1.

OBJETIVO:
Establecer el procedimiento para identificar, analizar y eliminar las
causas de las no conformidades encontradas, posibles problemas
potenciales que se puedan presentar u oportunidades de mejora en los
procesos y organismos evaluadores de la conformidad, con el fin de
mejorar el servicio a los usuarios, agilizar los procesos y tomar las
acciones correctivas, preventivas y de mejora apropiadas para evitar su
reincidencia, ocurrencia y evidenciar el mejoramiento continuo.
ALCANCE
Aplica este procedimiento a todas las actividades o resultados de ellas
que se encuentren no conformes con NTC-ISO/IEC 17025 , con los
propios procedimientos o con los requisitos acordados con el cliente.
RESPONSABLES
Todo el personal del laboratorio es responsable de la aplicacin de este
procedimiento.
DEFINICIONES
Accin Correctiva: Accin tomada para eliminar la causa raz de una no
conformidad detectada u otra situacin indeseable.
Accin Preventiva: Accin tomada para eliminar la causa raz de una
posible no conformidad u otra situacin potencialmente indeseable que
no se haya presentado antes.
Accin de Mejora: Est orientada a la bsqueda de nuevas
oportunidades en lugar de esperar que aparezcan los problemas. Debe
impactar directamente al usuario y optimizar el proceso y debe estar
soportada con evidencia de la mejora.

Correccin. Accin inmediata tomada para eliminar una no conformidad detectada.

NOTA: Una correccin puede realizarse junto con una accin correctiva.

Evidencia Objetiva: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo.

No

conformidad: Incumplimiento de un requisito establecido

procedimientos, especificaciones, reglamentos u otros documentos.

en

normas,

Requisito: Necesidad, expectativa, caractersticas o especificacin que se convierte en

obligatorio.

Trabajo de ensayo no conforme: trabajo de ensayo o resultado de ensayo que no

cumple con los requisitos establecidos en el Sistema de Gestin de la Calidad , con los
procedimientos de ensayo o con los requisitos acordados con el usuario.
El trmino trabajo no conforme empleado en la norma NTC-ISO/IEC 17025 es
equivalente al trmino producto no conforme de la norma NTC-ISO 9001 y a producto
y/o servicio no conforme de la NTCGP 1000.

Tratamiento a la no conformidad: Accin emprendida respecto a un servicio no

conforme para resolver la no conformidad, con el fin de garantizar el cumplimiento de los
requisitos especificados
Verificacin. Confirmacin mediante aporte de evidencia objetiva de que se han cumplido
los requisitos especificados
PROCEDIMIENTO
Una vez se reporte un trabajo no conforme, el tratamiento dado ser
responsabilidad de la persona involucrada en el trabajo no conforme.
Los trabajos no conforme hacen relacin a los problemas que afectan:
- Los procesos de anlisis de muestras o los resultados (muestras,
custodia, anlisis, equipos, suministros, control de calidad , ect)
- El incumplimiento de las especificaciones dadas por los
procedimientos de ensayo .
- El procedimiento de la elaboracin de informes de resultados
- Atencion oportuna a la solicitud del cliente
- Programacion del servicio
- Atencion al cliente
- Facturacion
Los ensayos no conformes incluyen no conformidades de todos los
procedimientos llevados en el laboratorio.
Cuando ocurre un trabajo no conforme se implementa
inmediatamente una correcion para controlar puntualmente el
trabajo, solcucionar el problema y poder continuar con el
procedimiento.
Despues se analiza la situacin para establecer si es probable que la
situacin vuelva a suceder.
Existen trabajos no conformes que se solucioan con una accin
inmediata y no requieren acciones correctivas porque es improbable
que vuelvan a suceder o porque fueron producto de una situacin
muy puntual.
ORIGEN DEL TRABAJO DE ENSAYO NO CONFORME
Origen del
trabajo de
Tratamiento
ensayo no
conforme
Registrar la queja o reclamo en el formato xxxxx Quejas y
Quejas y
Reclamos el procedimiento xxxx de quejas y reclamos. Si es
reclamos
necesario se detiene el trabajo hasta solucionar el problema.
Verificaciones de Evaluar si las no conformidades encontradas inciden en el
control de calidad resultado final como por ejemplo:
Si un equipo est fuera de especificacin y no se ha realizado

correccin. Solo reanudar su uso cuando la no conformidad haya

sido solucionada, evaluada y se haya verificado que el equipo
cumple con las especificaciones.
Si un instrumento no est calibrado, se debe evaluar si las
mediciones realizadas estn fuera de rango de medicin, si esto
ocurriera, se deben invalidar todas las mediciones realizadas,
detener el trabajo, calibrar el instrumento y realizar nuevamente las
mediciones. Si el problema persiste se debe rotular y segregar
como equipo no calibrado (no conforme) y enviar a mantenimiento.
Si durante la verificacin de materiales se encuentra algn insumo
o reactivo que no cumple con las especificaciones o que est
vencido, este producto debe ser eliminado o rotulado evidenciando
que no cumple con la especificacin, para evitar su uso.
Si es necesario se detiene el trabajo y solo se reanuda cuando la
no conformidad haya sido solucionada, evaluada y verificada para
que cumpla la especificacin.
Clculo de
resultados

Si se detectan errores en el clculo de resultados se retienen los

informes, se revisan y se corrige el informe. Si este informe lleg al
usuario, avisarle del trabajo no conforme, rescatar el documento y
emitir un nuevo informe donde se deje registrada la referencia al
documento original que se reemplaza.

Durante la
ejecucin de un
anlisis

Detener el anlisis o ensayo y no se contina hasta que la no

conformidad haya sido solucionada, evaluada y verificada.

Supervisin del
personal

Si se detecta durante observaciones o supervisin del personal, se

debe evaluar la implicacin de la no conformidad, si esta incide en
el resultado final detener el trabajo evaluar las muestras o
resultados de muestras involucradas. Reanudar el trabajo slo
cuando la no conformidad est solucionada. Si se detecta que el
problema es de capacitacin, entrenar al personal en el aspecto no
conforme.

Auditorias
internas

Seguir el procedimiento xxx Procedimiento de acciones correctivas,

acciones preventivas y de mejora.

Revisin por el
jefe de calidad

Registrar el o los hallazgos y evaluar las implicaciones del trabajo

no conforme. Si este afecta el resultado final se debe detener el
trabajo, realizar las mejoras a las no conformidades y luego
reanudar el trabajo. Si en la evaluacin se detecta que desde hace
un tiempo se estn comprometiendo resultados analticos se debe
notificar al usuario y solicitar la devolucin de los informes ya que
no se puede asegurar dichos resultados.

En la realizacin
de ensayos

De ser necesario, se notifica al cliente el trabajo no conforme y se

suspende el mismo.

Informes de
calibracin

Detener el uso del equipo y analizar si es posible que regrese a las

condiciones de conformidad o si es necesario darlo de baja.

Cuando se identfica un trabajo no conforme en cualquier proceso del

laboratorio o componente del sistema de gestin se ejecuta las
siguientes acciones, en su orden:
.
-Si el trabajo no conforme es identificado por un auxiliar o analista del
laboratorio en el desarrollo de su trabajo ( fallas de equipos, insumos,
mtodos, suministros, ect o situaciones no contempladas en los
procedimientos estndar de operacin), se detiene de inmediato el
proceso de anlisis.
-Se notifica al Jefe de Calidad y se reporta el trabajo no conforme en
el formato xxxx
-El jefe de calidad evalua su importancia , para lo cual decide
inicialmente si es necesario suspender el trabajo en el proceso no
conforme, dejando registro de todo esto en el formato.
-El auxiliar o analista que detecta el trabajo no conforme inicia una
accin inmediata para controlar puntualmente el hallazgo, solucionar
el problema y poder continuar y analizar la situacin para establecer
si es probable que la situacin vuelva a suceder. Para dejar evidencia
de la accin inmediata emprendida diligencia la casilla Tratamiento
dado para solucionar el trabajo no conforme .
-Si no es posible solucionar en un plazo de 5 dias el trabajo no
conforme se implementa una accin correctiva.
Si el ensayo no conforme vuelve a suceder, se implementan una o
varias acciones correctivas (segn las causas mas probables
identificadas) que estn orientadas a eliminar las causas .

I
D

ACTIVIDAD

DESCRIPCION

CARGO Y/O
PUESTO DE
TRABAJO

REGISTRO

RESPONSABLE

Identificar
trabajo de
ensayo no
conforme
Registrar el
trabajo de
ensayo no
conforme

Se identifica el trabajo
de ensayo no conforme
segn lo establecido en
las
condiciones
generales
de
este
procedimiento.
Quien
identifica
el
trabajo no conforme
informa al Jefe de
Calidad y, registrar el
correspondiente evento
en el formato.

Personal del
laboratorio

Personal del
laboratorio

FT-xxxx
quejas y
reclamos
Registro de
trabajo de
ensayo no

I
D

ACTIVIDAD

DESCRIPCION

CARGO Y/O
PUESTO DE
TRABAJO

REGISTRO

RESPONSABLE
conforme

Evaluar el
trabajo de
ensayo no
conforme

Establecer
tratamiento

Asignacin
de
responsable
s

Corregir y/o
tomar
accin
correctiva

Verificar los
resultados
del
tratamiento

Se evala la frecuencia
con que se detecta el
trabajo de ensayo no
conforme y la gravedad
del mismo y se define
si se requiere la
aplicacin de acciones
correctivas.
Se realiza un anlisis
de causas del trabajo
de
ensayo
no
conforme, se determina
el tratamiento a seguir
y se toman decisiones
para la aceptacin.
Se asigna el (los)
responsable (s) para
solucionar
la
no
conformidad y para
verificar la eficacia del
tratamiento
Se realiza la correccin
y/o accin correctiva al
trabajo de ensayo no
conforme y se toman
decisiones
para
la
aceptacin del trabajo
no conforme.
Se describe la situacin
encontrada y se define
si la no conformidad
puede ser cerrada o no.
En caso de no cerrarse
la no conformidad se
regresa a la actividad
cuatro (4)

Personal del
laboratorio

Personal del
laboratorio

Registro de
trabajo de
ensayo no
conforme

jefe de calidad

Personal del
laboratorio

Registro de
trabajo de
ensayo no
conforme

Personal del
laboratorio

Registro de
trabajo de
ensayo no
conforme

NOTIFICACION AL CLIENTE
Cuando el trabajo no conforme no se pueda solucionar
inmediatamente y afecte directamente los intereses de los clientes se
le notificara , via telefnica, fax, e mail.

TRATAMIENTO DEL SERVICIO NO CONFORME

El jefe de calidad es quien orienta la correccin del trabajo no
conforme o falla interna. El tratamiento al trabajo no conforme puede
consistir en la aplicacin de una accin inmediata (correccin) o en la
autorizacin para entregar el servicio sin el cumplimiento de todos
los requisitos, para el caso de multiples anlisis (concesin).
VERIFICACION
Se debe verificar que la accin tomada soluciono la no conformidad
detectada al trabajo no conforme diligenciando la casilla del formato
denominada inspeccin la cual debe tener firma de aprobacin del
jefe de calidad
Si la correccin no soluciona la no conformidad , se devuelve a quien
detecto el trabajo no conforme para que proponga nuevas
correcciones o le de tratamiento como accin correctiva o preventiva,
INFORME FINAL, ANALISIS Y APRENDIZAJE
En cada semestre el jefe de calidad revisa la generacin de no
conformidades detectadas en la prestacin del servicio , para
identificar cuales estn abiertas y cuales estn cerradas y presentar
un informe al director .