BTI 3283 / DTI 3343

SISTEM MAKLUMAT PENGURUSAN

BAB8:
MENGORGANISASISUMBER
SISTEMMAKLUMAT

Sistem Maklumat
Sistem Maklumat adalah terdiri dari elemenelemen

manusia,
data,
prosedur,
perkakasan dan
perisian
yang saling bekerjasama antara satu sama lain bagi
mencapai matlamat umum sesuatu pengurusan maklumat.

Pengurusan Maklumat
Pengurusan Maklumat termasuklah
pengumpulan data
memproses data menjadi maklumat untuk
digunakan oleh sesebuah organisasi bagi
membantu dalam membuat keputusan,
menyelesaikan masalah dan
juga digunakan untuk kawalan.

Peringkat-peringkat Pengurusan
Pengurus
Pengurus adalah personel yang
bertanggungjawab menggunakan setiap
kemudahan yang terdapat dalam organisasi
seperti manusia, peralatan, maklumat,
kewangan dan aset-aset lain untuk mencapai
matlamat organisasi.

 Semua pengurus pada mana-mana peringkat

adalah individu yang akan membuat keputusan
kepada organisasi. Untuk mencapai matlamat
ini seorang pengurus mempunyai lima fungsi :

 Merancang :
Proses menentukan misi dan visi bagi mencapai
matlamat jangka pendek atau jangka panjang.

Mengurus Perjawatan :
Menguruskan keperluan latihan kepada staf dan
menentukan struktur perjawatan staf bagi mencapai
matlamat organisasi.

 Mengorganisasi Sumber :
Memastikan kemudahan, kelengkapan dan
peralatan yang terdapat dalam organisasi
diuruskan dengan baik dan optimum dan
memberikan tanggungjawab kepada staf yang
sesuai untuk digunakan bagi mencapai
matlamat organisasi.

 Memberi arahan :
Mekanisma pentadbiran yang akan
mengerakkan staf untuk melakukan tugas yang
dipertanggungjawabkan dengan lebih efisyen.

 Mengawal :
Mewujudkan prosedur kerja yang bersistematik
untuk dijadikan piawaian bagi mengukur prestasi
sebenar pencapaian sesuatu objektif yang
ditentukan mengikut jadual yang ditentukan.
Kawalan berkala dapat menentukan kemajuan dan
prestasi organisasi bagi mementukan keperluan
bagi pengubahsuaian jika perlu ke arah mencapai
matlamat organisasi.

Peringkat-Peringkat
Pengurusan

Fungsi Piramid Sistem Maklumat

Terdapat 4 lapisan utama

Pengurusan peringkat tertinggi

Pengurusan peringkat pertengahan
Pengurusan berbentuk operasi
Pengeluaran, pengkeranian, dan semua pekerjaan
yang bukan tergolong di dalam kategori
pengurusan dan petadbiran

Hierarki Organisasi
Pengurusan
Tertinggi
Pengurusan
Pertengahan
Pengurusan Operasi

Kumpulan Bukan Pengurusan

 Kesemua peringkat pengurusan tersebut akan

melaksanakan kelima-lima tugas yang
dinyatakan di atas.
Untuk membolehkan fungsi-fungsi tersebut
dilaksanakan dengan sempurna, maklumat
yang bersesuaian perlu diberikan kepada
setiap peringkat pengurusan.

Peringkat-Peringkat Pengurusan

Pengurusan boleh dibahagikan kepada tiga

peringkat:

1. Pengurusan Atasan (Pengurus Strategik)

2. Pengurusan Pertengahan (Pengurus Tektikal)
3. Pengurusan Bawahan (Pengurus Operasi)

Pengurusan Atasan
(Pengurus Strategik)

Pengurusan Atasan (Pengurus Strategik)

Terdiri daripada pengarah-pengarah,

pengurus-pengurus atau CEO

Mereka membuat keputusan akhir samada

mengekalkan atau menukar haluan
perniagaan sesebuah syarikat

Selalunya kata putus dibuat berpandukan

semua input dari 3 lapisan hirarki organisasi

Pengurusan Atasan (Pengurus Strategik)

Pengurus diperingkat ini banyak menggunakan
masanya untuk merancang dan
mengorganisasi hala tuju organisasi
Beliau memerlukan
maklumat dalaman
maklumat luaran

Pengurusan Atasan (Pengurus Strategik)

Maklumat dalaman
maklumat yang ringkas tetapi lengkap dan tepat
mengenai semua operasi yang telah dan sedang
dilaksanakan disamping operasi yang akan dilakukan
oleh organisasinya
Maklumat perjalanan operasi membolehkan beliau
menjangkakan tahap pencapaian matlamat organisasi
Maklumat dalaman membolehkannya mendapatkan
gambaran perjalanan operasi dalaman organisasinya.

Pengurusan Atasan (Pengurus Strategik)

Maklumat luaran
Bagi membolehkannya menilai keperluan semasa, hala
tuju semasa bagi organiasi-organisasi lain, perubahan
dalam peraturan dan polisi kerajaan dan aktiviti luaran
yang akan memberi kesan kepada peranan semasa
dan fungsi organisasi supaya lebih dinamik dan
berdaya maju
Maklumat ini juga memberi manfaat kepada pengurus
untuk menentukan keperluan untuk rancangan masa
depan dan keperluan mengubahsuaian atau merombak
operasi, misi dan visi organiasasi.

Pengurusan
Pertengahan
(Pengurus Tektikal)

Pengurusan Pertengahan (Pengurus Tektikal)

Pengurus peringkat ini lebih menumpukan
kepada membuat keputusan tektikal dan untuk
jangka masa pendek.
Beliau membantu membuat keputusan bagi
mencapai matlamat organisasi yang ditentukan
oleh pengurusan atasan.
Maklumat dalaman adalah maklumat yang
paling penting bagi pengurusan peringkat ini.

Pengurusan Pertengahan (Pengurus Tektikal)

Maklumat yang diperlukan adalah lebih terperinci
mengenai belanjawan, penjadualan dan penilaian
prestasi operasi dan staf.
Ia memerlukan maklumat yang lebih lengkap dan
berkala untuk membolehkannya membuat
perbandingan hasilan semasa dengan hasilan
terdahulu bagi membolehkannya merancang
pengubahsuaian perjalanan operasi
Dalam pengurusan moden, kebanyakkkan organisasi
mengantikan pengurusan peringkat ini dengan
menggunakan kaedah komputer untuk mengurangkan
bilangan pengurus tektikal dan mengurangkan kos.

Pengurusan Pertengahan (Pengurus Tektikal)

Terdiri daripada pegawai kanan kewangan, pegawai
kanan pengurusan dan pentadbiran, jurutera kanan
dan pegawai-pegawai senior di dalam semua bidang
Selalunya melibatkan polisi organisasi, enggunaan
carta Ghantt, laluan genting, kos projek, keuntungan
dll
Kumpulan ini menguhubungkan pihak pengurusan
atasan dengan pihak perlaksanaan

Pengurusan Bawahan
(Pengurus Operasi)

Pengurusan Bawahan (Pengurus Operasi)

Pengurus operasi terlibat dengan operasi
harian dalam organisasi
Beliau akan memastikan perjalanan
perancangan dari pengurus tektikal
dilaksanakan oleh personel dari peringkat
operasi

Pengurusan Bawahan (Pengurus Operasi)

Maklumat yang diperlukan oleh pengurus
peringkat ini adalah maklumat semasa
mengenai kemajuan perjalanan operasi.
Maklumat lebih berfokus kepada satu operasi.
Maklumat ini datangnya dari sumber di bawah
kawalannya seperti inventori, rekod-rekod
terdahulu dan manual prosedur.

Pengurusan Bawahan (Pengurus Operasi)

Pegawai yang menjalankan tugasan
perlaksanaan selepas sesuatu perancangan
dibuat oleh pegawai-pegawai kanan organisasi
Cth: seorang pengaturcara komputer akan
membangunkan aturcara dan mengujinya
selepas seorang penganalisis sistem selesai
menjalankan kajian dan perakuan mengenai
sesuatu masalah sistem

Kumpulan bukan pengurusan

Pengeluaran, pengkeranian, dan semua pekerjaan yang

bukan tergolong di dalam kategori pengurusan dan
petadbiran

Terdiri daripada pegawai pentadbiran rendah yang

menjalankan arahan ketua mereka dari semasa ke
semasa

Cth: kerani memproses tuntutan untuk pegawainya