Belajar Mengenal EO (event organizer)

1.

Mengenal EO (event organizer)

Dalam pengertian sederhana yang di sebut sebagai EO adalah pengelola suatu kegiatan
(Pengorganisir Acara). Setiap kegiatan yang diselenggarakan bertujuan untuk memperoleh
keuntungan di kedua belah pihak, baik penyelenggara maupun yang hadir pada saat kegiatan
berlangsung. Keuntungan ini tidak harus bersifat material namun juga bisa bersifat non
material.
Bentuk sebuah EO sendiri sebenarnya telah di kenal di berbagai organisasi kemasyarakatan,
lingkungan pekerjaan, maupun dalam lingkungan pendidikan (in-house production).
Diantaranya; kepanitian peringatan HUT RI di lingkungan tempat tinggal kita, kepanitian Out
Bond di lingkungan kerja, kepanitian ulang tahun sekolah yang di selenggarakan oleh OSIS, dan
lain sebagainya.
EVENT ORGANIZER DALAM DUNIA USAHA
Perkembangan dunia usaha di Indonesia, dewasa ini telah memperlihatkan ke arah yang
menggembirakan. Terbukti dengan semakin menjamurnya berbagai bentuk badan usaha yang
bergerak dalam bidang barang maupun jasa, baik itu skala kecil maupun besar. Salah satunya
adalah Event Organizer.
Dalam pengertian ini yang di maksudkan dengan Event Organizer lebih mengarah pada profesi,
yaitu suatu lembaga baik formal maupun non formal, yang di percaya untuk melakukan
kegiatan. Misal; peluncuran suatu produk baru, pesta, seminar, pagelaran musik, dan lain
sebagainya, di sesuaikan dengan permintaan pengguna jasa atau inisiatif Event Organizer
sendiri.
Di sini yang membedakan sebuah event organizer dalam bentuk kepanitian (in-house
production) dan event organizer yang mengarah pada profesi, dapat di lihat dari
keberlangsungan event organizer tersebut. Apabila dalam bentuk kepanitiaan, setelah kegiatan
selesai dilaksanakan maka selesai pula tugas orang-orang yang terlibat di dalam kepanitiaan.
Sedangkan dalam event organizer yang mengarah pada profesi, meskipun kegiatan telah
berakhir, akan tetapi kegiatan orang-orang di dalamnya akan tetap berlangsung.
TAHAPAN MENYELENGGARAKAN EVENT
Untuk mewujudkan kesuksesan sebuah event merupakan sebuah kerja keras yang
membutuhkan konsep yang jelas dan terarah. Di bawah ini beberapa tahapan strategis dalam
menyelenggarakan sebuah event:

1. Konsep yang menarik dan kreatif

2. Proses tahapan pembuatan event
3. Eksekusi event yang significant
Konsep Yang Menarik Dan Kreatif
Dalam rencana pembuatan konsep event, kita harus kritis dengan apa yang sedang marak di
lingkungan kita, baik lokal, nasional, maupun global (update). Setelah tema tercipta, maka kita
harus memberikan perbedaan dalam konsep tersebut dari event organizer yang lain. Kita harus
berani melakukan eksperimen dalam pembuatan konsep yang berbeda, bahkan jika perlu
sesuatu yang belum pernah di bayangkan orang.
Jelas itu sangat penting, karena itulah sebuah Event Organizer harus memiliki ide-ide kreatif.
Kita tidak ingin membuat suatu acara hanya sebatas acara biasa. Tetapi alangkah baiknya jika
acara tersebut dapat membuat kenangan tersendiri. Dari konsep inilah semua rancangan acara
akan kita buat.
Proses Tahapan Pembuatan Event
1. Mencari konsep yang kreatif.
2. Menuangkan konsep dalam suatu rancangan tertulis.
3. Membentuk tim untuk event yang akan di selenggarakan.
4. Membicarakan konsep dengan tim dan membuat skema aturan mainnya (Kerangka Pikiran),
kemudian menyusunnya dalam bentuk proposal.
5. Menentukan pihak-pihak yang akan terlibat dalam event tersebut, dan membuat daftar
tujuan proposal.
6. Menyebarluaskan proposal, dengan cara yang tepat.
7. Melakukan follow up terhadap proposal, dan memberikan batas waktu kepada calon sponsor.
8. Menghubungi seluruh supplier, pengisi acara, reconfirm venue dan seluruh atribut
pendukung lainnya. Seperti, perijinan, keamanan dll.
9. Melakukan kontrak kepada semua pihak
10. Melakukan technical meeting dengan seluruh pengisi/pendukung acara
11. Jika diperlukan melakukan konferensi pers
12. Melakukan publikasi
13. Merekruit sesuai dengan kebutuhan
14. Siap melakukan loading dan akhirnya eksekusi
Eksekusi Event Yang Significant
1. Pemilihan orang-orang yang berpotensi dan sesuai dengan posisi yang akan dilakukan di

event tersebut, misalnya stage manager, seksi perlengkapan, seksi dokumentasi, seksi konsumsi,
dll.
2. Pemilihan supplier yang significant dan berkualitas, baik dalam hal perlengkapan, konsumsi,
dll.
3. Membuat rundown acara yang tidak boleh ada putusnya, tetap mengalir (padat).
4. Tepat waktu.
5. Konsep event harus sesuai dengan apa yang telah dipresentasikan awal kepada klien.
6. Sesering mungkin meng-announce produk klien kepada audience, atau ucapan terima kasih.
7. Menjaga keamanan dan ketertiban event sehingga tidak menelan korban jiwa atau sejenisnya.
8. Hasil acara diliput di media cetak / elektronik

Catatan Tambahan dari Kepompong Pijar:

Penyelenggara Acara (EO) dan Pelaksana Acara (team EO)
Penyelenggara Acara (EO) adalah jasa penyelenggara sebuah acara. Misalnya seminar,
perkawinan, ulang tahun, rapat tahunan, dsb. Setiap penyelenggara acara biasanya menunjuk
team pelaksana acara.
Penyelenggara Acara ditunjuk oleh klien untuk keperluan keseluruhan acara.
Penyelenggara acara membentuk team kecil untuk kelancaran acara.
Tugas Penyelenggara acara adalah membantu kliennya (client) untuk dapat menyelenggarakan
acara yang diinginkan. Bisa jadi hal ini karena keterbatasan sumber daya, jarak klien dengan
lokasi acara atau waktu yang dimiliki klien, namun penggunaan jasa EO. juga dimungkinkan
dengan alasan agar penyelenggaraannya profesional sehingga hasilnya lebih bagus daripada bila
dikerjakan sendiri.
Menurut buku, "EO, 7 Langkah Jitu Membangun Bisnis Event Organizer" ditulis oleh
professional Event Organizer, Yudhi Megananda, EO dalam konteks sebagai sebuah bisnis
memiliki definisi sebagai berikut : Usaha dalam bidang jasa yang secara sah ditunjuk oleh
clientnya, guna mengorganisasikan seluruh rangkaian acara, mulai dari perencanaan,
persiapan, eksekusi hingga evaluasi, dalam rangka membantu mewujudkan tujuan yang
diharapkan client dengan membuat acara."
Berhasil tidaknya sebuah Event Organizer ditentukan oleh adanya persiapan yang matang
sebuah EO dengan teamnya. Acara yang memang sudah dipersiapkan sejak dini, pertemuan
penting dan rutin sebelum diadakannya acara pada hari H adalah wujud professional kerja EO

tentu memerlukan keseriusan yang matang. Agar acara yang dibuat dapat berjalan sesuai
rencana, maka waktu persiapan juga sangat menentukan, lama tidaknya waktu persiapan juga
ditentukan oleh besar kecilnya sebuah acara.
Melalui konsep yang baik tentunya turut merperlancar dan mensuksesan suatu acara. Ada
beberapa cara yang dapat dilakukan dalam pembuatan konsep suatu acara.
Dalam membuat konsep Event Organizer dibagi menjadi tiga bagian:
1. Konsep baku, di mana konsep ini sebelumnya telah dibuat oleh perusahaan yang
bersangkutan, sehingga tinggal melaksanakan saja. Event Organizer
2. Konsep baru, semua konsep acara dirancang sendiri kemudian dipresentasikan kepada klien
(perusahaan), dan hasil kesepakatan akan menunjuk EO kapan mulai bergerak.
3. Kombinasi. Ini berarti kita dengan pihak perusahaan mengadakan sharing bagaimana acara
itu akan dibuat.Event Organizer
Terakhir dan yang paling urgent untuk mengadakan suatu event organizer adalah budget,
karena besar kecilnya budget perusahaan sangat menentukan bagaimana acara itu akan
berlangsung. Kalau budget perusahaan tersebut besar, tentunya acara bisa dibuat sebaik dan
sebagus mungkin. jika dana terbatas tentunnya acara dibuat sehemat mungkin tanpa
menghilangkan tujuan dari dibuatnya acara tersebut. Keterbukaan dalam hal budget akan
berpengaruh besar bagi suksesnya sebuah acara/event.
Arti event organizer kurang lebih mirip seperti arti seorang teman yaitu sebagai partner untuk
mengerjakan berbagai pekerjaan.
Jenis-jenis EO
Dilihat dari jenis acara yang diadakan, E.O. dapat dikategorikan menjadi:
One Stop Service Agency: E.O. besar yang mampu menyelenggarakan berbagai jenis acara
hingga skala internasional sekalipun.
MICE : Kependekan dari Meeting, Incentive, Convention, Exhibition). E.O. yang khusus
bergerak di bidang penyelenggaraan acara berbentuk pertemuan.
Brand Activation ; adalah EO yang secara spesifik membantu client-nya untuk mempromosikan
dalam rangka peningkatan penjualan, peningkatan pengenalan merk di kalangan konsumen,
dengan berinteraksi langsung ke target marketnya.
Musik dan Hiburan: E.O. yang memiliki spesialisasi di bidang hiburan terutama musik.
Penyelenggara Pernikahan: E.O. yang mengkhususkan diri membantu klien mengadakan pesta
pernikahan.
Penyelenggara Ulang Tahun/Rapat/Seminar: E.O. yang ahli membuat pesta ulang tahun

termasuk untuk anak-anak/seminar dan penguasaan materi.

Team Pelaksana ditunjuk oleh EO melihat dari kegesitan, sistematis dan intensitas
perkembangan dalam hal dengan tetap dalam koridor pembagian tugas (penanggung jawab sub
bidang tugas), antara lain:
- menentukan tempat/lokasi acara
- menentukan undangan langsung maupun tak langsung (brosur)
- tata ruang acara
- perlengkapan acara
- persiapan materi acara
- catering
- merchandise
- EO bertanggung jawab penuh atas keberhasilan/kegagalan sebuah acara.
- EO harus mempersiapkan sedikitnya 3 team pelaksana untuk menghindari kegagalan acara.
Komunikasi yang baik, jujur dan terbuka antara EO dan team pelaksana akan mendorong
berhasil/tidaknya sebuah acara.