INFORME DE GESTIN ASAMBLEA ORDINARIA

CONJUNTO RESIDENCIAL PLAZA CAMPESTRE

2.015 2.016
A continuacin, se presenta un informe que permite visualizar la gestin realizada por la Administracin y el Consejo de
Administracin durante el ltimo ao. El informe tiene el siguiente orden:
1. Introduccin de la copropiedad
2. rganos de Administracin
3. Informe de actividades realizadas durante el ao 2015.
4. Anlisis y evaluacin del Consejo de Administracin actual.
5. Anlisis general de la situacin Financiera del 2015
6. Informe financiero del ao 2015
7. Proyecto de presupuesto para el ao 2016
8. Anexos (1. Balance General, 2. Anexo al balance general, 3. Estado de Resultados, 4. Ejecucin presupuestal,
5.Informe de Cartera, 6. Proyecto de Presupuesto)
Es primordial que ustedes como copropietarios realicen la lectura de este informe, ya que permite estar contextualizados en
la Asamblea. Si desean expresar sus inquietudes y sugerencias previamente pueden comunicarse a la oficina de
Administracin al telfono: 496 89 38 o por medio del correo electrnico: plaza.campestre@hotmail.com
Tambin pueden ingresar a nuestro blog http://www.plazacampestre.blogspot.com/p/normatividad.html

1. Introduccin de la copropiedad
El Conjunto Residencial Plaza Campestre como persona jurdica est compuesto por 270 apartamentos, distribuidos en 27
bloques y 3 etapas, ubicado en el Municipio de Medelln. La urbanizacin fue construida en el ao 1994.
Plaza Campestre cuenta con las siguientes comodidades:
Piscina Climatizada.
Gimnasio.
Saln de esparcimiento para jvenes (mesa de pin pon, televisor, entre otros).
3 Salones sociales (uno en cada etapa).
3 parques infantiles (uno en cada etapa).
Plazoleta La Golosa.
3 Canchas Polideportivas.
1 Kiosco.
Zonas verdes.
Parqueaderos cubiertos y descubiertos.
4 locales comerciales con parqueaderos.
Actualmente cuenta con los siguientes servicios:
Servicio de portera y ronda 24 horas con la Cooperativa COOPEVIAN.
Mantenimiento diario de jardinera en zonas comunes.
Servicio de aseo y mantenimiento locativo en zonas comunes.
Fumigacin: Realizada 1 vez al ao en todos los apartamentos y zonas comunes con su respectivo refuerzo a los 6
meses.
Recarga de extintores anualmente.
Parqueaderos de visitantes en todas las etapas.
2.

rganos de Administracin
a.

Asamblea General. La integran con derecho a voz y voto todos los copropietarios de PLAZA CAMPESTRE, o sus
representantes debidamente apoderados por escrito. El voto de cada propietario equivaldr al porcentaje de
coeficiente de copropiedad del respectivo bien privado. La asamblea general de propietarios se rene
ordinariamente dentro de los tres primeros meses de cada ao para examinar la situacin general de la
copropiedad, efectuar los nombramientos correspondientes, aprobar o improbar los estados financieros del ltimo
periodo presupuestal e informes del administrador, considerar el presupuesto y distribucin entre todos los
propietarios y acordar todas las providencias que demande el inters general de los copropietarios.

b.

Consejo de Administracin. Actualmente est conformado por 7 miembros principales y 2 suplentes numricos,
elegidos en reunin extraordinaria de la asamblea general de propietarios llevada a cabo el 19 de noviembre de
2015. Hasta la fecha han sesionado en 6 reuniones ordinarias y extraordinarias, registradas en actas No. 01 hasta
la No. 07
Miembros principales
Elena Snchez Apto. 244
Carlos Gutierrez Apto. 143
Elkin Dvila Apto. 220
Hernn Dario Zapata Apto. 249
Gustavo Ariza Apto. 415
Janeth Vlez Apto. 542
Carlos Garca Apto 451

Miembros suplentes
Adelaida Jimnez Apto. 443
Alejandro Gmez Apto. 126

En la asamblea ordinaria del 15 de marzo de 2015, se eligi al Consejo de Administracin conformado por 7
miembros principales y 7 suplentes numricos, quien sesion en 12 reuniones ordinaria y extraordinarias:
Miembros principales
John Fredy Gil Castao Apto. 240
Liliana Mara Gaviria Arango Apto. 405
William Giraldo Orozco Apto. 312
Andrs Felipe Montoya Giraldo Apto. 515
Claudia Vanegas Gonzales Apto. 254
Olga Amparo Jimnez Montoya Apto. 111
Jorge Giraldo Gonzlez Apto. 213

Miembros suplentes
Jos Zuluaga Apto. 409
Antonio Garca Franco Apto. 410
Fabiola Herrera Apto. 204
Juan David Ramrez Apto. 442
Omaira Ascanio Apto. 340
Vctor Castilla Apto. 309
Javier Tovar Apto. 112

Comit de convivencia. Conformado en la asamblea ordinaria del ao 2015 por:

Luz Mery Zuluaga
Jorge Zuluaga
Fanny Salazar
Alexander Manzo
Juliana Acosta

c.

208
413
416
346
250

Comit de obra. Se da continuidad en la asamblea del ao 2015 al comit de obra para seguir
acompaando y direccionando las obras para el periodo. Conformado por los Sres. John Fredy Gil, Vctor
Castilla, Andrs Tovar, Beatriz Lpez.

Administrador. A partir del 1 de marzo de 2016, la Sra. Mara Cristina Ramrez, Administradora de Empresas de
profesin, y diplomatura en Propiedad Horizontal, se desempea como Administradora y representante legal de la
copropiedad, con un contrato a trmino fijo por un periodo de seis meses.
En el ao 2015 la Sra. Beatriz Ruiz prest sus servicios como Administradora y representante legal de la
copropiedad hasta el mes de mayo de 2015. A partir del 23 de junio ingresa a prestar sus servicios como
Administrador y representante legal el Sr. Robin Bedoya, hasta el 23 de diciembre de 2015.
Contador. Gabriel Antonio Gmez Ocampo, Contador Pblico, T.P. 120580 - T
De enero mayo de 2015: Nora Zapata, contadora pblica.

d.

Revisor Fiscal. Jorge Huberto Giraldo Buritic, Contador Pblico, T.P. 140536-T. Cargo Ratificado en la reunin de
Asamblea General Ordinaria del ao 2015.

3. Informe de actividades realizadas durante el ao 2015.

Durante todo el ao el Consejo de Administracin se reuni mensualmente para tomar decisiones sobre distintos aspectos
de la copropiedad. A continuacin, se presenta el informe de actividades realizadas durante el ao 2015
a. Personal
En el ao 2015 hizo parte del equipo de trabajo los siguientes empleados:
Nelson lvarez: personal de mantenimiento
Jaider Pertuz : personal que pas de oficios varios a mantenimiento

b.

c.

d.

Dioselina Giraldo: personal que rotaba como piscinera y aseo de bloques. Actualmente realiza aseo de bloques
Martha Marn personal de aseo de bloques
Edilma Gallego: personal de aseo de bloques
Albeiro Gaviria: personal oficios varios
Jhon Cano: personal de oficios varios
Duvan Lpez: en el mes de abril se le termina contrato, no se renueva.
Exediel Snchez: personal que rotaba como piscinero y oficios varios, en el mes de octubre present renuncia
Omar Cardona: personal que era de oficios varios, a partir de Junio se desempe como Piscinero hasta mediados
de diciembre para pasar nuevamente a oficios varios.
Guillermo Jimnez: pas de estar en mantenimiento a oficios varios.
Julin Salazar: ingres en el mes de mayo, en oficios varios terminando contrato en noviembre sin renovacin. En
el mes de enero de 2016 ingresa de nuevo como personal de oficios varios.
Mantenimiento general
Se realizo la impermeabilizacin de las Bloques 1-2-12-13-y24 con manto granulado, se desmontaron los tanques
de agua existentes.
Se realizo trabajos de adecuacin elctrico y de iluminacin de los parqueaderos cubiertos de la etapa 1, 2 y 3.
Se realizaron trabajos en madera, mueble cocina saln de jvenes y mueble de cocina para la portera.
Cambio de las puertas de la cocina y el frontal de la misma del saln administrativo.
Se instalaron 2 cajas de switches de energa en el parqueadero de la etapa 3 con puerta y llaves.
Se remodel el cuarto de los empleados, cambio de enchape de cermica de la pared, cambio de puertas de la
cocina, adicin de mueble fogn, lavamanos y espejo, pintura y techo en drywall.
Pintura del saln social administrativo.
Se derrib el muro de la cocina del saln social de la 2da etapa y se realiz pintura a todo el saln.
Se instalan scalos de madera a 1 metro de altura para el saln social administrativo.
Se instalan puertas nuevas en cocina del saln social de jvenes por deterioro.
Instalacin de pasos prefabricados detrs de la piscina por requerimiento del rea metropolitana.
Se instalaron cadenas en los parqueaderos frente a los locales comerciales para evitar que los jvenes estuvieran
hasta altas horas de la noche.
Se instal reflector en la portera para iluminar el sector de las tiendas.
Se repar pasamanos de zona comercial.
Se repararon las llaves de paso de los bloques 21-22 y 27 que estaban presentando baja presin.
Instalacin de sensores de movimiento en la etapa 1 y 2.
Se realiz el lavado de tanques en el mes de abril y noviembre de 2015.
Se organizaron los bolardos que se encontraban despegados en la va principal.
Se realiz mantenimiento al espacio de la Virgen.
En el mes de septiembre se realiz el mantenimiento preventivo y correctivo de las puertas vehiculares (plumas) de
ingreso y salida.
En octubre se ejecut el mantenimiento del motor de la piscina y la hidrolavadora.
Se realiz en el mes de noviembre el lavado y desinfeccin del tanque de agua potable.
Mantenimiento del sistema de bombeo.

Mantenimiento jardinera
Hasta el mes de julio de 2015 el Sr. Andrs Moscoso prest los servicios en la copropiedad, a partir del mes de
agosto se contrat a la empresa Biopaisajes hasta febrero de 2016.
En el mes de noviembre despus de verificar el estado de algunos rboles y con la autorizacin del rea
metropolitana, se realiz la poda y la tala de varios rboles por la empresa Biopaisajes, entre ellos, los ubicados en
el costado izquierdo de la piscina por el perjuicio que estaban ocasionando a los vecinos.
Mantenimiento zona hmeda
Se realiz el mantenimiento adecuado a la piscina, los anlisis microbiolgicos mensuales fueron tomados
conforme a la Ley 1209 de 2008 y con resultados ptimos.
Se realiz toda la demarcacin de los equipos de la piscina que hacan falta para el cumplimiento de la norma.
Cambio de baldosn de la piscina
Se repararon tuberas del motor de la piscina por fugas.

e.

f.

Climatizacin
Se compr e instal la bomba de calor de la piscina con la empresa Roy Mar Ltda. Se construy loza y se instal la
acometida elctrica para la instalacin.
Se fabric cubierta con malla ondulada para el cerramiento de la bomba de calor de la piscina.
Se realiz la compra de la cobija trmica con el enrollador.
Pintura de fachadas y puntos fijos
El contrato para la obra civil de pintura y adecuaciones requeridas de todas y cada una de las fachadas de los
bloques y puntos fijos de la copropiedad, se realiz con la firma CONSTRUAPLICAMOS JYJ S.A.S.
La obra tuvo una duracin aproximada de 5 meses, desde abril hasta septiembre de 2015.
La instalacin de los anclajes y pernos en los 27 bloques se contrat con Deslascar Valencia Jaramillo.
La interventora de la obra civil fue la Ing. Diana Giraldo lvarez.
El seguimiento a las actividades realizadas durante la obra se hizo por medio de un comit tcnico conformado por
la Administradora Beatriz Ruiz, la Presidente del Consejo Liliana Gaviria, el Consejero Jhon Fredy Gil, el
Representante Legal de Construaplicamos y la Interventora Diana Giraldo.

g.

Parques infantiles
Se realizo la instalacin de la grama sinttica en los parques infantiles de la etapa 1.
Se instalaron avisos nuevos en acrlico en la zona de los parques infantiles.

h.

Fumigacin
En el mes de febrero del ao 2015 se realiz la fumigacin con la empresa Control Natura S.A.S. para control de
plagas en apartamentos y zonas comunes. En el mes de junio se realiz un refuerzo y tambin se prest el servicio
adicional a los apartamentos que lo requirieron.

i.

Seguro
Se renov la pliza de seguros de la copropiedad con la asesora del Sr. Alejandro Giraldo. La pliza fue tomada
con la compaa MAPFRE SEGUROS GENERALES DE COLOMBIA con vigencia hasta el 27 de Enero de 2017.
Es importante recordar que la pliza es tomada a valor de reconstruccin de la copropiedad, tal y como lo
determina la ley. Esta pliza no cubre ni mejoras, ni contenidos de los apartamentos.
Valor prima: $23.555.799
Pliza de infidelidad y riesgos financieros con cobertura de $70.000.000 por infidelidad de empleados, perdida de
predios, falsificacin, moneda falsa y prdida de bienes en trnsito.
Valor prima: $$2.604.200
Intermediario: Alejandro Giraldo, telfono 4162842

j.

Motocarro
Adems del mantenimiento general, en el ao 2015, se realiza pintura del volco para evitar corrosin, se cambia el
arranque, se repara el mofle y se realiza la revisin tcnico mecnica.
Los empleados Jaider Pertuz, Nelson lvarez, Guillermo Jimnez y Albeiro Gaviria tienen pase B1 para conducir el
moto carro de la copropiedad.

k. Dotacin
Durante el ao 2015 se realizaron las siguientes compras:
2 telfonos inalmbricos uno para la portera y otro para la oficina de la administracin.
6 canecas azules de basura para el desecho vegetal.
5 sombrillas azules grandes con logo de la unidad para portera y los empleados.
2 mesas en MDF color wengue para la oficina de la administracin.
3 contenedores de basura de 365lts con ruedas, uno por etapa.
3 ventiladores de pie adicionales uno para la oficina de la administracin y otros 2 para Asambleas o eventos que
se realicen en los parqueaderos de la unidad.
Papeleras de acero inoxidable para los salones sociales, baos de la piscina y oficina de la administracin.
Disco duro de 1 Tera externo para la grabacin de sonido y video en las asambleas.
Impresora laser con fotocopiadora para la oficina de la administracin.
3 ventiladores de pared para el saln de jvenes.
Avisos en acrlico para la portera y la piscina.
Calcas con logo de la unidad para los contenedores.
Se cambio el citfono de la portera vehicular, entrada de visitantes.

2 micrfonos con bases y cables para la Asamblea.

3 bandejas de acero inoxidable.
Tablero LED.
Papeleras para excrementos de mascotas.
Manta trmica con enrollador para la piscina climatizada.
Microondas para la portera.
Silla para portera.
Figuras en madera para decoracin de Halloween.
Avisos en acrlico para zonas comunes.
Iluminacin para navidad.

l.

Eventos
Torneo de microftbol con residentes y propietarios.
Da de la familia.
Fiesta de Halloween.
Celebracin de fin de ao con los empleados.
Decoracin de navidad en la copropiedad.

m. Convergencia NIIF
En enero del 2016 comenz el proceso de la convergencia a las NIIF con la contadora Elizabeth Roldan. Actualmente con
la nueva administracin se est dando prioridad a este proceso.
n. Diseo de portera
Este ao (febrero de 2016) se renov el contrato con el arquitecto Gabriel Bahamon con el objetivo de realizar el diseo
estructural y arquitectnico para la reforma en la portera. Actualmente estamos a la espera de los diseos para dar inicio a
la ejecucin de la obra.

4. Anlisis y evaluacin del Consejo de Administracin actual

Por considerar de importancia para la comunidad de Plaza Campestre me permito responder a las inquietudes compartiendo
las respuestas con los residentes de la unidad para quin se entrega nuestro esfuerzo cotidiano.
Cmo concibe la administracin de la unidad el consejo nombrado en la asamblea extraordinaria del 19 de Noviembre del
2015?
Coincidimos en que es una entidad sin nimo de lucro regida por la ley 675 del 2001 en donde se definen las lneas
principales de este tipo de organizacin. Adems la unidad ajustada a la ley posee aprobado el reglamento de convivencia
reglamento interno de la unidad en donde se plantean las funciones de todos y cada uno de los rganos de la administracin
y las reglas de convivencia al interior de la misma. Desde el punto de vista de orientacin administrativa se formula en el
manual la Misin y Visin de la unidad, es decir, la orientacin de largo y corto plazo considerado en la teora administrativa
un mandato a expresarse en todas las actividades de la unidad. En otros trminos estn claramente delimitados los campos
de accin de los rganos de administracin y expresada la orientacin bsica a la que debe responder toda gestin.
Es parte del diagnstico que se debe realizar para adoptar acciones necesarias para garantizar el cumplimiento de las
decisiones tomadas por los residentes en las asambleas generales de la unidad. El consejo y la administracin deben
garantizar que las mismas se ejecuten de manera oportuna, eficiente y eficazmente.
En nuestra opinin la unidad residencial posee dos patrimonios: uno constituido por la infraestructura fsica (edificios, vas
de acceso, obra civil en general) el otro constituido por la zona verde, jardn de la urbanizacin. Este ltimo es el soporte
(suelo) de la infraestructura. Esa visin nos permite diferenciar las actividades de orientacin bsica y de apoyo en la
unidad. Para qu es importante esta visin de la estructura administrativa de la unidad? Para entender que las actividades
relacionadas con la orientacin, con actividades bsicas NO pueden entregarse a terceros para su gestin porque hacen
parte de la naturaleza diferenciadora de la administracin de la unidad, estamos hablando del mantenimiento de las zonas
verdes, de la infraestructura, de la orientacin y satisfaccin de las necesidades de los residentes de la copropiedad. En
tanto que las actividades de apoyo asociadas a garantizar el cumplimiento de los propsitos misionales y cumplimiento de
objetivos, se pueden entregar a terceros, el caso de: mantenimiento de la piscina, asesoras contables, jurdicas, de
revisora fiscal, entre otras.
Qu encuentra el consejo recin nombrado?
En trminos generales, el consejo actual encuentra, una serie de proyectos ejecutados con unas caractersticas
coincidentes: sin planeacin, sin estudio de factibilidad incluyendo anlisis de impacto llamado hoy anlisis de riesgo de
todos y cada uno de los proyectos. Se detalla cada uno:
En lugar de utilizar el protocolo de administracin (aprobado en administracin anterior), el consejo saliente define el
(los) contratistas con referidos de los integrantes personas cercanas en consanguinidad con los miembros del mismo.
Con ese procedimiento se define:

1.

Inversin en cmaras de vigilancia. Proveedor: Sr Edwin Tapias. Cmaras $20149.700 (18 cmaras en total) ms
$531.500 (Costos de instalacin). Costo Total proyecto: $20681.200. En asamblea de 2014 fue aprobado el
proyecto de las cmaras por $8500.000 (Ocho millones quinientos mil pesos). Se factura a nombre de
Suministros.com (NIT: 43.656.620-9). Diana Marcela Crdenas (Distribuidora Tinta y cartuchos C:C Monterrey).
Desde Octubre del 2015 funcionan solo tres (3). Sin pliza de garanta. Aprobado en asamblea ordinaria de 2014,
en asamblea del 2012 fue negada la aprobacin por considerar despus de realizada una investigacin,
inconveniente la inversin. Por qu no funciona? De acuerdo a la opinin del Sr Tapias porque las antenas son
altamente sensibles a descargas elctricas, se requiere al menos un pararrayos por cada una de las torres segn
sondeo de la anterior administradora cada uno tiene un costo aproximado a $5000.000 (cinco millones de pesos).
En cuanto a la capacidad de recepcin de informacin, Coopevian, en informe solicitado sostiene:
El problema radica, en que esta antena tiene una memoria interna de 32 MB y por lo tanto, no tiene la capacidad
de procesar datos para 15 cmaras.
Lo que se recomienda, es que cada antena, maneje individualmente 2 cmaras, para que el flujo de informacin no
se sature y sea un sistema estable.
En conclusin, no es recomendable la instalacin de las cmaras desde zonas tan lejanas, ya que no se tendrn
imgenes detalladas. No es recomendable la instalacin de antenas desde estos puntos, si no se tiene un muy
buen apantallamiento y sistemas de proteccin UPS, para minimizar el riesgo de daos. Si se contina manejando
la misma estructura, el sistema difcilmente ser estable.
Se debe reformar todo el sistema actual, utilizando las cmaras que se encuentren en buen estado. Estas deben
ser reubicadas en los lugares que se recomendaron en el diagnstico de seguridad electrnica y adicionando en
lugares que no tiene cobertura. Se recomienda que el enlace sea almbrico para que garantice una trasmisin de
datos ms estable (Informe actual del sistema CCPV, 30 Enero 2016, Coopevian, archivo Plaza Campestre). El
sistema inalmbrico tiene un costo aproximado de $90.000.000 (Noventa millones de pesos). Conclusin: en las
condiciones actuales presupuestales el proyecto es inviable. Qu hacer con lo invertido? Se esta estudiando la
manera de recuperar parcial totalmente esa inversin. Una posibilidad es la propuesta a Coopevian que se
encuentra a su consideracin y la otra realizada de manera verbal al Sr Edwin Tapias desde el 21 de Enero sin
respuesta an. Entrega un reporte de revisin tcnica del sistema en Febrero 1 / 2016, en donde ratifica el hecho
de que no cubre garanta por descarga elctrica. (Documento archivo electrnico, Plaza Campestre).

Calefaccin de la piscina: Proveedor Roymar. Costo: $10208.000 (compra e instalacin). Este tambin fue
colocado a consideracin en asambleas anteriores al 2014. Se considero- la calefaccin- en su momento
inconveniente. No se considera en su aprobacin los siguientes elementos:
2.1. La necesidad de una compra asociada: Manta trmica. Proveedor: Piscinas Integrales. Costo: $1798.000 (Un
milln setecientos noventa y ocho mil pesos) (enrollador- cobija instalacin). Al poco tiempo por afectacin de los
qumicos de piscina (proveedor) la manta finaliza su vida til. Se solicita garanta, el proveedor repone por una sola
vez la manta, con la advertencia que solo tiene una duracin de 90 das, momento en que debe reponerse por un
valor actual de $550.000 (Quinientos cincuenta mil pesos). En opinin del administrador Robn Bedoya, en el
mercado se encuentran mantas de mayo duracin por un valor de $11.500.000 (Once millones quinientos mil de
pesos).
2.2. El consumo de energa: Se enciende la piscina 15 horas al da, de acuerdo a datos de Enero 2016 ingresan en
promedio/ da 26 personas, se consume 2900 Kw /mes, para un costo adicional en energa facturada de
$1211.000 (Un milln doscientos once mil pesos).
Por estas razones, el proyecto esta en revisin. Inicialmente se reprograma el horario de prestacin de servicios
considerando los eventos cotidianos realizados y la prestacin del servicio a las personas que trabajan el da,
tratando de disminuir el consumo de energa por la estructuras de costos del mismo y al periodo de sequia que
sufre el pas.
2.

3.

Poda de rboles: Costo $ 7500.000 (Siete millones quinientos mil pesos). Proveedor: Bopaisajes. Con autorizacin
del rea metropolitana y visita de sus asesores. Hay dos cotizaciones con valores ms altos, se cuestiona su
precio.

4.

Arreglos ornamentales: A Dic 31 / 2015 $14010.348 (Catorce millones diez mil tres cientos cuarenta y ocho
pesos).

Ejecucin presupuestal Sr. Robin Bedoya:

Mes

Valor

Detalle

Julio

Agosto

60,000 Botada de maleza.

Septiembre
Octubre

$
$

Noviembre

30,000 Botada de maleza.

Diciembre

30,000 Botada de maleza.

Total ejecutado

0
30,000 Botada de maleza.
1,823,000 Botada de maleza, jardinera de septiembre, 1 bulto de
triple 15 y 1 litro round up.

1,973,000

Entre el mes de enero y mayo de 2015 se inclua en la causacin de arreglos ornamentales los gastos de dotacin
y decoracin (gestin administrativa: Sra. Beatriz Ruiz), por lo tanto, el valor a diciembre de 2015 fue de
$14.010.348 teniendo en cuenta que el valor ms representativo ($10.297.747) corresponde a compras de dotacin
para la copropiedad, discriminado de la siguiente manera:
Mes
Enero Junio

5.

Valor

Detalle
$12,037,348 Dotacin enero: canecas plsticas, morral para
correspondencia, fogn cocina empleados, telfonos
inalmbricos, 6 papeleras, 3 ventiladores, regulador,
flexmetro, 2 mesas para impresoras, 5 sombrillas, 3
contenedores, disco duro y board.
Dotacin febrero: cables, flujmetro, camilla plstica,
botiqun, dispensador bolsas, 3 ventiladores, tablero led,
micrfono y cable, papeleras, bandejas, mouse, impresora
hp.
Dotacin marzo:cobija trmica para piscina.
Dotacin abril: silla de portera.
Dotacin mayo: soporte televisor portera, rotomartillo,
punta y pala bosh.
Gastos junio: Mantenimiento zonas verdes, Botada de
maleza. ($1.739.601)

Pintura de Fachada: Proveedor: Construaplicamos. Los $ 70000.000 asumidos por la administracin (segn
boletn 06 de Nov. 2015 del ex consejo) en que se invirtieron, toda vez que, hubo un contrato Inicial de $
231056.736, unas obras adicionales de $ 8939.704, para un ejecutado final de $ 239996.440 (segn acta de
interventora del 15 de octubre de 2015), SIN incluir costos de INETERVENTORA, OTROS S ADICIONALES y
obras complementarias como anclajes de lneas de vida a ste proyecto Los trabajos fueron parciales. En la
asamblea 2015, la administradora Beatriz presenta cantidades de obra sin verificar su ejecucin. Proyecto en
principio presentado por la administracin de Mara Eugenia Mazo en la asamblea ordinaria de residentes (2014),
con presupuesto de obra, para ejecutarse en 2014. Se ejecuta en 2015 con desfase de lo presupuestado y sin
terminacin total de la misma. Muchos residentes de la unidad de los 5 pisos, presentaron quejas por los daos
ocasionados por el contratista. Como acta final de la auditora de la obra se evidencia una pgina firmada de
entrega, sin observaciones, evaluaciones, hallazgos justificacin y sin recomendaciones. Es necesario cuantificar
los faltantes del proyecto definiendo cantidades de obra y presupuesto. Se requiere de la generosa participacin
para el efecto de un profesional en el rea civil, residente en la unidad, para la terminacin de la misma.

Proyectos restablecidos y justificacin: Se restablecen los siguientes que fueron aprobados en asambleas ordinarias
anteriores desconocidos por el consejo elegido en el 2014:
Plan de mantenimiento de equipos: El mantenimiento preventivo de los equipos e infraestructura, es fundamental
para garantizar su funcionamiento adecuado ajustado a las necesidades de los residentes. Se contrata y realiza
mantenimiento en las motobombas del tanque de agua (son tres (3) se reparan 2 y debe reponerse la tercera) que
garantizan adecuada presin para el suministro del liquido vital; se acuerda un contrato para mantenimiento

preventivo durante el ao por valor de $ 348.000 (trescientos cuarenta y ocho mil pesos) bimensual esta para su
firma.
Recomposicin del equipo de trabajo: Las serias deficiencias en el funcionamiento del sistema inalmbrico de
cmaras, la imposibilidad presupuestal de implementacin del sistema ajustado a las exigencias tcnicas, la
imposibilidad presupuestal de ejecutar el sistema almbrico de cmaras, plantea la necesidad de vinculacin de
personal de servicios varios para atender la demanda interna de servicio a la comunidad.
Actualizar el plan de intervencin de la capa vegetal de la unidad. Se contrata un profesional de la Universidad
Nacional, de excelente conocimiento en el manejo de suelos (Agronoma) para el restablecimiento de la capa
vegetal; se firma contrato a cinco meses (renovable) por un valor de $600.000 (seiscientos mil pesos) mensual. En
nuestra opinin el estado actual del suelo de Plaza, es un atentado contra el patrimonio verde de los
copropietarios. Es clave para el mejoramiento estructural y esttico de la unidad. Es importante sealar que la
estabilidad de suelo en la unidad tiene un riesgo medio de calificacin de acuerdo al plan de emergencias
elaborado para la unidad en el 2011.
Desde Mayo del 2015 por exigencia legal se vena tratando de implementar en la unidad las NIIF (Norma
Internacional de informacin financiera). Se concreta la reunin el 19 de Enero 2016. La unidad comienza a
estandarizar su informacin contable y financiera ajustada a esas normas. No ha sido aprobado en asamblea, el
contacto con la profesional lo realiza la administracin de la seora Beatriz Ruiz.
Se actualiza el contrato para el diseo de la reforma de portera. El arquitecto Gabriel Bahamn recibe copia del
Plan de Emergencias de la unidad formulado en 2011 para que ajuste el proyecto a los requerimientos sealados
en el plan para la modificacin de la portera. El contrato inicial lo realiza la administracin de Robn Bedoya.
Prximo a firmar.
Se recupera el Plan de Emergencias de la unidad formulado en el 2011 por un grupo asesor experto en la
materia. Aprobado en diferentes asambleas pero ejecutado de manera parcial por carencia presupuestal. Se
requiere su actualizacin y formular plan racional de implementacin. Aprobado en anteriores asambleas.
Se formulan: Manual de ajuste al reglamento interno de la unidad para hacerlo funcional y el Protocolo de
Contratacin de obra, en este caso se pretende adems de utilizar el formato NIIF de contratacin de obra, un
manual, que seale pautas inequvocas para contratar con terceros. Con los dos manuales se busca generar una
cultura de respeto sancionatoria en caso necesario (reglamento interno) y garantizar el mximo de eficiencia en la
utilizacin de los recursos de la unidad (manual de contratacin). Sometidos a aprobacin del consejo.
Se realiza la convocatoria y se designa la nueva administracin de la unidad, utilizando un procedimiento garanta
de transparencia, ajustado a los requerimientos definidos para el cargo por el consejo.
Se restablece la recoleccin de basura durante los fines de semana debido a que su limitacin gener
insatisfaccin en gran parte de la comunidad.
Los formularios de pago de retenciones ante la Dian (2) han sido firmados por el anterior administrador Robn
Bedoya, revisor fiscal y contador.

Los contratos, actas, formularios de presentacin de resultados ante la DIAN, estados financieros del perodo, plan de
emergencias, estn disponibles para su consulta cumpliendo con la poltica de la administracin consistente en NO permitir
que los documentos sean retirados de las instalaciones y que el costo que genere la utilizacin de los mismos sea asumido
por la parte interesada.
El administrador encargado de la unidad como lo define la ley es el presidente del consejo, que al 15 de febrero se
completan 66 das hbiles de trabajo del nuevo consejo y 55 de administracin encargada, tiempo breve para abarcar toda
la complejidad administrativa de la unidad. Lo que podemos asegurar es que el trabajo realizado ha sido en equipo
asumiendo cada uno las funciones que las normas definen sin entorpecer la labor correspondiente de ente de
administracin. La nica preocupacin del equipo administrativo, desde Jennifer Barrera asistente de administracin hasta
todos y cada uno de los asesores del rea administrativa, es el de trabajar para cumplir con la Misin y Visin del
direccionamiento formulado para la unidad.
Gracias por su inters en la gestin de la unidad.
Consejo de administracin Plaza Campestre 2016.

6. Anlisis general de la situacin Financiera del 2015

Se termina el ejercicio con un excedente de $ 36.756.736
Los ingresos por cuotas de administracin fueron de $ 622.353.600
Los ingresos no operacionales fueron por $18.035.967
Los egresos suman $603.632.831
OTROS INGRESOS:
Intereses de mora:
Intereses financieros:
Multas:
Aprovechamientos:
Descuento proveedores:
Recuperacin de gastos:
Incapacidades EPS:

$11.936.912
$ 963.679
$
28.800
$
92.119
$ 3.455.756
$ 270.000
$ 1.288.701

INVERSIONES: $ 45.749.963
Fiducuenta Bancolombia reserva legal ley 675 $42.669.436
Fiducuenta Bancolombia cartera colectiva
$ 3.080.527
Temas Presupuestales: El presupuesto de gastos se ejecut en un 96%. A continuacin se justifica la sobre ejecucin y
la infra ejecucin ms significativa en los siguientes rubros:
Concepto

Presupuesto
aprobado

Presupuesto
Ejecutado

Diferencia

Justificacin

Sueldos

$153,799,704

$157,029,403

$-3,229,699

Dominicales pagados a los empleados sin

presupuestar.

$7,732,032

$7,087,780

$644,252

$644,340

$964,811

$-320,471

$135,329,052

$136,589,701

$-1,260,649

$119,120,820

$93,345,904

$25,774,916

Servicios de
administracin

$33,600,000

$25,850,000

$7,750,000

Zonas Verdes

$34,200,000

$24,878,882

$9,321,118

Zonas Comunes

$30,421,044

$23,191,592

$7,229,452

Asesora
Financiera

Honorarios otros
(Proc.
Seleccin)
Aseo y
Vigilancia

Servicios
Pblicos

Descuento de honorarios de un mes generado por el

Contador Gabriel Gmez como valor agregado a la
copropiedad por adelantar la contabilidad de junio,
julio y agosto.
Procesos de seleccin para interventora en obra de
fachadas y administrador, anuncios y transportes.
Servicios generales de aseo por la empresa El punto
del aseo desde el 23 de octubre hasta el 23 de
noviembre para apoyo al personal de aseo de la
copropiedad ($1.186.516). Un da de apoyo al
personal de aseo por valor de $73.542
Se presenta una infra ejecucin en este rubro con un
comportamiento irregular durante el ao. Sin embargo
se implementaron estrategias para el ahorro como la
instalacin de sensores en los parqueaderos
cubiertos, la recesin de la hidrolavadora por la
temporada de sequa.
Infra ejecucin por la variacin en los honorarios del
servicio de administracin. Hubo 2 cambios de
administrador durante el ao con honorarios por
prestacin de servicio de $2.800.000 y $2.000.000.
En junio no hubo administrador, por lo tanto no se
ejecut este egreso en el mes.
En este rubro se causaron los gastos de servicio de
jardinera y algunos insumos. Tambin la tala y la
poda de los rboles. Se presenta una infra ejecucin
porque algunos gastos que correspondan a este rubro
se llevaron a arreglos ornamentales.
Gastos en materiales para mantenimiento general de
la copropiedad, albailera, pintura, plomera,
cerrajera, vidrios, herramientas, recarga de extintores,
lavado y desinfeccin de tanques, entre otros. Este

rubro no se ejecut en un 23%.

Saln social
jvenes
Piscina

$699,996

$300,000

$399,996

$6,000,000

$6,430,893

$-430,893

$0

$1,448,458

$-1,448,458

$0

$1,167,456

$-1,167,456

$0

$513,000

$-513,000

$0

$5,821,006

$-5,821,006

Mantenimiento
moto carro
Gimnasio

$3,500,004

$2,864,931

$635,073

$2,400,000

$1,287,997

$1,112,003

Mantenimiento
maquinaria y
equipo
Instalaciones
elctricas

$3,296,664

$634,920

$2,661,744

$8,000,004

$8,821,670

$-821,666

Arreglos
ornamentales

5,000,004

14,010,348

-9,010,344

Depreciacin

$0

$5,825,100

$-5,825,100

Proyecto grama
parque infantil
Proyecto
climatizacin
piscina
Proyecto
iluminacin
parqueaderos
Proyecto cocina
empleados

10

Puertas de la cocina. No se causaron ms gastos en

este rubro.
Insumos para el mantenimiento de la piscina, anlisis
fsico qumico microbiolgico, mantenimiento del
motor, reparaciones correctivas. A partir del 16 de
diciembre se contrata a la firma Piscineras Salvavidas
para hacer el mantenimiento de la piscina y prestar el
servicio de salvavidas, en reemplazo del Sr. Omar
Cardona, aumentando el gasto de este rubro en el
presupuesto.
Instalacin de grama sinttica en los parques de las 3
etapas. Gasto no presupuestado.
Acondicionamiento para instalacin de bomba de calor
para la climatizacin de la piscina.
Parte de pago por compara de los sensores de
movimiento de los parqueaderos cubiertos.
Mueble de cocina en madera, mesn, gabinetes,
puertas y soporte de microondas. Mueble para
escobas. Lavamanos. Grifera para lavamanos.
Enchape. Asiento bao. Espejo. Sifn. Desage.
Compra de nevera, horno microondas y 16 lockers
plsticos.
Rubro no ejecutado en un 18% en el ao 2015.
Mantenimientos preventivos y correctivos de equipos
del gimnasio. No se ejecuto en su totalidad.
Mantenimiento de hidrolavadora. Desmonte del brazo
de la bomba del tanque de reserva. Se registra
ejecucin del 19%.
Compra de sensores para parqueaderos cubiertos y
27 bloques. Compra de bombillos, lmparas y
material elctrico. Se presenta una sobre ejecucin
por compra de los sensores.
Hasta mayo de 2015 en este rubro se causaba las
compras para dotacin de la copropiedad en la cuenta
dotacin, ornato y decoracin(canecas plsticas,
morral para correspondencia, fogn cocina
empleados, telfonos inalmbricos, 6 papeleras, 3
ventiladores, regulador, flexmetro, 2 mesas para
impresoras, 5 sombrillas, 3 contenedores, disco duro y
board. cables, flujmetro, camilla plstica, botiqun,
dispensador bolsas, 3 ventiladores, tablero led,
micrfono y cable, papeleras, bandejas, mouse,
impresora hp, microondas portera, cobija trmica para
piscina, silla de portera, soporte televisor portera,
rotomartillo, punta y pala bosh, entre otros.
A partir de junio, por el cambio de contador, se cambia
el nombre de esta cuenta por arreglos ornamentales
y se comienzan a causar algunos gastos por
mantenimiento de zonas verdes y botada de material
vegetal.
Se presenta una sobre ejecucin en este rubro.
Depreciacin que no estaba considerada en el
presupuesto 2015.

Suscripciones

$960,000

$400,000

$560,000

$6,900,000

$6,294,233

$605,767

$3,000,000

$2,239,259

$760,741

$0

$644,205

$-644,205

Eventos
especiales

$10,100,004

$11,009,545

$-909,541

Gastos de
asamblea

$1,599,984

$883,394

$716,590

$500,004

$5,531,043

$-5,031,039

$6,000,000

$3,472,900

$2,527,100

Elementos de
aseo y cafetera
tiles, papelera
y fotocopias.
Combustibles y
lubricantes

Condonacin
intereses
Gastos
extraordinarios

Rubro presupuestado para la afiliacin a Asurbe, no se

ejecuta en su totalidad por retiro voluntario a la
suscripcin.
No se ejecuta en su totalidad el rubro por cambio de
proveedor ms econmico.
Se presenta un ahorro en el gasto por la compra de la
impresora. Las copias en su mayora se obtienen
desde la oficina de administracin.
En esta cuenta se causa la gasolina, refrigerante,
liquido de frenos y dems lubricantes para el moto
carro de la copropiedad. Este rubro no estaba
presupuestado en los gastos para el 2015.
Adems de todos los eventos realizados en el ao
(participacin en eventos catlicos, detalle para el da
de la madre y del padre, da de la familia, celebracin
de Halloween, natillada, fiesta empleados, celebracin
navidad, entre otros), se compr iluminacin para la
copropiedad en la temporada decembrina, esto
ocasion una sobre ejecucin en el rubro.
En la asamblea ordinaria del ao 2015 no se contrat
el servicio de grabacin y sonido externo, ya que se
hizo con los recursos de la copropiedad. Tampoco se
tom el servicio de conteo de votacin con software
electrnico, por lo tanto se gener un ahorro en este
rubro, presentndose una infra ejecucin.
Condonacin de intereses al apartamento 406 por
acuerdo de pago entre las partes.
Proceso de convergencia a las NIIF con la contadora
ElizabethTorres.

7. Informe financiero del ao 2015

Desde la administracin y la contabilidad, certificamos que los informes financieros son fiel copia de los libros de
contabilidad.
Balance general a diciembre de 2015
En el anexo 1 se presenta el balance general. VER ANEXO 1
Anexo al balance general a diciembre de 2015
En el anexo 2 se presenta el anexo al balance general. VER ANEXO 2
Estado de Resultados
En el anexo 3 se evidencia el estado de resultados. VER ANEXO 3
Ejecucin Presupuestal
En el anexo 4 se evidencia el informe del presupuesto mensual y acumulado. VER ANEXO 4
Cartera
En el anexo 5 se evidencia el estado de la cartera a Diciembre 31 de 2015. VER ANEXO 5
Agradecemos a los propietarios que han sido cumplidos con sus cuotas porque esto ha permitido que la copropiedad
cumpla con los pagos a proveedores y empleados.

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8. Proyecto de presupuesto para el ao 2016

Luego de revisar la ejecucin presupuestal del ao 2015 con el consejo de administracin y la administracin, se propone
tres proyectos de presupuesto que se encuentra en el anexo 6. VER ANEXO 6

Cualquier inquietud con gusto ser atendida en horario de oficina en la Administracin de la copropiedad.

Atentamente,

Mara Cristina Ramrez R.

Administradora y Representante Legal.
Conjunto Residencial Plaza Campestre P.H.

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