BRZ Vodic Niz Access 2002

“EEBRZI VODIC KROZ We eter eC Lem CheyOSNOVNE TIPKOVNICKE KRATICE @-+@ + OBJASNJENJE Traenje (Find) Zamjena (Replace) + Izrezivanje sadriaja (Cut) Kopiranje sadréaja (Copy) + + + Uljepliivanje sadréaja (Paste) Spremanje promjena (Save) Ispis (Print) Odabir svih zapisa/cijelog teksta (Select All Ponistavanje zadnje akcije (Undo) +o + SOiS/OGlsio}s|e) Ponavaljanje zadnje akcije (Redo) Provjera pravopisa (Spelling) DIOOHBOOOOOH ®) Otvaranje okna zadataka (Open Task Pane) Kratice za prikaz baze podataka i njenih objekata er) (cen) + D Otvaranje prozora Database Otvaranje odabrane tablice, upita, forme ili izvje%taja u Design view naginu rada s) (m+ 4 Kratic (cent HO + Prebacivanje izmedu popisa polja i njihovih svojstava Otvaranje padajuceg popisa za rad s podacima Prekid retka u Text ili Memo polju & +. Umetanje danainjeg datuma 2 + Umetanje trenutnog vremena + Umetanje podrazumijevane vrijednosti (Default value) Kopiranje vrijednosti iz istog polja prethodnog sloga, ¥ Dodavanje novog sloga . OBOHOHE ty) + Brisanje trenutnog sloga # i OH@OHE Otvaranje okvira za navigaciju po broju sloga Odabir cijelog stupca u kojem se trenutno nalazite w Odabir cijelog retka u kojem se trenutno nalazitet “ Tipke za navigaciju po slogovima i poljima DA UCINTTE: PRITISNITE: & pomak na sljedece polje (kada se nalazite u zadnjem palju pritiskom na Tab ‘skotit Cete na prvo polje iduceg sloga) kao Tab, ali u suprotnom smjeru (dakle, unatrag) pomak u isto polje sljedeceg sloga pomak u isto polje prethodnog sioga pomak u isto polje zadnjeg sloga u tablici pomak u isto polje prvog sloga u tablict pomak na sam kraj (zadnje polie zadnjeg sloga) pomak na sam potetak (prvo polje prvog sloga) Glavni prozor Microsoft Accessa 2002 - elementi ‘raka labornika (olavniizdornit kno zadatake (osvir New Fle) Alaina traka Standard Glavni prozor baze podataka (prozor Database) = Statusna trake Alatna traka Web Pomak stranicu Polazna stranica (Startpage) tvaranje spremijerih omiljenih stranica (Favorites) unaprijed (Forward) Pomek stranicu unatrag (Back) —} Opaija za prixaz samo ove alatne trake (Web toolbar only) Zaustauljanj utitavania (Stop) Pretrazvanje Weba Osvjezavarie stranice (Refresh) (Search the Wep) __Ctvararje linkova i pretrazivanja (Go) Grupa opcija 72 otveranje baze pacataka Grupa opeiia za stvaranje novin baza podataka Grupa opoia za stvaranje novih baza podataka na temelju postajechh Grupa opcije za stvaranje novih, ‘baza podataka na temelju predlozaka Kiikor na General templates... gi Gete u odabir Zeljanog, tunapried priprerjenog predioska Otvor okvir za pretrazivanje (Search) Otvaranje okna zadataka (Task Pane — ola Now Fl) Iss int) (Patina) Okno zadataka 4 > New File ~ Evidencia rashoda,mdb Receptions Adrasar mdb Kuda videsteka me GS More files... i) Bonk oata access Page i] Project (esting Dats) Broce ew Osta) CarkakManagenert | Inventory Contil Bl] cores relates: ] Tenplates an erosftcom 2 Ada Netiverk Pace @ merosoh access relp [¥ show stare © trenutno odabranoj vist objekia Alatna traka Database s-.) 17 |_— okvir za dialog u kojem ¢ete pronaci Kikom na ime otvorit éete ‘eljenu bazu pocdataka Kikom na More fles...otverit ete Zeljeru baru podatala Klikom na Blank dataase otvorit € | ¢ete postupak stvaranja nove, pprazne baze podataka € klikom na Choose iile..otvarit Gato okvirza dialog u kojem cate pronacl bazu podataka na tera koje ete stvorti now bazu podataka | klix na ime stvort ete novu bazu podataka na temelju odabranog predloska Kikom na Templates on Miorosoft.com € ‘pojit dete se na Web stranice Microsofta i tamo potraiiti dodaine predloske 4 DEVE Alatna traka objekta (prozor Database) Cc i Prikaz velikim kc eau ns Brsanje objekta_Prke2velikim Kerama Objedti baze podateka su tablice (Tables) | fermen Howat uptl (Queries), forme (Fors), ivestall Detaljni prikaz (Reports), Web stranice (Pages), makro-, [Bhopen I destan ‘objekata naredbo (Macros} i programski moduli € ie oon tr (Mocuies) ibraju se uljevom ner aranjeobjlta 2 inn ; ee f Tans oorascatutn Ofarate rove objet, ovst0 | “Pjlazwoblupoisa 20 Daze poctaaiptozr Laas € RY Aces c Ponisti prethodnu —_Ulazak u programski roe OPIS (Uc Rid (ca Medusobne veze cae eee tablica (Relationships) Ulljeat (Paste) (Script editor) Pomoé u radu A ee (Microsoft Access Help) c y_ Atvaranje osvire Pregled prijeispisa Novi autornatiziani ‘7a dijalog Open (Print Preview) Kopiraj (Copy) Yeze prema ostalim ‘Syojstva objekta _objekti (AutoForm < Spremarje promjena (Save) lzrdi (Cut) aplicacjama Microsoft (Proporties) i séno) Offidea (Orfice Links)PREGLED SADRZAJA Uvon — xiii 01. pocLavuse: Osnove baze podataka — 1 02. POGLAVLUE: Plosne baze podiataka —9 03. POGLAVUEE: Reiaclske baze podateka — 15 04, pocLavise: Osnove Accessa 2002 — 25 05. rocuavie: Tablice u bazi podataka — 37 06. poctavie: Stvaranje novih tablica —47 07. poctavise: Rad s tablicama —59 08. rocLavuse: Relacijski odnasi — 69 09. poaLavise: Sortiranje | filtriranje —77 10, rocavue: Upiti — 89 11. poctavise: Forme (obrasci) u bazi podataka —99 12. poaLAvisE: Prilagodba formi — 109 13. pogLavuse: Izje3taji u bazi podataka — 121 14, rocuavie: Prilagodbe izvjeStaja — 129 15. pocLavuse: Povezivanje s Wordom — 137 16, POGLAVLIE: Povezivanje s Excelom — 143 17. POGLAVLE: Zanimijivi alati Microsoft Accessa — 149 Kazao — 157SADRZAJ Uvop 01. pocLavue: Osnove baza podataka Podaci, podaci Pohranjivanje podataka Poslovni programi Organizacija podataka Rad s dokumentima Logika mapa Sto su baze podataka? Osnovni rjecnik baza podataka 02. rociavise: Plosne baze podataka Opis ploSnih baza podataka Primjer plone baze podataka 03. rociavue: Relacijske baze podataka Sto su relacijske baze? Pristup izgradnji baze Razumijevanje baze Medusobne veze podataka iz razlicitih tablica Primjer relacijske baze podataka 04. poGLAVLiE: Osnove Accessa 2002 Sustavi za upravijanje bazama podataka Pokretanje programa xii NON Sewer uewPoéetni odabir Stvaranje nove baze podataka Prazna baza podataka Baza nastala iz predloska Otvaranje postojece baze podataka Glavni prozor Microsoft Accessa Prozor Database Sustav pomo¢i Microsoft Accessa 2002 05. POGLAVLE: Tablice u bazi podataka Tablice u bazi podataka Microsoft Accessa Kako organizirati podatke u tablice Relacijski model podataka Primarni i strani Kijucevi Normalizacija podataka Tipovi polja Vrste podataka u Microsoft Accessu 2002 06. roGLavue: Stvaranje novih tablica Stvaranje nove tablice u bazi podataka Zadavanje polja Postavke pojedinih polja Izrada tablica Ostali nacini stvaranja novih tablica 07. pociavus: Rad s tablicama Promjena strukture tablica Unos podataka u tablice 28 29 29 30 33 33 34 35 37 37 39 39 42 45 47 47 49 50 54 56 OOOOOCODOOONNNDDDN Promjena podataka u tablicama 66 Ispravljanje podataka 66 Brisanje podataka iz tablica 66 08. POGLAVLE: Relacijski odnosi 69 Potreba za relacijskim odnosima 69 Zadavanje relacijskih odnosa 7 Unos podataka nakon zadavanja relacijskih odnosa 7% 09. POGLAVLIE: Sortiranje i filtriranje 77 Sortiranje podataka ” Filtriranje podataka 81 Sto su i Cemu sluze indeksi? 84 Upiti u bazama podataka 84 10. POGLAVLIE: Upiti 89 Rad s upitima — Design 29 Slozeniji upiti 92 Upit — pregled raéuna % 11. pOGLAVLUE: Forme (obrasci) u bazi podataka 9 Stvaranje nove forme 9 Izrada slozenijih formi 104 Lookup wizard 104 Rezime 106 12. POGLAVUE: Prilagodba formi 109 Prilagodba forme 109 Kako postaviti kontrolu na formu? 12 Combo box wizard 7 Pregledavanje forme 913. POGLAVLE: IzvjeStaji u bazi podataka IzvjeStaji u Accessovoj bazi podataka Stvaranje novog izvjeStaja Stvaranje slozenijeg izvjestaja upotrebom Zarobnjaka 14. POGLAVLE: Prilagodba izvjestaja Prilagodba izvjeStaja Format izyjestaja Lokalizacija Dodatna dotjerivanja 15. POGLAVUE: Povezivanje s Wordom Veza Microsoft Accessa 2002 i Microsoft Worda 2002 Izvoz podataka iz Accessa u Word 16. POGLAVLE: Povezivanje s Excelom Veza Microsoft Accessa 2002 i Microsoft Excela 2002 Izvoz podataka iz Accessa u Excel 17. PoGLavue: Zanimijivi alati Microsoft Accessa Kako zastititi bazu podataka od nezeljenog dohvata Alati za popravak i uredivanje baze podataka Sigurnosna pohrana baze podataka (backup) Pretvorba Accessovih baza podataka u razlitite formate Microsoft Access 2002 i Internet KazaLo 121 121 137 137 139 143 143 146 149 149 151 152 153 154 157 OOCCOCODOD OTOH Uvop Pred vama je knjiga o Microsoft Accessu 2002, najnovijoj verziji najpopularnijeg stolnog sustava za upravijanje relacijskim bazama podataka. Otkad je joS pogetkom devedesetih godina proilog stoljeca objavijena prva verzija Microsoft Accessa, kao uostalom i sa svim ostalim Office aplikacijama, vrijeme je proteklo u znaku sve veceg i ja¢eg polozaja na trzistu. Sredinom devedesetih godina, s verzijom Accessa koja je bila sastavni dio Microsoft Offi- cea 95, Access je Cvrsto zasjeo na tron. U meduvremenu su njegove mogu¢nosti iz verzije u verziju bile sve vece i danas je Access u velikoj mjeti sposoban kao baza podataka podrZati i mnoge zahtjeve koji se obi¢no vezu uz velike baze podataka i sustave za njihavo upravijanje.Sto éete pronadi u knjiz U ovoj éete knjizi, kroz niz poglavlja, nauéiti osnove i zakoratiti u svijet baza podataka. Mnogi su Ijudi skepticni vec pri pomisli da Ge raditi s necim Sto se zove baza podataka. Stoga u ovoj knjizi neée biti velikog teoretiziranja, niti suviine gnjavaze besmislenom terminologijom. Ovo je pokusaj uvoda u baze podataka i Microsoft Access, kroz primjer evidencije ku¢nih rashoda. U kratkim poglavijima naudit éete osnove rada s pojedinim dijelovima Microsoft Accessa i pribliziti se shvacanju da je Microsoft Access jednostavan sustav koji mozete svladati kao i ostale aplikacije Microsoft Officea. Savjeti, napomene i sveprisut- ni koraci pomoci ée vam da brzo i jednostavno usvajate osnovna znanja. Sto necete pronaéi u knjizi? Microsoft Access 2002 nudi mnogo toga Sto prelazi granice koje postavlja ava edicija. U ovoj knjizi neéete naci opise i objagnjenja naprednih alata koje nudi Microsoft Access 2002. Isto tako, u ovaj knjizi neéete moci protitati niSta o makro-naredbama i programiranju modula pomocu VBA (Visual Basic for Applications). NeGe se govoriti o strukturiranom jeziku za upite (SQL), niti ée se posebno popisivati baé sve sto se moze procitati u Accessovim izbor- nicima ili vidjeti na Accessovim alatnim trakama. U ovo} se knjizi nece posebno abjasnjavati upotreba klizne trake, pritiskanje tipki, odabir opcija... Sve Gete to naci u ostalim knjigama ove edicije, pose- bice u knjizi o operacijskom sustavu Microsoft Windows XP. Dakle, znanje rada s “prozorima” se podrazumijeva Kako koristiti knjigu? U Accessu, kao i u svim Windows programima, naredbe se biraju iz padaju- Gih izbornika. U ovoj su knjizi takve naredbe pisane kosim pismom, kurzivom litalic). Premda je naredbama u Accessu jedno slovo podvuteno, u knjizi nismo koristili podvlagenja. Ideja podvuéenog slova je u tome da predstavija aktivni znak, odnosno znak s posebnim znagenjem, es: Za brzo pokretanje nekih naredbi iz izbornika moguée je koristiti kratice, Pri- injerice, za otvaranje datoteke dovoljno je na tipkoynici pritisnuti kombina- ciju tipki Ctrl+0, Imena tipki tipkovnice pojavljuju se napisana masnim pismom. Kad dyije tipke trebaju biti pritisnute istovremenc (ali navedenim redoslijedom), povezane su znakom plus (“+”), kao u ovom primjeru: Pritisnite Alt+U (pritisnu- tii drZati tipku Alt, a zatim pritisnuti tipku U) za pristup izborniku Uredivanje. Rad s misem lako je rad bez miga mogué (u nekim sluéajevima éak i brZi), ipak je, opéeni- to gledano, mnogo udobnije pri radu koristiti mia ili neki drugi uredaj (obicno na prijenosnim raéunalima] namijenjen pokazivanju. Pri opisu rada s migem koriste se sljecedi izrazi © Pokazivat mia: Mali graficki objekt koji se mice ekranom kad pomicete miga po podlozi. Uglavnom je u obliku strelice, ali mijenja oblik prilikom izvréa- vanja nekih radnji ili ovisno 0 tome na kojem se podrudju ekrana nalazi. © Pokazivanje: Pomicanje mia tako da pokazivaé mia stane na totno odredeno mjesto. Na primjer, pokazite migem na tipku Spremi na Standardnoj traci s alatima © Pritis obigno koristi pri povlagenju. Pritisnite primarnu tipku misa i drdite je pritisnutom. Ovo se © Klik: Pritisnite primarnu tipku mia i odmah je otpustite (kod migeva za desnu ruku primarna je lijeva tipka). © Desni klik na — : Pritisnite sekundarnu tipku miga i odmah je otpustite. Uglavnom se koristi za pozivanje izbornika precica. To su izbornici koji prikazuju nekoliko najuobicajenijih naredbi za rad s oznaéenim dijelom (éo god bilo oznaéeno). © Dvostruki Klik na — : Pritisnite primarnu tipku miga dvaput (uzastopce, s minimalnim razmakom]. Ako vam se Cini da ne radi dobro (ili ono Sto bi trebalo),moje se podesiti brzina reakcije miga na dvostruki klik. PodeSavanje osjetljivosti izvodi se u Control Panelu Windowsa XP. Povlaéenje: Pritisnite primaru tipku mia i driite je pritisnutom. Pomigite mia da pokazuje na novu Zeljenu lokaciju, a zatim otpustite tipku mia. Po- vlatenje se obiéno koristi pri oznatavanju raspona éelija miem, ili pri prom- jeni veligine objekata ili prozora Posebni okviri U knjizi Cete se susretati s okvirima u kojima mozete procitati razne savjete za ubrzavanje rada, kao i upozorenja u sluéaju da ne mozete poniititi djelo- vanje upravo izvrSene naredbe. Novi termini, vazni za razumijevanje i bolje snalaZenje u radnoj okolini Worda, istaknuti su takoder u zasebnim okvirima, kao u primjerima koji slijede. Korisni tikov, napomene i sitnice koje ée vam Zivot 5 Accessom utiniti aksim, smjesteni su u ovakve okvire. Opasnosti pri racu s ragunalom vrebaju uvijek. pa tako i kada se koristi Access. Na takve situacje bit Cete upozoreni u ovakvim okvirima Novi izrazl s kojima cete se upoznavati uted raditi u Accessu posebno su istak- nut ovakvim okvirima. U osjenéanim okvirima s iscrtanim stopama objaénjeno je korak po korak kako izvesti niz odgovarajucih naredbi ili radnji za konkretan zadatak ili primjer. Opisani niz. radnji ponekad je potkrijeplien slikom radi lakSeg razumije- vanja sadrZaja. Evo kako izgleda jedan takav okvir. OOCCTC CORA ooo Do odo: Pokretanje Accessa Kiknite Start na Taskbanu. U prikazanom izborniku odaberite All Programs. U pricazanom podizboriku kliknite na Microsoft Access. ‘Aiternativa je da pronadete ikonu Microsoft Accesa na dekstop Windowsa idva put na nju kiknete miem. Sino tome, Stavku s Micosoft Accessor movete pronadii u Start meniju: Kiknite na Start u taskbaru Windows, potom na All Frogrems | potom na Microsoft Access. Kontaktirajte s autorom Zelite li kontaktirati s autorom, pisati moZete na e-mail adresu goran@eta-info.hr Dobrodosle su vase pohvale i kritike, te ukazivanje na eventualne pogreske ili propuste, koji ce tako modi biti ispravijeni u kasnijim izdanjima knjige Goran JednacakOsNOVE BAZA PODATAKA Podaci, informacije... Sri svega Sto radite na raéunalu upravo su podaci. U ovom éete poglaviju nauéiti kako se organiziraju podaci na raéunalu I $to pritom predstavijaju baze podataka. Podaci, podaci Koligina informacija koju svatko od nas svakodnevno prima daleko premasu- je na’e moguénosti paméenja (kao, uostalom, i volju za tako netim). Razlika se povecava razmjerno povecanju broja potrebnih informacija. Primjerice, vje~ rojatno je vec sam popis telefonskih brojeva koje cesto nazivate priligno velik. U redu, imate mobitel, mozda i mali ruéni adresar (ini se da takvi ne izumiru) ili jedan od malih digitalnih pomoénika. Medutim, sve kad biste i htjeli, tesko da biste sve potrebne podatke mogli napisati u rokovnik ili rokovnike. Osim toga, i uz neizmjeran éete trud nakonnekog vremena imati ogromnih potesko¢a s pregledom i nalazenjem odre- denih informacija. Osobna su raéunala u pohrani i organizaciji podataka napravila pravu revoluciju. Dok su nekoé velika raéunala — samim tim i moguénosti pohrane velikih koligina podataka, brzih pregleda i ispisa potrebnih informacija — bila privilegija velikih tyrtki, osobna su racunala za sve nas postala uobitajena alatka za takve primjene. Pohranjivanje podataka Danas je broj osobnih racunala u uredskoj i kucnoj upotrebi upravo ogroman. Ne bih se upustao u procjene kada €e osobna raéunala ili neka vrsta njihove izvedenice biti zastupljeni u nasim domovima jednako kao televizori, ali taj trenutak ne treba traziti u predalekoj buduénosti. Narayno, moguénosti pohrane velikih koligina informacija i brzih pregleda i na~ laZenja u tom moru podataka podizu i nage apetite. Skloni smo, sada kada imamo odgovarajuce alate, biljeziti i spremati niz informacija. Primjerice, sasvim je vjerojatno da na svom racunalu veé imate pohranjene, a u nekom obliku i organizirane, klasigne podatke adresara za svoje prijatalje, rodbinu i posiovne kontakte, Neki od vas vode i evidenciju svojih prihoda i rashoda, mozda u kojoj od proraéunskih tablica. Poslovni programi Velika vecina tvrtki upotrebljava racunala za pripremu i ispis svojih dokumenata, vodenje poslovanja i sliéno. Dobar broj njih, naravno, koristi posebno pi- sanu programsku podréku, ali i u takvim sustavima preostaje niz informacija koje su svakodnevno potrebne, a nisu ukljugene u kupljeni softver. Postupnim usvajanjem znanja rada na osobnim ratunalima koristite i sve veéi broj aplikacija. Krainje pojednostavijeno, imate PC s instaliranim Windowsi- ma, savladali ste osnove rada s datotekama i mapama, obi¢no najprije kre- Nete upotrebljavati program za obradu teksta, zatim uvidite prednosti rada u proracunskim tablicamna za mnoge sluéajeve u kojima morate izvoditi i odredene proraéune. Nakon toga... pa, tekko je re¢i. Cinjenica je da su baze podataka dio raéunalnog svijeta od samih pogetaka, ali kada je potrebno napraviti iskorak u taj svijet ini se da je skok prevelik i OOCCOCOO CHOON DANN NS velik broj korisnika odustaje na samom pogetku, Ako ste na osobnom raéu- nalu radili | u vremenima DOS-a, sva je prilika da ste upoznali dBase — jednostavan sustav za upravljanje bazama podataka. U ono je vrijeme dBase bio pravi kralj. Vremena se, medutim, mijenjaju. Koli¢ina podataka, a samim tim i na’ih zahtjeva prema odgovarajucoj pro- gramskoj podrsci, pritom nezaustavijivo raste. Organizacija podataka Imate li u novéaniku gomilu posjetnica i papiriéa s adresama i telefonskim brojevima, a na papiru u straznjem dzepu hlaéa popis vaznih obaveza za iducih nekoliko dana, moze se reci da ste organizirali svoje podatke, Kako, to je vee teze pitanje. Sasvim je sigurno da biste s jednim malim rokovnikom napravili prili¢an pomak, Moda biste razmislili i 0 digitalnim pomoénicima, od onih jednostav- nijih koji objedinjuju kalkulator, datumski planer i adresar, pa do siozenijih, ali i mnogo skupljih, koji vam omoguéavaju pohranu veceg broja podataka i nji- hovu urednu organizaciju. Sliéno je is osobnim racunalima. Posjedujete |i raéunalo kod kuce ifili u ure- du, te imate instalirane odgovarajuée programe, na pola ste puta do dobre organizacije svojih podataka. Drugu polovicu tog puta trasirat Gete sami. Na- kon unesene velike koli¢ine informacija, brz0 cete uvidjeti u kojoj ste mjeri dobro i uredno organizirali svoje podatke Rad s dokumentima Primjerice, koristite li program za obradu teksta, poput MS Worda, za pisanje svih svojih dokumenata, moglo bi se dogoditi (Sto je prilitino esto i slueaj) da sve svoje dokumente spremate u mapu (direktorij, imenik) My Documents odnosno neku koju ste sami stvorili lako se Gini da je to priliéno dobar pristup, nakon Sto ste napisali, recimo, pedesetak dokumenata i spremili ih kao datoteke u navedenu mapu, uotit éete ili veé jeste) da je takva organizacija velo nespretna. Ako ste pritom datoteke nazivali kratkim imenima, pa prema njima vec nakon nekoliko dana te8ko mozete odgonetnuti o Gemu se unutra radi, sva je prilika da cete u potrazi za jednim dokumentom morati otvoriti desetak ili vise njih.Logiéno, poget éete stvarati podmape kako biste, primjerice, odvojili pisma, for- malnije dopise i slike. Ako ste poslovni korisnik, korespondenciju s drugim turtka- ma organizirat Cete u zasebne podmape. Stvorit ete vei broj razina podmapa kako biste Sto jednostavnije, vec samim pregledam u Windows Exploreru, mogli pronaci dokument koji vas zanima. Logika mapa Ako uz odredene dokumente iz programa za obradu teksta vezete i neke prora~ éunske tablice, odgovarajuée éete datoteke s podacima i proraéunima spremiti u istu mapu s dokumentima, Slitno je i s datotekama koje sadrZe crteze i fotogra- fije. Drugim rijecima, bolje cete organizirati podatke, Pojednostavijeno, stvorit ete neku vrstu baze podataka. Pritom ¢ete vi biti upravitelj takve baze podataka. Na slici 1-1 mozete vidjeti kako izgleda razmjerno dobra organizacija informacija odnosno datoteka, na primjeru u kojem tvrtka stvara i éuva niz razlicitih dokumenata za odredenu godinu svog poslovanja. Om OF Jim oni me Naravno, u ovakvim se sluéajevima javijaju i odredeni problemi. Primjerice, ako svakoj od tih tvrtki Baljete i ponude, kamo spremiti datoteke sa sadrZajem ponuda? Spremimo li ponude u svaku od podmapa koje se odnose na pojedinu twrtku, tada smo znacajno olaksali nalazenje svih relevantnih podataka za odredenu tvrtku, Mediutim, treba li vam pogled na sve ponude koje ste poslali uodredenom vremenskom razdobliu, nemate puno izbora — morat Cete protes- Ijati sve podmape pojedinih tvrtki i redom nalaziti datoteke s ponudama. COCCOC COCO RONDO DE Naravno, datoteke s ponudama mogli biste uvijek nazvati tako da pocinju, primjerice, slovnim nizom PON, pa onda upotrijebiti alat za pronalazenje datoteka Find, koji je sastavni dio Windowsa, i utipkati niz PON*.*. Nakon nekog biste vremena u prozoru Find imali popis svih datoteka koje potinju s PON. Ipak, svi su takvi postupci provizorni, Za dobru, prilagodljivu i jasnu organizaciju podataka najbolje ée posluziti alati stvoreni upravo za tu namjenu, a to su baze podataka i sustavi za upravijanje istima. Sto su baze podataka? U prethodnom je odjeljku spomenuto kako veé i samom organizacijom mapa i datoteka na disku raéunala mozete uspostaviti neku vrstu baze podataka. Isto tako, napomenuto je da u tom slucaju vi postajete upravitelj takve baze podataka i pritom imate priliéno ogranitene moguénosti. Jasno je, dakle, osim u krajnje jednostavnim sluajevima, da ¢ete posao pohrane podataka i upravljanja njima u najgirem smislu prepustiti alatima stvo- renima za tu namjenu - bazama podataka | sustavima za upravljanje bazama podataka. rr Bon Pn penNa osobnim ete racunalima, natelno, naici na dva osnovna pristupa u reali- zaciji baze podataka. Jedan, kojim se baza podataka u potpunosti, ukljucivsi spremiste samih podataka, sve definicije, prozore i tabliéne prikaze za unos, pregied i promjenu podataka, pa i izvjestaje temeljene na podacima, nalazi u jednoj datoteci (kao &to je sluéaj s MS Accessom XP koji opisujemo u ovoj knjizi). Drugi je pristup takav da se mapa odnosno direktorij na disku ratunala koristi kao spremiste unutar kojeg se nalaze zasebne datoteke s podacima, datoteke izvjeStaja i slitno (takav je sluéaj s Borlandovim Visual dBaseom, Co- telovim Paradoxom itd.). Prije nego Sto nastavimo objagnjavati baze podataka i sustave za upravljanje njima, potrebno je usvojiti osnovnu terminologiju vezanu uz baze podataka, Osnovni rjecnik baza podataka U nastavku teksta daje se osnovni opis pojmova koje éete éesto sretati ne samo u ovoj knjizi veé i u svemu vezanom uz baze podataka, lako zasad ovi pojmovi mogu zvueati strano, ne bojte se. Vase ée kretanje kroz knjigu prati- ti detaljna objasnjenja i prikaz pojedinih pojmova. ® Tablica (table) je osnovna spremisna jedinica za podatke unutar baze podataka. Baza podataka moze sadrzavati jednu ili vise tablica. Tablica sadrZava podatke o jednom subjektu ~ osobi, racunu ili knjizi ~ i predstavlja dvodimenzionalni objekt u kojem su informacije spremijene u poljima i slogovima. Tablice mogu medusobno biti povezane preko jednog ili vise podataka u njima. © Polje (field) predstavlja stupac informacije i kao takvo sadr¥i odredenu vrstu podataka —jedno polje sadr2i, primjerice, matigni broj gradana, drugo prezime, treée njegov telefonski broj. © Slog (record) predstavja redak informacije i objedinjuje informacije svih polja za odredeni subjekt. Dakle, zapis za jednu osobu predstavijat ée slog s podacima 0 matiénom broju, prezimenu i telefonskom broju te osobe. Primjerice, slika 1-2 predotuje tablicu koja sadr2i podatke 0 osobi (subjektu) —maticni broj, prezime, ime, telefonski broj. OUCCOC CORR ooo oat 1710962335122, | Kova Ana 1606996330012 | Babi¢ Sven 0 osobama Ovakva bi tablica imala tri polja (imena JMBG, PREZIME | IME, TELEFON), te zasad tri sloga s podacima o ivanu, Ani i Svenu. Novi TERMIN| lz gomje bi tablice, recimo, trebali izvuci samo prezimena i imena osoba tii brojevi telefona podinju brojkom 2. Rezultat bi takvog upita bila tablica na slici 1-3, sa samo jednim stupcem, sljedeceg sadrzaja: é Slika 1-3: sRRESIE LET) Rezultat upita kojim se iz tablice uzimaju Horvat Ivan samo prezime i ime osobe éiji telefonski b10j potinje brojkom 2 Novi DU S obzirom na to da radite u Windowsima, izgled forme vas sigurno nije izne- nadio: sa sli¢nim ste prozorima zasigurno veé radili.Brzi vooié xroz Access 2002 Slika 1-4: Forma za prikaz, unos i promjenu podataka 0 osobama Izvjestaj (report] je naprosto formatirani prikaz podataka unutar kojih su mogué proratuni a sluze prvenstveno za ispis, Izjestaji su unutar baze podataka spremijeni kao objekti, tako da ih je potrebno izraditii urediti samo jednom, a zatim upotri- Jebiti neogranigen broj puta, pri temu njihov sadréaj. naravno, ovisi o podacima koje prikezuje. U prethodnih nekoliko odlomaka spomenuti su samo osnovni pojmovi — oni koji su nam potrebni za normalno praéenje nastavka knjige. Terminologija baza podataka je, naravno, mnogo Sira. Kako se u tekstu budu pojavijivali novi pojmovi, tako ée biti i objasnjeni. SADA ZNATE © Kako treba organizirati podatke © Sto su baze podataka ® Znagenje osnovnih pojmova koji se esto srecu u radu s bazama podataka, sto je od velike vaznosti za razumijevanje daljnjih poglavija ove knjige PLOSNE BAZE PODATAKA U ovom ée poglaviju biti rijeti o plognim, najjednostavnijim bazama podataka. lako predstavijaju éistu osnovu i najjednostavniji oblik baza podataka, bez njih nije moguée razumijevanje baza podataka. Opis plosnih baza podataka Ako upotebljavate neku od proracunskih tablica, primjerice MS Excel, izvjes- no je da ste veé zapravo stvorili jednu ili vise plo&nih baza podataka. Plogna baza podataka predstavija jednu dvodimenzionalnu tablicu s podacima kod kojih su stupci polja tablice, a reci slogovi tablice. Takva jedna tablica sadrzi sve podatke, nema veza prema drugim podacima i sama za sebe predstavja ujedno i bazu podataka. Jedan jednostavan primjer takve tablice moZete vidjeti u 1. poglaviju, u odjeljku Osnovni rjetnik baza podataka, na slici 1-2. OOCOO COON R NNNSliéno tome, ako vodite evidenciju svojih knjiga i pritom upisujete autora, naziv kajige, broj stranica i godinu izdanja, mogli biste stvoriti plonu bazu podataka — tablicu s Cetiri polja, Broj knjiga koje imate u ku¢noj biblioteci odredit €e, naravno, i broj slogova u toj tablici Moida éete ve sada postaviti pitanje trebate li uopée za takve namjene upotrijebiti neku od postojecih baza podataka odnosno sustava za upravljanje bazama podataka. Zasto, primjerice, ne biste tu tablicu stvorili u Excelu? U éelije prvog retka upisali biste nazive stupaca, dok biste Celije ostalih redaka popunja- vali podacima o knjigama. Osim toga, moguénost stvaranja neke vrste baze podataka doista postoji u Excelu, pa biste pomocu nje mogli stvoriti i formu za prikaz, unos i promjenu podataka pojedinih slogova. Ne mogu reci niSta protiv gornje argumentacije. Mogu¢nosti filtriranja podataka i odabira prema zadanim uyjetima postoje i u proracunskim tablicama. U novijim inacicama postoje i provjere unesenih vrijednosti u pojedine éelije. Dakle, gotovo sve Sto vam treba. Ipak, savjetujem vam da proraéunskim tablicama ostavite onaj dio poslova u kojem su najjaée i zbog éega su stvorene. a to su proraéuni i grafigki prikazi prora¢una za preteino brojéane podatke. Rad s bazama podataka, njihov dohvat, prikaz i izvodenje razlititih upita, kao i stvaranje brzih, preglednih izvjestaja, prepustite sustavima za upravijanje bazama podataka. Nadam se da ¢e vam ova knjiga pomoci u donosenju takve odluke. Primjer plosne baze podataka U prethodnom odjeljku kratko smo spomenuli primjer vezan uz evidenciju knjiga u kucnoj biblioteci. U kojoj bi mjeri takva evidencija bila korisna ovisi, naravno, 0 broju knjiga koje posjeciujete, iako ne mislim da bi takva baza podataka bila od neke posebne koristi. Pogledajmo sada iscrpnije kako bismo mogli zamisliti i pripremiti plo’nu bazu podataka, dakle jednu tablicu evidencije kué- nih rashoda — zapravo evidenciju dospjelih ratuna i njihovih placanja. Takva bi OCCO CORA NO NNN DONO tablica veé imala mnogo vise smisla, jer osim puke evidencije daje i vrijedne informacije, pa éak i moguénost planiranja i rasporedivanja kuénog proraéuna. Kako zasad samo predstavijam baze podataka i upoznajem vas s osnovnim natinima organizacije podataka i pripremama za stvaranje baze podataka, primjer ée biti nepotpun, ali dovoljan za razumijevanje Za poéetak, trebali biste odrediti koje ete informacije spremati u bazu podataka. Htjeli mi to ili ne, mjeseéno nam redovno stizu racuni za struju, vodu, telefon, odvodnju... Osim toga, gotovo svaki dan ostavimo odreden novac i u trgovini. Povremeno kupujemo i veée, dugoroénije stvari, poput raznih kuéan- skih aparata, odje¢e ili obu¢e. Koliko ustvari trosimo mjesetno? lako bi odgovor mogao glasiti onoliko koliko imamo, to ba’ i nije to¢no. Odlazimo u minuse na tekuéim racunima, zaboravijamo platiti neke racune, neke od njih i svjesno ne plaéamo na vrijeme... Zivot je Zivot. Dakle, svim je tim raéunima zajedni¢ko to da svaki od njih placamo odredenoj trgovini ili organizaciji, plaéamo na jedan od uobigajenih nadina (gotovinom, gekom, kreditnom karticom), obavijamo ga na odredeni dan i, nagelno, totno u iznosu nazna’enom na racunu. Postoji jo8 citav niz zajedni¢kih osobina za svako od tih plaéanja, ali ogranicimo se na navedene. Sto se nage baze podataka tite, upisat emo kome placamo ratun, na koji na- Gin, u kojem iznosu i kojeg dana. Kako plaéamo sve vise racuna, tako i nasa baza podataka raste. Nakon nekaliko mjeseci imat éete veé prilitno veliku evidenciju placenih i neplacenih raéuna. Moéi éete izraéunati prosjetan miesecni rashod, a mo?da i primijetiti kako mnogo trosite za svakodnevne nabavke... Nau bismo tablicu mogii, dakle, organizirati tako da ona ima éetiri polja: naziv tvitke ili organizacije kojoj plaéamo raéun (PRODAVATEL)), iznos koji placamo (IZNOS), datum plaéanja (DATUM) i nagin plaéanja (PLACANJE). Stvorimo [iniranja svake od njih i relacija medu njima mogu postati vrlo slozeni., § takvim Gemo se problemima susresti kasnije u knjizi. takvu tablicu i upiSemo dva maloprije spomenuta racuna, zapravo éemo dobiti dva sloga u tablici na slici 2-1: Kad u gornjoj tablici promotrimo koje smo stupce odnosno polja podataka PRODAVATELJ | IZNOS | DATUM __| PLACANJE ukljudili u nagu tablicu, pazomost treba obratiti na dvije vazne €injenice: a NO A ear VCC TENINS © Neka od polja zahtijevaju opdi tekstualni unos, poput naziva prodavatelja HER 134,00 | 14.12. 2002: | CEk ili opisa raéuna, dok, primjerice, polje IZNOS uvijek sadrzi samo brojéanu vrijednost (i to toéno odredenu, valutnu vrijednost) ianosa racuna. O vista- Slika 2-41 ma podataka i definicijama polja detalino Ce se govoriti u poglaviju 0 Teblcaraéuna sca sloga. stvaranju tablica u bazama podataka. Zasad, zbog jednostaynost i razumljivosti, ne spominjem te detalje. Jasno je da bismo podatke o placenim racunima mogli dopuniti dodatnim informacijama. Primjerice, da bismo sacuvali jasniju sliku 0 tome na to se koji raéun odnesi, bilo bi dobro ukljuéiti polje u kojem bismo poblize opisali raéun, Nazovimo ga OPIS. Polje PLACANIE u koje upisujemo natin placanja ustvari se popunjava s ti moguce vrijednosti (GOTOVINA, CEK, KREDITNA KARTICA). Logitno je upitati se moramo li svaki put upisivati nacin pla¢anja ili bi, mozda, za svaki slog pri popunjavanju tog polja mogji izabrati jedan od nacina placanja nekog popisa ili druge tablice. Ovim se pitanjem ulazi u podruéje relacijskih baza podataka, koje Gemo objasniti upravo u narednom poglaviju. Tablica bi sada izgledala kao na slici 2-2, PRODAVATELJ | IZNOS | DATUM PLACANJE | OPIS HPT. 100,00 _| 12. 12. 2002. | GOTOVINA | Ragun za 11/02 HEP. 134,00 | 14. 12. 2002. | CEK Racun za 11/02 Slika 2-2: Tablica raéuna s cva sloga i dodanim poljem u kojem opisujemo ragun. SADA ZNATE ® Sto su plo’ne baze podataka “é Naime, gornji je primjer vrlo jednostavan, pa je i dodavarje ili brisanje pojedinih polja razmjerno bezbolan postupak. Medutim, u sloZenim bazama podataka s vecim brojem tablica koje su medusobno povezane, postupak deti- © Od éega se sastoje ©. Kako su u njima organizirani podaci © Kako se dolazi do plosnih baza podataka, koje ée U jednostavnim slutajevima biti vise nego covoljne za svakocinevni rad s podacima OCC o Rood dood oe oNeRELACIUSKE BAZE PODATAKA Kao to su u prethodnom poglaviju objainjenje Jednostavne, plogne baze podataka, tako ée u ovom poglaviju biti rijeci o slozenijem, a éesto I potrebnijem obliku baza podataka - relacijskim bazama. Sto su relacijske baze? Kao Sto ste mogli procitati pri kraju prethodnog poglavija, jasno je da, osim u najjednostavnijim slucajevima, 0 odredenom subjektu (osobi, narudZbi, ra- éunu...) spremate niz razliéitih informacija. Pokusate li stvaranjem plogne baze podataka obuhvatiti u jednu tablicu sve Zeljene podatke o odredenom subjektu, mogli biste vrlo brzo uvidjeti kako je to vrlo nespretno i ne osigurava daljnji ugodan rad s podacima. ‘Ako, primjerice, Zelimo stvoriti tablicu sa svim potrebnim podacima za ponude koje Saljete svojim kupcima, tada ¢e broj polja (stupaca) te tablice postatiizrazito velik. Osim toga, jedno od tih odnosit ée se na naziv kupca, pa éete brzo doci do toga da, osim imena kupca, trebate i dalinje informacije - adresu, grad, drzavu, telefonske brojeve, brojeve telefaksa, adresu e-poste itd. PokuSajte sada zamisliti da za svaku ponudu u jednom slogu tablice vodite sve te podatke. Usto, dogodit ce se, i to vrlo Gesto, da neku od buducih ponuda ponavno Saljete veé unesenom kupcu. U plonoj cete bazi podataka tada ponovno morati unijeti sve informacije o veé postojeéem kupcu. Unos €e postati jako zamoran, tablica vrlo nepregledna, a pritom Cele za svaki slog tablice iskoristiti mnogo viSe memorijskog prostora nego sto je potrebno. Pritom se mogu¢nost pogresnog unosa podataka znacajno povecava, jer je teSko vjeravati da ponovijeni unos veceg broja podataka moze prod bez ijedne razlike i pogreske. Pristup izgradnji baze Prethodno opisanom sluéaju potrebno je, dakle, pristupiti na sasvim drukeiji nacin. Sasvim jednostayno, ne bi li bilo bolje stvoriti joS jednu tablicu s podacima o kupcima, unijeti u nju slog za jednog kupca i zatim u drugoj tablici na neki natin “pokazati” o kojem se kupcu radi? Tako biste odredenog kupca sa svim pripadajucim informacijama unijeli u bazu podataka samo jednom, dok biste u tablici ponuda za sve ponude koje se odnose na tog kupca imali jednaku “uputu” na slog toga kupea u drugoj tablici. Na slici 3-1 mozete vidjeti kako bi izgledala jedna tablica s podacima 0 ponudi.u kojoj su ukljugeni i podaci o kupcu. PONUDA | DATUM_|.... | KUPAC ADRESA GRAD | TELEFON | FAX PN-1/02_|08.01.02... |RUG | Tratinska 36/1 | Zagreb] 3821-535 ]3821-669 PN-2/02 | 17.10. 02.] .... | ETA-INFO | Zahrednikova 23 Zagreb] 2332-558] 2319-305 Slika 3-1: Tablica ponuda Stupac s tockicama zapravo oznaéava niz dalj polja vezanih uz ponude, Za- Eas biste zaviili s tablicom velikog broja polja koja bi sasvim sigumo bila vrlo OOCCOCOOC OOo RON NaN nepregledna. Osim toga, zamislite da pisete iducu ponudu koju cete nasloviti na jecinog od veé postojecih kupaca. Sve biste podatke o kupcu, naravno, morali ponovno upisati ili kopirati. Na slici 3-2. podaci su podijeljeni u dvije tablice ~ jedna sadr2i podatke 0 ponudama, a druga podatke o kupcima. Ustite kako u tablici ponude jedno od polja, BROJ KUPCA, sadr2i brojéanu vrijednost koja upucuje na odredenog kupca u pripadajucoj tablici DATUM | BROJ KUPCA |... PN-1/02_|_ 08.01.02. | 1 PN-2/02 | 17.10.02. | 2 BROJ KUPCA | NAZIV__| ADRESA GRAD | TELEFON | FAX 1 BUG Tratinska 36/1 __| Zagreb | 3621-555 | 3821-669 a ETA-INFO | Zahradnikova 23| Zagreb | 2332-558 | 2319-305 Slika 3-2: \Tablice ponuida i kupaca — dalinja organizaaija podataka Kupce smo, dakle, u zasebnu tablicu upisali samo jednom. Svaka daljnja ponuda za kupea BUG imala bi u tablici, u polju BRO} KUPCA, naprosto brojéanu coznaku 1 kojom se upucuje na odgovarajuéi slog u tablici kupaca. Sliéno tome, svaka ponuda ima naravno i popis ponudenih stavki ponude s pripadajucim cijenama - svejedno radi li se o artiklima ili uslugama. Ako na jednoj ponudi nudite vise od jedne stavke, u plosnoj éete bazi podataka morati za svaku ponudu imati onoliko slogava koliko je i ponudenih stavki. Potpuno nepraktitno i nepotrebno. Potrebno je stvoriti joS dvije tablice —jednu s podacima 0 artiklima/uslugama koje prodajete (ukljucivsi u nju sve potrebne informacije) i drugu u koju Cete spremati ponudene stavke koje pripadaju odredenoj ponudi, Ne obazirudi se zasad jesu Ii u tablicama svi potrebni podaci, pogledajmo kako bi otprilike izgledale sve éetiri tablice na slici 3-3.PONUDE PONUDA | DATUM _| BROJ KUPCA PN-1/02 _| 08.01.02. pn-202 | 17.10.02. | 2 STAVKE PONUDA KOLICINA KUPCI BRO) KUPCA | NAZIV__| ADRESA ]GRAD | TELEFON | FAX 1 | BUG Tratinska 36/1__|Zagreb | 3821-555 | 3821-669 2 ETA-INFO | Zahradnikova 23 [Zagreb | 2332-558 | 2319-305 — ARTIKLI/USLUGE ARTIKLA/USLUGE | NAZIV CIJENA. Toner za HP 6P__| 450,00 _| ZIP disketa 80,00 3,00 Slika 3-3: Ctr’ tablice u koje smo onganizirali nae podathe Podaci su sada uredeni po subjektima - svaka tablica sadrii slogove 0 pojedinim subjektima. Tablice su, medutim, povezane: podaci koji postoje u tablici ponuda sami za sebe nisu dovoljni. | COCR OC OOR ON CONNNNN Razumijevanje baze Da bismo vidjeli sve podatke za, primjerice, ponudu PN-1/02, potrebne su nam sve ¢etiri tablice, Iz tablice ponuda dobili bismo osnovne podatke ponude, u tablici kupaca pronaili bismo podatke odgovarajuceg kupca, u tablici stavaka ponude pronaili bismo Sifre artikala i ponudene koli¢ine, dok bismno u tablici artikala pronaili njihove nazive i pripadajuce cijene. UPOZORENJE U gornjem je primjeru vaZno razumjeti sljedece: opisanim smo postupkom nae podatke organizirali u Getiri tablice, pri Gemu postoje veze izmedu pojedinih tablica. Krajnje pojednostavijeno, baze podataka koje omoguéavaju izradu veceg broja medusobno povezanih tablica nazivaju se relacijskim bazama podataka. Kljuéna rijeé je pritom povezanost, pa éete u idu¢em odjeljku pronaci detaljnije objasnjenje. Svi dosad opisani primjeri imaju svrhu pokazati Gitav postupak i 8to je jednostavnije moguce objasniti osnovne pojmove i postupke koji nas o¢ekuju. Pravi primjeri, s toénim definicijama, prikazom pravila za dizajn baza podataka i stvar- nim podacima ofekuju vas u narednim poglavjima knjige. Medusobne veze podataka iz razlititin tablica Kao to ste u prethodnom primjeru mogli vidjeti, nae smo podatke organizirali u Cetiri tablice, svaku za jedan subjekt— ponude, stavke ponuda, artikli/usluge i kupci. Medusobne veze pojedinih tablica mogli bismo ukratko opisati: © U tablici ponuda éemo u svakorn slogu prona¢i brojéanu oznaku kupca na kojeg se ponuda odnosi. Jasno je da niz slogova tablice ponuda moe sadrZavati brojéanu oznaku istog kupca (drugim rijetima, dosad ste upisali niz razli¢itih ponuda za istog kupca). S druge strane, taj se kupac u tablici kupaca nalazi upisan samo jednom i predstavija jedan slog tablice kupaca.Ovakva se veza medu tablicama naziva MNOGO-PREMA-JEDAN odnosno, gledano s obratne strane, JEDAN-PREMA-MNOGO. U tablici stavki ponude prvo €e polje sadrZavati oznaku ponude. Sa strane tablice ponuda, jednom ce siogu ponude odgovarati jedan ili vide (ovisno 0 broju ponudenih stavki) slogova u tablici stavaka. Takva se relacija medu tablicama naziva JEDAN-PREMA-MNOGO. . U tablici stavki ponuda, polje vezano uz artik(/uslugu sadr2%i brojéanu oznaku kojom se upucuje na odgovarajuci slog u tablici artikala/usluga. | ovdje je uspostavijena relacija MNOGO-PREMA-JEDAN, jer se u tablici stavaka u nizu slogova moze pojaviti brojéana oznaka istog artikla/usluge, dok je u pripadajuéoj tablici odredeni artikl/usluga upisan samo jednom i predstavlja jedan slog. Osim gore navedenih relacija, ostale su postojece moguénosti povezivanja tablica: © JEDAN-PREMA-JEDAN U ovom sluéaju podatku jednog sloga jedne tablice odgovara samo jedan slog druge tablice. © MNOGO-PREMA-MNOGO Uspostavom ovakve relacije, veéem broju slogova jedne tablice odgovara veci broj slogova druge tablice. Primjer relacijske baze podataka Kako relacijska baza podataka predstavija najée3cu vrstu baze podataka koju éete stvoriti (jer Ce vam stvarni svijet i opisivanje svih potrebnih podataka dik- tirati takvu organizaciju podataka), u nastavku ¢e biti prikazan primjer koji éemo, dopunjujuéi ga i objaénjavajuéi, razraditi do kraja knjige, a koji, osim 8to Ce imati praktiénu korist, mo%ete upotrijebiti i kao predlozak za druge baze podataka koje ¢ete stvarati. Primjer je temeljen na ranijem primjeru evidencije kuénih rashoda. Dakle, poku8ajmo koncipirati organizaciju podataka za na’u buduéu bazu podataka o evidenciji kuénih rashoda, Krenimo od podataka koji Ge nam tre bati. Pogledate li primjer sa slike 2-2, dopunit Cemo ga i krenuti s podacima potrebnima za jasnu i iscrpnu evidenciju svakog racuna, a to su svakako: Qoceocooeoododoonn Naziv prodavatelja Adresa prodavatelia Poitanski broj i grad prodavatelja Telefon prodavatelja Telefaks prodavatelja Adresa e-poste prodavatelja Broj raéuna ® Datum raéuna Iznos racuna © Opis raéuna Datum plaéanja raéuna © Nagin plaéanja raéuna Jasno je da bi podatke sada vebalo podijeliti u tablice tako da se omoguci jednostavan pregled svih podataka i ukloni potreba za vigestrukim unosima istih podataka. Stoga bismo podatke mogli podijeliti u éetiri tablice. Prva tablica, RACUNI, neka sadrdi sve osnovne podatke raéuna, te ukljuci i polje koje ée sadrzavati brojéanu uputu na slog u drugoj tablici, TVRTKE. Osim toga, prodavatelji odnosno tvrtke kojima plaéate ratune trebaju ukljuciti i podatke o gradu i drZavi u kojoj se nalaze njihova sjedista. Zasto, primjerice, za vecinu twrtki uvijek upisivati grad (primjerice, Zagreb ili Split) umjesto definirati posebnu tablicu u koju €emo nazive gradova unijeti samo jednom. Dakle, stvorit €emo jo§ i tablicu GRADOVA. Sli¢no tome, kako su nacini kojima plaéamo ratune ograniceni (placamo, primjerice, gotovinom, cekavima ili karticom), bilo bi dobro otvoriti i tablicu NACINI_PLACANJA, éije Gemo podatke upotrijebiti pri zapisivanju podataka koji se odnose na racun.Na slici 3-4 moiete vidjeti kako ¢e izgledati nage éetiri tablice. RACUNI RACUN | DATUM _| BROJ TVRTKE | DALJNJI PODACI... 123456 | 16.06.02. | 1 234568 | 29.10.02. | 2 TYRTKE BRO TVRTKE 1 2 GRADOVI NACINI_PLACANJA NACIN_BRO} Slika 3-4: \(_taglect etna tablica potrebnih za vodenje evidencije kuénih rashoda Navedeni primjer zoo prikazuje kako odnosi medu podacima u stvarmom svijetu uvjetuju i koncipiranje organizacije podataka u tablice u svijetu baza OCCT CONC d dood oooD podataka. Ovim éu vas primjerom u nastavku knjige povesti u zanimljiv i, za- hvaljujuéi Accessu, jednostavan put u baze podataka. Naravno da je rije¢ samo © primjeru u kojem namjemo ne kreéem od potpu- nog primjera. Veliki broj tablica i medusobnih veza zasad bi nam samo stvorio zbrku, Smisao ove knjige upravo je u razumijevanju osnovnih postupaka i sevladavanju primjene baza podataka u praktiéne svrhe. SADA ZNATE © Kako se relacijske baze podataka razlikyju od plosnih © Koliko su relaciiske baze sloZenije i mo¢nije od jednostavnih, plosnin baza podetaka © Zaito je podatke bolje podijeliti u veti broj povezanin tabiica © Kako razne veze medu informadjama iz stvarnog svijeta opisuju u svijetu ratunala upravo relacliske baze podatakaOsNOVE AccEssA 2002 Od ovog poglavija nadalje govorit éemo samo 0 Microsoft Accessu 2002, pa je sada pravo wrijeme da se upoznate s ovim programom. Sustavi za upravijanje bazama podataka Sustavi za upravijanje bazama podataka su programi koji osiguravaju rad s podacima u bazama podataka i od vas “skrivaju” najveci dio teskog i mukotrpnog posta, Kao Sto ste mogli proéitati u 2. 1 3. poglaviju baze podataka dijele se 1a plone i relacijske, pa se | sustavi za upravljanje bazama podataka natelno dijele u dvije odgovarajuce skupine —sustave za upravijanje bazama podataka(DBMS — DataBase Management System) i sustave za upravljanje relacijskim bazama podataka (RDBMS ~ Relational DataBase Management System). Sustavi za upravijanje bazama podataka opéenito vam omogucavaju dvije osnove cjeline poslova: definiranje baze podataka (Database Definition) i rad s podacima (Database Management). U sklopu te dvije osnovne cjeline obuh- vaceno je, izmedu ostalog: Stvaranje baze podataka - definiranje tablica i relacija Sigurno spremanje i ucitavanje podataka Unos, brisanje i promjena podataka Dohvat podataka Filtriranje i sortiranje podataka Stvaranje izvjestaja na temelju spremljenih podataka Osim navedenih zadataka, pojedini sustavi za upravijanje bazama podataka omoguéavaju i izradu makro-naredbi odnosno Citavih programskih modula. Drugim rijecima, omoguceno je stvaranje Citavih aplikacija s bazama podataka, éime se takvi programski paketi mogu smatrati i razvojnom okolinom. Jedan od takvih programa, odnosno programskih paketa, je i Microsoft Access 2002. Na tr2i8tu Cete pronaci niz sustava za upravijanje bazama podataka, od kojih vecina podrzava relacijske baze podataka. Njihove su mogucnosti slitne, ali male razlike skrivaju ponekad i mnogo ugodniji i jednostavniji rad. Microsoft Access 2002 najnovija je inacica Microsoftovog sustava za upravijanje relacijskim bazama podataka za osobna raéunala i proteklih je godina postao uvjer- ijivo najpopularniji i najprodavaniji proizvod te kategorije. Pokretanje programa Microsoft Access 2002 mozete kupiti kao zaseban program ili kao dio profesio- nalne ina¢ice Microsoft Officea 2002. U prvom ¢e slutaju instalacija Micro- COCR CORON NAR NNNNe. Pokretanje Accessa Kiknite Stat na Taskbaru. U prikazanom izborniku odaberite All Programs. 1B ete BS inst tin ntsc Bom Bite oun Pokretanje Microsoft eee ‘Accessa preko 1B meretoer izbornika ‘Start/All Programs U prikazanom podizborniku kiknite na Microsoft Access. Alternative je da pronadete kKonu Microsoft Accesa na dekstapu Win- cowsa i dva put na nju kliknete misem, Slitno tome, stavku s Microsoft Accessor mofete prona¢' iu izhorniku Start: klicnite na Startu taskbary Windowsa, potom na All Frogramsi potom na Microsoft Access. soft Accessa 2002 biti zasebna, dok Ge u drugom ona biti dio ukupne instala- cije Officea. Kao i svaki drugi program napisan za operativni sustav Windows (bez obzira radi li se 0 verziji 98, NT, 2000, XP), Microsoft Access je moguée pokrenuti na nekoliko nacina.Poéetni odabir Kako god pokrenuli Microsoft Access, uvijek ée vas na pocetku rada dotekati isti prizor, koji mozete vidjeti na slici 4-2. Slika 4-2: Osnovni prozor Microsoft Accessa XP koji &e se pokazati pri svakom pokretanju Microsoft Accessa U prozoru prikazanom na slici 4-2, toénije u traci New File, obavit éete potetni odabir. Opcije mozete birati unutar sljedece etiri grupe: © Open a file — grupa unuter koje ée se pojavijivati baze podataka koje ste zadnje otvorili s opcijom za owvaranje okvira za dijalog Open pomocu kojeg sami mofete pronaci Zeljenu bazu podataka © New ~ grupa unutar koje mozete odabrati jednu od ponudenih opcija: Blank Database ~ za stvaranje nove, prazne baze podataka Blank Date Access Page — za stvaranje posebno pripremljenih Web stranica koje omoguéavaju integraciju i prikaz podataka iz Accessovih baza podataka s Web stranicama Project (Existing Data) — za stvaranje novog projekta na temelju postojecih podataka Project (New Data) — za stvaranje novog projekta s novim podacima COCR CORONA NNNNNED © New from existing file — za stvaranje nove baze podataka koja ée se izraditi na strukturi ve¢ postojece, a koju cete odabrati klikom na Choose file i pronalaZenjem Zeljene baze podataka u prozonu koji ée se tada otvoriti ® New from template ~ za stvaranje nove baze podataka na temelju jednog od ponudenih predlozaka, Predloske moete odabrati sa svog raéunala (opcija General Templates) ili na Microsoftavim Web stranicama (Templates ‘on microsoft.com). ZadrZat Cu se na opcijama koje su nam sada najvaznije. Dakle, prvenstveno je potrebno savladati stvaranje nove baze podataka, a zatim nauciti i kako se otvaraju postojece baze podataka. Nekima od vas mozda ée biti od pomodi i stvaranje nove baze podataka na temelju ponudenih predlozaka. Stvaranje nove baze podataka Novu hazu podataka mogete napraviti na dva natina: potevsi “od nule”, odnosno sasvim prazne baze, odnosno koristenjem veé gotovih predlozaka. Prazna baza podataka Odaberete li opciju Blank Database, stvorit éete praznu bazu podataka, bez definiranih objekata (tablice, relacije, upiti, forme, izvjestaji). Na ovaj ete na- Cin krenuti od samog potetka. Sve definicije (stvaranje svih objekata) ogekuju vas u narednim koracima vaieg rada. Ovaj emo nacin stvaranja baze poda- Kreiranje nove baze podataka TT. Odabetite opciju Biank Database. 2. Kiiknite na OK. 3. Pojavit ée se okvir 2a dijalog File New Database, u kojem éete u polle Fle Name upisati naziv baze podataka (to ¢e ujedno biti i ime datoteke koja | svim njenim objektima). Unesite u to pole naziv ‘Raéuni.U padajuéem popisu Save in, klikom na strelicu uz pole otvorite popis ukojem mozete odabrati mapu u koju éete spremiti datoteku. U mom prim- Jeru ostavit éu bazu podataka Ragunl u mapi My Documents, ali vas nista Tne prijeti da svoju bazu podatake spremite u neku drugu mapu. Okvir za dialog File New Database u kojem unosite ime datoteke baze podataka i odebirete mapu u koju ete datoteku spremiti Padajudi popis Save As Type sluzi za odabir vrste datoteke. Zasad ostavite ponudeni izbor — Microsoft Access Database (*.mdb) Kiknite na Create. Nakon nekoliko trenutaka, pred vama ée se pojaviti prozor Database, koji ée u naslovnoj traci imati upisano ime kojim ste nazvali vagu bazu podataka. Stvorili ste bazu podataka koja zasad nema definiranih objekata — nema tablica, relacija medu njima, upita, formi, izyje8taja, makro-naredbi niti modula. Taj nas veliki posao tek Zeka. Na prozor Database, najvazniji prozor u MS Accessu jer putem njega ustvari radite s bazom podataka, vratit Gemo se nakon objasnjenja drugog nacina stvaranja nove baze podataka. Baza nastala iz predioska Odaberete li u grupi New from template opciju General Templates... otvorit ée- te prozor New from template koji €e vam pruziti moguénost da novu bazu podataka stvorite temeljem ve¢ postojeceg predloska. Na prvoj kartici u tom pro- OOCORRNOCHONNNONNaD zoru, General, otkrit Gete vec poznate opcije za stvaranje nove baze podataka. Sada nas vide zanima kartica Databases u kojoj se nalaze predlosci gotovih baza podataka. MSS Access se isporutuje s nizom prediozake za baze podataka. Provjente kako svt ti predio’d izgledaju — moguce je da Je neki ba’ ideaian za bazu kaj Seite napravitil Svi predloSci za baze podataka su na engleskom jeziku, pa je njihova upotreba, cosim ako dobro vladate engleskim jezikom, priliéno sloZena. Ako ipak odlutite pokrenuti arobnjaka za stvaranje nove baze podataka na temelju predloska, slijedite korake iz okvira. Stvaranje baze na temelju predioska Odaberite opciju General templates. Otvorite karticu Databases (Kiknite na istul, Odaberite jedan od ponudenih prediozaka (primjerice, Contact Management} Otvorit ¢e se prozor File New Database u kojem éete imenovati svoju ba- 2 podataka kao i Kod stvaranja nove, prazne baze podataka. Ostavite pred- loZeno ime. Kada ste odabrali mapu | imenovali bazu, Klknite na Create. Fokrenut ée se Carobnjak u kojem ¢ete sijediti upute i klikom na gumb ‘Next postupno doéi do zadnieg prazora ¢arobnjaka. Birat éete Informagje koje Zelte ulljtiti u svoju bazu podataka [nagalost, mnoge od njh necete mod iskijutit jer vam to Access ne¢e dozvolit, uz prigod- nu poruticu) Sti prkaza prozora Sti injedtaja za pregled i ispis naslov vase baze podataka i eventuainu sliku (logo?) koju éete postaviti 1a ispisne iavjeStaje,Na kraju smo puta koji nije bio naporan. Kliknite na Finish i uzivajte u gotovoj bazi podataka predvidenoj za kontakt-informacije. Na zaslonu ée se, nakon nekoliko trenutaka, pokazati glavni izborni prozor (kontrolna ploca odnosno switchboard) iz kojeg mozete pristupati raznim objektima baze podataka, dok éete u lijevom donjem kutu glavnog prozora vidjeti minimiziran prozor Database ~ pogledajte ga na slici 4-5. Slika 4-5; Glarni izborni prozor za pristup pojedinim objeltima stvorene baze podataka Ovdje zastanite. Kako u nastavku knjige budete savladavali rad s tablicama, upitima, formama i izvjeStajima, tako mozete otvoriti i upravo stvorenu bazu podataka i na njoj isprobati svoje novostedene vjestine. C000CoN0NNNNNND Otvaranje postojece baze podataka Aktivirate li izbornik File dodi éete i do opcija za otvaranje postojecih baza podataka. Uocite u tom meniju grupu s popisom baza podataka s kojima ste nedavno radili (taj Ge popis, naravno, pri prvom pokretanju biti prazan), kao i opeiju More files Jednostavno u popisu odaberite bazu podataka s kojom Zelite raditi. Ako popis ne sadr2i bazu s kojom Zelite raditi, kliknite na More files... i u okviru za dijalog Open potrazite na disku. Zeljenu datoteku. Nakon odabira i klika na OK, na zaslonu €e se pojaviti prozor Database koji ¢e, osim ako niste otvorili neku bazu podataka koja joS nema definirane objekte, sadrZavati sve definirane objekte te baze podataka. Glavni prozor Microsoft Accessa U prethadnom je odjeljku pokazan postupak koji Cete slijediti kako biste: © stvorili novu, praznu bazu podatalea ili © stvorili novu bazu podataka na temelju predloska ili © otvorili postojecu bazu podataka Neovisno 0 obavljenom odabiru, pred vama ée se pojaviti glavni prozor Micro- soft Accessa 2002 s otvorenim prozorom Database. Mali izuzetak je stvorena Slika 4-6; Giavni prozor ‘Microsoft Accessa XP s otvorenim prozoram Databasebaza na temelju predio’ka —njen je prozor Database minimiziran, a pred vama se nalazi glavni izborni prozor. U tom slutaju zatvorite glavni izborni prozor klikom na gumb Close (oznaéen s "X") u gornjem desnom kutu naslovne trake i Kliknite na gumb Restore (dva mala preklapajuéa prozoréiéa) prozora Database koji je sada minimiziran. Glavni je prozor MS Accessa 2002 s otvorenim prozorom Database (u ovom sluéaju za novu, praznu bazu podataka nazvanu RaCuni) pokazan na slici 4-6. Prozor Database Rad s bazom podataka ukljuéuje mnoge aktivnosti — definiranje ili promjenu strukture tablica, izradu upita, formi i izvjeStaja, kao i makro-naredbi i modula, prikaz, unos i promjenu podataka itd. Prozor Database osnovni je prozor koji na vizualno jasan natin pokazuje datoteku baze podataka. Sam prozor prikazan je na slici 4-7 Slika 4-7: Prozor Database 5 otvorenom stranicom Tables Obratite paZnju na pojedine stranice tog prozora. Trenutno je otvorena stranica Tables, ali primijetit ete i ostale - Queries (upiti), Forms (forme), Reports (izyjestaji), Pages (Web stranice), Macros (makro-naredbe) i Modules (moduli). Uz gornji rub stranice Tables primijetit Gete opcije: ® Create table in Design view © Create table by using wizard © Create table by entering data Zasad napomenimo da éete upravo odabirom jedne od ovih opcija moéi stvoriti novu tablicu unutar otvorene baze podataka, Rad s tablicama objasnit Cu u narednim poglavjima knjige. CoCoC CORO NoNNNoN Najveci dio poslova vezanih uz bazu podataka mo¢i Cete abaviti putem ovog prozora. Neke od naredbi, medutim, nije moguce izvesti bez glavnog prozora MS Accessa 2002 odnosno putem njegovih izbornika (primjerice, definiranje i promjena relacija medu tablicama). UPOZORENJE Sustav pomodi Microsoft Accessa 2002 Pri kraju ovog poglavija pogledat éemo ukratko i natine dobivanja pomoci u Microsoft Accessu. Cinjenica da je sustav pomoéi Microsoft Accessa pisan na engleskom jeziku i jo uvijek nepreveden u hrvatskoj inatici programskog paketa Microsoft Office, zna¢ajno smanjuje njegovu upotrebljivost. Kao iu ostalimn aplikacijama Officea, otvaranjem izbornika Help na raspolaganju vam je vige naéina dobivanja pomo‘i. Prva naredba, Microsoft Access Help, koju je moguce aktivirati i pritiskom na tipku F1, otvara uz desnu stranu za- slona prozor pomodi koji se usuduje zvati Microsoft Access pomoc iako je Acces- sov sustav pomoéi zapravo pravi mali mjeanac hrvatskog i engleskog jezika. Ui gey tela Aktiviranjem druge opcije, Show Assistant, pokazat éete animiranog pomoé- nika koji vam u oblaéi¢u ponad sebe nudi moguénost odabira ponudenih te- ma pomoci, ali i utipkavanje pitanja na koja ée, kao, spremno odgovoriti.| vooié xnoz Access 2002 Ostale naredbe izbornika Help su: © What's This? kojom se pokazivat misa pretvara u strelicu s upitnikom, pa klikom miga na neki objekt otvarate prozor s kratkim opisom pomoéi za kiknuti objekt ® Office on the Web, kojom se otvara podizbornik s elementima koji upuéuju na odredene Microsoftove Web stranice — odabirom jedne od stranica pokrenut €e se postupak spajanja na Internet. © Sample Databases, kojom se otvara izbornik za otvaranje doista zanimiljivih primjera gotovih baza podataka. © Detect and Repair, kojom se restauriraju eventualno izgubljene i ostecene sistemske i programske datoteke. Naravno, da biste uspje’no koristili ugradeni sustav pomodi, morate dobro po- znavati engleski jezik. Ako je tome tako, snalazenje u Accessovu sustavu po- moéi ne bi vam trebalo predstavijati velik problem. —— SADA ZNATE ®© Sto su sustavi za upravijanje bazama podataka (DBMS i RDBMS) |» Kako se pokrede Microsoft Access 2002 Kako stvoriti novu, praznu bazu podataka Kako stvoriti novu bazu podataka iz ponudenog predioska ° Kako otvoriti postojecu bazu podataka Kako koristit| sustav ugradene pomoci OCCCOCNNCR NOON TABLICE U BAZI PODATAKA Rad s bazom podataka potinje upravo organizacijom podataka | stvaranjem tablica koje €e cuvati te podatke. U ovom éete poglaviju nauéiti kako organizirati podatke u tablice. Tablice u bazi podataka Microsoft Accessa Nakon to ste u pocetnim pogtavijima knjige usvojili osnavna znanja o objektima u bazama podataka, vrijeme je da detaljno svladate svaki pojedini objekt. Osnovni objekt za spremanje podataka u bazi podataka je tablica. Niz primje- rau 2. 13. pogaviju pokazao je dvodimenzionaline tablice s podacima. Stupce tih tablica nazivali smo poljima, a retke s podacima - slogovima. Rad s tablicamapodataka u MS Accessu odvija se putem prozora Database, na stranici Tables, prikazanoj na slici 5-1. A Slika 5-1: Prozor Database ‘Sotvorenom ‘stranicom Tables U otvorenom popisu na desnoj strani ugledat éete veé spomenute opcije: © Create table in Design view © Create table by using wizard © Create table by entering data Buduci da baza podataka jo’ nema definiranih tablica, nije ih moguce otvoriti niti mijenjati, pa mozete upotrijebiti samo jednu od ponudenih opcija. Ranije je nekoliko puta spomenuto da stvarni svijet uvjetuje i vaSu organizaciju podataka. Isto tako, zbog uStede memorijskog prostora i eliminacije ponav- ljajucih podataka, podaci se normaliziraju, odnosno organiziraju u veci broj povezanih tablica. Stoga Cete u najve¢em broju sluéajeva, osim u onim najjednostavnijim, kada ¢e baza podataka sadrZavati samo jednu tablicu, u popisu na kraju imati veéi broj tablica. era bc Moize se reci kako tablice Cuvaju “sirove” podatke. Naime, razlaganjem podataka u ve¢i broj tablica rijetko ete ustvari imati potrebu za prikazom podataka samo jedne tablice. Primjerice, ako jedna tablica sadrZi opée podatke ratuna koji ste platili, a druga nazive tvrtki kojima ste te ratune platili, prirodno je da = COCCUC ROTO NO DONO ete za prikaz raéuna upotrijebiti obje tablice, kako biste uz opée podatke ra- Cuna mogli prikazati i potrebne podatke tvrtke kojoj ste racun platili. Tablice, dakle, smatrajte dobro organiziranim spremistima vasih podataka. Sli- ka 5-2 pokazuje izgled prozora Database kada su veé definirane tablice — RA- UNI, TVRTKE, NACIN_PLACANIA i GRADOVI. Sada je moguée, desnim klikom na ime tablice, pokrenuti sve moguée naredbe za rad nad tablicama — neke od njih su Open - za otvaranje podataka u tablici, Design View - za pregled i promjenu strukture tablica, Export... - za izvoz podataka iz tablice itd. Slika 5-2: Kako organizirati podatke u tablice Maloprije je spomenuto kako su tablice dobro organizirana spremista vaih podataka. Nazalost, dobra organizacija podataka nije jednostavna i Microsoft Access vam u tome ne¢e znatajno pomoéi Podatke morate organizirati sami. Potetna poglavija knjige pokazala su vam najjednostavnije kako trebate krenuti pri organizaciji podataka. Medutim, da biste doista osmislli i stvorili dobro organiziranu relacijsku bazu podataka, potrebno je usvojiti i nesto vise znanja, te svladati osnovna pravila. Relacijski mode! podataka je model podataka danas opéeprihvaéen, a njegovi poteci seu u 1971. godinu, kada je E. F Codd, matematitar tada zaposlen u IBM-u, defini- rao strukturu relacijskog modela podataka u svojoj knjizi “A Relational Modelof Data for Large Shared Data Banks’. Principi relacijskog modela potivaju na relacijskoj algebri. Buduci da detaljan prikaz relacijskog modela i relacijske algebre daleko nadilazi okvir ove knjige, u ovom Cemo odeljku upoznati osnovne pojmove i pravila za stvaranje relacijskog modela podataka. Primarni i strani kijuéevi Pojedina polja u tablici éesto ée za razlidite slogove sadrZavati jednake vrijed- i. Prii ici s podacima 0 twrtkama, u polju GRAD, Gesto cete naici COCTOCO OCOD ODDOODED na jednu vrijednost (ZAGREB, SPLIT...), Sto je logiéna posljedica Cinjenice da veci broj tvrtki koje upisujete ima sjedi8te u istom gradu. Medutim, neka polja sadrzavat ée jedinstvene vrijednosti, odnosno neée postojati slogovi s istom vrijednogéu polja. Primjerice, polje koje sadrZi matiéni broj tvrtke imat €e za svaki slog u tablici jedinstvenu vrijednost, jer ne postoje dyije tvrtke s jednakim matignim brojem. Ponekad ée, pak, kombinacija nekoliko polja biti jedinstvena za svaki slog, Ova nas razmatranja dovode do pojmova primarnog i stranog kljuta. Primjerice, zamislimo li neku tablicu s podacima tyrtki, tada bismo mogli reéi da svaka tvrtka ima jedinstvenu oznaku — svoj matiéni broj. Polje koje sadrZi mati¢ni broj tada bismo mogli proglasiti primarnim kljuéem. U skladu s prethodnim primjerom, u tablici raéuna mogli bismo imati polje MATBROJ, dok bismo u tablici tvrtki isto tako imali polje MATBRO), koje jedinstveno odreduje svaku tvrtku i u toj tablici predstavlja primarni kljué. Po- lie MATBRO) u tablici raéuna tada bi predstavijalo strani kljué u toj tablici. Povezivanje podataka tih dviju tablica advijat Ge se upravo puter ova dva po- Ija (koja su u gornjem primjeru jednako nazvana, ali to nije nuzno). U prethodnem smo odjelku na priiéno formaingj i teorjskoj razini objasnill cosnovne pojmove | pravia px orcanizacii vasin pocatake. S obziom na nam- Jenu knjge, u daiinje detalle necemo ulazti, ali valja napomenuti da ete s vremenom, pasebice ako ¢ete stvarati sve slozenije baze podataka, morati poseg- uti i za obuhvatnijom tteraturam,Normalizacija podataka Pojam normalizacije podataka veé je spomenut i definiran u prethodnom odjeljku. Radi se o postupku uredivanja vaiih padataka u skladu s odredenim pravilima koja osiguravaju dobru organizaciju podataka i postovanje zahtjeva relacijskog modela podataka. Da bismo izbjegli niz formalnih definicija i za “.draga normalna forma tra%i pot- pocetnike nerazumijivih reéenica popu punu funkcijsku zavisnost svih nadkljuénih atributa o cijelom kljuéu”, na jed~ nom éemo primjeru pokazati to u praksi znaci normalizacija podataka. RACUNI OZNAKA |DATUM |BROJ | TVRTKA | GRAD |TELEFON | FAX SADRZA} TVRTKE 020154 | 16.06.02. |1 HT Zagreb |4854-422 | 4854-460 | Papir. 1112356 |17.10.02. | 2 HEP Zagreb [4854-423 | 4854-460, Diskete 22255547 129.10.02.11 HT Zagreb 14854-422 14854-460 Diskete Slika 5-3: \.Tablica ratuna, koju Gemo onganizirati na bolji nacin U prvom éemo koraku koncipirati tablicu raéuna i popuniti je s podacima, Sli- ka 5-3 pokazuje primjer takve tablice. Primijetit ete da ova tablica sadrzi podatke koje trebamo, ali i da su mnogi unosi dvostruki. Primjerice, postoje diva sloga za prvi i treci racun koji se odnose na istu tvrtku — HT. $vi podaci vezani uz tu tvrtku ponovijeni su u oba sloga Sada éemo podijeliti gornju tablicu u dvije tablice, kao na slici 5-4. RACUNI OZNAKA | DATUM SADRZAJ 020154 | 16.06.02. Papit.. 1112356 _| 17.10.02. Diskete 22255547 | 29.10.02. Diskete COC OCC OOCODONNNONNT TYRTKE MAT BRO} ADRESA. TELEFON | FAX 1 Koja veé... 4854-422 | 4854-460 2 Koja vee... 4854-423 | 4854-460 Slika 5-4: ratuna i turtki, organizirane na mnogo boii natin Podaci su sada mnogo bolje organizirani. S jedne strane, ustedjeli smo na prostoru jer se sada svaka tvrtka u tablicu tvrtki unosi samo jednom, dok se u tablici raéuna javlja samo identifikacijski broj (MATBRO)) koji odreduje tvrtku. U tablici raéuna prvo polje, OZNAKA, ne mora sadrZavati jedinstvene vrijednosti za svaki racun (sasvim je moguée da i HT i HEP izdaju racun pod istim brojem), pa ga ne mazZemo proglasiti primarnim kljucem te tablice. Kako nam je primarni kljué potreban, kasnije Cemo uvesti joi jedno polje koje ée popri- mati jedinstvene vrijednosti i na taj nagin jednoznaéno obiljeziti svaki slog unutar tablice raguna. Stvorit €emo umjetni primamni kijué. U tablici tvrtki polje MATBRO) je jedinstveno (oznatava matitni broj twrtke koji je jedinstven na podru¢ju RH) i prema tom cemo polju jednoznaéno odredi- vati svaku pojedinu twrtku, Dakle, polje MATBRO) bit ée primami kljué u tablici turtki. U tablici ratuna polje MATBRO) bit ée strani kljuc i svakoj vrijednosti tog polja u bilo kojem slogu odgovarat ¢e tvrtka pod tim matiénim brojem u tablici tvrtki. eee Prisjetite se nekih analogija vezanih uz plo8ne baze podataka i upotrebu takvih baza u proracunskim tablicama, poput Microsoft Excela. Uskoro éete doi do zakljucka da u Excelovim tablicama u jednom stupcu mozete neizmjerno mijenjati tipove podataka. Primjerice, prvi redak neke tablice u stupcu D mozesadrZavati datumsku vrijednost, drugi redak u tom stupcu moze imati brojéanu ili valutnu vrijednost, tredi redak neke opée alfanumeritke nizove itd. Tipovi polja Za razliku od takvog primjera, vrsta podatka koji Gate unositi u odredeno po- Ije tablice u bazi podataka strogo je odredena i kada je jednom postavijena unutar tablice, tada obvezuje na unos toéno odredene vrste podatka. Primjerice, u tablici ratuna polja OZNAKA i SADRZA) sadrZavaju tekstualne podatke opceg tipa (u njih, dakle, mozete upisati sto god hocete), polie MATBRO) je brojéani podatak, dok polje DATUM sadrzava datumsku vrijednost. Sliéno vrijedi i za tablicu turtki — svake polje moze poprimiti jednu vrstu vrijednosti Primijetite pritom da polja u tablicama ni na koji nacin ne djeluju svojim sadrzajem jedno na drugo. Ako ste, na primjer, pogresno upisali podatak o telefonscom broju neke turtke, U moguénosti ste promijeniti vrijednost tog polja bez utjecaja na bilo koje drugo polje u tablici. lako je navedeni primjer jednostavan, ipak dovodi do nekih osnovnih pravila. Budete li pri arganizaciji podataka, odnosno koncipiranju svojih tablica, slijedili ta pravila, napravit Gete ogroman korak u dobroj organizacij i pripremi podataka. Ukratko, pravila koja biste trebali slijedit, jesu: ® svaka tablica mora imati definiran primami kljuc, odnosno jedino ili vise polja koje jednoznaéno odreduju svaki slog u tablici © Polje u tablici moze sadréavati samo jednu vrstu podatka (tekst, broj, daturnsku vrijednost...) © Vrijednost polja mozete mijenjati tako da ne utjecete na vrijednosti ostalih polja, a vrijednosti svih polja jednog sloga, jednoznaéno odredene primarnim kijuéem, u potpunosti opisuju upravo zadani subjekt Teorijske postavke relacijskog modela uvjetuju mnogp vise detalja. Coddova pravila predstavijaju precizno odreden skup pravila koja se moraju postovati da bis- OCCCCCO OCD NNNNN NNO te u potpunosti zadovoljili zahtjeve relacijskog modela podataka. Nama su zasad navedena pravila dovaljna da bismo napoken krenuli u ozbiljan posao. Vrste podataka u Microsoft Accessu 2002 Prije nego Sto napravite prve korake u stvaranju novih tablica u bazi podataka, u daljnjem se tekstu upoznajte s osnoynim vrstama podataka koje mozete upotrijebiti u Accessu Za svako polje u tablici MS Accessa modete definirati jednu od sljedecih vrsta podataka: © Text - op¢i alfanumet 255 znakova niz podataka s ograni¢enjem ukupne duzine do Memo - op¢i alfanumeri¢ki niz podataka bez ograni¢enja na duzinu, odnosno broj znakova logranitenje, naravno, postoji, ali za nase praktiéne potrebe ono nije bitno, osim ako u jedno memo polje nemate namjeru upisati kakay roman iz razdoblja realizma) Number — brojéana vrijednost koja moze poprimiti razlitite podformate (cijeli brojevi, realni brojevi jednostruke preciznosti, realni brojevi dvostruke preciznosti...) Date/time — datumska/vremenska vrijednost, strogo definirana za prihvat samo takvih podataka Currency — valutna vrijednost (u osnovi brojéana realna vrijednost koja se formatira prema lokalnim postavkama valute vasih Windowsa) Autonumber ~ posebna brojéana viijednost nad kojom nadzor preuzima Access i osigurava jednoznaénost unutar podataka tablice (lai¢ki re€eno — odbrojavanje) Yes/No — binarni podatak, dakle podatak koji poprima dvije osnovne vrijednosti (true/false, odnosno da/ne)bie oz Access 2002 © OLE Object — vsta polja u kojoj je moguée spremiti OLE objekte, adnosno zapise poput glazbenih li sikovnih datoteka © Hyperlink — hiperveza, URL - podatak 0 nekoj adresi na Internetu © Lookup Wizard — posebna vrsta polja kojom se tablica upucuje na povezivanje s podacima u drugim tablicama SADA ZNATE ® to su tablice i za8to predstavijaju osnovne celine baze podataka u koje se smjeStaju podaci © Kakva je njinova struktura © Kole vrste polja mozete zadati u Microsoft Accessu ® Kolika je vaznost njihove organizacije STVARANJE NOVIH TABLICA Upoznali smo osnove grafickog suéelja Microsoft Accessa XP. Preostaje, dakle, krenuti u izradu baze podataka i stvaranje tablica. Stvaranje nove tablice u bazi podataka Ranije je spomenuto kako éete stvoriti novu bazu podataka. Krenimo sada s primjerom. Slijedit €emo i dopuniti primjer baze podataka za evidenciju kué- nib rashoda iz 2. poglavija. Pokrenite Microsoft Access 2002, u okviru zadataka odaberite opciju Blank Da- tabase i kliknite na OK. Nakon toga, u okviru za dijalog File New Database (koji CCCI COOtoenajyjerojatnije za smjestaj vase nove baze podataka nudi mapu My Docu- ments) u polju File Name upiite Evidencija rashoda, Sto ée biti naziv vase baze podataka. Pogledajte sliku 6-1. Kliknite na gumb Create. Slika 6-1: Okvir za dijalog File New Database s upisanim nazivom nove baze podataka oe stvarate | Senastoe Fiat ear ae CRED a Nakon kraceg vremena, pred vama Ce se pojaviti prozor Database s otvorenom stranicom Tables. Popis tablica je, naravno, prazan. Tablice tek treba stvoriti. Podsjetima se, za na’ primjer moramo stvoriti ¢etiri tablice: TVRTKE, GRA- DOVI, RACUNI i NACIN_PLACANIJA. Da biste stvorili novu tablicu, kliknite na Create table in design view. Pojavit ée se prozor Table1:Table, prikazan na slici 6-2. ?) | Slika 6-2: Prozor u kojem se | stvara nova Ke tablica OCCT COON NN No NNN Za nas je ova opcija od osnovne vagnosti — stvaramo tablicu sami, ispocetka, ne koristimo predloske i ne uvozimo tablice iz postojecih baza podataka. Ovaj cete pristup vjerojatno najéeSée koristiti. Osim toga, da biste u potpunosti shvatili Gitay postupak, ovaj je nacin | najbolji put k razumijevanju. firey cel an Obratite pa%nju na pojedine dijelove prozora tablice, U le Setka u kojoj ete definirati nazv pola (Field Name), vistu podatka u / opis polja (Description). U donjem dijelu, oznaéenom s Field Properties (svojstva polja) omoguéeno vam je detaljno definiranje svakog polja. Otvorena je kartica General, koja je zasad prazna jer jo8 nismo prijavili nijedno polje. Zadavanje polja Kursor éeka na vas unos imena prvog polja u gornjem lijevorn kutu regetke Najprije Cemo stvoriti tablicu gradova. Svaki grad ée imati svoj poitanski bro} i naziv. Posluzimo se sada stvaranjem umjetnog kijuéa i u prvo gornje lijevo polje upisite Grad_ID. Kliknite na susjedno desno polje ili pritisnite Tab. U oba slugaja u tom ¢e se polju pojaviti podrazumijevana vrsta podatka (Text), kao i gumb sa strelicom Kliknite na strelicu i otvorit ce se popis mogucih vrsta polja. Grad_ID bit ce jedinstveni padatak za svaki grad, pa iz popisa adaberite Autonumber. Na taj ete nagin Accessu prepustiti da svakom novom slogu (dakle, novom upisa- nom gradu) pridijeli jedinstveni identifikacijski broj, koji ée nam posluziti kao primamni kljuc Za naziv sljedeceg polja (dake, u drugom retku prvog stupca) unesite PTT, pomaknite se do susjednog polja i za vrstu podatka iz padajuceg popisa odaberite Number. Trece polje nazvat cete Naziv (odnosi se na naziv grada). Kada se pomaknete na susjedno polje za vrstu podatka, Access ée vam ponuditi Text. Uovom biste trenutku pred sobom trebali vidjeti prozor poput onog na slici 6.3.Slika 6-3: Prozor u kojem su za tablicu GRADOVI zadana polja Grad_iD, PIT i Naziv Postavke pojedinih polja Svako od polja moze se, osim vrstom podataka koji Ge se u njega spremati, i dodatno definirati. Za to nam sluzi kartica General u donjem lijevom kutu prozora. Na toj Cete kartici primijetiti odreden broj postavki koje je moguce postaviti za svako od polja. Primjerice, na slici 6-4 mozete vidjeti kako je za aktivirano polje PTT kartica General napola popunjena podacima, Postavka Field Size postavljena je na Long Integer, Decimal Places na Auto, Default Value na 0, dok su postavke Required i Indexed postavijene na vrijednost No. Postavke Format, Input Mask, Caption, Validation Rule i Validation Text nisu popunjene. OOOO OOOO NON NNONNND Za razliku od toga, ako u gornjoj re8etki kliknete na polje Naziv, pred vama ée sada pojaviti izgled poput onoga na slici 6-5. Slika 6-5: Prozor u kojem su 1a karti General vialjive postavke za polje Naziv, koje je tekstualnog tipa Primijetite da se kartica General zna¢ajno promijenila. Sada je postavka Field Size postavijena na 50, slijedi niz postavki koje su nepopunjene, da bi se potom, osim za postavke Required i Indexed pojavile i one kojih kod polja PTT uopée nije bilo — Allow Zero Length, koja je postavijena na Yes, Unicode Compression, koja je postavijena na Yes, IME Mode, koja je postavijena na No Control i IME Sentence Mode, koja je postavljena na None. Jasno je, dakle, da vrsta polja automatski za sobom povlaéi i drukéiji skup postavki za pojedino polje. Logigno je, primjerice, da postavka Field Size za polja viste Text oznagavaju maksimalni dozvoljeni broj alfanumeriékih znakova (dakle, duljinu niza). Navedimo sada redom postavke za najéesce koristene vrste polja: Polja vrste Text: © Field Size — maksimalno dozvoljen broj alfanumeriékih znakova (najvige mozete postaviti duljinu od 255 znakova) © Format — postavka kojom se Accessu naznatuje kako da formatira podatke za prikaz (ima smisla ponajprije za brojcane i datumske/vremenske vrijednosti) © Input Mask — maska koja €e se koristiti prilikom unosa podatakaCaption ~ naslov uz polje koji €e se koristiti za oznaéavanje polja © Default Value — podrazumijevana vrijednost * Validation Rule — pravilo za provjeru unesenog podatka (ovime se ograni¢ava unos podataka samo na one koji zadavoljavaju zadano pravilo) © Validation Text — tekst poruke koji ée se pojaviti ako je pri uncsu podataka povrijedeno pravilo Validation Rule © Required — cznagava je li unos podatka u ovo polje obvezan (Ves) ili se polje ne mora popuniti (No) * Allow Zero Length — oznatava je li u ovo tekstualno polje dozvoljen unos praznog niza © Indexed — oznaéava je |i polje indeksirano ® Unicode Compression — cznatava hoée Ii se tekst komprimirati, a odnosi se na shemu po kojoj se interno zapisuju znakovi (Unicode za svaki znak zahtijeva 2 bajta, pa ukljucenost ove postavke — vrijednost Yes - uyjetuje da se u bazi svi znakovi &iji je prvi bajt jednak nuli komprimiraju na 1 bajt) Preostale dvije postavke, IME Mode i IME Sentence Mode moguée je koristiti samo na Dalekom istoku, Sto znaci da ih slobodno mozemo zanemariti. Polja vrste Memo u svernu su sliéna poljima vrste Text, ali nemaju postavku Field Size - polja vrste Memo mogu primiti, u praktiénom smislu, golemu koliinu alfanumeri¢kih znakova. Polja vrste Number: © Field Size — brojéana podvrsta osnovnog brojéanog formata: © Byte ~ cijeli broj u rasponu od 0 do 255 © Integer — cijeli broj u rasponu od -32768 do 32767 © Long Integer — veliki cijeli broj, za nase potrebe vazan i zbog eventualnih veza na druge tablice, Naime, ako se s jedne strane kao primarni kijue (a kod nae tablice GRADOVI je upravo tako) koristi vista podatka AutoNumber, tada se kao strani kljué u drugoj tablici mora nalaziti polje upravo ove podvrste ELL © Single - realni broj preciznosti do 7 decimalnih znamenaka © Double — realni broj preciznosti do 15 decimalnin znamenaka © Replication_1D — posebna vrsta broja koja se koristi kao jednoznatni identifikator z2 replicirane baze podataka ® Decimal ~ decimalni broj preciznosti do 28 decimalnih znamenaka © Format — postavka kojom se Accessu naznatuje kako da formatira podatke za prikaz (ctvorite li padajuci popis uz ovu postavku, moti éete birati izmedu razlicitih formata prikaza brojeva) © Decimal Places - oznatava broj decimalnih mjesta. U pravilu Cete prihvatiti vrijednost Auto, ali iz padajuceg popisa mozete i sami zadati broj decimala © Input Mask — ne koristi se za brojéane vrste podataka © Caption — naslov uz polje koji €e se koristiti za oznagavanje polja © Default Value — podrazumijevana vrijednost, u pravilu 0, ali mozete je zadati i sami © Validation Rule — pravilo za provjeru unesenog podatka (ovime se ogranigava unos podataka samo na ane koji zadovoljavaju zadano pravilo) © Validation Text — tekst poruke koji e se pojaviti ako je pri unosu podataka povrijedeno pravilo Validation Rule © Required - oznatava je li unos podatka u ovo polje obvezan (Yes) ili se polje ne mora popuniti (No) © Indexed — oznacava je li polj2 indeksirano Polja u tablici baze podataka vrste Date/time i Currency po svemu SU U postavkama sliéne brojéanom formatu, a sami ete iskuSati razlitite formate i moguénesti koje vam se nude za takvu vrstu polja. Primjerice, za polja vrste Date/time modi cete birati razlitite datumske i vremenske formate, kao sto Cete za polja viste Currency moci birati razlidite broj- éano/valutne formate. Vrijedi jo$ spomenuti i vrstu polja Yes/No ili Boolean, koja se odnosi na ona polja koja mogu poprimiti samo dvije moguée vrijednosti.Izrada tablica Vratimo se naSem primjeru i zasad ostavino ponudene postavke. PokuSate li sa~ da zatvoriti prozor, Access ée vas u okviru za dijalog upitati za unos imena tablice (unijeli biste GRADOVD, a zatim upozoriti da biste trebali stvoriti primarni kljué i ponuditi se da to utini umjesto vas. (Ako kliknete Yes, nagi éete se u glavnom prozoru baze podataka, a Access ée automatski stvoriti primarni kljué nad poljem Grad_ID.) Nakon zatvaranja prozora primijetit ete da je glavni prozor sada dopunjen imenom tablice GRADOVI Na isti nagin na koji smo stvorili tablicu GRADOVI, sada stvorite i tablice TVRTKE, RACUNI i NACIN_PLACANJA. Za tablicu TVRTKE kliknite na Create Table in Design View, a zatim, poznatim postupkom dodavanja polja, zadajte sliedeca polja: © MATBROJ - vrsta polja Number, podvrsta Long Integer © NAZIV — vrsta polja Text © ADRESA — vrsta polja Text © GRAD - vista polja Number, podvrsta Long Integer © TELEFON — vista polja Text © TELEFAX — vrsta polja Text © EMAIL - vista polja Text Kao primarni kijué zadajte MATBRO) — matiéni ée broj tvrtke jedinstveno oz- naéavati svaku pojedinu tvrtku. COCR CORR Odo Nod NN Uoéite da je polje GRAD tipa Number — ovaj ce broj oznatavati slog u tablici gradova. Zatvorite tablicu, nazovite je TVRTKE i zatim dalje stvorite tablicu RACUNI s poljima: © Racun_ID — vista polja AutoNumber © OZNAKA - vista polja Text © DATUM - vista polja Date/time © IZNOS - wrsta polja Currency © NACIN_PLACANJA — vrsta polja Number, podvrsta Long Integer © MATBRO) - vrsta polja Number, podvrsta Long Integer © SADRZA| - vista polja Memo Untite da smo u tablicl RACUNI uveli dva polja, MATBRO) i NACIN_PLA- ANJA, koja su brojéane vrste. U ta éemo dva polja unositi (ili, kao Sto ete vidjeti, birati) broj koji zapravo oznaéava odredeni slog u tablicama tvrtki i nagina pla¢anja. Na kraju, stvorite tablicu NACIN_PLACANJA, koja ée imati samo dva polja: © Nacin_ID - vrsta polja AutoNumber © NAZIV —vrsta polja Text U ovom trenutku glavni bi prozor Accessa trebao izgledati poput onoga na slici 6-6. See Slika 6-6: Glavni prozor baze podataka Evidencija rashoda s definiranim tablicama GRADOMI, NACIN_PLACANJA, RACUNI i TVRTKE a 2 a a a 2 + alJasno je da smo zasad prili¢no opcenito definirali tablice. Polja su postavijena prema podrazumijevanim Accessovim vrijednostima i trebat ¢e ih, naravno, doraditi. Medutim, zasad budimo zadovoljni svojim radom. Stvorili smo novu bazu podataka pod imenom Evidencija rashoda i u toj bazi stvorili nove tablice - GRADOVI, NACIN_PLACANJA, RACUNI i TVRTKE. Buduci da ée nam tablice biti osnovne spremine jedinice za na8e podatke, prethodni je korak zapravo i od osnovne vaznosti. Detaljnije zadavanje postavki za polja u tablici i rad s tablicama uopée sviadat éete u iduéem poglaviju. Ostali naéini stvaranja novih tablica Access vam za stvaranje novih tablica podataka nudi jo& dvije moguénosti: © Create table by using wizard © Create table by entering data Oba ova natina sluze za jednostavnije stvaranje novih tablica, ali prije ili kasnije shvatit Gete da je stvaranje nove tablice tako da se potpuno dizajnira - je- dini pravi put. Kliknete li na Create table by using wizard, moci ete u prvom prazoru éarob- njaka odabrati vrstu predloska (Business — poslovna ili Personal — kuéna), zatim u popisu odabrati Zeljenu tablicu (ako razumijete engleski), a potom u jo8 jednom popisu odabrati Zeljena polja. Klikom na Next proéi éete kroz jo nekoliko prozora u kojima éete moci povezati tablicu s postojecima, dati joj ime Slika 6-7: ‘ane De rgalabes Becton yo wero web mea eT vi prezor Crcbriaka Crate table by using | nares emia tienen wizard u kojem birate vestu predlosia [Re sara lant (Bussines/Persona)), sam prediogak iz popisa aes Sample tables, Selene pola u tbl iz al popisa Sample fields i eventualno preimenu- jefe pola Kikom na Rename eld... a: i sliéno, da biste na kraju klikom na Finish zavrsili posao, a Access stvorio vasu tablicu. Na slikama od 6-7 do 6-10 modete pogledati kako izgledaju pojedini prozori (koraci) éarobnjaka. Slika 6-8: Drugi prozor tarobnjaka iavex ee Create yang at Serie eerie dlopnbaepe bass nove tablice i odabirete 2elite li da Access sam postavi primarni kijué ayer ataemertaye? © py eer iy tne ct = a a Slika 6-9: Tredi prozor éarobnjaka daje pecesetierelgentre tis Totoro siete abo vam informaciju o povezanosti esas esas Teese eoesrnsa te sk Stace Lah ce sera ee a ss ostalim tablicama u vaéoj bazi [rrmerionaen rucos podatake. Ponekad Ge éarobn- Jak sam postaviti veze, a ponekad éete vi, Klitom na Relationships... to utiniti sari Slika 6-10: Zamir prozor éarobnjaka Create table by using wizard, u kojem birate kamo éete rnakon Sto Hiknete na Fish -u danje Tatton tte 5 | © tea in 7) erecavamaresarte————]_ | _definiranje polja (Modify the table design), u ©) © tagger etaeartenee eacoun shah ae oped Be ees podataka (poturdena opal) il uw unos _podataka purtem forme koje Access coats incr epee | pe) stvoriti autornatshi (opcja Enter data into the table using form...) Odabirom opdije Create table by entering data omoguétt éete sebi jo8 jednostavniji agin stvaranja nove tablice. Pred vama ée se pojaviti reSetka s generi¢ki nazvanim poljima Field’, Field2... U prazna polja jednostavno poénite unositi podatke.1 VobIé Knox Access 2002 Kada u svako pole unesete neki podatak vadite raéuna 0 tome da ¢e Access pi stvaran- _jutabice pokuati prepoznati o kojoj se wsti pola radii shodno tome postavit ste poja. Na slici 6-11. mozete vidjeti kako izgleda prozor za definiranje nove tablice podataka opcijom Create table by entering data. Slika 6-11: Prozor koji Cote ugledati odaberete li stvaranje nove tablice klikom na Create table by |. entering data. AL NazZalost, i ovako cete brzo shvatiti da bez Design Viewa nema velike koristi. Stoga je vaZno da, bez obzira na Cinjenicu da je rijec 0 najtezem i najdetaljni- jem nadinu stvaranja nove tablice, sviadate upravo stvaranje nove tablice odabirom opcije Create table in Design view, upravo onako kao sto ste utili od po- etka ovog poglavlja. SADA ZNATE ® Kako stvoriti novu tablicu u bazi podataka ‘opcijom Create table in Design View ® Kako zadati polja u novoj tablici ® kako postaviti svojstva [postavke) zadanih polja * koji vam jos natini stoje na raspolaganju za stvaranje novih tablica RAD S TABLICAMA Svladat ¢emo osnovne tehnike rada s tablicama, kako bismo na jednostavan | brz naéin mogli raditi $s onime Sto nas najvise zanima - nagim podacima. Promjena strukture tablica Promjena strukture tablica moguéa je jednostavnim prebacivanjem u Design view, koji ste veé upoznali pri stvaranju novih tablica. U sljedecem okviru naucite kako se to radi. COCOOCORdoNNND |Promjena strukture tablica 1. Na stranici Tables Klicnite desnom tipkom mifa na tablicu koju Zelite mijeniati 2. U ponudienom izborniku odaberite Design View 3. U vet poznatom prozoru ugledat éete definiana polja injihove postavke 4... Promienite postavke za pojedina pola 5. Zatvorite prozori na pitanje Zelite |i spremiti promjene kliknite na Yes UPOZORENJE ‘Obratite paznju na to da pri promieni strukture tablice, ako u tablici ve postaje po- acl, moZete prouzrokovati i gubtak dijela podataka. Name, ako promijenite vistu pola iz, primienice, vste Textu vrstu Number, tada ¢e ACCESS pri konverZiji postoje- Gh podataka jednostano odbaciti one podatke kai sé ne mogu pretvonit u brojeve. Sléno tome, ako promienite Field Size za Text pale s vijedrasti 0 na 10. tada ¢e Access “odrezati” podatke koji su uneseni u to poje, a duii su od 10 znakava Cesto ete u promjenu strukture tablice ulaziti kada Zelite dodati neko polje u tablicu ili kada Zelite promijeniti postavke nekog definiranog polja. Primje- rice, Zelite li da podrazumijevana vrijednost pri unosu u datumsko polje bude danaénji datum, mogli biste u postavku Default Value unijeti Date) — to je funkcija koja vraéa danainji datum. Kadgod promijenite bilo Sto u strukturi neke tablice, pri zatvaranju prozora Access obavezno ¢e vam biti postavijeno pitanje Zelite li spremiti unesene promjene. Odabirom Yes spremit Gete promjene, odabirom No neéete ih spremiti, dok ete odabirom Cancel sprijeciti zatvaranje prozora, da biste unijeli dodatne promjene ili jednostavno provjerili &to ste dotad napravili. ee Slika 7-1: lzgled prozora s porukom da je tablica promijenjena i pitanjem Z2elite li spremiti promjene Za na& bi primjer bilo zanimljivo promijeniti neke postavke u tablicama GRADOVI, TVRTKE, RACUNI | NACIN_PLACANJA. Dakle, u tablici GRADOVI, koju éete, kako je opisano u prethodnim koracima, otvoriti za promjenu strukture, promijenite sljedece postavke: © za polje NAZIV postavite Required na Yes i Allow Zero Length na No, kako bismo pri unosu obavezno unijeli barem naziv grada U tablici TVRTKE: * za polje GRAD postavite Required na Yes, kako bismo svaku tvrtku vezali uz neki grad za polje NAZIV postavite Required na Yes i Allow Zero Length na No, kako bi turtka imala barem ime U tablici RACUNI: za polje OZNAKA postavite Required na Yes i Allow Zero Length na No jer ragun bez oznake/broja nema smisla za polje IZNOS postavite Required na Yes - jer Cemu inace unositi racun za polje DATUM postavite Required na Yes, a u postavku Default Value upiite Date(), kako bismo inicijalno, ako i ne upisemo datum, prepustili Accessu da unese datum kada unosimo podatak za polje NACIN_PLACANJA postavite Required na Yes - jer Cemu inate evidencija nacina placanja Za pole MATBRO} postavite Required na Yes jer neki racun pla¢amo nekoj tvrtki.UPOZORENJE Kad steknete potrebno iskustvo. | sami ¢ete unositl odgovarajuce izmjene. Pri- mjerce, datum ratuna mogii biste ostavitii kao nezantijevano poke (Requiredje No). ko ne Zelite uvjek unositi datum ra¢una, Dakle, prinjer je primer; on je namjerno ogoljen, jednostavan i siuzi samo razumijevanju. PokuSajte razmiSjati o svojim podacima i onome Sto doista Zelite voditi u kué- oj evidenaili rashoda. Vidiet Cete nakon nekog wemena da éete u znaéainoj mjeri prosinti nag primjer. U tablici NACIN_PLACANJA: ® za polje NAZIV postavite Required na Yes i Allow Zero Length na No, da bi tablica iziskivala da to polje bude popunjeno Pri svakom zatvaranju prozora na upit za spremanje promjena kliknite na Yes. Nakon &to zavrsite s promjenom po svim tablicama, udinili ste dobar korak naprijed. Nae su tablice sada bolje i urednije strukturirane, ne dozvoljavaju prazna polja i lose unose ondje gdje nam oni ne trebaju, daju neke inicijalne vrijednosti kako ih sami ne bismo upisivali itd. Razmislite 0 duzini tekstualnih polja; odekujete li za neke tekstualne unose i nizove duze od 50 znakova, tada ponovno udite u promjenu strukture tablica i za Zeljena polja promijenite Field Size (primjerice na 100). Unos podataka u tablice U prethodnom smo odjeljku naucili promijeniti strukturu tablice u bazi podataka i tako pripremili svoja polja za unos podataka. Sada nas Geka osnovni posao unosa podataka u pripremljene tablice. SS Dvostruko Kliknite na tablicu GRADOVI i pred vama Ce Se pojaviti prozors re- Setkom za unos podataka, vrlo sliéan klasicnoj stranici proracunske tablice poput Microsoft Excela. Izgled mozete pogledati na slici 7-2. Uodite da je polje oznaéeno s Grad_ID veé u prvom retku ispunjeno rijedju (AutoNumben). SadrZaj ovog polja je Gelobrojna vrijednost, 0 kojoj brigu vodi SL ne Slika 7-2: 2 ate sPut Fa cee) ° Td eee eae teblicu GRADOW! Microsoft Access. Za svaki slog tablice Access ée u polje Grad_ID sam unijeti jedinstvenu vrijednost. Upamtite: relaciske baze podataka nemaju redosijed u klasiénom smislu. Ako sami pri prikazu podataka (0 tome kasnije) ne zadate po kojem poli [ili polima) Zefite sloxit {sortiati) podatke, nikada nije sigurno kojim ¢ete ih redosijedom dobiti u prikazul Pomaknite se, pritiskom na tipku Tab ili klikom mia, na polje PTT i unesite po- Stanski broj svojeg grada/mjesta, a zatim u polje NAZIV unesite i naziv. Zatim se, pritiskom na dolje usmjerenu strelicu (na tipkovnici), spustite u iduci redak, pa strelicom lijevo opet unesite postanski broj iduGeg mjesta, a u polje Naziv njegov naziv. Redom tako ispunite pet-Sest redaka (zasad samo toliko, ali osnovna je ideja, da- kako, da s vremenom tablicu popunite nazivima svih gradova i mjesta koje ée- te koristiti u svojoj bazi podataka). Velik broj gradova/mjesta nece nam osobito trebati u naSem primjeru jer cete raéune obiéno plaéati na naslov svega nekoliko turtki koje, naravno, “obitavaju” u vaiem i jo mada kojem gradu. Medutim, tablica GRADOVI mozete kasnije upotrijebiti | u mnogim drugim bazama podataka (primjerice, adresaru) u kojem ée popunjenost te tablice biti prilitno vazna.Pokuajte sada u polje PTT unijeti neki alfanumeri¢ki niz, primjerice ASDF1234. Access Ge vam dozvoliti unos takvog podatka, ali se nakon toga ne¢ete moti po- maknutis polja PTT sve dok ne ispravite podatak i upigete cjelobrojnu vrijednost_ (niste zaboravili da je polje PTT brojéane vrste — Long Integer). Pri svakom izlas- ku iz poljas neispravnim podatkom Access ée vas upozoriti prozorom s porukom 0 pogreéci, u kojem morate kliknuti na OK i ispraviti svoj pogreSan unos. Slika 7-3: Lagled prozoras porukom o pogretnom, nedozvoljenom unosu Nakon to ste unijeli nazive nekoliko gradova, zatvorite tablicu i dvostrukim klikom na njezino ime otvorite tablicu NACIN_PLACANJA. U polje NAZIY, slog za slogom, unesite GOTOVINA, CEKOVI i KARTICA. Ako imate vibe kartica, moZda nije loSe da umjesto KARTICA u jednom slogu unesete MASTER, u drugom DINERS, trecem AMEX itd. Na taj Cete nacin kasnije moéi i detaljnije razraditi svoja placanja i pogledati stanje pojedine kartice. Po zavrSetku unosa zatvorite prozor. Otvorite sada tablicu TVRTKE. Da biste doista, ve¢ za potetak, imali ozbiljnije Koristi od svojih tablica, potrudite se i popunite tablicu sa svim tvrtkama Kojima redovito plaéate ragune (HT, HEP, komunalne tvrtke...). Kada dodete do polja GRAD, stanite. Polje GRAD od posebne je vaZnosti za povezivanje podataka. Prisjetite se kako smo zamislili da gradove unesemo u tablicu GRADOVI samo jednom, a da u drugim tablicama, u poljima u kojima Zelimo unijeti neki grad, zapravo unosimo njegov brojéani identifikator. Od zamisli do prakse ovaj put nije daleko. Bududi da smo u tablici GRADOVI veé unijeli neke gradove, pri Cemu je svaki od slogova tablice dobio jedinstvenu vrijednost u polju Grad_ID, sada éemo u polje GRAD svakog sloga tvrtke unijeti upravo tu vrijednost (ovisno o kojem se gradu, naravno, radi). OOCCOCCO RON ooodoNT Primjerice, ako ste u tablici GRADOVI svoj grad unijeli kao prvi slog, sva je prilika da je broj u polju Grac_ID jednak jedinici. Dakle, broj 1 oznacava jedinstveno va grad u tablici gradova. ‘Ako sada u tablicu tvrtki upisujete svoje komunalno poduzeée (pod pretpostav- kom da se ono nalazi u vasem gradu), u polje GRAD unijet éete vrijednost 1. Postupite slitno i prilikom unosa drugih turtki. Nakon &to ste na prethodno opisani nacin unijeli podatke u nage tablice, pogledajmo koje emo tipke esto upotrebljavati pri unosu podataka: © Tab — pomak na sljedeée polje (kada se nalazite u zadnjem poly, pritiskom na Tab skotit cete na prvo polje iduceg sloga) © Shift+Tab — kao Tab, ali u suprotnom smjeru (dakle, unatrag) © Strelica dolje — pomak u isto polje sljedecega sloga © Strelica gore - pomak u isto polje prethodnoga sloga © Ctrl+strelica gore — pomak u isto polje zadnjega sloga u tablici © Ctrl+strelica dolje — pomak u isto polje prvoga sloga u tablici © Ctrl+End — pomak na sam kraj (zadnje polje zadnjega sloga) © Ctrl+Home — pomak na sam poéetak (prvo polje prvoga sloga)SloZeniji sustavi tablica s mnogo medusobnih veza definitivno nalazu bolje na- Cine unosa podataka, Posebno se to odnosi na polja u koja je potrebno unijeti neki vezni podatak (dakle, upravo nag primjer s unosom vrijednosti Grad_ID za pojedini grad). Za tu Ge nam svthu odli¢no posluziti forme — prozori za unos i pregled podataka, koje ¢emo nautiti stvoriti i spremiti u jednom od kasnijih poglavlja. Promjena podataka u tablicama Na isti nadin kao 3to ste uli u tablicu i poteli u njoj upisivati podatke, moZete uci iu tablicu s postojecim podacima te ih pregledavati i mijenjati Ispravijanje podataka Primjerice, pri unosu gradova pogresno ste unijeli postanski broj jednoga od njih. Otvorite tablicu, pronadite slog u kojem se nalazi trazeni grad, kliknite na polje PTT tog sloga i unesite ispravan poétanski broj. Kao i kod unosa novog sloga, u kvadraticu s lijeve strane retka u kojem upisujete podatke pojavit ¢e se slitica olovke. Kada napustite redak, sli¢ice ée nestati, to zna¢i da su vasi unosi prihvaceni. Naravno, za kretanje tablicom upotrijebit éete tipke navedene u prethodnom odjeljku. Ako ste kojim sluéajem u tablicu unijeli veéi broj podataka, odnosno slogova, pa oni svi ne stanu u prikaz prozora, upotrijebite mia i kliznu traku da biste se pomicali (skrolali) po tablici brZe i jednostavnije nego koristenjem tipkovnice. Brisanje podataka iz tablica Brisanje pojedinog sloga iz tablice vrlo je jednostavno i mozete ga obaviti na nekoliko nacina. Brisanje sloga u tablici Otvarite tablicu i pronadite slog koji Zelite izbrisati Kiknite desnom tipkom mia na prazni kvadravé uz ljev rub Zelenoga sloga ee: U ponudenom izborniku kiknite na Delete Record Pojavit ¢e se prozor s porukom, u kojem ete potvrditi brisanje sloga. Klik- rite na Yes da biste doista obxisali slog ilina No da biste odustali od te operacije \Vodite ratuna 0 tome da operacilu brisanja nije moauce poniSiiti kao vedinu Grugih operacii (ponistavanie prethodne operacie, kao i u Windowsima ive- Gini Windows aplikacija izvodite klikom na sliticu streice zavenute ulijeva koja se obitne nalazi na alatno) trac fi pritiskom na kombinadju tipki Ctrl+2). res SYou re ubouc csc ecto Poruka koja Ge se pojaviti nakon Coe zadane operacebrsajasloge S Obratite paZnju na to da je Access masnim slovima ispisao i koliko Ce se slogova izbrisati. Vi ste, naravno, odabrali samo jedan slog, ali mogu¢e je istovre- meno izbrisati i veci broj slogova. Veéi broj slogova odabrat éete klikom misa na kvadratié uz prvi Zeljeni slog i zatim povlaéenjem miga (bez otpustanja tipke) do zadnjeg sloga kojeg Zelite obrisati. Isto ete udiniti i ako pronadete zadnji slog (pomicanjem po kliznoj traci ili klikom izravno na kvadrati¢ zadnjeg Zeljenog sloga), a da pritom drZite pritisnutom tipku Shift. Zelite li odabrati sve slogove, odaberite iz glavnog izbornika Edit/Select All Re- cords ili kliknite na gornji lijevi kvadratié tablice s podacima (sjecite jedne i druge osi tablice). Osim na¢ina brisanja opisanog u prethodnom okviru, nakon oznagavanja sloga mogli biste u glavnom izborniku odabrati Edit/Delete Record ili jednostavno pritisnuti tipku Delete.né Knox Access 2002 RELACIJSKI ODNOSI Vrijeme je da sviadate vrio vaan korak u razumijevanju baza podataka - uspostavu medusobnih veza podataka u razlititim tablicama. U dosad pokazanom primjeru bez poteskota mozete izbrisati bilo koji slog bilo koje tadice. Medutim, kada Jednom cefiniramo veze medu tadicama i tme uspostavimo odredena pravila i meduzavisnost medu podacima tablica. brsanje nece biti mo- gue Za hilo koji sing. Pimjerice, ako u tablic turtki imate neku twitku koa u pol GRAD ima vijednost 4, a u tablici gradova se pod brojem 4 nalazi ZAGREB, tac je jasno da bi brisanjem sioga pod brojem 4 u tablici GRADOV! slog navedene tvrtke ostao “Vijeti u zraku’. U tom slogu bi, naime, i dale u poju GRAD ostao broj 4, alitaj se bro} vie ne bi odnosio ni na jedan grad u tablici GRADOVI. Tako ostavieni podadi u tablicama nakon nekog viemena ne bi imali nikakvog smisla i stoga Cete u kasnijim_ poglaviima nauititi kako Izbje¢! takve situacje. SADA ZNATE Potreba za relacijskim odnosima Prisjetite se onoga sto je vec receno o potrebi dobre organizacije podataka u nekoliko prethodnih poglavija i naglaska na ¢injenici da dobro organizirani podaci predstavijaju temelj za izgradnju baze podataka koja ¢e vam u svakom trenutku omoguéavati brz i jednostavan pristup do vaiih podataka. © Kako unijeti podatke u tablicu baze podataka © Kako se kretati po podacima u tablici °® Kako promijeniti postojece podatke u tablici 6 4 ~, Promienitpestojece P i Ukratko je objaSnjen pojam normalizacije podataka i naznaéeno je zbog ce- © Kako izbrisati slog u tablici na vie natina ga je ona vazna. OOCCOTONdINNNNDNa slici 3-3 u 3. poglaviju razvrstali smo podatke u Getiri tablice i ustvrdili da su tablice povezane. Padljivo progitajte 3. poglavije da biste bolje razumjeli medusobne veze podataka u tablicama. Sligno tome, na na’em primjeru evidencije kuénih rashoda razvrstali smo. podatke tako da smo stvorili Cetiri tablice: GRADOVI, TVRTKE, RACUNI i NACINI_PLACANIA. U prethodnom poglaviju stvorili smo, dakle, nama potrebne tablice, definirali u njima potrebna polja i prilagodili postavke pojedinih polja Nae tablice izgledaju kao na slici 8-1 RACUNI RACUN | DATUM | MAT BRO) 123456 16.06.02. 234568 29.10.02. MAT BROJ TELEFON | TELEFAX 1 2 GRADOVI NACIN_PLACANJA Grad_1D Natin ID _|_NAZIV Cotovina Cokovi Kartice Slika 8-1: tablice potrebne za vodenje evidencije kuénih rashock, \ nad kojima Come define relacijske odnese Zatim ste naucili kako se podaci unose, ali i to da bi takav unos podataka mo- ga0 postati izuzetno zamoran,“a nakon nekog vremena, kada bi broj slogova Znaéajno narastao, unos bi postao gotovo nemogucé. COCCOCODON ND NN DONO Osim toga, ako za primjer uzmemo tablicu TVRTKE, u kojaj je jedno od polja GRAD, prisjetite se da bi vrijednost koja se unosi u to polje (brojéana vista podatka) trebala odgovarati jednoj od unesenih (ustvari od Accessa ubaéenih) vrijednosti u polju Grad_ID tablice GRADOVI. Na taj bi natin svaka twrtka u tablici TVRTKE tim podatkom bila vezana uz jedan slog tablice GRADOVI Jasno je da su tablice TVRTKE i GRADOVI medusobno povezane i da je ta veza definirana upravo podacima u poljima Grad_ID i GRAD. Isto vrijedi i za tablicu RACUNI, koja je putem polja MATBRO] vezana uz podatke u tablici TVRTKE, a putem polja NACIN_PLACANJA vezana uz podatke u tablici NACINI_PLACANJA. Navedene veze medu podacima su prirodne ~ izviru iz stvarnog svijeta i medusobne ovisnosti podataka Zadavanje relacijskih odnosa Da ne bismo duljili, zapotet emo odmah s uspostavom relacijskih odnosa. Otvorite bazu podataka Evidencija rashoda (ako ona ve¢ nije otvorena), a zatim u glavnom izborniku odaberite Tools i u podizborniku Relationships Pred vama ¢e se pdjaviti prozor Relationships (u pozadini), ispred kojega ée biti aktivan prozor Tables, kao na slici 8-2. Slika 8-2: Proror Show tables, koji se ‘ihe [eral ah | pojavijuje pri odabiru Relationships, a unutar kojega ete biratitablice za uspostavu relacistih odnosa Redom dvostruko kliknite na ime svake tablice (GRADOVI, NACIN_PLACANJA, RACUNI, TVRTKE). * Nakon toga kliknite na Close.Pred vama se sada nalazi prozor Relationships s prikazom sve Eetiti tablice, poput onoga na slici 8-3. U narednim koracima objagnjeno je kako uspostaviti relacijski odnos izmedu tablica TVRTKE | GRADOVI. Uspostava relacijskih odnosa Kiiknite ui tablic GRADOVI na pole Grad_ID ine orpustajuci tipku misa povucite pokazivaé na poje GRAD u tablici GRADOV. Otpustite tipku mika, Pred vama ée se pojaviti prozor poput onoga na sici 8-4 Prozor Edit relationship Powwidite opdje Enforce referential integrity, kao i opaje Cascade update related fields i Cascade delete related records, Klknite na Create. COCCOCOOoN DOORN NNND Access ée dvije tablice, odnosno polja Grad_ID iGRAD spit injiom, pri emu ée uz polje Grad_ID napisati 1, a uz polje grad oznaku za beskanatno (22). To znati da ée u tablic TVRTKI postojati niz zapisa koji mogu imati jednaku yriednost u pollu GRAD (sve twrtke koje pripadaju jednom gradu), dok e Se u tabli GRADOVI pod tim brojem pojaviti samo jedan grad. Ne bi trebalo biti teSko da sada sami, na potpuno isti nagin kao &to je opisano u prethodnim koracima, uspostavite sve potrebne relacijske odnose. Povezite polja MATBRO} iz tablica TVRTKE i RACUNI, a zatim i polja Natin_ID. i NACIN_PLACANJA iz tablica NACIN_PLACANIA, odnosno RACUNI. Zatim rasporedite prozore tablica unutar prozora Relationships (to su obicni prozori na éiju je naslovnu traku moguée kliknuti migem i odvudi ih u Zeljenome smjeru) i na kraju razvucite prozore prikaza tablica RACUNI i TVRTKE. Naposljetku Cele pred sobom vidjeti prozor poput onoga na slici 8-5. Zatvorite prozor Relationships. Pred vama ée se pojaviti poruka o tome Zelite |i spremiti unesene promjene (slika 8-6). Kliknite na Yes da biste se vratili u glavni prozor baze podataka.Slika 8-6: Pri zatvaranju prozora Rela- tionships Access ¢e vas upitati 2elite lt spremiti promjene Upravo ste definirali relacijske odnose. Opcije Create referential integrity, kao i dvije podopcije vezane uz ...update related field i ...delete related record, Unos podataka nakon zadavanja relacijskih odnosa ( U prethodnom ste poglavlju nautili kako se unose podaci u tablicu. Otvorite sada, nakon 3to ste zadali relacijske odnose, tablicu TVRTKE. Ovisno 0 tome koliko ste slogova (tvrtki) unijeli kada smo u prethodnome poglavlju unosili podatke, vas ce se prikaz, jasno, razlikovati od onoga na slici 8-7. Zanemarite to¢nost unesenih podataka, jer oni su ovdje samo zbog ilustracije. Slika 8-7: Prozor za unos podataka u tablicu ‘ape TVRIKE COCCRC ONO DNRONNNNN Obratite paznju na znak + uz lijevi rub prozora uz svaki od slogova tablice. Znak + pojavio se sada zbog uspostavijenih relacijskih odnosa. Kliknete li na + uz bilo koji slog vase tablice, primjerice, na + uz prvi slog — pred vama ¢e se otvoriti potprozor s tablicom za unos podataka racuna, sliéno onome na slici 8-8. Slika 8-8: fens) Prozor za unos podataka "tablicu TVRIKE s otvorenim | o po potprozorom za unos podataka rafuna Zanimijivo, zar ne? Access je shvatio da ¢e se svaki ratun vezati uz odredenu tvrtku, pa je uz tvrtku ponudio unos racuna. Relacijski odnasi na djelu! Medutim, zasad ne biste trebali biti previSe odusevijeni. odite da u tablicu raéuna sada moete unijeti podatke u niz polja, ali onda éete naiéi na polje NACIN_PLACANJA, u kojem, nazalost, nemamo mnogo izbora. Ako ste upamtili da vrijednost 1 odgovara gotovinskom pla¢anju, vrijednost 2 éekovi- ma itd., mogli biste izravno unijeti taj podatak. Ipak, ovakav nacin unosa, bez obzira na éinjenicu da nam je Access “servira na srebrnom tanjuru”, nema mnogo smisla, pa cete za potrebe kvalitetnag, brzog i jednostavnog unosa podataka morati svladati izradu formi. O tome u kasnijim poglavijima knjige. Zasad je, Sto se relacijskih odnosa tite, va3no uciiti sljedece: © Pokuiate li u polje GRAD tablice TVRTKE u nekom slogu unijeti podatak koji oznagava nepostojeci slog u tvrtki GRADOVI (dakle, uneseni broj nema svog para u vrijednosti polja Grad_ID ni za jedan slog tablice GRADOVI), Access vam to neée dopustiti i morat ¢ete promijeniti unesenu vrijednost ili odustati od unesene promjene. Eventualnim brisanjem nekog sloga u tablici GRADOVI automatski ée se obrisati i svi slogovi tablice TVRTKE koje sadrZe taj grad. Ne svida li vam se to, poncyno oWworite Tools/Relationships, desno Kliknite na liniju koja povezuje polja Grad_|D i GRAD i kliknite na Edit relationship... U poznatom prozoru ponistite odabir opcije Cascade delete related record. Ako sadaopie KRoz Access 2002 pokusate izbrisati neki slog tablice GRADOVI koji je povezan barem s jednom tvrtkom putem polja Grad_ID<->GRAD, Access vam to neée dopustiti, uz poruku prikazanu na slici 8-9. Slika 8-9; ‘Access nas upozorava da ne smijemo brisati slog jer se podaci tog sloga koriste u drugim, vezanim tablicama © Eventualnom promjenom vrijednosti primarnoga kljuéa voljeli bismo da se ta promjena automatski prenese na sve vezane podatke. Dakle, podopeija Cascade update related field odnosi se na sluajeve u kojima je moguca promjena primarnoga kijua, pri Cemu €e Access preuzeti zamoran posao azuriranja svih vezanih slogova u drugim tablicama koji su vezani putem tog primarnog kijuéa. U nagim tablicama GRADOVI, RACUNI i NACIN_PLACANJA ionako imamo umjetni primarni kljué koji sami ne unosimo niti mijenjamo, pa u prozoru Edit Relationship za veze na polja tih tablica mozete slobodno iskljuciti podopciju Cascade update related fiel. Medutim, tablica tvrtki kao primami kljue koristi mati¢ni broj tvrtke. Sasvim je moguce da se taj broj promijeni (primjerice, Hrvatski Telekam nazove se Deutsche Telekom i promijeni matiéni broj, a vi Zelite samo promijeniti matiéni broj i naziv), pa bi njegovom promjenom mnogi slogovi raéuna ostali bez svoga para. Ovako Ge Access automatski aZurirati tu promjenu u svim vezanim slogovima tablice racuna. SADA ZNATE © Qdakle potreba za medusobnim vezama podataka u tablicama, odnosno relacijskim odnosima © Sto su relacijski odnosi i referencijaini integritet Kako uspostaviti relacijske odnose Sto ée se promijeniti nakon uspostave relacijskih odnosa OOCCOOONONNNN ND SORTIRANJE I FILTRIRANJE Unos podataka i redovito azuriranje istih od osnovne su vaznosti za dobivanje onoga sto vam u konaénic! doista treba - informacija. Sortiranje podataka Prije samog upoznavanja s upitima koje Cete najeS¢e upotrebljavati da biste iz svojih podataka mogli prezentirati kvalitetnu informaciju, upoznajemo vas s osnovnim postupcima koje trebate svladati da biste svoje podatke mogli, primjerice, sortirati po abecedi ili rastuéem broju, ali isto tako i da biste mogli iz niza slogova odabrati samo one koji vas trenutaéno zanimaju Ako ste u svoju tablicu GRADOVI ve€ unijeli velik broj gradova, tada ¢e va’ prikaz slititi onome koji Gemo ovdje pokazati.Na slici 9-1 mozete vidjeti kako izgleda tablica gradova otvorena u prozoru nakon &to smo unijeli uistinu mnogo postanskih brojeva i gradova u Hrvatskoj i otvorili tablicu, dvostruko kliknuyi na njezino ime u glavnom prozoru baze podataka Evidencija rashoda Otvorena tablica gradova shy lama iz ove Sume podataka, a na dnu prikazanog prozora, mozete vidjeti da u tablici ima ukupno vise od tisucu slogova. Naravno, nije potrebno Setati gore- dolje i gledati taj dugaéak popis, veé je mnogo svrsishodnije u odredenom trenutku pronaci postanski broj za neko mjesto u Hrvatskoj. Medutim, kako je moguce brzo postoziti podatke? Postupak kojim se podacisiaZu po nekom redu (bilo abecednom, ako je rijét 0 tek- stuainim poljma, bio po rastuéaj ili padajuegj vriednesti, ako je riet o brojanim pojima) naziva se sortiranje. Abecedno sortiranje Oworite tablicu u kojoj vas zanimaju neki podad (za naé primjer to ¢e biti tablica GRADOVI. Prosirite malo pole naziva (postavite miga na desni rub zaglavija polja Naziv i zatim mi$em povucite udesno). Kiknite na neki podatak u polju Naziv (mi smo, primjerice, kiknuii na Antu- novad. COCR ROOD NDNANDONe Na alatnoj traci pri vrhu prozora pronadite dva gumba - A-2i Z-A koji sluze za sortiranje Kliknite na gumb A-Z i vidjet éete da ¢e sada prvi prkazant slog biti drukéiji nego Sto je dosad bio. Na slici 9-2 modete pogledati kako izgleda naa tablica GRADOVI nakon pri- tiska mi8em na A-Z, a na slici 9-3 kako izgleda ista tablica nakon klika na Z- A. Sasvim je jasno da ta dva gumba odreduju hoe li se slogovi prema nazivu sortirati od prvog do potetnog slova abecede ili abratno. Prikaz tablice gradova rnakon sortiranja AZ Prikaz tablice gradova rnrakon sortiranja Z-AZa razliku od prethodnog primjera, kada smo sortirali po tekstualnom polju naziva, mogli smo, primjerice, kliknuti na jedan od postanskih brojeva, a zatim izvesti sortiranje. Sortni redoslijed sada bi bio odreden veliginom brojéane vrijednosti. Ussvakom sluzaju, nakon 3to smo mijesta poredali po abecedi, bilo bi neuspo- redivo brZe (kori8tenjem klizne trake i mia ili pritiskanjem tipke Page Down) doci do Zeljenog podatka. Kada biste sada Zeljeli zatvoriti prozor (klikom na x u gornjem desnom kutu), ‘Access Ce vas upitati Zelite li spremiti izmjene u dizajnu vase tablice u dijalo’- kom okviru koji mozete vidjeti na slici 9-4. ee Bi Lain sare Speattal aac topes wn ttn et ac spremanja izmjena nakon Ce) | cow Zzatvaranja prozora tablice ‘Obratite paZnju na to da nismo mijenjali nikakvu vrstu polja ni podatke! Dak- le, Access pri svakom zatvaranju prozora u kojem se prikazuju podaci (a tab- lini prikaz obiéno najéesée koristimo za pregled podataka) moze upamtiti koliko ste ragirili polja, kakav je trenutacni sortni redoslijed itd. Pri iducem otvaranju automatski ce se pojaviti upravo zadnji upaméeni prikaz. Ako dakle Zelite spremiti trenutaéni izgled i sortni redoslijed (odnosi se i na us- postavljeni filtar, o kojem Cemo pisati u iduéem odjeljku), tada kliknite na Yes. Ako to ne Zelite, kliknite na No. Ako pak kliknete na Cancel, Access Ge vas jednostavno vratiti u prozor kao da ga i niste Zeljeli zatvorit Ako prije zatvaranja Zelite ukloniti trenutaéno aktivan sortni redoslijed, tada u glavnom izborniku Records odaberite opciju Remove Filter/Sort, Access Ce vas u podrazumijevani redoslijed, koji je obiéno vezan uz primarni kljué tablice (u naSem sluéaju, prikaz Ce, kao i na potetku, opet biti sortiran prema polju Grad_ID, koje je i primarni kljué nase tablice. Nakon &to ste naucili sortirati, dobar je ¢as da svladate i kako iz niza slogova mo- Zete probrati samo neke, prema Zeljenim uvjetima COCCT CODE Ooodo Filtriranje podataka Filtriranje podataka je postupak kojim éete iz niza slogova u tabi dataka odabrati samo one koji ée zadovoljiti neke uyjete. i baze po- Zadrzat €emo se na tablici gradova, na kojoj smo pokazali kako se sortiraju podaci. Pretpostavimo da nam zasad trebaju samo mjesta u Dalmaciji i Primorju. Ono to svakako znama jest to da postanski brojevi u tim podrugjima podinju brojkom 2, Isto tako, naSi postanski brojevi u tablici - brojéane su vrste, pa je jasno da ée svi brojevi veci od 20000, a manji od 30000 tisuéa uci u taj na potetni oda Flitriranje u tablici AKO veé nije otvorena, otvorite tablicu: GRADOVI. U glavnom izborniku odaberite Records, zatim Filter | od ponudenih opcija odaberite Filter by Form. Prozor Filter by unesenog uvjeta filtiranja Pred vama ¢e se pojavit prozor koji nalikuje nate prozoru u kojem pri- kazujemo podatke, alije ovaj prazan | vec je uz prvo poife (Grad_ID} ponudio gumb sa strelicom usmjerenom prema dole. Klicnite na polle PTT | unesite izraz > 20000 and <30000 {kao na slic 9-5), a zatim na alatnoj traci primijenite ftar kikom na gumb Apply Filter, na kojem je slitica posude za pretakanie. Ako ste slijedili prethodne korake, na kraju éete zaviiiti s prikazom prozora koji se nalazi na slici 9-6 (naravno, 5 vasim podacima).Slika 9-6: Prikazani podaci nakon primijen- jenog filtra pokazuju samo mjesta s podtanskim brojevima koji su vedi od 20000 i manji od 30000 dna naxvuennmsentssew-u i 4 | aa ae Ae fe Al SODCDTOOD TON DNDNN Prikaz jo uvijek ima velik broj slogova (jer je, naravno, i uvjet pretrazivanja bio vrlo Siok, PokuSajte sada dodatno suziti izbor na samo one slogove koji u nazivu podinju slovom S. Udinite to tako da ponovno otvorite prozor Filter by Form, a zatim u polje Naziv unesete S*. Nakon primjene filtra, broj prikazanih slogova dodatno Ce se smanijiti. UPOZORENJE Primijetite pritom da smo za brojéane vrijednosti koristili operatore > (ve¢e od) i < (manje od). Mogli smo, naravno upotrijebiti i bilo koji drugi operator, poput: © >= vete ili jednako © <= manje ili jednako @ = jednako Za tekstualne vrijednosti desto emo Zeljeti unijeti samo dio niza koji nas zanima, a ostale znakove zamijeniti na sljede¢i naci © 2 = znak upitnika zamjenjuje jedan znak u nizu (dakle, trazimo li po nekoj tablici osoba sve osobe s prezimenima Rizman, Rizmak i Rizmac, bilo bi dobro u uvjet pretrazivanja unijeti Rizma?. = zvjezdica zamjenjuje bilo koji niz znakova, pa smo i u nasem primjeru upotrijebili upravo zvjezdicu da bismo unijeli $* i na taj nadin zadali Accessu da nam filtrira sve gradove koji na poéetku svakako imaju slovo S, a u nastavku bilo 8to drugo. Mogli smo, isto tako, napisati i *PL*, pa bismo filtrirali sve gradove koji na bilo kojem mjestu u svojem nazivu imaju sekvencu PL. Osim prethodno opisanog primjera filtriranja, na raspolaganju vam, pri otvaranju podizbornika Records/Filter, stoje i sljede¢i nadin filtriranja: © filter By Selection © Filer Excluding Selection © Advanced Filter/Sort... Opcija Filter by Selection vrlo je jednostavna i odnosi se na postupak u kojem u prikazanoj tablici padataka kliknete na neko polje nekog sloga koje sadrzi vrijednost po kojoj Zelite filtrirati, a zatim odaberete navedenu opciju, Primjerice, u nekoj zami8ijenoj tablici osoba, u kojoj bi jedno od polja bilo polje koje bi znakom M oznaéavalo muski, a znakom Z Zenski spol, klikom na polje koje sadrzi Z i zatim odabirom opcije Filter by Selection, u prikazu biste filtrirali i prikazali samo osobe Zenskoga spola. Opzija Filter Excluding Selection Gini upravo suprotno = zadaje Accessu da filtrira i prikaze sve one slogove koji ne zadovoljavaju odabrani uvjet. Opciju Advanced Filter/Sort... neéemo ovdje objaénjavati jer emo moéan mehanizam odabira podataka nautiti kroz upite u bazi podataka... kao i kod sortiranja, i filtre mozete ukloniti jednostavnim odabirom opcije Remove Filter/Sort u glavnom izborniku Records.a . “ . 2 Sto su i Cemu sluze indeksi? Kao Sto ste mogli vidjeti u prethodnom odjeljku, filtriranje i sortiranje postupci su koje Cemo Cesto koristiti da bismo brze pretrazili podatke i pronadli one koji nas u tom trenutku zanimaju. Baze podataka nude jo3 jednu vrstu objekta koja nam pomaze upravo u br¥em pranalazenju i sortiranju podataka. Radi se o indeksima Access interno ¢uva definiciju indeksa i u tom smislu do njega ne moiete doci kao Sto moZete do tablice. Da biste indeksirali polje, u tablici podataka moéete otvoriti tablicu za promjenu strukture (Design View) i u postavci Index za Zeljeno polje odabrati jednu od moguéih vrijednosti : © Yes (No duplicates) za indekse polja u kojima ne¢e postojati dvije jednake vrijednosti takva su, primjerice, polja Grad_ID_u tablici GRADOV ili MATBRO} u tablici TVRTKE). © Yes (Duplicates OK) — za polja u kojima se smije javiti vie jednakih vrijednosti ® No —neindeksirano polje. Upiti u bazama podataka Eto nas konaéno i do naslova samog poglavija. Ne brinite, razumijevanje sortiranja i filtriranja vrlo je vazno za daljnje razumijevanje upita. Stoga je bilo dobro da ste shvatili i na primjeru upoznali so znati filtrirati i sortirati podatke, CUCCTCC CCC OC Toe oe da biste na sreden i jednostavan naéin mogli do¢i do prikaza upravo onih podataka koje trebate, i to upravo redoslijedom koji vam odgovara, Medutim, pomislite sada da nakon sedam-osam mijeseci vrijednog rada na unosu svih svojih plaéenih kuénih raéuna svaki put kacla trebate, primjerice, samo prikaz telefonskih ratuna slozenih po datumu, a mozda i po iznosu, uvijek izvodite iste dosadne radnje na uspostavi odgovarajuceg filtra i sortiranju podataka. Pozeljeli biste mo¢i nekako spremiti tih nekoliko filtara i sortnih redoslijeda, pa idudi put birati samo ono &to Zelite vidjeti. NazZalost, Sto se samog postupka filtriranja i sortiranja tite — takvo Sto nije mo- gue. Doduse, Access Ge upamtiti zadnji izvedeni filtar i postavljeni sortni redoslijed, ali vama vjerojatno treba nekoliko takvih, i to za svaku tablicu. Osim toga ~ gdje su povezani podaci? Na gornja pitanja odliéan odgovor daju posebni objekti u bazi podataka koji se nazivaju upitima (queries). Na slici 9-7. modete vidjeti kako izgleda glavni prozor nage baze podataka kada u lijevom okviru kliknemo na Queries. Slika 9-7: Stranica Queries zasad je prazna jer jo§ nismo definiral nijedan upitDotekat ée nas prazna stranica s dvije moguée opcije: © Greate query in Design View © Create query by using wizard Da ne bismo posebno duljli, dvostrukim klikom odaberite opciju Create query by using wizard. Pred vama ¢e se pojaviti prvi prozor éarobnjaka Simple Query Wizard, koji iz~ gleda poput onoga na slici 9-8. Slika 9-8; Prvi prozor éarobnjaka u kojem birate iz koje tablice elite podatke i koja polja elite prikazati U padajuéem popisu Tables/Queries odaberite GRADOVI (radit éemo na istom primjeru, kao i kod filtriranja). U donjem popisu polja Kliknite na PTT i preselite ga u lijevi popis (klikom na >). Zatim to isto utinite i s poljem Naziv. Ovime ste u upit koji upravo stvaramo odabrali samo polja postanskog broja i naziva jer nam polje Grad_ID sada ne treba u prikazu. Kliknite na Next i na¢i Gete se u drugom prozoru éarobnjaka, koji izgleda poput onoga na slici 9-9. Slika 9-9: Drugi prozor éarobnjaka, u ojem birate Solite fi u prikazu polja iz tablice ili nekakvu ‘sumernu vrijednost TOCCCTC OCC OC Coo eee. Odaberite (trebala bi veé biti odabrana) opciju Detail (shows every field of every record) i kliknite na Next. Pojavit Ce se zavrSni prozor Carobnjaka (pogledajte sliku 9-10), u kojem éete u gornje polje unijeti naziv vaseg upita (mi smo unijeli Popis gradova). Slika 9-10: Zavrini prozor ¢arobnjaka u kojem zadejete ime upita i eterna nner odredujete Zelite li po zavrotiu Srinagar ma ome ii chs cea: (psn ths Pia weden 270 query to view information) ili nas- tavit raditi na definiciji upite Tt ee (Modify the query design) ool as (oe (ed Kliknite na Finish. Pojavit Ge se prozor Popis gradova: Select Query (pogledajte sliku 9-11), u kojem Gete ugledati poznati tabli¢ni prikaz poStanskih brojeva i naziva mjesta, pri Cemu obratite paznju na to da doista nema polja Grad_ID koje nismo ukljudili jo8 u prvom koraku stvaranja upita. Preeti Slika 9-11: Rezultat naieg upita je tablicni prikaz podataka Zatvorite taj prozor i uotite da smo stranicu upita dopunili i nasim novim upitom — Popis gradova.1 vooié Knoz Access 2002 Zasad nismo napravili mnogo — popis gradova imali smo i prije; otvarali smo ga zapravo svaki put kada bismo otvorili tablicu GRADOVI. Medutim, vazno je da ste stvorili i spremili svoj prvi upit. U narednom poglaviju nautit cete kako promijeniti upit i iskoristiti ga za pravi, smisleni prikaz Zeljenih informacija. U prethodnom ste poglaviju shvatili 3to znagi sortirati i filtrirati podatke. Jasno je da nam pri prikazu podataka trebaju ito jasnije i konciznije informacije. slozene upravo redoslijedom koji Zelimo. SADA ZNATE ® Sto jer sortiranje podataka i za8to nam ono pomaze u preglednosti podataka ie Z Rad s upitima - Design U prethodnom ste poglavlju stvorili svoj prvi upit (ovdje nazvan Popis gradova), koji nije bio osobito znaéajan jer smo tako prikazane podatke imali i prije, prilikom otvaranja tablice GRADOVI. Medutim, u nastavku Gemo nautiti kako iskoristiti niz moguénosti koje nam u svojoj definiciji pruzaju upiti. © &to je filtriranje podataka i kako pomoéu Accessovih alata odabrati iz Sume podataka samo one koji nas doista zanimaju © Sto su indeksi koji ubrzavaju pretrazivanje i kako ih zacati u bazi podataka fe gFe ‘ Za potetak, otvorite bazu Evidencija rashoda (ako ona ve¢ nije otvorena), kliknite u glavnom prozoru baze podataka na Queries i zatim kliknite na upit Po- pis gradova (ili kako ste ga vec nazvali) * Osnovne informacije o upitima u bazi podataka i kako stvoriti jednostavni upitNa alatnoj traci glavnog prozora baze podataka kliknite na gumb Design (sli- éica trokuta, ravnala i olovke). Pred vama e se pojaviti prozor sa slike 10-1. Slika 10-1: Prozor unutar kojega ete mienjat definieyju upita, dodavati i iskijudi- vati polja, zadavati uvjete i redostjed prikaza... U prozoru odmah moiete vidjeti da je on podijeljen na dva dijela: gornji dio, u kojem se nalazi prozor tablice iz koje se crpe podaci za na’ upit, i donji dio, u kojem se definira struktura upita (to emo prikazati, kojim redoslijedom, pod kojim uvjetima...). Ovaj €e prozor biti vrlo vazan jer Cete u njemu zadavati sve svoje upite (vec vam je jasno da sa Carobnjakom Simple Query Wizard obicno necete napraviti nikakav posao) Dobro obratite panju na dio prozora prikazan na slici 10-2. Slika 10-2: Dio prozora 7a zadavanje upita u kojern se zapravo odvija vetina rada Uotite da je na slici 10-2 prikazano kako smo u naem upitu postavili dva po- Ija. Cinjenica da su kvadrati¢i u retku Show potvrdeni za oba polja znaci da upit prikazivati ta dva polja. Iskljucimo li potrdnu kvacicu s jednoga od tih polja u retku Show, to se polje neée prikazati u rezultatu upita. Redak Field popunjen je imenima polja. Uotite da se klikom na polje u njegovom desnom dijelu pojavio gumb sa strelicom usmjerenom prema dolje. Pa- dajudi popis koji se tu otvara daje nam na raspolaganje sva polja iz tablica/upita koji se nalaze u gornjem dijelu prozora. Buduci da mi zasad imamo samo GOCTT TONDO INDNNTD tablicu gradova, bit Ce moguée odabrati samo polja Grad_ID, PTT i Naziv, ata polja, barem zadnja dva koja nas zanimaju, ve¢ imamo. Redak Sort zasad je prazan ispod oba polja. Da bismo u nagem upitu ipak sortirali mjesta po nazivu, kliknite u retku Sort ispod polja Naziv i iz padaju- eg popisa odaberite Ascending (3to bi odgovaralo redoslijedu A-Z; pogledajte prvi odjeljak 9. pogiavija), Dakle, upit ¢e sortirati mjesta po nazivu. Postavimo sada i veé poznate uvjete za postanski broj. U redak Criteria ispod polja PTT unesite izraz >20000 and <30000. Prozor sada izgleda kao na slici 10-3. Slika 10-3: Prozor za definiciju upita u kojem smo zadali sto Gemo prikazati (PTT i Naziv, kakav redeshijed Zelimo (nazive po abecedi od A do 3), kao i njet koji se odnosi na raspon posianskih brojeva Zatvorite sada prozor i kliknite na Yes kada se pred vama pojavi poruka sa slike 10-4. Slika 10-4: ‘Access vas, kav i pri bilo kojim drugim izmjenama, pita Zelite li spremiti promjene Sada dvostruko kliknite na Popis gradova. Dobili smo upravo ono sto smo htjeli — popis gradova abecednim redom, koji ispunjavaju uvjet da je njihov postanski broj veci od 20000 i manji od 30000. Re¢i ete da smo to mogli ostvariti i filtriranjem i sortiranjem. Toéno, ali ondjenismo mogli spremiti definiciju postavijenih zahtjeva, a ovdje smo takav prikaz sada spremili pod imenom Popis gradova. Ono Sto je vadno jest éinjenica da éete ovakvim pristupom moéi definitati vrlo sloZene upite s gotovo bilo kakvim postavjenim uyjetima. Moti éete, doista, bitati i prkazivati podatke kako vam drago i na taj natin u potpunost iskorlstlt oro ¢e- mu Su baze podataka i piimarno namijenjene — brzom 1 pouzdanom koristenju spremijenih informadia. z Slozeniji upiti U prethodnom ste odjeljku upoznali osnovni prozor koji se koristi pri definiciji upita. Primjer je bio vrlo jednostavan i nije dao mnogo vaznih informacija o stvaranju upita. Stoga Cemo sada izradu upita objasniti na neéto slozenijem primjeru. Izrada upita Na stranicl Queries dvostruko kiiknite na Create queny in Design View. Pred vama ¢e se u pozadini pojaviti poznati prozor za defnicju upita, ali ispred njega ée se nalaziti prozor Show table s popisom tablica iz naie haze podataka Prozor Show table u kojem bitamo tablice iz kojih emo cxpsti podatke Odaberite TVRTKE i kliknite na Add. Odaberite GRADOW! i Kiknite na Add. Nakan toga klikrite na Close. SUOTTTO OTR OT DODO Pred vama ¢e se pojaviti prozor poput onoge na slici 10-6. Uacite odmah kako je Access prenio uspostavieni relaciski odnos izmedu tablica TVRTKE i GRADOVI (prsjetite se, relacijske smo ocnose siladai u 8. pogiaviu, Prozor za definicju upita nakon Sto smo odabrali tablice TVRIKE i GRADOVI Uprvom stupcu danje reSetke, u retku Table odaberite TVRTKE (kada Klik nete na éelju 2. retka i 1. stupca pojavit ¢e se padajuti popis tablica — mo- Sete birati iamediu tablica TVRTKE i GRADOV! — kao &to to pokaztje gornji dio prozoral. Zatin u éelijiznad iz padajuéeg popisa koji ée se otvoriti Kikom na éelju odaberite palje MATBROU, Sada redom za ostale stupce odaberite tabice i polja kao Sto je prica- zano Na Slici 10-7, a prema Koraku br. 7 Zadeavanje polja koja Zelimo u prikazu upita Obratite posebnu paznju na 4. i 5. stupac u kojem smo iz tablice GRADOVI odabrali polja PTT i Naziv. Prisjetite se strukture nagih tablica — da smo iz tablice TVRTKE odabrali polje GRAD dabili bismo niz brojeva (to su zapravo vrijednosti Grad_ID iz tablice GRADOV). Takvi nam podaci, naravno, ne bi od- govarali. Mi uz tvrtke trebamo postanski broj i naziv grada i zato éemo iskoristiti upravo ovaj upit. Promijenite sada prvo polje — zadajte da ono bude NAZIV, a drugo polje da bude MATBRO} (to [Potetni datum] and <[ZavrSni datum]. Jasno je da su Pocetni datum i ZavrSni datum (obavezno staviti u uglate zagrade) zapravo parametri koji zasad ne odreduju nijedan tocan datum. Zatvorite upit (na pitanje o spremanju kliknite na Yes) i zatim dvostrukim Klikom otvorite prikaz upita. Pojavit ée se najprije jedan dijaloski okvir Enter Parameter Value (vidi sliku 10-13), u koji Gete unijeti pogetni datum (mi smo unijeli 1. 10. 2002.), azatim i drugi, u koji éete unijeti zavrini datum (mi smo unijeli 31. 10. 2002.). Svaki put kliknite OK, Slika 10-13: Unos vrijednasti parametara — potetni datum pregleda (odnosi se na polje Datum tablice RACUNI) Sein Nakon &o ste u prozoru dobili rezultate upita, oni bi sada morali obuhvacati samo raéune éiji se upisani datum odnasi na mjesec listopad. Slika 10-14: Prikaz raguna nakon Ta aes fcciies —} nou Vaspaaeidtemeees | tam aes sto smo broj slogova smaniilizadavéi detur- ski raspon raéuna Gornji primjer s parametrima moiete primijeniti na svako od polja u retku Criteria. lako je parametriziranje upita ne&to sloZeniji postupak, vazan je davopié kroz Access 2002 biste prepoznali snagu takvog upita. Sada vam je jedan upit uvijek dovoljan da biste pogledali raéune za bilo koje razdoblje. Pokugajte samo postaviti parametar za, primjerice, iznos raéuna, tako da pri otvaranju upita bude moguce zadati i najmanje iznose od kojih Zelite da se ratuni prikazuju. —— SADA ZNATE © Sto su upiti i koja je njihova praktiéna svrha © Kako stvoriti sasvim novi upit pomocu opcije Create query in Design view *® Kako stvoriti slozeniji upit i u emu lezi snaga Accessovog alata za izradu upita ® Kako u uyjete upita unijeti povezane tablice i parametrizirati upit zbog njegove bolje iskoristivosti Forme (osrasci) U BAZI PODATAKA Stalno neito upisujemo u tablice i gledamo brojeve po drugim tablicama. Za kvalitetan i jednostavan unos podataka poslugit ée nam forme. Stvaranje nove forme Da bismo na jednostavan naéin mogli unijeti nage podatke, pomo¢i ée nam forme Forme su objekti u Accessovoj bazi podataka koje je moguce stvarati, mienjati iprilagodavati, a sluze za pregiedan i jednostavan unos podataka. Es Nakon to svladate izradu formi za unos i pregled podataka, primijetit éete da ste zapravo stvorili nove prozore koji nalikuju mnogim drugim prozorima HOCH Ood odou standardnim Windows aplikacijama. Dakle, umjesto da smo pri unosu podataka stalno asudeni na - za preglede dobre, ali za unos priliéno zbunju- juce - tabligne prikaze podataka, sada emo moéi u detalinom prikazu, slog po slog, unositi i mijenjati podatke u na3im tablicama U glavnom prozoru baze podataka Kliknite u lijevom okviru na Forms. Otvorit €e se stranica Forms, poput one na slici 11-1, koja je zasad prazna i nudi nam samo dvije opcije Create Form in Design view Create Form by using wizard Ree Prazna strantca Forms u giaynom prozoru baze podataka Najprije éemo, prema veé uobitajenoj praksi, stvoriti novu formu koristeci jednostavniji alat — Accessovog ¢arobnjaka. Stvaranje nove forme upotrebom é€arobnjaka Dyaput kliknite na opaij Create Form by using wizard. Urprvom prozotu ¢arobnjaka |stka 1 1-2) iz padajuceg popisa Tebies/Que- ries odaberite rablicu/uptt 2a koju Cete stvonti formu, Za na primjer odaberite tablicu GRADO, Iz donieg lijevog popisa koji vam sada nudi polja iz tablice GRADOVI, odaberite PTT ikikom na gumb > prebacite ga u desni pop’s, 2 zatim to Isto uéinite | za oole Nazi Kiknite na Next. Uliduéem prozoru ézrobniaka, prikazanom na slic 11-3, odaberite vrstu forme koju éete stvoriti. Na raspolaganju vam je Sest raziétin visti. Zasad ostavite potvrdenom opciu Columnar i kliknite na Next. Slede¢i prozor éarobnjaka, prikazan na slic 11-4, omoguéuje vam brane iagleda forme — Access nudi 10 razligtih izgleda ina lijevaj strani prozora prikazuje kako ée forma otprilke izgledati. Odaberite izgled Koji vam se svida i Kiknite na Next, Uzav&nom prozoru éarobnjaka, slka 11-5, unesite me vase forme (moze te ostavti ponudeno GRADOVI) i kiknite na Finish. Pred vama ée se pojeviti forma spremne za pregied i unos podataka, prikazana na slici 11-6. Pri prozor Garobnjaka Create Forms by using wizard U popisu Tables/Queries mozete odabrati bilo koju tablicu ili upit koji vee postoje u bazi podataka. Odabiremo tablicu GRADOVI, bez obzira na to Sto je ona najjednostavnija za unos. Vazno je da svladate postupka izrade nove forme, 2 0 detaljima i daljnjim promjenama i prilagodbama formi govorit ¢e se u idu- em poglavijuSlika 11-3: Drugi prozor Garobnjaka Create Forms by using wizard U ovom éete prozoru moéi birati izmedu sljedecih vrsta formi © Columnar — najéesée upotredljavana vista forme koja otvara polja za unos podataka i uz njih postavlja oznake polja (inicijalno su te oznake zapravo nazivi odabranih polja). Polja se slazu odozgo prema dolje, pa u vise stupaca. Tabular — polja se slazu kao u tablici, ali su medusobno odvojena Datasheet ~ Klasitna tablica za unos podataka kakvu ste veé upoznali u poglavijima u kojima ste uZili o tablicama i unosu podataka Justified — polja i oznake slazu se tako da u cijelosti popune Sirinu prozora PivotTable i PivotChart odnose se na posebne vrste polja i za njih cete morati posegnuti za opseZnijom literaturom o Accessu Slika 11-4: Treéi prozor Garobnjaka Create Forms by using wizard Da ne bismo sada nabrajali i postavijali slitice, najjednostavnije je da sami, oda- biruci jednu po jednu opciju, pogledate kako ée to izgledati na samoj formi. HOTCT COTTON DOD NND Slika 11-5: Zaw8ni prozor Garobnjaka Create Forms by using wizard U ovom zavrsnom prozoru €arobnjaka mozete zadati ime vase buduce forme, k2o i odrediti Zelite li odmah u pregled forme i unos podataka ili pak Ze- lite izravno u prozor za daljnje uredivanje i prilagodbu forme. O daljnjem pri- lagodavanju forme govorit Gemo u iduéem poglaviju Slika 11-6: Fto nas pred naiom prvom formom Na slici 11-6 obratite paznju na navigacijsku kontrolu koja se nalazi pri dnu prozora forme. Na njoj ¢ete primijetiti nekoliko vaZnih gumba: © |< klikom na ovaj gumb pomaknut éete se na prvi slog tablice/upita cije slogove prikazuje forma ® < _ klikom na ovaj gumb pomaknut ¢ete se na prethodni slog. © > klikom na ovaj gumb pomaknut Cete se na sliedeci slog © >| klikom na ovaj gumb pomaknut éete se na posljednji slog ® >* — klikom na ovaj gumb ispraznit éete polja i dodati novi slog - unesite podatke u pripadajuéa poljalIzgledom ne zadivijuje, ali ova je forma doista bila vaina samo zato da bismo usyojili osnovnu tehniku kojom éemo stvarati nove forme. Jasno je da unos postanskih brojeva i naziva sasvim jednostavno mozemo obaviti i iz klasitnog tablignog prikaza podataka. Medutim, slozenije tablice zahtijevaju i slozenije forme, a tada Ge se modi vidjeti Gitava vrijednost stvaranja formi. Zelte li doista na najor2i moguei natin stvorttl formu za unos podataka, Klikrite u prozoru baze podataka na Forms, a zatm na gumb New. Time cete otvoriti prozor SAVJET — Ukojem moiete odabrati jednu ad opcja AutoForm. Odaberite jednu od apdija i zatim u donjem padajucem popisu odaberite tablicu za koju Zelite stvoriti formu. Kikkom na OK Access ¢e automatski stvoriti formu. Izrada slozenijih formi U nastavku ovog poglavija izradit emo novu formu za nagu tablicu TVRTKE. $ jedne strane, tablica TVRTKE ima vedi broj polja koje cemo morati postaviti na formu, as druge — ima jedno vrlo zanimljivo polje— GRAD — koje se svojim brojéanim podatkom veze uz polje primarnog kljuca Grad_ID, koje se nalazi utablici GRADOVI. Za poéetak, vratimo se na samu tablicu TVRTKE i naucimo za daljnji postupak vainu opciju Lookup wizard. Lookup wizard Prisjetite se iz 5. poglavlja kako smo uredivali strukturu tablica i mijenjali p0- stavke polja, zadajudi im maksimalnu dozvoljenu duzinu (Field Size), odrednicu hogemo li dozvoliti unos praznih nizova (Allow Zero Length) itd. Ovaj put vratit Gemo se u tablicu TVRTKE, kako bismo promijeni postavku za polje GRAD. Postavijanje Lookup postavki 11. Klknite u glavnom prozoru baze podataka na Tables. © 2x kikrite udesnom popisu na tabicu TVRTKE:zatim klkvite na gum De- sign, koj se ralazi na alatnoj vaci prozora baze podatake. PEER E RRR ERE REEL 3B. Pred vama ¢e se pojaviti prozor poput onoga na sid 11-7. Slika 11-7: Prozor u kojem definiramo ‘osnovne postavke tablice TVRTKE | njezinih pola 4. Kiknite u popisu polja na polje GRAD. 5. U donjem dielu prozora, u kojem je otvorena kartica General s postavkama pola GRAD, kliknite na karticu Lookup Pred vama ée se pojav- id artical u kajoj Kiknite na polje Display Contro/ (inicjaino je zadano Text Box), Prozor ¢e izgledati kao na slicl 11-8. ‘Slika 11-8: ‘Na kartici Lookup biramo vistu ontrole putem koje Cemo kasnije obavijati unos (odabir) podataka u naoj formRezime Prisjetite se da pole GRAD u tablici TVRTKE zapravo sadrii cjelobrojne vrijednosti. Svaka cjelobrojna vrijednost, s obzirom na postavijeni relacijski odnos izmedu tablica TVRTKE | GRADOVI, ima svog para, svoj jedinstveni slog, u tablici GRADOVI. Medutim, poStanski broj i naziv upisani su samo u tablici GRADOVI. Dakle, nekako smo morali dati do znanja Accessu da pri unosu podataka u nagoj formi Zelimo zapravo birati njihove nazive, a da sam Access u odgovarajuée polje tablice TVRTKE unese cjelobrojnu vrijednost. Upravo smo postupkom opisanim u prethodnim koracima pripremili Access za izradu slozenije forme. Pritom smo, dakle: 1. Zadali da Ce kontrola koju Cemo koristiti pri odabiru podataka biti padajuci popis (Combo Box). 2. Odredili da ée se vrijednosti nuditi iz tablice GRADOVI (Row source). 3. Zadali da ée vezna brojéana vrijednost biti ona iz prvog polja tablice GRADOVI (Bound column). 4. Zadali da ce padajuci popis prikazivati 3 (dakle, sva) polja iz tablice GRADOVI (Column count). 5. Qdredili da ne¢emo dozvoliti unos grada koji se ne nalazi u tablici GRADOVI (Limit to list). Sada otvorite stranicu Forms, dvostruko kliknite na Create Form by using wizard i odaberite u prvom prozoru éarobniaka tablicu TVRTKE. Prebacite sva polja OCCT OC OOOO DODNDND u desni popis. Ne krecite dalje, nego u padaju¢em popisu Tables/Queries odaberite tablicu GRADOVI, pa i njezina polja prenesite u desni popis. Kliknite na Next. Primijetit ete novi prozor, u kojem éete odluciti po kojoj tablici Ze- lite pregledavati i unositi podatke. Odaberite tablicu TVRTKE, a dalje kroz arobnjaka napredujte veé poznatim postupkom. Na kraju ée se pred vama pokazati forma poput one na slici 11-10. Slika 11-10; ‘Forma za unos podataka turtki \Vaino je primijetiti da forma sada sadr3i i podatke gradova, ali i jednu sasvim novu kontrolu — padajuci popis — iz kojeg je moguée birati grad! Da smo prethodni postupak stvaranja forme izveli na jednak naéin, a da prije toga za Lookup postavke nismo definirali kontrolu padajuceg popisa i ostale parame- tre, forma bi na sebi imala za polje Grad_ID, klasi¢ni prikaz tekstualnog polja za unos podatka. Ovako je, naravno, mnogo lakse i bolje — grad se bira iz popisa prema svom postanskom broju i nazivu, dakle prema podacima koji su nam poznati i razumijivi Cestitamo, izradili ste i sloZeniju formu! Ona je jo8 uvijek daleko od ure- denog, lijepog prozora za unos podataka, ali o daljnjem uredivanju i prilagodbi forme Citat ete u 12. poglaviju.SADA ZNATE © Sto su forme Kako se stvaraju forme upotrebom éarobnjaka Create form by using wizard Sto su i kako se definiraju Lookup postavke u tablicama i kako se te postavke reflektiraju na jizradu formi Kako se pomocu éarobnjaka stvaraju slozenije forme za unos podataka PRILAGODBA FORMI U ovom éemo poglaviju nautiti kako dodatno prilagoditi forme nagim eljama i potrebama. Vidjet ¢emo kako forme mozemo uljepsati, funkcionaino proéiriti i urediti. Prilagodba forme Doili smo do mjesta na kojem emo govoriti o prilagodbi formi, koje smo na jednostavan nagin nauéili izradivati u 11. poglaviju. Ipak, treba napomenuti da u samu izradu novih formi moZete krenuti i bez Carobnjaka. Jednostayno na stranici Forms dvostruko kliknite na opciju Create form in Design view i naGi ete se pred praznim prozorom. Ovaj je naéin stvaranja formi veé daleko iznad okvira ove knjige, ali postupci koje Cete usvojiti kroz prilagod- ‘ bu postojece forme znaéajno ¢e vam pomoci da jednog dana, mozda uz dodatnu literaturu, u potpunosti ovladate takvim nacinom stvaranja formi.Dakle, na stranici Forms, na kojoj jo8 iz prethodnog poglavlja imamo dvije forme — GRADOVI i TVRTKE, kliknite na TVRTKE i zatim kliknite na gumb Design na alatnoj traci prozora baze podataka. Pred vama Ce se pojaviti prozor slican onome na slici 12-1. Rafirite (maksimizirajte) prozor kako biste lake radili, a prozor s kontrolama (Toolbax) odvucite miSem na neko drugo mjesto, da vam ne bi zaklanjao po- visinu forme koju uredujete. Uodéite da se radna povrsina forme sastoji ad tri osnovna dijela: © Form header © Detail * Form footer Radi se, jasno, o zaglaviju forme, dijelu s podacima iz tablica/upita i podnogju forme. Uzmimo u obzir da Ge nam trebati nesto vise prostora za sve Sto Gemo raditi. Kliknete li na razdjelnicu izmedu gumbiéa koji se nalaze uz lijevu stranu prozora, uz oznake Form header i Detail, pokazivat: mi8a Ce se promijeniti u crnu, dvoglavu strelicu. Povucite miga (ne otpustajuci lijevu tipku) prema dalje da biste ratirili podrueje Form header. Nakon toga pozicionirajte miga nad gornji GPOUCOOT ONO OTO DODD rub kvadratiéa koji se nalazi lijevo od oznake Form footer i povucite miga prema dolje. Isto uginite i s donjim rubom tog kvadratiéa. Vas bi prozor sada trebao nalikovati onome na slici 12-2. Slika 12-2: Prozor Twrtke:Form nakon Sto smo ga ripremili za ugodniji rad i prilagodbu Obratite sada paZnju na prozor s alatima koji vam stoje na raspolaganju (Toolbox). U njemu éete naci kontrole koje, svaka za sebe, moze stajati bilo gdje na va8oj formi, a sluze za prikaz raznih podataka (i va’ih polja iz baze i, primjerice, slika ili statitnog teksta). Kontrole koje vam stoje na raspolaganju jesu: © 4@ |abel— labela, oznaka © aI Text box - tekstualno polje © © Frame - okvir 1% Toggle button - gumb (ukljuciliskljudi) Option button - opcijski gumb © Check box - potvrdno polje © © Combo box - padajuci popis© FB List box - popis ® = Command button - naredbeni gumb ® [8 Bound object... - vezani objekt Unbound object.. - nevezani objekt Page break - prijelom stranice © 4 Tab control - tabularna kontrola (kartice) © © subform - podforma © |S Line - linija © © Rectangle - pravokutnik (likovi) © ® More controls... - ostale kontrole Na dalinjim stranicama ove knjige koristit Cu samo nekoliko kontrola koje su nam potrebne da bismo prilagodili i uredili nau formu. Vjezbajuci s ostalim kontrolama i uz pomo¢ dodatne literature, s vemenom Cete ovladati svime sto vam Access moze ponuditi. Kako postaviti kontrolu na formu? U osnovi postupak je jednak za sve kontrole. Jednostavno slijedite naredne korake kako biste u zaglavije forme dodali sliku. Nakon toga, kada ¢ete na formu trebati dodati neku drugu kontrolu, postupak ¢e biti gotovo jednak. Uotite da se pokazivaé misa mijenja ovisno o tome gdje se iznad kontrole nalazite: © ako se nalazite iznad gornjeg lijevog ruba kontrole, nad ve¢im crim kvadratiéem, tada pokazivaé mika izgleda poput ruke ispruzenog prsta — ovaj se kvadratié naziva hvataljkom za odabir ili selekcijskom hvataljkom © ako se nalazite iznad jednog od manjih kvadratiéa, pokazivat misa mijenja se u dvoglavu strelicu i omogucuje razvlacenje/suzavanje kontrole — ovi se kvadrati¢i nazivaju hvataljkama za promjenu veli POCCTT OOD IODIDIONND Postavijanje kontrole na formu 1. U prozoru Toolbox kliknite na alat Image. 2. Kiknite mem bizu gomieg lijevog kuta prostora zagiavia (na pozadinu) ipred vama ée se u prostoru zaglavja iscrtati pravokutnik (unutar kojega ée se nalaziti slika), a pred vas ¢e iskotiti prozor Insert Picture, poput onoga na sli 12-3. Na svom disku potiazite sliky po Zefi (ove je iz Officeove mape Offi- ce10/Bitmap/DBWiz odebrana CONTACTS.GIF}. Naravno, na kraju bi se uz neku formu ~ ako siku uopée Zelite - trebele nalazit ska koja netim podsieta na podatke koje forma prkazule. Slika 12-3: DijaloSld ofvir Insert Picture, u kojem irate datoteka sa slikom koju Zelite postaviti na formu 2. Kada pronadete Zeljenu sliku, kixnite dvaput na njezino ime i slika ée se pojviti na form. 4. Ako kiknete migem negdje na sliku, a zatim ne otpustajudi tipku mia vutete slixu po pozadini, modi ¢ete je smiestiti na Zeljeno miesto. © ako se nalazite iznad same slike, pokazivat miga ima izgled ruke i klikom na sliku mozete je odvudi na Zeljeno mjesto na formi Unnastavku rada odaberite u Toolboxu alat Label i kliknite desno uz postavijenu sliku. Na formi ée se otvoriti polje koje od vas o&ekuje unos teksta. Ovaj ée tekst biti stati¢an i ni na koji nagin neée ovisiti o trenutaéno prikazanim podacima iz tablice. Dakle, unesite tekst poput Unos i pregled podataka tvrtki. Zatim, koristeci selekcijsku hvataljku, pozicionirajte gornji lijevi rub te labele negdje uz samusliku, a zatim, koristeéi hvataljke za promjenu velicine, malo povecajte postav- Ijenu labelu udesno i prema dolje. Pred vama je prozor koji izgleda otprilike kao onaj na slici 12-4. Slika 12-4: Prozor za uredivanje forme inakon postavijanja slike i labele, Prethodnim smo postupcima uljepial svojim elementima biti prikazano uvijek, neovisno 0 tome koji se slog iz tablice trenutaéno pokazuje u podruéju Detail. uredili zaglavije forme. Zaglavlje ée sa Sliéno vrijedi i za podnozje — Form footer. PokuSajte u podnozje, kao $to smo to napravili i za zaglavije, dodati jednu labelu i u nju upisati Formu izradio: . Zatim malo podesite smjestaj i velicinu te lahele uz, primjerice, lijevi rub prozora. Primijetit éete da kod postavljanja labela Access za njihov izgled (boju pozadine, font i boju slova) koristi predefinirane postavke, a koje “vuéemo” jo’ od odabira pomocu Carobnjaka. Naravno da mozete mijenjati i te postavke. Uacite na alatnoj traci glavnog prozora niz kontrola koje uvelike podsjecaju na one koje svakodnevno koristite usvom tekst-procesoru (odabir fonta i velidine slova, boja pozadine, boja teksta, zatim lijevo, centralno ili desno poravnanje itd.). Iste te kontrole upotrijebite da biste i naSim labelama dali drukéiji izgled. Ovdje je, primjerice, zadana veca veli¢inu slova, a pozadina je postavljena na svijetiosivu boju. Prozor sada izgleda kao na slici 12-5. POCTTT CODON OD NNN Slika 12-5: Prozor za uredivanje forme nakon dalinjeg uredivanja Nakon toga, prebacimo se u podrutje koje ée prikazivati podatke iz nagih tablica = Detail. U tom éemo se podrutju malo zabaviti protirujuci polja za prikaz podataka. To éemo, naravno, udiniti kao i s kontrolama koje smo stavjali u zaglavije i podnojje forme. Nakon malo igranja s odvajanjem i prosirivanjem, moja forma sada izgleda kao na slici 12-6. Slika 12-6: Prozor za uredivanje forme nakon dalinjeg uredivanja uw podrucju DetailVratite prozor na normalnu veliginu (gumb Restore u gorjem desnom kutu prozora za uredivanje forme) i podesite Sirinu pozadine (bijelog podruéja), kao i Sirinu same forme. Zalvorite sada prozor u kojem uredujemo formu da bismo pogledali kako to izgleda kada se prozor otvara za pregled i unos podataka. Nakon zatvaranja dvaput Kliknite na formu TVRTKE. Pred vama ¢e pojaviti pro- Zor sli¢an Onome na slici 12-7. Slika 12-7: Prozor 2a progled i unos podataka nakon Faas prvih uredivanja c ow Dakle, nije li to veé mnogo, mnogo bolje i preglednije? Ipak, morat Gemo natrag dodatno prilagoditi formu zbog jednog vaznog polja - GRAD. Naime, u na8oj formi nalaze se polja iz tablice TVRTKE i tablice GRADOVI. Je- dan dio tih podataka o€igledno je suvigan. Jednostavno, bilo bi veé vise nego dovolino da se na formi za unos podataka omoguci pregled i unos prema nazivima gradova. Za to ée nam, naravno, posluziti kontrola padajuceg popisa tako da iz tog popisa odaberemo grad koji Zelimo. $ druge strane, pri pregledu, u tekstualnom dijelu te kontrole uvijek ¢e pisati ime grada i na taj natin davati potrebnu informaciju Kliknite na formu TVRTKE, zatim kliknite na gumb Design na alatnoj traci prozora baze podataka, pa slijedite naredne korake. HOTT CO OCT ODINNODT Combo box wizard Izbacite (izbritite) s forme postojeée kontrole koje se odnose na polja GRAD, Grad_ID, PTT i GRADOVI.Naziv. Uéinite to tako da kliknete na odgovarajuéu kontrolu i zatim na tipkovnici pritisnete Delete. Odaberite u Toolboxu kontrolu Combo box i kliknite na formu, u podrugju De- tail, Pred vama Ce se pojaviti prvi prozor Carobnjaka, poput onoga na slici 12-8. (Siig an’ estar cobs ooo Slika 12-8: Princes eioteaeraaiaT) Prvi prozor © Tavern ae ban af arobnjaka Combo ‘box wizard U tom prozoru odabrana je opcija ! want the combo box to look up the values in table or query. Ovu Cete opciju koristiti upravo u sluéajevima poput nasega ~—kada iz druge tablice/upita biramo podatke za prikazanu tablicu. Na raspolaganju vam je i druga opcija - / will type in the values that | want. Drugu ete opciju koristiti kada sami Zelite zadati elemente popisa iz kojih ¢e se birati podaci. Primjerice - iako u skladu s relacijskim pravilima - ako u tablici osoba imate polje spola, pomalo je besmisleno imati tablicu Spolovi koja bi se sastojala od dva sloga — jednoga s vrijedno8¢u naziva M i drugoga s vri- jednoséu naziva Z. Dakle, u takvom bi sluéaju bilo dovaljno jednostavna prisiliti unos na odabir jedne od moguée dvije vrijednosti i upotrijebiti drugu opciju. Zasad, dakle, odabiremo prvu opsiju. Kliknite na Next. Na slici 12-9 mozete vidjeti drugi prozor, u kojem éete odabrati iz koje tablice ete uzimati podatke za odabir. Odaberite tablicu GRADOVI i kliknite na Next.U iduéem prozoru, kako to pokazuje slika 12-12, odaberite drugu opciju Sto- re that value in this field i u padajuéem popisu odaberite polje GRAD. Time éete zapravo osigurati da padajuci popis pokazuje nazive, a u tablicu TVRTKE zapisuje potrebnu brojéanu vrijednost iz polja Grad_ID. Kliknite na Next. Slika 12-9: Drugi prozor arobnjaka Combo ‘box wizard Slika 12-12; Feti prozor arobnjaka Combo ‘box wizard Sljede¢i prozor éarobnjaka, prikazan na slici 12-10, od vas trazi odabir polja koja ée se pojaviti kada korisnik otvori padajuci popis, Odaberite Naziv i preselite ga u desni popis (klikom na gumb >). Zatim kliknite na Next. un 12-10: 4 = U zavrinom prozoru unesite labelu (oznaku), sto e stajati uz na padajuci po- arobnjaka Combo » pis. Ovdje smo unijeli Grad. box wizard " obi a Slika 12-13: — \ Zam’ni prozor f Garobnjaka Combo U narednom prozoru éarobnjaka (slika 12-11) pred vama ée se pojaviti tabli- box wizard ca s vrijednostima polja Naziv, Eventualno prosirite stupac (dovedite miga uz desni rub zaglavija i kada se pokazivaé pretvori u dvoglavu strelicu, Kliknite i povucite miga udesno, ne otpustajuéi lijevu tipku mia). Kliknite na Next. Slika 12-11; Cetvrti prozor Garobnjaka Combo ox wizard Pregledavanje forme Sada Gete u svom prozoru za uredivanje forme ugledati dvije nove kontrole —labelu Grad i padajuéi popis GRAD. Na poznati nacin dovedite labelu na nje- Zino pravo miesto, a isto ucinite i s padajucim popisom. Uredite malo smjestaj ostalih kontrola i zatvorite prozor za uredivanje (naravno, kada vas Access upita, svakako s Yes potvrdite spremanje promjena).1 vopié KRoz Access 2002 ‘Ako sada dvaput Kliknete na formu TVRTKE, pred vama ée se pojaviti uredena forma. Nasa forma izgleda kao na slici 12-14, a izgled vase ovisi, naravno, 0 tome kako ste je uredili.. Slika 12-1 ‘Slike 12-14: Forma za.unos i pregled podataka turtki u svom konaénom obliku cot ef —F > para Za potrebe ove knjige necemo dalje objagnjavati forme. Naravno da se upotrebom daljnjih kontrola, izborom raznih elemenata uredivanja, poput boje pozadine i slitnog - forma moze urediti kako god to Zelite. No, sada raspolazete dovoljno velikim poéetnim znanjem da za svoje tablice vjesto uredite forme u kojima cete pregledavati i unositi podatke. SADA ZNATE © Kako prilagoditi forme © Od éega se forma sastoji (zaglavije, detalji s podacima, podnozje] © Kako urediti i prilagoditi izgled forme © Kako na formu postavit! kontrole ® Kako upotrijebiti Combo box wizard za Jednostavniji odabir vezanih podataka iz drugih tablica COCCCCCoRoodo ND Fay We) BAZI PODATAKA Bilo da podatke zelimo na lijep naéin prikazati na zastonu, bilo da ih - Sto je éesta potreba - Zelimo ispisati na papir, potrebni su nam Izvjestajl. Izvjestaji u Accessovoj bazi podataka Sada ste vec stari majstor i zasigurno vam je jasno da ¢ete izvjeStaje, barem Sto se osnovnih koraka tiée, stvarati vrlo sli¢no kao &to ste stvarali nove forme. Access je priliéno dosljedan u slignim radnjama za razlitite objekte, pa ne biste trebali imati velikih poteskoéa u radu s izvjestajima. lagodavati, a koji sluze za prezentadju | ispis podataka iz tabla i upita. lavjedtali u Accessovoj baz padataka su objekti koje je moguce mijenjati i pri- =Stvaranje novog izvjestaja Da bismo na jednostavan nadin mogli prenijeti naSe podatke na papir i pro- fesionalno dotjerati citav prikaz, pomodi Ge nam izyjestaji. Nakon 8to svladate izradu izvjestaja, vidjet ete da je postupak priliéno jednostavan i brz. Kao i kod formi, najprije emo, koristeci éarobnjaka, stvoriti jednostavan, neureden izvjestaj, koji Cemo kasnije dodatno urediti i prilagoditi. U glavnom prozoru baze podataka kliknite u lijevom okviru na Reports. Otvorit €e se stranica Reports, poput one na slici 13-1, koja je zasad prazna i nudi nam samo dvije opcije: ® Create report in Design view © Create report by using wizard Slika 13-1: Prazna stranica Reports u glanom prozoru baze podataka Najprije emo stvoriti novu formu, koristeci jednostavniji alat - Accessovog éarobnjaka. Dvaput Kliknite na opciju Create report by using wizard. U prvom prozoru €2- robnjaka (slika 13-2) iz padajuceg popisa Tables/Queries odaberite tablicu/upit za koju ete stvoriti izvjestaj. Za nag primjer odaberite tablicu GRADOVI. OOCORC OOOO NORD NNNS Slika 13-2: Pivi prozor arobnjaka Create report by using wizard Iz donjeg lijevog popisa koji vam sada nudi polja iz tablice GRADOVI, odaberite PTT i klikom na gumb > prebacite ga u desni popis, a zatim to isto udinite i za polje Naziv. Kliknite na Next. U idugem prozoru Carobnjaka, prikazanom na slici 13-3, odaberite Zelite li u izyjestaju posebno grupirati podatke po nekom polju. Zasad kliknite na Next. Slika 13-3: Drugi prozor éarobnjaka Create report by using wizard Sljedeci prozor éarobnjaka, prikazan na slici 13-4, omogucuje vam postavlja~ nje sortnog redoslijeda pri ispisu. Neime, biranjem Zeljenog polja, Access ée pri pokazivanju izvjestaja sortirati podatke prema tom polju, i to rastucim (Ascen- ding) ili padajucim (Descending) redom. Za na primjer u prvom padajucem popisu odaberite polje Naziv i kliknite na NextSlika 13-4: Treti prozor €arobnjaka Create report by using wizard Naredni prozor (slika 13-5) omoguéava vam kako ete posloziti podatke u iz- yjegtaju (ostavite odabranom opciju Tabular) i ho¢ete li ih na papiru ispisivati okomito (Portrait) ili popreéno (Landscape). Slika 13-5: Cotvrti prozor Earobnjaka Greate report by using wizard Sljedeci prozor (slika 13-6) omogucuje vam izbor izmedu ponudenih stilova izvje8taja. Odaberite jedan koji vam se svida i kliknite na Next. COCC HCCC UOC OoTonee Slika 13-6: Peti prozor erobnjaka Create report by using wizard U zavrinom prozoru éarobnjaka, slika 13-7, unesite ime svojeg izvjeStaja (moete ostaviti ponudeno GRADOVI) i kliknite na Finish. Pred vama ¢e se pojaviti novi izvjeStaj, prikazan na slici 13-8. Slika 13-7; Deitertmaenve mcr tne Zavibni prozor Gzrobnjaka Create report by using wizard Slika 13-8: Ves prvi ives) thojeg éemo dodatno urediti)Jasno je da izvjestaj, nakon ovih prvih koraka, nije jos zadobio svoj puni sjaj Stvaranje slozenijeg izvjestaja upotrebom Carobnjaka Potrudimo se sada i napravimo jo8 jedan izvjestaj u kojem cemo pokazati nae racune. Prisjetite se da smo u poglaviju u kojem smo udili raditi s upitima stvorili jedan upit koji smo nazvali Popis racuna. Taj emo upit sada upotrijebiti da bismo napravili izvjestaj koji Ce prikazivati podatke racuna. Dakle, na potpuno jednak natin kao Sto ste to maloprije svladali kroz izvjestaj koji je jednostavno prikazivao popis svih gradova koje ste unijeli u tablicu GRADOVI, sada krenite u izradu novog izvjestaja s popisom racuna. Obratite paZnju na sljedece izmjene: 1. Kod odabira tablica/upita, sada odaberite upit Popis raéuna i u desni popis prenesite sva polja upita (gumb >>). 2. U-drugom koraku odaberite by RACUNI. 3. Utretem koraku, kod grupiranja, odaberite polje DATUM i prenesite ga u desni prikaz klikom na gumb > 4, Unnarednom koraku odaberite sortiranje po polju Datum, 2 zatim u tom prozoru liknite na gumb Summary options... 5. Otvorit €e se novi prozor, u kojem potvrdite kucicu Sum uz polje Iznos (dakle, Zelimo da nam Access zbraja iznose raCuna za zadane grupe, a grupirali smo datumski) i kliknite na OK. Slika 13-9: Seri Prozor Summary Options... koji nnismo koristili u prvom primjeru stvaranja izvjestaja, a koji nan ‘omoguéava prikaz zbroja (sum), prosjeéne vrijednosti (avg), mini- malne vrijednosti (min) i najveée viijednosti (max) za pojedino polje COCCCCOORO Radda NNNS Krenite dalje klikom na Next i u sljede¢em prozoru ostavite odabranom opciju Stepped, a izvjestaj Cete ispisivati poprijeko (da nam stanu svi podaci), pa potvrdite opciju Landscape. Do kraja Carobnjaka nema novih moguCnosti. Sada na slici 13-10 pogledajte na’ izvjestaj s popisom racuna. Slika 13-10: Invjestaj koji pokazuje nage ragune, grupiran (po mjesecima i s istaknutim zbrojevima za svaki pojedini mjesec Slozit éete se — ovaj izvjestaj jedan je od dobrih razloga zbog kojih smo se toliko trudili u svladavanju tehnika rada s bazama podataka, unosa nagih podataka itd. Naravno, ovaj Gemo izyje8taj dodatno urediti da bi nam nagi podaci bili prikazani na jo’ bolji nacin. © tome vise u narednam poglaviu Osim toga, pri otvaranju izvjestaja RACUNI promijenila se alatna traka glavnog prozora Microsoft Accessa, i na njoj ete sada primijetiti gumb koji se svojim akcijama odnose upravo na na novostvoreni izvje8taj. Primjerice, gumb sa sliticom pisaéa posluzit Ce za ispis naseg izvjestaja, gumb sa sliticom povecalaBrzi vovié xnoz Access 2002 Za njegovo uvecavanje, zatim slijedi serija gumba koji omogucuju istovremen f ye, y ") prikaz veceg broja stranica itd. Dakle, otvaranjem izvjestaja nali smo se u moguénosti da taj izvjektaj pogleda- mo na zaslonu, a zatim, prema potrebi, j ispiSemo na pisacu. SADA ZNATE © Sto su izyjestaji kako se stvaraju novi izvjeStaji pomocu Accessovog ¢arobnjaka Create report by using wizard Kako se pomotu tarobnjaka mogu stvoriti i slozeniji izvjestaji Kako u prozoru izvjestaja ispisati izvjestaj i pregledati ga na razne natine kako upotrijebiti AutoReport PRILAGODBA IZVJESTAJA U ovom éete poglaviju svladati osnove rada na prilagodbi izvjestaja. Mnoge tehnike rada s izvjestajima kao objektima u bazi podataka sliéne su onima koje smo koristill kod prilagodbe formi. U prethodnome sam poglaviju pokazao kako uz pomoé ugradenog ¢arobnjaka mozemo stvoriti i sloZenije izvjestaje, uz doista minimalan trud. Tako ste, slijedeéi upute, stvorili jedan ne&to sloZeniji izyje%taj, koji je prikazivao podatke raéuna. Buduéi da je prikaz podataka nagih plaéenih ra¢una jedan od osnovnih izvje- Staja koji Ge nam trebati, u ovom éemo poglavlju nautiti kako dodatno prilagoditi izvjestaje, koristeci upravo taj stvoreni izvjestaj pod imenom RACUNI. = 2 eas as = : Prilagodba izvjestajaNa stranici Reports, na kojoj iz prethodnog poglavlja imamo dva izvjestaja ~ GRADOVIi RACUNI, kiiknite na RACUNI i zatim kliknite na gumb Design na alatnoj traci prozora baze podataka. Pred vama ée se pojaviti prozor sliéan oname na slici 14-1. Ff tbe LLL eo oid ore I ae | | Ses Slika 14-1: Prozor RACUNKReport, u kojem éemo prilagoditi i urediti nak \\ teeta ‘0 racunima ‘SAVJET Za potetak, uotit éete da je prozor s alatima Toolbox vrlo slican onome koji ste naucili koristiti u 12. poglaviju pri uredivanju formi. Naravno, radi se i o istim kontrolama. Dakle, barem to se uredivanja izvjestaja ti¢e, mnogo toga smo vee nautili, Kontrole éete na izvje8taj postavijati upravo onako kao &to ste to Ginili ina formama. Ukratko, jer postupak smo detaljnije objasnili u 12. poglaviju, u odjeljku Prilagodba formi: HHH Od o00N0NNND Postavilante|kontrole na teva] ‘T. Uprozoru Teolbox klignite t 2 2. Kiknite msem dizu gomieg| ©) pujipred vama ée se u prostoru zagiavia iscreati pravokustrik ese nalaziti ‘slika), a ed vas ce Som Peat ese nglie cape te aa ikiknite na OK 3B. Ako kiiknete misem negje na sliku, a zatim ne otputtajud tipku misa wucete sliku po po moé coe “smjestiti na eljeno mjesto. ih 5 eis yh andl ex renee 2 2 Uoéite da se radna povrsina izvjeStaja sastoji od veceg broja osnovnih cjelina: ® Report header © Page header © DATUM header © Detail © DATUM footer © Page jooter © Report footer Radi se, redom, o slledecim celinama: © zaglavlju izvjestaja Ciji Ce se sadr2aj pojaviti samo na prvoj stranici izvjestaja (ako, dakle, izvjeétaj bude imao veci broj stranica, na ostalim se stranicama neée nalaziti ono 3to postavimo u Report header) zaglavlju stranice — ono Sto postavimo u ovaj dio pojavit ée se na vrhu svake stranice izvjestaja zaglaviju grupe DATUM - ova je celina u izyjestaju zato jer smo, prisjetite se, pri stvaranju izvjeStaja Carobnjakom grupirali podatke prema poljurupe ce se uvijek modi posebno formatirati, pa ée stoga biti sstaviti i zaglavlje, kao i podnozje svake grupe) | kojima se nalaze polja iz upita koje Gemo pokazati na izyjestaju grupe DATUM ~ analogno zaglaviju, ali na kraju svake supe stranice ~ analogno zaglaviju, ali na dnu svake stranice izvjeStaja — analogno zaglaviju, ali na kraju izvjestaja wees Format izvjestaja ao i kod prilagodbe formi, rasirite one dijelove koji ce vam trebati. lite li u zaglavije izyjeStaja staviti kakvu sliku i velik naslov, malo ga koji je postavio Access — RACUNI — svakako Gemo promijeniti. se pokazivaé misa mijenja ovisno o tome gdje se iznad kontro- wzite iznad gornjeg lijevog ruba kontrole, nad vecim cmim m, tada pokazivaé miga izgleda poput ruke ispruzenog prsta — \dratié naziva hvataljkom za odabir ili selekcijskom hvataljkom azite iznad jednog od manjih kvadrati¢a, pokazivat mi8a se dvoglavu strelicu i omoguéuje razviacenje/suzavanje kontrole; Jratiéi nazivaju hvataljkama za promjenu velitine azite iznad same slike, pokazivaé miga ima izgled ruke i klikom o¥ete je odvudi na Zeljeno mjesto na formi i rad s kontrolama u prozoru u kojem prilagodujete izvjestaje 13. poglaviu, u odjeljku Prilagodba form. iknite na nju) kontrolu Label koja prikazuje tekst RACUNI. Ovaj je i nalazi se u zaglaviju izvje’taja, dakle, samo na prvoj stranici vi- izvjeStaja. Time Cete odabrati kontrolu u kojoj pie RACUNI. Sada Stranica: Sada neito teze - dugacko polje koje zapravo predstavija formulu - promijenite tako da u sekvencama koje su pod navodnicima zamijenite tekst kako slijedi: Summary for 2 Zbroj za detail record 3 racun detail records . - broj raéuna mjesetno Pripazite pritom da ne promijenite ostatak teksta. Slozenije formule i rad s njima izlazi iz okvira ove knjige. Sada bi va prozor u kojem uredujete izvjestaj trebao izgledati poput onoga na slici 14-3. Slika 14-3: Prozor za uredivanje izvje8taja nakon to smo izbacil engleske nnazive i unijeli hrvatske Zatvorite prozor za uredivanje, spremite ga i zatim otvorite dvostrukim klikom na njegovo ime, Sada je, naravno, veé mnogo bolje. IzvjeStaj sada izgleda poput onoga na slici 14-4. 09 Sa somrassm sje OMB 315. in ‘Om CYB Labi ate om 20mm 1 EE sins: as = vance muons ie Si =] dumm tie om zee pao em, Lm CORSA) ema Fart me Zo 1a Cao me mea ats saat Slika 14-4: legled izvjeaja nakon izvedenih osnovnih operacija uredianja Dodatna dotjerivanja Daljnjim radom na izvjetaju mozete promijeniti boje (imate li pisaé u boji2), promijeniti fontove - ovdje smo radili s Times New Roman — i joS mnogo toga. Primjerice, polje koje prikazuje oznaku racuna priliéno je Siroko, a u pravilu neée biti tako dugaékih podataka. S druge strane, polje koje prikazuje naziv trtke priliéno je usko, pa dugaéka imena tvrtki jedva stanu u prikaz... Poigrajte se sa svojim izvjestajem i uredite ga prema svom ukusu. Pokusajte kroz urediti podatke; u naSem smo primjeru podatke grupirali po datumskim vrijednostima (po mjesecima), a vi biste mogli proéi kroz Carob- njaka i grupirati vrijednosti po tvrtkama, a podatke sortirati po datumu. Na taj biste nagin dobili izvjestaj koji bi nam bolje odgovarao kada bismo u njemu trebali pronaci podatke poput ukupnog zbroja telefonskih raéuna tijekom godine, primjerice.Bzi vooie KRoz Access 2002 ey celta) layestajima se zaokruZuje Gelina svakog fada s bazom podataka. Nerijetko se iza na parnag rada na velkim, slozenim bazama podetaka hav na trud na brojnim objekuima u bazi wednuje u D po zavrinim izyjestajima. pSen eas DN a = ee : i uvjek moguce. iv SADA ZNATE ® Kako prilagoditi izvjestaje © Od éega se iavjestaj sastoji (zaglavije izvjestaja, zaglavije stranice, zaglavije grupa, detalji s podacima, podnoije grupa, podnoZje stranica, podnoije izvjestaja) © Kako urediti i prilagoaiti izgled izvje’taja i kako na njega postaviti dodatne kontrole POVEZIVANJE s WorDom Ponekad je vaino prenijeti podatke i u druge aplikacije, pa éu u ovom i narednom po: pokazati kako podatke iz Accessa upotri u MS Wordu i Ms Excelu. Microsoft Worda 2002 Access i Word povezani su veé samom éinjenicom da su sastavni dio istog paketa — Microsoft Office XP. Naravno, Access mozete nabaviti i zasebno. Isto tako, slabije verzije Officea XP u paketu ne donose i Microsoft Access 2002 U svakom sluéaju, velik broj instaliranih Office paketa uklueuje i Access, pa €e ovo pogiavije pokazati kako u Wordu upotrijebiti podatke iz Accessa. —) =a ea ea =a ea ea za == cs : Veza Microsoft Accessa 2002 iNaravno da Cete s vremena na vrijeme imati potrebu da svoje podatke poka- Sete u nekom veé studiozno pripremljenom tekstu ~ mozda se radi o slozenijem izvje8taju koji ste radili u Wordu. Na8 primjer evidencije kucnih rashoda ovdje nije osobito zahvalan zbog Einjenice da on ima “zatvoren” karakter ~ podatke 6 ratunima vodite zbog sebe, a ne zato da na godinjici mature pokazete svojim starim prijateljima sloZeni ispis svojih raéuna. Usvakom sluéaju, obitno éete u takay slozenifi izvjestaj trebati samo djelomiéne podatke iz vasih tablica/upita. U nastavku Gemo pogledati Sto nam od Access- ovih alata stoji na raspolaganju. Otvorite nasu bazu podataka Evidencija rashoda i u glavnom prozoru baze podataka otvorite stranicu Queries. Na toj nas stranici zanima upit koji smo stvoril jo u 10. poglaviju — Popis racuna. Jednostavan posao - Copy/Paste Na ratunalu poktenite Microsoft Word 2002, Taj Cete program, naravno, moéi pokrenuti na nekoliko natina, kao ito je na potetku bilo objasnjeno | za Access Word ée se otvariti s praznim dokumentom pod imenom Document! Aktivirajte Microsoft Access i dvostrukim kiko otvorite prikaz naSeg upita Popis ratuna Kiknite na kvadrati¢ uz jedan od slogova ratuna i zatim, ne otpustajucl tioku mike, povucite misa prema dole (ti gore} rekoiko slogova: Access je setla oznatio skupinu odabrenih siogova Ulevnom izborniku Edit odaberite opcitu Copy: Axtivirajte sada Microsoft Word. Kiknite na njegovu praznu stranicu izatim u glaynom izbomiku Urediva- rnje (Edn) odabete Zaljeni (Paste) 0 OHO Nakon 8to prodete kroz korake “Jednostavan posao — copy/paste” stranica u Wordu izgledala je kao na slici 15-1. esse Usha tpt Glow ae Dean A one BSBON BAT Bo: w ee st And Popis raguna_ hati (anh APO tin EE a] 1 1268) 6 10.2002 HT ibterska LODODZAGHER) 21250\Cooune I a |TOW9ZAGREB 276, e3]NASTER a ‘TODO0 ZAGREB 250,00|Celow Ia) caus [Fran —__—*eetaOREROREH) ASTER [ABGIZ3486 7-10-2002 Vodoepskbai __Folnegovicava [O000ZAGREB) 112, 34|AMEX 1 "a ‘SSHEBEE 1B | 9.112002 HT asa cdiocnie = CDESAS5557 12112002 Vodospkabai —[Fonenevicove 10100 ZAGREB) ina SS i eee ‘a domes Peet hace ERMA aan Stranica u Wordu s podacima iz Accessa (upit Popis raéuna baze podataka Evidencija rashode), nakon operaciia Copy (u Accessu) i Paste (u Wordu) Ako vam u Wordu trebaju svi podaci neke tablice ili upita, jednostavno na odgovarajucoj stranici (Tables ili Queries) glavnog prozora baze podataka kliknite na ime tablice ili upita da biste ih oznacili, a onda veé opisanom tehnikom Copy/Paste prebacite podatke u Word. Nagin koji smo upravo opisali, naravno, univerzalan je za sve Windows aplika- ije. Nema sumnje da ste veé i mnogo ranije u nekim drugim aplikacijama koristili Copy/Paste metodu za prijenos podataka. Pritom su za prijenos Windowsi dali na raspolaganje svoj Clipboard. Vise 0 takvim naéinima kopiranja, isijecanja i uljepljivanja podataka proditajte u samim priruénicima o Windowsima i Wordu.Izvoz podataka iz Accessa u Word Nas ée u nastavku teksta ipak vise zanimati dvije zanimljive opcije koje Mi- crosoft Access izravno nudi za povezivanje s Wordom. U glavnom izborniku Tools pronaci éete opciju Office links (ako ona nije vid- ljiva, pozicionirajte miga na dvije dolje usmjerene strelice pri dnu izbornika da biste prikazali i one manje koristene opcije), koja ispod sebe nudi podizbornik s tri nama zanimljive podopcije. Slika 15-2: Izbomik s opcijama koje nas zanimajur © treéoj (vezanoj uz Excel) bit ée rijegi u narednom poglaviju, a sada govo- rimo 0 dvjema koje se odnose na Word: © Merge It with Microsoft Word © Publish It with Microsoft Word Opeiju Merge It with Microsoft Word koristit Gete kada podatke iz svojih tablica Zelite upotrijebiti za izradu cirkularnih pisama ili slignog. Kliknite na tablicu/upit iz koje Zelite koristiti podatke, a zatim odaberite opciju Merge It with Microsoft Word. Pred vas ¢e isko¢iti prozor poput onoga na slici 15-3, u kojem 6e vas se upitati Zelite li u Wordu povezati podatke s veé postojecim dokumentom (u kojem sluéaju éete tada i morati pronaéi taj dokument kroz standardni dijaloski okvir Open) ili stvoriti novi Slika 15-3: DijaloSki okvir u kojem mokete odrediti elite I otvoriti postojeci Wordov dokument ii stvoriti novi Kliknete li na novi, pred vama ée se otvoriti Microsoft Word sa svojim éarobnja- kom za izradu cirkularnih pisama i sliénog, Rad u Microsoft Wordu opisan je u knjizi iz iste ove edicije, koja objasnjava sve sto vam je potrebno za rad s tim programom. 82456551258 9.11.20021HT ens 278.09 740.2002 HEP ‘okovarae 260,00 & Basu 544 00a HEP eevee 19000 ZACREB 260.09 ‘ABCI24458 —7.10.2003|Vedeopehbs | Folnogolcove 10000 ZAGREB 224,94 in A CoESSSEA? 12112069 Vodeapshbad Folnegosiave 10000 za@ne® s407in 6) 3 ‘oad Preneseni podaci nakon upotrebe opaije Publish It with Microsoft Wordvooié unoz Access 2002 Slika 15-4 pokazuje kako izgleda kada upit Popis raéuna prenesemo iz Accessa opcijom Publish It with Microsoft Word. Dakle, prijenos podataka izmedu Accessa i Worda mogué je na nekoliko na- Gina, ovisno o tame to vam toéno treba i koje podatke pritom trebate prenijati. Buduci da i sami mehanizmi koje Windows nudi osiguravaju prijenos podataka izmedu aplikacija, odaberite Sto rebate. SADA ZNATE © Kako jednostavnom Copy/Paste metodom Prenijeti podatke izmedu Accessa i Worda Kako prijenos podataka za potrebe izrade citkularnih pisama i sliénih dokumenata obaviti opeljom Merge It with Microsoft Word Kako prijenos podataka za potrebe daljnjeg sredivanja | uklapanja u Siri sadréaj drugin Wordovih dokumenata obaviti opcijom Publish it with Microsoft Word POVEZIVANJE s EXCELOM U prethodnom smo poglaviju nauiili kako podatke iz Accessovih tablica i upita upotrijebiti u Wordovim dokumentima. U ovom ¢emo poglaviju to isto uéiniti s MS Excelom. Veza Microsoft Accessa 2002 i Microsoft Excela 2002 Access i Excel takoder su vezani veé samom Ginjenicom da su sastavni dio istog paketa — Microsoft Office XP Za razliku od povezivanja Accessa s Wordom, koje se rjede koristi (totnije, najéeSca upotreba je upravo povezivanje zbog izrade cirkulamih pisama jer se oGekuje da ete hazu podataka osobaitvrtki drZati u nekoj svojoj Accessovoj bazi podataka), Excel je na neki naéin prirodna nadopuna Accessu.Baze podataka uvijek sluze za organiziranu i sredenu pohranu velikog broja podataka. I nag primjer evidencije kuénih rashoda zamisljen je tako da postupnim unosom podataka o plaéenim raéunima tablica raste, a veé nakon godinu dana u njoj ¢e biti sasvim solidna kolitina podataka. Nad tim podacima svakako emo u nekom trenutku pozeljeti obaviti neke dodatne izracune. Microsoft Excel je proracunska tablica, a o svemu Sto trebate znati za poce- tak rada s njim moiete proditati u knjizi takoder iz ove edicije. MoZda ste veé i pravi struénjak u radu s Excelom. U svakom sluéaju, Excel vam otvara moguénosti za gotovo sve izraéune i proratune koje mozete zamisliti, Popis funkcija kojima raspolaze, jaka podrska za sve moguce viste formula i joS mnogo toga - cine ga sjajnim alatom za analizu brojéanih podataka. lako se | u Accessu mogu izvoditl neke operacije nad brojevima (zbrajanle, prosjeci, minimaine | maksimaine vrjlednosti | slzno), on kao program ipak nje primarno namijenjen proraéunima Stoga je logitno da svoje dobro uredene podatke koje unosite preko svojih sjajno izradenih i dotjeranih formi, a gledate u stvorenim “uiminkanim” izv- jeStajima, prebacite u Excel kada nad njima zelite izvoditi daljnje slozene pro- racune, crtati grafikone na temelju tih podataka itd. Slijedite korake “Copy/paste Special’, da biste neke podatke — ovaj put podatke svojih ra¢una — prenijeli u Microsoft Excel Copy/Paste special Na svom racunalu pokrenite Microsoft Excel 2002. Taj éete program, faravno, med pokrenuti na nekolko nating, kao Sto je ria potetku knjige objanjeno za Access. Kliknite na OK. Aktivirajte Microsoft Access i dvostrukim klikor otvorite prikaz naieg upita Pop's ratuina, Kiknite na kvadrati¢ uz jedan od slogova raguna izatim, ne orpustajuci tipku mia, povucite mika prema dole (Il gare) nekollko siogova ‘Access je sada oznatio skupinu adabranih slogova U glavnom izborniku Edit odaberite opcijti Copy. Aktivirajte sada Microsoft Excel. Klicnite né njegovu praznu stranicu i zatim u glavnom izborniku Uredivanje |Edit) odaberite Zaliepi (Paste) ill Specijaino zaijepi (ako odaberete vo drugo, prenesene podatke moti dete spremiti u Excelovu radnu bille2nicu u jednom od ponudenin formata). Nakon Sto je prebaceno nekoliko slogova u upitu Popis ra¢una iz Accessa u Excel, stranica u Excelu izgleda kao na slici 16-1. same ee joWeaR UD Eeaaaeae a cn mm son Radha stranica u Excelu s podacima iz Accessa (upit Popis ratuna baze podataka Evidencija rashoda), nakon operacija Copy (u Accessu) i Paste (u Excel)

BRZ Vodic Niz Access 2002

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

BRZ Vodic Niz Access 2002

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

You might also like