ACTA DE REUNION: Revisar proceso de abastecimiento para la lnea de Negocio Sufi.

Fecha: 22-06-2011 Ciudad Medelln Hora: 7:30 Lugar: PISO 10C TORRE SUR_SALA 2 Duracin: 1:30 OBJETIVO DE LA REUNIN (QU Y PARA QU): Presentar dentro del proceso de abastecimiento los escenarios que soportan los conceptos de compras para la Lnea de Negocio Sufi. PARTICIPANTES Daniel Hurtado Arango Liliana Maria Cano Orlas Juan Carlos Herrera Lopera Elvia Ines Perez Lucy Milena Romero Villa Delia Johana Ibez Natalia Onate Florian Luz Mercedes Palacio Arango Andres Alirio Camacho Cubides Jeimy Liliana Cespedes Carrillo Oney Rodriguez Sanchez % ASISTENCIA 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 TEMAS TRATADOS Y DECIDIDOS OBJETIVO Presentar el proceso de abastecimiento para la lnea de negocio Sufi. Temas tratados: 1. PAPELERIA: Cadena es el proveedor que se encarga de atender los requerimientos de papelera a Sufi a nivel nacional. El proceso que se ejecuta para los pedidos de papelera por cada regin es el siguiente: Regin Centro: Medelln: La secretaria es la persona encargada de consolidar y centralizar los pedidos para la regin. Una vez el proveedor (Cadena) atiende el pedido, la secretaria lo recibe y se encarga de distribuirlo a cada Ejecutivo y este a su vez a cada concesionario. Bogot: El proceso es similar al de Medelln, La secretaria es la persona encargada de consolidar y centralizar los pedidos para la regin. Una vez el proveedor (Cadena) atiende el pedido, la secretaria lo recibe y se encarga de distribuirlo a cada Ejecutivo y este a su vez a cada concesionario. Domesa distribuye a los concesionarios en los casos en que la tula sea suficientemente grande para llevar el pedido. Debido a que el tamao del pedido entregado por el proveedor es variable, Domesa no se hace responsable de la entrega al concesionario directamente. AREA Gerente Ejecutivo/Regin Antioquia Gerente de Clientes Masivos/ Regin Antioquia Lder de servicio de zona /Regin Sur Funcional Innova Lder de servicio de zona /Regin Caribe Procesos Innova Lder de servicio de zona / Regin Bogot Coordinador Antioquia Comercial/ Regin

Ejecutivo Senior/Regin Bogot Auxiliar Administrativo/ Regin Bogot Auxiliar Administrativo /Regin Sur

Regin Sur: El proveedor entrega directamente al Auxiliar administrativo quien realiza un control en el inventario de las unidades entregadas por Cadena. En caso de que el proveedor entregue el pedido directamente en el concesionario es posible que la mercanca se extrave y no se tenga control de la misma. Regin Caribe: El proceso es similar a la Regin Centro y Sur. Se mencion que el servicio de papelera debe ser centralizado y atendido por la Gerencia Logstica Integral quien ser el responsable de realizar el pedido al proveedor. Se debe validar con la Gerencia Logstica Integral el manejo de este servicio revisando la posibilidad de que la entrega de los suministros la haga el proveedor a cada Ejecutivo en el concesionario donde est ubicado Con base a lo anterior el proceso que se deber seguir es el siguiente:
Radicar solicitud de pedido Validar Presupuesto Enviar pedido de Crear o compras al consolidar pedido Validar proveedor de compras Presupuesto Verificar caractersticas del bien o servicio Registrar entrada del bien o servicio en el sistema Recibir los Contabilizar factura documentos de en el sistema cobro y validar requisitos de forma

Filial

Sistema

Cen tralizador

Sistema

Centralizador

Filial

Filial

Domesa

Auxiliar Contabilizador

Recibir Requerimientos de BYS

Compras Bienes y Servicios

Recibir Bienes y Servicios

Procesar Factura de Proveedores

Con el objetivo de tener mayor control en la recepcin del pedido, se sugiri realizarla en el sistema de manera centralizada, teniendo en cuenta que cada usuario receptor del pedido fsico deber comunicar procedimentalmente al centralizador que recibi a conformidad el pedido generado para el ingreso de estas al sistema. Con el fin de que el proceso de Distribucin del pedido de papelera se realice de una manera adecuada, se recomend apoyarse de la Gerencia Logstica Integral para que se haga una recomendacin por parte de este. 2. BONOS SODEXO Para la realizacin de las solicitudes de pedido de los Bonos se debe manejar un control por parte de Sufi bajo el cual no se le permita a ciertos cargos no hacer este tipo de solicitudes. Desde la herramienta no es posible debido a que existen otras solicitudes como papelera, a las cuales estos usuarios pueden ingresan a SAP y generar una Solped cuando lo requieran. Proceso:
Radicar solicitud de pedido Validar Presupuesto Enviar pedido de Crear o compras al consolidar pedido Validar proveedor de compras Presupuesto Verificar caractersticas del bien o servicio Registrar entrada del bien o servicio en el sistema Recibir los Contabilizar factura documentos de en el sistema cobro y validar requisitos de forma

Filial

Sistema

Cen tralizador

Sistema

Centralizador

Filial

Filial

Domesa

Auxiliar Contabilizador

Recibir Requerimientos de BYS

Compras Bienes y Servicios

Recibir Bienes y Servicios

Procesar Factura de Proveedores

3. NOTARIAS

Con estas solicitudes Sufi no presenta ningn inconveniente, hasta el momento se les ha realizado el proceso de inicio a fin por parte de las reas encargadas de estos servicios. Este servicio se maneja bajo el proceso financiero.

Modelo objetivo:
Recibir los documentos de cobro y validar requisitos de forma Revisar y Aprobar documentos de cobro Aprobar documentos de cobro Comparar factura y adicionar impuesto o retenciones Contabilizar factura en el sistema

Domesa

reas del Grupo

Jefe con Atribuciones

Auxiliar Contabilizador

Auxiliar Contabilizador

Procesar Factura de Proveedores

COMPROMISOS TEMAS Validar con la Gerencia Logstica Integral el manejo de este servicio revisando la posibilidad de que la entrega de los suministros la haga el Sufi proveedor a cada Ejecutivo en el concesionario donde est ubicado RESPONSABLE(S) FECHA pendiente

NOTAS O COMENTARIOS ADICIONALES

ELABORADO POR:

Delia Johana Ibez

AREA

IP Innova

Nota: Actas sobre las cuales no se hagan observaciones la semana siguiente a su elaboracin, se consideran como definitivas.