Cuadern Cuaderno

de Contabilidad

NDICE
Carta de Presentacin -----------Introduccin ----------------------Manejo del Cuaderno -----------Personajes del Recorrido --------Hoja de Ingresos y Egresos ------Libro de Caja ---------------------Banco -----------------------------Cuentas por Cobrar --------------Cuentas por Pagar ---------------Estados Financieros --------------Obligaciones Laborales ---------Glosario ---------------------------q e r t y u T I t q o q R q I w i 3 4 5 6 7 15 18 25 29 34 38 48

Argumento y contenido: Licda. Yolanda Alvarez de Garca Correcciones: Ilustraciones y diseo: Artes Finales: Ana Bella Vargas / Azucena Aguilar Alfredo y Andrea Burgos. Balam Tijax Oscar Meja

Estimada amiga lectora. Estimado amigo lector. Para muchas personas el hablar de contabilidad, de procesos administrativos, de exigencias laborales, de llenar formularios, etc., es frustrante, no porque no estemos acostumbrados a los nmeros a los procesos ya que estos han venido acompaando nuestra vida, desde la niez conocemos como nuestros padres, hombres y mujeres trabajadores van haciendo que alcance el presupuesto familiar, cuando somos jvenes nos permiten ir midiendo el cumplimiento de las metas que nos hemos propuesto cumplir en la vida. Al momento de plasmar en una hoja lo que tenemos disponibles para suplir las necesidades de nuestros hogares u organizaciones nos da temor hacerlo y pensamos que no tenemos las habilidades para cumplir y entonces delegamos esta tarea en otro persona. Por esta razn, Federacin Luterana Mundial ha facilitado el fortalecimiento de capacidades administrativas contables de cada mujer y hombre que trabaja en organizaciones y/o comunidades, para que optimicen el manejo de los bienes y recursos con los que cuentan y que no choquen con lo que se quiere hacer y cmo se debe hacer. Al lograr un vnculo entre la prctica y la teoria que se requiere para llevar un registro contable se obtiene que las Juntas directivas, coordinadores de proyectos, tcnicos y tcnicas, asociados, contadores y cada persona que se involucra en las organizaciones cuenten con este Cuaderno bsico que les sirva de referencia y les permita tomar decisiones acertadas. Es un instrumento que esperamos no se quede en el rincn del olvido sino sea de correccin desde la experiencia de cada persona, y que sea mejorado. Agradecemos a todas las personas que intervinieron en la mediacin de este Cuaderno, principalmente a quienes representan a las organizaciones Socias que participaron en los diferentes talleres de Administracin y Contabilidad, a Alfredo y Andrea Burgos, Yolanda de Garca y al Equipo de Cholsamaj. Fraternalmente. Ana Bella Vargas. Lesdvia Azucena Aguilar. Guatemala, 12 de noviembre de 2010

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r Siempre se ha dicho que los nmeros son fros, sin vida, que trabajar con nmeros, cifras y cuentas es aburrido. Desde nuestra experiencia vemos los nmeros como los que expresan las vivencias de personas en diferentes actividades. Detrs de cada nmero, de cada cifra, de cada Cuenta deberan haber nios y nias felices con acceso a la educacin y salud, mujeres que saben de economa familiar porque da a da estiran y encogen los centavos para mantener el equilibrio en el presupuesto, varones y las mujeres que trabajan la tierra, la madera, la arcilla, jvenes y seoritas que laboran en fbricas, en ocinas privadas y pblicas que llevan el producto de su esfuerzo al hogar, todos y todas, tienen contacto con los nmeros. Algunos y algunas para medir su produccin y otros para rendir resultados de lo que crean diariamente. Los nmeros, las cifras y las cuentas nos hablan tambin de hechos, de indicadores, de planes y de esperanzas por una vida mejor. Tambin nos hablan de desastres, de cantidades de logros o de actividades que se dejaron de hacer. Por estas y otras razones proponemos este pequeo Cuaderno de Contabilidad Popular en el que cada persona involucrada en los procesos de desarrollo de sus organizaciones/ comunidades encuentren una gua para conocer una manera sencilla, cmo llevar sus Cuentas Personales, Familiares o institucionales donde laboran o sirven. El antecedente para producir el Cuaderno fueron las expectativas, crticas, comentarios y aportes de quienes asistieron a las capacitaciones sobre Contabilidad, Administracin, exigencias Laboral y Fiscal facilitado a las socias de la Federacin Luterana Mundial FLM- en el rea de la Media Luna Qqch1. Deseamos que este cuaderno sea gua en los diferentes temas que se han tratado. No es un cuaderno de texto, es un instrumento que cuando lo necesite estar a su lado auxilindole en el registro de los ingresos y egresos que administra en forma personal, familiar o comunitaria. Esperamos tambin sus observaciones y comentarios para mejorarlo cotidianamente.

Comprende los Municipios de San Jos, San Luis, Sayaxch, Poptn en Petn, Cobn, Chisec, Carch, de Alta Verapaz e Ixcn, Quich.

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Los siguientes puntos son recomendaciones para que aproveche este cuaderno. Lea despacio cada tema y trate de relacionar las situaciones y conocimientos que se presentan, segn su propia experiencia. No avance a otro tema si tiene dudas en alguna idea nueva que se presente, antelas para no olvidarlas y las aclare con la persona capacitadora. Es importante, que todo lo que aprenda lo aplique en la asociacin lo ms rpido posible. Tenga en cuenta las recomendaciones y sugerencias dadas. Para explicar cada tema se emplea un lenguaje sencillo.

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Los personajes que le acompaarn en este recorrido son:

Julia: Mujer tcnica en el rea contable, quien acompaa a Toms en su capacitacin.

Toms: Campesino, Director de la asociacin Artesanos Unidos

Don Toms Chub es Director administrador de la Asociacin Artesanos Unidos. l es una persona emprendedora, disciplinada y ordenada, por eso l quiere tener en orden la contabilidad de la Asociacin. Para ello decidi capacitarse por medio de algn programa de fortalecimiento en esta rea. Don Toms, sabe que tener la funcin de director de la asociacin es una gran responsabilidad porque tiene que conocer y entender la estructura administrativa de la Asociacin (Asamblea, Junta Directiva, Coordinacin), los Estados Financieros que prepara el contador (Estado de Ingresos y Egresos y Estado de Situacin Financiera) y otros aspectos como salario mnimo, Obligaciones Laborales y scales de la Asociacin. Se pregunta: Cmo saber si la forma en que se ha hecho es la mejor? Julia Pop es capacitadora en el rea contable, ella apoyar a Toms para ser una persona entendida de estos asuntos.

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HOJA DE INGRESOS Y EGRESOS

Por medio de la contabilidad se puede conocer todas las transacciones que realiza y saber si son buenas para administrar. La contabilidad va desde anotar en un Libro de Ingresos y Egresos o Entradas y Salidas, as como otras operaciones hasta preparar lo que, generalmente, hacen los contadores: Los Estados Financieros.
Creo que ya pagamos esta factura, pero no encuentro la nota. Le hablar al proveedor para preguntarle no, porque que tal si quiere cobrar doble, aprovechando que no me acuerdo, tampoco se cuanto ha ingresado cada mes

Justo esto es lo que necesito yo para hacer ms fcil mi trabajo de pagos, gastos

Toms Aqu lo buscan la seorita de la capacitacin! Que pase adelante. Que oportuna!! Revisaba la contabilidad porque tengo muchos problemas con los pagos, notas, registros de ingresos y movimientos que se hacen ac.

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Este tema es importante para que una asociacin funcione bien. Ponga toda su atencin y ver que pronto aprende a llevar una contabilidad sin fallas.

Sabe don Toms a algunas personas encargadas de administrar les sucede que, al nal del da, cuando cuentan los ingresos y gastos no recuerdan los conceptos pues anotaron slo las cantidades de dinero en una hoja de papel.
Como por e je mplo:

4.50 3.00 15.30 18.00 5.00 2.50 48.30

S, eso lo hago y algunas veces se me pierden las hojitas porque no tengo un lugar especco para guardar todas las anotaciones.

100.00 50.00 150.00

sta es la manera tradicional de llevar las cuentas. Puede ser rpida, cmoda y no requiere sea ordenada, pero tiene desventajas: esas anotaciones no dan la informacin, no ayudan a tomar decisiones con ellas y no sirven para llevar la contabilidad.

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Veamos u n e j e m p l o: Suponiendo que en el mes de Marzo del ao 2,009, Toms realiz las o p er a ci on e s s i gu i e n t e s : 21/03/09 31/03/09 La Asociacin Artesanos Unidos recibi una donacin por u n m on t o de Q . 3 5 , 0 0 0 . 0 0 . Cuatro asociados pagaron cuotas correspondientes al mes de Ma r z o de l a o 2 0 0 9 . Ju a n a R u iz Jorge Calito Pedro Rosales Ma r ia C o r l e t o ( 2 m e s e s ) 31/03/09 Q.25.00 Q.25.00 Q.25.00 Q.50.00

Q.125.00

C a n c e l a c i n de u n pr s t a m o que a n t e ri o r m e n t e s e l e h i z o a la secretaria: Q.500.00

Los ingresos son lo que usted recibe en efectivo o en cheques. Los egresos o salidas, es el dinero que sale de la asociacin para el pago de las compras o de los gastos normales de la misma. Veamos si qued claro eso del registro de ingresos y egresos. Hagamos juntos el Libro de Ingresos y Egresos de la Asociacin, para eso, tomemos el ejemplo anterior.
IN GR E S OS FECHA 21.03.09 31.03.09 CONC E PTO Ingreso por Donacin Pago cuotas de Asoc i a d o s : Juana Ruiz Jorge Calito Pedro Rosales Mara Corleto Abono a prstamo concedido en Enero a la Secretaria PA R C IA L TOTA L 35, 000. 0 0

25. 00 25. 00 25. 00 50. 00 500. 00

35, 125. 0 0 35, 625. 0 0

31.03.09

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Bueno, pues existe otra manera de llevar sus nmeros. Tiene ventajas como: ayudar a tomar decisiones, tendr la informacin ordenada, podr revisar y saber en qu se equivoc o acert, le sirve para llevar su contabilidad. Es legal, cumple con los requisitos que marca la Superintendencia de Administracin Tributaria -SAT-. Esta manera ordenada de llevar sus nmeros es conocida como el Libro de Ingresos y Egresos o Entradas y Salidas. Bien, ya vio qu fcil es. Al igual que se hacen anotaciones de las entradas de dinero, deben de hacerse las anotaciones de las salidas de dinero. Las salidas pueden ser por compras de equipo o mobiliario o por gastos que tenga la asociacin.

Los gastos se reeren a los pagos por el funcionamiento de la asociacin como es el pago de luz, agua, telfono, sueldos, etc., mientras que las compras se reeren a los pagos de equipo o mobiliario verdad?

S. Para anotar los egresos necesitar otra hoja del cuaderno y usar el mismo formato que el de los ingresos. Veamos el siguiente ejemplo:

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Al da 31 de Marzo de 2,009, Toms como director de la Asociacin, con el aval de la Junta Directiva compr lo siguiente: 1 Mesa de Trabajo 4 Bancos de Trabajo 1 Escritorio Secretarial 1 Silla 1 Calculadora Adems cancel las facturas de servicios as: Luz Elctrica Agua Uso de Telfono Sueldo Secretaria Sueldo Contador Sueldo Director Q. 300.00 Q. 75.00 Q. 200.00 Q. 2,500.00 Q. 2,500.00 Q. 4,000.00 Q. 9,575.00 Q.12,580.00 Q.1,500.00 Q. 400.00 Q. 650.00 Q. 230.00 Q. 1,900.00 Q. 880.00 Q. 225.00

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De acuerdo con el ejemplo anterior, el registro de las compras de equipo o mobiliario, gastos y pagos quedar de la siguiente manera:
EGRESOS POR CO MPR A DE E QUIPO O MOB IL IA R IO
FECHA 24.03.09 24.03.09 24.03.09 26.03.09 26.03.09 CANTIDAD/ UNIDADES 1 4 1 1 1 CONCEPTO / EQUIPO M e s a d e Tr a b a j o B a n c o s d e Tr a b a j o Escritorio Secretarial Silla Calculadora PRECIO U N I TA R I O Q.1,500.00 100.00 650.00 230.00 225.00 T O TA L Q.1,500.00 400.00 650.00 230.00 225.00 Q.3,005.00

To t a l A d q u i s i c i n d e E q u i p o

Es la for ma para llenar los egresos por compra de Equip o o Mobiliario, ahora le d ir qu hacer con los egresos de gastos.

Pero se llena tambin una for ma de egresos, Verd a d ?

S, pero con la diferencia que la columna de unidades y costo unitario no existen .

El for mato para los gastos es e l s i g ui en t e:

1. 2. 3. 4.

Escribir la fecha. Qu se pag. Cul fue el monto total de los pagos. Se pag en efectivo.

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Si usamos la informacin del ejercicio anterior, el registro de egresos por gastos se llenara as:

EG R E S OS POR GA S TOS FECHA C ON C EP TO TOTA L

31.03.09

Pago de Luz Elct r i c a Pago de Agua Pago de Telfono Sueldo Secretaria Sueldo Contador Sueldo Director

Q.

300. 0 0 75. 0 0 200. 0 0 2, 500. 0 0 2, 500. 0 0 4, 000. 0 0

Total de Gastos

Q . 9, 575. 0 0

Ahhh bueno, todas estas notas no me sirven para llevar el Libro de ingresos y Egresos.

Exacto, pero no los tire, porque d ebe l l eva r t a m bi n un a rc hiv o d e todas las notas, recibos y facturas.

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Una de las cosas importantes de la contabilidad es conocer la cantidad de dinero o efectivo disponible en caja, en determinado momento. Debe saber exactamente, cunto dinero ingresa, cunto sale y en qu se gasta. Para esto necesitamos otro cuaderno que le llamaremos Libro de Caja y por medio de l sabr si la Asociacin cuenta con dinero o no para hacer frente a sus compromisos y esto ayudar a controlar el efectivo. Cmo lo ve? Veamos el contenido y la forma correcta de operar el Libro de Caja:

Libro de Caja

Ahora si la voy a hacer!

CONTENIDO DEL LIBRO DE CAJA 1. Da y mes en que se realiza la operacin. 2. Anotar al inicio el dinero que qued en la Caja el da anterior. 3. Iniciar con el registro de entradas o ingresos de fondos, sumar. 4. anotar las salidas de dinero en compras y gastos, sumar. 5. Sumar los ingresos. 6. Sumar los egresos. 7. La suma de los ingresos menos la suma de los egresos nos da el saldo a una fecha determinada. 8. Saldo = dinero disponible en Caja.

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Con los datos anotados en las hojas o formatos de Ingresos y Egresos trabajemos el Libro de Caja.

FEC HA 21. 03. 09 31. 03. 09 31. 03. 09 31. 03. 09

31. 03. 09 31. 03. 09 31. 03. 09 31. 03. 09

LI BRO DE CAJA DEL M ES DE M ARZO 2, 009 CONCEPTO ING RESOS EG RES O S Ingresos por donaciones Q.3 5 ,0 0 0 .0 0 Pa go cuota s a so ci a do s 1 2 5 .0 0 Abo n o a prsta mo 5 0 0 .0 0 Co mpra de Mobi l i a ri o Q. 3 ,0 05 .0 0 1 Mesa 1 ,5 0 0 .0 0 4 B a n cos 4 0 0 .0 0 1 Escri to ri o 6 5 0 .0 0 1 Sil l a 2 3 0 .0 0 Secretarial 2 2 5 .0 0 1 Ca l cul a do ra 3 00 .0 0 Pa go Luz El ctrica 2 00 .0 0 Pa go Telfo n o 7 5 .0 0 Pa go serv ici o de Agua 9 ,0 0 0 .0 0 Suel do s y Sa l a ri os Secretaria 2 ,5 0 0 .0 0 Co n ta dor 2 ,5 0 0 .0 0 Director 4 ,0 0 0 .0 0 Suma n Sal do al 31 de marzo 2009 Suma s Igua les

Q.3 5 ,6 2 5 .0 0 Q.3 5 ,6 2 5 .0 0

Q.1 2 ,5 8 0 .0 0 Q . 23, 04 5 . 0 0 Q.3 5 ,6 25 .0 0

Saldo es la diferencia entre Ingresos y Egresos. Es la cantidad de dinero disponible a un a f ec h a d et er m i n a d a .

Ingresos (-) Egresos S a ld o

Q. 35,625.00 Q. 12,580.00 Q. 23,045.00

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Los ingresos que tenga por cu otas de los asociados y las donaciones que vengan d el exterior debe dep ositarlas en un banco, es mejor que tener el dinero gu ard ado en la asociacin.

Bancos

Si, es p arte importante de la contabilidad. Por q u si se necesita. Pue sEs que a veces piden mucho dinero p ara e mpezar y luego sin sab er lo de las c omisiones

La c uen t a d el ba n c o t a m bi n es pa r t e d e l a c o n t a bi l i d a d ?

Exi s t en c uen t a s en l o s ba n c o s que s e pued en a br i r c o n po c o dinero y aunque le dan pocos intereses, l e per m i t en t en er seguro el dinero. Esto per m i t e t en er m a y or control de lo que entra y sale de dinero de la Asociacin.

En las cuentas bancarias se pueden hacer depsitos y retiros para manejar el dinero de la asociacin, investigue en los bancos ms cercanos sobre las cuentas que existen, revise los benecios y las comisiones. No se quede con ninguna duda sobre el manejo de cuentas bancarias, pregunte a los asesores de los bancos y luego tome una decisin. Recuerde que est hablando del dinero de la asociacin y de los asociados que trabajan en ella.

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Y Cmo se maneja una c uenta b ancaria? Y Cmo hago para diferenciar y saber cual abrir?

D epen d e Exi s t en d o s c l a s es d e c uen t a s : l a d e ahorro y la monetaria.

Le expl i c a r : l a c u e nta de ahorro se abre con poco dinero. Le entregan una libreta en l a que a n o t a n lo que us t ed d epos ita y t a m bi n a n o t an lo que usted retira.

Fe c ha Nombre de la Cuenta. Nmero de la cuenta. Cantidad que se deposita. Fir ma de la persona autoriza d a . Nmero de cdula de vecindad d e la persona que fir ma.

C a d a vez que va a l ba n c o a d epo s i t a r d ebe l l en a r un f o r m ul a rio peque i t o en el que s e a n o t a :

Y para sacar dinero de la cu e nta?

Es el mismo procedimiento, se llena un peque o f o r m a t o que le entregan en el banco en e l c ua l s e i n d i que:

F ec h a Nombre de la Cuenta. Nmero de la cuenta. C a n t i d a d que va a retirar del Banco. F i r m a d e l a per s o n a a ut o r i za d a . Nmero de cdula de vec i n d a d d e l a pers ona o us D P I.

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Y la cuenta Monetaria?

C uen t a m o n et aria o d e c h eques c o mo s e c o n o c e. s ta tiene ms control. A l a br i r l a l e d a n u no o dos talonarios de c h eques pa r a q u e l o s l l en e y pueda retirar dinero de su c uen t a .

Pod ra ensear me un cheque?

Claro que s, vea el siguiente:

Lugar y Fecha de Emisin

BANCO XXX
Guatemala, C.A.

Nmero de la cuenta

Nmero de cheque

CUENTA 000-07000-00
NOMBRE DE LA CUENTA

Cheque No. 006470

Q. _____________________

Lugar y Fecha ________________________________________________

Pago a la Orden de: ______________________________________________________________________________ Quetzales: _____________________________________________________________________________

REF._____________

____________________________________________________ FIRMAS AUTORIZADAS

3:00000:50000:00007000-00ll:006470

Nombre del beneficiario

Se lle na con los datos que all indica. Se le entrega a la p ersona a quien se le va a pagar por algn servic io o c ompra. Esta persona para que se lo pa gue n debe endosarlo o sea fir mar atrs del c he q ue y anotar el Nmero de Cdula o DPI, adems debe presentar en l a ventanilla la Cdula o DPI mismo.

Cantidad a pagar

Firma del emisor

Es t a c uen t a m o n e ta ria quiere ms trabajo, pero s i s a be un o a qui e n le pa g a . Me g us t a r a s ta para controlar los gastos en l a a s o c i a c i n.

So l o que . C m o v oy a s a ber s i l a a s o c i a c in tiene suficiente dinero en el ba n c o ?

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En los talonarios de cheques queda una parte que se le llama codo de chequera. En ese codo se anota la cantidad que se ha depositado, si hay ms depsitos se suma al saldo anterior, se resta el monto del cheque que se emiti y el resultado es la cantidad que tendra disponible en el banco y es la cantidad que se reejara en la Contabilidad de la Asociacin. Existe un control que se llama Conciliacin Bancaria, esta se llama as porque concilia o est de acuerdo el saldo del banco y el saldo en contabilidad. Funciona as:

Y Cmo voy a saber si lo que est en el banco es lo mismo que en la contabilidad?

FORMATO DE C ON C IL IA C IN Saldo en el Banco (-) Cheques no cobrados o en c i rc ul a c i n Cheque No. xx Q . xxx. xx Cheque No. xx Q . xxx. xx = Saldo en la chequera / en c o n t a bi l i d a d Q . xxx. xx ( Q . xxx. xx)

Q . xxx. xx

Este control debe hacerse cada nal de mes.

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Nos reuniremos con la Junta Directiva y les contar lo que usted me ha dicho. Ellos estarn de acuerdo en abrir la cuenta en el banco. Y Quin rmar los cheques?

Cuando se rena con la Junta Directiva deben tomar decisiones sobre quines rmarn los cheques. Lo mejor es que se registren 3 rmas por si no se encuentra una de las personas que rman los cheques lo rman las otras dos en forma mancomunada. Es decisin del grupo. Puedo sugerir que sean dos miembros de Junta Directiva y usted.

Quiere decir que si no lleva dos rmas no pagarn el cheque en el banco?

A s es . Es todo lo que se hace con la cuenta bancaria?

No lo es todo, existen otros documentos importantes: Nota de Dbito y Nota de Crdito. La Nota de Dbito se usa cuando el banco cobra comisiones por servicios. Ejemplo: cobra por las chequeras, por emitir cheques sin tener sucientes fondos, entonces rechaza los cheques y cobra una comisin, adems cuando se va a un cajero electrnico y se retira dinero con una tarjeta el banco debita o resta esa suma.

O sea que el banco controla esas cosas?

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S, ahora. La Nota de Crdito es lo contrario. Supongamos que en lugar de darles un cheque por donacin a la asociacin para que lo depositen, la persona u organizacin que les manda los fondos lo deposita en la cuenta de la asociacin, el banco slo les avisa que lleg un fondo. Les enva una nota de crdito en la cual dice: Procedencia del fondo o quin lo enva. Fecha Moneda y El equivalente en Quetzales que fue acreditado o sumado a su saldo.

Adems puede comprender mejor el trabajo del contador y entre los dos pueden estudiar los Estados Financieros.

Es interesante, esto lo debe saber el contador de la asociacin verdad? A m me interesa conocer todo esto para dirigir mejor la asociacin, pues los compaeros y compaeras confan en que lo estoy haciendo bien.

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Control de Cuentas por Cobrar

No encuentro unas hojas en donde anot quienes nos deben por los productos que los asociados elaboran. Debo drselos al contador. Debo haberlos dejado en el escritorio Ver, con permiso, voy a buscar

Pero Toms! El asunto no es as. Usted debe llevar un control estricto de cada cliente que debe a la asociacin en un libro especial para eso, no tener hojas sueltas.

El libro que el contador debe operar lleva los datos siguientes:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Nombre del Cliente Direccin y Telfono Fecha de emisin de la factura o recibo. Nmero de la factura o recibo. Concepto de la venta Monto o cantidad de la factura o recibo. Fecha de cancelacin. Pago o abono que el cliente haga. Saldo de la cuenta.

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Tambin se puede llevar una Tarjeta por cada cliente y colocarlas en un archivador.

LIBRO DE CUENTAS POR COBRAR

NOMBRE DEL CLIENTE: (1) DIRECCIN Y TELFONO (2)

FECHA DE EMISION (3)

No. FACTURA/ RECIBO (4)

CONCEPTO

CANTIDAD

FECHA DE COBRO (7)

ABONO

SALDO

(5)

(6)

(8)

(9)

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Con el formato anterior, hagamos un ejemplo:

La Asociacin coloc productos elaborados por sus asociados en la Tienda Nuevo Amanecer situada en 4. Calle 3-05, Zona 1, telfono 2238-2238 el da 15 de Mayo, emiti recibo No. 008 por la cantidad de Q. 500.00, la tienda prometi pagarle el 30 de Mayo el primer pago y el 15 de Junio la cancelacin. A la fecha ya cancel la totalidad de la deuda. Cmo registramos este movimiento en el Libro o Tarjeta de Cuentas por Cobrar?
LIBRO DE CUE N TA S POR C OB R A R

NOMBRE DEL CLIENTE: Tienda Nuevo Amanecer D I R E C C I N Y T E L F O N O : 4 . C a l l e 3 - 0 5 Z o n a 1 . Te l . 2 2 3 8 - 2 2 3 8

FECHA DE EMISION

No. FACTURA/ RECIBO 008

CONCEPTO Va r i o s Productos

CANTIDAD

FECHA DE COBRO

ABONO

SALDO

15.05.09

Q. 500.00 30.05.09 15.06.09 250.00 250.00

Q.500.00 250.00 0.00

Recuerde las recomendaciones siguientes: Comprar un cuaderno o tarjetas especcamente para Cuentas por Cobrar. Que el contador registre la informacin oportunamente. Guardar los comprobantes, recibos y facturas en un archivador. Ese asunto del manejo de dinero es muy delicado e importante. Que bueno conocer esto de la contabilidad!

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Ahora imagine que un da olvida pagarle a algn proveedor. ste ya no tendr conanza y ya no le dar crdito. Para evitarlo debe llevar un registro especial de las Cuentas por Pagar, este puede ser en un cuaderno o en tarjetas con formato especco. Qu informacin debe incluirse en las cuentas por pagar?
Se debe incluir lo siguiente: 1. Fecha de emisin. 2. Nmero de Factura. 3. Concepto por lo cual se va a pagar. 4. Datos del proveedor (al que se le debe) 5. Cantidad a pagar. 6. Abonos. 7. Saldo.

LIBRO O TARJETA DE CUENTAS POR PAGAR

FECHA DE EMISIN (1) No. DE FACTURA (2) CONCEPTO DEL PAGO (3) DATOS DEL PROVEEDOR (4) CANTIDAD A PAGAR (5) ABONOS (6) SALDO (7)

Ejemplo del Libro o Tarjeta de Cuentas por Pagar con la siguiente informacin. Se compr al crdito material de construccin: 30 bolsas de cemento a Q.40.00 Cada una; 20 bolsas de cal hidratada a Q.15.00 cada una; arena de ro 30mts. A Q.300.00, por esta compra la ferretera El Hormigo emiti factura cambiaria No. 2015 el da 10 de Octubre de 2,009. El plazo para cancelar la deuda es de 30 das. Ordenemos la informacin anterior.

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LIBRO O TARJETA DE CUENTAS POR PAGAR

FECHA DE EMISIN 10.10.09 No. DE FACTURA 2015 CONCEPTO DEL PAGO Cemento Cal Arena de ro 10.11.09 DATOS DEL PROVEEDOR Ferretera El Hormigo Ferretera El Hormigo Ferretera El Hormigo CANTIDAD A PAGAR 1,200.00 300.00 300.00 1,800.00 1,800.00 0.00 ABONOS SALDO

El libro de Cuentas por Pagar se usa para anotar las compras al crdito. Las facturas recibidas de los proveedores se guardan en el libro de Cuentas por Pagar. Cuando se hagan abonos o pagos parciales deben anotarse en el mismo libro. Debe pedir recibo por cada pago que haga y archivarlos. Cuando se cancele totalmente la factura debe colocarse en el archivo de comprobantes.

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me parece importante conocer quienes le deben y a quienes debe la Asociacin. Eso me lleva a querer saber que es o que realmente tiene. Me puede ayudar con eso?

Claro, entre los dos lo haremos. Vamos a ver qu es lo que tiene la Asociacin.

Tiene lo siguiente:

Dinero en efectivo Terreno y la casa donde est la ocina Un Pick-up propiedad de la Asociacin Mobiliario y Equipo de la ocina Una computadora.

Bien ordenemos esto as: Caja (Dinero en efectivo) Mobiliario y Equipo Pick-Up Toyota color gris Equipo de Computacin Inmuebles (Terreno y Casa) Tiene la Asociacin Q. 23,045.00 Q. 12,000.00 Q. 27,000.00 Q. 5,500.00 Q.120,000.00 Q.187,545.00

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La Asociacin tiene una deuda de Q.17,500.00, pues falta hacer cinco pagos de la casa, cada pago de Q.3,500.00

Lo que tiene Lo que debe Diferencia o Patrimonio

Q.187,545.00 - Q.17,500.00 Q.170,045.00

La diferencia es lo que realmente tiene la Asociacin. Lo que tiene menos lo que debe se le llama PATRIMONIO. A lo que tiene, que le sirve para trabajar, para actuar econmicamente se le llama ACTIVO. Por el contrario las deudas de la Asociacin se le llama PASIVO.
Entonces, las cosas a favor de la Asociacin se llama ACTIVO. Las deudas que crean obligacin se llaman PASIVO. La diferencia entre estos dos se llama PATRIMONIO.

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Estados nancieros
Se entiende por Estados Financieros la presentacin adecuada y razonable de informacin nanciera expresada en unidades monetarias de las transacciones que realiza una entidad econmica. Esta informacin se hace a travs del Balance General o Estado de Situacin Financiera y el Estado de Resultados o Estado de Ingresos y Egresos por un perodo determinado (generalmente de un ao). Las cifras deben expresarse en la unidad monetaria del pas en que est establecida la entidad. En este caso, en Quetzales moneda nacional de curso legal. La informacin contable presentada en los estados nancieros debe contener en forma clara y comprensible todos los aspectos necesarios para que el usuario de dichos estados pueda interpretar adecuadamente. Los Estados Financieros deben ir certicados y rmados por el contador y rmados por el representante legal de la institucin.

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Al ordenar los datos del ejercicio anterior, los Estados Financieros se presentan de la siguiente manera:

Asociacin Artesanos Unidos Balance General Al 31 de Diciembre de 2,009 (Cifras expresadas en Quetzales) ACTIVO Caja Mobiliario y Equipo Vehculos Equipo de Computacin Inmuebles Suma el Activo 23,045.00 12,000.00 27,000.00 5,500.00 120,000.00 Q. 187,545.00 PASIVO Cuentas por pagar Suma el Pasivo PATRIMONIO Patrimonio de la Asociacin Suma Pasivo y Patrimonio igual Activo

Q. Q.

17,500.00 17,500.00

Q. 170,045.00 Q. 187,545.00

El Infrascrito Contador registrado ante la Superintendencia de Administracin Tributaria con el Nmero xxxx CERTIFICA: Que el Balance General que antecede, fue elaborado conforme los registros contables de la Asociacin Artesanos Unidos y que el mismo reeja sus resultados de operacin por el periodo de imposicin que termin el 31 de Diciembre de 2,009.

F. Contador

F. Representante Legal

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Asociacin Artesanos Unidos Estado de Ingresos y Egresos Del 01 de Enero al 31 de Diciembre de 2,009 (Cifras expresadas en Quetzales)

INGRESOS Donaciones Otros Ingresos Suman los Ingresos EGRESOS Mobiliario y Equipo Gastos de Funcionamiento Sueldos y Salarios Suman los Egresos Excedente de Ingresos sobre Egresos al 31 de Diciembre de 2,009 Q. 35,000.00 625.00 Q. 35,625.00

Q. 3,005.00 575.00 9,000.00 Q. 12,580.00

Q. 23,045.00

El Infrascrito contador registrado ante la Superintendecia de Administracin Tributaria con el Nmero xxxx CERTIFICA: Que el Estado de Ingresos y Egresos que antecede, fue elaborado conforme los registros contables de la Asociacin de Artesanos Unidos y que el mismo reeja sus resultados de operacin por el perodo de imposicin que termin el 31 de Diciembre de 2,009.

F. Contador

F. Representante Legal

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Obligaciones Laborales
Pero Toms! Los pagos de Pero Toms! Los pagos de s sueldosl o s a n o t a t tambine n uel d o s los anota a m bi n en pa pel es s uel t o s ? papeles sueltos?

Pues es que es ms fcil!

Mire Toms, es recomendable que a partir de este mes registre los sueldos justos por el trabajo de los empleados de la asociacin y as llevar el control. Segn Acuerdo gubernativo No. 347-2009 de fecha 29 de Diciembre de 2,009 el salario mnimo vigente para el ao 2,010 es de Q.56.00 diarios haciendo un total de Q.1,680.00 ms Q.250.00 de bonicacin, total a pagar son Q.1,930.00.

Exp lque me, as yo comp arto c on el contador lo que usted me diga.

Para tener un estricto control de los sueldos es recomendable llevar un registro en el libro de Planillas si son menos de 10 trabajadores. Si el nmero de trabajadores es mayor de 10 debe llevarse un libro de Salarios.

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Nosotros somos slo 5 personas. Eso quiere decir que solo las planillas debemos tener verdad?

As es Toms. En el registro de los sueldos debe anotarse los datos siguientes:

1. Nombre del empleado o laborante. 2. Direccin, Telfono 3. Fecha de Nacimiento 4. Fecha de pago 5. Mes o quincena que se le cancela 6. Cargo que desempea 7. Sueldo mensual 8. Horas extras 9. Bonicacin incentivo de Q.250.00 mensuales 10. Anticipos 11. Cuota trabajadores al Instituto Guatemalteco de Seguridad Social IGSS, corresponde el 4.83% del monto del sueldo base ms horas extras cuando la institucin se encuentra ubicada en la ciudad de Guatemala o en otro de los departamentos cubiertos por el IGSS a excepcin de Petn, Santa Rosa y el Progreso (Guastatoya) en donde los porcentajes varan1. 12. Monto total a pagar. 13. Firma del empleado Cuando son tres (3) o ms trabajadores la Asociacin, Fundacin o Empresa tiene la obligacin de inscribir a sus trabajadores en el IGSS.

1 Ver Anexo

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Si ustedes son 5 trabajadores la Asociacin debe inscribirse como patrono en el IGSS y contribuir con el 10.67% de cuota Patronal y los trabajadores con el 4.83% del monto total del sueldo base. Las empresas de iniciativa privada deben pagar el 1% de IRTRA y el 1% de INTECAP. Las Organizaciones no lucrativas no estn obligadas a contribuir por no ser iniciativa privada. No tienen derecho a gozar de las instalaciones de IRTRA. Si lo hacen, deben pagar la entrada a los parques de recreacin. Algunas organizaciones que no se inscriben en el IGSS han optado por pagar un seguro mdico para los trabajadores, del cual los trabajadores pagan el 50% y la organizacin el otro 50%.

Ya estamos inscritos en el IGSS y cada mes nos restan del sueldo una parte. Ahora s que es el 4.83% del sueldo de cada uno. Tengo una duda. La bonicacin de Q,250.00 se toma en cuenta para calcular el IGSS?

No, la bonicacin no paga IGSS, es decir est exenta. nicamente es el sueldo. Volviendo a los registros y control de sueldos. Cuando el contador les pague a los laborantes, cada uno debe rmar un recibo. stos deben guardarse o archivarse junto con los otros documentos del mes. Esos recibos le servirn al contador para elaborar la planilla que debe presentar al IGSS cancelando la cuota mensual de los trabajadores (4.83%) y la patronal (10.67) en los prximos veinte (20) das del mes siguiente. Adems, cada trabajador debe rmar Contrato de Trabajo con la Institucin, stos ya vienen impresos y slo se llenan con los datos que all indica y la rma de el trabajador y el patrono. Ese registro de sueldos que dijo es opcional? O cmo se hace?

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En las libreras venden el libro de Planillas, el cual ya tiene impresos los datos que le mencion antes. Este libro debe presentarse a una dependencia del Ministerio de Trabajo para su autorizacin. De todas formas haremos un ejemplo de registro de sueldos para que usted lo conozca.

REGISTRO DE SUELDOS
NOMBRE: (1) DIRECCIN:(2) FECHA DE NACIMIENTO: (3) FECHA MES CARGO SUELDO MENSUAL (4) (5) (6) (7) HORAS BOFICACION EXTRAS (8) INCENTIVO (9) DEDUCCIONES ANTICIPOS (10) IGSS (11) MONTO A PAGAR (12) FIRMA EMPLEADO (13) TELFONO:

Bueno, ya me qued esto claro, pero tengo otra pegunta: Y para pagar el aguinaldo y el Bono 14 cmo se cancela? El contador hace los cheques y los entrega. Nosotros conamos en l y en su trabajo, sin embargo me gustara saber algo de esto.

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No hay problema Toms, con mucho gusto comparto con usted esa informacin. El aguinaldo se calcula en base al sueldo pagado en los ltimos seis (6) meses. Es decir que suma el monto de esos sueldos y los divide entre 6 para sacar el promedio o la cantidad que hay que pagar. Se paga el monto de un mes de trabajo por cada ao laborado. Se hace efectivo en el mes de Diciembre de cada ao. Segn Decreto 76-78 del Congreso de la Republica. Veamos un ejemplo: Una persona tiene 3 aos de trabajar en la Asociacin, en el ao 2,009 ganaba Q.2,000.00 mensuales, hasta el mes de agosto, en Septiembre le aumentaron a Q.2,500.00. En diciembre debe pagrsele el aguinaldo.

Clculo
J un i o J ul i o Agosto Septiembre Octubre Noviembre Q. 2,000.00 2,000.00 2,000.00 2,500.00 2,500.00 2,500.00 Q.13,500.00

Q.13,500.00 / 6 = Q.2,250.00 es el promedio. Esta es la cantidad que debe pagar a ese empleado en concepto de aguinaldo.

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El Bono 14 Decreto No. 42-92, se cancela en el mes de Julio de cada ao. Es el equivalente a un mes de trabajo por ao trabajado al igual que el aguinaldo. Si trabaj menos de un ao o tuvo incremento en el sueldo se le cancela proporcionalmente.

Ejemplo: La secretaria de la Asociacin gana en el mes Q.2,500.00 en todo el ao 2,008 y 2,009 no tuvo ningn aumento. La suma a pagarle por Bono 14 es igual al sueldo que devenga: Q.2,500.00.

Y las vacaciones?

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Estas deben gozarse o sea descansar para que el cuerpo recupere las fuerzas para continuar con la tarea diaria. El Cdigo de Trabajo no contempla el pago de las vacaciones, no deben trabajarse. Dios descans despus de haber creado los cielos, la tierra, los animales y al ser humano. As tambin nosotros debemos hacerlo. De acuerdo a la legislacin Laboral el trabajador y la trabajadora tiene derecho a 15 das hbiles de vacaciones por cada ao trabajado.

Eso es cierto, debemos descansar y gozar a la familia despus de un ao de trabajo diario, constante, el cual agradecemos a Dios por la oportunidad de servir a otros desde el lugar donde estamos. Slo una ltima pregunta: y la Indemnizacin? Qu me dice de eso?

De acuerdo al Cdigo de Trabajo en el Artculo No. 82 la Indemnizacin se cancela al trabajador y/o trabajadora al nalizar la relacin laboral en el lugar donde trabaja (empresa, ocina, asociacin, fundacin, iglesias, etc.). Al recibir el pago en concepto de Prestaciones Laborales, el trabajador debe extender y rmar el niquito laboral de conformidad con lo recibido. La mayora de Asociaciones indemnizan al personal cada ao debido a que trabajan con presupuestos anuales para ser ejecutados en determinados proyectos. Se cancela el equivalente a un sueldo de mes de trabajo por cada ao trabajado o proporcionalmente si ha laborado menos de un ao mas la doceava parte del aguinaldo y la doceava parte del bono catorce.

Por ejemplo una persona que inici su relacin laboral con la Asociacin el 04 de Enero del ao 2,004 y la culmin el 04 de Febrero del ao 2,009. El sueldo durante los ltimos seis meses fue de Q.2,800.00

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CALCULO DE INDEMNIZACION: DATOS: Tiempo laborado: Del 04 Enero 2,004 04 de Febrero 2,009 Total: 5 aos 1 mes.
SUELDO Septiembre 2,008 Octubre 2,008 Noviembre 2008 Diciembre 2008 Enero 2009 Febrero 2009 ORDINARIO 2,000.00 2,000.00 2,000.00 2,000.00 2,000.00 2,000.00 12,000.00 EXTRA ORDINARIO 800.00 800.00 800.00 800.00 800.00 800.00 4,800.00 TOTAL 2,800.00 2,800.00 2,800.00 2,800.00 2,800.00 2,800.00 16,800.00 2,800.00 233.33 233.33 Q. 16,333.30 272.22 Q. 16,605.52 Qu material? 3,266.66

Promedio sueldo ordinario y extraordinario ltimos 6 meses: Q.16,800.00/6 Proporcin de aguinaldo: 2,800.00/12 Proporcin Bono 14: 2,800.00/12 INDEMNIZACION POR AO TRABAJADO 5 AOS X 3,266.66 1 MES X 3,266.66/12 INDEMNIZACION A PAGAR

Bueno Toms yo pasaba nada ms a dejarle el material que le promet y mire todo lo que me tard. El que me pidi de Presupuestos para estudiarlo con el contador. Recuerda? Ahora s, me voy, debo ir con un grupo. No se olvide del material que le dej, estdielo. Si necesita apoyo me llama, as podremos con el contador aclarar dudas.

Ahhhh s, gracias por ayudarme a entender ese asunto de la Contabilidad. Ahora tengo claro algunas cosas que me confundan. Gracias nuevamente, que le vaya bien.

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Ahora si podr informarme de la situacin contable de la Asociacin y comprender los informes que prepara el contador y presenta a la Junta Directiva cada mes. Adems podremos mejorar el control de los fondos. Me alegra enterarme de los salarios mnimos y las prestaciones para cada trabajador, as no cometemos injusticias pagndole menos de lo que debe ser.

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GL OSA RIO
AVAL CERTIFICACIN CLIENTE CDIGO CONTABILIDAD DEDUCCIN DEVENGAR ESTRICTO EXENTA FINIQUITO Permiso, estar de acuerdo. Documento o escrito en que se asegura algo. Persona que compra en un establecimiento o utiliza sus servicios. Conjunto de reglas o preceptos sobre cualquier materia. Es un tcnica utilizada para producir informacin que sirva de base para tomar decisiones. Rebajar, restar, descontar alguna partida de una cantidad. Adquirir derecho a alguna retribucin por razn de trabajo, servicio. Ajustado a la ley, que no admite interpretacin. Libre, no sometido a las leyes scales. Liquidacin, saldo de una cuenta.

FIRMA MANCOMUNADA Firmar cheques dos personas de las tres autorizadas, rmar en conjunto, en alianza. FORMATO INCREMENTO INFRASCRITO INTECAP IRTRA PATRIMONIO Tamao de un impreso, tabla numrica.IGSS Instituto Guatemalteco de Seguridad Social. Aumento. Persona con la calidad tcnica para rmar un escrito. Instituto Tcnico de Capacitacin Instituto de Recreacin de los Trabajadores de la Iniciativa Privada. Conjunto de recursos, bienes, derechos y obligaciones que una empresa, institucin o persona posee a determinada fecha.

PERIODO IMPOSITIVO El tiempo determinado por la Superintendencia de Administracin Tributaria para la presentacin y pago de los impuestos. PROPORCIONAL PROVEEDOR SALARIO Adjetivo numeral que expresa cuntas veces una cantidad contiene en s otra inferior, como doble, triple, etc. Persona o entidad que abastece, suministra o provisiona lo necesario para un n. Remuneracin de la persona que trabaja por cuenta ajena en virtud de un contrato laboral. Cantidad mensual utilizada para calcular las prestaciones sociales. SALARIO MNIMO SAT: SUELDO El menor que se debe pagar a un trabajador segn la Ley. Superintendencia de Administracin Tributaria. Retribucin que una persona recibe como pago de un trabajo regular en una empresa o asociacin. El sueldo puede ser semanal, quincenal o mensual. Especialista que conoce la tcnica de una ciencia y tiene habilidad para utilizar los procedimientos. Operacin comercial.

TCNICA

TRANSACCIONES