7

PENGHAPUSAN PERBEKALAN

Penghapusan perbekalan merupakan kegiatan pembebasan barang dari

pertanggungjawaban yang berlaku dengan alasan yang dapat dipertanggungjawabkan.
Secara lebih operasional, penghapusan perbekalan merupakan pengakhiran fungsi
perbekalan dengan pertimbangan-pertimbangan dan argumentasi-argumentasi ter tentu
yang dapat dipertanggungjawabkan. Dengan demikian, dalam kegiatan penghapusan
perbekalan harus mempertimbangkan alasan -alasan normatif tertentu. Muara berbagai
pertimbangan tersebut tidak lain adalah demi efektivitas dan efisiensi kegiatan organisasi.

A. Beberapa Kriteria untuk Penghapusan Perbekalan

Ada beberapa alasan yang harus diperhatikan untuk bisa m e nyingkirkan atau
menghapus perbekalan, dan beberapa alasan ter sebut adalah sebagai berikut.
1. Perbekalan yang akan dihapus sudah sangat tua dan rusak
Perbekalan ini perlu disingkirkan dengan beberapa alasan. Pertama, apabila
perbekalan tersebut digunakan terns dapat membahaya kan keselamatan
pemakai perbekalan ini. Kedua, kualitas maupun kuantitas output yang
dihasilkan sudah tidak dapat mencapai tingkat yang optimal, apalagi dibandingkan
biaya operasional yang relatif tinggi. Dengan demikian, apabila perbekalan ini
dioperasikan terus, jelas akan menimbulkan inefektivitas dan inefisiensi organi sasi.
2. Perbekalan yang sudah ketinggalan zaman (out of date)
Mungkin sekali perbekalan yang sudah ketinggalan zaman me rupakan
perbekalan yang belum rusak. Namun demikian, perbekalan semacam ini perlu
disingkirkan atau dihapus dengan pertimbangan, perbekalan ini dipandang memerlukan
dan menghabiskan biaya (cost) yang relatif tinggi, baik berkaitan dengan bahan,
tenaga, waktu, maupun output, baik ditinjau dari sisi kuantitas maupun kualitas
apabila dibandingkan dengan menggunakan perbekalan yang relatif baru.
3. Perbekalan yang berlebihan
Perbekalan yang berlebihan mungkin sekali relatif belum rusak dan tidak
ketinggalan zaman. Perbekalan ini perlu dihapuskan dengan beberapa alasan.

Bab 7 Penghapusan Perbekalan 92

 Pertama, snafu organisasi tidak mungkin meng gunakan seluruh perbekalannya
dalam waktu yang bersamaan dan yang sekiranya memang perbekalan tersebut
tidak perlu digunakan secara bersamaan. Kedua, apabila perbekalan yang sifatnya
berlebihan tersebut tidak disingkirkan tentunya membutuhkan biaya, baik biaya
perawatan maupun biaya gaji untuk personel yang merawat barang. Ketiga,
perbekalan tersebut membutuhkan tempat penyimpan an, sehingga bila perbekalan
tersebut tidak disingkirkan juga akan boros tempat, dan yang keempat, apabila
perbekalan tersebut akan d i gunakan di masa mendatang, mungkin sekali
perbekalan tersebut sudah merupakan perbekalan yang ketinggalan zaman (out of
date).
4. Perbekalan yang hilang
Secara administratif, perbekalan yang hilang harus disingkir kan. Hal ini
penting dilakukan, selain sebagai satu bentuk per tanggung jawaban pemakai,
pengambilan keputusan dan tindakan sebagai konsekuensi atas hilangnya perbekalan
tersebut, juga untuk pengambilan keputusan maupun tindakan manajemen
perbekalan berikutnya, khususnya pengadaan perbekalan guna menghindari
gangguan ataupun stagnasi kegiatan suatu unit kerja.

B. Cara-Cara Penghapusan Perbekalan

Ada beberapa alternatif untuk melakukan penghapusan perbekalan. dan beberapa
alternatif tersebut adalah sebagai berikut:

1. Dijual atau dilelang

Dengan cara ini berarti organisasi akan memperoleh sejumlah kontraprestasi berupa
uang hasil penjualan perbekalan.
2. Ditukarkan dengan perbekalan lain yang dibutuhkan oleh institusi
Dengan cara ini berarti organisasi akan menukarkan perbekalan yang dimiliki
(dengan beberapa alasan yang dapat dipertanggung jawabkan) dengan perbekalan
yang dibutuhkan oleh organisasi. Dengan cara ini harus mempertimbangkan dan
mengacu pada prinsip -prinsip pengadaan perbekalan dengan cara menukarkan,
antara lain perbekalan yang ditukarkan harus benar-benar sudah tidak dibutuhkan
institusi, nilai perbekalan yang dipertukarkan harus sepadan, dan saling
menguntungkan kedua belah pihak.

Bab 7 Penghapusan Perbekalan 93

 3. Dipindahkan
Penghapusan dengan cara dipindahkan adalah secara fisik perbekalan yang
sudah tidak dibutuhkan dimutasikan ke unit kerja lain ataupun kantor/institusi cabang.
Dengan demikian, pemusnah an perbekalan ini sifatnya masih dalam ruang lingkup
organisasi inter nal.
4. Dihibahkan
Penghapusan perbekalan dengan cara dihibahkan berarti organi sasi memberikan
secara cuma-cwna kepada pihak/organisasi lain yang membutuhkan perbekalan
yang dihapuskan tersebut.
5 . Pemanfaatan kembali (recycle)
Penghapusan dengan cara pemanfaatan kembali ini berarti barang yang
dihapus kemudian diubah menjadi barang lain yang memiliki fungsi dan kegunaan
berbeda dari fungsi dan kegunaan barang semula.
6. Dimusnahkan
Penghapusan perbekalan dengan cara dimusnahkan adalah perbekalan benar-
benar dihilangkan/dimusnahkan, dan hal ini dilakukan apabila cara penghapusan
perbekalan yang lain sudah tidak mungkin untuk diimplementasikan.

Apa pun cara penghapusan perbekalan yang dilakukan, penanggung jawab dalam
pengelolaan perbekalan harus meneliti, mengecek ke benaran alasan penghapusan
perbekalan, dan membuat Berita Acara Penghapusan Perbekalan yang ditandatangani
oleh penanggung jawab pengelola perbekalan, pihak yang menyetujui, maupun yang
menerima perbekalan (bila ada). Adapun contoh Berita Acara Penghapusan
Perbekalan dapat dilihat pada Contoh Formulir 7.1.

Bab 7 Penghapusan Perbekalan 94

 BERITA ACARA PENGHAPUSAN BARANG
Nomor:...

Pada hari ini … tanggal …..bulan….. tahun……. Kami yang bertanda tangan di
bawah ini:
1. ........................ sebagai Ketua
2. ........................ sebagai Sekretaris
3. ........................ sebagai Anggota
4. ........................ sebagai Anggota
5. ........................ sebagai Anggota

Bertindak selaku Panitia Penghapusan Barang yang dibentuk dengan Surat

Keputusan ………........... No…… tanggal telah mengadakan pemeriksaan
barang-barang sebagaimana terlampir pada tanggal …… bulan .... tahun…..
Berdasarkan hasil pemeriksaan, barang-barang tersebut dalam keadaan ....
(rusak / ketinggalan zaman/ berlebihan/ hilang). Selanjutnya, kami memutuskan
barang-barang tersebut dihapuskan dengan cara .... (dijual/ dilelang/
dihibahkan/ dipindahkan/ ditukarkan/ dimusnahkan).

Demikian berita acara ini dibuat dalam rangkap ... untuk dapat diperguna-
kan seperlunya.

Dibuat di :................................................
Tanggal : ...............................................

Panitia Penghapusan Barang

1. ...................................sebagai Ketua (tanda tangan)

2. ...................................sebagai Sekretaris
3. ...................................sebagai Anggota
4. ...................................sebagai Anggota
5. ...................................sebagai Anggota

Mengetahui

..........................................
.....................................

Contoh Formulir 7.1 Berita Acara Penghapusan Barang (Perbekalan)

Bab 7 Penghapusan Perbekalan 95

 LAMPIRAN BERITA ACARA PENGHAPUSAN BARANG

No. Spesifikasi
Nama Barang Kode Keterangan
Urut Barang

Tanggal ........................
Panitia Penghapusan Barang

............................ ................................
Ketua Sekretaris

Contoh Formulir 7.2 Lampiran Berita Acara Penghapusan Barang

Penting dicatat pula bahwa apabila penghapusan/penyingkiran perbekalan

dilakukan dengan cara dijual maka dalam Berita Acara Peng hapusan Perbekalan harus
jelas ditulis kepada siapa perbekalan tersebut dijual dan berapa nilai hasil penjualan. Di
samping itu, Berita Acara Penghapusan Perbekalan tersebut harus dilampiri Berita Acara
Serah Terima Barang. Apabila penghapusan perbekalan tersebut dilakukan dengan cara
ditukarkan, dalam Berita Acara Penghapusan Perbekalan juga harus jelas secara tertulis
perbekalan tersebut ditukarkan dengan perbekalan apa, dengan siapa, dan berapa nilai
perbekalan tersebut. Berita Acara tersebut juga harus dilampiri dengan Berita Acara
Serah Terima Barang. Begitu pula, apabila penghapusan perbekalan di lakukan
dengan cara dihibahkan dengan pihak lain, dalam Berita Acara Penghapusan
Perbekalan harus jelas tertulis kepada siapa perbekalan tersebut dihibahkan, selain
harus pula dilampirkan Berita Acara Serah Terima Barang. Sementara itu, apabila
penyingkiran perbekalan dilakukan dengan cara dipindahkan, harus jelas secara tertulis ke
mana perbekalan tersebut dipindahkan, di samping harus ada juga Berita Acara Serah
Terima Barang.

Bab 7 Penghapusan Perbekalan 96

C. Proses Kegiatan dan Administrasi Penghapusan Perbekalan
Untuk melakukan kegiatan penghapusan atau penyingkiran perbekalan,
pertama tama yang harus dilakukan adalah penelitian ke layakan penyingkiran
perbekalan tertentu yang hendak dihapuskan. Kegiatan ini dilakukan oleh unit kerja
"pemilik" perbekalan yang akan dihapuskan bersama dengan penanggung jawab
pengelola perbekalan.
Langkah berikutnya adalah membuat beberapa alternatif cara penghapusan
perbekalan yang hendak ditempuh, yang kemudian menentukan satu cara
penghapusan perbekalan yang paling meng untungkan, baik dengan pertimbangan
finansial maupun non finansial. Setelah itu, meminta persetujuan pada pimpinan
ter tinggi, khususnya sebagai penanggung jawab dalam pengelolaan perbekalan.
Setelah memperoleh persetujuan dari pimpinan, tahap berikutnya adalah memasuki
tahap implementasi penghapusan perbekalan sesuai dengan cara penghapusan
perbekalan yang ditentukan. Bersamaan dengan tahap implementasi ini, panitia
penghapusan perbekalan harus membuat Berita Acara Penghapusan Perbekalan,
dan unit kerja "pemilik" perbekalan tersebut melakukan inventarisasi perbekalan
berkaitan dengan kegiatan penghapusan perbekalan, dan apabila menggunakan
model Kartu Barang, unit kerja harus mengisi formulir Kartu Barang, khususnya pada
kolom Penghapusan Barang sesuai dengan cara penghapusan perbekalan yang
dilakukan.

Bab 7 Penghapusan Perbekalan 97