METODOLOGIA DE LAS 9 S INDICE

INTRODUCCIN. OBJETIVOS.

PRIMERA PARTE: CONCEPTOS BASICOS. LA CALIDAD EN EL AMBIENTE DE TRABAJO CONCEPTOS. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Clasificacin. Organizacin. Limpieza. Disciplina. Compromiso. Bienestar personal. Coordinacin. Constancia. Estandarizacin.

RESUMEN.

SEGUNDA PARTE. APLICACIONES. PROCEDIMIENTOS DE APLICACIN. 1. 2. 3. 4. 5. 6. Proceso de concientizacin en el recurso humano. Elaboracin de metas. Seleccin y priorizacin de acciones Anlisis de la situacin actual. Acciones correctivas y preventivas. Evaluacin. Comparacin Diagnostico ex ante y ex post.

BARRERAS PARA LA IMPLEMENTACION DE LAS 9 S.

METODOLOGIA DE LAS 9 S INTRODUCCION.

Desde hace varios aos, las reas de gestin de la seguridad industrial, higiene y salud ocupacional han venido trabajando en la manera como mejorar las condiciones del medio ambiente laboral. Especialmente enfocados a reducir los riesgos ocupacionales. La metodologa de las 9s recupera part e de esos procesos, destacando la participacin proactiva de los empleados en unidad con la responsabilidad organizacional 1, buscan un mejor ambiente de trabajo que sea coherente con el SGC ISO 9001- 2008,las normas BPM y los requisitos de seguridad y salud ocupacional. Todos los programas y herramientas de gestin de la calidad total responden a un principio natural de supervivencia que enfrentan todas las empresas, y ms an en tiempos de globalizacin de la economa. Para muchas empresas de nuestro pas es muy difcil emprender en estos programas si no se tienen las condiciones adecuadas de cultura empresarial. NO SE PUEDE HACER UN BUEN TRABAJO EN CASA, SINO SE TIENE LA CASA EN ORDEN. Existen Nueve Principios que influyen decididamente en la calidad del ambiente de trabajo, y son:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

CLASIFICACION. ORGANIZACIN LIMPIEZA. BIENESTAR PERSONAL DISCIPLINA. CONSTANCIA COMPROMISO COORDINACION ESTANDARIZACION

9S

OBJETIVO GENERAL DE ESTE MANUAL.

Conseguir la aplicacin de la metodologa de las 9S en cualquier siti o de trabajo de cualquier empresa, grande ,mediana o pequea, de tal manera

Responsabilidad Social Empresarial - RSE

METODOLOGIA DE LAS 9 S
que se genere un ambiente adecuado y que cumpla con los requerimientos de las normas BPM y del Sistema de Gestin ISO 9001 -2008.

Objetivos especficos.

y y

y y y

Identificar los aspectos bsicos de la metodologa. Seleccionar y organizar los equipos, herramientas , utensilios, materiales y dems elementos utilizados en todos los procesos de FUPEL y mantener el sitio de trabajo en las mejores condiciones de orden y aseo. Mantener un comportamiento adecuado en lo fsico como en lo sicolgico. Adoptar y mantener una actitud de comprensin continua con el mantenimiento adecuado del ambiente laboral. Actuar en equipo para apoyar los cambios positivos que se den en FUPEL en relacin con la mejora del medio ambiente laboral.

METODOLOGIA DE LAS 9 S PRIMERA PARTE. CONCEPTOS BASICOS. La importancia de un medio ambiente laboral de calidad en el trabajo.

Las empresas de calidad mundial dependen de la calidad del ambiente de trabajo que logran crear. Los aspectos fundamentales que se manejan en estas tiene que ver con algo sencillo y que hace que sus empleados se sientan felices. Cmo lo logran? 1. 2. 3. 4. Crean una atmosfera ntima y agradable. Proporcionan seguridad para todos. Mantienen la limpieza como algo inherente de la seguridad. Se preparan para lo peor, practican la prevencin.

Estos principios tienen relacin directa con los aspectos tcnicos de produccin y prestacin de servicios. Ya puede usted imaginarse que es lo que pasa en un ambiente donde reina el desorden, la suciedad y las condiciones fsicas y sicolgicas adversas.

La metodologa de las 9S es una respuesta a la necesidad urgente de desarrollar planes de mejoramiento del medioambiente laboral que integra nueve conceptos, en torno a los cuales la empresa y los trabajadores son capaces de conseguir las condiciones de calidad para producir con calidad bienes y servicios.

El significado de las 9 S.

METODOLOGIA DE LAS 9 S
Influyen
Con las cosas. Comience en su sitio de trabajo Con usted mismo. Cmo est usted?

ESPAOL
Clasificacin Organizacin limpieza Bienestar personal Disciplina Constancia Compromiso

JAPONES
Seiri Seiton Seiso Seiketsu Shitsuke Shikari Shitsunkoku Seishoo Seido 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Que hacer
Mantenga solo lo necesario Mantenga todo en orden Mantenga todo limpio Cuide su salud fsica y mental Mantenga un comportamiento confiable Persista en los buenos hbitos Cumpla hasta el final con todas las tareas Trabaje en equipo con sus compaeros Unifique a travs de normas

En la empresa. No lo haga solo

Coordinacin. Estandarizacin

LA CALIDAD COMIENZAPOR CASA. EN NUESTRO SITIO DE TRABAJO. NO LO OLVIDE NUNCA. NO IMPORTAN MUCHO LOSSISTEMAS DE GESTION DE LA CALIDADSI NO LO PRACTICAMOS EN NOSOSTROS.

Es responsabilidad de los directivos y de los trabajadores organizar, mantener y mejorar de manera permanente los lugares de trabajo como una estrategia para conseguir los ndices de calidad y productividad.

Qu son las 9S?

Son una metodologa que pone nfasis en ciertos comportamientos de las personas que permiten tener un ambiente de trabajolimpio, ordenado y agradable..

A continuacin conoceremos de forma detallada cada uno de esos comportamientos. Le sugerimos que los estudie , los analice y practique de manera seria y permanente. Le ayudarn a fortalecer su vida particular, mejorar su trabajo, fortalecer su sistema de gestin de la calidad, en fin , le ayudarn a ser mejor cada da.

METODOLOGIA DE LAS 9 S

9S

Ambiente agradable y efectivo desarrollado por las 9S

Trabajo en un rea limpia, ordenada y segura

Programas de control de calidad/SGC, BPM, SSO

Productos y servicios de calidad competitiva

Satisfaccin del cliente

Supervivencia / Rentabilidad financiera y social

METODOLOGIA DE LAS 9 S CONCEPTOS. CLASIFICACION.

Clasificar es separar u ordenar por clases, tipos y tamaos, categoras o frecuencias de uso.

Para 9S, clasificar consiste en separar, en su puesto o rea de trabajo, aquellas cosas que sirven de las que no sirven, lo necesario de lo innecesario, lo suficiente de lo excesivo, y eliminar lo que no le sirve, lo innecesario, lo excesivo.

Todo esto provoca problemas como productos que rebasaron el lmite de caducidad, exceso de inventarios, lo que implica un costo muy alto para la empresa y para los trabajadores 2. Solo para distraernos: Por qu no realiza, en este momento, una auditora de su puesto de trabajo, de su cancel, de su escritorio? O mejor an, en su casa. Cuantas cosas innecesarias guarda? Cmo ha distribuido el espacio? Qu ha hecho para ordenarlos? Clasificar los elementos con los que trabaja trae grandes beneficios, como los siguientes:

y y y y y y y

Se pueden volver a utilizarlos lugares que se despejan. Se elimina el exceso de herramientas, gavetas, estantes. Se descartan los elementos obsoletos, controlando as su tiempo de vida til. Se pueden usar otros componentes a tiempo. Se elimina el exceso de tiempo en inventarios. Se evita el almacenamiento excesivo y los movimientos de personal Se elimina el despilfarro.

Clasificar y seleccionar no parece tan sencillo como parece. Es necesario tener criterios de seleccin y clasificacin, los cuales se pueden establecer en

La filosofa del Just in Time JIT, es muy apropiada para resolver problemas de inventarios, al igual que la aplicacin de la Teora de las Restricciones.

METODOLOGIA DE LAS 9 S
trminos de categoras en las que el artculo en cuestin pueda estar, por ejemplo:

ARTICULO y y y y y

Deteriorado Poco funcional o innecesarios Obsoleto Caducos Descompuestos, fraccionados, rotos Mohosos Peligrosos contaminantes) (txicos,

y y

Con base en criterios como estos, se procede a la eliminacin de los artculos que no sean tiles o innecesarios para el trabajo.

Si por alguna razn vlida no es posible deshacerse de algunos de ellos (falta de presupuesto para reemplazarlos, como el caso de equipo obsoleto), es conveniente establecer grados y decidir con respecto a ellos.

Otro criterio toma como punto de partida el tiempo: por ejemplo

 Se puede eliminar la documentacin que tenga ms de 5 aos, salvo lo que pueda servir para estadsticas, graficas, teniendo la precaucin de conservar la informacin de la manera ms sintetizada posible, ya sea en diskettes o en otra forma de almacenamiento condensado.  Es posible deshacerse de elementos que no se han utilizado en 2 aos o de lo que se tenga seguridad que no se va a utilizar en los siguientes 3 aos , quizs el costo o la incomodidad de tener algo a lmacenado sea ms alto que volverlo a adquirir en el momento en que se necesite.

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Inclusive, pueden existir articuo9s de uso en buenas condiciones, pero innecesarios, por lo que sera conveniente deshacerse de ellos. Tambin es importante determinar el destino final de todas las cosas que se retiren del entorno laboral: entregarlas a algunas instituciones de servicio social, o bien venderlas para obtener cierta remuneracin por ellas (ejemplos: papel, metales, vidrio, muebles, plsticos..). En sntesis, un procedimiento sencillo para clasificar elementos es el siguiente:

a.- identifique

y y y

b.- identifique

y y y

c.- identifique

Si se usa a cada momento. Si se usa todos los das Si se usa todas las semanas Si se usa una vez al mes. Si se usa cada tres meses. Si se usa solo espordicamente. Todo aquello que no es necesario

Ubquelo en la oficina, sobre el banco de trabajo o cerca de las mquinas

Colquelo cerca del lugar de trabajo

Elimnelo.

Finalmente, para emprender una tarea de clasificacin de elementos en empresa, de una manera sistemtica, se sugiere lo siguiente.

METODOLOGIA DE LAS 9 S

REORGANIZACION TOTAL

Simultneamente, en todas las y talleres, Cada empleado lleva a cabo la reorganizacin.

oficinas

REORAGANIZACION PARCIAL

INSPECCION PERIODICA

DISCRINACION DE:

Un da sealado con anticipacin, solo una oficina especifica el almacn o bodega o un rea definida desarrollan la reorganizacin Por ejemplo Pasillos, correctores, caminos, oficina segn organizacin, espacios Comunes o servicios, armarios Gavetas, estantes, biblioteca, recepcin, cajas de herramientas

ELEMENTOS VIEJOS

SOBRANTES

REPARABLE

FUNCIONAL

INNECESARIO

ARREGLO

SE ORGANIZA SE DESECHA

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Recuerde siempre: y

y y

Cuando ms se reduzca el espacio ocupado, habr ms comodidad, facilidad para limpiar y ordenar el rea y ello incidir positivamente en nuestro bienestar. Los artculos desechados nunca deben daar el medio ambiente. No olvide que esta tierra es NUESTRO LUGAR DE RESIDENCIA.

De la teoria .. a la practica.

CLASIFICACION

El concepto que hemos visto es importante como teoria, pero solo se puede percibir en toda su dimension si lo vivimos.Le proponemos que de ahora en adelante, estudie cada uno de losconceptos y lo aplique en su vida diaria, en nuestro caso, en su trabajo. Si logra hacer un analisis objetivo sobre cual es la situacion actual en su sitio de trabajo y sepropone de manera concreta formas de mejorar, estamos seguros de que su ambiente de trabajo cada d a ser mejor.
SITUACIN ACTUAL En relacin con la forma como estn clasificados u ordenados sus elementos de trabajo haga una fotografa de su puesto de trabajo.

COMO MEJORAR Qu va a hacer usted para mejorar su sitio de trabajo, en relacin con el aspecto Clasificacin?

Suponemos que ya ha salido usted de lo que no le sirve, de lo que no necesita o de lo que tienen en exceso; pero lo que le queda cmo est organizado?

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METODOLOGIA DE LAS 9 S

2.- ORGANIZACIN.
Es: Ordenar un conjunto de objetos, partes, elementos, accesorios, dispositivos, papeles, etc, etc bajo un principio racional o arreglo que reponda a una metodologa de ordenamiento de partes.

Para esta metodologia, organizar es tener una disposicion y ubicacin de cualquier elemento de tal forma que est listo para que pueda ser utilizado por cualquier persona en cualquier momento. Pero casi siempre esto no se cumple. A lo mjer las cosas si estn,pero nadie sabe donde y peor como encontrarlas. Por ejemplo, alguin sa be de que si existe alguna informacin, pero nadie sabe donde est. La situacin es crtica si esta informacin forma parte en la toma de decisiones, donde ubicarla, que tiempo se demora, quien lo tiene, en que computador est, en que archivo.

Ahora, luego de haber clasificado las cosas ser necesario que usted las organice o sistematice.

Es posible que su empresa ya tenga algunos estandares, instructivos, hasta es posible que los procedimientos de su SGC hablen sobre la organizacin de herramientas, documentos, instrucciones de ubicacin de materia prima,producto terminado y otros.

Perro si no los tiene le recomendamos algunos ejemplos:

 Ordenar los articulos mediante claves alfanumericas.  Determinar los lugares de almacenamiento por periodos de utilizacin; lo que se usa diariamente, semanalmente, mensual y anual.  Por caracteristicas: tamao,color, funcionamiento, area,maquina, etc.  Tambin puede combinar algunos metodos

En general, un sencillo procedimie nto para organizar es el siguiente:

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y y y

Defina una nomenclatura para cada clase de los elementos. Decida sitios de ubicacin: cada cosa en su lugar. Decida cmo va a guardar, teneiendo en cuenta lo siguiente:
o o o o o o

Fcil de guardar. Fcil de identificar dnde est. Fcil de sacar. Lo que esta primero es lo que primero sale. Fcil de reponer. Fcil de volver a su ubicacin original.

Una recomendacin importante al organizar es cumplir con el concepto de que un elemento es lo mejor.

y y y y y

Una herramienta, un formato, una mquina, un archivo. Una hora de reunin, una hora de conferencia. Un da de actividad, un da de reuniones para negociar. Una hoja de papel de copia. Una hoja del documento original.

Finalmente, tenga en cuenta lo siguiente: sistematizar no es slo el acto de establecer estndares; es necesario actuar permanentmente de conformidad con ello y de esta manera, hacer de los cambios positivos, una realidad constante.
Si se establecen lugares de ubicacin de algunos elementos, cada usuario deber colocar en su justo lugar el artculo que tom al terminar de utilizarlo. De la teoria .. a la practica.

ORGANIZACIN

SITUACIN ACTUAL En relacin con la forma como estn organizados sus elementos de trabajo. COMO MEJORAR Qu va a hacer usted para mejorar su sitio de trabajo, en relacin con el aspecto Organizacin ?

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METODOLOGIA DE LAS 9 S

3. LIMPIEZA.

Limpiar es el acto de quitar lo sucio de algo.

En las 9S, este concepto se refiere a eliminar manchas, mugre, grasa, polvo, desperdicios, etc., de pasillos, talleres de trabajo, oficinas, almacenes, escritorios o bancos de trabajo, sillas, bibliotecas, estantes, ventanas, puertas, equipo, herramientas y dems elementos del sitio de trabajo; y mantener permanentemente condiciones adecuadas de aseo e higiene. Una interpretacin ms ambicosa se refiere no slo a eliminar polvo y suciedad, sino a lograr quelos operarios apoyen las tareas de mantenimiento especfico de maquinaria, isumos, herramientas o intrumentos, con una programacin acorde con la mayores exigencias de operacin, de tal maner a que puedan eliminar desperdicios, sobrecargas irrazonables y problemas de variacin que se hayan observado en sus talleres. Es importante considerar que trabajar en un sitio sucio y desordenado, adems de ser desagradable es peligroso. Atenta contar ela seguridad fsica y mental de los trabajadores e incide en la calidad del producto. Un taller manchas de aceite y con colillas de cigarrillos en el piso, ocn ban cos de trabajo polvorientos y repletos de desprdicios, con herramientas enmohecidas, no es el ambiente propicio para producir un bien o servicio de excelente calidad y puede ser la causa de accidentes de trabajo irreparables. Un restaurante con una cocina sucia, adems de ser desagradable para quien trabaja en ella, puede incubar enfermedades que afecten tanto a los trabajadores como a los clientes. Una oficna cuyos escritorios estn llenos de polvo, colillas, papeles, latas, sus cortinas rotas y sucias, los elelemtos de trabajo en mal estado u oxidados ,los pisos sin barrer, desalienta para el trab ajo a quienes permanecen en ella y producen una psima impresin en quienes la visitan. La limpieza general delas instalaciones de trabajo es responsbailidad de la empresa, pero gran parte del xito en estos aspectos reposa sobre la actitud de los empleados: si cada quien se ocupa de mantener limpio su puesto de

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trabajo, la suma del esfuerzo de todos, ms el cumplimiento de los deberes del departamento de aseo, lograrn un ambiente higinico y agradable para laborar. Un procedimiento para efectuar una Oper acin Limpieza es el siguiente:
y

y y y

Saque polvo y suciedad de los sitios de trabajo: pisos, paredes, techos, ventanas, cajones, estantes y mauinaria que use durante las operaciones diarias. Asee el taller y el equipo depus de su uso. Limpie con un trapo cualquier suciedad en las herramietnas intrumentos o aparatos, antes y despes de su uso y verifique su funcionalidad. Si durante el proceso de limpieza encuentra cuaquier desorden o desarreglo anormal o condiciones indeseables, identifique las causas principales y estblezca acciones preventivas para evitar su recurrencia. Establezca su propio programa de limpieza, diario y peridico, con un cuadro de tareas para cada lugar especfico. es necesario tener en cuenta las siguientes

En consecuencia, recomendaciones.
y y

y y

Limpiar lo que se va a utilzar antes de empezar a trabajar. Antes de salir, dejar todo tan ordenado y limpio como se quiere encontrar el da siguiente: tirar deperdicios como colillas de cigarros, envases, papeles; retirar lo innecesario del puesto de trabajo para facilitar la limpieza general; colocar cada cosa en su sitio. Utilizar los sitios y recipientes indicados para tirar desperdicios, envases, colillas, etc. Hacer de los puntos anteriores un hbito: limpieza en nuestro propio sitio de trabajo, en la maquinaria o equipo que se est utilizand, en nuestro departamento o seccin y en nuestra empresa.

Como ciudadano, usted tambin puede contribuir en sitios pblicos y en su casa, a mejorar el medio ambiente. No contribuyan al desaseo y al deterioro ambiental, tirando basura a la calle, a las fuentes de agua o haciendo de sus sitio de residencia un basurero! Cada ser humano merece un sitio limpio para vivir. Si nuestra casa no est limpia, seguramente no nos va a gustar estar en ella.

De la teoria .. a la practica.

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LIMPIEZA

SITUACIN ACTUAL En relacin con la limpieza en su sitio de trabajo; piense en qu depende de usted y que no. Sea objetivo. COMO MEJORAR Qu va a hacer usted para mejorar el aseo de su sitio de trabajo?

Los tres aspectos que hemos visto hasta este momento se refieren a lo que puede hacerse con las cosas con las cuales trabajamos; pero un aparte decisiva en el ambiente de trabajo somos nosotros mismos. Vemoslo!

4. BIENESTAR PERSONAL

El bienestar personal es el estado en el que la persona puede desarrollar de manera fcil y cmoda todas sus funciones. Consiste en mantener la limpieza mental y fsica en cada empleado, medidas de sanidad pblica y condiciones de trabajo sin contaminacin

En el contexto de las 9S, el bienestar personalno re quiere de un procedimietno especial, sino que ms bien es el resultado de aplicar los conceptos anteriores, que si se desarrollan de manera adecuada, conducen a gozar de un ambiente saludable y cmodo para quienes laboran en l. Como se puede deducir, el bienestar de las personas hace referncia tanto a la salud fsica y mental de cada trabajador, como a las facilidades que se le brinden o servicios de que dispongan para desarrollar sus trabajo de una manera confortable. Una persona enferma o cansada no puede trabajar; en ocasiones la presentacin personal es inadecuada para realziar el trabajo o impropia para ello; otras veces, preocupaciones personales o conflictos en el trabajo impiden la concentracin que requiere el trabajo hay numerosos factores personales que provocan malestar en las personas. Por otra parte, sitios de trabajp malsanos no contribuyen a la buena salud de quienes laboran en l: no hay ind icaciones de seguridad; hay charcos de agua o aceite, instalaciones defectuosas, mquinas o equipos en mal estado, que

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puedan causar accidentes; elemntos de trabajo sucios, rotos o mal aseados, propicios para diseminar infecciones o producir cortaduras; ex iste desaseo, malos olores, exceso de ruido, ventilacin defectuosa, poca luz, cafeteras, restaurantes y baos en mal estado, desaseados o mal utilizados, en fin, un ambiente insalubre. Por consiguiente, a ms de desorrollar las acciones propuestas antes para clasificar organizar y mantener limpios los puestos de trabajo, se puede hacer an mejor el ambiente de trabajo: En primer lugar, con lagunos aspectos orientados hacia las condiciones de los empleados:
y y y

Recordar permanentemente la importancia de manten er mente sana y cuerpo sano. Insitir en la necesidad de vestir con ropa limpia y apropiada y de cumplir con las normas de seguridad. Mantener excelentes condiciones de higiene en los servicios sanitarios de los empleados, como cafeteras, restaurantes, refrigerios o comidas nutirtivas, utensillos, vestidores, casilleros, reas para descanso.

En segundo lugar haciendo nfasis en las 9S mediante la utilizacin de formas ms avanzadas como establecer procedimeitnos estndares de operacin para planear la palicacin de las 9S bajo condiciones de plena conciencia en cada empleado. En esta opcin se sugiere que:

IDENTIFIQUE

Cules son Por qu son Dnde estn Criterios de evaluacin para

Las reas o puntos crticos o importantes realcionados con las 9S

Lo crtico Lo importante Lo inseguro o peligroso Lo que sea poco confortable Lo que sea pco deseable

ESTABLEZCA

DETERMINE

Cundo se va a reportar Quin va a verificar Qu se va a verificar Cmo se va a verificar

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METODOLOGIA DE LAS 9 S
Que tipo de herramientas o instrumentos se deben usar SI ENCUENTRA ALGO ERRONEO, DETERMINE
Cundo se va a reportar A quin se va a reportar Cmo se va reportar Cmo se va a reportar

El empleado:

Debe esforzarse por mantener buenas condiciones fsicas y mentales, para lo cual es importante tener en cuenta los siguientes aspectos:

Aseo y arreglo adecuado (bao diario, afeitada, peinado) Ropa limpia y propia para le trabajo No abusar del alcohol, del tabaco o de sustancias similares. Alimentacin balanceada y en condiciones higinicas Posturas adecuadas en el trabajo. Descanso adecuado: sueo suficiente, cambio de rutina. Actitud positiva hacia el trabajo, haciendo del desempeo laboral un medio de satisfacin personal. Actitud equilibrada en re lacin con los problemas personales y de trabajo Visita al mdico cuando se requiera y, de preferencia peridicamente como medida preventiva Vida equilibrada con deportes, capacitacin, recreacin, todo aquello que contribuya al bienestar personal y apoye la superacin fsica y mental Utilizacin del equipo de proteccin y seguridad y cumplimineto de las normas respectivas.
La empresa:

Debe cuidar que las condiciones de trabajo para los empleados sean las adecuadas y mantener los servicios comunes en condiciones tales que propicien un mabiente sano:

Limpieza en las intalaciones comunes: cafetera, baos, casilleros.

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METODOLOGIA DE LAS 9 S

y y

y y y y y

Iluminacin adeacuad: ni deslumbrante que lastime los ojos, ni tenue que no permita ver claramente. Control del ruido excesivo y daino: en reas donde sea imposible eliminarlo, proporcionar tapones o aditamentos que protejan los odos de los empleados. Sectorizacin de las reas de ruido obligatori, por ejemplo, donde se encuentra equipo de uso momentneo, como el rea de copiadoras, que puede estar funcionando todo el da con distintos usuarios sin necesidad de molestar a todos. Eliminacin de olores indeseables y txicos, as como de humo o polvo en el are. Eliminacin de vibraciones indeseables. Control de temperatura y de ventilacin para mantener un ambiente de trabajo fresco. Servicio mdico dentro de las intalciones o cercano y de fcil acceso. Desarrollo de campaas de vacunacin Dotacin de sipositivos de seguridad y proteccin adecuada al empleado, de acuerdo a sus labores.

De la teora .. a la prctica. BIENESTAR PERSONAL

SITUACIN ACTUAL En relacin con: y y y Su salud fsica. Su estado emocional (actitud ante el trabajo, relaciones con los compaeros, etc.) Condiciones del trabajo que influyan en su bienestar personal y en el de sus compaeros (baos, cafetera, servicios mdicos, condiciones ambientales, etc.)

CCOMO MEJORAR Qu va a hacer usted para mejorar su salud fsica y mental y que dependera de la empresa?

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5. DISCIPLINA

La disciplina es el apego a un conjunto de leyes o reglamentos que rigen ya sea a una comunidad, a la empresa o a nuestra propia vida; la disciplina es orden y control personal que se logra a travs de un entrenamiento de las facultades mentales, fsicas o morales. Su prctica sostenida desarrolla en la persona disciplinada un comportamiento confiable

En la metodologa de las 9S, el conc epto de disciplina, autodisciplina o autocontrol se refiere al hecho de que cada empleado mantenga como hbito o costumbre normal, la puesta en prctica de los procedimientos correctos. En calidad, el concepto de autocontrol es esencial. Muchos ejemplos nos demuestran que las personas, empresas y sociedades que tienen xito, son aquellas que demuestran un alto niv el de disciplina. Por el contrario, son tambin numerosos los ejemplos de fracasos personales, profesionales y empresariales por falta de disciplina: se menosprecian e incumplen normas y reglamentos; se incumplen recomendaciones sobre aseo y seguridad, se es impuntual y no se tieneconciencia del tiempo. Citas, p lanes de trabajo, agendas en reuniones y programaciones se suelen manejar de una manera caprichosa e irresponsable. En el campo de la calidad, las mejoras pueden ser ocasionales o resultado de inspiraciones momentneas, hoy lo hice bien, maana lo olvido; hoy cumpl maana no. La indisciplna implica no slo el simple hecho de incumplir normas; significa, adems, falta de respeto por los dems y un desconocimiento de las motivaciones humanas y de lo qu e significa en el ambiente de lo social y empresarial la confiabilidad en la persona y en su trabajo. Un ambiente de calidad no puede lograrse sin disciplina, sta, puede desarrollarse a partir de los siguientes aspectos:

Profundizar en lo que significa un adecuado comportamiento humano.

y

Comprender el concepto de empata como la capacidad de

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imaginarse a uno mismo en la situacin del otro: cmo me sentira si el otro es impuntual conmigo, si tengo que soportar el desaseo de otro , si no obtengo el resultado o el producto que estoy esperando, si debo estar en un ambiente ruidoso o con mucho humo, si no puedo confiar en el comportamiento del otro.
y

Aplicar el concepto de satisfaccin del cliente interno, lo que significa entregar de la manera esper ada, los productos que requiere cada una de las partes del proceso. Desarrollar compaerismo en el trabajo, ensear, compartir informacin, colaborar, etc.

Ser, en trminos generales, un ser humano integral.

Un procedimiento til para promover la disciplina o el autocontrol es el siguiente:

Establezca procediminetos estndares de operacin -POE BPM, los cuales debe seguir todo empleado. 1. Prepare materiales didcticos o eventos de instruccin, sencillos y prcticos, que se den a travs de medios masivos escritos o audiovisuales, no necesariamente para un lectura formal sino de tipo de material que instruye con slo echarle una ojeada. 2. Llegue a cada empleado in volucrado, con la tcnica del aprender haciendo.
y y y

Mustrele cmo hacer. Deje que lo haga. Repita hasta que haya comprensin total y se adquiera el hbito

3. Facilite las condiciones para que cada empleado ponga en prctica lo aprendido. 4. Si no se acta correctamente, corrija en el mismo puesto de trabajo mientras explica por qu no se hace as. 5. Ensee, fundamentalmente, con su ejemplo.

En el caso que nos ocupa, cuyo objetivo es mejorar el ambiente de trabajo, no basta con el entusiasmo de hacerlo por unos das; es indispensable hacer de ello una norma de vida.

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De la teora .. a la prctica. DISCIPLINA

SITUACIN ACTUAL Tiene usted una actitud disciplinada o indisciplinada en lo que se propone hacer? Se considera una persona confiable. Es puntual, cumple con sus tareas o sus planes en el tiempo establecido y dentro de los parmetros establecidos? En relacin con su entorno de trabajo, es un hbito para usted, el cuidado del ambiente de trabajo?

COMO MEJORAR Qu va a hacer usted para mejorar su disciplina en relacin especialmente con el ambiente de trabajo?

6. CONSTANCIA.

La constancia es la capacidad de permanecer en algo (resoluciones y propsitos) de manera firme e inquebrantable.

Tener la voluntad de hacer las cosas y permanecer en ello, sin cambios de actitud, es una combinacin excelente para lograr el cumplimiento de las metas propuestas. Ser constante es una actividad o actitud positiva, desarrolla hbitos beneficiosos, que van mejorando los resultados de cada per sona o de la empresa en general. Desafortunadamente, es muy frecuente ver en nuestras empresas actitudes emotivas de compromiso inicial con los cambios, que se apagan con el tiempo

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o con las dificultades; con perjuicios grandes para la competitividad y el logro de la calidad.

Quienes adquieren el hbito de planear y controlar permanentemente el trabajo, obtiene n el xito; quienes consideran que los planes y las formas de control son buenos nicamente en el papel, fracasan. Quienes hacen de la limpieza, el orden y la puntualidad formas permanentes de vida, cosechan los resultados de esas actitudes. Al contrario, quienes piensan que slo son modas pasajeras o normas quese cumplen temporalmente y por obligacin, mantendrn hbitos inadecuados de vidad y de trabajo.

La incostancia ocasiona numerosos perjuicios:

Prdida de tiempo, esfuerzos y recursos.

y y y y

Prdida de la concentracin. Imposibilidad de madurar ideas y de concretar hechos Dificultad para la obtencin de resultados satisfactorios. Sentimientos de descontento e insatisfaccin

Un refrn popular nos recuerda que la constancia vence lo que la dicha no alcanza. Esto significa que insitir una y otra vez en algo, nos conduce a obtener resultados, que de otra forma no nos fuera posible conseguir. Y esto es valioso para la persona y para la empresa.Insitir, insitir no suspender. Y los resultados se vern, el ambiente ser mas agradable y ms sano, tendremos mejores hbitos de trabajo y de vida, los productos y servicios sern de mejor calidad, la imagen de la empresa mejorar, los rendimientos sern mayores, la empresa permanecer en el mercado.La constancia hace que el esfuerzo se convierta en una espiral ascendente e incontenible.

De la teora .. a la prctica.

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METODOLOGIA DE LAS 9 S
CONSTANCIA

SITUACIN ACTUAL En relacin con su constancia para realizar tareas o actividades en especial en lo relacionado con el ambiente de trabajo. COMO MEJORAR Qu va a hacer usted para mejorar su constancia en el desarrollo de tareas o actividades para mejorar el ambiente de trabajo?

7. COMPROMISO

El compromiso es una obligacin contrada; es una palabra dada o empeada con una idea, con alguna tarea, con alguien o con algo.

La disciplina y la constancia tienen un compaero inseparable: el com promiso. Este implica la adhesin firme a los propsitos que se han hecho; es una perseverancia que nace del convecimiento.La persona compremetida demuestra persistencia en el logro de sus fines.

Se puede ser disiplinado y consistente en una tarea y, sin embargo, no estar compremetido con ella, no estar realmente convencido de sus bondades y de sus necesidad; de este modo, se obtendrn algunos resultados, pero no existir el entusiasmo evidente ni el ejemplo claro para imitar.

Compromiso es entusiasmo; y ste es el motor de la vida. Dentro de la metodologa de las 9S, el compromiso se manifiesta cuando se mantiene una actitud positiva y flexible a los cambios, se simpatiza con ellos y se transmite el empeo firme de hacer bien las cosas.

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METODOLOGIA DE LAS 9 S
Quien primero debe comprometerse con la mejora del ambiente de trabajo es la Alta Direccin; de ella depende decisiones fundamentales, por ejemplopara dotar a las intalaci ones con equipos que contribuyan a la seguridad y bienestar de los empleados y de la comunidad. Despus, viene el compromiso de los niveles de direccin para la aplicacin y seguimiento de tareas, capacitacin, promocin y motivacin. En ambos casos, el ejemplo es el mejor educador. Si el desorden, la falta de limpieza y la indisiplina com ienzan por la cabeza, no podran esperarse comportamientos diferentes en los dems niveles de empresa.

Si se logra un cambio visible en los niveles de direccin, el compromiso de los dems empleados con el desarrollo progresivo de las 9S ser mayor. Por lo tanto, la empresa como los empleados juegan papeles importantes para asumir el compromiso de realizar una mejora continua en el ambiente de trabajo. Cmo? La empresa, brindando condiciones adecuadas de trabajo, creando espacios de participacin para l os empleados y mostrando una actitud abierta, de confianza y de reconicimiento al trabajo hecho o a las innovaciones propuestas. Los empleados, entendiendo la necesidad delos cambios, particpando, innovando y contribuyendo en la mejora del ambiente, de los mtodos de trabajo y delos bienes o servicios quela empresa ofrezca a sus clientes.

No deje proyectos o actividades sin terminar por falta de compromiso con ellas.
De la teora .. a la prctica. COMPROMISO

SITUACIN ACTUAL En relacin con la forma como ha asumido el compromiso de colaborar para mantener un medio ambiente adecuado de trabajo.

COMO MEJORAR Qu va a hacer usted para mejorar su compromiso en relacin con el propsito de tener un ambiente de trabajo que favorezca la calidad para todos?

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METODOLOGIA DE LAS 9 S

8. COORDINACIN

La coordinacin significa realizar las cosas de una manera metdica y ordenada, de comn acuerdo con los dems involucrados en la misma tarea. Es reunir esfuerzos tendientes al logro de un objetivo determinado

Para las 9s, la coordinacinse refiere al hecho de que en la mejora del ambiente de trabajo debemos participar todos, al mismo tiempo, con iguales propositos y con el mismo ritmo. Es como si se estuviera cantando al un sono una misma meloda o si se estubiera en un equipo con la intencion de ganar. Cualquiera que desentone o haga una jugada personal fuera de lugar puede echar a perder la meloda o provocar la prdida del partido. Para ello es nesesara la coordinacion. El acuerdo y el trabajo conjunto son factores decisivos tanto para mejorar el ambiente de trabajo como para lograr la satisfaccion del cliente. Si una sola persona deja colillas de cigarillo por doquier, los dems se sentirn impulsados a hacerlo; si se entrega un producto con calidad deficiente, los dems quizas podran pensar que ese puede dar; si una empresa contamina con desperdicios al ambiente, a las dems podra parecerles innecesario el control de las basuras Los indicios de un tipo de conducta poco adecuada tientan, a quienes son atrados a ello a repetir el comportamiento impropio (nadie tira basura en un sitio limpio, pero si se lo ve algo sucio, se tiene la tendencia de tirar basura; nadie llega tarde a una reunion que empieza a la hora propuesta;pero cuando nunca se sabe a que hora comienza o termina reina el desorden). En este sentido, una forma de transferir el aprendizaje de comportamientos correctos es atravs del ejemplo. O sea, con la propia conducta se puede dibulgar nuevos hbitos de conducta que favorezcan a la s personas, a las empresas y por consiguiente a toda la sociedad. Nadie puede ensear hbitos de rden y limpieza, tirando desperdicios en cualquier lugar; o ensear organizacin siendo un modelo de desorden. Desafortunadamente, son numerosos los casos de empresas en los que no existe un acuerdo colectivo para cumplir con lo acordado: hay muchas normas que nadie cumple, muchos propsitos que no se transforman en resultados,

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METODOLOGIA DE LAS 9 S
muchas intenciones que no se materializan, muchos letreros que insiten en una seguridad que nadie tiene en cuenta. Por lo anterior, es importante cosiderar las siguientes recomendaciones:

Ser congruente con lo que se predica, en otras palabras, hacer lo que se dice. y Lograr la vinculacin de todo elpersonal en las tareas de mejoramiento del ambiente de trabajo desde la alta direccin hasta los niveles de operacin.
y y

Tener decisin y constancia. Trabajar en los cambios con el espritu de equipo que va a triunfar
De la teora .. a la prctica.

COORDINACIN

SITUACIN ACTUAL En relacin con la coordinacin que se est dando en su sitio de trabajo para lograr las condiciones de trabajo: todos tienen informacin, estn de acuerdo, se comprometen, cumplen con las tareas, nadie desentona COMO MEJORAR Qu se puede hacer para lograr que haya una adecuada coordinacin de acciones en el propsito de tener usted para mejorar su compromiso en relacin con el propsito de tener un ambiente adecuado de trabajo?

9. ESTANDARIZACIN

Estandarizar es regular, normalizar o fijar especificaciones sobre alguna cuestin por medio de procedimientos, instructivos, reglamentos o polticas

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METODOLOGIA DE LAS 9 S
Para conseguir que los esfuerzos por mejorar el ambiente de trabajo sean sostenibles, es necesario que la accion sea simultanea, que se sincronicen y alinien los esfuerzos de todos.Esto puedelograrse de manera permanente con la ayuda de un procedimiento o norma que institucionalice los cambios que producen una mejoracontinua.

Muchos de los esfuerzos individuales e ideas exepcionales se pierden por la falta de un procedimiento causando desengao y desmotivacion en los trabajadores que loplantearon. Es vital recoger esas iniciativas y sistematizar su puesta en practica a traves de un procedimiento que seale como hacer las cosas bien para mantener un ambiente de trabajo de calidad. Ademas permite que las actividades sean realizadaspor todos y a un mismo tiempo.

Esta es una de las formas de lograr que no solo se de el cambio, sin o que este se mantenga y aliente la presentacion e implementacion de mejoras. En el reglamento interno debera establecerse mecanismo para conseguir laparticipacin de los trabajadores en laprevencin y mejora delambiente de trabajo, as como los incentivos o recompensas a que de lugar.

Como complemento alo anterior y con el fin de obtener mejores resultados es conveniente tener en cuenta los siguiente consejos:

 Es indispensable que todos los empleados,

desde la gerencia general hasta los guardias de seguridad, fuerza de ventas propia o contratada, proveedores y clientes, estn enterados sobre lametodologa delas 9S y tengan a disposicion
ampliia informacion al respecto.

 Debe existir un sistema de comunicacin altamente eficaz entre todaslasreas de la empresa,para que el inters comun, impulse alos trabajadoresque an no estn persuadidos.  La participacion de todos los involucrados en el cambio debe darse desde las primeras etapas,con el fin de lograr su compromiso. Recuerde que primero formamos un equipo del proyecto BPM.

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METODOLOGIA DE LAS 9 S
DE LA TEORIA A LA PRACTICA.

ESTANDARIZACION.

SITUACION ACTUAL: tienen todos, la misma informacin sobre lo que debe hacerse para mejorar el medio ambiente laboral? Hay normas, procedimientos, reglamentos, informacin escrita?

COMO MEJORAR: Qu se podra hacer para remediarla escasez o ausencia de informacin o de normas respecto al mantenimiento de las mejores condiciones de trabajo que favorezcan a la calidad en todos sus aspectos?

RESUMIENDO LA PRIMERA PARTE DE ESTE MANUAL

Resuma en el siguiente cuadro sus propositos de mejoras y uselo comouna herramienta de seguimiento y autocontrol; ademas que tambin est contribuyendo a mantener al Sistema de Gestin ISO 9001 -2008 y a la practica continua de las normas BPM.

9 FACTORESCLAVES EN EL MEDIO AMBIENTE DE TRABAJO

ASPECTOS EN LOS QUE SE DEBE MEJORAR

CONTROL

1.-Clasificacion. 2.- Organizacin 3.- Limpieza 4.- Bienestar personal. 5.- Disciplina

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METODOLOGIA DE LAS 9 S

6.- Constancia 7.- Compromiso 8.- Coordinacin 9.- Estandarizacin

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METODOLOGIA DE LAS 9 S

SEGUNDAPARTE APLICACIN DE LA METODOLOGIA DE LAS9 S

Aplicar la metodologa de las 9 S implica seguir un proceso que contempla las siguientes actividades :

 Lograr trabajador.

la

concientizacion

en

cada

 Establecer metas.  Seleccin y priorizacion de proyectos.  Diagnostico actual(hechos y datos)  Implementacin de acciones correctivas.  Evaluacion y comparacion con la situacin anterior. de la situacin

Veamos a continuacion, en que consiste cada una de esas actividades y que procedimientos deberan seguirse.

1 Concientizacin en cada empleado.

En el desarrollo de esta actividad se comunica el deseo de efectuar un cambio para lograr la orden. El objetivo es lograr despertar conciencia sobre la neces idad del cambio para que la gente se sienta comprometida con l,. Cada empleado debe aceptar de manera consiente su participacin en este proceso. Para ello, es conveniente analizar las ventajas y posibles obstculos calidad del ambiente de trabajo mediante la limpieza y el

conjuntamente con la gente, presen tar argumentos

y ejemplos en pro del

cambio, escuchar y aceptar sugerencias, y establecer un consenso acerca de lo que se va a hacer. En este punto, se sugiere lo siguiente.

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METODOLOGIA DE LAS 9 S
y El supervisor o encargado de los grupos debe ser quien dirija el

proceso
y

Realizar discusiones con la participacin de todos los empleados sobre el tema de porque es necesario mantener en buen estado el sitio de trabajo Se debe hacer nfasis en el hecho de que el taller u oficina es una extensin de la casa o un segundo hogar, ya en es te sitio pasamos una gran parte de nuestro tiempo. Se debe insistir en que la buena calidad se produce solamente en sitios de trabajo en los que haya un buen ambiente: sitios limpios, ordenados, seguros. En este punto conviene mencionar ejemplos y casos que demuestren esta aseveracin

Lograr, y travs de la observacin fsica el convencimiento acerca de la necesidad de mejorar el ambiente de los sitios del trabajo. Insistir como el orden y la limpieza estn estrechamente ligados con la seguridad. Ejemplo:

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METODOLOGIA DE LAS 9 S

El problema: Los almacenes BARATILLO ofrecan precios adecuados para los clientes y disponan de productos de primera necesidad y de proveedores confiables, sin embargo, las ventas disminuyendo y se reciban frecuentes que acerca jas del desorden e incluso de la falta de aseo que reinaba en cajas y de la forma como se atendan en estas. La cantidad del servicio era deficiente, porque el ambiente en las cajas no era en ms apropiado. Qu hacer? Para todos, directivos y empleados, empresa no cerrara. El Gerente de Mercadeo se convirti en el lder de un procedimiento para mejorar. Lo primero era lograr que todos los empleados que tenan relacin con las cajs adquirieran conciencia acerca de la necesidad de mejorar. Con este fin, se programaron reuniones para que todos pudieran expresar su opinin: seles presentaron las quejas de los clientes y se hizo nfasis en la era importante que la

necesidad de mejorar el orden la limpieza y la atencin en las cajas. Participaron los cajeros, los empacadores, los vendedores, los supervisores, y los auxiliares. Se mostr como las cajas en las que se mantena un ambiente agradable eran sobre las que se tenan menos quejas y a las que se diriga ms la gente, Tambin se mostr una pelcula relacionada con el tema. Al final, los empleados se convencieron de que su sitio de trabajo lera su segunda casa. Y deban obrar en consecuencia.

2 Establecimiento de metas. Cuando cada empleado ya es consciente de la necesidad de un cambio o de una mejora en su sitio de trabajo, es necesario reunir un grupo de personas

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METODOLOGIA DE LAS 9 S
que funcionen como equipo, con capacidad para delegar y decidir por consenso que nacer y hasta donde llegar, teniendo en cuenta capacidades y limitaciones. Este equipo deber plantear metas realizables y fechas alcanzables.

Las siguientes preguntas facilitan este trabajo.

y y y y y

Qu har y quien lo har? Para qu fecha se debern aplicar las mejoras y cuando deber terminar? Cul ser la forma de hacerlo? Dnde se har? Cmo se har?

Las metas debern ser:

y y y y

Producto de consenso de los involucrados Factibles, o sea posibles de realizar Realizables a un costo que no desborde los presupuestos establecidos Observables o medibles, de tal forma que sea fcil la evaluacin de su cumplimiento.

Ejemplo de metas:

y y y y

Disminuir los ndices de ruido en,hasta. Ordenar el sitio de trabajo todos los das antes de salir Organizar las herramientas mediante un tablero con figura Solicitar pedidos de elementos en un formato determinado y un cierto dio

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METODOLOGIA DE LAS 9 S

EJEMPLO, continuacin.

Una vez que en los empleados de Tiendas la Rebaja afectados con el servicio de caja, hubo consenso sobre la necesidad de mejorar el ambiente de trabajo con el fin de lograre calidad en el servicio al cliente y o para ellos mismos, se fijaron metas. a) Iniciar, de manera inmediata , un plan piloto en 15 cajas b) Hacer una operacin Limpieza en las cajas, bajo la responsabilidad de cada cajero, en el transcurso de una semana, incluyendo en ella la clasificacin y organizacin de los artculos de promocin ubicados al lado de cada sitio. c) En el trmino mxim o de 1 mes, dotar a cada caja delos elementos necesarios para mejorar la presentacin de las cajas y para poder ofrecer una mejor atencin. d) Nombrar responsables de reas, quienes tendran a su cargo la supervisin

3.- Seleccin de metas El Proyecto

Normalmente siempre establecemos muchas metas, sin embargo la realidad nos dice que no todas pueden cumplirse. Por lo que esnecesario priorizarlas, segn criterios previamente definidos (costo, tiempo, importancia, impacto, etc)3 Existen algunos pasos basicos que permiten plantear las metas del proyecto.
y

Tome fotos del rea que presenta problemas.

Varias matrices son expuestas en el Curso Herramientas avanzadas de la calidad- Modulo II del Facilitador

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METODOLOGIA DE LAS 9 S
y y

Fomente el dialogo y la discucin participativa en torno al tema de la fotografa. Tome una decisin sobre lo que mas causa desagrado
RECUERDE QUE EN ESTAS ACTIVIDADES, SE DEBE PRIMERO EMPEZAR CON LAS OFICINAS DE LAS GERENCIAS, JEFATUIRAS Y SUPERVISORES.

Ahora que ya ha establecido y priorizado las metas, es indispensable que desarrolle un sencillo plan en el que se incluya: QUE VA A HACER, QUIEN VA A HACER, CUANDO, COMO Y CON QUE.

EJERCICIO: Sobre una experiencia real (vivida por usted) de una de las reas de oficinas (suyas o de otras personas) visualice la realidad y establezca las metas y desarrolle un plan de accion.

4.- Analisis de la situacin actual.

Luego de haber actuado de acuerdo con elpunto 3, es el momento de conocer mas a fondo losproblemas existentes en esas reas y precisar como y porque estn sucediendo tales hechos. De igual manera le recomendamos acte de la siguiente manera:
y y

Tome fotografias de la misma rea luego de un tiempo (dos a cuatro semanas) para realizar una observacion mas en detalle del sector. responda:

de donde apareci? Quin lo hiso? Porque sucedi? Cundo sucedi? Qu se acumul? Cmo sucedi?.

Resumir esta informacin, as como las fotografas y analice en detalle para poder identificar las causas principales que los provocaron

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METODOLOGIA DE LAS 9 S
y

Actuar en base a hechos y datos

Para facilitar la identificacin de las causas principales se sugiere: Generar una tormenta de ideas sobre las posibles causas de cada problema. Utilizar instrumentos como los diagramas de causa-efecto o relaciones para establecer con mayor precisin si una supuesta causa de un problema es realmente el origen fundamental de ste. Considerar todos los factores para que ningn elemento clave, por irrelevante que parezca, quede fuera del anlisis. Una vez descubiertas las causas de raz de los problemas, se puede comenzar a plantear alternativas de solucin.
Continuacin Nuevamente se film: pero esta vez en los sitios o reas en los que se detectaron los mayores problemas. Observando y discutiendo cuidadosamente se descubrieron las causas de los problemas:
y y y y y y y

No haba recipientes para basura ni instrumentos de limpieza al alcance de la mano. No haba forma de ordenar las bolsas por tamao. No haba normas sobre presentacin de cajeros y no se haba llegado a un acuerdo sobre uniformes para ellos. No existan sistemas adecuados de bsquedas de precios. El Departamento de Capacitacin haba descontinuado los cursos sobre relaciones humanas y presentacin personal. No haba un sitio adecuado para los efectos personales de los empleados. Los supervisores no mostraban con su ejemplo cmo mantener un ambiente adecuado en los sitios de trabajo.

5. Desarrollo de acciones correctivas

Ante la ocurrencia de un problema pueden darse dos tipos de soluciones o acciones correctivas:

a) Una accin inmediata remedial que acte sobre los efectos que se ven en un momento determinado.

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Ejemplo:

Limpiar y ordenar el sitio de trabajo cuando hay un evento especial, guardando momentneamente los elementos sobrantes o sucios en un depsito: accin temporal. b) Una accin preventiva que busca evitar que el problema se vuelva a presentar y que en consecuencia acta sobre las causas de raz o fundamentales.

Ejemplo:

Mantener como poltica de la empresa el orden y la limpieza en el sitio de trabajo y como tal, dotar de gavetas, casilleros y recipientes para desperdicios, realizar seguimiento permanente a la forma como se est cuidando el ambiente de trabajo, hacer campaas permanentes de motivacin e incentivos entre el personal y ensear con el ejemplo de los directivos: accin que impide incurrir dos veces en el mismo error.

(Continuacin) Identificadas las causas principales, se realizaron varias reuniones con el personal involucrado y se discuti sobre la mejor manera de resolver los problemas, hasta cuando se lleg a un consenso y se realizaron las siguientes acciones:
y y y y

y y y y

y y

Cuidado permanente de la presentacin personal de cada cajero, as como limpieza diaria del sitio de trabajo, previa la entrega de los elementos para ello. Se realizaron sesiones cortas sobre presentacin personal y relaciones humanas. Se dot de uniforme a todo el personal. Los cajeros seleccionaron, en su sitio de trabajo, lo indispensable: botaron bolsas deterioradas, listas viejas, cajas, peridicos ; algunos solicitaron pintura y arreglos de carpintera. Se desarroll trimestralmente el concurso la caja amiga con premios otorgados por algunos proveedores y por la Gerencia. Se dot a todas las cajas con recipientes de basura y con casilleros para guardar las bolsas por tamaos. Los supervisores se responsabilizaron de actualizar listas de precios y de hacer un control ms efectivo sobre las etiquetas de precios de los artculos. Se hizo un entrenamiento especial sobre empaque de productos hmedos a la seccin respectiva y se dot a las cajas de bolsas adicionales para este tipo de productos. Se diseo un sistema especial para recepcin y recoleccin de artculos devueltos. Se escribi el Procedimiento para el desempeo del puesto de trabajo Cajero.

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METODOLOGIA DE LAS 9 S

Teniendo en cuenta la anterior distincin, se puede desarrollar el siguiente procedimiento:

Discusin, con participacin de los empleados involucrados, sobre qu tipo de acciones correctivas pueden ser las ms efectivas. Decisin por consenso sobre la accin correctiva que se decida realizar. Puesta en prctica de las medidas acordadas, por parte de cada uno de los empleados involucrados en el plan.

6. Evaluacin (por comparacin con la situacin actual)

Es conveniente hacer un seguimiento permanente a las reas sobre las cuales se ha actuado y verificar los resultados obtenidos.

La implantacin de un plan para mejorar el ambiente de trabajo no puede considerarse completo si no existe una evaluacin o verificacin permanente de resultados, en la cual se recopile y analice informacin; a partir de ello se hacen nuevas propuestas, para superar dificultades y realizar una mejora continua.

Con este fin, se pueden utilizar listas de verificacin, hacer observaciones, entrevistas (vanse ejemplos de formatos ms adelante) u otros instrumentos o tcnicas que permitan obtener un diagnstico sobre la situacin de limpieza, orden y salubridad de cada una de las instalaciones de la empresa, y de esta manera, verificar los progresos obtenidos con la puesta en prctica de la metodologa de las 9S.

Por ejemplo, se puede observar: Si siguen sucios los pasillos de acceso, con desperdicios, latas o colillas. Si los baos, aunque son aseados diariamente, no tienen un uso adecuado por parte de los usuarios.

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METODOLOGIA DE LAS 9 S
Si en los puestos de trabajo se contina almacenando ms materia prima de la que puede utilizarse . Si la ventilacin aun es escaza. Y dems aspectos que se encontraron como parte de un ambiente inadecuado de trabajo.
EJEMPLO
(Continuacin) Tres meses despus se volvi a filmar en las reas en las cuales se desarroll el plan propuesto. Adems, se realizaron algunas entrevistas con clientes y con los mismos cajeros que haban participado en las actividades de mejora. Se observaron grandes mejoras en limpieza, orden y atencin as como gran entusiasmo en los empleados; sin embargo, aun subsista el problema con los precios de los artculos que no estaban etiquetados. En consecuencia, se propusieron nuevas acciones correctivas para este problema. Adicionalmente se dise un sistema de mejora continua para el resto de las cajas y para mantener lo que ya se haba logrado. Las medidas tomadas contaron con el compromiso de todos los cajeros, de la Gerencia y de los dems empleados que tenan relacin con las cajas.

SECUENCIA TIPICA DE APLICACIN DE LAS 9S

En el siguiente grfico, se muestra una secuencia tpica de aplicacin de la metodologa, en 5 etapas:

y

y y y y

En la primera, se parte de una accin en la propia persona y en las cosas que hacen parte del ambiente de trabajo: bienestar personal, clasificacin de los elementos de trabajo, limpieza, o rganizacin. En la segunda, se destaca la importancia de actuar conforme a lo propuesto: disciplina. Si en los puestos de trabajo se continua almacenando mas materia prima de la que se podra utilizar. si la ventilacin es escasa. Y otros aspectos que se hayan encontrado como parte de un medio ambiente laboral inadecuado.

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METODOLOGIA DE LAS 9 S

SECUENCIA DE IMPLEMENTACION

Etapa 1

Usar ropa limpia Cuidar la salud fsica y mental Bienestar personal Mantener un comportamiento equilibrado Organizar sitios de trabajo cmodos Usar equipo EPP Clasificacin

Establecer principios para identificar lo que sirve y no sirve. Limpieza y aseo

Eliminar suciedad, basura Mantener condiciones de limpieza

IDENTIFICARL O QUE SIRVE O NO SIRVE

DESCARTAR

Etapa 2 ORGANIZACION

Establecer un sistema para tener a mano los artculos necesarios

DISCIPLINA
Reconocer la necesidad de dar seguimiento a lo especificado. y Procedimientos correctos, conforme a las especificaciones. ETAPA 3 Tener conciencia permanente de mejoramiento continuo y y

CONSTANCIA

Tener orientacin permanente hacia el mejoramiento con la participacin de los empleados, hasta alcanzar las metas planteadas

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METODOLOGIA DE LAS 9 S

COMPROMISO
y y y

Disfrutar del desempeo de un trabajo especfico. Buscar sin descanso el mejoramiento. Luchar de manera permanente para que no llegue la rutina y el desnimo.

ETAPA 4

COORDINACION

ESTANDARIZACION
y
Cuando se avance en la forma de pensar y actuar, considere en que y como se puede contribuir a la satisfaccin del cliente a partir de cualquier empleado. Identificar procesos y productos para mejorarlos

ETAPA 5

Producir, distribuir y vender solo los productos que satisfagan a los clientes, el propsito es tener clientes fieles, leales, permanentes. Cree alianzas con ellos. (MARKETING SOSTENIBLE RSE)

BARRERAS EN LA IMPLANTACION

Promover cambios no es facil, asi estos sean beneficos paralaempresaensu conjunto.Es conveniente, por tanto,comprender y afrontar dificultades quese presenten en su desarrollo, en vez de eludirlas.

Algunas de las barreras que se podrian presentar en la implantacion lde la Metodologia de las 9S son los siguentes.

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METODOLOGIA DE LAS 9 S

y y

y y y y

Resistencia al cambio, porque este implica un esfuerzo adicional y por el temor a lo desconocido. Se puede presentar como escepticismo, rechazo, lentitud,desanimo o actitudes similares , todo lo cual no es extrao ya que hace partedel llamado sindrome de resistenci a al cambio. Falta de compromiso serio y firme porparte de los directivos. Sin elconcurso dela alta direccion, puede llegar a ser dificil o a veces imposible emprender cambios para mejorar elambiente de la empresa.Los primeros convencidos y comprometidos con el cambio debenser los directivos. La inconstancia , que puede truncar expectativas y entusiamo, y generar escepticismo ante futuraspropuestassimilares. Apego a articulos inservibles, actitud que hace parte del sentido de posesion quetienenpersonasei nstituciones y que puede conducir a conservar papeles, equipos, instrumentos, mobiliario y otros elementos a los cuales no se les da ningun uso util ni seles organiza de manera que se puedan identificar,clasificar y distribuir. Falta de comunicacin o fa ltas en laforma de transmirla. Problemas interpersonales y dificulatad parael trabajo en equipo. Dificultad para ponerse de acuerdo y llegar al consenso. Dificultad paraligar la teoria con la practica.

Es importante que quien dirija el proceso de aplicacin progresiva de los elementos claves para ello grado un buen ambiente de trabajo, este consciente de que estas barreras apareceran en mayor grado y que rehuirlas o no afrontarlas de una manera inteligente puede echar a perder los esfuerzos que se esten haciendo por lograr un entorno que permita producir con calidad. Como se trabaja con sereshumanos y no solo con maquinas, no siempre es posible prever como sera el comportamiento de las personas ante un cambio; lo que si es posible es apelar a los dato s y a los hechos a la motivacion y al trabajo en equipo para lograr paso a pasopero de manera fir me,un mejor entorno laboral.

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METODOLOGIA DE LAS 9 S

CONTINUIDAD Como en cualquier proceso de mejora continua, si todos los cambios propuestos se estn realizando, ahora solo hay que permanecer en ello, y volver a verificar el avance de las actividades y logro de las metas propuestas en cada periodo establecido por la empresa.

INSTRUMENTOS Y TECNICAS DE APOYO

Aunque la metodologia delas 9S puede funcionar de manera aislada, es mas afectivo queforme partede un conjunto de instrumentos y tecnicasencaminados a lograr el Control Total de Calidad. (BPM + ISO 9001) Tambien es conveniente disponer de un equipo quedivulgue los comceptos de calidad, apoye la mejora continua y designe facilitadores,es decirpersonal con la tarea de servir como puente de comunicacin entre el equipo de calidad y los empleados , y que esten encargados de llevar a cabo encuestas y seguimiento a la aplicaciomn de las 9S. Ademas para lapuesta en practica de los 9S pueden emplearse instrumentos diversos,ya sea para informar o promover la metodologia,para recoger y analizar informaciom,o para planaer , controlar y divulgar resultados. Estos instrumentos pueden variar en su forma y contenido segn la empresa y de acuerdo con las necesidades que existan. Entre ellos pueden mencionarse.

    y

Campaas Encuestas Hojas de veirficacion Informes Las campaas son un mecanismo util para promover la concientizacion de las personas en una actividade determinada y para incentivar el logro de metas enciertos aspectos (vacunacion, el taller mas aseado , ambiente mas limpio,la oficina mas agradable).

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y

y y

Las encuestas y los formularios se usan para recoger informacion sobre la situacion actual.deben estar diseados de tal manera que la informacion que se obtenga sea confiable y objetiva. Las hojas de verificacion se emplean paracontrolar u observar el avance de los procesos. Los informes muestran el avance de los procesos y presentan recomendaciones para modificar elrumbo o para realizar nuevas acciones.

GRACIAS POR SU ATENCION.

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