!akan si!ang me!ia1
: Menguruskan tem.at si!ang me!ia/
: Menguruskan si!ang me!ia/ !an
: Menye!iakan Press kit!"
2.3 Ja,a(an'-a"a Ker!a Per"e#1a.an
+i) Mena!angkan k#nse. .ersembahan yang
sesuai/
+ii) Menguruskan .er#lehan .erkhi!matan setelah
men!a.at kelulusan (a*atankuasa 2n!uk/ !an
+iii) Memastikan segala ke.erluan termasuk makan
minum +jika a!a)6 ra.tai .ersembahan !an
sebagainya !ise!iakan$!ilaksanakan !engan
teratur.
2i3 Ja,a(an'-a"a Ker!a M-l(i#e&ia 2Ji'a Perl-3
+i) Menye!iakan slide looping sementara menanti
majlis bermula/
+ii) Menye!iakan multime!ia presentation atau
m#ntaj majlis +jika .erlu)/
+iii) Membuat uji uba ke atas slide yang !igunakan
+compatibility audio) !engan k#m.uter yang
!igunakan seminggu sebelum majlis. (ika
ter!a.at masalah se!iakan back-up plan/ !an
+i3) Melantik .etugas untuk membantu !an menjaga
ka*alan slide .ersembahan agar teratur tan.a
gangguan teknikal semasa majlis.
2!3 Ja,a(an'-a"a Ker!a Gi#i' 2Ji'a Perl-3
8
Bil PROSES KERJA SENARAI SEMAK
+i) Mena!angkan k#nse. gimik .erasmian$
.elanaran/ !an
+ii) Meranang !an menyelaras .erse!iaan
.elaksanaan gimik.
2'3 Ja,a(an'-a"a Ker!a Penina*an 2Ji'a Perl-3
+i) Men!a.atkan senarai ke.erluan bilik .engina.an
!an menguruskan tem.ahan bilik .engina.an/
+ii) Memastikan bilangan .engina.an yang !i.erlukan
#leh 772P$72P !an urus setia ber!asarkan ke.a!a
kelayakan !an membuat tem.ahan/ !an
+iii) Memastikan semua bilik .engina.an sia. se!ia
sebelum .eserta men!a5tarkan !iri.
2l3 Ja,a(an'-a"a Ker!a Pa#eran 2Ji'a Perl-3
+i) Men!a.atkan k#nse. .ameran6 susun atur !an
bilangan boot# .ameran/
+ii) Menye!iakan bahan .ameran/
+iii) Menyelaraskan jem.utan bagi menyertai
.ameran/
+i3) Memastikan .emasangan boot# .ameran
mengikut s.esi5ikasi/ !an
+3) Menyelaras keselamatan bahan .ameran !engan
kerjasama (a*atankuasa Kerja Keselamatan6
Lalulintas !an Tem.at Letak Kereta.
2#3 Ja,a(an'-a"a Ker!a Penan'-(an
+i) Men!a.atkan ja!ual ketibaan !an .ele.asan
.ulang !ari (a*atankuasa Kerja (em.utan/
+ii) Menyelaras ken!eraan untuk menyambut
ketibaan !an menghantar .ulang 772P !an 72P
!ari la.angan terbang ke tem.at .engina.an/
+iii) Memastikan semua ken!eraan bera!a !alam
kea!aan yang baik/
9
Bil PROSES KERJA SENARAI SEMAK
+i3) Memberi taklimat !an salinan atur ara .r#gram
ke.a!a .eman!u yang terlibat/
+3) Menye!iakan makan minum !an .engina.an
.eman!u +jika .erlu)/ !an
+3i) Menye!iakan senarai n#mb#r tele5#n .eman!u
untuk rujukan.
2n3 Ja,a(an'-a"a Ker!a Ke"ela#a(an/ Lal-lin(a" &an
Te#*a( Le(a' Kere(a
Ke"ela#a(an
+i) Meneta.kan taha. keselamatan yang !i.erlukan/
+ii) -rusan flus#ing l#kasi majlis !an en!erahati +jika
melibatkan SPB ,ang !i-Pertuan %gung6
Sultan$&aja6,ang !i-Pertua 0egeri6 Per!ana
Menteri !an Timbalan Per!ana Menteri)/ !an
+iii) Memastikan .ihak berkuasa se.erti (abatan
B#mba !an Penyelamat6 P#lis 'iraja Malaysia
+P'&M) !an Tenaga 0asi#nal Berha! +T0B)
!imaklumkan mengenai majlis yang berlangsung.
Lal-lin(a"
+i) Menye!iakan .eta l#kasi majlis +termasuk l#kasi
letak ken!eraan6 jika .erlu)/
+ii) Ka*alan lalulintas +termasuk ken!eraan
772P$72P !an tetamu)/
+iii) Mem#h#n P'&M 0egeri berkaitan untuk
menye!iakan outrider +jika .erlu)/
+i3) Memastikan 772P$72P !iturunkan !i tem.at
ketibaan$drop point yang !iteta.kan/ !an
+3) Memastikan susunan giliran keberangkatan
ken!eraan 772P mengikut .r#t#k#l.
Te#*a( Le(a' Kere(a
10
Bil PROSES KERJA SENARAI SEMAK
+i) Mengenal.asti akan meneta.kan l#kasi letak
ken!eraan 772P$72P !an tetamu/
+ii) Menye!iakan .an!u arah atau tan!a arah tem.at
letak kereta +jika .erlu)/ !an
+iii) Menye!iakan .elekat ken!eraan 772P$72P !an
tetamu keh#rmat +jika .erlu).
2)3 Ja,a(an'-a"a Ker!a Ke,anan
+i) Menye!iakan anggaran belanja*an keseluruhan/
+ii) Memastikan .er#lehan !ilaksana mengikut
tataara yang berkuatkuasa/ !an
+iii) Menguruskan .embayaran ke atas bil-bil
.erbelanjaan yang !ilakukan !engan memastikan
semua (a*atankuasa Kerja mengeluarkan
.esanan tem.atan sebelum .ersi!angan !an
.embayaran !ilaksana !alam tem.#h 1" hari
sele.as bil lengka. !iterima.
7. Ra*(ai Ma!li" +a) &a.tai majlis .erlu !ibuat sekurang-kurangnya sehari
+1) sebelum majlis berlangsung.
+b) Pengurus %ara +$%ent &anager) bertanggungja*ab
untuk menyelaras .erjalanan ra.tai mengikut aturan
se.erti berikut1
+i) Memastikan semua ja*atankuasa telah berse!ia
untuk memulakan ra.tai .a!a masa yang
!iteta.kan/
+ii) Taklimat ringkas ra.tai majlis ke.a!a semua
ja*atankuasa yang terlibat !i la.angan sebelum
ra.tai bermula/
+iii) Memulakan ra.tai majlis mengikut atur ara
majlis bermula !ari.a!a ketibaan 772P sehingga
772P meninggalkan majlis/
+i3) Mengambil tin!akan .enambahbaikan sekiranya
a!a ke.inangan$keti!ak sesuaian ke.a!a atur
ara asal majlis semasa ra.tai berlangsung.
<#nt#hnya .in!aan .ergerakan bagi akti3iti !i
11
Bil PROSES KERJA SENARAI SEMAK
atas .entas6 susunan .ersembahan !an
.ergerakan 772P !i atas .entas/ !an
+3) Memastikan ra.tai berlangsung seara .enuh
sebagaimana majlis sebenar +jika b#leh).
8. Se#a"a Ma!li" Melaksanakan majlis ber!asarkan atur ara .enta!biran.
%ntara .erkara-.erkara yang .erlu !iambil .erhatian a!alah
se.erti berikut1
+i) Pengurus %ara sentiasa bera!a !i tem.at majlis
yang se!ang berlangsung bagi memastikan
.erjalanan majlis lanar/
+ii) Se#rang .etugas !item.atkan berham.iran
.entas untuk memerhati !an melayani ke.erluan
772P !i atas .entas semasa majlis/
+iii) Pega*ai .engiring memba*a .ara tetamu
keh#rmat ke #olding room untuk menunggu
Perasmi Majlis +772P)/
+i3) Memastikan .enyambut tetamu menyambut .ara
jem.utan !i .intu utama !an memba*a .ara
jem.utan ke tem.at !u!uk/
+3) Penyambut tetamu .erlu berse!ia untuk
mengiringi tetamu keh#rmat ke .entas untuk
berua./
+3i) (a*atankuasa Kerja (amuan akan memastikan
segala .enye!iaan !an kebersihan makanan bagi
jamuan makan mengikut .eranangan yang telah
!iteta.kan/
+3ii) (a*atankuasa Kerja Publisiti !an Me!ia akan
mengenal.asti me!ia yang ha!ir !an memastikan
tem.at untuk si!ang me!ia bera!a !alam
kea!aan baik/ !an
+3iii) Menga*al .ergerakan me!ia terutamanya
jurugambar semasa mengambil gambar su.aya
ti!ak menganggu kelanaran majlis termasuk
menghalang .an!angan tetamu terutamanya
772P$72P.
12
Bil PROSES KERJA SENARAI SEMAK
9. Tin&a'an Sele*a"
Ma!li"
Sele.as majlis selesai !ilaksanakan6 antara .erkara yang
.erlu !iambil .erhatian a!alah se.erti berikut1
+i) (a*atankuasa 2n!uk menga!akan mesyuarat
post-mortem majlis +jika .erlu) !an
mengenal.asti isu !an masalah serta mengambil
tin!akan .enambahbaikan untuk majlis-majlis
akan !atang.
+ii) -rus Setia (a*atankuasa 2n!uk menye!iakan sijil
.enghargaan ke.a!a ahli ja*atankuasa yang
terlibat.

13
Pindaan
Tanpa Pindaan
Tanpa Pindaan
CARTA ALIRAN
AKTI:ITI : PENGANJURAN MAJLIS5MAJLIS RASMI

14
Ya
Pindaan
Pindaan
Tidak
Pindaan
Sokong
Lulus
Tidak Setuju
Tamat
Tamat
en!ediakan "adangan #onsep
ajlis$ P%og%am$P%ojek dan
Sokongan
#P#$#S&
#elulusan
Y'#
ula
e%an(ang ajlis )asmi
*Tak+im Ta,unan-
Pem.entukan$ es!ua%at /kuasa 0nduk dan /kuasa
#e%ja
/#uasa
Pen!ela%asan
ajlis ##
#e,adi%an
#enamaan
1ega%a
Taklimat #pd
Pengu%usan
Te%tinggi
en!ela%as Pe%sediaan Pelaksanaan ajlis
Sam.u
ng
15
Tindakan Selepas ajlis
ajlis Se.ena%
)aptai
Sam.u
ng
Tamat

You might also like