Penerangan Sub-modul

Modul
Formulasi dan Penilaian Strategi
Sub-modul
Pembangunan Organisasi

30 Mac 2006

1
Agenda

1. Penerangan ringkas
2. Aliran penggunaan
3. Elemen-elemen data
4. Peranan dan pengguna
5. Demonstrasi penggunaan
6. Isu-isu pelaksanaan

2
Penerangan Ringkas Sub-modul

Objektif Fungsi Pembangunan Organisasi

•• Mengenalpasti
Mengenalpasti dan
dan membentuk
membentuk struktur
struktur organisasi
organisasi dan
dan struktur
struktur
fungsi
fungsiyang
yangmenjurus
menjuruske
kearah
arahmencapai
mencapaiobjektif-objektif
objektif-objektiforganisasi.
organisasi.
•• Menyediakan
Menyediakan penerangan
penerangan yang
yang berkesan
berkesan dandan bermakna
bermakna untuk
untuk
fungsi,
fungsi, tanggungjawab
tanggungjawab dan
dan asas
asas pengukuran
pengukuran prestasi
prestasi setiap
setiap entiti
entiti
dalam
dalamstruktur
strukturorganisasi
organisasidan
danstruktur
strukturfungsi.
fungsi.

3
Penerangan Ringkas Sub-modul

Sub-modul
Sub-modul yang
yang membolehkan
membolehkan pengguna
pengguna menyediakan
menyediakan dan
dan
memproses
memproses Cadangan
Cadangan Pembangunan
Pembangunan Organisasi.
Organisasi. Cadangan
Cadangan
Pembangunan
PembangunanOrganisasi
Organisasiialah
ialahsuatu
suatupelan
pelanyang
yangmerangkumi:
merangkumi:
•• Cadangan
CadanganUnit
UnitOrganisasi
Organisasi(Business
(BusinessUnit
UnitProposal):
Proposal):
•• Cadangan
Cadanganpewujudan,
pewujudan,pemansuhan
pemansuhanatauataupindaan
pindaanmaklumat
maklumat
Unit-unit
Unit-unitOrganisasi.
Organisasi.
•• Cadangan
Cadangan perubahan
perubahan Struktur
Struktur Unit
Unit Organisasi
Organisasi
(organisational structure) yang menerangkan hubung-kait
(organisational structure) yang menerangkan hubung-kait
antara
antarasuatu
suatuUnit
UnitOrganisasi
Organisasidengan
denganUnit
UnitOrganisasi
Organisasilain.
lain.
•• Cadangan
CadanganAktiviti
AktivitiOrganisasi
Organisasi(Business
(BusinessActivity
ActivityProposal)
Proposal)
•• Cadangan
Cadanganpewujudan,
pewujudan,pemansuhan
pemansuhanatau ataupindaan
pindaanmaklumat
maklumat
Aktiviti-aktiviti
Aktiviti-aktivitiOrganisasi.
Organisasi.
•• Cadangan
Cadangan perubahan
perubahan Struktur
Struktur Aktiviti
Aktiviti Organisasi
Organisasi (functional
(functional
structure)
structure) yang
yang menerangkan
menerangkan hubung-kait
hubung-kait antara
antara suatu
suatu
Aktiviti
AktivitiOrganisasi
Organisasidengan
denganAktiviti
AktivitiOrganisasi
Organisasilain.
lain.
Bersambung…
Bersambung…
4
Penerangan Ringkas Sub-modul

•• Cadangan
CadanganPerjawatan
Perjawatan(Manpower
(ManpowerProposal)
Proposal)
•• Cadangan
Cadangan pewujudan,
pewujudan, pemansuhan
pemansuhan atau
atau pindaan
pindaan
maklumat
maklumatJawatan-jawatan
Jawatan-jawatanSebenar.
Sebenar.
•• Cadangan
Cadanganperubahan
perubahankepada
kepadastruktur
strukturperjawatan,
perjawatan,iaitu:
iaitu:
•• Hubungan
Hubungandidiantara
antarasuatu
suatuJawatan
JawatanSebenar
Sebenardengan
dengan
Unit
UnitOrganisasi,
Organisasi,
•• Hubungan
Hubungandidiantara
antarasuatu
suatuJawatan
JawatanSebenar
Sebenardengan
dengan
Aktiviti
AktivitiOrganisasi,
Organisasi,
•• Hubungan
Hubungan didi anatara
anatara suatu
suatu Jawatan
Jawatan Sebenar
Sebenar
dengan
dengan Jawatan
Jawatan Sebenar
Sebenar lain
lain (superior
(superior –– sub-
sub-
ordinate
ordinaterelationship)
relationship)
Bersambung…
Bersambung…

5
Penerangan Ringkas Sub-modul

Sub-modul
Sub-modul ini
ini juga
juga menyediakan
menyediakan kemudahan
kemudahan melaksanakan
melaksanakan proses
proses
penyemakan,
penyemakan, perakuan
perakuan dandan kelulusan
kelulusan sehinggalah
sehinggalah kepada
kepada
mengemaskini
mengemaskinirekod
rekodData
DataPerjawatan
Perjawatanhasil
hasildari
darikelulusan
kelulusanCadangan
Cadangan
Pembangunan
PembangunanOrganisasi
Organisasitersebut.
tersebut.

6
Imbas Kembali – Elemen Data Perjawatan
Klasifikasi
Klasifikasi
Perkhidmatan
Perkhidmatan

Jawatan Skim
Skim Gred
Gred
Jawatan
Standard Perkhidmatan
Perkhidmatan Gaji
Gaji
Standard

Unit
Unit Kumpulan
Kumpulan
Organisasi
Organisasi Perkhidmatan
Perkhidmatan

Jawatan
Jawatan Jawatan
Jawatan
Sebenar kuasa
kuasa
Sebenar

Aktiviti
Aktiviti
Organisasi
Organisasi

7
 Imbas Kembali – Elemen Data Perjawatan

Unit
Unit Entiti
Entiti yang
yang diwujudkan
diwujudkan dengan
dengan terma-terma
terma-terma tertentu
tertentu
Organisasi
Organisasi untuk
untuk melaksanakan
melaksanakan fungsi-fungsi
fungsi-fungsi yang
yang menjurus
menjurus keke
arah pencapaian objektif sesuatu agensi.
arah pencapaian objektif sesuatu agensi.
Sifat-sifat
Sifat-sifat(attributes)
(attributes)
•• Kod
Kod
•• Nama
Nama
•• Tahap
Tahap
•• Kumpulan
KumpulanAgensi
Agensi
•• Teks
TeksKeterangan
Keterangan
•• Kategori
Kategori
•• Indikator
IndikatorAgensi
Agensi
•• Status
Status
•• Status
StatusPedalaman
Pedalaman
•• Lokasi
Lokasi
•• KRA
KRA
•• KPI
KPI
•• Unit
UnitOrganisasi
OrganisasiInduk
Induk
8
 Imbas Kembali – Elemen Data Perjawatan

Aktiviti
Aktiviti Fungsi-fungsi
Fungsi-fungsi yang
yang perlu
perlu dilaksanakan
dilaksanakan oleh
oleh Unit
Unit
Organisasi
Organisasi Organisasi
Organisasi bagi
bagi memenuhi
memenuhi peranannya
peranannya dalam
dalam
mencapai objektif sesuatu agensi.
mencapai objektif sesuatu agensi.
Sifat-sifat
Sifat-sifat(attributes)
(attributes)
•• Kod
Kod
•• Nama
Nama
•• Tahap
Tahap
•• Teks
TeksKeterangan
Keterangan
•• Kategori
Kategori
•• Status
Status
•• Aktiviti
AktivitiOrganisasi
OrganisasiInduk
Induk

9
Imbas Kembali – Elemen Data Perjawatan

Jawatan
Jawatan Suatu
Suatu Jawatan
Jawatan yang
yang unik
unik yang
yang diwujudkan
diwujudkan didalam
didalam
Sebenar
Sebenar sesuatu
sesuatu unit
unit organisasi
organisasi yang
yang dipertanggungjawabkan
dipertanggungjawabkan
untuk
untuk melaksanakan fung-fungsitertentu.
melaksanakan fung-fungsi tertentu.
Sifat-sifat
Sifat-sifat(attributes)
(attributes)
•• Kod
Kod
•• Nama
Nama
•• Gred
GredMaksima
Maksima
•• Gred
GredMinima
Minima
•• Indikator
IndikatorKetua
KetuaPerkhidmatan
Perkhidmatan
•• Indikator
IndikatorKetua
KetuaJabatan
Jabatan
•• Status
StatusPembekalan
Pembekalan
•• Pembekal
PembekalKader
Kader
•• Kod
KodObjek
ObjekSebagai
Sebagai
•• Teks
TeksKeterangan
Keterangan
•• Kategori
Kategori
•• Status
StatusJawatan
JawatanSebenar
Sebenar
•• Status
StatusKekosongan
KekosonganJawatan
JawatanSebenar
Sebenar
•• Jawatan
JawatanSebenar
SebenarPegawai
PegawaiPenyelia
Penyelia
10
Imbas Kembali – Elemen Data Perjawatan

Jawatan
Jawatan Keterangan
KeteranganTugasTugas(Job
(JobDescription)
Description)
Sebenar
Sebenar •• Tugas
TugasdandanTanggungjawab
Tanggungjawab
•• Skop
SkopBidang
BidangKuasa
Kuasa
•• Keperluan
KeperluanKompetensi
Kompetensi
•• Kriteria
Kriteria
•• Keperluan
KeperluanLogistik
Logistik
•• Bidang
BidangHasil
HasilUtama
Utama(KRA)
(KRA)
•• Petunjuk
PetunjukPrestasi
PrestasiUtama
Utama(KPI)
(KPI)

Hubungan
Hubungandengan
denganLain-Lain
Lain-LainElemen
ElemenPerjawatan
Perjawatan
•• Unit
UnitOrganisasi
Organisasi
•• Aktiviti
AktivitiOrganisasi
Organisasi
•• Jawatan
JawatanStandard
Standard
•• Skim
SkimPerkhidmatan
Perkhidmatan

11
 Imbas Kembali – Gambaran Struktur Unit Organisasi
dan Aktiviti Organisasi
CONTOH
CONTOHSTRUKTUR
STRUKTURAKTIVITI
AKTIVITIORGANISASI
ORGANISASI CONTOH
CONTOHSTRUKTUR
STRUKTURUNIT
UNITORGANISASI
ORGANISASI
AP
AP
1
1
Maksud
Maksud Kementerian
Kementerian AP
AP
2
Bekalan
BekalanMM AA 2
AP
AP
3
3

AP AP AP
AP AP AP AP
AP 3 5 4
1 3 5 4
1
Program Program Program Jabatan
Jabatan Jabatan
Jabatan
Program Program Program AP
11 22 33 BB AP
5 CC
5
AP AP
AP AP AP AP
2 4 AP AP
2 4 6 6
6 6

Aktiviti Aktiviti Aktiviti Aktiviti Cawangan Unit Unit

Aktiviti Aktiviti Aktiviti Aktiviti Cawangan Unit Unit
1.1
1.1 1.2
1.2 2.1
2.1 3.1 D E F
3.1 D E F

AP AP AP AP1 AP AP AP AP1
AP AP AP AP1 AP AP AP AP1
7 8 9 0 7 8 9 0
7 8 9 0 7 8 9 0

12
Penerangan Ringkas Sub-modul

Suatu
Suatu Cadangan
Cadangan Pembangunan
Pembangunan Organisasi
Organisasi mengandungi
mengandungi salah
salah satu
satu
atau
ataugabungan
gabungandari
darimana-mana
mana-manaelemen
elemenberikut:
berikut:
•• Cadangan
CadanganUnit
UnitOrganisasi
Organisasi
•• Cadangan
CadanganAktiviti
AktivitiOrganisasi
Organisasi
•• Cadangan
CadanganPerjawatan
Perjawatan
CADANGAN
CADANGAN
PEMBANGUNAN
PEMBANGUNANORGANISASI
ORGANISASI
Cadangan
Cadangan Unit
Unit
Cadangan Unit Cadangan
Cadangan
Cadangan Aktiviti
Aktiviti
Aktiviti
Cadangan Unit
Organisasi Cadangan Aktiviti
Organisasi
Organisasi
Organisasi
Organisasi Organisasi
Organisasi
Organisasi
Cadangan
Cadangan Cadangan
Cadangan
Cadangan Cadangan
Cadangan
Perjawatan Cadangan
Perjawatan
Perjawatan
Perjawatan Perjawatan
Perjawatan
Perjawatan Perjawatan

13
 Penerangan Ringkas Sub-modul

Cadangan Cadangan
Cadangan
Cadangan
Cadangan
Aktiviti Cadangan Unit
Unit Organisasi
Organisasi –– suatu
suatu cadangan
cadangan untuk
untuk
Unit
Aktiviti
Unit
Organisasi
Organisasi
meminda
meminda struktur
struktur dan
dan / / atau
atau maklumat
maklumat Unit
Unit Organisasi
Organisasi
Organisasi
Organisasi
sesuatu
sesuatuagensi.
agensi.Antara
Antarajenis
jenispindaan
pindaanyang
yangboleh
bolehdibuat:
dibuat:
•• Wujudkan
WujudkanUnit
UnitOrganisasi
Organisasibaru.
baru.
•• Pindahkan
PindahkanUnit
UnitOrganisasi
Organisasisedia
sediaada
ada
pindahkan
pindahkan dari
dari suatu
suatu Unit
Unit Organisasi
Organisasi Induk
Induk ke
ke Unit
Unit
Organisasi
OrganisasiInduk
Indukyang
yanglain.
lain.
•• Mansuhkan
MansuhkanUnit
UnitOrganisasi
Organisasisedia
sediaada
ada
pinda
pindastatus
statussesuatu
sesuatuUnit
UnitOrganisasi
Organisasikepada
kepada“Mansuh”.
“Mansuh”.
•• Kemaskini
Kemaskinimaklumat
maklumatUnit
UnitOrganisasi
Organisasisedia
sediaada
ada
Kemaskini
Kemaskini maklumat
maklumat seperti
seperti Kod,
Kod, Nama,
Nama, Keterangan,
Keterangan,
Kategori, Status, Status Pedalaman,
Kategori, Status, Status Pedalaman,

14
 Penerangan Ringkas Sub-modul

Cadangan
Cadangan
Cadangan
Cadangan
Aktiviti
Cadangan
Cadangan Aktiviti
Aktiviti Organisasi
Organisasi –– suatu
suatu Cadangan
Cadangan untuk
untuk
Aktiviti
Aktiviti
Aktiviti
Organisasi
Organisasi
Organisasi
meminda
meminda struktur
struktur dan
dan / / atau
atau maklumat
maklumat Aktiviti
Aktiviti Organisasi
Organisasi
Organisasi
sesuatu
sesuatuagensi.
agensi.Antara
Antarajenis
jenispindaan
pindaanyang
yangboleh
bolehdibuat:
dibuat:
•• Wujudkan
WujudkanAktiviti
AktivitiOrganisasi
Organisasibaru.
baru.
•• Pindahkan
PindahkanAktiviti
AktivitiOrganisasi
Organisasisedia
sediaada.
ada.
pindahkan
pindahkan dari
dari suatu
suatu Aktiviti
Aktiviti Organisasi
Organisasi Induk
Induk ke
ke Aktiviti
Aktiviti
Organisasi Induk yang lain.
Organisasi Induk yang lain.
•• Mansuhkan
MansuhkanAktiviti
AktivitiOrganisasi
Organisasisedia
sediaada.
ada.
pinda
pindastatus
statussesuatu
sesuatuAktiviti
AktivitiOrganisasi
Organisasikepada
kepada“Mansuh”.
“Mansuh”.
•• Kemaskini
Kemaskinimaklumat
maklumatAktiviti
AktivitiOrganisasi
Organisasisedia
sediaada.
ada.
Kemaskini
Kemaskini maklumat
maklumat seperti
seperti Kod,
Kod, Nama,
Nama, Keterangan,
Keterangan,
Kategori,
Kategori,Status,
Status,

15
 Penerangan Ringkas Sub-modul

Cadangan
Cadangan
Cadangan
Cadangan
Perjawatan Cadangan
Cadangan Perjawatan
Perjawatan –– suatu
suatu Cadangan
Cadangan untuk
untuk meminda
meminda
Perjawatan
Perjawatan
Perjawatan
jumlah,
jumlah, pecahan
pecahan dan
dan / / atau
atau maklumat
maklumat Jawatan-jawatan
Jawatan-jawatan
Sebenar
Sebenardididalam
dalamsesuatu
sesuatuagensi.
agensi.Antara
Antarajenis
jenispindaan
pindaanyang
yang
boleh
bolehdibuat:
dibuat:
•• Wujudkan
WujudkanJawatan
JawatanSebenar
Sebenarbaru
baru
•• Wujudkan
Wujudkan Jawatan
Jawatan Sebenar
Sebenar tambahan
tambahan untuk
untuk Butiran
Butiran
sedia
sediaada
ada
•• Pinda
PindaStatus
StatusJawatan
JawatanSebenar
Sebenar
•• Mansuhkan
MansuhkanJawatan
JawatanSebenar
Sebenar
•• Gredkan
Gredkansemula
semulaJawatan
JawatanSebenar
Sebenar
•• Pindah
Pindah Butiran
Butiran Jawatan
Jawatan Sebenar
Sebenar (Perpindahan
(Perpindahan antara
antara
Aktiviti
AktivitiOrganisasi)
Organisasi)
•• Pindah
PindahJawatan
JawatanSebenar
SebenarAntara
AntaraUnit
UnitOrganisasi
Organisasi
•• Wujudkan
WujudkanJawatan
JawatanSebenar
SebenarKUP
KUP
•• Mansuhkan
MansuhkanJawatan
JawatanSebenar
SebenarKUP
KUP
16
 Kawalan Antara Cadangan Unit Organisasi Dengan
Cadangan Perjawatan
Cadangan Unit Organisasi Cadangan Perjawatan

WUJUDKAN
WUJUDKAN
UNIT
UNIT TIADA CADANGAN PERJAWATAN
ORGANISASI
ORGANISASI YANG DIBENARKAN
BARU
BARU

PINDAHKAN
PINDAHKAN Pindah
Pindah
UNIT Jawatan
Jawatan
UNIT Sebenar
ORGANISASI
ORGANISASI Sebenar
(Antara
(AntaraUnit
Unit
SEDIA
SEDIAADA
ADA Organisasi)
Organisasi)

17
 Kawalan Antara Cadangan Unit Organisasi Dengan
Cadangan Perjawatan
Cadangan Unit Organisasi Cadangan Perjawatan

MANSUHKAN
MANSUHKAN
Pindah
Pindah
UNIT Jawatan
UNIT Jawatan
ORGANISASI Sebenar
Sebenar
ORGANISASI (Antara
SEDIA (AntaraUnit
Unit
SEDIAADA
ADA Organisasi)
Organisasi)

KEMASKINI
KEMASKINI Pindah
MAKLUMAT Pindah
MAKLUMAT Jawatan
Jawatan
UNIT
UNIT Sebenar
Sebenar
ORGANISASI
ORGANISASI (Antara
(AntaraUnit
Unit
SEDIA Organisasi)
SEDIAADA
ADA Organisasi)

18
 Kawalan Antara Cadangan Aktiviti Organisasi Dengan
Cadangan Perjawatan
Cadangan Aktiviti Organisasi Cadangan Perjawatan

WUJUDKAN
WUJUDKAN
AKTIVITI Wujudkan Wujudkan
AKTIVITI Wujudkan Wujudkan
ORGANISASI Jawatan Jawatan
ORGANISASI Jawatan Jawatan
Sebenar
SebenarBaru
Baru Sebenar
SebenarKUP
KUP
BARU
BARU

Wujudkan
Wujudkan
Wujudkan
Wujudkan Pinda
PindaStatus
Status Mansuhkan
Mansuhkan
Jawatan
Jawatan
Jawatan
Jawatan Jawatan
Jawatan Jawatan
Jawatan
PINDAHKAN Sebenar
PINDAHKAN Sebenar Baru Sebenar Sebenar Sebenar
Sebenar Baru Tambahan Sebenar Sebenar
AKTIVITI Tambahan
AKTIVITI
ORGANISASI
ORGANISASI
SEDIA
SEDIAADA
ADA
Pindah
PindahButiran
Butiran
Gred Semula Jawatan Wujudkan Mansuhkan
Gred Semula Jawatan Wujudkan Mansuhkan
Jawatan Sebenar Jawatan Jawatan
Jawatan Sebenar Jawatan Jawatan
Sebenar (Antara Sebenar KUP Sebenar KUP
Sebenar (Antara Sebenar KUP Sebenar KUP
Aktiviti)
Aktiviti)

19
 Kawalan Antara Cadangan Aktiviti Organisasi Dengan
Cadangan Perjawatan
Cadangan Aktiviti Organisasi Cadangan Perjawatan

MANSUHKAN
MANSUHKAN Pindah Butiran
Pindah Butiran
AKTIVITI Jawatan Mansuhkan Mansuhkan
AKTIVITI Jawatan Mansuhkan Mansuhkan
ORGANISASI Sebenar Jawatan Jawatan
ORGANISASI Sebenar Jawatan Jawatan
(Antara Sebenar KUP Sebenar
SEDIA
SEDIAADA
ADA
(Antara Sebenar KUP Sebenar
Aktiviti)
Aktiviti)

Wujudkan
Wujudkan
Wujudkan
Wujudkan Pinda
PindaStatus
Status Mansuhkan
Mansuhkan
Jawatan
Jawatan
Jawatan
Jawatan Jawatan
Jawatan Jawatan
Jawatan
KEMASKINI Sebenar
KEMASKINI Sebenar Baru Sebenar Sebenar Sebenar
Sebenar Baru Tambahan Sebenar Sebenar
MAKLUMAT
MAKLUMAT Tambahan
AKTIVITI
AKTIVITI
ORGANISASI
ORGANISASI
SEDIA
SEDIAADA
ADA Pindah
PindahButiran
Butiran
Gred Semula Jawatan Wujudkan Mansuhkan
Gred Semula Jawatan Wujudkan Mansuhkan
Jawatan Sebenar Jawatan Jawatan
Jawatan Sebenar Jawatan Jawatan
Sebenar (Antara Sebenar KUP Sebenar KUP
Sebenar (Antara Sebenar KUP Sebenar KUP
Aktiviti)
Aktiviti)

20
 Aliran Penggunaan Sub-modul Pembangunan
Organisasi
1.1
1.1
OD
Start Create
Analyst Start CreateOD
OD
Proposal
Proposal
(Agensi)

1.2
OD Specialist 1.2
Review OD
Review OD
(Kementerian) Proposal
Proposal

1.3
OD 1.3 1.4
Confirm 1.4
Endorsing Confirm Endorse AA
Document EndorseOD
OD
Authority Document Proposal
Attachment Proposal
Attachment
(BPO, JPA)

1.11
1.11
OD
Analyst,
View Approval
View Approval BB
Document
OD Document
Specialist,
OD
Endorsing 1.12
Authority 1.12
View Status of
View Status of CC
OD Proposal
OD Proposal

21
 Aliran Penggunaan Sub-modul Pembangunan
Organisasi
1.6
1.6
Yes, Prepare
PrepareBU
BU
BU Approval DD
Approval
only Document
OD Document
Endorsing
Authority Contains Yes, 1.6
Contains 1.5 1.6
BU BU 1.5 Prepare
(BPO, JPA) AA BU Prepare PrepareBU
BU
Proposal and PrepareSurat
Surat Approval
Proposal Perakuan Approval
? BA Perakuan Document
? Document

No,
OD BU 1.7
1.7
Approving and Approve OD EE
Approve OD
Authority AP Proposal
Proposal
only
(Treasury)

OD BB FF
Analyst,
OD
Specialist,
OD
Endorsing
Authority CC GG

22
 Aliran Penggunaan Sub-modul Pembangunan
Organisasi
1.10
1.10
Update
Update
OD Analyst DD Establishment
End
End
Establishment
Data Records
Data Records

1.9
State OD 1.9
Prepare Waran
Approving Prepare Waran
Perjawatan
Authority Perjawatan
Yes Negeri
Negeri

1.8
1.8
OD State
State
Prepare
PrepareWaran
Waran
Approving EE Perjawatan /
Proposal
Proposal No
Authority Perjawatan / ?
Surat Kuasa ?
Surat Kuasa
(Treasury)

OD
FF
Analyst,
OD
Specialist,
OD
Endorsing
Authority GG

23
 Elemen Data Dalam Sub-modul
m 1 Organisational 1 m OD
OD Organisational ODApproval
Approval
ODProposal
Proposal Development
OD
ODApproval
Approval Document
Status Development Document Document
Status Proposal Document Status
Proposal 1 Status
1
Actual 1 m
Actual
Position
Position

m 1 m
1 1 1 1 1
1 m Actual
m 1 Business
Business Actual Business
Business BusinessUnit
Unit Business
Business
BusinessUnit
Unit Proposal Item
Position
Position Activity
Activity Activity
Proposal Item Proposal Activity
ProposalItem
Item Proposal
ProposalItem
Item
1 1 1
m 1 1 1 1
Proposed
Proposed Proposed
Proposed
Proposed
ProposedBUBU Proposed
Proposed Actual
Actual Business
Business
Location
Location 1 Business
BusinessUnit
Unit Position
Position Activity
Activity
1 1
m 1
1
Proposed 1
ProposedBU
BU
KRA
KRA m m
m m
m
Proposed
ProposedAPAP Proposed
ProposedAPAP
Proposed
ProposedBU
BU Proposed
ProposedAP
AP Proposed
ProposedAP
AP
Competency
Competency Scope of
Scope of
KPI
KPI Task
Task KRA
KRA
Required
Required Authority
Authority

24
 Peranan dan Pengguna

N Perana Operasi Penggun Kumpu

o. n a lan
Penggu
na
1 Organisatio 1.1 Create Pegawai Officer
nal Organisational Kanan Unit
Developme Development Pembangunan
nt Analyst Proposal Organisasi di
1.10 Update Records Agensi
1.11 View Approval Operasi
Document
1.12 View Status of
Organisational
Development
Proposal

25
2 Organisatio 1.2 Review Pegawai Officer
 Peranan dan Pengguna

N Perana Operasi Pengguna Kumpu

o. n lan
Penggu
na
3 Organisatio 1.3 Confirm Pegawai Officer
nal Document Bertugas di
Developme Attachment Bahagian
nt 1.4 Endorse Pembangunan
Endorsing Organisational Organisasi JPA
Authority Development
Proposal
1.5 Prepare Surat
Perakuan
1.6 Prepare
Business Unit
26
Approval
 Peranan dan Pengguna

N Perana Operasi Penggun Kumpu

o. n a lan
Penggu
na
4 Organisatio 1.7 Approve Pegawai Officer
nal Organisational Bertugas di
Developme Development Bahagian
nt Proposal Belanjawan,
Approving 1.8 Prepare Waran Perbendahar
Authority Perjawatan / Surat aan
Kuasa Malaysia.
1.11 View Approval
Document
1.12 View Status of
Organisational
Development 27
 Demonstrasi Penggunaan Sistem

Arahan:
Pengurusan tertinggi JPA telah membuat keputusan untuk mewujudkan
satu Bahagian baru di JPA bagi melaksanakan aktiviti pengurusan
keselamatan, yang dinamakan Bahagian Pengurusan Harta
• Bahagian tersebut akan ditempatkan di bawah Program Pengurusan
Sumber Manusia Sektor Awam
• Bahagian tersebut akan diterajui oleh seorang Pengarah (PTD JUSA
C – Gred VU7)
• 2 cawangan akan diwujudkan di dalam Bahagian tersebut iaitu
Cawangan Penyelenggaraan Harta dan Cawangan Perolehan Harta
• Setiap Cawangan akan dianggotai oleh:
• seorang Timbalan Pengarah PTD Gred M54
• 2 orang Ketua Penolong Pengarah Gred M48
• 8 orang Pembantu Tadbir Gred N17

28
 Demonstrasi Penggunaan Sistem

Arahan:
• Satu Unit di Bahagian Sumber Manusia dan Khidmat Pengurusan
(Unit xx) akan dipindahkan ke Bahagian Pengurusan Harta, berserta
dengan semua Jawatan Sebenar di bawahnya.

29
Demonstrasi Penggunaan Sistem

Aktiviti di Dalam Cadangan Pembangunan Organisasi:

1. Wujudkan Aktiviti Organisasi:
a) Bahagian Pengurusan Harta
b) Cawangan Penyelenggaraan Harta
c) Cawangan Perolehan Harta
2. Wujudkan Unit Organisasi:
a) Bahagian Pengurusan Harta
b) Cawangan Penyelenggaraan Harta
c) Cawangan Perolehan Harta
3. Pindahkan Aktiviti Organisasi (Unit xxx) dari BKP ke Bhg Harta
4. Pindahkan Unit Organisasi (Unit xxx) dari BKP ke Bhg Harta

30
Demonstrasi Penggunaan Sistem

Aktiviti di Dalam Cadangan Pembangunan Organisasi:

3. Wujudkan Jawatan Sebenar di Cawangan Perolehan Harta
a) Timbalan Pengarah Cawangan Perolehan Harta PTD M54
b) 2 orang Ketua Penolong Pengarah Gred M48
c) 8 orang Pembantu Tadbir Gred N17
4. Wujudkan Jawatan Sebenar di Cawangan Penyelenggaraan
Harta
a) Timbalan Pengarah Cawangan Penyelenggaraan Harta
PTD M54
b) 2 orang Ketua Penolong Pengarah Gred M48
c) 8 orang Pembantu Tadbir Gred N17

31
Isu-isu Pelaksanaan

1. Penggunaan Sub-modul Pembangunan Organisasi oleh

Perbendaharaan Malaysia
2. Penjanaan Senarai Perjawatan melalui aplikasi HRMIS
3. Penggunaan dan penyelenggaraan nombor butiran dalam
aplikasi HRMIS
4. Penyelenggaraan kod maksud bekalan bagi agensi di
kementerian yang menguruskan belanjawan berasingan
(contoh: Lembaga Pelabuhan Kelang di bawah Kementerian
Pengangkutan)

32
Terima Kasih

33