HAMBATAN DAN SOLUSI

1. INTERNAL
No Masalah Saat ini
1.
Jumlah SDM di

Hambatan
SDM yang memiliki

Resiko
Rendahnya kualitas hasil kinerja

Instalasi Rekam

mobilitas tinggi di

di masing-masing divisi dalam

berkas perorang untuk 3 orang)

penambahan

Medis banyak (77

Instalasi rekam medis

mendukung pelayanan kesehatan,

disertai monitoring kinerja dan

SDM yang

orang) namun

masih belum memadai

analisa rekam medis dan

melakukan lembur kerja bila tak

berkarakter

kinerja tetap jauh

(terutama di bagian

pelaporan.

dari yang

Analisa, entri Rawat

a. Entri Rawat Inap yang

diharapkan.

Inap, Asssembling,

terlambat.
b. Analisa rekam medis menjadi

koder dan admisi)

terlambat.
c. Tumpukan rekam medis yang
belum diassembling untuk
masuk filling terlambat.
d. Kesulitan bila 1 orang di
bagian admisi ada yang sakit
atau cuti.
e. Koding di Rawat jalan yang
sering terlambat.

Strategi Saat Ini

Solusi
1. Memberikan target entri per hari (100 1. Melakukan

tercapai.
2. Menugaskan 1 orang dari divisi
filling untuk membantu
terhadap laporan analisa berkas bila
bagian analisa tidak dapat

muda, mobilitas
tinggi, disiplin
(komitmen) dan
mampu di bidang

komputerisasi.
menyelesaikan
2. Permohonan
target dalam 1 minggu.
3. Mengutamakan assembling untuk SL
kepada bagian
3 terlebih dahulu untuk mengejar

SDM untuk tetap

target klaim BPJS, baru berikut

melanjutkan atau

semua berkas yang ada dan

perpanjangan

melakukan lembur kerja bila tak

tenaga kontrak 1

tercapai.
4. Melakukan pengurangan petugas
admisi di pagi hari untuk

tahun yang sudah

ada.
3. Permohonan

menggantikan petugas admisi yang

kepada bagian

sakit/cuti. Hal ini sering mengurangi

SDM dimana

respon time pelayanan dan

saat akan

menghambat pengambilan barang

melakukan

ampra di jadwal pagi.

5. Melemburkan petugas admisi yang
ada setelah selesai pelayanan (pukul
14.00 ke atas) langsung melakukan
kodifikasi.

substitusi
pegawai PNS
dari bagian lain,
diharapkan tetap
yang berkarater
seperti di atas.

No Masalah Saat ini

2
Sarana yang

Hambatan
Operasional sarana yang

kualitasnya sudah

tersendat-sendat dan alat

expired dan

menjadi mudah rusak

belum memadai

(computer windows XP

secara kuantitas

type IBM lama, driver

dengan tinta tooner,
lemari kayu yang lama,
tidak adanya tracer,
deteksi asap, dan key log
filling).

Resiko
1. Tidak tercapainya hasil target
walaupun sarana yang ada tetap
dipakai secara maksimal.
2. Tingginya frekwensi perbaikan
alat dan permintaan tinta toner.

Strategi Saat Ini

Solusi
1. Memanfaatkan sarana yang 1.Melakukan penggantian
ada secara maksimal.
2. Berkoordinasi dengan
Bagian IT, Bagian Sarana
dan Bagian Rumah Tangga
untuk tiap kerusakan yang
ada.

sarana yang sudah

usang dengan yang
baru dan type yang
update.
2.Permohonan untuk
penambahan UVS
untuk mencegah
kerusakan alat karena
terputusnya aliran
listrik RS.
3.Mengadakan
penambahan sarana

baru untuk
mempercepat respon
3

1. Rendahnya tingkat kepuasan

1. Sebagian nomor dilakukan

time pelayanan.
Permohonan pengadaan

Jumlah lemari

Distribusi pasien lama

penyimpanan

tahun 2012-2010 (nomor

pelanggan karena respon time

pemadatan susunan berkas

lemari besi yang baru

masih sangat

terminal digit 00-65)

distribusi rekam medis yang

agar dapat ditampung

sebanyak 100 lemari

kurang (1 nomor

untuk pelayanan pasien

2 lemari padahal

dan untuk penelitian

target optimal 1

mahasiswa sering

nomor 3 lemari

terlambat.

lambat.
2. Kemungkinan hilangnya berkas

dilemari penyimpanan.
2. Mengikat berkas lama tahun

atau kerusakan berkas yang

2012-2010 sesuai blok

meningkat.

nomor terminal digit 00-65

disertai pengadaan
partisi untuk ruangan
penyimpanan.

dengan tali raffia untuk

besi)

memudahkan pencaharian
dan menempatkanya di
gudang sambil menunggu
pengadaan lemari baru.

No
Masalah Saat ini
4
Prasarana yang belum

Hambatan
Aktifitas untuk

Resiko
1. Kurangnya respon time

Strategi Saat Ini

1. Menggeser lemari-

memadai dimana dinding

toilet,

pelayanan karena pegawai

lemari penyimpanan

dengan wall paper yang sudah

kebersihan dan

menganulir hal tersebut

dan meja petugas entri

banyak terkelupas, jamur

kebutuhan

dengan mencari di unit

terutama bila hujan

dimana-mana, lobang-lobang

minum

lain untuk kebutuhan

ruangan yang banyak (rentan

pegawai yang

toilet.

lebat.
2. Menyumbat lobang-

Solusi
1. Permohonan pengadaan alat
ke bagian rumah tangga.
2. Permohonan perbaikan
dinding melalui pengecatan
alat dan penutupan lobanglobang dinding.

dimasukin kucing/tikus), drum

tidak memadai

2. Tidak optimalnya

penampungan air di kamar

dan sarana

mandi tidak ada (kendala saat

cenderung

kebesihan instalasi.
3. Kerusakan prasarana yang

aliran air dari PAM ke tedmon

atau pipa ke instalasi macet),

untuk mudah
rusak.

dispenser yang masih baik

makin cepat.
4. Resiko untuk konsluiting
kabel listrik dan

lobang ruangan dengan

kertas dan batu bata.
3. Pemanfaatan ember
milik pekarya
kebersihn untuk wc di
filling..

kemacetan aliran data dari

hanya 1 buah, atap banyak

kabel LAN.

bocor yaitu di ruangn entri,

bagian tengah gedung
(serambi) dan ruangan filling
(atap lemari-lemari di nomor
96-99 sering jadi basah)
4. Permohonan ke Bagian
Sarana untuk perapian kabel-

yang bocor serta kabel-kabel

kabel listrik dan kabel-kabel

LAN dan kabel-kabel listrik

LAN.

banyak yang tidak tersusun

5

3. Perbaikan atap gedung yang

dalam rak kabel/paralon.

Permintaan berkas Rekam

Sering tidak

medis di unit pelayanan yang

terpenuhinya

pelayanan di unit

sendiri dengan mengeprint

kebutuhan berkas rekam

tinggi tiap harinya sedangkan

jumlah berkas

pelayanan karena

berkas tersebut walaupun

medis di unit pelayanan

jumlah berkas yang boleh

di unit-unit

keterbatasan berkas rekam

jumlah print out banyak.

sehingga permintaan berkas

masuk ke percetakan masih

pelayanan.

medis sedangkan pekarya

Hal ini mengakibatkan

untuk dicetak merupakan hal

dari unit peminta terpaksa

tingginya permintaan tinta

menunggu lama print out

toner dan penundaan

sangat dibatasi.

1. Terhambatnya respon time

berkas yang dibutuhkan..

2. Banyak unit pelayanan
yang terpaksa melakukan
fotokopy berkas dengan
dana talangan milik unit

Melakukan pengadaan

pelayanan di unit terkait

karena berkas rekam medis
harus diprint terlebih dhulu
(respons time di unit
pelayanan berkurang).

1. Pengertian terhadap besarnya

yang obyektif adanya.

2. Bila memang diijinkan untuk
pengadaan mesin cetak per
sheet berkas (seperti yang
ada di bagian rumah tangga).
3. Paperless di Instalasi rawat
jalan, Instalasi rawat inap dan

yang kemudian ditagihkan

IGD yang merupakan salah

ke bagian umum.

satu bagian dari Rekam

Medis Elektronik (RKE).

N
o

2. EXTERNAL
Masalah
Saat ini
Kesinam-

Hambatan

1. Belum adanya petugas

Resiko
1. Bertambahnya beban kerja

Strategi Saat Ini

Berkoordinasi

Solusi
1. Pneumatic tube untuk transfer berkas

bungan

khusus yang

di unit pelayanan rawat

dengan ruangan

rekam medis dari instalasi RM ke Instalasi

berkas dari

mengantarkan status rawat

inap yang meningkat

rawat inap untuk

rawat jalan (termasuk Graha dan BHC)

Poliklinik

jalan pasien ke instalasi

karena petugas di

mengutus

dan sebaliknya serta dari Instalasi RM ke

rawat jalan

rawat inap dimana pasien

perawatan dan dokter jaga

pekaryanya bila

bangsal harus koordinasi

memungkinkan(tida

ulang ke DPJP di setiap

k sibuk) untuk

pasien masuk, mengenai

mengambil berkas

assesmen awal pasien di

RM rawat jalan

rawat jalan dengan DPJP

(status asal) pasien

(status asal)
ke Instalasi
Rawat Inap
sulit sekali
untuk
terwujud.

tersebut dirawat.
2. Pekarya di ruangan rawat
inap sulit dimanfatkan
karena kesibukan mereka
di pelayanan rawat inap,
sehingga hanya menanti
waktu mereka yang tidak
sibuk untuk mau
mengambil status awal.
3. Portir di Bagian Humas
sulit dimanfaatkan karena
kesibukan mereka dalam
transfer internal pasien.

sebelumnya.
2. Menggagalkan syarat
kelulusan akreditasi di
elemen penilaian bab APK.
3. Kesulitan bagi petugas
medis di pelayanan rawat
inap untuk melihat latar
belakang, kondisi awal

yang MRS di

Ruang Rawat inap dan sebaliknya.

2. Mensosialisasikan Paperless di Rawat
jalan yang bisa di akses oleh SIM di irna
(menuirna).
3. Membentuk petugas khusus untuk menjadi
kurir yang menyatukan status asal RJ
(rawat jalan) pasien ke RI (rawat inap).
a. Menambah pekarya di ruang rawat

Instalasi RM

inap untuk sekaligus mensosialisasikan

besoknya (untuk

APK disamping membantu pekerjaan

pasien MRS sore dan

malam hari di hari
sebelumnya) atau di
petugas

ruangan, atau
b. Memohon kebijakan dari Instalasi
Humas porter di rawat inap (di bagian
humas) dalam membawa status RJ
pasien yang MRS pagi dan MRS sore

4. Petugas RM di filling sore

pasien dan persiapan apa

admisi/petugas

ke bangsal pada sore harinya di hari

hanya 2 orang (tidak

yang dibutuhkan bila

registrasi Rawat Inap

yang sama dan yang MRS malam ke

cukup) untuk bertugas

pasien akan dilakukan

(untuk pasien MRS

melakukan pelayanan

tindakan di rawat inap

pagi hari di hari

berkas pasien di Rawat

sesuai diagnose awal

yang sama).

jalan sekaligus
mencarikan status awal
pasien yang MRS pagi
hari untuk diberikan ke
pada petugas admisi rawat

Masalah Saat ini

penilaian (EP) bidang APK

(Akses ke pelayanan dan
kesinambungan pelayanan)
baik KARS maupun JCI

inap.
No

(asesmen rawat jalan).

4. Syarat akreditasi di elemen

Hambatan

akan terhambat.
Resiko

bangsal pada besok paginya atau

c. Menambah kurir RM untuk pengantar
status awal sekaligus untuk distribusi
formulir/berkas ke logistic ruangan.
d. Membentuk kurir di Instalasi rawat jalan
(selama ini belum ada) yang
mengantarkan pasien ke admisi RI
sekaligus mengambil status asal untuk
disatukan ke status Rawat inap.

Strategi Saat Ini

Solusi

Tidak ada Panitia

Dalam pembenahan

1. Berbedanya cara pengisian

rekam Medis

berkas rekam medis

formulir/asesmen rekam

Medik, Bagian Pelayanan

rekam medis yang terdiri

(sesuai saran

(formulir dan asesmen)

medis, sehingga

medik, Komite Keperawatan,

dari Komite Medik, Bagian

surveyor KARS)

serta sosialisasi dari

menimbulkan tidak

Bidang Keperawatan, Komite

Pelayanan medik, Komite

yang terdiri dari

perubahan format, juklak

seragamnya pengisian berkas

Mutu dan Inst. Rekam Medis

Keperawatan, Bidang

anggota Komite

dan juknis rekam medis

dalam pembenahan atau

Keperawatan, Komite

Medik, Bagian

yang ada untuk sampai

penciptaan asesmen atau

Mutu dan Inst. Rekam

Pelayanan medik,

ke segala unit pelayanan

Komite
Keperawatan,

residen, perawat, bidan,

Bidang

Karu, Humas, PKRS,

Keperawatan,

Farmasi Klinis dan lain-

Komite Mutu dan

lain) terhambat atau

Inst. Rekam
Medis sebagai
3

(DPJP, dokter jaga,

sekretarisnya.
Sosialisasi

sampai tidak
tersosialisasikan.
1. Kebutuhan unit

rekam medis yang baru.

2. Timbulnya image rekam
medis yang harus
bertanggung jawab bila
ketidak rincian panduan

1. Koordinasi antara Komite

Pembentukan Panitia

formulir tambahan dalam berkas Medis sebagai

rekam medis.
2. Sosialisasi dilakukan dengan

pengisian RM menjadi

rasa tanggung jawab di unit

masalah pelayanan medis di

masing-masing untuk

unit pelayanan dengan alasan

melakukan surat edaran dan

ambigunya ketentuan yang

pembuatan atau revisi panduan

bertanggungjawab terhadap

pelayanan di unit pelayanan

isi rekam medis.

masing-masing.

Ketergantungan dengan berkas

Tetap mengoptimalkan rekam

sekretarisnya.
Pembentukan ini diperkuat
berdasarkan SK direksi
dengan tupoksi yang jelas
dan ikut bertanggung
jawab pula terhadap
pelaksanaan review rekam
medis.
1. Pembelian unit kom

Paperless di

computer yang kurang

rekam medis kartu tetap terjadi,

medis kartu dengan memperbaiki

berdasarkan jumlah

Instalasi rawat

memadai untuk

sehingga kelemahan bidang

system penyimpanan dan

kunjungan poliklinik

jalan yang

disiplin ilmu

filling di rekam medis menjadi

distribusi berkas di instalasi

dan kunjungan per divisi

terhambat.

kedokteran mayor

factor penghambat yang besar

Rekam Medis dengan cara :

dengan divisi yang

dalam mengurangi respon time

banyak.

pelayanan bahkan mampu

1. Berangsur-angsur menyatukan
berkas rawat jalan dan rawat

poliklinik.
2. Penugasan ke residen
poli untuk malakukan

2. Tidak sebanding
antara dokter yang
bertanggungjawab
dalam pengisian
paperless setelah
selesai pelayanan
rawat jalan (residen)
dengan jumlah berkas
pasien yang harus diisi

menunda pelayanan di rawat

jalan.

inap di satu map/folder.

2. Menyusun status IGD secara
urut sesuai terminal digit dan
diasembling di nomor lemari
yang sama dengan rawat inap..
3. Pengadaan dan sosialisasi tracer
serta menambah jumlah kurir
yang bermobilitas tinggi.

pengisian paperless
selama pelayanan dan
pengisian berkas RM
secara ringkas setelah
selesai pelayanan.
3. Penugasan ke SMF
dokter umum untuk
membantu sosialisasi
Paperless di rawat jalan