TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB

HUMAN RESOURCES DEVELOPMENT (HRD)

DEPARTMENT DI HOTEL

OLEH :
YURIDA LIQOUMI
NIM : 061430901574

ENGLISH DEPARTMENT
POLITEKNIK NEGERI SRIWIJAYA
2015

Human Resources Development Department

(Departemen Sumber Daya Manusia dan Pengembangan)

Gambaran Umum
Salah satu departemen yang penting dari hotel adalah manajemen sumber daya
manusia.

Manajemen sumber daya manusia yang baik dapat membedakan

perbedaan antara menjalankan hotel dengan baik, memuaskan dan buruk.

Manajer sumber daya manusia dapat mengontrol hampir seluruh operasional akan
fungsi seluruh hotel.

Hal ini membuat pentingnya manajemen sumber daya

manusia di hotel sangat jelas.

Bagian atau unit yang biasanya mengurusi SDM ialah bagian personalia atau
Human Resources Department. Departemen ini memilki peran yang amat
penting di hotel, menangani pemasokan tenaga kerja

yang tepat untuk

ditempatkan pada posisi dan jabatan yang sesuai pada department lain yang
membutuhkan karywan professional pada bidangnya. Departemen ini juga
berfungsi mengelola Sumber daya manusia yang ada dan bekerja sama dengan
semua department dan mewakili perusahaan dalam negosiasi / counseling dengan
karyawan dalam hal urusan kekaryawanan, pekerjaan, disiplin, keluhan, kebijakan
perusahaan maupun tentang program-program kesejahteraan.
Dalam perkembangannya Human Resources Development diharapkan dapat
mempertahankan tingkat jumlah karyawan dan sistim penggajian yang efektif,
membantu setiap bagian memaksimalkan produktivitas dan pengendalian biaya
penggajian.
Berhubungan dan menjalin komunikasi dengan pemerintah setempat, perusahaan
swasta, lembaga pendidikan tentang ketenagakerjaan, Asuransi, pelayanan
kesehatan maupun tentang pelakasanaan tenaga pelatihan sekolah ataupun
magang.

Human Resources Department (HRD) memilki peran, fungsi, dan tanggung jawab
yang penting dalam pengolahan SDM yang ada, seperti;
1.

Persiapan dalam perencaan tenaga kerja

Dalam proses persiapan dilakukan perencanaan kebutuhan akan SDM dengan
menentukan berbagai pekerjaan yang mungkin timbul. Yang dapat dilakukan
adalah dengan melakukan perkiraan forecast akan pekerjaan yang
membutuhkan tenaga kerja, jumlah yang diperlukan disetiap department, dan
waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi lowongan yang kosong.
Ada dua faktor yang harus diperhatikan dalam melakukan persiapan,yaitu
factor internal seperti jumlah kebutuhan karyawan baru, struktur organisasi,
dan departemen yang ada di dalam hotel perlukan, sedangkan factor external
yakni harus berhubungan dan sesuai dengan peraturan hukum ketenaga
kerjaan, kondisi pasar tenaga kerja,dan daya saing hotel lainnya dalam
perekrutan karyawan itu sendiri.

2.

Rekrutment tenaga kerja

Rekrutmen Recruitment adalah suatu proses untuk mencari calon atau
kandidat pegawai,dari tingkat karyawan hingga posisi manager yang
diperlukan untuk memenuhi kebutuhan hotel. Dalam tahap ini diperlukan
analisis jabatan yang ada untuk membuat spesifikasi deskripsi pekerjaan Job
Description.

3.

Seleksi tenaga kerja

Seleksi tenaga kerja adalah suatu proses menemukan tenaga kerja yang tepat
dari sekian kand idat yang ada. Tahap awal yang perlu dilakukan setelah
melihat berkas lamaran adalah melihat daftar riwayat hidup Curriculum
Vitae milik pelamar. Kemudian dilakukan penyortiran antara pelamar yang
akan dipanggil dengan yang gagal memenuhi standart suatu pekerjaan, lalu

berikutanya adalah proses pemanggilankandidat terpilih untuk melakukan

ujian tertulis, wawancara kerja,dan proses seleksi lainnya.
4.

Pengembangan dan evaluasi karyawan

Tenaga kerja yang bekerja di hotel harus menguasai pekerjaan yangmenjadi
tanggung jawabnya. Untuk itu diperlukan pembekalan agar tenaga kerja yang
ada dapat lebih menguasai dan ahli dibidangnya masing-masing serta
meningkatkan kinerja yang ada. Dengan begitu proses pengembangan dan
evaluai karyawan menjadi sangat penting pada tingkat karyawan maupun
pada tingkat managerial.

5.

Memberikan kompensasi dan proteksi diri pada karyawan

Kompensasi adalah imbalan atas kontribusi kerja pegawai secara teratur pada
setiap periode-nya. Kompensasi yang tepat sangatlah penting dan disesuaikan
dengankondisi pasar tenaga kerja yang ada pada lingkungan eksternal.
Kompensasi yang tidak sesuai dengan kondisi akan menyebabkan masalah
ketidak loyalitasnya tenaga kerja pada pihak industry. Proteksi / perlindungan
ketenaga kerja juga perlu diberikan agar para pekerja dapat bekerja dengan
tenang sehingga kinerja dan kontribusi yang diberikan dapat maksimal dari
waktu ke waktu.

Tugas dan Tanggung Jawab HRD

A. Director of Human Resources

Merencanakan, mengembangkan dan mengimplementasikan strategi di

bidang pengelolaan dan pengembangan SDM (termasuk perekrutan dan
pemilihan kebijakan / practices, disiplin, keluhan, konseling, upah dan
peryaratannya,

kontrak-kontrak,

pelatihan

dan

pengembangan,

perencanaan suksesi, moril dan motivasi, kultur dan pengembangan sikap

dan moral kerja, manajemen penimbangan prestasi dan hal seputar
manajemen mutu dan lain-lain (ditambahkan selama masih relvean)

Menetapkan dan memelihara sistem yang sesuai untuk mengukur aspek

penting dari pengembangan HR

Memonitor, mengukur dan melaporkan tentang permasalahan, peluang,

rencana

pengembangan

yang

berhubungan

dengan

SDM

dan

pencapaiannya dalam skala waktu dan bentuk / format yang sudah

disepakati.

Mengatur dan mengembangkan staf langsung (yang melakukan direct

report kepadanya).

Mengelola dan mengendalikan pembelanjaan SDM per departemen sesuai

anggaran-anggaran yang disetujui

Bertindak sebagai penghubung (liaison) dengan para manajer functional /

manajer department yang lain agar memahami semua aspek-aspek penting
dalam pengembangan SDM, dan untuk memastikan mereka telah
mendapatkan informasi yang tepat dan mencukupi tentang sasaran, tujuan
/ obyektif dan pencapaian-pencapaian dari pengembangan SDM.

Memelihara kesadaran dan pengetahuan tentang teori pengembangan HR

yang sesuai zaman dan metoda-metoda dan menyediakan penafsiran yang
pantas untuk para direktur, para manajer dan staf di dalam organisasi

Berperan untuk evaluasi dan pengembangan strategi pengelolaan SDM

dan kinerja dalam pengimplementasian strategi tersebut, dengan bekerja
sama dengan tim eksekutif.

Memastikan

setiap

aktivitas

mempunyai

benang

merah

serta

terintegrasikan dengan persyaratan-persyaratan organisasi (organizational

requirements) untuk bidang-bidang manajemen mutu, kesehatan dan
keselamatan kerja, syarat-syarat hukum, kebijakan-kebijakan dan tugas
umum kepedulian lingkungan.

B. Assistant Human Resources Manager

Peran serta Assistant Manager HR yakni membantu kegiatan yang

dilakukan Dir. HR baik dalam pembuatan rencana, merevisi dan
memperbaharui Lokal Standar Operasional Prosedur (LSOP) Hotel.

Membangun serta mengimplementasikan pelayanan terhadap karyawan

dari tingkat bawah hingga manajerial. Pelayanan yang dimaksud adalah
tentang tingkat kesejahteraan karyawan yang diperlukan selama bekerja
yang dapat membuat para pekerja menjadi loyal terhadap perusahaan.

Membantu proses penyeleksian kriteria kandidat yang tepat sesuai dengan

lowongan yang diperlukan. Berhasil atau tidaknya calon kandidat ke
seleksi selanjutnya diperlukan keputusan dari pihak beliau.

Membantu tercapainya tujuan bersamagoals sesuai yang diinginkan

Hotel

Membantu merencanakan dan membuat biaya anggaran operasional yang

diperlukan HRD.

Memantau dan memastikan seluruh karyawan bekerja sesuai dengan

LSOP.

Menciptakan dan menjaga Atmosfer yang baik dengan hotel lain agar
timbulnya komunikasi yang aktif dan 2 arah yang selalu didasari dengan
moralitas dan mendapatkan produktifitas yang baik dengan menjaga relasi

yang baik dan terjalin komunikasi antara tingkat manajemen maupun non
manajemen.

Mengadakan inspeksi dan memastikan fasilitas untuk karyawan seperti

mushola, ruang rekreasi, ruang komputer, kantin karyawan terjaga, terawat
dengan semestinya, baik tanpa kerusakan, dan bersih demi kenyamanan,
smua itu didukung dari departmen lain yang turut membantu terjaganya
fasilitas bagi karyawan diantaranya bagian housekeeping dept dalam
kebersihan, engginering dept dalam menjaga perlengkapan dan peralatan,
dan smua associate Hotel dalam melestarikannya.

Memastikan acara penghargaan untuk karyawan Recognition Day setiap

periode-nya berjalan, memperhatikan dan menilai kontirbusi kinerja
karyawan yang terbaik dan memberi pelayanan yang sempurna terhadap
tamu hotel. Adapun penghargaan yang selalu diadakan setiap periodenya
adalah associate recognition award, award of excellence, leadership of the
quarter, associate of the year, leadership of the year and birthday party.

Menjadi tempat konsultasi bagi karyawan yang memerlukan, dibawah

peraturan yang ada serta dengan sepengetahuan Dir.HR.

Merevisi dan memperbaiki buku karayawan associate handbook, dan

memperhatikan administrasi bagi karyawan yang sudah selesai masa
percobaan 90hari kerja serta membuat laporannya untuk smua karyawan.

Mengidentifikasi keperluan yang dibutuhkan pada bagian pelatihan

training, merencanakan pelatihan yang harus diberikan kepada karyawan
agar dapat meningkatkan produktifitas kerja karyawan mencapai tujuan
bersama. AHRM juga membantu memimpin proses program pelatihan
yang diselenggarakan, seperti kepada karyawan baru New Hire dalam
pelatihan orientasi hotel In the Begginning dan program pelatihan
lainnya.

C. Training Manager

Training Manager di Hotel tidaklah hanya menjadi pembantu operasional

Dir.of Human Resources dan Assistant Human Resources Manager mempunyai
peran sebagai pelatih pengembangan karyawan seperti memberi pelatihan
motivasi diri terhadap pekerjaan, pengembangan diri untuk mencapai tujuan,
mambantu memupukan rasa percaya diri,dan termasuk cara berperilaku yang
sepantasnya di lingkungan baik eksternal maupun internal.
Hotel memiliki program pelatihan On The Job Training / Internship Program
untuk para pelajar baik tingkat sekolah maupun mahasiswa yang hendak terjun
langsung untuk mempelajari operasional industri di bagian / departement yang
diminati. Adapun Tugas dan tanggung jawab training manager adalah sebagai
berikut;

Mengidentifikasi keperluan yang dibutuhkan pada bagian pelatihan

training, merencanakan pelatihan yang harus diberikan kepada karyawan
agar dapat meningkatkan produktifitas kerja karyawan mencapai tujuan
bersama.

Merencanakan dan membuat anggaran dana untuk biaya operasional

pelatihan dalam setiap masa pelatihan dalam jangka waktu yang tetap.

Memberi pengarahan pada setiap pelatihan pelatihan sesuai dengan tema

pengajaran.

Mempersiapkan para pelajar dari sekolah menengah kejuruan atau institusi

yang berminat untuk training di Hotel sesuai dengan department yang
membutuhkan.

Melakukan seleksi secara profesional dalam memilih kandidat pelajar

yang memiliki potensi dan keinginan kuat untuk training di Hotel.

Bertanggung jawab sepenuhnya terhadap seluruh trainee yang sedang

menjalankan pelatihan selama 6 (bulan).

Selalu mengembangkan tehnik pembelajaran dan isi bahan pelatihan yang

semakin berkualitas untuk membentuk training program yang efektif,
efisien dan berbobot.

Membantu menjadi konsultan bagi setiap trainee ataupun associate yang

memerlukan dibawah peraturan pewenangan dan dengan sepengetahuan
Dir. Of HR dan AHRM.

Memastikan

penampilan

setiap

karyawan

sesuai

dengan

standar

penampilan yang diberlakukan pihak hotel, dan berhak memberikan

teguran bagi siapapun yang melanggar dari standart grooming tersebut.

Membantu kegiatan operasional yang diadakan HRD seperti recognation

day, wheels to heal, Appreciate of association weak

Membantu menciptakan dan menjaga Atmosfer yang baik dengan hotel

lain agar timbulnya komunikasi yang aktif dan 2 arah yang selalu didasari
dengan moralitas dan mendapatkan produktifitas yang baik dengan
menjaga relasi yang baik dan terjalin komunikasi antara tingkat
manajemen maupun non manajemen.

Membantu memastikan fasilitas untuk karyawan seperti mushola, ruang

rekreasi, ruang komputer, kantin karyawan terjaga, terawat dengan
semestinya, baik tanpa kerusakan, dan bersih demi kenyamanan, smua itu
didukung dari departmen lain yang turut membantu terjaganya fasilitas
bagi karyawan diantaranya bagian housekeeping dept dalam kebersihan,
engginering dept dalam menjaga perlengkapan dan peralatan, dan smua
associate Hotel dalam melestarikannya.

D. Human Resorces And Training Assistant

HR and Training Assistant di Hotel berperan untuk mewujudkan kegiatan
operasional HRD yang sudah di rencanakan oleh direktur of HR dan assistant
HR manager. Tugas dan tanggung jawabnya antara lain;

Mempuyai fungsi utama untuk membantu menyediakan tenaga kerja

profesional dan memperdulikan kenyamanan serta memberikan pelayanan

kepada seluruh karyawan hotel dibawah pengawasan supervisor maupun

Dir.of HR.

Memastikan kegiatan sehari hari berjalan dengan produktif dan

semestinya.

Memilah milah surat aplikasi yangsesuai dengan posisi dan departement

yang

membutuhkn

serta

mencari

aplikasi

yang

berpotensi

dan

menyimpannya di gudang data untuk kebutuhan dimasa yang akan datang.

Memastikan seluruh karyawan untuk selalu mengisi daftar kehadiran

secara tepat waktu baik dengan buku kehadiran manual Manual
attendance ataupun dengan mesin kehadiran melalui jari tangan finger
print machine .

Memastikan seluruh karyawan menggunakan seragam operasional secara

benar, menggunakan selalu atribut hotel seperti name tag, dan
berpenampilan baik dan hygene sesuai dengan standart grooming yang di
arahkan Hotel.

Membantu menjadi konsultan bagi setiap trainee, pekerja harian daily

worker ataupun associate yang memerlukan dibawah peraturan
pewenangan dan dengan sepengetahuan Dir. Of HR dan AHRM.

Membantu menciptakan dan menjaga Atmosfer yang baik dengan hotel

lain agar timbulnya komunikasi yang aktif dan 2 arah yang selalu didasari
dengan moralitas dan mendapatkan produktifitas yang baik dengan
menjaga relasi yang baik dan terjalin komunikasi antara tingkat
manajemen maupun non manajemen.

Melakukan pengawasan dalam pemeliharaan sarana dan prasarana seperti

kebersihan loker baik wanita maupun pria, kenyamanan dan peralatan
yang memadai di ruang komputer ataupun ruang rekreasi, menjaganya
selalu dalam kondisi baik, dan dapat digunakan oleh karyawan.

Memastikan acara penghargaan untuk karyawan Recognition Day setiap

periode-nya berjalan, memperhatikan dan menilai kontirbusi kinerja
karyawan yang terbaik dan memberi pelayanan yang sempurna terhadap
tamu hotel. Adapun penghargaan yang selalu diadakan setiap periodenya

adalah associate recognition award, award of excellence, leadership of the

quarter, associate of the year, leadership of the year and birthday party.

Mengumpulkan partisipasi karyawan terhadap setiap kegiatan yang di

adakan hotel seperti Shoes to School, Annual Leave Donate, Wheels
to Heals dan lain sebagainya.

Mengunjungi karyawan ataupun keluarga dari karyawan yang sedang

berulang tahun, berduka cita maupun pernikahan.

Memesan kupon makan pada setiap bulannya dan membagikan ke setiap

department secara rata sesuai dengan jumlah karyawan pada masing
masing bagian, dan membuat laporan secepatnya kepada Dir.of HR agar
dapat membuat rencana anggaran untuk makanan karyawan pada bulan
selanjutnya.

Berinteraksi secara langsung dengan komunitas diluar dari keluarga Hotel

seperti dengan karyawan pihak hotel lain, pihak asuransi kesehatan
maupun jamsostek, kandidat karyawan, dan siapapun yang berkaitan
dengan komunitas lokal.

Mengontrol pengadaan peralatan kecelakaan darurat First Aid pada

setiap departemen dan berkoordinasi dengan klinik hotel bila terjadi
kecelakaan kerja pada karyawan.

Mengontrol surat klaim asuransi karyawan yang menggunakan pelayanan

kesehatan pada pihak asuransi kesehatan sesuai dengan anggaran.