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ADMINISTRACION GENERAL

3º “A” RELACIONES PÚBLICAS Y COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL

Tatiana Avilés
Andres Crespo
Noelia Montalvo
Stefany Naranjo
Ivonne Rodríguez
Alejandro Yanchapaxi

¿QUÉ ES UNA ORGANIZACIÓN?

Para que podamos entender este concepto, debemos saber que el ser humano siempre ha
tenido la necesidad de encontrar el éxito en cualquiera de sus actividades. Muchas veces no
podemos lograr ese objetivo debido a nuestras propias limitaciones. Es por ello que se recurre
a la colaboración o ayuda de otras personas, formando así una organización. La ciencia que
estudia la manera de administrar una organización se denomina la Administración de
Empresas.

Una organización hace posible que muchas personas funcionen como una unidad; para
asegurar que cada una de ellas cumpla a cabalidad con su papel dentro de esta estructura, la
organización debe estar muy bien diseñada, estableciendo un orden y normas que todos los
participantes deben conocer bien.
Además, es necesario que esas normas y los recursos de la empresa (humanos, técnicos,
materiales y financieros) estén orientados a alcanzar los fines que se propone. Estos fines o
metas deben, necesariamente, existir en una entidad o el concepto de organización no tendría
razón de ser, ya sea para generar bienes o no. En el caso de una empresa, el fin es, de hecho,
generar bienes o servicios.

El conjunto de todos estos elementos que usa una organización como medio para alcanzar sus
objetivos, se llama estructura de organización. Su existencia es indispensable para que la
organización sea más productiva y económica. En ésta se establecen la disposición y
correlación de las actividades, jerarquía y funciones requeridas para alcanzar los objetivos.
Otro elemento de la organización es la sistematización, que establece la coordinación de las
actividades y los recursos de la empresa; la idea es facilitar el trabajo y la eficiencia. La
agrupación y asignación de actividades y responsabilidades es un tercer elemento que
promueve la especialización jerárquica, debido a la necesidad de establecer autoridad y
responsabilidades en la empresa. Con el objeto de realizar el trabajo del modo más eficaz, la
organización establece los métodos más sencillos. Así surge un cuarto elemento llamado
simplificación de funciones.
Una buena organización depende de que tan bien se halla elaborado la función de planeación y
de la forma como las personas hayan hecho su trabajo. La organización consiste en cinco
pasos básicos:

1. Dividir el trabajo, es decir, jerarquizar las actividades a las que se tiene que recurrir
para el cumplimiento de los objetivos.
2. Agrupar las actividades estructuralmente, es decir realizar una departamentalización
coherente con lo que se tiene que hacer.
3. Repartir actividades al personal encargado, para que las lleven a cabo.
4. Asignar los recursos.
5. Coordinar los esfuerzos.

Niveles de organización

Los niveles de la organización se clasifica según el nivel en el que se implante: organización en


el nivel global, organización en niveles departamentales y organización en niveles de tareas y
operaciones.

1. Organización en el nivel global: como su nombre lo dice, se encarga de organizar la


empresa en su totalidad y se divide en tres clases, la primera organización lineal, la
segunda organización funcional y la tercera en línea- staff. Se denomina diseño
organizacional.
2. Organización en el nivel departamental: su área de trabajo son los diferentes
departamentos de la organización y es denominada diseño departamental o
departamentalización.
3. Organización en el nivel de tareas y operaciones: es la organización que se enfoca
hacia las tareas, actividades y operaciones de la empresa es denominada diseño de
cargos o tareas.
Organización Formal
Cuando las actividades de dos o más personas, están conscientemente coordinadas hacia un
objetivo determinado. Lo más importante de una Organización Formal es el propósito común y
consiente de las personas que se comunican entre sí, además están dispuestas a actuar y
compartir un objetivo.

Organización Informal
Es aquella que surge de una forma libre y espontánea sin un propósito consciente de trabajar
en equipo. Puede ser cualquier actividad personal conjunta que surja de la camaradería,
amistad o intereses comunes.
Para que los subordinados acaten las comunicaciones autoritarias, es necesario satisfacer
cuatro condiciones:
1. La comunicación se entiende por completo;
2. Al momento de la orden, el empleado entiende que se debe acatar para cumplir con los
objetivos de la empresa;
3. Al momento de la orden, el empleado cree que es compatible con sus intereses y
objetivos personales;
4. El empleado cree que esta física y mentalmente capacitado para cumplir la
comunicación.

CARACTERÍSTICAS DE LOS OBJETIVOS

1. Los objetivos deben servir a la empresa; por lo tanto deben reunir ciertas
características que reflejan su utilidad.
2. Los objetivos incluyen fechas especificas del objetivo o su terminación implícita en el
año fiscal; resultados financieros proyectados (pero lo están limitados a ello); presentan
objetivos hacia los cuales disparará la empresa o institución conforme progrese el plan;
logrando llevar a cabo su misión y cumplir con los compromisos de la empresas.
3. Los objetivos deben reunir alguna de estas características:
 Claridad: un objetivo debe estar claramente definido, de tal forma que no revista
ninguna duda en aquellos que son responsables de participaren su logro.
 Flexibilidad: los objetivos deben ser lo suficientemente flexibles para ser
modificados cuando las circunstancias lo requieran. Dicho de otro modo, deben
ser flexibles para aprovechar las condiciones del entorno.
 Medible o mesurable: los objetivos deben ser medibles en un horizonte de tiempo
para poder determinar con precisión y objetividad su cumplimiento.
 Realista: los objetivos deben ser factibles de lograrse.
 Coherente: un objetivo debe definirse teniendo en cuenta que éste debe servir a la
empresa. Los objetivos por áreas funcionales deben ser coherentes entre sí, es
decir no deben contradecirse.
 Motivador: los objetivos deben definirse de tal forma que se constituyan en
elemento motivador, en un reto para las personas responsables de su
cumplimiento.
4. Deben ser deseables y confiables por los miembros de la organización.
5. Deben elaborarse con la participación del personal de la empresa (administración por
objetivos).

IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN

En este apartado no nos referimos al ente unidad económica, sino al proceso de ordenar en la
empresa para que funcione de la manera más adecuada.
Uno de las cuestiones principales es saber donde están ubicados cada uno de los miembros
familiares en la empresa, cuáles son sus facultades y obligaciones y que sepan sobre el rol de
los demás.

Pues la organización es una especie de procesos y procedimientos que unidos logran los
objetivos que deseamos alcanzar dentro de una empresa o organización.
La organización es la base para la obtención de excelente resultados, ya que con ellos se logra
eficiencia en los procesos empresariales, con la finalidad de establecer controles y procesos
que van realizándose de manera constante y para lograr los objetivos.

Sin una Organización adecuada y pensada y analizada no se puede hablar de buena


administración, ya que estas dos van de la mano y si la implementación de una no puede logra
se la otra.
No se debe de hablar de administración eficiente si no hay un plan de organización, y de
estructuración de proceso. El importante en el proceso de planeación tomar en cuenta los
procesos organizativo, con el fin de lograr los propósitos de la empresas.

BIBLIOGRAFÍA

Müch Galindo, L. (2006). Fundamentos de Administración, Casos y Prácticas [Revisión del


Capítulo 4. Organización] pág. 92-116

http://aprendeenlinea.udea.edu.co/lms/moodle/course/view.php?id=429

http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/economicas/2006862/lecciones/capitulo%205/cap5_c.htm

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