ADMINISTRASI DAN KESEKRETARIATAN

ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH

Oleh : Subhan, S.Pd
ADMINISTRASI
Administrasi dan kesekretariatan dalam sebuah Organisasi sangat penting dan memegang peran
utama dalam keberlangsungan suatu organisasi.
Administrasi adalah Kegiatan kerjasama yang dilakukan sekelompok orang berdasakan pembagian kerja
yang telah ditentukan dalam struktur dengan pendayagunaan sumber daya untuk mencapai tujuan yang
efektif dan efisien yang meliputi Pengorganisasian, penetapan rencana program kerja, penyelenggaraan
program, kegiatan pengawasan, kegiatan evaluasi, kegiatan pembuatan pelaporan, Dan Lain sebagainya.
KESEKRETARIATAN
Kesekretariatan disebut juga kegiatan tata usaha. Seperti telah disinggung diatas, bahwa tata
usaha merupakan bagian pengertian sempit administrasi dan merupakan bagian yang cukup menunjang
tercapainya tujuan administrasi. Dengan kata lain, kegiatan tata usaha atau keskretariatan merupakan
suatu bagian dari kegiatan administrasi
Kesekretariatan meliputi:
1. Tulis menulis (rencana program, strategi pelaksanaan program, sampai evaluasi ).
2. Surat menyurat;
3. Kegiatan kearsipan dan agenda;
4. Pemilikan dan pemeliharaan buku induk organisasi;
5. pengiriman dan penerimaan surat; dan
6. data-data lain yang berkaitan langsung dengan kegiatan tulis menulis

BP-1319 KAB.MADIUN

Contoh Program Kerja Osis

ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH
SMP NEGERI 3 DOLOPO
PERIODE 2013 2014
SEKSI

JENIS KEGIATAN

PENANGGUNG
JAWAB

KETAQWAAN
TERHADAP
TUHAN YANG
MAHA ESA

1.1. SUB SEKSI : PERINGATAN HARI-HARI BESAR

EMELYA
KEAGAMAAN
ALKATIRI
a.
Perayaan Maulid Nabi Besar Muhammad SAW
b.
Perayaan Isra Miraj
c.
Perayaan Halal Bihalal
d.
Perayaan 1 Muharam
e.
Perayaan Nuzulul Quran
1.2. SUB SEKSI : TADARUS PADA BULAN RAMADHAN
a.
Melaksanakan seleksi membaca Al-Quran pada siswa
baru
b.
Melaksanakan kegiatan Tadarus Al-Quran mulai tanggal
2 26 Ramadhan
c.
Melaksanakan Khatamul Quran
1.3. SUB SEKSI : KOTAK AMAL
a.
Mengadakan tagihan bes amal 2 minggu sekali tiap hari
Jumat
b.
Mengadakan tagihan sumbangan amal bila diperlukan
1.4. SUB SEKSI : PASANTREN KILAT
a.
Mengadakan pasantren kilat pada 4 6 Ramadhan
b.
Mengadakan berbuka puasa bersama
1.5. SUB SEKSI : SAFARI RAMADHAN
A.
Mengadakan kegiatan Safari Ramdhan ke tiap-tiap
Mesjid/Mushollah

BERBANGSA
DAN
BERNEGARA

2.1. SUB SEKSI : PRAMUKA

MIRSAD LANIPA
a.
Mengadakan latihan mingguan tiap minggu
b.
Mengadakan perkemahan sabtu minggu (Persami) bila
diizinkan
c.
Setiap hari sabtu, khususnya Anggota Pramuka
diwajibkan memakai seragam Pramuka
2.2. SUB SEKSI : ELEKTRONIKA
a.
Menyiapkan perlengkapan elektronika pada saat Upacara
Bendera maupun Perayaan Hari-hari Besar Keagamaan
b.
Menyiapkan peralatan elektronika pada setiap pertemuan
orang tua murid
c.
Menyiapkan peralatan elektronika pada sat MOS
d.
Dan lain-lain yang menyangkut perlengkapan elektronika
2.3. SUB SEKSI : PENGAWASAN TERHADAP SIMBOL
NEGARA DAN LAMBANG OSIS
a.
Disetiap kelas diwajibkan memiliki lambing Negara dan
Gambar Presiden serta Wakil Presiden
b.
Melaksanakan pemeriksaan atribut siswa seminggu sekali
2.4. SUB SEKSI : PALANG MERAH REMAJA
a.
Diwajibkan tiap kelas memiliki anggota minimal 2 orang
b.
Menyediakan obat-obatan (P3K)

PENDIDIKAN
3.1. SUB SEKSI : KEAMANAN
PENDAHULUAN a.
Menjaga ketertiban dan keamanan sekolah dan siswa-

BP-1319 KAB.MADIUN

SUCIPTO WIRO

SEKSI

JENIS KEGIATAN

PENANGGUNG
JAWAB

BELA NEGARA. siswa

b.
Mengawasi lingkungan sekolah dan siswa-siswa, jika
mendapat ancaman dari luar yang bisa merusak ketertiban di
dalam sekolah
c.
Membantu guru mempersiapkan barisan pada saat appel.
3.2. SUB SEKSI : PASKIBRAKA
a.
Lathan rutin setiap hari minggu
b.
Pemilihan Paskibraka daerah bulan Juli minngu kesatu
c.
Pemilihn Paskibraka Nasional bulan Februari kedua.
3.3. SUB SEKSI : UPACARA BENDERA
a.
Menyiapkan perlengkapan Upacara Bendera setiap Senin
b.
Menyiapkan perangkat Upacara setiap akhir pekan
c.
Mempertanggung jawabkan hasil Upacara bendera
KEPRIBADIAN 4.1. SUB SEKSI : PENGARAHAN MASA
PRATINI ODE
DAN BUDI
a.
Mengarahkan masa pada saat appel dan saat menghadiri
PEKERTI LUHUR hari-hari
4.2. SUB SEKSI : SUKA DUKA
a.
Menghimpun dana untuk siswa yang berduka
b.
Melayat ke rumah duka
4.3. SUB SEKSI : BAKTI SOSIAL
a.
Mengadakan bakti sosial bersama dalam rangka
menyambut hari-hari besar umum maupun hari besar khusus
pada lokasi-lokasi yang ditentukan, baik di sekolah maupun di
luar sekolah
4.4. SUB SEKSI : UKS / BK
a.
Menyediakan sarana dan prasarana bagi siswa yang
kesehatannya terganggu.
KETRAMPILAN 5.1. SUB SEKSI : MAJALAH DINDING
MELANI ASTI
DAN
a.
Membuat majalah dinding dua kali sebulan
YUSUF
KEWIRAUSAHA- b.
Mengadakan perlombaan majalah dinding setiap dua
AN
bulan sekali dan akhir semester
5.2. SUB SEKSI : KOMPUTER
a.
Mengadakan les privat computer untuk pengurus OSIS
khususnya dan siswa-siswi pada umumnya
b.
Melaksanakan pengetikan administrasi OSIS
c.
Menyediakan keperluan siswa yang menyangkut dengan
pembuatan makalah
5.3. SUB SEKSI : KONSUMSI
a.
Menyediakan konsusmsi pada setiap kegiatan OSIS
5.4. SUB SEKSI : PENGGALANGAN DANA
a.
Mencari dana untuk setiap kegiatan OSIS
b.
Mencari dana pada orang tua siswa yang berpotensi pada
minggu ketiga bulan Januari, Februari
ORGANISASI,
PENDIDIKAN,
POLITIK DAN
KEPEMIMPINAN

6.1. SUB SEKSI : KELOMPOK BELAJAR

LISTIANA
a.
Mengadakan lomba cerdas cermat bahasa Indonesia antar LAKABULU
kelas dalam rangka memperingati bulan Bahasa, Oktober
minggu ke tiga
b.
Meningkatkan kelompok belajar yang sudah ada
6.2. SUB SEKSI : PERINGATAN HARI NASIONAL
a.
Mengadakan upacara Nasional
b.
Merayakan hari ulang tahun SMA
c.
Menata administrasi upacara
d.
Evaluasi jalannya upacara

BP-1319 KAB.MADIUN

SEKSI

JENIS KEGIATAN

PENANGGUNG
JAWAB

6.3. SUB SEKSI : HUBMAS

a.
Memenuhi undangan ceramah
b.
Menjadi mediaotor dalam biro konsultasi, psikologis, dan
seksual siswa dengan pilar Kisara
c.
Menjadi mediator antara OSIS dengan masyarakat luas.
6.4. SUB SEKSI : DEMONSTRASI
a.
Mengadakan demonstrasi pada saat dibutuhkan
b.
Mendamaikan perseteruan yang terjadi antar siswa
KESEGARAN
JASMANI DAN
DAYA KREASI

7.1. SUB SEKSI : PERLOMBAAN

RAHMAT LARAE
a.
Mengikuti lomba baik di lingkungan sekolah maupun di
luar lingkungan sekolah
b.
Mengikuti Porseni pada bulan Juni dan Desember
7.2. SUB SEKSI : PERMAINAN
a.
Latihan rutin setiap hari jumat dan minggu
b.
Mengikuti Porseni pada bulan Juni dan Desember
c.
Mengikuti pertandingan (Sepakbola) persahabatan
7.3. SUB SEKSI : PORSENI
a.
Mengadakan kegiatan PORSENI tiap akhir semester
b.
Mengatur jalannya Porseni
7.4. SUB SEKSI : EKSTRAKULIKULER(OLAHRAGA)
a.
Mengadakan kegiatan eskul bagi siswa yang mengikuti
Eskul
b.
Mengatur jadwal Eskul bersama guru yang bersangkutan
c.
Mengawasi jalannya Eskul

PERSEPSI
8.1. SUB SEKSI : DOKUMENTASI
INDRAWATI
APRESIASI DAN a.
Mengabadikan semua kegiatan OSIS
LAMANURU
KREASI SENI
b.
Pelantikan OSIS dan Pramuka
8.2. SUB SEKSI : SENI TARI
a.
Mengadakan latihan dua kali dlam sebulan (waktu
ditentukan)
b.
Mengikuti Porseni
c.
Mengisi acara pada kegiatan-kegiatan di luar kegiatan
OSIS dan sekolah
8.3. SUB SEKSI : SENI SUARA
a.
Mengadakan latihan pada hari sabtu/minggu
b.
Mengikuti Porseni
c.
Mengisi acara pada kegiatan-kegiatan di luar kegiatan
OSIS dan sekolah
d.
Menigiringi upacara setiap hari senin
8.4. SUB SEKSI : SENI BAND atau ORKES
a.
Mengadakan fertival Band dalam rangka HUT SMA atau
lainnya
b.
Mengikuti porseni
8.5. SUB SEKSI : DEKORASI
a.
Membuat spanduk pada acara-acara tertentu di sekolah
b.
Membuat hiasan dekorasi
c.
Mendekorasi ruang pada acara-acara tertentu
8.6. SUB SEKSI : SENI MUSIK
a.
Mengadakan latihan pada hari Sabtu/Minggu
b.
Mengikuti Porseni
c.
Mengiringi upacara setiap hari Senin
8.7. SUB SEKSI : SENI LUKIS
a.
Mengadakan latihan pada hari Sabtu/Minggu

BP-1319 KAB.MADIUN

SEKSI

JENIS KEGIATAN

PENANGGUNG
JAWAB

b.
Mengikuti Porseni
c.
Mengisi acara pada kegiatan-kegiatan di luar kegiatan
OSIS dan sekolah

Madiun, 22 November 2013

Ketua OSIS

PEMBINA OSIS

SMP NEGERI 3 DOLOPO

NIP.1310123456789
KEPALA
SMP NEGERI 3 DOLOPO

.
NIP.12345678901234

GARIS BESAR PROGRAM KERJA OSIS

MASA BHAKTI 2013/2014
PENYUSUNAN PROGRAM KERJA
Program kerja yang dibuat harus mencerminkan aspirasi dan kebutuhan anggota. Sehingga dalam
penyusunan program kerja ini harus melibatkan unsur-unsur siswa yang

terhimpun dalam MPK

(Musyawarah Perwakilan Kelas) sekaligus yang berkecimpung dalam kegiatan sekolah seperti pengurus
Sub Seksi dan sebagainya.
Program kerja OSIS SMA ..... Masa Bhakti 2013/204 disusun melalui tahap-tahap sebagai berikut :

Penampungan aspirasi dari siswa (terutama anggota, pengurus Sub Seksi)

Penyampaian hasil penampungan aspirasi siswa dan penyampaian aspirasi dari perwakilan
kelas

BP-1319 KAB.MADIUN

Pembentukan tim penyusun program kerja OSIS yang terdiri dari : Pengurus Harian OSIS;

Pengurus MPK Inti dan Para Ketua Sub Seksi

Musyawarah pengurus tentang penyusunan program kerja OSIS

Rapat Kerja

Pengajuan dan pengesahan program kerja OSIS

Adapun program kerja OSIS terdiri dari 5 bagian yaitu :

Program kerja Pengurus Harian OSIS

Sasaran Umum Program Kerja 8 (delapan) Seksi Bidang

Program Kerja 8 Seksi Bidang

Matriks Program Kerja OSIS 2013/2014

Program Kerja Sub Bidang (Ekstrakurikuler)

PROGRAM KERJA PENGURUS HARIAN OSIS
Sasaran Umum
Terwujudnya koordinasi yang matang antar seksi bidang, pelayanan yang optimal terhadap anggota dan
pembagian tugas kesekretariatan yang merata.
Jenis Kegiatan

Pengajuan perbaikan sarana dan administrasi

Penertiban administrasi

Pengaktifan kegiatan dana usaha

Persiapan laporan pertanggungjawaban

Ketua

Memimpin organisasi dengan baik dan bijaksana;

Mengkoordinasikan semua aparat kepengurusan;

Menetapkan kebijaksanaan yang telah dipersiapkan dan direncanakan oleh aparat

kepengurusan;

Memimpin rapat;

Menetapkan kebijaksanaan dan mengambil keputusan berdasarkan musyawarah dan mufakat;

Setiap saat mengevaluasi kegiatan aparat kepengurusan.

Wakil ketua
BP-1319 KAB.MADIUN

Bersama-sama ketua menetapkan kebijaksanaan;

Memberikan saran kepada ketua dalam rangka mengambil keputusan;

Menggantikan ketua jika berhalangan;

Membantu ketua dalam melaksanakan tugasnya;

Bertanggung jawab kepada ketua;

Sekretaris dan Wakil Sekretaris

Memberi saran/masukan kepada ketua dalam mengambil keputusan;

Mendampingi ketua dalam memimpin rapat;

Menyiapkan, mendistribusikan dan menyimpan surat serta arsip yang berhubungan dengan
pelaksanaan kegiatan;

Menyiapkan laporan, surat, hasil rapat dan evaluasi kegiatan;

Bersama ketua menandatangani setiap surat;

Bertanggung jawab atas tertib administrasi organisasi;

Bertindak sebagai notulis dalam rapat.

Bendahara dan Wakil Bendahara

Bertanggung jawab dan mengetahui segala pemasukan/pengeluaran uang/biaya yang

diperlukan;

Memnuat

tanda

bukti

kuitansi

setiap

pemasukan.pengeluaran

uang

untuk

pertanggungjawaban.

Bertanggung jawab atas inventaris dan perbendaharaan;

Menyampaikan laporan keuangan secara berkala.

PROGRAM KERJA 8 (DELAPAN) SEKSI BIDANG

SEKSI BIDANG I (Pembinaan keimanan dan ketaqwaan terhadap Tuhan YME). Sasaran
Umum. Terbinanya kualitas dan kesadaran beriman dan bertaqwa terhadap Tuhan YME dengan
melaksanakan ajaran sesuai dengan agama masing-masing yang diprioritaskan pada kegiatan
ibadah secara berkelompok dan meningkatkan kepedulian terhadap sesama umat beragama.

SEKSI BIDANG II (Pembinaan kehidupan berbangsa dan bernegara). Sasaran Umum.

Terbinanya rasa patriotisme, kebangsaan dan bertanggung jawab terhadap bangsa dan negara yang
diwujudkan dalam penghayatan nilai-nilai dalam upacara bendera.

BP-1319 KAB.MADIUN

SEKSI BIDANG III (Pendidikan pendahuluan bela negara). Sasaran Umum. Terkoordinasinya

kegiatan kepramukaan dan ke-pecinta alam-an dalam menumbuhkan jiwa cinta tanah air, rela
berkorban demi bangsa dan negara untuk membentuk kader penerus yang patriotis.
SEKSI BIDANG IV (Peningkatan kepribadian dan budi pekerti luhur). Sasaran Umum. Siswa

memiliki kepribadian yang mantap, suka meringankan penderitaan orang lain, berkepedulian sosial
yang tinggi, mandiri dan mampu menjawab tantangan hidup secara dewasa.
SEKSI BIDANG V (Pendidikan berorganisasi, politik dan kepemimpinan). Sasaran Umum.

Tumbuhnya sikap siap memimpin dan mau dipimpin dalam mengembangkan pola kepemimpinan
konsultatif yang mengarah pad partisipatif yang aktif dari pengurus, kerjasama yang baik, kompak
dan terciptanya hubungan lintas bidang.
SEKSI BIDANG VI (Peningkatan keterampilan dan kewirausahaan). Sasaran Umum.

Mendorong tumbuhnya sikap mental wiraswasta siswa sehingga timbul kreatifitas dan kemandirian
dalam menghadapi hidup.
SEKSI BIDANG VII (Peningkatan kesegaran jasmani). Sasaran Umum. Terbinanya kreatifitas

siswa dari pribadi yang sehat, bersih serta lingkungan sekolah yang tetap asri dan hijau segar.
SEKSI BIDANG VIII (Pengembangan persepsi apresiasi dan daya kreasi seni). Sasaran

Umum. Berkembangnya kegiatan seni yang kreatif dan ekonomis untuk menumbuhkan sikap untuk
mau menghargai hasil karya seni.
PROGRAM KERJA SEKSI SEKSI OSIS
1. Seksi Pembinaan Ketaqwaan Terhadap Tuhan Yang Maha Esa

Peringatan Hari Besar Islam

Isra Miraj

Shalat Ied

Shalat Tarawih

Pesantren Kilat

Penyembelihan Kurban

Buka Puasa Bersama

Maulud Nabi Muhammad SAW

Pembinaan Spiritual

Shalat Dzuhur Berjamaah

BP-1319 KAB.MADIUN

Kegiatan Tambahan

Bantuan Musibah dan Duka Cita

Bantuan Sumbangan Dana Bakti Sosial

2. Seksi Pembinaan Kehidupan Berbangsa dan Bernegara

Melaksanakan Upacara

Upacara Rutin Hari Senin

Upacara Kesaktian Pancasila

Upacara Sumpah Pemuda

Upacara Hari Pahlawan

Upacara Hari Pendidikan Nasional

Upacara Hari Proklamasi

Upacara Hari Ulang Tahun SMK

Upacara Orientasi Siswa Baru

Upacara Hari Kebaktian Pancasila

Upacara Pelepas Siswa Kelas 3

Upacara Hari Kartini

Extrakurikuler

Paskibra Pramuka

3. Seksi Pembinaan Pendidikan Pendahuluan Bela Negara

Membantu Koordinator Seksi 2 Melakukan Upacara

Melakukan Lintas Alam

Ekstrakurikuler Pramuka

Razia Sekolah, yang bekerja sama dengan Seksi 4 dan Guru BK

Perkemahan

OSIS

Pramuka

Paskibra

BP-1319 KAB.MADIUN

Hari Ulang Tahun Pramuka

4. Seksi Pembinaan Kepribadian Dan Budi Pekerti Luhur

Pelaksanaan MOS

Pemberian Materi Orientasi pada Siswa Baru

Melaksanakan Tata Krama Pergaulan

Pemberian Materi Tentang Tata Krama melalui Majalah Dinding Bekerja Sama dengan Seksi 5

Pengarahan Tata Krama melalui Orientasi Siswa Baru

Mengadakan Razia Besar Besaran untuk Meningkatkan Keamanan Sekolah dan Kedisplinan
Waktu

Perlombaan Kedisplinan Dan Kerapian Antarkelas

Pengumpulan Dan Pemberian Bantuan

Mengadakan Bakti Sosial (diluar sekolah)

Pemberian Sumbangan Kepada Siswa yang Orang Tuanya Telah Meninggal Dunia

Pengumpulan Buku Buku Bekas untuk Disumbangkan ke Perpustakaan

Meningkatkan Sikap Hormat Siswa pada Orang Tua, Guru, serta sesama Teman di Lingkungan
Sekolah dan Masyarakat

Penyuluhan Tentang Tata Krama pada Orang Tua, Guru, dan Sesama Siswa

Pengarahan Tentang Bahaya Narkotika

Penyuluhan HIV / AIDS

5. Seksi Pembinaan Berorganisasi, Pendidikan Politik, dan Kepemimpinan

Menyelenggarakan Majalah Dinding , membawahi ekskul Majalah Dinding

Latihan Dasar Kepemimpinan

Nazar, bekerja sama dengan seksi 6

Pengadaan Kegiatan Baru Mading

Lomba keterampilan mengolah MADING

Ajang pencarian bibit-bi bit berprestasi akademik

6. Seksi Pembinaan Keterampilan dan Kewirausahaan

BP-1319 KAB.MADIUN

10

Meningkatkan Minat dan Peran Siswa

Koperasi

Piket Koperasi

Pembenahan Ruang Koperasi

Pembenahan Ruang Pokja Unit Produksi

Meningkatkan Keterampilan dan Menciptakan Sesuatu Yang lebih Berguna

Bazar

Cheap Market (Pasar Murah)

Ekstrakurikuler

Klub Matematika

Klub Bahasa Inggris

Conversation

Klub Komputer

Pemrograman situs web (TKI)

Desain Web (TKI)

7. Seksi Pembinaan Jasmani dan Daya Kreasi Aerobic

Senam Jasmani

Class Meeting

Ekstrakurikuler

PMR

Basket

Volley

Bulu Tangkis

Sepak Bola

Pertandingan Persahabatan

Perkemahan PMR

BP-1319 KAB.MADIUN

11

Liga Futsal

8. Seksi Pembinaan Persepsi, Apresiasi Dan Daya Kreasi Seni

Penyediaan Alat Musik Band

Hari Ulang Tahun Sekolah

Hari Kartini

Hari Batik Nasional

Tahun Baru

Perpisahan Kelas XII

Masa Orientasi Siswa

Freeday akustik

Festival Bulan bahasa

Ekstrakurikuler

Paduan Suara

Tari

Cheerleaders

Teater / Drama

PEDOMAN ADMINISTRASI OSIS

1. INDEKS SURATSURAT MENYURAT
A. Contoh nomor surat
001/OSIS-SPETA/A/XII/2009
B.

Kode Indeks Surat

A : Surat untuk internal OSIS SPETA
B : Surat untuk eksternal OSIS SPETA
SK : Surat Keputusan.
SP : Surat Pengesahan.

BP-1319 KAB.MADIUN

12

Sp : Surat Pengangkatan / Pemberhentian.

SRP : Surat Rekomendasi Pengesahan.
SM : Surat Mandat.
ST : Surat Tugas.
SPt : Surat Pengantar.
SKt : Surat Keterangan.

C.

Kelengkapan Administrasi
Buku Daftar Inventaris
1. Buku daftar inventaris adalah buku yang digunakan untuk mencatat
barang/aset/inventaris organisasi.
2. Buku daftar inventaris dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom,sebagai
berikut:
a. nomor urut barang;
b. nomor indeks/kode barang;
c. nama satuan/jenis barang;
d. jumlah barang;
e. asal mula barang;
f. harga satuan barang (kalau diperoleh dengan membeli);
g. tanggal mulai dipakai;
h. tanggal mulai tidak dipakai (rusak);
i. Keterangan: misalnya ada penambahan barang.
Buku Notulensi
(1) Buku notulensi adalah buku catatan resmi tentang pembicaraan, kesepakatan atau
keputusan yang diambil dalam pertemuan, rapat-rapat atau diskusi-diskusi.
(2) Buku notulesi juga merupakan bahan pertimbangan, peringatan dan evaluasi setiap
menyelenggarakan pertemuan, rapat dan diskusi pada tahap-tahap berikutnya.
(3) Buku notulensi, memuat antara lain:
a. nama pertemuan;
b. hari, tanggal pertemuan;
c. waktu pertemuan (jam mulai dan berakhir);
d. tempat pertemuan;
e. jumlah undangan dan jumlah peserta;
f. nama dan jabatan yang memimpin;
g. nama dan jabatan notulis;

BP-1319 KAB.MADIUN

13

h. Kesimpulan-kesimpulan dari setiap pembicaraan;

i. Keputusan-keputusan yang diambil;
j. rekomendasi (jika ada).
Buku Tamu
(1) Buku tamu adalah buku yang digunakan untuk mencatat tamu-tamu yang datang
dan berkeperluan dengan organisasi.
(2) Buku tamu dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom sebagai berikut:
a. nomor urut;
b. hari, tanggal, jam;
c. nama lengkap tamu;
d. organisasi/institusi tamu;
e. jabatan/status tamu;
f. alamat;
a. keperluan;
b. Tanda tangan tamu.
Buku Daftar Hadir
(1) Buku daftar hadir adalah buku yang digunakan untuk mencatat kehadiran peserta
rapat, diskusi, lokakarya, pelatihan atau pertemuan-pertemuan lain.
(2) Buku daftar hadir dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom sebagai
berikut:
a. nomor urut;
b. nama lengkap;
c. jabatan;
d. alamat;
e. tanda tangan.
(3) Di setiap halaman buku daftar hadir ditulis nama, hari/tanggal dan agenda
pertemuan.
Buku Daftar Kegiatan
(1) Buku daftar kegiatan adalah buku yang digunakan untuk mencatat setiap kegiatan
organisasi, baik internal maupun eksternal.
(2) Buku daftar kegiatan dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom sebagai
berikut:
a. nomor urut;
b. nama/jenis kegiatan;
BP-1319 KAB.MADIUN

14

c. hari/tanggal pelaksanaan kegiatan;

d. waktu (pagi, siang, malam/sehari penuh, dll);
e. tempat pelaksanaan;
f. penyelenggara;
g. Keterangan: mencatat hal-hal yang penting, seperti adanya makalah, dsb.

Buku Keuangan
(1) Buku keuangan adalah buku pembukuan keuangan, baik pemasukan maupun
pengeluaran anggaran organisasi.
(2) Buku keuangan dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom sebagai
berikut:
a. nomor urut;
b. tanggal transaksi (pemasukan/pengeluaran)
c. uraian sumber pemasukan
d. uraian penggunaan dana
e. debit
f. kredit
h. jumlah
i. Keterangan (jika perlu)
Buku Agenda
(1) Buku agenda adalah buku pencatatan keluar dan masuknya surat yang digunakan
untuk mengagendakan peristiwa atau kejadian pada surat.
(2) Buku agenda dibagi menjadi dua, yaitu:
a. Buku agenda surat keluar;
b. Buku agenda surat masuk
(3) Buku agenda surat keluar dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom
sebagai berikut:
a. nomor urut;
b. nomor indeks surat;
c. nomor surat;
d. tanggal surat;
e. tujuan surat;
f. isi/perihal surat;
g. keterangan.

BP-1319 KAB.MADIUN

15

(4) Buku agenda surat masuk dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom
sebagai berikut:
a. nomor urut
b. nomor indeks surat
c. tanggal surat diterima
d. pengirim
e. isi/perihal surat
f. tanggal surat
g. terusan
h. catatan disposisi
i. keterangan

Pengarsipan
(1) Pengarsipan adalah dokumentasi surat-surat simpanan keluar dan surat masuk.
(2) Pengarsipan dimaksudkan sebagai suatu sistem administrasi yang berguna untuk
mengevaluasi dan menentukan tindakan-tindakan selanjutnya.
(3) Kegunaan arsip antara lain:
a. pembuktian/pembukuan;
b. korespondensi;
c. penyusunan sejarah;
d. penyusunan data statistik;
e. dokumentasi.
(4) Pengarsipan dilakukan dengan brief odner atau map untuk menyimpan seluruh
arsip-arsip surat sesuai dengan kode indeks
(5) Surat-surat yang diarsipkan harus disusun rapi sesuai dengan nomor urut keluar
atau diterimanya surat masuk
(6) Dalam mengarsipkan surat-surat yang terjadi karena perubahan susunan
kepengurusan, harus dipisahkan antar-periode
(7) Pengarsipan juga berlaku untuk dokumen-dokumen organisasi selain surat, seperti
peraturan, siaran dan lain sebagainya
d. Perlengkapan Sekretariat
Bagan Struktur Organisasi
Papan Agenda kegiatan
Papan Pengumuman

BP-1319 KAB.MADIUN

16

Tabel Program Kerja Tahunan

Papan Daftar Pengurus

BP-1319 KAB.MADIUN

17