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TABLA DE CONTENIDO
COMO INSTALAR HELISA personal .................................................................... 2 1. REQUERIMIENTOS ........................................................................................ 2
Requerimientos:............................................................................................................2
2. INSTALACIN ................................................................................................ 3 3. COMO REGISTRAR HELISA personal.......................................................... 7 GUIA DE IMPLEMENTACIN ............................................................................ 8 INTRODUCCIN ................................................................................................. 8
Paso 1: Creacin de la empresa. .................................................................................8 Paso 2: Definir parmetros. ........................................................................................10 Paso 3: Creacin de cartillas. .....................................................................................33 Paso 4: Captura de Informacin. ................................................................................36 Paso 5: Realizacin de Consultas e Informes. ...........................................................37 Paso 6: Utilitarios bsicos...........................................................................................40 Paso 7: Herramientas de trabajo. ...............................................................................42
1. REQUERIMIENTOS
Para lograr un desempeo ptimo antes de realizar la instalacin, tenga presente contar con los siguientes requerimientos como mnimo en los equipos de cmputo.
Requerimientos:
Sistema operativo Microsoft Windows 98, NT, XP Professional Edicin, Server 2000 o Server 2003. Procesador Pentium II de 800 Mhz, equivalente o superior. Espacio en disco 100 Megabytes para su instalacin. Memoria de 512 Megabytes. Unidad de CD-ROM. Monitor VGA o resolucin superior.
2. INSTALACIN
Ubique el CD de la aplicacin en la unidad. a. Si el computador no tiene habilitada la funcin AUTORUN, debe abrir el explorador de Windows y ubicar la unidad donde est el CD. Busque el programa HELISA_personal_Instalacion.exe, que esta la raz del mismo y de doble clic sobre l. b. Si el computador tiene habilitada la funcin AUTORUN, la instalacin se iniciar automticamente. En pantalla, aparecer el asistente de instalacin de HELISA personal. 1 Presentacin de la instalacin Haga clic en siguiente para iniciar la instalacin
Licencia de uso Lea el contrato de uso y licencia, si esta de acuerdo con las condiciones seleccione la opcin de Acepto el contrato y haga clic en Siguiente para continuar.
Directorio de instalacin: Indique la unidad y nombre del directorio donde desea instalar la aplicacin
HELISA personal.
Tareas adicionales Seleccione la opcin de Crear icono en el escritorio para que el asistente coloque un acceso directo a la aplicacin en el escritorio de su computador.
Resumen de las caractersticas de instalacin. Muestra las caractersticas con las que se llevara a cabo la instalacin de la aplicacin HELISA personal. Haga clic en Instalar para finalizar.
IMPORTANTE: Una vez realizada la instalacin, si en el computador hay alguna versin de base de datos FIREBIRD INTERBASE debe proceder a eliminar de la carpeta donde fue instalado HELISA personal los siguientes archivos: firebird.conf fbclient.dll fbembed.dll firebird.msg gds32.dll security.fdb Si tiene alguna versin de BDE (Borland Database Engine), que este siendo usada por algn otro software, proceda a eliminar de la carpeta donde fue instalado HELISA personal los siguientes archivos: bdeEmbebed.reg bantam.dll ib_util.dll idapi32.dll idpdx32.dll idr20009.dll idsql32.dll sqlint32.dll IDAPI.CFG
Si el programa an no ha sido registrado, en la ficha Licencia sobre la parte superior derecha se muestra la opcin de Registrar HELISA personal. Haga clic sobre esta opcin para desplegar la pantalla de registro.
El registro se puede realizar en lnea o por medio telefnico. Ingrese los datos de la empresa: nombre, Nit y la licencia que le fue asignada al momento de la adquisicin. Haga clic sobre la opcin Registro en lnea que estar activa si dispone de una conexin a Internet o comunquese con su distribuidor o con PROAsistemas Ltda., indique la pista uno y la pista dos, escriba la clave de registro asignada y haga clic en Registrar.
GUIA DE IMPLEMENTACIN
INTRODUCCIN
El objetivo principal de esta gua es mostrar los elementos bsicos de trabajo e indicar los procedimientos que se necesitan para iniciar el manejo, de una manera adecuada, del mdulo Administrador. En caso de necesitar mayor informacin acerca de un tema especfico se puede utilizar la herramienta de Ayuda en Lnea, la cual desarrolla en profundidad el contenido de la opcin o campo que est activo en el momento. Active la Ayuda en Lnea por medio de la tecla F1 o haciendo clic en el botn ubicado en la barra de Herramientas (parte inferior de la pantalla).
A continuacin debe diligenciar los datos principales de la compaa, los cuales la identificarn en diferentes procesos tales como la elaboracin de informes e impresin de documentos entre otros. Estos datos son:
Nombre:
Razn social de la empresa tal como ha sido registrada en la cmara de comercio.
Local:
Nombre particular del establecimiento si lo tiene. Por ejemplo si la empresa a crear maneja diferentes sucursales, en este campo se puede indicar el nombre de la sucursal a la que pertenece la informacin.
Identidad:
Numero del documento de identificacin de la empresa con dgito de verificacin y tipo de documento. Este ltimo campo permite diferenciar si el nmero de documento es un NIT, una cdula de ciudadana, una tarjeta de identidad, etc.
Datos bsicos
Casa Matriz: Si la empresa es una sucursal o divisin de otra empresa principal, este campo permite elegirla dentro de las que estn creadas en HELISA personal . Apartado areo, direccin de Internet y correo electrnico: Identifican los contactos adicionales de la empresa.
Estructura de cuentas
Es indispensable para la manipulacin contable de la empresa elegir la estructura de cuentas que mas se ajuste a la misma. HELISA personal dispone diversas estructuras que permiten indicar el sector econmico en el cual se desenvuelve la compaa.
Informacin tributaria
Tipo de persona: Nmero que identifica el tipo de persona de la empresa. Por ejemplo 31 identifica a las personas jurdicas y 30 identifica a las personas naturales. Actividad econmica de la empresa: Indica el cdigo de la actividad econmica de la empresa. Nit DIAN y Nit DIAN local: Nmeros de NIT de las administraciones nacional y local (distrital) de impuestos con dgito de verificacin. Tipo de empresa: Elija el sector econmico en el que se desempea la empresa. Rgimen: Indica el rgimen tributario al cual pertenece la empresa. Autoretenedor: La marca establece si la empresa es autoretenedora.
Funcionarios:
Establezca la identidad y el nombre del Representante legal, Revisor fiscal y Contador de la empresa.
Logotipo:
Incluya el logotipo de la empresa el cual es utilizado en informes y dems formatos para documentos.
Usuarios:
Cada empresa puede ser accedida o manipulada por los usuarios que se autoricen en esta opcin. Para autorizar o denegar el permiso a la empresa, d doble clic sobre el respectivo usuario. El punto verde indica que el usuario puede trabajar en la empresa, mientras que el punto rojo establece una restriccin para el mismo.
Los nicos datos que NO SON MODIFICABLES, una vez creada la empresa son el cdigo, el periodo inicial, el nombre y la estructura de cuentas. Para modificar los dems datos, ubicado en el directorio de empresas, haga clic derecho sobre la empresa y elija la opcin Modificar.
Los usuarios son las personas que tendrn acceso a HELISA personal. Es necesario definir los usuarios que van a utilizar el sistema y los permisos que tiene cada uno de ellos en las diferentes opciones con el fin de establecer niveles de acceso y una capa de seguridad a la informacin registrada.
Los datos bsicos del usuario que va ha tener acceso a HELISA personal son el nombre y una clave. Es necesario establecer permisos globales, permisos de opciones del men, permisos sobre las empresas a trabajar, las horas a trabajar y en general permisos sobre cada uno de los mdulos del sistema.
Grfico 4 Lista de Conceptos Ejemplo: Si al hacer un asiento contable, en el campo del concepto utiliza con mucha frecuencia el trmino Valor del reembolso de caja menor, sencillamente en el campo del concepto digtelo y en el campo de tecla rpida digite R. Posteriormente, cuando est haciendo el asiento contable y necesite este concepto, solo digite la combinacin de teclas Ctrl + R y entonces, en el campo del concepto, aparecer Valor del asiento contable.
2.1.5) El PAAG y las tasas de inters mensuales. (Men: Parmetros/Globales/PAAG y tasas de inters)
Dentro de los documentos contables se encuentran los documentos de Ajustes por inflacin y Causacin de Intereses corrientes y por mora. En el documento de Ajustes por inflacin, el cual es automtico, solo se solicita la fecha del ajuste y el PAAG del mes respectivo. Este porcentaje se puede ingresar en el momento de la captura o se puede establecer previamente mes por mes en esta opcin. En los documentos de intereses corrientes o por mora se utiliza los porcentajes respectivos mensuales de usura para establecer los topes dentro de los cuales el usuario debe trabajar.
Grfico 7 Formas de Pago Cada una de las anteriores modalidades, excepto la negociable y la normal, permite establecer si la forma de clculo ser manual o automtica, lo cual indica si se podr modificar o no en la captura y si el monto ser distribuido en cierto nmero de cuotas o en un valor fijo de cada cuota.
Grfico 9 Creacin de Documentos Para definir un documento es necesario diligenciar las siguientes secciones de datos:
Informacin general:
Contiene la informacin general del documento y consta de los siguientes tems: Tipo: Identifica al documento hasta con cuatro (4) caracteres alfanumricos (Ej. RC, CE, FV, etc.) Nombre: Nombre completo del documento. Consecutivo: Nmero desde el cual iniciar el contador de los documentos. Consecutivo automtico: Indica, si el nmero de documento se puede modificar en la captura de documentos o no. Mdulo: Mdulo al cual pertenece el documento (Ej. Contabilidad, Inventario, etc.). Documento fuente: Esta marca indica si el documento maneja un documento alterno en la captura. Por ejemplo este parmetro es usado cuando un proveedor expide una factura con un tipo y numero que obviamente no corresponde a consecutivos de nuestros datos, pero es necesario grabarlo en contabilidad con un tipo y nmero consecutivo propio de la empresa, sin prdida del original.
Clase: Establece el tipo de transaccin que realizar el documento. Este parmetro es clave para determinar si el documento es de elaboracin manual (como recibos de caja, comprobantes de egreso, etc.) o de elaboracin automtica (tales como ajustes por inflacin, cancelacin de cuentas de resultado, etc.). Pedir negocio por transaccin: Esta marca indica que, en caso de manejar el mdulo de Negocios HELISA personal, se pedir el negocio por cada registro (en caso de estar marcado) o ser un solo negocio para todo el documento.
Parmetros de impresin:
Contiene los parmetros que indicarn como se realizar la impresin del documento y consta de los siguientes tems: Formato: Elija el formato de impresin definido para el documento (Ver Gua de implementacin de formatos). Formato de cheque: En caso de que el documento definido sea un comprobante de egreso indique el formato de cheque (Ver Gua de implementacin de formatos) que usar por defecto. Sin embargo cada cuenta bancaria maneja un formato de cheque individual. Imprimir en otra moneda: Esta marca indica si la impresin del documento se efectuara en una moneda diferente al peso. Formas continuas: Indica si el sistema realiza el salto de pgina para que la impresin en papel forma continua imprima correctamente. Imprimir horizontal: Esta marca permite imprimir el documento de forma horizontal (si est marcado) o vertical.
Usuarios:
Contiene los permisos que tendrn los usuarios para realizar acciones en cada documento. En cada usuario se debe marcar si puede o no asentar libros con este documento, si podr manejar los descuentos bsicos y adicionales. Estos dos ltimos parmetros solo funcionan para los documentos pertenecientes a los mdulos de Gestin de Ventas y Gestin de Compras HELISA personal.
2.2.2.1) Estructura del cdigo contable. (Men: Parmetros/Particulares/Contabilidad/Estructura del cdigo contable)
La longitud del cdigo de cada cuenta estar determinado por los dgitos que se asignen en cada nivel, por lo tanto es necesario establecer los parmetros para que este cdigo se ajuste a las necesidades de la compaa.
Estructura:
Defina la cantidad de dgitos que utilizar cada nivel. La cantidad de dgitos estar dada por el nmero de auxiliares que manejarn las cuentas, sin embargo en la parte inferior se muestra un ejemplo grfico que representa los niveles y dgitos elegidos. Recuerde que no se necesita crear cuentas auxiliares para los terceros, clientes o centros de costo debido a que existen mdulos especializados para la manipulacin de estos tems.
Modelo:
Es el modelo a elegir en la presentacin de informes tipo balance. El modelo A presenta los balances desde el nivel 1 (Clase) en adelante, l modelo B presenta los balances desde el nivel 2 (Grupo) en adelante y el modelo C presenta los balances desde el nivel 3 (Cuenta) en adelante.
No obstante se puede definir un cdigo contable con mximo 20 dgitos repartidos en mximo 10 niveles, tal como se muestra en el grfico 11.
Grfico 11 Estructura del Cdigo Contable II Estos parmetros debern ser definidos de manera correcta antes de ingresar cualquier asiento dado que no se pueden modificar posteriormente.
2.2.2.2) Defina las cuentas de uso especfico. (Men: Parmetros/Particulares/Contabilidad/Cuentas de uso especfico)
Existen diferentes procesos, informes y opciones que necesitan las cuentas especiales que manipularn. Para esto se definen los siguientes tems:
Disponible:
Establece las cuentas que se mostraran en los informes de activo disponible.
Caja:
Indica las cuentas que sern usadas en procesos de recaudo.
Bancos:
Especifica las cuentas que manejarn transacciones bancarias.
Correccin monetaria:
Indica la cuenta que contendr los valores de la correccin monetaria causada en los ajustes por inflacin.
2.2.2.3) Defina el estado de resultados clasificado. (Men: Parmetros/Particulares/Contabilidad/ Estado de resultados clasificado)
Dentro de los informes que ofrece el mdulo de contabilidad, el contenido del informe Estado de Resultados Clasificado debe ser definido por el usuario. El contenido del informe permite establece las cuentas a reportar con sus respectivos nombres y las operaciones que se realizarn entre ellas. El estado de resultados clasificado que se muestra por defecto, es una gua, que debe ser adaptada a las necesidades particulares de cada empresa.
Para realizar la definicin debe tener en cuenta los campos que necesita cada una de las lneas:
Concepto:
Cada lnea debe estar identificada con una letra que indica el tipo de accin y un nmero consecutivo. Las letras usadas son: C: Reporta una cuenta especfica. T: Identifica un total, es decir, operaciones entre cuentas u otros totales. V: Define un valor fijo que ser solicitado en el momento de la elaboracin del informe para realizar operaciones con l o simplemente visualizarlo. P: Crea un porcentaje para ser aplicado a una cuenta, total o valor.
Texto:
Texto que aparecer como descripcin de cada concepto.
Cuentas / Frmulas:
Dependiendo del tipo de concepto (cuenta, total, etc.) este campo de ser diligenciado as: Cuentas: Digite el cdigo de la cuenta a reportar al nivel deseado. (Ej. 6130, 23, 410505, 5). Total: Indique la operacin a realizar utilizando los identificadores asignados en el campo concepto. (Ej. C1 + C2, T1 + C4, T4 + V1).
Valor fijo: Digite el mismo valor asignado en el concepto (Ej., V1, V2, Vn) Porcentaje: Indique el concepto al cual se aplicar el porcentaje y seguido por una coma, si existe, la condicin para aplicarlo. (Ej. T1, T1>0).
2.2.2.4) Establezca las cuentas para la realizacin de los ajustes por inflacin. (Men: Parmetros/Particulares/Contabilidad/Ajustes integrales por inflacin)
El proceso de captura de ajustes integrales por inflacin puede realizarse de manera manual o automtica. En caso de ser automtica es necesario definir las cuentas a ajustar y los respectivos rubros que causarn su ajuste dbito y crdito.
Concepto:
Texto que identifica cada rubro.
Rubro:
Cdigo de la cuenta que se ajustar. Esta cuenta puede ir a un nivel mayor o detallado dependiendo de la necesidad del usuario.
Dbito:
Cuenta en la cual se causar el dbito generado por el proceso de ajustes por inflacin.
Crdito:
Cuenta en la cual se causar el crdito generado por el proceso de ajustes por inflacin.
2.2.3.1) Defina los impuestos a aplicar. (Men: Parmetros/Particulares/Terceros e impuestos/ Impuestos, descuentos y valores)
Cada tipo de impuesto y su respectiva tarifa puede ser creado en HELISA personal con el fin de calcularlos de manera automtica y agilizar la captura de estos. Los impuestos a crear deben contener los siguientes datos:
Tipo:
Indica la clase de impuesto. (Ej. I.V.A., Retencin en la fuente, etc.)
Clase de tarifa:
Indica si la tarifa est determinada por un porcentaje o es un valor fijo.
Tarifa o Valor:
Dependiendo de la clase de tarifa se digita el porcentaje o valor del impuesto.
Base:
Valor mnimo sobre el cual se practicar el impuesto.
Redondear:
Elija el redondeo deseado del impuesto.
Naturaleza:
Identifica la naturaleza del impuesto. (Ej. Dbito o Crdito).
Tecla rpida:
Es la tecla con la que se activar el impuesto desde la captura mediante la combinacin de teclas Ctrl + Shift + Tecla asignada.
Grfico 16 Cuentas para Impuestos Esta opcin tiene incidencia en los procesos de captura y de elaboracin de informes; en el mdulo de captura cuando se digite una cuenta de un tipo especificado el sistema traer la lista de los impuestos disponibles. En la elaboracin de reportes tales como certificados y declaraciones estas cuentas parametrizadas son utilizadas para el clculo de bases de impuestos, entre otras aplicaciones.
Grfico 17 Conceptos Tributarios Estos conceptos deben ser creados cada ao debido a que con igual frecuencia se cambian los valores mnimos a acumular por cada uno de ellos.
2.2.3.4) Conceptos de las declaraciones y los certificados de ingresos y retenciones. (Men: Parmetros/Particulares/Terceros e impuestos/Conceptos para declaracin)
Los conceptos que se reportan en las declaraciones de IVA y retencin as como en los certificados de retencin en la fuente deben ser creados en las opciones respectivas de los parmetros particulares de terceros. En estas opciones el nico dato a diligenciar por cada concepto es la descripcin y posteriormente en la elaboracin de los informes se complementa la parametrizacin.
Posteriormente en esta gua en la definicin de cartillas se explicar la forma de asociar cuentas al mdulo de centros de costo.
2.2.5.1) Tipos de cartera y conexiones de cuentas a cada tipo. (Men: Parmetros/Particulares/Cuentas por cobrar/Conexiones y tipos de cartera)
Es comn encontrar diferentes tipos de clientes en una compaa y cada uno de ellos tiene diferentes caractersticas y diferentes tratamientos. Si es necesario conocer resultados por cada uno de estos tipos de cartera estos deben ser creados en esta opcin. Los datos que se deben especificar estn divididos en cuatro grupos que son:
Informacin general:
Indique el nombre del tipo de cartera y las cuentas que estarn vinculadas al mismo. En este ltimo parmetro debe indicar cada una de las cuentas que estarn ligadas al tipo de cartera, sean a nivel mayor o niveles auxiliares. Por ejemplo si las cuentas a asociar a este tipo de cartera son 13050501 y 13050502, podra indicar solo 130505 que contiene a las cuentas anteriormente citadas. Cada cuenta o grupo de cuentas asociado debe ir separado por comas. (Ej. 130505,130510, etc.)
Trminos:
Cada trmino usado en la identificacin del cliente puede tener un nombre en particular el cual ser mostrado en la hoja de vida. Indique el nombre en particular de cada trmino y en la columna Ordenamiento (Ord.) parametrice si el campo ser tenido en cuenta en las opciones de agrupamiento de los informes.
2.2.5.2) Cuentas de uso especfico. (Men: Parmetros/Particulares/Cuentas por cobrar/ Cuentas de uso especfico)
La causacin de los intereses de mora o los intereses corrientes necesitan la definicin de las cuentas a afectar. En esta opcin indique las cuentas donde se causarn las partidas en las cuentas de ingreso y de deudores as como el porcentaje de IVA que se calcular en cada uno de ellos. En caso de no manejar IVA en el inters deje vaco el campo respectivo.
2.2.6) Parmetros para el mdulo de cuentas por pagar. (Men: Parmetros/Particulares/Cuentas por pagar/Conexiones y definicin de trminos)
El mdulo de cuentas por pagar se encarga de administrar la informacin de los acreedores de la empresa y las respectivas obligaciones contradas con ellos, as como los plazos de vencimiento de las mismas. En la opcin de Conexiones y definicin de trminos debe definir dos parmetros: Indique las cuentas que estarn vinculadas al mdulo. En este parmetro debe agregar cada una de las cuentas que estarn ligadas, sean a nivel mayor o niveles auxiliares. Por ejemplo si las cuentas a asociar son 220505 y 220510, podra indicar solo 2205 que contiene a las cuentas anteriormente citadas. Cada cuenta o grupo de cuentas asociado debe ir separado por comas. (Ej. 220505,230505, etc.). Defina los trminos usados en la identificacin del proveedor. Cada trmino puede tener un nombre en particular el cual ser mostrado en la hoja de vida. Indique el nombre en particular de cada trmino y en la columna Ordenamiento (Ord.) parametrice si el campo ser tenido en cuenta en las opciones de agrupamiento de los informes.
El mdulo de bancos de HELISA personal proporciona informacin completa sobre los movimientos, saldos y transacciones posfechadas de cada una de las cuentas bancarias, corrientes o de ahorros, de la compaa. Para una buena utilizacin del mdulo de Bancos es necesario establecer los parmetros, que se describen en las opciones que siguen a continuacin.
2.2.7.1) Cuentas de uso especfico. (Men: Parmetros/Particulares / Bancos/ Cuentas de uso especfico)
Los procesos de manipulacin de transacciones bancarias generan partidas por conceptos como intereses, rendimientos y comisiones entre otras. En esta opcin debe definir las cuentas contables que se afectarn en cada una de estas transacciones. Solo ubique cada uno de los conceptos y digite la cuenta a afectar en cada caso.
2.2.7.2) Formatos de los extractos bancarios. (Men: Parmetros/Particulares/Bancos/Formatos para los extractos)
Esta opcin permite establecer la posicin en que se encuentra cada uno de los campos solicitados dentro del archivo del extracto que enva cada banco. Indique la posicin inicial y final del campo dentro del registro y los caracteres utilizados para separar los miles y los decimales de cada valor. En algunos casos ser necesario crear un formato para cada banco debido a que cada uno de ellos maneja formatos diferentes.
2.2.7.3) Operaciones a realizar en las transacciones bancarias. (Men: Parmetros/Particulares/Bancos/Operaciones para medios magnticos)
Es necesario establecer los tipos de transacciones que utiliza cada banco. En cada una de ellas se debe indicar el tipo de transaccin, que es un cdigo alfanumrico con el cual identifica el banco cada transaccin (Ej. CD Cheque devuelto, 04 Consignacin, etc.), la descripcin y el signo de la operacin, es decir el signo + si suma al saldo o el signo si resta.
La captura de documentos en HELISA personal presenta una plantilla similar para todos los tipos de documento. Esta plantilla se divide en dos partes: La primera parte contiene datos generales del documento como tipo, nmero y fecha de elaboracin. En documentos especiales, como de ajuste por inflacin, o en los intereses corrientes o por mora, en esta rea se solicitan datos adicionales propios del documento a digitar, como el PAAG, los porcentajes de inters, etc. La segunda parte contiene columnas del detalle de las transacciones, como son: Cuenta: Cuenta contable que se afectar en el registro. Con la combinacin de teclas Ctrl + Enter se despliega la cartilla para elegir la cuenta si no se conoce el cdigo. Puede crear cuentas desde la captura presionando la tecla INS. Concepto: Digite el concepto de la transaccin. En este campo pueden ser usados los conceptos frecuentes creados. Recuerde que cada concepto tiene una tecla de acceso rpido la cual en una combinacin con la tecla Ctrl da acceso instantneo al concepto creado. Si desea ver la lista de todos los conceptos creados digite la combinacin de teclas Ctrl + Barra espaciadora y elija el concepto a capturar. Beneficiario: Dependiendo del mdulo al que est asociado la cuenta digitada, aparecer la cartilla de terceros, clientes o acreedores. Con la combinacin de teclas Ctrl + Enter se despliega la cartilla para elegir el beneficiario. Puede crear beneficiarios en la cartilla respectiva desde la captura presionando la tecla INS. Valor dbito o crdito: Digite el valor de la transaccin.
Centro de costo: Centro de costo que se afectar en el registro. Con la combinacin de teclas Ctrl + Enter se despliega la cartilla para elegir el centro de costo. Puede crear centros de costo desde la captura presionando la tecla INS.
Grfico 29 Asentar Libros En la mayora de casos el proceso de captura solicita informacin extra segn los mdulos afectados en cada uno de los registros. Por ejemplo al realizar un crdito a una cuenta bancaria se solicitan los datos concernientes al destino de la transaccin o en el caso de afectar cuentas de cartera se solicitar la forma de pago o el documento que se va a cancelar. Es necesario digitar la informacin complementaria debido a que esta ser la informacin que se almacene en los diferentes mdulos.
Paso 5: Realizacin de Consultas e Informes. (Men: Administrador/ Mdulo /Consultar los libros y Elaborar informes)
Las consultas e informes tienen como fin visualizar de manera rpida y efectiva el resultado de los movimientos registrados en cada uno de los mdulos segn los requerimientos dados por el usuario. El objetivo de este paso es simplemente brindar una informacin bsica de los tems en mencin, dado que es una seccin muy extensa y diversa dentro de HELISA personal . Las consultas permiten analizar el movimiento detallado de la informacin as como el resultado global del mismo en cada uno de los mdulos de HELISA personal . Cada consulta muestra los datos organizados en diferentes categoras, as como los periodos entre los cuales se realiza la consulta.
Grfico 30 Consultas La manipulacin de estas consultas es realizada de manera sencilla por el usuario. En cada una de ellas el usuario podr personalizar los ordenamientos, los filtros, la ubicacin de cada una de las columnas, entre otras caractersticas. Por otra parte cada uno de los mdulos de HELISA personal posee los informes que permiten analizarlos segn el caso. Cada informe permite realizar la definicin de los parmetros que requiere cada uno de ellos, con lo cual se puede establecer el contenido, el ordenamiento, y la estructura del reporte, as como el medio de salida del mismo, ya sea hacia impresoras locales o en red, archivos con diferentes formatos, vista previa en pantalla o envo mediante correo electrnico a cualquier funcionario o contacto de la libreta de direcciones.
Grfico 31 Configuracin de Informes El resultado de la configuracin dada al informe podr ser revisado en la vista preliminar del mismo, antes de ser enviado a impresin, con el fin de corregir aspectos de forma tales como la presentacin, orden de las columnas, etc.
Grfico 35 Herramientas En cualquier momento, durante la ejecucin de la aplicacin, estas herramientas constituyen un elemento de apoyo a la gestin operacional. Las herramientas y sus caractersticas son las siguientes: El botn de salida brinda otra posibilidad de cierre a las opciones del sistema. La ayuda HELISA personal permite acceder al ndice general de la ayuda, esto con el fin de explorar todo el manual en lnea contenido en el programa. De igual forma cada opcin y cada campo tiene ayuda en lnea por medio de la tecla F1 La calculadora permite realizar clculos rpidos desde cualquier punto del programa. Si desea puede dejar en la ventana todas las operaciones que se realicen de tal manera que se pueda volver a ellas, cambiarlas y recalcularlas sin modificar las operaciones posteriores. Mediante el archivador de informes se puede cargar informes realizados y archivados anteriormente, en cualquier momento.
El Visor de documentos es una herramienta que permite visualizar los documentos guardados previamente en formato HELISA personal. El Calendario tributario y personal es una agenda completa que permite la programacin de eventos, citas o vencimientos de impuestos. Adicionalmente es posible decidir los usuarios que sern notificados y el nmero de das de antelacin, mediante la herramienta de Mensajes HELISA personal . Mensajes HELISA personal es una herramienta creada para la comunicacin entre usuarios del sistema a travs de la administracin de correo interno o correo electrnico. Pgina de HELISA personal es un acceso directo al sitio de Internet, para que est actualizado y en contacto con Proasistemas Ltda. El vnculo de Acerca de HELISA personal brinda informacin acerca de la licencia de uso del software y sobre los cambios realizados en cada una de las versiones liberadas.