Professional Documents
Culture Documents
I.
PENDAHULUAN
II.
3
PENGGUNAAN APLIKASI
4
A. INSTALASI
B. PENGATURAN AWAL
9
C. MODUL INFORMASI DESA
D. MODUL PENGELOLAAN ARSIP
16
21
1. Registrasi (Pencatatan)
2. Pemberkasan, Pengklasifikasian, dan Penetapan Retensi Arsip
21
3. Penggunaan
25
a. Pencarian Arsip
28
b. Peminjaman/Pengembalian Arsip
30
c. Pembuatan Laporan
32
III. PENUTUP
34
I.
PENDAHULUAN
Aplikasi Pengelolaan Arsip Pemerintah Desa/Kelurahan merupakan aplikasi
yang dibangun untuk memudahkan pemerintah desa ataupun kelurahan
dalam mengelola arsipnya dan memperoleh semua informasi yang berkaitan
dengan penyelenggaraan pemerintah desa atau kelurahan.
Aplikasi ini dibangun dengan prinsip kemudahan dalam penggunaan (user
friendliness) namun tetap mempertahankan prinsip-prinsip dan fungsionalitas
pengelolaan arsip sesuai dengan aturan yang berlaku. Aplikasi ini memiliki
dua fitur utama, yakni :
- Modul Informasi Desa; dan
- Modul Pengelolaan Arsip.
Modul Informasi Desa merupakan modul yang dapat membantu pengguna
dalam memperoleh informasi ataupun data yang berkaitan dengan desa atau
kelurahan yang bersangkutan secara cepat. Informasi ataupun data yang
disajikan pada dasarnya bersumber dari arsip yang dikelola oleh pemerintah
desa ataupun kelurahan yang bersangkutan.
Modul Pengelolaan Arsip merupakan modul yang dapat digunakan untuk
mengelola arsip-arsip yang diciptakan ataupun disimpan oleh pemerintah
desa ataupun kelurahan yang bersangkutan. Beberapa fungsi yang terdapat
dalam modul ini meliputi:
Registrasi
- Pencatatan Surat Masuk
- Pencatatan Surat Keluar
- Pencatatan Naskah Lainnya
Pemberkasan, pengklasifikasian arsip, dan penetapan retensi
Penggunaan
- Pencarian
- Peminjaman/pengembalian
- Pembuatan Laporan
Aplikasi
sehingga menjadi aplikasi yang ringan dan dapat dengan mudah diinstalasi
dan digunakan.
II.
PENGGUNAAN APLIKASI
A. INSTALASI
Aplikasi Pengelolaan Arsip Pemerintah Desa merupakan aplikasi berbasis
desktop yang dirancang dengan bahasa pemrogramam Visual FoxPro.
Aplikasi dapat diinstal pada perangkat keras komputer dengan spesifikasi
minimal, sebagai berikut :
1. Perangkat Keras
Pentium IV atau setara
RAM 256 MB
Harddisk 60 GB
Alat Pemindai/Scanner (opsional)
2. Sistem Operasi
Windows Vista/Windows XP
MS-Office (atau aplikasi pengolah
kata
lainnya
yang
dapat
isikan
identitas
organisasi.
9. Jika proses instalasi telah selesai, pada tampilan desktop akan muncul
ikon Aplikasi Pengelolaan Arsip Pemerintah Desa, seperti pada
tampilan berikut.
B. PENGATURAN AWAL
Pengaturan Identitas Desa/Kelurahan
Sebelum memulai penggunaan aplikasi,
terlebih
dahulu
dilakukan
Arsip
Pemerintah
Desa/Kelurahan,
2. Tekan tombol Arsip pada halaman muka;
Identitas Desa/Kelurahan
bersangkutan.
Tanda cek
Setelah muncul tampilan di atas, klik tanda cek sesuai dengan identitas
yang dipilih.
Untuk mengubah identitas lembaga, yakni Desa atau Kelurahan, klik
tombol
Tanda cek
10
Direktori
Kopi Digital yang
belum diubah
Direktori
Bila tombol Ubah Direktori diklik,
kanan.
Setelah
memilih
Pembuka,
Ubah
Pembuka.
akan
klik
Gambar
Selanjutnya,
muncul
tampilan
Pilih
Gambar
jendela
tekan
tombol
Pilih.
11
12
muncul
tool
tips,
klik
kiri
tetikus
(mouse)
Setelah muncul
tooltips, klik kiri
tetikus (mouse)
13
Indeks
Uraian
Retensi
14
tampilan berikut
7. Berikutnya akan muncul tampilan
8. Selanjutnya akan muncul tampilan Ubah Password berikut:
15
Tombol Judul
Bidang penayangan informasi
UntukSubjek
melihat informasi/data mengenai suatu subjek tertentu, klik salah
satu tombol subjek sesuai dengan subjek yang akan dilihat. Selanjutnya,
16
Hasil pencarian dapat dilihat pada contoh di bawah, dengan memberi tanda
(highlight) untuk setiap kata kunci yang ditemukan, untuk melihat temuan
kata kunci selanjutnya klik kembali tombol Cari. (lihat contoh di bawah)
17
18
2. Ubah/Isikan nama
judul subjek baru
19
2007 (tampil pada latar belakang, minimalkan tampilan aplikasi AMD agar
Ms-Word tampil kedepan) yang telah memiliki nama file sendiri. Lakukan
pengetikan perubahan isi informasi pada Ms-Word tersebut. Setelah selesai
simpan dan tutup aplikasi tersebut. Untuk melihat hasil perubahan atau
penambahan informasi yang baru, maksimalkan kembali tampilan aplikasi
AMD, kemudian tekan tombol sesuai dengan subjek yang baru diubah.
20
Pengelolaan
Arsip
merupakan
modul
yang
dapat
membantu
Modul
Pengelolaan
Arsip
merupakan
modul
yang
dapat
1. Registrasi (Pencatatan)
a. Pencatatan Surat Masuk
Klik
tab Surat
Masuk
Klik
tab Surat
21
perlu
diutarakan;
- Pencatat, isikan nama petugas yang melakukan pencatatan;
- Kopi Digital, isikan kopi digital atau hasil pemindaian (scan) dari
surat yang diterima, jika ada.
Untuk mengisi kopi digital,
tekan
tombol
terdapat
kolom
di
yang
sisi
Kopi
kanan
Digital.
bawah
ini,
pilih
elektronik
file
hasil
pemindaian
kemudian
tersebut,
tekan
tombol
digital
pemindaian
pada
hasil
folder
22
KlikSurat
tab Surat
Keluar
Klik tab
Keluar,
selanjutnya setelah muncul tampilan berikut.
23
- Jenis Naskah, pilih jenis naskah, misalnya peta, laporan, dan lainlain. Lakukan dengan mengklik tombol
(dropdown), selanjutnya
pada
tampilah
pilihan (dropdown).
- Nomor Naskah, isikan nomor
-
perlu;
- Pencatat, isikan nama petugas yang melakukan pencatatan;
- Kopi Digital, isikan kopi digital atau hasil pemindaian (scan) dari
naskah, jika ada.
24
25
Untuk memberkaskan,
menjadi
induk dari arsip yang akan diberkaskan, selanjunya tekan tombol Pilih
Berkas.
Untuk melihat arsip-arsip apa saja yang terdapat dalam berkas yang
bersangkutan, tekan tombol Lihat Isi Berkas.
Jika, berkas yang akan menjadi induk dari arsip yang akan diberkaskan
tidak terdapat dalam Daftar Berkas klik tombol Buat Berkas Baru.
Selanjutnya akan muncul Formulir Pembuatan Berkas seperti pada
gambar di bawah.
26
Pilih klasifikasi dari daftar untuk berkas yang baru akan dibuat, kemudian
tekan tombol Pilih. Lengkapi deskripsi judul/indeks berkas sesuai
dengan nama berkas yang akan dibuat, serta Lokasi Simpan tempat
27
28
untuk melihat kopi digital tersebut, klik tombol Lihat Kopi Digital.
Untuk mengubah data arsip yang ada, klik tombol Edit yang terdapat
di bawah tampilan.
Untuk melihat isi berkas dari arsip yang bersangkutan, klik tombol
Lihat Berkas. Selanjutnya muncil tampilan Daftar Arsip berikut.
29
untuk
melakukan
pemberkasan
ulang
Selanjutnya,
arsip
yang
bersangkutan
dapat
30
Tampilan formulir
Pengembalian Berkas dan
Jika arsip/berkas yang bersangkutan akan
dikembalikan,
klikyang
tombol
Pengembalian
Arsip
Kembali, diikuti dengan tombol Tutup. telah dipinjam
c. Pembuatan Laporan
Untuk membuat laporan, klik tab Laporan.
31
Tentukan Jenis Laporan yang akan dicetak. Adapun jenis laporan yang
dapat dicetak adalah :
-
Terdapat dua pilihan media pencetak, yakni: Cetak Ke Layar dan Cetak
ke Printer.
Setelah Jenis Laporan dan Media Cetak ditetapkan, klik tombol Cetak.
Selanjutnya akan muncul tampilan hasil cetak seperti contoh berikut.
32
III. PENUTUP
33
34