TUGASAN INDIVIDU

PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

1. Terangkan DUA masalah yang timbul dalam penialaian prestasi.

Sistem Penilaian Prestasi sentiasa menjadi tumpuan ahli akademik dan pengamalnya.
Perkara utama yang sering dibahas ialah bagaimana penilaian dapat dilaksanakan dengan
berkesan. Kajian akademik menunjukkan sistem ini telah menjadi tidak berkesan bukan
disebabkan oleh sistem itu tetapi pelaksanaannya. Aktikel ringkas ini akan cuba
memaparkan isu-isu yang berkaitan dengan perkara ini.
DEFINISI PENILAIAN PRESTASI
Penilaian Prestasi adalah suatu pekara yang dilakukan oleh manusia pada setiap masa.
Perkataan penilaian atau appraisal (appraise) berasal daripada perkataan latin iaitu
pretiareyang bermakna menilai (dalam Coens & Jenkins, 2000). Prestasi pula adalah
pencapaian atauperformance atau the way in which someone or something
functions. Oleh yang demikian kita boleh mengatakan penilaian prestasi sebagai proses
membuat penilaian untuk menentukan sama ada seseorang itu berfungsi dalam
menjalankan sesuatu tugas. Ianya merujuk kepada proses-proses dalam menilai prestasi
seseorang individu. Dalam lain perkataan penilaian prestasi dianggap sebagai proses di
mana sumbangan pekerja kepada organisasinya di nilai di sepanjang tempoh masa
tertentu oleh penyelianya berbanding standard-standard yang telah ditetapkan.

2 kelemahan system penilaian prestasi yang selalu timbul :

1) Appraisal Feedback (AF)

Appraisal Feedback (AF) adalah sangat penting dalam proses penilaian prestasi kerana tanpanya
tidak ada cara lain pekerja atau pegawai yang dinilai dapat mengetahui prestasi kerja mereka. AF
juga menyediakan saluran kepada pengurus/penyelia atau pegawai penilai membincang dengan
pekerja tentang prestasi dan merancang rancangan masa hadapan. Sebagai motivasi, pekerja
perlu mengetahui jika mereka dinilai sebagai berprestasi dan dalam masa yang sama dapat
mengambil

tindakan

pembaikan

jika

mereka

mengetahui

prestasi

mereka

tidak

mencapai standard yang ditetapkan.

Menurut Daley (dalam Liou, 2001), AF boleh dilaksanakan melalui berbagai kaedah dan yang
paling utama adalah melalui temubual secara formal di antara majikan dengan pekerja yang
membincangkan prestasi kerja pekerja. Menurut McCourt dan Eldridge (2003), temubual
tersebut perlu mempunyai unsur penyertaan dua hala majikan pekerja. Pegawai penilai yang
berjaya ialah mereka yang memberi ruang kepada pekerja menyatakan pandangan mereka
semasa proses penilaian.
Walau bagaimanapun menurut Roberts (1998), masalah serius dan paling umum dalam proses
penilaian prestasi ialah keengganan pihak penyelia memberikanfeedback kepada pekerja
terutamanya jika membabitkan feedback yang negatif. Berapa ramaikah di antara penyelia yang
mampu menyatakan sesuatu yang negatif kepada pekerja di bawah seliaannya. Gross (2001),
seterusnya menyatakan bimbang untuk mengkritik kakitangan berlaku kerana beberapa alasan
seperti bimbang kemungkinan terjadinya konflik. Kajian yang dilakukan oleh Morgan dll.,
(2005), mendapati adalah sangat sukar bagi pekerja untuk mendapatkan feedback dari
majikannya. Ada di antara pekerja juga menganggap feedback yang diterima dari majikan tidak
memberi kesan kerana mereka tidak diberikan ruang untuk menyatakan pandangan dengan
bebas.

2) Kelemahan penyelia dan bias

Kelemahan penyelia telah kerap dinyatakan sebagai punca mengapa SPP dipertikaikan. Skil
seseorang pengurus/penyelia dikatakan sebagai faktor yang sangat penting untuk menentukan
kejayaan SPP. Kajian-kajian yang telah dibuat menunjukkan kebolehpercayaan (credibiliti)
pegawai penilai adalah aspek yang paling utama dalam proses penilaian prestasi.
McGregor (1957), menyatakan kebanyakan penyelia tidak mempunyai skil untuk membuat
penilaian dengan berkesan. Faktor yang kritikal di sini adalah setakat mana seseorang penyelia
dapat mempamerkan skil dan kompetensi mereka ketika mengendalikan sesuatu penilaian.
Keadaan menjadi lebih sukar lagi apabila prestasi sesuatu kerja itu sendiri sukar dibuat penilaian
disebabkan oleh sifat-sifat sesuatu kerja (nature of the job) itu sendiri sama ada dari segi
bentuk (design) atau sistem kerja. Sebagai contohnya menilai prestasi seseorang pengajar adalah
berbeza dengan seorang kerani yang memproses bil bayaran. Tambahan pula dalam organisasi
satu hasil kerja itu bukan hanya disumbangkan oleh seorang pekerja sahaja. Ianya adalah
sumbangan beberapa pekerja atau pasukan untuk menghasilkan keputusan/hasil berkenaan.
Oleh yang demikian ramai penyelia didapati mengambil pendekatan secara mudah ketika
mengendalikan penilaian. Mereka melakukan penilaian hanya kerana mereka dipaksa
melakukannya. Keadaan menjadi lebih buruk apabila mereka tidak mempunyi kemahiran dan
pengetahuan dalam mengendalikan penilaian kerana inilah kali pertama mereka melakukannya.
Oleh yang demikian mereka mula menggunakan pengukuran yang bersifat subjektif dalam
proses rating.

Faktor-faktor

sepertiinterpersonal

bias atau personal

liking dan external

preferences seperti fahaman politik, ugama, umur dan jantina telah mempengaruhi proses
penilaian. Mereka tidak menunjukkan pengetahuan, skil dan keupayaan untuk menjadi pegawai
penilai yang berkesan dan tidak memberikan perhatian yang sepenuhnya kepada proses penilaian
(Roberts, 1998). Menurut Fisher, Cynthia D. dll., (1999), kajian menunjukkan penilai kulit hitam
sama

ada

rakan

sekerja (peer),

pegawai

yang

diselia(subordinates), atau

penyelia (supervisors) cenderung memberi markah yang lebih baik kepada pegawai yang dinilai
yang berkulit sama warna dengan mereka.
Pandangan yang sama juga dinyatakan oleh Coens and Jenkins (2000), yang menyatakan
masalah penilaian yang tidak tepat dan tidak konsisten umumnya disebabkan oleh pegawai
penilai seperti pilih kasih (favoritism), bias dan kesilapan ketika memberikan rating. Tambahan
pula ada pegawai penilai yang sangat autokratik ketika membuat penilaian. Tiada ruang bagi

pekerja untuk memberikan pandangan atau membincangkan prestasi mereka dengan penyelia.
Pihak pekerja telah dinafikan hak mereka untuk bersuara dan menilai semula rekod prestasi
masing-masing. Juga, ada di antara penyelia yang tidak melaporkan perkara yang sebenar
mengenai prestasi pekerjanya. Penilaian pada tahun sebelumnya juga memberikan kesan yang
besar kepada penilaian tahun semasa (Cook & Crossman, 2004). Oleh kerana SPP adalah
bersifat judgmental maka pegawai yang membuat penilaian sama ada secara sengaja atau tidak
akan bias ketika memberikan rating.
McCourt and Eldridge (2003), menyenaraikan beberapa kesilapan yang berlaku ketika
membuat rating:

SOALAN 2
Senaraikan LIMA ciri sistem penilaian prestasi yang berkesan.
Di dalam usaha untuk mengujudkan satu cara atau format penilaian prestasi yang baik
dan menepati kehendak dan objektif organisasi , beberapa cirri nilaian haruslah tidak
dilupakan dan perlu diberi perhatian .
1) penilaian prestasi yang dibuat haruslah dan semistinya menumpukan kepada kriteriakriteria yang berkaitan dengan pekerjaan seseorang pekerja sahaja . Jika ciri-ciri ini
tidak dititikberatkan maka penilaian prestasi ini tidak akan membawa erti yang besar
pada para pekerja dan organisasi . Juga ia adalah sesuatu yang tidak adil .
2)

ialah jangkaan pencapaian atas pekerjaan ( performance expextation ) . Di sini ia

bermaksud apakah yang dijangkakan oleh pihak pengurus kapada setiap orang
pekerjaanya . Jangkaaan-jangkaan ini hendaklah menasabah dan di dalam
kemampuan semua pekerja . Ini bagi memberi keadilan pada pekerja dan bukan
menjadikan penilaian prestasi sebagai satu cara mengkhianati pekerja .

3) pula ialah standardization . Format penilaian prestasi mistilah sesuatu yang

standard di mana ia handaklah sama dan dapat diterima oleh semua bahagian di
dalam satu-satu organisasi . Jika ciri ini tiada maka sistem penilaian satu-satu
organisasi itu tidak akan diakui oleh pekerjanya sebagai sesuatu yang benar .
4) pula ialah penilai yang layak ( Qualified appraisers ) . Di sini penilai-penilai yang
membuat satu-satu penilaian seharusnyalah seorang yang layak untuk membuat
nilaian . Kelayakan ini membawa maksud ia hendaklah seorang yang mengetahui
selok-belok pekerja berkenaan dan Ia terlatih di dalam bidang berkenaan .
Pengetahuan seseorang ketua hendaklah secara langsung terhadap seseorang pekerja
maka ini boleh dianggap dan diterima sebagai mempunyai kelayakan untuk membuat
satu-satu nilaian terhadap pekerjaannya .
5) komunikasi terbuka ( open communication ) . Ia membawa maksud penilaian prestasi
ini hendaklah menjadi satu cara di mana kedua-dua pihak dapat bertukar pandangan
mengenai perkara-perkara yang dinilai . Penilaian prestasi hendaklah menjadi suatu
komunikasi yang terbuka di mana kedua-dua pihak dapat berbincang mengenai
perkara-perkara yag dinilai . Dan ini membawa maksud nilaian itu lebih tepat dan
kedua-dua pihak berpuashati .

2. Jelaskan peranan Jawatankuasa Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan dalam sesebuah

organisasi.

1- Membantu dalam menyediakan sistem / prosedur kerja selamat

SOP setiap proses/aktiviti

-Pemilihan PPE
-Permit kerja untuk sub kontraktor
2- Menjalankan kajian tentang trend kemalangan, kemalangan nyaris, kejadian
merbahaya dan keracunan / penyakit pekerjaan
-Masa kemalangan
-Punca / sebab kemalangan
-Jumlah kemalangan
3- Mengkaji semula keberkesanan program keselamatan dan kesihatan
-Kursus induksi
-Kempen keselamatan
-Program pendedahan bunyi bising
-Kesan dari segi:
-Kadar kemalangan
-Kesedaran/sikap pekerja
-Pemahaman tentang aspek keselamatan & kesihatan
4- Mengkaji semula dasar/polisi keselamatan dan kesihatan
-Terdapat kelemahan jika :
Berlaku kemalangan
-Berlaku penyakit perusahaan
-Banyak aduan
-Perubahan dalam pengurusan
-Perubahan dalam cara kerja / proses

5- Pemeriksaan tempat kerja /cadangan pembaikan

6-Menyiasat setiap kemalangan & cadangan

7-Menerima aduan yang diterima berkaitan dengan keadaan tidak selamat dan membuat
cadangan pembaikan

8-Penyelesaian aduan

9.Memberi bantuan kepada majikan dalam

-menjalankan kerja kerja promosi seperti
-kempen, ceramah dan lain-lain kegiatan untuk
-menggalakkan perjalanan kerja selamat.
10- Membincangkan dan menimbangkan laporan yang dikemukakan oleh:
juru audit keselamatan dan kesihatan
-Pegawai penguatkuasa agensi kerajaan
-Lain lain laporan dan maklumat yang dikemukan oleh SHO/AJK
3. Nyatakan empat kaedah yang digunapakai untuk menjalankan analisis kerja.
Analisis kerja merupakan suatu proses teratur untuk menentukan tugas-tugas yang terlibat
dalam sesuatu kerja serta jenis kemahiran dan pengetahuan yang diperlukan untuk
melakukan kerja tersebut. ( June M.L. Poon, 1994 )
Analisis kerja ialah satu proses pemerhatian yang teliti terhadap kerja yang di lakukan
dan pencatatan maklumat untuk digunakan oleh pihak pengurusan

( Rozhan Othman, 1991 )

Analisis kerja ialah satu teknik mengkaji suatu kerja untuk mengenalpasti kemahiran,
pengetahuan,

pemgalaman

dan

keperluan-keperluan

lain

yang

penting

untuk

melaksanakan sesuatu tugas. ( Maimunah Aminuddin, 1994 )

Daripada kenyataan di atas dapatlah di buat rumusan bahawa analisis kerja ialah suatu
proses pemerhatian yang teliti dan teratur terhadap sesuatu kerja untuk mengenalpasti
tugas-tugas yang terlibat, jenis kemahiran dan pengetahuan yang diperlukan untuk
menjana sesebuah organisasi.
Kegunaan Analisis Kerja
Setiap organisasi perlu membuat analisis kerja. Ini kerana dengan adanya analisis kerja
banyak masalah dapat di atasi serta operasi atau fungsi sesuatu kerja akan berjalan
dengan memuaskan. Ini telah terbukti kerana hampir semua aspek Pengurusan Sumber
Manusia memerlukan analisis kerja sebagai input keputusan. Antara kegunaan analisis
kerja ialah:
Analisis kerja sebenarnya menjadi asas Perancangan Sumber Manusia
( PSM ). PSM semestinya menimbangkan apakah yang di perlukan bagi setiap kerja
sebelum dapat menilai samada terdapat atau tidak pekerja yang berkelayakkan dengan
garis panduan yang telah ditetapkan.

Contoh Dalam Konteks Perindustrian

Tugas juruteknik di bengkel mesin ialah memastikan mesin-mesin yang berada dalam bengkel
tersebut sentiasa berada dalam kondisi yang baik dan siap sedia untuk di gunakan. Sekiranya
terdapat mesin-mesin yang tidak berada pada keadaan yang baik atau memuaskan, ini
memungkinkan yang juruteknik tersebuttidak memenuhi kriteria-kriteria atau piawai yang telah
ditetapkan.

Contoh lain ialah seseorang pekerja itu telah di arahkan untuk menghasilkan sesuatu produk
mengikut spesifikasi yang telah ditetapkan. Sekiranya produk yang telah di hasilkan itu
memenuhi kehendak atau spesifikasi tersebut, ini membuktikan yang pekerja tersebut telah
menepati kriteria yang telah ditetapkan. Dengan yang demikian organisasi tersebut telahpun
berjaya menghasilkan analisa kerja yang baik.
Analisis kerja di perlukan dalam penilaian kerja dan penetapan pampasan. Maklumat kerja
seperti tugas, tanggungjawab dan kelayakkan membolehkan pihak organisasi menganggar nilai
relatif sesuatu kerja serta memutuskan jumlah pampasan yang wajar. PSM sewajarnya membuat
analisis kerja samada sesuatu kerja itu lebih cenderong untuk berlakunya kemalangan atau tidak.

Teknik-Teknik Dalam Analisis Pekerjaan

Dalam penentuan teknik-teknik dalam analisis pekerjaan sebenarnya banyak kaedah yang boleh
digunakan. Semua kaedah yang digunakan itu mempunyai kelebihan dan juga keburukanya yang
tersendiri. Oleh itu dalam pemilihan teknik-teknik analisis pekerjaan kita tidak seharusnya lebih
tertumpu kepada satu kaedah sahaja. Pemilihan teknik-teknik ini sebenarnya bergantung kepada
kebijaksanaan juruanalisa yang dipertanggungjawabkan melaksanakan tugas ini.
Seseorang analisis itu perlulah mempertimbangkan beberapa aspek yang mana melibatkan soal
kos, masa , ketepatan dan lain-lain lagi sebelum mengambil satu keputusan kaedah mana yang
perlu dilaksanakan.
Setelah semua faktor telah dikenal pasti barulah juruanalisis tadi menggunakan pelbagai teknik
untuk

mengetahui

dengan

maklumat

kerja

dengan

lebih

tepat

dan

menyeluruh.

Walaubagaimanapun lazimnya beberapa teknik yang sering digunakan dalam analisis pekerjaan
adalah seperti berikut:

Job Element Method

Teknik analisis pekerjaan berdasar pengetahuan, keterampilan, kemampuan, dan karakteristik
lain yang disyaratkan untuk suatu pekerjaan. (KSAOs). Fokusnya pada karakteristik individual
yang menjalankan pekerjaan, person oriented Karena lingkupnya yang terbatas, teknik ini
sering dikombinasikan dangan teknik-teknik analisis yang lain. Paling sering digunakan pada
pemerintah federal

2.

Functional Job Analysis (FJA)

Teknik analisis terstruktur yang menguji rangkaian tugas dalam suatu pekerjaan dan proses
pemenuhannya. Membantu menciptakan the Dictionary Occupational Titles (DOT), referensi
panduan untuk mengklasifikasi dan mendiskripsikan lebih dari 40.000 jenis pekerjaan. DOT
menggunakan the Standard Occupational Classification (SOC), Sembilan digit kode yang
menunjukkan kategori pekerjaan dan level jenis pekerjaan yang diminta jenis pekerjaan tertentu.
Occupational Information Network (O*NET) merupakan pengganti DOT yang digunakan
beberapa tahun terakhir ini, menyediakan informasi tentang kategori pekerjaan, gaji, pelatihan,
dan persyaratan kerja. Teknik ini populer karena hemat biaya dan menggunakan diskripsi kerja
berdasarkan standar nasional. Sangat membantu dalam analisis diskripsi kerja untuk banyak

posisi sekaligus. Berguna dalam memberikan pencerahan pada pekerja bagaimana untuk sukses
dalam pekerjaannya.

3.

Position Analysis Questionnaire (PAQ)

Teknik analisis pekerjaan yang menggunakan kuessioner tertutup dalam menganalisis pekerjaan
berdasarkan pada 187 ketetapan kerja dan terbagi dalam 6 kategori. Ketegori tersebut adalah:
1.

Input informasi

Bagaimana pekerja memperoleh informasi yang dibutuhkan untuk menjalankan pekerjaannya.

2.

Proses mental

Pemikiran, penalaran, dan pengambilan keputusan yang dibutuhkan dalam menjalankan

pekerjaan.
3.

Output kerja

Tugas yang harus dikerjakan pekerja dan alat atau mesin yang dibutuhkan untuk
menjalankannya.
4.

Hubungan interpersonal

Jenis hubungan atau kontak dengan rekan kerja yang dibutuhkan dalam menjalankan pekerjaan.
5.

Konteks kerja

Konteks fisik atau sosial dimana pekerjaan tersebut dijalankan.

6.

Karakteristik

Aktifitas, kondisi, dan karakteristik lain yang relevan dalam pekerjaan tersebut.
Keenam kategori perangkat kerja ini masing-masing diukur dengan 6 kategori, yaitu: Kegunaan,
kepentingan, waktu, aplikasi, kemungkinan kejadian, dan kode khusus. Teknik ini menghasilkan
profil pekerjaan yang terperinci yang nantinya dapat digunakan untuk membandingkan pekerjaan
dengan posisi yang sama atau mirip pada organisasi yang berbeda. Merupakan teknik riset
analisis pekerjaan yang kajiannya paling dalam. Dalam penelitian, teknik ini telah digunakan
untuk mengidentifikasi kesamaan antara kelas yang berbeda dari pekerjaan dan kesamaan kelas
dari pekerjaan pada organisasi yang berbeda. Teknik ini lebih akurat dilakukan oleh seorang ahli
job analisis daripada orang lain termasuk pengemban pekerjaan itu sendiri.

4.

Critical Incidents Technique (CIT)

Teknik analisis pekerjaan yang mencatat perilaku spesifik dari pekerja yang akan menentukan
suskes tidaknya suatu pekerjaan. Informasi diperoleh melalui wawancara, observasi, atau
kuisioner oleh supervisor atau pihak yang berwenang. Memberikan gambaran yang jelas
mengenai suatu pekerjaan dan bagaimana menyukseskan pekerjaan tersebut. Membantu
menentukan pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan apa saja yang harus dimiliki pekerja
untuk suskes dalam pekerjaannya. Berguna dalam pengembangan sistem penilaian kerja dengan
mengidentifikasi komponen-komponen penting untuk kesuksesan kerja.

4. Bezakan antara pengurusan prestasi dan penilaian prestasi. Sila berikan contoh yang
sesuai untuk kedua-duanya.
Pengurusan prestasi
Pengurusan prestasi lebih berbentuk kepada mengendalikan penilaian atau beberapa siri
penilaian pada sesuatu masa dan merupakan satu bahagian yang penting di dalam bidang
pengurusan sumber manusia. Majikan sepatutnya memberi pekerja sokongan dan
keadaan yang sesuai kepada kakitangan bagi mendapatkan keputusan penilaian prestasi
yang di kehendaki. Pekara-pekara yang perlu diambil kira oleh majikan dalam menilai
prestasi kakitangan adalah seperti berikut :1. Memberi sokongan secara praktikal yang bersesuaian dengan sumber yang sedia
ada.
2. Memastikan pekerja mengetahui dengan jelas keputusan prestasi penilaian yang
diperlukan dan memberi khidmat nasihat jika di perlukan.
3. Memberi program latihan dan pembangunan kepada pekerja supaya mereka dapat
mencapai prestasi yang dikehendaki.
4. Mengubahsuai pengukuran sasaran , keutamaan dan prestasi berdasarkan kepada
perubahan di dalam keutamaan organisasi,pasaran,dasar kerajaan dan sebagainya.
Dalam sesuatu pengurusan prestasi, pekara yang perlu dipertimbangkan ialah prestasi
pengurus yang cemerlang dan menjadi contoh kepada pekerja yang lain. Sesuatu cara
pengurusan bergantung kepada beberapa faktor iaitu personaliti individu, suasana tempat
kerja, ukuran masa dan budaya sesuatu organisasi. Pengurusan prestasi yang berkesan
harus mempunyai panduan dan bantuan dalam pembangunan sumber manusia. Menurut
Prof. Dr. Mohd Kamal Hassan " Sekiranya pendekatan pengurusan moden membenarkan
profesional
( termasuk pengurus ; pentadbir ) berpegang teguh kepada 'share value' sesuatu organisasi
tanpa mengambilkira samada bercanggah atau tidak dengan sistem nilai yang lebih besar
yang wujud di luar profession, maka di dalam Islam kesetian kepada perintah Allah dan
Rasul wujud nilai utama yang mengatasi segala nilai-nilai lain yang wujud di dalam
sesuatu sub-sistem atau sub budaya".( Shahrom, 1962 ).
Penilaian prestasi
Penilaian prestasi kerja adalah sebagai penyedia informasi yang sangat membantu dalam
membuat dan menerapkan keputusan-keputusan seperti promosi jabatan, peningkatan

gaji, pemutusan hubungan kerja dan transfer (Flippo, 1996:84).

Sedangkan menurut T. Hani Handoko (1995:135) penilaian prestasi adalah proses melalui
mana organisasi-organisasi mengevaluasi atau menilai prestasi kerja karyawan. Dimana
kegiatan ini dapat memperbaiki keputusan-keputusan personalia dan memberikan umpan
balik kepada karyawan tentang pelaksanaak kerja mereka.
Pengertian penilaian prestasi kerja menurut Lloyd L. Byars dan Leslie W. Rue (2004:251)
adalah(Performance appraisal is a process of determining and communicating to an
employee how he or she is performing on the job, and ideally, establishing a plan of
improvement.) Penilaian prestasi kerja staff adalah proses untuk menentukan dan
mengkomunikasikan kepada pekera tentang bagaimana prestasinya dalam melakukan
pekerjaannya dan idealnya, membuat rencana untuk membangun kariernya.