ANTECEDENTES GENERALES

Embotelladoras Coca-Cola Polar S.A. es una sociedad annima abierta, cuyas actividades son: La produccin, envase y comercializacin de bebidas analcohlicas y cervezas, el aprovechamiento de sus subproductos. La importacin y exportacin de tales artculos. La inversin por cuenta propia o ajena en toda clase de bienes corporales o incorporales, muebles o inmuebles, valores, acciones y efectos de comercio.

Embotelladoras Coca-Cola Polar S.A., es una sociedad annima abierta propietaria de embotelladoras franquiciaras de The Coca-Cola Company en territorios de Chile, Argentina y Paraguay. Cada territorio tiene un contrato de franquicia con The Coca-Cola Company separado e independiente, que contempla la exclusividad de fabricacin y distribucin de los productos de la marca, por perodos quinquenales renovables. Coca-Cola Polar opera franquicias de Coca-Cola en Chile directamente en II, III, IV, XI y XII regiones de Chile, alcanzando 1.600.000 habitantes (Censo 2002).

1.- Estudio preliminar 1.1 Entrevista

1. Cuando fue creada y como fueron los orgenes Coca-Cola?

Fundada en 1971, Coca-Cola Polar se desarrolla como Fbrica de Concentrado para Bebidas Analcohlicas.

2. Indique quines son sus principales Socios y su Representante Legal?

Est controlada por la familia Chadwick a travs de Inversiones Los Aromos, y su representante legal es Javier Rodas F., actual Gerente Operaciones Polar Chile.

3. Seale la Estructura de la Empresa, realice un pequeo organigrama.

VP Ejecutivo Chile Paraguay Argentina

Contralora Gte. Planta COW Gte. Planta ANF Gte. Planta PUQ

Comercial Mktg Operaciones Calidad RH LOGISTICA Sistemas A&F Gestin

Ventas Mktg Operaciones Calidad RH LOG Sistemas Adm. A&F

Ventas Mktg Operaciones Calidad RH LOG Sistemas A&F.

Ventas Mktg Operaciones Calidad RH LOG Sistemas A&F.

4. Tiene conocimiento respecto de la visin de la empresa? seale / indique.

Somos una compaa que logra rentabilidad para sus accionistas en base a un crecimiento sustentable. Somos un gran lugar para trabajar para

nuestros colaboradores y estimulamos el espritu de superacin de nuestra gente. Construimos una red de mutuo beneficio y lealtad con nuestros

clientes y damos a nuestros consumidores un amplio portafolio de productos bebestibles que satisfacen y anticipan sus necesidades y deseos. Somos un ciudadano global responsable con el planeta en que habitamos.

5. Tiene conocimiento respecto de la misin de la empresa? seale / indique.

Crear valor para nuestros accionistas operando eficientemente en la produccin, comercializacin y distribucin de lquidos bebestibles

valorados, en alineamiento con la compaa Coca-Cola y con orientacin a satisfacer las necesidades de nuestros consumidores y clientes.

6. Tiene sucursales la empresa? Mencione cuantas y lugar.

La empresa se divide en tres plantas productivas ubicadas en Antofagasta, Coquimbo y Punta Arenas, y las oficinas centrales se ubican en Santiago. Cada planta tiene sucursales a cargo las que se distribuyen en: Antofagasta: Calama, Tocopilla y Tal-Tal. Coquimbo: Copiap, Vallenar, Ovalle e Illapel. Punta Arenas: Coyhaique y Puerto Natales.

7. Cules son los productos y/o servicios que ofrece?

Los productos se dividen en las siguientes categoras:

SSD: En esta categora se ubican los productos como Coca-Cola, Fanta, Sprite, Quatro, Nordic y Ta. Aguas: En esta se ubican los productos tales como Vital, Benedictino, Dasani, Aquarius. Jugos: Los productos son Andina, Kapo y Hugo.

Nichos: En esta categora entran los productos nuevos, tales como, Nestea, Powerade y Burn.

8. Sabe cuntos empleados trabajan en Coca Cola Planta Coquimbo? Indique una estimacin. El personal que presta servicios en la Planta de Coquimbo es de 406 trabajadores.

9. Cuntos aos lleva en el mercado Coca-Cola Polar?

La embotelladora lleva 40 aos entregando felicidad a la comunidad.

10. Indique algunas obras realizadas por la empresa.

Algunas obras realizadas en los ltimos aos son apoyo a la educacin y tecnologa con donaciones a colegios a travs del Proyecto Tavec Tecnologa Avanzada en Educacin Cientfica. Adems, ha realizado obras como recuperacin de reas verdes en distintos lugares de Coquimbo y La Serena, y apoyo a la Fundacin Las Rosas.

11. Seale cules son sus competidores en el rubro general y especfico.

El principal competidor en el mercado de las bebidas gaseosas es CCU, en los jugos con la marca Watts, en las aguas con Cachantn y en los productos revitalizantes Gatorade.

12. Conocen realmente cmo se ven con respecto a la competencia?

Coca-Cola es una marca slida en el mercado, en el rea de bebidas chispeantes, ya que tiene un posicionamiento del 75% segn el ltimo estudio de Offshare Market.

13. Existe coordinacin entre las distintas reas para la realizacin del trabajo?

Existe una gran coordinacin entre todos los departamentos y reas de trabajo, ya que para realizar un trabajo es necesario que todos estn

conjuntamente organizados de manera tal que exista sinergia.

14. De acuerdo al organigrama antes realizado, segn conocimientos cual es el rea que demuestra ms problemas?

sus

El rea mas problemtica es la Bodega General, ya que es complejo llevar el control de las entradas y salidas de los materiales por el gran volumen que se mueve diariamente.

15. Cuntas personas trabajan en esa rea?

En total son 7 trabajadores, distribuidos en Jefe de Bodega, Asistente de Bodega, y Bodegueros que se desempean por turnos.

16. Existen procedimientos aplicados al control de movimientos de la bodega?

S existe, el cual se da a conocer a los empleados de la empresa, especialmente a los encargados del rea de bodega.

17. Tiene conocimiento del procedimiento aplicado para la entrada y salida de los materiales en la bodega?

Las recepciones o entradas se registran de acuerdo a los datos que se mencionen en las guas o facturas recibidas, mientras que los consumos o salidas con vale de consumo que entrega cada rea solicitante.

18. Todo material que se recibe con gua o factura se registra?

No, slo aquellos que cuenten con una orden de compra emitida por el rea de adquisiciones, de lo contrario estos materiales quedan en una bodega especial como materiales en trnsito.

19. Esos materiales en trnsito se ingresan en algn momento, qu ocurre con ellos?

Se ingresan al momento de recibir copia de la orden de compra respectiva, de lo contrario se mantienen en la bodega de trnsito.

20. El vale de consumo es un documento interno?

S, es un documento que se utiliza como pedido interno de cada rea y es el nico instrumento con el cual se respalda la salida de bodega, aunque los envos a otras plantas pueden ser registradas con las guas de despacho que se emitan.

21. Quin emite las guas de despacho?

Los bodegueros son los responsables de emitir los documentos.

22. Quin realiza y mantiene el registro de las recepciones y consumos? Quin la valida?

El asistente de bodega es quien debe realizar y mantener los registros diariamente y estos son validados por la jefatura de bodega.

23. Se realizan inventarios? Cul es la frecuencia con la que se realizan?

Si, y de acuerdo al procedimiento estos se deben realizar a fines de mes.

24. Quin realiza el inventario?

El inventario lo realiza personal de bodega en conjunto con personal del rea contable.

25. Cmo se realiza el inventario? Qu registros se mantienen?

El inventario se realiza separando los materiales por categoras como Materias Primas, Suministros o Repuestos, el registro es mediante una base de datos en excel la cual se enva al rea contable para su validacin. Durante el periodo que dura el inventario no se generan ingresos o salidas al sistema para no alterar los saldos a validar.

26. Qu validacin realiza el rea contable?

Revisan el stock fsico versus el registro en los auxiliares, adems, el valor que presenta contablemente.

27. Qu ocurre con los materiales que se recepcionan durante el periodo de inventario?

Estos se mantienen en la bodega de trnsito, y una vez finalizado el inventario se procede a realizar su revisin y registro de ingreso correspondiente al sistema.

28. Cul es el periodo en el cual se hace ms complejo realizar el inventario?

Los meses de temporada alta, entre Septiembre y Febrero, la rotacin de los materiales es alta y de difcil control, ya que algunas veces se deben realizar recepciones y entregas al mismo tiempo por la alta produccin, y esto complica generar los registros a tiempo.

29. Se emite algn informe final del inventario?

No est definido por procedimiento la entrega de un reporte oficial, sin embargo, quedan los registros del inventario que se entregan al rea contable como respaldo.

30. En que momento se da por terminado el inventario?

Una vez que el rea contable valida la informacin proporcionada por bodega.

ANALISIS DE LA ENTREVISTA

En la entrevista que hemos tenido con el responsable del rea de Supply Chain, se ha logrado conocer el funcionamiento a nivel global de la Bodega General de la Compaa Embotelladora Coca Cola Polar Coquimbo, identificando los procesos mas complejos de la operacin, siendo este, el control interno. Se menciona la existencia de una bodega de materiales en trnsito, la cual se entiende es para el manejo de materiales que necesitan una validacin antes de su ingreso, sin embargo, no est claro que ocurre con los materiales que no cuentan con una orden de compra y cual es el destino final de estos. Estn definidos los roles dentro del rea, no obstante, el personal externo que realiza la toma de inventario es la misma que valida la informacin contablemente. Se nos seala que no existe un reporte final del inventario, y que los nicos registros son los informes que se entregan al rea contable, por lo que deja entre ver que no se sabe si existieron diferencias entre el conteo fsico y el stock registrado en el sistema. De acuerdo a este anlisis nuestro objetivo de Auditoria estar enfocado al proceso de control de recepcin, consumos y toma de inventario de los materiales. Con esto nos enfocaremos a conocer en profundidad los procedimientos de control interno para as poder emitir una opinin.

OBJETIVO GENERAL DE LA AUDITORIA

Evaluar la eficacia del sistema de toma de inventario de bodega general de Empresa Coca Cola Polar S.A., Planta Coquimbo.

CRITERIOS DE EVALUACION Almacenamiento de materiales e insumos

FUENTE

a) Se deben almacenar por separado los productos y/o corrosivos, qumicos

a) Norma Chilena 2120.Of 1998 Almacenaje Sustancias Peligrosas

www.paritarios.cl

combustibles peligrosos.

b) Condiciones de Almacenamiento Sustancias Peligrosas

www.e-seia.cl

b) Los materiales e insumos que se almacenen en altura, no deben sobre pasar el peso mximo que permiten las estructuras, segn certificacin.

a) Norma

Chilena

de

Diseo

Estructural 427-cR76 b) Norma Antissmica 2369-Of2003 c) Certificacin Cesmec SGA-19986 del 26.09.2000.

CRITERIOS DE EVALUACION Recepcin de materiales e insumos

FUENTE

a) Se deber registrar en el sistema de inventarios todas las materias

a) Manual de procedimientos para el control Embotelladora S.A. de inventario Polar

primas, insumos o materiales que ingresen a esta, provenientes de proveedores o devoluciones de las distintas reas solicitantes.

Coca-Cola

b) Todos los ingresos debern estar respaldado con las facturas, guas de despacho y ordenes de entrada correspondientes.

a) Manual de procedimientos para el control Embotelladora S.A. de inventario Polar

Coca-Cola

c) La devolucin a los proveedores de artculos daados o en mal estado se debe realizar a ms tardar dos das hbiles posteriores a la recepcin.

a) Manual de procedimientos para el control Embotelladora S.A. de inventario Polar

Coca-Cola

CRITERIOS DE EVALUACION Toma de Inventario

FUENTE

a) Se debe realizar inventario fsico general cada dos meses.

c) Manual de procedimientos para el control de inventario Embotelladora Coca-Cola Polar S.A.

b) La bodega debe tener actualizado el sistema de inventario a la fecha de cierre de movimientos, para ser comprobados con el resultado de los conteos de existencia fsica.

a) Manual de procedimientos para el control de inventario Embotelladora Coca-Cola Polar S.A.

PROGRAMA DE AUDITORIA

Programa de auditoria para establecer la eficiencia en el registro de las recepciones de materiales e insumos durante el primer semestre del 2011. Examinar las facturas o guas de despacho archivadas como respaldo de las recepciones generadas. Verificar el ingreso al sistema de los materiales detallados en las facturas o guas de despacho que respaldan las recepciones y que estos sean parte del inventario. Identificar los materiales que se encuentran en calidad de productos en trnsito, de acuerdo a las facturas o guas de despacho que no se han registrado en el sistema.

Programa de auditoria para analizar la eficacia en la toma de inventario durante el ao 2011. Confirmar que la de ejecucin de toma de inventario se haya realizado de acuerdo a lo establecido en el procedimiento. Comparar los registros generados en la toma de inventario y los saldos registrados en el sistema en cada periodo.

Llaiquen y Asociados Auditores Consultores La Serena, 08 de Noviembre de 2011.

Seor Marcelo Olivares C. Gerente rea de Logstica y Abastecimiento Embotelladora Coca Cola Polar S.A Coquimbo Estimado

Mediante la presente hacemos llegar a vuestra empresa el programa de auditoria que tiene como objetivo Evaluar la eficacia del sistema de toma de inventario de bodega general de Empresa Coca Cola Polar S.A., Planta Coquimbo. La auditora incluye la evaluacin de la eficiencia y cumplimiento del procedimiento de control de los materiales e insumos, desde el proceso de recepcin y registro, y la toma de inventario. Para la revisin se considerar informacin correspondiente a los meses Febrero, Abril y Junio del presente ao, con el fin de emitir una opinin respecto al cumplimiento de mencionada materia. Esta auditoria tiene como fin revisar los ingresos que se han digitado mediante los Partes de Entradas (recepcin de sistema), al sistema contable y as determinar la veracidad mediante un inventario. Los tiempos de ejecucin del proceso de auditoria ser el siguiente: Inicio Auditoria (Planta) : Termino Auditoria : Entrega del Informe de Auditora : 5 de Noviembre de 2011. 29 de Noviembre de 2011. 15 de Diciembre de 2011.

Los honorarios de la auditoria correspondern a 2.5UF por hora, los cuales cubrirn el tiempo de trabajo del personal y los gastos directos de ejecucin.

As mismo, debido al carcter dinmico del proceso de auditora, resulta imposible incluir en esta carta de requerimientos todos los antecedentes necesarios para llevar a cabo nuestro trabajo. Por lo cual requerimos, de acuerdo a las circunstancias, antecedentes adicionales, los cuales sern solicitados con la anticipacin que sea posible. Desde ya agradecemos vuestra gentileza para ayudarnos a obtener esta informacin para la fecha de inicio.

Quedamos a su disposicin para aclarar y/o comentar el contenido de la presente.

Sin otro particular, saludamos muy atentamente a usted,

Daniel Daz G.
Auditor Senior

Juan Severino A.
Auditor Senior

Katherine Llaiquen A.
Jefe Auditor

Llaiquen y Asociados Auditores Consultores La Serena, 13 de Diciembre de 2011.

Seor Marcelo Olivares C. Gerente rea de Logstica y Abastecimiento Embotelladora Coca Cola Polar S.A Coquimbo De nuestra consideracin Hacemos llegar a usted, Informe de Auditora de Gestin, por la evaluacin de la eficacia del sistema de toma de inventario de bodega general de Empresa Coca Cola Polar S.A., Planta Coquimbo. Ha sido muy grato para nosotros trabajar en este informe y le agradecemos la disposicin y buena acogida, por parte de usted y los funcionarios del rea. Cualquier consulta le rogara hacerla llegar por escrito al mail Llaiquen.aac@gmail.com, telefnicamente al 51-203534 al 07-6838284. Quedando a su disposicin, se despide cordialmente

Daniel Daz G.
Auditor Senior

Juan Severino A.
Auditor Senior

Katherine Llaiquen A.
Jefe Auditor

ANTECEDENTES GENERALES

Embotelladoras Coca-Cola Polar S.A., es una sociedad annima abierta, su caza matriz se encuentra ubicada en Avda. Nueva Tajamar N 408 Piso 2, Torre Sur World Trade Center, Las Condes. Su representante legal es Sr. Javier Rodas F., rut 7.424.653-2. Coca-Cola Polar es propietaria de embotelladoras franquiciaras de The Coca-Cola Company en territorios de Chile, Argentina y Paraguay, cuyas actividades son: La produccin, envase y comercializacin de bebidas analcohlicas y cervezas, el aprovechamiento de sus subproductos. La importacin y exportacin de tales artculos. La inversin por cuenta propia o ajena en toda clase de bienes corporales o incorporales, muebles o inmuebles, valores, acciones y efectos de comercio.

Cada territorio tiene un contrato de franquicia con The Coca-Cola Company separado e independiente, que contempla la exclusividad de fabricacin y distribucin de los productos de la marca, por perodos quinquenales renovables. Coca-Cola Polar opera franquicias de Coca-Cola en Chile directamente en II, III, IV, XI y XII regiones de Chile, alcanzando 1.600.000 habitantes (Censo 2002).

OBJETIVO GENERAL DE LA AUDITORIA

De acuerdo a lo encomendado por el mandante el objetivo que se desarroll en esta revisin es la siguiente: Evaluar la eficacia del sistema de toma de inventario de bodega general de Empresa Coca Cola Polar S.A., Planta Coquimbo.

ALCANCE Y LIMITACIONES

El alcance de sta auditora tiene como fin revisar los ingresos que se han digitado mediante los Partes de Entradas (recepcin de sistema), al sistema contable y as determinar la veracidad de los saldos mediante un inventario, en los periodos de Febrero, Abril y Junio del presente ao. Fue puesta a nuestra disposicin casi la totalidad de la documentacin solicitada que se hizo llegar a los ejecutores va correo electrnico o en forma manual. Por otra parte, se logr acceder a todas las dependencia de la planta de Coquimbo y entrevistar a todas las personas que se requirieron. Las limitaciones de la auditora estuvieron dadas por la restriccin en el acceso al sistema informtico para una revisin ms completa del proceso.

METODOLOGA

Para la obtencin de la informacin fue necesario aplicar entrevistas, revisar documentacin y solicitar informes al Jefe de Bodega Sr. Daro Rojas. A continuacin explicamos en detalle cules fueron los procedimientos utilizados para la revisin del sistema de toma de inventario.

Algunas consideraciones metodolgicas de las entrevistas: 1. Se entrevistaron a diversos funcionarios, para obtener conocimiento acerca del funcionamiento de la bodega general y los procedimientos que se aplican. Estos fueron la seorita Jocelyn Salas, los seores Leonardo Araya, Yuri Carrizo y Sergio Castro. 2. Las preguntas fueron del tipo abiertas, en base a una pauta preestablecida con libre tiempo para expresar las respuestas y aclaraciones. 3. Los respaldos de las entrevistas se encuentran en los papeles de trabajo

CONCIDERACIONES GENERALES DE CONTROL INTERNO

De acuerdo a las entrevistas realizadas se detectaron las siguientes situaciones:

Fortalezas: a) Existe una estructura y descripcin formal de los cargos y funciones del personal que se desempea en la bodega general.

b) El personal conoce el procedimiento aplicado al control y manejo de materiales y toma de inventarios.

Debilidades: a) El procedimiento se encuentra actualizado al 30 de Mayo de 2008.

b) El personal de bodega desconoce las Normas Chilenas establecidas sobre Almacenaje de Sustancias Peligrosas.

HALLAZGOS

Segn el programa de auditoria establecido, se constat que: 1) El Parte de Entrada N 11328 de fecha 14 de Febrero, se encuentra respaldado con la gua de despacho N 1135748 de Inyecal por 24.000 unidades de tapas plsticas 320, sin embargo, en el sistema slo se registraron 22.000. 2) El Parte de Entrada N 14875 por ingreso de 500 sacos de azcar de Iansagro, no cuenta con documento de respaldo. 3) La Gua de Despacho N 18456743 emitida por devolucin de 125.000 Etiquetas Fanta 250cc, el 18 de Marzo a Edelpa S.A., no se encuentra ingresada en el sistema. 4) Los documentos de recepcin generados el da 23 de Abril y que se encuentran en archivo, se encuentran sin V B del Jefe de Bodega. 5) En bodega de trnsito se encontraron materiales los cuales no fueron justificados, se desconoce su procedencia y fecha de recepcin. 6) El informe de inventario realizado en el mes de Junio, arroj diferencias en las siguientes materias primas, los cuales no fueron ajustadas al cierre del periodo: 32.554 unidades de Preforma Verde 28 grs. 2.000 unidades de Tapas Plsticas 320 125.000 unidades de Etiq. Fanta 250cc

RECOMENDACIONES

De acuerdo a los antecedentes recopilados y analizados en la auditora realizada, se recomienda a la administracin: 1) Capacitar al personal de bodega sobre control, manejo y almacenaje de sustancias peligrosas, ya que debido al desconocimiento de las Normas Chilenas aplicadas a esta operacin, existe un riesgo hacia la integridad del personal y las mismas dependencias ante un siniestro.

2) Realizar un levantamiento de los procesos realizados en bodega general, con el fin de actualizar el procedimiento actualmente establecido.

3) Realizar la toma de inventario de forma mensual, ya que al existir diferencias que se ajustan de forma desfasada y que se arrastran por meses, puede generar error en la toma de decisin respecto a las necesidades reales para la produccin.

4) Realizar inventario de los materiales que se encuentran en la bodega de trnsito y verificar su procedencia, para proceder a ingresarlos al sistema y controlar.