Professional Documents
Culture Documents
Mục lục
Danh mục các chữ viết tắt..................................................................................................5
Danh mục các bảng biểu, sơ đồ, hình vẽ...........................................................................6
Lời cảm ơn..........................................................................................................................8
Lời mở đầu..........................................................................................................................9
Chương 1: Giới thiệu về Công ty Trí tuệ nhân tạo Việt Nam và định hướng đề tài.....10
I. Tổng quan về công ty Trí tuệ nhân tạo Việt Nam (AI)...............................................10
1. Giới thiệu chung .................................................................................................................10
2. Lĩnh vực kinh doanh .........................................................................................................11
3. Mô hình hoạt động .............................................................................................................12
3.1 Trung tâm đào tạo – Tranning Center .........................................................................................12
3.2 Trung tâm phát triển phần mềm – Software Development Center..............................................13
3.3 Trung tâm phát triển giải pháp – Solution Development Center................................................13
3.4 Trung tâm phát triển dịch vụ - Service Development Center.....................................................13
3.5 Trung tâm nghiên cứu – Research Development Center.............................................................13
3.6 Trung tâm phát triển nguồn nhân lực – HR Development Center.............................................13
4. Cơ cấu tổ chức và chức năng của công ty.........................................................................14
4.1 Cơ cấu tổ chức...............................................................................................................................14
4.2 Chức năng, nhiệm vụ ...................................................................................................................18
4.2.1 Phòng nghiên cứu và đào tạo.................................................................................................18
4.2.2 Phòng hỗ trợ và phát triển nguồn nhân lực............................................................................19
4.2.3 Phòng kinh doanh....................................................................................................................20
4.2.4 Phòng tài chính kế toán...........................................................................................................21
4.2.5 Phòng công nghệ.....................................................................................................................21
4.2.6 Phòng phần mềm....................................................................................................................22
4.2.7 Phòng điện tử...........................................................................................................................23
4.2.8 Phòng tư vấn và tuyển sinh.....................................................................................................23
5. Đội ngũ nhân viên ..............................................................................................................24
6. Các sản phẩm chính và quan hệ đối tác ...........................................................................24
6.1 Các sản phẩm và dịch vụ chính của công ty................................................................................24
6.1.1 Dịch vụ...................................................................................................................................24
6.1.2 Phần mềm................................................................................................................................25
6.1.3 Giải pháp tích hợp...................................................................................................................26
6.2 Quan hệ đối tác của công ty..........................................................................................................26
6.2.1 Hợp tác trong nước..................................................................................................................26
6.2.2 Hợp tác quốc tế........................................................................................................................27
II. Về phòng phần mềm và định hướng đề tài................................................................28
1. Cơ cấu tổ chức và chức năng của các bộ phận trong phòng phần mềm.........................28
2. Định hướng đề tài...............................................................................................................30
2.1 Thực trạng hoạt động của nhà xuất bản trường đại học Kinh tế Quốc dân..............................30
2.1.1 Giới thiệu chung về nhà xuất bản............................................................................................30
2.1.2 Quy trình hoạt động của nhà xuất bản.....................................................................................31
2.1.3 Thực trạng hoạt động của nhà xuất bản..................................................................................32
nhóm sách
32 Giao diện kết nối CSDL 119
33 Giao diện đăng nhập 120
34 Giao diện chính 121
35 Giao diện xem danh sách nhân viên 122
36 Giao diện cập nhật danh mục 123
37 Giao diện cập nhật hoá đơn 124
38 Giao diện tìm kiềm hoá đơn 126
39 Giao diện tìm kiếm thông tin sách 127
40 Giao diện tìm kiếm thông tin khách hàng 128
41 Giao diện xem báo cáo doanh thu theo tháng 129
42 Giao diện xem báo cáo doanh thu theo nhóm sách 130
Lời cảm ơn
Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trong khoa Tin học Kinh
tế - Trường Đại học Kinh tế quốc dân là những người đã trang bị cho em
những kiến thức nền tảng và những kinh nghiệm quý báu trong cuộc sống,
giúp em đủ tự tin để khẳng định mình trong công việc tại nơi thực tập.
Mặt khác, để có thể hoàn thành tốt giai đoạn thực tập này, em xin gửi
lời cảm ơn chân thành tới thầy Đoàn Quốc Tuấn – người đã tận tình giúp
đỡ, chỉ bảo và hướng dẫn em thực hiện báo cáo này, cũng như giúp em định
hướng trong việc xác định đề tài thực tập tốt nghiệp.
Em cũng xin bày tỏ lòng biết ơn tới ban lãnh đạo công ty Trí tuệ nhân
tạo Việt Nam, đặc biệt là anh Nguyễn Mạnh Trường, trưởng phòng lập
trình- nơi em thực tập
Tuy nhiên, do điều kiện thời gian có hạn, cũng như kiến thức còn hạn
chế nên trong báo cáo Chuyên đề thực tập tốt nghiệp này, em không thể
tránh được những thiếu sót. Vì vậy, em kính mong nhận được những ý kiến
đóng góp, chỉ bảo của các thầy, cô giáo trong khoa, cũng như các cán bộ
nhân viên làm việc trong công ty Trí tuệ nhân tạo Việt Nam
Lời mở đầu
Người ta chia lịch sử phát triển nhân loại thành ba giai đoạn chính
• Nền văn minh nông nghiệp
• Nền văn minh công nghiệp
• Nền văn minh thông tin
Trong mỗi giai đoạn lại có những tổ chức sản xuất phù hợp. Trước
giai đoạn văn minh nông nghiệp nền kinh tế chủ yếu dựa trên cơ sở thỏa
mãn nhu cầu của từng tập hợp người. Trong nền văn minh nông nghiệp đã
bước đầu hình thành các cơ cấu tổ chức sản xuất tuy chưa hẳn mang dáng
dấp các doanh nghiệp như hiện nay. Sau khi xuất hiện máy hơi nước và các
máy móc thiết bị khác là giai đoạn bước sang nền văn minh công nghiệp với
cơ cấu là các doanh nghiệp theo đúng nghĩa của nó. Bắt đầu váo những
năm 80 của thế kỷ trước nhân loại bước vào nền văn minh thông tin (nền
kinh tế thông tin) với đặc trưng cơ bản là các doanh nghiệp tin học có vai
trò đặc biệt quan trọng. Hiện nay, các doanh nghiệp tin học không những
chiếm một tỷ lệ lớn trong hệ thống các doanh nghiệp mà còn là nơi tạo ra
nguồn doanh thu khổng lồ của thế giới.
Chính vì vậy, với tư cách là sinh viên khoa Tin Học Kinh Tế, trường
Đại học Kinh tế Quốc dân, em rất mong muốn trong thời gian thực tập sẽ
được học tập và rèn luyện trong môi trường năng động và chuyên nghiệp
của các doanh nghiệp tin học. Sau một thời gian tìm hiểu và nghiên cứu, em
đã lựa chọn được nơi thực tập phù hợp với khả năng và mong muốn của
mình. Đó chính là công ty “Trí tuệ nhân tạo Việt Nam - viết tắt là AI)
I. Tổng quan về công ty Trí tuệ nhân tạo Việt Nam (AI)
Công ty TNHH Trí Tuệ Nhân Tạo (Artificial Intelligence Co., Ltd)
viết tắt là AI được thành lập ngày 24/10/2003 với mục tiêu đem trí tuệ của
mình để làm giàu chính đáng cho bản thân và cho xã hội thông qua việc
cung cấp các dịch vụ Công nghệ thông tin có uy tín và chất lượng cao.
• Tên gọi đầy đủ của công ty: Công ty TNHH trí tuệ nhân tạo Việt
Nam
• Địa chỉ: Tòa nhà CT2B, Lê Đức Thọ, Cầu Giấy, Hà Nội
• Website: http://aivietnem.net
Ngay từ những ngày đầu, với những nỗ lực không ngừng của tập thể
cán bộ, nhân viên trong công ty, AI đã khẳng định được vị trí của mình trong
cộng đồng CNTT Việt Nam. Chỉ trong một thời gian ngắn, bằng năng lực
thực sự, AI đã nhanh chóng làm tăng số lượng khách hàng thường xuyên,
được rất nhiều các cơ quan nhà nước cũng như tư nhân khẳng định và thừa
nhận năng lực chuyên môn, trong đó có FPT, Vietsoftware, CMC, Toyota
Vietnam, VITEC, Bộ Lao động thương binh và xã hội, Đài tiếng nói Việt
Nam và một số cơ quan báo chí uy tín…
Trải qua năm năm xây dựng và trưởng thành, công ty Trí tuệ nhân tạo
Việt Nam đã được khách hàng và các đối tác biết đến như là một công ty
hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực công nghệ thông tin có uy tín, đáng tin
cậy hàng đầu Việt Nam.
Công ty Trí tuệ nhân tạo Việt Nam có lĩnh vực kinh doanh rộng, đặc
biệt chuyên sâu vào các lĩnh vực tin học và đào tạo nguồn nhân lực.
Trung tâm đào tạo thực hiện và ứng dụng các công nghệ mới nhất vào
quá trình giảng dạy của mình. Với đội ngũ giáo viên là những người có trình
độ chuyên môn cao, tâm huyết, có nhiều kinh nghiệm, có khả năng xác định
những bước đi cần thiết để đảm bảo sự tiến bộ của học viên trong quá trình
học và thực hiện tốt mục tiêu đào tạo.
3.2 Trung tâm phát triển phần mềm – Software Development Center
Với đội ngũ lập trình viên chuyên nghiệp, có chuyên môn sâu về các
công nghệ then chốt, đồng thời vững về quy trình nghiệp vụ, trung tâm phát
triển phần mềm tạo ra nhiều sản phẩm phần mềm có tính ứng dụng cao và
đem lại giá trị sử dụng đích thực cho nhiều khách hàng trong và ngoài nước.
3.3 Trung tâm phát triển giải pháp – Solution Development Center
Trung tâm có nhiệm vụ đưa ra các giải pháp phần mềm toàn diện như
phần mềm quản lý và hỗ trợ đào tạo, phần mềm y tế, phần mềm quản lý
doanh nghiệp, giải pháp về thương mại điện tử…
Trung tâm phát triển dịch vụ phát triển các giải pháp phần mềm dịch
vụ trực tuyến như thi trắc nghiệm (http://test.aivietnam.net), học trực tuyến
(http://school.aivietnam.net), du lịch (http://didulich.net), y tế... với mục tiêu
cung cấp cho số lượng lớn người sử dụng lên đến hàng triệu người.
Tìm kiếm và nghiên cứu công nghệ mới nhất để tổng hợp thành bản
tin công nghệ AI-TECH-NET hỗ trợ sinh viên và các doanh nghiệp CNTT,
giúp họ tiếp cận nhanh nhất với công nghệ mới.
Trung tâm xây dựng các chương trình, nội dung đào tạo, nghiên cứu và xây
dựng hệ thống chia sẻ tin tức, tài nguyên cho cộng đồng CNTT.
3.6 Trung tâm phát triển nguồn nhân lực – HR Development Center
Trung tâm phát triển nguồn nhân lực là chiếc cầu nối giữa sinh viên
và các doanh nghiệp trên cả nước. Trung tâm có nhiệm vụ xây dựng hệ
thống tiêu chuẩn chất lượng nhân lực được các doanh nghiệp phần mềm
công nhận và hỗ trợ, đồng thời xây dựng quy trình tuyển chọn nhân lực hỗ
trợ các doanh nghiệp CNTT và quy trình giới thiệu việc làm, thực tập hỗ trợ
cho sinh viên CNTT.
Với phương châm tổ chức gọn nhẹ, hoạt động hiệu quả, trong những
năm vừa qua, Công ty Trí tuệ nhân tạo Việt Nam không ngừng đổi mới và
hoàn thiện cơ cấu tổ chức của mình để đưa ra một mô hình hợp lý nhất nhằm
đạt được mục tiêu “phục vụ khách hàng một cách tốt nhất”. Các phòng ban
trong công ty được tổ chức theo sự chuyên môn hóa cao để phù hợp với sự
phát triển, lớn mạnh của mình và hơn thế là để phục vụ khách hàng tốt hơn
cũng như cạnh tranh hơn.
Phòng nghiên cứu đào tạo là phòng nghiệp vụ có chức năng nghiên
cứu, tìm hiểu về các công nghệ tiên tiến trên thế giới để biến nó thành của
mình. Sau đó sẽ đưa vào ứng dụng thực tế và giảng dạy cho học viên của
công ty.
Phòng kinh doanh là phòng nghiệp vụ có chức năng tiếp thị, quảng
cáo các sản phẩm phần mềm, đồng thời tìm kiếm khách hàng và đối tác cho
công ty.
Phòng tài chính kế toán là nơi tiến hành mọi hoạt động về kế toán, tài
chính. Đồng thời cũng là phòng nghiệp vụ có chức năng tham mưu và giúp
việc giám đốc công ty trong công tác kế hoạch hoá, báo cáo thống kê, đầu
tư xây dựng cơ bản và kế hoạch phát ttriển sản phẩm và thị trường.
Phòng phần mềm là phòng nghiệp vụ có chức năng gia công, chế tác
các sản phẩm phần mềm phục vụ kinh doanh. Phòng phần mềm là một trong
những phòng chức năng quan trọng nhất, là bộ khung hoạt động của toàn
bộ công ty.
Phòng điện tử là phòng nghiệp vụ thực hiện chức năng sửa chữa thiết
bị điện, điện tử phục vụ cho quân sự và dân sự.
Phòng tư vấn và tuyển sinh là phòng nghiệp vụ thực hiện chức năng
tư vấn và đưa ra các giải pháp về nhân lực cho khách hàng. Và hằng năm tổ
Nguyễn Thị Hạnh 17 Lớp Tin học kinh tế 46a
Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân Khoa Tin học kinh tế
chức các đợt tuyển sinh, nhằm thu hút sinh viên đến học tập và nghiên cứu
tại công ty để bổ sung thêm nguồn nhân lực của mình cũng như cung cấp
nhân lực cho các công ty khác
Công ty trí tuệ nhân tạo Việt Nam ra đời với mong muốn trở thành
một trong những công ty hàng đầu trong lĩnh vực công nghệ thông tin tại
Việt Nam. Quan điểm của công ty là “không chạy theo công nghệ mà đón
đầu công nghệ”. Chính vì vậy, bên cạnh hoạt động kinh doanh thì công tác
nghiên cứu và đào tạo cũng là một mảng quan trọng không thể thiếu trong
toàn bộ hoạt động của công ty
Phòng nghiên cứu và đào tạo có chức năng nghiên cứu những công
nghệ mới nhất phục vụ cho đào tạo và sản xuất phần mềm bằng cách chuyển
hoá những công nghệ tiên tiến của thế giới thành công nghệ của mình đồng
thời ứng dụng nó vào thực tế nhằm nâng cao hiệu quả và chất lượng công
việc. Phòng nghiên cứu và đào tạo có chức năng và nhiệm vụ:
Nguyễn Thị Hạnh 18 Lớp Tin học kinh tế 46a
Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân Khoa Tin học kinh tế
• Nghiên cứu các công nghệ mới nhất từ các nước trên thế giới
• Cung cấp kiến thức về công nghệ cho sinh viên và những người
làm việc trong lĩnh vực công nghệ thông tin
• Tổng hợp các thông tin thu được thành bản tin công nghệ :AI-
TECH-NET để chuyển tới những người muốn tìm hiều
• Xây dựng các chương trình, nội dung đào tạo để thực hiện đào tạo
sinh viên và những người có nhu cầu
• Tạo ra các tài liệu nghiên cứu để cung cấp cho các tổ chức đào tạo
các doanh nghiệp công nghệ thông tin
• Xây dựng hệ thống chia sẻ tin tức, tài nguyên cho cộng đồng công
nghệ thông tin.
• Ứng dụng các công nghệ mới nhất vào trong quá trình giảng dạy
của mình
4.2.2 Phòng hỗ trợ và phát triển nguồn nhân lực
Với sự phát triển như vũ bão trong ngành công nghệ thông tin như
hiện nay thì nhu cầu về nhân lực công nghệ thông tin đang là một trong
những vấn đề được đặt lên hàng đầu. Tuy nhiên thực tế cho thấy, mặc dù số
lượng sinh viên tốt nghiệp từ các ngành công nghệ thông tin không phải là ít,
nhưng hầu hết khi nhận vào làm việc các công ty đều phải đào tạo lại từ đầu.
Việc đó lãng phí rất nhiều thời gian và tiền bạc của xã hội. Chính vì vậy với
sự ra đời của phòng hỗ trợ và phát triển nguồn nhân lực, Công ty Trí tuệ
nhân tạo Việt Nam muốn đem tâm huyết và sức lực của mình để làm chiếc
cầu nối giữa sinh viên và các doanh nghiệp
Phòng hỗ trợ và phát triển nguồn nhân lực công nghệ thông tin ra đời
có nhiệm vụ:
• Xây dựng hệ thống tiêu chuẩn chất lượng nhân lực được các doanh
nghiệp phần mềm trong nước công nhận và hỗ trợ
• Xây dựng quy trình tuyển chọn nhân lực
• Hỗ trợ các doanh nghiệp công nghệ thông tin và quy trình giới
thiệu việc làm, thực tập hỗ trợ sinh viên công nghệ thông tin
4.2.3 Phòng kinh doanh
Phòng kinh doanh là phòng nghiệp vụ có vị trí rất quan trọng trong
công ty, và cũng là phòng mà bất kỳ công ty nào khi xây dựng cũng cần có.
Đối với công ty, phòng kinh doanh có ảnh hưởng thực sự đáng kể tới sự tồn
tại và phát triển của công ty. Các nhiệm vụ và chức năng cụ thể của phòng
kinh doanh là:
• Nghiên cứu, xây dựng các chiến lược kinh doanh của công ty theo
tháng, quý và năm
• Là đầu mối nghiên cứu thị trường và khách hàng: Tổ chức thực
hiện các chương trình tiếp thị sản phẩm cũng như tìm kiếm khách
hàng mới của công ty.
• Là đầu mối thu thập thông tin về các hoạt động của công ty, các
chương trình kế hoạch cũng như tiến độ thực hiện các dự án.
• Tổ chức nghiên cứu, xây dựng đề án triển khai các sản phẩm, dịch
vụ mới.
• Chủ trì lập các dự án đầu tư, báo cáo nghiên cứu khả thi để Giám
đốc xem xét quyết định.
• Định kỳ phân tích, đánh giá, rút kinh nghiệm, đề xuất các giải pháp
để nâng cao hiều quả từng mặt công tác, hoàn thiện quy trình
nghiệp vụ.
AI là một công ty chuyên sản xuất phần mềm ứng dụng trên Web cho
các doanh nghiệp trong và ngoài nước. Do vậy các trang thiết bị phải luôn
đảm bảo hoạt động tốt và đáp ứng được nhu cầu đặt ra. Chỉ cần một hỏng
hóc nhỏ cũng ảnh hưởng rất lớn đến toàn bộ hoạt động của công ty. Do đó
phòng công nghệ ra đời với các chức năng và nhiệm vụ cụ thể như sau:
• Đảm bảo công ty luôn được tiếp cận với những công nghệ tiên tiến
nhất
4.2.6 Phòng phần mềm
Với mong muốn đem những ưu thế vượt trội của CNTT thay thế các
thao tác nghiệp vụ thủ công, tiếp cận các phương pháp quản lý hiện đại
nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất và kinh doanh vì vậy đội ngũ
nhân viên phần mềm của AI không ngừng cải thiện và nâng cao trình độ,
đưa ra những giải pháp và hướng phát triển mới đối với các sản phẩm phần
mềm của mình nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng. Bằng khả
năng kết hợp hoàn hảo giữa tri thức và công nghệ hiện đại, AI tự tin đem
đến cho khách hàng những giá trị sử dụng đích thực.
• Học tập, nghiên cứu và ứng dụng các công nghệ tiên tiến của thế
giới vào quy trình sản xuất phần mềm tin học
• Xây dựng kế hoạch chiến lược phát triển các sản phẩm phần mềm
tin học
• Triển khai các dự án về công nghệ thông tin của công ty
• Lưu trữ, quản lý và bảo mật các dữ liệu thông tin
• Quản lý, khai thác và phát triển các dịch vụ tin học của công ty
• Hướng dẫn và đào tạo sinh viên thực tập tại công ty
AI không giống như những công ty phần mềm thông thường. Ngoài
việc sản xuất các sản phẩm phần mềm phục vụ cho các doanh nghiệp, công
ty còn có một đội ngũ nhân viên chuyên về chế tác và sửa chữa các thiết bị
phần cứng. Với mong muốn có thể tự lực trong các lĩnh vực khác nhau, do
đó phòng điện tử đã ra đời với các chức năng và nhiệm vụ:
Một trong những thế mạnh của AI mà các công ty khác không thể có
được, đó là khả năng cung ứng nguồn nhân lực cho các doanh nghiệp khác.
Để có thể làm được điều đó, AI đã xây dựng phòng tư vấn và tuyển sinh
nhằm với nhiệm vụ:
• Tư vấn đào tạo nhân lực cho các doanh nghiệp khác
• Tư vấn tuyển dụng
• Hỗ trợ tuyển dụng trực tuyến
• Lên các kế hoạch tuyển sinh
• Xây dựng các quy trình tuyển sinh chuẩn
• Tư vấn nghề nghiệp cho sinh viên
AI có một dội ngũ nhân viên trẻ trung, năng động, giỏi về chuyên môn
- vững về quy trình kết hợp với kinh nghiệm thực tế thông qua nhiều dự án
lớn. Chính vì vậy mà AI luôn nhận được sự ủng hộ và tín nhiệm của nhiều
bạn bè trong và ngoài nước trong các dự án xây dựng và gia công phần
mềm.
Với đội ngũ nhân viên ban đầu chỉ có 4 thành viên, hiện nay AI đã trở
thành một công ty không những có uy tín mà còn có một đội ngũ nhân viên
đông đảo.
Hàng năm AI tiến hành đào tạo hàng nghìn sinh viên công nghệ thông
tin năm cuối của rất nhiều trường đai học. Nhờ vậy mà AI không những đã
cung cấp một lượng lao động đông đảo mà còn có chuyên môn và chất
lượng cao cho các doanh nghiệp và công ty trong cả nước.
Với mong muốn đem tri thức đến cho toàn xã hội, AI đã không ngừng
nghiên cứu và tìm cách hỗ trợ những người không có khả năng đi học,
nhưng lại có lòng đam mê học hành bằng dịch vụ “Đào tạo trực tuyến”.
Được sự hỗ trợ về công nghệ (Rich Media) từ phía đối tác Brainsonic của
Pháp, mà dịch vụ đào tạo trực tuyến của AI đã khẳng định được vị trí của
mình trên thị trường công nghệ thông tin.
o Từ điển y học.
o Hệ chuyên gia y học.
Hệ thống phàn mềm giành cho các doanh nghiệp, nhà hàng,
khách sạn
o Hệ thống quản lý nhân sự.
o Hệ thống quản lý hoạt động doanh nghiệp.
o Hệ thống chăm sóc khách hàng.
o Hệ thống quản lý khách sạn.
Hệ thống phần mềm thương mại điện tử
o Sàn giao dịch thương mại điện tử cho các doanh nghiệp
1. Cơ cấu tổ chức và chức năng của các bộ phận trong phòng phần mềm
Phòng phần mềm gồm có năm bộ phận chính, các bộ phận này có mối
quan hệ chặt chẽ với nhau, tạo nên một hệ thống thống nhất.
Bộ phận này sẽ đưa ra các giải pháp phần mềm toàn diện như:
• Phần mềm y tế
Bộ phận phân tích và thiết kế sẽ thực hiện công việc phân tích và thiết
kế các dự án của khách hàng, đưa ra giải pháp phù hợp, đồng thời đề xuất
các phương án tốt nhất để hỗ trợ khách hàng trong việc xác định yêu cầu và
mục tiêu của dự án.
Đây là một trong những bộ phận khá quan trọng trong phòng phần
mềm, tiến hành thực hiện xây dựng phần mềm dựa trên bản vẽ thiết kế đã
có sẵn từ bộ phận phân tích thiết kế. Với đội ngũ lập trình viên chuyên
nghiệp, có chuyên môn sâu về các công nghệ then chốt đồng thời vững về
qui trình nghiệp vụ, công ty đã tạo ra nhiều sản phẩm phần mềm có tính ứng
dụng cao và có giá trị sử dụng đích thực cho nhiều khách hàng trong nước
và nước ngoài.
Bộ phận kiểm soát chất lượng sẽ tiến hành kiếm soát quá trình xây
dựng phần mềm một cách toàn diện và chặt chẽ nhằm chuyển giao cho
khách hàng những sản phẩm phần mềm có chất lượng cao. Đây là công việc
rất quan trọng của quá trình sản xuất phần mềm.
Bộ phận triển khai và hỗ trợ khách hàng có chức năng triển khai, bảo
trì và hỗ trợ khách hàng, đồng thời đảm bảo đưa sản phẩm phần mềm đến
với khách hàng nhanh nhất, đáp ứng các nhu cầu thay đổi của khách hàng
một cách nhanh chóng.
Với đội ngũ thiết kế đồ họa chuyên nghiệp, bộ phận thiết kế đồ hoạ có
chức năng cung cấp cho khách hàng những sản phẩm phần mềm có giao
diện hiện đại và ấn tượng, phù hợp với môi trường hoạt động của phần
mềm.
2.1 Thực trạng hoạt động của nhà xuất bản trường đại học Kinh tế Quốc dân
o Nhà in
• Các hoạt động của NXB:
o QL xuất bản
o QL quy trình in ấn
o QL Kho
o QL bán sách
Bản thảo từ các các khoa, bộ môn hay tác giả, đầu tiên sẽ được đem
đến cho phòng biên tập chế bản. Tại đây người ta sẽ tiến hành biện tập và
chế bản . Bản thảo sau khi qua phòng kế hoạch và phát hành sẽ phải có được
quyết định xuất bản, lúc này ban giám đốc của nhà xuất bản sẽ đưa ra quyết
định xuất bản đầu sách đó, với số lượng là bao nhiêu, trong thời gian như thế
nào. Quyết định này cùng với bản thảo sẽ được đem đến xưởng in. Sách từ
xưởng in và từ các nhà xuất bản khác trước khi đem đi phát hành thì đều
phải trải qua một quá trình kiểm tra, sau đó thông qua phòng phát hành để
biết được kế hoạch phát hành như thế nào. Cuối cùng sách được đem đến
kho sách để cất giữ. Khi cần xuất bán buôn hoặc cừa hàng cần thì sách sẽ
được xuất từ kho đi.
Qua quan sát và tìm hiểu thực tế hoạt động của NXB đại học Kinh Tế
Quốc Dân, em thấy hoạt động quản lý kho và thống kê lượng sách bán ra
trong ngày vẫn còn là thù công và tin học hoá không đồng bộ. Cho nên việc
phản ánh lượng sách bán ra trong ngày với số lượng là bao nhiêu, doanh thu
trong từng ngày thế nào đối với mỗi đầu sách, cũng như toàn bộ nhà sách
chưa phản ánh kịp thời để lên báo cáo. Bên cạnh đó, việc bộ phận kế toán
thực hiện kế toán thủ công cũng làm cho việc lên báo cáo bị chậm trễ trong
nhiều tuần thậm chí là trong vài tháng.
Có thể thấy hiện tại việc cả ba bộ phận: kho, cửa hàng và kế toán vẫn
tiến hành theo cách thủ công, tin học hoá không đồng bộ và chưa có sự liên
kết giữa các bộ phận làm cho hoạt động của NXB luôn trong tình trạng thụ
động.
Hiện nay, do sự phát triển của NXB Đại Học Kinh Tế Quốc Dân nên
cần có sự thay đổi trong quy trình hoạt động của NXB. Các vấn đề đặt ra
hiện tại mà NXB đang phải đối mặt như sau :
• Phải liên kết các bộ phận lại với nhau mà cụ thể là ứng dụng
Client/Server trong hệ thông mạng LAN của NXB
• Chuyển đổi hoạt động bán hàng từ thủ công sang bán hàng có sử
dụng cập nhật tự động. Cụ thể ở đây là ứng dụng công nghệ của
máy đọc mã vạch vào việc bán sách vì hiện tại nhà xuất bản đã có
hệ thống in mã vạch và máy đọc mã vạch mặc dù chưa có phần
mềm để sử dụng.
• Quản lý hoạt động bán hàng theo hai cấp là bán lẻ tại cửa hàng và
bán buôn. Trong đó bán buôn ta có sử dụng chiết khấu thanh toán
khác nhau cho từng đối tượng cụ thể.
• Quản lý kho một cách tôi ưu kể cả trong kho của cửa hàng và kho
của NXB. Tức là phải đáp ứng được các yêu cầu về báo cáo hàng
tồn kho định kỳ cũng như bất thường của ban giám đốc một cách
nhanh chóng và chính xác.
Đề xuất ý kiến
Căn cứ vào các vấn đề đặt ra trong quá trình hoạt động của nhà xuất
bản, em thấy cần phải xây dựng một Hệ thống thông tin phục vụ cho việc
bán hàng và lưu kho tại nhà xuất bản dựa trên ứng dụng công nghệ mã vạch.
Theo đó hệ thống sẽ đáp ứng được các vấn đề đưa ra là : liên kết các bộ phận
dựa trên ứng dụng Client/Server, cập nhật dữ liệu tự động bằng mã vạch, trợ
giúp công tác quản lý bán hàng và lưu kho…
Nguyễn Thị Hạnh 33 Lớp Tin học kinh tế 46a
Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân Khoa Tin học kinh tế
Khi hệ thống được triển khai, hoạt động bán hàng và quản lý kho sẽ
được thực hiện một cách tự động thông qua việc sử dụng máy đọc mã vạch.
Bên cạnh đó do có sự liên kêt giữa các bộ phận nên ban giám đốc có thể
nhận được báo cáo chính xác về tình trạng bán hàng và số lượng sách còn
tồn trong kho tại bất cứ thời điểm nào, như vậy có thể trợ giúp đắc lực cho
việc ra quyết định của ban giám đốc. Hơn nữa, do việc bán hàng và quản lý
kho sử dụng mã vạch cũng làm giảm thời gian làm việc thủ công và độ chính
xác trong công việc được cải thiện đáng kể. Ngoài ra hệ thống còn giúp cho
khách hàng có được sự hỗ trợ hợp lý, đối với người mua lẻ sẽ được phục vụ
bằng phong cách bán hàng hiện đại, đối với khách buôn sẽ được tính chiết
khấu tự động. Có thể nói lợi ích của hệ thống là rất to lớn, phục vụ đắc lực
cho sự phát triển của nàh xuất bản.
Trong thời kỳ Việt Nam gia nhập WTO như hiện nay, thì nền kinh tế
thị trường sẽ càng trở nên sôi động. Các cửa hàng có xu hướng ngày càng
mở rộng quy mô. Khi đó các giao dịch sẽ tăng lên nhanh chóng, khiến cho
người quản lý không thể nào tính toán thủ công mà cần được sự hỗ trợ của
tin học hoá. Mặt khác khi các giao dịch quá nhiều thì công tác nhập liệu
cũng gặp khó khăn. Vấn đề đặt ra là làm sao vừa giải quyết được khó khăn
của công tác nhập liệu, vừa trợ giúp người quản lý tính toán đưa ra được các
con số chính xác, trong thời gian nhanh nhất.
Đây không phải là vấn đề được đặt ra cho một cửa hàng cụ thể nào đó
mà là vấn đề chung cho hầu hết các cửa hàng hiện nay. Đặc biệt đối với các
siêu thị, hệ thống giao dịch rất lớn, yêu cầu về tốc độ xử lý nhanh và tránh
nhầm lẫn. Mặt khác, trong giai đoạn hiện nay khi nề kinh tế phát triển như
vũ bão, thì hệ thống các cửa hàng và siêu thị cũng mọc lên nhanh chóng.
Điều này mở ra một thị trường kinh doanh rộng lớn cho công ty. Xuất phát
từ lý do đó mà công ty muốn phát triển một giải pháp phần mềm có thể triển
khai ứng dụng tại các cửa hàng và siêu thị vừa và nhỏ trên cả nước. Phần
mềm này sẽ trợ giúp công tác nhập liệu và lên báo cáo cho người dùng theo
ngày, tháng, quý , năm.
Từ thực tế hoạt động của nhà xuất bản trường đại học Kinh tế Quốc
dân và nhu cầu xây dựng giải pháp phần mềm cho các cửa hàng và siêu thị
trên cả nước của công ty. Em xin chọn đề tài “Phân tích, thiết kế hệ thống
thông tin quản lý bán sách và lưu kho bằng máy đọc mã vạch tại Nhà
xuất bản trường đại học Kinh tế Quốc dân”
Đề tài “Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán sách và
lưu kho bằng máy đọc tại nhà xuất bản của trường đại học Kinh tế Quốc
dân” sẽ được ứng dụng và triển khai ngay tại nhà xuất bản của trường đại
học Kinh tế Quốc dân. Ngoài ra công ty trí tuệ nhân tạo cũng muốn triển
khai phần mềm tại một số cửa hàng, siêu thị có sử dụng máy đọc mã vạch và
đang có nhu cầu tin học hóa công tác quản lý của họ.
1 Cơ sở lý luận về CSDL
CSDL
CSDL là một hệ thống các thông tin có cấu trúc được lưu trữ trên các
thiết bị lưu trữ thông tin thứ cấp (băng, đĩa từ, usb..), để có thể thỏa mãn
nhu cầu khai thác thông tin của nhiều người sử dụng, hay nhiều chương
trình ứng dụng với nhiều mục đích khác nhau.
Việc sử dụng CSDL sẽ đem đến cho chúng ta một số lợi ích như:
• Giảm sự trùng lặp thông tin đến mức thấp nhất và do đó
sẽ đảm bảo được tính toàn vẹn và nhất quán của dữ liệu.
• Đảm bảo cho việc truy suất dữ liệu theo những cách khác
nhau
• Trợ giúp khả năng chia sẻ thông tin cho nhiều người
dùng và nhiều chương trình ứng dụng khác nhau
Hệ quản trị CSDL
Hệ quản trị CSDL là những chương trình phần mềm máy tính điện tử
cho phép người dùng:
• Lưu trữ dữ liệu theo một cách thống nhất
• Tổ chức dữ liệu thành các bản ghi theo một cách thống nhất
• Truy suất dữ liệu theo một cách thống nhất
Các chương trình ứng dụng không nhận được dữ liệu cần thiết trực
tiếp từ thiết bị nhớ điện tử. Trước hết, nó đặt yêu cầu truy cập dữ liệu từ Hệ
quản trị CSDL, sau đó Hệ quản trị CSDL sẽ tiến hành tìm kiếm dữ liệu từ
CSDL bằng cách sử dụng từ điển dữ liệu và gửi trả dữ liệu tìm được cho
chương trình ứng dụng. Các chương trình ứng dụng sẽ sắp xếp các mục dữ
liệu tìm được theo một khuôn mẫu báo cáo định trước. Như vậy, Hệ quản trị
CSDL hoạt động như một trung gian giữa CSDL và chương trình ứng dụng
NS Chương trình
D ứng dụng
Hệ
quản trị CSDL
CSDL
NS Chương trình
D ứng dụng
Hệ CSDL
Hệ CSDL là một phần mềm cho phép xây dựng một Hệ quản trị CSDL
Mô hình dữ liệu kiểu lưới là mô hình cho phép dùng một mô hình đồ
thị trực tiếp và đơn giản cho dữ liệu. Mô hình lưới và mô hình phân cấp nói
chung là khá bất tiện cho lưu trữ và khai thác xử lý bởi vì toạ độ các điểm,
một số cạnh phải lưu trữ nhiều lần v..v.. gây nên sự dư thừa dữ liệu. Ngoài
ra, hệ thống còn phải cần lưu trữ một số lớn các con trỏ móc nối gây nên
phức tạp trong quá trình cập nhật, biến đổi dữ liệu, đặc biệt khi thêm bớt
một cạnh hoặc một một đỉnh nào đó.
(3) Mô hình quan hệ (Relational Model)
Mô hình này dựa trên cơ sở khái niệm lý thuyết tập hợp của các quan
hệ, tức là tập các K - bộ với K cố định. Thuận lợi của mô hình quan hệ là
được hình thức hoá toán học chặt chẽ do đó các xử lý, thao tác với dữ liệu
là dễ dàng, có tính độc lập dữ liệu cao. Cấu trúc dữ liệu đơn giản mềm dẻo
trong xử lý và dễ dàng cho người sử dụng. Đặc biệt các phép tính cập nhật
dữ liệu cho mô hình quan hệ nói chung là ít phức tạp hơn nhiều so với các
mô hình khác. Một cách đơn giản hơn có thể hiểu mối quan hệ là một bảng
2 chiều tệp độc lập, trong đó mỗi cột (trường) là một thuộc tính, mỗi hàng
(bộ) là một đối tượng.
Trong 3 loại mô hình nêu trên thì mô hình quan hệ có nhiều ưu điểm
và được nhiều người quan tâm hơn cả. Bởi lẽ, mô hình dữ liệu quan hệ có
tính độc lập rất cao, lại dễ dàng sử dụng. Điều quan trọng hơn cả, mô hình
quan hệ được hình thức hoá toán học tốt, do đó được nghiên cứu, phát triển
và cho được nhiều kết quả lý thuyết cũng hư ứng dụng trong thực tiễn. Trên
cơ sở mô hình dữ liệu quan hệ, đến nay đã phát triển thêm một số loại mô
hình khác nhằm mô tả và thể hiện thế giới thực một cách chính xác và phù
hợp hơn như mô hình quan hệ thực thể (Entily Relationship model), mô hình
dữ liệu hướng đối tượng (Object Oriented Model)
1.4 Các thuộc tính cần có và các yêu cầu đặt ra đối với một Hệ quản trị
CSDL
1.4.1 Các thuộc tính cần có của một Hệ quản trị CSDL
Để thể hiện được vai trò quan trọng, Hệ quản trị CSDL của một tổ
chức cần có các thuộc tính sau
Thuộc tính Giải thích
Chia sẻ được Sẵn sàng để nhiều người có thể tiếp cận cùng
một lúc
Vận chuyển Dễ dàng chuyển đến cho người ra quyết định
được
Bảo mật Có khả năng ngăn ngừa sự phá hoại và
không cho những người không có thẩm quyền
dùng
Chính xác Có nội dung phản ánh đúng sự thực, và đáng
tin cậy
Kịp thời Phản ánh thực tế hiện thời và được cập nhật
thường xuyên
Phù hợp Thích hợp, cần thiết cho các quyết định
Với sự xuất hiện các công nghệ hiện đại trong việc vận chuyển dữ liệu
đã làm thay đổi quan niệm về thuộc tính vận chuyển được của dữ liệu. Bây
giờ, tính vận chuyển được không chỉ bó hẹp trong việc đưa thông tin đến tận
bàn của người ra quyết định. Những đòi hỏi cao hơn là phải làm sao để các
nhà ra quyết định có thể tiếp cận tới những thông tin thích hợp vào bất cứ
lúc nào hay bất kỳ nơi nào.
(3) Bảo mật
Trong xã hội ngày nay, dữ liệu là một nguồn tài nguyên vô cùng đáng
giá. Dữ liệu hỗ trợ cho những giao dịch nghiệp vụ và ra quyết định hàng
ngày. Chính vì vậy, các cơ quan luôn bảo vệ dữ liệu của họ một cách thận
trọng bằng nhiều phương pháp. Một phương pháp thông thường là sao chép
dữ liệu và cất giữ một hay nhiều bản sao ở những nơi khác nhau. Kỹ thuật
này được dùng rất phổ biến cho dữ liệu lưu trữ trong các hệ thống máy tính.
Việc truy cập tới dữ liệu thường bị hạn chế qua việc dùng các lớp bảo vệ
bằng hàng rào điện tử như mật khẩu. Một biện pháp nữa đang dần dần được
áp dụng rộng rãi đó là “Ký hợp đồng cạnh tranh – Noncompetitive contract”.
Ví dụ, một số công ty phần mềm máy tính ở Mỹ để cấm đoán một cách hợp
pháp các cán bộ lập chương trình máy tính sau khi bị sa thải không được làm
việc cho một đối thủ cạnh tranh nào đó trong vòng hai năm để hy vọng ngăn
cản được sự tiết lộ những dữ liệu có giá trị dưới dạng kiến thức về phần
mềm của người lập trình
(4) Chính xác
Dữ liệu đóng một vai trò vô cùng quan trọng đối với hoạt động ra
quyết định của mỗi tổ chức. Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh khốc
liệt, mỗi quyết định của tổ chức đề là những bước đi quyết định đến sự tồn
tại và phát triển của mình. Do đó, để có được những quyết định đúng đắn thì
dữ liệu được cung cấp phải chính xác. Đôi khi, sự chính xác của dữ liệu ảnh
hưởng tới tồn vong của tổ chức.
Dữ liệu không chính xác sẽ trở thành mối đe dọa tới lợi nhuận của tổ
chức, doanh nghiệp. Một nghiên cứu gần đây cho biết, những dữ liệu bị mất
mát, dữ liệu sai sót và dữ liệu tồi đã làm cho các công ty của Mỹ hao tổn
hàng tỷ đô la mỗi năm. Dữ liệu tồi dẫn tới tình trạng lập hóa đơn không
đúng, chỉ tiêu quá định mức, phân phát hàng chậm, hàng hóa không đúng
quy cách phẩm chất và bị trả lại nhiều. Vào năm 1990, một công ty chứng
khoán chủ chốt ở New York đã bị mất hơn 200 tỷ đô la chỉ vì một lỗi nạp dữ
liệu. Vì độ chính xác của dữ liệu hệ trọng như vậy nên các cơ quan cần quan
tâm đặc biệt tới việc thu nhập dữ liệu, một thời điểm để gây tổn thất nhất
cho độ chính xác của dữ liệu.
(5) Kịp thời
Giá trị của dữ liệu thường được xác định bằng tuổi của chúng và giá
trị mai một rất nhanh theo thời gian. Do đo, tính kịp thời của dữ liệu luôn
được các nhà quản lý đặt lên hàng đầu. Đối với các nhà quản lý tác nghiệp,
họ thường muốn có được các dữ liệu theo thời gian thực, tức là thâu tóm
được ngay từ khi chúng phát sinh. Họ muốn bắt mạch để nhận rõ từng nhịp
đập của dây chuyền sản xuất sao cho có thể ứng xử rất nhanh khi máy móc
bị hỏng hóc hay khắc phục ngay những khiếm khuyết về sản phẩm. Ngược
lại, các nhà kế hoạch chiến lược có lẽ sẽ bằng lòng hơn với những dữ liệu
thu được từ mấy tháng trước, bởi vì họ quan tâm nhiều hơn tới việc thăm dò
và phát hiện các xu thế tương lai.
(4) Cơ chế giải quyết vấn đề tranh chấp dữ liệu. Mỗi hệ quản trị
CSDL cũng có thể cài đặt một cơ chế riêng để giải quyết các vấn
đề này. Một số biện pháp sau đây được sử dụng:
• Cấp quyền ưu tiên cho từng người sử dụng (người quản trị
CSDL thực hiện).
• Đánh dấu yêu cầu truy xuất dữ liệu, phân chia thời gian,
người nào có yêu cầu trước thì có quyền truy xuất dữ liệu
trước.
(5) Hệ quản trị CSDL cũng phải có cơ chế sao lưu (Backup) và phục
hồi (Restore) dữ liệu khi có sự cố xảy ra. Điều này có thể được
thực hiện bằng cách:
• Định kỳ kiểm tra CSDL, sau một thời gian nhất định hệ
quản trị CSDL sẽ tự động tạo ra một bản sao CSDL. Cách
này hơi tốn kém, nhất là đối với các CSDL lớn.
• Tạo nhật ký (LOG) thao tác CSDL. Mỗi thao tác trên CSDL
đều được hệ thống ghi lại, khi có sự cố xảy ra thì tự động
lần ngược lại (RollBack) để phục hồi CSDL.
(6) Hệ quản trị CSDL phải cung cấp một giao diện (Interface) tốt, dễ
sử dụng, dễ hiểu cho những người sử dụng không chuyên.
(7) Ngoài ra, một hệ quản trị CSDL phải đáp ứng được một yêu cầu
rất quan trọng, đó là bảo đảm tính độc lập giữa dữ liệu và chương
trình: Khi có sự thay đổi dữ liệu (như sửa đổi cấu lưu trữ các bảng
dữ liệu, thêm các chỉ mục (Index) ...) thì các chương trình ứng
dụng (Application) đang chạy trên CSDL đó vẫn không cần phải
được viết lại, hay cũng không làm ảnh hưởng đến những NSD
khác.
Sự tồn tại chính là sự tiến hoá thường xuyên. Do đó, đối với cả tổ chức
cũng như với từng cá nhân mọi lúc đều cần phải thực hiện sự lựa chọn, ra
quyết định để duy trì một thế cân bằng động hướng đích.
Trong mọi tổ chức, ở mọi cấp bậc, mọi nhà quản lý đều cần có thông
tin để vạch kế hoạch để tổ chức, đảm bảo thực hiện chức năng của mình, chỉ
huy và kiểm soát. Hiệu quả của quản lý liên quan chặt chẽ tới số lượng và
chất lượng của thông tin mà người quản lý nhận được. Những lượng thông
tin luân chuyển trong hệ thống mạch máu của cơ thể chúng ta. Chúng không
chỉ chuyển giao các thông tin cơ bản, cần thiết cho việc ra quyết định, mà
còn phải tác động, ảnh hưởng tới thái độ của các cá nhân, theo cách thức
động viên họ để họ hướng các hoạt động và sự quan tâm vào việc điều hoà
hợp lý các mục tiêu của hệ thống.
System)
Hệ thống xử lý giao dịch có chức năng xử lý dữ liệu đến từ các giao
dịch mà tổ chức thực hiện hoặc với khách hàng, với nhà cung cấp, với
những người cho vay hoặc với nhân viên của nó
Hệ thống xử lý giao dịch có nhiệm vụ tập hợp tất cả các dữ liệu cho phép
theo dõi các hoạt động của tổ chức. Chúng trợ giúp các hoạt động ở mức
tác nghiệp.
(2) Hệ thống thông tin Quản lý (MIS – Manager Information
System)
Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống có chức năng trợ giúp các
hoạt động quản lý của tổ chức. Các hoạt động này nằm ở mức điều khiển
tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược. Hệ thống
thông tin quản lý chủ yếu dựa vào các cơ sở dữ liệu của Hệ thống xử lý giao
dịch cũng như các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức. Nói chung, chúng tạo thành
các báo cáo cho các nhà quản lý một cách định kỳ hoặc theo yêu cầu.
(3) Hệ thống trợ giúp ra quyết định (DSS – Decision Support
System
Nguyễn Thị Hạnh 50 Lớp Tin học kinh tế 46a
Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân Khoa Tin học kinh tế
Hệ thống trợ giúp ra quyết định là hệ thống được thiết kế với mục
đích là trợ giúp hoạt động ra quyết định. Về nguyên tắc, một Hệ thống trợ
giúp ra quyết định phải cung cấp thông tin cho phép người ra quyết định
xác định rõ tình hình mà một quyết định cần phải ra
(4) Hệ chuyên gia (ES – Expert System)
Hệ chuyên gia là những hệ thống cơ sở trí tuệ nhân tạo, ghi nhớ kiến
thức lĩnh hội được từ một hay một nhóm người có kỹ năng lành nghề trong
việc giải quyết một số loại vấn đề nào đó. Có thể quan niệm Hệ chuyên gia
như một tập hợp các quy tắc mà dựa vào đó máy tính điện tử đăt ra trước
người ban hành quyết định những câu hỏi, rồi tiếp thu câu trả lời và sau đó
đưa ra những lời khuyên hoặc gợi ý các giải pháp khả thi.
(5) Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh
Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh được sử dụng
như một trợ giúp chiến lược. Ngoài ta còn được thiết kế cho những người sử
dụng là những người ngoài tổ chức, có thể là khách hàng, nhà cung cấp và
cũng có thể là tổ chức khác.
Nếu như, những hệ thống được xác định ở trên là có mục đích trợ
giúp các hoạt động quản lý của một tổ chức thì Hệ thống tăng cường sức
cạnh tranh là những công cụ để thực hiện các ý đồ đó.
• Phân loại Hệ thống thông tin trong tổ chức, doanh nghiệp
Các thông tin trong một tổ chức được phân chia theo cấp quản lý và
trong mỗi cấp quản lý, chúng lại được phân chia theo nghiệp vụ mà chúng
phục vụ.
Ví dụ đối với một doanh nghiệp sản xuất, ta có các hệ thống thông tin
như sau:
Tài chính Marketing Nhân lực Kinh doanh
chiến lược chiến lược chiến lược và sản xuất
chiến lược Hệ thống
Tài chính Marketing Nhân lực Kinh doanh
thông tin văn
chiến thuật chiến thuật chiến thuật và sản xuất
phòng
chiến thuật
Tài chính tác Marketing Nhân lực tác Kinh doanh
nghiệp tác nghiệp nghiệp và sản xuất
tác nghiệp
2.1.3 Nhiệm vụ, chức năng của Hệ thống thông tin quản lý đối với tổ chức
Nhiệm vụ
Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống có nhiệm vụ cung cấp các
thông tin cần thiết phục vụ cho việc quản lý điều hành một tổ chức. Thành
phần chiếm vị trí quan trọng trong Hệ thống thông tin quản lý là một CSDL
hợp nhất, chứa các thông tin phản ánh cấu trúc nội tại của hệ thống và các
thông tin về các hoạt động diển ra trong hệ thống.
Chức năng
Với hạt nhân là CSDL liệu hợp nhất, hệ thống thông tin quản lý có thể
hỗ trợ cho nhiều lĩnh vực chức năng khác nhau và có thể cung cấp cho các
nhà quản lý công cụ và khả năng dễ dàng truy cập thông tin, hệ thống thông
tin quản lý có các chức năng chính:
• Thu nhập, phân tích và lưu trữ các thông tin một cách hệ
thống. Những thông tin có ích được cấu trúc hoá để có thể
lưu trữ và khai thác trên các phương tiện tin học.
• Thay đổi, sửa chữa, tiến hành tính toán trên các nhóm chỉ
tiêu, tạo ra các thông tin mới.
• Phân phối và cung cấp thông tin.
Chất lượng của Hệ thống thông tin quản lý được đánh giá thông qua
tính nhanh chóng trong đáp ứng các yêu cầu thông tin, tính mềm dẻo của hệ
thống và tính toàn vẹn, đầy đủ của hệ thống.
2.1.4 Các bộ phận cấu thành và nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một Hệ
thống thông tin quản lý
Các bộ phận cấu thành một Hệ thống thông tin quản lý
Mọi Hệ thống thông tin đều có bốn bộ phận: Bộ phận đưa dữ liệu vào,
bộ phận xử lý, kho dữ liệu và bộ phận đưa dữ liệu ra.
Đầu vào (Inputs) của Hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn
(Sources) và được xử lý bởi Hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã
được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đến các đích
(Destination) hoặc cập nhập vào kho dữ liệu (Storage).
Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một Hệ thống
thông tin Quản lý
Việc phát triển một Hệ thống thông tin có mục đích là cung cấp cho
các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất. Phát triển một
Hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế hệ
thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó.
o Phân tích một hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và phân
tích chúng để đưa ra chẩn đoán về tình hình thực tế.
o Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của hệ thống mới có khả
năng cải thiện tình hình hiện tại và xây dựng các mô hình logic
và mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó.
o Thực hiện Hệ thống thông tin liên quan tới xây dựng mô hình
vật lý trong của hệ thống mới và chuyển mô hình đó sang ngôn
ngữ tin học
o Cài đặt hệ thống là tích hợp nó vào hoạt động của tổ chức
Khi phát triển một Hệ thống thông tin, câu hỏi đầu tiên được đặt ra là:
Hệ thống thông tin mới là cái gì mà bắt buộc một tổ chức phải tiến hành phát
triển?. Nguyên nhân đầu tiên mà các hệ thống gặp phải đó chính là những
vấn đề về quản lý và việc thâm thủng ngân quỹ. Ngoài ra, còn có một số
những nguyên nhân khác nữa như: Yêu cầu của nhà quản lý, công nghệ thay
đổi và cả sự thay đổi về sách lược chính trị. Có thể tóm lược những nguyên
nhân đó như sau:
Những luật mới của chính phủ ban hành, những thay đổi trong chiến
lược tăng thu nhập cũng như giảm chi phí, tăng chất lượng sản phẩm, giảm
chi phí giao dịch, tăng chất lượng dịch vụ và hỗ trợ sau bán hàng có thể dẫn
đến sự cần thiết của một dự án phát triển một Hệ thống thông tin mới.
o Những yếu tố mới của nhà quản lý.
Đó là những chỉ thị của nhà nước hay cấp trên xuống đối với việc
thay đổi hệ thống
o Sự xuất hiện của công nghệ mới
Sự xuất hiện của các công nghệ mới, đặc biệt là khi các đối thủ cạnh
tranh ứng dụng những công nghệ mới vào trong quy trình sản xuất kinh
doanh của mình thì tổ chức không thể không xem lại các thiết bị được sử
dụng trong Hệ thống thông tin của mình. Những công nghệ mới ra đời
thường đem lại hiệu quả kinh doanh rất lớn, có khi kết quả gấp 10 lần sao
với công nghệ hiện tại. Chính vì vậy, việc thay đổi công nghệ cũ bằng những
công nghệ mới là điều tất yếu và thường xuyên diễn ra trong các tổ chức,
doanh nghiệp. Khi một công nghệ mới được áp dụng thì Hệ thống thông tin
cũ cũng không còn phù hợp nữa và phải thay đổi để đáp ứng những yêu cầu
mới của hệ thống.
o Áp lực cạnh tranh
Các hành động mới của các đối thủ cạnh tranh cũng có một tác động
mạnh đến chiến lược kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Họ không ngừng
thay đổi chiến lược kinh doanh để vượt lên phía trước, tuy nhiên để làm
được điều này thì Hệ thống thông tin cũng cần thay đổi theo để đáp ứng
được các nhu cầu thông tin. Và đến một lúc nào đó, Hệ thống thông tin cũ
sẽ không còn phù hợp nữa thì sẽ phải phát triển một Hệ thống thông tin mới.
Mô hình biểu diễn Hệ thống thông tin là khái niệm rất quan trọng, nó
tạo ra một trong những nền tảng của phương pháp phân tích, thiết kế và cài
đặt một Hệ thống thông tin.
Có ba mô hình chủ yếu được sử dụng: Mô hình Logic, mô hình vật lý
ngoài và mô hình vật lý trong.
Mô hình ổn
định nhất Cái gì? Để làm gì Mô hình logic
(Góc nhìn quản lý)
Mô hình
thay đổi nhất Như thế nào? Mô hình vật lý trong
(Góc nhìn kỹ thuật)
Mô hình Logic
Mô hình Logic mô tả hệ thống làm gì: Dữ liệu mà nó thu thập, xử lý
mà nó phải thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra
cho các xử lý và những thông tin mà hệ thống sản sinh ra. Mô hình này trả
lời câu hỏi “Cái gì?” và “Để làm gì?”
Mô hình vật lý ngoài
Mô hình vật lý ngoài thể hiện khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống
như: Các vật mang dữ liệu và các vật mang kết quả cũng như hình thức của
đầu vào và của đầu ra; Phương tiện để thao tác với hệ thống; Những dịch
vụ, bộ phận, con người và vị trí công tác trong hoạt động xử lý; Các thủ tục
công cũng như những yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu. Nó trả lời
cho câu hỏi: Cái gì?, Ai?, Ở đâu?, Và Khi nào?
2.3Đánh giá hoạt động của một Hệ thống thông tin Quản lý
Trong lý luận và thực tiễn công tác quản lý chúng ta thường gặp phạm
trù hiệu quả. Nói đến hiệu quả là nói đến mục tiêu đặt ra được hoàn thành
tốt xấu thế nào và ở mức độ nào. Trong một tổ chức, khái niệm hiệu quả
được sử dụng khá thường xuyên. Hiệu quả mô tả các kết quả được thực hiện
đích thực và rõ rệt như thế nào so với mục tiêu đề ra.
Khái niệm hiệu quả hoạt động khi xem xét được gắn với bối cảnh thực
và con người thực. Những nhà kinh tế cho rằng, hiệu quả hoạt động gắn với
việc mang lại lợi nhuận hoặc tỉ lệ thu hồi cao. Đối với những nhà quản lý
sản xuất trực tiếp, hoạt động có hiệu quả được đo bằng tổng số và chất
lượng của sản phẩm làm ra. Những nhà khoa học thường diễn đạt hiệu quả
bằng tổng số phát minh, các sáng chế hoặc sản phẩm mới được đưa ra thị
trường và được thị trường chấp nhận. Đối với nhiều nhà lãnh đạo công đoàn,
hoạt động có hiệu quả có nghĩa là sự an toàn lao động, người làm công được
trả lương cao, được thoả mãn trong công việc và chất lượng cuộc sống. Các
nhà quản lý cho rằng, hệ thống thông tin quản lý hoạt động có hiệu quả khi
các sản phẩm thông tin đầu ra của hệ thống đáp ứng được các yêu cầu sau:
(1) Phản ánh đúng thực trạng: Thông tin quản lý phải phản ánh
đúng thực trạng kinh tế-xã hội, lĩnh vực hoặc ngành chuyên môn,
cả khó khăn và thuận lợi để giúp các nhà quản lý làm cơ sở
hoạch định các chính sách phát triển chung và chính sách riêng
cho từng khu vực.
(2) Kịp thời: Thông tin quản lý phải được cập nhật hàng tháng, hàng
quí giúp cho các nhà quản lý điều chỉnh kế hoạch đúng với tình
hình thực tế hoặc điều chỉnh kịp thời các quyết định quản lý.
(3) Nội dung thông tin ngắn gọn, vừa đủ: Loại bỏ những thông tin
không cần thiết và chỉ cung cấp những thông tin phù hợp. "Vừa
đủ" được hiểu là không thiếu để có thể sử dụng vào các công việc
quản lý nhưng không được thừa hoặc chi tiết thái quá dễ dẫn đến
nhiều giải trình méo mó thậm chí giải trình sai khi người ra
quyết định quản lý không cân nhắc kỹ. Mọi thông tin phải được
kiểm tra loại bỏ sai sót không đáng có trước khi đưa đến tay
người sử dụng và các nhà quản lý.
(4) Thêm nữa, thông tin phục vụ công tác quản lý có đặc điểm hết
sức quan trọng đó là nguồn gốc thực tiễn của nó. Nó vừa bắt
nguồn từ thực tiễn, vừa quay trở lại phục vụ thực tiễn. Chính
thực tiễn công tác quản lý làm xuất hiện sự phản ánh, tức là xuất
hiện thông tin. Song, sự xuất hiện của thông tin không phải vì
mục đích tự thân mà nhằm phục vụ thực tiễn quản lý. Thông tin
có giá trị là thông tin tạo khả năng đạt mục đích. Điều này chỉ có
thể đạt được khi thoả mãn ba điều kiện:
• Thông tin phải được chọn lọc: Nó nhất thiết phải gắn
liền với việc xử lý thông tin, với việc lựa chọn thông tin
có giá trị phục vụ cho việc giải quyết những nhiệm vụ
quản lý. Thông tin có giá trị cao là thông tin khi sử
dụng sẽ bảo đảm đạt mục đích dự kiến của quản lý.
• Mục đích
Mục đích của giai đoạn Đánh giá yêu cầu là có được một sự hiểu biết
đầy đủ về các vấn đề, các yêu cầu của người dùng để có thể hình dung được
đầy đủ về các vấn đề của dự án, ước lượng được giá thành và thời gian thực
hiện.
• Mục đích
Giai đoạn Phân tích có mục đích xác định chính xác Hệ thống thông tin
dự định xây dựng sẽ “làm gì?" cho người sử dụng, và nó sẽ hoà nhập vào
môi trường của người sử dụng như thế nào. Nói cách khác, trong giai đoạn
này phải xác định mọi yêu cầu, mọi vấn đề đặt ra mà Hệ thống thông tin
phải đáp ứng. Mặc dù theo lý thuyết thì trong giai đoạn phân tích chỉ cần
xác định được xem hệ thống sẽ phải làm những gì. Tuy nhiên, trên thực tế
kết thúc giai đoạn này người quản lý dự án phải hình dung ra được hệ thống
sẽ thực hiện các chức năng chính đó như thế nào? Trong nhiều trường hợp,
ta không thể chuyển sang giai đoạn Thiết kế nếu như chưa hoàn thành xong
cơ bản giai đoạn Phân tích này.
• Mục đích
Giai đoạn Thiết kế Logic có mục đích xác định tất cả các thành phần
logic của Hệ thống thông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ
thống thực tế và đạt được mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước.
• Mục đích
Mục đích của giai đoạn Đề xuất các phương án của giải pháp là nhằm
xây dựng các phương án khác nhau để cụ thể hóa mô hình logic. Mỗi
phương án là một phác họa của mô hình vật lý ngoài của hệ thống nhưng
chưa phải là mô tả chi tiết.
• Mục đích
Giai đoạn Thiết kế vật lý ngoài được tiến hành sau khi một phương án
của giải pháp được lựa chọn. Mục đích của giai đoạn này là mô tả chi tiết
phương án của giải pháp đã chọn lựa. Đây là một giai đoạn rất quan trọng,
vì những mô tả chính xác ở đây có ảnh hưởng và tác động trực tiếp đến
công việc thường ngày và của những người sử dụng.
• Mục đích
Giai đoạn Triển khai kỹ thuật Hệ thống thông tin có mục đích đưa ra
các quyết định có liên quan tới việc lựa chọn công cụ phát triển hệ thống, tổ
chức vật lý của CSDL, cách thức truy cập tới các bản ghi của các tệp và
những chương trình máy tính khác nhau cấu thành nên Hệ thống thông tin.
Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn này là phần tin học hóa của Hệ
thống thông tin, tức là phần mềm. Cần phải cung cấp các tài liệu như các
bản hướng dẫn sử dụng và thao tác cũng như các tài liệu mô tả về hệ thống.
• Mục đích
Cài đặt là quá trình chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới. Mục
đích của giai đoạn này là tích hợp hệ thống được phát triển vào các hoạt
động của tổ chức một cách ít va vấp nhất và đáp ứng với những thay đổi có
thể xảy ra trong suốt quá trình sử dụng.
Mã hóa là cách thức để thực hiện việc phân loại, xếp lớp các đối tượng
cần quản lý, được sử dụng trong tất cả các hệ thống.
Trong quán trình hoạt động của mình, mỗi doanh nghiệp đều có rất
nhiều quan hệ phát sinh và nhu cầu trao đổi thông tin với khách hàng cũng
như nội bộ trong doanh nghiệp. Các mối quan hệ và nhu cầu này tăng lên
không ngừng theo thời gian. Vấn đề cần thực hiện là phải mã hóa thông tin
sao cho có thể nhận diện một cách nhanh chóng, không nhầm lẫn một đối
tượng trong một tập hợp các đối tượng cùng loại, tiết kiệm bộ nhớ và thời
gian xử lý. Các phương pháp mã hóa như sau:
Để tạo mã hóa phân cấp, người ta phân cấp đối tượng từ trên xuống,
và mã số được xây dựng từ trái qua phải. Các chữ số được kéo dài về phía
bên phải thể hiện chi tiết sự phân cấp sâu hơn. Ví dụ như hệ thống tài khoản
kế toán Việt Nam là một bộ mã ba cấp.
Mã liên tiếp được tạp ra bởi một quy tắc tạo dãy nhất định. Chẳng hạn
thí sinh đăng ký dự thi vào trường Đại học Kinh tế Quốc dân trước có mã số
899 thì người tiếp theo sẽ mang số 900.
Phương pháp mã hóa tổng hợp là sự kết hợp của hai phương pháp mã
hóa phân cấp và mã hóa liên tiếp.
Phương pháp mã hóa theo xeri sử dụng một tập hợp theo dãy gọi là
xeri. Xeri được coi như là một giấy phép theo dõi mã quy định.
Phương pháp này căn cứ vào đặc tính của đối tượng để xây dựng.
Chẳng hạn, người ta thường người ta thường dùng việc viết tắt các chữ cái
đầu làm mã như mã tiền tệ quốc tế: VND, USD…
Phương pháp này chia mã ra thành nhiều trường, mỗi trường tương
ứng với một đặc tính, những liên hệ có thể có giữa những tập hợp con khác
nhau với đối tượng được gán mã.
Phỏng vấn là phương pháp thu thập thông tin về các sự kiện, hiện
tượng bằng nói chuyện hoặc tọa đàm giữa người nghiên cứu và đối tượng.
Phỏng vấn là một trong những công cụ thu thập thông tin đắc lực nhất
dùng cho hầu hết các dự án phát triển Hệ thống thông tin. Phỏng vấn sẽ cho
phép chúng ta thu được những xử lý theo cách khác so với mô tả trong tài
liệu, hay gặp được những người chịu trách nhiệm trên thực tế nhưng không
được ghi chép trên tài liệu. Chính vì vậy, việc sử dụng phương pháp này
giúp thu thập được những nội dung cơ bản, khái quát về hệ thống mà nội
dung đó khó có thể nắm bắt được khi tài liệu quá nhiều, đặc biệt là mục tiêu
của tổ chức.
Phương pháp nghiên cứu tài liệu cho phép nghiên cứu kỹ và tỉ mỉ về
nhiều khía cạnh của tổ chức như: Lịch sử hình thành và phát triển của tổ
chức, tình hình tài chính, các tiêu chuẩn và định mức, cấu trúc thứ bậc, vai
trò nhiệm vụ của các thành viên cũng như hình dạng và nội dung của các
thông tin vào, ra. Phương pháp này cho ta một cái nhìn toàn diện về hệ
thống, bởi thông tin trên tài liệu không những phản ánh hiện tại mà còn phản
ánh cả quá khứ và tương lai của tổ chức.
Phương pháp sử dụng phiếu điều tra được sử dụng khi cần lấy thông tin
của một số lượng lớn các đối tượng trên một phạm vi địa lý rộng. Để thu
được kết quả có độ chính xác cao thì các câu hỏi trên mẫu điều tra phải rõ
ràng, cùng hiểu như nhau, phiếu ghi theo cách dễ hiểu.
Các phương pháp chọn đối tượng gửi phiếu điều tra
• Chọn những đối tượng có thiện chí, tích cực trả lời
• Chọn mẫu ngẫu nhiên trên danh sách
• Chọn mẫu có mục đích
• Phân thành các nhóm rồi chọn ngẫu nhiên từ các nhóm
đó
3.2.4 Quan sát
Quan sát là phương pháp thu thập và xử lý thông tin, sự kiện, hiện
tượng xã hội thông qua quan sát trực tiếp các biểu hiện của nó trong thực
tiễn để kết luận bản chất của sự kiện, hiện tượng
Khi muốn nhìn thấy những gì không nhìn thấy trên tài liệu hoặc qua
phỏng vấn như tài liệu để đâu, đưa cho ai, lưu trữ như thế nào… người ta sẽ
dùng phương pháp quan sát.
Sơ đồ chức năng kinh doanh (BFD) của Hệ thống thống tin chỉ ra cho
chúng ta biết hệ thống cần phải làm gì. BFD là việc phân rã có thứ bậc các
chức năng của hệ thống. Mỗi chức năng có thể gồm nhiều chức năng con và
thể hiện trong một khung sơ đồ.
Một chức năng trong mô hình sẽ bao gồm các chức năng con. Mỗi
chức năng có tên duy nhất, đơn giản nhưng thể hiện bao quát các chức năng
con của nó, phản ánh được thực tế nghiệp vụ và như thế giúp cho việc xây
dựng các mô hình dữ liệu được tường minh.
A A
B C B C
D E D E F G
F G H
Tài liệu
Tên xử lý:
Mô tả:
Tên IFD liên quan:
Phân ra thành các IFD liên quan:
Phương tiện thực hiện:
Sự kiện khởi sinh:
Chữ ký:
Cấu trúc của thực đơn:
Phương pháp xử lý:
Tên xử lý”:
Mô tả:
Tên DFD liên quan:
Các luồng dữ liệu vào:
Các luồng dữ liệu ra:
Kho dữ liệu mà xử lý sử dụng:
Mô tả Logic của xử lý:
Tên luồng:
Mô tả:
Tên DFD liên quan:
Nguồn:
Đích:
Các phần tử thông tin:
Tên kho:
Mô tả:
Tên DFD liên quan:
Các xử lý có liên quan:
Tên sơ đồ cấu trúc tệp liên quan:
Bước 3: Tích hợp các tệp để tạo ra một CSDL duy nhất:
Từ mỗi đầu ra khi thực hiện ở bước 2 sẽ tạo ra rất nhiều danh sách.
Những danh sách nào cùng mô tả về một thực thể thì phải tích hợp lại, tạo
ra một danh sách chung, bằng cách tập hợp tất cả các thuộc tính chung và
riêng của những danh sách đó.
Bước 4: Xác định khối lượng dữ liệu cho từng tệp và toàn bộ sơ đồ:
• Xác định số lượng các bản ghi cho tứng tệp.
• Xác định độ dài cho một thuộc tính. Tính độ dài cho
bản ghi.
Bước 5: Xác định liên hệ logic giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấu trúc dữ liệu
(DSD)
Xác định mối liên hệ giữa các tệp, biểu diễn các tệp và vẽ sơ đồ
liên kết giữa các tệp.
3.4.2 Thiết kế CSDL bằng phương pháp mô hình hóa
Cùng với phương pháp thứ nhất, phương pháp thứ hai này sẽ bổ sung
cho quá trình mô hình hoá hệ thống thông tin một cách đầy đủ.
Một số khái niệm cơ sở về quan hệ:
• Thực thể quản lý (Entity): Là một tập hợp các đối
tượng cùng loại mà nhà quản lý quan tâm tới. Ví dụ
thực thể KHACHHANG
o Thực thể cụ thể (hay lần xuất): Là một
phần tử của tập hợp. Ví dụ khách hàng
Nguyễn Văn A là một phần tử của tập hợp
KHACHHANG nói trên.
o Thực thể quản lý khái quát - thành viên:
• Số chiều của quan hệ: Số lượng các thực thể tham gia
vào quan hệ đó.
Mô hình hoá quan hệ thực thể:
Một số kí pháp:
• Thực thể:
Khách hàng
1 1
A R B
Một lần xuất của thực thể A được liên kết với chỉ một lần xuất của
thực thể B và ngược lại.
o 1@N liên kết loại Một- Nhiều
1 N
A R B
Mỗi lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều của
thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B chỉ liên kết với duy nhất một lần
xuất của thực thể A.
N M
A R B
Một lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều lần xuất
của thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B được liên kết với một hoặc
nhiều lần xuất của thực thể A.
Chuyển đổi sơ đồ khái niệm sang sơ đồ cấu trúc dữ liệu:
Từ các sơ đồ khái niệm, bước tiếp theo là việc chuyển đổi sơ đồ này
sang sơ đồ cấu trúc dữ liệu. Đây chính là pha thiết kế logic trong quá trình
thiết kế CSDL.
• Quan hệ 1-1: Chỉ tạo ra một tệp chung duy nhất để
biểu diễn thực thể đó. Khoá của tệp là định danh của
thực thể.
• Quan hệ 1-N: Tạo ra một hai tệp thể hiện mỗi kiểu
thực thể đó. Khoá của tệp là thuộc tính định danh của
thực thể. Quan hệ được thể hiện bằng cách thêm thuộc
tính định danh của tệp bên một vào tệp bên nhiều.
• Quan hệ N-M: Sinh ra ba tệp, trong đó 2 tệp ứng với
2 thực thể, 1 tệp chứa 2 định danh của 2 thực thể có
quan hệ.
• Quan hệ khái quát - thành viên: Sinh ra một tệp cho
thực thể khái quát, các tệp cho từng thực thể thành
viên. Trong tệp thực thể khái quát có thêm thuộc tính
phân loại các thực thể thành viên đó.
Nguyễn Thị Hạnh 83 Lớp Tin học kinh tế 46a
Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân Khoa Tin học kinh tế
Trên đây là những công cụ và phương pháp chung cần thiết để phân
tích và thiết kế, đặc biệt là việc thiết kế CSDL một HTTT nói chung. Trong
quá trình thực hiện, do những yêu cầu khách quan và những ràng buộc phức
tạp của tổ chức, ta không thể áp dụng một cách máy móc các bước thực hiện
trên, nhưng đó là khung thực hiện chung mà ta có thể dựa vào đó để thực
hiện có quy trình. Khi một hệ thống mới được thực hiện thì có ba khả năng
về dữ liệu:
(1) Các kho dữ liệu cần thiết đã có theo đúng đặc trưng
thiết kế, do vậy không cần chuẩn bị gì.
(2) Các kho dữ liệu đã tồn tại nhưng không đầy đủ và cấu
trúc chưa phù hợp, cần phải nhập thêm những dữ liệu
mới chưa có trên máy và trích các dữ liệu có cấu trúc
chưa phù hợp từ các tệp hay từ các CSDL, sửa và ghi
lại vào CSDL của hệ thống.
(3) Các kho dữ liệu hoàn toàn chưa tồn tại, buộc phải tạo
ra.
Như vậy, tuỳ từng hệ thống mà ta phải tạo mới hoàn toàn các tệp
CSDL, hoặc chỉ cần thay đổi trên hệ thống cũ cho phù hợp với yêu cầu mới
trong doanh nghiệp hay kỹ thuật. Ngoài ra, còn nhiều công ty phụ phát triển
thêm các khuôn mẫu (modules), công cụ (tools, controls) hay ứng dụng
(application) phụ giúp dưới hình thức VBX cộng thêm vào giao diện chính
càng lúc càng thêm phong phú.
Khi Visual Basic phiên bản 3.0 được giới thiệu, thế giới lập trình lại
thay đổi lần nữa. Kỳ này, ta có thể thiết kế các ứng dụng (application) liên
hệ đến Cơ Sở Dữ Liệu (Database) trực tiếp tác động (interact) đến người
dùng qua DAO (Data Access Object). Ứng dụng này thưòng gọi là ứng
dụng tiền diện (front-end application) hay trực diện. Phiên bản 4.0 và 5.0 mở
rộng khả năng VB nhắm đến Hệ Điều Hành Windows 95. Phiên bản 6.0
cung ứng 1 phương pháp mới nối với Cơ Sở Dữ Liệu (Database) qua sự kết
hợp của ADO (Active Data Object). ADO còn giúp các chuyên gia phát triển
mạng nối với Cơ Sở Dữ Liệu (Database) khi dùng Active Server Pages
(ASP)
I Bài toán quản lý bán sách và lưu kho bằng máy đọc mã vạch
tại Nhà xuất bản trường Đai học Kinh tế Quốc dân
1 Quy trình bán sách và lưu kho tại Nhà xuất bản
Nhà xuất bản trường Đại học Kinh tế Quốc dân là một đơn vị trực
thuộc trường Đại học Kinh tế Quốc dân, chuyên chế tác và kinh doanh các
loại sách cho sinh viên và các đơn vị kinh doanh. Nhà xuất bản có một cửa
hàng sách trong trường, thực hiện công tác bán sách và lưu kho. Quy trình
bán sách của công ty được mô tả như sau:
• Nhập sách
Sách được chuyển từ các nhà cung cấp tới kho của cửa hàng. Lúc
này, nhân viên ở bộ phận quản lý kho sẽ kiểm tra và ghi nhận lại tên sách,
số lượng, giá … Nhà cung cấp ở đây chính là các doanh nghiệp, các đơn vị,
cá nhân muốn gửi, bán sách tại Nhà xuất bản. Tuy nhiên, sách tại cửa hàng
vẫn chủ yếu được nhập từ kho của Nhà xuất bản.
• Bán sách
Khách hàng sau khi chọn sách cần mua, nhân viên bán hàng sẽ ghi
lại tên hàng, số lượng, đơn giá của từng đầu sách (đơn giá đã có khi nhập
sách vào kho của cửa hàng), rồi tính tiền và thu tiền. Sau khi bán sách cho
khách hàng, nhân viên bán hàng sẽ phải ghi lại số liệu vào trong sổ chi tiết
bán sách hàng ngày để lên các báo cáo trình Ban giám đốc.
• Kiểm tra hàng tồn kho
Cuối mỗi ngày nhân viên quản lý kho, phải xem xét lượng sách tồn
kho. Nếu lượng tồn kho nhỏ hơn lượng tồn kho tối thiểu thì sẽ lập phiếu yêu
cầu nhập sách. Ở đây, phiếu xin nhập sách và phiếu nhập kho không nhất
thiết giống nhau vì số lượng và mặt hàng không chắc giống với đề nghị.
• Lên báo cáo
Thường kỳ, bộ phận bán hàng, kho và kế toán sẽ phải thống kê, phân
tích dữ liệu để lên được các báo cáo trình Ban giám đốc đúng thời hạn. Các
báo cáo ở đây có thể là định kỳ hay bất thường tùy theo yêu cầu cụ thể của
Ban giám đốc.
• Đơn vị tiền tệ
Hầu hết tất cả các loại sách đều được nhập từ các đơn vị trong nước
nên đơn vị tiền tệ quy chuẩn ở đây là VND.
2 Việc quản lý bán sách và lưu kho tại Nhà xuất bản
Ban giám đốc Nhà xuất bản trường Đại học Kinh tế Quốc dân thực hiện
việc quản lý của mình dựa trên các báo cáo thống kê của bộ phận bán hàng,
kho và kế toán. Công việc lên báo cáo được các nhân viên của Nhà xuất bản
thực hiện định kỳ một cách có quy trình và thống nhất.
Định kỳ, bộ phận bán hàng, kho và kế toán có trách nhiệm nộp các báo
cáo lên cho Ban giám đốc như: Báo cáo bán hàng theo tháng, doanh thu bán
hàng theo tháng, báo cáo hàng tồn kho …Ngoài ra, khi có những sự kiện đặc
biệt, Ban giám đốc cũng đòi hỏi những báo cáo bất thường không nằm trong
danh mục các báo cáo trên. Để lên được những báo cáo đó, các bộ phận phải
tiến hành theo quy trình thống nhất của Nhà xuất bản.
Hàng tuần bộ phận kế toán sẽ nhận được số liệu bán sách của bộ phận
bán hàng cũng như các số liệu về lượng sách xuất nhập trong kho. Dựa trên
các số liệu đó mà bộ phận kế toán sẽ tiến hành phân tích và tổng hợp dữ liệu
để đưa ra được một bản báo cáo tổng hợp nhất trình lên Ban giám đốc.
Ngoài cá báo cáo mang tính thuần túy số liệu, bộ phận kế toán cũng cần đưa
ra các dự báo cho tương lai. Công việc phân tích tổng hợp dữ liệu phải được
tiến hành thường xuyên vì Ban giám đốc không chỉ đòi hỏi cá báo cáo định
kỳ mà còn cả những báo cáo bất thường.
Các báo cáo dược xây dựng dựa trên các phương pháp thống kê mô tả
và phân tích dữ liệu. Dữ liệu từ nhiều nguồn sẽ được thu thập và thống kê
lại. Sau khi đã có đầy đủ dữ liệu, các nhân viên sẽ sử dụng các phương pháp
thích hợp: Sắp xếp, tổng hợp, phân nhóm dữ liệu … để lên báo cáo.
Thống kê mô tả: Là phương pháp mô tả dữ liệu bằng các phép tính
và chỉ số thống kê . Phương pháp này được sử dụng rất nhiều trong việc lên
các báo cáo bán hàng
Phân tích dữ liệu: Là những phương pháp dùng để biến dữ liệu thành
các thông tin hữu ích cho người dùng. Các thông tin tin thu được là kết quả
tổng hợp của nhiều yếu tố đầu vào.
• Các báo cáo yêu cầu phải nhanh, chính xác, kịp thời
• Thông tin trên báo cáo phải được trình bày rõ ràng, theo một khuôn
mẫu chung
• Thông tin trên báo cáo mang tính tổng hợp, đã được phân tích và chắt
lọc từ nhiều nguồn dữ liệu khác nhau
• Đáp ứng được các đòi hỏi định kỳ và bất thường của Ban giám đốc
• Đưa ra được các cảnh báo kịp thời đối với công tác bán hàng và lưu
kho
2.4 Thực trạng hoạt động lên báo cáo tại Nhà xuất bản
Hiện nay, quy mô Nhà xuất bản không ngừng được mở rộng. Số
lượng khách hàng và nhà cung cấp càng ngày càng tăng. Mỗi một ngày có
rất nhiều giao dịch diễn ra. Tuy nhiên các nhân viên bán hàng chủ yếu vẫn
ghi chép bằng tay, khi cần tính toán thì dùng thêm một số tiện ích của
Microsoft Excel. Mặt khác, các nhân viên này không thành thạo vi tính, nên
để xây dựng được một báo cáo theo đúng nghĩa của nó thường mất khá
nhiều thời gian, có khi mất hàng quý, thậm chí đến nửa năm. Điều này ảnh
hưởng rất lớn tới hoạt động của Nhà xuất bản.
Trong những năm tới, để hội nhập với nền kinh tế thị trường, Nhà
xuất bản phải có những bước tiến mới. Khi đó, các báo cáo được yêu cầu
không chỉ là những báo cáo theo quý mà theo tháng, theo tuần thậm chí theo
ngày. Với tình hình như hiện nay, thì hệ thống thông tin hiện tại không thể
đáp ứng được các yêu cầu đó. Hơn nữa, khi các giao dịch ngày càng nhiều
và lớn thì Nhà xuất bản cũng không thể tiến hành bán hàng, ghi chép dữ liệu
thủ công nữa. Từ thực tế như vậy mà Ban giám đốc Nhà xuất bản đã quyết
định phát triển hệ thống thông tin quản lý bán hàng và lưu kho cho hoạt
động của mình dựa trên ứng dụng của công nghệ mã vạch.
II Phân tích Hệ thống thông tin quản lý bán sách và lưu kho
bằng máy đọc mã vạch tại Nhà xuất bản trường Đai học
Kinh tế Quốc dân
1.1 Các phương pháp đã sử dụng để xác định yêu cầu hệ thống
1.1.1 Phỏng vấn
Em đã tiến hành phỏng vấn Ban Giám Đốc, bộ phân kế toán và các
nhân viên làm việc tại cửa hàng và kho tại NXB trường đại học Kinh Tế
Quốc Dân. Nội dung phỏng vấn được trình bày trong bảng sau:
Người được phỏng Nội dung Kết quả phỏng vấn
vấn phỏng vấn
Chú Trần Quang Nhiệm vụ của - Nhiệm vụ của bộ phận bán
Yên bộ phận bán hàng: Nhập sách từ kho, bán
(PGĐ NXB) hàng và kho sách và định kỳ kiểm kê
trong Nhà Xuất lượng sách trong cửa hàng
Bản - Nhiệm vụ của bộ phận kho:
Cung cấp sách cho cửa hàng,
nhập sách từ xưởng in, và
định kỳ kiểm kê kho để có các
báo cáo cung cấp lên BGĐ
Lưu trữ
• Thông tin về các loại sách mà Nhà xuất bản kinh doanh
• Thông tin nhà cung cấp
• Thông tin khách hàng
• Thông tin nhập kho, bán sác
Tra cứu
• Thông tin sách, loại sách
• Thông tin nhà cung cấp
• Thông tin khách hàng
• Thông tin bán sách theo ngày, tháng, quý
• Thông tin doanh thu bán sách
Tính toán
• Tính toán lượng sách tồn kho
• Doanh thu bán sách theo ngày, tháng, quý, năm
Kết xuất
• Chi tiết bán sách
• Báo cáo bán sách theo ngày, tháng, năm
• Báo cáo sách tồn kho theo ngày, tháng, năm
• Báo cáo doanh thu bán hàng theo ngày, tháng, năm
• Phiếu nhập kho
• Hóa đơn bán hàng
Nhà cung
cấp Ban giám đốc
Dữ
liệu
Chi tiết bán
hàng
Khách Hàng
QL Bán Hàng
Yêu cầu bán
Báo cáo bán
hàng
sách
Kiểm tra lượng Kiểm tra sách Báo cáo tồn kho
tồn trong kho nhập kho
Lập hóa đơn bán Lập phiếu nhập Báo cáo doanh
sách kho thu
YC mua hàng
Phiếu nhập
Nhà cung cấp Khách Hàng
Hóa đơn
YC nhập QL bán
sách và Báo cáo
lưu kho
YC báo cáo
Ban giám
đốc
DFD Ngữ cảnh
Nhà cung
Khách hàng cấp
Yêu
Phiếu
cầu
nhập
mua
Hóa kho
hàng
đơn
1.0 2.0
QL QL
bán Lưu
sách kho
Thẻ kho
Chi
tiết
bán
hàng Dữ liệu
III Thiết kế Hệ thống thông tin quản lý bán sách và lưu kho
bằng máy đọc mã vạch tại Nhà xuất bản trường Đai học
Kinh tế Quốc dân
1 Thiết kế CSDL
C
C 1 1 ó
ó
Khách Hàng Nhà cung cấp
N N
Món sách
Món nhập
N
N
N
Có Có
1 1
Sách
C X
ó B
1 1
1.2 Cơ sở dữ liệu
(1) Bảng khách hàng
4 SoDT Text 12
5 MaSoThue Text 10
3 MaSoThue Text 10
4 DienThoai Text 12
3 MaNCC Text 25
6 NXB Text 50
1 MaNhom Text 25
2 TenNhom Text 15
3 Quyen Text 50
4 HovaTen Text 25
5 NgaySinh Date/Time
6 DiaChi Text 50
7 DienThoai Text 12
8 SoCMND Text 50
9 ChucDanh Text 50
Qua quá trình nghiên cứu và khảo sát thực tế bài toán “Quản lý bán
sách và lưu kho tại Nhà xuất bản”, em đã quyết định sử dụng phương pháp
thiết kế từ đỉnh xuống để thiết kế các giải thuật của mình như sau:
Đăng nhập
QL sử dụng
DM Khách
Tạo tài khoản Hàng
mới
QL bán sách
và lưu kho Cập nhật hóa DM Nhóm
đơn bán sách
Kiểm kê kho
Hóa đơn
QL Tìm
kiếm Sách
Khách hàng,
NCC
BC Bán hàng
BC Doanh thu
Begin
F
Kiểm tra kết
nối CSDL
T
I:=0
F
I<=3
T
Thoát
I:=I+1 khỏi
CT
F
KT tên ĐN
Thông báo và mật
khẩu
T
End
2.2.2 Giải thuật tính toán doanh thu theo thời gian
Begin
Nhập T1, T2
I=0, DT =0
I<=Cou F
nt(bản
ghi)
T
I:=I+1
F
T1<=T[i]<=T2
DT=DT+SL[i]*DG[i]*(1-CK[i])
In Doanh thu
End
2.2.3 Giải thuật tính toán doanh thu theo thời gian của từng đầu sách
Begin
I=0, DT =0
I<=Cou F
nt(bản
ghi)
T
I:=I+1
F (T1<=T[i]<=T2)
&&
(masach[i]=masach
)
T
DT=DT+SL[i]*DG[i]*(1-CK[i])
In Doanh thu
End
2.2.3 Giải thuật tìm kiếm hóa đơn theo thời gian và hợp đồng
Begin
I=0
I<=Cou F
nt(bản
ghi)
T
I:=I+1
F (T1<=T[i]<=T2)
&&
(maHĐ[i]==maHĐ)
T
Thông báo
End
Begin
I=0
I<=Cou F
nt(bản
ghi)
T
I:=I+1
F
Tên sách[i]= =
tên sách
T
Thông báo
End
2.2.5 Giải thuật tìm kiếm khách hàng theo tên khách hàng
Begin
Nhập tên KH
I=0
I<=Cou F
nt(bản
ghi)
T
I:=I+1
F
Tên KH[i]= = tên
KH
T
Thông báo
End
2.2.6 Giải thuật tính doanh thu theo thời gian của từng nhóm sách
Begin
I=0, DT =0
I<=Cou F
nt(bản
ghi)
T
I:=I+1
F (T1<=T[i]<=T2) &&
(Nhomsach[i]=Nhomsach
)
T
DT=DT+SL[i]*DG[i]*(1-CK[i])
In Doanh thu
End
Khi thiết kế giao diện người dùng ta phải chú ý đến các nguyên tắc cơ
bản sau :
• Khuôn dạng màn hình nhập liệu phải được thiết kế giống như
khuôn dạng của tài liệu gốc. Tránh bắt người sử dụng phải nhớ
các thông tin từ màn hình này sang màn hình khác.
• Nên nhóm các trường thông tin trên màn hình theo một trật tự
có ý nghĩa, theo trật tự tự nhiên, theo tần số sử dụng, theo chức
năng hoặc theo tầm quan trọng.
• Không bắt người dùng phải nhập các thông tin thứ sinh tức là
những thông tin có thể được tính toán hoặc suy luận từ các
thông tin đã có.
• Lấy trục đứng ở trung tâm màn hình làm trục chính đưa ra.
• Nếu một đầu ra có nhiều trang màn hình thì phải đánh số thứ tự
và viết số trang.
• Căn trái cho văn bản và căn phải cho các thông tin số.
• Tự động cập nhật các giá trị ngầm định nếu có thể. Ví dụ như
thông tin về ngày ghi sổ, số thứ tự hoá đơn...
Nguyễn Thị Hạnh 121 Lớp Tin học kinh tế 46a
Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân Khoa Tin học kinh tế
• Sử dụng phím TAB, phím Enter để chuyển tới các trường thông
tin tiếp theo.
Chức năng
Form đăng nhập chỉ được mở khi CSDL đã được kết nối. Để đăng
nhập vào hệ thống, người sử dụng phải điền đầy đủ các thông tin gồm Tên
đăng nhập và Mật khẩu rồi nhấn nút đăng nhập. Chương trình sẽ kiểm tra
thông tin nhập vào có chính xác hay không. Nếu chính xác thì chương trình
sẽ cho phép đăng nhập và phân quyền sử dụng. Nếu sai chương trình sẽ
thông báo cho người dùng. Tuy nhiên, người dùng chỉ có ba lần đăng nhập,
sau ba lần đăng nhập mà thông tin nhập vào vẫn sai thì chương trình sẽ tự
động kết thúc.
Chức năng
Form được mở đầu tiên khi bắt đầu mở chương trình và tồn tại cho
đến khi đóng chương trình. Giao diện chính là giao diện giao tiếp với người
dùng, là nơi mà người dùng có thể gọi các giao diện khác và thực hiện các
câu lệnh quan trọng.
Chức năng:
Đây là giao diện để admin xem danh sách nhân viên có tài khoản sử
dụng trong phần mềm. Tại đây, người dùng có quền tạo tài khoản, xóa tài
khoản của người sử dụng khác trong chương trình. Giao diện này chỉ được
mở với tài khoản là quyền admin.
3.2.6 Giao diện cập nhật hóa đơn (Hóa đơn nhập, hóa đơn bán)
3.2.11 Giao diện xem báo cáo doanh thu theo tháng
3.2.12 Giao diện xem báo cáo doan thu theo nhóm sách
• Thông tin phải được thể hiện ở dạng người dùng bình thường không
được tuỳ ý sửa chữa.
• Thông tin hiển thị phải hài hoà giữa các trang.
• Một số hình thức báo cáo phải được sự đồng ý của công ty.
Dưới đây là một số nguyên tắc thiết kế báo cáo dưới dạng biểu
mẫu
Vấn đề Nguyên tắc Ví dụ
Page size Chuẩn là (8½” x 11”) và
(8½” x14”)
REPORT LEGEND
Report Là chú thích về chữ viết tắt,
SEATS – Number of
Legends ký hiệu, màu sắc trong báo
seats in classroom
cáo, có thể trình bày ở đầu
LIM – Course
và cuối
Enrollment limit
Kết luận
Trong tiến trình hội nhập nền kinh tế thế giới của nước ta hiện nay,
tin học hoá ngày càng đóng vai trò quan trọng và trở thành xu thế phát triển
tất yếu của mỗi tổ chức. Đặc biệt, đối với các ngân hàng và siêu thị thì nhu
cầu áp dụng tin học là một trong những chiến lược hàng đầu.
Qua thời gian thực tập tại Công ty Trí tuệ nhân tạo Việt Nam, em đã
được tìm hiểu và tiếp cận với một quy trình sản xuất phần mềm chuyên
nghiệp. Đồng thời, em cũng được đến tìm hiểu, và nghiên cứu nghiệp vụ bán
sách và lưu kho tại Nhà xuất bản trường Đại học Kinh tế Quốc dân. Những
kiến thức và kinh nghiệm bổ ích đó đã giúp em rất nhiều trong quá trình xây
dựng đề tài của mình.
Đề tài “Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán sách và
lưu kho bằng máy đọc mã vạch tại Nhà xuất bản trường Đại học Kinh tế
Quốc dân” được xây dựng dựa trên việc phân tích Hệ thống thông tin, sử
dụng ngôn ngữ lập trình Visual Studio 6.0, Hệ quản trị CSDL Microsoft
Access cùng công cụ thiết kế báo cáo Crystal Report 8.5. Đề tài đã tạo ra
một chương trình thể hiện các chức năng tổng quan theo yêu cầu của Hệ
thống thông tin quản lý tại Nhà xuất bản.
Mục tiêu của đề tài là xây dựng một phần mềm trợ giúp nghiệp vụ
bán sách tại Nhà xuất bản. Tuy nhiên, phần mềm này cũng có thể ứng dụng
để triển khai cho các cửa hàng, siêu thị vừa và nhỏ khi họ muốn tin học hóa
công tác quản lý hoặc đã tin học hóa nhưng muốn ứng dụng công nghệ mã
vạch trợ giúp nghiệp vụ tốt hơn.
Do thời gian và năng lực còn hạn chế nên Phần mềm em xây dựng
không tránh khỏi những sai sót và không đáp ứng hết các yêu cầu thực tế
đưa ra. Song, nếu có điều kiện trong tương lai em sẽ phát triển triển thêm
để phần mềm hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!