ESCOLA PROFISSIONAL DA APRODAZ

Reflexo Final
No mbito da UFCD Organizao e Manuteno do Arquivo, que teve a durao de vinte cinco horas ministradas pela Formadora Margarida Medina, ns formandas temos de fazer uma reflexo crtica sobre a matria e relacion-la com as Redes Sociais. Ao longo dessa reflexo tentarei ao mximo atingir o objectivo, mencionando as competncias que desenvolvi atravs desta UFCD. Vou mencionar alguns temas que aprendemos neste mdulo: Tcnicas de arquivo, conceito, funes, requisitos, caracterizao, critrios de classificao e arquivo e principais regras do arquivo informtico. Pude aprender que a funo do arquivo muito importante numa empresa ou mesmo nas nossas casas, que tem como funcionalidade a organizao, registo de todos os documentos que entram na empresa. Por exemplo as facturas devem ser todas registadas por data de recepo. O arquivo no um depsito de documentos, mas facilita uma consulta rpida. A tarefa do pessoal do arquivo arquivar os documentos que a lei exige ou que sejam teis no so guardados documentos desactualizados. O arquivo activo pode considerar um lugar onde os documentos permanecero nele o tempo necessrio, o semiactivo constitudo por documentos que, embora no sejam de consulta frequente, so de consulta peridica, o inactivo ainda pode ser consultado algumas vezes pelo que dever ser cuidadosamente classificado de forma a no serem destrudos documentos. Periodicamente o arquivo tem de ser revisto pois pode ter documentos que perderam o interesse da empresa e podem ser destrudos. Aprendemos sobre fichas cegas quando apenas fica visvel s a primeira letra de cada grupo este dificultam a procura das outras fichas. Tambm aprendemos a fazer um guia de emprstimo de documentao o qual achei essencial para o mercado de trabalho principalmente para o nosso curso. Podemos chamar esse documento por guia de requisio e preenchida em trs vias. Uma colocada num dossi ordenada cronologicamente, outra colocada no lugar do documento/ dossier/livro/revista em circulao. Tivemos a oportunidade de aprender a ordenar alfabeticamente, palavra a palavra e por apelido, cronologicamente e geograficamente. Em relao ao arquivo, as solues para nos livrarmos da papelada so manter os papis mais teis, so os que temos que ter mais ateno, mas o chamado arquivo morto que tem documentos

ESCOLA PROFISSIONAL DA APRODAZ Rua dos Mercadores n 76, 9500-092 Ponta Delgada Telefone 296 285 461 Fax 296 285 463 E-mail: geral@aprodaz.com

ESCOLA PROFISSIONAL DA APRODAZ papis fiscais que j excederam os dez anos pode ser destrudo. Contudo h quem pense pelo seguro e armazene pois, quem sabe podero vir a ser necessrios. Fomos fazer uma visita de estudo Cmara Municipal da Ribeira Grande, mais propriamente ao arquivo e biblioteca e foi importante para ns ficarmos a conhecer mais sobre o arquivo e isso graas Formadora Margarida Medina. Achei o mdulo muito importante tanto para minha vida profissional como para vida pessoal. Posso por em prtica todos os conhecimentos que adquiri ao longo dessas 25 horas, naquela que ser a minha futura rede social profissional. Pois aprendi que toda a documentao de uma empresa deve ser devidamente arquivada, a tempo certo e com um sistema apropriado e adaptado pela respectiva rede social, para a qual irei prestar os meus servios. O que aprendi nessa UFCD ir ser-me de suma importncia, para o meu futuro profissional e far de mim uma profissional de sucesso.

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