6

PEMELIHARAAN PERBEKALAN

Berkaitan dengan kegiatan pemeliharaan perbekalan telah berkembang suatu

pemeo bahwa pemeliharaan perbekalan jauh lebih sulit daripada pengadaan perbekalan.
Kebenaran pemeo ini kiranya akan mudah kita dapati di beberapa institusi dengan me lihat
adanya perbekalan yang telah dimiliki organisasi yang tidak terawat, kotor, asal
penempatannya, berserakan, tidak siap pakai pada waktu dibutuhkan, penampilan
barang yang tidak sesuai dengan umur barang, ataupun umur pemakaian barang tidak
men capai batas waktu yang optimal. Tentu gejala-gejala dan tanda tanda seperti ini harus
dikurangi, bahkan dihapuskan dalam setiap organisasi karena apabila hal ini dibiarkan,
jelas selain akan menghambat aktivitas dan produktivitas kerja organisasi itu sendiri, juga
merupakan satu sumber pemborosan bagi organisasi. Dengan demikian, kegiatan
pemeliharaan perbekalan harus mendapat per hatian sebagaimana mestinya bagi
setiap organisasi.
Penting ditekankan pula bahwa kegiatan pemeliharaan perbekalan merupakan
kewajiban bagi setiap personel dalam setiap organi sasi. Dengan demikian, kegiatan
pemeliharaan perbekalan tidak mungkin diserahkan semuanya pada unit kerja tertentu
ataupun pihak eksternal, kecuali memang pemeliharaan perbekalan tersebut pada tahap
tertentu harus ditangani oleh unit kerja tertentu yang secara teknis memang lebih
menguasai.

A. Arti Penting dan Tujuan Pemeliharaan Perbekalan

Pemeliharaan perbekalan adalah setiap kegiatan untuk memper tahankan
kondisi teknis, daya guna, dan daya hasil perbekalan, baik usaha yang bersifat
preventif maupun represif sehingga setiap perbekalan yang ada senantiasa
merupakan perbekalan yang siap pakai (ready for use) dan umur pemakaian perbekalan
mencapai batas waktu yang optimal.
Dari batasan pengertian pemeliharaan perbekalan tersebut dapat ditegaskan
bahwa yang hendak dicapai dalam kegiatan pemeliharaan perbekalan adalah menjaga dan

Bab 6 Pemeliharaan Perbekalan 85

 menjamin setiap perbekalan yang ada tetap mampu berfungsi sebagaimana mestinya
sewaktu perbekalan ter sebut dibutuhkan sehingga kegiatan-kegiatan dalam
organisasi tidak mengalami hambatan maupun stagnasi. Di samping itu, pe meliharaan
perbekalan diarahkan agar umur pemakaian perbekalan dapat mencapai batas waktu
yang optimal (sesuai batas waktu yang telah ditetapkan). Dengan demikian,
pemeliharaan perbekalan juga ditujukan untuk mendukung efisiensi organisasi. Agar
mampu mendukung kelangsungan kegiatan organisasi dan efisiensi organisasi,
pemeliharaan perbekalan dapat dilakukan dengan tindakan perawatan perbekalan, baik
yang bersifat preventif (sebelum meng alami kerusakan) maupun represif (sesudah
mengalami kerusakan).
Dapat digarisbawahi bahwa pemeliharaan perbekalan pada hakikatnya
merupakan kegiatan untuk melakukan optimalisasi perbekalan baik secara fungsional
maupun batas umur pemakaian perbekalan. Apabila kedua tujuan itu dapat
direalisasikan, akan terjamin ke lancaran dan kelangsungan kerja bagi setiap unit kerja
maupun ter capainya program efisiensi organisasi secara keseluruhan.

B. Cara Pemeliharaan Perbekalan

Secara umum, cara pemeliharaan/perawatan perbekalan dapat dibedakan
atas cara perawatan preventif (pencegahan) dan cara perawatan represif. Perawatan
preventif merupakan cara perawatan perbekalan sebelum perbekalan mengalami
kerusakan. Sementara pe rawatan represif merupakan cara perawatan perbekalan setelah
perbekalan mengalami kerusakan. Agar perbekalan mampu mencapai batas umur
pemakaian secara optimal, perawatan perbekalan secara preventif maupun
perawatan represif perlu dilakukan. Perawatan perbekalan secara preventif perlu
dilakukan secara periodik terhadap setiap perbekalan yang dirniIiki, sehingga frekuensi dan
biaya perawatan secara represif dapat ditekan. Hal ini penting dilakukan karena secara
nyata biaya perawatan preventif relatif jauh lebih rendah apabila dibandingkan dengan
biaya perawatan secara represif.
Khusus untuk perbekalan yang bersifat elektronik atau berkaitan dengan mesin,
cara perawatan perbekalan dapat dibedakan dan dapat diklasifikasikan dalam beberapa
tingkatan, dan tingkatan-tingkatan tersebut adalah sebagai berikut:

Bab 6 Pemeliharaan Perbekalan 86

 1. Perawatan tingkat I
Perawatan tingkat I ini bersifat perawatan pencegahan (pre ventive).
2. Perawatan tingkat II
Perawatan tingkat II ini berupa pengecekan (check up).
3. Perawatan tingkat III
Perawatan tingkat III ini bersifat perbaikan/penggantian (re pair/replacement).
4. Perawan tingkat IV
Perawatan tingkat N ini bersifat revisi/perbaikan berat (re vised).
5. Perawatan tingkat V
Perawatan tingkat V ini bersifat bongkar pasang secara menyeluruh.

Masih berkaitan dengan perawatan untuk perbekalan yang sifatnya elektronik

atau berkaitan dengan mesin, dan lebih khusus ber kaitan dengan perawatan perbekalan
secara preventif, ada satu metode perawatan yang telah dikembangkan yang dikenal
dengan istilah metode FITCAL. Metode ini merupakan metode perawatan perbekalan yang
bersifat pencegahan dengan memperhatikan dan melakukan tindakan-tindakan tertentu.
Istilah FITCAL sendiri merupakan akronim dari kata Feeling, Inspection, Tighten,
Clean, Adjusment, dan Lubrication. Secara operasional metode ini dapat dijelaskan
se bagai berikut.
a. Feeling, artinya setiap operator/user harus memiliki kepekaan terhadap suatu
kelainan dari peralatan/perbekalan yang dipakai, dan feeling ini dapat didasarkan pada
perubahan suara, bau, warna, ataupun gerak yang tidak seperti biasanya secara
normal.
b. Inspection, artinya jika terasa ada kelainan atau ketidakberesan peralatan maka
pemakai peralatan/perbekalan harus segera me lakukan pemeriksaan dan
pengecekan.
c. Tighten, artinya membetulkan yang tidak beres, bisa dengan cara menguatkan
ataupun membetulkan pada posisi yang normal dan sebagaimana mestinya.
d. Clean, artinya membersihkan peralatan/perbekalan secara periodik dan kontinu
sehingga kotoran/debu tidak masuk pada mesin yang dapat membuat keausan dan
kerusakan mesin/peralatan/ perbekalan.
e. Adjusment, artinya melakukan tindakan penyelarasan, maksudnya apabila
peralatan/mesin yang baru saja diperbaiki perlu dicoba dan atau diselaraskan
kembali.

Bab 6 Pemeliharaan Perbekalan 87

 f. Lubrication, artinya pemberian pelumas yang teratur dan tepat untuk mencegah
keausan mesin.

Walaupun metode FITCAL ini pada awalnya ditujukan untuk perawatan

preventif bagi perbekalan yang sifatnya elektronik atau berkaitan dengan mesin,
kiranya dapat juga dijadikan pedoman bagi pegawai untuk melakukan pemeliharaan
setiap perbekalan yang dimiliki organisasi dengan cara mengambil nilai-nilai yang ada
dari metode tersebut, antara lain setiap pegawai atau petugas yang bertanggung jawab
dalam pemeliharaan perbekalan untuk senantiasa melakukan tindakan perawatan dan
pengecekan secara rutin, peka terhadap perubahan-perubahan yang menyimpang
dari keadaan normal, segera melakukan tindakan pengecekan dan perbaikan setelah
terjadi penyimpangan, dan senantiasa meng evaluasi atas tindakan perbaikan
tersebut.
Apabila pemeliharaan perbekalan dapat dilakukan secara opti mal tentunya
hal ini akan mendukung pencapaian umur pemakaian perbekalan secara optimal.
Tercapainya umur pemakaian perbekalan secara optimal selain ditentukan oleh
diterapkannya metode pe meliharaan perbekalan sebagaimana mestinya juga
ditentukan oleh cara penggunaan perbekalan itu sendiri. Oleh karena itu, cara
penggunaan perbekalan itu sendiri penting dan harus mendapat perhatian untuk
mencapai tujuan tersebut. Sehubungan dengan hal itu, personel pengguna (user)
perbekalan harus menggunakan setiap perbekalan sebagaimana mestinya secara
wajar dan sesuai dengan fungsi dan kapasitas kerjanya. Di samping itu, apabila
berkaitan dengan barang-barang elektronik atau mesin harus senantiasa
berpedoman pada Buku Petunjuk/Panduan Penggunaan atau pengoperasian
perbekalan tertentu (operating instruction).

C. Pemeliharaan Perbekalan oleh Pihak Eksternal

Pemeliharaan perbekalan sering dilakukan tidak hanya oleh pihak internal
(organisasi yang bersangkutan), tetapi sering pula oleh pihak eksternal. Pemeliharaan
perbekalan yang demikian biasanya dilakukan untuk perbekalan yang sifatnya khusus,
utamanya secara teknis sehingga dibutuhkan penanganan oleh pihak eksternal
yang benar-benar memiliki kompetensi dalam penanganan dan pemeliharaan
perbekalan tersebut.

Bab 6 Pemeliharaan Perbekalan 88

 Sehubungan dengan pemeliharaan perbekalan oleh pihak eks ternal
tersebut, secara administratif maupun yuridis, penting di lakukan perjanjian
pemeliharaan perbekalan di antara kedua belah pihak yang dituangkan dalam Surat
Perjanjian Pemeliharaan Perbekalan. Karma pemeliharaan perbekalan oleh pihak
eksternal ini membutuhkan biaya yang relatif tinggi, penting sekali selama perjanjian
pemeliharaan perbekalan berlangsung, dari pihak organi sasi ada staf yang magang
untuk belajar dari pihak pemelihara untuk melakukan pemeliharaan sendiri,
sehingga organisasi tidak perlu menyewa pihak eksternal untuk melakukan
pemeliharaan perbekalan secara terus-menerus guna menghindari pemborosan dalam
organisasi.

Bab 6 Pemeliharaan Perbekalan 89

 PT Kawan Sejati
JI. Papua 25 Yogyakarta

SURAT PERJANJIAN PERAWATAN MESIN

No. 45/GC/VII/2007

Yang bertanda tangan di bawah ini:

1. Nama : Serafim Noven Tiara Vasya
Jabatan : Kepala Wisma Gloria
Instansi : Wisma Gloria
Alamat : JI. Mgr. Soegijapranata 18 Yogyakarta

Dalam hal ini bertindak dalam jabatan dan atas nama instansi tersebut di atas
sebagai pemakai mesin sebagai berikut:

No. Spesifikasi Barang No. Seri Mesin Lokasi

1. Gest Copier 2622 S 9707010075 Jl. Baru 14 Yogyakarta
2. Gest Copier 2732 C/W Platen AL47840089 Jl. Baru 14 Yogyakarta
Cover

Dan selanjutnya disebut sebagai PIHAK I

2. Nama : Umar Karim

Jabatan : Pimpinan PT Kawan Sejati
Instansi : PT Kawan Sejati
Alamat : JI. Papua 25 Yogyakarta

Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama PT Kawan Sejati yang selanjutnya
disebut sebagai Pihak II

Pihak I dan Pihak II telah menyetujui mengadakan perjanjian perawatan mesin tersebut
di atas dengan ketentuan-ketentuan sebagai berikut:
1. Masa perjanjian ini berlaku selama periode waktu: tanggal 21 Juli 2007 sampai
dengan tanggal 21 Juli 2008
2. Biaya perawatan mesin tersebut selama masa berlakunya per janjian ini
adalah sebesar Rp 800.000,00 (delapan ratus ribu rupiah) dan dibayar di muka
oleh Pihak I kepada Pihak II.
3. Biaya perawatan mesin tersebut tidak termasuk biaya untuk pem belian suku
cadang dan bahan habis pakai.
4. Pihak II harus menugaskan teknisinya untuk melaksanakan ser vice/perawatan
rutin atas mesin tersebut sesuai dengan ketentuan yang tertera di atas selama
perjanjian perawatan mesin ini berlaku.
5. Bila terjadi kerusakan pada mesin tersebut dalam masa perjanjian ini maka Pihak
II harus segera menugaskan teknisinya untuk melakukan perbaikan. Untuk perbaikan
tersebut Pihak II tidak memungut biaya reparasi lagi kepada Pihak I.
6. Pelaksanaan perawatan maupun reparasi mesin tersebut dilakukan pada jam
kerja Pihak II.

Bab 6 Pemeliharaan Perbekalan 90

 7. Pihak I harus menyediakan daya dan tegangan listrik yang cukup serta bahan
pakai standar untuk pekerjaan mesin tersebut. Atas pelanggaran ini maka segala
klaim atas suku cadang atau bahan pakai yang tidak mencapai garansi pabrik
bukan menjadi tanggung jawab Pihak II lagi.
8. Perjanjian ini hanya berlaku dalam kota yang memiliki cabang PT Kawan Sejati
atau pinggiran kota dalam radius maksimal 30 KM dari cabang PT Kawan Sejati.
9. Pihak I harus membayar biaya tambahan untuk hal berikut:
- Permintaan teknisi di luar jam kerja Pihak II.
- Mesin berada di luar kota dengan radius lebih dari 30 KM dari cabang PT Kawan
Sejati.
- Semua parts yang diganti dan bahan pakai.
10. Perjanjian ini menjadi tidak berlaku sebelum masa perjanjian perawatan ini habis
bila mesin tersebut telah dikerjakan oleh teknisi luar atau mesin tersebut telah
dipindah tangan.
11. Perjanjian ini dibuat di Yogyakarta, tanggal 21 Juli 2007.

Pihak I Pihak II

Serafim Noven Tiara Vasya Umar Karim

Bab 6 Pemeliharaan Perbekalan 91