KATA PENGANTAR

Pengembangan dosen merupakan salah satu sasaran pengembangan

pendidikan tinggi saat ini. Hal ini tidak dapat disangkal, mengingat
kemampuan dosen adalah salah satu unsur yang menentukan mutu lulusan
perguruan tinggi.

Berdasarkan pemikiran tersebut, Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi

berupaya meningkatkan mutu dosen, antara lain dengan cara memberikan
kesempatan melanjutkan studi pascasarjana, baik di dalam maupun di luar
negeri. Pendidikan pascasarjana di luar negeri memerlukan perhatian dan
pengelolaan tersendiri. Hal ini antara lain didasarkan pada dua alasan, yaitu
(a) pendidikan pascasarjana memerlukan dana yang sangat besar dan (b)
keberadaan mahasiswa pascasarjana di luar negeri menghadirkan suatu
tantangan bagi mereka, dalam arti penyesuaian diri dalam berbagai hal
seperti budaya, akademik dan alam lingkungan.

Menyadari kedua hal ini, Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi sejak tahun
80-an berupaya meringankan tantangan ini. Upaya itu dilakukan dengan
cara menyelenggarakan predeparture training bagi calon karyasiswa luar
negeri, khususnya untuk beberapa negara tujuan seperti Australia, Jerman
dan Jepang. Kegiatan ini mencakup pelatihan bahasa asing, orientasi
akademik dan pemahaman tentang kebudayaan. Sasaran pokok
predeparture training adalah untuk mempersingkat dan meringankan proses
penyesuaian diri para karyasiswa di luar negeri dan bagaimanapun pada
akhirnya paling tidak akan membuahkan dua keuntungan, yaitu (a)
menambah kemampuan kepada karyasiswa dalam menjalankan tugas
studinya dan (b) mempersingkat masa studi dan sekaligus memperkecil
pembiayaan.

1
Untuk mencapai sasaran ini Proyek menyajikan keterangan mengenai
berbagai aspek tantangan tersebut dalam bentuk buku yang lebih mudah
disimak dan praktis dipakai sebagai sumber informasi. Bahan-bahan yang
termuat dalam buku ini dipetik dari pengalaman para karyasiswa, yang pada
umumnya perlu diketahui oleh mereka yang pertama kali memasuki
lingkungan akademik di luar negeri.

Perlu diketahui bahwa sistem pendidikan yang akan ditempuh di luar negeri
belum tentu sama dengan sistem pendidikan di Indonesia. Kenyataan ini
makin meyakinkan kita bahwa buku panduan ini sangat bermanfaat bagi
mereka yang akan menyelesaikan studi di luar negeri.

Beberapa sponsor pemberi beasiswa menyarankan pelaksanaan penelitian

sebaiknya dilakukan di Indonesia, sehingga permasalahan yang diambil
dapat dimanfaatkan untuk menunjang pembangunan nasional.

Dengan jujur dan setulus hati patut diakui bahwa informasi yang
dikemukakan dalam buku ini tidak mencakup setiap hal yang diperlukan
oleh karyasiswa yang akan berangkat ke luar negeri. Namun demikian kami
tetap berharap, mudah-mudahan buku ini dapat menjadi salah satu
referensi bagi pihak-pihak yang berkepentingan.

Penyusunan buku ini hanya dapat berhasil berkat darma bakti dan
dukungan penuh dari segenap Tim Penyusun. Untuk itu ucapan terima
kasih yang tulus kami sampaikan kepada :

Dr.Ir. Heru Sutomo Brodjonegoro

Penyusun Buku Panduan Studi Pascasarjana di Inggris

Ucapan terima kasih juga kami sampaikan kepada Drs. A. Hidayat, M.M.,
selaku Kasubdit Ketenagaan Perguruan Tinggi yang telah memberikan
dukungan serta input dan koreksi sehingga memungkinkan terbitnya buku

2
ini. Tak lupa kami sampaikan ucapan terima kasih juga kepada
Drs. Andi Ichsan dan Damrin Fachroddin, sebagai pengelola Program
Beasiswa Luar Negeri Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi, yang telah
membantu tim dalam berbagai kesempatan dalam proses penyusunan buku
ini.

Semoga buku ini bermanfaat bagi karyasiswa luar negeri yang melakukan
tugas mulia dalam upaya meningkatkan mutu pendidikan dalam rangka
mencerdaskan bangsa.

Jakarta, Agustus 2002

Direktur Pembinaan Pendidikan Tenaga Kependidikan
dan Ketenagaan Perguruan Tinggi
Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi

3
 PANDUAN STUDI PASCASARJANA DI LUAR NEGERI

BAB I

PENDAHULUAN

1. Latar Belakang

Peranan perguruan tinggi dalam pembangunan tercermin pada

mutu lulusan, hasil penelitian serta pengabdiannya pada
masyarakat. Untuk mencapai hasil yang diinginkan tersebut, salah
satu syarat utama adalah dosen yang tinggi kemampuan
akademiknya, jumlah yang cukup, serta menyebar di semua
bidang ilmu dan teknologi. Di samping itu harus didukung oleh
mahasiswa yang handal, tenaga penunjang pendidikan yang
profesional, program pendidikan yang relevan, sarana pendidikan
yang memadai, serta suasana akademik yang mendorong.
Mengingat masih terbatasnya pendidikan pascasarjana di
Indonesia dalam cabang ilmu atau teknologi tertentu, program
pendidikan di tingkat pascasarjana ke luar negeri dianggap perlu.
Pedoman ini ditujukan bagi mereka yang akan belajar atau
mengikuti pelatihan ke luar negeri, dengan harapan dapat
meringankan dan mengurangi kesulitan serta hambatan untuk
hidup dan belajar di negara antara lain Amerika Serikat, Australia,
Denmark, Inggris, Jepang, Jerman, Kanada, Perancis, Philipina
dan Thailand.

4
2. Pengembangan Dosen

Pengembangan dosen mencakup usaha meningkatkan

kemampuan atau mutu serta meningkatkan jumlah dosen melalui
rekruitmen secara selektif. Peningkatan mutu dapat dilakukan
melalui berbagai cara, antara lain pendidikan pascasarjana dan
pelatihan. Beberapa bidang ilmu dan teknologi masih belum
sepenuhnya dikembangkan oleh program pascasarjana dalam
negeri, oleh karena itu dosen perlu dikirim ke luar negeri untuk
mempelajari bidang ilmu dan teknologi tersebut. Bidang ilmu dan
teknologi yang dianggap strategis dan perlu dikembangkan antara
lain Informatika, Bioteknologi, Ilmu dan Teknologi Kelautan, Teknik
Penerbangan, Mikro Elektronika, Teknologi Manufaktur, Agribisnis,
Manajemen, Ilmu Lingkungan dan beberapa bidang ilmu lain.

3. Adaptasi pada Kebudayaan Asing

Dasar pemikiran konseptual berakar pada berbagai cabang ilmu

yaitu bahwa:
§ Kebudayaan adalah ragam utama untuk dapat mengerti
perilaku yang berbeda-beda. Sangat banyak batasan mengenai
kebudayaan, salah satunya adalah sebagai berikut:
kebudayaan adalah pemrograman gabungan dari berbagai
pikiran yang membedakan anggota suatu kelompok manusia
atau suatu kategori manusia yang satu dengan lainnya;
§ Perilaku manusia dan interaksi manusia adalah normatif, terikat
oleh nilai-nilai;
§ Perilaku kebudayaan itu dipelajari dan dikaji;

5
§ Kebudayaan ke dalam merupakan peta-peta kognitif
perorangan atau pemrograman-pemrograman mental;
§ Pindah ke kebudayaan lain berarti pindah ke program lain

Pindah dari satu kebudayaan ke kebudayaan yang lain

memerlukan penyesuaian. Hal ini pada umumnya dialami oleh
mereka yang untuk pertama kali tinggal di negeri lain dalam waktu
tertentu, seperti dosen yang sedang mengikuti tugas belajar di
luar negeri.

Secara ringkas tahapan-tahapan yang akan dilalui adalah sebagai

berikut:
1) Masa berbunga-bunga. Mula-mula banyak orang terpesona
dan tertarik oleh semua yang baru. Pendatang merasa gembira
dan bangga dalam memasuki suatu kebudayaan baru;
2) Masa resah. Orang mulai mengalami masalah baru, antara lain
berkaitan dengan masalah perumahan, pengangkutan,
perbelanjaan dan bahasa. Kelelahan mental terjadi akibat
tekanan yang terus-menerus untuk memahami bahasa dalam
lingkungan asing ini;
3) Penyesuaian awal. Pemecahan masalah dalam kegiatan
sehari-hari seperti perumahan dan perbelanjaan sudah tidak
merupakan masalah utama. Meskipun pendatang belum dapat
berbicara secara fasih, pengertian utama dan perasaan telah
dapat dinyatakan dengan bahasa kedua ini;
4) Masa risau. Seseorang yang telah jauh dari keluarga dan
teman akrab dalam waktu yang lama akan merasa kesepian.

6
 Banyak yang masih merasa belum dapat menyatakan
keinginannya sebaik seperti dengan bahasa aslinya. Perasaan
kecewa, murung dan kadang-kadang berakibat kurang percaya
diri sendiri akan timbul. Banyak orang yang mengalami tahapan
ini dalam waktu yang lama;
5) Masa Penerimaan dan Perpaduan. Hal-hal rutin telah
mantap. Pendatang telah menerima kebiasaan, adat, makanan
dan sifat-sifat dari orang dalam kebudayaan baru itu.
Pendatang merasa santai bersama teman, rekan dan bahasa
negeri kedua ini.

Proses penyesuaian dalam kebudayaan baru

Masa ber- Masa Masa Masa Masa

bunga- Resah Penyesuaian Risau Penerimaan
Awal dan Perpaduan

0 6 10 14 18 24 bulan

Di samping kebudayaan umum seperti tersebut di atas perlu

pula diperhatikan kebudayaan kampus, terutama perbedaan
pendekatan Asia dan Barat dalam proses belajar. Secara
ringkas proses belajar dapat digambarkan sebagai berikut :

7
 Pendekatan Pendeakatan
Asia Barat

Sikap pada ilmu : Melestarikan Mengembangkan

Pendekatan Belajar : Penggandaan ------- Analitis -------- Spekulatif

Siasat Tipe Menghafal Berfikir kritis Membahas,

Belajar dan mencari
menirukan kemungkinan
baru dan
penjelasan
Kegiatan Meringkas, Bertanya, Spekulasi dan
memaparkan, menentukan, membuat
mengenal, menggabung- hipotesa
menerapkan kan pemikiran
rumus dan dan informasi
informasi menjadi suatu
alasan
Mengapa ?
Pertanyaan Apa ? Bagaimana ? Bagaimana
khas Bagaimana jika ?
berlakunya ?
Berapa
pentingnya ?
Tujuan "Kebenaran" Orijinalitas Orijinalitas
"sederhana" 'kreatif" sama
bahan dalam sekali
pola yang lain pendekatan
baru,
pengetahuan
baru

Dalam bagan di atas tampak bahwa dalam Pendekatan Asia

tergambar sebagai berikut :

8
Sikap pada ilmu mengutamakan sasaran "melestarikan",
pendekatan belajar mengutamakan "penggandaan", dan siasat
belajar adalah menghafal dan menirukan, meringkas,
memaparkan, mengenal, menerangkan rumus dan informasi,
dengan pokok pertanyaan "apa" dan tujuan "kebenaran".

Sementara itu Pendekatan Barat mengutamakan analisis dan

hipotesis (spekulatif), siasat belajar adalah membahas, mencari
kemungkinan baru dan penjelasan, membuat hipotesis
(spekulatif) dengan pokok pertanyaan "bagaimana jika" dan
tujuan "orijinalitas kreatif", pendekatan dan pengetahuan baru
yang sama sekali baru.

Untuk mencapai Pendekatan Barat diperlukan siasat belajar

dengan berfikir kritis, bertanya dengan pokok pikiran
"mengapa" dsb., dengan tujuan menemukan "orijinalitas".

Masalah-masalah lain yang sering dihadapi karyasiswa di luar

negeri adalah :

1) Masalah pengkucilan sosial, yaitu : kesulitan memulai

hubungan dengan orang lain, tidak dapat menikmati obrolan
santai, jarangnya undangan dari rekan, ragu-ragu untuk
mengundang teman, merasa malu dalam pertemuan sosial,
ketagihan televisi, kurangnya berita dari Indonesia,
sehingga merasa kesepian, kurangnya masyarakat
Indonesia di tempat belajar, rindu untuk pulang, menutup
diri, tidak mau membagi masalah dengan orang lain, dll.;

9
 2) Masalah kurangnya pengenalan etika sosial;

3) Masalah kewanitaan;

4) Masalah keluarga.

4. Mempelajari Bahasa Asing

Tidak sedikit orang berupaya keras mencari jalan yang paling baik
untuk mempelajari bahasa asing. Demikian juga sudah banyak
buku yang ditulis untuk mencari jalan yang paling baik.
Mempelajari bahasa asing menyangkut berbagai hal. Cara
mempelajari bahasa asing bagi orang dewasa berbeda dengan
cara yang dipakai oleh seorang anak sekolah, dan berbeda pula
dengan cara yang dipakai oleh anak kecil (prasekolah).

Demikian pula kesulitan yang dihadapi dalam mempelajari bahasa

asing di antara ketiga kelompok umur tadi sangat berbeda-beda.
Begitu juga, tujuan mempelajari bahasa asing dapat berbeda-
beda. Hal ini akan menentukan muatan pelajaran dan metode
belajar bahasa asing tersebut. Oleh karena itu staf akademik muda
yang berniat mempelajari bahasa asing untuk tujuan studi lanjut,
perlu menyadari dan mengetahui terlebih dahulu beberapa hal
sebelum mendaftarkan diri pada suatu pelatihan bahasa asing,
yakni :

1) Tujuan pelatihan bahasa asing bagi mereka yang ingin

melanjutkan studi di luar negeri adalah penguasaan bahasa
sebagai alat komunikasi secara umum (language proficiency).

10
 Penguasaan bahasa mencakup keterampilan dalam menulis,
membaca, mendengar dan berbicara;

2) Untuk menguasai keempat aspek bahasa tersebut diperlukan

bahan ajar yang terdiri dari tata bahasa dan sejumlah kata-
kata. Perlu diketahui bahwa untuk keperluan penguasaan
bahasa asing sebagai alat komunikasi umum (medium of
instruction) diperlukan sejumlah kata yang termasuk sebagai
kata-kata yang paling tinggi pemakaiannya (the most frequently
used words). Mempelajari kata-kata asing yang langka
pemakaiannya hanyalah pekerjaan yang kurang bermanfaat
bagi seseorang yang berminat mempelajari bahasa asing
sebagai medium of instruction;

3) Istilah-istilah teknik (technical words) sebaiknya dipelajari

secara khusus, bukan dalam pelatihan umum bahasa asing;

4) Mempelajari bahasa asing bagi seorang dewasa adalah suatu

proses penguasaan "kebiasaan" (habit) baru, karena
mempergunakan bahasa adalah suatu proses yang berjalan
menurut suatu kebiasaan. Kebiasaan yang dimaksud terjadi
dalam proses pengucapan kalimat (speaking), mendengar
bunyi bahasa (listening) dan dalam aspek-aspek lainnya. Agar
"kebiasaan" baru ini dapat dikuasai, diperlukan latihan (drill)
yang sangat intensif;

5) Bagi seorang dosen yang ingin mempelajari bahasa asing

sebagai medium of instruction, keterampilan menerjemahkan
bahasa perlu dikuasai, khususnya untuk tujuan akademik.

11
 Istilah-istilah teknik (technical words) hanya dapat dikuasai oleh
mereka yang berkecimpung dalam bidang yang terkait atau alih
bahasa dalam konteks yang jelas. Ada kalanya kata-kata atau
istilah-istilah tersebut hanya dapat dijelaskan, tetapi tidak
diterjemahkan karena belum mempunyai padanan kata dalam
bahasa Indonesia.

5. Syarat-syarat dan Prosedur untuk Studi di Luar Negeri

Dalam rangka pengusulan tugas belajar ke luar negeri, perlu

diketahui hal-hal sebagai berikut :

5.1.Instansi yang terkait :

1) Departemen Pendidikan Nasional: Perguruan Tinggi,

Kopertis (untuk karyasiswa dari PTS), Direktorat Jenderal
Pendidikan Tinggi, Biro Kerjasama Luar Negeri dan
Hubungan Masyarakat, Biro Kepegawaian;

2) Sekretariat Kabinet, untuk S.K. Tugas Belajar;

3) Departemen Luar Negeri untuk paspor biru/dinas;

4) Departemen Kehakiman (Kantor Imigrasi) untuk paspor

hijau;

5) Perwakilan negara asing yang bersangkutan di Indonesia

untuk urusan visa.

12
5.2.Syarat-syarat dan kelengkapan untuk tugas belajar ke luar
negeri

1) Syarat-syarat :
a. Tersedianya penerimaan mahasiswa di perguruan tinggi
di luar negeri untuk program studi yang diinginkan;
b. Tersedianya dana untuk pelaksanaan studi (dana
pinjaman, hibah, dll.);
c. Mendapat persetujuan pimpinan perguruan tinggi atau
Koordinator Kopertis bagi dosen pegawai negeri sipil
yang dipekerjakan di perguruan tinggi swasta;
d. Surat Keputusan/Persetujuan tugas belajar dari Setkab.

Informasi tentang tersedianya kesempatan studi luar negeri

dan beasiswa dapat diperoleh melalui penawaran tugas
belajar dan beasiswa dari Direktorat Jenderal Pendidikan
Tinggi yang disampaikan melalui pimpinan perguruan
tinggi atau dari sumber lain.

2) Kelengkapan:

a. Keterangan mengenai status kepegawaian (sudah lulus

pelatihan prajabatan (STTPL) bagi calon pegawai
negeri sipil);

b. Surat pernyataan tugas belajar ke luar negeri dari

karyasiswa berdasarkan Peraturan Presiden Nomor 12
Tahun 1961 tentang Pemberian Tugas Belajar
(Penjelasan dalam Tambahan Lembaran Negara

13
 Nomor 2278 dan Keputusan Menteri Pertama Nomor
224/MP/1961) yang isinya antara lain menyatakan
bahwa selama di luar negeri tidak akan melakukan hal-
hal yang merugikan negara, ditandatangani di atas
materai Rp 6000,-. Dokumen ini disediakan oleh Ditjen
Pendidikan Tinggi;

c. Daftar Riwayat Hidup untuk tugas belajar ke luar negeri

(formulir dikeluarkan oleh Biro Kerjasama Luar Negeri
Depdiknas);

d. Permohonan paspor dinas (formulir telah tersedia);

e. Pasfoto berwarna (minimal berdasi bagi pria) ukuran 3

x 4 cm sebanyak empat lembar (dibaliknya dituliskan
nama dan NIP yang bersangkutan dan dimasukkan ke
dalam amplop);

f. Surat keterangan penerimaan di perguruan tinggi di luar

negeri (Letter of Acceptance atau Call Forward);

g. Surat keterangan jaminan biaya (Letter of Award) atau

Surat Pernyataan Biaya Sendiri di atas materai Rp
6000,- (bila atas biaya sendiri);

h. SK Kepegawaian Terakhir

3) Pelamar

Pelamar tugas belajar luar negeri dapat dibedakan dalam

dua kategori :

14
 a. Pelamar tugas belajar luar negeri dengan beasiswa
(dari/melalui pemerintah) adalah dosen tetap PTN dan
dosen tetap PTS (dengan syarat-syarat tertentu).

b. Pelamar tugas belajar luar negeri dengan tanggungan

biaya sendiri adalah dosen tetap PTN dan dosen tetap
PTS (dengan syarat-syarat tertentu pula).

5.3.Syarat-syarat dan kelengkapan untuk usul perpanjangan

izin tugas belajar, perpanjangan beasiswa, perubahan
bidang studi dan meningkatkan strata pendidikan

1) Persyaratan untuk perpanjangan izin tugas belajar :

a. Rekomendasi Pembimbing/Dekan/Ketua Program Studi
perguruan tinggi luar negeri tentang rencana
penyelesaian studi;
b. Surat keterangan jaminan pembiayaan dari pihak
penyandang dana;
c. Surat persetujuan pimpinan perguruan tinggi asal;
d. Fotokopi surat persetujuan/keputusan Sekretaris Kabinet
yang terakhir tentang tugas belajar yang bersangkutan.

2) Persyaratan untuk perpanjangan beasiswa/dana :

a. Rekomendasi Pembimbing/Dekan/Ketua Program Studi
perguruan tinggi luar negeri tentang rencana
penyelesaian studi;
b. Surat keterangan jaminan pembiayaan dari penyandang
dana;

15
 c. Surat persetujuan pimpinan perguruan tinggi asal;
d. Apabila izin belajar sudah habis waktunya, perlu
dilampir-kan Surat Keputusan/Persetujuan Setkab yang
terakhir.

3) Persyaratan untuk perubahan bidang studi :

a. Surat keterangan dari pembimbing/dekan/ketua program
studi perguruan tinggi di luar negeri tentang perubahan
program studi;
b. Fotokopi Surat Persetujuan/Keputusan Sekretaris
Kabinet;
c. Surat persetujuan pimpinan perguruan tinggi asal.

4) Persyaratan untuk meningkatkan strata pendidikan :

a. Surat keterangan dari Pembimbing/Dekan/Ketua

Program Studi perguruan tinggi di luar negeri tentang
penerimaan yang bersangkutan untuk meningkatkan
strata pendidikan dimaksud;

b. Adakalnya diperlukan academic transcript serta Grade

Point Average (GPA)/nilai mutu rata-rata program
master yang baru ditempuh;

c. Keterangan jaminan biaya dari pihak penyandang dana;

d. Fotokopi Surat Persetujuan/Keputusan Sekretaris

Kabinet;

e. Surat persetujuan pimpinan perguruan tinggi asal

16
6. Syarat-syarat tambahan untuk mendapatkan beasiswa tugas
belajar (Fellowship) dari Program Bilateral

6.1.Umur

Umur calon harus memenuhi ketentuan yang ditetapkan oleh

pihak pemberi beasiswa

6.2.Keluarga

Beberapa negara pemberi beasiswa menyediakan bantuan

atau dana sosial bagi keluarga yang ikut mendampingi
mahasiswa, sementara negeri lain tidak menyediakan fasilitas
atau bantuan sosial.

6.3.Kesempatan bekerja setengah waktu

Pada umumnya mahasiswa penerima beasiswa Program

Bilateral tidak diperkenankan bekerja sambil studi.

6.4.Syarat kesehatan

Negeri pemberi beasiswa menentukan syarat-syarat

kesehatan bagi calon penerima beasiswa yang harus dipatuhi
oleh yang bersangkutan.

6.5.Beberapa negeri pemberi beasiswa menentukan masa bakti di

Indonesia setelah menyelesaikan studi dengan beasiswa
Program Bilateral, sebelum melanjutkan ke program lanjutan
dengan beasiswa yang sama.

17
 6.6.Beberapa negeri pemberi beasiswa tidak mengizinkan
pemberian beasiswa secara bersamaan waktu kepada suami
isteri, tetapi biaya salah satu.

7. Alur Pemrosesan

Alur pemrosesan keberangkatan ke luar negeri ini dapat

dibedakan dalam delapan tahapan sebagai berikut :

7.1.Perguruan Tinggi/Kopertis :

1) Pada tahap ini proses pengajuan calon karyasiswa dimulai

dari tingkat jurusan dan fakultas untuk diajukan kepada
pimpinan perguruan tinggi;

2) Pengajuan selanjutnya oleh pimpinan perguruan tinggi

kepada Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi. Bagi dosen
yang berstatus sebagai pegawai negeri sipil yang
dipekerjakan (PNSD) di perguruan tinggi swasta,
pengusulan diajukan oleh Koordinator Kopertis yang
bersangkutan kepada Dirjen Dikti.

7.2.Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi (Ditjen Dikti) :

1) Surat usulan/persetujuan pimpinan perguruan tinggi/

Koordinator Kopertis dilengkapi dengan dokumen
kelengkapan sebagaimana tersebut pada butir 2 di atas
(syarat dan kelengkapan);

2) Berkas usulan dari pimpinan perguruan tinggi kepada

Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi tersebut dikelola
oleh Direktorat Pembinaan Pendidikan Tenaga

18
 Kependidikan dan Ketenagaan Perguruan Tinggi (P2TK-
KPT). Titik tolak pertimbangan ialah aspek administratif
dan pengembangan tenaga akademik, dalam kaitan
dengan pengembangan bidang ilmu, relevansi kebutuhan,
pemerataan, efisiensi dan kebutuhan masa depan. Secara
teknis urusan ini ditangani oleh Subdirektorat Ketenagaan
Perguruan Tinggi (Subdit KPT).

7.3.Biro Kerjasama Luar Negeri dan Hubungan Masyarakat/

Sekretariat Jenderal Depdikbud :
1) Proses penelaahan ditinjau dari aspek administratif dan
kerjasama luar negeri;
2) Mengusulkan pencalonan dan rencana keberangakatan ke
luar negeri kepada Sekretaris Kabinet;

7.4.Sekretariat Kabinet (Setkab) :

1) Penelaahan usulan pada Setkab berdasarkan pada aspek
administratif dan aspek kebijakan pemerintah tentang
kerjasama luar negeri;
2) Setkab mengeluarkan Surat Persetujuan/Keputusan
bepergian ke luar negeri untuk keperluan studi, mengikuti
pelatihan studi, training, seminar, konferensi, dsb, dengan
ketentuan :
a. Status sebagai pegawai negeri sipil tetap berlaku,
sekalipun yang bersangkutan dalam waktu tertentu
meninggalkan pekerjaan untuk mengikuti tugas belajar;

19
 b. Yang bersangkutan diizinkan meninggalkan pekerjaan-
nya tanpa mengurangi perhitungan masa kerja selama
tugas belajar yang diizinkan tersebut;
c. Yang bersangkutan tetap berhak atas gaji pokoknya,
dengan penyesuaian berdasarkan ketentuan yang
berlaku;
d. Yang bersangkutan akan meneruskan tugas dan
tanggungjawabnya ditempat kerja semula sekembali
dari tugas belajar luar negeri.

3) Surat Persetujuan/Keputusan Setkab tersebut ditujukan

kepada pihak-pihak :
a. Departemen Luar Negeri untuk pengadaan paspor
dinas;
b. Departemen Keuangan untuk penghentian pembayaran
tunjangan fungsional (tunjangan jabatan dosen);
c. Pimpinan perguruan tinggi yang bersangkutan
d. Biro Kerjasama Luar Negeri Depdiknas;
e. Yang bersangkutan.

7.5.Departemen Luar Negeri (Deplu):

1) Berdasarkan keputusan/persetujuan Setkab, maka
Departemen Luar Negeri mengeluarkan paspor dinas bagi
karyasiswa yang berstatus sebagai pegawai negeri sipil;
2) Memberikan izin keberangkatan ke luar negeri (exit
permit).

20
7.6.Ditjen Imigrasi (Departemen Kehakiman dan HAM) :
1) Bagi karyasiswa yang tidak berstatus sebagai pegawai
negeri sipil diperlukan paspor hijau, yang dikeluarkan oleh
Kantor Imigrasi;
2) Yang bersangkutan dapat mengurus sendiri dengan
mengisi formulir yang telah tersedia di Kantor Imigrasi.
Pembuatan pasfoto paspor dilakukan di Kantor Imigrasi;
3) Persyaratan lain adalah Kartu Tanda Penduduk (KTP).

7.7.Kedutaan Besar/Perwakilan Asing di Indonesia:

1) Mengisi formulir permohonan visa serta melengkapi syarat-
syarat yang ditentukan oleh masing-masing Kedutaan
Besar atau perwakilan asing yang bersangkutan;
2) Memberikan izin masuk ke negara yang bersangkutan
(visa). Ketentuan mengenai visa dikeluarkan oleh masing-
masing negara yang bersangkutan.

7.8.Bandara Internasional/Keberangkatan:
1) Pemeriksaan keabsahan dokumen perjalanan yaitu tiket
internasional dan masa berlaku exit permit (paspor);
2) Tanda pembayaran fiskal keberangkatan ke luar negeri
(bebas fiskal luar negeri bagi pemegang paspor dinas dan
menunjukkan surat persetujuan/keputusan Setkab);
3) Untuk negara-negara tertentu mungkin masih diperlukan
kartu kesehatan (health certificate);
4) Pengisian kartu keberangkatan untuk penerbangan
internasinal (diperoleh pada waktu check-in);

21
 5) Perlu diketahui barang-barang yang terlarang dibawa/
memasuki suatu negara;
6) Membawa sejumlah mata uang yang berlaku di negara
tujuan atau mata uang yang berlaku secara internasional.

8. Prosedur Administrasi Karyasiswa di Luar Negeri

Berbagai kegiatan administratif perlu dilakukan oleh Direktorat

Jenderal Pendidikan Tinggi/perguruan tinggi asal/proyek dengan
karyasiswa memelihara hubungan timbal balik. Berikut ini
beberapa contoh keadaan di mana inisiatif untuk mengadakan
hubungan administratif dengan Direktorat Jenderal Pendidikan
Tinggi/perguruan tinggi asal/proyek, harus dimulai oleh
karyasiswa:

Mengadakan alih program studi (pindah bidang studi atau

melanjut-kan studi ke jenjang yang lebih tinggi);
1) Perpanjangan masa studi dan bantuan beasiswa;
a. Peralihan sponsor beasiswa;
b. Laporan akhir semester/kuartal atau akhir tahun kuliah;
c. Perubahan-perubahan lain yang berlaku di perguruan tinggi
tempat belajar;
d. Rencana perjalanan antar negara, termasuk pulang cuti;
e. Berhasil atau gagal studi;
f. Kedatangan kembali di tanah air setelah selesai melakukan
tugas belajar.

22
9. Pedoman Penilaian Ijazah Pendidikan Tinggi Luar Negeri

Penilaian terhadap ijazah lulusan pendidikan tinggi luar negeri

dilakukan berdasarkan ketentuan Peraturan Pemerintah Nomor 3
Tahun 1980 dan Surat Edaran Kepala BAKN Nomor 05/SE/1980.
Ketentuan ini diberlakukan bagi setiap pemilik ijazah lulusan
pendidikan tinggi luar negeri yang bekerja pada instansi pemerintah
atau lembaga lain yang memerlukan keterangan.

Legalisasi ijazah luar negeri diberikan oleh Panitia Penilaian Ijazah

Luar Negeri Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi. Unit kerja untuk
menilaikan ijazah pendidikan tinggi luar negeri adalah Seksi
Penilaian ijazah Pendidikan Tinggi Luar Negeri, Subdirektorat
Kurikulum dan Program Studi Direktorat Pembinaan Akademis dan
Kemahasiswaan, Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi., Jalan
Pintu Satu Senayan Jakarta 10002. Seksi ini dibantu oleh tim yang
beranggotakan para ahli untuk melakukan pemeriksaan berkas
ijazah luar negeri. Sebagai hasil penilaian, dikeluarkan Surat
Keputusan Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi mengenai
kesetaraan dengan ijazah lulusan perguruan tinggi Indonesia serta
gelar akademik/sebutan profesional yang berhak dipakai.

Syarat-syarat dan kelengkapan yang diperlukan untuk penilaian

ijazah pendidikan tinggi luar negeri ialah :

1) Mengisi formulir permohonan penilaian yang telah disediakan di

Seksi Penilaian Ijazah Pendidikan Tinggi Luar Negeri Ditjen
Pendidikan Tinggi;

23
2) Melampirkan fotokopi ijazah perguruan tinggi di Indonesia yang
diperoleh sebelumnya. Ijazah asli dibawa untuk dilihat
kesesuaian-nya dengan fotokopi yang diserahkan;

3) Melampirkan fotokopi ijazah yang diperoleh di luar negeri,

sekaligus membawa ijazah asli untuk dilihat kesesuainnya
dengan fotokopi tersebut. Apabila ijazah luar negeri tidak
berbahasa Inggris, Belanda, Perancis, dan Jerman, pemilik
ijazah diminta untuk melampirkan terjemahannya ke dalam
bahasa Inggris atau Indonesia yang disahkan oleh Kedutaan
Besar masing-masing negara tempat mengikuti pendidikan;

4) Melampirkan fotokopi surat persetujuan tugas belajar dari

Setkab (bagi pegawai negeri sipil yang dikirim dengan tugas
belajar/biaya pemerintah) dengan membawa yang asli untuk
disesuaikan isinya;

5) Meminjamkan handbook/catalog dari perguruan tinggi di mana

ijazah diperoleh. Apabila tidak memungkinkan, agar diusahakan
mendapatkan fotokopi dari halaman-halaman yang paling
relevan dalam menjelaskan:

a. Syarat penerimaan sebagai mahasiswa di perguruan tinggi

tersebut;

b. Syarat akademik yang diperlukan untuk mendapatkan gelar

akademik/sebutan profesional yang diperoleh;

c. Uraian singkat mengenai mata kuliah yang telah diikuti selama

pendidikan;

24
d. Status akreditasi perguruan tinggi di negara tersebut dengan
catatan siapa yang melakukan akreditasi tersebut.

6) Bagi pendidikan yang mensyaratkan tesis/disertasi, laporan

tugas akhir diminta agar dibuat fotokopi tentang halaman judul,
halaman pengesahan, daftar isi, abstrak, bab : introduction,
conclussion/ Summary;

7) Tiga lembar pasfoto terakhir ukuran 4 x 6;

25