Komunikasi

Pesan berantai

Step 1
Managing Director ke Division Head
Besok akan ada gerhana matahari
total pada jam sembilan pagi. Ini
adalah kejadian yang tak bisa kita
lihat setiap hari. Untuk menyambut
dan melihat peristiwa langka ini,
seluruh karyawan diminta untuk
berkumpul di lapangan dengan
berpakaian rapi. Saya akan
menjelaskan fenomena alam ini
kepada mereka. Bila hari hujan, dan

Step 1
Division Head ke Department Head
Sesuai dengan perintah Managing
Director, besok pada jam sembilan
pagi akan ada gerhana matahari
total. Bila hari hujan, kita tidak bisa
berkumpul di lapangan untuk
melihatnya dengan berpakaian rapi.
Dengan demikian, peristiwa hilangnya
matahari ini akan dijelaskan oleh
Managing Director di kantin. Ini
adalah kejadian yang tak bisa kita

Step 1
Department Head ke Section Head
Sesuai dengan perintah Managing
Director, besok kita akan mengikuti
peristiwa hilangnya matahari di
kantin pada jam sembilan pagi
dengan berpakaian rapi. Managing
Director akan menjelaskan apakah
besok akan hujan atau tidak. Ini
adalah kejadian yang tak bisa kita
lihat setiap hari.

Step 1
Section Head ke Supervisor
Jika besok turun hujan di kantin,
kejadian yang tak bisa kita lihat
setiap hari, Managing Director,
dengan berpakaian rapi, akan
menghilang jam sembilan pagi.

Step 1
Supervisor ke Foreman
Besok pagi, pada jam sembilan,
Managing Director akan menghilang.
Sayang sekali, kita tidak bisa
melihatnya setiap hari.

Step 6
Supervisor ke Foreman :

Komunikasi

Komunikasi: Penyebaran informasi

untuk mencapai sebuah pemahaman
yang sama

Komunikasi yang baik:

Meningkatkan kualitas produk barang

dan jasa
Meningkatkan responsiveness to
customers
Meningkatkan efisiensi dan efektivitas
Memperluas inovasi

Proses Komunikasi
Transmission
Message

Encoding

Medium

Feedback

Decoding by
receiver

Receiver

NOISE

Sender

Decoding by
receiver
(now receiver)

Medium

(now sender)

Encoding

Message

Proses Komunikasi
Fase Proses Komunikasi
Transmission: Penyebaran Informasi
Feedback: Pencapaian pemahaman yang

sama

Proses dimulai oleh sender (individual

atau grup) yang akan mengirim
informasi.
Senders harus memutuskan informasi apa

yang dikirimkan dan encode pesan

tersebut dengan simbol atau bahasa.

Proses Komunikasi
Medium: jalur atau saluran

dimana pesan disebarkan

(seperti: telepone, catatan tertulis,
e-mail).

Receiver: orang atau pihak yang

menerima pesan.

Feedback dari receiver kepada

sender memastikan bahwa pesan

telah diterima dan dimengerti atau
harus dikirim ulang.

Jenis Komunikasi

Verbal Communication
Proses pengkodean/ penyimbolan pesan menjadi kata-kata,
baik lisan maupun tulisan

Nonverbal
Proses pengkodean/penyimbolan pesan melalui ekspresi
muka, bahasa tubuh, dan
ungkapan perilaku.

Fungsi Persepsi dalam Komunikasi

Perception Proses yang dilalui dimana
seseorang memilih, mengelola, dan
menginterpretasikan daya sensor
inderanya untuk memberi arti akan dunia
sekelilingnya

Biases kecenderungan sistematis

dalam penggunaan informasi tentang
orang lain dengan cara yang dapat
menghasilkan persepsi yang tidak tepat

Stereotypes Keyakinan yang tidak

akurat mengenai karakteristik dari orang
atau kelompok tertentu

Information Richness

Jumlah informasi yang dapat

dibawa oleh media komunikasi

Tingkatan dimana media

komunikasi memungkinkan
sender dan receiver mencapai
pemahaman yang sama

Tiga cara utama untuk

berkomunikasi :
1. Expressions/gestures
2. Tone of voice
3. Words

Information Richness
High Information richness
Face-to-face
communication
Spoken communication
electronically transmitted
Personally addressed written
communication
Low Information richness

Impersonal written
communication

E-Mail: Dos and Donts

Penulisan pesan dalam bentuk all CAPITALS

terlihat sebagai screaming bagi receiver.

Gunakan tanda baca pada pesan untuk

kemudahan membaca dan jangan menyimpang

dari topik pembicaraan.
Perhatikan ejaan dan perlakukan pesan seperti

surat tertulis.
Baca ulang dan edit sebelum dikirim.

Communication Networks
Communication Networks: Alur perjalanan

dimana informasi mengalir di dalam group

atau teams dan seluruh organisasi.
Pilihan communication network

bergantung kepada:
Bentuk dari tugas dan tanggung jawab grup
Tingkat kebutuhan anggota dan grup untuk
berkomunikasi antara satu dengan yang lainnya
untuk mencapai target atau goal grup.

Communication Networks dalam Groups

Wheel Network
Information flows to and from one central
member.
Chain Network
Members communicate only with the
people next to them in the sequence.

Wheel and chain networks provide little interaction

Communication Networks dalam Groups

Circle Network
Members communicate with others close
to them in terms of expertise,
experience, and location.
All-Channel Network
Networks found in teams with high levels
of communications between each
member and all others.

Organization Communication Networks

Organization Chart
Merangkum formal reporting channels dalam
sebuah organisasi.
Alur komunikasi dalam organisasi baik formal
maupun informal
Vertical communications mengalir ke atas
dan ke bawah sesuai dengan hirarki
perusahaan.
Horizontal communications mengalir
diantara pekerja pada level yang sama.
Informal communications dapat mencakup
jenjang tingkat dan bagian/unit
Audit komunikasi biasanya menemukan
bahwa banyak komunikasi yang tidak mengalir
di struktur organisasi sebenarnya.

Barriers to Effective Communication

Messages:
Tidak jelas, tidak lengkap atau susah
dimengerti
Dikirim dengan media yang tidak sesuai
Tanpa syarat untuk memberi feedback
Diterima tetapi salah dimengerti atau
diabaikan
Dikirim melalui sistem otomatis yang
sedikit sekali elemen manusianya

Communication Skill
Kirim pesan yang jelas, lengkap dan akurat

supaya menghindari rumor.

Isyaratkan pesan dalam simbol yang dimengerti
receiver; misalnya jangan menggunakan bahasa
slang ketika berbicara dengan orang asing.
Pilih media yang cocok yang dapat dipantau oleh
receiver.
Hindari penyaringan (holding back information)
dan distorsi seperti pesan berantai kepada
anggota tim yang lain.
Masukan mekanisme feedback untuk
memastikan kesepahaman bersama sudah
dicapai.

Communication Skill
Perhatikan dan jadilah pendengar yang

baik; your ears are a far more important

management tool than your mouth.
Ajukan pertanyaan untuk mengklarifikasi

pengertian Saudara.
Berusaha ber-empati untuk memahami

apa yang sender rasakan.

Pahami gaya bahasa (linguistic styles);

different people speak differently.

Kecepatan, nada, jeda, semuanya

berpengaruh kepada proses komunikasi.

Friends! This is

The end of slides