HAMBATAN KOMUNIKASI

DALAM ORGANISASI

Oleh:
Andy Corry W

Pendahuluan
Komunikasi organisasi merupakan bidang kajian yang penting untuk diketahui,
karena pengetahuan mengenai prinsip-prinsip dasar dan keahlian komunikasi akan
memudahkan setiap orang yang ada dalam suatu organisasi dapat melaksanakan tujuan
yang sudah ditetapkan dengan lebih efektif dan efisien.
Komunikasi organisasi secara sederhana dapat diartikan, sebagai komunikasi
antarmanusia yang terjadi dalam konteks organisasi. Secara terperinci, komunikasi
organisasi didefinisikan sebagai proses menciptakan dan saling menukar pesan dalam
suatu jaringan hubungan yang saling tergantung satu sama lain untuk mengatasi
lingkungan yang tidak pasti atau yang saling berubah-ubah (Goldhaber, 1986). Dalam
suatu organisasi, terdapat arus komunikasi vertikal dan komunikasi horisontal. Masingmasing arus komunikasi tersebut memiliki fungsi yang berbeda. Pada komunikasi
vertikal, arus komunikasi terjadi dari atas ke bawah dan dari bawah ke atas. Sedangkan
pada komunikasi horisontal, arus komunikasi berlangsung diantara bagian ataupun
karyawan dalam jenjang atau tingkatan yang sama. Selain kedua bentuk aliran
komunikasi, terdapat dimensi ketiga yaitu arus komunikasi eksternal. Pada dimensi ini,
digambarkan bagaimana pertukaran informasi antara organisasi dengan lingkungannya
(dengan organisasi lain atau masyarakat luas). Tujuannya adalah membina hubungan
komunitas.
Hambatan

komunikasi

seringkali

menjadi

penyebab

utama

gagalnya

keharmonisan hubungan antara karyawan dan pimpinan. Dalam ilmu komunikasi, ke

gagalan itu dapat mencapai kegagalan komunikasi sekunder (secondary communication
breakdown). Pemulihan kegagalan seperti ini memerlukan waktu yang cukup lama, rumit
dan unik. Oleh karena itu, sebelum kegagalan komunikasi itu terjadi, tindakan preventif

perlu dilakukan dengan jalan menempatkan komunikasi menjadi salah satu aspek penting
dalam organisasi.

Hambatan Komunikasi dalam Organisasi

Salah satu karakteristik komunikasi antarmanusia menegaskan, bahwa tindak
komunikasi akan mempunyai efek yang tidak dikehendaki. Pernyataan ini bermakna,
bahwa apa yang kita katakan dan apa yang kita lakukan pada orang lain, tidak selalu
diinterpretasikan sama dengan yang kita kehendaki. Kenyataan ini dapat terjadi dalam
setiap konteks komunikasi termasuk dalam konteks komunikasi organisasi. Berikut ini
diuraikan beberapa hambatan komunikasi dalam organisasi. Menurut Muhammad (1995),
hambatan komunikasi disebabkan karena terjadinya distorsi komunikasi, yaitu
kekurangan ketepatan atau perbedaan arti antara yang dimaksudkan oleh si pengirim
dengan arti yang diinterpretasikan oleh si penerima.
Dalam komunikasi organisasi terdapat dua faktor utama yang menyebabkan
terjadinya hambatan komunikasi, yaitu faktor personal dan faktor organisasi
(Muhammad, 1995):

A. Faktor Personal
Faktor personal biasanya berasal dari konsep kita mengenai komunikasi sebagai
tingkah laku dan proses untuk memperlihatkan arti yang ditentukan. Suatu tingkah laku
komunikasi mengaktifkan alat-alat indera kita seperti penglihatan, pendengaran,
penciuman, pengecap dan perasa. Pada suatu saat, kita dibombardir oleh bermacammacam keterbatasan dalam proses komunikasi baik yang datang dari luar maupun yang
datang dalam diri kita sendiri. Faktor utama yang memberikan kontribusi pada hambatan
komunikasi adalah persepsi kita mengenai pemberian komunikasi tersebut. Persepsi
adalah proses pengamatan, pemilihan, pengorganisasian stimulus yang sedang diamati
dan membuat interpretasi mengenai pengamatan itu. Dengan demikian, persepsi
berkenaan dengan penerimaan dan penginterpretasian informasi.
Hal-hal yang berkenaan dengan persepsi yang ikut mempengaruhi proses
komunikasi adalah sebagai berikut:

1. Orang Mengamati Sesuatu Secara Seleksi.

Seleksi maksudnya adalah memusatkan perhatian pada beberapa stimulus dan
mengabaikan stimulus yang lain. Dalam kenyataannya bila kita memusatkan pengamatan
pada satu aspek dari satu situasi, kita harus mengabaikan aspek lain. Misalnya kita
melihat ke luar jendela dan memusatkan perhatian pada kejadian di jalan raya, maka pada
waktu itu kita kurang melihat apa yang terjadi dekat kita. Oleh karena ada kecenderungan
manusia untuk menyeleksi pesan, menjadikan pesan yang seharusnya sampai pada
seseorang tetapi tidak diterimanya. Hal ini tentu juga terjadi dalam organisasi. Misalnya
seorang karyawan kalau sedang asyik memikirkan masalah keluarganya sambil bekerja,
mungkin tidak akan mendengarkan bila temannya mengatakan agar menemui kepala
bagiannya. Hal ini akan menghalangi penerimaan pesan dalam organisasi.

2. Orang Melihat Sesuatu Konsisten dengan Apa yang Mereka Percayai

Persepsi kita mengenai sesuatu, dipengaruhi oleh cara kita bicara tentang orang,
benda-benda dan kejadian-kejadian. Apa yang kita percaya dapat mengubah persepsi kita,
misalnya bila kita percaya bahwa orang itu sangat pintar dan cerdas, kita akan cenderung
melihat tingkah lakunya konsisten dengan kepercayaan kita tersebut.

3. Bahasa itu Sendiri Kadang-kadang Kurang Tepat

Dalam komunikasi, bahasa digunakan untuk menyatakan persepsi. Namun demikian
kadang-kadang bahasa tidak dapat memberikan secara tepat apa yang seseorang
maksudkan. Ketidaktepatan itu disebabkan karena kata-kata bukanlah hal yang
menunjukkan keadaan sebenarnya, misalnya kata pimpinan belum tentu menunjukkan
pimpinan pribadi, kata pohon bisa saja bukan objek pohon. Sesungguhnya bahasa yang
tepat, dapat menunjukkan orang atau benda sebagaimana keadaan yang sesungguhnya.

4. Arti Sebuah Pesan Terjadi pada Level Isi dan Relasi

Suatu pesan berisi bahasa verbal dan nonverbal. Apa yang orang katakan dan
bagaimana orang bertingkah laku, berkombinasi untuk mempertunjukkan pesan yang
dimaksudkan. Tiap pesan dapat dianalisis menurut isi atau tanda dan menurut level relasi

atau interpretasi. Hambatan komunikasi diakibatkan kegagalan mengenal informasi dan

relasi serta membedakannya dari isi dan interpretasi.

5.

Tidak Adanya Konsistensi Bahasa Verbal dan Nonverbal

Dalam kenyataan sehari-hari, sering dijumpai tidak ada konsistensi antara pesan

verbal dan nonverbal, misalnya pesan verbal mengatakan ya tetapi dalam pesan
nonverbal dapat disimpulkan tidak. Bila hal semacam ini terjadi, orang cenderung
percaya pada pesan nonverbal. Pesan mungkin salah dimengerti, terganggu atau kurang
tepat jika tingkah laku nonverbal gagal mendukung apa yang dikatakan pesan verbal.

6. Pesan yang Meragukan Sering Mengarahkan pada Gangguan

Keraguan dapat diartikan sebagai tingkat ketidakpastian berhubungan dengan
informasi atau tindakan. Jika suatu pernyataan seseorang meragukan, itu berarti kita tidak
pasti apa yang dikatakan orang tersebut. Ada beberapa tipe keraguan diantaranya
keraguan arti pesan, maksud pesan dan keraguan efek pesan.
Keraguan arti pesan berkenaan dengan ketidakpastian perkiraan apa arti pesan
sesungguhnya. Makin besar keraguan arti makin sulit pesan itu dipahami. Keraguan
maksud pesan berkenaan dengan ketidakpastian menentukan mengapa pengirim pesan
menyatakan atau menulis pesan tertentu dan kondisi tertentu. Tingkat ketidakpastian
dapat menggambarkan mengapa orang berkomunikasi dengan mereka. Keraguan efek,
berkenaan dengan ketidakpastian memprediksi atau memperkirakan konsekuensi yang
mungkin dari suatu pesan.
Seseorang mungkin gagal memahami suatu pesan atau mendapat gangguan dalam
mengartikannya karena tidak sanggup menentukan apa arti yang dimaksudkan oleh si
pengirim, mengapa pesan itu dikirimkan dan apa konsekuensi dari pemahaman pesan
tersebut.

7. Kecenderungan Memori ke Arah Penajaman dan Penyamarataan Detail

Orang mempunyai beberapa pola sistem memori yang mengarah pada hambatan
komunikasi verbal. Beberapa kajian menemukan bahwa individu yang mempunyai pola
memori penyamarataan, mempunyai lebih sedikit memori kejadian atau cerita dan

cenderung memperlihatkan kehilangan dan memodifikasi keseluruhan struktur dari cerita,

daripada orang yang mempunyai pola memori penajaman. Orang yang suka
menyamaratakan, kebanyakan kehilangan tema, kehilangan cerita secara menyeluruh dan
memperhatikan penambahan pesan yang bersifat bagian-bagian daripada orang yang
tajam memorinya.

B. Faktor Organisasi
Ada beberapa hal dalam lingkungan organisasi yang ikut memberikan kontribusi
terhadap adanya hambatan komunikasi, diantaranya adalah sebagai berikut:

1. Kedudukan atau Posisi dalam Organisasi

Kedudukan atau posisi dalam organisasi mempengaruhi cara orang berkomunikasi.
Anggota-anggota fungsional organisasi yang menduduki posisi dengan tugas dan otoritas
yang ditetapkan untuk itu akan mempunyai pandangan dan sistem nilai yang berbeda
dengan orang lain yang mempunyai kedudukan yang berbeda Tiap-tiap posisi dalam
organisasi menuntut bahwa orang yang menduduki posisi itu, harus mempersepsi dan
berkomunikasi dari pandangan posisinya.

2. Hierarkhi dalam Organisasi

Susunan posisi dalam bentuk hierarkhi menggambarkan bahwa ada orang yang
menduduki posisi superior dan yang lainnya bawahan. Hirarkhi hubungan atasan dan
bawahan ini mempengaruhi cara seseorang berkomunikasi. Diantara mereka terdapat
perbedaan dalam persepsi status. Orang yang menduduki tempat yang lebih tinggi
mempunyai kontrol yang lebih banyak daripada orang yang ditempatkan pada bagian
bawah. Informasi mungkin terganggu ke atas karena bawahan harus hati-hati untuk
membicarakan sesuatu yang menarik bagi atasannya untuk didengar dan menghindarkan
topik atau cara penyampaian yang sensitif terhadap atasannya.

3. Keterbatasan Berkomunikasi
Keterbatasan

yang

ditentukan

oleh

organisasi

yaitu

seseorang

boleh

berkomunikasi dengan yang lain dan ketentuan siapa yang boleh membuat keputusan,
mempengaruhi cara anggota organisasi berkomunikasi.

4. Hubungan yang Tidak Personal

Hubungan yang tidak personal dalam organisasi mempengaruhi cara orang
berkomunikasi. Salah satu dari karakteristik organisasi formal adalah hubungan yang
bersifat formal dan tidak personal. Hubungan-hubungan yang tidak bersifat personal ini
mengarah kepada tekanan-tekanan yang bersifat emosional. Organisasi terdiri dari
individu yang tidak dapat mengkomunikasikan perasaan mereka. Disinilah persoalannya,
siapakah yang mengatur pemecahan masalah mereka ?.

5. Sistem Aturan dan Kebijaksanaan

Sistem aturan, kebijaksanaan dan aturan-aturan yang berkenaan dengan pemikiran,
dan perbuatan, mempengaruhi cara-cara orang berkomunikasi. Pemakaian aturan dan
kebijaksanaan yang kaku mengarahkan ketidakmampuan membuat persetujuan dan
mengarahkan pada hubungan yang tidak personal dan kurangnya komunikasi yang
bersifat emosional.

6. Spesialisasi Tugas
Spesialisasi tugas mempersempit persepsi seseorang dan mempengaruhi cara orang
berkomunikasi. Individu mengenali bidang keahlian mereka masing-masing dan gagal
mengintegrasikan tugasnya dengan bagian lain. Akibatnya seringkali terjadi penundaan
arus komunikasi atau mengelakkan menyampaikan informasi dari orang ke orang lain.
Akibat lain dari spesialisasi tugas adalah timbulnya sikap untuk pemilikan informasi.
Sikap ini tidak mendukung kerja kelompok yang efisien.

7. Ketidakpedulian Pimpinan
Ketidakpedulian pimpinan organisasi juga merupakan penghambat dalam proses
komunikasi. Ada beberapa hal yang memberikan sumbangan terhadap sikap tidak peduli
itu:
a. Pimpinan sering gagal mengirim pesan yang dibutuhkan karyawan karena mereka
mengira orang telah mengetahuinya, sehingga pimpinan itu malas, menangguhkan
atau cenderung menahan informasi.
b. Keasyikan mungkin terjadi, karena pimpinan terlalu berpusat pada dirinya sehingga
mereka tidak mendengar orang lain secara efektif atau bersikap tidak mempedulikan
orang lain.

8. Prestise
Prestise datang dari bermacam-macam bentuk seperti besarnya kantor atau ruang
kerja, kemewahan perabotan kantor dan mobil kantor. Apapun bentuknya prestise itu
merupakan penghambat komunikasi diantara orang yang berbeda levelnya dalam
organisasi. Prestise menjadikan komunikasi antara orang yang memiliki prestise tinggi
dengan yang rendah menjadi tidak lancar atau bebas.

9. Jaringan Komunikasi
Hambatan lain juga dapat disebabkan oleh banyaknya tingkatan atau mata rantai
yang harus dilalui oleh suatu pesan. Pesan yang dikirimkan secara seri atau berantai
banyak cenderung diubah oleh si penerima sebelum dilanjutkan pengirimannya. Menurut
Lewis (1987) hanya kira-kira 30% pesan yang dikirim secara berantai, sesuai dengan
aslinya. Makin banyak mata rantai yang dilalui oleh pesan, makin memungkinkan pesan
tersebut akan salah diartikan.

Mengatasi Hambatan Komunikasi dalam Organisasi

Secara umum, ada empat cara yang dapat dilakukan oleh anggota organisasi untuk
mengurangi hambatan komunikasi, sehingga terdapat adanya ketepatan komunikasi
dalam suatu organisasi. Keempat cara tersebut dikemukakan oleh Down dalam Pace dan
Faules (1989) sebagai berikut:

1. Menetapkan Lebih dari Satu Saluran Komunikasi

Bila seorang karyawan atau pimpinan merasa bahwa informasi yang dia terima
mungkin mendapat gangguan maka salah satu cara unutk menemukan gangguan tersebut
adalah dengan mengkonfirmasikan pesan itu dengan berbagai sumber pesan. Hal ini
dapat dilakukan dengan cara berikut:
a. Menggunakan sumber informasi di luar organisasi, termasuk materi yang telah
dipublikasikan, teman dari organisasi lain, langganan organisasi, orang yang
memberikan bantuan terhadap organisasi, kenalan, kontak yang bersifat politik
dan desus-desus.
b. Menciptakan bidang tanggungjawab yang tumpang tindih diantara karyawan
sehingga adanya kompetisi dalam proses komunikasi. Tiap orang dalam bagian
itu akan mengetahui apabila laporannya kurang tepat, maka akan dibantah oleh
karyawan lainnya. Misalnya seorang pimpinan menerima tiga laporan yang
berbeda mengenai satu hal. Mana yang benar dari tiga laporan tersebut, pimpinan
tidak tahu sehingga perlu diteliti lebih dahulu.

2. Menciptakan Prosedur untuk Mengimbangi Distorsi

Seorang pimpinan hendaknya mengidentifikasi hambatan komunikasi dalam
organisasi yang berasal dari faktor personal maupun dari faktor organisasi dengan teliti,
sehingga dia dapat mengenal mana informasi yang lebih dekat pada yang asli. Jika
seseorang tidak dapat mengetahui macam distorsi yang ada dalam suatu laporan, dia akan
mendapat kesulitan dalam membuat penyesuaian. Salah satu alternatif yang dapat
dilakukan adalah tidak menggunakan informasi itu untuk pembuatan keputusan.

3. Menghilangkan Perantara Pembuat Keputusan dengan Pemberi Informasi

Cara ini dapat dilakukan dengan memelihara struktur organisasi yang mendatar atau
dengan menggunakan bermacam-macam strategi langsung. Dengan mengurangi jumlah
mata rantai jaringan komunikasi maka hambatan komunikasi yang menyebabkan distorsi
komunikasi akan berkurang. Penggunaan struktur organisasi yang datar dapat
memperkecil terjadinya distorsi dalam komunikasi vertikal karena kurangnya jumlah
tingkat yang dilalui oleh suatu pesan.

4. Mengembangkan Pembuktian Ganguan Pesan

Salah satu cara untuk mengurangi gangguan adalah menciptakan sistem pesan yang
tidak boleh mengubah arti pesan selama dalam pengiriman. Untuk membuktikan tidak
ada distorsi, suatu pesan harus dapat dikirimkan tanpa penyingkatan atau perluasan
diantara sumber dan tujuan sipenerima. Oleh karena itu perlu kehati-hatian
mempersiapkan kode-kode dan informasi yang bersifat kuantitatif, sehingga diperlukan
adanya pemilihan atau pengurangan pengkualifikasian, penukaran penekanan, istilah
yang meragukan dan faktor persepsi serta bahasa yang mempengaruhi kebanyakan pesan.

Kesimpulan dan Saran

Sebagai penutup, dapat diberikan beberapa kesimpulan sebagai berikut:
1. Dalam suatu organisasi, terdapat arus komunikasi vertikal, komunikasi horisontal dan
komunikasi eksternal. Masing-masing arus komunikasi tersebut, memiliki fungsi yang
berbeda-beda.
2. Hambatan komunikasi seringkali menjadi penyebab utama gagalnya keharmonisan
hubungan antara karyawan dan pimpinan. Oleh karena itu sebelum kegagalan
komunikasi itu terjadi, tindakan preventif perlu dilakukan dengan jalan menempatkan
komunikasi menjadi salah satu aspek penting dalam organisasi.
3. Dalam komunikasi organisasi terdapat dua faktor utama yang menyebabkan terjadinya
hambatan komunikasi, yaitu faktor personal dan faktor organisasi. Faktor personal
meliputi:
1. Orang mengamati sesuatu secara seleksi.
2. Orang melihat sesuatu konsisten dengan apa yang mereka percayai.
3.

Bahasa itu sendiri kadang-kadang kurang tepat.

4. Arti suatu pesan terjadi pada level isi dan relasi

5. Tidak adanya konsistensi bahasa verbal dan nonverbal
6. Pesan yang meragukan sering mengarahkan pada gangguan
7. Kecenderungan memori ke arah penajaman dan penyamarataan detail.

Sedangkan faktor organisasi yang dapat menyebabkan terjadinya hambatan

komunikasi adalah:

1. Kedudukan atau posisi dalam organisasi

2. Hierarkhi dalam organisasi
3. Keterbatasan berkomunikasi
4. Hubungan yang tidak personal
5. Sistem aturan dan kebijaksanaan
6. Spesialisasi tugas
7. Ketidakpedulian pimpinan
8. Prestise
9. Jaringan komunikasi

4. Secara umum, ada empat cara yang dapat dilakukan oleh anggota organisasi untuk
mengurangi hambatan komunikasi. Keempat cara tersebut adalah:
1. Menetapkan lebih dari satu saluran komunikasi
2. Menciptakan prosedur untuk mengimbangi distorsi
3. Menghilangkan pengantara antara pembuat keputusan dengan pemberi informasi
4. Mengembangkan Pembuktian gangguan pesan.

Sebagai saran yang perlu diperhatikan, agar dapat ditingkatkan komunikasi yang
efektif dalam suatu organisasi antara lain:
1. Hendaknya komunikasi dalam organisasi berorientasi pada penerima dan bukan
berorientasi pada sipengirim. Bentuk komunikasi seyogianya sebagian besar
bergantung pada hal-hal yang diketahui tentang penerima. Inilah yang dimaksud
dengan

empati.

Empati

mengharuskan

sipengirim/komunikator

agar

menempatkan dirinya dalam peran orang lain dan mengandaikan sudut pandang
serta emosi orang lain. Empati mengharuskan komunikator agar menempatkan
dirinya pada kedudukan penerima sehingga dapat memperkirakan bagaimana
kemungkinan penguraian sandi pesan yang akan disampaikan. Supaya pimpinan
dapat berkomunikasi yang efektif dengan karyawan, empati seringkali merupakan
unsur penting.

2. Mendorong terciptanya rasa saling percaya. Perasaan saling percaya antara

pimpinan dengan karyawan dapat memperlancar komunikasi. Bawahan dapat
menilai sendiri mutu hubungannya dengan atasan sesuai dengan persepsinya.
Pimpinan yang berusaha mengembangkan rasa saling percaya akan lebih mudah
melakukan tindakan komunikasi.

DAFTAR PUSTAKA

Goldhaber, Geral M. 1986. Organizational Communication. Brown Pulisher. Iowa Wm.

Lewis, Philip V. 1987. Organizational Communication: The Essence of Effective
Management. John Willey. New York.
Muhammad, Arni. 1995. Komunikasi Organisasi. Bumi Aksara. Jakarta.
Pace, R Wayne dan Faules, Don. 1989. Organizational Communication. Prentice Hall.
New Jersey.

Andy Corry. W. Adalah dosen Jurusan Ilmu Komunikasi Universitas Lampung dan
Fakultas Ilmu Komunikasi Universitas Mercu Buana.