Administracin

Eficaz del Tiempo

Lectura complementaria

Qu es el tiempo?

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Por ser el tiempo un asunto abstracto, es difcil definirlo; sin embargo es algo conlo cual tenemos que
ver todos los das. Le atribuimos muchos eptetos al tiempo: El tiempo es oro, El tiempo vuela, El
tiempo lo resolver, No tengo tiempo, pero si comprendiramos bien el significado del tiempo
concluiramos que no es eso. Despus de todo, el tiempo no es oro, ni un artculo del que podemos
disponer; no va a ninguna parte... no podemos acelerarlo, ni retardarlo; no podemos comprarlo
ni cambiarlo por otra cosa; no es una fuerza asoladora del mar ni un juez inescrutable, ni un
sanador omnisciente. El tiempo es segn lo define sencillamente un diccionario, El periodo
durante el cual contina una accin o un proceso.

Roberto MacIVer, un experto en ciencias sociopolticas dice que El tiempo como el espacio es una
dimensin ms que una fuerza.

As que al despojar al tiempo de todos esos eptetos, llegamos a la conclusin de que el tiempo
es slo una medida, una dimensin. Y si esto es as, entonces cuando hablamos de la
administracin del tiempo, el problema no est en ste, sino en la administracin de nosotros
mismos. Quienes tienen problemas en la distribucin de su tiempo, tiene problemas en la
administracin de s mismo. El comprender la naturaleza del tiempo nos comprometer ms a
optimizar esta medida o dimensin de la vida.

Cuando hablamos de la necesidad de administrar el tiempo, en realidad lo que deseamos
manejar son los acontecimientos que suceden y que le dan sentido al cumplimiento de nuestros
objetivos. En este ciclo de la administracin del tiempo consideramos tres aspectos bsicos:

1. Los Principios de la administracin del tiempo
2. Inventario del tiempo
3. Los desperdiciadores del tiempo


Principios de la administracin del tiempo

Toda administracin implica la personalidad del administrador mxime cuando se trata del tiempo,
que no es algo externo a la persona. Por eso: Administrar el tiempo es administrar la vida;
malgastar el tiempo es malgastar la vida.La administracin del tiempo no puede ser sino un
reflejo de la personalidad:Dime cmo gastas tu tiempo y te dir quin eresEntre los principios
generales ms importantes que consideramos tenemos:

1- El buen uso del Tiempo exige planear igualmente nuestro futuro mediato (objetivos a
largo plazo) y nuestro futuro inmediato (objetivos a mediano y corto plazo).

2- Las tareas que cualquier persona afronta no tienen la misma importancia. El tiempo
disponible les debe ser asignado en orden de prioridades.

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3- Como nadie tiene el control absoluto de todas las circunstancias y factores, toda
programacin del tiempo personal debe ser flexible para poder adaptarsea los improvistos.
4- En muchas ocasiones se crea una tensin entre lo urgente y lo importante. La tirana de lo
urgente hace postergar los objetivos ms importantes a largo plazo, olvidar las prioridades
y responder en exceso a los problemas, como si todos fueran crisis.
5- Hay problemas que tienden a solucionarse por s solos. El saber identificarlosy dejarlos de
lado, redunda en un ahorro de tiempo y de energa.
6- El hbito de posponer decisiones y acciones es un modo comn de perder no slo tiempo, sino
muchas oportunidades valiosas de todo gnero.
7- Los plazos definidos fuerzan en forma adecuada la accin. El imponerse a s mismo fecha
lmite facilita la autodisciplina y la toma de decisiones y de este modo favorece la eficiencia.
8- Agrupar tareas similares formando bloques evita confusiones, elimina repeticiones y de este
modo favorece la eficiencia.
9- Tener los propios objetivos vitales por escrito y revisarlos peridicamente ayuda a
mantener la orientacin y as economizar tiempo y energa.

Uno de los problemas serios en la administracin del tiempo es que la gran mayora de las
personas no saben en qu ocupan su tiempo. De ah la importancia de hacer un inventario para
determinar la distribucin y utilizacin del tiempo.

Este inventario nos ayuda a enlistar las actividades a realizar y a la vez a priorizarlas de
acuerdo a su importancia y al cumplimiento de los objetivos. Lo bsico en este inventario es lo
planeado y lo realizado. Esto me ayuda a determinar realmente en qu estoy utilizando el tiempo.

Los desperdiciadores del tiempo
Hay una urgencia ligada al tiempo. Jess lo saba cuando dijo Me es necesario hacer las obras del
que me envi entre tanto que el da dura; la noche viene cuando nadie puede trabajar. (S.
Juan 9:4).

El gran misionero esto cuando dijo: Tendremos toda la eternidad durante la cual celebrar nuestras
victorias, pero los desperdiciadores de tiempo, son aquellas actividades sin valor que como
ladrones de tiempo se ocultan frecuentemente bajo el disfraz de actividades legitimas.
Entendemos por enemigos o desperdiciadores de tiempo cualquier circunstancia que se opone
a la consecucin de nuestras metas u objetivos, o simplemente que nos aparta de nuestros
valores.
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Tambin a cualquier actividad controlable, que impide o retrasa el esfuerzo para poder cumplir
con su tarea o trabajo. En cierto seminario para administradores, se le pidi al buen nmero de
lderes y dirigentes cristianos que hicieran una lista de las principales causas que les quitaban su
tiempo en su trabajo.

A esta lista le agregamos otras ms que consideramos complementan muy bien y que son las que
mayormente y con frecuencia se repiten.

Dejadez o inercia
Falta de planeacin personal
Interrupciones con personas que no haban concertado una cita
Falta de delegacin
Lectura de correo intrascendente
No sealar las prioridades con claridad
Repeticiones intiles
Confusin y desorden
Las indecisiones
Mucho tiempo hablando y poco pensando
Demasiado tiempo realizando cosas sin aclarar intenciones, propsitos y objetivos
Confundir lo urgente con lo importante
No saber decir no
Sobrestimar las propias capacidades
Aplazar, dejar las cosas para despus o al otro da
Exceso de reuniones
Inconstancia, hbito de dejar tareas inconclusas
Indisciplina en el cumplimiento de los propios planes.

Cmo aprovechar ms el tiempo?

Ya citamos a Elena G. De White cuando nos dijo que la nica manera en la cual podemos redimir
nuestro tiempo es aprovechando lo ms posible el que nos queda.Esta ltima parte del
artculo se dedicar a algunas estrategias para optimizar al mximo el tiempo.


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1. Establecer claramente metas y objetivos.

Sin objetivos claros y definidos es imposible clasificar actividades y determinar prioridades. Para
valorar si el tiempo ha sido bien aprovechado o mal gastado, debe considerarse en funcin de
la consecucin de los objetivos planteados. Lo ms difcil en la clasificacin de las
actividades es decidir cules son importantes y cules son las que llevan al cumplimiento de los
objetivos. Los asuntos realmente importantes rara vez son urgentes y los asuntos ms urgentes
rara vez son importantes.
Cuando las actividades importantes han sido identificadas es necesario jerarquizarlas de
acuerdo a un orden de prioridades y esta priorizacin depende del papel que la actividad cumple
en el logro de los objetivos.

2. Organizar y programar todas las actividades

El clarificar objetivos y prioridades es muy importante en la administracin del tiempo. Sin
embargo, para que resulte exitoso requiere de una programacin cuidadosa de actividades.
Programar las actividades que se deben realizar es determinar qu debe llevarse a cabo, cmo,
quin, cunto, con qu y en dnde deben efectuarse para poder lograr los objetivos del puesto
que desempea. Aqu es muy importante el uso del formato del inventario del tiempo.

3. Delegacin Eficaz

La delegacin es una de las herramientas ms tiles para lograr ms fcilmente la
administracin del tiempo. Delegar es el acto de transferir autoridad, responsabilidad y
rendicin de cuentas de una persona o grupo a otra.

La delegacin efectiva facilita el trabajo del lder y aumenta la productividad enla organizacin a la vez
que ayuda en la formacin de nuevos lderes, pero lo ms importante es que le proporciona tiempo al
lder para otras cosas que slol puede realizar.

4. Controlar las Interrupciones.

Las interrupciones son elementos que ocasionan prdida de tiempo. Como llamadas telefnicas,
visitas sin previa cita, juntas y atencin de problemas. Si son llamadas telefnicas, apyese
en la secretaria. Si son visitas inesperadas, fltrelas mediante la ayuda de la secretaria, o el
cierre de la puerta o si le toc atenderla limite el tiempo de acuerdo a la situacin. Si se trata de
junta de trabajo, puede resolver esta interrupcin dejando un tiempo en su agenda sin programar
para atender estas interrupciones.


Fuente: http://www.scribd.com/doc/3796546/ADMINISTRACION-DEL-TIEMPO
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