Manual de Excel

NDICE
Contenido Formato de Excel Aplicar formato a Celdas Fuente Alineacin Bordes Tramas Nmeros Opciones de Alineacin Alineacin Vertical Ttulos Inclinados Celdas con Varias Lneas Formato Condicional Borrar Celdas Formato de Hojas Cambiar Nombre a la Hoja Aadir un Fondo a una Hoja Inmovilizar Paneles Eliminar Inmovilizacin de Paneles Pegado Especial Administracin de Datos Tablas Dinmicas Elementos de la Base de Datos Cmo crear una Tabla Dinmica Creando una Tabla Dinmica Actualizar una Tabla Dinmica Tabla Dinmica v/s Planilla En la Prctica Opciones de la Tabla Dinmica Opciones de Formato Opciones de Datos Opciones Avanzadas de la Tabla Dinmica Campo Dato Configuracin Opciones Personalizadas de Excel Frmulas Personalizar Frmulas Elementos Calculados Orden de Resolucin Crear Lista de Frmulas Rangos de Consolidacin Mltiple Ejecucin de una Tabla Dinmica a travs de mltiples hojas de un libro Creacin de una Tabla Dinmica paso por paso Actualizar la Tabla Dinmica Grfico Dinmico Formato de Serie de Datos Pgina 4 4 4 5 5 5 6 6 6 7 7 7 8 8 8 9 9 10 10 12 12 12 12 13 13 14 14 18 18 19 21 22 22 27 28 30 32 32 33 34 43 46 46 47 2

Auditoria Filtros Utilizar Filtros en una hoja de Datos Quitar Filtros Funciones Avanzadas Funcin: BUSCARV() SI() CONTAR.SI() SUMAR.SI() PAGO() SUMARPRODUCTO() Herramientas Avanzadas de Excel Uso de Formularios en Excel Utilizacin de botones de Control Definir Nombres a Celdas Subtotales Bsqueda de Objetivos Crear Escenarios Tablas de Datos Solver Especificando el Objetivo Especificando las Celdas de Cambio Definiendo las Restricciones Especificando una restriccin de nmeros enteros Guardando y Reutilizando los parmetros de Solver Asignando los parmetros de Solver a un Escenario Otras Opciones de Solver La Opcin de Adoptar el modelo Lineal La importancia de usar Valores Iniciales Apropiados La Opcin de Mostrar los resultados de las Iteraciones Generando Informes El Informe de Sensibilidad El Informe de Sensibilidad para el Modelo Lineal El Informe de Respuestas El Informe de Limites Cuando el Solver es incapaz de Resolver

49 51 51 52 53 53 53 53 54 54 54 55 55 55 56 56 56 57 57 58 61 62 62 65 66 67 67 67 68 68 68 68 69 69 69 69

FORMATO AVANZADO EN EXCEL

APLICAR FORMATO A CELDAS
1. Ir al men Formato 2. Clic en Celdas 3. Aparecer la siguiente caja de dilogo:

FUENTE
Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de clculo cambiando la fuente, el tamao, estilo y color de los datos de una celda. Para cambiar la apariencia de los datos de la hoja de clculo, seguir los siguientes pasos : 1. Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto. 2. Seleccionar el men Formato. 3. Elegir la opcin Celdas... 4. Hacer clic sobre la pestaa Fuente. Aparecer el cuadro de dilogo de la derecha. 5. Elegir las opciones deseadas del recuadro. 6. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botn Aceptar.

ALINEACIN
Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden alineados u orientados de una forma determinada. Para cambiar la alineacin de los datos de la hoja de clculo, seguir los siguientes pasos: 1. Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar la alineacin. 2. Seleccionar el men Formato. 3. Elegir la opcin Celdas... 4. Hacer clic sobre la pestaa Alineacin. Aparecer el cuadro de dilogo de la derecha. 5. Elegir las opciones deseadas del recuadro. 6. Una vez elegidas todas las opciones deseadas, hacer clic sobre el botn Aceptar

BORDES
Excel permite crear lneas en los bordes o lados de las celdas. Para cambiar la apariencia de los datos de la hoja de clculo aadiendo bordes, seguir los siguientes pasos: 1. Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto. 2. Seleccionar el men Formato. 3. Elegir la opcin Celdas... 4. Hacer clic sobre la pestaa Bordes. Aparecer el cuadro de dilogo de la derecha. 5. Elegir las opciones deseadas del recuadro. 6. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botn Aceptar. Al elegir cualquier opcin, aparecer en el recuadro Borde un modelo de cmo quedar nuestra seleccin en la celda.

TRAMAS
Excel nos permite tambin sombrear las celdas de una hoja de clculo para remarcarla de las dems. Para ello, seguir los siguientes pasos: 1. Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto. 2. Seleccionar el men Formato. 3. Elegir la opcin Celdas...

4. Hacer clic sobre la pestaa Tramas. Aparecer el cuadro de dilogo de la derecha. 5. Elegir las opciones deseadas del recuadro. 6. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botn Aceptar. Al elegir cualquier opcin, aparecer en el recuadro Muestra un modelo de cmo quedar nuestra seleccin en la celda.

NMEROS
Excel nos permite modificar la visualizacin de los nmeros en la celda. Para ello, seguir los siguientes pasos: 1. Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto de los nmeros. 2. Seleccionar el men Formato. 3. Elegir la opcin Celdas... 4. Hacer clic sobre la pestaa Nmero. Aparecer el cuadro de dilogo de la derecha: 5. Elegir las opciones deseadas del recuadro. 6. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botn Aceptar.

OPCIONES DE ALINEACIN.
Determinar la alineacin de una celda en Excel significa decidir cmo se distribuirn el texto o los nmeros en ella; es decir, si la informacin aparecer a la izquierda, al centro o a la derecha de la celda, y si se orientar en sentido vertical (de modo que usted tenga que girar el papel para leer el texto) o inclinado.

ALINEACIN VERTICAL.
En la figura se muestra una tabla con los encabezamientos de las columnas orientados verticalmente. Este formato por lo general se utiliza para acomodar mejor un texto extenso sin tener la necesidad de ensanchar demasiado las columnas. Para lograr este tipo de efecto proceda de la siguiente manera: 1. Seleccione el rango que contiene los ttulos a alinear. 2. Haga clic en el men Formato, seleccione Celdas y vaya a la ficha Alineacin. 3. A la derecha de esta ventana, aparece un cuadro que simula ser un reloj, llamado Orientacin, que permite definir la inclinacin del texto. La aguja determina la orientacin del contenido de las celdas seleccionadas. Para que el texto quede vertical, haga clic a las 12 horas. 4. Por ltimo, haga clic en aceptar para aplicar los cambios.

TTULOS INCLINADOS.
Si bien es cierto que al acomodar los ttulos en forma vertical se economiza en el ancho de cada columna, tambin es verdad que esto puede afectar la visualizacin de la tabla. Una solucin intermedia para este problema consiste en poner los ttulos inclinados. Para obtener esta alineacin, siga los pasos anteriores, pero en el casillero Grados, escriba el valor 45.

CELDAS CON VARIAS LINEAS

1. 2. 3. 4. Seleccione la celda cuyo ttulo debe ocupar ms de un regln Elija las opciones Formato / Celdas / Alineacin. Marque la opcin Ajustar texto. Haga clic en Aceptar.

FORMATO CONDICIONAL
Excel presenta una opcin para dar formato a las celdas segn condiciones determinadas. Por ejemplo, se puede lograr que una celda cambie a fondo rojo si contiene un valor negativo, y mantenga el color blanco en el caso contrario. Esta funcin se conoce como Formato Condicional. Para aplicar formatos condicionales, realice el siguiente procedimiento: 1. Seleccione el rango de las celdas a formatear.

2. Vaya al men Formato y elija la opcin Formato Condicional. Aparece una caja de
dilogo con una serie de listas desplegables para especificar el formato.

3. En el primer casillero, elija la opcin Valor de la Celda.

4. En el segundo, marque la opcin adecuada( Mayor que, Menor que, Igual a, etc.) 5. En el tercer casillero, escriba la palabra para cumplir la condicin.

6. De este modo, ya qued especificada la condicin (que el valor de la celda sea igual o
mayor que la palabra escrita). Ahora debe indicar qu formato tendrn las celdas que cumplan con dicha condicin. Para esto, haga clic en el botn Formato..., y en el cuadro de dilogo que se abre, haga clic en las opciones que se necesitan.

7. Luego haga clic en Aceptar para volver al cuadro de Formato Condicional. 8. Para especificar dos condiciones ms, oprima Agregar; repita los pasos 3 a 6 con las
palabras que guste y los colores que estime conveniente.

9. Con un clic en Aceptar, terminar la especificacin del formato.

Utilice esta ventana para especificar el formato condicional que desee.

BORRAR CELDAS
Puede que alguna vez introduzcas informacin en una celda y a continuacin decidas borrarla. Para ello: 1. Selecciona la celda o rango de celdas a borrar.

2. Elige el men Edicin.

3. Haz clic sobre el botn para ampliar el men.

4. Escoge la opcin Borrar. Aparecer otro submen.

5. Selecciona una de las opciones disponibles entre:

Todo: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, los comentarios ligados a esas celdas y cualquier formato excepto la anchura de la columna y la altura de la fila. Formatos: Borra el formato de las celdas seleccionadas que pasan a asumir el formato Estndar, pero retiene su contenido y sus comentarios. Cuando hablamos de formato nos referimos a todas las opciones disponibles en el cuadro de dilogo Formato Celdas. Contenido: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, tengan o no frmulas, pero mantiene sus comentarios y su formato. Comentarios: Suprime cualquier comentario ligado al rango de las celdas seleccionadas, pero conserva sus contenidos y formatos. Pero no te preocupes ya que el estudio de los comentarios no es objeto de este curso.

Otra forma para eliminar el contenido de una celda: 1. Selecciona la celda a borrar. 2. Pulsa la tecla SUPR

Con esta opcin nicamente se borrar el contenido de la celda.

FORMATO DE HOJAS CAMBIAR NOMBRE DE LA HOJA.

En Excel 2000 se crean libros de trabajo formados por varias hojas. Por defecto cada hoja se referencia como Hoja1, Hoja2,.... Si se trabaja con varias hojas dentro del libro es aconsejable utilizar un nombre de hoja para identificarla de forma ms rpida, as si se utiliza

cada hoja para manejar los ingresos y gastos de cada mes, la primera hoja se podra nombrar Enero, la segunda Febrero, etc. La longitud mxima de los nombre de las hojas es de 31 caracteres. No puede haber dos hojas de clculo dentro del mismo libro de trabajo con el mismo nombre. Si se desea modificar el nombre de una hoja, se pueden utilizar dos mtodos: El primer mtodo consiste en utilizar el men. Para ello, seguir los siguientes pasos: a. Estar situado en la hoja a la cual se quiere cambiar el nombre.

b. Selecciona el men Formato. c. Elige la opcin Hoja se abrir otro men. d. Selecciona la opcin Cambiar nombre. La etiqueta de la hoja quedar seleccionada. e. Escribe el nuevo nombre de la hoja. f. Pulsa ENTER.
El segundo mtodo es mucho ms directo y rpido: 1. Hacer doble clic sobre el nombre de la hoja en su etiqueta. 2. Escribe el nuevo nombre de la hoja. 3. Pulsa INTRO.

AADIR UN FONDO A UNA HOJA.

Excel2000 tambin permite aadir una imagen de fondo a nuestras hojas. Para ello, seguir los siguientes pasos: 1. Seleccionar el men Formato. 2. Elegir la opcin Hoja. Aparecer otro submen. 3. Elegir la opcin Fondo... 4. Aparecer la caja de dilogo Fondo de Hoja. 5. Buscar la imagen a utilizar de fondo. 6. Hacer clic en Insertar.

INMOVILIZAR PANELES
Una planilla extensa presenta un problema a la hora de leerla o modificarla en la pantalla: cuando se quieren ver los datos que estn al final de la tabla, se pierden de vista los encabezamientos de las columnas, lo cual dificulta su lectura. Lo mismo ocurre si quiere leer los datos de las ltimas columnas, y no puede ver los ttulos de las primeras. Este inconveniente puede resolverse si se dejan fijas las primeras filas y las primeras columnas, de modo que sea posible recorrer el resto de la tabla. La opcin que permite hacer esta tarea se denomina Inmovilizar Paneles y se utiliza de la siguiente manera: 1. Coloque el cursor en la columna derecha y en la fila inferior a aquellas que se van a fijar.

2. Clic en el men Ventana y elija la opcin Inmovilizar Paneles. Aparecer una lnea
gruesa a lo ancho de la planilla y otra a lo alto. 3. Si ahora desciende, por ejemplo, a la fila 30, los ttulos quedarn fijos, y la lectura de la tabla ser mucho ms sencilla.

PARA ELIMINAR LA INMOVILIZACIN DE PANELES.

Eliminar la inmovilizacin de los paneles es tan sencillo como el proceso anterior. Para hacerlo, simplemente debe acceder al men Ventana y elegir la opcin Movilizar Paneles, sin importar la posicin del cursor en ese momento.

PEGADO ESPECIAL
En ocasiones se necesita copiar el valor de una celda sin la frmula, o copiar la frmula pero no el formato o aspecto de la celda, es decir, elegir los elementos del rango a copiar. Esta posibilidad la proporciona el Pegado especial. Para utilizar esta posibilidad: 1. Selecciona las celdas a copiar. 2. Selecciona el men Edicin. 3. Elige la opcin Copiar, si esta opcin no aparece, sitate primero sobre el botn para ampliar el men. O bien, haz clic sobre el botn Copiar de la barra de herramientas. Observa como aparece una lnea de marca alrededor de las celdas copiadas indicndonos la informacin situada en el portapapeles. 4. Selecciona las celdas donde se desea copiar. 5. Selecciona el men Edicin. 6. Elige la opcin Pegado especial... Aparecer el cuadro de dilogo siguiente:

En el recuadro Pegar, activar una de las opciones: Todo: Para copiar tanto la frmula como el formato de la celda. Frmulas: Para copiar nicamente la frmula de la celda pero no el formato de sta. Valores: Para copiar el resultado de una celda pero no la frmula, como tampoco el formato. Comentarios: Para copiar comentarios asignados a las celdas (no estudiado en este curso). Validacin: Para pegar las reglas de validacin de las celdas copiadas (no estudiado en este curso). Todo excepto bordes: Para copiar las frmulas as como todos los formatos excepto bordes. Ancho de columnas: Para copiar la anchura de la columna.

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En el recuadro Operacin, elegir la operacin a realizar a partir de los datos copiados y de los datos iniciales de la celda donde se copia. As por ejemplo si en la celda B1 tenemos el valor 2 y copiamos la celda A1 con valor 4 en B1 con la opcin Multiplicar, el resultado de B1 ser 2*4 es decir, 8. La casilla Saltar blancos, se usa cuando se quiere que Excel 2000 ignore cualquier celda en blanco del rango de copia. Normalmente si se copia un rango que contiene celdas en blanco, stas se pegarn sobre las celdas correspondientes al rea de pegado y quedarn vacas independientemente del valor inicial, pero si activamos esta casilla, las celdas correspondientes al rea de pegado no se vern afectadas y seguirn manteniendo su valor original. La casilla Transponer, sirve para reorientar el contenido de copia dentro de un rango de pegado seleccionado, es decir, los datos de filas aparecen en columnas y los datos de columnas en filas.

7. Haz clic sobre el botn Aceptar.

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ADMINISTRACION DE DATOS
TABLAS DINMICAS.
Una Tabla Dinmica, es un resumen de datos agrupados, que puntualizan en forma concreta datos de una informacin. Las tablas dinmicas, son una herramienta que permite clasificar y ordenar una planilla a fin de poder analizar y evaluar la informacin que contiene, de manera gil y precisa. Una de las ventajas de usar tablas dinmicas es que se puede cambiar rpidamente el modo de organizar y seleccionar la informacin con slo presionar un botn o descolgar un men. El empleo de Tablas Dinmicas se justifica si la cantidad de datos a manejar es importante.

ELEMENTOS DE LA BASE DE DATOS.

Las tablas de Excel, se consideran una base de datos, ya que se encuentra divida en columnas, que seran los campos de la base, y en varias filas, que equivaldran a los registros. Cada campo puede tomar diferentes valores.

CMO CREAR UNA TABLA DINMICA.

Para crear una tabla dinmica, lo primero que debe hacer es mostrar en pantalla la planilla de origen o realizar una, y luego, recurrir al Asistente para Tablas Dinmicas. Para esto realice el siguiente procedimiento: 1. Haga clic en cualquier celda de la tabla

2. Elija en el men Datos la opcin Informe de Tablas y Grficos dinmicos. Una vez
realizado este paso, verifique que aparezca la primera ventana del Asistente.

3. En primer lugar, el Asistente le pregunta dnde estn los datos a analizar. Cmo se
encuentran en una lista o base de datos de Microsoft Excel, elija esta opcin. Tambin le pregunta qu tipo de informe quiere realizar, seleccione Tabla Dinmica y haga clic en siguiente. 4. Aparecer la siguiente ventana:

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5. El segundo paso consiste en indicar cul ser el rango de datos que quiere procesar (es decir, las celdas que contienen la informacin a analizar), pero como los datos fueron seleccionados anteriormente, se omite esto haciendo clic en siguiente. 6. Aparecer la siguiente caja de dilogo:

7. En el tercer y ltimo paso, el Asistente le pregunta dnde situar la nueva tabla dinmica.
Para ubicarla en la misma hoja, marque la opcin Hoja de Clculo existente y escriba las coordenadas de una celda desocupada (con suficiente espacio libre por debajo y a la derecha para que entre la nueva tabla), luego haga clic en Finalizar.

CREANDO UNA TABLA DINMICA.

Con los pasos anteriores, se habr creado una tabla dinmica. Por lo tanto, Excel mostrar una nueva tabla y una barra de herramientas con la cual trabajar. Observe, sin embargo, que la tabla dinmica an se encuentra vaca, debido a que los campos con la informacin todava no fueron colocados en el lugar correspondiente. A continuacin, ver cmo ubicar cada campo en donde corresponda para lograr su objetivo: poner la tabla en funcionamiento y as sacar las conclusiones que necesita. Una vez que la tabla dinmica y su barra de herramientas estn en pantalla, lo nico que debe hacer es arrastrar cada campo de la barra (aparecen como botones) a las zonas correspondientes, dependiendo del tipo de lectura que desee realizar.

ACTUALIZAR UNA TABLA DINAMICA Un inconveniente que presenta el trabajo con este tipo de tabla es que si se necesita modificar algn dato de la planilla de origen, las tablas dinmicas asociadas no se actualizarn en forma automtica, sino que este trabajo deber hacerse de forma manual. Para esto, una vez modificados los datos de la planilla madre, deber ubicar el cursor sobre el icono Actualizar datos de la barra de herramientas de la tabla dinmica, y hacer clic sobre l. La informacin se renueva de inmediato.

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Actualizar datos

TABLA DINMICA VS PLANILLA

Como habr podido observar, una tabla dinmica presenta cuatro zonas. En cada una de ellas se colocan los campos de las planilla, que no son otra cosa que los encabezamientos de cada columna. Cul es la diferencia, entonces, entre una planilla y esta tabla, si se utilizan los mismos campos? La distincin radica en que, en la tabla dinmica, los campos se comportan como filtros, desde donde es posible regular qu mostrar y qu ocultar en cada momento, mientras que en la planilla comn, cada campo es simplemente una columna. Tal como ocurri con la creacin de la tabla dinmica del ejemplo anterior, los campos de datos deben arrastrarse a la zona de la tabla que corresponda, teniendo en cuenta estas consideraciones:

Zona izquierda o Coloque campos de fila aqu: en esta rea se coloca el campo que
aparecer en las filas de la tabla dinmica.

Zona superior o Coloque campos de columna aqu: en esta zona se ubica el campo
que actuar como segunda variable para clasificar la informacin.

Zona superior o Coloque campos de pgina aqu: a este sector se arrastra el campo
que actuar como una tercera variable de la tabla, y que es el que permitir realizar una clasificacin ms fina de la informacin.

Zona central o Coloque datos aqu: finalmente, en esta zona se deposita el campo que
contiene toda la informacin a resumir, sumar, contar, etc.

EN LA PRCTICA
Para abarcar en mayor profundidad el tema se realizar a travs de un ejemplo prctico, el que supone una factura telefnica, que tiene algunas columnas agregadas, de esta manera, se vern las opciones que ofrece Excel para ejecutar las tablas dinmicas. Este ejemplo viene incluido en este CD con el nombre de ejercicio1.xls.
Ejemplo a emplear como lista A B Fecha Da semana 15/09/01 sbado 15/09/01 sbado 15/09/01 sbado 16/09/01 domingo 16/09/01 domingo 16/09/01 domingo 16/09/01 domingo 16/09/01 domingo 16/09/01 domingo 17/09/01 lunes 17/09/01 lunes 17/09/01 lunes 17/09/01 lunes C Hora inicial 0:00:04 10:42:49 20:31:44 19:10:44 23:25:47 23:43:20 23:46:29 10:11:37 22:21:51 22:28:17 23:21:59 9:14:50 19:08:07 D Destino Correo Urbanas Internet Correo Correo Correo Internet Urbanas Inter-Urb Correo Correo Urbanas Celular E F G H Numero Duracin Hora final Importe 6102223847 0:00:46 0:00:50 $ 0,05 4693881 0:06:36 10:49:25 $ 0,19 6102227638 1:28:50 22:00:34 $ 0,56 6102223847 0:03:46 19:14:30 $ 0,05 6102223847 0:01:26 23:27:13 $ 0,05 6102223847 0:02:10 23:45:30 $ 0,05 6102227638 1:00:02 0:46:31 $ 0,05 4660671 0:05:08 10:16:45 $ 0,09 3514268888 0:05:00 22:26:51 $ 2,31 6102223847 0:01:57 22:30:14 $ 0,05 6102223847 0:01:54 23:23:53 $ 0,05 4694898 0:00:09 9:14:59 $ 0,05 155070059 0:08:23 19:16:30 $ 0,23

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

14

15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44

17/09/01 lunes 18/09/01 martes 18/09/01 martes 18/09/01 martes 18/09/01 martes 18/09/01 martes 18/09/01 martes 18/09/01 martes 19/09/01 mircoles 19/09/01 mircoles 19/09/01 mircoles 19/09/01 mircoles 19/09/01 mircoles 19/09/01 mircoles 19/09/01 mircoles 19/09/01 mircoles 20/09/01 jueves 20/09/01 jueves 20/09/01 jueves 20/09/01 jueves 20/09/01 jueves 20/09/01 jueves 20/09/01 jueves 21/09/01 viernes 21/09/01 viernes 21/09/01 viernes 21/09/01 viernes 21/09/01 viernes 21/09/01 viernes 21/09/01 viernes

20:55:07 17:59:08 18:15:50 18:17:45 22:56:18 8:58:14 20:08:33 20:28:27 7:53:57 8:19:33 21:43:26 21:53:26 22:44:00 9:03:09 19:59:23 22:20:56 19:12:50 22:49:43 23:35:35 8:36:30 12:27:05 19:40:59 20:06:15 9:21:25 18:43:05 9:08:21 9:13:34 18:39:20 21:05:35 18:31:22

Internet Correo Correo Correo Internet Urbanas Celular Celular Correo Correo Correo Correo Internet Urbanas Celular Inter-Urb Internet Correo Correo Urbanas Urbanas Urbanas Celular Correo Correo Urbanas Urbanas Urbanas Urbanas Internet

6102227638 6102223847 6102223847 6102223847 6102227638 4694898 155070059 155070059 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102227638 4694898 155070059 3514268888 6102227638 6102223847 6102223847 4694898 4602096 4539695 155070059 6102223847 6102223847 4694898 4693881 4694898 4660671 6102227638

1:04:02 0:03:18 0:01:05 0:00:50 1:05:56 0:00:08 0:01:03 0:00:39 0:05:44 0:07:14 0:03:56 0:01:45 2:00:51 0:00:07 0:01:53 0:10:10 0:13:02 0:27:03 0:01:15 0:00:06 0:00:49 0:00:37 0:01:50 0:01:13 0:01:15 0:00:07 0:00:45 0:00:10 0:00:59 0:02:42

21:59:09 18:02:26 18:16:55 18:18:35 0:02:14 8:58:22 20:09:36 20:29:06 7:59:41 8:26:47 21:47:22 21:55:11 0:44:51 9:03:16 20:01:16 22:31:06 19:25:52 23:16:46 23:36:50 8:36:36 12:27:54 19:41:36 20:08:05 9:22:38 18:44:20 9:08:28 9:14:19 18:39:30 21:06:34 18:34:04

$ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $

0,47 0,09 0,05 0,05 0,47 0,05 0,05 0,05 0,09 0,19 0,05 0,05 0,80 0,05 0,05 4,69 0,33 0,19 0,05 0,05 0,05 0,05 0,05 0,05 0,05 0,05 0,05 0,05 0,05 0,09

La planilla como se puede observar se completa con la columna B que corresponde a Da semana. Para resolver que devuelva el da de la semana que corresponde a la fecha de la columna A se aplic la funcin Lgica SI, con su mximo anidamiento, y la funcin de Fecha DIASEM. Por lo tanto en la celda B2 para trasladar hasta el final de la planilla se aplica la formula combinada: B 2 = SI( A2= ; ; SI ( DIASEM( A2; 1 ) = 1 ; domingo ; SI( DIASEM( A2; 1 ) = 2 ; lunes ; SI ( DIASEM ( A2; 1 ) = 3 ; martes ; SI ( DIASEM ( A2; 1 ) = 4 ; Mircoles ; SI ( DIASEM ( A2; 1 ) = 5 ; jueves ; SI ( DIASEM ( A2; 1 ) = 6 ; viernes ; sbado ) ) ) ) ) ) ) Por ultimo se agreg la columna G Hora final donde se incluyo la formula: G2= C2+F2 Para la ejecucin de la tabla dinmica vamos a emplear el asistente para tablas y grficos dinmicos, como se seal anteriormente, que en este curso se supone que el usuario tiene un conocimiento general del empleo del mismo. En primer lugar recurrimos al Men-Datos-Asistente para tablas y grficos dinmicos.

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Paso 1
Dnde estn los datos que desea analizar? Activar: Lista o base de datos de Microsoft Excel Qu tipo de Informe desea crear? Activar: Tabla dinmica

Paso 2
En este paso vamos a producir una variante con respecto a la ubicacin de la lista o base de datos, en este caso la lista que vamos a utilizar para extraer la informacin y crear la tabla dinmica se encuentra almacenada en otro libro, que llamamos Control tiempos, por lo tanto en el paso 2 empleamos el botn Examinar Pulsando el botn Examinar y ubicando el archivo que contiene los datos, Excel devuelve C:\Mis documentos\Control tiempos.xls! Al pulsar siguiente Excel indicara error. Por lo tanto se deber realizar la siguiente operacin: Suprimir C:\Mis documentos\, encerrar con corchetes el nombre del libro e incluir el rango de datos que se deber conocer con anterioridad, quedando de la siguiente manera [Control tiempos.xls]Hoja 1!$A$1:$H$110 Realizada la operacin Pulsar siguiente

Paso 3
En este paso existe la opcin de colocar la tabla en una hoja nueva, en la hoja actual o en otra creada. Para los dos ltimos casos se deber usar el botn de Contraer dialogo y ubicar la celda inicial de desarrollo de la tabla. ( Se selecciona la celda A 1 ). Concluido este paso pulsar finalizar Como consecuencia, surge una nueva barra de herramientas, que contiene una serie de botones con los nombres de los encabezados de columna de datos. Siendo ubicados algunos de ellos en la nueva hoja siguiendo el siguiente criterio. Pagina: Los botones que se colocan en esta rea son los primeros que se filtran. En este caso colocamos el botn Fecha, pudiendo mostrar todas las fechas o una determinada. Fila: Son los elementos que queremos colocar como filas en la tabla dinmica, en este caso adoptamos el botn Destino Columna: Como en el caso anterior, colocamos los datos que forman parte de la columna de la tabla, ubicando en la misma el botn Da Semana Datos: En este caso se colocan los datos que se organizan y se resumen, optamos por Duracin e Importe. En el caso de Datos, al ubicar los botones por defecto, aparecer Contar Duracin y Sumar Importe. En el caso del importe, obtendremos la sumatoria total de los distintos importes. En el caso de Duracin, tambin necesitamos la sumatoria de los tiempos empleados, para tal fin, debemos dar Formato al Botn.

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La operacin mencionada se realiza de la siguiente manera: pulsar un clic con el botn derecho sobre Contar duracin- seleccionar Configuracin de campo y reemplazar en la tabla desplegable que se origina, contar por sumar y al mismo tiempo dar formato personalizado, de la siguiente forma: Dentro del cuadro que se presenta pulsar sobre el botn numero. Categora: hora Personalizada Tipo : h:mm:ss Aceptar Aceptar Una vez concluida la tabla dinmica, a su finalizacin se produce el clculo total de los tiempos e Importes, respectivamente. En el caso de los tiempos, se debe seleccionar toda la fila y dar formato de categora: hora, personalizado [h]:mm:ss. Despus de todo lo expuesto el resultado obtenido es la siguiente tabla dinmica.
A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Inter-Urb 12 13 Urbanas 14 Internet Correo Destino Celular Datos Suma de Duracin Suma de Importe Suma de Duracin Suma de Importe Suma de Duracin Suma de Importe Suma de Duracin Suma de Importe Suma de Duracin Suma de Importe 0:07:06 0,19 2:33:06 2,03 0:01:17 0,25 1:42:24 1,67 Da semana lunes 0:14:20 0,37 0:58:30 0,81 1:13:10 0,66 martes 0:07:54 0,24 0:27:17 0,71 1:05:56 0,47 mircoles 0:03:46 0,15 1:28:05 1,37 4:34:20 1,93 0:10:10 4,69 0:02:41 0,24 6:19:02 8,38 0:06:36 0,4 0 1:16:27 1,5 0 0:10:46 0,43 0:21:58 0,81 0:21:23 0,62 1:50:59 1,23 jueves 0:04:28 0,14 0:52:21 0,63 0:13:02 0,33 0:08:30 0,29 0:02:42 0,09 0:00:46 0,05 1:28:50 0,56 viernes sbado domingo 0:05:04 0,10 0:27:15 0,54 3:18:53 0,99 0:19:32 3,73 0:29:55 0,46 4:40:39 5,82 Total general 0:35:32 1,00 4:22:44 4,40 11:56:53 5,03 0:29:42 8,42 1:19:44 2,59 18:44:35 21,44 Fecha (Todas) B C D E F G H I J

15 Total Suma de Duracin 16 Total Suma de Importe

Antes de seguir con el desarrollo y configuracin de los botones que componen la tabla dinmica, veamos como funciona la tabla ejecutada. Como se puede apreciar, la tabla a ejecutado un resumen general por da de semana de los tiempos y costos de cada destino, con sus totales individuales y generales. Esto se produce al haber colocado en la zona Pagina el botn Fecha, encontrndose agrupadas en su totalidad, por lo tanto figuran Todas. Fecha: En caso de interesarnos una fecha en especial contenida en la lista desplegable que se produce al pulsar el botn respectivo, la tabla se contrae a la fecha respectiva, identificndola con el da que corresponde. Produciendo los correspondientes totales. Destino: Permite mantener los 5 destinos, o los que se quiera adoptar en particular Datos: Optar por la totalidad Duracin e Importe o uno en particular.

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Da Semana: Permite mantener la totalidad de los das, lunes a domingo, o un da en particular, donde se determine el total de Duracin e Importe referido a ese da en el total de la lista.

Todas estas opciones se obtienen en el caso de la celda Fecha, seleccionando segn la lista desplegable. El resto, Destino-Datos-Da Semana, manteniendo tildada las opciones respectivas en la lista desplegables.

OPCIONES DE TABLAS DINMICAS

Pulsando el botn Opciones que se encuentra en el Paso 3 de 3 del Asistente para crear tablas dinmicas, se abre un cuadro de dialogo con opciones avanzadas que se detallan. Nombre: Permite mantener o cambiar el nombre de la tabla

OPCIONES DE FORMATO
Totales Generales de columnas- Totales generales de filas: Los resmenes obtenidos con la ejecucin de tablas dinmicas, necesitan en casi todos los casos de los totales de filas y columnas o por lo menos los totales en una de las dos opciones. Por defecto las dos opciones aparecen activadas. Auto formato de tabla Esta casilla se encuentra activada automticamente, el formato que se aplica a la tabla es el que tenemos por defecto en el men Formato. En caso de querer optar por otro, seleccionamos el men Formato y recurrimos a los que ofrece Excel. Subtotales de elementos ocultos de pagina Esta casilla se encuentra desactivada, por cuanto sino Excel incluira en los subtotales, datos de opciones no elegidas en el campo Pagina. Combinar Rtulos Si se activa esta casilla se centran los nombres de los elementos, cualquiera sea su formato. Mantener Formato Si se decide cambiar Formato, al mantener activada esta opcin, al actualizar datos se vuelve al formato original Diseo de Pagina Pagina tiene dos configuraciones. Hacia abajo, luego horizontalmente y Horizontalmente, y luego hacia abajo. Por defecto toma la primer opcin. En caso de tener mas de un botn en el campo Pagina, permite cambiar la posicin.

Campos por columnas Dentro de la zona Pagina, permite elegir el numero de botones que van a aparecer en una misma columna. Optar por 0 (cero), muestra los botones en la misma columna. Para valores errneos, mostrar Se activa esta casilla y se quiere sacar una frase, en caso de existir valores incorrectos. Para celdas vacas, mostrar

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Por defecto se encuentra activada y mostrara celdas vacas, caso contrario mostrara cero.

OPCIONES DE DATOS
Guardar datos con el diseo de la tabla Por defecto se encuentra activada, si se desactiva no se podr configurar de nuevo la tabla dinmica ni cambiar las acciones que realiza, Contar, sumar etc. Habilitar traspasar detalles Manteniendo el casillero activado, permite al hacer doble clic sobre cualquier celda del rea de datos, abrir otra hoja y crear otra tabla donde se muestra un detalle. Cada vez que se ejecute de la misma manera un doble clic sobre la celda seleccionada del rea, se abrir una nueva hoja. Actualizar al abrir Si se han empleado datos de otro libro de Excel para crear la tabla dinmica como el caso del ejemplo, al activar la casilla, se actualizara la tabla cuando se habra el libro que tiene los datos de origen. Opciones de datos externos Corresponde a tablas dinmicas creadas con datos externos, sin usar datos del libro de Excel Ejemplos Prcticos Antes de seguir avanzando en el proceso de afinar en todo lo que se refiere a la elaboracin de las Tablas dinmicas, vamos a ejecutar algunas acciones sobre la tabla ejecutada que permita ver el comportamiento y funcionamiento de la misma de acuerdo a lo avanzado hasta el momento.
Ejemplo 1

A 1 Fecha 2 3 4 Destino 5 Celular 6 7 Correo 8 9 Internet 10 11 Urbanas 12

B 26/09/01

Da semana Datos

Suma de Duracin Suma de Importe Suma de Duracin Suma de Importe Suma de Duracin Suma de Importe Suma de Duracin Suma de Importe

mircoles 0:01:53 0,10 1:09:26 0,99 2:33:29 1,13 0:02:34 0,19 19

13 Total Suma de Duracin 14 Total Suma de Importe 15

3:47:22 2,41

Como primer ejemplo del comportamiento de la planilla, adoptamos por elegir una fecha determinada y obtener los datos correspondientes. En este caso el 26/9/01. Como se puede ver corresponde a un da mircoles y determina los consumos y costos de cada destino. Al mismo tiempo ponemos en practica el empleo de Opciones de Tablas dinmicas Botn derecho-Opciones- desactivar Totales generales de Filas- Aceptar En este caso no se necesitan Totales generales por fila, por que se repetiran los datos. Ejemplo 2 Ejecucin de Subtablas Dentro de Opciones de tablas dinmicas, existe una opcin que se encuentra habilitada, que se denomina Habilitar Traspasar detalles. Esta operacin se realiza haciendo doble clic sobre un dato que interesa, y automticamente se abrir una hoja y creara una Subtabla con todos los detalles correspondientes. Supongamos que quisiramos obtener el detalle completo de la tabla respecto al empleo del destino Correo, los das mircoles. Se debe ejecutar doble clic sobre la celda que corresponde a la Suma de duracin, correspondiente al destino Correo y da semana mircoles. Con esta operacin se obtiene la siguiente Subtabla

1 2 3 4 5 6 7 8

B Da semana 26/09/01 mircoles 26/09/01 mircoles 26/09/01 mircoles 19/09/01 mircoles 19/09/01 mircoles 19/09/01 mircoles 19/09/01 mircoles

A Fecha

C D Hora Destino inicial 18:26:21 Correo 9:24:36 Correo 0:12:54 Correo 21:53:26 Correo 21:43:26 Correo 8:19:33 Correo 7:53:57 Correo

E Numero 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847

F Duraci n 0:33:03 0:27:36 0:08:47 0:01:45 0:03:56 0:07:14 0:05:44

G H Hora Importe final 18:59:24 0,47 9:52:12 0,38 0:21:41 0,14 21:55:11 0,05 21:47:22 0,05 8:26:47 0,19 7:59:41 0,09

Ejemplo 3 Siguiendo con la misma opcin, si quisiramos saber el comportamiento de Duracin e Importe en totales de Da Semana solamente en correo y totales mensuales del resto de los destinos, operar de la siguiente manera: Doble clic sobre la celda Correo de la tabla, automticamente presenta un cuadro Mostrar detalle, seleccionar Da semana obteniendo como resultado:

A 1 Fecha 2 3 Destino

B (Todas)
Da semana

Datos

Total

20

4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29

Celular Correo

lunes martes mircoles jueves viernes sbado domingo

Suma de Duracin Suma de Importe Suma de Duracin Suma de Importe Suma de Duracin Suma de Importe Suma de Duracin Suma de Importe Suma de Duracin Suma de Importe Suma de Duracin Suma de Importe Suma de Duracin Suma de Importe Suma de Duracin Suma de Importe

Suma de Duracin Correo Suma de Importe Correo

Internet
Inter-Urb Urbanas Total Suma de Duracin Total Suma de Importe

Suma de Duracin Suma de Importe Suma de Duracin Suma de Importe Suma de Duracin Suma de Importe

0:35:32 1,00 0:58:30 0,81 0:27:17 0,71 1:28:05 1,37 0:52:21 0,63 0:08:30 0,29 0:00:46 0,05 0:27:15 0,54 4:22:44 4,4 11:56:53 5,03 0:29:42 8,42 1:19:44 2,59 18:44:35 21,44

OPCIONES AVANZADAS DE CAMPO DE TABLA DINMICA

Seleccionar una celda de la columna Destino, y efectuar un clic con el botn derecho del Mouse. Seleccionar y pulsar Campo. Muestra una pantalla Campo de la tabla dinmica Pulsar sobre el botn Avanzado. Presenta un cuadro de dialogo Opciones avanzadas de campo de tabla dinmica En primer lugar se cuenta con: Opciones de campo de pagina: Tiene que ver con datos de fuente externa. Opciones de Auto ordenar: Manualmente: en este caso permite ordenar la tabla a gusto. Ascendente:Se produce la operacin al crear la tabla por primera vez. Descendente:Al activar esta opcin se invierte el caso anterior sobre la tabla creada. Opciones de Automostrar: Esta es una opcin que permite mostrar los elementos superiores o inferiores de la tabla de acuerdo a un cierto numero. Manualmente: la tabla no sufre modificacin a lo mostrado. Automticamente: al activar esta opcin se activan las opciones Mostrar y Usar campo Sobre la opcin de Automostrar, vamos ejecutar el siguiente ejemplo, sobre la tabla dinmica ejecutada de los cinco Destinos disponibles, vamos a optar por los dos de mayor importe, para ello: Activar Automticamente

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En Mostrar superiores 2 Usar campo Suma de importe Aceptar Aceptar Se obtiene como resultado el siguiente resumen de tabla
A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Total Suma de Duracin Total Suma de Importe Inter-Urb Destino Internet Datos Suma de Duracin Suma de Importe Suma de Duracin Suma de Importe Da semana lunes 1:13:10 0,66 martes 1:05:56 0,47 mircoles 4:34:20 1,93 0:10:10 4,69 1:13:10 0,66 1:05:56 0,47 4:44:30 6,62 0:13:02 0,33 0:02:42 0,09 1:28:50 0,56 jueves 0:13:02 0,33 viernes 0:02:42 0,09 sbado 1:28:50 0,56 domingo 3:18:53 0,99 0:19:32 3,73 3:38:25 4,72 Total general 11:56:53 5,03 0:29:42 8,42 12:26:35 13,45 Fecha B (Todas) C D E F G H I J

CAMPO DATOS CONFIGURACIN

Para realizar esta operacin una de las formas posibles es la siguiente: con un clic sobre una celda del campo Datos, se despliega una lista, seleccionar Campo, se accede al cuadro de dialogo Campo de la Tabla dinmica. Para determinar la opcin que debe ejecutar Excel en Resumir por, ya fue explicado en el cambio Contar, por Suma, con respecto al botn Numero, al seleccionar el mencionado botn se despliegan dos zonas, Categora y Muestra que son conocidas en Men-Formato-Celdas, en ellas se le da el formato de acuerdo a los datos que representen.

OPCIONES PERSONALIZADAS DE EXCEL

Por ultimo tenemos el botn Opciones, en ella se describen la operaciones que ofrece Excel. Para ello se debe desplegar la lista Mostrar datos como, que contiene en primer lugar normal, es como esta la tabla actual. A continuacin se enumeran las siguientes acciones:

Diferencia de: Calcula la diferencia de un dato seleccionado como rango en la tabla base y el resto, al hacer coincidir en base al campo base, el elemento base. Vamos a ejecutar un ejemplo para entenderlo mejor. Por ejemplo nos interesa saber la diferencia que existe entre el rango Suma de importe del destino Correo y todo el resto. Ejecucin Seleccionamos con el cursor una celda de Suma de Importe del Destino Correo, en este caso nos ubicamos en la celda que corresponde al da Martes con un valor de 0,71 (puede ser cualquier celda del rango).

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Un clic con el botn derecho, seleccionar Campo, en Campo de la tabla dinmica, seleccionar Opciones en Mostrar datos como desplegar la lista y adoptamos Diferencia de: en Campo base, seleccionar Destino y en Elemento base, seleccionar Correo Aceptar Si todo funciono bien la tabla aparecer como:
A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 Urbanas Inter-Urb Internet Correo Destino Celular Datos Suma de Duracin Suma de Importe Suma de Duracin Suma de Importe Suma de Duracin Suma de Importe Suma de Duracin Suma de Importe Suma de Duracin Suma de Importe Total Suma de Duracin Total Suma de Importe -0,81 0:07:06 -0,62 2:33:06 -0,71 0:01:17 -0,46 1:42:24 1:13:10 -0,15 1:05:56 -0,24 4:34:20 0,56 0:10:10 3,32 0:02:41 -1,13 6:19:02 -0,63 0:06:36 0,23 1:16:27 -0,29 0:10:46 0,14 0:21:58 -0,05 0:21:23 0,57 1:50:59 0:13:02 -0,3 0:02:42 -0,2 1:28:50 0,51 3:18:53 0,45 0:19:32 3,19 0:29:55 -0,08 4:40:39 11:56:53 0,63 0:29:42 4,02 1:19:44 -1,81 18:44:35 Da semana lunes 0:14:20 -0,44 0:58:30 martes 0:07:54 -0,47 0:27:17 mircoles 0:03:46 -1,22 1:28:05 jueves 0:04:28 -0,49 0:52:21 -0,29 0:08:30 -0,05 0:00:46 viernes sbado domingo 0:05:04 0,44 0:27:15 Total general 0:35:32 3,40 4:22:44 Fecha (Todas) B C D E F G H I J

Puede observarse cmo cada Destino muestra la diferencia de Suma de importe de cada da con respecto a la Suma de Importe de Correo, desapareciendo las de este lo mismo que los totales de columnas, quedando los totales en filas que marcan la diferencia total de cada uno % De : Calcula el tanto por ciento de todos los datos relacionando con el dato seleccionado en la tabla dinmica, para los datos seleccionados en la tabla de origen, el valor cera 100% En este caso como ejemplo seguimos con el destino Correo, como seleccin base, seleccionando la celda de Suma de Duracin, da martes con un tiempo de 0:27:17. La ejecucin es similar al caso anterior, solamente vario la seleccin de la opcin Un clic con el botn derecho, seleccionar Campo, en Campo de la tabla dinmica, seleccionar Opciones en Mostrar datos como desplegar la lista y adoptamos % De: en Campo base, seleccionar Destino y en Elemento base, seleccionar Correo Aceptar Si todo funciono bien la tabla aparecer como:
A 1 2 3 4 5 6 7 8 Correo Destino Celular Datos Suma de Duracin Suma de Importe Suma de Duracin Suma de Importe Da semana lunes 24,50% 0,37 100,00% 0,81 martes 28,96% 0,24 100,00% 0,71 mircoles 4,28% 0,15 100,00% 1,37 jueves 8,53% 0,14 100,00% 0,63 100,00% 0,29 100,00% 0,05 viernes 0,00% sbado 0,00% domingo 18,59% 0,1 0 100,00% 0,54 Total general 13,52% 1,00 100,00% 4,40 Fecha (Todas) B C D E F G H I J

23

9 10 11 12 13 14 15 16

Internet

Suma de Duracin Suma de Importe

125,07% 0,66 0,00% 12,14% 0,19 2,03

241,66% 0,47 0,00% 4,70% 0,25 1,67

311,45% 1,93 11,54% 4,69 3,05% 0,24 8,38

24,90% 0,33 0,00% 12,61% 0,4 1,5 0

31,76% 0,09 0,00%

11586,96 % 0,56 0,00%

729,85% 0,99 71,68% 3,73 109,79% 0,46 5,82

272,86% 5,03 11,30% 8,42 30,35% 2,59 21,44

Inter-Urb Urbanas

Suma de Duracin Suma de Importe Suma de Duracin Suma de Importe

126,67% 2789,13% 0,43 0,81 0,62 1,23

Total Suma de Duracin Total Suma de Importe

Puede observarse como cada Destino muestra la diferencia en % de Suma de Duracin de cada da con respecto a la Suma de Duracin de Correo, que toman el valor de 100% desapareciendo los totales de columnas, quedando los totales en filas que marcan la diferencia total de cada uno % de la diferencia de: En este caso ejecuta la diferencia de los valores seleccionados en la tabla base con el resto y lo expresa en porcentaje, quedando en la nueva tabla los valores seleccionados en blanco. Para mostrar el ejemplo, se realiza el mismo caso anterior, los pasos son similares, seleccionando en Mostrar datos como, %de la diferencia de:
A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 12 14 Internet Correo Destino Datos Celular Suma de Duracin Suma de Importe Suma de Duracin Suma de Importe Suma de Duracin Suma de Importe Suma de Importe -87,86% 0,19 2,03 Suma de Importe 0,25 1,67 0,81 25,07% 0,66 -100,00% 0,71 0,47 1,37 1,93 4,69 -95,30% -96,95% 0,24 8,38 -87,39% 0,4 1,50 26,67% 0,43 0,81 2689,13% 0,62 1,23 0,63 -75,10% 0,33 -100,00% 0,29 0,09 -100,00% 0,05 0,56 -100,00% 0,54 629,85% 0,99 -28,32% 3,73 9,79% 0,46 5,82 4,40 172,86% 5,03 -88,70% 8,42 -69,65% 2,59 21,44 141,66% 211,45% -100,00% -88,46% -68,24% 11486,96% Da semana lunes -75,50% 0,37 Fecha (Todas) B C D E F G H I J

martes

mircole jueves viernes sbado domingo Total s general -71,04% -95,72% -91,47% -100,00% -100,00% -81,41% -86,48% 0,24 0,15 0,14 0,10 1,00

11 Inter-Urb Suma de Duracin 13 Urbanas Suma de Duracin 15 Total Suma de Duracin 16 Total Suma de Importe

Total en : Produce el total de los campos en forma acumulativa, segn el seleccionado en la tabla base Para producir el ejemplo seleccionamos en la tabla origen en destino Internet, la celda correspondiente a la Suma de Importe de da mircoles, valor 1,93 La operacin se realiza de la misma manera, seleccionando en Mostrar datos como Total en: y en Campo base destino.
A 1 2 3 4 Destino Datos Da semana lunes martes mircoles jueves viernes sbado domingo Total general Fecha (Todas) B C D E F G H I J

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5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

Celular

Suma de Duracin Suma de Importe

0:14:20 0,37 0:58:30 1,18 1:13:10 1,84 1,84 0:07:06 2,03 2:33:06

0:07:54 0,24 0:27:17 0,95 1:05:56 1,42 1,42 0:01:17 1,67 1:42:24

0:03:46 0,15 1:28:05 1,52 4:34:20 3,45 0:10:10 8,14 0:02:41 8,38 6:19:02

0:04:28 0,14 0:52:21 0,77 0:13:02 1,1 1,1 0:06:36 1,5 1:16:27 0 0:08:30 0,29 0:02:42 0,38 0,38 0:10:46 0,81 0:21:58 0 0:00:46 0,05 1:28:50 0,61 0,61 0:21:23 1,23 1:50:59

0:05:04 0,1 0 0:27:15 0,64 3:18:53 1,63 0:19:32 5,36 0:29:55 5,82 4:40:39

0:35:32 1,00 4:22:44 5,40 11:56:53 10,43 0:29:42 18,85 1:19:44 21,44 18:44:35

Correo Internet Inter-Urb Urbanas

Suma de Duracin Suma de Importe Suma de Duracin Suma de Importe Suma de Duracin Suma de Importe Suma de Duracin Suma de Importe

Total Suma de Duracin Total Suma de Importe

Se puede observar los totales acumulados de Suma de Importe, quedando en blanco la fila correspondiente a Total Suma de Importe. % de la fila : Saca el tanto por ciento de cada fila segn el 100% del total de cada una. Lo que seleccionamos en la tabla origen, es una celda referida al destino que nos interesa, si Suma de duracin o Suma de Importe, en este caso seleccionamos cualquier celda de Sumas de duracin, y seleccionamos en Mostrar datos como: % por fila
A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 Urbanas Inter-Urb Internet Correo Destino Celular Datos Suma de Duracin Suma de Importe Suma de Duracin Suma de Importe Suma de Duracin Suma de Importe Suma de Duracin Suma de Importe Suma de Duracin Suma de Importe Total Suma de Duracin Total Suma de Importe 8,90% 0,19 13,61% 2,03 1,61% 0,25 9,11% 1,67 Da semana lunes 40,34% 0,37 22,27% 0,81 10,21% 0,66 0,00% martes 22,23% 0,24 10,38% 0,71 9,20% 0,47 0,00% mircoles 10,60% 0,15 33,53% 1,37 38,27% 1,93 34,23% 4,69 3,37% 0,24 33,70% 8,38 8,28% 0,4 6,80% 1,5 13,50% 0,43 1,95% 0,81 26,82% 0,62 9,87% 1,23 jueves 12,57% 0,14 19,93% 0,63 1,82% 0,33 0,00% 3,24% 0,29 0,38% 0,09 0,00% 0,29% 0,05 12,39% 0,56 0,00% viernes 0,00% sbado 0,00% domingo 14,26% 0,1 10,37% 0,54 27,74% 0,99 65,77% 3,73 37,52% 0,46 24,96% 5,82 Total general 100,00% 1,00 100,00% 4,40 100,00% 5,03 100,00% 8,42 100,00% 2,59 100,00% 21,44 Fecha (Todas) B C D E F G H I J

Como puede observarse los totales de filas muestran el 100% % de la columna : Saca el tanto por ciento de cada columna segn el 100% del total de cada una Es el mismo caso anterior pero en columnas, donde el total columnas muestran el 100% % del total: Calcula para cada celda de la tabla el tanto por ciento del total del dato seleccionado en la tabla origen. Para mostrar un ejemplo, seleccionamos una celda cualquiera en la tabla origen, referida a Suma de Duracin, y cada celda contendr un porcentaje que es el que emplea dentro del 100% de la seleccin total. Los pasos para realizarlo son los mismos, seleccionando en Mostrar datos como, % del totalAceptar

25

A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 Urbanas Inter-Urb Internet Correo Destino Celular Datos Fecha (Todas)

Da semana lunes martes 1,27% 0,37 5,20% 0,81 6,51% 0,66 0,00% 0,63% 0,19 13,61% 2,03 0,70% 0,24 2,43% 0,71 5,86% 0,47 0,00% 0,11% 0,25 9,11% 1,67

mircoles 0,33% 0,15 7,83% 1,37 24,39% 1,93 0,90% 4,69 0,24% 0,24 33,70% 8,38

jueves 0,40% 0,14 4,66% 0,63 1,16% 0,33 0,00% 0,59% 0, 40 6,80% 1, 50

viernes 0,00%

sbado 0,00%

domingo Total general 0,45% 0, 10 2,42% 0,54 17,69% 0,99 1,74% 3,73 2,66% 0,46 24,96% 5,82 3,16% 1,00 23,36% 4,40 63,75% 5,03 2,64% 8,42 7,09% 2,59 100,00% 21,44

Suma de Duracin Suma de Importe Suma de Duracin Suma de Importe Suma de Duracin Suma de Importe Suma de Duracin Suma de Importe Suma de Duracin Suma de Importe

0,76% 0,29 0,24% 0,09 0,00% 0,96% 0,43 1,95% 0,81

0,07% 0,05 7,90% 0,56 0,00% 1,90% 0,62 9,87% 1,23

Total Suma de Duracin Total Suma de Importe

Se puede apreciar en la tabla, el porcentaje que incide por da en cada Destino, la Suma de Duracin sobre el total general del 100%. Al mismo tiempo se puede observar en la columna Total general el acumulado de cada Destino que reflejan el % de incidencia del total que sumados representan el 100% de la celda J 15 ndice: Esta operacin produce un resultado por celda segn la siguiente operacin: ((valor de la celda)*(valor total de total general))/ ((Suma de la fila correspondiente)*(Suma de la columna correspondiente)). Explicada sobre la tabla origen, consiste en lo siguiente: Seleccionar cualquier celda, en este caso optamos por E 10, es decir corresponde a Suma de Importe, da mircoles, valor 1,93, la operacin que realiza es : (E 10*J 16)/(J 10*E16), llevada a valores (1,93*21,44)/(5,03*8,38) Para realizar la operacin seleccionar en Mostrar datos como ndice. Esta operacin la realiza en todas las celdas correspondientes a Suma de Importe. Las celdas de Totales generales mostraran valor 1. El resultado es el siguiente
A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Urbanas Inter-Urb Internet Correo Destino Celular Datos Suma de Duracin Suma de Importe Suma de Duracin Suma de Importe Suma de Duracin Suma de Importe Suma de Duracin Suma de Importe Suma de Duracin Suma de Importe 0,0000 0:07:06 0,7748 0,0000 0:01:17 1,2392 Da semana lunes 0:14:20 3,9078 0:58:30 1,9443 1:13:10 1,3858 martes 0:07:54 3,0812 0:27:17 2,0716 1:05:56 1,1996 mircoles 0:03:46 0,3838 1:28:05 0,7966 4:34:20 0,9817 0:10:10 1,4251 0:02:41 0,2371 0,0000 0:06:36 2,2075 0,0000 0:10:46 4,3945 0,0000 0:21:23 4,1726 jueves 0:04:28 2,0011 0:52:21 2,0465 0:13:02 0,9377 0,0000 0:08:30 1,7446 0:02:42 0,4736 0,0000 0:00:46 0,1981 1:28:50 1,9406 viernes sbado domingo 0:05:04 0,3684 0:27:15 0,4521 3:18:53 0,7251 0:19:32 1,6319 0:29:55 0,6543 Total general 0:35:32 1,0000 4:22:44 1,0000 11:56:53 1,0000 0:29:42 1,0000 1:19:44 1,0000 Fecha (Todas) B C D E F G H I J

26

15 16

Total Suma de Duracin Total Suma de Importe

2:33:06 1,0000

1:42:24 1,0000

6:19:02 1,0000

1:16:27 1,0000

0:21:58 1,0000

1:50:59 1,0000

4:40:39 1,0000

18:44:35 1,0000

Como el resultado lo determina en 9 decimales, a los efectos de mostrar la tabla se redujo a 4. Para realizar la operacin, un clic con el botn derecho sobre Suma de Importe Formato celda numero---nmeroPosicin decimal4

FRMULAS
Formulas es uno de los contenidos que surge del men que se despliega al efectuar un clic con el botn derecho sobre la tabla. Al seleccionar Formulas, se dispone de cuatro elementos que se desarrollaran con los ejemplos respectivos. Los mismos son Campo Calculado, Elemento calculado, Orden de resolucin, Crear lista de formulas.

PERSONALIZAR FORMULAS
Excel ofrece la posibilidad de crear formulas dentro de la tabla dinmica. Para realizar esta operacin se debe ejecutar sobre los Campos o Elementos de la tabla. Las operaciones a realizar sobre la tabla dinmica ejecutada son las siguientes:

Campos calculados Se realizaran todos los pasos sobre un ejemplo que consiste en aplicar un Impuesto del 6% a la Suma de Importes. Ejecucin: En primer lugar, seleccionamos una celda de la tabla dinmica correspondiente al Campo Datos, que corresponde a la Suma de Importe, por ejemplo, la celda correspondiente al da mircoles de suma de importe, referido al destino Correo, cuyo valor es 1,37 Efectuar un clic sobre la celda con el botn derecho, se despliega un men del cual seleccionar Formulas, pulsar Campo calculado. Con esta operacin aparece una ventana que se debe completar 1) Nombre agregamos Impuesto 6% 2) Formula, seleccionar en Campos Importe 3) Pulsar Insertar campo 4) El campo aparece en la celda Formula, donde se debe completar la misma colocando *6% quedando la misma =Importe*6% Repetir esta operacin si se quiere calcular otros campos. 5) Pulsar sobre el botn Sumar Si todo anduvo bien Impuesto*6% se inserta dentro del listado de Campos 6) Para finalizar Aceptar
A 1 2 3 Da semana Fecha (Todas) B C D E F G H I J

27

4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23

Destino Celular

Datos Suma de Duracin Suma de Importe Suma de Impuesto 6% Suma de Duracin Suma de Importe Suma de Impuesto 6% Suma de Duracin Suma de Importe Suma de Impuesto 6% Suma de Duracin Suma de Importe Suma de Impuesto 6% Suma de Duracin Suma de Importe

lunes 0:14:20 0,37 0,02 0:58:30 0,81 0,05 1:13:10 0,66 0,04

martes 0:07:54 0,24 0,01 0:27:17 0,71 0,04 1:05:56 0,47 0,03

mircoles 0:03:46 0,15 0,01 1:28:05 1,37 0,08 4:34:20 1,93 0,12 0:10:10 4,69

jueves 0:04:28 0,14 0,01 0:52:21 0,63 0,04 0:13:02 0,33 0,02

viernes

sbado

domingo 0:05:04 0,10

Total general 0:35:32 1,00 0,06 4:22:44 4,40 0,26 11:56:53 5,03 0,30 0:29:42 8,42 0,51 1:19:44 2,59 0,16 18:44:35 21,44 1,29

0,00 0:08:30 0,29 0,02 0:02:42 0,09 0,01

0,00 0:00:46 0,05 0,00 1:28:50 0,56 0,03

0,01 0:27:15 0,54 0,03 3:18:53 0,99 0,06 0:19:32 3,73

Correo

Internet

Inter-Urb

0,00 0:07:06 0,19 0,01 2:33:06 2,03 0,12

0,00 0:01:17 0,25 0,02 1:42:24 1,67 0,10

0,28 0:02:41 0,24 0,01 6:19:02 8,38 0,50

0,00 0:06:36 0,40 0,02 1:16:27 1,50 0,09

0,00 0:10:46 0,43 0,03 0:21:58 0,81 0,05

0,00 0:21:23 0,62 0,04 1:50:59 1,23 0,07

0,22 0:29:55 0,46 0,03 4:40:39 5,82 0,35

Urbanas

Suma de Impuesto 6% Total Suma de Duracin Total Suma de Importe Total Suma de Impuesto 6%

Observando la tabla, se puede verificar que cada destino tiene aplicado el impuesto del 6%, por da y un total general por filas y columnas. Como resumen de la operacin realizada, se aclara que Excel opera sobre los datos resumidos que contiene la tabla dinmica, y no sobre los datos de origen. En la formula se pueden emplear mas de un campo. Para poner en practica este ultimo prrafo, empleemos el mismo ejemplo anterior, pero en este caso que el impuesto del 6% se incluya en el importe. Los pasos para realizar la operacin son los mismos, realizando solamente dos cambios: 1- en Nombre, colocamos Importe con Impuesto 6% 2- en Formula, primero insertamos el campo Importe y le agregamos el signo +, insertamos nuevamente el campo Importe y agregamos *6%, quedando por lo tanto: 3Importe+Importe*6% El resultado es el siguiente:
A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Correo Destino Celular Datos Suma de Duracin Suma de Importe Suma de Importe con Impuesto 6% Suma de Duracin Suma de Importe Suma de Importe con Impuesto 6% Da semana lunes 0:14:20 0,37 0,39 0:58:30 0,81 0,86 martes 0:07:54 0,24 0,25 0:27:17 0,71 0,75 mircoles 0:03:46 0,15 0,16 1:28:05 1,37 1,45 jueves 0:04:28 0,14 0,15 0:52:21 0,63 0,67 0:08:30 0,29 0,31 0:00:46 0,05 0,05 viernes sbado domingo 0:05:04 0,1 0 0,11 0:27:15 0,54 0,57 Total general 0:35:32 1,00 1,06 4:22:44 4,40 4,66 Fecha (Todas) B C D E F G H I J

28

11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22

Internet

Suma de Duracin Suma de Importe Suma de Importe con Impuesto 6% Suma de Duracin Suma de Importe Suma de Importe con Impuesto 6% Suma de Duracin Suma de Importe

1:13:10 0,66 0,70

1:05:56 0,47 0,50

4:34:20 1,93 2,05 0:10:10 4,69

0:13:02 0,33 0,35

0:02:42 0,09 0,10

1:28:50 0,56 0,59

3:18:53 0,99 1,05 0:19:32 3,73

11:56:53 5,03 5,33 0:29:42 8,42 8,93 1:19:44 2,59 2,75 18:44:35 21,44 22,73

Inter-Urb

0:07:06 0,19 0,20 2:33:06 2,03 2,15

0:01:17 0,25 0,27 1:42:24 1,67 1,77

4,97 0:02:41 0,24 0,25 6:19:02 8,38 8,88

0:06:36 0,4 0 0,42 1:16:27 1,5 0 1,59

0:10:46 0,43 0,46 0:21:58 0,81 0,86

0:21:23 0,62 0,66 1:50:59 1,23 1,30

3,95 0:29:55 0,46 0,49 4:40:39 5,82 6,17

Urbanas

Suma de Importe con Impuesto 6% Total Suma de Duracin Total Suma de Importe Total Suma de Importe con Impuesto 6%

ELEMENTOS CALCULADOS
El ejemplo se realiza sobre la tabla dinmica existente, donde introducimos una modificacin para que se pueda apreciar en su totalidad. Como el ejemplo consiste en aplicar un impuesto diferencial por destino, excluiremos de la tabla el campo Suma de Duracin Realicemos un repaso de cmo se modifica: Un clic con el botn derecho sobre la tabla- Seleccionar Asistente- Pulsar Diseo muestra el esquema de botones que conforman la tabla. Arrastras a su lugar de origen Suma de duracin. Pulsar Terminar. Queda la siguiente tabla
A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Suma de Importe Da semana Destino Celular Correo Internet Inter-Urb Urbanas Total general $ 0,19 $ 2,03 $ 0,25 $ 1,67 lunes $ 0,37 $ 0,81 $ 0,66 martes $ 0,24 $ 0,71 $ 0,47 mircoles $ 0,15 $ 1,37 $ 1,93 $ 4,69 $ 0,24 $ 8,38 $ 0,40 $ 1,50 $ 0,43 $ 0,81 $ 0,62 $ 1,23 jueves $ 0,14 $ 0,63 $ 0,33 $ 0,29 $ 0,09 $ 0,05 $ 0,56 viernes sbado domingo $ 0,10 $ 0,54 $ 0,99 $ 3,73 $ 0,46 $ 5,82 Total general $ 1,00 $ 4,40 $ 5,03 $ 8,42 $ 2,59 $ 21,44 Fecha B (Todas) C D E F G H I

Seleccionamos todos los destinos y le damos formato-celda moneda, y obtenemos el formato en todos los valores Para realizar el ejemplo se incorpora un impuesto diferenciado a cada destino segn el siguiente porcentaje. Celular 6% Correo 4,5% Internet 5% Inter-Urb 4%

29

Urbanas Ejecucin 1) 2) 3) 4)

3%

Colocar el selector en un destino cualquiera, ejemplo Correo Un clic con el botn derecho del Mouse Seleccionar Formulas Pulsar en elemento calculado

Con la operacin realizada en el cuarto paso, aparece una ventana donde se realizan los clculos de los elementos mediante el agregado de formulas. La ventana se debe completar paso a paso 1- Nombre colocamos Impuesto a Celular 6% 2- Formula: En la pantalla Campos, debe estar seleccionado Destino, caso contrario se selecciona. 3- En pantalla Elementos, seleccionar Celular. Pulsar en Insertar elemento. Aparece en Formula =Celular, incorporarle *6%. Quedando la celda Formula = Celular *6% Pulsar Sumar Seleccionar y pulsar dos veces separadas Destino en la pantalla Campos y en la pantalla Elementos aparece incorporado el nuevo elemento Impuesto a Celular 6% Se repiten los pasos con el prximo Destino Nombre colocamos Impuesto a Correo 4,5% Suprimir de Formula Seleccionar Correo Pulsar en Insertar elemento e incorporarle el porcentaje de 4,5% quedando Formula = Correo*4,5% Se ejecutan las mismas operaciones que en el caso anterior y tambin es incorporado a la tabla de elementos. Los mismos pasos se ejecutan para el resto de los Destinos, cambiando el porcentaje respectivo de acuerdo al listado. La totalidad de Destinos se incorporan a la pantalla de elementos. Para finalizar Pulsar Aceptar. Como aclaracin se agrega que, al producirse la incorporacin en Formula del destino Inter-Urb, que se abrevio a las llamadas Inter Urbanas, Excel lo incorpora como un nombre compuesto de la siguiente manera Inter- Urb, idntico criterio se debe adoptar en el caso de que se incorpore un nombre compuesto en forma manual. Realizadas las operaciones descriptas la Tabla dinmica presenta la siguiente forma:
A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Suma de Importe Destino Celular Correo Internet Inter-Urb Urbanas Impuesto a Celular 6% $ 0,19 $ 0,02 $ 0,25 $ 0,01 Da semana lunes $ 0,37 $ 0,81 $ 0,66 martes $ 0,24 $ 0,71 $ 0,47 mircoles $ 0,15 $ 1,37 $ 1,93 $ 4,69 $ 0,24 $ 0,01 $ 0,40 $ 0,01 $ 0,43 $ 0,00 $ 0,62 $ 0,00 jueves $ 0,14 $ 0,63 $ 0,33 $ 0,29 $ 0,09 $ 0,05 $ 0,56 viernes sbado domingo Total general $ 0,10 $ 0,54 $ 0,99 $ 3,73 $ 0,46 $ 0,01 $ 1,00 $ 4,40 $ 5,03 $ 8,42 $ 2,59 $ 0,06 Fecha B (Todas) C D E F G H I

30

11 12 13 14 15 16

Impuesto a Correo 4,5%% Impuesto a Internet 5% Impuesto a Inter-Urb 4% Impuesto a Urbanas 3% Total general

$ 0,04 $ 0,03 $ 0,00 $ 0,01 $ 2,13

$ 0,03 $ 0,02 $ 0,00 $ 0,01 $ 1,75

$ 0,06 $ 0,10 $ 0,19 $ 0,01 $ 8,74

$ 0,03 $ 0,02 $ 0,00 $ 0,01 $ 1,57

$ 0,01 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,01 $ 0,84

$ 0,00 $ 0,03 $ 0,00 $ 0,02 $ 1,28

$ 0,02 $ 0,05 $ 0,15 $ 0,01 $ 6,06

$ 0,20 $ 0,25 $ 0,34 $ 0,08 $ 22,36

ORDEN DE RESOLUCIN
Esta solamente relacionada con los Elementos calculados. Al pulsar sobre cualquier operacin realizada, se puede modificar el orden de la misma, mediante los botones Mover hacia arriba y Mover hacia abajo. El botn Eliminar, elimina la operacin seleccionada. Al pulsar el botn Cerrar, cierra y recalcula la tabla en el caso de haber ejecutado alguna modificacin.

CREAR LISTAS DE FORMULAS

Este elemento permite visualizar todas las operaciones que se hallan realizado sobre la tabla dinmica. Seleccionando una celda de la tabla y volviendo a la lista desplegable Formulas, del men Tablas dinmicas, pulsar sobre Crear lista de formulas, se crea una nueva hoja con la siguiente informacin

Campo calculado Orden de Campo resolucin 1 Impuesto 6% Elemento calculado Orden de resolucin

Frmula =Importe*6%

Elemento

Frmula 31

1 'Impuesto a Celular 6%' 2 Impuesto a Correo 4,5%' 3 'Impuesto a Internet 5%' 4 'Impuesto a Inter-Urb 4%' 5 'Impuesto a Urbanas 3%'

=Celular*6% =Correo *4,5% =Internet *5% ='Inter-Urb' *4% =Urbanas *3%

Notas:

Cuando una celda se actualiza con ms de una frmula, el valor lo establece la frmula con la ltima orden de resolucin. Para cambiar el orden de resolucin de frmulas, use el comando Orden de resolucin en la barra de comandos de la tabla dinmica.

Botones de seleccin Dentro de la lista desplegable, ubicar Seleccionar, esta operacin permite, teniendo habilitado el botn Habilitar seleccin, disponer de una serie de botones que permiten seleccionar partes de la tabla, segn se seleccione, Rotulo, Datos, Datos y Rtulos, Toda la tabla Mostrar pagina En este caso, pulsando Mostrar pagina, en la lista desplegable, aparece una pantalla donde selecciona el contenido de la zona Pagina, en nuestro caso Fecha, pulsando Aceptar, divide la informacin en hojas que se corresponde con cada fecha acumulada. Crear una Tabla Dinmica a partir de otra Una manera de optimizar memoria, cuando se desea ejecutar varias tablas con la misma base de datos, es emplear en el primer paso del asistente, la opcin Otra tabla dinmica

RANGOS DE CONSOLIDACION MULTIPLE

32

Ejecucin de una Tabla Dinmica a travs de mltiples hojas de un libro

Para ejecutar el presente ejemplo, se tomo para realizarlo la Cotizacin de las acciones lideres en la Bolsa de Comercio de Buenos Aires, durante 4 semanas del mes de julio del ao 2002. Cada cotizacin semanal se realiza en una hoja de calculo, es decir, en este caso se emplearon 4 hojas de calculo. Con el presente ejemplo, se demuestra como se puede vincular, analizar y sintetizar datos a travs de las tablas dinmicas, extrayendo los mismos de distintas hojas de calculo de un mismo libro. Para comenzar con el ejercicio, en primer lugar veremos los datos por semana de cotizacin, en cada hoja de calculo que llamaremos 1 Sem, 2 Sem, 3 Sem y 4 Sem. 1 Semana de Cotizacin 1 Sem.

Mes Julio

1 Semana

Cotizacin de las acciones lideres en la Bolsa de Comercio

A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Sociedad Acindar Atanor Bco. Bansud Bco. Francs Bco. Galicia Bco. Ri Com. Del Plata Indupa B 28-06-02 0,207 1,980 0,460 1,810 0,198 1,350 0,095 1,450 1,530 C 01-07-02 0,220 2,050 0,465 1,900 0,205 1,350 0,098 1,530 1,570 D 02-07-02 0,242 2,010 0,490 1,800 0,198 1,350 0,097 1,560 1,570 E 03-07-02 0,255 2,060 0,539 1,820 0,198 1,350 0,098 1,580 1,600 F 04-07-02 0,272 2,150 0,673 2,000 0,220 1,300 0,105 1,690 1,700 G 05-07-02 0,266 2,080 0,840 2,100 0,240 1,300 0,110 1,690 1,710 H Var.Sem. 28,50 5,05 82,61 16,02 21,21 -3,70 15,79 16,55 11,76 I Var. Anual 107,81 160,00 133,33 -28,81 -48,05 -19,62 214,29 745,00 134,25

10 Irsa

33

11 Molinos 12 PC Holding 13 Renault 14 Siderar 15 Siderca 16 Telecom 17 Telefnica 18 TGSUD 19 Y.P.F. 20 Merval

4,920 2,240 0,395 2,300 6,490 0,595 1,270 0,510 44,500 350,650

5,300 2,440 0,405 2,500 6,800 0,578 1,270 0,530 44,500 370,740

5,400 2,300 0,390 2,630 6,600 0,555 1,270 0,540 44,500 360,800

5,650 2,390 0,400 2,850 6,600 0,670 1,270 0,540 44,500 371,480

5,850 2,420 0,440 2,930 6,650 0,759 1,270 0,575 42,400 387,730

5,800 2,310 0,500 2,780 6,300 0,730 1,270 0,580 42,400 382,750

17,89 3,13 26,58 20,87 -2,93 22,69 -7,97 13,73 -4,72 9,15

205,26 33,53 185,71 157,41 173,91 -59,67 5,83 -55,38 79,66 29,57

2 Semana de Cotizacin 2 Sem

Mes Julio

2 Semana

Cotizacin de las acciones lideres en la Bolsa de Comercio

A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Sociedad Acindar Atanor Bco. Bansud Bco. Francs Bco. Galicia Bco. Ri Com. Del Plata Indupa B 05-07-02 0,266 2,080 0,840 2,100 0,240 1,300 0,110 1,690 1,710 5,800 2,310 0,500 2,780 6,300 0,730 1,270 0,580 42,400 382,750 C 08-07-02 0,268 2,080 0,924 2,230 0,245 1,300 0,115 1,760 1,720 5,800 2,500 0,530 2,850 6,660 0,760 1,270 0,610 42,000 402,120 D 09-07-02 0,268 2,080 0,924 2,230 0,245 1,300 0,115 1,760 1,720 5,800 2,500 0,530 2,850 6,660 0,760 1,270 0,610 42,000 402,120 E 10-07-02 0,242 2,000 1,010 2,080 0,245 1,300 0,104 1,630 1,720 5,690 2,370 0,510 2,750 6,650 0,698 1,270 0,605 40,000 385,010 F 11-07-02 0,242 2,030 1,050 2,050 0,240 1,300 0,104 1,630 1,600 5,550 2,260 0,500 2,670 6,200 0,684 1,270 0,590 40,000 373,490 G 12-07-02 0,230 2,000 0,980 2,020 0,214 1,300 0,129 1,670 1,600 5,500 2,280 0,490 2,640 6,100 0,710 1,270 0,587 40,500 371,030 H Var.Sem. -13,53 -3,85 16,67 -3,81 -10,83 0,00 17,27 -1,18 -6,43 -5,17 -1,30 -2,00 -5,04 -3,17 -2,74 0,00 1,21 -4,48 -3,06 I Var. Anual 79,69 150,00 172,22 -31,53 -53,68 -19,62 268,57 735,00 119,18 189,47 31,79 180,00 144,44 165,22 -60,77 5,83 -54,85 71,61 25,61

10 Irsa 11 Molinos 12 PC Holding 13 Renault 14 Siderar 15 Siderca 16 Telecom 17 Telefnica 18 TGSUD 19 Y.P.F. 20 Merval

3 Semana de Cotizacin 3 Sem

Mes Julio

3 Semana

Cotizacin de las acciones lideres en la Bolsa de Comercio

34

A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Sociedad Acindar Atanor Bco. Bansud Bco. Francs Bco. Galicia Bco. Ri Com. Del Plata Indupa

B 12-07-02 0,230 2,000 0,980 2,020 0,214 1,300 0,129 1,670 1,600 5,500 2,280 0,490 2,640 6,100 0,710 1,250 0,587 40,500 371,030

C 15-07-02 0,232 2,000 0,920 1,950 0,209 1,300 0,143 1,620 1,660 5,600 2,230 0,510 2,600 6,000 0,640 1,250 0,575 40,600 361,990

D 16-07-02 0,230 1,980 0,900 2,100 0,229 1,300 0,140 1,690 1,660 5,600 2,330 0,535 2,530 6,400 0,650 1,250 0,575 41,000 376,690

E 17-07-02 0,247 2,050 0,910 2,150 0,232 1,300 0,138 1,660 1,660 5,600 2,270 0,535 2,530 6,410 0,660 1,200 0,575 41,000 375,310

F 18-07-02 0,255 2,110 0,930 2,150 0,235 1,300 0,145 1,820 1,690 5,600 2,240 0,588 2,560 6,700 0,680 1,190 0,640 41,000 381,740

G 19-07-02 0,265 2,100 0,925 2,300 0,241 1,300 0,139 1,790 1,670 5,850 2,170 0,610 2,870 6,350 0,680 1,100 0,670 41,000 379,480

H Var.Sem. 15,22 5,00 -5,61 13,86 12,62 0,00 7,75 7,19 4,38 6,36 -4,82 24,49 8,71 4,10 -4,23 -12,00 14,14 1,23 2,28

I Var. Anual 107,03 162,50 156,94 -22,03 -47,84 -19,62 297,14 795,00 128,77 207,89 25,43 248,57 165,74 176,09 -62,43 -8,33 -48,46 73,73 28,47

10 Irsa 11 Molinos 12 PC Holding 13 Renault 14 Siderar 15 Siderca 16 Telecom 17 Telefnica 18 TGSUD 19 Y.P.F. 20 Merval

4 Semana de Cotizacin 4 Sem

Mes Julio

4 Semana

Cotizacin de las acciones lideres en la Bolsa de Comercio

A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Sociedad Acindar Atanor Bco. Bansud Bco. Frances Bco. Galicia Bco. Ri Com. Del Plata Indupa B 19-07-02 0,265 2,100 0,925 2,300 0,241 1,420 0,139 1,790 1,670 5,850 2,170 0,610 2,870 6,350 0,680 1,100 C 22-07-02 0,255 2,050 0,860 2,150 0,222 1,420 0,139 1,796 1,570 5,720 2,050 0,560 3,100 6,500 0,645 0,990 D 23-07-02 0,280 2,200 0,830 2,130 0,228 1,540 0,142 1,910 1,570 6,400 1,910 0,600 3,080 6,850 0,615 0,990 E 24-07-02 0,305 2,280 0,780 2,160 0,238 1,540 0,136 2,000 1,570 6,600 1,830 0,635 3,030 6,900 0,620 0,960 F 25-07-02 0,290 2,300 0,702 2,090 0,222 1,680 0,145 1,970 1,620 6,250 1,890 0,615 2,930 6,860 0,607 0,960 G 26-07-02 0,275 2,190 0,701 2,030 0,215 1,830 0,144 1,990 1,620 6,050 1,860 0,580 2,850 6,900 0,590 0,960 H Var.Sem. 3,77 4,29 -24,22 -11,74 -10,79 28,87 3,60 11,17 -2,99 3,42 -14,29 -4,92 -0,70 8,66 -13,24 0,96 I Var. Anual 114,84 173,75 94,72 -31,19 -53,46 13,16 311,43 895,00 121,92 218,42 7,51 231,43 163,89 200,00 -67,40 -20,00

10 Irsa 11 Molinos 12 PC Holding 13 Renault 14 Siderar 15 Siderca 16 Telecom 17 Telefnica

35

18 TGSUD 19 Y.P.F. 20 Merval

0,670 41,000 379,480

0,610 37,200 364,430

0,580 37,200 363,040

0,545 35,500 364,220

0,580 37,000 361,620

0,555 37,000 355,850

-17,16 -9,76 -6,23

-57,31 56,78 20,47

El ejercicio consiste en obtener mediante una tabla dinmica el Promedio de Cotizacin semanal y mensual. La tabla dinmica se desarrollara en una hoja nueva que llamaremos Hoja Resumen Ejecucin Ubicar el cursor en la celda A3 de la hoja Resumen Men-Datos-Informe de tablas dinmicas y grficos dinmicos Paso Activar Activar Paso Activar 1 de 3 Rango de consolidacin mltiples Tabla dinmica 2a de 3 crear un solo campo de pagina

Asistente para tablas y grficos dinmicos --- paso 2 b Rango: Seleccionar 1 Semana 1 Sem!$A$1:$G$20 Pulsar Agregar Seleccionar 2 Semana 1 Sem!$A$1:$G$20 Agregar Efectuar la misma operacin con la 3 y 4 Semana Si se ejecutaron en cada semana los datos por hoja dentro de los mismos rangos es decir $A$1:$G$20, la seleccin se realiza por semana en forma automtica. Producida esta operacin aparecen todos los rangos por semana incorporados en el sector Todos los rangos Pulsar Siguiente Paso 3 de 3 Pulsar diseo Por defecto aparece el diseo conformado de la siguiente manera Pagina Pagina 1

36

Columna Fila Datos

Columna Fila

Sumar Valor

El contenido de cada botn es el siguiente Pagina 1 Agrupa a cada una de las semanas Columna Agrupa a todas las fechas de cotizacin Fila Agrupa a todas las sociedades Datos Agrupa a todas las cotizaciones Para ejecutar la tabla dinmica debemos realizar algunos cambios en el diseo y en la configuracin de campos que propone Excel Por lo tanto el diseo de la tabla dinmica que resume toda la informacin que nos interesa la realizamos de la siguiente manera: En Pagina ubicamos Columna, es decir, agrupamos todas las fechas, obteniendo el resumen total por semana o hasta una fecha determinada. En Columna ubicamos Pagina 1 que agrupa las 4 semanas de cotizacin En Fila ubicamos Fila es decir agrupamos todas las sociedades que cotizan En Datos Colocamos Valor En este caso por defecto Excel coloca Sumar Valor, por lo tanto como nos interesa el Promedio, pulsando doble clic sobre el botn, aparece Campo de la tabla dinmica, seleccionamos Promedio, Aceptar. Como tenemos sealado la celda A3, pulsamos finalizar. Quedando conformada la tabla dinmica y el asistente en su parte superior. Pulsando sobre la misma el botn Configuracin de campo (segundo contando de la derecha), Promedio ya estaba configurado, por lo tanto pulsamos Numero, Categora- numero Posiciones decimales 3 Aceptar Aceptar. Como retoque final le colocamos los nombres correspondientes, es decir, en Columna colocamos Fechas en Filas, Sociedades, en Pagina 1, Semanas y en Elemento 1, 1 Semana, 2 Semana, etc. La tabla dinmica queda conformada de la siguiente manera

A B 1 Fechas (Todas) 2 3 Promedio de ValorSemanas 4 5 6 7

Sociedades
Acindar

Atanor Bco. Bansud

4 Prom.genera 1Semana 2 Semana 3 Semana Semana l 0,244 0,253 0,243 0,278 0,254 2,055 2,045 2,040 2,187 2,082 0,578 0,955 0,928 0,800 0,815 37

8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24

Bco. Francs Bco. Galicia Bco. Ri Com. Del Plata Indupa Irsa Merval Molinos PC Holding Renaut Siderar Siderca Telecom Telefnica TGSUD Y.P.F. Prom.general

1,905 0,210 1,333 0,101 1,583 1,613 370,692 5,487 2,350 0,422 2,665 6,573 0,648 1,270 0,546 43,800 23,372

2,118 0,238 1,300 0,113 1,690 1,678 386,087 5,690 2,370 0,510 2,757 6,428 0,724 1,270 0,597 41,150 24,104

2,112 0,227 1,300 0,139 1,708 1,657 374,373 5,625 2,253 0,545 2,622 6,327 0,670 1,207 0,604 40,850 23,444

2,143 0,228 1,572 0,141 1,909 1,603 364,773 6,145 1,952 0,600 2,977 6,727 0,626 0,993 0,590 37,483 22,828

2,070 0,226 1,376 0,123 1,723 1,638 373,981 5,737 2,231 0,519 2,755 6,514 0,667 1,185 0,584 40,821 23,437

Observando la tabla dinmica, se puede observar que se ha obtenido un resumen general de las 4 semanas a travs del promedio de cotizacin por Semana y Sociedad Filtrado de datos. Botn Fechas: Pulsando la flecha respectiva se despliegan todas las fechas que componen los das de cotizacin. Seleccionando una fecha, permite obtener las cotizaciones de esa fecha solamente de todas las sociedades. Botn Sociedades: Permite obtener el promedio de determinadas sociedades, desactivando el resto. Botn Semanas: Permite seleccionar las semanas que solamente se requieran obtener datos promedio de las 4 existentes.

2 Ejemplo En este ejemplo se emplearon para construir la Tabla dinmica, como fuente de datos, listas de elementos ubicados en distintas hojas de otro libro. Para ir comprobando su desarrollo y resultado final en los resmenes, se emplearon para ejecutar el ejemplo, la planilla original de factura telefnica modificada, pero sus destinos divididos en hojas diferentes y ubicados en otro libro que llamamos Totales generales Cada lista se identifica por el nombre de la hoja que representa el destino. Teniendo en cuenta que los destinos corresponden a: Celular, Correo, Internet, Inter Urb y Urbanas, tendremos para cada uno la lista en una hoja respectiva dentro del libro Totales generales Segn el siguiente esquema. Libro Totales Generales Nombre de Hoja Celular

1 2 3

A Fecha

B Importe 0,23 0,05

C Duracin 0:08:23 0:01:03

17/09/01 $ 18/09/01 $

D E Hora Hora final inicial 19:08:07 19:16:30 20:08:33 20:09:36

F Numero 155070059 155070059 38

4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

18/09/01 19/09/01 20/09/01 23/09/01 24/09/01 24/09/01 25/09/01 25/09/01 26/09/01 26/09/01 27/09/01 30/09/01

$ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $

0,05 0,05 0,05 0,05 0,05 0,09 0,05 0,09 0,05 0,05 0,09 0,05

0:00:39 0:01:53 0:01:50 0:03:24 0:00:18 0:05:39 0:00:34 0:05:38 0:00:43 0:01:10 0:02:38 0:01:40

20:28:27 19:59:23 20:06:15 22:07:05 15:04:30 21:59:49 15:17:16 20:47:57 0:04:08 19:52:50 19:55:43 20:38:39

20:29:06 20:01:16 20:08:05 22:10:29 15:04:48 22:05:28 15:17:50 20:53:35 0:04:51 19:54:00 19:58:21 20:40:19

155070059 155070059 155070059 155070059 155011312 155070059 155011312 155070059 155070059 155070059 155070059 155011312

Libro Totales Generales Nombre de Hoja Correo

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25

B C Importe Duraci n 15/09/01 $ 0,05 0:00:46 16/09/01 $ 0,05 0:03:46 16/09/01 $ 0,05 0:01:26 16/09/01 $ 0,05 0:02:10 17/09/01 $ 0,05 0:01:57 17/09/01 $ 0,05 0:01:54 18/09/01 $ 0,09 0:03:18 18/09/01 $ 0,05 0:01:05 18/09/01 $ 0,05 0:00:50 19/09/01 $ 0,09 0:05:44 19/09/01 $ 0,19 0:07:14 19/09/01 $ 0,05 0:03:56 19/09/01 $ 0,05 0:01:45 20/09/01 $ 0,19 0:27:03 20/09/01 $ 0,05 0:01:15 21/09/01 $ 0,05 0:01:13 21/09/01 $ 0,05 0:01:15 23/09/01 $ 0,05 0:00:58 23/09/01 $ 0,05 0:01:00 23/09/01 $ 0,05 0:01:00 23/09/01 $ 0,19 0:13:25 24/09/01 $ 0,19 0:15:26 24/09/01 $ 0,33 0:12:56 24/09/01 $ 0,19 0:26:17

A Fecha

D E Hora Hora final inicial 0:00:04 0:00:50 19:10:44 19:14:30 23:25:47 23:27:13 23:43:20 23:45:30 22:28:17 22:30:14 23:21:59 23:23:53 17:59:08 18:02:26 18:15:50 18:16:55 18:17:45 18:18:35 7:53:57 7:59:41 8:19:33 8:26:47 21:43:26 21:47:22 21:53:26 21:55:11 22:49:43 23:16:46 23:35:35 23:36:50 9:21:25 9:22:38 18:43:05 18:44:20 22:25:50 22:26:48 22:27:12 22:28:12 22:31:12 22:32:12 22:32:36 22:46:01 7:44:21 7:59:47 18:00:48 18:13:44 22:33:00 22:59:17

F Numero 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 39

26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40

25/09/01 25/09/01 25/09/01 26/09/01 26/09/01 26/09/01 27/09/01 27/09/01 27/09/01 27/09/01 27/09/01 28/09/01 28/09/01 28/09/01 30/09/01

$ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $

0,38 0,05 0,09 0,14 0,38 0,47 0,05 0,05 0,05 0,05 0,19 0,05 0,05 0,09 0,05

0:15:22 0:01:54 0:04:48 0:08:47 0:27:36 0:33:03 0:03:37 0:00:46 0:00:51 0:01:21 0:17:28 0:01:22 0:00:55 0:03:45 0:03:30

8:57:12 16:09:25 23:36:56 0:12:54 9:24:36 18:26:21 1:01:50 7:49:38 13:30:11 13:32:47 23:10:53 17:12:53 17:15:05 17:55:15 17:18:49

9:12:34 16:11:19 23:41:44 0:21:41 9:52:12 18:59:24 1:05:27 7:50:24 13:31:02 13:34:08 23:28:21 17:14:15 17:16:00 17:59:00 17:22:19

6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847

Libro Totales Generales Nombre de Hoja Internet

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

A Fecha 15/09/01 16/09/01 17/09/01 18/09/01 19/09/01 20/09/01 21/09/01 23/09/01 24/09/01 24/09/01 26/09/01 26/09/01 26/09/01 26/09/01 30/09/01

B C Importe Duracin $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ 0,56 0,05 0,47 0,47 0,80 0,33 0,09 0,75 0,05 0,14 0,05 0,47 0,05 0,56 0,19 1:28:50 1:00:02 1:04:02 1:05:56 2:00:51 0:13:02 0:02:42 1:50:10 0:00:33 0:08:35 0:00:33 1:05:55 0:00:33 1:26:28 0:28:41

D E Hora Hora final inicial 20:31:44 22:00:34 23:46:29 0:46:31 20:55:07 21:59:09 22:56:18 0:02:14 22:44:00 0:44:51 19:12:50 19:25:52 18:31:22 18:34:04 20:16:13 22:06:23 20:41:42 20:42:15 20:45:47 20:54:22 20:55:34 20:56:07 20:56:31 22:02:26 23:33:41 23:34:14 23:34:38 1:01:06 23:37:37 0:06:18

F Numero 6102227638 6102227638 6102227638 6102227638 6102227638 6102227638 6102227638 6102227638 6102227638 6102227638 6102227638 6102227638 6102227638 6102227638 6102227638

Libro Totales Generales Nombre de Hoja Inter Urb

1 2 3

A Fecha

B C Importe Duracin 2,31 4,69 0:05:00 0:10:10

16/09/01 $ 19/09/01 $

D E Hora Hora final inicial 22:21:51 22:26:51 22:20:56 22:31:06

F Numero 3514268888 3514268888 40

30/09/01 $

1,42

0:14:32

20:43:18

20:57:50

2322429622

Libro Totales Generales Nombre de Hoja Urbanas

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39

A Fecha 15/09/01 16/09/01 17/09/01 18/09/01 19/09/01 20/09/01 20/09/01 20/09/01 21/09/01 21/09/01 21/09/01 21/09/01 22/09/01 22/09/01 22/09/01 22/09/01 22/09/01 23/09/01 24/09/01 24/09/01 25/09/01 25/09/01 25/09/01 25/09/01 26/09/01 26/09/01 26/09/01 27/09/01 27/09/01 27/09/01 27/09/01 27/09/01 28/09/01 29/09/01 29/09/01 30/09/01 30/09/01 30/09/01

B Importe $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ 0,19 0,09 0,05 0,05 0,05 0,05 0,05 0,05 0,05 0,05 0,05 0,05 0,05 0,09 0,05 0,05 0,05 0,14 0,05 0,09 0,05 0,05 0,05 0,05 0,05 0,09 0,05 0,05 0,05 0,05 0,05 0,05 0,23 0,05 0,09 0,09 0,09 0,05

C Duracin 0:06:36 0:05:08 0:00:09 0:00:08 0:00:07 0:00:06 0:00:49 0:00:37 0:00:07 0:00:45 0:00:10 0:00:59 0:01:07 0:04:58 0:00:11 0:01:34 0:00:15 0:10:04 0:00:08 0:06:49 0:00:07 0:00:40 0:00:13 0:00:09 0:00:07 0:02:19 0:00:08 0:00:07 0:00:10 0:02:48 0:01:46 0:00:13 0:08:45 0:00:08 0:06:34 0:06:38 0:07:47 0:00:18

D E F Hora Hora final Numero inicial 10:42:49 10:49:25 4693881 10:11:37 10:16:45 4660671 9:14:50 9:14:59 4694898 8:58:14 8:58:22 4694898 9:03:09 9:03:16 4694898 8:36:30 8:36:36 4694898 12:27:05 12:27:54 4602096 19:40:59 19:41:36 4539695 9:08:21 9:08:28 4694898 9:13:34 9:14:19 4693881 18:39:20 18:39:30 4694898 21:05:35 21:06:34 4660671 15:28:24 15:29:31 4660671 19:07:03 19:12:01 4693881 19:22:41 19:22:52 4660571 19:23:22 19:24:56 4660671 19:27:33 19:27:48 4660671 11:24:48 11:34:52 4693881 9:12:38 9:12:46 4694898 20:31:09 20:37:58 4693881 9:12:51 9:12:58 4694898 11:26:32 11:27:12 4602096 11:44:21 11:44:34 4693881 23:56:19 23:56:28 4694898 9:12:24 9:12:31 4694898 11:35:23 11:37:42 4602096 23:02:29 23:02:37 4694898 9:19:07 9:19:14 4694898 10:20:27 10:20:37 4694898 20:44:13 20:47:01 4831814 22:04:38 22:06:24 4831814 22:28:38 22:28:51 4694898 11:41:20 11:50:05 4693881 10:02:37 10:02:45 4694898 13:30:25 13:36:59 4693881 9:52:21 9:58:59 4693881 10:52:50 11:00:37 4660671 21:04:45 21:05:03 4693881

CREACIN DE LA TABLA DINMICA PASO POR PASO 41

En un libro nuevo, nos ubicamos en una hoja que llamaremos Resumen General. Colocamos el selector en la celda B4. Men- Datos- Asistente para tablas y grficos dinmicos. Paso 1 de 3 Activar Rangos de consolidacin mltiple Paso 2 de 3 Activar Campos de paginas personalizadas Esta accin nos permite insertar los nombres de elementos del campo en la tabla, en nuestro caso los destinos que se encuentran en hojas separadas Pulsar Siguiente Paso 2b de 3 Dnde estn los rangos de hoja de calculo que desea consolidar ? Pulsar Examinar En este caso se ubica el archivo del nuevo libro, para realizar esta operacin, en primer lugar se debe conocer de antemano, el nombre de la hoja donde se ubica la primera lista a consolidar y el Rango a emplear para obtener los datos. En todos los casos los datos que nos interesa para ejecutar la tabla corresponden a las columnas Fecha, Importe y Duracin. En el recuadro Rango, debemos dejar el nombre solamente del libro, encerrado por corchetes, y agregarle el nombre de la hoja con el rango respectivo, quedando de la siguiente manera [Totales generales.xls]Celular!$A$1:$C$15 Pulsar Agregar Y se incorpora a la pantalla Todos los rangos Pasamos a Cuantos campos de pagina desea ? En nuestro caso 1 Activar 1 Se activa el casillero Campo uno Introducir Celular Manteniendo seleccionado el rango de datos al que se asocia Volver a realizar toda la operacin desde un principio para la segunda lista en nuestro caso Correo. Completada la operacin la pantalla del asistente presenta el siguiente panorama.

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Muestra cierta variacin en los datos de rangos por cuanto estn extrados de una tabla ejecutada en Excel, pero el procedimiento no varia Pulsar Siguiente Paso 3 de 3 diseo Excel ofrece el siguiente esquema de ubicacin Pagina Fila Columna Datos Pagina 1 Fila Columna Contar valor

En Pagina 1 ubica los destinos Fila Las fechas en su totalidad Columna Los dos elementos a calcular en Datos Importe y Duracin Datos Contar Importe y Duracin En este caso vamos a producir unos cambios en la ubicacin y configuracin de campos. Ubicando los elementos de la siguiente manera Pagina Fila Fila Pagina 1

Columna Columna Datos Configurar el campo a Sumar valor

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Por ultimo en Opciones- Opciones de Tabla dinmicaDesactivar Totales generales por fila Esto se realiza, por cuanto en este caso sumaria Importe con Duracin. Paso 3 de 3 Finalizar Una vez ejecutada la tabla, dar Formato- Celda a la columna Duracin con Hora y a Importe con Moneda, quedando de la siguiente manera

A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

B
Fechas

C (Todas)

Suma de Valor
Destino

Celular Correo Internet Inter-Urb Urbanas Total general

Columna Duracin Importe 00:35:32 $ 1,00 04:22:44 $ 4,40 11:56:53 $ 5,03 00:29:42 $ 8,42 01:19:44 $ 2,59 18:44:35 $ 21,44

Como se puede apreciar para darle otra caracterstica, se suplanto Fila, por Fechas y Pagina 1, por Destino Se puede observar que la tabla ofrece distintas opciones para producir el filtrado de datos respectivos En Fechas: permite emplear la totalidad de las fechas para realizar los clculos como en el caso del ejemplo, o una fecha en particular que se selecciona en una lista desplegable que posee al pulsar el selector. Destino: Permite desplegar y desactivar los destinos que no se deseen obtener datos. Columna : Permite obtener la totalidad de las opciones, Duracin e Importe o desactivar alguna de ellas, en caso de querer obtener una informacin parcial. Ejemplo empleando la misma tabla aplicada a una fecha determinada en este caso 26/09/01

A 1 2 3 4 5 6 7 8

B Fechas Suma de Valor Destino Celular Correo Internet

26/09/01 mircoles Columna Duracin Importe 0:01:53 $ 0,10 1:09:26 $ 0,99 2:33:29 $ 1,13 44

9 10

Urbanas Total general

0:02:34 3:47:22

$ 0,19 $ 2,41

Observando la tabla dinmica se puede apreciar en la celda D2, el da de la semana que corresponde a la fecha seleccionada, cosa que en la tabla anterior figura en blanco. Esto es un agregado que se crea en la celda respectiva con la incorporacin de la siguiente funcin D2=SI(C2=(todas;;SI(DIASEM(C2;1)=1;domingo;SI(DIASEM(C2;1)=2;lunes; SI(DIASEM(C2;1)=3;martes;SI(DIASEM(C2;1)=4;mircoles; SI(DIASEM(C2;1)=5;jueves; SI(DIASEM(C2;1)=6;viernes;sbado))))))) Otro dato importante de comprobar es la coincidencia entre las dos tablas ejecutadas por un lado empleando una lista compacta, en lo que respecta a totales generales, e individuales para cada destino y las tablas empleando la opcin de Rango de consolidacin mltiples, en este ultimo caso se selecciono la misma fecha que en el caso anterior

ACTUALIZAR LA TABLA DINMICA

En todos los casos de ejecucin de tablas dinmicas vistos hasta el presente, de producirse alguna modificacin en las listas o bases de datos, origen de la creacin de la tabla, es necesario actualizarlas. Esta operacin se realiza de 2 formas: 1 Seleccionar una celda de la tabla. Men-Datos- Pulsar Actualizar datos 2 Clic sobre la tabla con el botn derecho y pulsar Actualizar datos

GRAFICO DINAMICO (con tabla dinmica)

Vamos a desarrollar otro punto referente a las posibilidades que presenta el Asistente para tablas y grficos dinmicos, como son los grficos dinmicos a partir de una tabla dinmica. Para realizar el ejemplo vamos a emplear en primer lugar la tabla dinmica de totales realizada a travs de Rangos de consolidacin mltiple. Ejecucin 1 Seleccionar una celda de la tabla y pulsar una ves con el botn derecho del Mouse. Se despliega una lista donde se selecciona: Grafico dinmico 2 Pulsar sobre Grafico dinmico Excel automticamente ofrece un grafico: Tipo estndar- tipo de grafico Columnas Subtipo de grafico: Columna apilada Como con este grafico no representa en su conjunto lo expresado en la tabla, debemos cambiar el tipo de grafico. 1 Con el Mouse, pulsar sobre el grafico con el botn derecho, desplegndose una lista. 2 Seleccionar y pulsar sobre Tipo de grafico Adoptamos Tipos personalizado

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Tipo de grafico

Lneas en dos ejes

Se obtiene un grafico de lneas con dos ejes de valores, uno de Duracin y otro de Importe El aspecto del grafico luego se modifica a gusto. Sobre la lnea de Importe se pulsa doble con el Mouse. Esta operacin despliega en pantalla una serie de botones que corresponden a:

FORMATO DE SERIE DE DATOS

Con el botn Tramas se modifica, Estilo y Grosor de la lnea Con el botn Rtulos de datos activar Mostrar valores Volcando cada valor en la interceptacin correspondiente. Idntica operacin se realiza con la lnea que representa Duracin El grafico que se obtiene es el siguiente
Fechas (Todas)

14:24:00 12:00:00 09:36:00 07:12:00 04:48:00 02:24:00 00:00:00

Suma de Valor $ 8,42 11:56:53

$ 9,00 $ 8,00 $ 7,00 $ 6,00 $ 4,40 $ 5,03 $ 5,00 $ 4,00 04:22:44 $ 2,59 01:19:44 $ 3,00 $ 2,00 00:29:42 Internet Destino Inter-Urb $ 1,00 $ 0,00 Urbanas Columna Duracion Importe

$ 1,00 00:35:32 Celular Correo

Podemos observar como los datos de Importe y Duracin, se corresponden con el destino en el grafico, segn se expresa en la tabla dinmica. Tambin en el grafico se puede observar 3 botones, como sucede en la tabla dinmica, para producir el filtrado de datos, por eso el nombre de Grafico dinmico. Botn Fecha: Agrupa o selecciona una fecha determinada. Botn Columna: Permite graficar Duracin e Importe, o elegir uno de ellos. Botn Destino: Permite todos o optar por uno de los destinos. Para observar el comportamiento del grafico, vamos a producir el filtrado, en correspondencia con el producido en la tabla dinmica, es decir, vamos a seleccionar la fecha 26/09/01 y producir el filtrado en el grafico.

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El resultado es el siguiente
Fechas 26/09/01

02:52:48 02:24:00

Suma de Valor $ 0,99 $ 1,13

$ 1,20 $ 1,00 02:33:29 $ 0,80 Columna $ 0,60 01:09:26 $ 0,40 Duracion Importe

01:55:12 01:26:24 00:57:36 00:28:48 00:00:00 $ 0,10 00:01:53 Celular Correo Destino Internet $ 0,19

$ 0,20

00:02:34 $ 0,00 Urbanas

Como se puede observar se produce el filtrado y grafico, en correspondencia con la tabla dinmica. Al modificarse o agregarse algn dato, correspondiente a Duracin o Importe en cualquier destino, se actualiza la tabla como ya se explico y el grafico automticamente. Por lo general el grafico debe recibir retoques como sucedi en el primer caso.

AUDITORIA
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Para detectar y solucionar problemas, Excel pone a disposicin del usuario una serie de herramientas que permiten rastrear errores. La barra de herramientas de Auditoria permite acceder a estas herramientas fcilmente. Para mostrar / ocultar esta barra, se debe activar en el men Herramientas la opcin Auditoria, y luego elegir Mostrar barra de Auditoria. De esa forma se podr visualizar la siguiente barra:

Dentro de esta barra se pueden utilizar opciones tales como: Rastrear niveles: Permite averiguar las dependencias de datos que existen entre las celdas. Para utilizarla, seleccionamos la celda de la que queremos averiguar sus precedentes y sus dependientes. Luego pulsaremos una de las siguientes opciones de la barra de herramientas Auditoria.

Rastrear precedente. Muestra mediante flechas las celdas y rangos de las que depende la celda actual. Cada vez que pulsemos este botn nos aparecer un nivel ms de precedencia. Quitar un nivel de precedencia. Elimina las flechas del ltimo nivel de precedencia de la celda actual. Rastrear dependientes. Muestra mediante flechas las celdas que son dependientes de la celda actual. Cada vez que pulsemos este botn nos aparecer un nivel ms de dependientes. Quitar un nivel de dependientes. Elimina las flechas del ltimo nivel de dependencias de la celda actual. Quitar Todas las Flechas. Elimina todas las flechas que haya en pantalla.

En la siguiente figura podemos observar un ejemplo de precedentes y dependientes de la celda B5:

VALIDACION DE DATOS: Restringe las entradas de celda a nmeros, fechas u horas dentro de lmites especificados. Pasos a seguir:

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1.

Seleccione las celdas que desee restringir. En el men Datos, haga clic en

2.
Validacin. 3.

Aparecer la siguiente caja de dilogo de la derecha. Elija la ficha Configuracin. En el cuadro Permitir, haga clic en el tipo de datos (Para especificar

4. 5.
Hora)

slo nmeros, haga clic en Nmero entero o Decimal. Fechas u horas, haga clic en Fecha u

6.
que se seleccione. 7.

Haga clic en el operador que desee en el cuadro Datos y especifique

el limite inferior o superior para los datos, o bien ambos lmites, dependiendo del operador Si desea permitir que la celda que se est restringiendo est en blanco

o si desea definir lmites que utilicen una referencia de celda, o una frmula que dependa de celdas que inicialmente estn en blanco, compruebe que la casilla de verificacin Omitir blancos est activada (Para hacer obligatorias las restricciones definidas en las celdas en blanco, tratndolas como si tuvieran ceros, desactive la casilla de verificacin Omitir blancos)

8.

Para que aparezcan mensajes que pidan entradas y que expliquen o

impidan las entradas incorrectas, especifique los tipos de mensajes que desee en las fichas Mensaje entrante y Mensaje de error. (Para omitir la presentacin de mensajes, desactive las casillas de verificacin Mostrar mensaje al seleccionar la celda en la ficha Mensaje entrante y Mostrar mensaje de error si se introducen datos no vlidos en la ficha Mensaje de error.

FILTROS
49

Es la manera ms rpida de mostrar solo los elementos que desea mostrar en una lista. 1. Ubique su cursor, en una celda que contenga los ttulos de la planilla 2. Elija en el Men Datos, la opcin Filtro. 3. Luego seleccione Auto filtro 4. Aparecer al comienzo de cada columna flechas que apuntan hacia abajo, y dentro de ellas se podr seleccionar solo el registro que se desea visualizar. 5. Para desactivar los Filtros, realice los mismos pasos indicados anteriormente.

UTILIZAR LOS FILTROS EN UNA HOJA DE DATOS

1. Hacer clic en la flecha de la columna por la que se desea filtrar la informacin. 2. Elegir el dato por el que se filtrar la lista 3. Ver resultados. Adems, se pueden elegir las opciones: Las 10 ms...: Permite filtrar la tabla de modo que muestre los primeros diez registros que renan un determinado criterio elegido por e usuario de acuerdo con su preferencia. Cuando se selecciona esta opcin se abre la siguiente caja de dilogo:

Personalizar...: Permite especificar criterios de seleccin y de filtracin de los datos que contiene la tabla. Para ello se pueden indicar los operadores lgicos como >, <, mayor igual que, etc. Al elegir esta opcin se activa la siguiente caja de dilogo:

Nota: Despus de filtrar los datos y si se desea que se visualicen todos los registros contenidos en la tabla, activar la opcin Todas.

50

QUITAR FILTROS
1. Ir al men Datos 2. Elegir Filtros 3. Clic en Autofiltros

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FUNCIONES AVANZADAS
Al finalizar esta leccin el alumno ser capaz de: Utilizar las funciones avanzadas de Excel: o o o o o Funcin BUSCARV() Funcin SI() Funcin CONTAR.SI() Funcin PAGO() FUNCION SUMAPRODUCTO()

FUNCION BUSCARV( )
Busca el valor de una celda en un rango de celdas y retornar el contenido de n columnas a su derecha. Uso: =BUSCARV(Celda;Rango;Columna) Los tres argumentos: Celda; donde estar lo que intentamos buscar Rango; donde ha de buscarlo Columna; el nmero de columnas que queremos mostrar.

FUNCION SI( )
Es una de las ms potentes que tiene Excel. Esta funcin comprueba si se cumple una condicin. Si sta se cumple, da como resultado VERDADERO. Si la condicin no se cumple, da como resultado FALSO. Sintaxis: =SI(Condicin;Verdadero;Falso) Condicin; interrogante o pregunta sobre valores. Verdadero; se realiza esta accin si se cumple 100% la condicin. Falso; de no cumplirse la condicin ntegramente se ejecuta esta operacin. Operadores lgicos: el Y y el O La sintaxis de la orden sera la siguiente =SI(Y(Condicin1:Condicin2... Caso en el que se deban cumplir todas las condiciones =SI(O(Condicin1:Condicin2... Caso que se deba cumplir slo una condicin

FUNCION CONTAR.SI()
Funcin estadstica de Excel que permite contar las celdas en un rango determinado que coinciden con la especificacin o criterio dado.

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Sintaxis: =CONTAR.SI(Rango;Criterio) En donde: Rango: es el rea de celdas en donde se desea contar el nmero de veces que se repite un elemento dado. Criterio: es el elemento buscado en el rango anterior.

FUNCION SUMAR.SI()
Suma el contenido de las celdas que cumplen un determinado criterio. Sintaxis: =SUMAR.SI(Rango;Criterio;Rango_Suma) En donde: Rango: Es el rango de celdas que se desea evaluar (en donde se buscar el elemento). Criterio: Es el criterio o condicin que determina que celdas deben sumarse. Rango_Suma: Son las celdas que se vana sumar. Si se deja en blanco u omite, se sumarn las celdas del rango.

FUNCION PAGO()
Esta funcin calcula los pagos peridicos que se tienen que realizar sobre un prstamo, a un inters determinado, y en un tiempo x. Nos permitir operar con diferentes capitales, aos o tipos de inters. La sintaxis de la orden es: =PAGO(Inters;Tiempo;Capital) Esta frmula nos calcular el pago anualmente. Si queremos saber los pagos mensuales tendremos que dividir el inters por 12 y multiplicar el tiempo por 12. Observa: =PAGO(Inters/12;Tiempo*12;Capital)

FUNCION SUMAPRODUCTO()
Multiplica los componentes correspondientes de las matrices o rangos suministrados y devuelve la suma de esos productos. Sintaxis: =SUMAPRODUCTO(Matriz1;Matriz2;Matriz3..)

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HERRAMIENTAS AVANZADAS DE EXCEL USO DE FORMULARIOS EN EXCEL UTILIZACIN DE BOTONES DE CONTROL

La utilizacin de los controles en forma de botn agilizan el manejo de las hojas de clculo. Antes que nada debemos activar la barra de botones (si no lo est ya). La barra se activa con la opcin Ver - Barras de herramientas y activando la casilla Formularios.

A continuacin se detallan las ms utilizadas en formularios de pantalla: Etiqueta, permite insertar texto esttico a un formulario de Excel. Cuadro de grupo, permite insertar un borde de trabajo, generalmente usado para dividir secciones de un mismo formulario. Casilla de verificacin, permite incluir casillas a los formularios. Usadas comnmente para activar / desactivar opciones. Botn de opcin, permite incluir botn de alternativas a un formulario. Cuadro combinado, permite disear una ficha o lista de opciones. Control de nmero, permite aumentar o disminuir un nmero en una escala personalizada. Barra de desplazamiento, conocido elemento que nos permite aumentar o disminuir un valor.

Ejemplo de Formularios en Excel.

DEFINIR NOMBRES A CELDAS 54

Opcin que permite insertar nombres de celdas o rangos a las planillas. De esta forma, se hace ms sencilla la ubicacin de dichos valores para posibles funciones o formulas. 1. Seleccionar las celdas o el rango. 2. Ir al men Insertar 3. Elegir Nombre y luego clic en Definir. 4. Digitar el nombre 5. Clic en Agregar. 6. Clic en Aceptar.

SUBTOTALES EN EXCEL
Los sub-totales se utilizan en Excel cuando trabajamos con listas de datos ordenadas. Sirven para realizar clculos totales y parciales de dichas listas.

1. Seleccionar el rango de datos 2. Ir al men Datos y elegir Subtotales

3. Aparece la ventana de la derecha.

4. En la ficha Para cada cambio en:, seleccionar

la columna titular o principal de la tabla de datos (generalmente es la 1 columna)

5. En la ficha Usar funcin:, Seleccionar la

funcin a utilizar para entregar dicho subtotal.

6. En Agregar subtotal a: indicar a que columnas

de valores se les desea aplicar dicha funcin.

7. Clic en Aceptar.
BSQUEDA DE OBJETIVOS
Esta sencilla opcin se utiliza para buscar un valor especfico como resultado de una frmula, modificando el contenido de una celda. Excel buscar qu valor debera tomar esa celda para conseguir el resultado esperado. A esa celda se la denomina Valor independiente y a la celda que contiene la frmula se la denomina Dependiente. Pasos:

1. Ir al men Herramientas 2. Clic en Buscar objetivo

3. Aparece la ventana de la derecha.

4. En Definir la celda, se debe indicar la celda

que contiene la formula.

5. Con el valor, es el valor que tomar la celda anterior, o sea, el valor que queremos
obtener.

55

6. Para cambiar la celda, celda que se utiliza en la formula. Indica la celda que nos
interesa conocer.

7. Al aceptar el cuadro, Excel muestra un mensaje con una solucin encontrada. Se

acepta o cancela esta posibilidad.

CREAR ESCENARIOS
Un escenario es un conjunto de celdas cambiantes que puede grabarse para estudiar diferentes resultados.

1. Ir al men Herramientas. 2. Clic en Escenarios. 3. En la caja de dilogo que aparece, clic en

Agregar 4. Se muestra la ventana de la derecha.

5. En Nombre del escenario, se digita un

nombre que tenga relacin a lo solicitado 1. en ese escenario.

6. En Celdas cambiantes, indicar el rango de

celdas que se cambiarn constantemente a cada escenario.

7. En Comentarios se pueden describir acciones del escenario u otros motivos. 8. Clic en Aceptar.
9. Se le solicita que ingrese los nuevos valores en las celdas cambiantes. Despus clic en aceptar. 10. Se pueden repetir los pasos 3, 4, 5, 6, 7 y 8 para el resto de los escenarios. 11. Luego, se elige uno a uno los nombres de los escenarios creados, y clic en mostrar.

12. Si se desea generar una tabla con los valores mostrados, clic en el botn Resumen... 13. Como celda resultante marca la celda del total final de la tabla.
14. Observar los resultados.

TABLAS DE DATOS
Una tabla de datos es un conjunto de celdas relacionadas mediante una o varias frmulas, aplicando diferentes valores constantes y analizando e interpretando los resultados. Una variable es una entrada sobre la que ejercemos un control, y que afecta a una serie de clculos y resultados que dependen de ella. Para utilizar la herramienta tabla de datos se debe tener un cierto conocimiento sobre a que datos se les pueden aplicar el formato de tabla, teniendo en cuenta que existen valores constantes, y lo que nos ofrece son variables. 1. Seleccionar el rango de datos.

56

2. Ir al men Datos y elegir Tabla 3. Aparecer la ventana de la derecha.

4. Como celda de entrada de la fila, se debe seleccionar la constante que originar los valores de los encabezados de columnas. 5. Como celda de entrada de columna, selecciona la celda constante que originar los valores de la fila inicial de datos. 6. Clic en Aceptar.

SOLVER
Sin duda, una de las herramientas ms potentes de Excel. Solver es un programa complejo, pero de fcil uso que permite hallar la mejor solucin a un problema, permitiendo modificar valores e incluyendo condiciones. Permite modificar el contenido de una tabla de datos, para obtener un resultado final. Muy similar a la herramienta Buscar objetivos, pero adems restringe valores de la tabla mediante condiciones. Herramienta ideal para gestionar una cotizacin o una orden de compra, en donde se desea ajustar el total final de la transaccin a un valor fijo real. 1. Ir al men Herramientas y hacer clic en Solver.

2. Como Celda objetivo pulsa en la celda que contiene el valor final o resultado final que
se desea obtener.

3. Activa la casilla Valores de y escribe el valor al que se desea encontrar. 4. Pulsa un clic en el campo Cambiando las celdas y selecciona el rango donde se
permiten modificar los datos.

5. Pulsa el botn Agregar de la zona Sujetas a las siguientes restricciones

6. Indica que valores se desea que solver cambie, pero estando sujeto a restricciones especficas por el usuario. 7. Observar que Solver dice que ha hallado una solucin al problema. Mirar la hoja y observar los resultados. 8. Solver a ajustado los valores hallando un valor para cada uno de ellos, y el valor final es el buscado.

9. Al hacer clic en Aceptar, Solver modificara la hoja escribiendo los nuevos valores.
10. Adems, Solver permite hacer un resumen del escenario hallado:

Activa la casilla Resolver Selecciona la opcin Respuestas de la casilla de la derecha y acepta. Se ha creado una nueva hoja llamada Informe de respuestas. Actvala y estudia su contenido.

57

Solver es una herramienta de Excel que permite la optimizacin en la distribucin de recursos empleando Programacin Lineal y No Lineal. Para entender ms fcilmente este manual, se incluyen las pginas de un archivo llamado Campaa Publicitaria.xls.
Antes de detallar como se usa la opcin Solver es necesario sealar que en Excel existe la funcin Buscar Objetivo, la que posee gran utilidad para resolver problemas que involucran un valor objetivo exacto y que depende de un nico valor desconocido. Para los problemas ms complejos, se debe usar la funcin Solver. Solver puede manejar problemas que involucran muchas variables y pueden ayudar a encontrar las combinaciones de variables que maximice o minimice una celda objetivo. Tambin permite especificar uno o ms restricciones que deben cumplirse para que la solucin sea vlida. Solver es un complemento disponible en Excel. Si usted realiza una instalacin completa, en el men de las Herramientas se incluir al comando Solver. Si no se encuentra este comando en el men Herramientas, escoge Agregar, lo que incorporar a Solver. Si Solver no est en la lista, usted necesitar instalarlo ejecutando la instalacin completa de Microsoft Excel, tal como lo muestra la figura 1.

Figura 1

Habilitacin de la opcin Solver

Como un ejemplo del tipo de problemas que con Solver se puede resolver, imagine que est planeando una campaa de publicidad para un producto nuevo. Su presupuesto total son $12.000.000; usted quiere exponer 800 millones de veces por lo menos sus anuncios a los lectores potenciales; y usted ha decidido poner anuncios en seis publicaciones, llamadas Pub1 a

58

Pub6. Cada publicacin alcanza un nmero diferente de lectores y con cargos (pagos) en una proporcin diferente por pgina. (Para mantener este anlisis ms simple, ignoraremos el problema de posibles descuentos por volumen). Su trabajo es llegar al mayor nmero de lectores objetivos posibles, al menor costo bajo las siguientes condiciones adicionales:

Por lo menos seis anuncios deben existir en cada publicacin No ms de un tercio de los pesos disponibles para publicidad deben gastarse en una publicacin. Su costo total por poner anuncios en Pub3 y Pub4 no debe exceder $7.500.000.

Figura 2

Planilla con datos para determinar el nmero de anuncios publicitarios

Usted podra ser capaz de solucionar este problema sustituyendo muchas alternativas hasta lograr una respuesta satisfactoria, manteniendo el cuidado de respetar las condicionantes antes definidas, y revisando el impacto de sus cambios en el gasto total. De hecho, ese es lo que Solver har por Ud., pero lo har mucho ms rpido, empleando tcnicas analticas para determinar la solucin ptima sin tener que probar cada alternativa posible.
Para usar Solver, escoja el comando Solver del men Herramientas, encontrando una situacin similar a la planteada en la siguiente figura

Para definir los parmetros de Solver se deben completar tres secciones: su objetivo (de acuerdo al ejemplo sera minimizar el gasto total), sus variables o celdas de cambio (en el ejm. sera el nmero de anuncios que se pondrn en cada publicacin), y sus restricciones o limitantes que en el problema se plantean.

59

Figura 3

Opcin Solver

ESPECIFICANDO EL OBJETIVO

En la seccin Celda objetivo, se indica la meta u objetivo a lograr. En este ejemplo, usted quiere minimizar el costo total, lo que a su vez se complementa en la seccin Valor de la celda objetivo que en el ejemplo es Mnimo la eleccin (figura 4). Usted puede indicar el lugar en donde est definida la funcin objetivo ya sea 1) indicando las coordenadas de una celda, 2) o tecleando un nombre que se ha asignado a una celda, o 3) buscando y seleccionando la celda directamente en la hoja de clculo. Si usted asigna un nombre a la celda objetivo, Solver lo utilizar de igual forma en sus informes aun cuando usted especifica las coordenadas de la celda en lugar de su nombre en la seccin Celda Objetivo. Si usted no especifica nombres para las celdas, en los informes de Solver se incluirn nombres basados en los ttulos de la columna ms cercana y en el texto que encabeza la fila, pero estos nombres no aparecen en las secciones de la funcin Solver. Para tener mayor claridad al leer los resultados, es una buena idea nombrar todas las celdas importantes de su modelo antes de ejecutar Solver. En este ejemplo, Ud. quiere que Solver determine en la celda objetivo el menor valor posible, para lo que se selecciona Min. En otros problemas, usted podra querer maximizar una celda objetivo a su mayor valor posible seleccionando la opcin Max por ejemplo si su celda objetivo expresara ganancias o utilidades. O Usted podra querer que Solver encontrara una solucin igual a algn valor particular, en dicho caso usted seleccionara en Valores de la cantidad (o una celda de referencia). (Note que seleccionando la opcin Valores de, y considerando slo una celda como variable de cambio, sin especificar restricciones, usted puede usar Solver como la funcin Buscar objetivo). Usted no tiene que especificar un objetivo. Si usted deja la Celda objetivo en blanco, pulsando el botn Opciones, y selecciona la opcin Mostrar resultado de Iteraciones, usted puede visualizar paso a paso las combinaciones o iteraciones de celdas de cambio en relacin a las restricciones. Usted podr conseguir una respuesta que respete las restricciones pero no necesariamente sea la solucin ptima. 60

Figura 4

Parmetros de Solver.

ESPECIFICANDO LAS CELDAS DE CAMBIO (Variables de cambio)

El prximo paso es indicar en Solver cuales sern las celdas de cambio, lo que se seala en la seccin Cambiando las Celdas. En el ejemplo de campaa publicitaria, las celdas cuyos valores pueden ser ajustados son aquellas que especifican el nmero de anuncios a ser puesto en cada publicacin. Estas celdas quedan en el rango D2:D7 (figura 2). Como se mencion anteriormente, se puede proporcionar esta informacin tecleando las coordenadas de la celda, indicando el nombre de la celda, o seleccionando las celdas en la hoja de la planilla. Si las variables no estn en celdas adyacentes, usted puede separar las celdas de cambio (o rangos) con comas (si usted selecciona celdas no adyacentes, mantenga presionada la tecla Ctrl mientras selecciona cada celda o rango). Alternativamente, usted puede pulsar el botn Estimar, y Solver propondr las celdas de cambio ms apropiadas de acuerdo a la celda objetivo especificada. Usted puede especificar al menos una celda de cambio; de otra forma Solver no tendra nada que hacer. Si usted especifica una celda objetivo (tal como lo hace en la mayora de los casos), usted debe especificar celdas de cambio que sean precedentes a la celda objetivo, o sea que estn vinculadas; es decir, celdas que en la frmula de la celda objetivo dependen en forma prioritaria en su clculo. Si el valor de la celda objetivo no depende de las variables, Solver no podr resolver nada.

DEFINIENDO LAS RESTRICCIONES

El ltimo paso, especificar las restricciones es optativo. Para especificar una restriccin, pulse el botn Agregar.. en los Parmetros de Solver (figura 5). La figura 6 muestra en la cuarta restriccin cmo usted expresa la restriccin que los gastos totales de publicidad (valor en celda E8 en el modelo) debe ser menor o igual que el presupuesto total (el valor en celda G11).

61

Figura 4

Pulse el botn Agregar.. en los Parmetros de Solver para agregar restricciones.

Como usted puede ver, una restriccin consiste de tres componentes: una celda de referencia, un operador de la comparacin, y un valor de restriccin. Usted especifica la referencia de la celda en la opcin Referencia de la Celda, selecciona un operador de la comparacin de la lista central, y especifica el valor de la restriccin en el lado derecho. Despus de especificar una restriccin de esta manera, usted puede pulsar el botn Aceptar para volver a los Parmetros de Solver o pulsar el botn Agregar para especificar otra restriccin. La figura 6 muestra todos los Parmetros de Solver definidos. Note que las restricciones se listan en orden alfabtico, no necesariamente en el orden en el que usted las defini.

Figura 6

Datos ingresados en Parmetros de Solver

Dos de las restricciones tienen un rango de referencias en el lado izquierdo del operador de la comparacin. La expresin: $D$2:$D$7>=$G$15 define que el valor de cada celda en D2:D7 debe ser mayor o igual a 6, y la expresin $F$2:$F$7 <= $G$14 define que el valor de cada celda en F2:F7 no debe ser mayor que un 33,33 por ciento. Cada uno de estas expresiones es una manera de simplificar seis restriccin separadas, en slo una. Si usted usa este tipo de simplificacin, el valor de la restriccin en el lado derecho del operador de la comparacin debe ser un rango de las mismas dimensiones que el rango del lado izquierdo, una referencia de celda simple, o un valor constante. Despus de completar los Parmetros de Solver, pulse el botn Resolver. En la medida que Solver trabaja, aparecen mensajes en la barra de estado. Solver determina 62

valores por ensayo en las celdas de cambio, recalcula la planilla, y entonces prueba los resultados. Comparando el resultado de cada iteracin con el de la iteracin predecesora, Solver determina el conjunto de valores que satisfagan el objetivo as como las restricciones.
En el ejemplo de campaa de anuncios, Solver tiene xito encontrando un valor ptimo para la celda objetivo considerando todas las restricciones, desplegando el mensaje mostrado en Figura 7. Los valores desplegados en la planilla de clculo en ese momento producen la solucin ptima. Usted puede dejar estos valores en la planilla de clculo seleccionando Aceptar, o usted puede restaurar los valores que sus variables tenan antes de que usted activara Solver pulsando el botn Cancelar o seleccionando Restaurar Valores Originales y luego Aceptar. Usted tambin tiene la opcin de asignar los valores de la solucin a un escenario determinado.

Figura 7

Men de Resultados en Solver.

Los valores de la solucin mostrados en la Figura 8 indican que usted puede mantener sus costos de campaa de anuncio a un mnimo con 16,6 anuncios en Pub1, 6,0 en Pub2, 32,9 en Pub3, 53,2 en Pub4, 6,0 en Pub5, y 6,0 en Pub6. Esta combinacin de colocaciones expondr a su pblico objetivo a 800 millones de veces (asumiendo que el nmero de lectores de las publicaciones son correctos). Desgraciadamente, como no es posible ejecutar una fraccin de un anuncio, la solucin no es prctica.

Figura 8

Planilla con resultados preliminares.

63

Usted puede solucionar el resultado no entero de dos maneras: redondeando, o agregando nuevos restricciones que obliguen a los resultados a adoptar nmeros enteros. En la prxima seccin se discute lo que pasa si usted exige a Solver entregar una solucin entera. ESPECIFICANDO UNA RESTRICCIN DE NMEROS ENTEROS
Para estipular que sus variables de colocacin de anuncios se restrinjan a nmeros enteros, usted ejecuta Solver como de costumbre y pulsa el botn Agregar en los Parmetros de Solver. En Agregar, usted selecciona el rango que contiene sus anuncios de colocacin (D2:D7). Luego, despliega la lista central del cuadro de dilogo y seleccione int. Solver inserta el palabra integer en la Restriccin, tal como se muestra en la Figura 9. Pulse el botn Aceptar para volver a los Parmetros de Solver.

Figura 9

Limitar las celdas de cambio a Nmeros Enteros (Para especificar un restriccin de nmeros enteros, seleccione int de la lista central).

Cuando usted pulsa el botn Resolver en los Parmetros de Solver para ejecutar el problema con la nueva restriccin de nmeros enteros, Usted puede lograr una solucin ptima con nmeros enteros disminuyendo las Pub1 de 16,6 a 16, las Pub3 de 32,9 a 32, las Pub4 de 53,2 a 53, y aumentando las Pub5 y Pub6 a 9 y 7, respectivamente. Estos valores generan un nmero de lectores de 800 millones a un costo de $ 11.186.170.

Usted necesita Restricciones con Nmeros Enteros? Al agregar una restriccin para nmeros enteros a Solver, puede aumentar geomtricamente la complejidad del problema, pudiendo generarse retrasos posiblemente inaceptables. El ejemplo discutido en este captulo es relativamente simple y no toma una cantidad excesiva de tiempo para la resolucin, pero un problema ms complejo con restriccin para nmeros enteros podra plantear un desafo mayor para Solver. Ciertos problemas pueden resolverse slo usando una restriccin para enteros. En particular, las soluciones enteras son tiles para problemas en los que las variables pueden asumir slo dos valores, como 1 0 (s o no), pero usted tambin puede usar la opcin bin en la seleccin de la Restriccin.
GUARDANDO Y RE UTILIZANDO LOS PARMETROS DE SOLVER

Cuando usted guarda un libro de trabajo despus de usar el Solver, todo los valores que usted utiliz en los Parmetros de Solver se graban junto con sus datos de la planilla de clculo. Usted no necesita especificar nuevamente el problema si quiere continuar trabajando con l durante una sesin posterior de Excel. 64

Para guardar ms de un set de parmetros de Solver con una hoja de clculo dada, usted debe usar la opcin de Guardar Modelo. Para usar esta opcin, siga estos pasos:

1.
2.

Elija Solver del men de Herramientas.

Presione el botn Opciones, entonces en las Opciones de Solver mostrada en Figura 10, pulse el botn Guardar Modelo. Excel sugiere una celda en donde guardar los parmetros de Solver en la hoja de clculo.

Figura 10

Opciones de Solver.

3.

Especificar una celda vaca o teclear su referencia y entonces pulsar el botn Aceptar. Si usted especifica una sola celda, Solver pega en un rango el modelo, empezando en la celda indicada e inserta frmulas en tantas celdas debajo de l como sea necesario. (Est seguro que las celdas debajo de la celda indicada no contienen datos). Si usted especifica un rango, Solver llena slo las celdas especificadas de los parmetros del modelo. Si el rango es demasiado pequeo, algunos de sus parmetros no se guardarn. Para re utilizar los parmetros guardados, pulse el botn Opciones en los Parmetros de Solver, pulse el botn a Cargar Modelo, y entonces especifique el rango en el que usted guard los parmetros de Solver.

4.

Usted encontrar ms fcilmente al guardar y re utilizar los parmetros de Solver si asigna un nombre a cada rango del modelo, despus de que usted usa la opcin de Guardar Modelo. Usted puede especificar ese nombre cuando usted usa la opcin Cargar Modelo.

ASIGNANDO LOS RESULTADOS DE SOLVER A UN ESCENARIO

Una mejor manera de guardar sus parmetros de Solver es salvarlos como un Escenario empleando Guardar Escenarios. Como usted podra haber notado, el mensaje de Resultados de Solver mostrada en la Figura 7 incluye la opcin Guardar Escenario. Pulsando este botn activa el Administrador de Escenarios y le permite asignar un nombre al escenario junto con los valores actuales de sus celdas de cambio. Esta opcin proporciona una manera excelente para explorar y realizar un anlisis posterior en una variedad de posibles resultados. 65

OTRAS OPCIONES DE SOLVER

Las Opciones de Solver mostradas en la Figura 10 contienen varias alternativas que podran necesitar alguna explicacin. Con el Tiempo y las Iteraciones, usted le indica a Solver cuan duro trabajar en la solucin. Si Solver alcanza el tiempo limite o el nmero lmite de iteraciones antes de encontrar una solucin, el clculo se detiene y Excel le pregunta si usted quiere continuar. Las opciones pre definidas son normalmente suficientes para resolver la mayora de los problemas, pero si usted no alcanza una solucin con estas opciones, usted puede probar ajustndolas.

La opcin Precisin es usada por Solver para determinar lo cercano que se quiere que los valores en las celdas en donde se ha definido la restriccin tenga con los lmites impuestos en dicha restriccin. El valor mximo es 1, lo que representa la precisin ms baja. Especificando un valor menor que la cifra por defecto 0,000001, origina mayores tiempos en lograr la solucin.
La opcin Tolerancia slo se aplica a problemas que usan restriccin para nmeros enteros y representa un porcentaje de error permitido en la solucin. Las opciones Estimacin, Derivadas, y Hallar por quedan mejor en su eleccin predefinidas, a menos que usted entiende tcnicas de optimizacin lineal. Si usted quiere ms informacin sobre estas opciones, remtase a la ayuda en lnea de Excel.

LA OPCIN ADOPTAR MODELO LINEAL

Un problema de optimizacin lineal es uno en el que el valor de la celda objetivo es una funcin lineal de cada celda de cambio; es decir, si usted hace un grfico de XY del valor de la celda objetivo contra todos los valores posibles de cada celda de cambio, sus grficos sern lneas rectas. Si alguno de sus grficos producen curvas en lugar de las lneas rectas, el problema es no lineal.
La opcin Adoptar Modelo Lineal slo puede activarse para los modelos en los que todas las relaciones son lineales. Modelos que usan adicin y substraccin simple y funciones de la hoja de clculo como SUMA son lineal por naturaleza. Sin embargo, la mayora de los modelos son no lineales. Ellos son generados multiplicando celdas cambiantes por otras celdas cambiantes, usando factores exponenciales o de crecimiento, o usando funciones de la hoja de clculo no lineales como PMT. Solver puede manejar problemas de optimizacin lineal y no lineales. Puede resolver problemas lineales ms rpidamente si usted selecciona en la opcin Adoptar Modelo Lineal. Si usted selecciona esta opcin para un problema no lineal y entonces intenta resolver el problema, Solver despliega un mensaje No se Satisfacen Las Condiciones Para Adoptar un Modelo Lineal. Si usted no est seguro de la naturaleza de su modelo, es mejor no usar esta opcin. Si usted selecciona Adoptar un Modelo Lineal y entonces elige la opcin de Informe de Sensibilidad, Solver produce un Informe de Sensibilidad en una forma ligeramente diferente que para los problemas no lineales.

LA IMPORTANCIA DE USAR VALORES INICIALES APROPIADOS

Si su problema es no lineal, usted debe estar consciente de un detalle muy importante: Su opcin de valores iniciales puede afectar la solucin generada por Solver. Con problemas no lineales usted debe hacer siempre lo siguiente: Ponga sus celdas de cambio con valores razonablemente cercanos al valor ptimo antes de ejecutar el problema. 66

Prueba valores iniciales alternativos de ver qu impacto puedan tener en la solucin de Solver.

LA OPCIN DE MOSTRAR LOS RESULTADOS DE LAS ITERACIONES

Si usted est interesado en explorar muchas combinaciones de sus celdas de cambio, en lugar de slo la combinacin que produce el resultado ptimo, usted puede obtener ventajas al revisar los Resultados de las Iteraciones. Simplemente pulse el botn Mostrar Resultado de Iteraciones en las Opciones de Solver (figura 10). Despus de cada iteracin, podr guardar el resultado en un escenario, continuando con la prxima iteracin. Usted debe estar consciente que cuando usted usa Mostrar Resultado de Iteraciones, Solver hace una pausa en soluciones que no cumplen todas sus restricciones as como para soluciones sub ptimas.

GENERANDO INFORMES
Adems de insertar valores ptimos en las celdas de cambio de su problema, Solver puede resumir sus resultados en tres informes: Respuestas, Sensibilidad, y Lmites. Para generar uno o ms informes, seleccione los nombres de los informes en la opcin de la Figura 7. Seleccione los informes que usted quiere y entonces pulsa el botn Aceptar. (Empleando la tecla Ctrl podr seleccionar ms de uno). Cada informe se guarda en un hoja de clculo separado en el libro de trabajo actual, con la etiqueta identificada con el nombre del informe.

EL INFORME DE SENSIBILIDAD
El informe de Sensibilidad proporciona informacin sobre cun sensible es la celda objetivo a los cambios en sus restricciones. Este informe tiene dos secciones: uno para sus celdas de cambio y uno para sus restricciones. La columna derecha en cada seccin proporciona la informacin de sensibilidad.

Cada celda de cambio y restricciones se lista en una fila separada. La seccin de la Celda de cambio incluye un valor de Gradiente Reducido que indica cunto la celda objetivo sera afectada por un aumento de una unidad en la celda de cambio correspondiente. Semejantemente, el Multiplicador de Lagrange en la seccin de las Restricciones indica cunto la celda objetivo sera afectada por un aumento de una unidad en el valor de la restriccin correspondiente.
EL INFORME DE SENSIBILIDAD PARA UN MODELO LINEAL
Si usted selecciona Adoptar Modelo Lineal en las Opciones, el informe de Sensibilidad incluye varias columnas adicionales de informacin.

Para las celdas cambiantes, la columna del Costo Reducido muestra el aumento en el valor de la celda objetivo por cada unidad que cambie la celda de cambio. La columna del Coeficiente Objetivo muestra el grado en que las celda de cambio y la celda objetivo estn relacionadas. El Aumento y Disminucin Permisible muestran la cantidad que el Coeficiente Objetivo debe cambiar antes de que las celdas cambiantes sean afectadas.
Para las restricciones, la columna de Precio Sombra indica el aumento en el valor objetivo por cada unidad que se incrementan las restricciones. La columna del Lado Derecho de la Restriccin (RHS) simplemente despliega el valor de la restriccin usado en el problema. Y el Aumento Aceptable y la Disminucin Permisible muestran la cantidad que el valor de la restriccin (mostrado en la columna del Lado Derecho de la Restriccin) debe cambiar antes de las celdas cambiantes sean afectadas.

67

EL INFORME DE RESPUESTA
El informe de Respuesta lista la celda objetivo, las celdas de cambio, y las restricciones. Este informe tambin incluye informacin sobre el estado del valor de holgura para cada restriccin. Los estados pueden ser Opcional, Obligatorio o No Satisfecho. El valor de holgura es la diferencia entre el valor de la solucin de las celdas de restriccin y el nmero que aparece en el lado derecho de la frmula de restriccin. Un restriccin Obligatoria es una para el que el valor de holgura es 0. Una restriccin Opcional es un restriccin que estaba satisfecho con un valor de holgura diferente a 0.

EL INFORME DE LMITES

El informe de Lmites dice cunto pueden aumentar o disminuirse los valores de sus celdas de cambio sin transgredir las restricciones de su problema. Para cada celda de cambio, este informe lista el valor ptimo as como los valores ms bajos y ms altos que pueden usarse sin violar la restriccin.
CUANDO EL SOLVER ES INCAPAZ DE RESOLVER

El Solver es poderoso pero no milagroso. No podra resolver cada problema que usted plantee. Si Solver no puede encontrar la solucin ptima a su problema, presenta un mensaje de realizacin infructuoso en la respuesta a la Solucin de Solver. Los mensajes de la realizacin infructuosa ms comunes son los siguientes:
Solver no podra encontrar una solucin factible. Solver es incapaz de encontrar una solucin que satisface todas sus restricciones. Esto puede pasar si las restricciones estn lgicamente en conflicto (por ejemplo, si en restricciones separados usted pregunta que Pub1 sea mayor que 5 y menor que 3) o si no todas las restricciones pueden satisfacerse (por ejemplo, si usted insiste que se logre una campaa de publicidad para 800 millones de lectores con $1 millones de presupuesto). En algunos casos, Solver devuelve tambin este mensaje si el valor inicial de sus celdas de cambio estn lejos de sus valores ptimos. Si usted piensa que sus restricciones estn lgicamente consistentes y su problema es soluble, pruebe cambiando el valor inicial y re ejecutando Solver. El lmite mximo de iteracin fue alcanzado; contina? Para evitar que su computadora trabaje indefinidamente con un problema insoluble, Solver se disea para hacer una pausa y presentar este mensaje cuando ha realizado su nmero predefinido de iteraciones sin llegar a una solucin. Cuando usted ve este mensaje, usted puede re iniciar la bsqueda para una solucin pulsando el botn Continuar, o usted puede pulsar el botn Detener. (Usted tambin puede asignar los valores actuales a un escenario).

Si usted pulsa el botn Continuar, Solver empieza resolviendo de nuevo y no se detiene hasta que encuentre una solucin, se rinde o alcanza su lmite de tiempo de mximo. Si sus problemas frecuentemente exceden el lmite de iteraciones de Solver, usted puede aumentar el valor pre definida escogiendo en las Opciones un nuevo valor en las Iteraciones.
El lmite de tiempo de mximo fue alcanzado; contina? Este mensaje es similar al mensaje del lmite de iteracin. Solver se disea para hacer una pausa despus que un

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periodo de tiempo predefinido ha pasado. Usted puede aumentar este valor por defecto escogiendo en las Opciones la alternativa Tiempo.

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