Documentos eletrnicos

ELNA ANDRADE ELAINE BARCELOS JULIANA CREMASCO TEREZINHA PIRES VNIA OLIVEIRA

DOCUMENTOS ELETRNICOS

CONCEITOS
Segundo o Dicionrio de Terminologia Aquivstica, o Documento Eletrnico , todo registro que tem como meio fsico um suporte eletrnico. O CTDE (Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos - CONARQ) define o documento eletrnico sendo como: Informao registrada, codificada em forma analgica ou em dgitos binrios, acessvel e interpretvel por meio de um equipamento eletrnico. (Electronic document - ED).

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CONCEITOS
O Arquivo Nacional norte-americano adotou, no Glossrio do Electronic Records Archives ERA, como definio para documento eletrnico qualquer informao que gravada em uma forma que apenas um computador pode processar e que contemple a definio de documento arquivstico.

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VANTAGENS E DESVANTAGENS DO DOCUMENTO ELETRNICO

VANTAGENS:

Alta capacidade de armazenamento;

Arquivamento de forma simples e fcil; Capacidade de resistncia ao envelhecimento e deteriorao.

Dificuldade de fraude, mediante mecanismos que a impeam;

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VANTAGENS E DESVANTAGENS DO DOCUMENTO ELETRNICO

VANTAGENS:

Duplicabilidade imediata, no havendo a figura da cpia; Maior velocidade em sua elaborao;

Retorno s exigncias ecolgicas e de zelo ao meio ambiente; Transmisso imediata;

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VANTAGENS E DESVANTAGENS DO DOCUMENTO ELETRNICO

DESVANTAGENS:
Conservao dos dados; Constantes mudanas de mdia com custos associados imprevisveis; Obrigatoriedade da existncia de equipamento e software para recuperao dos dados; Questo da insegurana nas transaes realizadas via internet.

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A VALIDADE JURDICA DOS DOCUMENTOS ELETRNICOS

O Direito como as demais cincias, deve no somente acompanhar os avanos tecnolgicos, mas fazer-se presente, propiciando estabilidade e segurana s relaes jurdicas que se instituem no meio eletrnico.

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REQUISITOS PARA O DOCUMENTO ELETRNICO SER ACEITO

Autenticidade Integridade Perenidade do Contedo Tempestividade

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A VALIDADE JURDICA DOS DOCUMENTOS ELETRNICOS

MEDIDAS ADOTADAS PARA ADEQUAO
A ICP-BRASIL A MP 2.200/01, que instituiu a ICP-Brasil, trata o arquivo eletrnico como documento e garantiu-lhe presuno de veracidade, se ele for assinado digitalmente com certificado digital emitido pela ICP-Brasil ou outro certificado aceito pelas partes.

Lei n 11.419/2006 - Dispe sobre a informatizao do processo judicial; altera a Lei n 5.869, de 11 de janeiro de 1973 - Cdigo de Processo Civil; e d outras providncias.
Novo Cdigo Civil Brasileiro: Art. 225 - As reprodues fotogrficas, cinematogrficas, os registros fonogrficos e, em geral, quaisquer outras reprodues mecnicas ou eletrnicas de fatos ou de coisas fazem prova plena destes, se a parte, contra quem forem exibidos, no lhes impugnar a exatido.

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RELEVNCIA DA ASSINATURA DIGITAL PARA O ICP-BRASIL

Em se tratando de documento eletrnico, sua eficcia probante no deve ficar adstrita existncia, ou no, de certificao eletrnica, mas sim da assinatura digital. Isso porque quem assegura autenticidade e integridade ao documento eletrnico a assinatura digital, gerada por processo de criptografia de chaves pblicas.

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DOCUMENTOS TRADICIONAIS

Feito sobre um suporte (papel, etc.) com o auxlio de smbolos (caracteres alfabticos,esquemas, ilustraes, etc.) que o ser humano poder compreender (ler).

Exemplo: Nota fiscal preenchida manualmente.

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DOCUMENTO ARQUIVSTICO TRADICIONAL

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DOCUMENTO ELETRNICO

Um documento eletrnico acessvel e interpretvel por meio de um equipamento eletrnico.

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DOCUMENTO DIGITAL
um documento eletrnico caracterizado pela codificao em dgitos binrios e acessado por meio de SISTEMA COMPUTACIONAL.

Exemplos: textos, imagens fixas, imagens em movimento, gravaes sonoras, mensagens de correio eletrnico, pginas web, bases de dados

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EXEMPLOS: DOCUMENTOS DIGITAIS

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TRADICIONAL X ELETRNICO X DIGITAL

Em alguns casos possvel estabelecer um paralelo com os documentos tradicionais (cartas, contratos, memorandos, relatrios etc); em outros casos mais difcil traar a correspondncia entre documentos eletrnicos e os tradicionais: bases de dados, hipertexto, planilhas, sistemas de multimdia.
A conseqncia dessa situao a dificuldade de identificar e estabelecer a provenincia dos documentos. Todo documento digital eletrnico, mas nem todo documento eletrnico digital.

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Documento Arquivstico Eletrnico

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O QUE DOCUMENTO ARQUIVSTICO ORIGINAL?

De acordo com o Arquivo Nacional, a diferena entre documento original e cpia o seguinte: o primeiro documento completo e efetivo. O documento completo apresenta na forma estabelecida pelo autor e/ou pelo sistema jurdico que o autoriza. O documento primeiro, ou primitivo, o primeiro a ser produzido de forma completa. O documento efetivo aquele capaz de alcanar os efeitos para os quais foi produzido. O documento tem que ser assinado, enviado e recebido. No ambiente eletrnico a qualidade de original dada conforme a rota do documento dentro do sistema informatizado de gesto arquivstica. Quando um documento transmitido eletronicamente, o original aquele que recebido. Isto porque a transmisso acrescenta metadados que o tornam mais completo e capaz de gerar conseqncias. Neste caso, o documento armazenado pelo remetente considerado uma cpia.

FUTURO DOS DOCUMENTOS ELETRNICOS DOCUMENTOS ELETRNICOS

Formao multidisciplinar

Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos - CTDE

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DESAFIOS
Principal desafio.
Necessidade de produzir, manter e preservar documentos digitais fidedignos, autnticos e acessveis. Como fazer? Gesto Arquivstica de Documentos

Preservao digital

AS REALIZAES DA CTDE
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O QUE J FOI FEITO

1 - Elaborao de glossrio de termos relacionados aos documentos digitais. 2 - Carta para preservao do patrimnio arquivstico digital do Conarq. 3 - Resoluo n 20 do Conarq, de 16 de julho de 2004 - gesto de documentos digitais. 4 - Divulgao dos trabalhos em eventos nacionais e junto ao governo.

AS REALIZAES DA CTDE
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O QUE EST EM ANDAMENTO:

1 - Especificao de requisitos funcionais e metadados para sistemas eletrnicos de gesto arquivstica de documentos, que atendam s especificidades da legislao e prticas arquivsticas brasileiras 2 - Diretrizes para recolhimento e transferncia de documentos digitais s instituies arquivsticas

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O QUE O E-ARQ BRASIL?

uma especificao de requisitos que estabelece um conjunto de condies a serem cumpridas pela organizao produtora/recebedora de documentos, pelo sistema de gesto arquivstica e pelos prprios documentos a fim de garantir a sua confiabilidade e autenticidade, assim como seu acesso.

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O E-ARQ BRASIL EST DIVIDIDO EM DUAS PARTES.

A Parte I
Gesto arquivstica de documentos

A Parte 2 Especificao de requisitos para sistemas informatizados de gesto arquivstica de documentos

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SISTEMA INFORMATIZADO DE GESTO ARQUIVSTICA DE DOCUMENTOS (SIGAD)

um conjunto de procedimentos e operaes tcnicas, caracterstico do sistema de gesto arquivstica de documentos, processado por computador.

PRESERVAO DIGITAL
DOCUMENTOS ELETRNICOS Capacidade de manter a integridade e a acessibilidade da informao digital por longo prazo. Esta preservao da integridade e acessibilidade no se limita, apenas, a proteger a informao digital contra o acesso no autorizado mas, tambm, contra o uso inadequado resultante da m interpretao ou m representao da informao por parte dos sistemas computacionais.
(TASK FORCE ON ARCHIVING OF DIGITAL INFORMATION, 1996) (Thomaz e Soares, 2004)

ESTRATGIAS DE PRESERVAO
DOCUMENTOS ELETRNICOS A estratgia de preservao consiste na conservao do contexto tecnolgico utilizado originalmente na concepo dos objectos digitais que se procuram preservar.

Esta estratgia consiste, essencialmente, na conservao e manuteno de todo o hardware e software necessrios correcta apresentao dos objectos digitais [14-17].

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Refrescamento de suporte

Emulao

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MIGRAO/CONVERSO
Transferncia peridica de material digital de uma configurao de hardware/software para outra, ou de uma gerao de tecnologia para outra subseqente. ATUALIZAO DE VERSES CONVERSO DE FORMATOS NORMALIZAO MIGRAO A PEDIDO

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MIGRAO-ATUALIZAO DE VERSES

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MIGRAO- CONVERSO PARA FORMATOS DIFERENTES

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MIGRAO-NORMALIZAO

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MIGRAO A PEDIDO
Degradao

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ENCAPSULAMENTO

DOCUMENTO DIGITAL

METADADOS

VISUALIZADOR OU INTERPRETADOR

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METADADOS OU METAINFORMAO

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<HTML> <HEAD><TITLE>Introduo Multimdia na Web</TITLE> <META NAME=Author CONTENT=Tania Gava> <META NAME=Keywords CONTENT=pginas web, UVV, apostila de html, internet> <META NAME=description CONTENT=Apostila de HTML para A DISCIPLINA DE Introduo Multimdia na web - 2010> </HEAD> <BODY> As tags META identificam autor, palavraschave e descrio para os mecanismos de busca. </BODY> </HTML>

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METADADOS PARA PRESERVAO DIGITAL

Existem, no mnimo, trs fortes razes para a adoo de metadados informao estruturada sobre dados para descrever objetos digitais em detalhe:

1 - facilitar a pesquisa e a identificao de suas fontes de informao; 2 - gerenciar seu fluxo dentro de processos; e
3 - representar suas estruturas para possibilitar o acesso.

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OS 10 MANDAMENTOS DE PRESERVAO
1-Manters uma poltica de preservao;
2-No dependers de hardware especfico;

3-No dependers de software especfico;

4- No confiars em sistemas gerenciadores como nica forma de acesso ao documento digital;

5- Migrars seus documentos de suporte e formato periodicamente;

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6-Replicars os documentos em locais fisicamente separados;

7-No confiars cegamente no suporte de armazenamento; 8-No deixars de fazer backup e cpias de segurana;

9-No preservars lixo digital; 10-Garantirs a autenticidade dos documentos digitais.

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REFERNCIAS
FERREIRA, Miguel. Introduo preservao Digital: conceitos, estratgias e atuais consensos.Escola de Engenharia da Universidade do Minho. 2006.

SANTOS, Vanderley B. A gesto de documentos sob a ptca arquivistica. CID?UnB,2001, p.24.

RESOLUO 20, DE 16 JULHO 2004. Disponvel em: http://www.arquivoestado.sp.gov.br/preservacao/pdfs/Resolucao_20_16-07-04.pdf CONARQ. E-ARQ BRASIL. Disponvel em: http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/publicacoes/earqbrasilv1.pdf

http://www.documentoseletronicos.arquivonacional.gov.br/media/publicacoes/glos sario/2009glossario_v5.0_final.pdf - acessado em 16 de abril de 2012 http://www.powerbrasil.com.br/pdf/Digitalizacao_Unicamp.pdf - acessado em 16 de abril de 2012

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REFERNCIAS
http://www.documentoseletronicos.arquivonacional.gov.br/media/publicacoes/glos sario/2010glossario_v5.1.pdf. Acesso: 15. abr.2012. http://campinas.olx.com.br/copia-de-fita-de-video-vhs-para-dvd-iid-313941294. Acesso : 16. abr.2012. http://arquivistajuridico.blogspot.com.br/2011/09/contratos-sociais-como-guardaros_22.html . Acesso: 16.abr.2012. http://www.nfe.fazenda.gov.br. Acesso: 16.abr.2012. http://www.documentoseletronicos.arquivonacional.gov.br/media/perguntas_e_res postas.pdf. Acesso: 17.abr.2012 http://www.documentoseletronicos.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/ sys/start.htm http://www.ufsm.br/direito/artigos/informatica/validade.htm - acessado em 16 de abril de 2012.