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MANUAL DE ORGANIZACION Y GESTION DE LAS JUNTAS ADMINISTRADORAS DE SERVICIOS DE SANEAMIENTO

NDICE La junta Administradora de Servicios de Saneamiento--------------------------2 Asamblea General------------------------------------------------------------------3 Consejo Directivo------------------------------------------------------------------6 Funciones de los Miembros del Consejo Directivo y del Fiscal------------------16 Constitucin de la JASS----------------------------------------------------------20 Organizacin y Conduccin de la Asamblea y Manejo de Libro de Actas-------25 Instrumentos para Apoyar las Funciones del Consejo Directivo de la JASS--28

LA JUNTA ADMINISTRADORA DE SERVICIOS DE SANEAMIENTO (JASS) QU ES LA JASS? Es una Asociacin encargada de la prestacin de los servicios de saneamiento en los centros poblados y comunidades rurales. Se llama servicios de saneamiento a los servicios de agua potable, disposicin de excretas (letrinas) y eliminacin de basura (pozo de relleno).

POR QU ES IMPORTANTE LA JASS? Porque cuando se tiene una JASS bien organizada se administran, operan y mantienen eficientemente los servicios de saneamiento y as se contribuye a mejorar la calidad de vida en la comunidad.

ORGANIZACIN DE LAJASS Presentamos, las instancias que la ley reconoce cuando se organiza la JASS. 2

As Asamblea General La autoridad mxima de la JASS, la conforman todos los usuarios(as) inscritos en el padrn de asociados(as).

Fiscal Supervisa y fiscaliza la labor del Consejo Directivo.

Consejo Directivo Es el grupo de personas elegidas por la Asamblea General que se responsabilizan de la administracin de la JASS.

ASAMBLEA GENERAL La Asamblea General est integrada por todos los asociados(as) inscritos(as) en el padrn de asociados(as) de la JASS. FUNCIONES DE LA ASAMBLEA GENERAL Aprobar el estatuto, reglamento interno y sus modificaciones. Aprobar el plan de trabajo, el presupuesto anual y la cuota familiar. Aprobar el informe anual del Consejo Directivo. Supervisar y evaluar las actividades realizadas por el Consejo Directivo. Designar al comit electoral. Resolver y sancionar casos de denuncias a miembros del Consejo Directivo y/o asociados(as). Confirmar o revocar las sanciones impuestas por el Consejo Directivo. Elegir a los miembros del Consejo Directivo. Otras funciones que por su naturaleza le corresponde como mxima autoridad de la JASS.

La Asamblea se rene en forma ordinaria por lo menos tres veces al ao y en forma extraordinaria cada vez que lo considere necesario.
QUINES SON LOS ASOCIADOS Y LAS ASOCIADAS?

Los asociados y las asociadas son los comuneros y comuneras que participaron en las faenas de construccin del sistema. Tambin son aquellas personas que sin haber participado en las faenas de construccin, han pagado su cuota de inscripcin. Todo asociado(a) est inscrito(a) en el padrn de Asociados de la JASS. Cada vivienda tiene derecho a un punto de agua y solo puede inscribir a un usuario(a) en la JASS. 4

DERECHOS, OBLIGACIONES Y PROHIBICIONES DEL ASOCIADO(A)

DERECHOS Elegir y ser elegido(a) como miembro del Consejo Directivo. Tener voz y voto en la Asamblea General. Representar y hacerse representar en la Asamblea General. Controlar la gestin del Consejo Directivo. Gozar de todos los beneficios que pueda producir la JASS. Recibir aviso oportuno de las interrupciones del servicio. Ser atendido(a) en sus reclamos. Estar informado(a) sobre el estado del servicio.

OBLIGACIONES Participar en las asambleas. Participar en los trabajos comunales convocados por la JASS. Pagar la cuota familiar y las cuotas aprobadas por la asamblea. Informar a la JASS de las averas que afectan el servicio. Conservar y usar adecuadamente el sistema. Participar activamente en las actividades de la JASS. Cumplir con las normas establecidas en el estatuto y el reglamento. Acatar las decisiones de la Asamblea General y del Consejo Directivo.

PROHIBICIONES Usar el agua potable para regar. Efectuar conexiones clandestinas. Manipular cualquier parte de la infraestructura del servicio de saneamiento sin autorizacin del Consejo Directivo de la JASS 5

CONSEJO DIRECTIVO Es la instancia responsable de la administracin de la JASS. Tiene la finalidad de asegurar la calidad del servicio y una buena gestin y administracin. Sus miembros son elegidos(as) por la Asamblea General por un perodo de 2 aos y son responsables de manera conjunta de las decisiones que toman.

QUINES LO INTEGRAN? Los miembros del Consejo Directivo son cinco;

REQUISITOS PARA SER ELEGIDOS(AS) COMO MIEMBROS DEL CONSEJO DIRECTIVO Para ser elegido(a) miembro del Consejo Directivo o fiscal se debe de cumplir con ciertos requisitos: 1. Ser asociado o asociada 2. Tener ms de 18 aos. 3. Residir en la jurisdiccin de la JASS. 4. Ser responsable y honrado(a). 5.No haber sido sentenciado por delito fraudulento. 6.Estar al da en sus aportaciones a la JASS. 7.Voluntad de servicio.

En el Consejo Directivo deben participar hombres y mujeres y reunirse por lo menos una vez al mes para tratar los asuntos relacionados con la conduccin de la JASS.

FUNCIONES DEL CONSEJO DIRECTIVO

a) Administrar el servicio de saneamiento Esta es la funcin ms importante del Consejo Directivo para garantizar un buen servicio de saneamiento bsico. Para ello sus miembros planifican, 7

ejecutan, supervisan y evalan las actividades acordadas en el plan de trabajo anual.

b) Elaborar el plan anual de trabajo, presupuesto y clculo de la cuota familiar. El Consejo Directivo tiene la funcin de elaborar el plan de trabajo anual, el presupuesto y la propuesta de la cuota familiar y presentarlos a la Asamblea para su aprobacin.

c) Cautelar el patrimonio de la JASS. A travs de esta funcin, el Consejo Directivo de la JASS, debe de proteger y asegurar el uso de los recursos econmicos y materiales (dinero, bienes o equipos y materiales) en el funcionamiento y operatividad de los servicios de saneamiento. Para ello se debe de cumplir con algunos procedimientos que a continuacin presentamos: 1. Control de pagos y libro de caja. Es muy importante para el manejo ordenado del dinero. El control de pagos es una actividad indispensable para garantizar que se cuenta con los recursos econmicos necesarios para el cumplimiento del plan de trabajo y asegurar as la adecuada operacin y mantenimiento del sistema. Hay cuatro herramientas que van a permitir el control de pagos: Talonario de recibos. Cuaderno de control de pagos. Cuaderno diario de movimiento de caja. El libro de caja. 2. La elaboracin y actualizacin del libro de caja. Esto es responsabilidad del tesorero(a) de la JASS, siendo supervisado por el Presidente(a). 3. Elaboracin de inventarios de bienes. Para resguardar los bienes, equipos y materiales de la JASS, sugerimos que se elabore un inventario, con la finalidad de registrar todos los bienes (equipos y materiales) que son propiedad de la JASS ya sea comprados u obtenidos por contribucin de los asociados o que fueron bienes donados por alguna institucin.

d) Aprobar la solicitud de inscripcin de nuevos socios(as) El Consejo Directivo de la JASS busca que todos los comuneros y comuneras se beneficien de los servicios de saneamiento bsico, por ello promueve el ingreso de nuevos socios(as) y evala si renen las condiciones para ingresar a la junta. Para cumplir esta funcin a continuacin te presentaremos algunos procedimientos importantes:

Para la inscripcin de asociados(as) Se debe cumplir con los siguientes requisitos Haber participado en la ejecucin del sistema de agua potable, en faenas comunales y en asambleas. Entregar el aporte econmico, previamente acordado en la Asamblea General de asociados(as), para la construccin de una obra de saneamiento. Pagar el derecho de inscripcin vigente aprobado por la Asamblea General. LA CONDICIN DE ASOCIADO(A) SE PIERDE POR: Renuncia voluntaria. Muerte. Decisin de la Asamblea General. Quedarse sin vivienda ubicada en el mbito territorial de la JASS.

Se puede recuperar la condicin de asociado(a) mediante la solicitud de inscripcin y evaluacin de la Asamblea General

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e) Aplicar sanciones a los asociados(as) Mediante esta funcin, el Consejo Directivo promueve el cumplimiento de obligaciones y de prohibiciones que todo asociado(a) debe conocer.

El Consejo Directivo puede aplicar sanciones a los asociados(as) suspendiendo temporalmente el servicio en los siguientes casos
1. 2. 3. 4. 5. 6. Estar atrasado en el pago de ms de 2 cuotas familiares. Comercializar o suministrara otros el agua potable sin autorizacin. Manipular la caja de conexin. Hacer derivaciones o conexiones de la tubera de una vivienda a otra. Rehabilitar un servicio cerrado sin autorizacin de la JASS. Cometer cualquier acto doloso que de alguna manera obstruya, interrumpa o destruya tuberas, instalaciones de saneamiento al interior o exterior de la conexin. 7. Hacer mal uso del agua potable que signifique su desperdicio. 8. Utilizar el agua potable para usos distintos al domstico o al autorizado. 9. Tener la letrina en mal estado. PUEDE CERRARSE TOTALMENTE EL SERVICIO EN CASO DE: Tener deudas mayores a nueve meses por concepto de pago de la cuota familiar. Presentar una solicitud de clausura a la JASS. Terminare! contrato de abastecimiento de agua.

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CONTRATACIN DE PERSONAL El contrato de servicios de terceros, se realiza cuando los miembros de la JASS no pueden ejecutar directamente las actividades de operacin, mantenimiento del sistema, facturacin y cobranza. Es una funcin del Consejo Directivo de la JASS reconocida por la ley (SUNASS). Se debe tener en cuenta la capacidad de pago de la JASS al momento de tomar decisiones de contratos de servicios. Pasos para hacer un contrato Un contrato debe consignar claramente: 1. El nombre del contratado(a). 2. Las funciones y actividades que debe realizar. 3. El monto de pago. El monto de pago es propuesto por el Consejo Directivo y debe ser aprobado por la Asamblea General.

g)

Supervisin de las obras y mejoramiento del servicio.

La supervisin incluye:

1. Supervisin de las obras de ampliacin y/o mejoramiento del servicio

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Se refiere a vigilar el trabajo durante la ampliacin del sistema y/o mejoramiento del servicio. Es importante contar con un cuaderno de supervisin donde se registrar el resultado de las actividades. 2. Supervisin de las instalaciones de conexiones domiciliarias de agua y saneamiento. Es la actividad que permite relacionarnos con tos usuarios(as) del sistema y verificar el uso adecuado del lavadero, de la letrina familiar y del pozo de relleno para la basura. Es una oportunidad para sensibilizar al asociado(a) y su familia sobre sus derechos, obligaciones y prohibiciones. 3. Coordinacin con diversas instituciones El Consejo Directivo de la JASS tambin tiene la funcin de coordinar con diversas instituciones. Veamos quienes pueden ser: Superintendencia Nacional de Servicios de Saneamiento (SUNASS): Establece las normas y los alcances de la JASS. Ministerio de Salud: Brinda asesora para la desinfeccin y conservacin de los servicios de saneamiento. Es deber del Sector Salud a travs de las Oficinas de Salud Ambiental, prestar la asesora para la desinfeccin del sistema y prevencin de enfermedades contagiosas ligadas al ambiente. Municipalidad y Empresas Municipales de Saneamiento: Es deber de las municipalidades distritales y provinciales apoyar a las JASS para la conservacin, mejoramiento e incluso ampliacin de los servicios de saneamiento. 13

Organismos No Gubernamentales: Es importante establecer convenios de cooperacin con los organismos no gubernamentales existentes en ia zona para fines de asesora, capacitacin y a veces mejoramiento de los servicios de saneamiento.

3. Elaborar el informe anual. El Consejo Directivo debe de informar a los asociados(as) sobre las actividades, el estado de las cuentas, los logros y las dificultades en la gestin de la JASS. La Asamblea General es el espacio indicado para informar. Un aspecto del informe lo constituyen los informes econmicos mensuales y anuales. Por ello es importante que el libro de caja, aquel donde se registran los ingresos y los egresos, se mantenga actualizado permanentemente elaborando un informe mensual. De esta manera resultar mucho ms sencillo hacer el informe de todo un ao. Para elaborar el informe econmico mensual, recomendamos los siguientes pasos: 1. Sumar el total de ingresos consignando la fuente de ingreso (por ejemplo por cuotas familiares, por alguna donacin, etc.). 2. Sumar los egresos o gastos consignando el concepto del gasto (por ejemplo 14

por compra de materiales para mantenimiento, pago a operador, etc.). 3. Restar los ingresos y egresos para saber si hay dficit (ms gastos) o supervit (ms ingresos). Para hacer el informe anual se suman los ingresos, egresos y saldos de todos los meses y luego se resta los ingresos y egresos para saber si hay dficit (ms gastos) o supervit (ms ingresos) al finalizar el ao.

El informe econmico mensual y anual lo elabora el tesorero, lo revisa el presidente y luego es presentado y aprobado en la Asamblea General.

INFORME

Modelo para elaborar el informe econmico anual.


Informe Econmico de! Ao 2011 MESES DEL AO Enero Febrero Marzo Diciembre TOTAL INGRESOS (S/) EGRESOS (S/) SALDO (S.) (Favor o en contra)

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j) Organizar las campaas de limpieza comunal y otras funciones. Es funcin del Consejo Directivo de la JASS promover el cuidado del medio ambiente. Es importante la participacin de toda la comunidad en campaas de limpieza comunal para evitar la contaminacin. Asimismo, realizarn otras funciones que le designe la Asamblea General.

FUNCIONES DE LOS MIEMBROS DEL CONSEJO DIRECTIVO Y DEL FISCAL


FUNCIONES DE LOS MIEMBROS DEL CONSEJO DIRECTIVO a) Funciones del Presidente(a): Representar legalmente a la JASS e informar de las actividades. Convocar y presidir las reuniones de la Asamblea General y del Consejo Directivo. Controlar el manejo de los recursos econmicos. Autorizar gastos y aprobar la rendicin de cuentas que presenta el tesorero (a). Dar cuenta en forma conjunta con el tesorero(a) sobre la marcha del servicio ante el Consejo Directivo y la Asamblea General en aspectos tcnicos y econmicos. Supervisar permanentemente la marcha del plan anual del trabajo y la calidad del servicio. Otras funciones que le asigne la Asamblea General.

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b)

Funciones del Secretario(a): Llevar el libro de actas de las sesiones de la Asamblea General y del Consejo Directivo. Llevar el padrn de asociados(as) actualizado. Dirigir y controlar el trabajo del operador. Guardar y cuidar los archivos de las JASS. Reemplazar al Presidente(a) en caso de ausencia. Inscribir a nuevos asociados(as). Apoyar al Presidente(a) para la formulacin y control del plan operativo anual de trabajo. Otras funciones que le asigne el Presidente(a).

c) Funciones del Tesorero(a): Cobrar las cuotas familiares y otros ingresos de la JASS. Hacer las compras y pagos necesarios para la marcha del servicio, debiendo contar con el visto bueno del Presidente(a). Anotar los ingresos y egresos en el libro de caja de la JASS y mantenerlo actualizado. Presentar mensualmente el informe del estado de cuentas debidamente documentado para su aprobacin por el Consejo directivo y el informe final anual con la correspondiente aprobacin del Presidente(a). Cuidar los fondos y otros valores materiales de la JASS. Apoyar al Presidente(a) para la elaboracin y control del Plan Operativo Anual de Trabajo. Llevar el Padrn de los Asociados(as) con el registro de las aportaciones u otras cobranzas. Llevar el libro de inventario actualizado. Otras funciones que le asigne el Presidente(a).

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d)

Funciones de los Vocales:

Apoyar a los miembros del Consejo Directivo a fin de que las funciones se cumplan con la mayor eficiencia. Apoyar en la convocatoria a las asambleas. Asumir las funciones de algn miembro ausente en forma temporal. Otras funciones que el Consejo Directivo crea conveniente.

DESTITUCIN DE LOS MIEMBROS DEL CONSEJO DIRECTIVO Las causales de destitucin de los miembros del Consejo Directivo son las siguientes: Aprovechar el cargo para obtener ventajas personales. Ausentarse injustificadamente de 3 reuniones seguidas del Consejo Directivo o 5 alternadas en un semestre, o de 2 sesiones de la Asamblea General en el ao. Incapacidad debidamente comprobada para desempear el cargo. Ser condenado a pena privativa de la libertad. Haber perdido la condicin de asociado(a). Incumplir reiteradamente las funciones que le son asignadas. FUNCIONES DEL FISCAL

El Fiscal es un(a} asociado(a) elegido(a) por la Asamblea General por un perodo de dos aos. Su funcin es supervisar y fiscalizar la gestin del Consejo Directivo de la JASS. 18

El Fiscal debe cumplir los mismos requisitos de los miembros del Consejo Directivo y posee el derecho a estar presente en las sesiones del Consejo Directivo, con voz pero sin voto en las decisiones. LAS PRINCIPALES FUNCIONES SON: Resguardar el cumplimiento de los acuerdos de la Asamblea General.

Convocar a la Asamblea cuando lo solicite por lo menos el 20% de los asociados y el Presidente(a) no cumpla en hacerlo en un plazo de 15 das. Recoger propuestas de nuevas formas de trabajo para mejorar la organizacin. Informar a la asamblea sobre el cumplimiento de la gestin del Consejo Directivo de la JASS. Denunciar en primera instancia ante el Consejo Directivo los casos de infracciones por parte de alguno de los miembros o de los asociados(as). y en segunda instancia ante la Asamblea General. Otras funciones que le asigne la Asamblea.

Debemos saber que no pueden ejercer el cargo de Fiscal, los parientes directos de los miembros del Consejo Directivo.
Adems: Debe saber escuchar. Debe tener voluntad de ensear lo que sabe. Debe observar con el nimo de identificar las dificultades para corregir de inmediato. Debe ensear con el ejemplo.

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CONSTITUCIN DE LA JASS
COMO FORMAR UNA JASS? Para formar una JASS en una localidad se debe seguir los siguientes pasos: 1. Las autoridades como son: Teniente Gobernador, Agente Municipal, etc., convocan a los miembros de la comunidad a una Asamblea General. 2. Exponer la razn por la que se debe organizar y constituir una JASS. 3. La Asamblea General debe nombrar al Comit Electoral que ser responsable de organizar el proceso de eleccin del Consejo Directivo de la JASS. 4. Convocar a la Asamblea General para la eleccin del Consejo Directivo de la JASS. 5. Eleccin de la JASS. 6. Oficializar la designacin del Consejo Directivo, levantando el acta de constitucin de la JASS. PASOS PARA ELEGIR AL CONSEJO DIRECTIVO DE LA JASS Para elegir el Consejo Directivo de la JASS se formar un Comit Electoral elegido en Asamblea General; siendo su funcin principal llevar a cabo el proceso de eleccin de la nueva junta Directiva de a travs de una asamblea de usuarios(as).

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El comit electoral est formado por: Un presidente (a) Un secretario (a) Un vocal(a)

LAS FUNCIONES DEL COMIT ELECTORAL SON LAS SIGUIENTES: Elaborar un reglamento de elecciones, el mismo que debe ser aprobado en Asamblea General. Finalizada la votacin, debe proclamar a los ganadores y elaborar el acta correspondiente firmada por los asistentes como testigos.

Pasos para organizar un proceso de elecciones.


a) Antes de las elecciones: 1. Decidir la fecha de las elecciones en Asamblea General. 2. Elegir un Comit Electoral, conformado por 3 personas: Presidente ( a), secretario(a) y vocal. 3. Elaborar el Reglamento Electoral, en el cual debe figurar: Quienes pueden ser candidatos. Quienes estn facultados para votar. Como se realizar la eleccin del Consejo Directivo. Difusin de las elecciones.

4. El reglamento de elecciones, debe ser aprobado en Asamblea General. b) El mismo da de las elecciones:

1. Registrar la asistencia de los asociados, segn el padrn. 2. Presentar las listas de candidatos para el Consejo Directivo a la Asamblea General. 21

3. Proceder a la eleccin. 4. Elaborar el Acta electoral. 5. Publicar una copia del Acta electoral. 6. Finalizada la votacin, el Comit Electoral debe proclamar a los ganadores y elaborar el acta correspondiente firmada por los asistentes como testigos.

Los miembros del Comit Electoral no pueden ser candidatos en las elecciones que estn a su cargo. El Consejo Directivo saliente debe entregar a la nueva directiva los documentos y pertenencias de las JASS en Asamblea General.
INSCRIPCIN DE LA JASS La Ley General de Servicios de Saneamiento reconoce el derecho de la JASS para constituirse como asociacin civil. Esto le permitir hacer convenios y realizar gestiones para conseguir mayores recursos y mejorar el Sistema de Agua y servicios de saneamiento. Cmo hacer la inscripcin de la JASS?. Para la INSCRIPCIN en el Libro de Registro de Organizaciones Comunales de la Municipalidad, se tendrn que presentar los siguientes documentos: 1. 2. 3. 4. Solicitud de inscripcin Acta de constitucin de la JASS. Estatuto aprobado en Asamblea General. Acta de eleccin de Consejo Directivo.

Cumplidas las formalidades y realizado el registro, la Municipalidad extender 22

y suscribir una "Constancia de Inscripcin de la Organizacin", que contendr la denominacin de la Organizacin, el nombre del Presidente, Secretario, Tesorero, Vocal, Fiscal, el periodo del mandato y otros datos que considere conveniente. Todo cambio que realice la organizacin comunal deber ser comunicado a la Municipalidad con fines de actualizacin de registro. La Municipalidad no podr exigir requisito adicional alguno para extender dicha constancia.

La Ley General de Servicios de Saneamiento reconoce el derecho de la JASS para constituirse como asociacin civil lo que le permitira hacer convenios de cooperacin, contratos, prstamos con otras instituciones. Con la finalidad de obtener su personera jurdica, la JASS presentar a Registros Pblicos su acta de constitucin, estatuto y reglamento. Para la inscripcin en el Directorio Nacional de JASS de la Superintendencia Nacional de Servicios de Saneamiento {SUNASS) se tendrn que presentar los siguientes documentos: Solicitud de inscripcin. Acta de constitucin la JASS. Constancia de inscripcin en los Registros Pblicos para obtener la personera jurdica. Ficha resumen de informacin bsica llenada segn formato. En un plazo no mayor de 30 das calendarios de recibida la solicitud, la SUNASS emitir el certificado de inscripcin en el Directorio Nacional de la JASS.

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A continuacin te presentamos un modelo de acta de constitucin de la JASS CONSTITUCIN DE LA JASS DEL DISTRITO DE. , PROVINCIA DE DEPARTAMENTO DE Siendo las.. Del da. De 20.en el lugar de los.. Abajo firmantes, usuarios del servicio de saneamiento del centro poblado de. .. Reunidos con el propsito de constituir la junta Administradora de Servicios de Saneamiento de acuerdo a la Directiva de Organizacin y Funcionamiento de Juntas Administradoras de Servicios de Saneamiento, aprobada por Resolucin de Superintendencia ; Acordamos lo siguiente: 1. Elegir como presidente(a) y secretario (a} de la Asamblea de Constitucin a los Seores(as) : Presidente(a): . Secretario(a): 2. Constituir la Junta Administradora de Servicios de Saneamiento (JASS) del centro Poblado de.. , distrito de. , provincia de. departamento de. que se denominar. 3. Aprobar el estatuto y anexos al presente documento. 4. De conformidad con los procedimientos y condiciones contemplados en el estatuto y reglamento, se nombran a las siguientes personas como integrantes del Consejo Directivo de la entidad: Presidente(a): Tesorero(a): Secretario(a): Vocal : Vocal : En seal de conformidad todos los presentes suscriben la siguiente acta:
.. PRESIDENTE(A) ASAMBLEA DE CONSTITUCIN .. SECRETARIO (A) ASAMBLEA DE CONSTITUCIN

Nombre DNI
PRESIDENTE(A) DE LA JASS

Nombre: DNI:..
. SECRETARIO (A) DE LA JASS

Nombre DNI
TESORERO (A) DE LA JASS

Nombre: DNI:..
. VOCAL DE LA JASS

Nombre DNI 24

Nombre: DNI:..

ORGANIZACIN Y CONDUCCIN DE UNA ASAMBLEA Y MANEJO DEL LIBRO DE ACTAS a) Antes de la asamblea.

Convocar

informar cuando ello la

a y

todos donde el

los se

asociados(as), agenda. adecuado Para para

realizar la asamblea, los objetivos y la utiliza medio Por convocatoria.

ejemplo carteles en lugares visibles, campana, parlante, etc. Especificar y difundir con claridad las sanciones por inasistencia consideradas en el reglamento de la JASS. Preparar los materiales necesarios para la asamblea; necesitamos asegurar una mesa, bancas, etc. b) Durante la asamblea. Distribuir las tareas en la conduccin de la asamblea entre los miembros del Consejo Directivo. Por ejemplo: El registro de la asistencia. El registro en el libro de actas. Presentar la agenda a consideracin de la asamblea. Se agregan puntos si la asamblea lo solicita. Al desarrollar cada tema de la agenda es importante llegar a acuerdos concretos.
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Finalmente se elabora el acta, se lee y los asistentes firman el acta.

MANEJO DEL LIBRO DE ACTAS El secretario(a) es el responsable del Libro de Actas y debe utilizarlo en cada reunin del Consejo Directivo y en la Asamblea de Asociados(as). Presentamos un modelo de acta de una Asamblea General:

MODELO DE ACTA En la localidad de--------------- siendo las-----------horas, del da--------del Mes--------del ao---------se reunieron los miembros de la Junta Administradora de Servicios de Saneamiento y Asociados(as) en general para tratar la Siguiente agenda: 1.---------------------------------------------------------------------------------2.--------------------------------------------------------------------------------3.--------------------------------------------------------------------------------

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Resumen de la asamblea:--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Acuerdos o conclusiones:-----------------------------------------------------------1-------------------------------------------------------------------------------------2------------------------------------------------------------------------------------3---------------------------------------------------------------------------------No habiendo ms puntos que tratar, se ley el acta y se dio por terminada la Asamblea General, siendo las--------- horas del mismo da y firmando todos los presentes en seal de conformidad. Firmas: ----------------------Presidente(a) JASS ------------------Vocal 1JASS Asociados(as) ----------------------Secretario(a) JASS -------------------Vocal 2 JASS ------------------------------------------Tesorero(a)JASS -----------------Fiscal JASS ----------------

INSTRUMENTOS PARA APOYAR LAS FUNCIONES DEL CONSEJO DIRECTIVO DE LA JASS CMO HACER UN PLAN ANUAL DE TRABAJO? El Plan anual de trabajo nos seala el camino por donde debemos seguir para alcanzar el resultado que queremos. Nos permite identificar todo lo que necesitamos: los materiales, el dinero que se requiere y las personas responsables de las actividades. Tambin nos permite distribuirnos las responsabilidades y determinar el tiempo para hacerlo. Todas las personas siempre estamos planificando nuestras actividades. Las siguientes preguntas nos ayudaran a nuestra planificacin: 27

Qu queremos lograr? .......................................................OBJETIVO Qu haremos? .................................................................... ACTIVIDADES Qu necesitamos? ............................................................. RECURSOS Cuntas veces lo haremos? .............................................. FRECUENCIA Quines lo harn? .............................................................. RESPONSABLES A continuacin te presentamos un cuadro o matriz que pretende ayudarte a ordenar mejor el proceso de planificacin en la JASS.

MODELO DEL PLAN ANUAL DE TRABAJO DE LA JASS


ACTIVIDADES RECURSOS FRECUENCI A (de Actividades por ao) l reunin I reunin 1 reunin i reunin I reunin RESPONSABLES

1. Asambleas Generales: - Elaboracin de la propuesta del plan anual de trabajo - Propuesta de la cuota familiar - Aprobacin del plan anual de trabajo y de la cuota familiar - Elaboracin del informe anual (gestin de la JASS) e informe econmico - Aprobacin del informe anual e informe econmico

Libro de actas Libro de caja. etc.

Consejo Directivo Consejo Directivo Asamblea General Consejo Directivo Asamblea General

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2. Elecciones del Consejo Directivo: Formar el Comit Electoral Elecciones del Consejo Directivo

Reglamento de Elecciones

Cada 2 aos

Comit Electoral. Asamblea General

3. Reuniones del Consejo Directivo 4. Cobranza de las cuotas familiares 5. Visitas domiciliarias para el control de: - Buen uso de! agua potable - Buen uso de letrinas - Correcta eliminacin de la basura inorgnica 6. Mantenimiento del sistema de agua potable: -Revisin de tuberas, limpieza y operacin de vlvulas de! sistema de agua potable -Mantenimiento y operacin de los componentes del sistema - Desinfeccin de los componentes del sistema 7. Actividades comunales: - Trabajos de limpieza comunal - Difusin de las actividades de la JASS

Libro de actas Talonario de recibo Cuaderno de supervisin

Mensual Mensual Mensual

Consejo Directivo y Fiscal Consejo Directivo y Fiscal Consejo Directivo y Fiscal

Mdulo de herramienta materiales y accesorios

Mensual Trimestral Semestral

Operadores Operadores Operadores Consejo Directivo y Asociados

Materiales de limpieza (escobas, palanas, etc.)

Mensual

CMO ELABORAR EL PRESUPUESTO? El presupuesto es la cantidad de dinero que necesitamos para realizar las actividades programadas en el plan de trabajo de las JASS. Para hacer el presupuesto se deben tener en cuenta 2 tipos de gastos. a) Castos Fijos: Son aquellos gastos que siempre vas a realizar. Por ejemplo los gastos de operacin y mantenimiento como: pago a operadores, compra de herramientas y los gastos de administracin y cobranza (libros, recibos, servicios, etc.). Gastos Temporales: Son aquellos gastos que vas a realizar eventualmente. Por ejemplo los gastos de reparacin que incluye la compra de pegamento, tuberas, accesorios, vlvulas, hipoclorito, etc.

B)

Ejemplo de cmo ordenar los gastos de algunas de las actividades de la JASS. 29

Gastos fijos:
Actividad que se realiza Descripcin en qu se gastar Unidad Cantidad Costo unit. (S/) Costo total 100.00

1. Compra de herramientas 2. Administracin y cobranza

Mdulo de Herramientas - Libro de caja, libro de actas, cuaderno de inventarios, tiles de escritorios, talonarios de

Varios

LOO

100.00

Varios

1.00

114.00

114.00

recibos - Mantenimiento de local transporte y movilidad 3. Operacin, mantenimiento y desinfeccin de! sistema Compra de materiales e insumas - Pago operador

Varios

1.00

240.00

240.00

Varios Varios

1.00 1.00

442.00 960.00

442.00 960.00 1,856.00

Total gastos fijos (S/.)

Actividad que se realiza

Gastos temporales:

Descripcin

Unidad

Cantidad

Costo unit. S/.) 270.00 82.00

Costo total S/. 270.00 82.00 352.00

1. Reparaciones o - Compra de refacciones materiales e insumos 2. Desinfeccin - Hipoclorito de calcio

Varios Varios

1.00 1.00

Total gastos temporales

30

GASTO TOTAL (Costos fijos ms gastos temporales)

2,208.00

CMO CALCULAR LA CUOTA FAMILIAR? Para calcular la cuota familiar es necesario seguir los siguientes pasos: 1) Obtener el gasto total El gasto total se obtiene sumando los gastos fijos y los gastos temporales. Gasto total = Total gastos fijos + Total gastos temporales Si nos fijamos en los cuadros anteriores, tenemos que: Casto total = 1856.00 + 352.00 = 2,208.00 2) El gasto mensual resulta de dividir el gasto total entre 12 que son los meses del ao. 31

Gasto Mensual = Gasto Total /12 meses del ao Gasto Mensual = 2,208.00 / 12 = 184.00 3) Finalmente para calcular la cuota familiar se divide el gasto mensual entre el nmero de familias. Cuota familiar = Gasto Mensual / de Familias Cuota familiar = S/. 184.00 / 80 familias = S/. 2.30.

RECIBOS Y LIBRO DE CAJA a) Recibos Para registrar los cobros debemos contar con un TALONARIO DE RECIBOS donde se anotan todos los ingresos que por cualquier concepto haya recibido la JASS. Este registro permitir al Consejo Directivo manejar, registrar y conservar ordenadamente el registro de las cuotas de los usuarios. Este talonario debe ser llenado en su totalidad, retenindose para la JASS los talones ms pequeos, y entregando al asociado(a) la parte desglosable. Todo asociado(a) que hace un pago tiene derecho a recibir su recibo. El control de pagos de los asociados(as) se hace en base al talonario de recibos. Los ingresos deben sustentarse con recibos numerados sellados por la JASS y los egresos con boletas de venta o recibos. b) Libro de caja Es el libro donde se anotan mensualmente, los ingresos o cobros y los gastos que se hacen para el mantenimiento del sistema o gestin de las 32

JASS, y debe ser legalizado por un notario pblico, juzgado civil o juez de paz. INVENTARIO DE BIENES Para la elaboracin del inventario se recomienda seguir los siguientes pasos: 1. Enumerar y etiquetar los equipos y materiales que se quieren inventariar. 2. Anotar el nmero del equipo o material. 3. Anotar la fecha de ingreso a la JASS, es decir, la fecha en que el equipo pasa a ser propiedad de la JASS. 4. Anotar el nombre del equipo o material. 5. Describir caractersticas ms importantes. Por ejemplo la marca del equipo, modelo, color u otra caracterstica que se considere importante. 6. Cuando un bien ya no se utilice y/o est deteriorado, previo acuerdo con la asamblea, se le dar de baja y se anotar la fecha de salida. A continuacin se presenta un modelo de inventario que puede ser utilizado por la JASS: Nmero Fecha Cantidad Unidad Nombre del Caractersticas Observacio equipo/ materia! nes
01 02 20/02/ 2011 20/02/ 2011 30 1/4 Unidad Tubos Galn Pegamento Tubos de PVC de ' pulgada de clase 10 Pegamento PVC

EL PADRN DE ASOCIADOS(AS) El padrn de Asociados(as) es el libro legalizado donde se inscribe a los asociados(as). Ayuda a conocer el nmero de familias que participan en la JASS y a controlar la asistencia en las asambleas. La elaboracin y actualizacin del padrn de asociados es responsabilidad del Secretario(a) de la JASS.

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INSCRIPCIN DE LOS ASOCIADOS(AS) A continuacin se presentan los pasos para inscribir a un asociado(a): 1. Registra primero al asociado(a) cuya fecha de inscripcin sea la ms antigua. 2. 3. Anota el nombre del asociado(a)). Recuerda que por cada vivienda debe haber slo un asociado(a) inscrito(a). Los miembros de la familia que viven en cada vivienda eligen a quien los representa ante la JASS. 4. Registra si el asociado(a) pag su monto de inscripcin. Recuerda que si el asociado(a) ha participado en la faena de construccin de las obras de saneamiento est exonerado del pago de inscripcin. Para inscribir a nuevos asociados(as), se tiene que aprobar en reunin de Consejo Directivo la incorporacin.

5.

1 2 3

Fecha de inscripcin 04/01/03 04/02/03 04/02/03

Apellidos y nombre de! asociado (o) Julin Quispe L Marcial Choque N. Marina Valdivia Q.

Monto de inscripcin S/. 300.00

Observaciones No particip en la faena Particip en la faena No particip en la faena

S/. 300.00

MODELO DE NOTIFICACIN Cuando hay problemas con un asociado(a) por incumplimiento de sus deberes o por haber participado en hechos prohibidos por la JASS, se recomienda notificar por escrito a dicho asociado(a). En caso de que el asociado(a) no sepa leer, el Secretario le leer el comunicado personalmente. Te sugerimos que la sancin se aplique despus de notificar al asociado(a). Recomendamos el siguiente modelo:

NOTIFICACIN Seor(a) Asociado(a------------------------Se le notifica por el siguiente motivo: -----------------------------------------------34

------------------------------------------------Se le suspender el servicio. De no asumir sus deberes, perder la condicin de asociado(a).


--------------------------------------------

PRESIDENTE/A)

SECRETARIO/A)

Fecha: -------------------Hora----------

MODELO DE REGISTRO DE LAS VISITAS DE SUPERVISIN Es importante contar con un cuaderno de supervisin donde se registra el resultado de la actividad de la supervisin que realiza el Consejo Directivo de la JASS.

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