Acta de Proyecto

Posted on mayo 7, 2010 por Alberto Dominguez, PMP

Tambin conocida como Project Charter, este documento maestro es parte de los
pasos crticos del ciclo de vida del proyecto. Sin este documento, el proyecto es como
un barco sin timn que deja sin capacidad de direccin al gerente que desconoce la
ruta correcta. Este pequeo artculo describe brevemente un procedimiento para crear
el acta del proyecto.
El acta del proyecto describe la visin del proyecto, sus objetivos, el alcance general,
la organizacin y el plan de implementacin. Este documento le permite al gerente
establecer la direccin del proyecto y facilita el reclutamiento formal de los
interesados. Es una herramienta fundamental para controlar el alcance del proyecto, al
definir con exactitud, cual es el fin ltimo del proyecto. Para definir el acta del proyecto,
es prudente tomar los pasos mencionados a continuacin:

PA S O 1 : I D E N T I F I C A R L A V I S I N D E L P R O Y E C T O

Este primer paso de definicin busca encapsular el propsito del proyecto y es el fin
ltimo para el equipo del proyecto. Con base en la visin se definen los objetivos -una
lista de 3 a 5 objetivos primarios, cada uno de los cuales debe ser especfico, medible,
alcanzable, realista, y en un periodo de tiempo definido (SMART Objectives).
El alcance, es el resultado del anlisis deductivo de la visin y los objetivos. El alcance
es la definicin clara de los lmites (que est incluido y que no), y la forma como el
alcance modificar los procesos de negocio impactados por la implementacin final.
Los entregables, sern definidos en funcin del proceso final de validacin y en
consecuencia, deben ser claros, y detallados.
PA S O 2 : D E S C R I B I R L A O R G A N I Z A C I N D E L P R OY E C T O

Luego de identificar y definir la visin (como una combinacin clara de visin,

objetivos, alcance y entregables), es muy til, identificar la estructura de clientes,
interesados, roles, responsabilidades y lneas de mando.

Los clientes son, bajo este contexto, aquellos responsables de aceptar y aprobar las
entregas cuando estas ya estn listas para verificacin. Los interesados son personas
o entidades (organizaciones) que, dentro o fuera del equipo del proyecto, tienen
intereses en el resulta y poder de alteracin sobre la visin del proyecto. Los roles
involucrados en la entrega del proyecto, y sus funciones y responsabilidades. La
estructura de mando establece la jerarqua de los roles antes mencionados.

PA S O 3 : P L A N E A R L A A P R O X I M A C I N A L A I M P L E M E N TA C I N

Provee a clientes e interesados con una lista de elementos y eventos importantes que
incrementan la confianza en el proyecto. Esta lista incluye, hitos (milestone),
dependencias de recursos, personal, y externas, el plan de consumo de recursos
financieros y programacin de personal.

PA S O 4 : L I S TA R L O S R I E S G O S Y P O S I B L E S I N C I D E N T E S

El paso final para completar el Acta del Proyecto es identificar los riesgos del proyecto
y posibles incidentes que puedan ocurrir, incluyendo sin limitarse a todas aquellas
cosas que se asumen como ciertas durante la planeacin.
Completar estos cuatro pasos le permitirn al gerente de proyecto crear un acta slida
y completa que simplificar en el futuro decisiones sobre el proyecto -como
modificaciones al alcance, reformulacin por cambio en las condiciones del mercado,
entre otras, de forma consistente con la visin y la organizacin que lo ejecuta.