Bab 2 Pengadaan Perbekalan

2 PENGADAAN PERBEKALAN
Pengadaan perbekalan merupakan fungsi operasional pertama dalam manajemen

perbekalan. Fungsi ini pada hakikatnya me rupakan serangkaian kegiatan untuk
menyediakan perbekalan sesuai dengan kebutuhan, baik berkaitan dengan jenis dan
spesifikasi, jumlah maupun tempat, dengan harga dan sumber yang dapat
dipertanggungjawabkan. Serangkaian kegiatan pengadaan perbekalan dari kegiatan
perencanaan dan penentuan kebutuhan sampai dengan penerimaan perbekalan. Setiap
tahap dan langkah kegiatan pengadaan perbekalan tersebut harus mendapat perhatian
secara proporsional guna mendukung kinerja setiap unit kerja maupun mendukung
efektivitas dan efisiensi organisasi secara keseluruhan.
Dalam kegiatan pengadaan perbekalan terdapat berbagai macam alternatif maupun
sistem yang dapat ditempuh. Di sisi lain, ada berbagai macam pertimbangan yang harus
diperhatikan untuk menentukan dan menetapkan pilihan atas cara dan sistem yang
hendak dilaksanakan. Di samping itu, terdapat beberapa pertimbangan yang harus
diperhatikan untuk menentukan dan menetapkan tindakan dalam rangka pengadaan
perbekalan.
Pengadaan perbekalan dengan cara pembelian merupakan cara yang paling sering
dilakukan oleh suatu organisasi pada umumnya. Sehubungan dengan hal itu, uraian dan
bahasan mengenai pengadaan perbekalan dengan cara pembelian mendapat porsi yang
relatif besar dalam bab ini.
A. Cara-Cara Pengadaan Perbekalan

Ada beberapa alternatif cara dalam pengadaan perbekalan. Beberapa alternatif cara
pengadaan perbekalan tersebut adalah sebagai berikut
1. Membeli
Membeli merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan jalan
organisasi membayar sejumlah uang tertentu kepada penjual atau supplier untuk
Bab 2. Pengadaan Perbekalan 10

mendapatkan sejumlah perbekalan sesuai dengan kesepakatan kedua belah pihak.
Setelah transaksi jual-beli ini selesai, barang/perbekalan yang telah dibeli menjadi
hak rnilik organi sasi. Pengadaan perbekalan dengan cara pembelian ini
merupakan cara yang dominan dilakukan oleh organisasi. '
2. Meminjam
Meminjam merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan yang diperoleh dari
pihak lain dengan tanpa memberikan kontra prestasi (imbalan) dalam bentuk apa
pun. Pemenuhan kebutuhan dengan cara ini hendaknya dilakukan hanya untuk
memenuhi ke butuhan perbekalan yang sifatnya sementara dan harus
memper timbangkan citra baik suatu organisasi.
3. Menyewa
Menyewa merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan yang diperoleh dari
pihak lain dengan memberikan kontraprestasi (imbalan) sesuai kesepakatan kedua
belah pihak. Pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan cara ini hendaknya
dilakukan apabila kebutuhan perbekalan bersifat sementara dan temporer.
4. Membuat Sendiri
Membuat sendiri merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan jalan
membuat sendiri yang dilakukan oleh pegawai atau suatu unit kerja tertentu.
Pemilihan cara ini harus memper hatikan tingkat efektivitas dan efisiensinya apabila
dibanding kan dengan cara pengadaan perbekalan yang lain.
5. Menukarkan
Menukarkan merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan jalan
menukarkan perbekalan yang dimiliki dengan perbekalan yang dibutuhkan
organisasi dari pihak lain. Pemilihan cara peng adaan perbekalan ini harus
mempertimbangkan adanya saling meng untungkan di antara kedua belah pihak,
dan perbekalan yang ditukar kan harus merupakan perbekalan yang sifatnya
berlebihan atau perbekalan yang dipandang dan dinilai sudah tidak berdaya guna
maupun ber nilai guna lagi.
6. Substitusi
Substitusi merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan cara
mengganti material lain yang memiliki fungsi sama untuk memenuhi suatu
kebutuhan tertentu.

7. Pemberian/Hadiah
Pemberian (hadiah) merupakan cara pemenuhan kebutuhan dengan
menggunakan perbekalan yang merupakan pemberian/hadiah dari pihak lain.
8. Perbaikan/Rekondisi
Perbaikan merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan jalan
perbaiki perbekalan yang telah mengalami ke rusakan, baik dengan perbaikan satu
unit perbekalan maupun dengan jalan penukaran instrumen yang baik di antara
instrumen perbekalan yang rusak sehingga instrumen-instrumen yang baik
tersebut dapat disatukan dalam satu unit atau beberapa unit perbekalan, dat pada
akhirnya satu atau beberapa unit perbekalan tersebut dapat d:. operasikan, dan
kebutuhan perbekalan dapat dipenuhi.
Di antara beberapa alternatif itu tentunya tidak dapat kita kata kan bahwa ada
satu cara yang paling efektif dan efisien, tetapi pe milihan suatu alternatif pengadaan
perbekalan di antara beberapa alternatif tersebut sangat tergantung dari sifat
kepentingan dan kebutuhan, kondisi organisasional, maupun pertimbangan citra baik
organisasi. Sebagai contoh, apabila kebutuhan perbekalan sifatnya sementara dan
tidak selalu digunakan, akan lebih tepat cara peng adaan perbekalan yang dilakukan
adalah dengan menyewa, bukan dengan cara membeli karena setelah kegiatan
selesai, barang ter sebut tidak digunakan lagi. Dengan demikian, apabila dilakukan
dengan cara membeli tentunya merupakan tindakan pemborosan. Penentuan cara
pengadaan perbekalan, juga harus mempertimbang kan kondisi organisasional.
Sehubungan dengan hal ini, dapat di ambil contoh, apabila kondisi keuangan suatu
organisasi untuk se mentara tidak memungkinkan, cara pemenuhan kebutuhan
perbekalan dapat dilakukan dengan cara meminjam misalnya, sehingga pemenuhan
kebutuhan perbekalan tidak harus dengan cara pembelian. Namun demikian, suatu
organisasi dalam pengadaan perbekalan pun harus tetap mempertimbangkan citra
baik organisasi, dalam arti suatu organisasi jangan sampai memperoleh "cap" sebagai
organi sasi yang "tukang pinjam barang" karena terlalu seringnya me minjam barang
pada instansi atau unit kerja lain.

B. Sistem Pengadaan Perbekalan
Ada beberapa alternatif bagi suatu organisasi untuk memilih dan menentukan
sistem pengadaan perbekalan. Sistem pengadaan perbekalan tersebut meliputi sistem
sentralisasi, sistem desentrali sasi dan sistem campuran.
1. Sistem Sentralisasi
Yang dimaksud dengan sistem sentralisasi dalam pengadaan logistic yaitu
cara pengadaan perbekalan di mana kewenangan dalam pengadaan perbekalan
bagi seluruh unit kerja dalam organisasi di berikan pada satu unit kerja tertentu
sehingga segala macam peng adaan perbekalan dalam organisasi hanya dilayani
oleh satu unit kerja/bagian tertentu tersebut.
Pengadaan perbekalan dengan menggunakan sistem sentralisasi memiliki
kelebihan dan kekurangan. Beberapa kelebihan peng gunaan sistem sentralisasi
tersebut adalah sebagai berikut:
a. dapat mengurangi harga per satuan karena biasanya dengan menerapkan
sistem sentralisasi ini pengadaan/pembelian di lakukan dalam partai besar
sehingga organisasi/perusahaan (sebagai pembeli) diberikan potongan oleh
penjual (pemasok);
b. dapat mereduksi (mengurangi) biaya tambahan (overhead cost) sehingga akan
mendukung efisiensi;
c. dapat mendukung program standardisasi dan sistem pertukaran logistic antar
bagianmu
Adapun kekurangan-kekurangan dari penggunaan sistem sentralisasi ini adalah

sebagai berikut.
a. Kebutuhan yang mendesak dari suatu unit tertentu dimungkin kan tidak cepat
dilayani dan dipenuhi karena bagian pem belian masih menunggu daftar
kebutuhan perbekalan dari unit -unit kerja yang lain ataupun karena prosedur
pengajuan mau pun distribusi penyampaian perbekalan yang berliku-
liku/birokratis sehingga tentunya akan dapat mempengaruhi tingkat efektifitas
dan efisiensi kerja unit unit kerja dan organisasi secara keseluruhan.

b. Pemenuhan permintaan kebutuhan perbekalan pada unit unit kerja sebagai
pengguna (user) dimungkinkan tidak sesuai dengan kebutuhan, terutama
berkaitan dengan spesifikasi barangnya maupun waktunya, karena bagian
perbekalan khususnya bagian pengadaan perbekalan tidak mengetahui persis
kebutuhan masing-masing unit kerja.
2. Sistem Desentralisasi
Sistem desentralisasi, yakni sistem pengadaan perbekalan, di mana
kewenangan pengadaan perbekalan diserahkan pada masing-masing unit kerja.
Dengan sistem desentralisasi ini pun memiliki beberapa kelebihan dan kekurangan.
Beberapa kelebihan dari penggunaan sistem desentralisasi ini yaitu sebagai
berikut:
a. kebutuhan atas perbekalan dari masing-masing unit kerja akan cepat dapat
dipenuhi sesuai dengan kebutuhan;
b. menjamin ketepatan pembelian perbekalan karena masing-masing unit kerja
mengetahui persis akan spesifikasi kebutuhan perbekalan nya.
Adapun kekurangan-kekurangan dari sistem desentralisasi ini meliputi:

a. Ada kecenderungan masing-masing unit kerja untuk me miliki perbekalan
(barang-barang) baru, padahal perbekalan yang ada masih berdaya guna
sehingga hal ini akan menimbulkan tertumpuknya barang-barang yang tidak
diperlukan di beberapa bagian.
b. Terdapatnya bermacam-macam perbekalan yang berbeda-beda bentuknya,
ukuran, dan tipenya sehingga hal ini jelas tidak mendukung program
standardisasi dan normalisasi, sekaligus tidak mendukung kemungkinan
pertukaran perbekalan antarbagian/ unit kerja dalam suatu organisasi.
c. Biaya per satuan barang relatif lebih besar, karena pembelian dengan sistem
ini tentunya dalam partai yang lebih kecil bila dibandingkan apabila
menggunakan sistem sentralisasi se hingga otomatis jumlah potongan yang
diberikan penjual juga relatif lebih kecil.
d. Biaya tambahan (overhead cost) relatif lebih besar bila dibandingkan apabila
menggunakan sistem sentralisasi.

3. Sistem Campuran
Sistem campuran merupakan sistem atau cara pengadaan perbekalan
dengan mengkombinasikan antara sistem sentralisasi dan de sentralisasi.
Pertimbangan penggunaan sistem campuran ini selain menjamin ketepatan dalam
pemenuhan kebutuhan perbekalan dari setiap unit kerja, khususnya kebutuhan
perbekalan yang sifatnya spe sifik sesuai dengan tugas operasional unit kerja
tersebut, juga untuk mendukung program standardisasi dan normalisasi organisasi.
Dengan demikian, apabila perbekalan dibutuhkan oleh seluruh unit atau beberapa
unit kerja, pengadaan perbekalan dilakukan dengan sistem sentralisasi, sedangkan
apabila kebutuhan perbekalan ber sifat khusus untuk suatu unit kerja, pengadaan
perbekalan dilakukan dengan sistem desentralisasi.
Beberapa hal yang dapat dijadikan acuan untuk menetapkan sistem
pengadaan perbekalan yang akan diterapkan oleh suatu organisasi dari beberapa
alternatif sistem pengadaan perbekalan tersebut selain berdasarkan keterkaitan
jenis perbekalan dengan kebutuhan perbekalan unit-unit kerja, juga dapat bertolak
dari pertimbangan ukuran organisasi, profesionalitas (kompetensi dan sikap mental)
pegawai, dan kompleksitas dan tingkat beban kerja unit-unit kerja.
C. Perencanaan Pengadaan dan Penentuan Kebutuhan
Perencanaan pengadaan perbekalan merupakan kegiatan pemikiran, penelitian,

perhitungan dalam upaya untuk mengadakan kebutuhan berkaitan dengan penentuan
kebutuhan, cara-cara pengadaan/prosedur pengadaan, maupun aturan-aturan yang
harus diperhatikan dan dipatuhi dalam pelaksanaan peng adaan perbekalan.
Sebagaimana kegiatan perencanaan pada umumnya, dalam perencanaan perbekalan
pun senantiasa merujuk pada pertanyaan what (apa), why (mengapa), when (kapan),
where (di mana), who (siapa), dan how (bagaimana). Sehubungan dengan hal itu,
dalam perencanaan perbekalan harus senantiasa dikembangkan dan diperhatikan
beberapa pertanyaan berikut ini:
1. Barang apa yang akan diadakan?
2. Mengapa barang tersebut diadakan?
3. Kapan barang tersebut akan dibutuhkan?
4. Kapan barang tersebut akan diadakan?

5. Di mana barang tersebut akan diperoleh?
6. Siapa yang akan menggunakan barang tersebut?
7. Siapa yang akan mengadakan barang tersebut?
8. Berapa banyak barang yang akan diadakan?
9. Berapa harga barang-barang yang akan diadakan?
10. Bagaimana cara pengadaan barangnya?
11.Bagaimana prosedur pengadaan barang tersebut?
12. Bagaimana aturan-aturan pengadaan barang tersebut?
Dengan bantuan beberapa pertanyaan tersebut akan dapat di peroleh berbagai

pemikiran akan jenis dan spesifikasi barang yang akan diadakan, alasan-alasan yang
kuat atas pengadaan barang, waktu pengadaan barang, sumber/tempat barang akan
diperoleh, pihak-pihak yang bertanggung jawab dan berwenang dalam peng adaan
barang, jumlah barang, harga barang, cara pengadaan barang, prosedur pengadaan
barang, dan aturan-aturan yang harus dipenuhi dalam pelaksanaan pengadaan barang.
Dengan berbagai macam pemikiran dan pertimbangan, akhir nya dapat
ditentukan dan ditetapkan beberapa dan berbagai macam kebutuhan perbekalan.
Penentuan dan penetapan kebutuhan perbekalan adalah kegiatan perumusan daftar
nama-nama barang yang pasti akan diadakan oleh suatu organisasi dalam periode
waktu tertentu. Daftar nama-nama barang tersebut biasa disebut dengan istilah Daftar
Nominasi Barang. Penyusunan dan perumusan Daftar Nominasi Barang ini harus
melibatkan beberapa pihak yang kompeten, antara lain pimpinan puncak, penanggung
jawab keuangan (misalnya manajer keuangan), dan penanggung jawab dalam
operasionalisasi perbekalan, pengawasan perbekalan, dan pelaksanaan pengadaan
perbekalan (misalnya kepala bagian perbekalan dan atau kepala bagian rumah
tangga). Daftar Nominasi Barang inilah yang dijadikan pedoman bagi pimpinan puncak,
penanggung jawab keuangan, dan penanggung jawab pengadaan perbekalan untuk
menyetujui maupun melaksanakan kegiatan operasional pengadaan perbekalan.
Dalam Daftar Nominasi Barang ini selain memuat gambar an informasi mengenai
nama dan spesifikasi barang serta jumlah barang yang akan diadakan, juga harus
memuat gambaran informasi mengenai harga per satuan dan harga total guna
memperhitungkan anggaran yang yang dibutuhkan.

Dalam upaya menentukan dan menetapkan kebutuhan perbekalan, ada
beberapa faktor yang harus senantiasa diperhatikan dan dipertimbangkan, yaitu
sebagai berikut.
1. Faktor Fungsional
Dalam penentuan kebutuhan perbekalan hendaknya dipertimbang kan bahwa
dengan keberadaan perbekalan tersebut akan memper lancar proses pelaksanaan
pekerjaan dan akan mempengaruhi hasil kerja (output) baik berkaitan dengan
kuantitas maupun kualitas output sesuai dengan fungsi jenis perbekalan tersebut.
2. Faktor Biaya dan Manfaat
Dalam penentuan kebutuhan perbekalan hendaknya dipertimbang kan bahwa
dengan sejumlah pengeluaran biaya tertentu, organisasi haruslah paling tidak
memperoleh manfaat yang sepadan dengan sejumlah biaya yang telah dikeluarkan
tersebut. Sehubungan dengan hal ini, tidak boleh mengabaikan kualitas barang
yang dibutuh kan, sumber barang yang harus dapat dipertanggungjawabkan, dan
jangka waktu atau umur pemakaian barang yang paling menguntungkan.
3. Faktor Anggaran
Dalam pengadaan perbekalan harus senantiasa mempertimbangkan ketersediaan
anggaran dalam organisasi. Dengan memperhatikan faktor ini maka akan dapat
disusun skala prioritas kebutuhan perbekalan maupun berbagai macam alternatif
jenis dan spesifikasi barang maupun cara-cara pengadaan perbekalan dengan
tidak meninggalkan pertimbangan efektivitas dan efisiensi.
4. Faktor Keamanan dan Kewibawaan (Prestise)
Dalam penentuan kebutuhan perbekalan hendaknya dipertimbangkan pejabat
pemakai perbekalan tersebut untuk mendukung dan menjamin keamanan sesuatu
yang berkaitan dengan jabatannya dan kewibawaan, baik bagi pejabat yang
bersangkutan maupun bagi lembaga, baik dilihat dari publik internal maupun publik
ekstern organisasi.
5. Faktor Standardisasi dan Normalisasi
Dalam penentuan kebutuhan perbekalan hendaknya dipertimbangkan adanya
standardisasi dan normalisasi yang ditetapkan organisasi. Standardisasi
merupakan pembakuan mengenai jenis, ukuran dan mutu suatu perlengkapan
(perbekalan). Sementara normalisasi merupakan pembuatan ukuran-ukuran yang
normal berdasar standar yang telah ditetapkan.

Penetapan kebutuhan perbekalan merupakan bagian kegiatan pengadaan
perbekalan yang cukup krusial dan strategis karena kegiatan ini sangat menentukan
tingkat efektivitas kerja setiap unit kerja sekaligus tingkat efisiensi organisasi secara
keseluruhan. Hal ini disebabkan apabila terjadi kesalahan dalam penentuan kebutuhan
akan mempengaruhi kuantitas maupun kualitas hasil kerja suatu unit kerja. Di samping
itu, kesalahan dalam penentuan kebutuhan merupakan tindakan pemborosan. Hal ini
bisa dimengerti karena perbekalan yang sebenarnya bukan merupakan kebutuhan
atau pun belum seharusnya diadakan, kemudian diadakan, dan sebalik nya perbekalan
yang sebenarnya sifatnya mutlak diadakan, justru tidak diadakan.
Secara prosedural, nama-nama barang yang tercakup dalam daftar nama-nama
barang yang akan diseleksi berasal dari usulan dan permintaan unit unit kerja.
Sehubungan dengan hal ini, unit -unit kerja dalam suatu organisasi sebatas berwenang
untuk meng ajukan usulan dan permintaan barang sesuai dengan kebutuhan nya
kepada unit atau petugas yang telah ditetapkan. Usulan dan permintaan barang yang
diajukan unit-unit kerja tentu merupa kan hasil dari proses penentuan kebutuhan
perbekalan oleh masing -iasing unit kerja.
Untuk mendukung efektivitas dan efisiensi kerja organisasi, hendaknya
pengajuan usulan dan permintaan pengadaan/pembelian barang, khususnya untuk
barang-barang nonrutin dilakukan secara periodik dengan menyesuaikan jadwal
penyusunan anggaran tahunan organisasi. Setelah seluruh kebutuhan perbekalan dari
unit unit kerja terkumpul sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan, pihak-pihak yang
kompeten dalam pengambilan keputusan pengadaan perbekalan akan memulai
proses penyusunan daftar nominasi barang.
Secara teknis ada beberapa tahap dalam penentuan kebutuhan perbekalan,
khususnya untuk kebutuhan perbekalan nonrutin. Beberapa tahap dalam penentuan
kebutuhan perbekalan tersebut adalah sebagai berikut :
1. menyusun seluruh nama-nama barang (perbekalan) yang di butuhkan dengan
selalu mempertimbangkan relevansi usul an perbekalan dengan fungsi unit kerja
tertentu yang mengusulkan, pertimbangan biaya dan manfaat, maupun
kepentingan dan tujuan organisasi secara keseluruhan;
2. menyusun daftar nama-nama kebutuhan perbekalan tersebut ber dasarkan skala
prioritas : mutlak-penting-perlu

- Mutlak, dalam arti bahwa pemenuhan kebutuhan perbekalan tersebut sifatnya
sangat mendesak dan harus ada.
- Penting, dalam arti pemenuhan kebutuhan perbekalan tersebut sifatnya
mendesak.
- Perlu, dalam arti pemenuhan kebutuhan perbekalan tersebut sifat nya kurang
mendesak.
Perlu dicatat bahwa ukuran skala prioritas (mutlak, penting, dan perlu) ini sifatnya
relatif dan dinamis sejalan dengan per kembangan, kondisi finansial, dan kebijakan
organisasi.
3. Menetapkan perbekalan yang pasti akan diadakan yang dituang kan dalam Daftar
Nominasi Barang (daftar nama-nama barang yang pasti akan diadakan setelah
diurutkan berdasarkan skala prioritas).
Karena dalam penentuan kebutuhan perbekalan yang dituangkan dalam daftar

nominasi barang harus memuat gambaran informasi harga per satuan barang dan
sekaligus juga harus mempertimbangkan anggaran yang ada, pihak-pihak yang terlibat
dalam penentuan dan penetapan kebutuhan perbekalan harus memiliki gambaran dan
informasi atas harga barang-barang kebutuhan. Untuk memperoleh informasi harga
barang-barang tersebut bisa dilakukan melalui surat penawaran yang masuk dari
pemasok (sup plier), atau meminta informasi harga atas produk dari beberapa
pemasok yang menyediakan barang-barang yang kita butuhkan, atau survei/observasi
langsung di pasar (toko atau pemasok yang menyediakan barang-barang sesuai
dengan yang kita butuhkan) maupun dapat memanfaatkan jasa dan fasilitas internet.
Di samping itu, untuk memperoleh harga yang layak harus dilakukan per bandingan
harga minimal dari tiga pemasok.
Walaupun kebutuhan perbekalan dalam periode waktu tertentu telah disusun
dalam daftar nominasi barang, tidak menutup kemungkinan suatu organisasi
melakukan pengadaan perbekalan di luar nama-nama barang yang telah tertuang
dalam daftar nominasi barang tersebut. Hal tersebut bisa dilakukan sepanjang
didasarkan atas pertimbangan produktivitas unit kerja maupun produktivitas organisasi
secara keseluruhan. Sebagai contoh kon kret, pada suatu saat peralatan yang bersifat
vital untuk menjalan kan aktivitas pokok suatu unit kerja/organisasi mengalami
kerusakan atau hilang. Dalam kondisi seperti ini tentu pengadaan perbekalan
merupakan pilihan yang tidak bisa ditawar lagi. Adapun pro sedur pengadaan barang

yang demikian harus mengetahui dan mendapat persetujuan dari penanggung jawab
keuangan mau pun pimpinan puncak sebagaimana prosedur pengadaan perbekalan
melalui penyusunan daftar nominasi barang.
D. Pengadaan Perbekalan dengan Cara Pembelian
Secara empiris, di antara beberapa alternatif cara pengadaan perbekalan, cara

pengadaan perbekalan dengan pembelian merupakan yang dominan dilakukan oleh
setiap organisasi. Oleh karena itu pengadaan perbekalan dengan cara pembelian ini
akan dibahas secara lebih terperinci dan mendetail.
1. Tujuan/Orientasi Pembelian
Pada tahap perencanaan, pelaksanaan, maupun evaluasi pem belian
perbekalan, setiap organisasi hendaknya senantiasa memper hatikan dan
berpedoman pada tujuan dan atau orientasi pembelian itu sendiri. Adapun
tujuan/orientasi pembelian tersebut adalah untuk mendapatkan
perbekalan/material yang tepat, baik tepat mutu, tepat jumlah, tepat waktu, tepat
sumber, tepat harga, tepat lokasi, dan tepat peraturan.
a. Tepat Mutu
Mutu (quality) yang tepat dalam arti ada kecocokan guna (suitability). Mutu
yang terbaik dari suatu barang ialah bila barang yang dibeli dengan biaya
terendah dapat memenuhi kebutuhan sebagaimana maksud barang tersebut
dibeli. Dengan demikian pembelian barang hendaknya sesuai dengan
spesifikasi dan standar yang telah ditetapkan.
b. Tepat jumlah
Tepat jumlah (quality) dalam arti pembelian barang hendaknya dalam jumlah
yang cukup untuk memenuhi kebutuhan (tidak kurang dan tidak berlebihan).
c. Tepat waktu
Tepat waktu dalam arti, barang sudah tersedia pada saat di butuhkan.
d. Tepat sumber
Tepat sumber dalam arti, barang/material diperoleh dari sumber yang
memenuhi persyaratan, antara lain sumber legal, punya kemampuan keuangan
yang dapat diandalkan, punya keahli an dalam bidangnya, terpercaya (terjamin

penyerahan barang sesuai dengan spesifikasi/standar dan waktu yang telah
di tetapkan), sanggup memberikan after sales service (bila di perlukan).
e. Tepat harga
Tepat harga dalam arti, harga dalam pembelian adalah harga yang wajar
sesuai dengan situasi dan kondisi pasar pada waktu itu, yang diperoleh dari
riset pasar dan analisis biaya dan harga.
f. Tepat tempat/lokasi
Tepat tempat/lokasi dalam anti, barang dikirim ke tempat yang sesuai dengan
permintaan user atau pemesan.
g. Tepat peraturan
Tepat peraturan dalam arti pembelian dilaksanakan dengan mengikuti
peraturan yang diberlakukan, baik oleh pemerintah maupun perusahaan.
Beberapa orientasi pembelian tersebut selain dijadikan pedoman dalam

melaksanakan pembelian, juga dapat dijadikan sarana untuk mengevaluasi atas
pelaksanaan pembelian maupun tindakan pem belian berikutnya.
2. Siklus Pembelian dan Pengelolaan Administrasi

Pengelolaan administratif dalam pengadaan perbekalan pada dasar nya
merupakan perwujudan sekaligus konsekuensi dari tata kerja, prosedur kerja, dan
sistem kerja yang dibangun dan dilembagakan oleh suatu organisasi. Sehubungan
dengan hal itu, pengelolaan administratif dalam pengadaan perbekalan merupakan
suatu implementasi dari serangkaian aktivitas yang harus dilakukan oleh suatu unit
kerja atau pejabat tertentu menurut rangkaian urutan kerja secara teratur dan
relatif permanen (tetap) di dalam pengadaan perbekalan.
Dengan demikian, pengelolaan administratif dalam pengadaan perbekalan
tidak bisa dilepaskan dari serangkaian kegiatan pengadaan perbekalan itu sendiri.
Karena pengadaan perbekalan yang dilakukan oleh sebagian besar organisasi
dominan dilakukan dengan cara pembelian, uraian dan pembahasan berikut lebih
mengacu dan menekankan pengelolaan administratif pengadaan perbekalan
dengan cara pembelian.
Pengelolaan administratif pengadaan perbekalan dengan cara pembelian
tentu juga tidak bisa dilepaskan dari serangkaian kegiatan pengadaan perbekalan

dengan cara pembelian itu sendiri. Pengadaan perbekalan dengan cara pembelian
dilakukan melalui serangkaian kegiatan, dan serangkaian kegiatan pembelian
tersebut biasa di sebut dengan istilah siklus pembelian.
Serangkaian proses dalam kegiatan pembelian perbekalan akan ditentukan
oleh penetapan pilihan dari beberapa alternatif pilihan dalam cara pembelian oleh
suatu organisasi. Secara luas, pembelian dapat dibedakan atas pembelian tanpa
pesanan dan pembelian dengan melakukan pemesanan. Pembelian dengan tanpa
melakukan pemesanan berarti organisasi/perusahaan melakukan pembelian
langsung, yakni pembelian yang dilakukan oleh pegawai sendiri yang telah ditunjuk
secara langsung datang ke supplier tertentu untuk melakukan transaksi pembelian
sejumlah barang. Cara pembelian seperti ini sering pula disebut dengan pembelian
swakelola karena cara pembelian ini direncanakan, dikerjakan, dan diawasi sendiri
oleh organisasi/perusahaan. Sementara pem belian dengan pemesanan, bisa
dilakukan dengan penunjukan langsung ataupun pemilihan. Yang dimaksud
dengan penunjuk an langsung adalah pembelian dengan cara melakukan
pemesanan barang dengan menunjuk langsung kepada 1 (satu) penyedia barang
(supplier) tertentu. Sementara yang dimaksud pembelian melalui pemilihan adalah
sebelum melakukan purchasing order, organisasi/perusahaan melakukan
pemilihan terhadap beberapa supplier de ngan cara organisasi/perusahaan
(sebagai pembeli) menerima surat penawaran barang secara formal dari beberapa
supplier, dan setelah terjadi kesesuaian, baik ditinjau dari sisi teknis maupun harga
de ngan salah satu supplier di antara sejumlah supplier, organisasi/ perusahaan
akan melakukan purchasing order kepada supplier yang dipilih tersebut. Penting
dicatat bahwa tidak berarti dengan pembelian langsung ataupun penunjukan
langsung, organisasi sebagai pembeli tidak perlu melakukan pemilihan terhadap
bebe rapa supplier, tetapi dalam pembelian langsung maupun penunjukan
organisasi/perusahaan pun harus senantiasa membandingkan di antara beberapa
supplier, dan kemudian organisasi mernilih salah satu supplier yang dipandang
paling menguntungkan guna me menuhi kebutuhan perbekalan organisasi.
Penetapan pilihan akan cara pembelian perbekalan akan menentu kan
panjang pendeknya proses kegiatan dan jenis kegiatan yang akan dilakukan.
Penetapan pilihan atas beberapa alternatif pengadaan perbekalan akan ditentukan
oleh peraturan organisasi yang telah ditetapkan yang mengatur batas-batas kapan

pembelian langsung bisa dilakukan, penunjukan langsung dan pemilihan harus
dilaku kan. Biasanya aturan-aturan tersebut didasarkan pada nilai rupiah barang
yang akan diadakan, misalnya harga pembelian di bawah Rp 5.000.000,00 bisa
dilakukan dengan cara pembelian langsung, Rp 5.000.000,00 - Rp 25.000.000,00
dengan penunjukan langsung, dan di atas Rp 25.000.000,00 dengan pemilihan.
Pembelian dengan melakukan pemesanan, baik melalui pe nunjukan
langsung maupun pemilihan harus melewati prosedur yang relatif lebih panjang
dibandingkan dengan cara pembelian langsung. Pembelian langsung biasanya
dilakukan untuk pembelian barang-barang yang sifatnya relatif kecil, baik ditinjau
dari sisi kuan titas maupun nilai barang, dan atau pembelian terhadap barang habis
pakai maupun barang tahan lama yang bersifat mendadak. Pem belian langsung
akan melalui beberapa tahapan kegiatan mulai dari proses penerimaan dan
penelitian Daftar Permintaan Pem belian, survei/observasi/riset pasar dan atau
langsung ke pemasok yang telah dipercaya, transaksi pembelian, pembayaran
sampai dengan penerimaan barang.
Adapun serangkaian kegiatan pembelian dengan melakukan pemesanan
akan melalui beberapa tahapan yang harus dilalui, dan beberapa tahapan kegiatan
tersebut dapat dijelaskan dan diuraikan secara terperinci sebagai berikut.
1. Menerima Daftar Permintaan Pembelian
secara empiris dari beberapa institusi, Daftar Permintaan Pem belian

sering disebut dengan istilah Bon Permintaan Barang atau Surat Permintaan
Pengadaan Barang atau Surat Permintaan Pembelian atau Bon Gudang.
Daftar Permintaan Pembelian ini diisi dan diajukan oleh setiap unit kerja dalam
organisasi kepada unit kerja tertentu ataupun pejabat tertentu yang diberi tugas
dan wewenang untuk melakukan pengelolaan pengadaan perbekalan,
khususnya untuk
memenuhi kebutuhan perbekalan dari setiap unit kerja dalam suatu organisasi.
Berkaitan dengan unit kerja ataupun pejabat yang ditunjuk memenuhi
kebutuhan perbekalan dari setiap unit kerja dalam organisasi tersebut
ditentukan oleh struktur organisasi yang di bangun dan ditetapkan, dan secara
empirik bagian ini antara lain disebut dengan numenklatur, seperti Bagian
Perbekalan, Bagian Perbekalan, Bagian Gudang, Bagian Tata Usaha, Bagian

Adminis trasi, Bagian Administrasi Umum, Bagian Umum, Sekretariat, dan
semcamnya.
Guna mendukung efisiensi dalam pengadaan perbekalan hendak nya
pengajuan Daftar Permintaan Pembelian dilakukan secara periodik menurut
jangka waktu tertentu. Pengajuan Daftar Per mintaan Pembelian untuk barang-
barang nonrutin dan atau barang -barang yang sifatnya tahan lama, seperti
perabot, peralatan, dan perlengkapan kantor dapat dilakukan setahun sekali
yang di sesuaikan jadwal penyusunan anggaran tahunan organisasi. Daftar ini
berguna untuk menyusun Anggaran Tahunan Pem belian Barang. Sementara
pengajuan Daftar Permintaan Pembeli an untuk barang kebutuhan yang
sifatnya rutin dan atau habis pakai dapat dijadwalkan dan dilakukan seminggu
sekali. Pen jadwalan pengajuan usulan dan permintaan kebutuhan barang
secara periodik dimaksudkan untuk mendukung efektivitas dan efisiensi unit-
unit kerja maupun unit pengelola perbekalan, baik yang melakukan
perencanaan perbekalan, pelaksanaan pengadaan perbekalan, maupun yang
melakukan pendistribusian perbekalan. Di samping itu, penjadwalan pengajuan
usulan dan permintaan perbekalan tersebut dimaksudkan untuk mendukung
pembinaan pe gawai dan unit kerja menuju pegawai dan unit kerja yang
mampu melakukan segala tugas maupun aktivitasnya secara terarah dan
terencana.
Lembar surat permintaan barang dengan berbagai macam sebutannya
sebagaimana disebutkan di atas, secara empirik sering sekaligus digunakan
sebagai surat penyerahan barang. Hal ini dilakukan dengan pertimbangan
efisiensi karena unit perbekalan/ gudang tidak perlu membuat dan mengisi
kembali sejumlah item barang sesuai dengan permintaan unit kerja ke dalam
Surat Pe nyerahan Barang. Adapun bentuk dan isi Surat Permintaan
Pengadaan Barang dapat dilihat pada contoh formulir 2.1.1 dan 2.1.2 berikut
ini.

IDENTITAS ORGANISASI
SURAT PERMINTAAN BARANG
No. SPB :
Tanggal :
Unit/bagian :
No. Nama dan Spesifikasi Barang Jumlah Satuan Yang Disetujui
Menyetujui, Penerima Yang Meminta

Kabag. Perbekalan/Ka. Gudang Ka. Biro/Bag./Subbag...
……………………………….. ………………………. ………………………………
Contoh Formulir 2.1.1. Surat Permintaan Barang

UNIVERSITAS GADJAH GAMA
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Jalam Mpu Tantular 59 Yogyakarta Telepon (0274) 575741 Faksimile (0274) 585858
No. BG : 06
Tanggal : 25 Juni 2008
BON GUDANG
Unit/bagian : Tata Warkat
No. Nama dan Spesifikasi Barang Jumlah Satuan Yang Disetujui

1. Tinta Printer: Canon BC 02 2 Buah ACC: 1 buah
2. Brief Ordner GoBi 8402F 7 Buah ACC
3. Risograph Ink: RISO 569A 2 Bungkus ACC
4.
5.
…
Menyetujui, Penerima Yang Meminta

Kabag. Logistik Ka. Bag. Tatta Warkat
Umar Bakri Trieman Krisna Wiranti
Contoh Formulir 2.1.2 Surat Permintaan Barang dalam Bentuk Bon Gudang
2. Meneliti Daftar Permintaan Pembelian

Setelah Daftar Permintaan Pembelian diterima oleh unit kerja atau
pejabat tertentu yang telah diserahi kewajiban dan wewenang meneliti serta
mengambil keputusan atas permintaan barang dari unit-unit kerja maka
Daftar Permintaan Pembelian ini dikoreksi dan kemudian diambil keputusan
untuk dikabulkan atau tidak dikabulkan permintaan barang tersebut. Khusus
untuk permintaan barang non rutin dari unit unit kerja, pemeriksaan dan
pengabulan permintaan kebutuhan perbekalan didasarkan pada daftar
nominasi barang. Sementara permintaan barang-barang yang bersifat rutin
mendasar kan pada kegiatan operasional masing-masing unit kerja maupun
laporan pemakaian barang. Dengan demikian, apabila permintaan barang
dari unit kerja menyimpang dari daftar nominasi barang atau anggaran
pembelian yang telah ditetapkan maupun menyimpang dari kegiatan
operasional unit kerja dan meragukan kebenaran laporan pemakaian barang,
Kepala Bagian Perbekalan atau penanggung jawab dalam pengadaan
perbekalan dapat mengambil keputusan untuk tidak menyetujui permintaan
pengadaan perbekalan tersebut atau melakukan penelitian dan pengecekan
terhadap usulan permintaan kebutuhan perbekalan maupun laporan
pemakaian barang, sebelum mengambil keputusan dan tindakan menyetujui
atau tidak menyetujui permintaan kebutuhan perbekalan tersebut. Dengan
demikian, Kepala Bagian Perbekalan atau penanggung jawab dalam
pengadaan perbekalan memiliki posisi yang strategis dan krusial dalam
upaya pengawasan pengendalian pengadaan perbekalan.
Guna mendukung efektivitas pengendalian perbekalan dalam
arganisasi, hendaknya pengajuan Daftar Permintaan Pembelian khususnya
untuk barang-barang kebutuhan rutin dan atau habis pakai dilampiri Laporan
Pemakaian Barang sehingga bagian atau pejabat yang diberi tugas dan
wewenang dalam pengelolaan perbekalan, sekaligus dapat melakukan
pengendalian terhadap penggunaan/pemakaian barang. Adapun bentuk dan
isi Laporan Pemakaian Barang dapat dilihat pada contoh formulir 2.2.1 dan
2.2.2 berikut ini.
LAPORAN PEMAKAIAN BARANG

Periode : ………………..
No. LPB :
Tanggal :
Unit/Bagian :
No. Kode Nama dan Spesifikasi Jumlah Jumlah Jumlah Keterangan
Barang Barang Awal Pemakaian Akhir
Periode Periode
Mengetahui Manajer/Kabag./Kasubag.........
Manajer/Kabag./Kasubag.... (nama unit pemakai/pelapor)
(atasan langsung pelapor)
……………………………… ………………………………

Contoh Formulir 2.2.1. Laporan Pemakaian Barang
RS PANTI WALUYO
JI. Gejayan 65 - 67 Yogyakarta
Telp. (0274) 565767, 124123 Fax. (0274) 567333
No. LPB : 03
Tanggal : 25/06/08
LAPORAN PEMAKAIAN BARANG

Periode: Bulan Mei Juni 2008
UNIT/BAGIAN: Personalia
Jml Jml
Kode Jml.
No. Nama dan Spesifikasi Barang Awal Akhir Keterangan
Barang Pemakaian
Periode Periode
1. 05 01 Computer Form : Geha 5 Rim 4 Rim 1 Rim -
Top Cut 38 S, ukuran
9.5"x11"
2. 0601 Tinta Printer Canon BJ 1 Buah 1 Buah 0 Rim -
Cartridge BC 03
3. 07 02 Folder: Gung Yu 15 Buah 10 Buah 5 Buah -
4. 08 01 Kertas HVS Folio 80 Gr.: 2 Rim 2 Rim 0 Rim -

Sinar Dunia
Mengetahui Kabag. Personalia

Manajer Umum
Serafim Noven T., SH, M.Psi. Pergiwati, S.E.
Contoh Formulir 2.2.2. Laporan Pemakaian Barang
3. Memilih Pemasok (Supplier)

Setelah ditetapkan perbekalan yang pasti akan diadakan oleh pejabat
yang berwenang, langkah berikutnya organisasi melalui pejabat yang telah
ditunjuk mencari dan memilih penjual atau pemasok atau supplier yang tepat.
Biasanya yang melakukan penelitian atas pesanan pembelian maupun
pemilihan serta penentuan pe masok adalah unit pembelian atau petugas
yang ditunjuk untuk melaksanakan tugas pembelian. Adapun kriteria penjual
atau pe masok yang tepat adalah sebagai berikut:

(a) pemasok yang menyediakan perbekalan sesuai dengan ke butuhan
organisasi, baik berkaitan dengan jenis maupun spesifikasinya
(b) pemasok yang legal
(c) pemasok yang dapat dipercaya
(d) pemasok yang dapat memberikan harga yang paling layak (harga paling
murah di antara harga yang ditawarkan oleh pemasok yang lain, dengan
jenis, tipe, merek ataupun spe sifikasi serta kualitas barang yang sama)
(e) pemasok yang secara spesial relatif dekat dengan organisasi/perusahaan.
Hal ini penting diperhitungkan karena selain akan mengurangi overhead
cost, juga akan mem permudah maupun mempercepat proses pelayanan
purnajual oleh pihak supplier, misalnya pelayanan servis apabila barang
mengalami kerusakan selaina barang yang dibeli masih dalam masa
jaminan.
Sehubungan dengan kegiatan pemilihan dan penetapan supplier ini,

setiap organisasi harus senantiasa memperhatikan bahkan akan lebih baik
memiliki beberapa arsip atas surat perkenalan perusahaan dan surat
penawaran dari supplier yang masuk, maupun menjalin relasi khususnya
dengan pemasok-pemasok barang yang biasa digunakan/dipakai organisasi.
Di samping itu, untuk mem peroleh supplier yang tepat, bila memungkinkan
juga bisa dilaku kan dengan melakukan observasi atau survei langsung ke
pasar dengan cara melakukan perbandingan di antara beberapa supplier
yang ada.
Dalam rangka pemilihan supplier yang tepat, suatu organisasi di
samping harus senantiasa melakukan perbandingan di antara supplier, juga
penting untuk selalu mengingat bahwa harus meng hindari kepercayaan
seratus persen secara terus-menerus pada satu pemasok sehingga
organisasi tidak pernah melakukan perbanding an dan mengikuti
perkembangan jenis barang maupun harga yang diberikan penjual maupun
pemasok yang lain.
4. Memasukkan Pesanan (Order)

Setelah organisasi menetapkan pemasok, langkah berikutnya adalah
memasukkan pesanan (order). Untuk memasukkan order atau melakukan
pemesanan barang dapat dilakukan dengan cara bertelepon, mengirim
faksimile, mengirim surat pesanan, atau datang langsung ke supplier dengan
atau tanpa mengajukan surat pesanan. Apa pun cara yang ditempuh dalam
memasukkan order harus jelas barang yang dipesan, baik berkaitan dengan
jenis, merek, tipe atau spesifikasi yang lain, jumlah, cara pembayaran, cara
pe nyerahan barang, konsekuensi-konsekuensi atas ketidaksesuaian dengan
pesanan, dan kesepakatan lain antara pemesan dengan pe masok, antara
lain pemberian potongan harga oleh pemasok kepada pembeli/pemesan,
penanggung pajak, dan biaya yang lain.
Sehubungan dengan hal-hal di atas kiranya penting diketahui beberapa
macam mengenai cara pembayaran/waktu pembayaran, potongan harga,
dan penyerahan barang.
4.1. Cara Pembayaran/Waktu Pembayaran
a. Bayar muka, yakni pembayaran harga sebelum barang di terima

atau sebelum barang ada.
b. Bayar tunai (cash), yakni pembayaran harga barang secara tunai
bersama dengan surat pesanan.
c. Bayar belakang, yakni pembayaran yang dilakukan beberapa lama
setelah barang diterima.
d. CAC (Cash and Carry), yakni harga barang dibayar lebih dahulu
sebelum dibawa, atau uang diterima lebih dahulu baru barang
dikirimkan kepada pembeli.
e. COD (Cash on Delivery), yakni pembayaran dilakukan pada waktu
barang diserahkan kepada pembeli
f. Remburs, yakni pembeli harus membayar harga barang yang dibeli
kepada pengangkut barang (perusahaan pengangkut an) pada
waktu barang diserahkan.
g. Pada waktu dokumen tiba, yakni pembayaran dilaksanakan ketika
dokumen barang yang dibeli tiba (di bank).

4.2. Potongan Harga
a. Potongan tunai, yakni potongan harga yang diberikan kepada

pembeli yang membayar tunai (pembelian dalam jumlah besar).
b. Korting atau discount, yakni potongan harga yang diberikan kepada
pembeli yang membeli barang dalam jumlah besar.
c. Rabat, yakni potongan yang diberikan kepada agen dan toko- toko
yang membeli barang untuk dijual lagi dengan harga jual yang
ditentukan oleh penjual pertama.
d. Refaksi, yakni potongan harga dari penjual karena adanya
kesalahan mutu pada barang yang dikirimkan.
4.3. Penyerahan Barang
a. Loko gudang, yakni barang diserahkan oleh penjual kepada pembeli

sebelum dibungkus atau belum ditimbang (pem beli harus
menanggung ongkos pengepakan, penimbangan, dan lain-lain).
b. Eks gudang, yakni penjual menyerahkan barang yang dibeli dari
gudang dan ongkos pengepakan, penimbangan, dan lain-lain
ditanggung oleh pembeli.
c. Frangko stasiun, yakni ongkos untuk mengangkut barang dari
gudang sampai tiba di stasiun kereta api ditanggung oleh penjual.
d. Frangko gudang pembeli, yakni semua ongkos termasuk ongkos
pengangkutan sampai barang tiba di gudang pembeli ditanggung
penjual.
e. F.O.B. (Free on Board), yakni penjual menanggung semua ongkos
sampai barang dimuat di atas kapal, sedangkan ongkos
pengangkutan selanjutnya ditanggung oleh pembeli.
f. C & F (Cost and Freight), yakni semua ongkos termasuk biaya
pengangkutan barang dengan kapal ditanggung oleh penjual.

g. C.I.F (Cost Insurance and Freight), yakni semua ongkos yang
dikeluarkan untuk barang yang dibeli termasuk asuransi dan biaya
pengangkutan dengan kapal ditanggung oleh pen jual.
h. F.O.R. (Free on Rail), yakni semua ongkos hingga barang yang
dibeli dimuat ke dalam gerbong kereta api ditanggung oleh penjual.
i. F.O.S. (Free on Station), yakni penjual menanggung semua ongkos
mengangkut barang tiba di stasiun, sedangkan ongkos untuk
mengangkut barang ke dalam gerbong kereta api dan ongkos
angkut ditanggung oleh pembeli.
j. F.A.S. (Free Alongside Ship), yakni penyerahan barang kepada
pembeli sampai di sisi kapal, sedangkan semua ongkos sampai
barang dimuat ke dalam kapal menjadi tanggungan pembeli.
k. F.O.S. (Free Overside Ship), yakni biaya pemindahan barang dari
kapal ke motor boat sudah termasuk dalam harga barang.
l. C.I.F.I.C.(Cost Insurance and Freight Inclusive Commision), yakni
semua ongkos tambahan kapal, komisi, termasuk premi asuransi
ditanggung oleh penjual.
Apabila suatu organisasi dalam melakukan pemesanan barang

menggunakan dan menyampaikan Surat Pesanan Barang atau Order
Pembelian atau Purchase Order maka contoh formulir Surat Pesanan Barang
atau Order Pembelian tersebut dapat dilihat pada contoh formulir 2.3.1, 2.3.2,
dan 2.3.3 berikut ini.

No. OP
Tanggal
Kepada:
………………………………..
……………………………….
………………………………...
ORDER PEMBELIAN
No. Nama dan Spesifikasi Barang Jumlah Satuan Keterangan
Tanggal Terima :
Cara Pembayaran :
Penyerahan Barang :
Manajer................... Kabag …………….. /Kasie...

(Pejabat Verifikator) (Pejabat Penanggung Jawab) (Pejabat Pelaksana)
…………………………. ………………………………… …………………………
Contoh Formulir 2.3.1. Order Pembelian

PT PURA PROFITA PUTRA
Jalan Gajayana 56-58 Yogyakarta
Telp. (031) 555777, 124321 Fax. (031) 567331
No.OP : 04
Tanggal : 3/06/2008
ADVANTAGE COM
JI. Palang Merah 35
YOGYAKARTA
ORDER PEMBELIAN
1. Printer HP Laser Jet 5P 2 Buah -

Kertas Printer : HVS Kualitas Super, 15
2. 15 Box -
Ukuran 9.5 11 Produksi Trisakti
4. Tinta Printer : Canon BJ Cartridge BJ 02 5 Buah -
5. Tinta Printer Canon BJ Cartridge BJ 03 5 Buah -
Tanggal Terima : 4 Juli 2008

Cara Pembayaran : COD (cash on delivery)
Penyerahan Barang : Franco Gudang Pembeli
Manajer Keuangan Ka. Bag Perbekalan Ka. Sie Pembelian
Pradana Laksi Lundi Panca Andalas
Contoh Formulir 2.3.2. Order Pembelian (Tanpa Kalkulasi Harga)

PT PURA PROFITA PUTRA
Jalan Gajayana 56-58 Yogyakarta
Telp. (031) 555777, 124321 Fax. (031) 567331
No.OP : 04
Tanggal : 3/06/2008
ADVANTAGE COM
JI. Palang Merah 35
YOGYAKARTA
ORDER PEMBELIAN
Harga per
Jumlah
No. Nama dan Spesifikasi Barang Jumlah Satuan Satuan
(Rp)
(Rp)
1. Printer: HP Laser Jet 5P 2 Buah 12.500.000 25.000.000
2. Kertas Printer: HVS Kualitas Super, 5 Box 80.000 400.000
Ukuran 9.5”x11”, Produksi Trisakti
3. Tinta Printer: Canon BJ 02 5 Buah 210.000 1.050.000
4. Tinta Printer: Canon BJ 03 5 Buah 200.000 1.000.000
Total 1 : 27.450.000
Discount : 10% 2.745.000
Total 2 : 24.705.000
PPN : -
Biaya Lain-lain( kirim, meterai, ...............................................................) -
Total Pembayaran 24.705.000
Tanggal Terima : 4 Juli 2008

Cara Pembayaran : COD (cash on delivery)
Penyerahan Barang : Franco Gudang Pembeli
Manajer Keuangan Ka. Bag Perbekalan Ka. Sie Pembelian
Pradana Laksi Lundi Panca Andalas
Contoh Formulir 2.3.3 Order Pembelian (Dengan Kalkufasi Harga)
5. Menyimak/Memantau Pesanan
Menyimak order merupakan kegiatan pemantauan terhadap pesanan.
Hal ini untuk menjamin ketepatan waktu datangnya pesan an di samping
untuk melakukan tindakan-tindakan antisipatif karena ketidaktepatan
datangnya pesanan, baik pesanan datang terlambat maupun datang lebih

awal dari waktu yang telah disepakati kedua beIah pihak. Penyimakan order
ini dapat dilakukan dengan melakukan komunikasi dengan supplier melalui
telepon ataupun memanfaatkan jasa teknologi informasi yang lain (faksimile
ataupun e-mail).
Dalam rangka pemantauan pesanan, unit pembelian atau petugas yang
bertanggung jawab dalam pembelian dapat dibantu dengan membuat Buku
Pengecekan Pesanan. Buku ini berfungsi untuk me ngetahui dan mengecek
pemesanan barang atas permintaan bagian gudang atau unit-unit kerja,
sehingga dapat diketahui sejauh mana pesanan barang tersebut diproses
maupun ditindaklanjuti. Bentuk tindak lanjut pemesanan barang bisa berupa
pemesanan ulang atau
pembatalan pemesanan karena terjadi sesuatu hal. Apabila dalam
suatu organisasi telah memiliki beberapa gudang, maka buku pengecekan
pesanan dibuat per gudang untuk mempermudah dan mempercepat
pengecekan pesanan barang.
Adapun kolom-kolom yang penting dalam buku pengecekan pesanan
dapat dilihat pada contoh formulir 2.4 berikut ini.
BUKU PENGECEKAN PESANAN

Nomor
Metode dan Keterangan Tanggal
Nama dan Spesifikasi Nomor Tanggal Kode
No. Tanggal Hasil Terima
Barang Pesanan Pesanan Terima
Pengecekan Pengecekan Barang
Barang
1.
2.
3.
4.
5.
6.
...
Contoh Formulir 2.4. Buku/Lembar Pengecekan Pesanan
Pengisian beberapa kolom dalam buku pengecekan pesanan dapat

dijelaskan sebagai berikut.
- Kolom nama dan spesifikasi barang harus ditulis sesuai dengan yang ada
pada surat pesanan.
- Kolom nomor pesanan harus diisi sesuai dengan yang tertera pada surat
pesanan.
- Kolom tanggal pesanan harus diisi sesuai dengan yang tertera pada surat
pesanan.
- Kolom metode dan tanggal pengecekan ditulis sesuai dengan metode
pengecekan (misalnya telepon, kirim faksimile, e-mail, sms) dan tanggal
pengecekan.
- Kolom Hasil Pengecekan diisi sesuai dengan informasi dari supplier atas
pesanan, misalnya sudah dikirim, baru dipersiapkan, baru dipak, akan
dikirim tanggal tertentu, menunggu barang tiba, dan sebagainya.

- Kolom tanggal terima barang diisi sesuai dengan tanggal pe nerimaan
barang dari supplier.
- Kolom nomor kode bukti terima barang diisi sesuai dengan nomor kode
bukti terima barang yang ada pada formulir bukti terima barang. Setiap
bukti penerimaan barang harus diberi nomor kode bukti penerimaan
barang, yang dapat berupa nota, tanda terima, surat pengantar, surat
terima barang, dan semacam nya guna mempermudah dan mempercepat
bukti penerimaan barang. Adapun teknik pembuatan nomor dan
pemberian nomor, pada prinsipnya sama dengan pembuatan nomor dan
pemberian nomor kode pesanan barang. Prinsip yang senantiasa
dipegang adalah simpel, mempermudah pengecekan, dan mempercepat
penemuan dokumen.
6. Menerima Pesanan
Menerima barang yang telah dipesan merupakan tindakan ter akhir
dalam kegiatan transaksi. Beberapa hal yang harus diperhati kan dalam
kegiatan penerimaan barang ini, yakni Bagian Pembelian atau pihak-pihak
yang bertanggung jawab dalam pengadaan perbekalan (misalnya melibatkan
bagian pembelian, pimpinan unit perbekalan, bagian gudang, bagian
keuangan atau panitia pengadaan perbekalan, atau bahkan unit pemakai)
harus memeriksa secara saksama atas barang yang telah dikirim pemasok.
Dalam pemeriksaan barang ada dua langkah kegiatan pokok yang
harus dilakukan.
a. Pemeriksaan dokumen. Kegiatan ini dilakukan dengan cara mencocokkan
antara Order Pembelian dengan Surat Pengantar Barang atau
TandaTerima Barang atau Berita Acara Penyerahan Barang atau bukti
terima barang yang lain.
b. Pemeriksaan fisik barang. Kegiatan ini dilakukan setelah terjadi
kesesuaian antara dokumen order pembelian dengan bukti penerimaan
barang, dengan cara mencocokkan antara dokumen dokumen tersebut
dengan barang yang telah dikirim, baik ber kaitan dengan jenis, tipe,
merek, ataupun spesifikasi barang yang lain, jumlah, maupun kondisi
barang.
Apabila pesanan barang sudah sesuai dengan order pem belian,

organisasi sebagai pembeli melalui pejabat yang telah ditunjuk
menerima/menandatangani beberapa berkas dari supplier rang biasanya
berupa:
a. Bukti tanda terima barang. Bukti tanda terima barang ini dapat berupa
Surat Pengantar Barang, Tanda Terima Barang, Berita Acara Penyerahan
Barang, Berita Acara Serah Terima Barang.
b. Berkas penagihan. Berkas penagihan dapat berupa faktur, nota, atau
kuitansi.
Karena beberapa berkas ini sangat penting sifatnya, baik secara

administratif maupun yuridis, pihak-pihak yang menerima maupun
menandatangani beberapa berkas tersebut harus hati hati dan teliti. Adapun

beberapa contoh berkas tersebut dapat dilihat pada contoh formulir 2.5 - 2.6
berikut ini.
TOKO SAMPOERNA
Jalan Mangkubuml 35 Yogyakarta Kepada:
Telepon (0274) 453765, 453766 Yth. Kabag. Perbekalan Wisma Gloria
Jalan Mgr Soegijapranata 14 Yogyakarta
SURAT PENGANTAR
No. OS/PM/S/IV/2008

1. VCD Player: Merk Wanda, Tipe 6 Buah -
PAL/NTSC
2. Tape Recorder: Merk Polytron, Model 8 Buah -
PSC-35T
3. Kompor Gas: Merk Covina, Tipe 5 Buah -
Ultima U-125 Ext.
4. Bola Lampu: Merk Philips, Jenis 10 Buah -
Clear, 40W
5.
6.
...
Yogyakarta, 3 Juli 2008
Yang Menerima Hormat kami,
Ira Kaesopia Purl Antari, S.E.. M. M.

Manajer Penjualan
Contoh Formulir 2.5. Surat Pengantar Barang

TOKO SAMPOERNA
SURAT PENGANTAR
No. OS/PM/S/IV/2008
Harga
per Jumlah
No. Nama dan Spesifikasi Barang Jumlah Satuan Potongan
(Rp.)
(Rp.)
1. VCD Player: Merk Wanda, Tipe 6 450.000 - 2.700.000
PAL/NTSC
2. Tape Recorder: Merk Polytron, 8 850.000 - 6.800.000
Model PSC-35T
3. Kompor Gas: Merk Covina, Tipe 5 450.000 - 2.250.000
Ultima U-125 Ext.
4. Bola Lampu: Merk Philips, Jenis 10 2.500 - 25.000
Clear, 40W
5.
6.
...
Jumlah 11.775.000
Tagihan
Terbilang: Sebelas juta tujuh ratus tujuh puluh lima ribu rupiah
Barang-barang tersebut telah kami terima dengan baik.
Yang Menerima Hormat kami,
Ira Kaesopia Purl Antari, S.E.. M. M.

Manajer Penjualan
Contoh Formulir 2.6. Surat Pengantar Barang

ULTRA CITRAMEDIA
Jalan KH. Hasyim Ashari 35B Yogyakarta 10130
Telepon (0274) 565676 Faksimile (0274) 676767 E-mail: citramedia@cbn.net.id
TANDA TERIMA
Kepada : ASMI Dharma Pertiwi

Alamat : Jalan Pancawati 68 Yogyakarta
Telepon : (0274) 454545, 232323, Faksimile (0274) 565656
No. Nama dan Spesifikasi Barang Jumlah

1. Printer: Canon BJC-2110 10 (sepuluh) unit
2. Monitor: GTC, Advantage 40 (empat puluh buah
3. CPU: Wearns 40 (empat puluh) buah
4. VCD Player: National Type 550 SP 5 (lima) unit
5. Tape Recorder: Polytron, PSC 314A 10 (sepuluh) unit
6.
7.
…
Tanggal terima: ……………………….
Ultra Citramedia Penerima Keterangan:
Nama: Nama:
……………………. …………………….
Contoh Formulir 2.7. Tanda Terima

BERITA ACARA PENYERAHAN BARANG

Nomor: ......................
I. Yang bertanda tangan di bawah ini:
1. Nama : ..........................................
Jabatan : ..........................................
Dalam hal ini bertindak atas nama dan untuk .... yang disebut PIHAK PERTAMA
2. Nama : ..........................................
Jabatan : ..........................................
Dalam hal ini bertindak atas nama dan untuk .... yang disebut PIHAK KEDUA
II. Pada hari ini .......... tanggal ............ PIHAK PERTAMA telah menerima penyerahan
barang-barang sebagaimana tersebut dalam dafta terlampir dari PIHAK KEDUA
dalam keadaan baik dan lengkap sesuai dengan surat perjanjian/nota pesanan
nomor ………. Tanggal ………….
Yogyakarta, ………………
Pihak yang menyerahkan Pihak yang menerima

Pihak Kedua Pihak Pertama
……………… ………………
Contoh Formulir 2.8. Berita Acara Penyerahan Barang

TOKO SAMPOERNA
FAKTUR
No. 50/S/VI/2008
Untuk pembelian barang-barang di bawah ini:

Harga per
Satuan Jumlah
No. Nama dan Spesifikasi Barang Jumlah
(Rp.) (Rp.)
1. VCD Player: Merk Wanda, Tipe 6 buah 450.000 2.700.000

PAL/NTSC
2. Tape Recorder: Merk Polytron, 8 buah 850.000 6.800.000
Model PSC-35T
3. Kompor Gas: Merk Covina, Tipe 5 buah 450.000 2.250.000
Ultima U-125 Ext.
4. Bola Lampu: Merk Philips, Jenis 10 buah 2.500 25.000
Clear, 40W
Jumlah 11.775.000
Potongan -
Total Dibayar 11.775.000
S.E. & O
Putri Antari, S.E., M.M.

Manajer Penjualan
Contoh Formulir 2.9. Faktur
Faktur/invoice merupakan surat perhitungan harga barang yang dijual

berdasarkan jenis dan jumlahnya.

TOKO SAMPOERNA
FAKTUR
No. O5/PM/S/IV/2008
NO. PESANAN TGL. PESANAN KODE PELANGGAN NPWP TGL. JATUH TEMPO
01/PS/WG/08 25/6/2008 P025 01.143.065 1/7/2008
Harga
per Jumlah
No. Nama dan Spesifikasi Barang Jumlah Satuan Potongan
(Rp.)
(Rp.)
1. VCD Player: Merk Wanda, Tipe 6 450.000 - 2.700.000
PAL/NTSC
2. Tape Recorder: Merk Polytron, 8 850.000 - 6.800.000
Model PSC-35T
3. Kompor Gas: Merk Covina, Tipe 5 450.000 - 2.250.000
Ultima U-125 Ext.
4. Bola Lampu: Merk Philips, Jenis 10 2.500 - 25.000
Clear, 40W
5.
6.
...
Jumlah 11.775.000
Tagihan
Penerima
PERHATIAN
Faktur asli merupakan kuitansi
Pembayaran dengan cheque, giro bilyet, dll.
baru dianggap lunas setelah diuangkan.
Barang yang sudah dibeli tidak dapat dikembalikan
Purl Antari, S.E.. M. M.
Manajer Penjualan
Contoh Formulir 2.10. Faktur

IDENTITAS SUPPLIER ...................., .................., 20...
Kepada Yth. ....................................

..........................................................
..........................................................
Nota nomor: ..........................
Banyaknya Nama Barang Harga Jumlah
Tanda Terima S.E. & O Jumlah Rp.
PERHATIAN
Barang yang sudah dibeli
tidak dapat dikembalikan
Contoh Formulir 2.11. Nota
Nota merupakan bentuk sederhana dari faktur
Identitas Organisasi No :……………………
Telah diterima dari : ...........................................................................
Uang sebanyak : ...........................................................................

...........................................................................
Guna membayar : ...........................................................................

...........................................................................
...........................................................................
……………………....
Terbilang …………………….............................

…………………….............................
……………………....
Contoh Formulir 2.12 Kuitansi
Apabila suatu organisasi melakukan pembelian barang yang relatif

banyak jumlahnya dan mahal harganya, Bagian Pem belian atau Panitia
Pengadaan Perbekalan/Panitia Pembelian Perbekalan perlu dan penting
membuat Berita Acara Pemeriksaan Barang. Berita Acara Pemeriksaan
Barang penting diadakan sebagai bukti formal dan sah, baik secara
administratif maupun yuridis bahwa barang yang diserahterimakan telah
diperiksa. Adapun contoh formulir Berita Acara Pemeriksaan Barang dapat
dilihat pada contoh formulir 2.13.1 berikut ini.

BERITA ACARA PEMERIKSAAN BARANG
Nomor : ……..
Pada hari ini .......... tanggal .............. bulan ............... , tahun ................
Kami yang bertanda tangan di bawah ini :
1. ............................... sebagai Ketua

2. ............................... sebagai Sekretaris
3. ............................... sebagai Anggota
4. ............................... sebagai Anggota
5. ............................... sebagai Anggota
Bertindak selaku panitia pemeriksaan barang yang dibentuk dengan Surat Keputusan
No. ........... tanggal ...................... telah mengadakan pemeriksaan barang-barang
yang dikirim oleh
Nama Perusahaan : ..............................................
Alamat Perusahaan : ..............................................
Berdasarkan Surat Kirim/Faktur No. ............. tanggal ............. dengan disaksikan oleh:
1. ..................................... sebagai petugas perusahaan yang bersangkutan.
Kami berpendapat bahwa barang-barang tersebut dalam keadaan ..............................
(jenis, jumlah barang beserta keadaannya masing-masing, periksa daftar terlampir).
Demikian Berita Acara ini dibuat dalam rangkap .............. untuk dapat dipergunakan
seperlunya.
Dibuat di: .......................................

Tanggal : .......................................
Panitia Pemeriksa Barang
1. .................................. sebagai Ketua ............................. (tanda tangan)

2. .................................. sebagai Sekretaris .............................
3. .................................. sebagai Anggota .............................
4. .................................. sebagai Anggota .............................
5. .................................. sebagai Anggota .............................
Disaksikan :
.................................. petugas Perusahaan ..................................
Mengetahui:
.................................. .

Contoh Formulir 2.13.1. Berita Acara Pemeriksaan Barang
LAMPIRAN BERITA ACARA PEMERIKSAAN BARANG
No Nama Spesifikasi Harga per

Kode Jumlah Keterangan
Urut Barang Barang Satuan
Tanggal ................................
Panitia Pemeriksaan Barang
Sekretaris, Ketua,
.................................... ....................................
Contoh Formulir 2.13.2 Lampiran Berita Acara Pemeriksaan Barang
Penting diperhatikan pula, apabila suatu organisasi melaku kan pembelian

barang khususnya barang-barang elektronik, unit pembelian atau petugas yang
bertanggung jawab dalam pembelian barang selain menerima bukti
penerimaan barang dan berkas tagihan, juga harus menerima lembar petunjuk
penggunaan barang (ope rating instruction) dan Kartu Jaminan atau Kartu
Garansi dari sup plier.
Secara empiris, tidak selamanya proses penerimaan barang ber jalan
sebagaimana mestinya karena terjadi ketidaksesuaian barang yang diterima
dengan order pembelian yang dilakukan ataupun terjadi penyimpangan dari
kesepakatan kedua belah pihak. Se hubungan dengan hal ini, apabila barang
yang dikirim pemasok ada yang tidak sesuai dengan pesanan dan tidak sesuai
dengan kesepakatan kedua belah pihak, organisasi/perusahaan sebagai pihak
pembeli harus membuat Informasi Klaim sekaligus ber fungsi sebagai Surat
Klaim (Surat Penuntutan), dan kemudian disampaikan kepada pemasok
bersama dengan kegiatan pengem balian barang apabila barang dikirim oleh
pemasok sendiri atau oleh perusahaan jasa pengangkutan dan pengiriman

barang. Adapun yang menanggung biaya pengembalian barang (retur) adalah
pemasok atau perusahaan jasa pengangkutan dan pengiriman barang.
Sehubungan dengan hal ini, pihak pembeli tidak perlu menandatangani bukti
terima barang dan berkas penagihan atau apabila menandatangani berkas
penagihan, perlu memberi dan atau membuat catatan khusus yang dituangkan
dalam lembar atau surat klaim atas kekurangan pesanan barang dan harus
diketahui oleh pihak supplier atau perusahaan jasa peng angkutan dan
pengiriman barang dengan cara menandatangani lembar/surat klaim tersebut.
Adapun bentuk dan isi Informasi Klaim dapat dilihat pada contoh formulir 2.14
WISMA GLORIA
JI. Mgr. Soegijopranata 18
Yogyakarta
No. IK : 07
Tanggal : 3 Juli 2008
Kepada:
Toko "SAMPOERNA"
JI. Mangkubumi 35 Yogyakarta
INFORMASI KLAIM
Dengan ini kami berikan data Klaim untuk barang/material yang te lah dikirim
dengan No. OP: Ot/PS/VYG/03, tanggal 25 Juni 2003, dan No. Faktur
05/PM1S/IV/2003 sebagai berikut :

1. VCD Player: merk Wanda, type 1 box rusak
PAL/NTSC
2. Kompor Gas: Regulator 2 buah kurang
Untuk itu kami memerlukan: ( ) Perbaikan (repair

( x ) Penggantian
( x ) Melengkapi kekurangan
( ) Lainnnya: ....................
Supplier/Pengirim Kabag. Perbekalan Kasubbag. Pembelian
Palupi Bambang Pitono Hendarto

Contoh Formulir 2.14 Informasi Klaim dan Penuntutan
Setelah seluruh proses penerimaan barang dinilai sudah beres dengan

diterima dan ditandatangani berkas tanda terima dan berkas penagihan oleh
pembeli, proses berikutnya adalah kegiatan pem bayaran dari organisasi
sebagai pembeli kepada pemasok, apa bila dalam pembelian tersebut telah
disepakati dengan mengguna kan cara COD (cash on delivery = pembayaran
dilakukan pada waktu barang diserahkan kepada pembeli). Adapun
prosedurnya, pe masok meminta pada bagian keuangan atau bendahara atau
kassa atau pejabat yang telah ditunjuk untuk melakukan pembayaran. Secara
struktural, pihak yang melakukan pembayaran harus ter pisah dengan
unit/pihak yang bertanggung jawab dalam pelaksana an pembelian. Hal ini
penting dilakukan guna menghindari pe nyelewengan tanggung jawab dan
wewenang. Pembayaran atas tagihan dari supplier bisa dilakukan oleh bagian
keuangan atau bendahara atau kasir secara tunai, mengeluarkan cek, maupun
melalui bank dengan cara pemindahbukuan (over booking), kliring (clearing),
inkaso (collection), kiriman uang (fund transfer), terbitan bank draft (bank draft),
kartu kredit (credit card), dan sebagainya. Apa pun cara pembayaran yang
ditempuh, bendahara/kasir harus menyimpan dan mengarsip bukti-bukti atas
pengeluaran kas, antara lain dalam bentuk nota, kuitansi, slip setoran (deposit
slip), mau pun rekening koran. Contoh cek dan slip setoran dapat dilihat pada
contoh formulir 2.15 dan 2.16 berikut ini.
Setelah transaksi jual beli antara supplier sebagai penjual dan
organisasi/perusahaan sebagai pembeli selesai, Bagian Pem belian harus
mencatat seluruh pembelian ke dalam Buku Pe nerimaan Barang (contoh
formulir 2.17).
BUKU PENERIMAAN BARANG
Bukti
Nama dan Nama dan Harga
No. Tgl. Penerimaan
Alamat Spesifikasi Jumlah Ket.
Urut Terima
Suppliier Barang
Tgl. Nomor Satuan Jumlah

Contoh Formulir 2.17 Buku Penerimaan Barang
Langkah berikutnya adalah barang disimpan atau diserah kan ke unit

gudang, dan akhirnya barang didistribusikan kepada unit-unit kerja yang
membutuhkan dan telah melakukan permintaan barang. Sehubungan dengan
pemenuhan kebutuhan perbekalan bagi setiap unit kerja, bagian/unit kerja
organisasi yang bertugas dan berwenang melakukan kegiatan distribusi
perbekalan harus membuat dan mengisi bukti penyerahan barang yang dapat
berupa Surat Penyerahan Barang ataupun Bon Gudang (lembar usulan dan
permintaan barang yang sekaligus dijadikan bukti penyerahan barang). Bukti
penyerahan barang ini penting bagi penanggung jawab distribusi perbekalan
karena sebagai alat bukti telah menyerahkan sejumlah perbekalan dengan
nama, jenis, dan spe sifikasi tertentu pada unit kerja tertentu. Dengan demikian,
surat ini dapat dijadikan alat pertanggungjawaban bagi pejabat atau petugas
tertentu yang diberi tugas dan wewenang dalam pen distribusian perbekalan.
Sehubungan dengan kegiatan penyerahan barang tersebut akan dibahas lebih
mendetail pada bab pendistri busian barang.
Dengan mencermati serangkaian kegiatan dalam pembelian perbekalan
di atas, secara empiris dan kasuistis tidak selalu setiap tahap dalam
serangkaian proses pembelian perbekalan tersebut perlu dilalui dan dilakukan.
Tentu hal ini dilakukan dengan lebih mengedepan kan pertimbangan efektivitas
dan efisiensi unit kerja maupun organi sasi. Sebagai contoh kasus, pada suatu
saat unit kesekretariatan mengalami kesulitan, bahkan mengalami kemacetan
dalam men jalankan aktivitasnya karena kehabisan tinta mesin fotokopi yang
disebabkan unit ini harus melakukan penggandaan berkas yang relatif banyak
jumlahnya dan bersifat mendadak dan mendesak. Dengan demikian, kegiatan
tersebut merupakan kegiatan di luar kegiatan rutin dan di luar rencana yang
telah ditetapkan. Ketika Bagian Kesekretariatan mengajukan permintaan
pembelian, Kepala Bagian Perbekalan dan Kepala Bagian Keuangan se bagai

pengambil keputusan disetujui dan tidaknya permintaan pembelian, beserta
staf pelaksanaan pembelian kebetulan tidak berada di tempat, Bagian
Kesekretariatan ini bisa membeli sendiri barang tersebut ke supplier tertentu.
Dengan situasi dan kondisi tersebut, jelas secara formal administratif proses
pembelian perbekalan tersebut tidak melewati tahap pengajuan permintaan
pem belian, meneliti daftar permintaan pembelian, maupun tahap pemantauan
pesanan. Hal ini bisa dilakukan demi terselesaikan nya pekerjaan Bagian
Kesekretariatan tersebut. Namun demikian, secara formal administratif Bagian
Kesekretariatan tersebut harus tetap melakukan pertanggungjawaban atas
pembelian perbekalan tersebut, yakni dengan cara melakukan pembukuan
pengadaan perbekalan dan pemakaian perbekalan tersebut, serta
melaporkannya kepada Kepala Bagian Perbekalan, maupun menyerahkan
bukti pem belian kepada Bagian Perbekalan maupun Bagian Keuangan.
Dengan mencermati beberapa contoh formulir yang harus ada pada setiap
langkah kegiatan pengadaan perbekalan di atas, beberapa pihak yang terlibat dalam
pengadaan perbekalan tersebut sifatnya relatif, artinya ditentukan oleh sistem kerja
yang dirancang dan dibangun oleh suatu organisasi. Dengan demikian, pihak pihak
yang terlibat dalam setiap langkah kegiatan pengadaan perbekalan tidak menutup
kemungkinan antara organisasi yang satu dengan organisasi yang lain akan berbeda.
Perbedaan ini biasanya sangat dipengaruhi oleh pertimbangan-pertimbangan
efektivitas dan efisiensi struktur organisasi yang dibangun.
Penting ditegaskan pula bahwa untuk kepentingan perencanaan perbekalan
dan pengendalian perbekalan, maupun pertanggungjawaban bagi Kepala Bagian
Pembelian dan atau Kepala Bagian Perbekalan, secara periodik baik pada setiap akhir
periode perbekalan maupun akhir tahun, Kepala Bagian Pembelian dan atau Kepala
Bagian Perbekalan harus membuat dan bertanggung jawab atas Laporan Pembelian.
Laporan Pembelian ini mendasarkan catatan Pem belian yang tertuang dalam Buku
Penerimaan Barang.

Bab 2 Pengadaan Perbekalan

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Bab 2 Pengadaan Perbekalan

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

2 PENGADAAN PERBEKALAN

Pengadaan perbekalan merupakan fungsi operasional pertama dalam manajemen

A. Cara-Cara Pengadaan Perbekalan

Bab 2. Pengadaan Perbekalan 10

Bab 2. Pengadaan Perbekalan 11

Bab 2. Pengadaan Perbekalan 12

Adapun kekurangan-kekurangan dari penggunaan sistem sentralisasi ini adalah

Bab 2. Pengadaan Perbekalan 13

Adapun kekurangan-kekurangan dari sistem desentralisasi ini meliputi:

Bab 2. Pengadaan Perbekalan 14

C. Perencanaan Pengadaan dan Penentuan Kebutuhan

Perencanaan pengadaan perbekalan merupakan kegiatan pemikiran, penelitian,

Bab 2. Pengadaan Perbekalan 15

Dengan bantuan beberapa pertanyaan tersebut akan dapat di peroleh berbagai

Bab 2. Pengadaan Perbekalan 16

Bab 2. Pengadaan Perbekalan 17

Bab 2. Pengadaan Perbekalan 18

Karena dalam penentuan kebutuhan perbekalan yang dituangkan dalam daftar

Bab 2. Pengadaan Perbekalan 19

D. Pengadaan Perbekalan dengan Cara Pembelian

Secara empiris, di antara beberapa alternatif cara pengadaan perbekalan, cara

Bab 2. Pengadaan Perbekalan 20

Beberapa orientasi pembelian tersebut selain dijadikan pedoman dalam

2. Siklus Pembelian dan Pengelolaan Administrasi

Bab 2. Pengadaan Perbekalan 21

Bab 2. Pengadaan Perbekalan 22

1. Menerima Daftar Permintaan Pembelian

secara empiris dari beberapa institusi, Daftar Permintaan Pem belian

Bab 2. Pengadaan Perbekalan 23

Bab 2. Pengadaan Perbekalan 24

SURAT PERMINTAAN BARANG

No. Nama dan Spesifikasi Barang Jumlah Satuan Yang Disetujui

Menyetujui, Penerima Yang Meminta

……………………………….. ………………………. ………………………………

Contoh Formulir 2.1.1. Surat Permintaan Barang

Bab 2. Pengadaan Perbekalan 25

Unit/bagian : Tata Warkat

No. Nama dan Spesifikasi Barang Jumlah Satuan Yang Disetujui

Menyetujui, Penerima Yang Meminta

Umar Bakri Trieman Krisna Wiranti

2. Meneliti Daftar Permintaan Pembelian

LAPORAN PEMAKAIAN BARANG

Bab 2. Pengadaan Perbekalan 27

LAPORAN PEMAKAIAN BARANG

3. 07 02 Folder: Gung Yu 15 Buah 10 Buah 5 Buah -

4. 08 01 Kertas HVS Folio 80 Gr.: 2 Rim 2 Rim 0 Rim -

Mengetahui Kabag. Personalia

Serafim Noven T., SH, M.Psi. Pergiwati, S.E.

Contoh Formulir 2.2.2. Laporan Pemakaian Barang

3. Memilih Pemasok (Supplier)

Bab 2. Pengadaan Perbekalan 28

Sehubungan dengan kegiatan pemilihan dan penetapan supplier ini,

4. Memasukkan Pesanan (Order)

Bab 2. Pengadaan Perbekalan 29

4.1. Cara Pembayaran/Waktu Pembayaran

a. Bayar muka, yakni pembayaran harga sebelum barang di terima

Bab 2. Pengadaan Perbekalan 30

a. Potongan tunai, yakni potongan harga yang diberikan kepada

4.3. Penyerahan Barang

a. Loko gudang, yakni barang diserahkan oleh penjual kepada pembeli

Bab 2. Pengadaan Perbekalan 31

Apabila suatu organisasi dalam melakukan pemesanan barang

Bab 2. Pengadaan Perbekalan 32