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Gestão Secretarial
Organizador
luizel@ig.com.br
Macapá – Amapá
Amazônia – Brasil
1º semestre de 2011
2
(Miriam Nunes)
APRESENTAÇÃO
Car@s Alun@s,
Certamente, este trabalho será aprimorado a cada semestre letivo, pois, não é
perfeito, nem tem a pretensão de ser. Também não esgota o assunto da disciplina, nem
tem a pretensão de esgotar. É apenas um guia de estudos, cujo objetivo principal é
direcionar o encaminhamento do curso Gestão Secretarial – GS, e organizar o processo
de ensino e aprendizagem.
Portanto, meus caros alunos, sejam bem-vindos a nossa disciplina, espero que nossa
convivência seja rica e que possamos aprender uns com os outros e, aproveito a
oportunidade, para convidar a todos os que se interessarem a se juntarem a nós nesta
busca constante por uma educação profissional de qualidade, que gradue mais
profissionais competentes, ou seja, que ofereça à sociedade um cidadão consciente de
seu papel como agente transformador e preparado para enfrentar os desafios postos
pelos rumos do cenário atual.
3
Nesta perspectiva poderemos, juntos, assumir o compromisso de buscar a oferta
de um processo educativo consciente, inovador e destinado à promoção humana e ao
desenvolvimento social.
Um abraço a tod@s,
APRESENTAÇÃO
SUMÁRIO
Capítulo I: O PROFISSIONAL DE SECRETARIADO EXECUTIVO NO
PAPEL DE GESTOR ........................................................... 07
Perfil do Profissional de Secretariado Executivo................................................... 07
Perfil do Gestor .............................................................................................................. 09
O Secretário Gestor ....................................................................................................... 10
Considerações Finais ....................................................................................................... 11
Capítulo II: FUNDAMENTOS DO COMPORTAMENTO ORGANIZACIONAL 12
Habilidades ........................................................................................................................ 12
Aprendizagem ................................................................................................................... 13
Teorias de Aprendizagem .............................................................................................. 14
Modelagem: uma ferramenta para gestão.................................................................. 15
Capítulo III: GESTÃO POR PROCESSOS: 5 PASSOS PARA O SUCESSO E
ALGUMAS ARMADILHAS .................................................... 16
Tradução do Negócio em Sucesso................................................................................ 17
Mapeando e Detalhando os Processos......................................................................... 17
Definição de Indicadores de Desempenho ................................................................ 17
Geração de Oportunidades de Melhoria ..................................................................... 17
Implantação de um Novo Modelo de Gestão.............................................................. 18 4
Capítulo IV: AGENDA E PREPARAÇÃO DE VIAGENS ........................ 19
Para Organizar com Eficiência uma Agenda ............................................................. 20
Aprendendo a Usar a Agenda....................................................................................... 20
Modelo de Agenda e Anotações ................................................................................... 21
Como Preparar sua Viagem .......................................................................................... 21
O que é “overbooking” ............................................................................................... 22
Que roupa devo usar ................................................................................................. 22
Como devo transportar dinheiro ............................................................................. 22
E os equipamentos que levo comigo ........................................................................ 23
Passaporte ................................................................................................................... 23
Preparando uma viagem ............................................................................................. 24
Viagem nacional ........................................................................................................... 24
Viagem internacional ................................................................................................. 24
Viagem de negócios .................................................................................................... 25
Capítulo V: ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO ................................... 26
Introdução........................................................................................................................ 26
Como Definir a Administração do Tempo .................................................................. 26
Os Componentes da Administração do Tempo ...................................................... 27
Como analisar sua carga de trabalho ..................................................................... 27
Como se tornar organizado ...................................................................................... 27
Como delegar tarefas com sucesso ........................................................................ 28
Como lidar com material impresso ......................................................................... 28
Como conduzir reuniões ............................................................................................ 28
Como controlar desperdício de tempo .................................................................. 28
Como aproveitar ao máximo o tempo livre............................................................ 29
As Vantagens da Administração do Tempo ........................................................... 29
Maior controle ............................................................................................................ 29
Aumento da produtividade ....................................................................................... 29
Aumento do tempo livre............................................................................................ 30
Maior transparência .................................................................................................. 30
As Dificuldades na Administração do Tempo ....................................................... 30
Atitudes ....................................................................................................................... 30
Hábitos .......................................................................................................................... 31
As cargas de trabalho ................................................................................................ 31
Cultura da empresa ..................................................................................................... 31
Capítulo VI: CLIENTE QUEM É? COMO ATENDÊ-LO? ...................... 32
Introdução........................................................................................................................ 32
O Papel do Gestor ........................................................................................................... 34
Conhecer o Cliente, o Primeiro Passo ......................................................................... 34
Atendente de Qualidade ............................................................................................... 35
Desafie-se ........................................................................................................................ 36
Agregando Valor.............................................................................................................. 37
Então, no Atendimento, o que Evitar Diante do Cliente ........................................ 38 5
Capítulo VII: COMPORTAMENTO AO TELEFONE ............................ 40
Introdução........................................................................................................................ 40
Atendimento Telefônico................................................................................................. 41
Comportamento ao Telefone ........................................................................................ 42
“Tipos Comuns” em Telefonemas ................................................................................. 48
Preparando o Vocabulário ............................................................................................. 50
Conhecer o Cliente ........................................................................................................... 51
Despedidas ........................................................................................................................ 51
Finalmente, Aprenda a Dizer NÃO ao Cliente ......................................................... 52
Avalie seu Desempenho ................................................................................................. 54
Conclusão .......................................................................................................................... 55
Capítulo VIII: LIDERANÇA PARA O SUCESSO PESSOAL E
PROFISSIONAL ................................................................. 57
Introdução........................................................................................................................ 57
Escolha dos Líderes ........................................................................................................ 58
Requisitos para o Exercício da Liderança ................................................................. 60
Tipos de Lideranças ....................................................................................................... 64
Finalmente, seja um Líder ............................................................................................. 66
Capítulo IX: REUNIÕES, SEU LABORATÓRIO VIVO ........................ 69
Introdução........................................................................................................................ 69
Planejando Reuniões ........................................................................................................ 71
Quando Você Conduz a Reunião ................................................................................... 74
A Reunião .......................................................................................................................... 75
O Fim ou um Novo Começo? .......................................................................................... 83
Conclusão .......................................................................................................................... 84
REFERÊNCIAS DE PESQUISA ................................................. 85
6
Por Aline de Oliveira (Graduada – Unigranrio)
alineoliveira.i@bol.com.br
INTRODUÇÃO
O profissional de secretariado executivo se descobre
como gestor a cada momento, pois cabe a ele tomar decisões,
exercer liderança com clientes internos (contínuos,
prestadores de serviços, etc.) e externos, faz
planejamentos, controla e organiza o ambiente de trabalho.
O profissional acaba não trabalhando apenas para o
executivo, com as características de gestor, o profissional
passa a trabalhar para a empresa.
As organizações estão sofrendo mudanças constantes, graças às exigências 7
impostas pelo novo cenário empresarial. Os secretários executivos estar sempre
acompanhando essas mudanças e realizar funções que antes não eram atribuídas
a eles. Nesse contexto, fica caracterizado que o profissional de Secretariado
Executivo pode ser considerado um gestor.
Dessa forma, o presente trabalho discute o Secretário Executivo na forma
não de secretario somente, mas na forma de gestor e está dividido em três
partes além das considerações iniciais e finais. Aborda-se, respectivamente, o
perfil do secretário executivo como gestor.
PERFIL DO GESTOR
A gestão é uma atividade realizada na organização
por profissionais que, além de terem conhecimento
técnico, possuem espírito de liderança e que conhecem
bem a empresa em que atuam.
Segundo Motta (1997, p. 19), a função gerencial
não se parece com nenhuma outra função ou profissão,
pois os profissionais que exercem essa função
necessitam de certo jogo de cintura e muita habilidade,
isso devido às inúmeras tarefas e situações a serem resolvidas. 9
A gestão é um processo realizado com determinação para um caminho a ser
seguido para atingir os objetivos almejados pela empresa. A gestão envolve
atividades administrativas como controlar, analisar, decidir, comunicar, liderar,
motivar a equipe de trabalho e a si mesmo, avaliar, controlar. É um conjunto de
atividades exercidas por um líder. Uma vez que, para a gerência ser completa
numa pessoa, ela precisa ser gestora de processos, de papéis, de idéias, de
finanças e principalmente ser líder de pessoas, isso porque um gerente não
gerencia pessoas, lidera-as. Sabe-se que liderar é uma habilidade para influenciar
pessoas para que se sintam motivadas a atingirem os objetivos, que são
entendidos como de bem comum. (HUNTER, 2004, p. 25).
A liderança é uma das mais valorizadas virtudes de quem atua na área
empresarial, pois o líder deve saber dizer sim, mas é necessário saber dizer
não, pois não se admitem falhas atribuídas a este profissional.
No entanto, muitas das decisões tomadas pelos gestores seguem a política
empresarial adotada pela organização, além de serem atitudes que fazem parte
da estratégia adotada pela empresa para alcançar determinados objetivos.
Assim, cabe ao profissional entender qual a melhor maneira de conseguir atingir
os objetivos, buscando um equilíbrio entre a política da empresa e os métodos de
gestão necessários.
O SECRETÁRIO GESTOR
Os profissionais que atuam na área gerencial
participam de processos e necessitam saber como
alcançar os objetivos planejados nesse contexto,
entendendo que a gestão é a “ação de mediar os
recursos para atingir as metas estabelecidas pela
organização” (RODRIGUES; CARVALHO, 2004, p. 183).
O profissional de secretariado deve estar ciente de
que é necessário saber trabalhar com os recursos
materiais, financeiros, administrativos, mas, sobretudo, ele precisa entender de
gente, de seres humanos, de comportamento humano.
O secretário está inserido nas empresas, e como gestor deve estar “apto a
perceber, refletir, decidir e agir de maneira assertiva” (BÍSCOLI; CIELO, 2004,
p. 17). Isso é assim definido, porque não se admitem erros que ocasionem perda
de tempo e atraso nas demais atividades que precisam ser realizadas
rapidamente. O profissional de secretariado executivo têm se deparado com o
desafio de atingir meta. Um bom plano comportamental, uma boa gestão tende a
ser eficaz e pode fazer com que algumas situações antes complicadas se
transformem em oportunidades para o crescimento futuro. O secretário deve
identificar as metas a serem atingidas, mas não esquecendo que tais propostas
devem estar em sintonia com as de seus superiores e as da organização.
10
O secretariado executivo é, segundo Rodrigues (2004, p. 178), “um agente
transformador de insumos, para a obtenção dos resultados esperados pelos
clientes”. Nesse processo, desenvolve as funções gerenciais, bem como as
operacionais, o que indica, mais uma vez, que o profissional de secretariado
executivo é um gestor.
Para Rodrigues (2004, p. 182-183), o profissional de secretariado executivo
é um gestor, porque se envolve com os resultados esperados pela empresa ou pela
organização onde atua, participa de processos que são etapas para atingir os
resultados planejados, mediando recursos para a obtenção destes resultados. No
entanto para que isto aconteça, é importante as atividades rotineiras, sendo
imprescindível desenvolver e manter um gerenciamento de rotinas.
Sabe-se que o líder exerce uma grande responsabilidade na organização e “a
secretária executiva, como líder, enfrentará grandes desafios. Um deles é nunca
esquecer o que era, pois precisará de todos os seus antigos atributos para
acrescentar esses outros, totalmente direcionado para a administração”
(VIEIRA, 2002), em outras palavras, é necessário não esquecer a rotina de
secretária. Também deve estar em constante atualização para acompanhar as
mudanças organizacionais e crescer profissionalmente, pensando como líder,
aceitando e valorizando a cultura interna positivamente, estar sempre pronta a
colaborar, não demonstrar medo diante de novas situações, “saber conviver com
erros e acertos”, aprender a lidar com os vários tipos de pessoas (VIEIRA,
2002).
Existem muitos fatores que podem levar ao fracasso da gestão, como não
saber administrar o tempo, delegação insatisfatória, gerente irresoluto,
comunicações insatisfatórias e outros, mas são poucos que levam ao sucesso, pois
nesse contexto o importante é qualidade e não a quantidade.
Analisando dessa maneira, percebe-se o quanto é importante realizar as
atividades do dia-a-dia do gestor com qualidade, atenção e dedicação, pois é
dessas decisões que dependem outros setores da empresa ou, até mesmo, a boa
relação com os clientes.
Assim, nesse contexto, entende-se que o secretário executivo é um
profissional inserido nas organizações, capaz de contribuir para o
desenvolvimento das mesmas e atua como gestor, tomando decisões importantes.
CONSIDERAÇÕES FINAIS
O profissional de secretariado executivo está inserido nas organizações de
maneira a atuar na função de gestor, colaborando para o crescimento
organizacional. O secretário gestor é capaz de tomar decisões, pois é um ser
inteligente e com capacidades técnicas e humanas, dessa maneira ele deve
entender de seres humanos para poder liderar e motivar a sua equipe de
trabalho. Assim, pode-se afirmar que o secretário é um gestor, que tem 11
condições de exercer atividades técnicas, de liderança e, principalmente,
consegue ser eficaz nas atividades de gestão podendo substituir com facilidade
seus superiores e obtendo sempre um ótimo resultado.
HABILIDADES
O QUE SIGNIFICA?
9 As Habilidades Físicas;
9 As Habilidades Intelectuais.
Habilidades Físicas
Habilidades Intelectuais
Nota:
Dirigir a atenção apenas às habilidades das pessoas ou aos requisitos das
funções é ignorar o fato de que o desempenho do trabalhador depende da
interação desses dois aspectos. Portanto, o desempenho melhora quando
existe correta adequação entre as suas habilidades e os requisitos das 13
funções para as quais são designados.
APRENDIZAGEM
O QUE SIGNIFICA?
TEORIAS DE APRENDIZAGEM
9 Condicionamento Clássico
9 Condicionamento Operante
9 Aprendizagem Social
9 Reforço negativo – ex.: Professor faz uma pergunta que o aluno não sabe
a resposta. Olhar as anotações é uma forma de evitar que seja chamado;
18
“As boas maneiras são a parte essencial de prestação de um bom serviço
e planejar o tempo também tem muito a ver com isto. Agenda de trabalho
é algo sagrado e uma hora marcada é um compormisso”
Gregory Ryan
O QUE É “OVERBOOKING”?
É a marcação de assentos superior à capacidade do avião. O que fazer para
evitar um overbooking, se você reservou o voo, e compareceu dentro do tempo de
antecedência solicitado, dificilmente terá algum problema deste tipo. Mas, se
mesmo assim a empresa aérea mantiver overbooking, estará caracterizada uma
infração e seus direitos são:
4 inclusão obrigatória no voo seguinte;
4 alimentação, transporte, comunicação e hospedagem, caso o passageiro
tenha que pernoitar em localidade onde não resida;
4 se o atraso gerou conseqüências mais sérias, como por exemplo perda de
negócios, ou então você se sentir lesado recorra aos órgãos de auxílio ao
consumidor, verifique seus direitos.
PASSAPORTE
Para obter o passaporte comum deve ser brasileiro nato ou naturalizado,
procurar quaisquer das unidades descentralizadas ou postos de atendimento do
Departamento de Polícia Federal (hoje já existe um formulário eletrônico na
internet), e apresentar, em original, os seguintes documentos (Decreto nº
1.983/96):
~ carteira de identidade civil (RG) ou militar, para os maiores de 18 anos;
~ carteira de identidade civil (RG) e certidão de casamento para mulheres
que mudaram de estado civil, mas que continuam com RG de solteira;
~ carteira de identidade civil (RG) ou certidão de nascimento para os
menores de 18 anos;
~ título de eleitor e comprovante de que votou na última eleição (dois
turnos, se houver). Na falta dos comprovantes, certidão da Justiça
Eleitoral de que está em dias com as obrigações eleitorais;
~ certificado de reservista, para os requerentes do sexo masculino com
idade entre 18 e 45 anos, ou declaração da Junta Militar de que está
quite com o Serviço Militar;
~ certificado de naturalização, para os naturalizados;
~ 02 (duas) fotografias iguais do tamanho 5 x 7 cm, datadas (dia, mês e
ano, sendo o ano com 4 dígitos), tiradas há, no máximo, seis meses, com
fundo branco, de frente e que identifique plenamente o requerente.
VIAGEM INTERNACIONAL
4 passaporte;
4 vestir;
4 hotel;
4 transporte;
4 documentos;
4 clima;
4 reuniões;
4 compromissos extras;
4 idioma;
4 fuso horário;
4 moeda;
4 etiqueta especial para a região.
VIAGEM DE NEGÓCIOS
Para que uma viagem de negócios resulte favoravelmente deve ter antes de
qualquer coisa, uma boa e bem detalhada programação.
Estará ao seu cargo conferir a data, o horário, o meio de transporte
escolhido, o número de pessoas, as reservas de passagens, de hotéis, e local,
datas e horários dos compromissos assumidos.
Deverá providenciar também documentos necessários (incluindo os pessoais)
e os itinerários de viagens.
Para facilitar a organização de uma viagem internacional é preferível
solicitar os serviços de uma Agência de Viagens, que é mais capacitada para isso.
Por fim, em caso de desistência de uma viagem é preciso que tudo seja
cancelado, evitando prejuízos para a organização.
25
INTRODUÇÃO
O que é, exatamente, a administração do tempo? A título de introdução,
seria interessante definir esse importante tema e descrever as partes que o
compõem, antes de prosseguirmos e olharmos para os prováveis benefícios e
dificuldades que podem surgir quando se procura administrar o tempo com
sucesso.
MAIOR CONTROLE
AUMENTO DA PRODUTIVIDADE
MAIOR TRANSPARÊNCIA
Sem dúvida, uma pessoa que planeja seu tempo - controlada, eficiente e
eficaz, sempre ansiosa por progredir - mostrar-se mais sensível para com os seus
parceiros. Seus superiores podem também reparar que Há certas diferenças
entre você e alguns colegas que estão sempre para trás em relação ao
cronograma, atracando-se com papéis atrasados e estourando os prazos - trata-
se de diferenças que podem deixá-lo em posição privilegiada se e quando
surgirem oportunidades de promoção.
ATITUDES
Se um plano, que se espera seja bem-sucedido, deva ser desenvolvido, será
exigida, com freqüência, uma mudança total quanto às atitudes de um indivíduo,
uma reavaliação completa em tudo o que se realizou antes - talvez também
incluindo a possibilidade de que, até agora, o desempenho tem sido fraco ou que
há uma falha completa em alguns casos. Os objetivos devem ser definidos pela
primeira vez, reavaliadas as tarefas e escaladas de tempo, modificadas as
práticas de trabalho - tudo com base na administração do tempo. Economizar é
aproveitar o tempo ao máximo tem de se tornar uma prioridade.
HÁBITOS
A expressão “cultivar hábitos antigos é como vestir roupa velha” revela-se
bastante apropriada, no que diz respeito à administração do tempo. Um plano não
pode ser aplicado genericamente a todas as ocasiões, mas deve ser reformulado
continuadamente. Os maus hábitos dentem a reaparecer depois de algum tempo,
e com maior freqüência do que se imagina. Passa-se a cofiar mais na memória do
que nas agendas ou listas de controle, uma quantidade de papéis é deixada para
ser vista no dia seguinte e, novamente, as pausas para o café estendem-se.
Hábitos novos - e um plano de tempo - devem ser desenvolvidos e mantidos.
AS CARGAS DE TRABALHO
Estudos publicados na Harvard Business Review, nos Estados Unidos, mostram que para
cada dólar investido na manutenção dos clientes, o custo para fazer novos clientes é dez
vezes maior.
Se você conseguir reduzir a perda de clientes em 5%, é possível dobrar o lucro da empresa no
prazo de um ano. Sim! Devido aos menores gastos para suprir a perda desses clientes, aos
negócios gerados por indicação e por deixar de perder negócios em função da influência
negativa de clientes.
Eu sou um perfeccionista. Quero o melhor que posso obter pelo dinheiro que
gasto. Quando critico seus produtos ou serviços – e o farei a qualquer um que
escute, quando estou descontente – preste atenção. Meu descontentamento origina-
se de algo que você ou seus produtos deixaram de fazer. Encontre esta origem e
elimine-a ou você perderá negócios que faz comigo e também os de meus amigos.
Para encantar o cliente, não bastam apenas boas intenções, é preciso agir na
direção correta e, para isso, torna-se fundamental conhecer suas necessidades e
preferências. No processo de atendimento, isso deve ser executado de forma
individualizada, conhecendo os clientes um a um e traduzindo suas expectativas e
tendências em produtos e serviços oferecidos. Ao sair do “lugar comum”, você
encantará seu cliente. A isto chamamos de atendimento personalizado.
ATENDENTE DE QUALIDADE
Evidências Pré-requisitos
35
Nesta relação há mais pré-requisitos do Para incentivar uma auto-avaliação
que evidências. Isso significa que quanto mais e a melhoria contínua dos
conhecimento for obtido pelos funcionários, funcionários, seria interessante
fixar no mural de informações essa
mais eles poderão transformá-lo em atitudes relação de evidências e pré-
práticas. Pré-requisitos técnicos e emocionais requisitos. Você pode estimular
seus colaboradores a encontrarem
juntos estão ligados a aspectos individuais e seus pontos fracos, fortes e a
sociais, portanto, fazem parte de atitudes de buscarem soluções.
comportamento e cultura.
A imagem
O primeiro elo da comunicação na cadeia A
A imagem
imagem emocional
emocional também
também é é
de negócios vem com a imagem. A imagem nítida para o cliente. Um
nítida para o cliente. Um
funcionário
funcionário otimista
otimista ee dinâmico
física, intelectual e emocional conta muitos torna
dinâmico
torna muito mais prazerosa a
muito mais prazerosa a
pontos para uma organização, por isso é comunicação
comunicação com com os
os clientes
clientes do
do
que
que aquele
aquele cuja
cuja imagem
imagem é
sempre bom preservar conhecimentos e boa é
rancorosa e depressiva.
aparência para causar sempre uma excelente
impressão.
A percepção
Enquanto o profissional deve manter o
bom astral, o cliente pode chegar depressivo,
agressivo, apressado, inseguro, distraído ou
de qualquer outro jeito que exija uma Por exemplo, sendo ainda mais
ágil se ele está com pressa, mais
determinada postura do atendente. O simpático e atencioso se ele está
funcionário, ao detectar o estado do cliente, depressivo ou rancoroso, e ainda
pode ajudá-lo enfatizando um melhor mais prestativo nas informações se
se mostrar inseguro.
atendimento.
A comunicação total
Existem outras barreiras que interferem na capacidade de atenção e
percepção de quem atende, como os agentes físicos (fome, odor, barulho, dor),
psicológicos (hábitos, postura, atitudes), sociais (cor, credo, religião, futebol),
econômicos (riqueza, pobreza) e culturais (nacionalidade, língua, opção
partidária). O importante é estar atento e aliar sempre percepção e atenção à
objetividade no atendimento, a fim de reduzir sensivelmente essas
interferências.
O que vendemos?
O LUCRO DA EMPRESA E O SALÁRIO DOS COLABORADORES SAEM DO BOLSO DO
CLIENTE. SENDO ASSIM, ELE É A PESSOA MAIS IMPORTANTE DENTRO DE UMA 36
ORGANIZAÇÃO, QUALQUER QUE SEJA ELA.
DESAFIE-SE
O bom atendimento é conseqüência de treinamento diário e contínuo seguido
das normas de conduta, de caráter e de uma boa educação, bem como de cursos e
investimentos sócio-culturais. Então, reflita:
• Quais são as dificuldades no atendimento em sua organização que podem
ser reduzidas ou eliminadas?
• O que você propõe para superar, modificar ou eliminar estas
dificuldades?
Sabendo identificar em sua empresa o que dificulta a prática de excelência
no atendimento a clientes, fica mais fácil elaborar um plano para superar estas
dificuldades. Para facilitar sua auto-avaliação, pense nos seguintes pontos:
AGREGANDO VALOR
Nem só preço, nem só qualidade. O cliente de hoje quer pagar cada vez
menos por um produto ou serviço cada vez melhor. Essa é a condição necessária 37
para competir no mercado. E, para se sobressair, é preciso agregar valor.
Basicamente, há duas formas para isso:
39
INTRODUÇÃO
Imagine uma caravela atravessando o
Atlântico, rumo à Europa, com um valiosíssimo
carregamento de ouro. De repente o tempo
vira, as ondas crescem, os ventos se agitam
num tufão incontrolável e o tesouro afunda.
Não há registro do naufrágio, não se sabe
onde ocorreu. Quanto vale este tesouro agora
inacessível?
(reflita sobre esta indagação)
Se sua reflexão foi a correta, você compreenderá o que será dito nas linhas
a seguir.
Assim é o conhecimento. Anos e anos de estudos, milhares de livros lidos, 40
erudição enciclopédica, de nada adiantam se estiverem sem uso. São como livros
empoeirados, sendo comidos pelas traças, trancados nos porões de uma
biblioteca. Nada vale o nosso conhecimento se não soubermos expressá-lo ao
mundo.
Comunicação é a mais básica e vital, de todas as necessidades, depois da
sobrevivência física. Mesmo para se alimentar, desde os tempos pré-históricos,
os homens precisaram se entender e cooperar uns com os outros, através da
comunicação interpessoal.
O que uma pessoa pensa, a sua conversa consigo mesma (inteligência
intrapessoal) é muito importante, mas não é o bastante para uma boa
comunicação. O que realmente importa, para que o conhecimento não fique no
fundo do oceano da mente é a capacidade de transmitir as nossas mensagens, os
nossos pensamentos e sentimentos.
“Conhecimento é poder” (Sir Francis Bacon) “...em potencial: só se torna
poder quando comunicado ao Universo e transformado em ação” (Lair Ribeiro).
Não é só por palavra que a comunicação se estabelece. Na verdade, a
palavra representa apenas 7% (sete por cento) da capacidade de influência
entre as pessoas.
Antes da palavra, para comunicar-se bem você
B
e
m
-Vi
nd
oprecisa formar uma estrutura que dê mais poder à
s
A
m
i
gs sua
o comunicação. Segundo as pesquisas
neurolingüísticas, o tom da voz e a fisiologia1,
representam 38% e 55%, respectivamente, deste
poder.
O uso desses ingredientes, no fundo, é simples.
Eles sempre fizeram parte da inteligência
interpessoal dos seres humanos. Mas o homem
hipertrofiou a importância da palavra e os outros dois aspectos ficaram
submersos, inconscientes. Eles agem sobre nós, em nossas conversas de todos os
dias, mas não percebemos.
De todo o processo de atendimento ao cliente, é exatamente nos métodos
de trabalho que encontramos o atendimento telefônico, logo, sua racionalização2,
como já verificamos, é de extremada importância para o sucesso organizacional.
DICAS PARA TER UM BOM TELEMARKETING
• POSTURA: FALAR EM LINGUAGEM SIMPLES E ADEQUADA, DEMONSTRANDO
SEMPRE
EDUCAÇÃO.
• VOZ: FALAR CLARO E DE FORMA EXPRESSIVA, REALÇANDO A EXATIDÃO DAS
INFORMAÇÕES.
• CALMA: MANTER A SERENIDADE MESMO DIANTE DE INSISTÊNCIAS.
• CORTESIA: MANTER ATITUDES DELICADAS E AGRADÁVEIS.
• INTERESSE: DEMONSTRAR SINCERO DESEJO DE AJUDA.
41
• PRESTEZA: SER OBJETIVO NAS AFIRMAÇÕES E QUESTIONAMENTOS.
• TOLERÂNCIA: NÃO REVIDAR GROSSERIAS RECEBIDAS.
• PADRÃO: ESTABELECER UM PADRÃO DE ATENDIMENTO TELEFÔNICO COM OS
FUNCIONÁRIOS.
ATENDIMENTO TELEFÔNICO
No atendimento telefônico, dois itens são muito
interessantes: "Descaso" e "Despreparo de quem atende".
Isto chateia o cliente. Um profissional que demonstra
desconhecer os produtos e serviços da empresa, atende de
forma desaforada, pois se limita a dizer ao consumidor que
aquilo não é com ele.
O telefone é o primeiro elo da empresa com o exterior. Para um grande número de
clientes é a porta de entrada da organização. O atendimento telefônico é a
primeira impressão que o cliente possui da empresa e, por vezes, a mais duradoura.
1
Estudo científico, com base experimental, das funções orgânicas e dos processos vitais dos seres
vivos.
2
Ato ou efeito de racionalizar; tornar mais eficiente ou racional um método de trabalho (organização
econômica, etc.).
Seja qual for a política ou método de atendimento adaptado, não se deve
esquecer-se de controlar a qualidade desse atendimento, nem de dar a formação
adequada aos profissionais que irão estar em contato direto com os clientes, quer
para promover os seus produtos e serviços, quer para responder a reclamações
ou dar esclarecimentos. Um bom atendimento transmite uma mensagem de
profissionalismo e adequação.
Ao atender um chamado telefônico, a pessoa que executa a rotina é, nesse
momento, o departamento ou a própria organização. Quem está do outro lado da
linha vai formar uma imagem desse órgão a partir do comportamento desse
profissional. Inicialmente, para o atendimento telefônico, dois itens são
interessantes de serem observados para reflexão: o descaso e o despreparo de
quem atende. Nada mais chateia ao cliente do que isso, ou seja, o profissional
(secretário) que:
1) demonstra desconhecer os produtos e serviços da empresa;
2) nunca sabe informar sobre vantagens e desvantagens em se fazer um
negócio;
3) atende de forma desaforada, dando a entender que está fazendo um
favor;
4) limita-se a dizer ao consumidor que aquilo não é com ele; e,
5) não sabe a quem repassar a informação. 42
Eis relacionadas, portanto, 5 questões que conduzem à falência de um
atendimento e, conseqüentemente, de um empreendimento. O atendimento
telefônico é fundamental no processo de fidelização dos clientes. E também para
o ambiente de produtividade.
COMPORTAMENTO AO TELEFONE
Centenas de milhões de ligações telefônicas são feitas todos os dias. Um
elevado percentual de ligações é feito entre empresas e desse número enorme
uma grande proporção ocorre entre pessoas que nunca se conheceram
pessoalmente. As ligações são feitas para obter ou fornecer informações, para
discutir e resolver problemas, para buscar e oferecer orientação, para tomar
medidas e persuadir o ouvinte e tomar providências.
As ligações telefônicas não deixam “rastros” a não ser na memória das
partes envolvidas, caso tenham ajudado a alcançar seus objetivos.
Muitas ligações são insatisfatórias e deixam uma ou outra parte sentindo-se
intranqüila ou irritada (ou pior). Quase sempre a razão para isso não foi o teor da
ligação, mas a maneira como aceitável. Alguém nos atende mal – nossa indignação
aumenta – deixamos de escutar – desligamos com mau humor. A seqüência é tão
familiar. Nesta parte, analisamos o comportamento ao telefone, descobrindo que
nossa falta de educação por atitudes inconscientes são tão freqüentes quanto
nossos erros mais óbvios.
LIGAÇÕES INTERROMPIDAS
Se uma ligação foi cortada, qualquer que seja o motivo, é cortês que a
pessoa que chamou ligue novamente. Se a pessoa chamada suspender a ligação
(por exemplo, para atender a uma ligação internacional ou a uma convocação de
seu superior) será sua responsabilidade retornar a ligação. Se, na circunstância
anterior, a ligação não for feita, digamos, dentro de quinze minutos, sua
secretária deve ligar para a pessoa com uma explicação e um pedido de desculpa.
As pessoas que chamam não devem ficar esperando na linha sem explicação por
nada mais do que uns poucos segundos. 45
BONS MODOS AO TELEFONE
INTERRUPÇÕES
Duas interrupções comuns a uma pessoa chamada são uma ligação interna na
outra linha e a chegada inesperada de um colega à porta de sua sala (geralmente
murmurando algo de uma maneira totalmente perturbadora).
A resposta correta à primeira é pedir para a pessoa que chama desculpá-lo
enquanto atende a ligação, explica à pessoa que chama internamente que está
numa ligação e que ligará em seguida e então reassume a ligação externa com
renovadas desculpas. Os colegas devem ser ignorados a menos que o problema
seja urgente; neste caso, deve ser usada a mesma rotina de interrupção de uma
ligação interna.
A secretária só deve interromper o chefe quando há um motivo urgente e,
mesmo assim, dando-lhe um recado por escrito em vez de pelo telefone. Muitas
pessoas entendem se a pessoa chamada disser: “Desculpe-me por um momento,
João. Ana acabou de me trazer uma mensagem importante”.
Se você interromper a ligação, deverá explicar o motivo à pessoa que
chamou. Por exemplo: “Sinto muito, João, há uma ligação para mim de Tóquio.
Você se importaria se eu a atendesse e ligasse para você depois?” Não diga
apenas: “Olhe, João, surgiu um imprevisto. Eu ligarei de volta”, enquanto desliga o
telefone.
GRAVANDO LIGAÇÕES
Se precisar gravar uma ligação telefônica (por exemplo, para conferir uma
informação complicada no horário de folga), você só deverá fazê-lo com a
permissão da pessoa que ligou. Deixar de fazê-lo, por mais trivial que seja o tema
da ligação, constitui uma grave violação da privacidade da pessoa que ligou.
Algumas empresas gravam rotineiramente as ligações, por uma questão de
segurança. Isso não desobriga a pessoa chamada de comentar sobre o assunto
com a pessoa que chama na primeira vez que for feita uma ligação.
Se você suspeitar que sua ligação está sendo gravada, é melhor perguntar
diretamente à outra pessoa (apesar do embaraço que isso possa causar) do ficar
com uma suspeita não confirmada. É claro que a pessoa chamada poderá continuar
gravando sua ligação apesar de negá-lo – um motivo importante para sempre
tomar cuidado em conversas telefônicas para não dizer coisas que você não
desejaria que fossem escutadas ou escritas. As conversas pessoalmente são as
mais seguras, seguidas por cartas enviadas em particular, e não no trabalho.
USO DA EXTENSÃO
47
A possibilidade de envolver várias pessoas ao mesmo tempo com o uso de
extensões ou do “viva-voz” é extremamente útil e as cortesias de tais reuniões
eletrônicas devem ser as mesmas usadas quando as pessoas encontram-se
pessoalmente. O único detalhe é o anfitrião de tais ligações deve fazer com que
todos os participantes da ligação conheçam exatamente as identidades e funções
dos outros participantes antes de tratarem de negócios.
Essa regra de boas maneiras aplica-se especialmente ao uso das extensões
ou viva-voz quando várias pessoas podem ouvir e participar da conversa ao mesmo
tempo. É muita falta de educação de quem tem as extensões ou o viva-voz deixar
de contar à outra parte quem está ouvindo a ligação a seu lado. Poucas situações
são mais desanimadoras do que descobrir, ao fim do que você pensava ser uma
conversa bastante particular, que, sem que você soubesse, outra pessoa ficou ao
lado escutando tudo.
O procedimento correto para o usuário de conversas coletivas ao telefone é
o seguinte:
# No começo da ligação use o fone (não o “viva voz”).
# Diga à pessoa que chamou algo como: “Estou aqui com Fulano, do setor
de vendas, e Sicrano, da distribuição. Gostaria de incluí-los em nossa
conversa nas extensões, se você estiver de acordo...”
# Quando a pessoa que chamou confirmar que não faz objeções, cada
participante deve dizer “olá” ou “bom-dia” para confirmar sua presença.
# Use o fone para encerrar a ligação.
SEGURANÇA
Você deve sempre se preocupar com a segurança de suas ligações
telefônicas, não só pelo que pode ser escutado do seu lado, mas também, e
igualmente importante, do lado da pessoa chamada. Como não pode ver a pessoa
que está chamando, você não sabe se tem alguém com ela ou se estão em uma
área aberta ou por alguma razão não podem falar livremente. Se você tem
assuntos pessoais ou confidenciais a discutir, deve sempre, antes de começar,
perguntar algo como: “você pode falar livremente, João?” ou “é uma boa hora
para falarmos sobre o nosso contrato russo?”
As ligações podem ser escutadas em vários pontos de suas transmissões,
mas o mais comum é dentro da empresa da pessoa que chama ou da pessoa
chamada. O bom senso diz que você só deve discutir os assuntos confidenciais
pessoalmente e não ao telefone. Se for preciso fazê-lo, deve sempre usar
palavras em código e outras expressões secretas de comum acordo.
Se você escutar acidentalmente uma conversa telefônica confidencial, deve
sempre dizer à pessoa que chamou. Desse modo a segurança da pessoa poderá
ser revista, para evitar que o fato se repita. 48
Apesar de sua utilidade, os telefones móveis e celulares são essencialmente
inseguros e não devem ser usados para nenhuma conversa que tenha informações
muito confidenciais. É perfeitamente educado lembrar à pessoa que chamou e se
esqueceu disso que deve usar meios mais adequados de comunicação.
O ASSIM-ASSIM
Gesticula durante a conversação, descrevendo situações em objetividade,
utilizando expressões como “aqui desse lado, tal papel, assim desse jeito”, como
se você estivesse ao lado dele.
Ao falar com alguém desse perfil, procure fazer perguntas objetivas,
quantitativas, e diga logo que não entendeu quando for o caso. Peça que seja mais
direto e estabeleça comparações com objetos que lhe sejam familiares se ele não
conseguir se fazer entender em situações novas.
O SEM-FIM
Não sabe como encerrar uma ligação ou por diversas vezes recomeça o
assunto sob outro ponto de vista. Sua conversa não tem final previsível.
Caberá sempre ao interlocutor concluir a conversa e quase sempre tomar a
iniciativa de desligar o telefone. Podemos dizer: “Certo, entendi sua mensagem e
darei uma resposta dentro de duas horas. Obrigado (a) e até logo” ou “Preciso
atender a outra ligação”.
O MÃO-ÚNICA
49
Não pára de falar, parece uma rajada de metralhadora. Emenda os assuntos
sem um ponto nem vírgula e, quando você diz qualquer coisa, fala junto com você!
Normalmente esse tipo não quer dialogar e se vale do telefone para desabafar ou
descarregar uma série de pend6encias ou insatisfações que está vivendo ou
sentindo.
Uma boa idéia é deixá-lo esgotar o assunto, pois na maioria das vezes ele
faz a pergunta e já dá a resposta logo a seguir. Uma maneira de evitar o
problema é iniciar a ligação declarando o tempo de que você dispõe. Respostas
lacônicas como sim, é, não ou talvez poderão encurtar esse quase monólogo.
O CO-PILOTO
Ele não é a pessoa que está falando ao telefone, mas pega carona nas
conversas dos outros. Como só ouve parte do assunto, tenta adivinhar o diálogo
do interlocutor e, normalmente, faz isso segundo sua ótica ou conveniência.
Se ele está do outro lado, pergunte ao seu interlocutor se deseja que você
fale diretamente com o co-piloto. Se o co-piloto está ao seu lado, ofereça-lhe o
comando, delicadamente; “Será que você não prefere falar diretamente com
ele?” Outra técnica é fechar os olhos, pois é provável que seu nível de
concentração aumente, e o co-piloto perceba que você pretende terminar com
essas interrupções não solicitadas.
O DISTRAÍDO
CONHECER O CLIENTE
Identifique com clareza as necessidades que os produtos e serviços da sua
organização visam satisfazer aos clientes e transmita-as aos atendentes. É
importante que, durante a conversa telefônica, eles tentem apurar se essas
necessidades estão satisfeitas. Se assim for, a conversa poderá tomar um rumo
mais positivo: o atendente pode acrescentar mais algumas vantagens do produto
ou serviço, das quais o cliente poderia ainda não se ter percebido, e atenuar a
gravidade de qualquer tipo de reclamação.
DESPEDIDAS
Despedir-se gentilmente, terminar a conversa com uma observação
inteligente e cortês, antes do “até logo”, deixa boa impressão ao seu interlocutor.
“Nossa obrigação é servi-lo, Sr Beltrano; obrigado por ter telefonado”.
“Desejando maiores informações, pode telefonar, e o atenderemos com
muito satisfação, Sr. Sicrano”. Depois, poder-se-á acrescentar o “até logo” e
esperar que o cliente desligue em primeiro lugar.
Despedir-se apressadamente e desligar o telefone poderá impedir que o
cliente diga mais alguma coisa, além de ferir sua susceptibilidade. Poderá pensar
que está ansioso por “livrar-se” dele.
3
São dados estatísticos, pessoas satisfeitas comentam com três o bom atendimento; pessoas
insatisfeitas falam para no mínimo oito.
Diga NÃO sempre que algo que lhe for pedido não esteja de acordo com suas
convicções e com seus princípios, isto se chama ÉTICA.
CONCLUSÃO
Não nos esqueçamos que o cliente não se contenta em apenas “falar com a
máquina”. É necessário que haja o contato pessoal. Todos nós, sem exceção,
gostamos de receber atenção de alguém; seu cliente, com certeza, também
gostará. Portanto, uma comunicação sincera, com conhecimento sobre a
organização é indispensável para o desenvolvimento institucional.
Apesar do crescimento do mercado em todos os segmentos, muitas
organizações ainda não aproveitaram este canal de comunicação com os clientes,
sobretudo, as instituições públicas. Esta reação é fruto da forte influência
cultural, em que uma parcela considerável de pessoas não sabe ler nem escrever
corretamente e, por ter alcançado uma pseudaestabilidade, acomodam-se. Ora,
se mal escrevem, quanto mais usar corretamente o telefone.
Temos experiência pessoal em utilizar este serviço em algumas organizações
e, em uma minoria foi satisfatória. Na grande maioria, o que notamos foi a
dificuldade de alguns atendentes em informar a respeito do mercado atendido
pela empresa, vícios no atendimento e falta de treinamento.
Reconhecemos a dificuldade em treinar estas pessoas, muitas vezes,
pressionadas pelo fator tempo e de remuneração adequada para estes
profissionais. O bom atendimento telefônico é uma valiosa arma de que as
organizações dispõem para não só conquistar novos clientes como também manter
a fidelidade dos clientes atuais.
56
INTRODUÇÃO
Mais crucial que a crise de fé é a crise da autoridade.
E como nos tempos modernos, se faz sentir
essa crise.
Mas o que é autoridade?
Em que consiste a autoridade?
No poder legal ou arbitrário de mandar
fazer, ou de não fazer nada. Nada disto meu
caro amigo. A autoridade está antes e
acima de tudo embasada na moral. Senão,
vejamos, ninguém constitui um lar sem
autoridade. Para fazê-lo condigno e feliz,
necessário se torna o reconhecimento e respeito da identidade de cada um.O
homem não impõe a sua condição de cabeça do casal. Ele a justifica através de
57
suas atitudes.
Ninguém governa um país, um estado ou uma cidade sem autoridade.
Somente revestido da verdadeira autoridade pode um governo a bom termo a sua
missão de administrar um povo.
Ninguém dirige um empreendimento, qualquer que ele seja sem autoridade.
Não se confunde, no entanto, esse tipo de autoridade, com mandonismo, ou a
chefia pura e simples.
Na organização moderna não existe mais lugar para a figura do chefe. A
chefia foi substituída pela liderança. E a liderança não se impõe. Conquista-se.
Pela capacidade, pelo conhecimento, pela honestidade, pela justiça pela razão,
pela moral.
O chefe é autoritário, ditador, arbitrário. O líder é compreensivo,
orientador, persuasivo.
O chefe é vaidoso, arrogante, ultrapassado. O líder é modesto e avançado.
O chefe geralmente, é ignorante. O líder, quase sempre, inteligente.
O chefe impõe. O líder convence, antes, durante e depois.
ESCOLHA DOS LÍDERES
Os líderes podem ser escolhidos de
várias formas para a direção de um sistema,
ou de uma equipe de trabalho, destacamos:
antiguidade, eleição, livre escolha e
escolha condicionada.
ANTIGUIDADE
O líder é sempre o mais antigo. É também chamada de escolha por acesso,
quer dizer, a liderança lhe chega às mãos por sua elevação gradativa dentro do
sistema a que pertence. Essa forma traz uma vantagem indiscutível: o líder
sempre será alguém experiente, pois já participou, por vários anos, das
atividades que vai dirigir; presume-se assim, que as conheça bem. Isso não
significa, entretanto, que todo líder por acesso seja de fato um líder, no sentido
exato da palavra. Diferentes são as qualidades exigidas para execução do
trabalho, daquelas necessárias à sua direção.
O líder por acesso pode ter sido bom executante e revelar-se,
posteriormente, líder deficiente. O fato é quem uma vez empossado, sirva ou não,
o líder por acesso terá que ser mantido: esse é um grande inconveniente. Vezes
há em que um líder entra em franco antagonismo com a direção superior do
sistema, criando sérias dificuldades. Mas se foi líder por acesso, impossível se 58
torna sua substituição. Ademais, o líder nessas condições é quase sempre um
conservador, aferrado à rotina, inimigo das inovações, que recebe com desagrado
as idéias modernas de seus auxiliares.
É, pois, desaconselhável escolher os líderes pelo simples critério de acesso na
hierarquia funcional.
ELEIÇÃO
O líder escolhido por eleição, a exemplo do que se faz com o Papa,
Presidente da República, Governadores de Estados, Reitores de Universidades,
etc., não resulta melhor. Primeiramente, toda eleição é inseparável da cabala4, da
politicagem, do desenvolvimento de paixões e, o que é pior, dos compromissos. Em
se tratando do Papa e de Líderes de Estados, nada há a objetar. No primeiro
caso, porque o eleitorado, os Cardeais, é muito restrito e bastante esclarecido;
no segundo, porque a escolha é apenas para determinado período, o que
possibilita a correção de erros findo o prazo.
Mas, a escolha de um líder de equipe de trabalho, por eleição seria
desaconselhável, pois permite, dentro da equipe, a constituição de grupos
4
Ocultismo tradicional dos israelitas. 2. Manobras secretas de pessoas com vistas a um mesmo objetivo;
coalizão
antagônicos, estimulando rivalidades. Um líder eleito ficaria intimamente ligado
àqueles que lhe cabalaram a eleição e com tendência a hostilizar os que votaram
contra ele. Por outro lado, a facção vencida receberia o líder com adversário seu
e, pelo menos nos primeiros tempos, lhe negaria sua integral colaboração.
Assim o sistema não serve.
LIVRE ESCOLHA
Ocorre por decisão livre da autoridade superior. Portanto, também é
desaconselhável. É esse sistema que faz surgir a subserviência e a bajulação;
“qualidades” extremamente negativas em um líder. Em geral, são escolhidos não
no interesse dos trabalhos que devem desenvolver, mas, como prêmio por
serviços, de outra natureza, prestados à autoridade superior.
A escolha livre dos líderes também conduz à politicagem dentro do local de
trabalho. Qualquer indivíduo se propõe a procurar um padrinho político para
conseguir liderança. O cargo passa a ser, então, uma sinecura5. Todos, em tal
sistema, se julgam capazes de liderar, porque não lhes faltam exemplos de
líderes com qualidades muito inferiores às suas.
A livre escolha dos líderes acarreta males profundos à administração.
Setores são completamente anarquizados pela crise dos líderes. Ademais a livre
escolha pressupõe também a livre dispensa. Ora, uma pessoa já acomodou seu
padrão de vida àquilo que percebe como líder apavora-se ao supor que, de uma 59
hora para outra, poderá perder o cargo e ficar reduzido a um rendimento muito
menor. Dessa forma, fará tudo para manter-se no cargo, deixando de ser deveras
um auxiliar da autoridade superior, poupando-lhe críticas, condições necessárias
a uma boa colaboração. E, para não perder o cargo, presta-se a tudo, procura
aumentar o número de padrinhos políticos com o crescimento da subserviência e
bajulação; cuida mais das relações sociais das quais vai depender, de que suas
atribuições junto à equipe de trabalho.
Este sistema é, sem dúvidas, o pior de todos.
ESCOLHA CONDICIONADA
5
Emprego ou função que não obriga, ou quase não obriga a trabalho; ocupação rendosa e de pouco trabalho.
conhecimentos. Se a escolha do Presidente tem que se limitar a determinados
postos, fatalmente, escolherá sempre um capaz.
Em qualquer equipe de trabalho o certo seria procedimento igual. Se a
atividade é de medicina, engenharia, direito, etc., a escolha livre deveria recair,
respectivamente, em médico, engenheiro, bacharel, etc. Isso, todavia, copiando-
se o que se faz nas Forças Armadas, depois de uma formação prévia: se os
oficiais aprendem o comando desde os bancos escolares, porque admitir que os
civis podem comandar por intuição? Nem todos, por serem simplesmente bons
médicos, engenheiros e bacharéis, dariam bons líderes. Ademais, sempre que
possível, deveria o líder advir do próprio sistema onde se situa a equipe de
trabalho que teria de dirigir.
O recurso a pessoas estranhas, quando dentro da equipe existem pessoas
qualificadas, já importará em desconfiança, explícita ou implícita, nos integrantes
do grupo, o que não é boa política administrativa.
A escolha condicionada, dentre elementos categorizados para liderança, é o
melhor dos métodos e, pois, o que deveria ser universalmente adotado.
QUALIDADES
Compreendendo-se que poderá haver bons e
maus líderes, conclui-se que nem toda pessoa
apresenta qualidades para ser líder. É comum
encontrar quem afirme: não tenho aptidão para a
música, a pintura, a matemática, o português, a
medicina, etc., mas, dificilmente se encontra
quem diga a mesma coisa em relação à liderança.
Por que essa contradição? Sempre se tem
associado à liderança a idéia de mando, de
autoridade, de superioridade sobre pessoas.
Quando alguém diz que não tem qualidade para ser líder em geral, relaciona
exclusivamente às condições de não saber mandar, apenas, sabe obedecer; ou
seja, não nasceu para ser senhor e sim para escravo.
ASSESSORAMENTO
É verdade que nem todos nasceram para mandar, mas, é verdade também
que ninguém manda sozinho, sem auxílio de outrem. A direção das equipes de
trabalho é de tal complexidade no mundo moderno que os líderes precisam de
consultores, de pessoas capazes de estudar as matérias sobre as quais tem de
decidir, pessoas que possam planejar essas decisões e orientar a execução do que
foi decidido. Essas pessoas são, atualmente, denominadas assessores e
constituem os gabinetes, os STAFFs6, os estados-maiores. O mérito de um
general que vence a batalha é grande, mas é preciso não esquecer o mérito do
estado-maior que concorreu para isso. Se alguém não possui qualidade de
liderança, poderá, entretanto, orgulhar-se de concorrer para o brilho das
decisões do líder, servindo-lhe como assessor. O arquiteto que projeta um
edifício não é inferior ao engenheiro que o constrói. Ambos se completam,
constituindo cada qual as equipes de especialistas que reúnam condições próprias
para o trabalho a realizar.
CONDIÇÕES
Para liderar com acerto, é preciso que o indivíduo reúna três características
essenciais: aptidão, especialização, cultura geral.
Não está se afirmando que, se uma pessoa não reunir as três
características, não possa assumir função de liderança. Acontece aqui o mesmo
que ocorre ao navio em alto mar, seguindo a rota que lhe foi traçada: o
comandante pode ser medíocre7, mas com o tempo, demonstra-se amigo, o mar
61
bonançoso, então, lá se vai o navio no rumo certo. Eis, porém que surge o
temporal. Chegou a hora de o comandante revelar suas qualidades de líder. É
preciso agora tirar o navio da borrasca e levá-lo a salvo até um porto seguro. Se
lhe faltarem, ao comando, as condições de liderança, o navio poderá soçobrar8.
Portanto, mau comandante só pode em tempo bom, em mar de rosa. Os maus
líderes, só podem dirigir em época de bonança adquirida. Nos momentos de crise,
sua inépcia9 se revela e a equipe fracassa.
APTIDÃO
Considera-se aptidão o conjunto de qualidades naturais que tornam o
indivíduo capaz do exercício de certa atividade. A liderança, pelo que exige, não
pode prescindir de alguns traços de comportamento, dentro os quais:
Sociabilidade; Audácia;
6
Quadro de especialistas para proporcionar conselhos e serviços de assistência aos administradores de linha
(line managers), não diretamente responsáveis pela execução exata das metas da empresa. 2. Especialistas do
quadro de funcionários de uma empresa. 4. Estado maior.
7
Aquele que tem pouco talento, ou pouco merecimento.
8
Naufragar.
9
Falta absoluta de aptidão; grande falta de inteligência, idiotismo.
Tenacidade10; Flexibilidade;
Otimismo; Confiança;
Lealdade; Energia;
Assim, deve ser sociável para tornar-se simpático, insinuante, para fazer
amigos, pois disso depende, não raro a solução de seus problemas.
Deve ser enérgico, porque sem energia não poderá impor-se a seus
auxiliares nos momentos desagradáveis.
Deve ser audacioso para tomar atitudes perigosas quando necessárias ao
rendimento do serviço.
Deve ser tenaz para não abandonar o plano que adotou quando é conhecida
sua eficácia. Contudo, terá que ser flexível para ceder no momento necessário,
convencido de que, não podendo ganhar tudo, sempre consiste uma vitória ganhar
alguma coisa.
Deve ser otimista para crer na possibilidade de superar obstáculos e
modificar situações difíceis.
Deve ser confiante, porque sem essa qualidade não poderá conduzir homens, 62
sendo obrigado a refazer todo o trabalho.
Deve ser leal porque sem isso seus auxiliares não lhe darão a ajuda
indispensável ao sucesso da equipe.
Deve ter espírito pragmático, para considerar tudo em termos de realidade
e não viver no mundo dos sonhos, a imaginar situações inexistentes e inacessíveis.
Deve ter espírito sintético para poder avaliar em cada caso particular a
repercussão no conjunto, nunca decidindo sem a visão panorâmica das situações.
Deve ter espírito renovador para desejar sempre modificar o bom, na
esperança de obter o melhor, jamais se conformando em ter atingido um ponto
do qual não poderá ir.
Além destas características, outras existem facilmente discerníveis, pois
todas têm a mesma base: tornar o líder o mais capaz de agir.
Evidentemente será contra-indicado para liderança quem possuir as
características contrárias: reserva; timidez; obstinação; volubilidade;
pessimismo; desconfiança; falsidade; espírito idealístico, analítico e conservador.
É claro que não há apenas quem possua qualidades positivas de liderança, nem
10
Qualidade de tenaz. Que tem grande força de coesão. Persistência.
11
Realista, objetivo, prático.
12
Que generaliza; que agrupa fatos particulares em um todo que os abrange e os resume
quem somente possua as negativas. Todos somos um misto de boas e más
qualidades.
Para saber da aptidão de alguém para liderança, cumpre balancear-lhe as
qualidades e conhecer o resultado. Na predominância das positivas será aceitável
como líder; na predominância das negativas, deverá ser rejeitado.
ESPECIALIZAÇÃO
Para dirigir homens e emprego de materiais, que tanto conduz uma
liderança, é preciso aprender a técnica de direção. A despeito de possuir
qualidades para liderança, ninguém será bom líder se não dominar a técnica, se
não se especializar na direção de pessoas e coisas. É o que acontece, por
exemplo, com a pintura: ao dom natural de pintar é preciso juntar a técnica do
emprego das cores e da estilização dos traços.
Argumenta-se que o mundo já consagrou grandes líderes que nunca se
especializaram. Porém, esse é um modo errado de se ver as coisas. Toda ciência,
como toda técnica, tem seus pioneiros, aqueles que lhe vão dando forma, criando
regras e princípios que, posteriormente, lhe constituirão o arcabouço. Os grandes
líderes que porventura não se especializaram foram autodidatas, foram os
criadores de princípios que hoje devemos dominar para lhes seguir as pegadas.
A especialização na técnica da liderança se poderá fazer, como nas outras
técnicas, de três formas: a) freqüentando cursos adequados; b) lendo autores; e, 63
c) observando líderes para analisar seus atos.
Quem deseja tornar-se um líder à altura das funções, desde que possua
aptidão necessária, poderá especializar-se por um desses meios ou, se possível,
simultaneamente por todos eles. Sempre que possível, juntar observações de
variadas experiências de lideranças. Analisar os procedimentos daqueles que
ocupam posição de mando, fica mais fácil concluir pelo que deve ou não deve um
líder fazer. É então imitar os bons atos e evitar os maus quando ocupar posição
semelhante.
CULTURA GERAL
Quando se diz que o líder deve possuir cultura geral, é preciso entender que
lhe é sempre vantajoso possuir conhecimento acima da média de seus auxiliares.
Essa necessidade decorre de dois fatores: a) o líder é chamado
freqüentemente a opinar sobre assuntos estranhos à atividade que dirige; b) o
líder precisa impressionar os auxiliares para conseguir e manter o prestígio.
Se o líder entende muito bem dos serviços a fazer, mas se revela ignorante
daquilo que toda pessoa instruída deve saber, impressiona mal. Quase sempre os
auxiliares, por ilação13, ficam duvidando também de sua capacidade funcional.
A cultura geral que se exige para o líder depende do nível de liderança que
ele ocupa. Evidentemente, em se tratando, por exemplo, do Presidente da
República, essa cultura deverá ser a mais vasta possível, dado que tal autoridade
é constantemente solicitada a intervir em questões de toda natureza. É verdade
que o Presidente da República dispõe de auxiliares especializados nos vários
assuntos que lhe caibam decidir, mas não é menos verdade que, se o líder decide
apenas pelo que lhe dizem, sem formar sua própria opinião, está longe de exercer
a liderança em sua plenitude.
Quando se trata, por exemplo, de um simples capataz de trabalhos braçais,
essa cultura geral será de natureza rudimentar apenas o bastante para que ele se
sobreponha à maioria dos auxiliares por igual elementarmente instruídos.
Quanto mais conhecimentos gerais um líder possui, mais apto estará para
resolver os problemas da liderança, de vez que terá possibilidade de uma visão
mais ampla de cada assunto, uma capacidade maior de raciocínio e mais
pronunciada rapidez de decisão.
TIPOS DE LIDERANÇAS
MODALIDADE DE AÇÃO 64
Um líder pode preencher todos os requisitos, sendo deveras capaz para o
exercício pleno dos deveres da liderança: PREVER, ORGANIZAR, COMANDAR,
COORDENAR, CONTROLAR. Mas poderá fazê-lo de dois modos distintos:
impondo sua autoridade ou buscando interessar seus subordinados nos assuntos
comuns. No primeiro caso se diz que ele exerce o domínio sobre as pessoas; no
segundo, que ele exerce o domínio com as pessoas. O primeiro tipo se diz de líder
autocrático; o segundo, de líder democrático.
COMPARANDO
impor o cumprimento delas. Entretanto, não o faz por maldade, e sim por
atitude mental.
13
Aquilo que se conclui de certos fatos; dedução, conclusão.
participam das decisões e colaboram para que elas se verifiquem.
TIPOS
Um líder pode ser consciente ou não do seu papel de condutor de homens;
seu contato com os indivíduos sobre os quais está agindo pode ser direto ou
indireto, ocasional ou permanente. São líderes os grandes pensadores, filósofos,
sociólogos, mestres dos vários ramos do saber, guias espirituais, estadistas e 66
políticos...pessoas essas que podem mesmo viver completamente distantes das
massas sobre as quais influem.
DISTINÇÃO
Chefe e Líder não se confundem, há uma grande distinção entre eles.
O chefe influi nos atos das pessoas e, por via deles, influi também, às vezes,
nas idéias
O líder influi nas idéias das pessoas e, por via delas, influi também, às
vezes, nos atos.
O chefe é sempre consciente de sua atitude
O líder pode não saber que está modificando personalidade.
Nem todo chefe é líder.
Nem todo líder é chefe.
O chefe destina-se a administrar, comandar.
O líder destina-se a catequizar, conquistar.
Contudo, todo grande chefe terá de ser, forçosamente líder; a recíproca,
porém, não é verdadeira: nem todo grande líder pode ser chefe.
ADMIRAÇÃO
O chefe tem de possuir a admiração da massa sobre a qual vai agir, e daí
decorre a autoridade sobre ela. A força de um líder reside, unicamente, no
prestígio, no respeito que lhe tributam. Nenhum líder pode impor, a coação
instrumento de chefia, não de liderança. Um líder persuade, sugere, insinua. Os
adeptos que o líder vai formando resultam de atitudes espontâneas. Os que o
seguem fazem isso porque se deixaram sugestionar ou persuadir, não porque
sejam compelidos por forças exteriores.
APTIDÃO
O líder, como o chefe, precisa de atributos naturais. Ninguém pode liderar,
como não poderia chefiar, sem possuir um mínimo indispensável de qualidades
inatas. Todavia, tais qualidades são passíveis de melhoramentos, assim, o líder
pode fazer-se, pode impor-se a massa e manter-se como seu centro, por meio de
métodos adequados.
NORMAS
Quando o líder tem contato direto com a coletividade, torna-se necessário
que ele seja um exemplo das idéias e teorias que defende, é preciso que, pelo
menos, aparente convicção no que afirma. A autoridade do líder decorre da
firmeza de suas convicções, da segurança de suas atitudes e da coerência do 67
comportamento.
A força do líder está no talento, na coragem das atitudes, na simpatia
irradiante; suas armas não são as da força material, nem as da lei. É dentro de
tais princípios que ele deverá agir, para poder, realmente, impor-se na direção de
pessoas. O líder tem de estar em relação com o grupo sobre o qual vai agir. Seria
muito difícil a um ignorante liderar um grupo de pessoas esclarecidas, como a um
capitalista vivendo na ostentação, liderar um grupo de trabalhadores em
reivindicações econômicas e sociais.
Há casos, porém, de homens cultos aceitarem e liderança de indivíduos
culturalmente inferiores; mas, então, outros fatores estão em jogo: trata-se de
atitude mística ou sentimental, a que a razão é estranha. Todo líder deve
conhecer, experimentalmente, a psicologia dos indivíduos de seu grupo. Não
podem liderar os incapazes de reconhecer, rapidamente, as reações emotivas da
massa.
MORAL
A liderança, como a chefia, nada tem a ver com a moral das atividades. Um
grande líder, como um grande chefe, pode exercer atividades lícitas ou ilícitas,
morais ou não. Há líderes nos movimentos socialmente úteis, como nos
movimentos anti-sociais. Influindo sobre os indivíduos o líder molda caráter, de
forma que lhe é possível conduzir esses indivíduos para o objetivo que busca, seja
qual for.
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INTRODUÇÃO
Para introduzir-nos neste tema que,
por vezes, só o substantivo (reunião), ao ser
pronunciado, já estremece a maioria dos
profissionais, convidamos você a refletir
sobre o case a seguir, experienciado e
relatado pelo Professor Luiz Marins Filho14.
14
O Professor Marins é um dos mais renomados palestrantes do Brasil e do exterior. Suas palestras
são preparadas uma-a-uma e de acordo com cada cliente e público abrangem aspectos de Marketing,
Gestão, Futuro e Motivação.
E surpreendentemente, muitos dos presentes sabiam e responderam:
"- O presidente foi pescar no Mato Grosso e o Superintendente está em sua
casa em Angra dos Reis..."
Ao que eu perguntei:
"- E quem convocou esta reunião, num feriado prolongado?"
E a resposta foi simples e objetiva: Foram os mesmos gerentes que ali
estavam reclamando da baixa qualidade de vida e acusando a "diretoria".
Fizemos uma simples reflexão e verificamos que aquela reunião poderia ter
sido convocada em qualquer outro dia, em horário normal e (pasmem) que mesmo
um dos diretores gerais da empresa (não convocado) havia mesmo criticado o
fato de "alguém" ter marcado aquela reunião em um feriado prolongado....
E o mais interessante de tudo é que os gerentes que haviam convocado a
sobredita reunião eram os que mais acusavam a "diretoria" de não respeitar fins
de semana e feriados....
Pense nisso. Será que não estamos de forma neurótica e inconseqüente
querendo "mostrar serviço" a nossos superiores usando de forma desumana os
nossos subordinados, convocando-os para reuniões intermináveis fora do
expediente, exigindo relatórios que ninguém lerá, coleta de dados que ninguém
Analisará e que exigem um tempo enorme e trabalho extenuante?
Será que não estamos (até inconscientemente) "punindo" nossos
70
subordinados pela nossa incapacidade de liderá-los através de ações que
demonstrem o nosso "poder" de infelicitar essas pessoas que têm a infelicidade
de nos ter como chefes? Será que não estaremos (até inconscientemente)
punindo nossos subordinados pela nossa incapacidade em construir uma família
feliz, um casamento feliz?
Será que eu (o chefe) que destruí e quero fugir da minha família, me
atolando num escritório, me conformo em ver alguém ter uma família feliz com
filhos que desejam o convívio dos pais em finais de semana, à noite, etc.? E será
que não estarei fazendo tudo isso com a "desculpa" da globalização, da "pressão
da diretoria", colocando toda a culpa fora de mim? Será que não estarei me
fazendo de vítima, quando na verdade sou o verdugo, o vitimador?
Pessoas infelizes têm a compulsão de punir pessoas felizes. Elas não se
conformam com a felicidade alheia. E quando esses infelizes são os chefes a
coisa piora, pois eles têm, de fato, o poder de infelicitar seus subordinados e
mesmo até de destruir-lhes a qualidade de vida sob a alegação de que o "mundo
hoje é assim". Conheço um "chefe" que tem o hábito de "cancelar de última hora"
as férias programadas de seus subordinados. "É para ele ver que aqui é fogo
mesmo!" disse-me o sádico chefe que afirmou saber que o seu subordinado já
havia comprado e pago passagens e reservado hotéis para as férias com a família.
Esse tipo de chefe, muitas vezes "servem" às empresas. A diretoria até
incentiva esse tipo de convocações em feriados, finais de semana, noites.
Afinal eles estão "trabalhando" para a empresa e é isso que queremos cada
vez mais, me disse um presidente. Mas no fundo os verdadeiros líderes e
presidentes sabem que isso não leva a nada e que pessoas estressadas, sem
qualidade de vida pessoal, sem famílias estruturadas e filhos felizes produzem
menos e com menor qualidade e que esses compulsivos alcoólatras do trabalho
extenuante são verdadeiras vítimas de si próprias.
Esses chefes são do tipo "Eu sou bonzinho, a nossa empresa é que exige
assim..." jamais vestindo a carapuça do carrasco, cujo prazer está na ameaça e no
poder de decepar cabeças - "Cabeças vão rolar..." é a frase que gostam de dizer.
Da próxima vez que tiver a compulsão de convocar uma reunião na sexta-
feira santa ou terça de carnaval, pense duas vezes. Tem gente que é feliz. Tem
gente que quer ser feliz. E, lembre-se, só com pessoas felizes nossa empresa
fará clientes felizes! Não é isso que todos os livros de gestão dizem? Não é isso
que fazem as empresas de sucesso? Ou não é isso que a sua empresa quer?
Pense nisso!!
PLANEJANDO REUNIÕES
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Parece que as reuniões são um caso de
relação de amor e ódio. Por um lado, são elos
cruciais da corrente de comunicações de
toda empresa. Cumprindo uma
infinidade de propósitos, são
essenciais para a maneira como o
negócio é conduzido e a
informação, comunicada. Por outro
lado, é uma das atividades menos
apreciadas pelos que as dirigem ou
assistem a elas, um grupo que inclui quase todos que trabalham. À medida que
suas responsabilidades ficam mais complexas e você amplia seus objetivos, as
reuniões inevitavelmente passam a ter uma importância maior no que você faz.
Talvez você já esteja envolvido na organização, no planejamento, nos arranjos,
nas anotações durante seu curso e no acompanhamento de reuniões. Mas, além
desses papéis tradicionais, é possível que de vez em quando você se encontre no
papel de líder da reunião.
Hoje se espera que os secretários planejem reuniões, sejam relações
públicas e coordenadores de eventos especiais: tudo isso exige uma série
especial de habilidades de comunicação relacionada com reuniões. Daí dedicarmos
toda uma unidade de estudo a elas.
Quando terminarmos seu estudo, você vai entender porque nas reuniões
muitas vezes deixamos de alcançar as metas pretendidas, vai saber como
planejar uma reunião eficiente, como se preparar para os problemas previsíveis
que podem levar por água abaixo mesmo a reunião mais bem planejada, e como
desmontar as minas que podem explodir quando menos se espera. Você também
vai dominar os elementos-chave da administração eficaz de uma reunião e a
importância de haver em toda reunião uma fase de conclusão e uma de avaliação.
As pessoas adoram queixar-se das reuniões, como se queixam do tempo. Se
acreditarmos em tudo o que ouvimos sobre elas, as reuniões são um dos maiores
desperdiçadores de tempo e uma das atividades mais inúteis da vida. No entanto,
as reuniões de negócio não deveriam nem ser tempo jogado fora, nem inúteis,
porque ocorrem por muitos motivos importantes:
9 Trocar idéias
9 Identificar e resolver problemas
9 Definir papéis e responsabilidades
Em
9 Promover idéias criativas Reunião
9 Transmitir informações
9 Motivar, inspirar e ensinar.
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9 Estabelecer e comunicar políticas
9 Estimular o compromisso
9 Tomar decisões
Há dois tipos de reuniões: ordinárias e extraordinárias. As ordinárias são
previstas pelo estatuto, pelos regimentos e regulamentos da organização; as
extraordinárias são convocadas ao surgirem determinados problemas que exigem
deliberação conjunta dos membros da diretoria e outros, como, por exemplo, os
sócios e os conselheiros.
As organizações modernas já dispõem de salas previamente preparadas para
teleconferências. Esse avanço tecnológico evita viagens, abrevia reuniões, torna-
as mais freqüentes e aumenta o número de participantes, uma vez que não há
necessidade de as pessoas interromperem demoradamente seus trabalhos (não
há deslocamento para outra cidade).
Há organizações que realizam reuniões em salões dos modernos hotéis
existentes no Brasil, dispensando-se, então, o trabalho do secretário. Quando
não for o caso, a arrumação do ambiente depende, diretamente, da criatividade
desse profissional.
UMA PEDRA NO SAPATO
Com razões tão nobres, para não dizer pragmáticas, para fazer reuniões,
você deve estar pensando que alguém deveria imaginar como fazê-las cumprir sua
função. No entanto, elas são tão impopulares quanto inevitáveis e muitas vezes
tão improdutivas quanto previsíveis.
A pergunta obviamente é por quê? As respostas são muitas. Em primeiro
lugar, as pessoas tendem a obter o que esperam. E, como elas esperam que as
reuniões as façam perder tempo, não realizar nada ou quase nada e adormecer, é
isso que acontece com freqüência. Em segundo lugar, as reuniões não passam de
um reflexo do estilo de gerenciamento da empresa como um todo. Se a alta
gerência estimular um intercâmbio aberto de idéias e opiniões, provavelmente as
reuniões serão animadas e francas. Se, por outro lado, a alta gerência apregoar a
rigidez, os líderes das reuniões seguirão essa postura e promoverão reuniões
fechadas.
Em terceiro lugar, a uma grande maioria das reuniões falta objetivo.
Ninguém sabe por que está ali. O objetivo da reunião jamais é anunciado ou
questionado. A discussão arrasta-se de tópico em tópico. São aventadas saídas,
que não são resolvidas. Mencionam-se problemas que nunca são solucionados. E as
pessoas vão embora confusas ou frustradas.
Em quarto lugar, as reuniões são caras – de maneiras óbvias e não tão
óbvias. O custo mais claro é o salário dos que participam delas. Os custos menos 73
aparentes são o tempo e a produtividade. Quando pessoas-chave estão trancadas
em uma reunião, todos nos departamentos delas ficam parados até a sua volta.
Por outro lado, os que passaram muitas horas do seu dia de trabalho em reuniões
muitas vezes gastam o mesmo número de horas para recuperar o tempo de
trabalho perdido. Tudo isso custa algo – em geral, dinheiro e humor. E,
francamente, esta é apenas a ponta do iceberg. Há muitos outros motivos para as
reuniões perderem seu rumo e falharem. Mas, se você souber alguns poucos
princípios básicos e as habilidades que dão vida a esses princípios, não precisará
ser vítima de reuniões deploráveis, como líder ou participante.
O que você pode fazer como participante, já que há muitas chances de você,
muitas vezes, se encontrar nessa posição? Se você não gosta do rumo que as
coisas estão tomando, tem três opções: pode aceitar e adaptar-se; pode mudar;
ou pode ir embora. Cada uma dessas opções tem seus riscos e compensações, que
só você pode avaliar. Se você tiver o controle, poderá mudar o jeito como você
faz as coisas. Se estiver falando demais, deixe os outros falar. Se não estiver
contribuindo em nada, concentre-se e fale de vez em quando. Em outras palavras,
tente fazer o contrário do que está fazendo.
QUANDO VOCÊ CONDUZ A REUNIÃO
Agora vamos mudar de assunto e
pressupor o seguinte: pediram a você que
conduzisse uma reunião. Vai ser sua criação,
do princípio ao fim. A primeira pergunta é:
quando começar? E a resposta é: bem antes
do dia da reunião. O segredo das reuniões
eficazes é o que ocorre antes delas, e isso é
chamado planejamento. As boas reuniões não
acontecem por acaso, são coreografadas. Na
verdade, muitas vezes, a maior parte do
trabalho é feita antes da reunião, não durante ela. E planejar é algo que você já
faz muito bem. Como aplicar, então, o que faz naturalmente a essa nova missão?
Como vai ver, existem sete etapas no planejamento de reuniões eficazes que são
bem lógicas.
DEFINA SEU OBJETIVO. Em outras palavras, pergunte-se o que quer realizar nessa
reunião; e responda em termos de resultados.
ESBOCE UMA AGENDA. Uma agenda é uma maneira de comunicar aos participantes
que tópicos planeja cobrir e quanto tempo vai dedicar a cada um. É uma
ferramenta bastante útil também porque o ajuda a organizar todos os aspectos
de suas reunião: tópicos, oradores, recursos visuais, acessórios, envolvimento do
grupo e tudo o que você optar por incluir. Uma agenda é seu plano de trabalho e,
como tal, deve ser flexível o suficiente para atender às suas necessidades, que
podem vir a mudar.
ESCOLHA UM LOCAL E CUIDE DOS DETALHES PRÁTICOS. Isso pode ser simples, como
reservar a sala de reuniões e providenciar o café; ou complicado,
como fazer reservas para quatro dias de reunião fora da cidade. O
critério mais importante para escolher um lugar é pensar em sua
reunião como um “evento humano” (frase cunhada pelo especialista
em reuniões Richard J. Dunsing) e selecionar um ambiente
adequado para seres humanos. Isso significa que o local
deve ser limpo, bem ventilado, organizado, iluminado e
confortável. Além dessas observações básicas, considere
o seguinte:
Se isso lhe parecer uma sobrecarga de trabalho, lembre-se de que a chave para
escolher um lugar de reuniões é que ele precisa ser apropriado para você ir à
direção de seus objetivos e satisfazer às necessidades dos participantes.
A REUNIÃO
Parece trabalho demais para uma simples reunião? Talvez. Mas suponha que
negligencie a organização. Imagine todos os desastres que podem acontecer. Pelo
menos desse jeito você, você se preparou. Isso quer dizer que o planejamento vai
garantir uma reunião sem problemas? Infelizmente não. Até as reuniões mais
bem planejadas podem falhar. Os quatro maiores perigos de desorganizar uma
reunião bem orquestrada são: a falta de estrutura, as discussões dispersivas, a
perda do controle e o esquecimento de fechar a reunião. Vamos examinar cada
um desses problemas:
DESARMANDO MINAS
AMARRANDO A REUNIÃO
CONCLUSÃO
Se você quiser que suas idéias impressionem, resolver problemas, pensar com
criatividade, informar, motivar e ensinar precisará de habilidades para reuniões. Mas
essas habilidades não se restringem às reuniões, nós a usamos em todo o lugar e o
tempo todo. O motivo pelo qual as abordamos por último é porque nas reuniões – seja
você participante ou líder – você vai usar quase todas as outras habilidades tratadas
durante sua formação acadêmica, nas mais variadas disciplinas. De escutar e falar à
construção de relações e à interpretação de indícios não-verbais, numa reunião todas
habilidades se une, são testadas e aperfeiçoadas em um verdadeiro laboratório. De
fato, se conseguir conduzir uma reunião bem-sucedida, vai conseguir fazer
praticamente tudo! Como secretário executivo e como profissional você precisa
aprimorar suas habilidades de comunicação por dois motivos: o primeiro é que sua
formação atual requer competência nessa área. Você simplesmente não consegue
cumprir suas responsabilidades sem essas habilidades. O segundo é que, se quiser
crescer, tanto em seu cargo atual quanto em qualquer outro, tem de ir além da mera
competência. As pessoas bem sucedidas nos negócios dominam a arte de se 84
comunicar em todas as suas infinitas formas.
REFERÊNCIAS DE PESQUISA
COLLINS, James C.; Porras; Jerry I. Feitas para Durar – Práticas bem-
sucedidas de empresas visionárias. Editora Rocco: Rio de Janeiro, 1995.
__________http://www.anthropos.com.br
__________http://www.fenassec.com.br
__________http://www.secretariamoderna.com.br
__________http://www.secretariando.com.Br