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Plan de Negocios
Creacin de empresa logstica de Catering y
Organizacin de Eventos Empresariales
Andrea Monsalvo Jurado
28/10/2010
TABLA DE CONTENIDO
Contenido
ndice de Tablas e Ilustraciones .................................................................................................... 9
ndice de Anexos ......................................................................................................................... 10
Resumen Ejecutivo....................................................................................................................... 11
Captulo I ..................................................................................................................................... 14
1.1
Ttulo ............................................................................................................................... 14
1.2
Introduccin .................................................................................................................... 15
1.3
Antecedentes .................................................................................................................. 16
Justificacin ..................................................................................................................... 24
Objetivos ......................................................................................................................... 31
Captulo II .................................................................................................................................... 33
2.
2.1.1
2.1.2
Entorno Poltico....................................................................................................... 45
2.1.3
2.1.4
2.2
2.2.1
Diseo de la Investigacin................................................................................... 51
2.2.2
Definicin de la poblacin................................................................................... 51
2.2.3
2.2.4
2.2.5
2.2.6
2.2.7
Mercado Objetivo................................................................................................ 55
2.2.8
Cuestionario ........................................................................................................ 55
2.3
2.3.1
Resultados Obtenidos.............................................................................................. 59
2.3.2
Anlisis de la Competencia...................................................................................... 62
2.3.3
2.3.4
2.4
2.4.3
2.4.4
Estrategia de Comunicacin.................................................................................... 70
2.4.5
2.4.6
2.5
2.5.1
Proyecciones............................................................................................................ 78
2.5.2
Operacin ............................................................................................................................ 81
3.1
3.2
Estado de desarrollo.................................................................................................... 82
3.3
3.5
Captulo IV ................................................................................................................................... 93
4.
Estudio Organizacional........................................................................................................ 93
4.1
4.1.1
4.1.2
4.2
4.3
4.4
4.4.1
4.5
5.1
5.1.1
5.1.2
5.1.3
6.2
6.3
ndice de Anexos
10
Resumen Ejecutivo
Servicios Integrales de Catering & Eventos
Resumen Ejecutivo
Socios:
Andrea Monsalvo Jurado
Sergio Moreno Villamizar
Participacin accionaria: 50% cada uno
Equipo Directivo:
Produccin de Eventos: Andrea Monsalvo Jurado
Produccin Logstica: Sergio Moreno Villamizar
Produccin Financiera: Sergio Moreno Villamizar
Produccin Administrativa y Legal: Andrea Monsalvo
Jurado
Industria:
Alimentos y bebidas
Nmero de empleados:
Al iniciar actividades: 2
Al final del primer ao: 2
Al final del tercer ao y hasta el quinto: 6
Alianzas/Socios:
Buscamos aliarnos con los principales restaurantes de la
ciudad de Bogot, para dar respaldo al nombre de la
Empresa y garantizar calidad reconocimiento por parte de
nuestros clientes objetivo y potenciales siendo nuestro
valor diferenciador.
Objetivos Financieros:
Buscamos personas que tengan inters en financiarnos la
inversin inicial para empezar actividades. Recibirn a
cambio participacin en las utilidades de la Empresa.
Uso de los Fondos:
Diseo y operacin pgina web, campaas de publicidad,
compra de inmuebles y equipo, lanzamiento de la
empresa, capital de trabajo.
Direccin/Equipo
Servicios
12
Competencia
La Empresa en sus inicios se financiar con el aporte de los socios que ser de
$5.000.000 inicialmente, y con un prstamo bancario a largo plazo con cuota fija a 10
aos por un valor de $30.000.000 a una tasa preferencial para PYMES del 12% efectiva
anual. Desde el punto de vista financiero, el proyecto es bastante atractivo para los
inversionistas, pues la inversin inicial es slo de $5.000.000 con un retorno de la
inversin de un 25%, TIR del 67% y a cinco aos les retornar el monto total invertido.
El valor presente neto de la Empresa es de $94.124.800
13
Captulo I
1.1
Ttulo
Professional Catering
&
Events Solutions
14
1.2
Introduccin
15
1.3 Antecedentes
En los ltimos aos las empresas han cambiado radicalmente su enfoque y su
organizacin interna se tiene conciencia que su razn de ser son las personas, sus
clientes internos y externos, quines son los que toman la decisin final de preferirla o
no entre la gran competencia en el mercado.
Es por esto que hoy en da sus estrategias, especialmente en lo que respecta a
mercadeo y ventas estn dirigidas hacia la motivacin de las personas, las grandes
empresas comerciales lo realizan a travs de sugestivas campaas de publicidad,
espectaculares comerciales en medios de comunicacin masiva reservando un
presupuesto para ello, la tendencia actual para acercarse ms al cliente, (sin dejar de
lado las campaas publicitarias) son los eventos.
Un evento empresarial sirve para motivar al cliente interno y externo, al primero para
que logre los objetivos organizacionales, y al segundo, para que consuma o utilice ms
los productos o servicios ofrecidos por la empresa.
sta no es una estrategia exclusiva de las grandes empresas con amplios presupuestos,
pues las pequeas y medianas empresas han descubierto que sin necesidad de realizar
eventos ostentosos se logran buenos resultados y no es tan costoso como una gran
campaa publicitaria tal lo muestra el siguiente artculo;
Creer que el marketing es para las grandes empresas es como decir que el
amor es solo para los rubios, altos y de ojos celestes.
Se han olvidado las PyMEs de algo tan obvio como es valor del marketing? O
creen que apuntar a incrementar las ventas pasa ms por pautar publicidad en
grandes medios que por realizar eventos y producir piezas grficas
promocionales?
El marketing es la disciplina que analiza y desarrolla el vnculo entre sujetos en
estado de demanda y objetos en oferta, intentando que se cumplan los objetivos
de cada uno de los intervinientes.
En esta definicin (y en cualquier otra)... hay alguna mencin al tamao de las
empresas? Ninguna. Y esto es as porque el desarrollo de ese vnculo se puede
llevar a cabo desde cualquier empresa, cualquiera sea su tamao, origen y
residencia.
De hecho, nosotros estamos en un pas y nos vinculamos con todo el mundo. El
origen de este artculo fue un vnculo establecido por dos personas en lados
remotos, pero el vnculo comenz a existir. Afirmar que el marketing es slo para
empresas grandes, es ms o menos lo mismo que afirmar que el amor es
solamente para los altos, rubios y de ojos celestes que se unirn a mujeres
hermosas, esculturales. Qu nos queda para el resto del universo que nos
salimos de esos moldes! An as, podemos decir, que el amor existe y que se
establecen vnculos entre personas normales. Pues bien, en el marketing pasa
exactamente lo mismo.
16
Y quiero referirme a cuestiones que tal vez sean vista como la hermanita fea de
la familia: el marketing promocional aplicado a pequeas empresas, sobre todo en
aquellas que tienen un presupuesto acotado para este tipo de actividades.
Puede, entonces, una pequea empresa promocionarse mediante la realizacin
de eventos, folletera y catlogos sin tener que invertir sumas siderales?
Este fenmeno de ser una PyMe es apasionante.
Como hemos dicho, la PyMe se encuentra alejada de los presupuestos siderales,
de los medios de promocin espectaculares y se tiene que ajustar a herramientas
un poco ms modestas. No por modesto significa que es no es eficiente.
Por definicin, el Marketing Promocional tiene la particularidad de utilizar medios
ms bien personales y busca reaccin inmediata. Ambas particularidades son, a su
vez, la caracterstica distintiva de la PyMe. Personal y reaccin inmediata. En eso
tiene ventaja.
La Promocin como instrumento comercial tiene a sus favor:
Puede circunscribrsela a un presupuesto ms bien acotado
Puede tener la duracin que la empresa quiera
Es perfectamente medible en sus resultados
Es muy conveniente para mercados segmentados y chicos
Si est bien hecha, involucra bastante al cliente favoreciendo el establecimiento
del vnculo de cual hablbamos al principio
Maneja varias alternativas de motivadores
Tiene un impacto directo sobre las ventas. En realidad, promueve ventas
concretas.
Por ltimo, hay confusiones que ensucian el nombre de Promocin:
Promocin no es igual a Regalo
Promocin no es igual a chicas bonitas con piernas largas
Promocin no es igual a juego, a diversin
Promocin no es igual a caravanas de autos dando vueltas por lugares concurridos
Estos son aspectos parciales, muy utilizados, pero no son Marketing Promocional.
Podemos hacer algunas igualdades que s son Promocin...
Promocin s es igual a impacto sobre ventas
Promocin s es igual a vnculo directo con el cliente
1
Promocin s es igual a control presupuestario
17
del evento.
18
inauguracin para probar unos canaps, sino que puedas disfrutar visual y
gustativamente de cosas diferentes, nuevas, afirma Marta Alsina. No olvidemos
la importancia de la calidad gastronmica: volvemos a valorarla tras un periodo
en el cual la esttica pareca primar. Gregori Vizcaino de Jubany Grup Events
comenta: Entendemos que se est superando una etapa en la que se valoraba
ms el diseo de los platos que el propio producto.
Se buscan sabores nuevos o no?: Si bien la demanda de novedad implica
una mayor exigencia de sabores nuevos o exticos, algunos profesionales
recuerdan que los sabores tradicionales siguen siendo esenciales. Segn Sergi
Amig, Cada vez ms se tiende a tematizar los eventos, consecuentemente a
nivel gastronmico se ampla el abanico de posibilidades incluyendo cocinas de
diferentes nacionalidades y continentes. As como se ha popularizado la comida
asitica, la tendencia ha virado hacia la cocina que proviene de los pases
rabes. Un ejemplo de nuevos sabores radicales son los platos con insectos que
el catering del Hotel Rey Juan I ofreci durante la entrega de los Premios
eventoplus. Marta Ausn de Monastrell Catering matiza esta apertura: Los tipos
de servicios siguen siendo muy estndar por relacionarse a unas franjas horarias
y propuestas de servicio muy concretas (breakfast-coffee break-brunch-lunchdinner-buffet). Prevalece la predileccin por la comida sana, la dieta
mediterrnea, la cocina asitica y, en mayor medida, la experimental o cocina de
autor, y es lgico puesto que siempre resulta complicado acertar con los gustos
de una mayora y no mucha gente se atreve a experimentar. Para Isabel Muoz
de Grup Matas Arnalot, no hay que reinventar la rueda: Se mantiene el gusto por
la cocina de mercado, se ve una tendencia a recuperar platos de nuestra cocina
tradicional y contemporalizarla a las exigencias actuales.
Cocina como actividad en los eventos: Gourmet donde se organizaron talleres
tematizados en un entorno gastronmico O cuando la cocina se transforma en
experiencia. Las empresas usan los talleres de cocina para transmitir sus
mensajes y ofrecer experiencias. En la ltima presentacin a clientes y prensa de
Yeti, con cena experiencial, se puso al grupo a cocinar juntos despus de la
presentacin de la agencia. Otro ejemplo es la presentacin de Meeting.
El Bulli Catering y Jubany GrupEvents nos recuerdan el potencial del Show
Cooking o catering-espectculo, un tipo de catering en el cual la comida se
prepara en directo ante los ojos de los asistentes antes de servirse directamente
en los platos. Una manera de ofrecer una experiencia divertida o espectacular y
3
de tranquilizar al comensal sobre la frescura de la comida .
En sntesis, las empresas de catering se han convertido en una excelente solucin para
la realizacin de cualquier evento, planeado o imprevisto, pues en alguna medida
garantizan el xito del evento, de un modo que implique innovacin, que est acorde
con el sector en el que se desenvuelve la empresa, y que garantice que el mensaje e
imagen que se quiera transmitir a los asistentes llegue a ellos de una forma clara y que
se posesione en sus mentes;
19
El nuevo concepto del catering: entender y reforzar lo que el anfitrin quiere transmitir en el
evento
La gastronoma debe acompaar el evento: Hace tiempo el men no guardaba relacin con la
actividad que se realizaba en el evento, y los platos se seleccionaban en funcin de gustos
personales, sin necesidad de tener ningn vnculo con el motivo del encuentro. Pero hoy da la
cocina acompaa el concepto del evento, se alinea con sus objetivos, desde los ingredientes o
preparaciones elegidos, la manera de servirlos, etc. Si se abre un espacio innovador, se busca
que la cocina refuerce esa nocin. Si se presenta una empresa internacional, se internacionaliza
el men. Si en un evento corporativo la intencin es motivar al personal se busca entonces un
men interesante, que demuestre la valoracin que desea expresar la empresa.
Hoy por hoy, el catering ya ha dejado de ser la gastronoma del evento, sino que se propone
entender y reforzar aquello que desea comunicar el cliente, satisfaciendo sus necesidades y
4
deseos de manera creativa y sofisticada.
El auge del catering en Colombia est muy ligado al crecimiento gastronmico que
ltimamente se ha visto, se habla de que las demandas de insumos para este
mercado rondan los cinco billones de pesos,5 especialmente en Bogot con la entrada
de restaurantes de otros pases, ahora es comn encontrar fcilmente comida de
cualquier regin;
El Catering, Un Socio Clave
En el mundo de los eventos, la gastronoma toma cada vez mayor protagonismo. No
solo permite agasajar a los invitados y agradecerles, en cierta manera, su presencia,
sino que tambin engalana el momento propicio para que los ejecutivos entablen
conversaciones concernientes al xito de la reunin o puedan cerrar grandes negocios.
4
5
20
El catering y los domicilios estn siendo una opcin para los restaurantes en pocas de
crisis, pues es una manera de generar ingresos extra para equiparar lo que se deja de
vender en el sitio, adems de convertirse en una estrategia de expansin del negocio
trae otros beneficios adicionales como; prestigio entre los comensales,
posicionamiento de la calidad del servicio, confianza con los clientes y difusin del
nombre del establecimiento.7 Restaurantes internacionales de la talla de Astrid y
Gastn ya lo estn poniendo en prctica.
Las soluciones en catering que han ido crendose y fortalecindose en el Pas, han
forjado una identidad de un servicio de altos estndares de calidad y a la altura de los
requerimientos de empresas y organizaciones que hacen presencia no solo en el Pas
sino fuera de l. Esto se convierte en sntoma de que la calidad del servicio de catering
colombiano obedece a las mejores corrientes y cualidades del perfil internacional del
sector8.
21
22
10
23
1.6
Justificacin
Actualmente el pas est sufriendo una situacin de desempleo bastante alta, 12% en
total11, algunas de sus consecuencias es que la demanda de nuevos profesionales es
muy superior en el mercado laboral a la oferta de trabajo, por ello profesionales con
alta formacin acadmica como la que ofrece la Pontificia Universidad Javeriana,
deben pensar en otras alternativas para contribuir a solucionar el problema, una de
ellas es la creacin de empresas para generar empleo.
Las herramientas que ofrece la Carrera de Administracin de Empresas son excelentes
para pensar en crear empresa en el Pas, por esto la idea de negocio presentada a
continuacin pretende adems de contribuir con el Pas, dar solucin a una
problemtica que no est del todo resuelta, es ah donde se encuentra una
oportunidad para generar ideas novedosas y diferenciadas para cubrir una necesidad
empresarial inicialmente en la Capital del Pas.
Bogot es un es una plaza empresarial importante, no slo en el mbito nacional sino
en el mbito internacional, este desarrollo econmico de la ciudad resulta
fundamental, teniendo en cuenta que los clientes potenciales del proyecto sern las
empresas ubicadas en sta:
Bogot es el centro empresarial del pas y la regin con el mayor nmero de
empresas; representa el doble de las de Antioquia y Valle del Cauca juntas. Adems,
concentra el 65,3% del valor de la inversin empresarial nacional, superior a la de
Antioqua (13,8%) y la del Valle del Cauca (6,9%). De las 543 mil empresas registradas
en el nivel nacional, en Bogot se encuentra el 36%, el 78% de las empresas grandes
(con activos de ms de 15.000 salarios mnimos mensuales legales vigentes y ms de
200 empleados), el 79% de las medianas (con activos entre 5.001 y 15.000 salarios
mnimos mensuales legales vigentes y entre 51 y 200 empleados), el 71% de las
pequeas (con activos entre 501 y 5000 salarios mnimos mensuales legales vigentes y
entre 11 y 50 empleados); y el 34% de la microempresa (con activos de menos de 501
salarios mnimos mensuales legales vigentes y 10 empleados o menos).
La Economa de Bogot est basada principalmente la industria, comercio y los
servicios financieros y empresariales, es la octava ciudad para hacer negocios en
Amrica Latina en 2008. Adems de tener unas cifras actuales favorables, cuenta con
una buena perspectiva en el mbito empresarial hacia futuro, ya que se calcula que al
ao nacen 53 mil empresas en Bogot y se liquidan 16 mil12.
Crear una empresa que proporcione soluciones integrales en la organizacin de
eventos empresariales, que adems ofrezca un excelente servicio de catering, e
integre los mejores proveedores del sector para entregar no slo un servicio, si no
11
12
24
25
26
La existencia real de clientes con pedidos para los productos o servicios que van a
producirse
La disposicin de ellos para pagar el precio establecido
La determinacin de la cantidad de demanda en trminos de poder elaborar una
proyeccin de ventas
La aceptacin de las formas de pago
La valides del mecanismo de mercado y venta previstos
La identificacin de los canales de distribucin que se van a usar
La identificacin de las ventajas y desventajas competitivas
Este anlisis de mercado incluye, claro est el anlisis del entorno y comercial, en el
cual se va a mover el nuevo negocio.
El anlisis Tcnico: Tiene como objetivo central definir la posibilidad de lograr el
producto o servicio deseado en la cantidad con la calidad y el costo requerido. Esto
origina la necesidad de identificar procesos productivos productores de materias
primas equipos tecnologa, recursos humanos, suministros, sistemas de control,
formas de operacin, consumos unitarios de materia prima e insumos y servicio
distribucin de planta de equipos requerimientos de capacidad de recursos humanos,
etc. En resumen debe definir la posibilidad de producir lo que se ha planteado en el
anlisis de mercado.
El anlisis administrativo: tiene como objetivo central definir las necesidades de
perfil del grupo empresarial y del personal que el negocio exige las estructuras y los
estilos de direccin los mecanismos de control, las polticas de administracin de
personal y de participacin del grupo empresarial en la gestin y en los resultados, y,
claro est la posibilidad de contar con todos estos elementos.
El anlisis legal y social: tiene como objetivo definir la posibilidad legal y social que
existe para que el negocio establezca y opere temas como permisos reglamentaciones
leyes, efectos sociales, tipo de sociedad, responsabilidades entre otros, deben
estudiarse detalladamente para visualizar la factibilidad para cumplir estos
requerimientos legales y evitar las incidencias negativas sobre la comunidad.
27
13
(VARELA, 2002)
28
Bar tender: persona que atiende a los clientes en la barra de un bar, sirve y
prepara cocteles
Feedback: retroalimentacin
14
(Wikipedia, 2010)
(Departamento Administrativo Nacional de Estadstica- DANE, 2010)
16
(Departamento Administrativo Nacional de Estadstica- DANE, 2010)
15
29
Investigacin de mercados: es el proceso de recopilacin, procesamiento y
anlisis de informacin, respecto a temas relacionados con la mercadotecnia,
como: clientes, competidores y el mercado. La investigacin de mercados puede
ayudar a crear el plan estratgico de la empresa, preparar el lanzamiento de un
producto o soportar el desarrollo de los productos lanzados dependiendo del ciclo
de vida. Con la investigacin de mercados, las compaas pueden aprender ms
sobre los clientes en curso y potenciales17
Marketing: segn Philip Kotler (considerado por algunos padre del marketing)
es el proceso social y administrativo por el cual los grupos e individuos satisfacen
sus necesidades al crear e intercambiar bienes y servicios
Plan de Negocio: Documento escrito que destaca los objetivos de una empresa
en fase de creacin o de desarrollo (para una nueva actividad), recopilando todo la
informacin (equipo gestor, actividad, mercado, plan financiero,...)
17
(Wikipedia, 2010)
Fuente especificada no vlida.
19
(Google.com: Definicin concepto de servicios)
18
30
1.9
Objetivos
Con el presente estudio se pretende responder y dar salida a los siguientes aspectos
para determinar la viabilidad de este proyecto.
31
32
Captulo II
2. Estudio de mercado
Con el anlisis de mercado se pretende estudiar todo el ambiente que rodear a la
Empresa en diversos aspectos como el entorno legal, econmico y tecnolgico para
analizar su viabilidad econmica. Tambin recoger informacin sobre los clientes, los
competidores y el mercado.
El objetivo de este estudio de mercadeo es obtener informacin sobre las condiciones
del mercado para tomar las decisiones y realizar las estrategias ms acertadas al
inters del proyecto. El tipo de informacin recolectada debe mostrar;
Definir los servicios complementarios que la Empresa podr ofrecer como valor
agregado, que la competencia no ofrecen
33
2.1
20
34
3,6%
1,0%
3,3%
10,3%
28,5%
Tolima
Atlntico
15,4%
Santander
Valle del cauca
Antioquia
Cundinamarca
36,7%
1,2%
Bogot
Otros departamentos
2.1.1
Entorno Econmico
23
(Mercantil, 2010)
35
41%
38%
13%
5%
2%
1%
1%
2%
5%
Industria
13%
Comercio
Servicios
41%
Minas y canteras
Agricultura y pesca
38%
Construccin
36
Microempresa
Pequea
Mediana
Grande
Bogot y Cundinamarca
178.680
20.357
3.704
3.103
Bogot
192.144
43.073
36.689
8.094
Cundinamarca
6.536
94
15
400.000
350.000
300.000
250.000
192.144
200.000
150.000
100.000
178.680
50.000
43.073
Microempresa
20.357
36.689
Pequea
Mediana
Bogot y Cundinamarca
3.103
3.704
Grande
8.094
Bogot
37
Distribucin de la PYMES
8% 2%
8%
28%
10%
19%
Servicios
Comercio
Industria
Construccin
25%
Servicios finacieros
Minera
Ilustracin 6: Distribucin de las PYMES. Fuente: Estudio, La MIPYMES en Colombia, Diagnstico general y acceso a los servicios
financieros
Esta grfica refleja que en Bogot tienen una gran importancia en el mercado las
PYMES, pequeas y medianas empresas pues representan aproximadamente la mitad
de las empresas comerciales de la Ciudad.
Segn el estudio La PYMES en Colombia, Diagnstico general y acceso a los servicios
financieros, los sectores ms activos son, en las empresas medianas el comercio y la
industria manufacturera, y en las pequeas el comercio y los servicios.
Lo que quiere decir que en total 79.762 empresas son PYMES, de las cuales, 22.333
pertenecen al sector servicios y 19.941 pertenecen al sector comercio, por lo tanto
42.274 PYMES son empresas formalizadas pertenecientes al sector del comercio y
servicios en la ciudad de Bogot.
Ilustracin 7: Bogot
Productiva
38
Sobre Colombia
Segn los estudios de GEM, entregados desde hace un mes a la Cmara
de Comercio de Bogot, Colombia es el tercer pas con mayor actividad
emprendedora despus de Bolivia, Per y seguido por Angola, Repblica
Dominicana, Ecuador y Argentina.
El 24.5% de la poblacin econmicamente activa est vinculada en un
proceso de creacin de empresa en el pas, en Estados Unidos est en el
12%, en pases europeos como Espaa est por el orden del 10%,
Alemania por el 5% igual que Italia. "En estos pases hay menos actividad
emprendedora, pero las empresas que se crean son muy estables
sostenible y contribuyen de una manera importante al ingreso per-cpita2,
24
seal Molina .
El artculo anterior muestra un buen panorama general para los nuevos empresarios
en Bogot, pues es una plaza muy grande en la que continuamente existe movimiento
24
(Bogot Positiva)
39
25
26
40
14.590.520
11.725.852
10.306.999
6.304.093
4.739.343
3.303.530
1.567.493
123.104
94.561
71.695.634
Tabla 4: PIB por ramas de actividad econmica. Fuente: DANE, cuentas econmicas departamentales 2009
26%
20%
16%
14%
5%
0%
0%
7%
0%
Ilustracin 8: Distribucin PIB por ramas de actividad 2007. Fuente: Elaboracin propia
27
41
Si se toma como base la anterior informacin y la distribucin del PIB por ramas de
actividad en Bogot, se visualiza que el sector del comercio, reparacin, restaurantes y
hoteles en Bogot tiene una buena participacin, contando con el 16% lo que quiere
decir que se est generando movimiento econmico;
En 2005, los bienes de consumo lideraron la produccin industrial, seguidos por
los bienes intermedios y de capital, 44 de las 248 mil empresas con que cuenta Bogot,
el 78% se encuentran vinculadas a actividades de servicios, contribuyendo con el 76%
del empleo y el 79% del PIB.28
A continuacin se presenta el balance de la situacin econmica del comercio en
Bogot del ao 2008 al ao 2009;
60
50
40
30
20
10
0
2008
2009
La
Ilustracin 9: Balance de la situacin econmica del comercio en Bogot 2008-2009. Fuente: Encuesta de opinin empresarial
Fedesarrollo 2009
28
42
Inmobiliaria;
12%
Comercio ; 14%
Industria; 26%
Transporte; 15%
Financiero; 21%
Ilustracin 10: Sectores de destino de la inversin extranjera directa en Bogot- Cundinamarca, 2009. Fuente: Banco de La
Repblica *No incluye inversin en petrleos ni en portafolio
29
43
Buenos Aires
Sao Paulo
Bogot
Santiago
C. Mxico
Estructura de Costos
1,64
1,23
0,81
1,2
1,78
1,55
1,45
0,93
1,01
0,82
0,79
1,18
Disponibilidad y calificacin RH
0,88
1,19
1,05
Clima de Negocios
30
44
31
45
Parece una paradoja, pero no lo es. Uribe ha logrado mucho. Pero para progresar,
Colombia necesita instituciones fuertes, ms que al eterno hombre fuerte. El ltimo
xito de las duras polticas de seguridad de Uribe, depende de que otros las continen
y las ajusten.
Es decir, si hubo progreso bajo Uribe fue porque le rest espacio considerable al
imperio del miedo impuesto por las Farc en amplios territorios y carreteras
colombianas; convenci a los terroristas del paramilitarismo a desmovilizarse, y an
con todos los problemas que tiene este proceso de Justicia y Paz, se frenaron las
masacres; y trajo confianza a los inversionistas y con ello vino el crecimiento
econmico. Y todo esto se llama mejora en el Estado de Derecho democrtico.32
El comn denominador durante estos ocho aos de gobierno fueron los constantes
altercados con el presidente de Venezuela, Hugo Chvez, por la sospecha de que ese
pas albergaba a la guerrilla colombiana y los provea de armas, la consecuencia ms
grave de stos enfrentamientos fue la ruptura de las relaciones diplomticas y
econmicas entre los dos pases hermanos precisamente a puertas de la culminacin
del segundo mandato de Uribe.
Se ha iniciado desde el 7 de agosto del presente ao un nuevo periodo con Juan
Manuel Santos, quien gan las elecciones en Colombia con la firme promesa de darle
continuidad a la seguridad democrtica, y a la firmeza, representativa del gobierno
Uribe.
Sin embargo el nuevo Presidente, parece ser enemigo de las guerras y en cambio muy
amigo de la diplomacia, pues no lleva ni el primer trimestre como Jefe de Estado y ya
ha resuelto problemas difciles que dej el anterior mandato como el restablecimiento
de las relaciones como Venezuela;
Una nueva era en las relaciones con Venezuela y Ecuador; el restablecimiento del
equilibrio de poderes; la posibilidad de abrir un dilogo con la guerrilla, sin ceder y
bajo estrictas condiciones; y la bsqueda de la justicia social, temas centrales de su
discurso
En un discurso conciliador, sin renunciar a la firmeza, el presidente Juan Manuel Santos
llam a los pases vecinos a construir un futuro comn basado en el respeto. A la vez,
reiter su voluntad de restablecer las relaciones con el poder Judicial y construir una
Colombia ms justa a partir de su proyecto de unidad nacional. Tambin se
comprometi con la poblacin ms pobre a crear ms empleo y condiciones dignas de
vida.
Santos habl de la necesidad de brindar a la mayora de los colombianos garantas
basadas en el empleo y en el alcance de las mnimas condiciones para tener una vida
digna.
32
46
A los inversionistas extranjeros les garantiz las mejores condiciones para aprovechar
las posibilidades comerciales que brinda Colombia.
Dijo que garantizar a la oposicin las condiciones para ejercer su tarea, y habl de la
importancia de robustecer los partidos polticos. No quiero un pas sin controversias
ideolgicas.
Llam a los colombianos a participar de lo que denomin un nuevo amanecer en la
historia nacional33.
Y al parecer ha obtenido respuesta positiva por parte de los implicados:
47
Bogot D. C. es la ms
grande y poblada ciudad del
pas, adems de ser el centro
cultural,
industrial,
econmico y turstico ms
importante de Colombia y
uno de los principales
de Amrica
Latina.
La
importante oferta cultural se
encuentra representada en la
gran
cantidad
de museos, teatros y bibliote
Ilustracin 12: Mapa geogrfico de Bogot. Fuente: Google images
cas, siendo algunos de ellos
los ms importantes del pas. Adems, es sede de importantes festivales de amplia
trayectoria y reconocimiento nacional e internacional. Tambin se destaca la actividad
acadmica, ya que algunas de las universidades colombianas ms importantes tienen
su sede en la ciudad. Es de destacar que la UNESCO otorg a la ciudad el ttulo
de Capital mundial del libro para el ao 2007.35
Segn cifras del DANE, en el ao 2005 Bogot contaba con una poblacin de 6.776.009
habitantes y 7.881.156 en el rea metropolitana. Solo 15.810 habitantes se ubican en
la zona rural del Distrito Capital. El 47,5% de la poblacin son hombres y el 52,5%
mujeres. La ciudad cuenta con la tasa de analfabetismo ms baja del pas con tan slo
4,6% en la poblacin mayor de 5 aos de edad36.
En Bogot, al igual que en todo el resto del pas, el proceso de urbanizacin acelerado
no se debe exclusivamente a la industrializacin, ya que existen unas complejas
razones polticas y sociales como la pobreza y la violencia, las cuales han motivado la
migracin del campo a la ciudad a lo largo del siglo XX, determinando un crecimiento
exponencial de la poblacin en las zonas urbanas y el establecimiento de cinturones de
miseria en sus alrededores.
La ciudad cuenta con un amplio sistema educativo, tanto a nivel de primaria y
secundaria como universitario. Debido a la constante migracin de personas hacia la
capital del pas, la disponibilidad de cupos para acceder a la educacin que ofrece el
Estado gratuitamente, es a menudo insuficiente. La ciudad cuenta adems con un
variado sistema de colegios y escuelas de carcter privado.
Existe un gran nmero de universidades, tanto pblicas como privadas (para 2002
haba un total de 106 instituciones de educacin superior, adems en Bogot se
encuentran 7 de las mejores universidades del pas, todas acreditadas parcial o
totalmente por el CNA (Consejo Nacional de Acreditacin), de las cuales estn en
35
36
48
49
Para un pas que desee crecer en todos los aspectos, es necesario que invierta en
tecnologa para avanzar en temas como la educacin, las comunicaciones,
investigacin y desarrollo de productos, la capacitacin del talento humano, las
tecnologas de la informacin, el mejoramiento de la medicina, etc.
A pesar de que en Colombia, este sector todava no genera la importancia que merece
en cuanto a presupuesto asignado de parte del Estado, ni tampoco se halla en la
agenda pblica de la nueva jefatura de Estado.
La tecnologa que Colombia maneja, la importa o es manejada por las Empresas
Multinacionales que operan aqu, pero todava no es un punto clave de
aprovechamiento econmico, algunos emprendedores colombianos tiene esta visin y
estn trabajando en ello; sin embargo si en Colombia se estn desarrollando proyectos
para atraer a inversionistas extranjeros, deben abrirle campo a polticas que fomenten
el desarrollo tecnolgico, sino el capital que se maneje dentro del Pas no
necesariamente pertenecer al territorio nacional.
A pesar de la ausencia absoluta de capital de riesgo y apoyo financiero por parte del
sector privado y del Estado, en Colombia hay empresas que con las uas y muchas
ganas estn fomentando exitosamente tecnologa de punta.39
Si Colombia no cambia de manera inmediata sus polticas para promover la ciencia y
la tecnologa, est condenado a un atraso econmico y social que puede ser
irremediable. Este es un asunto de prioridad inmediata, de seguridad nacional, para
ponerlo en trminos que llamen la atencin de la opinin pblica. Colombia no puede
contentarse otra vez con comisiones de sabios que elaboren documentos que se
queden en las buenas intenciones. Lo que est en juego es la viabilidad del pas en una
38
39
50
2.2
Investigacin de Mercados
Se realizar un muestreo aleatorio simple sin reemplazo para garantizar que solo
conteste una vez teniendo en cuenta la ubicacin geogrfica, tipo, tamao y sector de
las empresas en la ciudad de Bogot.
Elemento: empresas comerciales pequeas y medianas
Hiptesis inicial. Las empresas pequeas y medianas del sector de comercio en la
ciudad de Bogot son las que presentan una tendencia creciente en cuanto a la
realizacin de eventos como estrategia de ventas.
40
41
51
(Wikipedia.com)
43
El listado de la clasificacin fue de realizacin propia, estudiando las caractersticas de las empresas registradas en la Cmara de
Comercio de Bogot
44
(VARELA, 2002)
52
Dnde
Total de la poblacin
2.58^2 (si la seguridad es del 99%)
Probabilidad de xito, en este caso 5%, ya que es lo ms recomendable para
garantizar una muestra significativa y representativa de la poblacin total
53
Para recolectar alguna informacin del sector, tambin ser necesario acudir a algunas
fuentes de informacin secundaria como lo es la Cmara de Comercio de Bogot, el
DANE. Ministerio de Agricultura, el INVIMA, revistas y publicaciones especializadas.
45
(Monografias.com)
54
2.2.8 Cuestionario
46
55
Seleccin del lugar ms apropiado con el objeto del evento y de preferencia del
cliente, ambientacin, adecuacin con equipos y herramientas necesarios,
personal de apoyo
Menos de 11 personas
Entre 11 y 50 personas
Entre 51 y 200 personas
Ms de 200 personas
Capacitaciones
Reuniones con clientes externos
Despedidas
Ascensos
Fiestas de fin de ao
Cumpleaos
Lanzamiento de nuevos productos
Cocteles
Otro
No realiza ningn evento (pasar a pregunta nmero 4)
56
4. Cules son los motivos por los que no contrata a una persona o empresa
especializada en organizacin de eventos?
a.
b.
c.
d.
e.
Precios altos
Desconfianza
Incumplimiento
Prdida de tiempo
No le ofrecen un portafolio variado de servicios que pueda requerir el
evento. (servicio principal y complementarios)
f. No se ajustan al tamao de su evento, ya sea pequeo o grande
g. Otro
2.3
Una de las estrategias de marketing que utilizan las empresas, especialmente las
comerciales para incrementar sus ventas, es la realizacin de eventos para llegar a sus
clientes con un mensaje especfico.
Este anlisis est enfocado en las empresas comerciales que por definicin son las que
adquieren bienes o mercancas para su venta posterior. Diferencindose de las
57
empresas industriales que transforman materias primas.49 Por lo tanto las empresas
comerciales y de servicios definen estrategias de marketing para elevar sus ventas,
dentro de las que se ubican la realizacin de eventos.
Estos eventos se clasifican en dos grandes grupos;
49
50
(Navactiva, 2004)
(Eventos para Empresa, 22)
58
Mediana
29%
Pequea
71%
Microempresa
0%
Grande
0%
Ilustracin 13: Tamao de la empresa.
Fuente Elaboracin propia
De acuerdo al tipo de eventos que realizan los que ms organizan son lanzamientos de
nuevos productos, fiestas de fin de ao y despedidas. El 97% de las empresas realizan
algn tipo de evento empresarial.
Tipo de eventos que realizan las empresas
34%
11%
5%
13%
18%
3%
8%
3%
3%
3%
51
59
60%
50%
40%
30%
20%
Contrata a un tercero,
37%
10%
0%
0,5
1,5
2,5
11%
8%
16%
21%
24%
18%
3%
Precio
Incumplimiento
Portafolio limitado de servicios ofrecidos
Otro
Desconfianza
Prdida de tiempo
No se ajusta al tamao de su evento
Cuando se les present esta alternativa de empresa el 63% manifest que contratara
los servicios de sta.
60
Si
47%
No
32%
Se observa que el mayor mercado potencial se encuentra en las PYMES, el cual est
desatendido porque las empresas organizadoras de eventos no les ofrecen opciones
de evento de acuerdo al tamao que ellas requieren, al ser mayora en Bogot, dentro
de las cuales se podra ganar mayor participacin. Se puede realizar estrategias de
mercadeo especialmente dirigidas a ellas, con precios especiales para atraerlas y que
empiecen a realizar eventos como una de sus principales estrategias de marketing.
Con esta informacin se aclara el panorama acerca de las empresas que realizan
eventos, todas tienen como fin vender, hay diferentes formas para lograrlo, pero los
eventos se han convertido en una de las maneras ms efectivas especialmente entre
las PYMES, sin embargo todava sus necesidades no estn cubiertas.
61
Los principales eventos que realizan las PYMES son lanzamientos de nuevos productos
y fiestas de fin de ao.
En las pequeas y medianas empresas se ve un comportamiento positivo hacia la
contratacin de empresas para que organicen sus eventos, y esta aceptacin se puede
incentivar con buenas estrategias para incentivarlas.
Finalmente, la encuesta muestra que la principal razn por la que las PYMES no
contratan una empresa para que realice sus eventos es porque les ocasionan una
prdida de tiempo, porque no se ajustan al tamao de su evento y porque no les
ofrecen variadas soluciones.
Se confirma la validez de la hiptesis inicial.
Compass
Group S.A.;
1,44%
Catering de
Colombia
S.A.; 0,70%
Catering y
Caf C y C
S.A.; 0,06%
Ilustracin 19: Empresas lderes del sector
Fuente: elaboracin propia
Servicios prestados:
52
Reserva de salas
Provisin de materiales
Equipos audiovisuales / videoconferencia
(compass-Group)
62
Catering
Coffee-breaks
Limpieza
nutrir
Alimentacin
Cafetera
Aseo
Mantenimiento
Lavandera
Recoleccin de basura
53
54
(vilaplana Catering)
Fuente especificada no vlida.
63
Benchmarking
Compass Group
S.A.
Aspectos de comparacin
Tamao de la empresa
Antigedad (aos)
Servicios
Ubicacin sitio
Menaje
Provisin de equipos/ herramientas
Ambientacin
Personal de apoyo
Grande
Limpieza
Portafolio con diferentes opciones
para servicios de alimentacin
Actividades ldicas de apoyo
Precio
Participacin en el mercado
Catering de
Colombia S.A.
Mediana
Catering y
Caf C y C S.A.
69
20
Pequea
14
si
si
si
si
si
no
no
no
si
si
no
no
no
no
no
no
si
no
no
no
no
alto
medio
medio
1,44%*
0,70%*
0,06%*
64
del mercado es sensible a este proyecto, por lo tanto este es el mercado potencial al
que se pretende llegar con las estrategias de mercadeo y publicidad.
En el primer ao de actividades se espera atender al 1% del mercado objetivo, para el
segundo ao se espera aumentar al 2% y para el tercer ao se espera tener una
participacin del 5% del mercado objetivo.
2.4
Estrategia de Mercados
65
Personas
Evidencia Fsica
Proceso
Es el ambiente en el
que se entrega el
servicio y en el cul
interactan la
empresa y el
cliente, as como
cualquier
componente
tangible que facilite
el desempeo o la
comunicacin del
servicio. Incorpora
las
representaciones
tangibles entre ellas
folletos,
membretes,
tarjetas de
presentacin,
formatos y equipo.
Los procedimientos,
los mecanismos y el
flujo de las
actividades
necesarias para la
prestacin del
servicio, y los
sistemas de
operacin. Cada
uno de los pasos de
la prestacin o del
flujo operacional
del servicio que
experimenta el
cliente,
proporcionar
evidencias para
juzgar el servicio.
Plaza
Las estrategias de
distribucin se
aplican para hacer
que los productos
se encuentren a la
disposicin en el
momento y lugar
en que los
consumidores lo
deseen. El objetivo
es tener la
seguridad de que
los productos
llegarn en
condiciones
ptimas de uso a su
sitio final.
Precio
Promocin
El precio es el
dinero que se
entrega a cambio
de un bien o
servicio.
La promocin incluye
ventas personales,
publicidad y promocin
de ventas. La tarea de
la promocin en la
mezcla de marketing
consiste en motivar
intercambios
satisfactorios con los
mercados meta,
mediante la
informacin,
educacin, persuasin
y recuerdo de los
beneficios de una
compaa o producto
Personas
Las personas a
contratar deben
tener valores,
competencias en
comn para lograr
los objetivos de la
Empresa y
habilidades de
comunicacin,
servicio, disposicin
y atencin al cliente
Evidencia Fsica
El lugar de reunin
con el cliente debe
ser adecuado y
confortable para l.
Cuando se tenga
oficina, esta debe
estar muy bien
adecuada para
prestar el mejor
servicio, pues es
nuestra imagen ante
los ojos del cliente y
es un tangible del que
ellos se pueden llevar
una idea de cmo
ser el servicio que
recibirn. La
adecuacin del lugar
del evento debe ser
impecable y debe
tener una promocin
sutil alusiva a nuestra
Empresa.
Proceso
Plaza
El portafolio lo
integrarn
propuestas en cuanto
a lugares de
realizacin de
eventos. El servicio
debe estar antes del
tiempo acordado en
el lugar con todos los
implementos
necesarios y las
personas a ejecutarlo
para evitar
imprevistos y poder
solucionar cualquier
eventualidad sin que
el cliente se vea
afectado por ella, de
la logstica deber ser
bien planeada
organizada y
ejecutada, porque
sobre ella recae en
gran parte el xito o
el fracaso del evento.
Precio
Promocin
El precio base es lo
que nos cobran
nuestros
proveedores,
nuestra ganancia
ser una comisin
extra sobre esa
base por la
organizacin y
contacto con los
proveedores.
El factor principal de
promocin es la
negociacin cara a
cara con el cliente,
depende de nuestra
capacidad para
ofrecer y concretar
los servicios.
Inicialmente no
tendremos
promociones
especiales, con el
tiempo se cobrarn
tarifas especiales a
nuestros clientes ms
importantes. La
principal campaa de
publicidad ser a
travs de Internet,
mediante nuestra
pgina Web, el voz a
voz y la publicidad en
los restaurantes
socios.
Servicios integrales de
catering y eventos
Ilustracin 20: Estrategia de distribucin
Fuente: elaboracin propia
56
Empresas
Para hacer uso de esta estrategia se debe realizar mayor nfasis en la campaa de
comunicacin ya que ser la nica manera de que los clientes conozcan la Empresa y
se sientan atrados hacia sta.
La seleccin de esta estrategia se hizo con base en los siguientes criterios:
Ahorrar costos
siguientes aspectos:
Margen de utilidad
25%
35%
69
Diferenciacin
Una vez se tenga una base de datos de clientes leales y satisfechos, se realizar una
revisin trimestral de precios para saber cmo se est comportando el mercado y la
competencia, y si es conveniente ajustarlos para todos los clientes o solo para nuevos
clientes.
70
Estrategia
Importancia
Relaciones pblicas
Promocin de ventas a clientes
10%
25%
Publicidad indiferenciada
Publicidad no pagada
Venta directa
30%
10%
25%
Mercado meta
Naturaleza del producto/servicio ofrecido
Etapa del ciclo de vida en que se encuentre el producto o servicio
Recursos financieros disponibles para promocin
Las estrategias de penetracin en el mercado para los dos primeros aos de operacin
sern:
Visita directa a oficinas y empresas a las cuales les pueda interesar el servicio
que se ofrece, presentando el portafolio y asesora personalizada
71
Se tendr un historial de eventos de cada una de las empresas con las que se
haya trabajado con sus respectivos comentarios y calificaciones para hacerles
llegar alternativas de servicio en fechas importantes
72
Empresas de transporte
73
Sin embargo a los clientes que ya se les han organizado eventos, se les atender dnde
ellos lo requieran.
Se espera que la Empresa al tercer ao de operacin haya tenido un desempeo
destacado y haya logrado un posicionamiento favorable dentro del medio, tambin
que la oferta de proveedores aumente. Se irn adaptando las polticas de negociacin,
descuentos, promociones y plazos con cada uno logrando mayores ventajas para las
dos partes.
El ideal de la Empresa es consolidar relaciones a largo plazo de mutuo beneficio luego
de tener los proveedores pre seleccionados se les harn ver dos beneficios principales
que les traer la negociacin:
1. Expansin de su negocio hacia ms personas aumentando sus ventas mediante
los servicios contratados con nosotros
2. Promocin de sus productos y servicios mediante nuestro portafolio y el Portal
Web sin ningn cargo bsico
Principales condiciones para realizar la negociacin:
1. Descuento cercano al 10% sobre los precios de sus productos y servicios
2. Acuerdo de confidencialidad de informacin durante el tiempo de servicio
Debe quedar claro para los socios estratgicos que estar incluidos en el brochure de la
Empresa, no garantiza su contratacin por parte de los clientes, pues son ellos quienes
eligen a los restaurantes
74
Los proveedores pre seleccionados con los que se contar en el portafolio son:
Restaurantes
Restaurantes
Especialidad
Momento
Caf de la Pea
Hobany Velasco
La Bagatelle
Pastelera Jacques
Pastelera francesa
Pastelera
Pastelera
Pastelera
Desayunos/onces/brunch/coffee break
Desayunos/onces/brunch/ coffee break
Desayunos/ coffee break
Desayunos/onces/brunch/ coffee break
Carnes
Comida casual
Cocina belga e
internacional
Cocina californiana
Cocina fusin con
influencia mediterrnea y
oriental
Cocina peruana
Cocina peruana
Almuerzo/cena
Almuerzo/cena
La Gloria
Armadillo
Emma Restaurante
Nazca
Astrid y Gastn
Almuerzo/cena
Almuerzo/cena
Almuerzo/cena
Almuerzo/cena
Almuerzo/cena
75
Wok
Casa San Isidro
Charlies Roast Beef
El Corral Gourmet
Emilia Romagna
Oshiru
Cocina tailandesa
Cocina tradicional
Hamburguesas roast beef
Hamburguesas gourmet
Cocina italiana
Cocina japonesa
Pesquera Jaramillo
Comida de mar
Arches
Pizza y pastas
Myriam Camhi
Postres
Ventolini
Helados
Helados y postres
Almuerzo/cena
Almuerzo/cena
Almuerzo/cena
Almuerzo/cena
Almuerzo/cena
Almuerzo/cena
Almuerzo/cena
Almuerzo/cena
Postres/onces/ coffee break
Postres/onces
postres/cena/onces/ coffee break
Lugares
Lugares
Sector
Capacidad
Segmento
Tipo de evento
Servicios
El Prtico
Salida norte
de la Ciudad
500
personas
Ejecutivos
de todas
las edades
Todos
Jardn, saln de
eventos, parqueadero
Ejecutivos
jvenes
Hotel
Holiday
Inn
Express
Cinco salas
cada una
Cl. 94 11 a 12
para 100
personas
Reuniones de
negocios/coctel
es/lanzamiento
s/fiestas
Hotel
Bogot
Marriot
Ocho
salones de
eventos de
Reuniones de
Avenida El
Hombres y
diferente
negocios/coctel
Dorado 69 b
mujeres de
capacidad
es/lanzamiento
53
negocios
ente 50 y
s/fiestas
200
personas
76
Emma
Carrera 5 26
Restaurant
a 54
e
70
personas
La Gloria
Cl. 26 a 4 38
20
personas
Myriam
Camhi
Cr 7 116 30
30
personas
Empresario
Lanzamientos/fi
s de 26
Restaurante, cava de
estas/reuniones
aos en
vinos, parqueadero
de negocios
adelante
Fiestas,
Jvenes y
Restaurante, cava de
reuniones de
adultos
vinos, parqueadero
negocios
Reuniones de
Jvenes y
negocios,
Terraza, parqueadero
adultos
brunch, onces
77
2.5.1 Proyecciones
En Bogot se encuentran registradas 19.941 PYMES comerciales57, en la investigacin
de mercados se vio que el 97% de stas realizan eventos, el 37% contrata a un tercero
para la realizacin de los eventos y el 47% contratara los servicios de la Empresa. Y
que las PYMES estn dispuestas a destinar un 1% de su presupuesto para la realizacin
de eventos, en el primer ao de operaciones de la Empresa, sin embargo para realizar
la proyeccin de ventas, este porcentaje incrementar de acuerdo a las proyecciones
de inflacin para los prximos cinco aos.
Al ao 2010 las PYMES comerciales en Bogot generaron ingresos por $ 1.114
billones.58 Sobre estos ingresos se proyectarn las ventas de la empresa.
Inflacin proyectada59
Ao
Inflacin proyectada
2010
2011
2012
2013
2014
2015
3.5%
3.0%
3.0%
3.0%
3.0%
3.0%
57
78
Proyeccin de ventas
Inflacin
3%
Ao
1
Presupuesto
para eventos %
2
1,0%
3
1,0%
4
1,1%
5
1,2%
1,3%
Presupuesto
para eventos $ 11.479.687.536 11.490.019.255 12.179.129.335 13.308.114.921 14.978.388.820
Participacin
Empresa
1%
2%
5%
6%
9%
Ventas
114.796.875
229.800.385
608.956.467
798.486.895 1.348.054.994
Para iniciar la organizacin del evento el cliente debe pagar mnimo un 50% del
costo de ste por adelantado, de este porcentaje un 25% ser para que los
proveedores inicien con la orden del evento
79
Las utilidades que genere la Empresa sern repartidas entre los socios,
inicialmente se distribuir el 50%, el restante se utilizar para operar. La
reparticin se realizar despus del quinto ao
80
Captulo III
3. Operacin
3.1 Ficha tcnica del servicio
Un evento se compone de tres elementos principales para su realizacin, a su vez cada
uno de estos debe cumplir con ciertas caractersticas para que marche correctamente
segn las exigencias del cliente:
1. Lugar de realizacin
-
Saln con espacio suficiente para albergar a los invitados y todas las
condiciones de servicios necesarios; parqueaderos, baos, salidas de
emergencia, etc.
2. Alimentacin
Coffee break
81
3. Adecuacin
Papelera adicional
Servicio de fotografa
Diseo de recordatorios
82
Actualizacin
datos(Soporte)
Actividades
30
50%
3,14%
2 Solicitar Informacin
10
17%
1,05%
20
33%
2,09%
60
100,00%
6,28%
60
20,34%
6,28%
60
20,34%
6,28%
3 Registrar evento
30
10,17%
3,14%
60
20,34%
6,28%
20
6,78%
2,09%
20
6,78%
2,09%
45
15,25%
4,71%
295
100,00%
30,89%
40
100%
4,19%
40
100,00%
4,19%
Total Parcial
Ejecucin del
evento
60
11,76%
6,28%
180
35,29%
18,85%
30
5,88%
3,14%
180
35,29%
18,85%
60
11,76%
6,28%
510
100,00%
53,40%
10,00%
0,52%
30
60,00%
3,14%
15
30,00%
1,57%
Total Parcial
50
100,00%
5,24%
TOTAL
955
Seguimiento a
Clientes
%
Actividad/Total
Proceso
1 Contactar Proveedores
Total Parcial
Seguimiento a
Proveedores
Tiempo
%
(min) Actividad/Etapa
100,00%
83
84
Telecomunicaciones
Locaciones
Durante los dos primeros aos
Telfono celular con lnea activa lugar para encuentro con el
cliente:
Telfono fijo con lnea activa
Oficina cliente
Algn restaurante que haga
Computador porttil con acceso a parte del brochure de la
Internet y Microsoft Office 2007
Empresa o en la oficina del
cliente
Cuenta de correo electrnico
A partir del tercer ao en las
activa
instalaciones de la Empresa
Publicidad
Brochure digital e impreso
Tarjetas de presentacin
Papelera
Formatos publicitarios
Unid.
Costo
Computadores Porttiles
1
2
200
500
Telfono celular
Formatos/papelera
Tarjetas de presentacin
Total anual
1.000.000
Total
$
2.000.000,00
40.000 $
40.000
$
$
$
200.000 $
50.000 $
100.000 $
$
400.000
50.000
100.000
2.590.000
85
Unid.
Total
1.000.000
3.000.000
$
$
2
400 $
1000 $
$
1
40.000
200.000
100.000
200.000
300.000
$
$
$
$
$
$
40.000
400.000
100.000
200.000
300.000
4.040.000
Computadores Porttiles
Telfono celular
Formatos/papelera
Tarjetas de presentacin
Multifuncional
Total anual
Costo
Se debe comprar
Segundo ao: Crecimiento
Descripcin
Unid.
Computadores Porttiles
Costo
$
Formatos/papelera
400 $
Tarjetas de presentacin 1000 $
$
Multifuncional
1
Total anual
1.000.000
Total
$
1.000.000
100.000 $
200.000 $
300.000 $
$
100.000
200.000
300.000
1.600.000
86
Unid.
Costo
Total
$ 5.000.000,00 $
5.000.000,00
4
2
1000
2000
1
$ 1.000.000,00 $
$ 2.000.000,00 $
$ 200.000,00 $
$ 400.000,00 $
$ 300.000,00 $
$
4.000.000,00
4.000.000,00
200.000,00
400.000,00
300.000,00
91.900.000
Se debe comprar
Unid.
Costo
1
1000
2000
0
$
$
$
$
Total
6.500.000 $
78.000.000
1.000.000
200.000
400.000
-
1.000.000
200.000
400.000
79.600.000
$
$
$
$
$
87
88
Mientras esto es posible se realizar de cara al cliente, va mail o por telfono, pero
siempre garantizando el menor tiempo de respuesta posible.
Una vez formalizado el acuerdo con el cliente se debe hacer un seguimiento peridico
para asegurar la entrega por parte de los socios estratgicos, en la previa del evento se
debe acordar un tiempo prudente en el lugar establecido para realizar todo el montaje
y alistamiento.
Durante el tiempo que lleve el evento, personal de la Empresa y representantes de los
socios estratgicos que se contrataron debern estar presentes para resolver posibles
imprevistos que se presenten.
89
Definir la
fecha y la
hora
Escoger el
restaurante
90
Operacin
Solicitar informacin
Restaurantes
Lugares
Entretenimiento
Decoracin
Proveedores
Distribucin
Formalizacin del evento/realizacin
Contacto
Reservas
Organizacin
Personal de
apoyo
Clientes
Abastecimiento
Adecuacin del
lugar
Recepcin de
socios
estratgicos
Recepcin de
clientes
Seguimiento al
evento
Reservas/orden de pedido
Personal
Transporte
Papelera
91
Pgina web
Inflacin
3%
Costos de produccin
ao
1
Personal
36.267.360
38.553.866
55.715.073
89.460.221
92.144.028
Transporte
3.600.000
3.708.000
3.933.817
4.298.588
4.838.099
Comunicaciones
2.880.000
2.966.400
3.147.054
3.438.871
3.870.479
Telfono 480.000
494.400
524.509
573.145
645.080
Internet
Cargo
celular
720.000
741.600
786.763
859.718
967.620
1.680.000
1.730.400
1.835.781
2.006.008
2.257.780
1.920.000
2.036.928
2.225.806
Agua
1.200.000
1.273.080
1.391.129
Luz
720.000
763.848
834.677
300.000
40.000
41.200
42.436
43.709
Servicios pblicos
Pgina web
Dominio.com
Publicidad
100.000
206.000
424.360
463.710
521.909
Papelera
50.000
103.000
212.180
231.855
260.955
1.030.000
1.060.900
1.092.727
1.030.000
1.060.900
1.092.727
Equipo de oficina
2.600.000
Comput
adores
2.000.000
Celulare
s
600.000
TOTAL
45.797.360
45.577.266
63.473.684
97.935.680
101.679.179
92
Captulo IV
4. Estudio Organizacional
4.1 Estrategia organizacional
Misin
Integrar todas las soluciones requeridas para nuestros clientes en la realizacin de sus
eventos de la manera ms efectiva posible, ofrecindoles la ms variada oferta que
puedan encontrar en el mercado, nuestra empresa busca brindar al cliente
satisfaccin, confianza, atencin personalizada, innovacin, responsabilidad y la
garanta de la tranquilidad y despreocupacin al dejar todo en nuestras manos.
Visin
En el ao 2015 ser la primera Empresa de eventos empresariales en Bogot,
ofreciendo la ms amplia variedad de soluciones integradas, contando con
proveedores de la ms alta calidad, posicionados en el mercado y con los cuales
tienen preferencia de los consumidores; creando un sistema que funcione a travs de
una plataforma en Internet que le brinde al cliente la oportunidad de organizar
eventos desde cualquier parte.
Objetivos corporativos
La empresa busca como objetivo general cumplir lo que se encuentra en nuestra
Misin y convertirse en lo que indica nuestra Visin, para ello tiene tres objetivos clave
para desarrollar dicho proceso.
Atencin al Cliente
Nuestra atencin al cliente ser el principal mecanismo de promocin del servicio,
mejorando los procesos de comunicacin y convirtindonos en un aliado estratgico
para ellos.
93
Calidad de Servicio
Debemos garantizar calidad total de nuestros servicios y de los productos que
hacemos llegar a nuestros clientes.
Mejoramiento Continuo
Nuestros colaboradores y proveedores asociados deben capacitarse constantemente
en brindar un mejor servicio, recibir la retroalimentacin por parte de los clientes y
enfocarse en las oportunidades de mejora.
Socios Estratgicos
Nuestros proveedores son la principal bandera del servicio que prestamos, debemos
considerar como elemento fundamental la alianza con empresas que brinden calidad y
respaldo.
Principios corporativos
94
Al ser una empresa nueva que todava no ha iniciado operaciones, la matriz DOFA
solamente est compuesta por oportunidades y amenazas pues una empresa que aun
no est operando no tiene fortalezas ni debilidades.
Amenazas
Es una industria en la que nuevas empresas pueden entrar y salir fcilmente sin mayores barreras,
por tal motivo, as como es atractivo para nosotros entrar porque no exige ninguna inversin
econmica fija, tiempos de espera establecidos ni sofisticadas herramientas tecnolgicas o equipo
especializado, tambin puede entrar en cualquier momento un competidor ms fuerte y hacernos
dbiles en el mercado.
Las empresas de realizacin de eventos que actualmente estn atendiendo a las grandes empresas,
pueden darse cuenta que estn desatendiendo a las PYMES y entrar en este mercado con
estrategias agresivas en publicidad y precios
Oportunidades
Al ofrecer un variado portafolio de servicios con los restaurantes de ms alto nivel en Bogot,
podemos aprovechar esa situacin en las estrategias de publicidad para atraer a ms clientes
porque ya conocen estos restaurantes. Puede funcionar como garant de seriedad y calidad
Internet, nos abre las puertas del comercio, nos ahorra costos y tiempo, y nos facilita la relacin con
clientes y proveedores
La renovacin del concepto de la realizacin de eventos, introduccin de ideas innovadoras y
ofrecer todas las soluciones integradas hacen que el cliente ahorre tiempo y dinero al cliente
Se pueden usar las herramientas de fcil acceso como Internet, que es bastante
efectiva para dar a conocer la Empresa, creando una campaa de publicidad
creativa mediante la Web, distribuyendo el portafolio
95
60
96
FUNDES
BANCOLDEX
61
62
Beneficiarios: personas
microempresas
naturales
jurdicas
consideradas
como
Condiciones financieras:
97
o
o
o
o
o
o
En esta etapa las funciones bsicas se dividen para ser ejecutadas por dos personas,
rea comercial y rea logstica:
Organigrama
Servicios integrales de
Catering &
Organizacin de
Eventos
Director (a) Logstico (a)
63
(BANCOLDEX)
98
Funciones
Primer ao
Funciones
rea
Comercial
Logstica
Organizar la agenda de
eventos recibidos
Organigrama
Comit
Directivo
Director(a)
Comercial
Director(a)
Logstico(a)
Auxiliar
Comercial
99
Segundo
Ao
Funciones
rea
Auxiliar
Comercial
Recopilar
informacin de
contacto de
proveedores
Realizar
evaluacin de
seleccin de
proveedores
Recopilar
Informacin de
tiempos y
capacidad de
entrega
Director(a)
Comercial
Director(a)
Logstico(a)
Comit Directivo
Facturar a clientes
Disear estrategias
de Organizacin
logstica de eventos
Disear campanas
publicitarias
Establecer polticas de
Supervisar y aprobar
distribucin y
presupuestos
transporte
Realizar
negociaciones con
clientes
Evaluar desempeo de
directores
Realizar
negociaciones con
proveedores
Organizar agenda de
eventos
Analizar peridicamente
el desempeo de la
empresa en todos los
sectores
Visitar
proveedores
Definir estrategias
para evaluar los
de CRM
productos/servici
os
Analizar indicadores
de desempeo en la
operacin logstica
Definir polticas de
gestin empresarial
Realizar estudios
de mercados para
definir estrategias
Elaborar informes de
costos incurridos
Definir polticas de
convivencia y
comportamiento dentro
de la empresa y verificar
su cumplimiento
Establecer fechas de
Elaborar Informes
realizacin de eventos financieros
Evaluar el
desarrollo del
evento
Realizar rdenes de
Realizar anlisis salarial y
compra a proveedores pagos de nmina
Actualizar Base
de datos socios
estratgicos
Segundo
Ao
Disear
Crecimiento formularios de
negociacin con
proveedores
Disear
portafolio de
servicios de la
empresa
Diseo y
actualizacin de
portal Web
Recibir
solicitudes de
servicio
Enviar
informacin de
oferta de
servicios
Actualizar base
de datos de
clientes
Definir la direccin
comercial de la empresa
Controlar la entrega
Recopilar
por parte de los
informacin de los
proveedores en el
clientes
evento
Recibir reclamos
Verificar
por parte de los
disponibilidad de
clientes y darles
productos/servicios
solucin
con proveedores
Coordinar medios de
Actualizar agenda transporte para
de la empresa
entrega por parte de
proveedores
100
Director(a)
Comercial
Comit
Directivo
Director(a)
Logstico(a)
Auxiliar
Comercial
Auxiliar
Logstico(a)
Practicante
SENA
101
Funciones
Tercer
ao
Funciones
rea
Auxiliar
Comercia
l
Recopilar
informaci
n de
contacto
de
proveedo
res
Realizar
evaluaci
n de
seleccin
de
proveedo
res
Recopilar
Informaci
n de
tiempos y
capacida
d de
Tercera entrega
Director(a)
Comercial
Auxiliar Logstico(a)
Controlar la entrega
Establecer
por parte de los
estrategias de
proveedores en el
mercados
evento
Disear
campanas
publicitarias
Evaluar el desarrollo
del evento y hacer
seguimiento durante
el evento
Realizar
Recopilar informacin
negociaciones
de los clientes
con clientes
a quinto
Realizar
Actualiza
Recibir reclamos por
Ao
negociaciones
parte de los clientes y
Consolid r Base de con
darles solucin
acin datos
proveedores
Visitar
proveedo
res para
evaluar
los
producto
s/servicio
s
Disear
formulari
os de
negociaci
n con
proveedo
res
Disear
portafoli
o de
servicios
Verificar
Definir
disponibilidad de
estrategias de
productos/servicios
CRM
con proveedores
Realizar
estudios de
mercados
para definir
estrategias
Actualizar agenda de
la empresa
Director(a)
Logstico(a)
Comit Directivo
Disear
estrategias de
organizacin
logstica de
eventos
Definir la direccin
comercial de la
empresa
Establecer
polticas de
distribucin y
transporte
Supervisar y
aprobar
presupuestos
Definir criterios
para la seleccin
de proveedores
Evaluar desempeo
de directores
Organizar agenda
de eventos
Analizar
peridicamente el
desempeo de la
empresa en todos
los sectores
Analizar
indicadores de
Definir polticas de
desempeo en la
gestin empresarial
operacin logstica
Realizar Informes
financieros
Realizar pagos de
nomina
102
de la
empresa
Diseo y
actualizac
Facturar a
in de
clientes
portal
Web
Recibir
solicitude
s de
servicio
Enviar
informaci
n de
oferta de
servicios
Coordinar medios de
transporte para
entrega por parte de
proveedores
Cancelar
obligaciones
tributarias
Elaborar informes de
costos de transporte
Realizar procesos
de seleccin y
contratacin
Realizar pagos a
proveedores
Definir polticas de
convivencia y
comportamiento
dentro de la
empresa y verificar
su cumplimiento
Actualiza
r base de
datos de
clientes
De acuerdo a esta estructura organizacional, los cargos directivos son ocupados por
una persona; sin embargo las reas restantes pueden ser ocupadas por ms de una
persona de acuerdo a la demanda establecida y al nmero de proveedores asociados.
Archivo de postulantes
Escuelas, institutos superiores o universidades
Oficinas de colocacin
Mercado laboral
Medios de contratacin
103
64
Gua para constituir y formalizar una empresa, (Consultado en marzo de 2010), Disponible en :
www.ccb.org.co
104
65
66
105
67
GUIA 5: COMO CONSTITUIR Y MATRICULAR UNA SOCIEDAD, (Consultado en marzo 2 de 2010), Disponible en : www.ccb.org.co
106
Gastos de personal
Director
$
Salud 8%
Pensin 11.25%
1.000.000
Persona de aseo
Contador externo
770.000
515.000
515.000
500.000
61.500
61.501
80.000
61.600
41.200
41.200
112.500
86.625
57.938
57.938
10.440
8.039
5.377
5.377
Sena 2%
20.000
15.400
10.300
10.300
30.000
23.100
15.450
15.450
40.000
30.800
20.600
20.600
Prima 8.33%
83.300
64.141
42.900
42.900
Cesantas 8.33%
83.300
64.141
42.900
42.900
Intereses a cesantas 1%
10.000
7.700
5.150
5.150
Vacaciones 4.16%
32.032
1.163.578
21.424
839.737
21.424
839.738
Prestaciones
sociales
Subsidio de transporte
Practicante
Aportes a
entidades de
seguridad social
Auxiliar
-
41.600
1.511.140
Nmero de empleados
Total mes
3.022.280
1.163.578
839.737
839.738
500.000
Total ao
36.267.360
$ 10.076.845
10.076.857
6.000.000
$ 13.962.934
500.000
A partir del quinto ao se ajustarn los salarios de los colaboradores de la siguiente manera:
Remuneracin
Salario bsico mensual
Subsidio de transporte
Aportes a
entidades de
seguridad social
Aporte
parafiscales
Salud 8%
Pensin 11.25%
Riesgos profesionales 1.044%
Sena 2%
ICBF 3%
Caja de compensacin familiar 4%
Prima 8.33%
Prestaciones
sociales
Cesantas 8.33%
Intereses a cesantas 1%
Vacaciones 4.16%
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
Persona de aseo
$
515.000
$
61.501
$
41.200
$
57.938
$
5.377
$
10.300
$
15.450
$
20.600
$
42.900
$
42.900
$
5.150
$
21.424
$
839.738
1
$
839.738
$
10.076.857
Contador externo
$
500.000
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
500.000
1
$
$
500.000
6.000.000
Captulo V
5. Estudio econmico y financiero
5 aos
67%
$ 94.124.800
25%
3%
SALDO INICIAL
(+) Ventas de contado
35.000.000
12.882.178
15.318.105
16.218.504
44.850.119
114.796.875
229.800.385
608.956.467
798.486.895
1.348.054.994
39.297.360
53.496.694
172.093.983
179.172.928
276.413.820
11.950.000
4.325.000
2.625.000
8.300.000
3.250.000
(3.372.969)
(1.758.033)
(18.132.001)
(40.884.446)
98.549.515
181.487.900
447.797.556
609.100.471
1.072.356.846
5.309.525
5.309.525
5.309.525
5.309.525
5.309.525
80.357.813
160.860.270
426.269.527
558.940.827
943.638.496
12.882.178
15.318.105
16.218.504
44.850.119
123.408.826
5.000.000
30.000.000
12.882.178
15.318.105
16.218.504
44.850.119
123.408.826
35.000.000
5.000.000
110
5.1.1
Balance General
Balance General
Ao
0
Activos
Activos corrientes
-
15.318.105
16.218.504
44.850.119
123.408.826
12.882.178
15.318.105
16.218.504
44.850.119
123.408.826
Computadores
2.000.000
3.000.000
4.000.000
4.000.000
4.000.000
Equipos
6.600.000
6.600.000
6.600.000
6.600.000
6.600.000
Depreciacin equipos
1.720.000
Inversiones temporales
Bancos
Cuentas por cobrar
Total activo corriente
35.000.000
35.000.000
12.882.178
-
Activos Fijos
3.440.000
5.360.000
7.280.000
10.380.000
Nuevos equipos
300.000
300.000
3.600.000
3.600.000
260.000
520.000
1.440.000
1.180.000
Edificio/ Oficina
Inventario
Muebles y enceres
Depreciacin muebles
Total Activo
35.000.000
3.350.000
6.375.000
8.000.000
11.250.000
5.000.000
5.000.000
500.000
1.000.000
10.230.000
12.575.000
13.020.000
17.980.000
17.890.000
23.112.178
27.893.105
29.238.504
62.830.119
141.298.826
Pasivos
8.000.000
Pasivos Corrientes
Prestamos de corto plazo
Pasivos Fijos
Prestamos de largo plazo
30.000.000
28.290.475,08
26.375.807,16
24.231.379,09
21.829.620
19.139.649
30.000.000
28.290.475
26.375.807
24.231.379
21.829.620
19.139.649
Total Pasivo
30.000.000
28.290.475
26.375.807
24.231.379
21.829.620
19.139.649
Patrimonio
Capital
Utilidad del periodo
5.000.000
-
5.000.000
5.000.000
5.000.000
5.000.000
5.000.000
(10.178.297)
6.695.596
3.489.827
35.993.374
81.158.677
(3.482.702)
7.125
36.000.499
117.159.176
Total Patrimonio
Total Pasivo + Patrimonio
5.000.000
(5.178.297)
1.517.298
5.007.125
41.000.499
122.159.176
35.000.000
23.112.178
27.893.105
29.238.504
62.830.119
141.298.826
112
5.1.2
Tasa de impuestos
-33,5%
Inflacin
3%
Ventas
1
-
114.796.875
229.800.385
608.956.467
798.486.895
1.348.054.994
80.357.813
160.860.270
426.269.527
558.940.827
943.638.496
Utilidad Bruta
34.439.063
68.940.116
182.686.940
239.546.069
404.416.498
36.267.360
50.230.294
78.000.000
90.346.930
82.750.200
90.346.930
90.423.378
179.111.293
2.880.000
2.966.400
3.147.054
5.475.799
6.096.285
150.000
300.000
600.000
600.000
782.864
(4.858.297)
15.443.422
10.592.957
60.373.140
128.002.678
1.720.000
1.980.000
2.180.000
2.840.000
2.840.000
500.000
500.000
(6.578.297)
13.463.422
8.412.957
57.033.140
124.662.678
3.600.000
3.394.857
3.165.097
2.907.765
2.619.554
(10.178.297)
10.068.565
5.247.860
54.125.375
122.043.123
(3.372.969)
(1.758.033)
(18.132.001)
(40.884.446)
6.695.596
3.489.827
35.993.374
81.158.677
(10.178.297)
5.1.3
Razones financieras
Razones Financieras
Ao
35.000.000
12.882.178
15.318.105
16.218.504
44.850.119
123.408.826
Liquidez
Capital de trabajo
Apalancamiento
0,14
0,30
0,30
0,01
0,07
0,09
0,03
0,01
0,05
0,06
-2,04
1,34
0,70
7,20
16,23
-0,44
0,24
0,12
0,57
0,57
11,22
18,27
46,77
44,41
75,35
4,97
8,24
20,83
12,71
Razn de la deuda LP
0,86
1,22
0,95
0,83
0,35
Cobertura de intereses
0,00
-2,83
2,97
1,66
18,61
Margen bruto
0,00
0,30
0,30
0,30
Utilidad operativa
0,00
-0,06
0,06
Margen neto
Rendimiento sobre el
capital (ROE)
Rendimiento de la inversin
(ROA)
0,00
-0,09
0,00
Rentabilidad
veces
Actividad
que se han obtenido ingresos equivalentes a
la inversin en activos fijos promedio
que se han obtenido ingresos equivalentes a
veces
9,54
la inversin en activos
veces
Captulo VI
Infraestructura
Recursos Humanos
Tecnologa
Abastecimiento
Logstica
interna
Tiempos de
entrega y
capacidad de
los socios
estratgicos
Actualizacin
base de datos
Operacin
Logstica
externa
rdenes de
pedido
Fecha evento
Disponibilidad
socios
estratgicos
Organizacin
del evento
Envo orden de
compra a
socios
estratgicos
Realizar
seguimiento
Feedback con
cliente
Marketing
Actualizacin
peridica
portal web
Publicidad
impresa
Servicio
Servicio post
venta
Feedback con
el cliente
Realizar
propuestas
para fechas
importantes de
forma
anticipada
Actividades primarias
I.
Esta base de datos se debe actualizar cada vez que se conozca algn cambio de
informacin de cualquiera de los socios estratgicos, y cuando se ingrese uno nuevo.
El precio se fijar en el momento en el que el cliente solicita una cotizacin para el
evento, para esto se especifican las caractersticas y teniendo en cuenta la fecha para
la cual requiere el servicio, se negociar con los socios estratgicos adecuados.
II.
Operacin
III.
Logstica externa
116
IV.
Marketing
a. Actualizacin peridica de la pgina web
b. Boletines Informativos dirigidos a las empresas
c. Publicidad impresa
V.
Servicio
Actividades de apoyo
I.
Infraestructura de la empresa
117
d. Estrategia de ventas
La estrategia de ventas es la razn principal para que nuestros clientes nos
seleccionen por encima de otras alternativas, la Empresa debe realizar todos
los esfuerzos necesarios para cumplir los requerimientos de los clientes
II.
Recursos Humanos
118
III.
Tecnologa
b. Pagina web
En el inicio de operaciones y etapa de crecimiento resulta fundamental contar
con un portal web que brinde la mayor cantidad de informacin a los clientes
para reducir actividades operativas al interior de la empresa y
simultneamente funcionara como un plus para optimizar el tiempo de los
clientes
IV.
Abastecimiento
a. Red de proveedores
La Empresa se abastecer principalmente por restaurantes, salones de eventos
y recepciones, empresas de entretenimiento, empresas de personal de servicio
a eventos empresas de transporte y empresas de decoracin
b. Tiempo de respuesta
El tiempo es de los criterios de mayor importancia para coordinar la entrega
por parte de los socios estratgicos para la realizacin del evento
c. Capacidad
Es el criterio que limita el alcance del evento, depender de cada proveedor
119
d. Sistema de transporte
Dependiendo la negociacin con cada cliente se debe establecer el medio de
transporte adecuado, para coordinar los tiempos de entrega como para
preservar los productos
e. Medios de pago
Se debe establecer las posibilidades de pago a los proveedores y de acuerdo a
la situacin financiera de la empresa escoger la ms conveniente
La Empresa tendr una gran conciencia por el cuidado del medio ambiente, para que
sta sea sostenible las buenas prcticas ambientales que se implementarn sern:
120
Reciclar
Realizar una campaa interna para no dejar encendidas las luces ni gastar ms
agua de la necesaria
121
Captulo VII
7. Conclusiones
I.
II.
122
este segmento de eventos que requieren un menor tamao pero que resultan
representativos.
III.
IV.
V.
VI.
123
VII.
VIII.
124
Anexos
Clasificacin sectores de la economa
Sector primario o agropecuario: Es el sector que obtiene el producto de sus actividades directamente de
la naturaleza, sin ningn proceso de transformacin
Sector secundario o industrial: Comprende todas las actividades econmicas de un pas relacionadas con
la transformacin industrial de los alimentos y otros tipos de bienes o mercancas, los cuales se utilizan
como base para la fabricacin de nuevos productos
Sector terciario o de servicios: Incluye todas aquellas actividades que no producen una mercanca en s,
pero que son necesarias para el funcionamiento de la economa
Dentro de esta clasificacin se realiza una de los sub sectores de la economa por la especializacin de
actividades:
Sector de transporte: Hace parte del sector terciario, e incluye transporte de carga, servicio de transporte
pblico, transporte terrestre, areo, martimo, etc.
Sector de comercio: Hace parte del sector terciario de la economa, e incluye comercio al por mayor,
minorista, centros comerciales, cmaras de comercio, plazas de mercado y, en general, a todos aquellos
que se relacionan con la actividad de comercio de diversos productos a nivel nacional o internacional
Sector financiero: En este sector se incluyen todas aquellas organizaciones relacionadas con actividades
bancarias y financieras, aseguradoras, fondos de pensiones y cesantas, fiduciarias, etc.
Sector de la construccin: En este sector se incluyen las empresas y organizaciones relacionadas con la
construccin, al igual que los arquitectos e ingenieros, las empresas productoras de materiales para la
construccin, etc.
Sector minero y energtico: Se incluyen en l todas las empresas que se relacionan con la actividad
minera y energtica de cualquier tipo (extraccin de carbn, esmeraldas, gas y petrleo; empresas
generadoras de energa; etc.).
Sector solidario: En este sector se incluyen las cooperativas, las cajas de compensacin familiar, las
empresas solidarias de salud, entre otras.
Sector de comunicaciones: En este sector se incluyen todas las empresas y organizaciones relacionadas
con los medios de comunicacin como (telefona fija y celular, empresas de publicidad, peridicos,
68
editoriales, etc.).
68
125
126
Formato cuestionario
Seleccin del lugar ms apropiado con el objeto del evento y de preferencia del
cliente, ambientacin, adecuacin con equipos y herramientas necesarios, personal de
apoyo
Realizacin de actividades ldicas para los asistentes de acuerdo al tipo y objeto del
evento
127
Encuesta
Encuesta
1. Cuntos colaboradores tiene su empresa?
a. Menos
personas
Encuesta
sobredela11
organizacin
de eventos empresariales
b.
Entre
11
y
50
personas empresas comerciales y de
en pequeas y medianas
c. Entre 51 y 200 personas
servicios en la ciudad de Bogot
d. Ms de 200 personas
4. Cules son los motivos por los que no contrata a una persona o empresa especializada en organizacin de evento
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
5.
Precios altos
Desconfianza
Incumplimiento
Prdida de tiempo
No le ofrecen un portafolio variado de servicios que pueda requerir el evento. (servicio principal y
complementarios)
No se ajustan al tamao de su evento, ya sea pequeo o grande
Otro
a. Si
b. No
c. No sabe
6. Cunto presupuesto anual destinara a la realizacin de eventos?
a. 1%
b. Entre 2% y 5%
c. Ms del 5%
Muchas gracias por su colaboracin.
128
NMERO
NOMBRE VARIABLE
DGITO
COLUMNA
NIVELES
1: microempresa <11
Tamao de la empresa
B, C, D, E
Tipo de evento
F,G,H,I,J,K,L,M,N,O
5: Fiestas de fin de ao
6: Cumpleaos
7: Lanzamientos de nuevos productos
8: Cocteles
9: Otro
10: No realiza eventos
1: Contrata a un tercero
P,Q
3: Incumplimiento
1
R,S,T,U,V,W,X
4: Prdida de tiempo
5: Portafolio limitado de servicios ofrecidos
6: No se ajusta al tamao de su evento
7: Otro
1: Si
1
Y,Z,AA
2: No
3: No sabe
1: 1%
1
AB, AC, AD
2: entre 2% y 5%
3: ms del 5%
129
Resultados obtenidos
Nmero de pregunta
1
Opcin
N
encuesta 1
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
TOTAL
3 4 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1
2 1 2 3 4 5 6 7 1
2 3 1
2 3
0 27 11 0 4 2 5 1 7 3 13 2 1
14 24 4 3 6 8 9 7 1 18 12 8 26 10 2
Estadsticas
Pregunta
Opcin
N Respuestas
Porcentaje
0%
27
71%
11
29%
0%
TOTAL
38
100%
Capacitaciones
11%
5%
Despedidas
Ascensos
13%
3%
Fiestas de fin de ao
18%
Cumpleaos
8%
13
34%
Cocteles
3%
Otro
3%
No realiza eventos
3%
38
100%
14
37%
24
63%
TOTAL
Contrata a un tercero
TOTAL
38
100%
Precio
11%
Desconfianza
8%
Incumplimiento
16%
Prdida de tiempo
21%
24%
18%
Otro
3%
38
100%
Si
18
47%
No
12
32%
No sabe
21%
TOTAL
5
TOTAL
6
38
100%
1%
26
68%
entre 2% y 5%
10
26%
ms del 5%
5%
38
100%
TOTAL
38
Promedio
9,50
3,8
19,0
5,43
12,7
12,7
2008
2008
2007
2008
2007
Activo
2.406.252.651
39.046.545
38.071.569
22.702.118
21.937.938
2.065.615
Pasivo
1.080.557.639
27.386.561
25.255.997
12.043.060
12.626.819
503.873
Patrimonio
1.325.695.013
11.659.984
12.815.572
10.659.058
9.311.119
1.561.742
1.509.909
2.278.591
768.682
Prdidas y Ganancias
Ingresos
2.837.564.903
131.404.151
107.651.834
63.644.009
57.970.517
2.632.113
2.365.344
Utilidad Bruta
995.625.509
13.611.385
13.735.576
6.929.432
6.414.862
1.304.795
1.163.532
Utilidad Neta
182.326.174
2.618.919
1.149.202
1.268.384
811.621
111.973
105.756
Razones Financieras
Razn Corriente
Razn de Endeudamiento
Margen neto
4%
1,17
1,21
1,51
1,47
1,51
1,38
45%
0,70%
0,66%
0,53%
0,58%
0,24%
0,34%
0,01%
0,01%
0,01%
0,00%
0,02%
0,02%
Evaluacin
Empresa
Socio
Estratgico
Criterios Econmicos
Precio
Facilidades
pago
Costos
entrega
30%
T
Parcial
Criterios de Calidad
Presentacin
portafolio
Variedad
Atencin
Post
venta
50%
Garantas
Personal
de apoyo
T
Parcial
Criterios de Transporte
Cumplimiento
Facilidades
de entrega
Cobertura
20%
T
Parcial
TOTAL
Evaluacin Cliente
Restaurante
Criterios
Econmicos
Precio
Ponderacin
T Parcial
Criterios de Calidad
Presentacin
portafolio
Variedad
Ponderacin
T Parcial
TOTAL
Desarrollo de Operaciones
134
Actividades
%
Actividad/Etapa
% Actividad/Total
Proceso
60
60,00%
26,67%
20
20,00%
8,89%
20
20,00%
8,89%
Total Parcial
Ejecucin del evento
Tiempo
(min)
100
100,00%
44,44%
Recibir Invitados
30
33,33%
13,33%
60
66,67%
26,67%
Total Parcial
90
100,00%
40,00%
14,29%
2,22%
30
85,71%
13,33%
Total Parcial
35
100,00%
15,56%
225
Seguimiento a Clientes
TOTAL Proceso
955
24%
100,00%
135
Desarrollo de Operaciones
Tiempo con socios estratgicos
Tiempo (min)
% Actividad/Etapa
% Actividad/Total
Proceso
Contactar Proveedores
30
75%
6,59%
Solicitar Informacin
10
25%
2,20%
40
100,00%
8,79%
57,14%
13,19%
45
42,86%
9,89%
105
100,00%
23,08%
40
100%
8,79%
40
100,00%
8,79%
60
25,00%
13,19%
180
75,00%
39,56%
240
100,00%
52,75%
100,00%
6,59%
100,00%
6,59%
100,00%
Etapa
Actualizacin datos(Soporte)
Total Parcial
Organizacin del evento
1
2
60
Total Parcial
Seguimiento a Proveedores
Total Parcial
Ejecucin del evento
Total Parcial
Seguimiento a Clientes
el
evento
Total Parcial
30
455
TOTAL Proceso
955
48%
136
Desarrollo de Operaciones
Tiempo de operaciones internas
Actividades
1
Total Parcial
Organizacin del evento
% Actividad/Total
Proceso
20
100%
5,41%
20
100,00%
5,41%
60
66,67%
16,22%
Registrar evento
30
33,33%
8,11%
90
100,00%
24,32%
180
75,00%
48,65%
60
25,00%
16,22%
Total Parcial
Seguimiento a Clientes
% Actividad/Etapa
Total Parcial
Ejecucin del evento
Tiempo (min)
240
100,00%
64,86%
25,00%
1,35%
15
75,00%
4,05%
Total Parcial
20
100,00%
TOTAL minutos
370
5,41%
100,00%
TOTAL horas
TOTAL Proceso
955
39%
Diagrama de operaciones
Organizacin del evento
rden de compra
2. Solicitar toda la
informacin requerida
1. Contactar
restaurantes
3. Registrar la
informacin en la base
de datos de la
Empresa
13.
Verificar
disponobili
dad socios
estratgico
s
12. Registrar
evento
Informacin de restaurantes
4. Contactar salones de
eventos
5. Solicitar toda la
informacin requerida
14Confirmar
disponibilidad
al cliente,
formalizar
acuerdo
6. Registrar la
informacin en la base
de datos de la Empresa
Informacin de locaciones
15. Realizar
rden de
compra a
socios
estratgicos
8. Solicitar toda la
informacin requerida
10. recibir
orden del
cliente
9. Registrar la
informacin en la base
de datos de la Empresa
1. Seguimiento
a socio
estratgico
2
Realizar
seguimiento al
evento
19
20. Recordatorio
reunin cliente
despus del evento
Recepcin de
invitados
17
Alistamiento
del lugar
18
22. Registrar
informacin en
base de datos de la
Empresa
Recibir socios
estratgicos en
locacin
16
Seguimiento a
Socios
estratgicos
Confirmar que el nombre que se quiere usar para la nueva empresa, no ha sido registrado. Gracias al
Registro nico Empresarial (RUE), el control del nombre para la nueva empresa se hace a nivel nacional.
Consultar si la marca que se utilizar en la empresa est disponible a travs de la Superintendencia de
Industria y Comercio.
Consultar el tipo de sociedad
Consultar en la Secretara Distrital de Planeacin www.dapd.gov.co si la actividad que va a iniciar puede
desarrollarse en el lugar previsto para su funcionamiento. El trmite se denomina "Consulta de Uso del
Suelo".
Ingresar al portal www.dian.gov.co, seleccionar la opcin "Solicitud Inscripcin RUT" en la ventana "Tipo
Inscripcin" seleccionar "Cmara de Comercio", luego hacer clic en "Continuar" y diligenciar el formulario
RUT. De igual forma se podr realizar el trmite con la ayuda de uno de los asesores en cualquiera de las
sedes de la Cmara de Comercio de Bogot.
Imprimir el formulario RUT que saldr con la leyenda "para trmite en Cmara" el cual contiene el nmero
de formulario (casilla 4) que debe ser registrado en el "Formulario adicional de Registro con otras
entidades" en las casillas correspondientes al "Nmero de Formulario DIAN".
La persona natural o el representante legal que va a solicitar la Matrcula Mercantil, debe presentar
personalmente el formulario del RUT. En caso de enviar a un tercero, este documento deber tener
reconocimiento notarial.
Solicitar en las sedes de atencin al pblico de la Cmara de Comercio de Bogot el formulario de Registro
nico Empresarial (RUE) y el formulario adicional de registro con otras entidades.
Estos formularios deben ser diligenciados completamente y firmados por la Persona Natural o el Representante
Legal.
Verificar que el nombre registrado en el formulario del RUT sea idntico al registrado en el formulario del
Registro nico Empresarial (RUE) y al formulario adicional de registro con otras entidades.
Verificar que el telfono registrado en el formulario del RUT sea idntico al registrado en el formulario del
RUE y al formulario adicional de registro con otras entidades.
Tener copia autntica de la Escritura Pblica de constitucin (personas jurdicas) o documento privado
para sociedades constituidas de acuerdo al artculo 22 de la Ley 1014 de 2006. Si se trata de documento
privado debe ser reconocido notarialmente o presentado personalmente por todos los constituyentes.
Presentar todos los documentos en cualquier sede de atencin al pblico de la Cmara de Comercio de
Bogot y cancelar los derechos de Matrcula correspondientes y el impuesto de registro (ste ltimo
aplica slo para personas jurdicas).
139
Ao
Activos
Anli Anlisi
sis
s
Vertic Horizo
al
ntal
Anli Anlisi
sis
s
Vertic Horizo
al
ntal
4
Anli Anlisi
sis
s
Vertic Horizo
al
ntal
5
Anli Anlisi
sis
s
Verti Horizo
cal
ntal
Anli Anlisi
sis
s
Verti Horizo
cal
ntal
Activos corrientes
Inversiones temporales
0%
0%
0%
0%
0%
Bancos
11.879.098
54%
20%
14.273.802 53%
6%
15.170.921
54%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
43.802.4
189% 07
71%
0%
0%
43.802.4
189% 07
71%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
122.361.
179% 107
87%
179%
0%
0%
122.361.
179% 107
0%
0%
87%
0%
0%
179%
0%
0%
0%
11.879.098
54%
0%
0%
20%
0%
0%
14.273.802 53%
0%
0%
6%
0%
0%
15.170.921
54%
0%
0%
Computadores
2.000.000
9%
50%
3.000.000
11%
33%
4.000.000
14%
0%
4.000.00
0
6%
0%
4.000.00
0
3%
0%
Equipos
6.600.000
30%
0%
6.600.000
25%
0%
6.600.000
23%
0%
6.600.00
0
11%
0%
6.600.00
0
5%
0%
Depreciacin equipos
1.720.000
8%
100% 3.440.000
13%
56%
5.360.000
19%
36%
7.280.00 12%
43%
10.380.0
7%
43%
Activos Fijos
Nuevos equipos
0%
0%
300.000
1%
Depreciacin nuevos
equipos
0%
0%
260.000
1%
Edificio/ Oficina
0%
0%
0%
300.000
1%
1100 3.600.00
%
0
100% 520.000
2%
1.440.00
177% 0
0%
0%
0%
0%
00
6%
2%
0%
3.600.00
0
3%
0%
1.180.00
-18% 0
1%
-18%
0%
0%
0%
0%
41%
11.250.0
00
8%
41%
0%
5.000.00
0
4%
0%
1.000.00
100% 0
1%
100%
17.890.0
00
13%
-1%
Inventario
3.350.000
15%
90%
6.375.000
24%
25%
8.000.000
28%
0%
8.000.00
0
13%
Muebles y enceres
0%
0%
0%
0%
0%
0%
5.000.00
0
8%
Depreciacin muebles
0%
0%
0%
0%
0%
0%
500.000
1%
10.230.000
46%
23%
12.575.000 47%
4%
13.020.000
46%
38%
17.980.0
00
29%
Total Activo
Pasivos
Pasivos Corrientes
22.109.098
21%
26.848.802
5%
28.190.921
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
61.782.4
119% 07
-1%
140.251.
127% 107
127%
0%
141
Pasivos Fijos
0%
0%
28.290.475
,08
100
%
-7%
28.290.475
100
%
0%
Total Pasivo
Patrimonio
28.290.475
Capital
5.000.000
(0,81
)
(11.181.37
7)
Utilidad/prdida de
ejercicios anteriores
(6.181.377)
22.109.098
0%
0%
26.375.807
,16
100
%
-8%
-7%
0%
26.375.807
100
%
0%
-7%
26.375.807
0%
5.000.000
10,5
7
14,0
7
-48% 3.486.547
(9,57
)
-77% (1.040.458)
Total Patrimonio
0%
0%
(4.527.005)
-108% 472.995
21%
26.848.802
0%
0%
0%
0%
0%
24.231.379,
09
100
%
21.829.6
-10% 20
100
%
19.139.6
-12% 49
100
%
-12%
-8%
0%
24.231.379
100
%
0%
21.829.6
-10% 20
0%
100
%
0%
19.139.6
-12% 49
0%
100
%
0%
-12%
0%
-8%
24.231.379
0%
5.000.000
737% 3.959.542
5%
28.190.921
21.829.6
-10% 20
-12%
5.000.00
0
0,04
0%
35.993.2
932% 45
0,90
(0,26 3459 34.952.7
)
%
87
0,87
81.158.6
125% 71
0,67
125%
116.111.
232% 458
0,96
232%
39.952.7
909% 87
121.111.
203% 458
203%
61.782.4
119% 07
140.251.
127% 107
127%
1,26
0%
5.000.00
0
0,13
19.139.6
-12% 49
0,88
0%
Se observa que las cuantas tienen una proporcin equilibrada, a excepcin del efectivo en los bancos, el cual representa casi la mitad del activo, sin embargo esto se
debe a las provisiones que se deben manejar para cubrir cualquier tipo de imprevisto y para agilizar la capacidad de respuesta de la Empresa.
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