TOR KEGIATAN

PENAMBAHAN TENAGA REKAM MEDIS

I.

PENDAHULUAN
Unit rekam medis adalah salah satu bagian dari rumah sakit yang
mempunyai peranan sangat penting dalam pengelolaan data pasien yang
menggunakan pelayanan medis di suatu rumah sakit.
Untuk menjalankan kegiatan rekam medis diperlukan tenaga yang
professional dan bertanggung jawab agar tercipta tertib administrasi
sehingga memudahkan dalam pelayanan rekam medis. Semua itu bisa
terwujud bila terpenuhinya tenaga rekam medis

II. TUJUAN
1. Menambah tenaga rekam medis
2. Agar Pelayanan dalam rekam medis lancar
III. SASARAN
Sasaran kegiatan ini adalah bagian administrasi RS Aisyiyah Siti Fatimah
IV. TARGET
Terpenuhinya tenaga D3 rekam medis minimal akhir tahun 2011
PELAKSANAAN
Sesuaikan dengan program perekrutan karyawan baru
V. PENUTUP
Demikian TOR ini dibuat, besar harapan dapat dilaksanakan oleh Bagian
Umum + personalia
Mengetahui
RS Aisyiyah Siti Fatimah Tulangan

Dr Qoirida Vinahari
Direktur

Kepala Unit Rekam Medis

Rika Rosalia S.Farm.Apt

(tidak usah diprint dulu )

TOR KEGIATAN

PEMUSNAHAN BERKAS REKAM MEDIS

VI.

PENDAHULUAN
Unit rekam medis adalah salah satu bagian dari rumah sakit yang
mempunyai peranan sangat penting dalam pengelolaan data pasien yang
menggunakan pelayanan medis di suatu rumah sakit.
Berkas rekam medik merupakan catatan kondisi pasien yang
merupakan bukti otentik yang bernilai administratif, financial, ilmiah,
pendidikan serta hukum yang merupakan aspek penting yang harus bisa
dipertanggungjawabkan keberadaannya. Sehingga keberadaan berkas rekam
medis harus tetap disimpan oleh pihak rumah sakit sampai batas waktu yang
ditetapkan.
Berkas yang sudah tidak aktif dalam waktu simpan yang telah
ditetapkan bisa dimusnahkan.Dengan adanya berita acara .

VII. TUJUAN
1. Mengurangi kapasitas simpan rak penyimpanan berkas
VIII. SASARAN
Sasaran kegiatan ini adalah berkas rekam medis Rumah Sakit Aisyiyah Siti
Fatimah
IX.

X.

TARGET
Target yang ingin dicapai adalah :
1. Berkas Rekam Medis disimpan sesuai dengan jangka waktu penyimpanan
yang telah ditentukan
2. Mengurangi kapasitas rak

PELAKSANAAN
- Berkas yang masa penyimpanannya sudah habis diambil dari rak
penyimpanan inaktif untuk dimusnahkan
- Setelahnya berkas dimusnahkan dengan terlebih dahulu dibuatkan Berita
Acara Pemusnahan yang dilampiri daftar nomor rekam medis berkas yang

dimusnahkan dan ditanda tangani oleh Kasi rekam medis dan Direktur
Rumah Sakit Aisyiyah Siti Fatimah
XI.

ANGGARAN DANA
Karena rumah sakit tidak punya insenerator sendiri, maka pemusnahan
dijadikan satu dengan rumah sakit ibnu sina & rumah sakit petrokimia
gresik . Sehingga hal itu memerlukan administrasi dihitung perkilogram .

XII. PENUTUP
Demikian TOR ini dibuat, besar harapan dapat dilaksanakan oleh Bagian
Rekam Medis sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan
Mengetahui,
RS Aisyiyah Siti Fatimah

dr . Qoirida Vinahari
Direktur

Ka.Si Rekam Medis

dr Rakhmah Eka Yusnita

TOR KEGIATAN

EVALUASI KETIDAKLENGKAPAN PENGISIAN

BERKAS REKAM MEDIS
I.

PENDAHULUAN
Unit rekam medis adalah salah satu bagian dari rumah sakit yang
mempunyai peranan sangat penting dalam pengelolaan data pasien yang
menggunakan pelayanan medis di suatu rumah sakit.
Berkas rekam medik merupakan catatan kondisi pasien yang
merupakan bukti otentik yang bernilai administratif, financial, ilmiah,
pendidikan serta hukum yang merupakan aspek penting yang harus bisa
dipertanggungjawabkan keberadaannya. Kegiatan pencatatan disini dimulai
pada saat diterimanya pasien di rumah sakit, diteruskan kegiatan
pencatatan data medik pasien selama mendapatkan pelayanan medik di
rumah sakit, dan dilanjutkan dengan penanganan berkas rekam medis yang
meliputi penyelenggaraan penyimpanan serta pengeluaran berkas dari
tempat penyimpanan untuk melayani permintaan/peminjaman apabila dari
pasien atau untuk keperluan lainnya
Menurut Permenkes No 749a/MENKES/PER/XII/1989 pasal 4
Rekam Medis harus dibuat dan dilengkapi seluruhnya setelah pasien
menerima Pelayanan. Untuk itu, dibuat sistem pemantauan dan evaluasi
terhadap kelengkapan berkas rekam medis agar target terhadap Angka
Ketidaklengkapan Berkas (0%) terpenuhi

II. TUJUAN
1. Meningkatkan mutu pelayanan kesehatan di rumah sakit secara efektif,
efisien dan paripurna
2. Meningkatkan mutu administrasi dokter dan perawat yang merawat
pasien dalam mengisi cacatan medis (memenuhi 4 C Correct Complete
Clean Clear)
3. Meningkatkan mutu ketepatan pengembalian berkas rekam medis, yaitu 2
x 24 jam
III. SASARAN
Sasaran kegiatan ini adalah dokter, perawat, dan petugas unit penunjang
yang merawat pasien yang MRS di Rumah Sakit Aisyiyah Siti Fatimah

IV. TARGET
Target yang ingin dicapai adalah :
1. Berkas rekam medis terisi lengkap tentang informasi pasien dan dapat
dipertanggungjawabkan
2. Penyelesaian / pengisian rekam medis sesuai dengan batas waktu yang
telah ditetapkan, yaitu :
a. 2 x 24 jam berkas Rekam Medis kembali dari ruangan ke Instalasi
Rekam Medis
b. 14 hari berkas rekam medis telah lengkap
c. 30 hari berkas rekam medis telah lengkap semua dan disimpan di
rak penyimpanan
3. Tercapainya angka ketidaklengkapan pengisian catatan medis sebesar 25
%
V. PELAKSANAAN
- Kegiatan ini dibagi dalam 2 besar, yaitu :
Evaluasi Kualitas Kelengkapan Berkas Rekam Medis
Evaluasi Kuantitas Kelengkapan Berkas Rekam Medis dan Ketepatan
Pengembalian Berkas Rekam Medis
- Evaluasi Kualitas Kelengkapan Berkas Rekam Medis dilaksanakan oleh
Panitia Rekam Medis sebanyak 1 kali setahun yaitu pada bulan
September.
Evaluasi Kuantitas Kelengkapan Berkas Rekam Medis dan Ketepatan
Pengembalian Berkas Rekam Medis :
a. Dicatat / dientry setiap hari kerja oleh petugas rekam medis yang
ditunjuk
b. Dilaporkan setiap 6 bulan sekali selambat-lambatnya setahun sekali
c. Dianalisa setiap 6 bulan sekali oleh Panitia Rekam Medis
VI. ANGGARAN DANA
Kegiatan ini tidak membutuhkan biaya.
VII.PENUTUP
Demikian TOR ini dibuat, besar harapan dapat dilaksanakan oleh Unit Rekam
Medis sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan
Mengetahui,
RS Aisyiyah Siti Fatimah

drYudi Herriantoro
Direktur

Kepala unit Rekam Medis

Rika Rosalia S.Farm.Apt

TOR KEGIATAN

PEMBUATAN LAPORAN INTERN

I.

PENDAHULUAN
Rekam medis dalam tugasnya harus mampu sebagai pusat data atau
information centre bagi pihak pihak yang berwenang mengetahui data
rumah sakit. Salah satu jabaran dari hal tersebut adalah bagian rekam
medis harus mampu menyuguhkan data yang disertai dengan analisa kepada
pihak manajemen tentang kunjungan rumah sakit. Data dan analisa yang
disuguhkan tersebut diharapkan dapat digunakan sebagai materi masukan
bagi manajemen untuk pengambilan keputusan lebih lanjut.

II. TUJUAN
1. Melaporkan hasil kegiatan rawat Jalan, rawat inap dan unit penunjang
medis RS Aisyiyah Siti Fatimah
2. Menganalisa hasil kegiatan rawat Jalan, rawat inap dan unit penunjang
medis RS Aisyiyah Siti Fatimah
3. Sebagai materi masukan bagi management untuk pengambilan keputusan
lebih lanjut
III. SASARAN
Sasaran kegiatan ini adalah data rawat Jalan, rawat inap, dan unit penunjang
IV. TARGET
Target yang ingin dicapai adalah bagian managemen dapat mengetahui trend
dan hasil analisa tentang kunjungan rawat Jalan, rawat inap, unit penunjang
dalam 1 periode waktu yang dapat digunakan sebagai materi masukan untuk
pengambilan keputusan lebih lanjut
V.

PELAKSANAAN
Kegiatan ini dilaksanakan dan dilaporkan : setiap 1 bulan sekali, dan
dilaporkan secara akumulasi setiap 6 bulan sekali (laporan semesteran) dan 1
tahun sekali (laporan tahunan)

VI. ANGGARAN DANA

Kegiatan ini tidak membutuhkan biaya.

VII.PENUTUP
Demikian TOR ini dibuat, besar harapan dapat dilaksanakan oleh Unit Rekam
Medis sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan

Mengetahui,
RS Aisyiyah Siti Fatimah

dr. Yudy Herryantoro

Direktur

Kepala Unit Rekam Medis

Rika Rosalia S. Farm. Apt

TOR KEGIATAN

PEMBUATAN LAPORAN EKSTERN

I.

PENDAHULUAN
Rumah sakit sebagai instansi kesehatan mempunyai salah satu
kewajiban yaitu melaporkan hasil kegiatan pelayanannya kepada instansi
kesehatan pemerintah yang berwenang yang dalam hal ini adalah Dinas
Kesehatan dan Departemen Kesehatan baik yang berada di tk I, tk II,
maupun di tingkat pusat.
Rekam medis sebagai information centre bertanggung jawab
terhadap kelangsungan pelaporan baik dari sisi kuantitasnya (sesuai periode
waktu yang ditetapkan; sesuai dengan format yang ditentukan) maupun dari
sisi kualitasnya yaitu kebenaran dari laporan yang disampaiakan.

II. TUJUAN
1. Melaporkan hasil kegiatan pelayanan di Rumah Sakit Aisyiyah Siti
Fatimah sesuai dengan periode waktu yang ditetapkan oleh Departemen
Kesehatan RI
2. Melaporkan hasil kegiatan pelayanan di Rumah Sakit Aisyiyah Siti
Fatimah sesuai dengan format yang ditentukan oleh Departemen
Kesehatan RI
3. Melaporkan kebenaran hasil kegiatan pelayanan di Rumah Sakit Aisyiyah
Siti Fatimah kepada instansi kesehatan yang berwenang
III. SASARAN
Sasaran kegiatan ini adalah data rawat Jalan, rawat inap, dan unit penunjang
IV. TARGET
Target yang ingin dicapai adalah hasil kegiatan pelayanan di Rumah Sakit
Aisyiyah Siti Fatimah dilaporkan kepada instansi kesehatan yang berwenang
dengan benar dan tepat waktu
V.

PELAKSANAAN
Data dilaporkan sesuai dengan ketetapan yang dibuat oleh Depkes RI

VI. ANGGARAN DANA

Kegiatan ini tidak membutuhkan biaya.

VII.PENUTUP
Demikian TOR ini dibuat, besar harapan dapat dilaksanakan oleh Instalasi
Rekam Medis sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan

Mengetahui,
RS Aisyiyah Siti Fatimah

dr. Yudy Herryantoro

Direktur

Kepala unit Rekam Medis

Rika Rosalia S. Farm. Apt

( tidak usah diprint tdk ikut)

TOR KEGIATAN

RAPAT KOORDINASI INTERN DAN LINTAS BAGIAN

I.

PENDAHULUAN
Rekam Medis adalah salah satu bagian struktur organisasi yang ada di
Rumah Sakit Aisyiyah Siti Fatimah yang keberadaannya adalah berada
dibawah Bagian Umum . Untuk struktur organisasi unit kerja rekam medis
terdiri Kasie dan Pelaksana. Koordinasi ketiganya sangat diperlukan untuk
menciptakan suatu organisasi yang sehat yang dapat berjalan selaras
sehingga tujuan yang ditetapkan dapat tercapai. Untuk itu perlu dilakukan
pertemuan pertemuan koordinasi yang bersifat rutin untuk
mengkoordinasikan tugas dan mengevalusi pelaksanaan kegiatan didalam unit
kerja rekam medis.
Selain itu, oleh karena pelaksanaan kegiatan rekam medis juga
bersinggungan dengan bagian lain perlu juga dilakukan koordinasi lintas
bagian untuk mengevalusi dan menyelaraskan kepentingan rumah sakit.

II. TUJUAN
1. Mengkoordinir pelaksanaan pelayanan rekam medis
2. Mengevalusi pelaksanaan pelayanan rekam medis
3. Mengkoordinir pelaksanaan pelayanan Rumah Sakit
Aisyiyah Siti
Fatimah Tulangan
4. Mengevaluasi pelaksanaan pelayanan Rumah Sakit Aisyiyah Siti Fatimah
Tulangan
III. SASARAN
Sasaran kegiatan ini adalah staf rekam medis dan unit terkait
IV. TARGET
Target yang ingin dicapai adalah terciptanya koordinasi dan evaluasi di
intern rekam medis dan lintas bagian untuk kepentingan Rumah Sakit
Aisyiyah Siti Fatimah
V.

PELAKSANAAN
- Koordinasi intern diwujudkan dalam pertemuan berkala yang terjadwal
yaitu tiga bulan sekali
- Koordinasi lintas bagian diwujudkan dalam rapat koordinasi yang
dilaksanakan secara insidental

VI. ANGGARAN DANA

Kegiatan ini tidak membutuhkan biaya.
VII.PENUTUP
Demikian TOR ini dibuat, besar harapan dapat dilaksanakan oleh Instalasi
Rekam Medis sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan
Mengetahui,
RS Aisyiyah Siti Fatimah

dr. Qoirida Vinahari

Direktur

Ka.Si Rekam Medis

Rika Rosalia S.Farm. Apt

( tidak usah diprint )

TOR KEGIATAN
PENYUSUNAN PROGRAM KERJA

I.

PENDAHULUAN
Pelaksanaan kegiatan di suatu organisasi harus terencana dengan baik.
Untuk itu perlu disusun program kerja sebagai bahan acuan pelaksanaan kegiatan
tersebut selama satu tahun. Apabila ditengah perjalanan terdapat perubahan
terhadap program yang direncanakan maka bisa dilakukan revisi terhadap program
tersebut.

II. TUJUAN
Menyusun kegiatan yang akan dilakukan dalam 1 tahun
III. SASARAN
Sasaran kegiatan ini adalah bagian rekam medis
IV. TARGET
Target yang ingin dicapai adalah pelaksananaan kegiatan di bagian rekam medis
berjalan sesuai rencana dengan bertumpu pada hasil kegiatan tahun 2008
V.

PELAKSANAAN
Kegiatan ini mulai disusun pada akhir Februari 2011 dan dilaporkan selambat
lambatnya akhir Desember 2011
VI. ANGGARAN DANA
Kegiatan ini tidak membutuhkan biaya.
VII. PENUTUP
Demikian TOR ini dibuat, besar harapan dapat dilaksanakan oleh Instalasi Rekam
Medis sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan
Mengetahui,
RS Aisyiyah Siti Fatimah

dr.Qoirida Vinahari
Direktur

Ka.Si Rekam Medis

Rika Rosalia S.Farm. Apt